Propuesta de Documentacion de Procesos y Procedimientos

PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES

COLOMBIA S.A.
DARWIN YOUSET AVENDAO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD TECNOLGICA
TECNOLOGA INDUSTRIAL
BOGOT
2013
1
PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES
COLOMBIA S.A.
DARWIN YOUSET AVENDAO
Pasanta Empresarial
Director
MONICA SUREZ
INGENIERA INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD TECNOLGICA
TECNOLOGA INDUSTRIAL
BOGOT
2013
2
Nota de Aceptacin
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
______________________________
Firma del Director
______________________________
Firma del Jurado
______________________________
Firma del Jurado
Bogot 11 Septiembre de 2013
AGRADECIMIENTO
A mi esposa hermosa que con su apoyo y ayuda incondicional lleno de

conocimiento, fuerza y motivacin, no me dejo desfallecer en los momentos ms
difciles. Gracias Amor mo.
A mis padres y mi abuelita que aportaron de una u otra forma todos sus esfuerzos
en todo este proceso de formacin acadmica. Muchsimas gracias. Mamita lo
logramos!
A la empresa Archies Colombia S.A que tuvo la disposicin de brindarme toda la
informacin necesaria para el desarrollo del presente proyecto.
DEDICATORIA
A ti Nicols te dedico este logro porque llegaste a iluminar mi vida, porque me

llenaste de fuerza y motivacin para salir adelante, siempre con el deseo de
poderte brindar lo mejor de m. Esfuerzo, dedicacin y ejemplo no lo olvides
nunca hijo.
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN
15
1. GENERALIDADES
16
1.1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA
16
1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
17
2. PROBLEMTICA
18
2.1. DESCRIPCIN
18
2.2. FORMULACIN
18
3. OBJETIVOS
19
3.1. OBJETIVO GENERAL
19
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
19
4. JUSTIFICACIN
20
5. MARCO REFERENCIAL
21
5.1. MARCO TERICO
21
5.1.1. Historia De Las Normas ISO
21
5.1.2. Principios De Gestin De Calidad
22
5.1.3. Proceso
23
5.1.4. Procedimiento
25
5.1.5. Cadena de suministros
25
5.1.6. Historia de la Documentacin
30
5.1.7. Documentacin de procesos
31
5.1.8. Diagrama De Proceso
32
5.1.9. Matriz DOFA
35
5.1.10.
Matriz Vester
36
5.2. MARCO NORMATIVO
38
5.2.1. NTC (Norma Tcnica De Calidad) ISO 9001: 2000
38
5.3. MARCO CONCEPTUAL
40
6. DISEO METODOLGICO
43
6.1. FASE 1 RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
43
6.2. FASE 2 DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
43
6.3. FASE 3 ESTANDARIZACINDE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE

ABASTECIMIENTO
43
6.4. FASE 4 ELABORAR LA PROPUESTA DE LA DOCUMENTACIN
44
7. DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
45
7.1. IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA CADENA DE

SUMINISTROS DE ARCHIES COLOMBIA S.A.
45
7.1.1. Proceso Gestin de compras
45
a) Descripcin del proceso
46
b) Diagrama de flujo
49
7.1.2. Proceso Gestin de la produccin
50
50
52
7.1.3. Proceso Gestin de despachos y recibo de mercanca
53
53
57
7.2. EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
58
7.2.1. Matriz DOFA
58
a) Proceso de Gestin compras
58
b) Proceso de Gestin produccin
59
c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca
60
7.2.2. Matriz De Vester
61
a) Proceso de Gestin compras
61
b) Proceso de Gestin produccin
63
c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca
65
8. PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN Y ESTANDARIZACIN DE LOS

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
68
8.1. MAPA DE PROCESOS
68
8.1.1. Procesos de direccin
69
8.1.2. Procesos de operacin
69
8.1.3. Procesos de Apoyo
69
8.2. ESTANDARIZACIN
70
8
8.2.1. Proceso de compras
70
8.2.2. Proceso produccin
72
8.2.3. Proceso de despachos y recibo de mercanca
74
8.3. ESPECIFICACIN DE LAS INSTALACIONES
76
9. ESTANDARIZACIN DE FORMATOS Y DOCUMENTOS DE LOS

PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES
COLOMBIA S.A.
78
9.1. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE DOCUMENTOS
78
9.2. PROPUESTA DE FORMATOS Y DOCUMENTOS
80
10. CONCLUSIONES
81
11. RECOMENDACIONES
82
BIBLIOGRAFA
83
ANEXOS
85
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1
Actividades de la logstica en la cadena de suministros

Inmediata de una empresa
28
Tabla 2
Tipos de Diagramas
35
Tabla 3
Matriz Vester
36
Tabla 4
Normatividad
40
Tabla 5
Proceso gestin de compras
46
Tabla 6
Proceso Gestin De la Produccin
50
Tabla 7
Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca
53
Tabla 8
Matriz DOFA Proceso de Gestin de Compras
58
Tabla 9
Matriz DOFA Proceso Gestin de Produccin
59
Tabla 10
Matriz DOFA Proceso Gestin de Despachos y Recibo de

Mercanca
59
Tabla 11
Matriz Vester. Gestin de Compras
61
Tabla 12
Matriz Vester Gestin De Produccin
63
Tabla 13
Matriz Vester Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca
65
Tabla 14
Cuadro comparativo documentacin existente vs documentacin

necesaria. Formatos
79
10
LISTA DE ILUSTRACIONES
Pg.
Ilustracin 1
Concepto de Proceso
24
Ilustracin 2
Evolucin de la logstica hacia la cadena de suministros
26
Ilustracin 3
Actividades de la logstica en la cadena de suministros

inmediata de una empresa
27
Ilustracin 4
Curva crtica del servicio al cliente
28
Ilustracin 5
Smbolos de un Diagrama de Proceso
33
Ilustracin 6
Fortalezas y Debilidades
36
Ilustracin 7
Plano cartesiano
38
Ilustracin 8
Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Compras
49
Ilustracin 9
Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Produccin
52
Ilustracin 10
Diagrama de flujo Proceso Gestin de Despachos y

Recibo de Mercanca
57
Ilustracin 11
Eje de coordenadas Gestin de Compras
61
Ilustracin 12
Eje de coordenadas Gestin de Produccin
64
Ilustracin 13
Eje de coordenadas Gestin De Despachos Y Recibo

De Mercanca
66
Ilustracin 14
Mapa de procesos. Cadena de Abastecimiento
68
Ilustracin 15
Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Compras
71
Ilustracin 16
Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Produccin 73
Ilustracin 17
Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Despachos 75

y Recibo de Mercanca
11
Ilustracin 18
Ilustracin 19
Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos

Nivel 1
76
Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos

Nivel 2
77
12
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A
Manual de Procesos y Procedimientos
13
RESUMEN
En este trabajo producto de meses de estudio bajo la modalidad de pasanta

empresarial en la Empresa Archies Colombia SA, se identific el macro proceso
de la Cadena De Abastecimiento as como los procesos que lo conforman con sus
respectivos procedimientos, contiene adems, diagramas de flujo, que expresan
grficamente el itinerario de las distintas actividades involucradas precisando las
dependencias que intervienen y sus responsabilidades.
Se procedi a identificar los tipos de informacin requeridos para iniciar el estudio,
encontrando necesaria la informacin de tipo primario obtenida de la investigacin
de marco terico, referencial y normativo que servir de base para la
implementacin de los mtodos escogidos en el desarrollo del presente proyecto
y la informacin secundaria adquirida de la observacin recoleccin y suministro
del personal involucrado en el macro proceso as como la indagacin y escrutinio
propio.
Posteriormente con conceptos claros se elabor el diagnostico mediante las
herramientas de anlisis seleccionadas como matriz Vester para identificar los
puntos crticos y la matriz DOFA para identificar los factores externos e internos
que afectan cada proceso; se definieron y describieron los procedimientos
existentes diagramndolos para su mejor comprensin
Con las problemticas plenamente identificadas y con la visin detallada de los
procesos y procedimientos existentes en el centro de acopio, se emprende la
caracterizacin de los mismos basados en los lineamientos establecidos por la
norma ISO 9001:2000 (Sistemas Gestin De Calidad Documentacin de los
procesos).
Finalmente el resultado de este estudio se ve reflejado en el manual de procesos y
procedimientos anexado al final del presente documento .el cual est dirigido a
todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas la
empresa Arches Colombia S.A. en el macro proceso del centro de acopio y se
constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente en la consecucin
de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el
cumplimiento normativo.
14
INTRODUCCIN
Hoy en da gracias a la globalizacin, el sector industrial ha venido en constantes

cambios evolutivos en especial la industria alimenticia, estos cambios han llevado
a las empresas a pensar en maneras de incrementar su eficiencia al menor costo
sin sacrificar su competitividad y reconocimiento en el mercado adems de la
calidad de sus productos.
Para una organizacin poseer una estructura documental debidamente constituida
le ayuda a reaccionar oportunamente a cualquier cambio o fluctuacin que la
industria presente. De esta forma un enfoque hacia un sistema de gestin de
calidad, permite detallar minuciosamente el comportamiento de las actividades y
procedimientos que componen cada proceso y direccionarlos hacia la mejora
continua.
La estandarizacin es la base que permite definir los procesos que hacen parte
esencial de la organizacin, documentarlos es la herramienta que tenemos para
retroalimentar y darle seguimiento.
Para ARCHIES COLOMBIA, es de su inters acogerse a los parmetros
establecidos por la norma ISO 9001:2000, con el fin de satisfacer los
requerimientos de clientes internos y externos proponiendo una secuencia
congruente y dinmica de los procesos y procedimientos de la Cadena De
Abastecimiento para elaborar productos con optimas caractersticas a la
vanguardia del mercado.
15
1. GENERALIDADES
1.1. PRESENTACION DE LA EMPRESA

Archies Colombia S.A. es una cadena de restaurantes fundada en el ao de
1.993, la cual cuenta hoy en da con 37 puntos de venta a nivel nacional 1. Fue
concebida bajo el concepto de trattoria (Es un local o tipo de restaurante en Italia,
el nombre proviene de trattore que en italiano significa 'preparar')2, en la que su
elaboracin artesanal refleja la dedicacin y esfuerzo en cada uno de sus platos.
Su primer restaurante Zona Rosa con capacidad para 60 personas se destac por
su ambiente acogedor y familiar que se complementa de un excelente servicio.
Ms tarde en 1997 se abrieron dos nuevos puntos Rosales y Parque de la 93; en
1998 Archies decidi ofrecer a su clientela la opcin de domicilios ubicando su
primer Express cerca del restaurante Rosales.
Aos posteriores y como estrategia de posicionamiento en el norte de Bogot se
abrieron puntos en sectores importantes como Pepe Sierra, Chico, Usaqun y
Cedritos, en el ao 2002 se vio la necesidad de dirigirse a clientes ms jvenes lo
que motivo la adecuacin de espacios propicios para desarrollar la creatividad de
los pequeos chef que tendrn posibilidad de preparar su propia pizza, el primero
de estos espacios fue ubicado en el tercer piso del restaurante de la calle 71.
El primer restaurante ubicado en un centro comercial fue Archies Centro Cha
abierto en el ao 2002, apertura que dio lugar a consecutivos estrenos en los
principales centros comerciales de la ciudad como C.C. Gran Estacin, C.C
Hayuelos. C.C Centenario, C.C Santa fe y C.C Andino.
En el ao 2003 se abri el primer punto Archies regional en la ciudad de Medelln
con una satisfactoria acogida lo que motiv a realizar aperturas en ciudades como
Cali, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla y Cartagena. Creciendo cada vez la
demanda y la necesidad de abrir nuevos restaurantes en estas zonas.
La acogida que han tenido los restaurantes ha llevado en varias ocasiones a
remodelar los establecimientos, con la finalidad de aumentar su capacidad, el
caso ms importante sin duda es el restaurante Archies Pepe Sierra que abri
sus puertas como un Archies tipo express con solo 4 mesas para cubrir los
domicilios de la zona, reestructurado en el ao 2003 a un concepto tipo terraza
VALENCIA, Mara teresa. Actualizacin de la filosofa empresarial validacin de los objetivos estratgicos abril de
2011.Bogota:VALENCIA HOYOS ASOCIADOS,2011.p 3
2
WIKIPEDIA. Trattoria [en lnea].<http://es.wikipedia.org/wiki/Trattoria> [citado 02 de octubre de 2011]
16
ms acogedor y atractivo y finalmente en 2006 debido a la gran demanda se

transform en un sper restaurante con capacidad para 900 personas3.
1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Bsicamente la estructura documental de los procesos y procedimientos de la
cadena de suministros se encuentra netamente en la elaboracin de registros y
fichas tcnicas de los productos con ms rotacin, tambin existen manuales de
funciones.
Basado en: ARCHIES PIZZA. Informacin institucional[en lnea].<http://www.archiespizza.com/swf/cont_quienes.swf>

10deoctubre de 2011]
17
[citado
2. PROBLEMTICA
2.1. DESCRIPCIN
El mayor inconveniente que debilita las actividades de la organizacin, es la
ausencia de registros y documentos estandarizados en los procesos de la cadena
de abastecimiento, que hace que se dificulte el control y seguimiento de los
productos e insumos; gran parte de estos, son procesados directamente por la
planta de produccin y la otra parte son adquiridos por compra directa a
proveedores. El no tener una adecuada estructura documental dificulta la
interaccin entre los departamentos intervinientes, desde su inicio en el proceso
de Compras (encargado del aprovisionamiento de materia prima e insumos), el
cual debe actuar asociado con el proceso de Despachos (encargado del
almacenamiento y distribucin punto a punto) en donde se definen los stocks,
puntos y tiempos de reposicin, hasta el proceso de Produccin (encargado de la
trasformacin de materia prima en productos semielaborados) que tramita los
requerimientos de los insumos necesarios, para la elaboracin de los productos
demandados diariamente por los puntos de venta.
En la actualidad, los parmetros que se tienen establecidos para estos
procedimientos son empricos, es decir, han sido establecidos mediante la
experiencia diaria de prueba y error y depende de la experiencia y subjetividad del
personal que labora en estos procesos. Es por esto que documentar los procesos
y hacerlos parte de una secuencia verificable, reproducible y controlable permitir
a la empresa y a sus empleados realizar los procedimientos de una manera
estndar, posibilitando una reduccin de errores humanos y optimizando el uso de
insumos e implementos de trabajo, que enfocados en el concepto de mejora
continua repercutir en la calidad del servicio.
2.2. FORMULACIN
El no tener una estructura documental hace que ARCHIES tenga problemas con
el desarrollo satisfactorio de los procesos dentro de la cadena de abastecimiento,
afectando la trazabilidad y calidad de los productos.
Se pretende entonces observar analizar y clasificar dichos procesos con la
finalidad de depurar actividades que son realizadas de forma reiterada y dificultan
el desarrollo eficaz de cada uno de los procedimientos. Adems de crear registros
y documentos que ayuden al seguimiento y la mejora continua.
La propuesta de documentar los procesos y procedimientos en ARCHIES
COLOMBIA ser el mtodo que garantice la trazabilidad de los productos dentro
de la cadena de abastecimiento?
18
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL

Proponer la documentacin de los procesos y procedimientos en la cadena de
abastecimiento de Archies Colombia S.A, enfocados en los estndares
establecidos por la norma ISO 9001:2000 (Sistemas Gestin De Calidad
Documentacin de los procesos).
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

a) Caracterizar la cadena de suministros de Archies Colombia S.A.
b) Identificar los procesos y procedimientos de la cadena de abastecimiento
de la empresa Archies Colombia S.A.
c) Estandarizar las operaciones para cada procedimiento.
d) Documentar la secuencia de los procedimientos para cada proceso.
e) Ajustar cada uno de los procesos a los lineamientos establecidos por la
norma ISO 9001:2000.
19
4. JUSTIFICACIN
Cuando una empresa tiene procesos y procedimientos documentados puede

lograr los resultados internos y externos que desea, afectando directamente la
calidad de sus productos o servicios. Si los procesos son planeados programados
y documentados es ms fcil concebir la toma de decisiones sobre las actividades
que se van a desarrollar.4
El diseo y elaboracin de registros y documentos en la cadena de abastecimiento
guiar el paso de una cultura improvisada hacia una cultura programada en la
que se especifican y describen
los procesos, procedimientos y sus
interrelaciones, los responsables de cada rea,
las especificaciones
organolpticas por las cuales se rigen los productos as como el aprovechamiento
de mtodos de anlisis, control y verificacin que orienten cada proceso y
procedimiento hacia un objetivo en comn.
Con la documentacin tambin se pueden obtener datos estadsticos que de ser
analizados correctamente estimularn la realizacin de una auto evaluacin, con
el fin de crear, modificar o cambiar los mtodos actuales de trabajo, eliminando
operaciones repetitivas que contribuyen en la minimizacin de errores y el
incremento de la calidad y eficiencia de cada proceso.
Implementar la documentacin en los procesos y procedimientos, asistir a la
cadena de abastecimiento en la optimizacin del recurso humano, locativo y de
herramientas de trabajo, que culminar en procesos ms simples e interactivos y
que vistos desde un enfoque de mejora continua, proporcionara el fortalecimiento
del trabajo en equipo e infundir el compromiso de ejecutar procesos con calidad
por parte del personal involucrado.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo
3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8
20
5. MARCO REFERENCIAL
Est integrado por el marco terico, referencial y normativo.
5.1. MARCO TEORICO
A continuacin se encuentran los conceptos necesarios utilizados como
fundamento para el desarrollo del presente proyecto.
5.1.1. Historia De Las Normas ISO
La normalizacin internacional comenz en el campo electromagntico: la
Comisin Electromagntica Internacional (IEC) fue establecida en 1906. El trabajo
pionero entre otros campos fue efectuado por la Federacin Internacional De Las
De Las Asociaciones Nacionales De Normalizacin (ISA) que fue establecida en
1926. Dentro de ISA, se le dio gran importancia a la ingeniera mecnica. Las
actividades de ISA llegaron a su fin en 1942, a raz de la segunda Guerra Mundial.
En 1946, se reunieron en Londres delegados de 25 pases y decidieron crear una
nueva organizacin internacional, cuyo objetivo sera facilitar la coordinacin y
unificacin internacional de las normas industriales. La nueva organizacin
denominada Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO) (Internacional
Organization for Standardization), palabra derivada del vocablo griego isos, cuyo
significado es igual y que es la raz del prefijo iso, comenz oficialmente sus
actividades el 23 de febrero de 1947.5
En 1963 se cre el Comit Tcnico 176, el cual trabajo en el rea de gestin de
calidad, y public la serie de normas sobre el tema, que se conocen
internacionalmente por Normas ISO de la serie 9000. Este comit Tcnico lo
formaron asociaciones de pases participantes de la ISO: AFNOR (Asociacin
Francaise de Normalisation), ANSI (American Nacional Standards Institute), BSI
(British StandardsInstitute), NNI (Nederland Normalisatie Institute) y SSC
(Standard Council of Canad). Los dems pases miembros son representantes
tambin por sus respectivas asociaciones.
En 1979 se desarroll el primer sistema para la administracin de la
estandarizacin comercial conocido como BS 5750. Con este antecedente, ISO
cre en 1987 la serie de estandarizacin ISO 9000:1987 adoptando la mayor parte
de los elementos de la norma britnica BS 5750. Para entonces, por supuesto, el
Reino Unido ya haba hecho el trabajo pionero con su BS 5750.
ARANGO VIEIRA, Nelly. Gestin De La Calidad: Organismos Internacionales De Normalizacin, 1 ed. Bogot: ICONTEC, 1999. P
88 - 91
21
De acuerdo con los procedimientos de ISO todos los estndares ISO, incluyendo
las normas ISO 9000, deberan de ser revisadas por lo menos cada cinco aos.
La revisin de las normas originales ISO 9000 y sus componentes: ISO 9000,
9001, 9002, 9003 y 9004 publicadas en 1987 fue programada para 1992/1993,
fecha en la que se cre el Vocabulario de la Calidad (estndar ISO 8402), el cual
contiene terminologa relevante y definiciones. Desde ese entonces se han
modificado las normas ISO 9000 (ISO 1011-1, 1011-2 y 1011-3). Criterios para
auditora y administracin de programas de auditora.
Se utiliz una nueva versin en 1994 y hoy en da tenemos la ISO 9000:2000,
incorporando las ltimas revisiones; se eliminaron los requerimientos demasiado
rgidos de documentacin y se incluyeron en forma explcita conceptos como la
mejora continua y el monitoreo y seguimiento de la satisfaccin del cliente002E6
5.1.2. Principios De Gestin De Calidad
Los principios pueden ser utilizados por la alta direccin como un marco para
guiar a sus organizaciones hacia un mejor desempeo. Los principios se
derivan de la experiencia colectiva y el conocimiento de los expertos
internacionales que participan en el Comit Tcnico ISO de gestin de calidad.
ISO / TC 176, y la garanta de calidad , que es responsable de desarrollar y
mantener las normas ISO 9000.
Los ocho principios de gestin de calidad se definen como:
Enfoque al cliente.
Liderazgo.
Participacin del personal.
Enfoque basado en procesos.
Enfoque de sistema para la gestin.
Mejora continua.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.7
EL PRISMA. Antecedentes [en lnea].<http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/iso9000/default2.asp> [citado 29 de

octubre de 2011]
7
ISO. Principios de calidad [en lnea].<http://www.iso.org/iso/iso_cataloggue/management_standards/quality_management/qmp/qmp8.htm> [citado 22 de abril de 2012]
22
5.1.3. Proceso
Se han utilizado diferentes definiciones para referirse al significado de un proceso,
tales como:
Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que

trasforman en productos o resultados con caractersticas definidas unos
insumos o recursos variables, agregndoles valor con un sentido especfico
para el cliente.
Sistema de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en
salidas.
Una o ms actividades, sujetas a control, que usan recursos para transformar
entradas en salidas.
Es un ordenamiento especfico de actividades en lugar y tiempo, que tiene un
principio y un fin, con insumos o entradas y productos o resultados claramente
especificados para un determinado cliente o mercado.
Pero la que ms se acerca y sea esta una sugerencia es:
Sistema interrelacionado de causas que entregan salidas, resultados, bienes o

servicios a unos clientes que lo demandan, transformando entradas o insumos
por unos proveedores y agregando valor a la transformacin.
No obstante en las bondades de la normalizacin no existe una definicin nica y

correcta de lo que es un proceso. Se puede utilizar cualquiera de las utilizadas
anteriormente o aun diferentes. Lo importante es entender el concepto y aplicarlo.
Es importante tener claro que al realizar un proceso, se est desarrollando una
transformacin que agrega valor.
En la gerencia de cualquier proceso, el punto de partida es determinar claramente
quienes son los clientes y cules son sus necesidades y expectativas,
requerimientos del cliente que debern ser entregados por las salidas que produce
el proceso (Ver Ilustracin 1), los proveedores son parte intrnseca del proceso,
pueden ser externos a una organizacin o estar en su interior, en cualquier caso
los proveedores entregan suministros, materia prima, insumos, personas,
informacin, etc., que se denominan de manera general entradas del proceso.8
MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 9 - 10
23
Ilustracin 1. Concepto de Proceso
Sistema De
Medicin
TRANSFORMACIN
P
E
S
C
R
N
A
L
O
T
L
I
PROCESO
V
R
I
E
8
Ms
E
A
D
N
E
D
A
T
Gerencia
Maquinas
y
D
A
S
E
equipos
O
S
S
Mtodos
Dinero
Personas
Mediciones
R
Medio ambiente
Materiales
E
S
Fuente. Basado en: MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot:
ALFAOMEGA S.A., 2001. P 11
A continuacin se presentan algunas de las definiciones de trminos mas

utilizadas en la gerencia de procesos.
Procedimiento o protocolo. Es un proceso normalizado. Es decir, cuando el

proceso ha sido mejorado, viene la etapa de control. Por tanto, el
procedimiento es el conjunto de actividades normalizadas que deben cumplirse
en todas y cada una de las etapas de un proceso.
El procedimiento puede estar documentado o no. En el primer caso, se utiliza

con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado.
Capacidad de proceso. Aptitud de un proceso para obtener un producto que

cumple con los requisitos para ese producto. El concepto de capacidad se
aplica tambin a una organizacin o a un sistema.
Producto: Es la salida de un proceso. Tal salida puede ser un bien tangible

como el caso de un automvil o un informe escrito o tangible como la entrega
de conocimiento en una universidad.
Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto. Algunos sinnimos

utilizados son: consumidor, usuario final, beneficiario, comprador, paciente,
ciudadano. El cliente puede ser interno y externo a la organizacin.
24
Entrada: Las entradas de un proceso son por lo general salidas de otros

procesos. Las materias primas, los materiales, la informacin, las personas, los
insumos, el dinero, entre otros son ejemplos de entradas a un proceso.
Proveedor: Organizacin o persona que suministra un producto. Otros

sinnimos con frecuencia utilizados son: suministrador, productor, distribuidor,
minorista, vendedor, prestador de un servicio. Cuando el proveedor tiene una
relacin contractual con el cliente, usualmente se denomina contratista.
Indicadores o medidores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para

medir tanto las actividades como los resultados del proceso. Los indicadores
suelen enfocarse en los aspectos de eficacia y eficiencia.9
La norma ISO 9000:2000 define un proceso como:

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.10
5.1.4.
Procedimiento
Es el conjunto o sucesin de pasos, ampliamente vinculados y cronolgicamente

dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el
que, como y a quien corresponde el desarrollo de la tarea.
Un procedimiento es la manera especfica de efectuar una actividad, unas
acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la secuencia que
debemos seguir en la ejecucin.11
5.1.5. Cadena De Suministros
Logstica y cadena de suministros es un conjunto de actividades funcionales
(trasporte, control de inventarios, etc.) que se repiten muchas veces a lo largo del
canal de flujo; mediante las cuales la materia prima se convierte en productos
terminados y se aade valor para el consumidor. Dado que las fuentes de
materias primas, las fbricas y los puntos de venta normalmente no estn
ubicados en los mismos lugares y el canal de flujo representa una secuencia de
pasos de manufactura, las actividades de logstica se repiten muchas veces antes
de que un producto llegue a su lugar de mercado.
MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 12
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9000:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:
ICONTEC
11
INVEMAR.Procedimiento[enlnea].<http://www.invemar.org.co/redcostera1/invemar/docs/2478Manual%20de%20Procesos%20y%20
Procedimientos.pdf>[citado27 de Marzo de 2012]
10
25
La direccin de la logstica de los negocios se conoce ahora popularmente como

Direccin De La Cadena De Suministros. Se usan otros trminos como redes de
valor, corrientes de valor y logstica gil para describir un alcance y un propsito
parecidos. (Ver ilustracin 2).
Aunque es fcil pensar en la logstica como la direccin del flujo de productos
desde los puntos de la adquisicin de materias primas hasta los consumidores
finales, para muchas empresas existe un canal inverso de la logstica que tambin
debe ser dirigido.
La vida del producto, desde el punto de vista de la logstica, no termina con su
entrega al cliente. Los productos se vuelven obsoletos, se daan o no funcionan y
son devueltos a sus puntos de origen para su eliminacin o reparacin. Los
materiales empacados pueden ser devueltos a quien los expide debido a
regulaciones ambientales o porque tiene sentido econmico rehusarlos. El canal
inverso de la logstica puede utilizar todo o una parte del canal directo de la misma
o puede requerir un diseo por separado. La cadena de suministros termina con la
eliminacin final de un producto.
Ilustracin 2. Evolucin de la logstica hacia la cadena de suministros
Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION,
2004. P. 12
Las actividades que se dirigen para conformar la logstica de los negocios

(proceso de la cadena de suministros) varan de una empresa a otra, dependiendo
de la estructura organizacional de cada una.
Los componentes de un sistema tpico de logstica son:
Pronstico de la demanda.
Comunicaciones de distribucin.
Control de inventarios, manejo de materiales.
Procesamiento de pedidos apoyo de partes y servicio.
26
Seleccin de la ubicacin de fbricas y almacenamiento (anlisis de

localizacin).
Compras
Embalaje
Manejo de bienes devueltos.
Eliminacin de mercaderas aseguradas rescatadas (desechos) y desperdicios.
Trfico y trasporte.
Almacenamiento y provisin.
Ilustracin 3. Actividades de la logstica en la cadena de suministros

inmediata de una empresa.
Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION,
2004. P 14
En la Ilustracin 3.Se organizan estos componentes o actividades, dependiendo

del punto donde se puedan tener lugar en el canal de suministros. En el siguiente
cuadro se encuentra un resumen de la lista de actividades clave y actividades de
apoyo junto con algunas de las decisiones asociadas con cada una de ellas, (ver
Tabla 2).
27
Tabla 1. Actividades de la logstica en la cadena de suministros inmediata de una empresa.

ACTIVIDADES CLAVE
Marketing
Determinar las necesidades y

requerimientos del cliente para la
logstica del servicio al cliente, la
respuesta del cliente al servicioy
f ijar los niveles de servicio al
cliente.
Tranporte
Flujos De Informacin y Procesamiento

De Pedidos.
Manejo de Inventarios
Polticas de almacenamiento de
Seleccin del modo y servicio de
materias primas y bienes
trasporte , Consolidacin del f lete y
terminados, estimacin de ventas a Procedimientos de la interf az pedidos
Rutas del trasportador,
corto plazo, mezcla de productos
de venta-inventarios, mtodos de
Programacin de vehculos y
en los centros de
trasmisin de inf ormacin de pedidos y
Seleccin de equipo,
aprovisionamiento y Determinacin
reglas de pedido.
Procesamiento de quejasy
de nmero, tamao y localizacin
Auditorias de tarif a.
de los puntos de almacenamiento.
ACTIVIDADES DE APOYO
almacenamiento
Manejo de Materiales
Compras
Mantenimiento de Informacion
Determinacin de espacios,
distribucin de las existencias y
diseo de los puntos de
descarga, conf iguracin del
almacn, colocacin de las
existencias.
Seleccin de equipo, polticas de

remplazo de equipos,
procedimientos de levantamiento de
pedidos, almacenamiento y
recuperacin de existencias.
Seleccin de la f uente de
suministros, Momento correcto
para comprar, Cantidades para
comprar.
Recopilacin, almacenamiento y
manipulacin de la inf ormacin, anlisis
de datos, procedimientos de control.
Cooperacion Produccion y
Operaciones
Embalage y Proteccion
Especif icar cantidades

adicionales,secuencia y
rendimiento del tiempo de
produccin,programacin de
Manejo, almacenamiento,
proteccin por prdida y daos.
Fuente. Autor: Basado en:BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico:
PEARSON EDUCACION, 2004. P 10 - 11
Las actividades clave y de apoyo estn separadas porque algunas en general

tendrn lugar en todos los canales de la logstica, en tanto que otras ocurrirn
dentro de una empresa en particular, dependiendo de las circunstancias. Las
actividades claves estn en la curva critica dentro del canal de distribucin fsica
inmediata de una empresa, segn se muestra en la Ilustracin 4. Son las que ms
contribuyen al costo total de la logstica o son esenciales para la coordinacin
efectiva y para completar la tarea
Ilustracin
4 Curva critica del servicio al cliente.
logstica.
Procesamiento de pedidos
de cliente
CLIENTES
INVENTARIOS O SUMINISTROS
Fuente. Autor
28
Los estndares de servicio al cliente fijan el nivel de rendimiento y el grado de

