MANUAL DE CALIDAD FERRESAN DUITAMA LTDA

INTRODUCCION
El presente Manual refleja la conviccin de que el Sistema Gestin de Calidad
contribuye a satisfacer las necesidades de nuestros clientes externos e internos.
Este manual es una herramienta de gestin y de control que permite a la entidad
direccionar las acciones hacia un sistema funcional operado a travs de procesos,
determinando roles y responsabilidades de los funcionarios. Con esta herramienta,
se podrn determinar las desviaciones de los procesos y as, realizar las acciones
preventivas o correctivas que correspondan.
RESEA HISTRICA
1. GESTIN DEL MANUAL
1.1 Objeto y Alcance
Servir como punto inicial para la aplicacin, registros, anlisis y posterior mejora
del sistema de gestin de calidad en la empresa de comercializacin y distribucin
de productos del sector ferretero para mejorar la calidad hacia los clientes
Describir la estructura del Sistema de Gestin de Calidad de la ferretera a travs
de la documentacin y divulgacin de la poltica y los objetivos de calidad, el mapa
de procesos y los procedimientos especficos del sistema.
La certificacin del Sistema de Gestin Integral de Calidad de FerreSan LTDA,
tiene el siguiente alcance: '''Comercializacin de materiales para la construccin.
Reclasificacin, corte y comercializacin de barras de acero para el sector de la
construccin y metalmecnico.''

1.2 Alcance del Sistema de Gestin de Calidad

Las disposiciones de este manual se aplican a todas las reas de la ferretera
ferre san Duitama LTDA.

Procesos administrativos y operativos

Toda la empresa
Comercializacin y distribucin

1.3 Presentacin y uso del manual

Este manual corresponde a las disposiciones generales en torno al Sistema de

Gestin de Calidad, corresponde al esquema del mapa de procesos y la
caracterizacin de los procesos de la ferretera identificando sus interrelaciones,
entradas, clientes y resultados. Tambin se plasma la informacin correspondiente
a cada procedimiento.
1.4 Control del manual
El sistema de gestin de calidad presente en este manual de calidad describe la
poltica de calidad, as como las diferentes actividades cuyas operaciones deben
ser registradas y posteriormente monitoreadas. De esta manera se puede
gestionar los recursos para cumplir a cabalidad con los requisitos establecidos por
parte del cliente.
1.4.1. Revisin y aprobacin
Las directrices para realizar la revisin y aprobacin estn dadas por la Gua para
la elaboracin y presentacin de documentos y/o formatos, [[P-Q-01]] y por el
procedimiento de Control de Documentos, [[P-Q-02]].
1.4.2 Distribucin y control de copias
El manual de Gestin de Calidad, se debe ubicar en la Red interna de la Empresa
sea LAN o WAN. Las copias fsicas bien sea controladas o no controladas deben
ser autorizadas por el Gerente General y/o Subgerente de FerreSan LTDA.
1.4.3 Control de cambios
La responsabilidad sobre la realizacin de los cambios recae sobre el Coordinador
de calidad, quien se debe asegurar de que en la Intranet se tenga publicada la
versin vigente del Manual de Gestin Integral de Calidad de FerreSan LTDA.
1.5 Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad
Para efectos de conformidad con los Requisitos de la Norma NTC-ISO 9001:2008,
no se pueden aplicar los siguientes requerimientos:
1.

Ya que FerreSan LTDA. se dedica solamente a la comercializacin de

productos y no se responsabiliza del diseo y desarrollo de productos
y/o servicios y as mismo FerreSan LTDA. no se dedica a la fabricacin
de productos e instalacin de materiales donde se requiera la validacin
de procesos, no es aplicable el numeral 7.3 de Diseo y Desarrollo y el

numeral 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la

prestacin del servicio.

2. PRESENTACION DE LA EMPRESA
2.1 Infraestructura

2.2 Ambiente de trabajo

2.3 Clientes

2.4 Estructura organizacional

2.5 Direccionamiento estratgico (Misin, Visin, Poltica de calidad,

Objetivos de Calidad)
MISIN.
Ferresan Duitama Ltda. Es una empresa lder en la distribucin y comercializacin
de materiales para la construccin y la remodelacin de todo tipo de obras civilez,
ofreciendo productos y servicios de alta calidad para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes ubicados dentro de la ciudad, contando con un excelente equipo
humano capacitado.
VISIN.
En el ao 2016 ser una empresa competitiva y lder a nivel regional en el sector de
la ferretera industrial, mediante la efectividad de nuestro mercadeo, garantizando
la calidad de nuestros productos y actualizndonos permanentemente en las
nuevas tecnologas para prestar un mejor servicio acorde a las necesidades de
nuestros clientes.
POLTICA DE CALIDAD.

