Temat: Dokumentacja biurowa i typowe dokumenty biurowe.

1. Dokumentacja biurowa:
Dokumentacja
biurowa

Akta
sprawy

Dokument
biurowy

...............

...............

................

...............

..............

................

Akta rnych spraw

dotyczcych jednego
zagadnienia.

Zbir dokumentw
dotyczcych okrelonej
sprawy.

np.
Dokumentacja
dotyczca wszystkich
pracownikw.

np.
Komplet dokumentw
dotyczcych zatrudnienie
jednego pracownika

Podstawowa jednostka
podziau dokumentacji
biurowej.
np.
Podanie o przyjcie do pracy,
yciorys.

2. Do typowych dokumentw biurowych zalicza si:

Pisma przewodnie - krtkie czsto 1-zdaniowe, towarzyszy innym dokumentom, uzupenia tre, gdy
nadawca chce mie potwierdzenie lub wyrazem dobrych obyczajw.
Listy informacyjne - krtkie, zwize pisma przekazujce komplet niezbdnych informacji na okrelony
temat. np.
komunikaty,
zaproszenia,
zawiadomienia
Protok - sporzdzony w celu potwierdzenia okrelonego stanu faktycznego np.:
protok z zebrania,
protok zdawczo- odbiorczy,
protok z kontroli,
kady zawiera:
-

sowo protok i czego dotyczy w tytule,

data i miejsce,
nazwiska i podpisy zainteresowanych.

Sprawozdania - odzwierciedlaj nowych wypadkw i zdarze np.:

sprawozdanie finansowe,
sprawozdanie z podry subowej.
kade zawiera:
-

sowo sprawozdanie i czego dotyczy w tytule,

okres jakiego dotyczy,
cz zasadnicz (opis liczbowy lub sowny zdarzenia),
ewentualne wnioski.

Temat: Zasady redagowania pism urzdowych.

Kade pismo powinno stanowi logiczn i koncepcyjnie zwart cao. W korespondencji
urzdowej stosuje si styl urzdowo-kancelaryjny, charakteryzujcy si zwizoci, bezosobowoci w
aktach oglnych, posugiwaniem si gotowymi formularzami, ujmowaniem treci w formie punktw,
specyficzn terminologi, kategorycznymi formami itp.
Pisma urzdowe powinno si redagowa:
w sposb zwizy (krtkie zdania, tylko istotne szczegy, bez powtarzania si),
tre przedstawiona jasno i zrozumiale, stosowa terminy krtkie i skrty powszechnie uywane, bez
zwrotw obcojzycznych,
przestrzega zasad pisowni polskiej,
w uprzejmej formie (bez pogrek i ordynarnych zwrotw uraajcych godno osobist adresata,
zagroenia karne mog by tylko legalne),
sposb kompletny (tre pisma musi obejmowa wszystkie problemy istotne dla danej sprawy),
przedmiot sprawy okrela w sposb cisy, jasno, jednoznacznie, nie dopuszczajc interpretacji i
domysw,
pismo powinno dotyczy w zasadzie tylko jednej sprawy,
tre musi przekonywa adresata, powinna by oparta na faktach, przepisach, logicznych
argumentach.
W pismach urzdowych nie wolno popeni bdw jzykowych:

nie piszemy
w odpowiedzi na
w nawizaniu do
w zaczeniu
za wyjtkiem
na adres
zabezpieczy
wzajemna wsppraca
okres czasu
potencjalne moliwoci
odgrywa znaczenie
na temat(w temacie)
dalej kontynuowa

naley pisa
odpowiadajc na
nawizujc do
doczamy, przesyamy
z wyjtkiem
pod adresem
zapewni
wsppraca
czas
moliwoci
mie znaczenie
tym problemem
kontynuowa

Temat: Skrty w korespondencji

Przy redagowaniu pism uywa si skrtw:

a) od czsto powtarzajcych si zwrotw potocznych,

prof.
ds.
z up.
tzw.

tj.
tzn.
itp.
np.

