Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

MTODOLOGA Y PROCESO DE
LA AUDITORA AMBIENTAL

RECAI

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3.1

Unidad Didctica N 3

ELEMENTOS ESENCIALES

La realizacin de una auditora ambiental requiere el estudio y anlisis "in

situ" de las operaciones e instalaciones del centro a auditar. Estos estudios y anlisis pueden llevarse a cabo de formas muy diferentes, dependiendo de los objetivos finales perseguidos, de la naturaleza de las instalaciones y de los criterios del
equipo evaluador.
Aunque las metodologas pueden ser diferentes, bsicamente obedecen a
unos mismos principios generales. En todos los casos, para conseguir un resultado satisfactorio, son necesarios una serie de elementos, entre los que se hace
preciso destacar: el apoyo de la direccin de la compaa y la composicin del
equipo auditor.
Apoyo de la Direccin
Para la realizacin de una auditora ambiental, es muy importante contar
con el apoyo de los ms altos niveles de la Direccin de la compaa, quien
deber informar a todas las partes implicadas que la auditora, aunque se
realice de forma voluntaria, es un empeo serio y que la informacin y las
respuestas que se ofrezcan deben ser veraces y honestas, sobre todo si
dicha informacin es negativa.
La existencia de una conciencia de colaboracin por parte de todo el personal consultado, hace que ste partcipe rpida y abiertamente, disponiendo de la informacin solicitada dentro de unos plazos marcados,
evitndose las prdidas de tiempo que en otras circunstancias conllevarla
el recabar y contrastar informacin.
Composicin del Equipo Auditor
El equipo auditor debe de estar compuesto por profesionales competentes,
con la calificacin necesaria y experiencia suficiente que permita garantizar
la obtencin de unos resultados correctos y que los mismos sean tcnicamente aceptables.
Los componentes del equipo auditor, tanto si pertenecen al personal de la
empresa como si son exteriores a ella, actuarn siempre en nombre de la
Direccin, y debern poseer, individual o colectivamente, un conocimiento
suficiente de los sectores y campos comprendidos en el mbito de la auditora.
El nmero de integrantes depender de la envergadura de la auditora y del
tiempo que se haya dispuesto para realizarla. Se recomienda que est formado como mnimo por tres personas con el fin de asegurar distintos puntos de vista y opiniones. Se compondr de: un jefe o auditor lder y un personal con conocimientos y experiencias en relacin a aspectos tcnicos.
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3.2

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ACTIVIDADES EN LA REALIZACIN DE UNA AUDITORA

Una vez visto lo que es una AA y sus objetivos, el siguiente paso es la realizacin de la propia auditora ambiental. Llegados a este punto, ser necesario
considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la hora de llegar al proceso.
La decisin de realizar una auditora ambiental, podr generarse por propia
voluntad de la empresa (voluntaria) o cuando la Autoridad Ambiental Competente
solicite su ejecucin para cumplir con la legislacin ambiental vigente y realizar el
control de la Calidad Ambiental (forzosa).
Dependiendo de los objetivos, los alcances y el tamao de las instalaciones
por auditar, en la mayora de los casos, es necesario integrar un equipo auditor. El
personal que conforme este equipo debe tener la formacin, experiencia y cualidades personales necesarias para poder llevar a cabo la auditora.
En una auditora se realiza las siguientes actividades:
1. Reunin inicial
2. Ejecucin de la auditora
3. Reunin final
Actividades a realizar
ReuninInicial
Presentacin
Listadeasistentes
Autorizacin,alcanceyfinali
daddelaauditora
Copiadelarevisinactualdela
polticaylosprocedimientos
reasgeneralesdelaauditora
Lugarreservadoparaelequipo
auditor.
Horariodeinicio,descanso
Reunionesinformalesyreu
ninfinal
Situacinactual

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EjecucindelaAuditora
Elauditorcomenzaravisi
tarlasreasfuncionales
(departamentos,centros,
plantas,...).
Siguiendoloestablecidoen
elplandeauditora,pasar
deunreaaotrahastavisi
tartodaslasqueintegranel
SistemadeGestinAm
biental.
Elauditortrabajarenbase
aloscuestionariosprevios
dequedispone.

ReuninFinal
Agradecimientosalaorga
nizacin.
Distribucindelalistade
asistentes.
Clusularelativaalderecho
deimpugnacin.
Presentacionesporparte
delequipo.
Resumendelosresultados
Preguntasdelauditado.
Borradoresdelinforme.
Elaborarelinformefinal.
Proporcionarelplande
accin.
Seguimientodelplande
accinycierre.

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3.3

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ETAPAS DE UNA AUDITORA AMBIENTAL

Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditora, los objetivos per-

seguidos o la situacin y/o caractersticas de la empresa, en general en toda auditora, existen tres etapas claramente diferenciadas. Cada una de estas etapas
bsicas se constituye en una serie de pasos a realizar:
1. Pre-auditora, o sistemtica de preparacin de la auditora.
2. Auditora, o anlisis detallado de la organizacin, procesos e instalaciones. Es la fase de ejecucin de la auditora propiamente dicha.
3. Post-auditora, o fase de elaboracin y presentacin de las conclusiones
obtenidas.

Etapas de la auditora ambiental

Al inicio de toda auditora ambiental, se llena un formato de registro de la misma,
en el cual se incluye la informacin de los participantes como lo es la empresa
auditada, empresa auditora y supervisin.
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En la empresa por auditar se realiza una breve historia desde su fundacin hasta
la actualidad y se expresa su preocupacin e importancia por el cumplimiento y
control de sus emisiones de todo tipo que generen riesgo de contaminacin ambiental. Sus principales fases se definen en el siguiente grfico:

Fases de la auditora ambiental

Es muy importante disponer de una metodologa para llevar a cabo la auditora, ya que permitir asegurarse que se van a analizar todos los aspectos relevantes y que se har de la manera ms adecuada. Adems se conseguir que la auditora se realice de una forma expedita, en un tiempo razonable.
Debe tenerse siempre muy en cuenta, que el tiempo para realizar la auditora
y presentar el correspondiente informe debe se lo ms corto posible, para que la
Direccin, cuando disponga del mismo, pueda conocer perfectamente que se trata
del estado actual de la empresa y no de una situacin pasada.

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Principales pasos para la realizacin de una auditora ambiental

Una vez revisado el esquema general de una AA, se est en condiciones

de empezar a desmenuzar y analizar mucho ms detalladamente cada una de las
etapas que componen la Auditora Ambiental.
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3.3.1 PRE- AUDITORA (FASE DE PREPARACIN)

Las actividades previas a la realizacin de una auditora, lo que se ha venido en denominar como Pre-auditora, son de una importancia capital, ya que supone estudiar la planificacin de la auditora, programndose las fechas del primer
contacto, envo de cuestionarios, visita a las instalaciones, y entrega del informe
final; contemplndose los tiempos aceptables para el desarrollo de cada actividad
programada, as como los posibles tiempos muertos por razones de fuerza mayor.
Aunque la planificacin de una auditora debe realizarse desde el principio,
englobando tanto las fases de Pre-auditora, Auditora in situ como de Postauditora, con frecuencia sta no se podr concretar hasta que no se haya realizado la primera visita a la instalacin y se haya recopilado la informacin solicitada. Con estos datos se podr tener una idea ms aproximada del tiempo y los
medios necesarios para realizar la auditora.
El programa deber estar consensuado con la Direccin de la compaa,
por ejemplo para evitar que las visitas a planta coincidan con las paradas previstas para mantenimiento, temporadas de menor actividad, pocas de vacaciones,
etc. entre otras razones porque impediran una comprobacin "in situ" de los procedimientos de operacin de la compaa, de las cantidades de efluentes y emisiones producidas, y de poder realizar consultas directas a los principales responsables de cada rea.
Un modelo orientativo de cronograma se recoge en el presente esquema
tpico de planificacin de auditoras ambientales:

