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Sistema
de
Servicio Tcnico
Manual del Usuario
(Versin 4.410)
ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es propiedad intelectual de Microsoft.
Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Telfono:
23889000 - Fax: 22355432 - Providencia - Santiago Chile (05/14).
INDICE
INDICE
Parte I.
Antecedentes
Generales
Parte II.
Descripcin de los
Procesos del Sistema
4. Tablas..................................................................................................................................... 4-1
4.1 Auxiliares ............................................................................................................................................................... 4-2
Para las Tablas de Vendedores, Giro, Cargos, Cobradores, Condicin de Venta, Zonas, Canales, Categora de
Auxiliares, Pas, Regin, Provincia, Ciudad, Comuna, Monedas y Equivalencias, Entidades y Etiquetas y Centros de
Costo refirase al ndice del Apndice D.
6. Cotizaciones.......................................................................................................................... 6-1
6.1 Generacin de Cotizaciones (Venta)..................................................................................................................... 6-1
8. Consultas............................................................................................................................... 8-1
8.1 Ordenes de Trabajo............................................................................................................................................... 8-1
8.2 Cotizaciones por Vencimiento de Vigencia ........................................................................................................... 8-4
8.3 Cotizaciones Aprobadas/Rechazadas................................................................................................................... 8-6
INDICE
9. Informes................................................................................................................................. 9-1
9.1 Gestin de Ordenes de Trabajo. ........................................................................................................................... 9-1
9.2 Requerimientos de Insumos para Ordenes de Trabajo ........................................................................................ 9-4
9.3 Control de Presupuesto ......................................................................................................................................... 9-7
I-1
I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado el Sistema de Servicio Tcnico, diseado para funcionar
en ambiente Windows y orientado principalmente a las empresas que tengan un proceso de produccin, como
Servicio Tcnico, Maestranzas, Talleres Mecnicos o similares.
Este software trabaja en conjunto con el sistema de Inventario y Facturacin ERP.
Permite generar plantillas con distintos datos y clasificarlos en grupos especficos de Mano de Obra,
Maquinarias, Trabajos de Terceros, Otros Conceptos y Maquinarias.
Permite agrupar los datos ingresados en Recetas y Tareas para tener plantillas ms especficas con
informacin estndar.
Con los datos ingresados en las distintas Plantillas, Recetas y Tareas se podrn generar Presupuestos bases
desde los cuales se podr generar una cotizacin para enviarle al cliente. Adems dicha cotizacin podr ser
facturada, siempre y cuando su estado sea Aprobada, En Desarrollo o Terminada.
Desde el Presupuesto se podrn generar Ordenes de Trabajo para produccin y al estar relacionado con
inventario se dispondr de los datos para saber qu cantidad de materiales se requieren para dicho
presupuesto, si existe o no stock.
Desde las rdenes de Trabajo se podr llevar un control de avances del trabajo que se est realizando en
forma diaria o como el cliente lo requiera.
Desde las rdenes de Trabajo se pueden generar las guas de salida y entrada.
Se generarn distintos informes, los cuales brindaran al cliente informacin necesaria para comparar los
presupuestado versus los costos de las distintas producciones.
Uso de la Documentacin
La documentacin del sistema Servicio Tcnico, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en
Lnea, que podr ser accedido directamente desde el sistema.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de
los procesos. Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los
procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de
las ventajas que trae consigo el sistema Servicio Tcnico.
Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:
I-2
Captulos 3 en adelante.
Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.
Apndices.
Apndices A y B.
Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C.
Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D.
Entrega paso a paso la forma de operar frente a cada una de las Tablas de Datos de los productos ERP.
1-1
Importante:
Si al momento de seleccionar un mdulo Softland ERP, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite
mximo permitido por su licencia, no permitir abrir el mdulo seleccionado desplegando el siguiente mensaje:
Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones del
Sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese momento, tal
como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.
Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre
instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten
informacin. De no ser as Produccin no funcionar.
1-2
Importante:
Si al seleccionar esta opcin, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite mximo permitido por su
licencia, desplegar el siguiente mensaje:
Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones del
Sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese momento, tal
como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.
Operatoria
desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se
Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn
despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin:
Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la
cual manejar la informacin SQL Server (opcin slo para Softland ERP Advance o Unlimited) o SQL Express (Base de Datos
pequeas), para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin.
A continuacin, seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa.
Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.
1-3
Figura N 1
En ella, el sistema mostrar la o las empresas desde donde podr obtener las tablas maestras disponibles a copiar.
Seleccionada la empresa, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso, se levantar una nueva pantalla.
Figura N 3.
Sr. Usuario:
Para buscar una empresa en particular dentro del listado que se visualiza, digite el nombre en el cuadro de texto doble que
aparece en la parte superior del listado.
1-4
Importante:
Para copiar las tablas maestras desde otra empresa, tanto la empresa de Origen como la de Destino, deben estar creadas en
el mismo Servidor de Base de Datos; de lo contrario, no podr ejecutar este proceso.
Adems, la empresa de Origen deber estar en la misma versin y Service Pack del sistema desde donde se ejecuta este
proceso.
Figura N 3
Dentro de esta pantalla y dependiendo del sistema ERP en que se encuentre, el sistema mostrar las tablas disponibles para copiar a
la nueva empresa. Para seleccionar haga clic D en la caja de chequeo que precede a la tabla que desea considerar, o bien si desea
considerarlas Todas, seleccione la caja de chequeo Seleccionar todas las tablas.
Importante:
El proceso slo copiar informacin que no exista en la empresa destino, la informacin existente no ser actualizada.
Dependiendo desde el sistema ERP que se encuentre, el sistema mostrar las tablas posibles de ser copiadas.
Indicadas las tablas que desea copiar en la nueva empresa, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso.
Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que
requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombre). Ver Figura N 4
1-5
Figura N 4
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras
lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.
Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes
uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.
Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se
activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.
Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros
Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no
contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.
1-6
Importante:
Si al seleccionar esta opcin, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite mximo permitido por su
licencia, desplegar el siguiente mensaje:
Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones
del sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese
momento, tal como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.
1-7
Operatoria
Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar
desde la 3 Barra de Herramientas (ver
Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las
empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive
y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.
Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la
empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.
Importante:
Sr. Usuario:
Si la empresa seleccionada tiene la Base de datos en un motor SQL Server 2000 o MSDE y la licencia del sistema es Business,
el sistema advertir a travs de un mensaje que su versin SQL Server se encuentra obsoleta y los Sistemas Softland no
funcionarn adecuadamente, por lo que deber migrar su Base de Datos a una versin superior. Al confirmar la migracin, el
sistema levantar una nueva pantalla de Bienvenida al proceso de migracin, tal como se muestra a continuacin:
Este proceso slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del equipo
1-8
En este proceso podr elegir instalar un nuevo motor de datos Microsoft SQL Server 2008 Express o seleccionar uno local ya
existente con versin superior a SQL Server 2000 o MSDE, este motor ser donde se dejar la base de datos definitiva.