rapidez al cual debe responder es sistema de logstica. Los costos de logstica se
incrementan en proporcin al nivel suministrado de servicio al cliente, de manera
que la fijacin de los estndares de servicio tambin afecta los costos de logstica
que apoyan ese nivel de servicio. Requerimientos de servicio muy altos puede
forzar los costos de la logstica hasta llegar a niveles extraordinariamente
elevados.
El transporte y el mantenimiento de inventarios son las actividades logsticas que
principalmente absorben costos. La experiencia ha demostrado que cada una de
ellas representara 50 a 66 % de los costos logsticos totales. El trasporte aade
valor de lugar a los productos y servicios, en tanto que el mantenimiento de
inventarios les aade valor de tiempo.
El trasporte es esencial porque ninguna empresa moderna puede operar sin el
movimiento de sus materias primas o de sus productos terminados. Los
inventarios tambin son esenciales para la direccin logstica porque normalmente
no es posible, o no es prctico, suministrar produccin instantnea o asegurar
tiempos de entrega a los clientes. Sirven como amortiguadores entre la oferta y la
demanda, de manera que se pueda mantener la disponibilidad del producto
necesitado para el cliente, a la vez que haya flexibilidad de produccin y logstica
en la bsqueda de mtodos eficientes de fabricacin y distribucin del producto.
El procesamiento de pedidos es la actividad clave final: sus costos por lo general
son menores comparados con los del trasporte o con los del mantenimiento de
inventarios. Sin embargo, el procesamiento de pedidos es un elemento importante
en el tiempo total que se requiere para que un cliente reciba los bienes y
servicios. Es la actividad que desencadena el movimiento del producto y la
entrega del servicio.
Aunque las actividades de apoyo pueden ser importantes como las actividades
clave en algunas circunstancias en particular, aqu se consideran como una
contribucin la misin de la logstica.
El embalaje de proteccin es una actividad de apoyo al transporte y al
mantenimiento de inventarios, as como al almacenamiento y al manejo de
materiales, porque contribuye a la eficiencia con la que se llevan a cabo estas
actividades. La compra y programacin del producto a menudo puede
considerarse ms un asunto de produccin que de logstica. Sin embargo, tambin
afectan al esfuerzo general de la logstica, y en especial a la eficiencia del
transporte y la direccin de inventarios. Por ltimo, el mantenimiento de
informacin apoya a todas las actividades de la logstica, ya que suministra la
informacin necesaria para la planeacin y el control.
29
La cadena extendida de suministros se refiere a aquellos miembros del canal de

suministros ms all de los proveedores o de los clientes inmediatos de una
empresa. Pueden ser los proveedores de los proveedores inmediatos o los
clientes de los clientes inmediatos y as hasta llegar a los puntos de origen de la
materia prima o a los consumidores finales. Es importante planear y controlar las
actividades comentadas con anterioridad y los flujos de informacin si afectan a la
logstica del servicio que pueda suministrarse al cliente, as como a los costos de
suministro de este servicio. La direccin de la cadena extendida de suministros
tiene el potencial de mejorar el desempeo logstico ms all de solo dirigir las
actividades dentro de la cadena inmediata de suministros.12
5.1.6. Historia de la Documentacin
En 1934, el belga Paul Otlet, public su obra titulada "Tratado de la
Documentacin", enunci las bases de lo que posteriormente se constituira en
una ciencia integradora. El trmino documentacin designaba la actividad
especfica de recolectar, conservar, buscar y diseminar documentos. Otlet fue la
figura central en el desarrollo de la Documentacin. Durante aos, trabaj, desde
el punto de vista tcnico, terico y organizacional, en aquellos aspectos
concernientes a uno de los problemas fundamentales de la sociedad.
La dcada del treinta vino acompaada por la irrupcin de un nuevo soporte: el
uso de las microcopias para almacenar informacin, sera el primer gran salto
cualitativo que se introdujo en el manejo y uso de los documentos. La aplicacin
de esta tecnologa al campo de la informacin hizo ms eficaz el proceso de
almacenamiento y recuperacin de la informacin. Nuevas teoras, conceptos y
tecnologas vinculados al uso y recuperacin de la informacin surgiran: el
empleo de los microfilms gener una nueva dimensin para la recuperacin de la
informacin; se crearon las mquinas selectoras que permitan el anlisis
documental con tarjetas perforadas sobre equipos IBM;2 en 1935, el ingls Charles
Babbage dise la primera computadora digital, conocida como "mquina
analtica".
De gran trascendencia fueron tambin, los trabajos publicados por Vannevar
Bush en los que propona la creacin de sistemas de organizacin y recuperacin
de la informacin con estructuras menos artificiales, capaces de simular el
carcter asociativo del pensamiento humano y que pudiesen hacer frente a la
enorme acumulacin del saber cientfico.
Todo lo anteriormente expresado, de algn modo, confirma que la Ciencia de la
Informacin surgi ante la avalancha de un gran volumen de informacin y la
necesidad de utilizar mtodos y herramientas nuevos, que permitieran la consulta
de aqulla informacin que tuviera un carcter verdaderamente relevante.
12
BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P 1- 13
30
Como caracterstica principal de esta ciencia, y comn a todas las escuelas o

vertientes, siempre sobresale su carcter multidisciplinario, hecho que le sirvi
para erigirse como ciencia capaz de interrelacionarse y emplear conocimientos
provenientes de otras reas del saber humano como la lingstica, la lgica, la
gestin, la economa, la computacin, el diseo, la psicologa y la
bibliotecologa. 13
5.1.7. Documentacin De Los Procesos
La documentacin es la disciplina cientfica que trata de recopilar, almacenar,
analizar y difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo para
hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla. Adems es una
disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias para localizar la
informacin necesaria para el avance del conocimiento.
Los elementos que forman parte del de la documentacin de procesos son:
Identificacin y documentacin. Lo habitual en las organizaciones es que los

procesos no estn identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se
delimiten. Los procesos fluyen a travs de distintos departamentos y puestos
de la organizacin funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como
conjuntos diferenciados y en muchos casos, interrelacionados.
Definicin de objetivos. La descripcin y definicin operativa de los objetivos es
una actividad propia de la documentacin. Esto permitir orientar los procesos
hacia la Calidad, es decir hacia la satisfaccin de necesidades y expectativas.
Identificacin de responsables de los procesos. Al estar, por lo comn,
distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes reas funcionales, lo
habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
El encargado del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra
persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso, pero es vital
que, este primero est informado de las acciones y decisiones que afectan al
proceso, ya que la responsabilidad no se delega por lo tanto debe tener control
sobre el mismo desde el principio hasta el final.
Reduccin de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia
entre los tiempos de proceso y de ciclo. La documentacin de procesos
permite conocer los pasos que incluye un proceso, esto genera una reduccin
de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.
Simplificacin. Con esta se intenta reducir el nmero de personas y
departamentos implicados en un proceso o ciclo.
13
INFOMED PORTAL DE SALUD DE CUBA. Origen y desarrollo de la ciencia de la informacin [en lnea].
<httSp://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci07204.htm> [citado 28 de octubre de 2011]
31
Reduccin y eliminacin de actividades sin valor aadido. Es frecuente

encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al
resultado final. La documentacin de procesos cuestiona estas actividades
dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluacin
imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por
cumplimiento de la legalidad y normatividad vigente.
Reduccin de la burocracia
Ampliacin de las funciones y responsabilidades del personal. Con frecuencia
es necesario dotar de ms funciones y de mayor responsabilidad al personal
que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar
tiempos de ciclo, siempre procurando actuar cuidadosamente para no llegar a
generar conflictos.
Inclusin de actividades de valor aadido que incrementen la satisfaccin del
cliente.14
Beneficios
Los beneficios que resultan de una documentacin de procesos son:
Incrementar la eficacia.
Reducir costos.
Mejorar la calidad.
Acortar los tiempos y reducir, as, los ciclos de entrega del servicio.
Una buena Documentacin, es la que resuelve todas las dudas del lector final, ya
sea personal tcnico o emprico, puede producir importantes beneficios ya que
permite reducir costos de mantenimiento y fabricacin y previene la fuga de capital
intelectual howknow15; con la globalizacin, la necesidad de elaborar productos
con calidad hace de la Documentacin un requerimiento ineludible.
5.1.8. Diagrama De Proceso
El trmino Diagrama de Proceso se refiere a una familia de grficos que
comprenden diagramas de operaciones, diagramas de flujo (simple o
multicolumnas), diagramas de actividad mltiple (hombre mquina o de
planificacin de trabajo), diagramas de puesto de trabajo (mano derecha/ mano
izquierda) y diagramas de movimientos simultneos (simograma).
a) Objetivos De Los Diagramas De Proceso.
Los diagramas o grficos de procesos proveen una descripcin sistemtica de un
proceso o ciclo de trabajo con suficiente detalle para desarrollar mejoras de
14
UNIVERSIDAD VERACRUZANA. Manual de procesos: Documentacin de procesos. Veracruz-boca del rio: USBI VER, 2003. P 110
15
WIKIPEDIA. Howknow [en lnea].<http://es.wikipedia.org/wiki/Know_how> [citado 10 de noviembre de 2011]
32
mtodos. Cada miembro de la familia de los diagramas de proceso est diseado

para permitir que el analista vea claramente el proceso actual. Un formato
normalizado da un lenguaje comn para que varias personas puedan visualizar los
problemas conjuntamente. Esto estimula un intercambio o creacin conjunta de
ideas. La mayor parte de los diagramas combinan escritos, grficos y
representaciones visuales, lo que promueve la participacin completa de cada uno
de los interesados. Finalmente, los diagramas son excelentes instrumentos para la
presentacin de propuestas para mejoras de mtodos a todos los niveles de la
direccin.
b) Actividades de diagrama de proceso.
De acuerdo con la norma para diagramas de proceso adoptada por la American
Soviety Of MechanicalEngineers en 1947, las actividades del diagrama de proceso
son clasificadas bajo cinco denominaciones o ttulos: operaciones, transportes,
inspecciones, esperas y almacenamientos (Ver Ilustracin 5), las siguientes
definiciones son los correspondientes a estas actividades
Ilustracin 5 Smbolos de un Diagrama de Proceso.
OPERACION
NN
TRANSPORTE
INSPECCION
ALMACENAMIENTO
ESPERA
COMBINADO
Fuente. Autor. Basado en:<MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed.
Bogot: REVERTE COLOMBIANA S.A., 1991.>
Operacin. Una operacin tiene lugar cuando un objeto es modificado

intencionalmente en sus caractersticas fsicas o qumicas, es acoplado o
separado de otro objeto o es ordenado a dispuesto para otra operacin,
transporte, inspeccin o almacenamiento. Tambin se realiza una operacin
cuando se da o recibe informacin o cuando tiene lugar una planificacin o
clculo.
33
Trasporte. Tiene lugar un trasporte cuando un objeto es movido de un lugar a

otro, excepto cuando tales movimientos son parte de una operacin o son
causados por el operario en el puesto de trabajo durante una operacin o una
inspeccin.
Inspeccin. Una inspeccin tiene lugar cuando un objeto es examinado para su

identificacin o es verificado en su cantidad o en la calidad de alguna de sus
caractersticas.
Espera. Una espera tiene lugar para un objeto cuando las condiciones, excepto
aquellas que intencionadamente cambian las caractersticas fsicas o qumicas
del objeto, no permiten o no requieren la inmediata realizacin de la siguiente
accin planeada.
Almacenamiento. Un almacenamiento tiene lugar cuando un objeto es

mantenido y protegido contra movimientos no autorizados.
Actividades combinadas. Cuando son realizadas dos actividades

simultneamente o en el mismo puesto de trabajo, los smbolos pueden ser
combinados el grafico nos muestra una combinacin de operacin e
inspeccin.
c) Papel del diagrama de proceso en la solucin de problemas.

El modelo de mtodos de estudio en cinco etapas para resolver problemas es:
Etapa 1. Seleccionar y definir el problema.

Etapa 2. Descomponerlo y visualizarlo en detalle.
Etapa 3. Cuestionar con mentalidad abierta.
Etapa 4. Desarrollar una propuesta de mejora.
Etapa 5. Aplicar la propuesta.
El diagrama de proceso es usado para ayudar a desarrollar la Etapa 2. Los

diagramas de flujo ms modernos tienen impresos los smbolos e incluyen la parte
de preguntas de la Etapa 3. Algunos tienen espacio previsto para la parte de ideas
de la Etapa 4, los tipos de diagramas de proceso ms comnmente usados son:16
16
MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed. Bogot: REVERTE COLOMBIANA
S.A., 1991.P 94 - 95
34
Tabla 2. Tipos De Diagrama
Diagrama
Diagrama de operacin
Diagrama de flujo
Diseado para visualizar

Proceso completo o conjunto con todos
los componentes.
Una persona o componente a travs
del proceso.
Fuente. Autor. Basado en:<MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed.
Bogot: REVERTE COLOMBIANA S.A., 1991.
5.1.9. Matriz DOFA

La matriz DOFA, es una herramienta bsica, de gran utilidad en el anlisis
estratgico. Permite resumir los resultados del anlisis externo e interno y sirve de
base para la formulacin de la estrategia. Recapitulando:
Oportunidades y amenazas, son factores externos que afectan favorable o
adversamente a la empresa y a la industria a la que esta pertenece. Las
oportunidades representan tendencias o situaciones externas que favorecen el
logro de la visin de la empresa. De igual manera, las amenazas se refieren a
tendencias o situaciones externas que dificultan alcanzar esta visin.
Fortalezas y debilidades, las fortalezas son aquellas caractersticas de la empresa
que pueden ser utilizadas para aprovechar las oportunidades o contrarrestar las
amenazas. Las debilidades, por su parte, son caractersticas de la empresa que
dificultan o impiden aprovechar las oportunidades o contrarrestar las amenazas.
Las fortalezas y debilidades deben ser evaluadas en comparacin con el resto de
las empresas de la industria o del entorno considerado. En otras palabras, un
determinado aspecto de una empresa constituye una fortaleza o debilidad
solamente al compararlo con el correspondiente en otras empresas de la industria,
este constituye una ventaja o una desventaja. La Matriz DOFA puede ayudar a
generar estrategias contrarrestando las fortalezas y debilidades con las
oportunidades y amenazas. Podemos elaborar un cuadro resumen de las
fortalezas y debilidades encontradas aplicando los diferentes enfoques
metodolgicos planteados17 (ver ilustracin 6).
17
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de
estrategia, Matriz DOFA 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 25
35
Ilustracin 6. Fortalezas y Debilidades
METODOLOGIA
Eslabones de la cadena de valor operativa
Capacidades medulares
Siete "S" de McKinsey
Cultura organizacional
Variables estratgicas del modelo balanciado
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Fuente. FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos
de estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 25
5.1.10.
Matriz de Vester
sta es una herramienta que consiste en la confrontacin de cada problema con

cada una de las diferentes opciones enunciadas, como dificultades para lograr
medir el nivel de causalidad, o la relacin de efecto que conlleva cada uno y bajo
este presupuesto ponderar su impacto en la organizacin.
Las categoras de evaluacin que se utilizarn son:
0 - Causalidad nula
1 - Causalidad baja
2 - Causalidad media
3 - Causalidad alta
Tabla 3. Matriz Vester
36
Representacin grfica de los resultados de la matriz Vester:

Plano cartesiano. El plano cartesiano en el proceso de diagnstico organizacional,
es empleado para determinar mediante la ubicacin de los problemas en
diferentes grados o cuadrantes, aquellos problemas que son causas y aquellos
que son consecuencias.
Los cuadrantes del plano cartesiano, dentro de los cuales se clasifican los
problemas, son:
Cuadrante de Poder: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que
presentan una alta causalidad y por ende son dinmicos dentro de la estructura
organizacional, de tal manera que se caracterizan por su movilidad y potencia,
pues al influir sobre ellos se podrn resolver problemas que aparezcan en otros
cuadrantes. Se puede denominar tambin cuadrante dinamizador.
Cuadrante de Conflicto: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que
presentan una relacin directa con las causas y que dependen de los que se
ubican en el cuadrante de poder. Tambin se denomina como cuadrante
dependiente.
Cuadrante de Inercia: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que no
tienen ninguna importancia significativa y contemplan una nula influencia sobre los
cambios organizacionales. Este cuadrante tambin se denomina Inmvil.
Cuadrante de Indiferencia: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que
no ejercen ninguna influencia de causalidad y que se consideran de baja movilidad
para la generacin de alternativas de solucin en la organizacin. Este cuadrante
tambin se conoce como cuadrante neutro. Una vez realizada la confrontacin de
los problemas en la matriz de Vester, se logran tener unos valores por cada uno
de los problemas detectados, estos valores sern utilizados para la ubicacin de
los problemas en el plano cartesiano, y as poder finalmente descubrir el nivel de
importancia de cada problema.
De la suma total de los resultados de la fila de cada problema, sale la ubicacin de
ese problema en el eje X del plano cartesiano, y la suma de los valores de la
columna dan su ubicacin en el eje Y.18
18
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de
estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 14- 15
37
Ilustracin 7. Plano cartesiano
5.2. MARCO NORMATIVO