La disponibilidad y variedad de artculos, la entrega oportuna de mercanca y

precios competitivos. Para lo cual contamos con un equipo humano competente y
comprometido, infraestructura adecuada y proveedores calificados. Realizamos
nuestras actividades bajo un mejoramiento continuo para garantizar la rentabilidad
de la organizacin.
OBJETIVOS DE CALIDAD.
Fortalecimiento de conocimientos y habilidades en nuestro talento humano para la
mejora de nuestros servicios.
Adoptar comportamientos que nos permitan mejorar las relaciones de valor con
nuestros clientes basados en principios ticos.
2.6 Requisitos de los clientes

2.7 Referencia Normativa

2.8 Mapa de procesos

2.9 Documentacin del Sistema de gestin de Calidad

2.10 Mecanismos de Comunicacin

ANEXOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO DE APOYO
FERRESAN
GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DUITAMA LTDA
Objetivo:
Planear, organizar, direccionar y controlar los recursos financieros
y administrativos. Producir la informacin adecuada para la toma
de decisiones de la alta direccin y apoyar los requerimientos de
las diferentes dependencias o reas.
Alcance:
Planeacin y desarrollo.
Responsa
Administrativo.
ble:
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Cdigo Civil. Cdigo de comercio
Manual de Contratacin ICC
Ley 80 de 1993 Estatuto de
contratacin de la Nacin y leyes y
decretos reglamentarios.
Ley 1150 2007 Y reglamentarios
Decreto 111/96 Estatuto general de
presupuestos.
Proveedo
Entradas
Procedimiento
SALIDAS
Usuarios
res
s
Presupues rdenes de
Recaudo y
Consignaciones Contabilida
to,
Pago.
colocacin
,
d
contabilid Soportes
de recursos
Programacin
Control
ad,
contables,
de
Interno
Tesorera
contratos,
pagos
Coordinaci
y
Consignaciones
mensuales,
n
Planeaci
Plan de
Transferencias. financiera,
n.
compras,
Direccin,
Contabilid Nmina.
Presupuesto
ad,
.
Bancos.
Tesorera,
Nmina,
Contabilidad
Informes,
Direccin,
Presupues Ordenes de
Libros
Contadura
to,
Pago, Plan de
Contables y
General
Secretara Compras,
Estado de
de la
General,
Dems
Prdidas y
Repblica,
Compras y Soportes
Ganancias y
Ministerio
Sistemas
Contables
Balance
de

General.

Presupues
to,
contabilid
ad,
Tesorera,
planeaci
n.

Hacienda,
Presupuesto
y
tesorera
.
Compras ,
Jurdica,
Direccin,
Contabilida
d, rganos
de control.

Solicitud de
Presupuesto
Informe de
Certificado
ejecucin
de
presupuestal,
Disponibilidad
Informes a
Presupuestal,
rganos de
Actos
control.
administrativos
,
Resoluciones,
Ejecucin
presupuestal.
Recursos
Documentos
Registros
Requisitos
Sistemas de
Reservas
Ver Listado Maestro NTC-ISO
Informacin
Presupuestales
de Documentos
9001:2008: 4.1,
Recurso
CDP - CRP
Externos.
4.2.3, 4.2.4, 5.3,
Humano
Ejecuciones
5.4.1, 7.1,
normatividad
presupuestales 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3,
Vigente
PAC 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
rdenes de Pago
-Estados
Financieros Balances -Pliegos
- Minutas
Contratos
-Informes
Interventora Estudios Previos
-Actas de Inicio

GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCESO DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
FERRESAN DUITAMA LTDA
Objetivo:

Gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano

mediante polticas y acciones que garanticen el cumplimiento de la misin y la
visin.
Alcance:
Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcionarios, y el desarrollo de los
planes propios del proceso.
Responsable:
Lder de Talento Humano
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 909 de 2004
Decretos Reglamentarios Ley 909
Ley 489 de 1998
Cdigo nico Disciplinario
Planes de capacitacin
Planes de incentivos
Proveedores
Entradas
Procedimientos
PHVA
SALIDAS
Usuarios
Todas las reas
Hojas de vida de aspirantes
Vacancias
Seleccin, vinculacin y nombramiento.
PHVA

Actos Administrativos de vinculacin, contratos, rdenes de servicio y

nombramiento.
Dependencia o rea de la vacante. Funcionarios Vinculados
Funcionarios y contratistas vinculados a la entidad. Directrices
Nacionales de capacitacin
Plan de Capacitacin
Necesidades de
capacitacin Resultados
evaluacin del desempeo

Capacitacin y bienestar.
PHVA
Seguimiento plan anual de
Capacitacin. Evaluaciones de capacitacin.
Retroalimentacin.
Funcionarios y contratistas
vinculados a la entidad
Todas las reas
Concertacin de objetivos
Manual de funciones
Nombramientos
Evaluacin
del desempeo
PHVA
Evaluaciones, indicadores,
acciones correctivas,
capacitaciones

Subdirecciones, Entes externos

Recursos
Documentos
Registros
Requisitos
Fsicos
Ayudas audiovisuales
Personal
Disponibilidad
Formato Vinculacin
Personal administrativo
Formato Nmina
Reporte Situaciones
administrativas
Formato Solicitud
Vacaciones
Plan de Capacitacin

Ver LMR
NTC-ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Objetivo:
Alcance:

FERRESAN
DUITAMA LTDA
Definir las polticas y estrategias de desarrollo para la ferretera
Comprende la planificacin, direccin, seguimiento y evaluacin

de los procesos
Responsa
Jefes de reas, Director(a) y el rea de Planeacin.
ble:
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP:1000:2009,
MECI, Ley 872 de 2003
Proveedo
Entradas
Procedimiento
SALIDAS
Usuarios
res
s
Direccin
Plan Nacional
Formulacin del
Plan
Usuarios
Area de
de Desarrollo
Plan de Accin
Estratgico
externos e
Planeaci
Informes de
y/o
Institucional
internos de
n
Gestin
Plan Operativo
Planes de
los
Subdirecci Planes de
Anual de
Accin
servicios.
ones
mejora de los
Inversiones.
Dependenci
Todos los
procesos
as o reas.
procesos
Organismos
Control
externos
Interno
Direccin
Organism
os
externos y
Usuarios
Direccin
No
Control de
Acciones de
Usuarios
Todas las
conformidades
documentos
mejora
externos y
reas
Nuevos
Control de
Planes de
internos
Usuarios
procedimientos registros
mejora
Dependenci
Lderes de o
Producto no
mapa de
as o reas
proceso
acciones
conforme
Riesgos
Subdireccio
Equipo
Acciones
Poltica de
nes
Calidad
preventivas y
administracin
correctivas
de
Administracin
riesgo
del riesgo
Funcionari Solicitud/noved Soporte Tcnico
Registro de
o,
ad
a usuarios
solicitudes
Solicitante.
Contratist
finales.
procesadas.
a,
Indicadores de
ususarios.
Gestin.
Recursos
Documentos
Registros
Requisitos
Talento Humano Ver LMD
Ver LMR
NTC-ISO
Infraestructura
9001:2008: 4,1
Hardware y
(d)4, 2,3, 4, 2,4,
Software-Red
6,1, 7,1, 8, 2,3, 8,
Papelera
4, 8,5.

PROCESO GESTIN DE CONTROL Y EVALUACIN

PROCESO GESTIN DE CONTROL Y EVALUACIN
Objetivo:

Alcance:

FERRESAN
DUITAMA LTDA
Promover el cumplimiento de las normas, planes, programas y
procesos a travs del seguimiento, verificacin y evaluacin de
las actuaciones con el fin de impulsar el mejoramiento continuo
de la gestin de la ferretera.
Comprende la programacin y ejecucin de los planes de
auditora, la formulacin de recomendaciones encaminadas al
mejoramiento continuo hasta el seguimiento de la eficacia,
eficiencia y efectividad de las acciones implementadas.
Profesional Especializado con funciones de Control Interno

