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INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO

NEUMANN

LOS INSTRUMENTOS CONTABLES

1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN CONTABLE


2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS
3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE
4.- LOS LIBROS CONTABLES

1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN


CONTABLE.
La contabilidad tiene por objeto registrar la situacin inicial de un patrimonio y las
variaciones que ste experimenta. Este objeto de la contabilidad puede desglosarse en tres
finalidades distintas:
a) Descripcin de los hechos econmicos que se producen en la empresa en un
periodo de tiempo.
b) Determinacin de los resultados (beneficio o prdida) de la empresa, en dicho
periodo de tiempo.
c) Determinacin de la estructura cuantitativa y cualitativa del patrimonio de la
empresa en un determinado momento del tiempo.
Para el logro de este triple objetivo la tcnica contable se sirve de diversos
instrumentos tales como la cuenta y los libros contables.
El patrimonio de una empresa est constituido por bienes, derechos y obligaciones; en
definitiva, por elementos patrimoniales. La cuenta no es otra cosa que la representacin
contable de los elementos patrimoniales, que capta la situacin inicial de dichos elementos
y sus oscilaciones posteriores como consecuencia de los distintos hechos econmicos. Es un
estado que permite registrar, agrupados, los aumentos y disminuciones de un elemento
patrimonial.
El objeto de la cuenta es representar no solamente a los elementos patrimoniales, sino
tambin a los elementos que forman parte del resultado (gastos e ingresos).
Existen tantas cuentas como agrupaciones distintas de elementos patrimoniales,
componentes de neto, gastos o ingresos hay en la empresa. Las cuentas a travs de su ttulo
reflejan el nombre de los elementos patrimoniales (conceptos) a los que representan, de forma
que los nombres de las cuentas sern normalmente de uso comn de forma que nos permitirn
identificar con facilidad a los elementos a los que representan.

TCNICAS DE COMUNICACIN

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As entre otras tenemos (terminologa del Plan General Contable):


CUENTA

Elementos patrimoniales a los que representa

Caja
Bancos
Mercaderas
Clientes
Clientes, efectos a
cobrar
Proveedores
Proveedores, efectos
a pagar
Construcciones
Mobiliario
Deudores
Acreedores
Deudas l/p c/p
Crditos l/p c/p
CUENTA

Dinero en efectivo en poder de la empresa


Dinero en efectivo depositado en una cuenta bancaria
Mercanca cuyo destino es la venta
Derechos de cobro derivados de la venta de mercaderas
Derechos de cobro de clientes formalizados en efectos
Deudas derivadas de la adquisicin de mercaderas
Deudas con proveedores, formalizadas en efectos
Edificios, cualquiera que sea su destino
Muebles, material y equipos de oficina
Derechos de cobro, derivados de la prestacin de
servicios que no constituyen la actividad principal de la
Deudas derivadas con suministradores de servicios
Obligaciones derivadas de prstamos contrados
Prstamos no comerciales concedidos a terceros
Conceptos de Neto a los que representan

Capital
Resultados
Reservas

Aportaciones de los socios


Resultados obtenidos en un periodos de tiempo
Beneficios no distribuidos

CUENTA

Gastos o ingresos a los que representan

Sueldos y salarios
Suministro
Intereses de deuda
Ingr. de crditos
Prestacin de
servicios

Importe devengado de las nminas del personal


Agua, gas, luz
Intereses a cargo de la empresa por prstamos recibidos
Intereses a favor de la empresa por prstamos concedidos
Servicios prestados por la empresa, derivados de su
actividad principal

La cuenta se representa grficamente en forma de T mayscula. La parte de la


derecha se denomina haber y la de la izquierda debe. El nombre de la misma se refleja en el
centro.