Enseguida se enunciar la normatividad utilizada como referencia para dar
cumplimiento a los requerimientos de los entes reguladores.
5.2.1.NTC (Norma Tcnica De Calidad) ISO 9001: 2000:
La norma ISO 9001:2000, especifica lo que requiere que haga una organizacin,
pero no indica como debe ser de forma puntual, de esta forma permite una mayor
maleabilidad de la organizacin en cuanto a la forma y desarrollo de sus
actividades.
La documentacin de los procesos es un requisito fundamental a la hora de
implementar un sistema de gestin de calidad, como lo podemos ver en la norma
ISO 9001: 2000, est estructurada en ocho captulos, refirindose los tres
primeros a declaraciones de principios, estructura y descripcin de la empresa,
requisitos generales, etc. Los captulos del cuatro al ocho estn orientados a
Procesos y en ellos se agrupan los requisitos para la implantacin del sistema de
calidad. ISO 9001:2000 tiene muchas semejanzas con el famoso PHVA;
acrnimo (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
a) Captulo 1.En este captulo la norma seala las razones de su elaboracin y las
excepciones a su aplicacin
b) Captulo 2. Aqu se hace una breve aclaracin a la vigencia de la norma y se
sugiere la aplicacin junto con la ISO 9001:2000.
38
c) Captulo 3: Se aclaran algunos trminos y definiciones con relacin a la edicin

anterior de esta norma.
d) Captulo 4: Se especifican los requisitos generales del sistema y los requisitos
en cuanto a la documentacin.
e) Captulo 5: Se definen los requisitos en relacin a la direccin de las empresas
y sus responsabilidades.
f) Captulo 6: Se definen los requisitos de recursos necesarios para la prestacin
del servicio o producto.
g) Captulo 7: Se especifican los requisitos necesarios durante la realizacin del
producto o servicio.
h) Captulo 8: Trata de los requisitos necesarios para la medicin de los
resultados de la organizacin, el anlisis de los datos y la mejora de los
procesos realizados.
Principales cambios en la norma ISO 9001:2008
Actualmente ya est presente la nueva versin ISO 9001:2008 la cual ha sido
oficialmente emitida el 15 de Noviembre del 2008. Esta nueva versin mantiene
cambios mnimos de bajo impacto los cuales pretenden aclarar los requerimientos
de la versin ISO 9001:2000. Cada cinco aos el comit tcnico 176 encargado de
la familia de normas ISO 9000, mantiene como parte de sus responsabilidades
revisar las normas ISO, una vez revisadas se encarga de emitir las nuevas
versiones como fue el caso de ISO 9001:2008.
La versin ISO 9001:2008 ha sido publicada como cuarta edicin debido a que la
primera edicin de las normas fue la ISO versin 1987, como segunda edicin se
public la ISO versin 1994 y como tercera edicin ISO versin 2000;
La ISO 9001 versin 2008, requiere que se logre:
Fuerte y notable, compromiso de la direccin

Implementacin de mtodos que permitan mejora continua
Un sistema de comunicacin interna, externa que facilite las transacciones de
calidad.19
19
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo
3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8
39
Tabla 4. Normatividad
Norma
Alcance
Emitido por:
Fuente
ISO
22000:2005
Estndar internacional que define

los requisitos de los sistemas para
la gestin de la seguridad de los
alimentos y se debe aplicar a todas
las organizaciones de la cadena
alimenticia.
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
ISO 22000: 2005.Sistema

de
gestin
de
la
inocuidad
de
los
alimentos, Requisitos.
Decreto 3075
De 1997
Regula todas las actividades que

puedan generar factores de riesgo
por el consumo de alimentos.
Presidencia
De
La
Repblica,
vigilado
por
INVIMA
Ministerio De Salud Y
Proteccin Social.
ISO
9004:2000
La
norma
proporciona
recomendaciones
sobre
la
aplicacin de la gestin de la
calidad y describe que procesos del
sistema de la calidad deberan
abarcarse.
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
ISO
9000:2000:
Sistemas de Gestin de
Calidad.
Fundamentos
Vocabulario
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
la
y
NORMA
TECNICA
COLOMBIANA NTC. ISO
9004:2000.Sistema
de
gestin
de
calidad,
Directrices para la mejora
del desempeo. Bogot:
ICONTEC.
NORMA
TECNICA
COLOMBIANA NTC. ISO
9000:2000.Sistema
de
gestin
de
calidad,
Fundamentos
y
vocabulario.
Bogot:
ICONTEC
Fuente. Autor
5.3. MARCO CONCEPTUAL

La definicin de los trminos que aqu se plantean, son bsicos para la
compresin y desarrollo del proyecto, relacionando los conceptos ms relevantes
que identifica la estructura documental. Fueron tomados de la NTC ISO
9000:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario ICONTEC.
Calidad: Capacidad de un conjunto de caractersticas inherentes de un

producto sistema o proceso para cumplir requisitos de los clientes o de otras
partes interesadas.
Documentacin: definir disear e identificar los documentos del sistema de
gestin de calidad con base en las NTC ISO 9001:2000 para as relacionar y
ubicar la funcin de la administracin de documentos de calidad.
40
Estructura organizacional: definicin y documentacin de responsabilidades.

Autoridad e interrelacin de las personas en la documentacin del sistema de
calidad, manual de calidad, procedimientos y documentos especficos.
Gestin de calidad: El enfoque gerencial de una organizacin, centrado en la
calidad, basado en la participacin de todos sus miembros y buscando el xito
a largo plazo a travs de la satisfaccin del cliente y los beneficios para los
miembros de la organizacin y para la sociedad.
Objetivo de calidad: es una meta cuantificada relativa a la calidad que se
busca lograr o a la que se dirige la organizacin. Se puede establecer en
aspectos como conformidad del producto o servicio, oportunidad costo,
seguridad y motivacin.
Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin
ordenada de responsabilidades y relaciones.
Poltica de calidad: Orientacin y propsitos generales de unos organismos
concernientes a la calidad, expresados formalmente por el ms alto nivel de
direccin.
Principio 4; Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza
ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso.
Principio 5; Enfoque de sistema para la gestin: Identificar, entender y
gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la
eficacia de la organizacin y la eficiencia en el logro de sus objetivos.
Principio 7; Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: Las
decisiones eficaces se basan en el anlisis de datos e informacin.
Procedimientos; Manera especfica de realizar una actividad establece el que,
cuando, donde y quien en el sistema proporciona los vnculos de los procesos.
Los procesos operativos deben reflejar los principios y mtodos definidos en
el manual de calidad su objetivo es definir la forma en que dichos principios y
mtodos se transforman en actividades administrativas y como es que se
vinculan con las dems actividades de la compaa.
Proceso de mejora continua: la mejora de la calidad es un proceso
estructurado para reducir los defectos en los productos, servicios o procesos,
utilizndose tambin para mejorar los resultados que no se consideran
deficientes pero sin embargo ofrecen una oportunidad de mejora.
Proceso: conjunto de actividades y recursos relacionados entre s que
transforman elementos entrantes en elementos salientes.
Registro: documento que proporciona evidencia del cumplimiento del sistema;
son permanentes, una vez elaborado permanece para siempre.
Sistema de gestin de calidad ISO 9000: un sistema de gestin calidad ISO
9000 es el que se implementa sobre la versin actual de la NORMA NTC ISO
9001:2000.
Sistema de gestin de calidad: es la forma como la organizacin realiza la
gestin empresarial asociada con la calidad, consta de la estructura
organizacional junto con la documentacin, procesos y recursos que la
41
empresa emplea para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los
requisitos del cliente, tienen como eje central el mejoramiento continuo. Este
sistema de gestin de calidad puede evaluarse y conllevar a la certificacin o
registro por parte de un organismo reconocido.20
20
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9001:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:
ICONTEC
42
6. DISEO METODOLGICO
Para efectos del cumplimiento de los objetivos el proyecto desarrollar la siguiente

metodologa:
6.1. FASE 1.RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Para llevar a cabo este estudio se debe iniciar con la recoleccin de la
informacin, ya que de esta se obtendrn datos que permitirn diagnosticar el
estado actual de la empresa y establecer mtodos para la implantacin del
sistema documental; para esta recoleccin utilizaremos dos tipos de informacin:
Primaria que consiste en toda la informacin que se puede adquirir por medio
de la observacin del proceso productivo y la que la empresa nos
proporciona, en este caso Archies Colombia.
Secundaria es toda aquella otorgada por libros, documentos, guas y en

especial normas como la ISO 9001; 2000, para la documentacin, la ISO
22000:2005 que define los requisitos de los sistemas para la gestin de la
seguridad de los alimentos, el decreto 3075 que regula todas las actividades
que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos entre
otras.
6.2. FASE 2.DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

El Diagnstico ayudar a visualizar el estado actual de los procesos y
procedimientos de la empresa, para generarlo se realizarn las siguientes
actividades:
Identificar los procesos y procedimientos que hacen parte de la cadena de

abastecimiento.
Describir los procedimientos para cada proceso.
Analizar la informacin obtenida.
Elaborar un informe de diagnstico de acuerdo a los resultados del anlisis de
la informacin.
6.3. FASE 3ESTANDARIZACIN

ABASTECIMIENTO
DE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE
En esta fase de determinarn los componentes de cada proceso y establecern

las operaciones para cada procedimiento. Para el cumplimiento de esta se
realizarn las siguientes actividades.
43
Representar grficamente los procesos de la cadena de abastecimiento

mediante un mapa de procesos
Establecer los procedimientos que harn parte de cada proceso de la cadena
de suministros.
Reducir y/o incluir operaciones en los procedimientos de acuerdo a lo
observado y analizado en el diagnstico.
Representar la secuencia de los procedimientos mediante un diagrama de
flujo.
Representar grficamente las actividades de los procedimientos mediante
diagramas de flujo.
Especificar herramientas registros y formatos necesarios para el desarrollo del
proceso.
Detallar caractersticas de las instalaciones.
6.4. FASE 4.ELABORAR LA PROPUESTA DE LA DOCUMENTACIN

Esta es la fase donde se propondrn los documentos y formatos que especifican;
nombre del proceso, procedimientos, responsables, cedulacin de cada proceso,
versin etc. Con su respectivo anlisis y seguimiento de los parmetros otorgados
por la ISO 9001:2000.
Se har con el fin de orientar, con un documento sencillo sobre los temas
relacionados con la cadena de abastecimiento. Las actividades a desarrollar para
poder realizar este documento son:
Realizar un cuadro comparativo entre la documentacin existente y la

necesaria.
Clasificar la documentacin en niveles jerrquicos.
Definir responsables para la elaboracin de los documentos en cada nivel.
Proponer y/o redisear formatos y documentos.
Compilar la informacin obtenida en un Manual De Procesos
44
7. DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
En este captulo se puede encontrar la identificacin y caracterizacin de los

procedimientos as como su evaluacin mediante la matriz DOFA y la matriz.
Vester.
Como fase inicial en el reconocimiento del entorno y la dinmica establecida para
el desarrollo de las actividades diarias del centro de acopio de la empresa Archies
Colombia y utilizando herramientas de anlisis como plataforma del presente
captulo, se ejecuta el plan de trabajo para la caracterizacin y el posterior anlisis
de la situacin de la empresa al momento de iniciar el estudio objeto de este
documento.
7.1 IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN

SUMINISTROS DE ARCHIES COLOMBIA S.A.
DE
LA
CADENA
DE
En esta etapa se procede a resear los procesos que hacen parte del macro
proceso de la cadena de abastecimiento, identificar las actividades que los
conforman as como el personal responsable de su operacin.
Se determin entonces que la cadena de suministros est conformada por los
siguientes procesos: gestin de compras, gestin de produccin y gestin de
despachos y recibo de mercanca descritos a continuacin en los siguientes
numerales.
Para una mejor comprensin de cada proceso se realizaron los respectivos
diagramas de flujo donde se puede observar de manera grfica un poco ms
detallada la dinmica de cada uno de los procedimientos que hacen parte de cada
proceso.
Todo esto con el fin de brindar una visin particularizada del estado de los
procedimientos de la cadena de abastecimiento al momento de iniciar la presente
pasanta.
7.1.1. Proceso Gestin De compras

Definicin: Proceso fundamental dentro de la cadena de suministros, cuyo
propsito la planeacin y abastecimiento de materia prima e insumos
45

Tabla 5.Proceso Gestin De Compras
Procedimiento
Definir las
necesidades de
compra:
Seleccionar los
posibles
proveedores
Solicitar
cotizaciones
Solicitar muestras
Codificar el
Proveedor y Cliente
(Nuevo).
PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

Descripcin
Las necesidades son definidas de forma puntual por:
Comits de producto.
Planeacin y abastecimientos de producto mediante histricos
de compra y presupuestos establecidos para las compras.
Requerimientos directos de los puntos de venta.
Se inicia la bsqueda de los posibles proveedores del producto o
insumo en mencin, verificando la base de datos o en su defecto va
internet.
Para el efecto de la bsqueda selectiva, se hace un filtro de los de los
posibles proveedores (mnimo tres) y se les solicita la cotizacin que
posteriormente ser evaluada, teniendo en cuenta menor precio, plazos
de pago y consumos proyectados.
Ya como ltimo paso para la seleccin del proveedor, es solicitado a
cada uno, muestras para el anlisis del producto de tal forma que
cumpla con las expectativas y comportamiento en la receta al mejor
costo.
Despus de haber hecho la seleccin del proveedor que cumpla con
las polticas establecidas para el inicio del aprovisionamiento, se realiza
la creacin y codificacin del mismo en el sistema, para esto se debe
diligenciar y recopilar los siguientes documentos:
Formato de codificacin de nuevos proveedores.
Documentos adjuntos a este formato como: Rut,
registro mercantil, 2 referencias comerciales, 2
referencias bancarias. fotocopia de la cedula del
representante legal, cotizacin de productos solicitados.
carta de certificacin bancaria para pagos.
Carta de autorizacin de la gerencia general.
Los documentos autorizados por la gerencia se llevan al departamento
de contabilidad para su creacin en SAP, de igual forma cada
proveedor tiene su poltica, por lo que tambin la compaa enva al
proveedor los documentos que requiera para la creacin como Nuevo
Cliente.
Crear la carpeta de
contacto, registros
y certificaciones.
En esta carpeta esta compilado una serie de registros y certificaciones

obligatorias para la comercializacin entre proveedor- cliente, tales
como:
Hoja de contacto proveedor.
Fichas tcnicas.
Control sanitario.
Anlisis microbiolgico.
Certificado del INVIMA.
Certificado de auditora por parte del supervisor de producto de
46
Procedimiento

