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Diseo organizacional
La palabra diseo denota una forma, patrn, estructura o algo semejante
utilizado por la empresa para alcanzar uno o ms objetivos. El diseo
organizacional, que estudia la superestructura organizacional de la empresa y
los procesos utilizados para que funcione , refleja la configuracin estructural
de la empresa y su funcionamiento . Por un lado , la configuracin de la
estructura organizacional representa los rganos que componen la empresa y
sus relaciones de interdependencia y, por el otro, su funcionamiento incluye las
funciones y actividades necesarias para conseguirlos los objetivos de la
empresa. El diseo organizacional incluye la definicin de la estructura bsica
de la empresa y cmo dividir y asignar la tarea empresarial entre
departamentos, divisiones, equipos y cargos, aspectos que generalmente se
divulgan en los organigramas, los manuales de la organizacin y las
descripciones de cargos.
Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura, participan en el
diseo organizacional, proceso que involucra decisiones sobre seis
elementos clave: especializacin del trabajo, departamentalizacin, cadena de
mando, amplitud de control, centralizacin y descentralizacin, y formalizacin.
Departamentalizacin
El fundamento mediante el cual se agrupan las tareas se denomina
departamentalizacin.
Toda organizacin tiene su forma especfica de clasificar y agrupar las
actividades laborales. La figura muestra las cinco formas comunes de
departamentalizacin.
La departamentalizacin funcional agrupa los trabajos segn las funciones
desempeadas. Este enfoque se puede usar en todos los tipos de
organizaciones, aunque las funciones Cambian para reflejar el propsito y el
trabajo de la organizacin.
Cadena de mando
La cadena de mando es la lnea continua de autoridad que se extiende de los
niveles organizacionales ms altos a los ms bajos y define quin informa a
quin. Ayuda a los empleados a responder preguntas como: A quin recurro
si tengo un problema? o ante quin soy responsable?
No es posible analizar la cadena de mando sin examinar otros tres conceptos:
autoridad, responsabilidad y unidad de mando.
Autoridad se refiere a los derechos inherentes de un puesto gerencial
para decir al personal qu hacer y esperar que lo haga. Para facilitar la
toma de decisiones y la coordinacin, los gerentes de una organizacin
forman parte de la cadena de mando y se les otorga cierto grado de
autoridad para cumplir sus responsabilidades.
Conforme los gerentes coordinan e integran el trabajo de los empleados,
stos asumen la obligacin de llevar a cabo cualquier tarea asignada.
Amplitud de control
A cuntos empleados puede dirigir un gerente de manera eficiente y eficaz?
Esta pregunta sobre la amplitud de control es importante porque, en gran
medida, determina el nmero de niveles y gerentes que tiene una organizacin.
Siempre que todo permanezca sin cambios, cuanto mayor sea la amplitud, ms
eficiente ser la organizacin.
La tendencia en aos recientes ha sido hacia amplitudes de control mayores,
que concuerdan con los esfuerzos de los gerentes para reducir los costos,
acelerar la toma de decisiones, aumentar la flexibilidad, estar ms cerca de los
clientes y conferir poder a los empleados. Sin embargo, para garantizar que el
rendimiento no sufra debido a estas amplitudes mayores, las organizaciones
estn invirtiendo considerablemente en la capacitacin de los empleados. Los
gerentes reconocen que pueden manejar una mayor amplitud cuando los
empleados conocen bien sus trabajos o pueden dirigirse a sus colegas si tienen
dudas.
Centralizacin y descentralizacin
La centralizacin describe el grado en el que la toma de decisiones se
concentra en un solo punto de la organizacin. Si los gerentes de alto nivel
toman las decisiones clave de la organizacin con una participacin escasa o
nula de los niveles inferiores, entonces la organizacin est centralizada. En
contraste, cuanto ms informacin proporcionen o las decisiones sean tomadas
por los empleados de niveles inferiores, habr ms descentralizacin.
Recuerde que el concepto de centralizacin-descentralizacin es relativo, no
absoluto, es decir, una organizacin nunca es completamente centralizada o
descentralizada. Pocas organizaciones podran funcionar en forma eficaz si
slo un grupo selecto de gerentes de alto nivel tomaran todas las decisiones; ni
podran funcionar si todas las decisiones se delegaran a los empleados de
niveles inferiores.