CronogramaorientativodeAuditoraAmbiental

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3.3.1.1 ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA PREPARACIN

DE UNA AUDITORA (FASE DE PREAUDITORA)
Los aspectos bsicos que deben tenerse en cuenta, en la fase de preparacin de la auditora, o Pre-auditora son:
Establecer contacto con la empresa auditar.
Fijar el objetivo u objetivos de la auditora, as como su mbito de actuacin.
Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como tcnicos.
Elegir una autoridad en el equipo auditor (lder), as como establecer las normas y un protocolo a seguir.
Establecer la metodologa y la planificacin adecuada.
Establecer las actividades en base a un orden cronolgico, estableciendo un
calendario de actuacin.
Disear el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas
con el personal.
Llevar a cabo el proceso de obtencin y tratamiento de la informacin.
Revisar el proceso productivo de cada uno de los artculos fabricados por la
empresa, incluyendo un anlisis del producto final.
En el Anexo III se recogen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta cuando
se hace la planificacin de una auditora.
Anlisistericodelaactividad.
Diseodelsistemademuestreo.
Diseodelsoportedocumental.

Alcancedelestudio.
Sectoresaauditar.

Planificacindelaauditora.
Tratamientodelainformacin.

Planificacindelaauditora.
Comienzodelaauditora.
Calendariodeactividades.

Equipoauditor.
Procesodementalizacininterna.

AspectosquedebecubrirlaetapadePreauditora
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Previo a la realizacin de la auditora y con el fin de facilitar y organizar las

actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada
uno de los siguientes aspectos:
a) Lder del equipo auditor.
b) Alcance, objetivos y criterios de la auditora.
c) Viabilidad de la auditora.
d) Periodicidad.
e) Seleccin del equipo auditor.
f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

a) Lder del equipo

Antes del inicio de la auditora, es necesario decidir quin ser el lder del
equipo auditor.
En el caso de las auditoras externas, es la entidad auditora la que designa
al lder del equipo, el cual ser el encargado de:

Estudiar la documentacin del auditado.

Designar el equipo auditor.
Coordinar y supervisar todo el proceso.
Representar al equipo auditor ante l empresa auditada.
Participar en la ejecucin de la auditora.
Preparar el informe de desviaciones final.
Hacer el seguimiento y cierre de las desviaciones detectadas.

En relacin con las auditoras internas, el lder del equipo auditor, ser la
persona o empleado que ostenta tales responsabilidades. ste debe ser
independiente del rea a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de
ella. Por regla general, suele designarse como lder del equipo, al responsable de medio ambiente establecido en la empresa.
b) Alcance, objetivos y criterios de auditora
Conviene definir y detallar los siguientes puntos:
Alcance de la auditora.
Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora.
Alcance de la auditora.- Describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, actividades, procesos, etc. Dependiendo del
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caso, y en funcin de los, ste vendr determinado por el cliente y el lder

del equipo auditor.
Objetivos de la auditora.- Definen qu es lo que se va a lograr con la auditora y deben ser concretados por el cliente de la auditora. Estos pueden
incluir:
La determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin
Ambiental del auditado, con los criterios de la auditora.
La evaluacin de la capacidad del proyecto para asegurar el cumplimiento de la legislacin ambiental vigente.
La identificacin de reas de mejora potencial.
Criterios de la auditora.- Se utilizan como una referencia para determinar
la conformidad. Pueden incluir:
Polticas y procedimientos.
Normas, leyes y reglamentos.
Requisitos contractuales o del Sistema de Gestin Ambiental.
Cdigos de conducta de los sectores industriales.

c) Viabilidad de la auditora
Previamente a la realizacin de la auditora, deber determinarse su viabilidad, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de:
Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora.
Cooperacin adecuada del auditado.
Tiempo y recursos adecuados.
En caso de que la auditora no fuera viable, se deber proponer al cliente
de la auditora una alternativa tras consultar con el auditado.

d) Periodicidad
Esta variar segn el tipo de auditora a la que estemos refirindonos.
En el caso de auditoras de certificacin voluntarias, stas se realizan cada
3 aos, pero en el transcurso del mismo, se realizan auditoras de seguimiento que en general pueden ser cada 6 meses o anuales.

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Las auditoras de cumplimiento se realizan cada 2 aos, y una vez obtenida

la licencia ambiental se realizan al ao de ser aprobado el EsIA.
En las auditoras internas, es recomendable se realice cada 3 6 meses.
Una vez que el sistema lleve funcionando, se puede espaciar a una sola
auditora anual.

e) Seleccin del equipo auditor

Una vez determinada la viabilidad de la auditora, se debe seleccionar el
equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para llevar a
cabo la auditora. Para ello se pueden emplear como orientacin las pautas
establecidas en la Unidad Didctica 4 Perfil del Auditor segn ISO 19011.
En caso de que haya un nico auditor, ste deber desempear todas las
tareas aplicables al lder del equipo auditor.
El proceso para asegurar la competencia global del equipo auditor, deber
incluir los siguientes pasos:
Identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la misma.
Seleccin de los miembros del equipo auditor de modo que todo el
conocimiento y las habilidades necesarias, estn presentes en el
equipo auditor.
Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos
en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer,
incluyendo expertos tcnicos.

f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado

El contacto inicial con el auditado, por parte del lder del equipo, ser ms o
menos formal en funcin del tipo de auditora.
En este contacto inicial se determinan:
Canales de comunicacin y personas de contacto, por parte del auditado y del equipo auditor.
Plazos y composicin del equipo auditor.
Acceso a la documentacin pertinente.
Acuerdo sobre la presencia de guas y observadores.
Reglas de seguridad y preparativos para la auditora.

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3.3.1.2 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

Para comenzar a familiarizarse con las reas y procesos de la empresa
a auditar, o del Sistema de Gestin Ambiental del auditado, es necesario revisar la documentacin bsica.
En este sentido, el auditor deber revisar de manera general su contenido con el fin de:

Comprobar que la documentacin est completa.

Verificar que los requisitos de la Norma fueron bien interpretados

y aplicados.

Evaluar que las medidas correctivas y preventivas de un Plan de

Manejo Ambiental hayan sido cumplimentadas.

Si el auditor encuentra anomalas, o considera que la norma ha sido incorrectamente interpretada o aplicada, podr rehusar ejecutar la auditora, debiendo avisar al auditado para que complete o modifique su
SGA el PMA.
En ocasiones, durante la preparacin de la auditora, puede que no
existan procedimientos formales para el proceso que se va a auditar.
En este caso, el auditor tendr que preparar muchas preguntas que
formular durante la auditora, de manera que le ayude a comprender:

Objetivos, metas y puntos de mira.

Entradas, etapas del proceso y salidas.

Controles y medidas adoptadas.

Resultados.

Entre la documentacin a solicitar tenemos:

RECAI

Manual del Sistema de Gestin Ambiental.

Procedimientos de las reas que se van a auditar.
Instrucciones tcnicas y registros pertinentes.
Informacin sobre el estado tecnolgico del proceso.
Informe de auditoras previas.
Documentacin de los departamentos a auditar.
Organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa.
Diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc.
Plan de Manejo Ambiental que haya sido implementado.
Otros planes implantados: seguridad, formacin, etc.
Certificados legales, licencias y permisos ambientales, etc.
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3.3.1.3 ELABORACIN DEL PLAN DE AUDITORA

El lder del equipo auditor, deber preparar un Plan de Auditora que proporcione la programacin y las caractersticas bsicas de la misma. ste,
deber ser conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditora
y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes de que comiencen las auditoras.
El plan de auditora se subdivide en tres etapas:
1. Elaboracin, que es en la que se planean los trabajos a realizar en
campo para el propsito de la auditoria.
2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos asignados a los auditores.
3. Solucin a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del
trabajo asignado por el coordinador de la auditoria.
El nivel de detalle del plan puede diferir en funcin del tipo de auditoras,
bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.

