Manual de Manejo

de Herramientas Office
Excel

Tabla de Contenidos
1. Conceptos Bsicos _____________________________________________________________ 4

Introduccin _________________________________________________________________ 4
1. Abrir Hojas de Clculo ______________________________________________________ 4
2. Conceptos Bsicos __________________________________________________________ 4
2. Creacin de Tablas ____________________________________________________________ 7

Introduccin _________________________________________________________________ 7
1. Cmo ingresar y modificar nmeros y textos en una celda _________________________ 7
1.1. CMO BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA _____________________________________ 8
1.2. CMO MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________ 8
1.3. LA FUNCIN AUTOCOMPLETAR DE EXCEL _______________________________________ 10

2. Seleccin de rangos de celdas adyacentes y no adyacentes _________________________ 10

2.1. SELECCIN DE UN RANGO DE CELDAS CONTIGUAS _________________________________ 10
2.2. SELECCIN DE UN RANGO DE CELDAS NO ADYACENTES _____________________________ 11

3. Los diferentes componentes de una frmula ____________________________________ 11

3.1. SIGNOS DE OPERACIONES __________________________________________________ 12
3.2. INGRESAR UNA REFERENCIA A UNA CELDA _______________________________________ 12
3. Uso de Funciones y Ordenacin de Datos _________________________________________ 14

Introduccin ________________________________________________________________ 14
1. Cmo usar una funcin _____________________________________________________ 14
1.1. ARGUMENTOS ___________________________________________________________ 14
1.2. NOMBRES DE FUNCIN _____________________________________________________ 15

2. Cmo usar el Asistente de Funciones __________________________________________ 15

2.1. CMO INGRESAR UNA FUNCIN USANDO EL ASISTENTE DE FUNCIONES _________________ 15

3. El botn Autosuma _________________________________________________________ 17

3.1. CMO USAR EL BOTN AUTOSUMA ____________________________________________ 18

4. La funcin Promedio _______________________________________________________ 18

4.1. CMO USAR EL ASISTENTE DE FUNCIONES PARA INGRESAR LA FUNCIN PROMEDIO ________ 18

5. Cmo usar la funcin de Autofiltro ___________________________________________ 19

6. Cmo ordenar datos en orden alfabtico y numrico _____________________________ 21
4. Grficos ____________________________________________________________________ 22

Introduccin ________________________________________________________________ 22
1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos ___________________________________ 22
1.1. GRFICO DE COLUMNAS O BARRAS ____________________________________________ 22
1.2. GRFICO CIRCULAR _______________________________________________________ 23
1.3. GRFICO DE LNEAS _______________________________________________________ 23

2. Las diferentes partes de un grfico ____________________________________________ 24

3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de Excel ________ 25
3.1. CMO ABRIR EL ASISTENTE DE GRFICOS DE EXCEL _______________________________ 25
3.2. PASO 1 DEL ASISTENTE PARA GRFICOS _______________________________________ 26
3.3. PASO 2 DEL ASISTENTE PARA GRFICOS _______________________________________ 27
3.4. PASO 3 DEL ASISTENTE PARA GRFICOS _______________________________________ 28

3.5. PASO 4 DEL ASISTENTE DE GRFICOS _________________________________________ 31

5. Uso de Plantillas - Balance _____________________________________________________ 33

1. Las plantillas de Excel ______________________________________________________ 33

2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo ____________________________________ 34
3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea ___________________________________ 34
6. Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos _____________________________________ 38

1. Abrir la plantilla ___________________________________________________________ 38

2. Cambios de formato de la plantilla de Amortizacin de Prstamos _________________ 39
3. Clculo de Amortizacin de Prstamo _________________________________________ 40
4. Cmo interpretar los resultados ______________________________________________ 41
7.

Tablas Dinmicas ___________________________________________________________ 42

1. Crear una Tabla Dinmica __________________________________________________ 42

8.

2.

Eliminar una tabla dinmica.______________________________________________ 48

3.

Aplicar filtros a una tabla dinmica ________________________________________ 48

4.

Obtener promedios en una tabla dinmica ___________________________________ 48

5.

Grficos con tablas dinmicas _____________________________________________ 49

Bibliografa ________________________________________________________________ 51

1. Conceptos Bsicos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Abrir una aplicacin de hoja de clculo.
Abrir una hoja de clculo existente.
Abrir varias hojas de clculo.
Reconocer conceptos bsicos de Excel (celdas, columnas, filas, etc.)
Cerrar la aplicacin de hoja de clculo.

Introduccin
Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para trabajar
con datos y nmeros. Este poderoso programa es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos de frmulas qumicas complejas o manipulaciones y representaciones de
estadsticas en forma grfica.

Como su desarrollo est basado en el concepto de una hoja tabular, o sea en forma de tabla,
aprender a usar las funciones bsicas de Excel es tan fcil como llenar una.
1. Abrir Hojas de Clculo
Excel tiene mucho en comn con los otros programas de Microsoft como Word y
PowerPoint, entre otros. Todos estos programas se pueden abrir de la misma manera.
Visualmente son relativamente parecidos y muchos de los comandos bsicos son similares.
2. Conceptos Bsicos
Al abrir la aplicacin de Excel, encontraremos una hoja de clculo en blanco y en la parte
superior de la pantalla, una barra de men.

Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrir un men diferente. Cada
men nos ofrece una seleccin distinta de posibles acciones.
Debajo de la barra de menencontraremos la barra de herramientas:

Esta barra presenta varios conos, correspondientes a funciones diferentes. Aunque en

algunos casos, stas son las mismas a las que se accede a travs de la barra de men.
Debajo de la barra de herramientas encontrar una casilla larga y a la izquierda de sta, el
smbolo =. sta se llama la barra de frmulas.

Debajo de estas barras hay una cuadrcula que, en el borde superior est identificado con
letras y, en el lado izquierdo, con nmeros. Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno
de los cuadritos en la cuadrcula se llama celday todas las celdas en una lnea vertical
forman parte de una columna, y todas las celdas en una lnea horizontal forman parte de
una fila. Cada hoja de clculotiene exactamente 65.536 filas y 256 columnas.

COLUMN
A
CELD
A

FILA

Cada columna o fila se denomina por la letra o el nmero correspondiente. Las filas
estn numeradas de 1 a 65.536 y las 256 columnas estn marcadas, cada una, con letras
(A, B, CH, CI, DE, etc).

Las letras y los nmeros tambin se usan para determinar el nombre de cada una de las
celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la
cuadrcula, que est formando parte de la columna A y de la fila 1, se llama A1.
Si hacemos clic sobre una de las letras,se selecciona la columna correspondiente a la
letra. De igual manera se seleccionan las filas mediante un clic sobre el nmero que
corresponda.
Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y aparecer el
nombre correspondiente en una casilla pequea a la izquierda de la barra de
frmulas(en el crculo rojo de la figura siguiente).
Cuando una columna o fila est seleccionada por completo, el espacio que est adentro
cambia de color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda est
seleccionada, no cambia de color, pero el borde s se engrosa.
El objetivo de seleccionar una parte de la hoja de clculo es modificar, copiar o, de alguna
manera, trabajar con la informacin contenida dentro de esos parmetros.

En Excel, la cuadrcula
entera tiene el nombre de
hoja de clculo. Los
archivos de Excel se
conocen como libros de
trabajo, y cada uno de
estos puede tener varias
hojas de clculo.

Para navegar de una hoja de clculo a otra, se utilizan las pestaas que se encuentran al
extremo inferior izquierdo de la hoja de clculo del ejemplo. Las pestaas dicen Hoja 1,
Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de clculo est ahora abierta en la hoja Hoja 2, aparece
escrito en una letra ms oscura que las de las otras dos pestaas.

Como todava no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente la
diferencia entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada una de
las hojas.
6

2. Creacin de Tablas
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Ingresar nmeros y textos.
Usar el comando Deshacer.
Crear una tabla de datos.
Seleccionar un rango de celdas adyacentes.
Seleccionar celdas no adyacentes.
Reconocer las diferentes partes de una frmula.
Ingresar una frmula sencilla.

Introduccin
En esta unidad aprenderemos a usar la funcin ms bsica que tiene Excel, la de
crear tablas. Las tablas se utilizan para organizar cualquier tipo de informacin, de
manera que sea ms fcil ver la relacin entre los datos. Esta tabla tambin es la
base para una infinidad de funciones y aplicaciones disponibles en Excel.

1. Cmo ingresar y modificar nmeros y textos en una celda

En una hoja de clculo se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, nmerosy frmulas.
Los primeros dos tipos de datos, los nmeros y el texto, son lo que llamamos valores
constantes. Esto quiere decir que este valor no cambia, a no ser que lo modifiquemos o lo
borremos.
Una frmula es un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc., y
que producen un resultado. Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est
haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente. Las frmulas
comienzan siempre con el signoigual (=).

Es posible que el texto que acabamos de ingresar sea ms largo que lo que se ve en la
longitud de la celda y puede invadir las celdas adyacentes a su derecha, siempre que estn
vacas. Si no lo estn, el texto ser recortado dentro de la celda. Pero es importante recalcar
que, aunque el texto parezca invadir el espacio de las celdas adyacentes, stas siguen vacas
y en realidad todo el texto sigue contenido dentro de la celda dnde hemos empezado a
escribirlo.

Los nmeros que son demasiado largos para caber dentro de una celda se expresan de otra
manera en Excel (notacin cientfica). La barra de frmulas muestra siempre el valor que
ingresamos originalmente. Pero si ensanchamos la columna que contiene la celda en
cuestin, el nmero se mostrar completo.
Para ensanchar una columna o una fila, basta con que coloquemos el cursor sobre la lnea
que la divide de la siguiente y, manteniendo el botn del mouse apretado, la desplacemos
hacia la izquierda o hacia la derecha, dependiendo si lo que queremos es ampliarla o
reducirla. El cursor, al posicionarse entre columnas o entre filas, adquiere la forma de
flechas en distintas direcciones.

1.1. Cmo borrar el contenido de una celda

Hay tres maneras diferentes de borrar el contenido de una celda:

Una posibilidad es que seleccionemos la celda con un clic y, luego, oprimamos la tecla
Suprimir (o la tecla Del);
Tambin podemos seleccionar la celda con un clic y hacer clic sobre la opcin Edicin
en la barra de men. Entre la lista de opciones que se abre, elegimos Borrar y, luego, la
opcin Contenido; o
Seleccionamos la celda con un clic (del botn izquierdo del mouse) y, luego, hacemos
clic con el botn derecho del mouse,aparecer un men contextual. Entre la lista de
opciones que se abren, debemos seleccionar borrar contenido.