br. (biecy rok)

bm. (biecy miesic)
m. in.
wz. (w zastpstwie)

w. (wiek)
lp. (liczba porzdkowa)
ldz. (liczba dziennika)
o ojciec
oo. ojcowie np. benedyktyni

b) od tytuw zawodowych i naukowych,

prof.
in.
kpt.

dyr.
gen.
dr

dr. (doktora)
mgr
mgr. (magistra)

c) od skrtw miar wag i jednostek monetarnych,

mm
cm
m

km
a
ha

g
dag
kg

gr.
z
$

c) skrty liczebnikw i grup liczb,

12 ty., ton
20 mln szt.,
10 mld z

m2
m3

e) czasu i daty,
sek.,
min
godz. 1.25 14.30

f) inne.
PCK
PKO

GUS
GUS - owski

bhp
UOP

WOM
KO

Temat: Czci skadowe pisma

W pismach mona wyrni nastpujce czci:
1. Nagwek,
2. znaki powoawcze (data pisma, znak sprawy),
3. nazwa i adres odbiorcy,
4. okrelenie przedmiotu sprawy,
5. tre pisma,
6. podpis,
7. elementy dodatkowe: - informacje o zacznikach,
- adresy instytucji, ktre otrzymuj pismo do wiadomoci.
Ad 1.
Ad 2.
Ad 3.
Ad 4.
Ad 5.

Ad 6.
Ad 7.

Lewo, prawo lub cae pole nagwkowe, moe by odcinite stplem nagwkowym zawiera: nazw i
adres nadawcy pisma oraz inne elementy np. numer telefonu, faksu, konta bankowego, numer REGON,
NIP, nadruki reklamowe.
Wasze pismo z dnia znak - nasz znak - data
W polu adresowym, kady skadnik w osobnym wierszu, w ukadzie blokowym, zawsze w pierwszym
przypadku !
Po sowie sprawa, spraw lub dotyczy., krtko zwile w 1 przypadku. Tre sprawy nie powinna by
dusza ni 3 linie (mona j wyrni przez podkrelenie lub tusty druk). Po napisaniu treci sprawy
nie stawiamy kropki.
2-4 wiersze poniej sowa sprawa, w ukadzie blokowym (obecnie czciej stosowany) lub a linea (z
wciciem). Koczymy 30 mm od dolnej krawdzi 10 mm margines + 20 mm znak zakoczenia pisma
./. l, ./. lub sowo verte- przeniesienie treci pisma na drug stron i przestawia si marginesy 20 i 10
mm
2-3 wiersze poniej ostatniego wiersza (stanowisko subowe, imi, nazwisko)
Parafka - (skrt podpisu)
Po lewej stronie pod tekstem pisma.
Do wiadomoci lub otrzymuj - po lewej stronie.

Wyrniamy cztery elementy skadowe tekstu pisma:

- wprowadzenie
- przedstawienie problemu
- uzasadnienie
- wnioski kocowe
Wprowadzenie jest czci wstpn. Nadawca pisma nawizuje w tej czci do poprzedniej
korespondencji podajc znak pisma, jego dat oraz spraw lub wprowadza w zagadnienie, ktr
chce w pimie omwi. Jeeli nie byo wczeniej korespondencji, nadawca pisma moe t cz
omin i przej do omwienia problemu.
Przedstawienie problemu jest czci zasadnicz pisma. W tej czci nadawca szczegowo
wyjania spraw. Problem powinien by zredagowany jasno, zwile, wyczerpujco i jednoznacznie.
Uzasadnienie ma na celu przekonanie o susznoci stanowiska zajmowanego przez nadawc pisma.
Nadawca podaje motywy swojego postpowania i zajtego stanowiska.
Wyrnia si dwa rodzaje uzasadnienia: faktyczne i prawne.
W uzasadnieniu faktycznym podaje si stan faktyczny sprawy, dowody wiadczce o danym
fakcie np. protok przyjcia towaru, w ktrym komisja wyszczeglnia stwierdzone braki
towarowe.
Uzasadnienie prawne podaje podstaw prawn zajtego stanowiska i prawn ocen stanu
faktycznego. Uzasadnienie jest z reguy dusze ni przedstawienie problemu. Jeeli bdzie on
waciwie zredagowany, to pismo przekona adresata o susznoci sprawy. Tre uzasadnienia
powinna pynnie, jasno, zwile, jednoznacznie, powinna zawiera waciwe argumenty.
Wnioski s czci kocow pisma. S podsumowaniem treci, ponownym podkreleniem istoty.
Prawidowo zredagowane pismo moe zawiera wszystkie cztery elementy pisma, trzy albo tylko dwa.
W pimie musi by zawsze przedstawienie problemu i uzasadnienie.