Responsa
ble:
SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Sistema de Control Interno
implementado
Proveedo
Entradas
Procedimiento
SALIDAS
Usuarios
res
s
Todos los
Planes,
Auditora Interna Programa y
Todos los
procesos
programas,
Plan de
procesos,
procesos,
auditora.
entes de
procedimientos
Informe
control y
, normatividad
preliminar y
auditores
interna
definitivo de
externos
Resultados de
Auditora.
las auditoras y
Planes de
recomendacion
mejoramiento
es
Informes de
seguimiento
Todas las
Informacin
Atencin
Memorando y/o Entes
dependen solicitada
requerimientos
correo
externos y
cias
de organismos
electrnico,
ciudadana
externos y
solicitando la
en general.
presentacin de
informacin
informes
respectiva.
peridicos
establecidos por
ley en materia
de control
interno.
Recursos
Documentos
Registros
Requisitos
Fsicos,
documentos del
Planes de
Informacin de

humanos,
financieros y
tecnolgicos

proceso
Gestin de control
y
Evaluacin.
Manual integrado
de calidad y
Operaciones.

mejoramiento.
Plan de auditora

entrada para
la revisin (por la
Direccin)
Seguimiento y
medicin.
Anlisis de datos.
Mejora.

PROCEDIMIENTO OBLIGATORIOS
FERRESAN DUITAMA LTDA
PROCEDIMIENTO: Control de documentos CODIGO:
PRODUCTOS: Formatos, Manuales, Instructivos. Listado maestro de documentos.
1. INFORMACIN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Y ALCANSE: Establecer el procedimiento y los criterios bsicos para
la produccin, identificacin, revisin, aprobacin, actualizacin y cambios en la
documentacin del sistema de gestin de calidad, que debe controlarse en la
ferretera. Para asegurar su uso adecuado en los trminos de la normatividad
vigente aplicable al manejo de la informacin.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS: Es toda informacin perteneciente al Sistema de Calidad que se
registre y almacene en papel, video, cinta magntica o en cualquier otro medio.
DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que emite la ferretera y que son de
importancia para el buen funcionamientos de la misma en la implementacin y
mantenimiento del S.G.C estos son: (Manual de Calidad, Manual de Procesos y
procedimientos, formato, instructivo, etc.)
DOCUMENTOS EXTERNOS: Son Emitidos por entidades externas y contienen
informacin tcnica o reglamentaria, estos son: (Leyes, resoluciones, normas,
decretos, etc.).
FORMATO: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para
realizar un proceso o actividad especfica, convirtindose as en un registro.
REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una
evidencia de una actividad realizada.
COPIA CONTROLADA: Son copia de los documentos del Sistema de Gestin de
la Calidad que circulan, cumpliendo con los controles establecidos, conservacin y
buen uso por parte del usuario.
COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad cuya circulacin no se controla.
COPIAS OBSOLETAS: Son documentos del Sistema de Gestin de la Calidad

cuya aplicabilidad y/o veracidad no es vigente.

DIFUSIN: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del S.G.C al
funcionario o funcionarios que lo deben aplicar
REVISIN: Introduccin de los cambios que se consideran necesarios en cuanto
al fondo y forma de un documento.
APROBAR: Es la autorizacin para utilizar un documento para los propsitos
determinados.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de
Calidad, procesos y procedimientos.
CONDICIONES GENERALES:
Todo Documento que se genere debe responder a una necesidad del proceso o
servicio de la ferretera.
Las solicitudes para elaboracin o modificacin de un documento pueden
detectarse por cualquier funcionario, quien informa al dueo del proceso. Todas
las solicitudes de crear o modificar un documento deben ser diligenciadas por el
dueo del respectivo proceso y enviadas al rea de planeacin a la seccin de
Gestin para su posterior anlisis y aprobacin.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO
N

ACTIVIDAD

Identificar
necesidad

Diligenciar
formato

Analizar
solicitud

DESCRIPCIN

Identificar la
necesidad de
crear o modificar
un documento.
Diligenciar
formato para
solicitud
modificar
documento y
remitirla al rea
de planeacin.
Analizar impacto
de la
solicitud en el
Sistema
de Gestin de la
Calidad
y decidir
viabilidad o no
de la misma,
colocando
Visto Bueno en el

