Resumen Capitulo 7

Efectivo e inversiones temporales

En el presente captulo analizaremos estas dos importantes partidas del
Balance general: Efectivo en caja y bancos e inversiones a corto plazo
(temporales).
Efectivo en caja y bancos
El efectivo que posee un negocio normalmente se clasifica en dos partidas:
Caja chica: fondo normalmente limitado con el que se cuenta para hacer
frente a erogaciones cuyo monto es pequeo y cuya naturaleza y
oportunidad exige que el pago sea en efectivo.
Bancos: forma de mantener efectivo es mediante cuentas de cheques en
instituciones bancarias. Algunas de stas pueden generar intereses; en
Inversiones a corto plazo Los excedentes temporales de efectivo se
depositan en cuentas de inversiones con el objetivo de lograr un buen
rendimiento y aprovechamiento. La suma del efectivo en caja y en bancos y
las inversiones a corto plazo es lo que se conoce como Efectivo disponible
Relacin del efectivo e inversiones temporales con el ciclo de
operacin
Para que una inversin financiera pueda ser calificada como equivalente al
efectivo, debe poder ser fcilmente convertible en una cantidad determinada
de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor.
El saldo de la cuenta de efectivo que presenta una organizacin
normalmente proviene o se destina a actividades de operacin, mismas que
constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la entidad.
En resumen, el criterio general utilizado para definir el efectivo consiste en
que sea un medio de cambio, disponible inmediatamente para el pago de
obligaciones en el corto plazo y libre de restricciones contractuales que
podran limitar a la administracin en su uso para enfrentar las obligaciones.
GRAFICO
El efectivo aumenta segn las ventas efectuadas al contado o la cobranza de
las ventas realizadas a crdito. De la misma manera, la cuenta de efectivo
disminuye debido a las compras de mercanca pagadas al contado y a los
pagos de las cuentas por pagar generadas por las compras de mercanca
efectuadas a crdito. El saldo de efectivo depender de la buena
administracin que de los cobros y pagos hagan los ejecutivos financieros
del negocio.

Objetivos del control del efectivo

La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier
negocio debido a que es el medio para obtener mercancas y servicios. Se
requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo
debido a que este rubro puede ser mal invertido.
La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos
reas:

El presupuesto de efectivo : permite identificar los requisitos o

sobrantes de efectivo en un periodo determinado
El control contable: Asegura que el efectivo se utiliza para
propsitos propios de la empresa, es decir, cerciorarse de que no se
desperdicia, se invierta mal o se robe.

Control interno
El control interno se disea para reducir la oportunidad de que ocurran
errores o fraudes.
Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
Promover la real y adecuada contabilizacin de la informacin relativa al
efectivo.
Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa.
Efectivo en caja y bancos
Fondo de caja chica: registro contable
La mayor parte de las compaas tienen disponible un fondo de efectivo para
efectuar pagos menores. Este fondo se conoce como caja chica o fondo fijo
de caja chica.
Sistema de fondo de caja chica y registros contables
El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera:
a) Creacin del fondo de caja chica. Se determina la cantidad necesaria
para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona
designada como responsable de su manejo. Para registrar la creacin de la
caja chica se hace un asiento cargado a caja chica y acreditado a bancos.