PlandeAuditoraAmbiental

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De manera general, un plan de auditora deber incluir:

Contenido

Generales

Especficos

Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora.
Documentacin de referencia.
Alcance de la auditora.
Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de auditora
Hora y duracin estimadas, incluyendo reuniones con la direccin del auditado y del equipo.
Funciones y responsabilidades del equipo auditor y sus acompaantes.
Asignacin de recursos necesarios.
Identificacin del representante del auditado en
la auditora.
Idioma de trabajo y del informe de la auditora,
cuando sea diferente del idioma del auditor y/o
del auditado.
Asuntos del informe de auditora.
Preparativos logsticos (viajes, recursos disponibles, etc.).
Puntos relacionados con la confidencialidad.
Acciones de seguimiento de la auditora.

Revise un Plan y un Programa de Auditora en el Anexo IV

3.3.1.4 ASIGNACIN DE FUNCIONES AL EQUIPO AUDITOR

El lder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deber asignar, a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, reas y actividades a auditar. Para ello deber tener en cuenta lo siguiente:
La independencia y competencia de los auditores.
El uso eficaz de los recursos.
Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en
formacin y expertos tcnicos.
En cualquier caso, la asignacin de tareas debe disearse de manera flexible
para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van
desarrollando las actividades de auditora.

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CARGO DE
AUDITOR

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NOMBRE

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Jefe

Legislacin
Procesos
Residuos
Riesgos

Financiero

Relaciones con la direccin de la empresa.

Coordinacin del equipo auditor.
Realizacin del programa de actuaciones.
Aprobacin del informe final.
Recopilacin de la legislacin vigente.
Antecedentes de incumplimiento y denuncias
Gestin de permisos de vertido.
Divisin del proceso principal en unitarios.
Balance energtico y de materias primas.
Deteccin de posibles fugas y prdidas.
Elaboracin de planes de minimizacin.
Gestin e inventario de residuos.

Informacin de accidentes ocurridos.

Evaluacin de posibles riesgos ambientales.
Elaboracin de planes de emergencias.
Relacin de costos y beneficios ambientales.
Gestin de ayudas y subvenciones pblicas.
Reduccin de impuestos, bonificaciones, etc.

FuncionesyresponsabilidadesdeunEquipodeAuditora

3.3.1.5 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Los miembros del equipo auditor, debern revisar la informacin oportuna a
las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios para el desarrollo de la auditora.
El formato y cantidad de tales documentos, depende de los requisitos de
procedimiento de la empresa y de la preferencia del auditor.
Normalmente incluirn:

Cuestionarios.
Lista de verificacin.
Formato de registros de hallazgos.
Otros documentos.

Cuestionarios
Resulta crtico preparar un cuestionario previo apropiado y adecuado
a cada caso especfico, aunque en todos ellos se contemplan puntos
comunes.
La informacin solicitada en los cuestionarios, adems de la correspondiente informacin tcnica de la empresa, contemplar copias de
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otros documentos pertinentes como pueden ser los resultados de laboratorios, permisos legales, autorizaciones de vertidos y emisiones,
informes de consultoras internas o externas, procedimientos de operacin utilizados en la planta que sean relevantes, control de entradas y salidas de mercancas, de residuos, planificaciones y procedimientos de formacin del personal, etc.
En el Anexo V se incluyen unos modelos de cuestionarios, con un
formato muy adecuado, de gran utilidad para solicitar los datos y documentos que debe aportar la empresa objeto de la auditora. Debe
tenerse en cuenta que parte de la informacin solicitada puede tener
un carcter de "estricta confidencialidad" para la empresa, por lo que
nicamente ser facilitada en la realizacin de la auditora "in situ".
Lista de Verificacin
Tambin se conoce como Lista de Chequeo o check-list. Se trata de
un documento personal del auditor que contiene las preguntas que
ste har al auditado en cada una de las reas correspondientes.
Resulta de gran utilidad, ya que puede servir:
-

De gua para el auditor.

De registro documental donde recoger los hallazgos detectados.

Este documento sirve de gua al auditor en el transcurso de la auditora, por lo que debe ser rpido de leer y de manejar. Un requisito
fundamental es que el auditor se sienta cmodo utilizndolo.
En el caso de la auditora del Sistema de Gestin Ambiental, debe
incluir todos los requisitos que se exigen en la norma de referencia
(ISO 14001), pudiendo para ello ser conveniente, seguir el mismo
orden establecido en dicha norma.
Debe prepararse pensando en la organizacin que en cada momento se va a auditar, ya que, por ejemplo no es lo mismo una empresa
de servicios que una empresa industrial.
Ver ejemplo de Lista de Verificacin en el Anexo VI
Formato de registro de hallazgos
Se trata de un documento donde el auditor puede desarrollar por escrito un hallazgo siendo utilizado para decidir si tal hallazgo constituye o no, una no conformidad, una desviacin, o simplemente una
observacin.
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Su utilizacin es libre, e incluso hay auditores que no emplean este

documento y prefieren describir el hallazgo en la propia lista de verificacin.
Cada nota de hallazgo debe incluir como mnimo la siguiente informacin:

Departamento, rea o actividad.

Fecha.
Tipo de auditora.
Numeracin correlativa.
Punto de la norma al que afecta.
Texto indicando la evidencia del hallazgo observado.
Nombre o nombres de las personas involucradas.
Firma del auditor.

Ver ejemplo de Nota de Hallazgo en el Anexos VII

Formato de Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas (SACP)
Se utiliza para describir aquellos hallazgos que tienen consideracin
de desviaciones o no conformidades, de manera que a cada desviacin o no conformidad se le asigna una hoja de solicitud de accin
correctiva/preventiva, que ser entregada al auditado. Esta hoja suele dividirse en cuatro partes. A continuacin se muestra un posible
formato:
Enellaseincluirndatosgeneralescomo:

Cabecera

Nombredelaempresa.
Departamento,reaoactividad.
Fecha.
Tipodeauditora.
Numeracincorrelativa.

Zonasuperior

Zonacentral

Zonainferior

rea a cumplimentar por el auditor, donde se

describeladesviacinonoconformidaddetecta
daconfechayfirmadelauditor.
readondelaempresadescribelaaccincorrec
tiva/preventiva que ha adoptado, en el plazo es
tablecido,confechayfirmadelresponsable.
Lugardondeelauditorcomentaelseguimientode
la accin. Si se comprueba que la accin ha sido
eficaz,lanoconformidadseconsiderarsubsana
dayseprocederasuaprobacindejandocons
tanciadeellomediantelafechaylafirmadelau
ditor.

Ver ejemplo de una Solicitud de Acciones Correctivas en Anexos VIII

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Otros documentos
Entre otros documentos y registros que pueden ser de utilidad son:

Enlapreparacin

Lanormadereferencia.
Especificacionescontractualesoadministrativas
Procedimientosdeauditora.
Organigramadelaempresa,etc.
PlandeManejoAmbiental.

Enlareuninde
preparacin

Enlaejecucin

Plandeauditora.
Certificadodecalificacindelauditor.
Procedimientosdeauditora.

Normadereferencia.
Especificacionescontractualesoadministrativas
Procedimientosdeauditora.
Listadeverificacin.
Formatosderegistros,etc.