Descripcin
Achies Colombia.
Lista de precios.
Certificados de importacin (si es el caso).
La elaboracin de los pedidos se realiza mediante el diligenciamiento
de un formato hecho por el rea de despachos, que a su vez es
entregado al departamento de compras para el respectivo requerimiento
a los proveedores. La frecuencia con que se deben de abastecer, son
determinados por diversos factores, as:
Pedidos diarios: son pedidos que tienen como particularidad,
productos perecederos donde su vida til es corta y debe
drsele rotacin en el menor tiempo posible, cabe anotar que
en estos pedidos tambin existe el espacio para pedidos
adicionales que surgen a lo largo del proceso.
10
Pedidos semanales: en estos pedidos bsicamente la

programacin se hace con productos perecederos, pero que
tienen vida til medianamente larga, haciendo claridad que en
su mayora son productos crnicos y que para salvaguardar sus
propiedades y alargar su conservacin se deben almacenar en
cuartos de congelacin.
Pedidos mensuales: el abastecimiento de estos productos son

en su mayora del rea de empaque y abarrotes, en este ltimo
las fechas de vencimiento son prolongadas, es por esto la
razn de su frecuencia de programacin.
Pedidos de produccin: los pedidos de produccin se hacen

con una frecuencia intermedia a lo largo de la semana, los
insumos que all se relacionan van de acuerdo a la
programacin de la produccin que previamente se determin.
Elaborar pedidos.
Recibir pedidos
Crear orden de
compra.
Liberar factura
(Estrategia de
liberacin).
Antes de crear orden de compra se realiza el recibo y verificacin de

los productos vs factura entregada por el proveedor.
Una vez recibido el pedido en fsico, la factura es remitida al
departamento de compras para la creacin de la orden, de tal forma
que el pedido sea digitalizado para posteriormente actualizar el stock de
inventario en el sistema SAP.
De presentarse alguna inconsistencia se hace el respectivo reporte al
proveedor va telefnica y va internet, con el fin de hacer las
correcciones respectivas segn la novedad que se halla presentado.
La estrategia de liberacin hace referencia a la aprobacin del monto de
la factura escalado jerrquicamente, con el fin de llevar una supervisin
controlada de las compras, este filtro est conformado de la siguiente
manera:
Inferior a 1.000.000 no exige liberacin para estos montos.
De 1.000.000 a 2.000.000 responsable Jefe De Compras.
De 2.000.000 a 5.000.000 responsable Gerente De La Cadena
De Abastecimiento.
De 5.000.000 a 10.000.000 responsable Gerente De Asuntos
47
Procedimiento
11
Ingresar factura.
12
Reportar e ingresar
las Novedades.
13
Contabilizar las
Facturas.
14
Pagar a
Proveedores

Descripcin
Financieros.
De 10.000.000 en adelante responsable Gerente General.
Hecha la de la orden y liberada (si es el caso), se pasa la factura al
departamento de Despachos Y Recibo De Mercanca con el nmero de
la orden de compra, quienes le dan ingreso al sistema, confrontando
que la descripcin y las cantidades coincidan tanto en la orden como en
la factura.
Una vez verificadas las cantidades entregadas en fsico, el rea de
Despachos Y Recibo De Mercanca, reporta en la factura las novedades
que se hayan presentado en el recibo ya sean faltantes o sobrantes de
producto.
Al final del da, es entregado por el rea Despachos Y Recibo De
Mercanca, una relacin de las facturas recibidas e ingresadas, para la
verificacin de las novedades. Las cuales deben ser ingresadas al
sistema SAP como devoluciones, por la transaccin MIGO
devoluciones y solicitar las respectivas notas crdito o dbito,
actividad hecha por el jefe de compras.
Absolutamente todas las facturas antes de ser enviadas al rea de
contabilidad deben llevar una firma de aprobacin en un principio por el
Jefe De Despachos Y Recibo De Mercanca seguido del Jefe De
Compras y por ultimo del Gerente De La Cadena De Abastecimiento.
Luego de verificadas las novedades y hecha la transaccin
correspondiente de facturas, estas se envan a contabilidad, con sus
respectivas novedades; notas crdito o dbito segn sea el caso, para
la contabilizacin y programacin de pagos.
Una vez contabilizadas las facturas, las cuentas por pagar van a
tesorera a medida que se va dando su vencimiento. El pago se realiza
por transferencia electrnica y se le reporta al departamento de cartera
del proveedor, con el fin de cruzar cuentas por pagar.
Las negociaciones actuales con los proveedores varan, segn los
productos que abastece, as:
Productos de Gasto, entre 60 y 90 das de plazo para pago.
Productos de costo, entre 30 y 60 das de plazo para pago.
Fuente. Autor
48
Ilustracin 8. Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Compras
INICIO
Definir las
necesidades
de compra
Seleccionar los
posibles
proveedores
Solicitar
cotizaciones
No
Precios y plazos de
pago dentro del
rango?
Si
Solicitar muestras
Realizar pruebas
de validacin y
comportamiento
de las muestras
en la receta
No
Proveedor
autorizado?
Si
Crear carpeta
de contacto
Codificar el
proveedor y
cliente (nuevo)
Elaborar pedidos
Recibir pedidos
Liberar
factura
Crear ordenes de
compra
Cambio de
factura
Ingresar la factura
Si
cumple para la
contabilizacin?
Productos y cantidades a solicitar segn

pedidos.
Fecha de entrega de pedido.
Precio segn negociacin.
No
Reportar e
ingresar las
novedades
Si
Contabilizar
factura
Pagar a
proveedores
FIN
Fuente. Autor
49
Solicitar nota
crdito o nota
debito
7.1.2 Proceso Gestin De Produccin

Definicin: proceso mediante el cual se realiza la transformacin de la materia
prima en producto semielaborado, conservando las especificaciones de salubridad
e inocuidad de los alimentos.
Tabla 6.Proceso Gestin De la Produccin
PROCESO DE GESTION DE LA PRODUCCION

Procedimiento
Descripcin
Visualizar stock de
Inventario
Programar la
produccin del
producto
semielaborado.
Requerir Materia
Prima E Insumos
Revisar el stock de inventario del producto semielaborado en las

bodegas de almacenamiento. Por medio de:
Conteo fsico en las bodegas de almacenamiento.
En el sistema SAP, por la transaccin MB52 visualizacin de
stock, siempre y cuando este actualizado en el momento de la
consulta.
Teniendo en cuenta el stock de inventario, adems del anlisis de los
datos estadsticos por producto semielaborado, se elabora la
programacin de la produccin para los productos que presentan un
stock bajo. Tambin es programado:
El responsable de la elaboracin de cada proceso.
Numero de baches por proceso.
La fecha de elaboracin.
Una vez definido la programacin de los procesos de producto, es
indispensable elaborar la orden de requerimientos de materia prima e
insumos para el desarrollo de los mismos, para este procedimiento se
debe:
Visualizar el stock en inventario de cada rea en la lnea de
produccin.
El responsable de cada rea realiza un pedido manual de los
insumos y MP que requiere para la elaboracin del proceso que
previamente le fue asignado, las cantidades van sujetas al
nmero de baches programados.
Realizar el consolidado de requerimientos de materia prima e
insumos en una orden de pedido, este a su vez, es entregado al
rea de despachos para el alistamiento y posterior entrega
No todos los pedidos son hechos al departamento de despachos
algunos son programado directamente al departamento de compras.
Recibir, verificar y
distribuir el pedido.
Una vez, el pedido est listo se realiza la recepcin del mismo, para
este procedimiento se siguen las siguientes actividades:
Punteo de productos y cantidades descritas en la orden de
pedido. Verificacin de fechas de vencimiento.
Verificacin de las propiedades organolpticas de los productos
50
PROCESO DE GESTION DE LA PRODUCCION

Procedimiento
Descripcin
despachados.
Produccin en lnea.
5
Crear orden
provisional de
produccin.
Entregar el producto
semielaborado
Notificar la orden de
produccin.
En esta etapa y despus que cada rea esta abastecida con los
insumos que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y
trasformacin de estos en producto semielaborado. Solo despus de
terminado tal procesamiento el responsable diligencia un formato
denominado como hoja de vida Proceso De Produccin Del Producto
X, donde podemos visualizar datos importantes como:
Materia prima utilizada.
Cantidad aproximada de unidades por bache segn embalaje
preestablecido.
Mermas
Nombre del proveedor que abastece cada materia prima o
insumo.
Lote y fecha de vencimiento de cada una de las materias
primas o insumos utilizados para el procesamiento.
Tiempo y temperatura de coccin.
Fecha del procesamiento.
Observaciones generales.
En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto semielaborado
con las cantidades totales porcionadas, los datos que se utilizan son los
presentados en la hoja de vida ya diligenciada, datos que nos permite
diferenciar entre:
Material discreto, donde la cantidad por bache no es fijo entre
uno y otro, est sujeto a modificaciones por mermas o
rendimientos, factores determinantes para la creacin de la
orden, esta se realiza mediante la transaccin CO01 Crear
Orden De Fabricacin.
Material repetitivo, es aquel donde las cantidades siempre son
las mismas, son fijas. Esta se realiza por la transaccin MD11
Crear Orden De Provisional
La entrega del producto se hace bajo el siguiente mecanismo:
Creacin de una orden de produccin.
Conteo fsico del responsable de la entrega, frente al
responsable de la bodega de almacenamiento.
Reporte de novedades.
Firma a satisfaccin.
Una vez, hecha la entrega fsica del producto a las bodegas de
almacenamiento, el paso a seguir es la notificacin de la orden de produccin o
entrada al stock de inventario del producto, en SAP por la transaccin CO11N
entrada imagen individual notificada se realiza este procedimiento para el
ingreso del material discreto y para el material repetitivo se hace por la
transaccin MF42N entrada colectiva nva , automticamente el producto
queda cargado al inventario de las bodegas de almacenamiento.
Fuente. Autor
51
b) Diagrama De Flujo
Ilustracin 9 Diagrama de flujo Proceso de Gestin de Produccin
INICIO
Revisar stock de
inventario
Programar la
produccin de
producto
semielaborado
Pedido de traslado
Requerir materia
prima e insumos
Formato pedido a
proveedores
Lote y fecha de vencimiento

Cantidades
Propiedades organolpticas
Recibir y verificar
el pedido
Pedido
conforme?
No
Si
Distribuir el pedido
en la linea de
produccin
Produccin en
lnea
Crear orden de
produccin
Entregar el
producto
semielaborado
Recepcin a
satisfaccin en
bodega?
La notificacin de la orden
de produccin se genera
solo cuando el producto es
recibido a conformidad y con
firma del encargado de
bodega.
Si
Actualizar en el sistema
SAP
Notificar la orden
de produccin
FIN
Fuente. Autor
52
No
7.1.3
Proceso Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca
Definicin: Proceso que tiene como propsito el abastecimiento de productos e

insumos a los puntos de venta, este proceso tiene cuatro partes fundamentales
para su desarrollo, Programacin De Pedidos, Recibo De Mercanca, Alistamiento
Y Despacho.
Tabla 7. Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca
PROCESO DE GESTION DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA

Procdimiento
Descripcin
Verificar existencias.
1
Revisar Informe de
consumos.
Solicitar a produccin
el producto
semielaborado.
Crear orden de
pedido de insumos a
compras.
Recibir y verificar los

pedidos entregados
por produccin y
compras.
Peridicamente las bodegas realizan un conteo fsico de la mercanca

all almacenada VS el inventario proporcionado por el sistema SAP,
transaccin MB52 lista de mercancas, una vez realizado este
procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin
que el inventario fsico coincida con el sistema SAP.
Este informe, permite que mediante un historial de consumos en un
periodo de tiempo, se pueda determinar un pronstico de la cantidad
de productos o insumos a programar. En el sistema SAP, por medio
de la transaccin MB51 salida de mercanca, se puede visualizar la
cantidad saliente de un producto en determinado tiempo, adems
apoyados de la transaccin ME2Lpedidos por proveedor que en sus
informes nos deja ver las entradas y salidas de los productos e
insumos al sistema, arroja datos de las compras a proveedores,
tambin en un determinado lapso de tiempo.
Solicitud de abastecimiento en bodega de todos los productos que la
planta de produccin procesa, para el posterior alistamiento y
despacho de los mismos. Estos productos son previamente
analizados y programadas las cantidades a abastecer, por el rea de
produccin.
Con el informe de inventario actualizado y despus de analizado el
informe de consumos se procede a la programacin de pedidos para
el abastecimiento, en esta etapa es indispensable tambin programar
los tiempos de llegada, adems de tener en cuenta la vida til del
producto a abastecer, la programacin se hace manual con un
formato ya establecido, posteriormente es entregado al departamento
de compras. Los responsables actualmente de hacer dichas
requisiciones son: el Jefe De Despachos Y Facturacin para los
cuartos fros (producto perecedero) y en las bodegas de abarrotes,
empaque y aseo son los Auxiliares de Bodega respectivamente.
Para el recibo de mercancas se tiene el siguiente mecanismo:
Recepcin de la factura con el nmero de la orden de compra.
Recepcin, verificacin y conteo de la mercanca en fsico
contra las cantidades de la factura.
Reporte de novedades en la factura (si es el caso).
Ingreso de la factura mediante la transaccin MIGO entrada
de mercancas.
53

Procdimiento
Descripcin
Relacin de facturas al final del da.
En el caso de la planta de produccin el procedimiento es de la

siguiente manera:
Almacenar.
Imprimir los pedidos

de traslado
(Requerimientos
Puntos De Venta).
Conteo fsico.
Una vez recibido el producto en fsico, el auxiliar de bodega
(quien recibe) firma la orden de produccin a satisfaccin.
El encargado de produccin (quien entrega), hace la
respectiva notificacin de la orden firmada y de esta manera
el sistema actualiza automticamente el stock de inventario.
Hecha la recepcin del pedido el paso a seguir es el almacenamiento

del mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el mtodo de
rotacin de mercanca PEPS, luego, el producto es almacenado de
acuerdo a la ubicacin que previamente le fue asignado dentro de
cada bodega.
Los pedidos de traslado son solicitudes de los puntos de venta
registrados en SAP mediante la transaccin ME21N Pedido De
Traslado.
La impresin de los pedidos de traslado se hace bajo los siguientes
parmetros:
Existe un cronograma de entregas de acopio a los puntos de
venta (ver cronograma)
De acuerdo con el cronograma anterior los puntos de venta
deben digitar el pedido con al menos un da de anterioridad,
preferiblemente antes de las 11:00 a.m.
Existen dos clases de pedido:
o Pedido de diario, aqu va incluido todo lo relacionado con los
cuartos fros (congelacin y refrigeracin) y la bodega de
fruver (frutas y verduras).
o Pedido de saboy, aqu encontramos todo lo relacionado con
las bodegas de empaque, abarrotes, aseo y publicidad.
Las regionales tienen otro cronograma de pedidos ya que la
frecuencia de entrega es semanal, est dividido de la siguiente
manera:
o Pedido a proveedores, este es hecho con una semana de
anterioridad. Adems de tener una limitacin en la capacidad
de almacenaje, su objetivo
es que llegue debidamente
embalado, congelado (si es el caso) y separado por punto de
venta, para efectos de minimizacin de tiempos de
alistamiento.
o Pedido semanal, este pedido se realiza con dos das de
anterioridad al despacho, aqu est incluido los productos
54

Procdimiento
Descripcin
denominados de diario y de saboy
Alistar.
7
Despachar o entrega
de mercanca.
8
Ubicacin de los productos descritos por el Pedido De Traslado a

canastillas de acopio, para su posterior despacho. Para este
procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y
el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m.
Entrega de los productos e insumos uno a uno a la flota trasportadora,
puntendolos, de tal forma que se exija el conteo fsico y poder
determinar:
Que las cantidades listas concuerden con las despachadas en
los pedidos de traslados.
Verificar las fechas de vencimiento.
Verificar las condiciones de empaque, rotulado o cualquier
alteracin fsico-qumica que presenten los productos e
insumos, posibles condiciones de contaminacin.
Una vez culminado la entrega de mercancas fsica a la flota
trasportadora y firmado cada documento a satisfaccin, estos son
entregados al rea de facturacin para el respectivo traslado a cada
punto en el sistema SAP.
Facturacin interna
9
Encargado de actualizar los inventarios mediante una serie de

movimientos de salida y/o traslado de mercanca en el sistema SAP.
Consumo interno: son cargados al gasto y son directamente
imputados al centro de costo por la transaccin MB1A
movimiento 201.
Bajas: son imputadas al centro de costo especfico de donde
fue generada la baja, por la transaccin MB1A movimiento
551.
Traslado entre almacenes: se realizan por solicitud o
necesidad de reubicacin de un material, este se usa en los
puntos de venta para traslado por prstamo de producto para
la venta y en el acopio por reubicacin de materiales en
bodegas reales de almacenaje segn la necesidad. Se realiza
en SAP por la transaccin MB1B movimiento 311.
Los Pedidos de Traslado: se realizan por la transaccin MB1B
movimiento 351 o por la MIGO salida de mercancas, con
referencia al pedido digitado por el punto de venta o
produccin. Esto permite trasladar de forma virtual las
cantidades y los productos solicitados al denominado Stock
En Transito, para luego ser avalado por cada punto e
ingresado las cantidades all propuestas en concordancia con
las cantidades recibidas en fsico esto se hace por
la
transaccin MIGO Entrada De Mercanca Pedido De
Traslado. A continuacin se har una secuencia de esta serie
de movimientos en SAP.
55

