Microsoft Excel 2003

Lic. Doris Melgarejo Herrera

CENTRO DE EDUCACION TECNICO PRODUCTIVA

TEOFILO MENDEZ RAMOS
HUARAZ

GUIA DEL PARTICIPANTE

LIC. DORIS MELGAREJO HERRERA

2006

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Microsoft Excel 2003

Lic. Doris Melgarejo Herrera

MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCIN
Microsoft Excel es una hoja de clculo, que esta constituida por una tabla que
viene a ser una matriz de dos dimensiones, FILAS (1 hasta 65536) y
COLUMNA (A hasta IV), a la interseccin de ambas se les denomina CELDAS.
Cada celda esta referenciada por su direccin (columna, fila), es decir la
esquina superior izquierda esta referenciada por A1, o columna A, fila 1 la cual
vendra a ser la celda activa, el desplazamiento a travs de celdas es por
medio de las teclas cursoras, barra de desplazamiento haciendo uso del
mouse.
A su vez esta dividido en HOJAS , cada hoja es un nivel de trabajo, se puede
insertar el nmero de hojas que se desee; esta configuracin nos permite
trabajar de una manera estructurada y organizada.
La manera de
desplazarnos hacia las hojas de trabajo es haciendo clic en la hoja deseada o
haciendo uso de las teclas combinadas CTRL. + Re Pg (retrocede una hoja)
CTRL. + Av Pg. (Avanza una hoja).
Un RANGO comprende una porcin de la tabla, o mejor dicho un conjunto de
celdas activas en un bloque.
Todos estos elementos son parte de un LIBRO, es como excel da el nombre al
documento de trabajo, al cual le podremos asignar un nombre y almacenarlo
en el disco como archivo.
Podemos hacer uso de estos libros
simultneamente, es decir podemos tener abiertos gran cantidad de libros a la
vez, dependiendo de la memoria del computador.
INGRESO A MICROSOFT EXCEL.
1ra. Forma : Ir a INICIO/PROGRAMAS//MICROSOFT EXCEL.
2da. Forma.: Hacer doble click en el botn de Microsoft Excel en la ventana de
windows.
FAMILIARIZARSE CON LA VENTANA
En la ventana que se presenta se indica sus partes.

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Barra de Ttulo

Barra de Men

Barra de Frmulas

Barra de Herramientas

Celda Activa

Barras de
desplazamiento

Ventana de Trabajo

Barra de Dibujo

Barra de Estado

ELEMENTOS DE LA HOJA DE CALCULO

Celdas: Es el lugar de la hoja de clculo que contiene informacin.
identifica por una letra y un nmero correspondientes a la columna y fila.

Se

Celda Actual o Celda Activa : Es aquella en la que se introduce la informacin

y de la cual se muestra su direccin o referencia en el cuadro de direcciones.
C
Gestor de Relleno

Se identifica por:
1ro. Tiene un borde ms grueso que las dems celdas.
2do. Su direccin o referencia aparece a la izquierda de la barra de funciones o
frmula.
3ro. La cabecera de fila y columna se muestran con un botn y con su
identificador en negrita.
Puntero : Cambia de forma de acuerdo a cmo y donde este ubicado el
mouse.

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Rango : Es un grupo de celdas contiguas que generalmente tienen una forma

rectangular y que se identifican de acuerdo a la siguiente sintaxis:
Celda Inicial : Celda Final (Ejemplo: A1:M9)
El gestor de relleno est en el ltimo rango seleccionado.
SELECCIN DE CELDAS:
- Para seleccionar una celda actual basta con hacer clic sobre la celda.
- Para un rango:
Primera forma:
1ro. Hacer clic en la celda inicial
2do. Shift + clic en la celda final.
Segunda forma:
1ro. Clic en la celda inicial
2do. Shift + flechas hasta la celda final.
Tercera forma:
1ro. Clic en la celda inicial
2do. Luego arrastar el puntero
hasta la celda final.
-

Para un rango discontinuo

1ro. Seleccionar el primer rango
2do. Presionando la tecla CTRL. Seleccionar el segundo rango.

Selccecionar Todo
Hacer clic en la interseccin de las filas y columnas inicial.

MANEJO DE LAS HOJAS

a)
INSERTAR HOJAS DE CALCULO
1.
Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic
derecho.
2.
Luego haga clic en la opcin insertar.
3.
Finalmente haga clic en Aceptar.
b)

ELIMINAR HOJAS DE CALCULO

Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic
derecho.
2.
Luego haga clic en la opcin Eliminar . Excel mostrar un
mensaje preguntndole si desea eliminar la hoja.
3.
Finalmente haga clic en Aceptar.
1.

c)

CAMBIAR NOMBRE A LAS HOJAS DE CALCULO

1.
Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic
derecho.
2.
Luego haga clic en la opcin Cambiar Nombre (un fondo negro
resalta el nombre de la hoja)
3.
Finalmente haga clic en Aceptar.