b) Erogaciones a travs del fondo de caja chica. El responsable de la

caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efecte mediante
recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el
concepto del desembolso y la persona que lo solicit. En todo momento el
responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo,
comprobantes o ambos.
c) Reposicin del fondo de caja chica. Cuando el encargado del fondo
considera que el mismo est por agotarse, debe solicitar que se le repongan
los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el
que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque
para cada reposicin de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de
los conceptos por los que se haya hecho algn desembolso y acreditarse a
bancos. El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:h
d) Incremento o disminucin del fondo de caja chica. Si se considera
que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no
satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos
circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo se deben
realizar los siguientes asientos.
Es de suma importancia subrayar que la cuenta de caja chica slo se ver
afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se
estableci originalmente. Cuando se realizan erogaciones de las que no se
tiene comprobante alguno, se recurre a la cuenta de gastos varios. Dicha
cuenta se debe presentar en el estado de resultados al finalizar el periodo
como un gasto de operacin.
Efectivo en bancos (cuentas de cheques):
Una vez abierta la cuenta, el banco entrega cheques numerados con el
nombre de la empresa, su direccin y el nmero de la misma. Cada mes, la
compaa debe recibir un estado de cuenta enviado por el banco. El estado
de cuenta muestra los saldos de efectivo, inicial y final, los depsitos, los
cobros efectuados por el banco a nombre de la compaa, los cheques
pagados, las deducciones correspondientes a honorarios por servicios y otros
cargos, as como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no
pudo cobrar el banco. Junto con el estado del banco se incluyen las notas de
cargo de todas las deducciones que no sean cheques y las notas de abono
correspondientes a los incrementos que no sean depsitos.
Procedimiento para la conciliacin bancaria
Por lo general, el saldo de efectivo que se presenta en el estado del banco no
concuerda con el saldo de la cuenta Bancos en los registros contables.

Existen tres razones bsicas por las cuales el saldo del banco no concuerda
con el que aparece en los libros de una compaa:
1. Depsitos en trnsito. Los depsitos que realiz a destiempo la
empresa, para incluirlos en el estado del banco, se conocen como depsitos
en trnsito. Estos depsitos se incluyen en la cuenta de la compaa, pero
no aparecen en el estado de cuenta actual del banco.
2. Cheques pendientes de cobro. Los cheques que no se han presentado
para su cobro se conocen como cheques pendientes. El saldo de la compaa
debe incluir estos cheques como deducciones, pero mientras no sean
presentados al banco para su pago, no aparecern descontados del estado
de cuenta correspondiente al mes en curso.
3. Errores del banco. En alguna ocasin, el banco puede cometer un error.
El ms frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra
compaa.
Son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en
los libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del
banco:
1. Cargos por servicios bancarios. El banco cobra sus honorarios,
conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta. El monto
de los cargos por servicios que descuenta el banco no se conoce sino hasta
que se recibe el estado de cuenta.
2. Depsito de cheques sin fondos (SF). El banco puede devolver un
cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que no tena
suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha
logrado cobrar el banco se denominan cheques SF (sin fondos).
3. Cobro de documentos. El banco puede operar como un cobrador de la
compaa y obtener el pago de un documento que recibi la empresa de un
cliente. El banco cobra honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el
banco aade a la cuenta de la compaa el importe del documento ms los
intereses, si los hubiera, y descuenta de dicha cuenta los honorarios por las
gestiones de cobro.
4. Pago de documentos. La compaa puede autorizar al banco para que
un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento, junto con
los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la
empresa en el banco.
5. Errores en los libros. La compaa puede cometer un error al registrar
un pago o una recepcin de efectivo. Por lo general, no se descubre el error

sino hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia con el
saldo que se detalla en los libros de la empresa.
Elaboracin de la conciliacin bancaria
Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se prepara un
estado de conciliacin bancaria. La conciliacin de la cuenta bancaria se
hace para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que
aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen tres
formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables
(libros):
A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo
del estado de cuenta.
Con base en el saldo del estado de cuenta se llega al saldo en libros.
Por conciliacin cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar
a un saldo conciliado.
Existen dos etapas en la preparacin de una conciliacin bancaria para
determinar el saldo correcto a fin de mes:
1. Determinar las diferencias en el estado del banco.
2. Determinar las diferencias en el saldo en libros.
Registro contable para actualizar el saldo en bancos
Si en la conciliacin bancaria se hicieron adiciones o deducciones al saldo,
debe hacerse un asiento para registrarlas en libros. Despus de anotar el
ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de bancos presentar el
saldo conciliado, que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en
la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se presenta como
un cargo a la cuenta Bancos. La suma total de deducciones en la seccin del
estado en que se concilia el saldo en libros se acreditar a esta cuenta.
Inversiones temporales
Las inversiones temporales estn representadas por valores negociables o
por cualquier otro instrumento de inversin, convertibles en efectivo en el
corto plazo y tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta
el momento en que estos instrumentos sean utilizados por la entidad. En
efecto, como se puede advertir del concepto enunciado anteriormente, las
inversiones temporales, para considerarse como tales, deben cumplir al
menos dos requisitos fundamentales: 1. Las inversiones deben ser
fcilmente convertibles en efectivo. 2. La administracin debe tener por
objetivo convertirlas en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones de la