DEBE

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NOMBRE

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HABER

La terminologa habitual en la tcnica contable relacionada con las operaciones a


realizar es la siguiente:
-

Abrir una cuenta: significa darle nombre, anotar el ttulo de la misma. As, si hay un
elemento patrimonial que es el dinero en efectivo en poder de la empresa, existir una
cuenta que se denomina Caja. Se abre as:
DEBE

CAJA

HABER

Apertura de la cuenta: es la primera anotacin en la misma: registra la existencia


inicial del elemento patrimonial de que se trate. As, si en el momento inicial existen
S/.5,000.00 Nuevos Soles en la caja, la apertura de la cuenta ser:
DEBE

CAJA

HABER

S/.5,000.00
-

Cargar, adeudar, debitar: significa anotar en el debe. En el ejemplo anterior hemos


anotado en el debe, hemos cargado S/5,000.00 Nuevos Soles. Si ingresamos
S / . 500.00 Nuevos Soles en la Caja, cargaremos S / . 500.00 Nuevos Soles en la
cuenta Caja, es decir:
DEBE

CAJA

HABER

S /. 5,000.00
S/.500.00
-

Abonar, acreditar, datar: significa anotar en el haber. Si retiramos S/.3,000.00


Nuevos Soles de la Caja, abonaremos S/.3,000.00 Nuevos Soles en dicha cuenta.

TCNICAS DE COMUNICACIN

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DEBE

CAJA

S/.5,000.00
S/.500.00

HABER
S/.3,000.00

Total cargo o total debe: es la suma de todas las anotaciones en el debe.

Total abono o total haber: es la suma de todas las anotaciones en el haber.

Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el total debe y el total haber. En el


ejemplo anterior tendremos:
DEBE

CAJA

S/. 5,000.00
S/.500.00

HABER
S/.3,000.00

Total cargo S/.5,500.00

Total abono S/.3,000.00

Saldo = S/.5,500.00 S/.3,000.00 = S/.2,500.00


Si el total cargo es mayor que el total abono, la cuenta tiene SALDO DEUDOR (en el
ejemplo la cuenta caja tiene un saldo deudor de S/.2.500.00 Nuevos Soles)
Si el total debe suma lo mismo que el total haber, la cuenta tiene SALDO CERO.
Si el total haber suma ms que el total debe, la cuenta tiene SALDO ACREEDOR.
-

Liquidar una cuenta: es hallar su saldo.

Saldar una cuenta: significa dejarla con saldo cero. Para ello ser necesario
realizar una anotacin en la columna de la cuenta que sume menos, por importe del
saldo de la cuenta. Despus de esta operacin el nuevo saldo de la cuenta es cero.
En el ejemplo que nos ocupa para saldar la cuenta Caja ser necesario anotar
S/.2,500.00 Nuevos Soles en el haber.
DEBE

CAJA

S/. 5,000.00
S/.500.00

HABER
S/.3,000.00
S/.2,500.00 (saldo de la cuenta)

Total cargo S/.5,500.00

Total abono S/.5,500.00

Saldo cero

2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS.


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En el punto anterior se ha aludido a diversa terminologa contable relacionada con las


cuentas; as por ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar las entradas de dinero y se
abona en dicha cuenta para registrar las salidas de efectivo; pero por qu?
Existen diversas teoras para explicar el funcionamiento de las cuentas, es decir los
motivos por los que se anota en el debe o en el haber de una cuenta: Teora matemtica,
Teora personalista o Teora economigrfica.
2.1 Teora Matemtica. Segn esta Teora, la forma de recoger los aumentos o disminuciones
de las cuentas est en funcin de la naturaleza de la cuenta de que se trate. A tal efecto se
pueden distinguir los siguientes tipos de cuentas:
- Cuentas de Balance: Activo, Pasivo y Neto
- Cuentas de Diferenciales o de Gestin: Gastos o Ingresos
A)Cuentas de Balance: representan elementos patrimoniales
a) Cuentas de activo: representan bienes y derechos
- Se cargan por el activo inicial y por los aumentos de ese elemento.
- Se abonan por las disminuciones que experimenta el elemento de que se trate.
DEBE

ACTIVO
Inicial

HABER
Disminuciones

Aumentos
b)Cuentas de pasivo: representan obligaciones y deudas
- Se abonan por el pasivo o deudas iniciales de la empresa y por los aumentos de esas
deudas.
- Se cargan por las disminuciones.
DEBE

PASIVO

Disminuciones

HABER
Inicial
Aument

c) Cuentas de neto: representan los recursos propios


os (capital, reservas)
- Se abonan por el neto inicial y los aumentos.
- Se cargan por las disminuciones.