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d)

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MOVER HOJAS DE CALCULO

Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y arrastre el
Mouse hacia una nueva posicin.
2.
Un pequeo tringulo negro indica la posicin en la que se
insertar la hoja.
3.
Suelte el botn del Mouse y la hoja se mover a la nueva
posicin.
1.

INGRESO Y MODIFICACIN DE DATOS

Ingreso de datos
Se ubica en la posicin que deseamos ingresar informacin, digitamos
libremente y vemos que en la lnea de edicin tambin se escribe lo que
hacemos en la celda, luego presionamos ENTER la cual dar por confirmado
el acceso de informacin.
Modificar el contenido
Para modificar el contenido de una celda presionamos la tecla [F2] la cual nos
dar acceso a la lnea de edicin desde la cual podemos modificar el contenido
de la celda, caso contrario lo que hagamos ser borrar lo anterior y dar lugar a
lo que se ha digitado nuevamente.
TIPOS DE DATOS
Los datos se almacenan en las celdas del documento teniendo en cuenta:

Cada celda tiene una capacidad de 255 caracteres.

Slo puede trabajar con un tipo de dato a la vez.

Los tipos de datos con los que se puede trabajar son:

TEXTO
Es considerado como dato tipo texto a aquellos que por excel no son
considerados como nmero, frmula, funcin, fecha y hora, valor lgico o
valor de error, pudiendo almacenar por celda hasta 255 caracteres. Cuando
se introduce un texto se alinea al MARGEN IZQUIERDO de la celda, en
caso que deseamos cambiar la alineacin lo haremos haciendo uso de la
alineacin en el men formato o en la barra de herramientas formato. Si
deseamos ingresar un valor numrico como texto habremos de cerrarlos
entre comillas ejm 2001, en este caso no se pueden efectuar operaciones
matemticas.

NUMEROS
Entran en este tipo cualquiera de los diez dgitos ( 0 al 9), como tambin
cualquiera de los caracteres especiales:
+
: Nmeros positivos
-, ( )
: Nmeros negativos
,
: Coma decimal
.
: Separador de miles
E, e
: Notacin cientfica
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$
%
/

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: Moneda
: Porcentaje
: Fecha o fraccin

FECHAS Y HORAS
En una misma celda se pueden almacenar fecha, hora o al mismo tiempo
fechas y horas, para esto habrn de estar separados por espacio en blanco.
Excel las visualiza del modo standar pero internamente son almacenadas
como nmeros enteros.
La fecha ser ingresada con el siguiente formato: 10/06/2001 10-06-2001
La hora ser de la siguiente manera: 3:00 pm 15:00

FORMULAS
Una manera de sacarle mayor provecho a los datos es por medio del
ingreso de frmulas, stas realizarn funciones sencillas, como la suma de
valores de dos celdas o tambin clculos ms complicados.
Estas se identifican por medio del prefijo (=), el signo igual ser visible slo
cuando estn editando, las frmulas calcularn el valor basado en otros
valores.

FUNCIONES
Son herramientas para simplificar operaciones, se tiene acceso a ellas
desde el comando FUNCIN del men INSERTAR o por el botn
ASISTENTE DE FUNCIONES, dentro de la caja de funciones la seleccin
ser con las teclas cursoras donde una vez seleccionada se presionar
ENTER un doble clic activar la funcin, se selecciona el rango o es
ingresado desde el teclado.

TIPOS DE OPERADORES
Excel maneja los siguientes tipos de operadores:

MATEMTICOS
Estos producirn resultados numricos.
+
: Suma
: Resta
/
. Divide
*
: Multiplica
%
: Porcentaje
^
: Exponenciacin

TEXTO
Opera dos expresiones del tipo texto, concatenndolas.
&
: Concatenacin

COMPARACIN
Se usar para comparar valores y obtener un valor lgico es decir
Verdadero o Falso.
=
: Igualdad
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>
<
>=
<=
<>

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: Mayor que
: Menor que
: Mayor igual que
: Menor igual que
: Diferente de

REFERENCIA
Llamamos as a los operadores de Rango y Unin:
Operador de Rango (:) ; identificado por los dos puntos utilizado para
identificar un rango de celdas.
Operador de Unin (;) , Este operador unir los valores de dos o ms
celdas.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS DIFERENTES OPERADORES

Rango
Unin
Operador unitario de resta o cambio de signo
Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Operador de texto
Operador de comparacin.