Enlareuninde
cierre

Materialdepresentacin.
Informefinal.
Procedimientosdeauditora.

3.3.2 AUDITORA in situ (FASE DE EJECUCIN)

Una vez recogida y estudiada la informacin solicitada en la fase de preauditora, puede realizarse la verdadera auditora in situ, que se llevar a cabo
en las propias instalaciones objeto de la misma.
El auditor trabajar en base a los cuestionarios previos de que dispone. Su
funcin ahora ser la de verificar cual es la situacin existente, mediante la observacin de las instalaciones y dependencias de la planta, el chequeo de documentos, la solicitud de pruebas o ensayos y la realizacin de entrevistas al personal.
En el Anexo IX aparecen contemplados los aspectos bsicos que se deben considerar al realizar la auditora sobre el propio terreno.
Todas las comprobaciones y verificaciones que realice el auditor debern ir
recogindose en un informe "diario". En cuanto concierne a la estructura y contenido de tales informes, debe tenerse presente que los mismos puedan ser chequeados y contrastados por los diferentes miembros del equipo facilitando la corroboracin de los datos o el descubrimiento de inconsistencias (por ejemplo, las
cantidades reflejadas como productos acabados, efluentes generados y residuos
que salen de fabricacin, deben coincidir con las entradas en almacn, emisiones

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al exterior o llegadas a plantas de tratamiento de efluentes y retiradas de residuos

o basuras).
Esta labor de chequeo y contraste de los datos que se hayan recogido en la consulta de documentos, deber hacerse tambin planteando las mismas preguntas
al personal que realiza diferentes funciones y comprobando registros "in situ".
Otras labores de chequeo se harn tambin contrastando los registros de los vertidos producidos o de los residuos destruidos (certificados de destruccin) con los
informes de las Normas de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y otros
organismos reguladores. Tambin deber comprobarse que los registros de compras de materiales peligrosos son compatibles con los consumos en fabricacin y
con la generacin de residuos.
En el Anexo X se recogen unos modelos tipo de "Listas de Comprobacin", utilizables como gua recordatorio en la verificacin o chequeo de los diferentes aspectos que pudieran ser objeto de consideracin.
Gestin de tiempo
Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.
Un mtodo apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible
entre las distintas actividades que se van a revisar.
El auditor deber estudiar y establecer la ruta lgica y conveniente a travs
del proceso, que le ayudar a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes.
Muestreo
El auditor deber tener claro cuntos documentos, y de qu tipo, es necesario
muestrear. Este muestreo se puede realizar por mtodos diferentes:

Aleatorio.
Estadstico.
Por objetivos.
Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido

comn.
Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad que est bajo revisin, debiendo aumentar su nmero si se encuentra una no conformidad o informacin que pueda dar lugar a
posibles problemas.

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Entrevistas
Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El auditor deber preguntar a la gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo
hacen, qu informacin reciben, que informacin transmiten, etc.
Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentacin, con poca aportacin por parte de las personas que desempean las tareas.
Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que
se pueda conseguir la mxima informacin por parte del entrevistado, en el
menor perodo de tiempo posible y recuerde el carcter de confidencialidad.
El jefe del equipo auditor planificar las entrevistas y seleccionar las personas a entrevistar. Dependiendo del tema elegir a directivos, jefes de proyectos, responsables de mantenimiento, personal de produccin, etc.
Para preparar la entrevista se recomienda analizar previamente si la informacin deseada no est disponible por otros medios, identificar a las personas a
entrevistar, seleccionar un listado de preguntas y planificar el tiempo y lugar.

Laclaveparaunabuenaentrevistaeslacapacidaddeescuchadelauditor.

Proceso para realizar la auditora in situ

El proceso para realizar la auditora in situ conviene estructurarlo en etapas para
asegurar la realizacin de todas las actividades necesarias de la auditora. Estas
etapas pueden variar de forma considerable de una empresa a otra, y en funcin
del organismo certificador, en el caso de auditoras externas. En general, una
buena distribucin es la que se muestra a continuacin:

REUNINDEAPERTURA

COMUNICACINDURANTE
LAAUDITORA

EJECUCINDELA
AUDITORA

RecopilacinyVerificacindelainformacin
Bsquedadeevidencias
EvaluacinyGeneracindeHallazgos
PreparacindelasConclusiones

REUNINDECIERRE

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3.3.2.1

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REUNIN DE APERTURA

En auditoras externas, la reunin de apertura es una actividad especialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez que el
equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta especialmente importante, durante esta reunin, recordar los objetivos y el alcance
del proceso de auditora, de manera que se eviten posteriores confusiones.
En una auditora interna, la reunin de apertura es necesaria para
iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal. La empresa
auditada deber establecer un lugar en la propia planta donde pueda
reunirse el equipo auditor durante sus visitas.
Caractersticas:
Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta direccin de la organizacin y los representantes de las reas que van a
ser auditadas.
Moderada por el lder del equipo auditor, quien debe asegurar que
todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditora
No deben aportar nueva informacin a la entidad auditada, el objetivo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente.
Puntos a tratar:
Presentacin de los miembros del equipo auditor a la direccin del
auditado.
Recordar los objetivos y alcance de la auditora.
Presentar un resumen de mtodos y procedimientos que se van a
utilizar para realizar la auditora.
Establecer la forma oficial de comunicacin entre el equipo auditor y
el auditado.
Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el
equipo auditor.
Confirmar la hora y fecha para la reunin final y para cualquier otra
reunin intermedia.
Clarificar puntos oscuros del Plan de Auditora.
Como constancia, se levanta una Acta de la Reunin de Apertura. Despus de la reunin, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones para familiarizarse con la disposicin de la organizacin.
RECAI

63

Curso de Auditora Ambiental

3.3.2.2

Unidad Didctica N 3

COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Durante el proceso de auditora, debe mantenerse en todo momento

una comunicacin fluida a todos los niveles:
Entre los miembros del equipo auditor: Debern informarse y
consultarse peridicamente con el fin de intercambiar informacin,
evaluar el progreso de la auditora y reasignar tareas entre los
miembros del equipo auditor, en caso necesario.
Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: El lder
del equipo deber comunicar peridicamente los progresos de la
auditora y cualquier inquietud al auditado.
Entre los miembros del equipo auditor y el cliente: Cuando se
considere necesario.
Las no conformidades crticas, deben ser puestas en conocimiento
del auditado, tan pronto se descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunin diaria de informacin y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestin.
En caso de que las evidencias disponibles de la auditora, indiquen
que los objetivos de la misma no son alcanzables, el lder del equipo auditor deber informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado
para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:
La modificacin del Plan de Auditora.
Cambios en los objetivos de la auditora o en su alcance.
La finalizacin de la auditora.
Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones,
estar examinando y registrando hechos de evidencias objetivas, que
sern traducidos a observaciones, que pueden clasificarse como buenas
o malas segn indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no.
La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de forma que garanticen que se ha informado de ello y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:
La parte de la norma, especificacin o plan de auditora que es
cuestionado por la evidencia descubierta.
La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.
Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la
evidencia.
Receptor de la informacin de parte del auditado.

RECAI

64

Curso de Auditora Ambiental

3.3.2.3

Unidad Didctica N 3

EJECUCIN DE LA AUDITORA

Una vez concluida la reunin de apertura, y en compaa de un representante del auditado, el auditor deber visitar todas y cada una de las
reas funcionales establecidas en el plan de auditora.
El examen y visita de un rea de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:

Entrevistas con el personal del rea a auditar.

Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y
servicios.
Observacin de los procesos, operaciones y actividades.
Consulta de la documentacin.