Sr. Usuario:
En estos momentos y por nica vez en esta estacin de trabajo, procederemos instalar algunos componentes de Base
de Datos necesarios para Crear (o accesar segn corresponda) la empresa, por favor espere unos minutos.
1-9
Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,
pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura
N 6).
1-10
Sr. Usuario:
Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.
Figura N 3
Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa
original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la
Figura N 4.
Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4
La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien
seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las
empresas.
Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser
validada por el sistema para realizar la actualizacin.
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin
de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.
1-11
Sr. Usuario:
Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con
el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y
da de la generacin del archivo).
Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo
mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal
como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5
Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de
trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6
Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a
la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.
1-12
Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura
N2.
Figura N2
Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de
Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.
Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.
Consideraciones:
Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa
seleccionada.
Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.
1-13
Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.
Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin podr respaldar una o varias empresas ubicadas en la misma unidad.
Al seleccionar Respaldar una Empresa, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2
1-14
Figura N 2
En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta
seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha
de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).
Figura N 3
Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un
sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.
1-15
Figura N 4
Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea
de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Al seleccionar Respaldar Multiempresa, el sistema mostrar una pantalla donde deber seleccionar las empresas a respaldar.
Ver Figura N 5.
Figura N 5
Una vez seleccionadas las empresas a considerar contine con el proceso a travs del botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 6).
En ella, deber ingresar la password del usuario principal SQL Server, y luego haga clic en el botn Siguiente.
Sr. Usuario, el servidor que se muestra en pantalla es donde estn fsicamente las empresas seleccionadas anteriormente.
1-16
Figura N 6
A continuacin, seleccione las subcarpetas que desea respaldar existentes en el rea de datos de las empresas seleccionadas
para respaldar. Ver Figura N 7
Figura N 7
Seleccionada las subcarpetas, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 8.
Importante:
Debe tener presente que los archivos de respaldo de cada empresa, quedan en sus respectivos Servidores de Datos.
1-17
Figura N 8
Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se
encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente
mensaje.
Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-18
Sr. Usuario:
Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los
Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto
de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos
reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se
denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,
transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa
a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:
Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.
Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo
Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de
respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los
medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la
semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.
Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de
respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.
Cuadro N 1
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
SEMANA 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 2
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 3
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 4
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 8
SEMANA 5
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 6
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 7
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 8
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 9
SEMANA 9
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 10
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 11
SEMANA 12
Cinta N 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 4
Cinta N 7
Cinta N 10
SEMANA 13
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 14
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 15
SEMANA 16
Cinta N 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 4
Cinta N 7
Cinta N 11
SEMANA 17
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
1-19
SEMANA 18
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 19
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 20
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 12
SEMANA 21
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 22
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 23
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 24
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 13
A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios
magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.
Cuadro N 2
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
SEMANA 25
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 26
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 27
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 28
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 8
SEMANA 29
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 30
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 31
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 32
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 9
SEMANA 33
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 34
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 35
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 36
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 10
SEMANA 37
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 38
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 39
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 40
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 11
SEMANA 41
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 42
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 43
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 44
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 12
SEMANA 45
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 46
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 47
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 48
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 13
SEMANA 49
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 50
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 51
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.
Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,
eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno
anual.
Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde
almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una
copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir
que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando
los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.
1-20
Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando han transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa
La verificacin de esto se realizar al momento de ingresar a una empresa de los sistema Softland, si el termino de una
seleccin o creacin de empresas es satisfactorio se conectar a la Base de datos WIGESTIONBK y de encontrar alguna
empresa que no se haya respaldado o que su respaldo sobrepase los N das a partir de la primera vez que se marco este aviso o
del ltimo respaldo realizado, dependiendo si se tiene registro, se enviar el siguiente mensaje informativo y se continuar con
el ingreso al Sistema Softland:
Seor Usuario:
Se ha detectado que hace ms de N das en que no se han respaldado las siguientes empresas: EMPRE1, EMPRE2,
EMPRE3.
Desea ejecutar el proceso de Respaldo y recuperacin de empresas ahora?
1-21
Donde se podr ver el registro de los respaldos y recuperaciones registrados en la empresa. Podr filtrar la consulta para ver
slo los Respaldo, slo las Recuperaciones, Slo avisos enviados, Todos y/o entre un rango de fechas.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-22
Actualizar Estadsticas de Llaves e ndices (opcin disponible al tener seleccionada una empresa)
Permite ejecutar en forma manual y modificar la periodicidad del proceso de actualizacin y optimizar los tiempos de repuesta en
sus sistemas Softland, actualizando las estadsticas de las llaves e ndices de la base de datos.
Seor Usuario:
Este proceso actualizar la informacin de llaves e ndices de la Base de Datos. Es un proceso exclusivo, por tal motivo
NO deben existir usuarios conectados a la empresa, esto podra tardar varios minutos dependiendo del tamao de su
base de datos.
Desea ejecutar el proceso en este momento?
1-23
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar el intervalo de das en
que se ejecutar el proceso, este intervalo no podr superar los 365 das.
Figura N 1
Una vez seleccionada la opcin a realizar, haga clic en el botn Ejecutar, para dar inicio al proceso.
1-24
Operatoria
Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas,
en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a
continuacin:
1-25
Figura N 2
Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso
exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes
botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar
clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la
empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.
Desea Continuar?
Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3
1-26
Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se
encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al
ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema
XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la
empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos
bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?
Abandona el proceso.
1-27
El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de
respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la
continuidad del proceso.
1-28
Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En
ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo
de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.
El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros
analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.
1-29
En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso
representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la
seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas.
Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices.
Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al
lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un
Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.
1-30
Figura N 2
Figura N 3
Figura N 4
1-31
Figura N 5
Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se
muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6
1-32
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la
proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva
a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente
seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y
retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3
1-33
Sr. Usuario:
Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario,
mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2:
Figura N 1
Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2
1-34
Figura N 2
En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando.
El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red
existente en el registro de anomalas.
Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango
entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la
lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de
presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el
problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-35
1-36
Importante:
Sr. Usuario, esta opcin estar habilitada slo si posee Licencia SH; de lo contrario, no se mostrar en el men
Empresa.
Operatoria
Tras seleccionar esta opcin, el sistema desplegar una pantalla de consulta con la vista de conexiones activa de la Licencia, tal
como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.
