LAS EMPRESAS NO SON

AUTOSUFICIENTES

ESTAS DEPENDEN DE TERCEROS

O ELEMENTOS EXTERNOS

LAS EMPRESAS PARA ABASTECER LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES

NECESITAN:

MATERIAS PRIMAS

MATERIALES

MAQUINAS

EQUIPOS

PROVIENEN DEL AMBIENTE EXTERIOR

SERVICIOS

PUEDES OBSERVAR QUE PARA QUE LAS EMPRESAS INICIEN

SUS OPERACIONES, ES NECESARIO QUE LOS MATERIALES E
INSUMOS SE ENCUENTREN DISPONIBLES Y SU ABASTECIMIENTO
GARANTIZADO.

INSUMOS

ABASTECIMIENTO GARANTIZADO

EMPRESAS

PROCESO DE UBICACIN DEL PROVEEDOR

FUENTES DE ABASTECIMINETO

ADQUISICIN DE MATERIALES A TRAVS DE NEGOCIAR PRECIOS

CONDICIONES DE PAGO NEGOCIADOS CON EL PROVEEDOR ELEGIDO

LA RECEPCIN DE LAS MERCADERAS PARA CONTROLAR

Y GARANTIZAR EL SUMINISTRO DE LA ADQUISICIN

A. FUNCIN DE COMPRAS

ES AQUELLA QUE RELACIONA A LAS

DISTINTAS REAS DE LA EMPRESA
CON LOS DIFERENTES PROVEEDORES
EXTERNOS, ES DECIR, EL DPTO DE
COMPRAS O EL ENCARGADO DE COMPRAS
ES EL INTERMEDIARIO PARA CUBRIR LAS
NECESIDADES DE LA EMPRESA CON SUS
PROVEEDORES.

B. IMPORTANCIA DE
COMPRAS

SE MANIFIESTA EN ASEGUAR EL
ABASTECIMIENTO NORMAL DE LAS
NECESIDADES DE INSUMOS Y MATERIALES DE LA EMPRESA. ADEMS
LA COLABORACIN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS DE
LA EMPRESA, ES DECIR:

C. ORGANIZACIN DE
COMPRAS

TODAS LAS EMPRESAS SON DIFERENTES

POR LO TANTO SUS NECESIDADES TAMBIN VAN A SER DIFERENTES, YA SEA POR
SU GIRO,TAMAO,ORGANIZACIN Y SITUACIN GEOGRFICA

DENTRO DE TODAS LAS DIFERENCIAS, PODEMOS ESTABLECER ALGUNAS

SEMEJANZAS ENTRE ELLAS COMO SON:
LA ACTIVIDAD DE COMPRA PUEDE SER CENTRALIZADA
LA ACTIVIDAD DE COMPRA PUEDE SER DESCENTRALIZADA

Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el

Departamento, seccin o encargado de compras.
LAS VENTAJAS DE ESTE SISTEMA SON:
Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras
en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos
Mayor especializacin de los compradores
Organizacin de los procedimientos de compras
LAS DESVENTAJAS DE ESTE SISTEMA SON:

Poca flexibilidad
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos
de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

Es aquella en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios

Encargados de compras para atender sus necesidades especficas y locales.
LAS VENTAJAS DE ESTE SISTEMA SON:
Mayor conocimiento de los proveedores locales.
Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa.
Agilidad en las compras.
ENTRE LAS DESVENTAJAS MS IMPORTANTES SE DESTACAN:
Permite un menor volumen de compra.
No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra.
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
Ausencia de compradores especializados.

El proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que debe tener

una organizacin adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas:

ENTONCES: Podemos concluir segn el estudio anterior que

La tarea de compra es:
Bsicamente una serie de operaciones que se repiten; porque
involucra un ciclo de etapas que necesariamente se deben
cumplir a su debido tiempo y una tras otra respectivamente,
porque el ciclo de compra se pone en funcionamiento cada vez
que se tenga la necesidad de adquirir un determinado material

LAS CINCO ETAPAS PRINCIPALES DE UN CICLO DE COMPRAS:

Anlisis de la Solicitud de Compras.
Investigacin y Seleccin de Proveedores.
Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
Acompaamiento de Pedido (Follow-Up).
Control de la Recepcin del Material Comprado.
Representacin del ciclo de compras en el siguiente esquema:

1
ANALISIS DE LA
SOLICITUD DE
COMPRA

2
SELECCIN DE
PROVEEDORES

3
NEGOCIACIN CON
EL PROVEEDOR

ACOMPAAMIENTO DE
LA ORDEN DE COMPRA
(FOLLOW-UP)

RETROALIMENTACIN

5
CONTROL DE LA
RECEPCIN

1
ANLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRA
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el
organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida
por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto.