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EDICIN DE CELDAS
COPIAR Y MOVER CELDAS
Primera forma:
1ro. Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar o mover
2do. Hacer clic en el botn de COPIAR (CORTAR para mover)
3ro. Ubicar el cursor en la celda destino (celda a copiar) o marcar el rango
donde se va ha copiar.
4to. Hacer clic en el botn PEGAR.
Segunda forma
Haciendo uso de la tcnica Arrastrar y Colocar: Esta tcnica permite copiar y
mover datos sin intervencin alguna del teclado, para esto se selecciona un
rango:
Copiar : Se sita el cursor al borde inferior derecho del rango ( gestor de
relleno) y se arrastra hasta donde se quiere copiar pulsar la tecla CTRL. Y
mientras se mantiene pulsando se arrastra el borde a la nueva posicin y se
suelta la tecla de CTRL..
Mover : Se sita el curso en la parte inferior
deseada.

y se arrastra a la posicin

REFERENCIA DE CELDAS
Las celdas se hallan referenciadas por un nombre formado por una letra que
corresponde a la columna y un nmero que es el indicador de la fila. Ejm. A1; a
este tipo de celdas se les denomina CELDAS RELATIVAS.
Referencias Absolutas : Para que una celda tenga esta referencia usamos el
prefijo $ antes de cada identificador de celda : $A$1
Referencias Mixtas : Son aquellas celdas donde una coordenada esta como
relativa y la otra como absoluta. Ejem. A$1, $A1.
Referencias Externas : estas enlazan o vinculan datos de diferentes hojas de
clculo. Ejm. Hoja1!A1

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FORMATO DE LA HOJA DE CALCULO

El formato de la hoja de clculo nos permitir controlar la presentacin del
documento
USAR EL AUTOFORMATO (FORMATO/AUTOFORMATO)
Los autoformatos son combinaciones de formatos predefinidos, los cuales nos
ayudan a ahorrar tiempo, estos formatos pueden ser combinaciones de
formatos numricos, fuentes, de alineacin, de bordes, de diseo, de anchura
de columnas, etc.
Adems de usar autoformatos, luego de aplicar estos tambin podemos aplicar
formatos individuales de los sealados en la barra de formatos.
Para poder usar los autoformatos debemos de seguir las siguientes
instrucciones:

Seleccione la celda o la agrupacin de celdas que desea dar

formato.

Elija la opcin AUTOFORMATO desde el men FORMATO

En el cuadro de dilogo de autoformato, de un clic sobre

Opciones para mostrar los formatos para aplicar.

Seleccione un formato y finalmente haga clic en Aceptar.

FORMATEO DE NUMEROS Y TEXTO (FORMATO/CELDA/NUMERO)

Excel nos brinda la posibilidad de controlar la visualizacin de los valores
numricos y la presentacin de los textos. Esto se puede realizar colocndole
a las celdas un determinado formato. Esta tarea se realiza a travs del cuadro
de dilogo Formato de Celdas, para visualizar este cuadro de dilogo tenemos
tres posibilidades:

A travs del men Formato elegimos la opcin Celdas

Teniendo seleccionada una celda a un rango de ellas, hacemos un clic
derecho sobre estas, del men emergente elegimos la opcin Formato de
Celdas.
Presionando la combinacin de teclas CTRL + 1

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Cualquiera de estas posibilidades nos muestra el cuadro de dilogo formato de

celdas.

Descripcin de las Categoras:

Formato General
Este formato es el que se encuentra por defecto en Excel. Las celdas con
formato general no tienen un formato especfico de nmero, muestra todo lo
que nosotros escribamos, salvo estas excepciones que nombramos a
continuacin:
El formato general abrevia los nmeros demasiados largos, es decir los
muestra como notacin cientfica, los nmeros decimales los redondea,
los valores introducidos originalmente se conservan interiormente y son
usados para los clculos que se desee, independientemente del formato
de presentacin.
El formato general no visualiza los ceros no significatrivos.
Una fraccin decimal introducida sin un nmero a la izquierda del punto
decimal se visualiza con un cero.

Formato Nmero
Contiene opciones que visualizan nmeros en formatos enteros, decimales,
adems podemos darle un separador de miles y la cantidad de decimales
que deben de tener los nmeros.

Formato Moneda
Se manejan de una manera similar a la del formato nmero, con la
diferencia de que por defecto tiene el separador de miles y adems

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tenemos la opcin de elegir un signo monetario segn sea el pas en el que

nos encontramos o la moneda con la que deseamos trabajar.
Todos los formatos moneda dejan un espacio en blanco en la parte
derecha, para asegurarse de que las comas decimales estarn alineadas
en una columna de nmeros positivos y negativos con formatos similares.