1-37
desde la 3 Barra de
Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en
especial, el sistema confirma la salida.
SEGURIDAD
2-1
2. Seguridad
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.
A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,
por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:
La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password del Usuario Principal.
- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password
estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier
sistema Softland.
Operatoria
Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a
Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario
(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre
(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).
2-2
Figura N 1
Importante
Sr Usuario:
Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para
la generacin y envo de documentos electrnicos.
El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a
lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos
del sistema.
Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se
presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2
SEGURIDAD
2-3
Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:
Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,
sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco
Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas
por otro digitador.
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un
Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes
tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil
Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).
En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado
izquierdo de cada una de las alternativas:
Global:
Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como
parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un 9 en la columna "Asignado", podrn ser
realizados por l.
Usuario:
Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios
procesos del sistema.
Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del
mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de
operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.
Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas
que sean elegidas irn apareciendo con un 9 en la columna "Asignado".
Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos
correspondientes.
De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,
para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,
siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.
Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a
consultar.
Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un 9 en la columna
"Asignado".
Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles
correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos
ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).
2-4
Figura N 3
En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo
2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.
Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha
que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir
asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.
Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda
ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al
elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del
campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en
definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.
SEGURIDAD
2-5
Figura N 4
Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como
Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del
usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva.
En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual
le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione
el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al
captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos
correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo
Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6
En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo
ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego
seleccionando el botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.
2-6
Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en
definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente
al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un 9 en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las
autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.
SEGURIDAD
2-7
Figura N 2
Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una
con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3
2-8
Figura N 4
En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando
el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el
botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.
Para salir de este proceso se elige el botn Salir.
SEGURIDAD
2-9
Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo 9 (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con
los perfiles o usuarios, donde el 9 (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo 9 se activar (aparecer) o se
desactivar (desaparecer).
Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.
Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.
Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.
2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,
haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.
3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la
derecha del campo Mostrar slo con Permisos.
2-10
Nota: NO sern desplegados en el informe los usuarios que NO tienen permisos asignados.
SEGURIDAD
2-11
Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin
cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.
2-12
Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b
que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales
como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.
- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar
el cambio de password.
- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer
uso de sus password anteriores.
- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el
usuario sea bloqueado por el sistema.
- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el
sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados
en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el
sistema seguir operando como antes.
SEGURIDAD
2-13
El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.
Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as
desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.
Sr. Usuario:
Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:
2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante:
El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,
el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser
bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le
permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del
sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin
Parmetros, men Seguridad.
Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:
Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin
mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:
Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y
desplegar el siguiente mensaje:
Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,
nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el
siguiente mensaje:
SEGURIDAD
2-15
Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de
Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que
se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:
Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,
bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la
pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.
Icono parpadeante
que indica que el
usuario se encuentra
bloqueado
El botn de
bloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado no
este bloqueado.
El botn de
desbloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado este
bloqueado.
2-16
2.7 Usuario
Objetivo
Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario
tenga asignados.
Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla
(Apndice A.3).
Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver
Figura N 1.
Figura N 1
Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en
pantalla, y lo vuelve a solicitar.
SEGURIDAD
2-17
Opciones de Consulta:
Sistemas:
Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el
sistema muestra el que est corriendo.
Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por
defecto el sistema muestra Todos.
Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema
muestra Todos.
Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha
actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn
Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2
2-18
Figura N 2
En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso
Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario:
El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y
enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato
correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.
SEGURIDAD
2-19
Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente
mensaje:
Seor Usuario:
Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo
SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta
caracterstica.
Sistemas
- Contabilidad y Presupuestos
- Produccin
- HelpDesk
- Inventario y Facturacin
- Cotizaciones y Notas de Venta
- Ordenes de Compra
- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera
- Recursos Humanos
- Punto de Venta y Sucursales
- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas
Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2
2-20
Figura N 2
Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema
solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario:
La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.
Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se
recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor
SQL Server y no SQL Express (Base de Datos pequeas), tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del
usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al
cambio de la Sodatos.MDB.
Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar
Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los
vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas
que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de
proteger efectivamente la seguridad del sodatos.
SEGURIDAD
2-21
Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est
expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario:
Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de
Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.
Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para
grabar los cambios y eliminar la password al archivo.
Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en
. Este archivo contendr todas las
disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn
tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la
siguiente imagen:
Figura N 3
Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..
Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella.
Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.
Sr. Usuario:
El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para
continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:
2-22
Figura N 4
SEGURIDAD
2-23
Al seleccionar el registro de transacciones que se desea consultar, se desplegar la pantalla con los filtros definidos para esta tabla
log que ayudar al usuario realizar la bsqueda de un determinado registro. Ver Figura N 2.
Figura N 2
2-24
Luego de seleccionar los filtros deseados, seleccione el botn OK, tras lo cual se mostrar la informacin que cumpla con las
condiciones. Ver Figura N 3.
Figura N 3
Seleccione la opcin Imprimir tabla ubicada en la parte superior de la pantalla, para enviar a impresin la informacin desplegada.
BASES
3-1
3. Bases.
Objetivo
Permitir la definicin de una serie de antecedentes bsicos, que sern requisito necesario para el correcto funcionamiento de este
sistema.
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura 1) que muestra los siguientes procesos:
Figura 1
3.1 Parmetros
Objetivo
Los Parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1) dividida en 4 carpetas, las cuales tienen que definirse pues son necesarias
para la creacin de Presupuestos, Cotizaciones, Facturacin de Cotizaciones y rdenes de Trabajo.
Figura N 1
La informacin que en esta pantalla aparece es sugerida por el sistema y presentada a modo de consulta. Para realizar cualquier
modificacin de los parmetros, primero se debe seleccionar el botn Modificar que aparece activo en la 2 Barra de Herramientas
(ver Apndice B). Una vez que ste es elegido, se podrn realizar las modificaciones requeridas, en cada una de las carpetas.
3-2
Carpeta Materiales
Figura N 2
Carpeta Valorizacin
Esta carpeta permite indicar cul ser la forma de valorizar las Cotizaciones por defecto tanto en los Materiales, Mano de Obra,
Maquinarias, Trabajos de Terceros y Otros Conceptos.
Importante:
El sistema utilizar slo la moneda base ingresada en el sistema de Inventario y Facturacin, para efecto de costo y
efecto de venta.
BASES
3-3
Carpeta Generales
Seleccione la caja de chequeo Dsi desea que el sistema permita generar devoluciones por cantidades mayores a las solicitadas.
El botn informativo
Esta opcin permite devolver ms cantidad de los solicitado, tanto para los Materiales como para los conceptos de Maquinarias,
Trabajos de Terceros y Otros Conceptos en los cuales el Tipo de Unidad de Medida sea Cantidad.