1.2. Cmo modificar el contenido de una celda

Tal como otros procesos bsicos de Excel, hay varias maneras diferentes para
modificar el contenido de una celda. Adems, el proceso es distinto dependiendo
del tipo de modificacin.
Por ejemplo, si lo que queremos hacer es simplemente reemplazar un contenido
con otro, el proceso es similar al de borrar el contenido de una celda:

1. Primero, ingresamos algn texto o nmero nuevo en cualquier celda de la hoja

de clculo y, luego, oprimimos la tecla Enter para aceptarlo.
8

2. Ahora hacemos clic de nuevo sobre la celda para reemplazar el contenido que
acabamos de ingresar.
3. Debemos recordar que para hacer una modificacin a algn texto dentro de una
hoja de clculo es necesario seleccionar la celda donde comienza el texto, no en
una de las celdas adyacentes en las cuales el texto parece extenderse.
4. Escribimos el nuevo contenido; al empezar a escribirlo, automticamente,iremos
reemplazando el anterior contenido de la celda.

En cambio, si queremos solamente hacer una modificacin al contenido

existente de una celda, y no reemplazarlo completamente, lo que debemos
hacer es lo siguiente:
1. Hacemos doble clic sobre la misma celda.
2. Aparecer un cursor al interior de la celda. Ahora podremos hacer una
modificacin al texto de la manera como se hara en un documento de Word,
utilizando las flechas direccionales del teclado y las teclas Suprimir y
Retroceder.
3. Cuando hayamos terminado de modificar el contenido de la celda, slo debemos
oprimir la tecla Enter para aceptar el cambio.

Otra manera de lograr el mismo resultado es la siguiente:

1. Seleccionamos la celda con un solo clic.
2. Hacemos clic sobre la barra de frmulas donde aparece el contenido de la
celda seleccionada.
3. Realizamos la modificacin necesaria y, al terminar, oprimimos la tecla Enter o
hacemos clic sobre el botn Introducir para aceptar el cambio.

1.3. La funcin Autocompletar de Excel

La funcin Autocompletar de Excel mantiene en la memoria el texto que ya fue ingresado
en una columna y puede completar otras entradas con la misma informacin, en la misma
columna.
Por ejemplo, digamos que hemos ingresado el nombre Claudia Rojas en la celda A1 y,
luego, escribimos la letra C en la celda A2, Excel completar la celda automticamente
con el texto Claudia Rojas. Si ste es el texto que deseamos ingresar, pulsamos la tecla
Enter para aceptar el texto. De lo contrario, continuamos escribiendo y as
desactivaremos la funcin Autocompletar.

2. Seleccin de rangos de celdas adyacentes y no adyacentes

En Excel, una celda activaes la celda que se encuentra seleccionada en ese momento. Un
grupo de celdas se denomina rango. Para seleccionar un rango de celdas, tenemos que
hacer lo siguiente:

2.1. Seleccin de un rango de celdas contiguas

1. Hacemos clic sobre la celda de uno de los extremos del rango que queremos
seleccionar.
2. Mantenemos oprimido el botn izquierdo del mouse, arrastrndolo hacia el extremo
opuesto, soltamos y el rango ya est seleccionado.
3. Las celdas que seleccionamos aparecern sombreadas.

10

Si en vez de seleccionar un rango, lo que necesitamos es seleccionar solamente algunas

columnas, si stas son adyacentes, podramos seleccionarlas de la misma manera que
utilizamos para seleccionar un rango entero. En cambio, si fuesen columnas o celdas no
adyacentes,debemos usar el siguiente proceso:

2.2. Seleccin de un rango de celdas no adyacentes

1. Seleccionamos
la
primera
columna
(columna B).
2. Oprimimos la tecla Ctrl. en el teclado.
3. Manteniendo
la
tecla
oprimida,
seleccionamos la columna siguiente
(columna D).
4. Observemos que mientras la segunda
columna se selecciona, la primera todava
sigue seleccionada. Al terminar de
seleccionar la segunda columna, soltamos el
botn izquierdo del mouse y la tecla Ctrl.

3. Los diferentes componentes de una frmula

Con Excel no es necesario memorizar frmulas para poder aplicarlas, ya que, stas estn
almacenadas en el programa y, por lo tanto, no es necesario realizar las operaciones
aritmticas "mentalmente".
En una celda, la frmula relaciona los valores de diversas celdas y de diversas frmulas
para producir un resultado.
Una frmula puede constar de cualquiera de los siguientes elementos:
Signos de operaciones: como los signos + para sumar o * para multiplicar.
Valores, textos o valores lgicos: Entre otras cosas, la frmula puede incluir nmeros
y letras.
Referencias a celdas (y a rangos de celdas): A diferencia de un nmero absoluto, una
referencia a otra celda (o rango de celdas) es un valor relativo. Esto quiere decir que, si
se cambia un valor en una celda y si esa celda tiene referencia a otra dentro de una
frmula, el resultado de la frmula tambin se cambiar.
Funciones de hoja de clculo: como suma o promedio.
11

3.1. Signos de operaciones

Excel utiliza los siguientes signos de operaciones de uso estndar, presentes en todos los
teclados de las computadoras:
Operacin
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponente
(a la potencia de)

Tecla
+

Operacin
Prioridad (hacer esta
operacin primero)
Igual a
Diferente de
Mayor que

*
/
^

Menor que

Tecla
()
=
<>
>
<

Al comienzo de todas las frmulas de cualquier operacin (suma, resta, multiplicacin o

divisin, etc.) se requiere un signo igual (=). Por ejemplo, una frmula sencilla de
suma:

=C2+C3

3.2. Ingresar una referencia a una celda

En una celda que contiene una frmula se ve siempre la cifra resultante y la frmula en s se
ve en la barra de frmulas arriba de la pantalla.