Procdimiento
Descripcin
Montaje del pedido de traslado por parte del Punto

De Venta O Produccin (ME21N Crear Pedido De
Traslado).
Impresin del pedido de traslado (ME9F visual.
mensajes: pedidos).
Traslado de productos y cantidades al Stock En
Trnsito (Bodega Virtual) (MB1B Mov. 351Registro
De Traspaso).
Una vez, el punto de venta hace la recepcin del
pedido en fsico, se ingresa en el sistema SAP a su
inventario, albergado en la Bodega Virtual. (MIGO
Entrada De Mercancas).
Por la transaccin MB5T visualizar stock en trnsito se realiza

verificacin de productos sin ingreso en los puntos a nivel nacional,
estos son confrontados con un formato de novedades diligenciado por
el punto en el momento de la recepcin de la mercanca. Cada punto
lo debe diligenciar sin excepcin y dado el caso que no tenga
novedades debe colocar sin novedad, con firma y sello del gerente
de punto.
La flota trasportadora da inicio el recorrido por cada uno de los puntos
de venta, los cuales estn divididos de la siguiente manera:
Logstica y
transporte.
10
Recibir las
devoluciones y
novedades escritas.
Rutas en la ciudad de Bogot con una frecuencia sujeta al

cronograma de entrega de mercanca, despacho de lunes a
sbado, flota transportadora: SATEGOM LTDA. Y JAIRO
TENJICA
Ruta de las ciudades de Medelln, Bucaramanga, Cartagena,
Barranquilla Cali y Pereira con una frecuencia de diez das,
despacho al trmino del tiempo establecido, flota
transportadora SATEGOM LTDA.
La flota trasportadora debe entregar el producto e insumos en
igualdad de condiciones a las entregadas por el rea
despachos, adems de exigir el diligenciamiento del formato
de novedades con firma y sello del gerente del punto de
venta.
Al trmino del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las

devoluciones de producto acompaadas del formato diligenciado de
novedades escritas. Estos formatos son entregados en el rea de
despachos junto con la mercanca que fue devuelta, con el visto
bueno del jefe de trasporte y recibo de mercancas, son llevados al
rea de facturacin donde se notificar al punto de venta va
electrnica y telefnica de presentarse alguna inconsistencia, entre lo
que fue devuelto y lo que quedo en trnsito.
Fuente. Autor
56
Ilustracin 10. Diagrama de flujo Proceso Gestion de Despachos y Recibo de Mercancia
INICIO
.
Verificar las
existencias
Revisar informes
de consumo
Solicitar a
produccin
producto
semielaborado
Crear orden de
pedido de
insumos a
compras
Recibir y verificar
los pedidos
entregados por
produccin y
compras
Recepcin a
satisfaccin?
No
Reportar las
novedades a
compras y
produccin
Solicitar Notas crdito

y debito.
Correccin de la
orden de produccin.
Si
Almacenar
Imprimir pedidos
de traslado
(Requerimientos
Puntos De Venta)
Alistar
Despachar o
entrega de
mercanca
Logstica y
trasporte
Documento
pedido de traslado
Procedimiento que consiste en una serie

de movimientos de entrada, salida y/o
traslado de mercanca en el sistema SAP
Actualizar stock
de inventarios
en el sistema
SAP
Facturacin
interna
Entregar punto de
venta
Formatos de
devoluciones
diligenciados con
firma y sello del
punto de venta
Si
Recibir las
devoluciones y
novedades
escritas
Se acepta la
devolucin
FIN
Fuente. Autor
57
No
Cobro a la flota
trasportadora
Una vez hecha la identificacin y caracterizacin de los procesos y procedimientos

hallados en la cadena de abastecimiento, podemos iniciar el anlisis de la
situacin actual utilizando las herramientas mencionadas en el inicio de este
captulo, es as como la Matriz DOFA permitir visualizar de manera global las
falencias que aqueja a cada proceso y como complemento de esta, recurrimos a
la Matriz VESTER que da un anlisis ms especifico a la hora de identificar los
focos de cada problema, todo esto con el objetivo de atacar los puntos crticos de
control.
7.2 EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
El desarrollo eficiente de las actividades de la cadena de abastecimiento debe
garantizar la disposicin de los insumos que a diario son demandados por los
puntos de venta, el proveer de dichos recursos de manera rpida y oportuna
basados en el denominado cero agotados y gracias a la planeacin estratgica y
el trabajo en equipo conlleva a realizar un despacho con la mejor calidad y al
menor costo.
Por lo anterior en la elaboracin de este diagnstico se utilizarn dos herramientas
de anlisis, la primera la ya conocida matriz DOFA mediante la cual se podrn
visualizar aspectos positivos que se deben fortalecer y aprovechar y aspectos
negativos que se deben minimizar o suprimir si es posible, y la segunda la matriz
VESTER enfocada para representar en detalle las causas de los problemas ms
crticos y relevantes que atacan el desarrollo progresivo de cada proceso en la
cadena de abastecimiento.
7.2.1 Matriz DOFA

En la cual se analizan la situacin actual interna y externa de los procesos de la
cadena de abastecimiento de Archies Colombia.
a)
Proceso Gestin Compras
Tabla 8.Matriz DOFA Proceso de Gestin de Compras
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
Personal calificado con
poder de negociacin.
Planeacin del
abastecimiento mediante
un manejo de control
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
Negociaciones
anticipadas con
proveedores
Integradores logsticos.
DEBILIDADES
Inadecuado mtodo de
seleccin del proveedor.
Falencias en elaboracin
de las rdenes de compra.
AMENAZAS
Nuevas polticas y
disposiciones del
ministerio de industria y
comercio.
Oleada invernal que
58
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
estadstico.
Adecuado Mtodo de
evaluacin y seleccin
de productos nuevos
(comit de producto).
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
Negociaciones que
integren al proveedor en
la cadena de suministros
(subcontratacin).
Falencias en los
procedimientos para el
paso de facturas fsicas a
las reas siguientes
Retroalimentacin
cliente-proveedor,
No hay registros de
reclamos y sugerencias de
los proveedores para
retroalimentacin.
AMENAZAS
encarece el portafolio de
los proveedores
primarios y secundarios.
Aumento progresivo de
la gasolina que aumenta
el precio del flete y el
costo de los insumos y
materia prima
Fuente. Autor
b)
Proceso Gestin de Produccin
Tabla 9.Matriz DOFA Proceso Gestin de Produccin
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
Planeacin de la
produccin bajo datos
estadsticos.
Materia prima e insumos
de alta calidad.
Instalaciones locativas
adecuadas y certificadas
por el INVIMA.
Personal con notable
experiencia, liderando
cada una de las reas
de produccin.
Conciencia de la
ejecucin y
cumplimiento de las
BPM.
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
Visitas tcnicas de
expertos que puedan
aportar rendimiento y
calidad el producto final.
La adquisicin de
equipos nuevos y
modernos optimizara la
capacidad de produccin
y aumentar la vida til
de los productos.
Una posible certificacin
de calidad aumentar la
proyeccin comercial y
servir de base para
incursionar en nuevos
mercados, adems de
acrecentar la confianza
e imagen ante una
clientela potencial.
DEBILIDADES
Alto ndice de desercin
del personal.
Capacidad de produccin
baja VS la demanda.
Falta de tecnologa de
punta.
Falta de comunicacin y
retroalimentacin con los
dems procesos de la
cadena de abastecimiento.
No existe un anlisis de
los registros, que
desencadene una
planeacin de actividades
correctivas o preventivas
segn sea el caso.
Fuente. Autor
59
AMENAZAS
Oleada invernal que

afecta el abastecimiento
de la materia prima e
insumos y retrasa la
produccin.
Plagas
Demoras en la
incorporacin de
personal que ocasiona
recarga laboral, retraso
en los procesos,
cansancio y
desmotivacin de los
trabajadores.
c)
Proceso Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca
Tabla 10. Matriz DOFA Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
ASPECTOS NEGATIVOS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Liderazgo del personal

que ejecuta las
actividades del proceso.
Adquisicin de una flota

transportadora propia.
Baja capacidad de
almacenaje.
Capacitacin externa,
que permita maximizar
la utilizacin de
espacios, la eliminacin
de recorridos,
disminucin de tareas
repetitivas etc.
Falta de registros en el
rea de recibo de
mercanca, que permita
hacer trazabilidad de un
producto en especfico.
Control de toda la
mercanca que entra y
sale de las bodegas de
almacenaje.
Documentos adecuados
para el despacho de la
mercanca (Pedidos De
Traslado).
Sistema de logstica y
transporte conforme a
las necesidades de
optimizacin de tiempos,
para una entrega
oportuna a los puntos de
venta.
Alto grado de
confiabilidad de
inventarios fsicos VS
informe de existencias
del sistema.
Equipos que agilicen el

proceso de alistamiento
y entrega del producto.
Implementacin de
sistemas logsticos
vanguardistas, que se
ajusten a las
necesidades de la
compaa.
Mtodos estadsticos de
recopilacin y anlisis de
la informacin para el
montaje de pedidos.
DEBILIDADES
Limitados espacios
locativos para el
despacho, que cumpla con
todas las especificaciones
de las BPM.
AMENAZAS
El constante
congestionamiento por
los arreglos de la malla
vial en la ciudad, afecta
la movilizacin de la flota
trasportadora y ocasiona
el retraso de la misma.
Amenazas terroristas
contra el trasporte
internacional, afecta en
gran medida las
importaciones de
insumos
Falta de planeacin y
anlisis de datos
estadstico para el montaje
de pedidos.
Accesibilidad a la
informacin de inventarios,
en pocos espacios de
tiempo, dado que el
sistema est en constante
actualizacin durante todo
el da, (facturacin
interna).
Fuente. Autor
Despus de evidenciar los aspectos positivos y negativos de cada proceso,

recurrimos a la MATRIZ VESTER donde se pueden visualizar e identificar
aquellos problemas que dificultan y obstaculiza con mayor incidencia los
procedimientos de la cadena de abastecimiento. Dando as la principal
herramienta para solucin, en pro de la mejora continua.
60
7.2.2 Matriz De Vester

Herramienta de anlisis que nos permitir visualizar en detalle los problemas
crticos que afecta el normal desarrollo de las actividades en cada proceso.
a)
Proceso Gestin Compras (GC)
Problema: Fallas en la secuencia y ejecucin de los procedimientos en el

departamento de Compras de Arches Colombia.
Causas:
Falta de estandarizacin de los procedimientos.

Perdida de un enfoque objetivo hacia la mejora continua.
Falta de eliminacin o adaptacin de operaciones que nos direccionan al
reproceso.
Ausencia de un manual de funciones que permita determinar la
responsabilidad y el alcance en el proceso, de cada miembro del equipo de
trabajo.
Falta involucrar todos los miembros del equipo en actividades informativas o de
retroalimentacin que permita fijar sus esfuerzos a un mismo objetivo.
Falta de capacitacin para una ptima utilizacin de las herramientas
informticas.
falta de elaboracin de indicadores y especificaciones de las actividades que
puedan medir la gestin del proceso.
Tabla 11. Matriz Vester. Gestin de Compras

MATRIZ DE VESTER GESTION DE COMPRAS ( GC )
CONCECUENCIA
Descripcion De Los Problemas
C1
C2
C
A
U
S
A
C3
C4
C5
C6
C7
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 TOTAL PASIVOS

Perdida de un enfoque objetivo hacia la mejora continua.
reproceso.
Ausencia de un manual de funciones que permita determinar la responsabilidad
y el alcance en el proceso, de cada miembro del equipo de trabajo.
Falta de capacitacin para una optima utilizacin de las herramientas
informticas.
Falta de elaboracin de indicadores y especificaciones de las actividades que
puedan medir la gestin del proceso.
TOTAL PASIVOS
Fuente. Autor
61
10
10
De la anterior matriz se grafican los datos y se dividen en cuatro cuadrantes como

se muestra en la Ilustracin 11
Ilustracin 11. Eje de coordenadas Gestin de Compras
Fuente. Autor
Cuadrante I: problemas crticos (Total Activos Y Total Pasivos Altos).
Prdida de un enfoque objetivo hacia la mejora continua.

Cuadrante II: problemas pasivos. (Total Pasivos Altos Y Un Total De Activos

Bajos)

reproceso.
Falta de elaboracin de indicadores y especificaciones de las actividades que puedan

medir la gestin del proceso.
Cuadrante III: problemas indiferentes. (Total De Activos Bajos Y Un Total De

Pasivos Bajos)
Falta de capacitacin para una ptima utilizacin de las herramientas

informticas.
Cuadrante IV: problemas activos. (Total De Activos Altos Y Un Total De Pasivos

Bajos)
62
Ausencia de un manual de funciones que permita determinar la

responsabilidad y el alcance en el proceso, de cada miembro del equipo de
trabajo.
Producto del diagnstico realizado se determinaron aquellos aspectos negativos

y/o problemas crticos
que
entorpecen el desarrollo de cada proceso,
evidenciados como total activos altos y total pasivos altos.
Es as, como en el proceso de COMPRAS: la falta de estandarizacin de los
procedimientos a llevado a los usuarios internos de este proceso a perder el
enfoque hacia la mejora continua, entorpeciendo sus actividades diarias
confluyendo en errores reiterados; errores que por falta de una retroalimentaron
entre los miembros de este equipo no se han solucionado ni fijado objetivos en
comn.
b)
Proceso Gestin de Produccin (GP)
Problema: Deficiencia en el anlisis de registros y documentos que se llevan a

diario en el departamento de Produccin de Archies Colombia.
Causas:
Falta del personal idneo para el desarrollo de esta actividad.

Interpretacin desigual de las personas intervinientes en el proceso.
Formatos recargados de datos que hacen tedioso el diligenciamiento.
Falta de claridad hacia el personal operativo de la importancia en la veracidad
de los datos con que diligencian los formatos y documentos a su cargo.
Visin limitada para la transformacin de los documentos en unos ms
efectivos.
Relegacin de las actividades de anlisis que pueden dar solucin a los
problemas de raz.
63
Tabla 12. Matriz Vester Gestin De Produccin

MATRIZ DE VESTER GESTION DE PRODUCCION ( GP )
CONSECUENCIA
PROBLEMA
P1
P2
C
A
U
S
A
P1 P2 P3 P4 P5 P6

Interpretacin desigual de las personas intervinientes en el proceso.
P3 Formatos recargados de datos que hacen tedioso el diligenciamiento.

Falta de claridad hacia el personal operativo de la importancia en la
veracidad de los datos con que diligencian los formatos y documentos a
P4 su cargo.
P5 efectivos.
P6 problemas de raz.
TOTAL PASIVOS
TOTAL ACTIVOS
13
10
13
12
12
12
11
Fuente. Autor
De la anterior matriz se grafican los datos y se dividen en cuatro cuadrantes como

se muestra en la Ilustracin 12.
Ilustracin 12 Eje de coordenadas Gestin de Produccin
Fuente. Autor
Cuadrante I: problemas crticos (Total Activos Y Total Pasivos Altos)
Interpretacin desigual de las personas intervinientes en el proceso

Falta de claridad hacia el personal operativo de la importancia en la veracidad
de los datos con que diligencian los formatos y documentos a su cargo.
64

efectivos.
Formatos recargados de datos que hacen tedioso el diligenciamiento.

Bajos)

problemas de raz.

Pasivos Bajos)
No

Bajos)
En PRODUCCIN por su parte la interpretacin desigual de las personas

intervinientes en el proceso ha producido que los procedimientos sean
desarrollados de distinta manera segn criterio propio, ocasionando divergencia
en la manipulacin de insumos y materias primas as mismo, la falta de claridad
del personal operativo en la importancia de la veracidad de los datos con que
diligencian los documentos a su cargo y formatos recargados de datos han
concurrido en la inexactitud de la informacin para anlisis estadsticos que
contribuya a la implementacin de actividades correctivas o preventivas segn el
caso para la mejora continua de los procedimientos de esta seccin.
c)
Proceso de Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca
Problema: Ausencia de registros en los procedimientos que permita la trazabilidad

de los productos e insumos del departamento de Despachos Y Recibo De
Mercanca de Archies Colombia.
Causas:
Escasez de formatos efectivos para el control de mercanca.