Temat: Rozplanowanie treci pisma.

1. Pisma mog by sporzdzone na:
papierze maszynowym (papier bez nadruku),*
blankiecie korespondencyjnym,
formularzu.
Adres nadawcy
30x95mm
Znak pisma nadawcy

W formie penej 20 czerwca 1993 (do sdw i urzdw skarbowych)

lub
w skrconej 1993-06-20.

Miejscowo i data

Jeeli kopie do kilku odbiorcw to podkrelamy nazw i adres

podmiotu do ktrego dana kopia bdzie wysyana i
przekrelamy pozostae adresy.

Pole adresowe
20x90mm

Sprawa:

tre korespondencji tre korespondencji

tre korespondencji tre korespondencji
tre korespondencji tre korespondencji
tre korespondencji tre korespondencji
tre korespondencji tre korespondencji
tre korespondencji tre korespondencji
tre korespondencji tre korespondencji

Bardzo krtkie okrelenie treci pisma w krtkich

pismach z reguy pomijany.

Rozpocz zwrotem np.

Szanowna Pani
lub
Szanowna Pani Dyrektor
Tre pisma uj w akapitach (w ukadzie blokowym lub a linea)
Zwrot koczcy (pamita o przecinku na kocu!)
Z powaaniem,
lub
cz wyrazy szacunku,

lub:

Zaczniki: 3

Prezes
.
.
Jan Krl

Zaczniki:
1. Zamwienie.
2. Potwierdzenie zamwienia.
3. Zgoszenie reklamacji

Do wiadomoci:
Pani Maria Kwiatkowska

Osoba stojca wyej w hierarchii

przedsibiorstwa
Gwny Ksigowy
mgr Jan Kowalski

Zaczniki: 3

Prezes
.
.
mgr Jan Krl

Osoba stojca niej w hierarchii

przedsibiorstwa

Do wiadomoci:
Pani Maria Kwiatkowska

Sam numer pisma lub

Wasze pismo z dnia lub Pastwa pismo z dnia
mona umieci w treci korespondencji.

.
.

.
.

Te pola nie musz wystpowa

*przykady dla papieru bez nadruku

Temat: Korespondencja w sprawach handlowych

Dotyczy przede wszystkim transakcji kupna sprzeday
Wystpuj dwie strony:
dostawca
odbiorca
Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu:
przedmiotu dostawy (rodzaj, ilo, jako)
i jej warunkw (cena, miejsce, termin, regulacja nalenoci)
Korespondencja prowadzona jest w 4 fazach:
I propozycja kupna sprzeday,
II zamwienie,
III dostawa,
IV weryfikacja dostawy

I Propozycja kupna sprzeday:

a) Pismo informacyjne (kieruje dostawca do potencjalnych odbiorcw),
b) Zapytanie o ofert (kieruje odbiorca do rnych dostawcw),
c) Oferta (wica propozycja sprzeday lub kupna towaru bd usugi)
powinna zawiera:
rodzaj towaru,
jako towaru,
cena,
warunki dostawy,
warunki patnoci,
termin wanoci oferty.