Para la confeccin de una Factura, seleccione mediante el botn de opciones pudiendo ser: Detalladas (el sistema no solicitar el
cdigo de servicio ya que se utilizar el mismo cdigo del material definido en el sistema de Inventario y Facturacin) o
Resumidas donde deber ingresar el cdigo de servicio para el material.
El botn informativo
Los Cdigos de Servicios son Productos que se crean en el Sistema de Inventario y Facturacin en la opcin Ficha de Producto, los
cuales tienen las propiedades de no ser Inventariales y no ser Kit.
Finalizado el ingreso de informacin, seleccione el botn
3-4
Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Telfonos, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada
directamente o seleccionada desde el botn .
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es
emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de
estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el
siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET
Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin
de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro
Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.
BASES
3-5
Figura N 2
Adems, en el campo Firma Digitalizada podr asociar una firma al Representante Legal de la empresa (campo opcional), para esto
seleccione el botn Agregar, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana:
En ella, se listarn los archivos BMP, JPG o GIF que se encuentren registrados en el directorio Softland\Datos\Demo\Fotos. Al
optar por el botn OK, quedar registrada la firma seleccionada dentro del recuadro de la opcin Firma Digitalizada, de no existir
imgenes, el sistema lo detectar y advertir por pantalla a travs de un mensaje, tras lo cual podr seleccionar directamente una
imagen a travs del botn
3-6
Etapa de Certificacin
En esta etapa deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar dichas operaciones.
Adems estar el botn Forma de envo de los DTE, tras ser seleccionado levantar una nueva pantalla (ver Figura N6), en esta
etapa el sistema trae seleccionada la forma en que se enviarn los documento al SII siendo por Lotes, la cual no podr ser
modificada, ya que el esta etapa SII requiere que se haga un envo con todos los DTEs del Set de Pruebas.
Figura N 4
Etapa de Produccin
En esta etapa deber indicar la Fecha y Nmero de Resolucin por medio de la cual SII autoriza al contribuyente a emitir
documentos electrnicos. Adems estar habilitado el botn Forma de envo de los DTE, el cual tras ser seleccionado levantar
una nueva ventana Ver Figura N 6.
Figura N 5
BASES
3-7
Figura N 6
En esta pantalla, podr definir seleccionando el botn de opciones la forma de envo de los documentos a SII, pudiendo ser:
Facturas en Lnea (afecta y exenta), Facturacin por Lotes, Notas de Crdito, Notas de Dbito y Guas de Despacho (de una
a una o por Lotes).
Adems, seleccionando el check b de Archivos XML podr configurar si los archivos XML enviados a SII, se grabarn en la
carpeta DTE, adems de guardarlos en la base de datos.
Consideraciones:
En Etapa de Certificacin: Si desea certificar Guas de Despacho deber marcar el check y como la empresa se encuentra
en etapa de certificacin se marcar por defecto la opcin En certificacin sin poder ser modificada
En Etapa de produccin: Si desea operar con Guas de Despacho, deber marcar el check y la opcin En Certificacin,
luego que haya pasado la certificacin y el SII haya aprobado el Set de Pruebas deber marcar la opcin Autorizado a
emitir.
Sr. Usuario:
El envo de Guas de Despacho cuando se est en Etapa de Produccin y con Guas de Despacho en Certificacin, deber
ser desde el proceso Envo de DTEs por Lote a SII, men Ventas.
Seleccione el botn OK, para almacenar la seleccin de envo de DTE al SII.
Importante
La primera vez que seleccione por Lotes, debe tener presente lo siguiente:
Todo documento electrnico debe ser transmitido al SII en el momento de ser generado. En el caso de traslado de mercaderas,
debe ser enviado a SII antes de que el ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de facturacin
masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos
asociado al documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas desde su generacin.
(Esta informacin es un extracto del documento publicado por SII que puede ser obtenido de
http://www.sii.cl/factura_electronica/modelo_operacin.pdf)
Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que
anule los cambios y regrese al men principal.
TABLAS
4-1
4. Tablas
Objetivo
El objetivo de este proceso es permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que son de uso comn dentro de la operacin del
sistema (Clientes, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.), los cuales sern manejados a modo de Tablas de datos.
Con los datos ingresados a travs de las tablas, se podr acceder en cualquier momento de forma rpida y eficiente, desde cualquier
proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas a las cuales podr acceder:
Todos los manuales de sistemas Softland ERP disponen de un captulo estndar dedicado a las Tablas, por este motivo en este
captulo slo se describir la Tabla de Ficha de Auxiliares.
Para el resto de las tablas le solicitamos referirse al Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual.
4-2
4.1 Auxiliares
Objetivo
Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados),
con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores,
Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.).
Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un
determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla en modo agrega
(Figura N 1).
Figura N 1
TABLAS
4-3
Figura N 2
Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual
podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le
asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre,
Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero, Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal,
Telfonos, Extensin, Fax, Cd. rea, E-Mail y el sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y
Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de
bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo
tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista
que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones).
El campo Regin podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el sistema al seleccionar el botn de listas
desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde
este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta
desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas.
Seleccionando el check Bloqueado como Cliente, podr indicar que el Auxiliar creado se encuentra bloqueado para realizarle
Ventas, esto se reflejar en los sistemas: Inventario y Facturacin, Sucursales y Puntos de Venta y Notas de Venta ERP, el botn
mostrar el historial de bloqueos que registre el auxiliar, El check Bloqueado como Proveedor, permitir bloquear al auxiliar
como proveedor, el cual ser validado por el sistema al momento de crear rdenes de Compra Directa, rdenes de Compra en
Base a Requisiciones y Captura de Ordenes de Compra en el sistema de Ordenes de Compra ERP.
4-4
En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar el estado del Auxiliar, el cual podr ser: Activo o No Activo. El
hecho de que un Auxiliar se encuentre activo, permitir por ejemplo, que ste pueda ser asociado a las cuentas correspondientes, al
momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario, no podr ser considerado. Otro caso similar
se da por ejemplo, al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no cumple con las fechas de
entrega, etc.
Clasificacin de un Auxiliar
Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente,
Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor, Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga
su empresa con el Auxiliar.
Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo (
) que aparece a la izquierda de categora
elegida (ver Apndice A.1 Botones).
Al clasificar a un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Condicin de Ventas, Despacho y Cobranza.
Al clasificar a un Auxiliar como Proveedor, se activar la carpeta de Pago.
Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos, DTEs y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un
Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.
Finalmente, se encuentran activos los botones:
(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver
Figura N 4) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.
Figura N 4
Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.