Falta de aplicacin de esquemas que solidifiquen los procedimientos y los
permitan medir y analizar.
Falta de capacitacin en el uso de las herramientas informticas.
Carencia de una visin global del proceso, priorizando las falencias que
necesitan mayor seguimiento y control.
65
Falta de asignacin de responsabilidades documentales en cada uno de los

procedimientos.
Falta de actividades de retroalimentacin que pongan a prueba las
capacidades heursticas del personal involucrado.
Tabla 13. Matriz Vester Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca

MATRIZ DE VESTER GESTION DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA ( GD )
CONCECUENCIA
PROBLEMA
D1 D2 D3 D4 D5 D6 TOTAL ACTIVOS

D1
D2 Falta de aplicacin de esquemas que solidifiquen los procedimientos y los permitan medir y analizar.
C
A
U
S
A
D3 Falta de capacitacin en el uso de las herramientas informticas.
D4
D5
Carencia de una visin global del proceso, priorizando las falencias que necesitan mayor seguimiento y
control.
Falta de asignacin de responsabilidades documentales en cada unos de los procedimientos.
Falta de actividades de retroalimentacin que pongan a prueba las capacidades heursticas del
D6 personal involucrado.
TOTAL PASIVOS
0
2
1
0
0
1
0
3
0
2
0
2
1
10
Fuente. Autor
De la anterior matriz se grafican los datos y se dividen en cuatro cuadrantes como se

muestra en la Ilustracin 13.
Ilustracin 13. Eje de coordenadas Gestin De Despachos Y Recibo De
Mercanca
Fuente. Autor
66
Cuadrante I: problemas crticos (Total Activos Y Total Pasivos Altos)
Carencia de una visin global del proceso, priorizando las falencias que
necesitan mayor seguimiento y control.
Falta de aplicacin de esquemas que solidifiquen los procedimientos y los
permitan medir y analizar.
Falta de actividades de retroalimentacin que pongan a prueba las
capacidades heursticas del personal involucrado.

Bajos)

Falta de asignacin de responsabilidades documentales en cada uno de los
procedimientos.
Falta de capacitacin en el uso de las herramientas informticas.

Pasivos Bajos)
4. NO
Bajos)
5. NO
En el proceso de DESPACHOS la carencia de una visin global que priorice las
falencias que necesitan mayor seguimiento y control hace que los procedimientos
sean poco congruentes, tambin la falta de aplicacin de esquemas que permitan
medirlos y analizarlos y la ausencia de actividades de retroalimentacin que
pongan a prueba las capacidades heursticas del personal involucrado son unos
de los ms notorios inconvenientes que han entorpecido el flujo adecuado de las
actividades de despachos compras y produccin.
Por lo anterior se hace necesario realizar la estandarizacin que permita un mayor
control y seguimiento de cada proceso y procedimiento, as como del personal
involucrado en los mismos.
67
8. PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN Y ESTANDARIZACIN DE LOS

PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
Este captulo consta de tres partes: en la primera, se presenta el mapa de
procesos y la explicacin d cada uno de sus componentes; en la segunda, la
estandarizacin donde se presentan los cambios realizados durante el estudio y
por ltimo, las especificaciones de las instalaciones para el desarrollo de los
procedimientos.
Para la estandarizacin en seguida del diagnstico realizado en el captulo anterior
en el cual se identificaron los procesos y procedimientos existentes en la cadena
de abastecimiento el paso a seguir es graficar dichos procedimientos en un mapa
de procesos; herramienta primordial para iniciar la propuesta para la
documentacin de la cadena de abastecimiento.
8.1. MAPA DE PROCESOS

En la cadena de abastecimiento de Archies Colombia el objetivo principal es el
suministro oportuno y eficaz de insumos y materias primas de calidad a los puntos
de venta, para su posterior manufactura y transformacin en productos
alimenticios terminados; se evidencia entonces que las entradas y salidas del
proceso sean requerimiento y despacho de materias primase insumos desde y
hacia los puntos de venta respectivamente; esto apoyado en procesos de:
Ilustracin 14 Mapa de procesos. Cadena de Abastecimiento
Fuente. Autor.
68
8.1.1. Procesos de Direccin entre los que se encuentran

Gestin De Gerencia De la cadena De Abastecimiento: donde se planea y se
define los lineamientos y parmetros a seguir
Gestin De Calidad Y Seguridad En Los Alimentos: el cual busca garantizar la
adquisicin y abastecimiento de materias primas con caractersticas
organolpticas y fitosanitarias exigidas por los entes gubernamentales de
control, (Ver ilustracin 14).
8.1.2. Procesos de Operacin como:
Planeacin de la produccin: donde se definen las cantidades a procesar de
los producto semielaborado necesarios para la elaboracin de las recetas
gourmet que caracterizan los restaurantes de la cadena de Archies Colombia.
Requerimiento de materia prima e insumos: en el cual se establecen las
cantidades y frecuencias de productos a solicitar segn la demanda y estudios
estadsticos de los consumos de los puntos de venta.
Abastecimiento de bodegas, alistamiento y despacho de pedidos: enfocados a
la eficiencia y efectividad de los despachos cuidando la integridad y calidad de
los insumos.
Logstica y trasporte: enfocada a la puntualidad y cumplimiento de horarios as
como del adecuado manejo de los insumos y materias primas garantizando la
conservacin de sus caractersticas mientras se encuentran en el trayecto del
centro de acopio a los puntos de venta, (Ver ilustracin 14).
8.1.3. Procesos de Apoyo como
Gestin De Compras: quienes se encargan de garantizar el oportuno
abastecimiento de los insumos mediante su gestin de negociacin, buscando
proveedores de alta calidad y respaldo.
Manipulacin de la informacin: manejo de inventarios por sistema, control de
entradas y salidas, anlisis de datos, (Ver ilustracin 14).
69
8.2. ESTANDARIZACIN
A continuacin se har un recuento de los cambios y estndares propuestos para

cada uno de los procesos de la cadena de abastecimiento de ARCHIES
COLOMBIA S.A.
8.2.1. Proceso De Compras

Para este proceso se propone la creacin de algunos procedimientos y la
secuencia de los mismos; basados en la informacin obtenida en el anlisis
diagnostico visto en el captulo 7; donde se evidenciaron puntos crticos que
generaban problemas obstaculizando el desarrollo del proceso.
Se procedi a incluir los siguientes procedimientos, Verificar la Factura Vs Orden
de compra, Recibir y verificar pedidos de compras Vs factura y Verificar rdenes
de compra abiertas, porque se observ que haban falencias que pasaban por
alto actividades que deban realizarse para controlar los ingresos de materias
primas e insumos, es decir el manejo de la informacin en el sistema SAP.
Tambin se incluyeron procedimientos como Elaborar Matriz de Evaluacin a
Proveedores para realizar el seguimiento y control de estos y retroalimentar el
proceso como mecanismo para efectuar la mejora continua.
Adems se modific la secuencia en que se realizaban algunos de ellos porque la
manera como se estaban efectuando no era el ms propicio y consecuente para el
gil desarrollo del proceso: dichos procedimientos son crear rdenes de compra
(SAP) y liberar factura.
Por ltimo, al procedimiento de elaborar pedidos se le incluyo la actividad de
digitalizar porque se haca de manera que la informacin en varias ocasiones se
perda por no poseer soportes electrnicos, adems de brindar datos para el
anlisis posterior y agilizar la elaboracin de las rdenes de compras.
Ver ANEXO A Manual de Procesos y Procedimientos, pg. 12, Proceso de
Compras, numeral 3.1.2 Descripcin.
En la siguiente ilustracin se puede detallar la secuencia grfica de los
procedimientos.
70
Ilustracin 15. Diagrama de funciones cruzadas Proceso de compras

COMPRAS
JEFE DE COMPRAS
ASISTENTE DE COMPRAS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION
inicio
3
1
Solicitar
cotizaciones
Definir las
necesidades
de compra
2
Precios y
plazos dentro
del rango?
Seleccionar
los posibles
proveedores
Si
4
No
Solicitar
muestras
5
Proveedor
seleccionado?
No
Codificar el
Proveedor y
Cliente (Nuevo).
SI
Formato de
codificacin de
nuevo proveedor
* Rut
* Registro mercantil
* Fotoc. cedula del
representante legal
Crear carpeta
de contacto.
Matriz de
evaluacin a
proveedor.
A
* REF. Comerciales
* REF. Bancarias
* Cotizacin
Hoja de contacto
Elaborar pedidos
Catalogo y lista de
precios
Formato de
pedidos acopio
8
Crear rdenes
de Compra
(SAP).
Email con
pedidos
digitalizados.
Fase
COMPRAS
JEFE DE COMPRAS
ASISTENTE DE COMPRAS
JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE

MERCANCIA
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
JEFE DE TESORERIA
1
9
Verificar la
Factura Vs Orden
de compra.
B
Factura
Orden de compra
Liberar factura
9
Factura
11
la factura y la
orden
concuerdan?
Si
10
Recibir y verificar
pedidos de compras
Vs factura.
No
Factura
12
Programar entrega
de unidades
faltantes.
Ingresar la factura.
Und. de
diferencia
SI
13
Factura
13
Ingresar y
reportar
Novedades SAP
Relacion Facturas
Solicitar notas
crdito o debito
Facturas
Reporta
novedades?
Facturas
Relacion Facturas
Nota credito o
debito
16
No
15
14
Firmar facturas
17
Facturas
Fase
Contabilizar
Facturas
Verificar rdenes
de compra
abiertas.
19
18
Retroalimentar el
Proceso.
Elaborar Matriz
de Evaluacin a
Proveedores
Facturas
FIN
Fuente. Autor
71
Pagar a
Proveedores.
Facturas
Relacin de
FaCturas causadas
8.2.2. Proceso de Produccin

Al igual que en los procesos de compras y despachos mediante el anlisis
diagnstico realizado en el captulo 7 se identificaron puntos crticos relacionados
con el mal manejo de la informacin, as como la interpretacin desigual de las
personas involucradas en las actividades del proceso respecto al manejo de
documentos y registros.
Por ello en este proceso se procedi a incluir los siguientes procedimientos
Realizar Inventarios Semanales porque al efectuarlos mensualmente como se han
realizado, no existe control de materias primas e insumos
generando
inexactitudes en el registro de stock de inventario concluyendo en faltantes o
sobrantes en cada cierre mensual.
El procedimiento de Tabular Registros fue incluido ya que anteriormente la
informacin recogida en el proceso de produccin era archivada y no era
aprovechada para el anlisis estadstico, y propiciar acciones correctivas o
preventivas segn fuese el caso.
Y por ltimo el procedimiento de Retroalimentar el Proceso como mecanismo para
efectuar la mejora continua adems de encontrar soluciones para concientizar al
personal en la importancia del correcto diligenciamiento de los formatos y
registros a su cargo en pro de la calidad del proceso.
Adicionalmente en el procedimiento de Requerir Materias Primeas E Insumos se
modific la actividad en la que algunos de los pedidos eran requeridos al
departamento de compras y se remiti en su totalidad al departamento de
despachos diseado para abastecer a los puntos de venta y produccin.
Ver ANEXO A Manual De Procesos Y Procedimientos, pg. 21 Proceso de
produccin, numeral 3.2.2. Descripcin.
procedimientos.
72
Ilustracin 16.Diagrama de funciones cruzadas Proceso de Produccin

PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION
ASISTENTE DE PRODUCCION
AUXILIARES DE BODEGA
JEFE DE PRODUCTO
AUXILIARES DE PRODUCCION
inicio
1
Programar la
produccin
Procedimiento Asociado
Revisar stock
de inventario
A
3
Programar la
produccin
Recibir solicitud
materia prima e
insumos
Requerir
materia prima
e insumos
Pedido de traslado
Pedido de traslado
4
Recibir, verificar
y distribuir el
pedido.
Recibido a
satisfaccin?
Pedido de traslado
Produccin en
lnea.
Si
Hoja de vida de
producto
No
A
Crear orden
provisional
Orden provisional
de fabricacin
Hoja de vida de
producto
Fase
PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION
ASISTENTE DE PRODUCCION
JEFE DE PRODUCTO
AUXILIARES DE PRODUCCION
Entregar el
producto
semielaborado.
Recibir el
producto
semielaborado.
Orden provisional
de fabricacion
Orden provisional
de fabricacion
8
Notificar la
orden de
produccin
Orden de
produccin
Orden provisional
de fabricacion
9
10
Tabular
registros.
Realizar
inventarios
semanales
Realizar
inventarios
semanales
11
Retroalimentar
el proceso.
Retroalimentar
el proceso.
Fase
FIN
Fuente. Autor
73
8.2.3. Proceso de Despachos y recibo de mercanca

Producto del anlisis diagnstico realizado en elcaptulo7 y como respuesta a las
necesidades y problemas all expuestos se resumen en este cuadro de
caracterizacin los procedimientos que quedaron establecidos para el desarrollo
del presente proceso; se puede observar entonces como se agregaron los
siguientes procedimientos; Solicitar a produccin el producto semielaborado,
Registrar entrada de mercanca de produccin y proveedores, retroalimentar el
proceso, Verificar tems de Factura Abiertos,porque en el desarrollo del proceso se
evidencio la necesidad de incluirlos.
La adicin de actividades en algunos procedimientos como Digitalizacin de los
pedidos, Diligenciamiento de formatos, elaboracin pedidos de produccin por ser
necesarios para el eficaz desarrollo del mismo.
Adems cambios menos drsticos pero igual de importantes como el cambio de
nombre a procedimientos como Programar Pedidos a proveedores por ser ms
acorde a lo que se est desarrollando.
Todo lo anterior se sintetiza entonces en la estandarizacin que permitir
solucionar los principales inconvenientes que generaban obstruccin de una visin
global del flujo de las actividades de los procedimientos involucrados en el
proceso.
Ver ANEXO A Manual De Procesos Y Procedimientos, pg. 28,Proceso de
Despachos y recibo de mercanca, numeral 3.3.2 Descripcin.
procedimientos.
74
Ilustracin 17. Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Despachos y Recibo de Mercanca

DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
JEFE DE PRODUCCION
JEFE DECOMPRAS
JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA
inicio
8
Recibir,verificar
pedidos de
proveedores
Revisar
existencias
3
Recibir
solicitud de
producto
2
Revisar
Informe de
consumos.
Recibir producto
semielaborado
Orden
requerimiento
Prod. Semi.
3
Solicitar
producto
semielaboado Orden
requerimiento
Prod. Semi.
Mercanca
recibida a
satisfaccin?
Verificar
existencias
Mercanca
recibida a
satisfaccin?
Reportar novedades
en la orden
provisional
No
Reportar novedades
en la factura
No
Si
9
Stock
suficiente?
factua
Orden provisional
de fabricacin.
No
Producir en
linea
Registrar entrada
de mercanca de
proveedores
Si
5
Si
Registrar entrada
de mercanca
Produccin.
Formato recibo de
mercanca
factura
Formato recibo de
mercanca
B
Orden provisional
de fabricacin.
C
B
7
Programar
Pedidos a
proveedores.
Orden de pedido.
Recibir solicitud de
productos a
proveedores
Orden de pedido.
Almacenar
Orden de compra.
factura
Fase
DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA

JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE

MERCANCIA
ASISTENTE DE FACTURACION
LOGISTICA Y TRANSPORTE
D
1
13
10
Recibir Trasportar y
entregar materias
primas e insumos
Imprimir los pedidos

de traslado
12
11
Formato Novedades
y devoluciones
Despachar materias
primas e insumos
Pedido de traslado
E
Alistar
Pedido de traslado
No de
contabilizacion
Pedido de traslado
12
entregar
15
Despachar materias
primas e insumos
Pedido de traslado
Facturacion interna
entregar
Pedido de traslado
E
entregar
14
Recibir,
devoluciones y
novedades escritas
Formato Novedades
y devoluciones
17
Retroalimentar el
proceso.
Acta
16
Verificar tems de
Factura Abiertos.
Fase
FIN
Fuente. Autor
75
Formato Novedades
y devoluciones
8.3. ESPECIFICACIN DE LAS INSTALACIONES