Formato Contabilidad
Al utilizar este formato con fuentes contables subrayadas, podemos crear
fcilmente estados de cuentas, hojas de balance y otros documentos que se
adapten a los principios contables aceptados normalmente. Este tipo de
formato se dice que es un formato especial.
Este tipo de formato es similar al del formato monetario, con la diferencia de
que el formato contabilidad el smbolo monetario se alinea a la izquierda y
los nmeros a la derecha, otra diferencia es que los valores negativos
siempre se muestran en negro y no en rojo.

Formato Fecha
Mediante este formato podemos configurar la presentacin de las fechas, es
decir presentarlas como fecha larga o fecha corta, separadas por guiones o
por flash (/), adems tenemos una configuracin segn a la regin que
deseamos.

Formato Hora
El formato Hora, en forma similar al del formato Fecha, nos permite
configurar la presentacin de las horas introducidas, tenemos la opcin de
utilizar horas de 24 como por ejemplo 22:10 o la hora tradicional como
10:10 pm.

Formato Porcentaje
Mediante este formato se puede visualizar los nmeros con porcentajes, la
coma decimal salta dos lugares a la derecha y se aade el signo de
porcentaje (%) al final del nmero. Por ejemplo si introducimos 15 este
aparecer como 15.00% si es que esta configurado con dos decimales.

Formato Fraccin
Este formato nos permite visualizar fracciones en vez de decimales, nos
permite configurar las fracciones en varios tipos como por ejemplo en
fracciones de 2 o 3 dgitos, o como cuarto u octavos.
Por ejemplo si ingresamos 0.5 se ver
Adems tambin se puede visualizar nmeros enteros con nmeros
fraccionados, por ejemplo si ingresamos 6.5 se ver como 6

Formato cientfica
Este formato nos visualiza nmeros con notacin cientfica. El smbolo E
indicar la exponente del nmero, por ejemplo 125 se ver como 1.25E+02,
es decir 1.25 por 10 elevado a la 02 potencia.

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Este formato es muy til para ver nmeros demasiado grandes o

demasiados pequeos como 0.0000000003 el cual se ver como 3.00E-10

Formato Texto
Las celdas con formato texto son tratadas como texto incluso cuando se
encuentre un nmero en la celda. La celda se presenta exactamente como
fue introducida. Por ejemplo al introducir un nmero este generalmente se
alinea a la derecha, pero con el formato texto se alinear por defecto a la
izquierda.

Formatos Especiales
Entre estos formatos se incluyen dos formatos de cdigo postal, uno de
nmero telefnico y otro ms del nmero de seguro social. Por ejemplo si
ingresamos el nmero 1234567 ste se ver como 123-4567 el guin se
incluye automticamente.

Creacin de Formatos numricos Personalizados

La creacin de formatos numricos se realiza a travs de la categora
personalizada y colocando caracteres especiales, pero no solamente se
puede crear formatos numricos personalizados sino adems cualquier tipo
de formato como fechas personalizadas. Estos caracteres se presentan en
la tabla:
Smbolo
0

%
/

Significado
Indica el dgito. Asegura a cada lado del punto decimal
de un nmero especfico de dgitos. Por ejemplo si el
formato es 0.00 el valor .45 se visualiza como 0.45 o si
ingresamos .456 este se vera como 0.46, s decir
quedar redondeado a dos dgitos decimales.
Indicador de dgito. Sigue las mismas reglas que el
indicador de cifras 0, excepto que se deja espacio a la
izquierda para los ceros no significativos a ambos lados
del punto decimal. Por ejemplo si ingresamos el
nmero 2365894 con un formato 0.???? ste se vera
como 2.3659
Indicador de dgito. Funciona como el 0, excepto que
los ceros extras no aparecen si el nmero tiene menos
dgitos a cada lado del punto decimal que smbolos
especificados en el formato.
Punto decimal. Determina cuanto dgitos (0 o )
aparecen a la derecha y a la izquierda del punto
decimal.
Indicador de porcentaje. Multiplica por 100 e introduce
el smbolo de %.
Fraccin. Visualiza la parte fraccionaria de un nmero
en un formato no decimal. Para especificar cuntos
dgitos tendr el numerador y el denominador se puede

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Smbolo
$ - + / ()
espacio
E- E+

_
Texto

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Significado
usar los smbolos ? o por ejemplo ???/
Caracteres estndar de formato.
Introduzca
directamente en su formato.
Caracteres de formato cientfico. Usado en notaciones
cientficas.
Carcter de demarcacin de literales.
Debemos
preceder cada carcter que deseemos incluir en el
formato (excepto: $ - + / ( ) y el espacio) con una barra
invertida. Por ejemplo el cdigo de formato:
D;- C visualiza nmeros positivos seguidos
por un espacio y una D y los nmeros negativos
seguidos por un espacio y una C
Subrayado. Deja un espacio igual a la anchura del
siguiente carcter.
Cadena literal de caracteres. Funciona como tcnica
de la barra invertida, excepto que todo pude incluirse
entre un conjunto de comillas dobles sin separar los
caracteres para cada carcter literal.