TABLAS
4-5
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla
anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado
despliega una nueva pantalla (ver Figura N 5).
Figura N 5
Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo:
En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..
4-6
Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista,
de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla de la Figura N
6.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera
sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.
Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde aparece el nombre que la
identifica, para que sta se presente en la pantalla.
Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre,
Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs
de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.
TABLAS
4-7
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta
de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del
botn Correo que all se presenta.
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los
antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 8.
Figura N 8
En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece
en blanco sobre los antecedentes del contacto.
Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la
2 Barra de Herramientas.
4-8
La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal de Ventas y Lista de Precios, son antecedentes que forman
parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de
la seleccin de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.
Para asociar los Vendedores al cliente que lo atendern, habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se
active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores
para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la
lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores,
seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante
habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.
Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas
Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que
permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del
lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Regin, Provincia, Pas, Cdigo Postal, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la
Comuna, Ciudad, Provincia y Pas, desde las tablas que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha
de estos campos.
Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo
cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 10).
Figura N 10
En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que
aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho.
TABLAS
4-9
Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn
correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente".
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para la cobranza al cliente (Figura N 11), partiendo por el
nombre del Cobrador que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da
del mes en que el cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 11
El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser
digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que
aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso.
Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y
Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.
Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin.
Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de
impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:
4-10
Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que
corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones:
Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.
Carpeta DTEs
En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos
electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos
emitidos (slo una direccin de correo electrnica permitida).
Adems, para documentos de Exportacin, el sistema requerir el ingreso de la informacin de Cliente Extranjero (Nro
Identificador y Nacionalidad del Receptor Extranjero) Ver Figura N 13
Figura N 13
Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar.
A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 14).
TABLAS
4-11
Figura N 14
Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.
Carpeta Pagos
Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:
Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.
Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco
BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los
bancos el largo ser el del campo.
Figura N15
Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitados en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales
le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar:
4-12
Estado Cuenta
Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP,
permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su
segunda pantalla teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.
Ventas
Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario y
Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con
un rango de fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.
Compras
Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles correspondientes
al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar tiene
marcado el check de proveedor.
Cotizaciones
Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del
auxiliar cargados por defecto y con un rango de fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.
Notas de Venta
Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del
auxiliar cargados por defecto y con un rango de fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.
Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego
elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la
misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.
Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el
indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin.
Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un
mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.
TABLAS
4-13
Fecha:
Pgina:
Auxiliares
Cdigo
Descripcin
00000010
00000020
00010001
00010004
00020001
00020002
1
10
11266966
11266967
123
13313
2
3
4
5
6
7
78200300
7878
79020000
8
80002000
84472400
88000000
89015200
89277000
9
90970000
92667000
93390000
93441000
96511570
96514950
99061000
CLIENTES NO HABITUALES
PROVEEDORES NO HABITUALES
PEREZ OYARCE MAURICIO
TORRES ALFARO JOSE F.
MARIA I. BOLTERS
PEDRO P. BOLTERS
CONFECCIONES LAYSE
ALMACENES COMERCIALES S.A.
YASMN GATICA M.
NOEMA VERA POBLETE
EMPRESA CASERS
LUIS ENRIQUEZ E HIJOS
BOUTIQUE KARINAE S.A.
CONFECCIONES LA PORTADA
BOUTIQUE REYNALD
TIENDAS RIQUELEME S.A.
FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA
NIESE Y CIA. LTDA.
RHEIN LTDA
AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A.
AGRICOLA EL PEASCO
ABUSLEME Y CIA. LTDA.
DISTRIBUIDORA CCSS
ENTAC. S.A.
VESTUARIO DE NIOS LTDA.
IMPORFORM LTDA.
BERTTONI S.A
FABRICA DE CONFECCIONES HILAR
ESTETIC DINAMIC LTDA.
COMERCIAL EL ALBA LTDA.
ESPER Y CIA. LTDA.
MULTITIENDAS DEGUIE S.A.
TRINITONIC LTDA.
INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A.
ENVASES PLASTICOS LTDA.
29/03/2000
1
PRESUPUESTOS
5-1
5. Presupuestos
Objetivo
Este proceso permite generar Presupuestos, Cotizaciones y Ordenes de Trabajo.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con Los siguientes procesos:
5-2
Entidad: El sistema mostrar la entidad a utilizar por defecto, la cual fue especificada por el usuario en el proceso Entidades y
Etiquetas, men Tablas, de igual forma el sistema permite seleccionar la entidad que se requiera, segn sean las necesidades.
Importante: Los campos de entrada que se muestran EJ.: Tipos de Embarcacin, Matrcula y Nombre, pueden
variar dependiendo de la entidad seleccionada.
Cliente: Seleccione el cliente a considerar en el Presupuesto
Contacto: Seleccione el contacto a considerar en el Presupuesto
: Al seleccionar este botn ,se levantar una nueva pantalla donde podr grabar un nuevo contacto en el sistema,
para esto indique la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, Email y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado
directamente, o bien ser seleccionado desde la Tabla de Cargos, a travs del botn de bsqueda
.
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la
Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este
Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs
del botn Correo que all se presenta.
PRESUPUESTOS
5-3
Email Contacto: Indique el Email del contacto, el sistema desplegar esta informacin si anteriormente fue grabado.
Vendedor: Seleccione el vendedor a considerar en el Presupuesto
Referencia: Texto que permite ingresar hasta 250 caracteres.
Responsable: Indique el responsable en la generacin del Presupuesto.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 100 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
5-4
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas al Presupuesto,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
Permite generar una Orden de Trabajo al Presupuesto vigente (slo si el Presupuesto se encuentra
en etapa En Presupuesto).
Carpeta Items
Permite ingresar el detalle o tems de un Presupuesto en forma de rbol separado en grupos.
PRESUPUESTOS
5-5
Consideraciones:
A continuacin, se detallar a modo de ejemplo el ingreso de informacin de los tems: Agrupacin y Tareas.
Agrupacin
5-6
Tareas
, se activar una vez ingresada la informacin y seleccionado el botn OK, permitir ver la
- Botn
tarea que se ha ingresado, la cual podr ser modificada, ver pantalla siguiente:
Reemplaza en Presupuesto: Significa que la Tarea ser reemplazada slo en el tem que est modificando
en el Presupuesto.
Reemplaza en Tarea y Presupuesto: Significa que la Tarea ser reemplazada en la Definicin de Tareas y
en el tem que est modificando en el Presupuesto.
Nueva Tarea y Reemplaza en Presupuesto: Significa que la Tarea ser agregada a la Definicin de Tareas
y que ser reemplazada en el tem que est modificando en el Presupuesto.