RESPONSABLE
AREA
CARGO

rea que
solicita

Encarga
do

REGISTROS

SIA

N.A

N.A

Planeacin Encarga
do

Formato
Solicitud

N.A

Planeacin Profesio
nal
encargad
o

Formato
de
solicitud

N.A

formato solicitud
para elaborar o
modificar
documento.
Asignar
Si el documento
Planeacin Profesio
cdigo
es nuevo.
nal
Asignar
encargad
preliminarmente
o
cdigo e
identificar
responsables
de elaboracin,
revisin y
aprobacin.
Elaboracin Elaborar o
rea que
Encargad
o
modificar
solicita
o
Modificacin documento
n
cambiar versin o
documento
incluir cdigo.

Actualizar
listado
maestro y
realizar
socializaci
n

Actualizar y
distribuir el
documento a
travs de los
medios
pertinentes.

Planeacin Profesio
nal
encargad
o

N.A

Document
o
Nuevo o
Modificado

N.A

Listado
maestro
de
Document
o
s

WE
B

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:

Fecha:

GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
PARA EL CONTROL DE REGISTROS
CODIGO:

Versin 01

Pgina 1 de 2

1. OBJETIVO: Suministrar informacion confiable para tomar acciones, que

constituyen evidencia del Sistema de Gestion de la Calidad,estan debidamente
legibles, facilmente identificables, recuperables y almacenados.

2. ALCANCE: Desde todos los registros que proporcionan evidencia para el

Sistema de Gestion de la Calidad.
3. DEFINICIONES:
3.1 INFORMACION: Datos que poseen significado.
3.2 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
3.3 REGISTRO INTERNO: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas al interior de Ferresan
Duitama.
3.4 REGISTRO EXTERNO: : Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas al exterior de Ferresan
Duitama.
3.5 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD:Sistema de gestion para dirigir y
controlar una organizacin con respecto a la calidad.
PROCESO

Gestion
de
Calidad

NOMBRE DEL
REGISTRO

Formato de
solicitud de
elaboracion,a
ctualizacion
y/o anulacion
de
documentos.

COD
.

RESPONSABLE

Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Carpeta
archivo
SGC
Carpeta
archivo
SGC

Listado
maestro
de
documentos

Jefe de
Calidad.

Gestion
de
Calidad

Prestamo de
Registros

Jefe de
Calidad.

Gestion
de
Calidad

ALMACENAMIE
NTO (F/E)

ACCESO

TIEMPO DE
RETENCION

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.

Gestion
de
Calidad

Control de
distribucion
de
documentos
de origen
interno y

UBICACION

Jefe de
Calidad

Carpeta
archivo
SGC

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup

General

1 ao

General

1 ao

General

1 ao

General

1 ao

externo

en USB.

GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
PARA EL CONTROL DE ACCIONES
CORRECTIVAS
CODIGO:

Versin 01

Pgina 1 de 1

1. OBJETIVO: Establecer un proceso util para eliminar las posibles causas de no

conformidades con objeto que no vuelvan a ocurrir mediante la implementacion de
un sistema de acciones correctivas.
2. ALCANCE: Desde este procedimiento aplica a todas aquellas acciones
correctivas resultantes de las no conformidades que afectan el Sistema de Gestion
de Calidad de FerreSan Duitama.
3. DEFINICIONES:
3.1 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
3.2 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
3.3 ACCION CORRECTIVA: Accion tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacion indeseable.La accion correctiva se toma
para prevenir que algo vuelva a producirse mientras que la accion preventiva se
toma para prevenir que algo suceda.
3.4 ACCION DE MEJORA: : Accion tomada para mejorar la eficacia de los
procesos,que no es generada a traves de no conformidades.
3.5 CORRECCION: Accion tomada para eliminar una no conformidad detectada.
PROCESO

Gestion
de
Calidad

NOMBRE DEL
REGISTRO

Formato
Accion
correctiva,pre
ventiva
y
mejora.

COD
.

RESPONSABLE

UBICACION

ALMACENAMIE
NTO (F/E)

ACCESO

TIEMPO DE
RETENCION

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.