AADIR COLORES A LOS FORMATOS

Especificar un color a una entrada de datos determinada es muy sencillo, slo
basta con especificar el color entre corchetes, antecediendo a la definicin del
formato personalizado. Por ejemplo si queremos un color de entrada amarillo
ser [Amarillo]0.???? Este formato indicar que todos los nmeros positivos y
negativos sern de color amarillo, incluso si ingresamos texto ste se
presentar de color amarillo.
Si queremos personalizar an ms los colores de entrada podemos ingresar el
siguiente formato:
[Amarillo];[Azul];[Rojo];[Negro]
Este indica que los nmeros positivos se vern en amarillo, los nmeros
negativos en azul, el cero en rojo y finalmente el texto en negro.
USO
DE
OPERADORES
PERSONALIZADOS

CONDICIONALES

EN

FORMATOS

Podemos personalizar las entradas en celdas segn seas el resultado o la

entrada de los datos, esto se hace a travs del uso de condicionales en los
formatos, estos operadores condicionales son >, <, =, >=, <= o <>.
Por ejemplo si queremos que los nmeros negativos se visualicen en color azul
y los negativos en rojo debemos ingresar el siguiente formato:
[Rojo][>0]Estndar;[Azul][<0]Estndar
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Tambin podemos hacer un formato con combinacin de texto, por ejemplo si

al formato anterior queremos si adems nos diga si el nmero es positivo o
negativo debemos de escribir el siguiente formato:
[Rojo][>0] .0?positivo;[Azul][<0] .0?negativo
ELIMINACION DE FORMATOS PERSONALIZADOS
Para eliminar un formato personalizado , primero debemos de seleccionar el
formato a eliminar, y luego hacer un clic sobre el botn Eliminar del cuadro de
dilogo Formato de Celdas.
Los formatos predefinidos no son posible borrarlos por os mismos que son
predefinidos y Excel usa estos formatos de manera predeterminada.
OTRAS OPCIONES DE FORMATO DE CELDAS

ALINEACIN DE DATOS
Nos permite alinear el texto ya sea en forma horizontal (derecha, izquierda,
centro y justificado) o vertical (superior, inferior, centro). Adems se puede
realizar el control del texto con:
Ajustar Texto : Permite ajustar el texto en la celda , al ajustar aumenta el
alto de la fila. (No vara el tamao de la fuente)
Reducir hasta ajustar : reduce el texto hasta ajustar a la celda. (Vara el
tamao de la fuente)
Combinar celdas: Combina un rango de celdas a una sola.
Adems podemos girar el texto a la posicin deseada haciendo uso de la
ORIENTACIN.

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FORMATO DE TIPO DE LETRA : FUENTE

Permite modificar el tipo de letra (fuente), color, tamao y aspecto o estilo
de la misma, as como el subrayado del texto y efectos de la misma.

BORDES DE CELDAS
Podemos crear bordes en torno a rango de las celdas seleccionadas, as
como disear el borde deseado haciendo clic en el borde a colocar en la
ventana para diseo del borde. Adems podemos dar diferentes estilos y
color al borde,

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TRAMAS
Permite elegir un sombreado a las celdas haciendo uso de la opcin
Trama, as como escoger un color de primer plano; adems de una paleta
de 40 colores de fondo.

PROTEGER
En esta pestaa podemos bloquear u ocultar celdas para impedir su
edicin.
No se podr bloquear u ocultar celdas a menos que la hoja de clculo este
protegida. Para proteger la hoja , elija proteger en el men herramientas y
despus elija proteger hoja. La asignacin de una contrasea es opcional.

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FORMATOS CONDICIONALES
El formato condicional permite aplicar formatos a celdas individuales, que
permanecen inactivos hasta que los valores de dicha celda alcancen el estado
predeterminado.
Para aplicar un formato condicional hacemos:
1.
Seleccionemos la celda donde aplicaremos el formato condicional.
2.
Formato/Formato Condicional
3.
Al aparecer el cuadro de dilogo formato condicional observamos que
nos permite insertar una serie de condiciones para la activacin del

formato.
4.
5.
6.

Elijamos en la primera casilla Valor de celda.

En la segunda casilla elegimos la opcin no est entre
En la casilla siguiente especifique la celda o el valor numrico
correspondiente (de acuerdo a la condicin se llena esta casilla)
7.
Luego damos un clic sobre el botn formato y nos aparece el cuadro
de dilogo de formato de celdas (slo podemos acceder a las fuentes,
bordes y tramas).
8.
Damos los formatos respectivos y Aceptar.
9.
Finalmente pulsamos el botn aceptar.