La investigacin se efectuar teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al rea en curso. Para ello, el auditor se podr ayudar de la
Lista de Verificacin que previamente ha realizado.
Con el objeto de facilitar esta fase de la auditora, es conveniente dividirla en varias Sub-Auditoras Ambientales, las cuales deben presentar
una fase de campo y otra de gabinete.
En la siguiente figura se muestra una forma grfica de la divisin de
una Auditora Medioambiental en diferentes subAMAs

RECAI

65

Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

El proceso a seguir es el siguiente:

RECOPILACINYVERIFICACINDELAINFORMACIN

BSQUEDADEEVIDENCIAS

EVALUACINYGENERACINDEHALLAZGOS

PREPARACINDELASCONCLUSIONESDELAAUDITORA

Recopilacin y verificacin de la Informacin

Durante el proceso de auditora, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la informacin pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin relacionada
con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su
anlisis, se extraern una serie de evidencias objetivas.
Las fuentes de informacin a recurrir, pueden variar en funcin del alcance y complejidad de la auditora, pudiendo incluir:

RECAI

Entrevistas con empleados u otras personas.

Observacin de actividades, ambiente de trabajo y condiciones

externas.

Documentos, tales como objetivos, poltica, procedimientos,

normas, plan de manejo, instrucciones, especificaciones, etc.

Registros, tales como actas de reunin, informes de auditoras,

resultados de mediciones, etc.

Anlisis e indicadores del desempeo.

Informes de otras fuentes, como por ejemplo retroalimentacin

del cliente, calificacin de proveedores, informacin externa y en
general de todas las partes interesadas.
66

Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Bsqueda de evidencias
Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del
Sistema de Gestin Ambiental, o de un Plan de Manejo Ambiental, es
necesario realizar una bsqueda de evidencias objetivas.
Las evidencias de la auditora se refieren a hechos y condiciones que,
en principio, pueden llegar a ser fciles de identificar. Sin embargo, su
demostracin resulta compleja si no se puede probar de una forma
tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias debern ser evaluadas
siguiendo criterios de auditora, previamente definidos, hasta llegar a
obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditora.
Las evidencias de la auditora, se basan en muestras de la informacin
disponible. Por tanto, siempre habr un cierto grado de incertidumbre,
de la cual deben ser conscientes los que actan sobre las conclusiones
de la auditora.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan,
debern revisarse junto con el auditado, para obtener reconocimiento
de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

Evaluacin y generacin de hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusin objetiva de que existe
un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Plan de Manejo
Ambiental, en el Sistema o Norma de referencia, deber documentarlo
y elaborar una Nota de no conformidad o desviacin.
Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de medio
ambiente o con el responsable del rea involucrada, con el fin de obtener su conformidad.
Una vez identificados los hallazgos, se proceder a su valoracin. Para
ello es necesario haber establecido, previamente, una clasificacin.
En general existen tres categoras distintas de no cumplimiento:
1) No conformidades
2) Desviaciones
3) Observaciones

No conformidades: Incumplimiento sistemtico de un requisito

de la norma, del Sistema de Gestin Ambiental o del PMA.
Debe ser solucionado inmediatamente.

RECAI

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Desviaciones: Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea

de la norma, del SGA, del PMA, de la legislacin u otro tipo de
reglamentos.
Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.

Observaciones: Situaciones que, no incumpliendo ningn punto

del SGA, del PMA o de la norma de referencia, pueden llevar, en
el futuro, a incumplimientos.

La justificacin de los hallazgos se ha de redactar de manera clara,

transparente y concisa, de forma que sirvan para:
- Informar de los incumplimientos a la organizacin.
- Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.
- Establecer, en posteriores auditoras, si las no conformidades
han sido solucionadas.
Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una
persona que no estuviese presente durante el proceso de auditora,
pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante
su desarrollo.

Preparacin de las conclusiones de la auditora

Una vez auditadas todas las reas, y antes de la reunin de cierre, el
equipo auditor deber realizar una puesta en comn de la informacin
obtenida con el fin de:
- Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin
recopilada durante la auditora.
- Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la
falta de certidumbre propia del proceso de auditora.
- Preparar recomendaciones, en caso de que as estuviera especificado en la auditora.
- Comentar el seguimiento de la auditora, si se ha definido en el
plan de auditora.

RECAI

68

Curso de Auditora Ambiental

3.3.2.4

Unidad Didctica N 3

REUNIN DE CIERRE

La reunin de cierre, formaliza la clausura de la auditora en las dependencias de la empresa auditada. Deber ser presidida por el lder del
equipo auditor y a ella asistirn, en principio los mismos miembros que fueron convocados a la reunin de apertura, es decir, los componentes del
equipo auditor y los representantes de la empresa y reas auditadas.
Los objetivos de esta reunin son:
Exponer los hallazgos de la auditora ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensin y aceptacin de los
resultados.
Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para
que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas (Plan de Manejo Ambiental).
Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equvocos, aunque en ningn caso puede convertirse en un foro
de discusin y debate.
En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas de pequeas organizaciones, la reunin de cierre puede consistir nicamente en comunicar
los hallazgos y conclusiones de la auditora. Sin embargo en otras situaciones, la reunin de cierre debera ser formal, debiendo conservarse las
actas y registros de asistencia.
En ocasiones, como por ejemplo en auditoras de certificacin, durante la
reunin de cierre, se suele presentar el informe final con los resultados
concluyentes de la auditora. No obstante, en otros casos, su entrega se
realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas.
Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditora, entre el equipo auditor y el auditado, deber resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.
En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditora, se
debern presentar recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

RECAI

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

3.3.3 POST- AUDITORA (FASE DE INFORMACIN O DE INFORME)

El informe es el producto final de la auditora; su elaboracin refleja los resultados de la fase de ejecucin.
Abarca la recopilacin de las conclusiones del equipo auditor sobre un producto tangible, as como la reunin final con el auditado y la realizacin y presentacin del informe final de la auditora.
El informe de la auditora constituye la documentacin de todo lo que se ha
observado y se ha ido escuchando a travs de las etapas descritas anteriormente,
por lo que debe quedar finalmente por escrito en un documento que debern leer
los dems. Por ese motivo, debe ser congruente y redactarse con un lenguaje
sencillo, claro y directo, de forma que una persona normal pueda comprenderlo
sin necesidad de tener que hacer preguntas sobre el mismo.
El informe debe ser verificable, y es aconsejable que se incluyan anexos
sobre los documentos y temas que se traten. Tambin es conveniente hacer referencia a los lugares concretos dnde se han observado los elementos que se citan, facilitando as su posible verificacin.
Por lo tanto, los objetivos del informe final deben ser:
a) Proporcionar la documentacin necesaria para poder valorar el alcance de
la auditora ambiental.
b) Proporcionar la direccin de las informaciones sobre los resultados de la
auditora y sus conclusiones.
c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.

3.3.3.1

PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORIA

Los modos de realizacin del informe de auditora, pueden ser muy

diversos y dependen del estilo que adopte cada empresa o, en su caso, el
Organismo Certificador.
El responsable de esta tarea es el lder del equipo auditor, aunque
cuando se realiza una auditora extensa es inevitable la participacin de
otros miembros del equipo.
Cada informe debe identificarse de manera nica, de forma que se
pueda relacionar fcilmente con el programa de auditora. Por ello es conveniente establecer la trazabilidad de partes del informe con la auditora,
como por las notas de hallazgo.
Los informes debern cumplir ciertos requisitos como:
RECAI

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Escrito y firmado, lo que facilita su difusin y seguimiento.

Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.
Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y conclusiones.
Conciso, expresado con brevedad y exactitud, categorizando y ordenando las conclusiones en orden de importancia.
Oportuno, con respuestas adecuadas y tiles en tiempo y forma.
Objetivo respecto a los hechos observados.
Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones, conclusiones y recomendaciones.

3.3.3.2

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

En el informe de auditora, las deficiencias se pueden presentar siguiendo dos criterios de exposicin distintos:

Por orden de importancia, de la ms grave a la ms leve.

Segn el orden de los requisitos de la norma.

Dentro del propio informe de auditora, se suelen incluir, en forma de

anexos, los siguientes documentos:

Informe resumen.

Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones

correctivas/preventivas.

Informe resumen: Se utiliza para indicar los resultados globales de la

auditora. Normalmente contienen la siguiente informacin:
-

N identificativo.
Fecha de auditora.
mbito de la auditora.
Componente del equipo auditor.
Resumen de resultados y conclusiones.

Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones

correctivas/preventivas: Este informe debe contener la informacin
suficiente para que alguien que no estuviera presente en la auditora
sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia.
El propsito de este documento es:

RECAI

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Unidad Didctica N 3

- Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan identificar las acciones correctivas correspondientes.
- Transmitir los resultados para que se puedan identificar las acciones de seguimiento necesarias.
- Presentar un informe que se pueda entender claramente cuando
se revise fuera del lugar de auditora.
Una secuencia seguida en la fase del informe puede ser la siguiente:

El informe final deber contener, como mnimo, la siguiente informacin:

- Introduccin.
- Objetivos y motivos.
- Alcance de la auditora ambiental.
- Grado de cumplimiento de la poltica ambiental de la empresa y del
programa de auditora.
- Mtodos empleados en la realizacin de la auditora.
-

Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditora.

- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar

el grado de cumplimiento tcnico y las repercusiones ambientales.
- Cumplimiento de los procesos productivos.
- reas de riesgo.
- Medidas correctoras.
- Seguimiento del plan de
miento de su periodicidad.
RECAI

medidas

correctoras

estableci-

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Unidad Didctica N 3

- Grado de cumplimiento de la legislacin vigente.

- Aspectos econmico-financieros.
- Aspectos de organizacin y administracin.
- Recomendaciones.
- Anexos al informe.
Concluido el informe sobre la auditora, una reunin final permitir al equipo
auditor exponerlo a la directiva de la empresa auditada. Para dicha exposicin se seguir el orden del informe escrito. Por tanto, las diferentes etapas
por las que una reunin final debe pasar son
Llevar a cabo un resumen de la auditora.
Explicar cualquier tipo de hallazgo, observacin o prctica ejemplar
que haya sido encontrada en la auditora.
Dar cabida a que hayan posibles correcciones y explicaciones.
Intentar apuntar los diferentes procesos de respuesta sobre los problemas que puedan haber sido identificados, indicando su seguimiento posible.
La presentacin del informe la llevar a cabo la autoridad del equipo auditor, que entablar un contacto conversacional directo con el mximo representante de la empresa auditada.
Durante la exposicin, no debe entrarse en detalles que la alarguen, por el
contrario, los aspectos relevantes deben ser tratados de forma breve y distendida, pues paralelamente el equipo auditado estar leyendo el informe y
tendr, por tanto, su capacidad de escucha mermada.
Una vez expuesto el informe de la auditora en la reunin final, se presentar el que se ha dado en llamar Informe Formal, del cual da fe el equipo
auditor responsable mediante una carta firmada.
Conclusiones
Las conclusiones que se obtengan en la realizacin de la auditora, deben
quedar reflejadas en el informe, al que anteriormente nos referimos.
Las conclusiones aparecern como resultado de la interpretacin de los datos manejados y las evidencias obtenidas durante la realizacin de la auditora. Estas conclusiones aparecern recogidas en un primer informe, o borrador, que se entregar a la Direccin de la empresa auditada y que servirn a su vez para establecer los planes de seguimiento y control de las
actividades correctivas.

RECAI

73

Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

3.3.3.3 APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA

El informe de la auditora deber emitirse en el periodo de tiempo
acordado. En caso de que no fuera posible, se debern comunicar las razones del retraso al cliente de la auditora, y acodar una nueva fecha de
emisin.
Dicho informe deber:
Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la auditora, En ese sentido, el informe de la auditora es propiedad del
cliente de la auditora y por tanto, los miembros del equipo auditor y
todos los receptores del informe debern respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
Revisin y aprobacin
Antes de la presentacin del informe de auditora, resulta conveniente
revisarlo con el fin de verificar si:

Proporciona una visin clara de la situacin, en el momento de terminar la fase de investigacin.

No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto durante la

reunin de cierre.

No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una evidencia real y objetiva.

Engloba todas las consideraciones claves que la norma exige.

La supervisin del informe corresponder al lder del equipo auditor,

quien deber firmarlo y fecharlo en el da de su elaboracin.
Distribucin
Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la auditora, le corresponde a l las decisiones sobre la distribucin del informe
de auditora.
En aquellas auditoras en las que las figuras del cliente y del auditado
no coincidan, auditoras de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho
de entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorizacin expresa
del cliente.

RECAI

74

Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Inclusive en las auditoras internas, donde se puede considerar que el

cliente es la propia Direccin, el informe no debe ser entregado a nadie
ms que a la Direccin.

3.3.3.4

FINALIZACIN DE LA AUDITORIA

La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan

de auditora se hayan realizado y el informe de la auditora, una vez aprobado, se haya distribuido.
En relacin con la conservacin de los documentos pertenecientes
a la auditora, deber actuarse conforme establezcan las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora, no debern revelar, sin la
aprobacin explcita del cliente de la auditora, y cuando sea apropiado, del
auditado:
El contenido de los documentos.
Cualquier otra informacin obtenida durante la auditora.
El informe de auditora.

3.4

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA AMBIENTAL

Las conclusiones de la auditora, pueden indicar la necesidad de realizar

acciones correctivas, preventivas o de mejora, segn sea aplicable. Generalmente, estas acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de
tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se consideran como parte
de la auditora.
Deber verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia. Esta
verificacin puede formar parte de una auditora posterior.
El seguimiento de la accin correctiva es necesario para asegurarse de que:
Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado
la correccin.
Se ha eliminado la no conformidad, es decir:
La causa generadora del problema se ha identificado.

RECAI

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Se ha implantado la accin correctiva adecuada y resulta eficaz para

evitar la reaparicin del problema.
El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido corregidas en el plazo estipulado y segn consta en el informe final. Estas evidencias debern ir acompaadas del informe de solicitud de accin correctiva/preventiva que en su da se acord.
Los modos de establecer la evidencia consistirn en documentos que certifiquen que la accin requerida ha sido implantada, o en pruebas fsicas del tipo de
muestras ejemplares o fotografas, que puedan demostrar que se han llevado a
cabo las acciones requeridas.
Plan de seguimiento
Con las conclusiones de la auditora, recogidas en el informe, y las recomendaciones dadas acerca de las prioridades que deben establecerse para corregir las deficiencias detectadas, la empresa auditada puede comenzar a aplicar
las acciones correctivas. Estas acciones correctivas sern por cuenta de la empresa auditada, ya que la responsabilidad del auditor queda limitada a la identificacin de las deficiencias.
Si as se acuerda, la compaa auditora puede confeccionar un plan de seguimiento que permita comprobar la adopcin y ejecucin de tales acciones correctivas. Para ello se establece un programa donde se marcan objetivos y plazos
que, con la periodicidad que se establezca, debern ser verificables por el auditor,
quien realizar un informe de cada seguimiento. Estas labores de seguimiento
pueden quedar enmarcadas en el establecimiento de un ciclo peridico de auditoras.
3.4.1 AUDITORA DE SEGUIMIENTO
Puede involucrar o no a los auditores iniciales, en funcin de lo establecido por las partes interesadas, y de acuerdo con los procedimientos
estipulados en el programa de auditora, as como los requisitos legales.
Reglamentos y contractuales aplicables.
En el caso de las auditoras de certificacin, una vez obtenida la
Certificacin, y de manera peridica (cada 6 meses o cada ao, segn lo
establezca cada Organismo Certificador) se establecern auditoras de seguimiento continuadas, hasta la realizacin (antes de 3 aos desde la obtencin del certificado) de la auditora de recertificacin.
Durante las auditoras de seguimiento, se debe verificar, entre otras
cosas, el estado de las acciones llevadas a cabo. Esta tarea debe llevarse
a cabo de manera controlada y sistemtica, siendo de gran utilidad el uso
de hojas de seguimiento de la accin.
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76