organizacin. Para estudiar las inversiones temporales, se centrar la

atencin en las inversiones en valores negociables.
Este tipo de inversiones son tan lquidas como el efectivo, sin embargo, las
empresas prefieren estas inversiones en lugar de efectivo debido al
rendimiento que generan.
Costo de adquisicin
Cuando se adquieren inversiones temporales se efecta un cargo a la cuenta
de Inversiones temporales, y se abona a la cuenta de Bancos la cantidad que
represente el precio total de compra, incluyendo cualquier comisin que se
haya pagado a casas de bolsa y cualquier impuesto a que haya sido sujeta la
transaccin.
Instrumentos de inversin comunes
De acuerdo con el excedente de efectivo que se posea para invertir, as
como del fin que se persiga, existen varias opciones de instrumentos a corto
plazo para el pblico inversionista:
a) Sociedades de inversin.
b) Inversin en acciones.
c) Inversin en instrumentos gubernamentales.
Sociedades de inversin
Estas instituciones son sociedades annimas que emiten valores (acciones),
los cuales adquiere el gran pblico inversionista (socios). El dinero que se
obtiene por la venta de estas acciones se utiliza para la compra de acciones
(u otros valores) de diferentes empresas industriales, comerciales, bancarias,
de servicio, etc. De esta manera, los valores que adquiere la sociedad de
inversin constituyen su principal activo. Una de las mayores ventajas que
presentan las sociedades de inversin es que aceptan como socios a
pequeos y medianos inversionistas y, por lo tanto, no se requiere de un
gran monto para invertir. Otra ventaja es que al tener una mezcla de valores
de diferentes empresas se diversifica el riesgo.
Instrumentos gubernamentales
Los gobiernos de los pases generalmente emiten instrumentos de inversin
para financiar sus operaciones. Dichos instrumentos gubernamentales se
caracterizan por ser seguros y libres de riesgo, ya que el pago de su valor
nominal est garantizado por el gobierno federal. Asimismo, la mayora de
estos instrumentos son de fcil convertibilidad al efectivo.
Anlisis nanciero

Las partidas de efectivo e inversiones temporales estn en estrecha relacin

con el anlisis financiero de la liquidez de una entidad, bsicamente con el
clculo de las razones de liquidez, ms especficamente con la razn
circulante y la prueba del cido. La razn circulante se expresa como:
Razn circulante
Activos circulantes/Pasivos circulantes
La razn circulante consiste en la capacidad de la empresa para generar
efectivo a partir de sus activos circulantes y as cubrir sus compromisos,
motivo por el cual no se incluyen partidas que no implican una entrada o
salida de efectivo, por ejemplo, los pagos anticipados y crditos diferidos por
amortizar. Cuanto mayor sea el resultado de la razn circulante, mayor
posibilidad existe de que los pasivos sean pagados, ya que hay activos
suficientes para convertirlos en efectivo cuando as se requiera.
La prueba del cido (o prueba de liquidez) se expresa como:
Pruebadelcido
Activos circulantes-Inventario /Pasivos circulantes
Esta razn financiera es similar a la razn circulante. La diferencia radica en
que sta slo incluye partidas cuya conversin en efectivo es inmediata, por
lo cual los inventarios no se consideran, ya que requieren de ms tiempo
para convertirse en efectivo.