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DEBE

NETO

Disminuciones

HABER
Inicial
Aumentos

B) Cuentas de Diferenciales o de Gestin: No representan a elementos patrimoniales, sino


que se refieren a los gastos y los ingresos, su funcionamiento sera el siguiente:
a)Cuentas de Gastos:
- Se cargan por el gasto inicial y por los aumentos del mismo.
- Se abonan por las disminuciones que experimenta el gasto de que se trate.
DEBE

GASTO
Inicial

HABER
Disminuciones

Aumentos
b) Cuentas de Ingresos:
- Se abonan por los ingresos iniciales y los aumentos.
- Se cargan por las disminuciones.
DEBE
INGRESO
HABER
Disminuciones

Inicial
Aumentos

En resumen:
DEBE

CUENTAS DE GESTION

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HABER

De
Gastos

Ingresos

Prdidas

Beneficios

acuerdo

con

el

esquema

anterior, se puede ahora entender por qu en el primer ejemplo se carga la cuenta Caja para
registrar la existencia inicial de efectivo y los aumentos del mismo, mientras se abona para
registrar las disminuciones. La razn es que Caja es una cuenta que representa un elemento
patrimonial de activo.
2.2 Teora Personalista. La constituye el razonamiento inicial de la contabilidad, su
fundamento se basa en la personificacin de las cuentas, es decir, las cuentas representan a
personas, recogen relaciones de dbito o crdito que surgen en el desarrollo de la actividad
empresarial, y reflejan las figuras de deudor y acreedor. Segn esta teora, deudor es el
que recibe y acreedor, es el que entrega.
Su funcionamiento podra resumirse as: Quien recibe, carga; Quien entrega, abona.
DEBE

CUENTAS P E R S O N A L E S
Quin recibe?
Qu entra?

HABER

Quin entrega?
Qu sale?

As, si adquirimos mercaderas por importe de S / . 1,000.00 N u e v o s S o l e s y las


dejamos a deber al proveedor, a la pregunta de Quin entrega las mercaderas?
responderamos: EL PROVEEDOR y por tanto anotaramos S/.1,000.00 N u e v o s S o l e s en
el haber de la cuenta proveedores.
Si vendemos mercaderas y nos las dejan a deber, a la pregunta Quin recibe? vamos
a responder EL CLIENTE, y cargaremos por tanto en la cuenta clientes.
2.3 Teora Economigrfica. Tambin llamada de las causas econmicas. Destaca la
naturaleza econmica de los hechos contables, para los que se puede indagar la causa u
origen, y el efecto o aplicacin. Ejemplo: en el pago de una deuda el efecto es la
disminucin del prstamo (debe) y la causa el dinero desembolsado (haber).

3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE


El fundamento de las teoras de cargo y abono expuestas anteriormente se encuentran
basadas en unos principios universalmente aceptados, son los denominados Principios de
Partida Doble y se deben al monje italiano Fray Luca Pacioli (1494). Son los siguientes:
No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida).
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A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras


por el mismo importe.
En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo
anotado en el haber.
Estos principios, pioneros en su poca, siguen siendo la base en la que la contabilidad
se fundamenta.

4.- LOS LIBROS CONTABLES


Todas las operaciones realizadas durante el ejercicio han de ser registradas de una
forma sistemtica para que la informacin resultante del proceso contable pueda ser resumida
y presentada. El procedimiento habitual se basa en la utilizacin de diferentes libros de
contabilidad para el registro de las operaciones diferentes, cada uno de ellos con una funcin
especfica.
Los libros ms utilizados, y en muchos casos obligatorios son: el Libro Mayor, el
Libro Diario, y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
El Libro Mayor
El Libro Mayor es el instrumento material que contienen todas las cuentas.
Los medios que las empresas pueden utilizar para introducir y elaborar la informacin del
libro mayor son mltiples: libros encuadernados, fichas u hojas sueltas, equipos para
procesos de informacin. En este libro se utiliza una pgina para cada cuenta, por lo tanto lo
que se puede ver en un folio de este libro son los elementos patrimoniales que componen
cada cuenta y sus variaciones.
El Libro Mayor no es obligatorio segn la legislacin mercantil, sin embargo si
es obligatorio segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades. Obligatorio o no, es
indudable que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolucin y
situacin de un elemento patrimonial.
El formato de las hojas o fichas que se utilizan como Libro Mayor pueden
adoptar estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta ltima la ms frecuente. Como
ejemplo sealamos los siguientes:
Libro Mayor bilateral, a doble folio o por secciones
separadas DEBE
Fec
ha