A continuacin se puede visualizar la descripcin grfica de los procesos y su
recorrido dentro de la planta y las bodegas del centro de acopio; con este
diagrama se esquematiza el flujo de insumos y materias primas as como de
producto semielaborado adems de los documentos y registros necesarios para
la consecucin del macro proceso; proporcionando una herramienta propicia para
culminar la documentacin y estandarizacin.
Ilustracin 18. Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos Nivel 1

ENTRADA DE MP E INSUMOS
SALIDA DE PRODUCTO SEMIELABORADO
E INSUMOS
CADENA DE ABASTECIMIENTO ARCHIES COLOMBIA

NIVEL 1
FLUJO DE DOCUMENTOS
PLANTA
ELECTRICA
1500,0 mm x 300,0 mm
POSTRES
1000,0 mm x 400,0 mm
C
O
C
I
N
A
F
R
I
A
C
O
C
I
N
A
F
R
I
O
CUARTO DE
CANASTILLAS
CUARTO
ALISTAMIENTO Y
DESPACHO
BODEGA FRUVER
Arriba
C
U
A
R
T
O
CUARTO DE HARINAS
C
A
L
I
E
N
T
E
R
A
V
I
O
L
I
S
CUARTO DE CONGELACION
C
O
C
I
N
A
CUARTO DE REFRIGERACION
18 m cuadr
ALMACENAMIENTO DE
UTENSILIOS
Oficina
BASCULA
ZONA DE CARGA
P
O
R
C
I
O
N
A
D
O
C
O
C
I
N
A
F
R
I
A
BASCULA
B
A
OFICINAS
OFICINAS
H
O
M
B
Oficina
213 m cuadr
B
A
O
M
U
J
MANZANEO
GUARDA ROPA
HOMBRES
GUARDA ROPA
MUJERES
BODEGA ASEO Y
PUBLICIDAD
Fuente. Autor
En este diagrama se visualiza el NIVEL 1 del centro de acopio donde se encuentra

la planta de produccin, el rea de oficinas y las bodegas de almacenamiento.
Tambin se puede observar el recorrido que tienen las materias primas e insumos
desde su entrada y recibo por el jefe de trasporte hasta su posterior
almacenamiento en su respectiva bodega (flujo rojo); a su vez la salidas de
producto semielaborado desde la planta de produccin hacia las bodegas para su
alistamiento y entrega a la flota trasportadora (flujo amarillo) por ltimo el recorrido
de los documentos desde el rea de despacho y recibo de mercanca hacia las
oficinas (flujo azul).
76
Ilustracin 19. Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos Nivel 2
Abajo
ABARROTES
EMPAQUE
LABORATORIO
CADENA DE ABASTECIMIENTO ARCHIES COLOMBIA

NIVEL 2
EMPAQUE
Fuente. Autor
En este diagrama se visualiza el NIVEL 2 del Centro De Acopio donde se

encuentra las bodegas de abarrotes y empaque; al igual que en el NIVEL 1 se
puede observar la entrada de materia prima e insumos (flujo rojo), y su salida
hacia el rea de produccin o al rea de despachos segn sea el caso (flujo
amarillo).
77
9. ESTANDARIZACIN DE FORMATOSY DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS

DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES COLOMBIA S.A.
Ente capitulo consta de dos partes: la primera, identifica las necesidades de los
documentos definiendo aquellos que por observacin y resultado del anlisis y el
diagnostico fueron determinados como necesarios para los procedimientos; y en
segundo lugar, se contempla la propuesta para la documentacin consignada en
el documento final entregado a la empresa, el cual se constituye en el manual de
procesos y procedimientos para la cadena de abastecimiento.
9.1. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE DOCUMENTOS
De acuerdo a la informacin obtenida de la caracterizacin y estandarizacin de
cada uno de los procedimientos, donde se establecieron maneras para realizar o
desarrollar cada uno de las actividades que los conforman, se especific tambin
registros necesarios para la eficaz ejecucin de los procedimientos.
En la siguiente tabla se observa entonces un paralelo entre los formatos
encontrados al inicio del presente estudio, formatos empleados por las personas
responsables de cada proceso y los formatos que se determin que son
necesarios para el adecuado desempeo y control de la operacin en la Cadena
De Abastecimiento. Organizados en la jerarqua establecida para los documentos
segn la norma ISO 9001:2000.
Dichos documentos denominados como necesarios son aquellos que por sus
caractersticas son indispensables para el adecuado desarrollo de las actividades
en cada uno de los procedimientos, su objetivo es satisfacer las necesidades de
recoleccin de datos e informacin que permitan realizar un adecuado
seguimiento a los mismos; adems de brindar herramientas para garantizar la
adecuada trazabilidad de los insumos y materias primas en la cadena de
abastecimiento, todo esto usndolo de manera secuencial y reiterada proporciona
las herramientas para retroalimentar cada uno de los procesos y concluir en la
estandarizacin.
78
Tabla 14. Cuadro comparativo documentacin existente vs documentacin necesaria. Formatos
DOCUMENTACIN
FORMATOS
EXISTENTES
C
O
M
P
R
A
S
D
E
S
P
A
C
H
O
S
Relacin de facturas
Pedido de abarrotes
Pedido de pollo vencedor
Pedido de produccin
Pedido de diario
Pedido de POPSY
Pedido comida personal
Programacin semanal
Evaluacin de procesos a proveedores
RESPONSABLES DEL DILIGENCIAMIENTO Y CONTROL DELOS REGISTROS
NECESARIOS
DISEADO
Formato pedido diario

Formato pedido semanal
Formato de registro a proveedores
Formato evaluacin a proveedor
Formato comunicado evaluacin a proveedores
Formato pedido semanal abarrotes
Formato pedido semanal helado POPSY
Formato pedido semanal a proveedor ciudades
Formato de devolucin a proveedor
Formato de quejas y reclamos
Formato control de pedidos.
Acta de reunin
REDISEADO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Remisin centro de acopio
Formato de inspeccin y recibo de productos perecederos.
Novedades de personal
Formato control y limpieza de vehculos
Acta de bajas (formato)
Formato control de BPM
Formato de novedades de pedido de diario y saboy Formato de novedades y devoluciones de puntos de venta
DILIGENCIAR
REVISAR
Jefe de Despachos
Jefe de Despachos
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Despachos
Auxiliar de Compras
Coordinador de ciudades
Jefe de Recibo de Mercanca
Proveedor
Auxiliar de Compras
Jefe de compras
Jefe de trasporte y recibo de
mercanca
mercanca
Jefe de despachos
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Gerente Cadena Abastecimiento
mercanca
mercanca
Jefe de despachos
Punto de Venta
Asistente de Facturacin
Jefe de despachos y facturacin
Relacin de facturas
Formato de evaluacin a trasportadores
Punto de venta
Formatos de control de temperatura

Formato de inventario
Formato control de inventario peridico

Formato de remisin salida de mercanca
Formato acta de bajas
Formato relacin de facturas
Acta de reunin
Auxiliar de bodega
Jefe de trasporte y recibo de mercanca
Jefe de Compras
Jefe de despachos
mercanca
Asistente de Produccin
Jefe de producto
Jefe de produccin
Jefe de producto
Jefe de produccin
Auxiliar de produccin
Jefe de producto
Hoja de vida proceso de produccin

P
Programacin de produccin
r
Limpieza y desinfeccin
o
d
Novedades de personal
u n
c
Acta de bajas (formato)
c
Pedido de produccin
i
Orden provisional de fabricacin
X
X
X
Formato auditoria diaria de limpieza al cierre produccin

Formato control diario de ordenes de produccin
Formato pedido diario abarrotes
Formato pedido diario cuartos fros
Formato pedido semanal aseo y empaque
Formato control de BPM
Formato hoja de vida producto terminado
Formato programacin de la produccin
Acta de reunin
Fuente. Autor
79
X
X
X
X
X
X
X
X
X
APROBAR
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras

mercanca
mercanca
Punto de venta
Jefe de Compras
Jefe de despachos
Jefe de produccin
Jefe de produccin
jefe de produccin
Jefe de produccin
Jefe de produccin
Jefe de produccin
Jefe de produccin
Jefe de produccin
9.2. PROPUESTA DE FORMATOS Y DOCUMENTOS

Como parte final del presente documento se concluye con el manual de procesos
y procedimientos con sus respectivos formatos y registros (Ver Anexo A), algunos
de ellos rediseados as como el propuesto producto de la observacin y anlisis
de las necesidades de cada una de las actividades involucradas en el desarrollo
de los procedimientos.
Se pueden observar los formatos propuestos para los procesos de compras,
produccin y despachos debidamente cedulados e identificados con e rotulo Todo
esto basado en los lineamientos contemplados en la norma ISO 9001:2000
80
10. CONCLUSIONES
Mediante la observacin del funcionamiento de los procesos de la Cadena De

Abastecimiento se evidenci la falta de lineamientos para el desarrollo eficiente
de sus actividades; en ello se emple un diagnstico para identificar y detectar
las principales fallas que entorpecen el flujo de las mismas.
La estandarizacin es la principal herramienta para la xito en los objetivos de

mejora continua, para ello fue necesario la inclusin eliminacin y / o
restructuracin de algunos de los procedimientos y sus actividades. Dando
como resultado procesos ms lgicos, ordenados e interrelacionados.
Con el diseo del Manual De Procesos Y Procedimientos se pretende brindar

una herramienta clara y concisa para el eficaz desarrollo del macro proceso de
la Cadena De Abastecimiento. En este documento se
compilan los
procedimientos y el adecuado flujo de las actividades que los conforman.
El reproceso encontrado en la cadena de abastecimiento afectaba de manera

sustancial el cumplimiento de las metas propuestas en el mismo; afectando la
calidad del producto final as como el presupuesto y el flujo de capital.
Archies Colombia es una empresa solida con infraestructura, en bsqueda de

la mejora continua que brind el apoyo logstico y humano necesario para el
desarrollo del presente proyecto.
La certificacin y acreditacin de los procesos de una empresa regidos por los

parmetros de la norma ISO 9001:2000 es el camino al xito; de all depende
el prestigio, reconocimiento y posicionamiento de marca, dejando ver su afn
por elaborar productos con calidad.
81
11. RECOMENDACIONES
Para la implementacin exitosa del manual de procesos y procedimientos se

requiere del compromiso del personal involucrado de manera directa o
indirecta en el macro proceso de la Cadena De Abastecimiento.
Se debe mantener la retroalimentacin de los procedimientos; para continuar

con el proceso de mejora continua.
Realizar jornadas de capacitacin y motivacin al personal involucrado, para

mejorar las relaciones, y la comunicacin.
Ir a la vanguardia tecnolgica, para optimizar recursos.
Realizar manuales de funciones para complementar el manual de procesos y

procedimientos en el que se establecern actividades, responsabilidades,
niveles de jerarqua as como el alcance y propsito de cada puesto de trabajo,
todo esto con el fin de garantizar el ptimo desempeo del personal.
Recopilar y retener los datos por un determinado periodo de tiempo hace que
se puedan tener datos histricos para realizar eventuales anlisis estadsticos.
82
BIBLIOGRAFA
ARANGO VIEIRA, Nelly. Gestin De La Calidad: Organismos Internacionales

De Normalizacin, 1 ed. Bogot: ICONTEC, 1999.
BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed.

Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004.
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De

Mando Integral: Conceptos bsicos de estrategia, Matriz DOFA, 1 ed. Mxico:
PEARSON EDUCACION, 2006.
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De

Mando Integral: Conceptos bsicos de estrategia, Matriz Vester, 1 ed. Mxico:
PEARSON EDUCACION, 2006.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.

Gua para las pequeas empresa. Gua sobre la norma ISO 9001:2000.
Bogot: ICONTEC, 2000.
MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de

proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.
MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de

proceso, 3 ed. Bogot: REVERTE COLOMBIANA S.A., 1991.
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9000:2000. Sistema de gestin

de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot: ICONTEC

de calidad, Requisitos. Bogot: ICONTEC

de calidad, Directrices para la mejora del desempeo. Bogot: ICONTEC
83
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de

un sistema de gestin de la calidad. Mdulo 3.Bucaramanga:SENA, 2009.
UNIVERSIDAD VERACRUZANA. Manual de procesos: Documentacin de

procesos. Veracruz-boca del rio: USBI VER, 2003.
VALENCIA, Mara Teresa. Actualizacin de la filosofa empresarial validacin

de los objetivos estratgicos abril de 2011.Bogota: VALENCIA HOYOS
ASOCIADOS, 2011.
INFOGRAFA
ARCHIES PIZZA; http://www.archiespizza.com/swf/cont_quienes.swf
EL PRISMA; http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/ iso9000/

default2.asp
INFOMED PORTAL DE SALUD DE CUBA; http://bvs.sld.cu/revistas/aci

/vol12_2_04/aci07204.htm
INVEMAR;
http://www.invemar.org.co/redcostera1/invemar/docs/2478
Manual% 20de%20Procesos%20y%20Procedimientos.pdf
WIKIPEDIA; http://es.wikipedia.org/wiki/Trattoria
84
ANEXOS
Anexo A
Manual de Procesos y Procedimientos
85

Propuesta de Documentacion de Procesos y Procedimientos

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Propuesta de Documentacion de Procesos y Procedimientos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES

DARWIN YOUSET AVENDAO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y

DARWIN YOUSET AVENDAO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

Bogot 11 Septiembre de 2013

A mi esposa hermosa que con su apoyo y ayuda incondicional lleno de

A ti Nicols te dedico este logro porque llegaste a iluminar mi vida, porque me

1.1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA

1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

3.1. OBJETIVO GENERAL

3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

5.1. MARCO TERICO

5.1.1. Historia De Las Normas ISO

5.1.2. Principios De Gestin De Calidad

5.1.5. Cadena de suministros

5.1.6. Historia de la Documentacin

5.1.7. Documentacin de procesos

5.1.8. Diagrama De Proceso

5.1.9. Matriz DOFA

5.2. MARCO NORMATIVO

5.2.1. NTC (Norma Tcnica De Calidad) ISO 9001: 2000

5.3. MARCO CONCEPTUAL

6.1. FASE 1 RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

6.2. FASE 2 DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

6.3. FASE 3 ESTANDARIZACINDE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE

6.4. FASE 4 ELABORAR LA PROPUESTA DE LA DOCUMENTACIN

7. DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

7.1. IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA CADENA DE

7.1.1. Proceso Gestin de compras

a) Descripcin del proceso

7.1.2. Proceso Gestin de la produccin

a) Descripcin del proceso

7.1.3. Proceso Gestin de despachos y recibo de mercanca

a) Descripcin del proceso

7.2. EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

7.2.1. Matriz DOFA

a) Proceso de Gestin compras

b) Proceso de Gestin produccin

c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca

7.2.2. Matriz De Vester

a) Proceso de Gestin compras

b) Proceso de Gestin produccin

c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca

8. PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN Y ESTANDARIZACIN DE LOS

8.1.1. Procesos de direccin

8.1.2. Procesos de operacin

8.1.3. Procesos de Apoyo

8.2.1. Proceso de compras

8.2.2. Proceso produccin

8.2.3. Proceso de despachos y recibo de mercanca

8.3. ESPECIFICACIN DE LAS INSTALACIONES

9. ESTANDARIZACIN DE FORMATOS Y DOCUMENTOS DE LOS

9.2. PROPUESTA DE FORMATOS Y DOCUMENTOS

Actividades de la logstica en la cadena de suministros

Proceso gestin de compras

Proceso Gestin De la Produccin

Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca

Matriz DOFA Proceso de Gestin de Compras

Matriz DOFA Proceso Gestin de Produccin

Matriz DOFA Proceso Gestin de Despachos y Recibo de