General

1 ao

GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS
CODIGO:

Versin 01

Pgina 1 de 3

1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento documentado para determinar si el

Sistema de Gestion de Calidad es conforme con las disposiciones planificadas y
con los requisitos de esta Norma, determinando si se ha implementado, se
mantienen de manera eficaz y se establecen los lineamientos para
programar,planear y relizar auditorias internas.
2. ALCANCE: Desde todos los procesos que esten involucrados en el Sistema de
Gestion de la Calidad de FerreSan en relacion con su respectiva documentacion
de acuerdo a los requerimientos definidos por la NTC-ISO 9001:2000, desde la
planificacion,ejecucion,seguimiento , verificacion de las acciones preventivas , las
acciones correctivas y la revision por la Gerencia , los resultados de las auditorias
internas del Sistema de gestion de la calidad de FerreSan.
3. DEFINICIONES:
3.1 AUDITORIA: Proceso sistematico , independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extension en que se cumplen los criterios de auditoria.
3.2 PROGRAMA DE LA AUDITORIA: Conjunto de de una o mas auditorias
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un proposito
especifico.
3.3 CRITERIOS DE LA AUDITORIA : Conjunto de politicas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia.
3.4 EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros , declaraciones de hechos de
cualquier otra informacion que son pertinentes para los criterios de auditoria y que
son verificables . Esta evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa.
3.5 AUDITADO : Organizacin que se audita.
3.6 AUDITOR : Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
3.7 EQUIPO AUDITOR : Uno o mas auditores que llevan a cabo una auditoria.
3.8 COMPETENCIA : Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y
aptitudes.
PROCESO

NOMBRE DEL
REGISTRO

COD
.

RESPONSABLE

UBICACION

ALMACENAMIE
NTO (F/E)

ACCESO

TIEMPO DE
RETENCION

Gestion
de
Calidad

Programa de
auditoria
interna.

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Auditor Lider.

Gestion
de
Calidad

Formato de
revision de la
documentaci
on.

Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Auditor Lider.

Gestion
de
Calidad

Plan de
Auditoria

Jefe de
Calidad.

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo.

General

1 ao

General

1 ao

General

1 ao

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Carpeta
archivo
SGC

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.

Gestion
de
Calidad

Gestion
de
Calidad

Lista de
Verificacion

Formato de
informe de la
Auditoria
Interna.

Auditor Lider

Auditor Lider

Carpeta
archivo
SGC

Carpeta
archivo
SGC

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo
Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en

General

1 ao

General

1 ao

mis
documento
s y backup
en USB.

Gestion
de
Calidad

Generacion
de Hallazgos.

Auditor Lider

Carpeta
archivo
SGC

Fisico:Gabe
tero
de
archivo
General

1 ao

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.

GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DE PRODUCTO NO CONFORME
CODIGO:

Versin 01

Pgina 1 de 2

1. OBJETIVO: Describir el proceso utilizado para asegurar que un producto no

conforme con los requisitos especificados por el cliente;sea detectado e
identificado y aislado para prevenir su uso o entrega no funcional.
2. ALCANCE: Desde todas las no conformidades que se lleguen a presentar y
afecten al Sistema de Gestion de Calidad de FerreSan LTDA.
3. DEFINICIONES:
3.1 PRODUCTO: Es cualquier objeto que puede ser ofrecido a un mercado que
pueda satisfacer un deseo o una necesidad.Sin embargo, es mucho mas que un
objeto fisico.Es un completo conjunto de beneficios o satisfacciones que los
consumidores perciben cuando compran ;es la suma de los atributos
fisicos,psicologicos,simbolicos y de servicio.
3.2 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
3.3 PRODUCTO RECHAZADO: Producto que no cumple los requerimientos
especificados.
3.4 SATISFACCION DEL CLIENTE: Percepcion del cliente sobre el grado en que
se han cumplido sus requisitos.
PROCESO

NOMBRE DEL
REGISTRO

COD
.

RESPONSABLE

UBICACION

ALMACENAMIE
NTO (F/E)

ACCESO

TIEMPO DE
RETENCION

Control
del
producto no
conforme.
Gestion
de
Calidad

Gestion
de
Calidad

Plan
de
control
de
procesos.

Gestion
de
Calidad

No
conformidad.

Gestion
de
Calidad

Gestion
de
Calidad

Seguimiento
Accion
Correctiva.

Evaluacion
del impacto
de las no
conformidade
s.