Frmula

Cifra resultante

Al usar frmulas, los resultados cambian cada vez que se modifican los nmeros. Para
hacer esto, debemos incorporar la celda dentro de la frmula. Una celda se puede agregar a
la frmula en forma manual (escribiendo la letra y nmero correspondientes a su columna y
fila, respectivamente), perootra forma de hacerlo es seleccionando la celda con el mouse y
haciendo clic sobre ella. La celda seleccionada tendr un recuadro de 2 colores, con una
lnea punteada intermitente:

12

13

3. Uso de Funciones y Ordenacin de Datos

Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Utilizar funciones para realizar clculos con Excel.
Utilizar la funcin Suma.
Usar la funcin de Autofiltro.
Ordenar una lista por categora en orden alfabtico o numrico.
Manipular una lista de datos.

Introduccin
Adems de las frmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada funciones. Las
funciones de Excel nos ofrecen la posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se
utilizan comnmente, tales como una sumatoria, un promedio, etc. Adems de estas
funciones matemticas, tambin son posibles las funciones financieras, estadsticas,
trigonomtricas, etc., expandiendo as su utilidad para incluir a muchas disciplinas
diferentes.
1. Cmo usar una funcin
Una funcines una frmula o una serie de frmulas ya escritas y preparadas en forma
simplificada, para realizar clculos comnmente usados. Son ms fciles de escribir que
una serie de frmulas y pueden resolver un problema matemtico en un slo paso en lugar
de muchos. Al escribir estas funciones necesitamos seguir un orden o sintaxis, tal como si
estuviramos escribiendo una frase. La sintaxis correcta de una funcin es la siguiente:

=SUMA(A1:A200)
Signo
igual

Nombre de la
funcin

Argumentos separados por dos

puntos y encerrados entre
parntesis.

1.1. Argumentos
Pensemos en un argumentocomo una pieza de informacin que aclara lo que debe hacer la
funcin. En el ejemplo de arriba, se sumar todo el rango A1:A200. Es decir, que dentro de
los parntesis que forman el contenido de la funcin se sumarn los datos ingresados en las
celdas A1, A2, A3, A4... hasta la A200.

14

1.2. Nombres de funcin

Algunas de las funciones ms comunes incluyen:
Funcin
Suma
Promedio
Mximo
Mnimo
Ahora
Contar

Suma series de nmeros.

Calcula el promedio de valores de un conjunto de datos.
Devuelve el mximo valor de un conjunto de celdas.
Devuelve el mnimo valor de un conjunto de celdas.
Devuelve la hora y fecha actuales.
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros
que hay en la lista de argumentos.

Por ejemplo, si queremos sumar los datos contenidos en el rango compuesto por las celdas
B2 a B12 de una hoja de clculo, al crear una frmula para sumar estos 10 datos, en la
barra de frmulaaparecera lo siguiente:
= B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12.
Una funcin, sin embargo, puede simplificar esta frmula de la siguiente manera:
=SUMA(B2:B12). Esta funcines especialmente til cuando estamos sumando un rango de
celdas grande, de 10, 30 ms celdas.
2. Cmo usar el Asistente de Funciones
Una funcin se puede ingresar manualmente o se puede usar lo que se llama el Asistente de
Funciones. Si conocemos bien qu funcin deseamos usar, es ms eficiente escribirla
directamente en la celda. Si utilizamos esta modalidad, es importante recordar que siempre
es necesario incluir un signo = antes de cualquier funcin. Excel automticamente
convierte las funciones ingresadas manualmente a letras maysculas. Es una buena idea
escribirlas en minsculas, porque si Excel no las convierte a maysculas es porque no
reconoce su entrada como una funcin (probablemente la escribi de manera incorrecta).

2.1. Cmo ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones

Para ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones, primero debemos seleccionar
la celda que contendr la funcin.
Luego, debemos abrir el Asistente de Funciones de acuerdo a una de las siguientes
modalidades:
Hacer clic sobre la opcinInsertar en la barra del men y,
luego, se nos abrir un men en el cual debemos
seleccionar la opcinFuncin.
15

Hacer clic sobre el siguiente botn Funcin de la barra de frmulas.

El Asistente de Funciones, consta de 2 niveles: el 1 nos permite seleccionar una categora

y, en el 2, nos permite observar la lista de funciones que se encuentran dentro de cada
categora.

En el men desplegablede la opcinO

seleccionar una categora, seleccionemos a
la opcinTodas.
En la lista Seleccionar una funcin use
la barra de desplazamiento para encontrar la
funcin SUMA.
Al seleccionar esta funcin, en la parte
inferior del Asistente de Funciones nos
aparece el nombre de la funcin y, entre
parntesis, la lista de argumentos necesarios
para realizar la operacin seleccionada, junto
a una breve descripcin del propsito de la
misma.

Una vez elegida la funcin, debemos

hacer clic sobre el botn Aceptar,
desde ah iremos al segundo paso del
Asistente de Funciones donde podremos
especificar los argumentos que se
utilizarn en la funcin.

Excel automticamente tratar

de interpretar la referencia o el
rango de celdas que se incluirn
en la funcin y este nmero
aparecer en la franja blanca
llamada Numero 1 (en el
crculo rojo). Si este no es caso,
lo debemos cambiar por el rango

16

de celdas que deseamos incluir en la funcin.