El Organismo de compra efecta al anlisis del pedido, para conocer los

Antecedentes del material requerido como:
Especificaciones
Cantidades requeridas
poca adecuada para su recepcin

En muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al

organismo encargado a travs de:
un listado que debe contener el material requerido
Fecha de la ltima compra
Nombre del proveedor
Cantidad comprada
Precio de venta

En esta etapa, organismo de compras debe planear sus actividades de tal

modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas y proveer las
Compras, manteniendo una base de datos de proveedores.

2
INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

2.1 LA INVESTIGACIN

Consiste en investigar y estudiar los posibles

Proveedores de los materiales requeridos.
Esta investigacin la realiza el organismo
encargado de compras.
Parte con la verificacin de los proveedores
ya registrados.

Nota: muchos proveedores buscan las Empresas a travs de sus ejecutivos de ventas
o bien va Internet

2
INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

2.1 LA INVESTIGACIN

El organismo encargado de compra debe tener

un banco de datos acerca de los proveedores
ya registrados, que contengan antecedentes de
los abastecimientos realizados y en las condiciones en que negoci.
Este registro facilita los trabajos de investigacin
y seleccin de proveedores, el organismo de compara debe mantener todo texto posible como listas
telefnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas.
etc.

En el banco de datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor

Real, que es aquel que ya efecto ventas de materiales o insumos a la empresa.
Proveedor Potencial, aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

2
INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

2.2 LA SELECCIN

Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones

recibidas de los proveedores y elegir cual es el que
mejor atiende las conveniencias de la empresa.
Para un a buena seleccin del proveedor se deben
considerar diversos criterios tales como: precio, calidad
del material, condiciones de pago, descuentos, plazos
de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el precio
es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.

2
INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

DE ACUERDO A LO ANTERIOR PODEMOS CONCLUIR QUE LA

INVESTIGACIN PERMITE UNA COMPARACIN DE LOS DIVERSOS
PROVEEDORES CALIFICADOS, MIENTRAS QUE LA SELECCIN ES UNA
DECISIN SOBRE EL CUAL SER EL ESCOGIDO PARA PROVEER EL
MATERIAL REQUERIDO

3
NEGOCIACIN CON EL PROVEEDOR
Una vez que se ha escogido el proveedor mas adecuado, el organismo
de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido
Dentro de las condiciones ms adecuadas de precios
La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material
y el establecimiento de plazos de entrega deben ser asegurados en la
negociacin.
La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir como
se har la emisin de la orden de compra al proveedor

3
A. !! IMPORTANTE SABER
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el
Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizo la
Negociacin, ya que tiene al fuerza de un contrato.
Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas
que son las siguientes:
El Comprador por una parte es el responsable de las condiciones
y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que;
El Proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de
calidad, etc. Para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

3
B. !! IMPORTANTE SABER
Qu es la Negociacin?
Se le da este nombre a los contactos entre el organismo
de compra y el Proveedor para reducir las diferencias y
llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco para
que ambos se beneficien

4
ACOMPAAMIENTO DEL PEDIDO (FOLLOW-UP)
Hecha la Orden de Compra, el organismo de compras necesita asegurarse
que la entrega del material se har de acuerdo a:
Los plazos establecidos,
La calidad y cantidad negociada
Un seguimiento del pedido a travs de constantes contactos personales
o telefnicos con el proveedor.
El organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber
emitido la Orden de Compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente
de resultados

ACOMPAAMIENTO DEL PEDIDO (FOLLOW-UP)

Cuando la compra es de gran volumen, algunas empresas realizan
el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-.Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar,
Fechar.
La etapa Follow Up permite:
Localizar en forma anticipada los problemas y exitos
Sorpresas desagradables
Apurar el pedido
Exigir la entrega en los plazos establecidos
Intentar complementar el atraso con otros proveedores

5
CONTROL DE LA RECEPCIN DEL MATERIAL COMPRADO
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de
Compras recibe del proveedor el material solicitado en la Orden de Compra
1/ En la recepcin del material el organismo de compras:
Verifica si las cantidades estn correctas
Junto con el organismo de calidad, inspecciona el material con las
especificaciones determinadas en la orden de compra.

5
CONTROL DE LA RECEPCIN DEL MATERIAL COMPRADO
Confirmada la cantidad y calidad del material, el organismo de compras:
Autoriza a la bodega o almacn recibir el material.
Encomienda a finanzas, la autorizacin para el pago de la factura al
proveedor dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.