Concept
o

Ref.
*

Parci
al

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Total

HABER
Fec
ha

Pgina 8

Concept
o

Ref.
*

Parci
al

Total

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros
contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario.

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Libro mayor unilateral, a folio sencillo o por secciones unidas


Fech
a

Concept
o

Ref.
*

DEBE
Parcial Total

HABER
Parcial Total

SALDO
Parcial Total

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros
contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario.
El Libro Diario
El Libro Diario es el instrumento material que registra cronolgicamente los hechos
contables realizados por la empresa, expresando la coordinacin entre las cuentas en que
deben ser inscritas las correspondientes variaciones. Se trata de un Libro obligatorio para
todas las empresas.
Tras la recogida de los datos en los diferentes documentos en que estos estn
plasmados (facturas, nminas, recibos, . . ), se determinan las cuentas que se ven afectadas
por la operacin, y el importe del movimiento, incremento o disminucin que debe ser
registrado. A continuacin se realizar en el Libro Diario la correspondiente anotacin, que
recibe la denominacin de asiento.
La estructura material o rayado que fundamentalmente presenta el Libro Diario puede
ser de dos tipos:
1. Rayado antiguo o italiano
N

Re

CUENTAS
01/06/2015
Cuenta
a
04/06/2015

1
2
5
12
7

HABER

Importe
Importe

Cuenta
Importe

Cuenta
a

DEBE

05/06/201
5

S/.10,000.
Caja

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Importe

Cuenta

00

Pgina 10

S/.10,000.
00

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2. Rayado moderno o americano


DEBE
Import

Ref.

CUENTAS

01/06/2015

Import

x
x

HABER

Cuenta
a
04/06/201
5

2
e

Ref.

Cuenta
3

a
05/06/201
5

Mobiliar

Cuent
a

Importe

Cuent
a

Importe

S/.10.0

00

Caja
e
S/.10,0

io

a
06/06/201

La explicacin lgica de esa preposicin a delante de la cuenta acreedora est en que


las cuentas deudoras deben a las cuentas acreedoras. En el asiento n 3 la cuenta Mobiliario
recibe patrimonio, y se lo debe a la cuenta de caja
Las anotaciones en el Libro diario y Mayor estn correlacionadas, de tal forma que
toda anotacin realizada en el debe o haber de una cuenta en el Libro Diario, se corresponden
con otra anotacin en el debe o haber de la misma cuenta en el Libro Mayor.
As por ejemplo, si sacamos S/.1,000.00 Nuevos Soles del Banco para depositarlas
en la Caja de la empresa, segn la teora del funcionamiento de las cuentas realizaremos la
siguiente anotacin, en el Libro Mayor:
DEBE

CAJA

HABER

BANCOS

HABER

S/.1,000.00

DEBE

S/.1,000.00
Es decir, cargamos en la cuenta Caja porque es una cuenta de Activo que aumenta.
Abonamos la cuenta Bancos porque, siendo una cuenta de Activo, se ha producido en la
misma una disminucin. Tambin podamos haber formulado las preguntas:

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Quin recibe? : CAJA


Quin entrega?: BANCO

DEBE
HABER

Esa doble anotacin la representamos en el Libro Diario en forma de asiento de la


siguiente forma:

DEBE

HABER

DIARIO

S/.1.000.
00

Caja
a
Bancos

S/.1,000.

