Microsoft Word Korespondencja seryjna.

Korespondencja seryjna suy do tworzenia zestawu dokumentw, ktre s zasadniczo takie

same, ale kady z nich zawiera pewne rnice je elementy np.: Nazwiska, adresy itp.
Przy uyciu korespondencji seryjnej mona utworzy:
Zestaw etykiet lub kopert: Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach
i kopertach, ale adres docelowy jest na kadej z nich unikatowy.
Zestaw listw seryjnych, wiadomoci e-mail lub faksw: Zasadnicza zawarto jest taka
sama we wszystkich listach, wiadomociach i faksach, ale kady z nich zawiera informacje
specyficzne dla danego odbiorcy, na przykad nazwisko, adres lub inne dane osobowe.
Oddzielne tworzenie kadego listu, wiadomoci e-mail, etykiety, koperty lub kuponu zajoby
wiele godzin. W takich sytuacjach przydaje si korespondencja seryjna. Uywajc
korespondencji seryjnej, wystarczy utworzy jeden dokument zawierajcy w tabeli
z nagwkiem pogrupowane informacje, ktre bd si zmienia np.: zestaw danych
personalnych pracownikw danej firmy czy uczniw danej klasy (dokument ten bdzie mona
wykorzysta do wielu rnych korespondencji) oraz drugi dokument z informacjami
jednakowymi dla wszystkich kopii (schemat dokumentu). Nastpnie naley do schematu
dokumentu doda kilka symboli zastpczych dla informacji, ktre bd inne w kadym
egzemplarzu. Reszt zajmie si program Word.
Aby rozpocz proces korespondencji seryjnej:
1. Uruchom program Word. Domylnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw go
otwarty. Jeli go zamkniesz, nie bdzie mona wykona kolejnego kroku.
2. W menu Narzdzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna. Zostanie otwarte okienko
zada Korespondencja seryjna.

Teraz mamy do zrobienia trzy rzeczy:

Wskaza dokument gwny;
Wskaza rdo danych;
Scali dane z dokumentem tym samym generujc

Zaczniemy od wskazania dokumentu gwnego, klikamy w tym celu na przycisk Utwrz.

Pojawi si nastpujce menu:

Tutaj wybieramy typ dokumentu jaki chcemy utworzy, np.: jeli chcemy utworzy i rozesa
zaproszenia wybieramy Listy seryjne. Pojawi si pytanie gdzie utworzy dokument
gwny, czy w aktywnym oknie czy w nowym dokumencie. Moemy wybra Aktywne okno.
Nastpnie wybieramy rdo danych klikajc przycisk Pobierz dane. Pojawi si menu:

Jeli mamy przygotowany dokument z danymi wybieramy opcj Otwrz rdo danych
nastpnie wskazujemy ten dokument na dysku. Po dokonaniu tej operacji zostaniemy
skierowani do edycji dokumentu gwnego. Na pasku narzdzi pojawi si nowe ikony
suce do edycji dokumentu do korespondencji seryjnej.

Teraz moemy zredagowa tre dokumentu gwnego, wstawiajc w miejsca gdzie maj by
elementy zmienne np.: na zaproszeniu nazwisko czy nagwek odpowiednie pole
z dokumentu z danymi. Moemy tego dokona rozwijajc list: Wstaw pole korespondencji
2

seryjnej. Pojawi si lista dostpnych pl wybieramy to ktre chcemy wstawi w miejscu gdzie
aktualnie znajduje si kursor. Po zredagowaniu dokumentu gwnego pozostaje nam tylko
scali dokumenty i wygenerowa odpowiedni ilo kopii tworzonej korespondencji.
Aby tego dokona ponownie wybieramy z menu Narzdzia polecenie Korespondencja
seryjnaPojawi si okno:

Jeli chcemy aby dla kadego wiersza z tabeli z dokumentu z danymi utworzy nam si jeden
dokument korespondencji po prostu klikamy przycisk Scalaj.Jeli chcemy aby byo inaczej
klikamy Opcje kwerend i tam ustalamy kryterium wyboru wierszy dla ktrych dokumenty
zostan utworzone. Po wybraniu przycisku Scalaj pojawi si okno:

Mamy do wyboru kilka opcji, po rozwiniciu listy zobaczy Scalaj dane do: bdziemy mieli
moliwo wyboru czy generowane dokumenty maj by zapisywane oddzielnie kady
w innym pliku czy te moe od razu drukowane. Po wybraniu opcji, ktre nam odpowiadaj
klikamy przycisk Scalaj i tym samym koczymy proces tworzenia korespondencji seryjnej.