En nuestro caso, Excel debera haber interpretado bien y dentro de la franja debe decir
B2:B12, indicando as, que la funcin realizar la suma de los nmeros en todas las
celdas desde B2 a B12.
Es posible incluir ms argumentos, si es que fuera necesario (por ejemplo, B2:B12, C2:C7,
si deseamosagregar a la suma de las celdas B2 a B12, los valores contenidos en las
celdasB2 a C7).

Esta otra lista de valores(argumentos)se agregaran en la franja Numero 2 y, al agregarlo,

se abrira otra franja por si acaso quisiramos seguir agregando ms argumentos a la
funcin.
Ahora hacemos clic en el botn Aceptar y, en la barra de frmulas encontraremos la
frmula =SUMA(B2:B12;C2:C7) y, la celda B13 contendr el resultado final de la
operacin.
3. El botn Autosuma
La funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas,
llamado Autosuma. Con el botn Autosuma ni siquiera es necesario usar el Asistente de
Funciones o escribir la funcin para sumar un rango de datos. Usarla es tan simple como
hacer clic sobre el botn con el icono de la barra de herramientas. Excel automticamente
detecta cules son las celdas que se van a incluir en la funcin.

17

3.1. Cmo usar el botn Autosuma

Primero, debemos seleccionar la celda en la que queremos visualizar el resultado, luego,
hacemos clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas y, finalmente, oprimimos
Enter.

4. La funcin Promedio
Aparte de la funcin Suma, otra funcin muy utilizada en Excel, es la de Promedio. Para
realizar esta funcin de forma rpida, podemos seguir el procedimiento que detallamos a
continuacin:

4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio

Primero, debemos seleccionarla celda F3, donde insertaremos el resultado de la funcin,
en este caso, para calcular el promedio de los nmeros en las celdas B3 a D3.
Ahora, abrimos el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio.

18

En el segundo paso del Asistente de Funciones, debemos asegurarnos que el rango de

celdas utilizadas en la funcin sea el correcto, es decir, B3:D3. Si estos nmeros no
aparecen automticamente dentro de la franja de Nmero 1 (en el crculo rojo) del
asistente, es necesario cambiarlos.
Hacemos clic sobre el botn Aceptar
y la funcin quedar insertada.

5. Cmo usar la funcin de Autofiltro

En Excella Funcin Autofiltro o los filtros automticos son herramientas que nos permiten
buscar datos de acuerdo a distintos criterios en forma rpida y simple de ejecutar.

19

Para aprender a usar esta funcin debemos crear un archivo, el que

denominaremoslistadedatos.xls. Dentro de este archivo crearemos una tabla con los
siguientes encabezados de columnas:
Apellido

Nombre

Empresa

Ciudad

Regin

Una vez hecho esto, agregaremos 6 filas con datos inventados u obtenidos de alguna gua
de empresas. La lista de datos que usaremos para aprender esta herramienta es
relativamente pequea. Una lista de datos en Excel puede llegar a tener miles de registros
(lneas) y muchas ms categoras que las 5 que se encuentran en esta lista de ejemplo. Con
una lista de datos tan grande podra ser muy difcil manejar toda la informacin contenida
adentro. He aqu la gran utilidad de los filtros de datos.
Al usar el Autofiltro, en el men desplegable, arriba de cada columna, aparecen todos los
valores que se encuentran dentro de esa columna y, adicionalmente, los siguientes
elementos:
Orden ascendente: Ordena de menor a mayor o de la
A a la Z, si se trata de texto.
Orden descendente: Ordena de mayor a menor o de la
Z a la A, en caso de datos de texto.
Todas: Muestra todos los elementos de la columna. Se
usa para eliminar el filtro de una columna.
Diez mejores...: Filtra para mostrar los "primeros 10"
elementos de la lista.

Personalizar...: Le permite filtrar la lista por mltiples elementos: es igual a, no es igual a,

y en el caso de nmeros es mayor que, es mayor o igual que, etc.

20

1. Para mostrar de nuevo la tabla completa,

debemos hacer clic sobre la opcin Datos
en la barra del men y, luego, seleccionar
Filtro y, finalmente,seleccionar Mostrar
todo.

2. Para salirnos del modo filtro automtico y eliminar las flechas de los campos,
seleccionamos de nuevo la opcin Datos, Filtro y Autofiltro.

6. Cmo ordenar datos en orden alfabtico y numrico

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese ordenar una
lista de datos por diferentes campos (fechas, nombres, precios,
etc.). Una manera rpida de lograr esto es a travs de los botones
de orden ascendente y orden descendente.
Los dos botones funcionan de exactamente la misma manera, slo que uno ordena los datos
en una direccin contraria a la otra.

21

4. Grficos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Reconocer las diferentes partes de un grfico.
Usar el Asistente de Grficos.

Introduccin
Excel incluye una funcin de grficos,la que podemos usar para explicar datos y
representarlos de manera sencilla. Los grficos tambin pueden ayudar a que
alguna presentacin o algn documento escrito, parezca ms profesional y el lector
o lectora retenga mejor lo que se quiere transmitir.