Otro ejemplo; si compramos una mesa por importe de S /. 5,000.00 Nuevos Soles y
pagamos S /. 3,000.00 Nuevos Soles mediante un taln bancario y S/.2,000.00 Nuevos Soles
en efectivo, las cuentas que intervienen sern:
-

Caja
Banco
Mobiliario

DEBE

CAJA

HABER
S/.2,000.00

DEBE

BANCOS

Cuenta de activo

HABER
S/.3,000.00 Cuenta de activo

DEBE

Cuenta de activo

MOBILIARIO

S/.5,000.00

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HABER

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Quin recibe?: MOBILIARIO


Quin entrega?: CAJA Y BANCOS

DEBE
HABER

Y la representacin en el Libro Diario sera


DEBE
S/.5,00
0

DIARI
O

HABER

Mobiliario
a
Ca
ja
Banc

S/.2,00
0
S/.3.00

Segn el Principio de Partida Doble la suma del Debe de todas las cuentas es igual a la
suma del haber de todas las cuentas, por lo que si Mayor y Diario estn relacionados se puede
decir que:
Suma Debe Diario = Suma Debe Mayor = Suma Haber Diario = Suma Haber Mayor
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este Libro recoge diferentes documentos que son utilizados para recoger la
informacin relativa al patrimonio y resultado de la empresa. El libro se abre con el balance
inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente se transcribirn los balances de
comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre. Tambin se transcribirn al final de
ejercicio las Cuentas Anuales. Es un libro contable obligatorio.
1. Libro de Inventarios. Se compone de un balance inicial detallado, un balance de
comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre:
-

El balance inicial detallado de la empresa es una relacin valorada de todos los


bienes derechos y obligaciones de la empresa al comienzo de un ejercicio contable.
ste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa,
pese a requerir que sea detallado, no especfica el nivel de detalle.

El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos, donde se realiza un resumen,


partiendo de las cuentas del Libro Mayor, de las sumas del Debe y Haber de las
distintas cuentas y sus saldos. En el se reflejan todas las cuentas con saldo de la
empresa, es decir, tanto las cuentas de balance (activo, pasivo y neto), como las de
gastos e ingresos. En el balance de comprobacin se transcribir la suma del Debe
y la suma del Haber de cada cuenta, as como los saldos de cada una de ellas.
La finalidad de este Balance es comprobar si los asientos estn debidamente
registrados en cuanto a la aplicacin de los principios de Partida Doble, por lo que
la suma del Debe de todas las cuentas tiene que coincidir con la suma del Haber de
todas las cuentas. Igualmente deben coincidir, por el mismo motivo, las sumas de

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los saldos deudores con las sumas de los saldos acreedores. Cuando se dan estos
equilibrios, en terminologa contable, se dice que el balance ha cuadrado.
Es obligatorio realizarlo como mnimo 4 veces al ao, una al final de cada
trimestre, sin embargo, es normal que se hagan mensualmente.
Una posible estructura de este Balance sera la siguiente:
SUMAS
DEBE
HABER

CONCEPTO
Mobiliario
Caja
Bancos
Mercaderas
Clientes
Proveedores
Sueldos y salarios
-----TOTAL

x
x
x
x
x
x
x
x DEBE

x
x
x
x
x
x
x
x--
HABER

SALDOS
DEUDOR
ACREEDO

x
x
x
x
x
x
--x
-x--

--------xx
x
-----

Saldos D.

Saldos A.

- El Inventario de cierre comprende una relacin detallada y valorada de los


distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del
ejercicio econmico.
2. Cuentas Anuales: Se componen de un Balance de Situacin, una cuenta de Prdidas y
Ganancias, un estado que refleje los cambios en el Patrimonio Neto, un estado de flujos
1
de efectivo y la Memoria :
- Balance de situacin. Es la representacin del patrimonio de la empresa, donde
las cuentas aparecen sin detallar, pero agrupadas en masas patrimoniales.
- Cuenta de prdidas y ganancias. Comprende con la debida separacin los gastos
e ingresos del ejercicio y por diferencia el resultado del mismo.
- Estado ce cambios en el Patrimonio Neto. Ofrece informacin sobre las
variaciones sufridas por el patrimonio neto en un determinado periodo de tiempo.
- Estado de flujo de efectivo. Informa sobre el origen y la utilizacin del efectivo,
as como de la variacin neta de esta magnitud en un periodo de tiempo
- Memoria. Completa, ampla y comenta la informacin contenida en las anteriores
cuentas anuales.

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