Curso de Auditora Ambiental

3.5

Unidad Didctica N 3

LAS NO CONFORMIDADES

Qu es una No Conformidad?
Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.
Si no hay evidencia no hay no conformidad.
Si hay evidencia esta debe ser documentada como una no conformidad en vez
de ser suavizada con otra clasificacin (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.).
Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaracin.
El enunciado de la no conformidad debera:

Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema.

No ser ambiguo con una correcta lingstica y tan concisa como sea posible.
El enunciado de la no conformidad no debe ser una repeticin de la evidencia de la auditora o usado en lugar de la evidencia de auditora.

Una no conformidad bien documentada tendr tres partes:

1. La evidencia de la auditora,
2. El requisito y
3. El enunciado de la no conformidad.
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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Las no conformidades pueden ser:

No conformidad mayor (NC+).- Esta calificacin implica una falta grave frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificacin de NC+ puede
ser aplicada tambin cuando se produzcan repeticiones peridicas de no conformidades menores. Los criterios de calificacin son los siguientes:
Correccin o remediacin de carcter difcil.
Correccin o remediacin que requiere mayor tiempo y recursos,
humanos y econmicos.
El evento es de magnitud moderada a grande
Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales.
Evidente despreocupacin, falta de recursos o negligencia en la correccin de un problema menor.
No conformidad menor (nc-).- Esta calificacin implica una falta leve frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:

Fcil correccin o remediacin.

Rpida correccin o remediacin.
Bajo costo de correccin o remediacin.
Evento de Magnitud Pequea, Extensin puntual, Poco Riesgo e Impactos menores, sean directos y/o indirectos.

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero s, en la

redaccin de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:
El problema (reportar lo que est mal).
El rea (donde est lo que est mal).
El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).
Si todas estas tres partes de la no conformidad estn bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podr ser capaz de
leer y entender la no conformidad. Esto servir tambin como un registro til para
futuras referencias. (Ver ms abajo hoja de informe de una No Conformidad)
Revisin y cierre de no conformidades
El valor que puede proporcionarse a una organizacin puede ser aumentado o
disminuido por la respuesta de la organizacin a una no conformidad. Asegurando
que la organizacin ha realizado satisfactoriamente la correccin y anlisis de las
causas y accin correctiva se incrementar la probabilidad de que la organizacin
logre la satisfaccin del cliente.

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

INFORMEDENOCONFORMIDAD/DESVIACIN

EMPRESA:

DEPARTAMENTO:

NOCONFORMIDAD
DESVIACIN

FECHA:CDIGO:

NORMADEREFERENCIA:

DESCRIPCIN:

APARTADONORMA

FECHAYFIRMAAUDITOR

FIRMADELAEMPRESA

ACCINCORRECTIVA(arellenarporlaempresa)
ANLISISDECAUSA:

DESCRIPCINDELAACCIN:

APROBADAPOR:

RESPONSABLE/SDEEJECUCIN

PLAZODEEJECUCIN

SEGUIMIENTOYCOMPROBACINDELAEFICACIA

(Adjuntarlasevidenciasdelaimplantacindelaaccin)
VALORACINDELAUDITOR: ACEPTABLE NOACEPTABLE

EVIDENCIASAPORTADAS:

CERRADA

FIRMAAUDITOR

PENDIENTEDEEVIDENCIAR
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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

La definicin de "accin correctiva" es la "accin para eliminar la causa de la no

conformidad detectada". La accin correctiva no puede ser tomada sin primero
hacer una determinacin de la causa de la no conformidad. Existen muchos
mtodos y herramientas disponibles en una organizacin, para determinar la causa de una no conformidad desde una simple tormenta de ideas hasta tcnicas
ms complejas de resolucin sistemtica de problemas.
La accin preventiva es la accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. La accin preventiva por la naturaleza de su definicin no es aplicable a una no conformidad ya detectada, es decir a un problema que ya se nos haya presentado. Por concepto
implica prevenir un problema POTENCIAL.
La extensin y eficacia de la accin correctiva o preventiva depende de la identificacin de la verdadera causa raz. En algunos casos esto ayudar a una organizacin a identificar y minimizar no conformidades similares en otras reas.

Cerrando las no conformidades

Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organizacin
realiz la correccin / anlisis de la causa, y los resultados se lograron a travs de
la accin correctiva, se necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentacin de soporte) para demostrar que la accin correctiva propuesta
ha sido totalmente implementada y es eficaz en prevenir la recurrencia de la no
conformidad. Una vez que la situacin es satisfactoria, debera ser cerrada la no
conformidad.

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

3.6 LA SOLUCIN A LOS PROBLEMAS

En el desarrollo de una auditora se presentan muchos problemas que
necesitan ser solucionados, as:

Antes de la auditora
Antes de iniciar una auditora se debe comprobar con el auditado el calendario de
fechas fijadas con el objeto de evitar problemas que son susceptibles de previsin, tales como: festividades locales, ausencia temporal de personas cuyas reas se van a auditar, cierre de cuentas del ejercicio, etc.
Una vez cerrado y acordado el calendario de la auditora, puede ocurrir que
la empresa a auditar comunique la necesidad de posponer la auditora por causa
sobrevenidas (lanzamiento de un nuevo producto, ausentismo laboral,.). En estos casos, el auditor debe descubrir si est ante una excusa para alargar la auditora, y disponer as (la empresa) de ms tiempo para <<poner a punto>> el sistema de calidad, o incluso confiar en su cancelacin. Para saberlo, el auditor debe
informarse acerca de si tales <<causas sobrevenidas>> eran o no predecibles en
el momento en que se acordaron las fechas.
Para evitar estos <<trucos>> del auditado, una solucin es seguir que, en
vez de retrasarse, se adelante la auditora de tal modo que sta se anticipe a los
hechos sobrevenidos. La respuesta a esta propuesta indicar, con gran seguridad, la veracidad de la solicitud del retraso, as como el grado de compromiso y
seriedad de la empresa con la auditora.
Otra solucin posible es ser informado de la naturaleza de tales hechos sobrevenidos, y hacer ver a la empresa que, tratndose de causas propias del negocio, stas son necesariamente compatibles con un proceso regular como es la
auditora. Adems, es necesario explicar que un retraso excesivo conlleva la extensin del perodo auditable actual y la merma del siguiente.
RECAI

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Curso de Auditora Ambiental

Unidad Didctica N 3

Por extrao que parezca, este tipo de problemas previos a la auditora merecen una atencin especial. Como auditores, no olvidemos que una actitud excesivamente benvola o la falta de rigor, puede sentar un precedente al que nuestros clientes se van a acoger cada vez que lo crean necesario.

