Banco Terminolgico

BANCO TERMINOLOGICO
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GESTIN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
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INSTRUMENTO DE CONSULTA
INSTRUMENTO ARCHIVISTICO
BANCO TERMINOLOGICO

Nota de alcance
Es un registro de conceptos o trminos, cuyo fin es brindar una
herramienta que facilita informacin (desde el punto de vista
documental) de la entidad para una buena comprensin de los
trminos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con
fundamento en las temticas del sector al cual pertenece.

TG INSTRUMENTO ARCHIVISTICO
BANCO TERMINOLOGICO

TR ASIENTO DESCRIPTIVO

TR BASE DE DATOS

TR CATLOGO

TR CUADRO DE CLASIFICACIN

TR GUA

TR NDICE

TR INVENTARIO DOCUMENTAL

TR REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

TR REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS

TR REGISTRO UNICO DE SERIES DOCUMENTALES

TR TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

TR TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL

TR TESTIGO

Qu es la Urna de Cristal?
Urna de Cristal es una plataforma del gobierno colombiano para la participacin ciudadana y la
transparencia gubernamental.

Qu pueden hacer los ciudadanos en la Urna?

1.

Conocer los resultados, avances e iniciativas del gobierno de la prosperidad democrtica.

2.

Hacer llegar inquietudes y propuestas directamente a las entidades gubernamentales.

3.

Interactuar y aprender de la gestin estatal con el nimo de construir un mejor gobierno entre
todos.

Cmo opera la Urna de Cristal?

De acuerdo a los temas y al inters de los colombianos, en Urna de Cristal se desarrollan tres tipos de
campaa:
1.

De consulta: el ciudadano pregunta, el gobierno responde

2.

Pedaggicas: el gobierno resuelve dudas y hace pedagoga con el ciudadano

3.

Ejercicios de participacin: el ciudadano incide en poltica pblica

Para estas campaas contamos con medios especficos para:

Ciudadanos sin acceso a internet:

1.

Radio

2.

Televisin

3.

Call-center

4.

SMS

5.

USSD

Ciudadanos digitales:
1.

Twitter

2.

Facebook

3.

Sitio web

4.

Newsletter

strategia Gobierno en lnea

Qu es?
De dnde nace?
A quin este dirigida?
Cmo avanzar en la implementacin?
Cmo se evala?
Cmo va?
Decreto y manual
Lineamientos
Nuestra Estrategia en el mundo

Qu es?
La Estrategia Gobierno en lnea, liderada por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos tcnicos, normativos y de poltica pblica que promueven
la construccin de un Estado ms eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores
servicios con la colaboracin de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnologa. Lo
anterior con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad
de todos los colombianos.

Visin, Propsito y Objetivos especficos

La visin de Gobierno en lnea es la de un Estado construido por y para los colombianos, mediante
el aprovechamiento de las TIC, para la prosperidad del pas. Un Estado ms eficiente, ms
transparente y participativo que presta mejores servicios electrnicos con la colaboracin de toda la
sociedad.
En el ao 2015, la ciudadana en general tendr acceso de forma oportuna a ms y mejor informacin bajo
un esquema de comunicacin en doble va y de rendicin de cuentas permanente y en tiempo real, lo cual
permitir una mejor participacin en el proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control
social. De igual forma, la ciudadana no tendr la necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las
entidades para llevar a cabo sus trmites y recibir los servicios del Estado, generando una relacin ms
fcil, con menores costos y que genere mayor confianza y satisfaccin.
Lo anterior ser logrado gracias a que las entidades se habrn transformado en entidades digitales
abiertas, pues habrn incorporado las TIC de forma transversal en su operacin tradicional,
transformando su funcionamiento interno y la relacin con sus usuarios.
Para esto las entidades contarn con sedes electrnicas, en donde se dispondr de acceso
multicanal a toda la informacin, as como a la gestin en lnea de trmites y servicios, observando
permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad.
Igualmente, se habr creado una cultura de colaboracin y participacin, en donde se
intercambiar activamente informacin por medios electrnicos entre entidades, se construirn
polticas y estrategias con la participacin electrnica de actores clave, y existirn las condiciones para
que terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadana.
As mismo, la entidad habr reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que
aumentar su eficiencia debido a la optimizacin y uso de medios electrnicos en sus procesos y
procedimientos.
Lo anterior estar sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopcin de
nuevas tendencias tecnolgicas y la implementacin de buenas prcticas, generando as un esquema de
innovacin y mejoramiento permanente.
Para alcanzar este objetivo se definieron cuatro objetivos especficos:

Facilitar la eficiencia y colaboracin en y entre las entidades del Estado, as como con la
sociedad en su conjunto.
Contribuir al incremento de la transparencia en la gestin pblica, con una mayor visibilidad
de los asuntos pblicos y facilitando al ciudadano el conocimiento de la gestin del Estado.
Promover la participacin ciudadana haciendo uso de los medios electrnicos, generando
confianza en la administracin pblica y habilitando nuevos canales para la construccin colectiva
de polticas pblicas, la resolucin de problemas cotidianos, la toma de decisiones y el control
social.

Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de la

calidad de vida, a partir de la oferta de servicios que respondan a las necesidades de los
ciudadanos y las empresas.

4. Implementar la poltica de cero papel en las entidades

pblicas

Trabajamos para reducir en un 30% el uso del papel en la administracin

pblica
Esta iniciativa tiene como objetivo establecer los lineamientos para contribuir a una gestin pblica
efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestin que realizan las entidades
pblicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos. La
iniciativa se apoya en tres ejes correspondientes a: la implementacin de buenas prcticas, la
implementacin de sistemas para gestionar documentos electrnicos y la optimizacin y
automatizacin de procesos.
El Gobierno Nacional a travs de la Directiva Presidencial 04 de 2012, busca que mediante la
identificacin, racionalizacin, simplificacin y automatizacin de los procesos, procedimientos y
servicios internos, as como la aplicacin de buenas prcticas, las entidades avancen en la
implementacin de una poltica de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. La directiva est dirigida a
las entidades y organismos del orden central y descentralizados de la Rama Ejecutiva. Para su
aplicacin y la elaboracin de los planes de Eficiencia y Cero papel en las entidades, se han
obtenido los siguientes avances:

Dentro del Plan de Eficiencia Administrativa de Cero Papel se definieron los indicadores que
permiten medir el consumo de papel en las entidades pblicas, formato que se remiti mediante
Directiva Presidencial No. 4 de 2012.

Elaboracin de una gua de lineamientos para la reduccin del uso papel en la gestin de las
entidades.
Diseo de un concurso orientado a servidores pblicos con el objetivo de identificar
oportunidades para reducir el uso de papel (Concurso Reto por la eficiencia - Soluciones sencillas
para un gobierno ms eficiente www.sirvoamipais.gov.co)

Finalmente, se formul conjuntamente con la Sala Administrativa del Consejo Superior de la

Judicatura un proyecto de Comunicacin de Actos Procesales por medios electrnicos que apunta a
la eficiencia y reduccin del uso de papel.

protocolo.
(Del b. lat. protocollum, y este del gr. ).
1. m. Serie ordenada de escrituras matrices y otros

documentos que un notario o escribano autoriza y custodia

con ciertas formalidades.
2. m. Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo,

conferencia o congreso diplomtico.

3. m. Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida

por decreto o por costumbre.

4. m. Plan escrito y detallado de un experimento cientfico,

un ensayo clnico o una actuacin mdica.