PRESUPUESTOS
5-7
Carpeta Costos
Dentro de esta carpeta podr visualizar la valorizacin a precio costo de los diferentes temes considerados en el Presupuesto,
permitiendo ajustar los valores segn los requerimientos.
Sr. Usuario:
Ud. podr valorizar un Presupuesto slo si cuenta con el permiso necesario, el cual es definido en el proceso Permisos por
Usuarios, men Seguridad.
.
Al posicionarse en la agrupacin Materiales, deber indicar la siguiente informacin para valorizar:
El sistema mostrar el Cdigo, Descripcin y Unidad de Medida del material en que est posicionado
Seleccione el Tipo de costo, el sistema por defecto traer seleccionado Costo Promedio.
El Factor de Seguridad a sugerir sobre costo unitario puede estar entre 0 y 999 %.
Si el costo Unitario es cero(0), el sistema mostrar el registro destacado en Rojo.
La columna Costo Unitario a Utilizar permitir ingresar un valor distinto al sugerido por el sistema.
El Responsable del clculo, por defecto es el usuario conectado
El Costo unitario a tomar para valorizar ser siempre la columna Costo unitario a utilizar.
Al posicionarse en las agrupaciones Mano de Obra, Maquinarias, Trabajos de Terceros y Otros Conceptos, deber indicar la
siguiente informacin para valorizar:
El sistema mostrar el Cdigo, Descripcin y Unidad de Medida del tem correspondiente en que est posicionado.
El Factor de Seguridad a sugerir sobre costo unitario ser 0, el cual podr estar entre 0 y 999 %.
Para estos tipos de agrupaciones la cantidad podr ser en unidades o tiempo.
Inicialmente el costo unitario factor y costo unitario a utilizar deben ser igual al costo unitario.
El costo total ser igual a la cantidad por costo unitario a utilizar.
El Responsable del clculo, por defecto es el usuario conectado
Importante: Si desea traspasar el costo unitario factor hacia el costo unitario a utilizar y perder el ltimo costo, deber
seleccionar el botn Aplica [Costo Unitario Factor] a [Costo Unitario a Utilizar].
Finalmente, se encuentran activos los botones para solicitar informes de Costo, los cuales podrn ser visualizados con formato o sin
formato y si les incluir o no los temes Anulados:
5-8
Seleccionando este botn, podr emitir el Informe Costo Resumido, el cual despliega la informacin del presupuesto pero sin el
desglose de cada tem ingresado a travs de una planilla Excel, tal como se muestra a continuacin:
Permite emitir el Informe Costo Detallado, el cual despliega en una Planilla Excel, informacin del presupuesto con el detalle de
costo de todos los temes ingresados, tal como se muestra a continuacin:
PRESUPUESTOS
5-9
Modificar Presupuesto:
Al digitar el N de Presupuesto a modificar, debe mostrar el Estado y Etapa en que se encuentra. Si el Presupuesto tiene ms de una
versin, se cargar la ms reciente, o bien podr seleccionarlo desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda
desplegando el siguiente formulario:
.- Si tiene permiso podr modificar el Estado de VIGENTE a ANULADA y de ANULADA a VIGENTE, para lo cual se ver el
siguiente formulario al presionar el botn Cambio Estado:
.- El estado ANULADA significa que el usuario no quiere eliminar el presupuesto y podr dejarlo fsicamente pero no podr
generar una Cotizacin ni una Orden de Trabajo a partir de este.
.- Se debe ingresar fecha y motivo por el cambio de estado
Eliminar Presupuesto:
Un Presupuesto se podr eliminar slo si se encuentra en Estado = Vigente y Etapa = En Ppto.
5-10
5.2 Tareas
Objetivo
Permitir la definicin y mantencin de las Tareas
Importante: slo podr agregar Tareas , si cuenta con los permisos necesarios, los cuales fueron descritos en el men Seguridad.
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
PRESUPUESTOS
5-11
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Tarea,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
5-12
Consideraciones:
Los ttulos que se ven en la figura no podrn ser Eliminados ni Modificados
Recuerde que la Unidad de Medida de estos conceptos puede ser Cantidad o Tiempo. Si es cantidad, el sistema
solicitar la cantidad en nmeros y si es tiempo, deber tener el siguiente formato HHHH:MM:SS.
Para agregar Recetas, Mano de Obra, Materiales, Maquinarias, Trabajos de Terceros u Otros Conceptos, deber seleccionar el
, ubicado a la derecha inferior de la pantalla, o bien con el botn derecho del mouse podr optar por agregar
botn
dependiendo del ttulo seleccionado.
Ingreso del concepto Receta, seleccione el botn Agregar, tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla:
Donde:
: Este botn se habilitar slo si anteriormente seleccion el botn OK; de lo contrario, aparecer
deshabilitado.
Permite ver el detalle de la receta, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
PRESUPUESTOS
5-13
Sr. Usuario:
Slo se permitir modificar la cantidad de la receta.
Al Grabar la Receta, podr optar por las siguientes alternativas:
Nueva: Significa que se agregar a las Recetas existentes, para lo cual se solicitar un Cdigo de receta, y
adems se agregar a la Tarea.
Reemplaza Existente: Significa que ser reemplazada en la Receta y en la Tarea.
Una vez ingresados los datos se debe presionar el botn OK, quedando de la siguiente forma el rbol:
5-14
Al seleccionar este botn, el sistema solicitar confirmar la eliminacin, al confirmar, se eliminar el detalle del
concepto del rbol.
Finalmente, estarn activos los siguiente botones:
Muestra en una planilla Excel la informacin de la receta en cantidades permitiendo verificar la confeccin
del informe, pudiendo ser con o sin formato dependiendo de lo seleccionado, tal como se muestra a continuacin:
Si la Tarea o las Recetas asociadas a la Tarea tienen Materiales, el sistema desplegar una nueva ventana
donde podr definir el tipo de costo. Por defecto el sistema mostrar preseleccionado el Costo Promedio, tal como se muestra a
continuacin:
PRESUPUESTOS
5-15
Al seleccionar el botn Volver, el sistema generar el informe en Excel con o sin formato dependiendo de lo seleccionado, tal
como se muestra a continuacin:
5-16
PRESUPUESTOS
5-17
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Receta,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
5-18
Consideraciones:
Los ttulos que se ven en la figura no podrn ser Eliminados ni Modificados
Recuerde que la Unidad de Medida de estos conceptos puede ser Cantidad o Tiempo. Si es cantidad, el sistema
solicitar la cantidad en nmeros y si es tiempo, deber tener el siguiente formato HHHH:MM:SS.