Con el Asistente de Grficoses muy fcil crear casi cualquier grfico que necesitemos.
1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos
Un grfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar
sus cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de grficos, pero
en este curso bsico de Excel slo hablaremos de los tres ms comunes:

1.1. Grfico de columnas o barras

Es til para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar nmeros. Cada
columna representa un valor determinado. El grfico de barras es la versin horizontal del
grfico de columnas.
Grfico de Columnas

Grfico de Barras

22

1.2. Grfico circular

Este tipo de grfico muestra la relacin de las partes con respecto al todo. Si el crculo es la
totalidad de los datos de origen, cada porcin del crculo representa un nmero individual.
Grfico circular

1.3. Grfico de lneas

ste tipo de grfico es mucho ms til para observar las tendencias durante el transcurso del tiempo.
Estos grficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una variacin del
grfico de lneas es el grfico de rea en el cual se sombrea, con un color especfico, el rea que est
debajo de la lnea.

Grfico de lneas

6
3
2

9
8

23

La seleccin correcta de un tipo de grfico realmente puede lograr expresar las ideas
claramente. Tambin puede ocurrir lo contrario, que la seleccin incorrecta puede producir
confusin.

2. Las diferentes partes de un grfico

En Excel es posible construir un grfico a partir de datos insertos en una tabla. Veamos un
ejemplo, en este caso, los datos de Comparacin de Precios. La tabla que mostramos a
continuacin contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienen la
informacin esencial en base a la cual se construye el grfico. Esta informacin est
constituida por la serie de datos, es decir, los valores que se incluirn en el grfico (en este
caso elprecio de cada producto en los distintos supermercados comparados) y, por las
categoras, que nos permitirn saber a qu corresponden dichos datos.
Serie de
datos

Pan
Leche
Azcar
Aceite

Comparacin de Precios
Supermercado Supermercado Supermercado Supermercado
A
B
C
D
900
890
100
950
630
720
690
700
400
430
500
490
980
1100
1000
1200

En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico de columnas:

Ttulo
Eje de
valores
(Eje Y)
Leyenda

Eje de
categoras
(Eje X)
24

3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de

Excel
En esta seccin aprenderemos a utilizar el Asistente de Grficos para crear un grfico de
columnas. El Asistente de Grficos nos guiar a travs de las sucesivas etapas para
ingresar la informacin que nuestro grfico.

3.1. Cmo abrir el Asistente de Grficos de Excel

Abramos el archivo Ejercicio4.xls que guardamos anteriormente en la carpeta de Mis
Documentos.
Seleccionamos los datos que se incluirn en el grfico. Debemos incorporar en esta
seleccin elementos tales como: ttulos e identificadores de serie que, en este caso,
seran los nombres de los meses y los aos.
Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se
seleccionarn son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no
tienen que ser necesariamente contiguos.
Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de grficos. Hay dos maneras para
hacer esto:
Hacer clic sobre el botn para Asistente de Grficos de la barra de herramientas:

O, hacer clic sobre la opcin Insertar en la barra del men, donde

debemos seleccionar desde el men la opcin Grfico. Al
hacerlo, se abriremos la ventana de dilogo para Asistente de
Grficos:

25

3.2. Paso 1 del Asistente para Grficos

1. El primer paso del Asistente de Grficos
corresponde a la seleccin del tipo de grfico.
En nuestro caso utilizaremos un grfico Tipo
estndar, de columnas, el que se selecciona
con un clic en el Tipo de grfico de nuestra
preferencia.
2. Luego, se debe seleccionar uno de los
Subtipos de grfico correspondientes a
Columnas. Para este ejercicio utilizaremos
una columna agrupada, es decir el primero
que se encuentra en la esquina superior
izquierda del men Subtipo de Grfico. Al
hacer clic sobre este recuadro se deber
oscurecer.

3. Para ver una muestra preliminar del grfico, y confirmar que es el que deseamos usar,
debemos mantener oprimido el botn Presionar para ver muestra. La muestra
preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el men Subtipos de
Grfico.

4. En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Grficosnos

encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrs, Siguiente y Finalizar.
Sirven, respectivamente, para desistir de la construccin del grfico, retroceder y
avanzar un paso dentro del asistentey, para ir directamente al final, creando as el
grfico con las opciones predeterminadas.

26

5. Ahora, hagamos clic en el botn Siguientepara avanzar al paso nmero 2.

3.3. Paso 2 del Asistente para Grficos

En el segundo paso del Asistente de Grficosdebemos verificar o cambiar los rangos de

celdas que contengan la informacin que usamos para crear el grfico.
Si la serie de datos que queremosgraficar
est expresada en filas, debemos dejar
seleccionada la opcin Filas. Si la serie de
datos que queremosgraficar est expresada
en columnas, hacemos clic sobre la opcin
Columnas. La seleccin de Filas o
Columnas afecta significativamente la
apariencia del grfico. Para comprobar esto,
seleccionemos primero Filas y veamos
cmo el grfico aparece en la ventana del
asistente. A continuacin hagamos lo
mismo con Columnas. Para efectos de
este ejercicio, volvamos a seleccionar fila
que es como hemos ordenado las series de
datos.

27

En la mayora de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la

orientacin de los datos y,en este paso, no necesitamos ms que hacer clic en el botn
Siguiente en la parte inferior de la ventana.

3.4. Paso 3 del Asistente para Grficos

El tercer cuadro de dilogo del Asistente de Grficos nospresenta opciones para definir su
apariencia. La cantidad de pestaas que aparecen en la parte superior de este cuadro,
depende del tipo de grfico seleccionado. El mximo de pestaas son 6, como en el caso de
nuestro ejemplo en la imagen de ms abajo.
Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones especiales.
Aunque en este ejercicio no ser necesario hacer mayores cambios, veremos qu permite
modificar cada una de ellas.