Durante la auditora
Cualquier auditado con un poco de experiencia en procesos de auditora
sabe que los auditores tienen una agenda muy ocupada, y que, inmediatamente
despus de cerrar la auditora en una empresa, tienen concertado un nuevo proceso con otra empresa distinta.
Conscientes de este hecho, los auditados acostumbran a hacer lo imposible para retrasar de manera muy sutil y tolerable al auditor en sus propsitos,
agotando as el tiempo que ste tiene marcado para la auditora. En este aspecto,
la mxima de los auditados podra ser <<Cuantas menos reas pueda ver el auditor, menos desviaciones encontrar>>, o bien <<Cuanto ms tiempo perdamos,
mucho mejor>>.
A continuacin, presentamos las situaciones ms habituales que crean los
auditados para procurar la prdida de tiempo o la distraccin del auditor hacia tareas distintas de las propias de la auditora.

La reunin de presentacin
Al iniciar la reunin de apertura, podemos encontrarnos con que el auditado ha
preparado una presentacin de su organizacin muy larga y exhaustiva. A pesar
de haber acordado que la reunin tendr una duracin determinada, el auditado
sabe que cuanto ms se prolongue su exposicin, ms tardar el auditor en
<<ponerse manos a la obra>>.

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Para evitar que ello ocurra, el auditor debe empezar la reunin aclarando
qu es lo que nica y exclusivamente desea saber de la organizacin, recordando
a su vez el tiempo que tiene asignado el auditado para su exposicin. Si es necesario, deber interrumpir al auditado y solicitar la pronta finalizacin del discurso.

La ejecucin en cada rea de trabajo

Una vez entrados en la recogida de datos, muchas organizaciones (generalmente
de pequeas dimensiones) intentan desarrollar la ejecucin de la auditora desde
la sala en la que se ha mantenido la reunin inicial. Con ello, mantienen al auditor
<<encerrado>> con los directivos o supervisores del rea correspondiente, y le
van llevando hasta all los documentos que va solicitando con largos tiempos de
espera entre uno y otro documento.
El <<auditor ejemplar>> deber darse cuenta de este <<truco>> y superarlo con xito. Para ello, comunicar a los directivos su voluntad de contactar directamente con los poseedores de informacin de primera mano (usuarios de procesos, operarios, tcnicos,) y su intencin de verificar in situ las declaraciones
orales, los documentos y el entorno fsico en el que se desarrollan los procesos.
Otro problema habitual durante la ejecucin es la llamada <<tctica del
desaparecido>> (en ingls <<missing>>). Discreto y en apariencia desintencionadamente, el auditado hace lo posible por hacer desaparecer a la persona responsable del rea que seguidamente se va auditar. La ausencia del que va a ser auditado (por estar atendiendo una llamada o una reunin, por estar enfermo,)
hace que el rea de su responsabilidad tenga que ser auditada irremisiblemente
despus de una larga espera, o incluso unos das ms tarde.
La solucin a este segundo problema consiste en no cesar en los propsitos y objetivos de nuestro programa de auditora. En un primer momento, ante la
ausencia inesperada del responsable o supervisor del rea a auditar, podemos
esperar hasta un lmite razonable y pasar mientras tanto a otra rea, modificando

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el orden del programa. Si la espera se hace larga, debemos optar entre dejar el
rea conflictiva para otro da, o bien entrar en la misma con la gua de otro supervisor o responsable que haya sido autorizado por la direccin.

La hospitalidad excesiva
Una de las maneras de perder tiempo es la de las largas comidas de trabajo.
Cuando la auditora tiene que interrumpirse para comer, el auditado lleva al auditor a un restaurante lujoso y caro, pues stos suelen tener el servicio ms lento y
relajado. De este modo, y con ayuda de los cafs y una buena bebida, es probable que como auditores perdamos ms tiempo del establecido mientras charlamos amistosamente en la sobremesa.
Hay diversas maneras de enfocar este problema. Cuando el auditado diga
que reservar, o que ya ha reservado mesa, el auditor asignar un tiempo mximo para comer que sea aceptable. El auditor puede preguntar al auditado si el
restaurante escogido se adaptar al horario establecido, y si es as, conminarle a
que escoja otro. Si el auditor se conoce la zona, puede sugerir l mismo un restaurante que sea conocido por su servicio rpido, o bien decidir ir a comer solo
con cualquier pretexto (tengo que pasar por la oficina).
La distraccin del auditor
Otra de las situaciones en las que nos podemos encontrar se produce cuando el
auditado se extiende en una larga exposicin de un tema que, aunque resulta interesante, no tiene relevancia en el mbito de la auditora; por ejemplo, la historia
de la empresa, datos sobre sus accionistas, composicin de un producto, ancdotas con clientes,.
El auditor debe identificar estas situaciones cuando se produzcan y debe
esforzarse en ser objetivo con la informacin que recibe. Debe sobreponerse a su
natural inters por el tema de conversacin y comunicar amablemente al auditado
la necesidad de dejar ese tema para ms adelante.
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La rivalidad entre auditor y auditado

El auditor tiene que estar preparado para impedir cualquier relacin competitiva
con cualquier representante de la empresa auditada. En ocasiones, un exceso de
autoridad manifestada por el auditado puede ser intencionado con el objeto de
iniciar una discusin con el auditor, y as interrumpir el desarrollo normal del proceso de la auditora. En cualquier momento el auditado puede desafiar al auditor a
una demostracin, conocimiento o autoridad sobre la materia.
Cuando esto ocurra, es muy importante no perder la calma ni intentar demostrar quin sabe ms, puesto que entonces estaremos colaborando inconscientemente con los propsitos del auditado.
El comportamiento opuesto a la rivalidad lo encontramos en la actitud defensiva. Cuando el auditado se muestre defensivo o temeroso, el auditor debe
darle a entender que la finalidad de la auditora es buscar errores (no culpables)
para mejorarlos, y que esta bsqueda es beneficiosa para su organizacin. Como
auditores, debemos convencer al auditado de que no tiene que justificarse ante
nosotros por los errores que hayamos detectado.

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ETAPAS BSICAS DE UN PROCESO DE AUDITORA AMBIENTAL

PREAUDITORIA

AUDITORA IN SITU

DEFINICINDELALCANCEY
OBJETIVOSDELAAUDITORA

COMPROBACINDELA
POLTICAYPROGRAMA
AMBIENTAL

ORGANIZACINDEL
EQUIPOAUDITOR

CONFIRMAR/COMPROBAR
LACOHERENCIADELOS
DATOSOBTENIDOS

POSTAUDITORA
OBTENCINDEEVIDENCIASY
DOCUMENTACINDELOS
RESULTADOS

ELABORACINDEL
INFORMEFINAL

REVISINDELOSRESULTADOS
EIDENTIFICACINDE
NOCONFORMIDADES

CONCLUSIONES

CRONOGRAMA
ESTUDIODE
INSTALACIONESY
REASREQUERIDAS
FIJACINDECRITERIOSY
ASIGNACINDETAREASALOS
AUDITORES

PREPARACINDEPROCEDI
MIENTOSYMETODOLOGA

1VISITAYENTREGA
DECUESTIONARIOS

PROPUESTADE
ACCIONES
ENTREVISTAS

DOCUMENTACINDELASNO
CONFORMIDADESYLASEVI
DENCIASENQUESEAPOYAN

EVALUACINY
VERIFICACIN
DEDATOS

COMPROBACINYEVALUACIN
DELCUMPLIMIENTODELA
NORMAEXISTENTE

PLANDESEGUIMIENTO
OBTENCINDELRECONOCI
MIENTODECADAUNADELAS
NOCONFORMIDADES
ENCONTRADAS

REUNINFINAL
RECOPILACINDELA
INFORMACINSOLICITADA

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