CAMBIO DE TAMAO DE CELDAS

FORMATO/COLUMNA/ANCHO FORMATO/FILA/ALTO
Esta opcin se halla en el comando Columna y/o Fila del men Formato. Excel
asume como estndar 10,71 caracteres de ancho de columna y para cambiar la
altura de la celda nos vamos al comando de fila desde el men Formato,
podemos modificar el ancho de columnas o la altura de filas de un bloque
seleccionado; o con el mouse ubicndonos en la lnea entre lneas y
arrastrndola a la medida deseada.
Si deseamos colocar el mismo ancho de columnas o alto de filas,
seleccionamos
las
columnas
o
filas
y
luego
vamos
a

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Formato/columnas/ancho y en la caja de dilogo que se presenta colocamos

el ancho respectivo y aceptar. Lo mismo con el alto de filas.
INSERCIN Y ELIMINACIN DE CELDAS
Los comandos Celdas, Filas y Columnas del men insertar nos permiten, claro
esta insertar celdas, filas y columnas en la hoja.
Ejecutamos el comando Eliminar del men de Edicin, a diferencia del
comando Borrar que slo blanquea el sector seleccionado, Eliminar, eliminar
toda esa seccin.

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FUNCIONES
Funcin: Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden
determinado o estructura.
Argumentos: Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos
como VERDADERO o FALSO,, matrices, valores de error como #N/A o
referencia de celdas. El argumento que se designe deber generar un valor
vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes,
frmulas u otras funciones.
Estructura: La estructura de una funcin comienza por el Nombre de la
Funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por punto y coma y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una
frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin.
Signo Igual (si la funcin esta al inicio de la frmula)

Argumentos

Nombre de la funcin

= SUMA(D2:D6;10;E2)
Los parntesis abren y cierran argumentos

Los punto y comas separan argumentos

FUNCIONES ELEMENTALES
SUMA : Suma todos los nmeros proporcionados como argumentos
=SUMA(nmero1;nmero2;...)
Ejem.
=SUMA(2;6;10)
=SUMA(A1:D1)
=SUMA(A5;B3;C4)
PROMEDIO : Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos
=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;...)
Ejem.
=PROMEDIO(A1:D1)
=PROMEDIO(15;14;10)

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MAX : Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

=MAX(Nmero1;Nmero2;...)
Ejem.
=MAX(15;16;11) es igual a 16
MIN : Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores
=MIN(Nmero1;Nmero2;...)
Ejem.
=MIN(10;16;18) es igual a 10
CONTAR : Indica cuantas celdas de un rango contienen nmeros, incluyendo
fechas y frmulas que dan como resultados nmeros.
=CONTAR(Rango)
CONTAR.SI : Cuenta las celdas que cumplen con el criterio indicado.
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Ejem.
Supongamos que el rango A1:A10 contiene aprobados y desaprobados
respectivamente.
=CONTAR.SI(A1:A10;aprobados)
=CONTAR.SI(A1:A10;desaprobados)
REDONDEAR : Redondea los decimales a la cantidad especificada, los dgitos
inferiores a cinco los mantiene y los dgitos iguales o superiores que cinco
redondea hacia arriba.
=REDONDEAR(nmero;nmero-de-decimales)
Ejm.
=REDONDEAR(25,678;0) dar como resultado 26
ENTERO: Coloca la parte entera del nmero, sin considerar los decimales.
=ENTERO(nmero)

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SI : Evala una condicin como argumento.

=SI(condicin;valor-verdadero;valor-falso)
O : Devuelve el valor verdadero si alguno de sus elementos de un valor lgico
verdadero, si todos los argumentos son falsos devuelve un valor falso.
=O(valor-lgico;valor-lgico;...)
Y : devuelve el valor verdadero cuando todos los argumentos dan valores
lgicos verdaderos, si algunos de los elementos es falso devuelve el valor
falso.
=Y(valor-lgico;valor-lgico;...)
NO : Devuelve el opuesto al valor lgico.
=NO(valor-lgico;valor-lgico;...)
DERECHA, IZQUIERDA : Devuelve el nmero de caracteres especificados
situados a la derecha y a la izquierda de una cadena respectiva.
=DERECHA(cadena;nmero-de-caracteres)
=IZQUIERDA(cadena;nmero-de-caracteres)
TEXTO : Convierte un nmero en texto, con un formato de nmero
especificado.
=TEXTO(nmero;formato)
MAYUSC; MINUSC Y NOMPROPIO : Mayusc, Minusc convierten todos los
caracteres de un texto en maysculas y minsculas respectivamente.
Nompropio convierte la primera letra de todas las palabras de la cadena en
maysculas y el resto en minsculas.
=MAYUSC(texto)
=MINUSC(texto)
=NOMPROPIO(texto)