Ttulos: Permite ingresar ttulos para

varias partes del grfico. En nuestro
ejemplo escribiremos Cuenta Andrea
Urrutia en el espacio para el Ttulo
del grfico; Meses para el subttulo
del eje de categoras (X) y Cantidad
para el subttulo del eje de valores (Y).

28

Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

Lneas de divisin: Nos permite especificar las lneas de divisin, por ejemplo, en este
caso hicimos una divisin por meses. Esta ventana de dilogo cambia segn las
dimensiones del grfico.

29

Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el grfico y

definirla ubicacin con relacin al grfico.

Rtulos de datos: Nos permite mostrar rtulos de datos y el contenido de estos rtulos
para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opcin de Valor, lo que
se refleja en el nmero que se agrega en la parte superior de cada barra y corresponde al
valor que representa.

30

Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores
usados en el grfico y tambin permite mostrar la tabla de datos junto al grfico.

Por lo general para hacer un grfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del asistente, excepto para ingresar un ttulo. Esta
herramienta toma las decisiones correctas por nosotros.

Avancemos, haciendo clic sobre el botn Siguiente para llegar al paso final.

3.5. Paso 4 del Asistente de Grficos

En el 4 paso debemos especificar dnde queremos mostrar el grfico. Podemos elegir

entre mostrar En una hoja nueva separada o Como objeto en una hoja de clculo
existente.

31

Luego, debemos hacer clic sobre el botn Finalizar y Excel crear el grfico de
acuerdo con nuestras especificaciones.
Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el grfico. Solo
debemos hacer clic sobre el grfico y, luego, hacer clic sobre el botn Asistente de
Grficos para modificarlo.

32

5. Uso de Plantillas - Balance

Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
1. Elegir una plantilla para elaborar un Balance.
2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1. Las plantillas de Excel

Las plantillas son patrones predefinidos para crear libros (archivos) en la planilla de
clculo. stas resultan muy tiles cuando usamos varias veces un libro con la misma
estructura. Por ejemplo, cuando hacemos facturas, tarjetas de tiempo, balances, etc.
Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras
predeterminadas, algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede descargar
de la web.

Para comenzar a utilizar una de ellas es preciso que abramos un

libro nuevo desde el menArchivo, haciendo clic en la opcin
Nuevo...

Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos

permite: abrir un libro nuevo en blanco o abrir un libro
que ya existe. Tambin nos permite crear un libro nuevo
a partir de una plantilla, para lo cual debemos ir a la
opcin En mi PC...

Al hacer clic sobre ste, se despliega

la ventana Plantillas, la que contiene
2pestaas con distintos tipos de
plantillas predeterminadas y, adems,
cuenta con el botn Plantillas de
Office Online para descargar
plantillas a travs de Internet.
33

2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo

Comenzaremos a aprender el uso de las plantillas a travs de la creacin de una Hoja
debalance. Para ello, debemos abrir la ventana de plantillas y hacer clic sobre la pestaa
Soluciones de hoja de clculo.

3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea

En la pestaa Soluciones de hoja de clculo, entramos directamente a la plantilla Hoja de
Balance, seleccionando el cono correspondiente y, luego, haciendo clic en el
botnAceptar. Cada una de las soluciones que all se presentan corresponde a una
publicacin genrica ya creada, sobre la que podemos trabajar.

34

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin en
los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel.
Si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer las modificaciones de
formato que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes de
modificarlo debemos desproteger la hoja.
Para desproteger una hoja debemos ir al men Herramientas, luego, seleccionar la
opcin Proteger y, por ltimo, Desproteger hoja... Una vez que hemos hecho este
procedimiento, ya podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.

La otra dificultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un tipo de
moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este caso, el
Euro . Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicen datos
numricos para valores de dinero; luego, dirigirnos al men formato,opcin Celdas...,
finalmente, se abrir la siguiente ventana, donde debemos seleccionar la Pestaa
Nmero, Categora Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo, debera ser $
Espaol (Chile).

35

Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar
dentro del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se irn calculando de
manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos la visualizacin de la
hoja Gastos (en el crculo rojo):

La siguiente hoja, denominada Evolucin de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos
por nuestro balance a travs de un grfico de lneas.

36

37

6. Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos

Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
1. Elegir una plantilla para elaborar una planilla de amortizacin de prstamos.
2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1. Abrir la plantilla
Como ya sabemos, Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con
estructuras predeterminadas, una de ellas es la de Amortizacin de Prstamos, en palabras
simples se trata de una planilla que nos permitir hacer los clculos para saber cunto
debemos pagar mensualmente de un prstamo considerando todos valores involucrados
(impuestos, intereses, monto del prstamo, etc.).
Para comenzar a utilizarla debemos abrir un libro nuevo desde el menArchivo, haciendo
clic en la opcin Nuevo...y seguir las mismas instrucciones detalladas en el captulo
anterior, pero esta vez seleccionaremos, en la pestaa Soluciones de hoja de clculo, el
cono de Amortizacin de Prstamo.