, ubicado a la derecha inferior de
Para agregar Mano de Obra, Materiales, Maquinarias, deber seleccionar el botn
la pantalla, o bien con el botn derecho del mouse podr optar por agregar dependiendo del ttulo seleccionado.
-
Muestra en una planilla Excel la informacin de la receta en cantidades permitiendo verificar la confeccin
del informe, pudiendo ser con o sin formato dependiendo de lo seleccionado, tal como se muestra a continuacin:
PRESUPUESTOS
5-19
Si la Receta asociada tiene Materiales, el sistema desplegar una nueva ventana donde podr definir el tipo de
costo. Por defecto el sistema mostrar preseleccionado el Costo Promedio, tal como se muestra a continuacin:
Al seleccionar el botn Volver, el sistema generar el informe en Excel con o sin formato dependiendo de lo seleccionado, tal
como se muestra a continuacin:
5-20
Operatoria
Dado que la creacin de un producto va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e impresin
de la ficha del mismo, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:
PRESUPUESTOS
5-21
Este campo permite el ingreso de informacin ms detallada acerca del producto, tiene una capacidad de
60 caracteres alfanumricos.
Cd. Rpido:
Este cdigo es opcional, permite asociar un cdigo mas corto al producto, el cual se puede acceder a travs
de la tecla Ctrl y los caracteres que aqu se indiquen (mximo 3). Podra ser asociado, por ejemplo, a
aquellos productos que tienen mayor salida, como ayuda en la digitacin de Guas, Facturas, etc.
Descripcin 2:
Este campo permite ingresar informacin adicional a la indicada en la Descripcin 1. Tambin podra ser
usado para poner la descripcin en otro idioma, todo depende del uso que el usuario desee darle. Al igual
que el anterior tiene una capacidad de 60 caracteres alfanumricos.
Cd. Barra:
Luego de ingresar el cdigo del producto, se activan una serie de carpetas que solicitan informacin detallada acerca del tem en
cuestin, las cuales se seleccionan a travs de la eleccin de la pestaa que sobresale de ellas. Junto a estas carpetas en la parte
superior de la pantalla, se encuentran activos los siguientes botones:
5-22
Permite consultar el stock del producto seleccionado, el sistema considerar la fecha del ltimo mes abierto.
Permite obtener informacin correspondiente a las ventas diarias de un producto en particular registradas durante
un mes.
Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y permite consultar las
Ordenes de Compra asociadas al producto seleccionado.
Carpeta Caractersticas:
En ella se ingresa la informacin que se detalla continuacin, una vez definido el cdigo:
Unidad de Medida Base: Corresponde a la unidad en que se mide el producto (C/U, Docena, Kg, etc.). Para ello se debe ingresar
el cdigo con que se identifica (mx. 6 caracteres alfanumricos).
Este campo puede ser completado digitando directamente el cdigo de la unidad, el cual no debe exceder
a los 6 caracteres de largo, as como obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn
de Bsqueda, que aparece al lado derecho de este campo. Las unidades que all se presentan corresponden
a aquellas que fueron ingresadas a travs de la Tabla de Unidades de Medida, (Ver Apndice D. Tablas).
En caso de digitar directamente un cdigo que no exista en la Tabla de Unidades de Medida, el sistema da
la alternativa de crearlo desplegando una consulta en pantalla. De aceptar la creacin, el proceso a seguir
es el mismo que se detalla en el Apndice D. Tablas.
Peso/Unidad:
Se debe ingresar en este campo el peso del producto, esto con el fin de controlar los costos de importacin
por Kgs.
La capacidad de este campo es de 9 dgitos enteros ms 2 decimales.
Maneja Dimensin:
Esta opcin se activa al seleccionar la caja de chequeo, ubicada a la derecha del campo. Una vez activada,
deber ingresar a modo informativo la dimensin que registra el producto (Largo x Ancho).
PRESUPUESTOS
5-23
Importante:
No podr repetir unidades de medida para el mismo producto.
Si un producto tiene movimientos de bodega, no podrn ser modificadas las unidades de medida ni las
equivalencias que tengan definidas.
Unidad de Medida Sugerida en los Documentos:
Indique la unidad de medida que sugerir el sistema, al momento de ingresar un producto en los
documentos (Cotizaciones, Notas de Venta, etc.)
Grupo:
Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Grupo, lo cual ser utilizado al momento de generar los
informes de gestin.
Para realizar esta asignacin se debe ingresar el cdigo del grupo, ya sea digitndolo directamente o bien
seleccionndolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo. Los Grupos que all se presentan, corresponden a aquellos que fueron ingresados
en la Tabla de Grupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
En caso de digitar un cdigo que no exista en la Tabla de Grupos, el sistema da la alternativa de crearlo
desplegando una consulta en pantalla. De aceptar habr que ingresar su Descripcin.
Subgrupo:
Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Subgrupo, lo cual ser utilizado al momento de generar
los informes de gestin.
La operacin dentro de este campo es similar al anterior, slo que aqu se asocian subgrupos que fueron
creados en la Tabla de Subgrupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
Categora Comis.:
Moneda de Venta:
Se debe ingresar el cdigo de la moneda en que ser valorizado el producto, el cual al igual que en la
unidad de medida, puede ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Monedas, proceso
que se describe en el Apndice D. Tablas.
Precios:
Se debe definir por cada unidad de medida un valor, ya sea neto o con impuesto (la conversin lo realiza
el sistema en base a lo definido en los impuestos).
Este precio es utilizado en la Guas de Despacho y Facturas y podr ser considerado como base, al
momento de crear listas de precios (Ver Apndice D. Tablas).
Maneja Impuestos:
5-24
Disponibles.
Eliminar, devuelve el impuesto elegido en la lista de Seleccionados a la de Disponibles.
Indicados estos antecedentes, habr que sealar una serie de atributos que podrn ser asignados a los productos, dependiendo de
como vayan a ser tratados.
Todos ellos se encuentran precedidos de un botn de chequeo (ver Apndice A.1 Comandos), que permite indicar su estado, el cual
puede ser activo o inactivo.
Ficha Tcnica:
A travs de este atributo se podr ingresar una detallada descripcin del producto, junto a su fotografa. Al
activarlo, se enciende el botn de bsqueda que al ser seleccionado despliega la pantalla de la Figura N 3.
Figura N 3
PRESUPUESTOS
5-25
En ella, aparecen como encabezado, el Cdigo y Descripcin del producto. Bajo estos antecedentes se
presentan los siguientes campos:
Archivo Word Ficha Tcnica: podr incluir y vincular un archivo Word como ficha tcnica del producto,
al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una nueva pantalla, donde deber seleccionar la
ruta y archivo a vincular.