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EXTRAE : Devuelve el nmero de caracteres especificados en una cadena de

texto a partir de la posicin indicada.
=EXTRAE(texto;posicin-inicial;nmero-caracteres)
VALOR : Convierte un texto en nmero
=VALOR(texto)
LARGO : Devuelve el largo de una cadena
=LARGO(texto)
AO, MES, DIA : Devuelve el valor del ao, mes y da del nmero o de la
referencia de la celda
=AO(fecha)
=MES(fecha)
=DIA(fecha)
DIASEM : Devuelve el nmero comprendido entre 1 y 7 correspondiente al da
de la semana.
=DIASEM(fecha)
AHORA : Devuelve la fecha y la hora del sistema
=AHORA()
HOY : Devuelve en nmero de serie del da en curso
=HOY()

ASISTENTE DE FUNCIONES
Excel brinda un asistente de funciones, es decir una ventana que nos va ha
ayudar a la elaboracin y sintaxis de las funciones; adems de una explicacin

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de sus procedimientos. Este asistente de funciones lo hallamos en el men

INSERTAR/FUNCION.
En la ventana que se presenta nos muestra dos divisiones:
1ro. La categora de funcin; que es a la cual pertenece cada una de las
funciones (excel nos da la opcin de TODAS para ubicar todas las funciones)
2do. El nombre de la funcin: De acuerdo a la categora se visualiza el
nombre de las funciones..

Para activar una funcin deseada hacemos docle clic en la funcin y aparece la
ventana de la funcin en la que hay que especificar de acuerdo a la funcin, ya
sea el rango, criterios y otros que se requiere.

BSQUEDA Y REEMPLAZO
Nos permite buscar cualquier dato, previamente especificado. Tenemos
acceso a este comando digitando las teclas combinadas CTRL. + B en
EDICIN/BUSCAR; nos pedir ingresar la expresin a buscar y si deseamos
reemplazarla.

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GRAFICOS EN EXCEL
Un grfico es la representacin de un fenmeno estadstico por medio de
figuras geomtricas (Puntos, lneas, rectngulos, paraleleppedos, etc.) cuyas
dimensiones son proporcionales a la magnitud de los datos representados.
Para realizar un grfico en Excel, partimos una tabla elaborada.
1ro. Disear el cuadro y realizar los clculos respectivos:
2do. Ir a INSERTAR / GRAFICO

3ro. En la ventana que se presenta escoger dentro de TIPO DE GRAFICO:

COLUMNAS Y dentro del SUB TIPO el primer grfico que se presenta. Luego
hacer click en SIGUIENTE.
4to. En la ventana que se presenta escoger el rango y las series para ello
Rango de Datos :
a) Hacer click en Columnas.
b) En el botn de rango de datos hacer click, luego marcar bloque del
rango.

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Luego hacer click en la ficha de SERIE e indicar a quin corresponde las series
de la siguiente forma:

5to. Luego hacer click en SIGUIENTE el cual mostrar la siguiente ventana:

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a) TITULOS: Permite colocar los ttulos para el grfico, asimismo para los ejes.

b) EJES: Permite la visualizacin de los valores en cada uno de los ejes.

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c) LINEAS DE DIVISION: Permite la visualizacin de las lneas de divisin del

eje horizontal (principal y secundario) as como del eje vertical.

d) LEYENDA: Permite mostrar la leyenda, asimismo la ubicacin.

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e) ROTULOS DE DATOS : Permite mostrar los rtulos en el mismo grfico.

TABLA DE DATOS: Permite colocar dentro del grfico el cuadro de donde se

estn sacando los datos.

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6to. Hacer click en SIGUIENTE el cual mostrar un cuadro donde permitir

colocar el grfico en una hoja nueva o en el mismo cuadro (Por defecto se
encuentra en el mismo cuadro).

7mo. Hacer click en TERMINAR.

8vo. Editar el grfico.
NOTA: La secuencia para cualquier tipo de grfico es la misma, slo vara en
ubicar los rangos y tipos de serie de acuerdo al tipo de grfico

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BASE DE DATOS
BASE DE DATOS : Una Base de datos en Excel es un conjunto de informacin
sobre cualquier tema relacionado y organizado en filas y columnas lo que
facilita su localizacin y recuperacin individual.
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS:
1. Campo : Cada columna de una Base de datos es un campo separado y
cada una de las celdas dentro de las columnas es un campo.
2. Nombre de campo o Encabezado: Es el nombre que identifica los datos
almacenados en un campo. La primera fila de la base de datos siempre
debe contener los nombres de campo, cada columna debe tener un nombre
de campo.
3. Registro: Es una fila de la base de datos, representa a una entidad dentro
de la base de datos.
4. Rango de Criterios: Es un lugar de la hoja donde se colocan las
condiciones por las cuales se seleccionar los registros de la base de datos.
5. Rango de la base de datos: Es el rango de celdas de la hoja de clculo,
definido como base de datos.