38

2. Cambios de formato dela plantilla de Amortizacin de Prstamos

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin en
los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel.
Recordemos que, si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemoshacer
modificaciones a la planilla, desprotegiendo la hoja en forma previa.
Nuevamente, nos encontraremos con que los valores de dinero tienen un tipo de
moneda ya asignado, el Euro . Seleccionando todas las celdas que utilicen datos
numricos para valores de dinero; y luego, dirigindonos al men formato,opcin
Celdas..., podremos cambiar el tipo de moneda en la pestaa Nmero, Categora
Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo, debera ser $ Espaol (Chile).
En el caso de esta plantilla en particular, debemos tener cuidado en seleccionar las
celdas con formato Moneda, ya que, no todas corresponden a cantidades de dinero. Se
debe cambiar el formato de la moneda, solo en las celdas: Importe del prstamo; Pago
Programado; Total de Adelantos e Inters total (celdas marcadas en rojo). Y de la
primera lnea de la tabla de la parte inferior que nos arrojar los resultados. Tambin
podemos definir el nmero de decimales que queremos obtener.

39

3. Clculo de Amortizacin de Prstamo

Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar
dentro de la Calculadora de prstamos, solo debemos ingresar los datos del prstamo y
los resultados, se irn calculando de manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo:
Supongamos que pedimos un prstamo en el Banco de Las Amricas por un monto total de
$ 200.000 (Doscientos mil pesos), con una tasa de inters del 4,75% anual, a 2 aos plazo
y con 1 mes de gracia anual a eleccin. La fecha del primer pago ser el 30 de septiembre
de 2009.

Importe del prstamo: $ 200.000.Inters anual: 4,75%

Periodo del prstamo en aos: 2 aos
Nmero de pagos anuales: 11
Fecha inicial del prstamo: 30/09/2009
Entidad financiera: Banco de Las Amricas

La opcin de Pagos extra

opcionales, como lo dice el mismo
comentario que aparece al colocar
el cursor en la celda respectiva,
corresponde a pagos adicionales
que nosotros queramos hacer para
ir bajando el monto de la deuda. Si
no vamos a hacer pagos extra, la
dejamos en blanco.
As, una vez que hemos ingresado todos los datos, obtendremos en detalle cada una de las
cuotas que debemos pagar para amortizar (ir cubriendo) la deuda.

La siguiente hoja, denominada Evolucin

de la cuenta, nos muestra los cambios
sufridos por nuestro balance a travs de un
grfico de lneas.

40

4. Cmo interpretar los resultados

Los resultados que obtenemos son el Resumen del prstamo y la tabla final que detalla
cada uno de los pagos, hasta llegar a 0 (cero), o sea, cuando ya hemos pagado toda nuestra
deuda.
El recuadro en el extremo superior
derecho nos da los datos generales del
prstamo. El valor de la cuota, el nmero
de pagos y el monto total de lo que
pagaremos por concepto de inters.

En la planilla que se despliega en la parte inferior, se detallan los siguientes datos:

Pago N: Es el nmero de la cuota que nos corresponde pagar.

Fecha del pago: Fecha en la que nos corresponde pagar la cuota.
Saldo inicial: Es el monto total que nos falta pagar.
Pago programado: Corresponde al valor de la cuota.
Pago extra: Es cualquier pago que hagamos, adicional a la cuota establecida.
Pago total: Corresponde al valor de la cuota que debemos pagar ese mes,
considerando el pago programado y el pago extra.
Capital: Es la cantidad de dinero de la cuota, que corresponde al pago del prstamo
propiamente tal, descontando lo pagado por inters.
Inters: La cantidad de dinero de la cuota mensual, que corresponde al pago de
intereses.
Saldo final: Es el valor total de la deuda, descontando la cuota de ese mes.

41

7. Tablas Dinmicas

Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?

1. Crear y Eliminar una Tabla Dinmica.
2. Aplicar Filtros a una Tabla Dinmica
3. Generar un grfico a partir de una Tabla Dinmica

1. Crear una Tabla Dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos de almacn con el
nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el
valor (en el ejemplo se habla de IMPORTE) del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin
podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un
grfico dinmico).

42

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos

indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

43

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar
todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

44

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los
elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el
campo REF a
, el campo MES
a
y finalmente el campo
IMPORTE a la seccin
.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
45

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos

quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente
tabla, ms compleja pero con ms informacin:

46

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la

seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te
aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la
opcin Mover a rtulos de fila.

47

2.

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su

totalidad y presionar la tecla Supr.

3.

Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es

permitir filtrar los resultados y as visualizar
nicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos
en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del
rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista
como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de
verificacin en cada uno de ellos para indicar si
los queremos ver o no, ms una opcin para
marcar todas las opciones en este caso todos los
meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero,
los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar
todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo
como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los
artculos con
referencia 1236 de Abril.

4.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o
el mnimo, el promedio, etc.
48

Para hacer esto debemos

situarnos en cualquier
celda de la zona que
queremos rectificar y
hacer clic con el botn
derecho del ratn, nos
aparece
un
men
emergente con diferentes
opciones,
debemos
escoger
la
opcinConfiguracin de
campo de valor... y nos
aparece un cuadro de
dilogo como el que
vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo
podemos escoger cmo
queremos
hacer
el
resumen, mediante Suma, Cuenta,Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
pestaaOpciones.

5.

de la

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico
dinmico de la pestaaOpciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema
de grficos.
49

50

8. Bibliografa

1. www.bliblioredes.cl, sitio chileno que firma parte deun Programa de la Direccin de

Bibliotecas, Archivos y Museos DIBAM
2. www.AulaClic.es, sitio web espaol dedicado a cursos gratuitos de informtica

51