II Zamwienie:
a) Umowa o dostaw,
Akt podpisany przez dostawce i odbiorc, zamwienie podpisane przez odbiorc.
b) Zamwienie
zobowizanie odbiorcy do zakupienia wyszczeglnionych towarw
sporzdzane na:
blankiecie korespondencyjnym,
formularzu dostawcy,
formularzu odbiorcy.

III Dostawa:
a) Awizo - informacja dostawcy o wysyce towaru,
b) Specyfikacja wysykowa - na formularzu, orygina wysyamy razem z towarem,
c) Faktura
rachunek stanowicy dowd transakcji kupna - sprzeday,
na formularzu,
wystawiony przez dostawc,
podstawa rozlicze pomidzy dostawc a kupujcym.
d) Dowd przyjcia

sporzdzony komisyjnie przez odbiorc w celu stwierdzenia zgodnoci przesyki z zamwieniem,

IV Weryfikacja dostawy
a) Reklamacja (ilociowa lub jakociowa, sporzdzona na blankiecie korespondencyjnym).
b) Odpowiedz na reklamacje (na blankiecie korespondencyjnym).

Temat: Korespondencja w sprawach osobowych.

Jest to korespondencja prowadzona pomidzy pracownikiem a pracodawc.
Korespondencja w sprawach osobowych prowadzona jest w 3 fazach:

Korespondencja zwizana z przyjmowaniem pracownika do pracy,

Korespondencja wystpujca w czasie trwania stosunku pracy,
Korespondencja zwizana z rozwizaniem stosunku pracy.*

*Niekiedy wyrnia si 4 faz - poszukiwanie pracy

1. Korespondencja zwizana z przyjmowaniem pracownika do pracy

a) Podanie o przyjcie do pracy powinno zawiera informacje o wyksztaceniu i
dotychczasowej pracy, zacznikami s:

yciorys (napisany odrcznie lub na maszynie),

wiadectwo ukoczenia szkoy,
zdjcia.

na czas nieokrelony,
na czas okrelony,
na czas wykonania zadania.

b) Curriculum vitae (c.v.) yciorys na wzr zachodni

c) List motywacyjny pisany odrcznie
d) Kwestionariusz osobowy (formularz zawierajcy usystematyzowane pytania).
e) Zapytanie o karalno kierowane do Centralnego Rejestru Skazanych (na formularzu)
f) Umowa o prace - owiadczenie woli pracownika i pracodawcy:

g) Powoanie - pisma, w ktrym nawizuje si stosunek pracy z pracownikiem, ktry ma by

zatrudniony na stanowisku kierowniczym (na blankiecie korespondencyjnym)

2. Korespondencja wystpujca w czasie trwania stosunku pracy

a) Pisma o przeszeregowaniu pracownika - dotyczy podwyszenia wynagrodzenia zawiera
wyszczeglnienie elementw pacowych oraz termin awansu
b) Pismo o zmianie umowy o prace - nowe warunki pacy lub pracy termin na odpowied na
ofert
c) Zawiadczenie pracy - stwierdza fakt zatrudnienia pracownika w zakadzie wydajcym
zawiadczenie
d) Karta urlopowa - informuje kiedy udzielono urlopu (specjalny formularz)
e) Zezwolenie na dodatkow prac wystawia si na wniosek pracownika.

3. Korespondencja zwizana z rozwizaniem stosunku pracy.

a) Pismo o rozwizaniu umowy o prac za wypowiedzeniem zawiera:
dat wypowiedzenia stosunku pracy,
termin rozwizania stosunku pracy,
pouczenie o przysugujcych rodkach odwoawczych
(sporzdzane na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym).

b) Pismo o rozwizaniu umowy o prac bez wypowiedzenia zawiera:

podstaw prawn rozwizania umowy ze skutkiem natychmiastowym (np. race naruszenie
dyscypliny pracy, utrata prawa wykonywania zawodu).
c) wiadectwo pracy zawiera:

informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy,

wysoko i skadniki wynagrodzenia,

kwalifikacje zawodowe,
okolicznoci rozwizania stosunku pracy.

d) Opinia o pracy wydawana na wniosek pracownika.