Conforme las organizaciones se vuelven ms flexibles y sensibles, ha habido
una clara tendencia hacia la descentralizacin de la toma de decisiones. Sobre
todo en grandes empresas, los gerentes de niveles inferiores estn ms cerca
Formalizacin
La formalizacin se refiere al grado en el que los trabajos de una organizacin
estn estandarizados, y en el que las normas y procedimientos guan el
comportamiento de los empleados. Si un trabajo est muy formalizado,
entonces la persona que lo realiza tiene poco poder de decisin en cuanto a lo
que se realizar, cundo se har y cmo lo har. Se espera que los empleados
manejen el mismo insumo exactamente en la misma forma, lo que genera una
produccin consistente y uniforme. En organizaciones con un alto grado de
formalizacin existen descripciones de trabajo explcitas, numerosas normas
organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan los
procesos de trabajo. Por otro lado, cuando la formalizacin es baja, los
comportamientos de trabajo son relativamente poco estructurados y los
empleados tienen mucha libertad para realizar su trabajo.
El grado de formalizacin vara ampliamente entre organizaciones,
incluso dentro de ellas. Por ejemplo, en una editora de peridicos, los
reporteros de noticias tienen con frecuencia mucho poder de decisin en
sus trabajos. Pueden escoger los temas de sus noticias, encontrar sus
propias historias, investigarlas de la manera en que lo deseen y
redactarlas, generalmente con directrices mnimas. Por otro lado, los
compositores y los tipgrafos que disean las pginas del peridico no
tienen esa clase de libertad. Tienen limitaciones, tanto de tiempo como
de espacio, que estandarizan la manera en la que llevan a cabo su
trabajo.
Estructura sencilla
Organizacin que tiene baja complejidad y formalidad, pero con una alta
centralizacin.
Es ms frecuente encontrar estructuras sencillas en las pequeas empresas en
donde el administrador y el dueo son la misma persona.
La
ventaja:
es
rpida,
flexible,
poco
costosa
de
mantener,
las
Estructura matricial
Asigna a especialistas de departamentos funcionales para que trabajen en uno
o ms proyectos dirigidos por un administrador de proyectos.
Crea una doble cadena de mando. Se utiliza la departamentalizacin funcional
para obtenerlas economas de especializacin. Pero superpuesto a los
departamentos funcionales est una serie de administradores que son
responsables de productos, proyectos o programas especficos dentro de la
organizacin.
La matriz crea una estructura global que tiene los puntos fuertes, tanto de la
departamentalizacin funcional como de la de productos, mientras que evita
sus puntos dbiles ya que permite compartir y combinar los recursos
especializados a travs de sus productos.
Su principal desventaja es coordinar las actividades de los especialistas de
manera que queden terminadas a tiempo y dentro del presupuesto.
Finanzas
Personal
Ventas
Produccin
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Estructura de red
Adiciones Orgnicas.
En ocasiones la administracin quizs desee mantener una estructura
mecnica global , y no ganar flexibilidad
Cuatro
variables de contingencia:
Estrategia y estructura
La estructura de una organizacin debe facilitar el logro de los objetivos. Como
los objetivos reciben la influencia de la estructura de la organizacin, es lgico
que la estrategia y la estructura deben estar estrechamente vinculadas. Si los
gerentes cambian significativamente la estrategia de la organizacin, deben
modificar la estructura para adaptarse y apoyar el cambio.
Alfred Chandler fue el primero en investigar la relacin entre estrategia y
estructura. Estudi varias empresas estadounidenses grandes y concluy que
los cambios de la estrategia corporativa producan modificaciones en la
estructura de la organizacin. Descubri que estas organizaciones
comenzaban, por lo general, con un producto o una lnea de productos que
requera slo una forma de organizacin sencilla o laxa. Sin embargo,
conforme crecieron, sus estrategias se volvieron ms ambiciosas y elaboradas,
y la estructura de la organizacin cambi para apoyar la estrategia elegida.
