REQUISITOS DE DOCUMENTACIN OHSAS 18001

16 agosto, 2014Ing. Hugo GonzalezDeja un comentario

REQUISITOS DE DOCUMENTACIN OHSAS 18001

A diferencia de otras normas de gestin, como por ejemplo ISO 9001, la Norma OHSAS
18001 no es muy clara con respecto a los documentos exigibles, pues en la redaccin de los
requisitos existe una mezcla de conceptos acerca de la obligatoriedad de documentar
procedimientos o no.
Slo en el caso del requisito 4.4.6 Control operacional se menciona la necesidad de
procedimientos documentados: procedimientos documentados, para cubrir las situaciones
en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de su poltica y sus objetivos de SSO.
En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma
OHSAS 18001 especifica que La organizacin debe establecer, implementar y mantener
uno o varios procedimientos para sin exigir que los mismos estn documentados.
Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento
pero s obliga a documentarlo de alguna forma:
Declaraciones documentadas de una poltica de SSO y objetivos de SSO
Manual de gestin de SSO
QU DOCUMENTOS ELABORAR PARA OHSAS 18001?
Es la propia organizacin la que decide la extensin de la documentacin del sistema de
gestin de la SSO, de acuerdo con sus caractersticas en cuanto a tamao, tipo de actividad
que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.
No obstante, tal como se ha mencionado en la introduccin, es exigible la existencia de los
documentos slo en el caso del requisito 4.4.6 Control operacional, donde
especficamente se menciona la necesidad de procedimientos documentados.

Documentos OHSAS 18001

PROCEDIMIENTOS PARA OHSAS 18001

En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma

OHSAS 18001 especifica que La organizacin debe establecer, implementar y mantener
uno o varios procedimientos para sin exigir que los mismos estn documentados.
Estos procedimientos son los siguientes:

4.3.1
4.3.2
4.4.2
4.4.3
4.4.5
4.4.7
4.5.1
4.5.2
4.5.3

Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles

Requisitos legales y otros requisitos
Competencia, formacin y toma de conciencia
Comunicacin, participacin y consulta
Control de los documentos
Preparacin y respuesta ante emergencias
Medicin y seguimiento del desempeo
Evaluacin del cumplimiento legal
Investigacin de incidentes, no conformidad, accin correctiva y accin

preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditora interna
Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero
s obliga a documentarlo de alguna forma:

Declaraciones documentadas de una poltica de SSO y objetivos de SSO

Manual de gestin de SSO
JERARQUA DE LA DOCUMENTACIN OHSAS 18001
El grfico anterior describe la jerarqua tpica de la documentacin de un sistema de
gestin de SSO. El orden de desarrollo de esta jerarqua en una organizacin en particular
depende de las condiciones de dicha organizacin.
La naturaleza y extensin de la documentacin debera satisfacer los requisitos
contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de
otras partes interesadas, sin apartarse de las necesidades de la propia organizacin.
La documentacin puede encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para las
necesidades de la organizacin, como por ejemplo documentos impresos en papel,
contenidos en disco magntico, electrnico u ptico, fotografa, muestra patrn, accesibles
mediante Internet o intranets, etc.
Para elaborar una documentacin que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes
interesadas, la organizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas

Aceptacin de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial
Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
Fuentes externas de informacin para el desarrollo de la organizacin
Informacin acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Adems, resulta apropiado que la organizacin evale la generacin, uso y control de la
documentacin respecto de los siguientes criterios:

Funcionalidad (tal como la velocidad de procesamiento)

Facilidad de uso
Recursos necesarios
Polticas y objetivos
Comparacin entre los sistemas de documentacin de diferentes organizaciones
(benchmarking)
Interfaces utilizadas por los clientes, proveedores y otras partes interesadas de la
organizacin.

DEFINICIONES OHSAS 18001

Los siguientes trminos y definiciones se han tomado del captulo 3 de la Norma OHSAS
18001:2007.

Definiciones sobre documentos OHSAS 18001

MANUAL DE GESTIN DE SSO