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Jefe de
calidad

Jefe de
Calidad

Jefe de
Calidad

Carpeta
archivo
SGC

Carpeta
archivo
SGC

Carpeta
archivo
SGC

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo.

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB
Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB

General

General

1 ao

1 ao

1 ao
General

General

1 ao

General

1 ao

GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DE ACCIONES PREVENTIVAS
CODIGO:

Versin 01

Pgina 1 de 2

1. OBJETIVO: Describe el proceso util para eliminar las posibles causas de no

conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia, mediante la
implementacion de un sistema de acciones preventivas.
2. ALCANCE: Desde todas aquellas acciones preventivas resultantes de las no
conformidades potenciales que afectan el Sistema de Gestion de Calidad de
FerreSan.
3. DEFINICIONES:
3.1 ACCIONES PREVENTIVAS: Accion tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacion potencialmente indeseable. La accion
preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
3.2 REPORTE DE ACCION PREVENTIVA: Solicitud de la accion preventiva de
alguna actividad con el fin de eliminar la causa de la no conformidad potencial
presentada.
3.3 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
3.4 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
3.5 ACCION DE MEJORA : Accion tomada para mejorar la eficiencia de los
procesos,que no es generada a traves de no conformidades.
3.6 CORRECION : Accion tomada para eliminar una no conformidad detectada.

PROCESO

Gestion
de
Calidad

Gestion
de
Calidad

NOMBRE DEL
REGISTRO

COD
.

Formato de
Analisis
de
modo
y
efecto
de
falla
potencial.

Formato
Accion
correctiva
preventiva
mejora.

,
y

RESPONSABLE

UBICACION

ALMACENAMIE
NTO (F/E)

ACCESO

TIEMPO DE
RETENCION

Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Jefe de
Calidad.

Carpeta
archivo
SGC

Electronico:
Computado
r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.
Fisico:Gabe
tero
de
archivo.
Electronico:
Computado

General

General

1 ao

1 ao

r del jefe de
calidad en
mis
documento
s y backup
en USB.

PLAN DE CALIDAD DE LA EMPRESA

FERRESAN DUITAMA LTDA

Cdigo:
Versin:
Fecha de elaboracin:

PLAN DE CALIDAD

Fecha de revisin:

Objetivo
Identificar los criterios de calidad de cada uno de las actividades con el fin de desarrollar una gestin eficiente que permita
desarrollar un servicio con altos estndares de cumplimiento enfocado a satisfacer las necesidades de los usuarios.
Etapa del
Descripcin del
Responsable Equipos
Equipo de
Documento
Registros
Variables
proceso
proceso
seguimiento y
s
medicin
Gestin de
Asegura y proporciona Departament
Registros y
Propuestas
Nivel de
recursos
los recursos
o de recursos
documentaci
de mejora
servicio al
necesarios para:
humanos
n de medicin
Ideas
cliente
Implantar y mejorar los
de indicadores innovadoras
Cumplimient
procesos del sistema
para mejorar
o de
de la calidad.
los procesos
indicadores
Conseguir los objetivos
de calidad planteados.
Lograr la satisfaccin
del cliente.
Compras
Define los productos y
Gerente o
Indicadores y
Documentos Facturacin Costo por
servicios que pueden
director de
registros de
de compra.
Libros
servir vs
influir en la calidad final compras.
control de
contables
beneficios en
del servicio ofrecido a
gastos y
utilidades
los clientes.
ventas

Conservaci
n del
producto

Medicin
anlisis y
mejora

Manipulacin,
almacenamiento,
conservacin y
proteccin de los
productos y equipos.
Define, planifica e
implanta las
actividades de
medicin y
seguimiento
necesarias para
asegurar la
conformidad y la
consecucin de la
mejora (Objetivos,
Auditoras, Cursos de
Formacin).
Satisfaccin del
cliente.

Jefe de
Almacn

Software para
control de
inventarios

Planillas e
informes de
inventarios

Direccin
General

Informes a
nivel general
de cada una
de las reas
en las cuales
se pueda
realizar la
adecuada
medicin de
los indicadores
que evalan la
efectividad de
las gestiones
realizadas al
interior de la
compaa

Informes
diarios,
quincenales
y mensuales
Medicin de
indicadores
Medicin de
gestin de
compras y
cartera
Informe de
inventarios

Niveles de
stock
mnimos y de
seguridad