La mayor parte de los esquemas estratgicos actuales tienden a centrarse en
tres aspectos:
1) innovacin, que refleja la bsqueda de la organizacin de innovaciones
significativas y nicas;
2) minimizacin de costos, que refleja la bsqueda de la organizacin de
costos muy controlados, y
3) imitacin, que refleja el intento de una organizacin de minimizar el
riesgo y maximizar las oportunidades de rendimiento, copiando a los
lderes del mercado.
Tamao y Estructura
Hay muchas pruebas de que el tamao de una organizacin afecta de manera
significativa a su estructura.
Por ejemplo, las organizaciones grandes, las que tienen 2000
empleados
o
ms,
suelen
tener
mayor
especializacin,
departamentalizacin,
centralizacin
y
reglamentos
que
las
organizaciones pequeas. No obstante, la relacin no es lineal. Ms
bien, ms all de cierto lmite, el tamao se vuelve una influencia menos
importante para la estructura a medida que una organizacin crece.
Por qu? Bsicamente, una vez que una organizacin posee alrededor
de 2000 empleados, ya es bastante mecanicista. Aumentar 500
empleados a una empresa con 2000 no producir mucho impacto. Por
otro lado, aumentar 500 empleados a una organizacin que slo tiene
300, probablemente ocasionar un cambio hacia una estructura ms
mecanicista.
Tecnologa y estructura
El inters inicial en la tecnologa como factor determinante de la estructura se
remonta al trabajo de la erudita britnica Joan Woodward.18 Ella estudi varias
empresas pequeas de manufactura del sur de Inglaterra para determinar el
grado en el que los elementos del diseo estructural se relacionaban con el
xito organizativo. Woodward no pudo encontrar algn patrn constante hasta
que dividi las empresas en tres categoras basadas en el tamao de sus
series de produccin. Las tres categoras, que representaban a tres tecnologas
distintas,
tenan niveles crecientes de complejidad y sofisticacin. La primera categora,
la produccin de unidades, describa la produccin de artculos en unidades
o lotes pequeos. La segunda categora, la produccin masiva, describa la
produccin de grandes lotes. Por ltimo, el tercer grupo, el ms complejo
tcnicamente, la produccin de procesos, inclua la produccin de procesos
continuos. Desde el trabajo inicial de Woodward, se han realizado numerosos
estudios sobre la relacin entre tecnologa y estructura. Estos estudios
demuestran en general que las organizaciones adaptan sus estructuras a su
tecnologa.19 Los procesos o mtodos que transforman los insumos de una
organizacin en resultados difieren en su grado de rutina o estandarizacin. En
general, cuanto ms rutina haya en la tecnologa, ms mecanicista ser la
estructura. Las organizaciones con ms tecnologa no rutinaria es ms
probable que tengan estructuras orgnicas.
Incertidumbre Ambiente y estructura
Una forma de reducir la incertidumbre ambiental es mediante ajustes de la
estructura de la organizacin. Cuanto mayor sea la incertidumbre, ms
necesitar una organizacin la flexibilidad que ofrece un diseo orgnico. Por
otro lado, en ambientes estables y sencillos, los diseos mecanicistas tienden a
ser ms eficaces.
Las evidencias sobre la relacin entre ambiente y estructura ayudan a explicar
por qu tantos gerentes estn estructurando en la actualidad sus
organizaciones para que sean delgadas, rpidas y flexibles. La competencia
global, la innovacin acelerada de productos de los competidores y el aumento
de las exigencias de los clientes de una mejor calidad y entregas ms rpidas
son ejemplos de fuerzas ambientales dinmicas. Las organizaciones
mecanicistas no estn equipadas para responder al cambio ambiental rpido y
a la incertidumbre ambiental. En consecuencia, vemos organizaciones
diseadas para que sean ms orgnicas.
La investigacin ha demostrado que el ambiente tiene una influencia
determinante sobre la estructura. En esencia, las organizaciones mecnicas
son ms efectivas en ambientes estables mientras que las organizaciones
orgnicas se desarrollan mejor en ambientes dinmicos e inciertos.