Encabezado
Registros

Campos

CMO CREAR UNA BASE DE DATOS

1ro. Digitar la informacin agrupando a cada elemento en una fila y
distribuyendo la informacin comn en una columna.
2do. Coloque el puntero en cualquier celdas y active el men DATOS, excel
automticamente define el rango de la base de datos y asigna a la primera
fila como cabecera identificando cada campo con el rtulo colocado al
principio de cada columna.

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FICHA DE DATOS
Es un cuadro de dilogo que ofrece una manera sencilla de examinar, cambiar,
aadir o eliminar registros de una base de datos.
Basta con que seleccione cualquier celda de la base de datos y luego activar el
men DATOS/FORMULARIO.
Componentes de una ficha:
1. Barra de Desplazamiento: Esta barra permite moverse por los registros de
la base de datos.
2. Barra de Ttulo: Muestra el nombre de la hoja.
3. Nombre de Campo: Identifica el nombre de los campos de la base de
datos.
4. Campo con cuadro de texto: Incluye datos de un campo que se pueden
editar con la ficha de datos.
5. Campo sin cuadro de texto: Es un campo cuyo valor es producto de una
frmula o funcin y no puede ser modificado por la ficha.
6. Indicador del nmero de registros: Nos muestra en que registro de la
base de datos nos encontramos y tambin la cantidad de registros que la
componente.
2
6

3
4

5
1

EDITAR REGISTROS CON LA FICHA

1ro. DATOS/FORMULARIO
2do. Con la barra de desplazamiento ubquese en el registro a editar.
3ro. Modificar el registros y cerrar.
4to. Si desea cancelar los cambios efectuados hacer click en RESTAURAR.

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AGREGAR REGISTROS A LA FICHA DE DATOS

1ro. DATOS/FORMULARIO
2do. Hacer click en el botn NUEVO
3ro. Mostrar una ficha en blanco donde podr ingresar los datos del nuevo
registros.
ELIMINAR REGISTROS DE LA BASE DE DATOS
1ro. DATOS/FORMULARIO
2do. Ubique el registro que desea eliminar.
3ro. Hacer click en el botn ELIMINAR.
BUSQUEDA DE REGISTROS CON UNA FICHA DE DATOS
1ro. DATOS/FORMULARIO
2do. Para poder buscar hacemos click en CRITERIOS, notaremos que la ficha
muestra los campos en blanco pero no muestra los campos calculados.
3ro. Ingrese el criterio de bsqueda en uno o varios de los campos siguiendo
las siguientes pautas:
Digite caracteres que desee que coincidan con el registro que va ha
buscar.
Una cantidad que desee comparar.
Un Comodn (* : reemplaza varios caracteres, ? : reemplaza un
caracter)
Se puede utilizar signos de comparacin >, <, =.
4to. Una vez digitado el criterio hacer click en los botones BUSCAR
SIGUIENTE o BUSCAR ANTERIOR para iniciar la bsqueda.
5to. Al terminar hacer click en CERRAR.
ORDENAR UNA BASE DE DATOS
Esta funcin nos permite ordenar nuestra base de datos utilizando uno o ms
criterios para el ordenamiento ya sea en forma ascendente o descendente.
El procedimiento es:
1ro. Ubique el cursor en cualquier celda de la base de datos.
2do. DATOS/ORDENAR
3ro. Se presenta una caja de dilogo. Por defecto el sistema asume que desea
ordenar por el campo donde esta seleccionado la celda.
4to. Una vez seleccionado el campo por el que desea ordenar (puede
establecer varios criterios) defina si quiere ordenarlos en forma ascendente
o descendente y luego hacer click en el botn ACEPTAR.

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LOS FILTROS DE DATOS

En el recuadro inferior vemos un ejemplo de lo que son los FILTROS
AUTOMATICOS , esta funcin aplica flechas a los nombres de campo para
poder elegir el elemento deseado o poder aplicar criterios de comparacin
personalizados.
Para ello:
1ro. Ubquese en cualquier celda de la base de datos.
2do. DATOS/FILTRO/AUTOFILTRO
3ro. Una vez que aparezcan las flechas presionar aquella del campo en el cual
se va ha especificar, se mostrar las opciones:
Todas : Muestra todos los registros.
Las 10 ms... : Muestra los 10 primeros registros.
Personalizados : Permite criterios de comparacin personalizados.
Vacas: Oculta todos los registros.
No Vacas: Muestra los registros que contienen informacin.
Para restaurar todos los registros activar la opcin TODOS del comando filtro.
Para desactivar los filtros ejecutar nuevamente AUTOFILTRO.

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