Descripcin Tcnica: que tiene una capacidad de 4.060 caracteres, se utiliza para ingresar informacin
adicional que complemente los antecedentes del producto.
Archivo: permite asociar a la ficha del producto, la imagen o fotografa del mismo.
Si al asociarle una imagen, sta abarca mas all de lo que se visualiza en pantalla, existen dos alternativas para
verla completa. Una de ellas es moverla a travs de las Barras de Desplazamiento y otra es ampliarla al
tamao total del monitor.
Esto ltimo se logra ubicando el indicador del mouse, convertido en lupa, sobre la figura y haciendo clic.
Estando en la pantalla ampliada (zoom), se activan los botones estndares de Windows, que aparecen en
la parte superior derecha de la ventana, permitiendo disminuir su tamao o cerrarla para regresar a la Ficha
Tcnica.
Cualquier fotografa de productos debe ser digitalizada y almacenada en formato BMP, para que
sea reconocida por este proceso.
Si por algn motivo se asoci una figura errnea al producto, existe el botn Eliminar, que borra la
imagen asociada.
Para salir de este Atributo de Ficha Tcnica y regresar a la Carpeta Caractersticas, se usa el botn Volver.
Ante cualquier modificacin que sea efectuada, el sistema confirma la grabacin de la informacin.
Inventariable:
Este atributo debe estar activo para todos aquellos productos a los cuales se les controla el stock.
Nmero de Serie:
Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros, se
seleccion que la empresa maneja Series.
Kit:
Este atributo podr ser seleccionado slo si el producto ingresado no es inventariable. Al seleccionarlo
habilita la carpeta KIT, la cual se describe ms adelante.
Talla-Color:
Este atributo permite indicar que el producto solicitar el ingreso de un cdigo de Talla y/o Color al
momento de generar movimientos que actualicen stock (Guas de Entrada, Guas de Salida, Reserva de
Materiales, Facturas en Lnea Afectas y Exentas, Facturas en Moneda Extranjera y en Boletas).
El producto podra manejar slo Talla, slo color o ambos atributos.
Un producto que tenga el atributo de manejar Talla Color podra en cualquier momento cambiarse por
manejo de Partida Pieza.
Partida:
Este campo se activa y desactiva a travs del botn de chequeo que aparece a su izquierda.
Al estar activo, tendr que sealar si maneja Pieza y Fecha de Vencimiento.
Toda esta informacin es opcional, ya que por ahora es utilizada slo a modo informativo.
Carpeta Ubicaciones:
A travs de esta carpeta se indica la ubicacin en la cual se encuentra el producto en las distintas bodegas.
Al seleccionar la Carpeta Ubicaciones, se presenta la lista de bodegas con que cuenta la empresa, las que se ingresan en la Tabla de
Bodegas (ver Apndice D). Ver Figura N4.
5-26
Para ingresar una ubicacin, se selecciona la celda que se encuentra en la interseccin de la columna Ubicacin con la Bodega
correspondiente. Luego se ingresa el detalle del lugar donde se almacena.
Al finalizar el sistema registrar automticamente la informacin recin ingresada, ya sea al seleccionar el botn Salir o al elegir
otra carpeta.
PRESUPUESTOS
5-27
Figura N 6
En esta ltima habr que sealar para cada bodega los distintos Niveles.
Stock Mnimo:
Stock Mximo:
Stock de Reposicin:
A travs del informe de Niveles de Stock, definido en el captulo 9.5 del manual de Inventario y Facturacin, se puede
conocer el estado de los stocks, respecto a los niveles indicados, para tomar decisiones de reposicin (si se est bajo el
mnimo) o de liquidar, por ejemplo si se est sobre el stock mximo.
Para ingresar un sustituto del producto, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el sustituto, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su sustituto.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto sustituto quede registrado el producto en definicin, al responder en
forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la sustitucin sea slo para el producto en
definicin y no para el producto sustituto.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto sustituto desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar la
tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.
5-28
Para ingresar un producto complementario, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el complemento, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su complemento.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto complemento quede registrado el producto en definicin, al responder
en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la complementacin sea slo para el
producto en definicin y no para el producto complemento.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto complemento desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar
la tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.
Carpeta Contabilizaciones:
A travs de esta carpeta se ingresan todos los antecedentes de contabilizacin del producto.
Esta carpeta se activa solamente cuando se encuentra conectado el sistema Contabilidad y Presupuestos de Softland. Ver Figura
N 9
Figura N 9
PRESUPUESTOS
5-29
Cdigo de las cuentas contables asociadas al producto en definicin. Estas cuentas se movern automticamente por cada
movimiento de venta del producto.
Los cdigos de las cuentas podrn ser digitados directamente o bien podrn seleccionarse desde la lista que se despliega al
elegir el botn de bsqueda ( )que se presenta a la derecha de estos campos.
La cuenta contable de consumo est disponible slo en versin ERP.
Origen del producto, que puede ser Nacional o Importado. En este ltimo caso tendr que sealar adems el tipo de
moneda en que ser manejado.
Fecha y Precio de la ltima Correccin Monetaria (disponible slo en versin ERP).
Fecha y Costo de compra ms alta que se efectu del producto (disponible slo en versin ERP).
Junto a estos antecedentes se presenta el campo Mandatorio (disponible slo en versin ERP), el cual podr o no estar
activo.
Este campo acta directamente con la Correccin Monetaria y se utiliza cuando se detecta algn error en los datos
ingresados en el ao anterior y se requiere ingresar nuevos valores, diferentes a los de los movimientos registrados en el
sistema.
Cuando este campo se encuentra activo, el sistema toma como validos los valores aqu ingresados para corregir, sin
considerar los movimientos ingresados a travs de Guas de Compras.
Carpeta Kit:
En esta carpeta se ingresan todos los componentes del producto, el stock aproximado del kit en nuestras bodegas y el precio y
descuento asignado. Ver Figura N 10
Figura N 10
Descripcin:
Cantidad:
Indique la cantidad de productos que sern incluidos por cada unidad KIT.
Es el porcentaje que corresponde al peso relativo del precio base de cada producto, de acuerdo al Valor
Total Base que corresponde a la sumatoria del Precio Base multiplicado por la Cantidad para todos los
productos que componen el KIT.
Precio Venta en el Kit: Corresponde al valor que resulta de la divisin entre el Precio de Venta del KIT por el porcentaje de
incidencia del producto, multiplicado por 100.
% Descto:
Monto Descuento:
5-30
Seleccionando la caja de chequeo, podr definir si el producto ser considerado para Venta o para
Compra.
Clasificacin del Producto: (disponible slo si est instalado el Sistema de Produccin). Indique mediante el botn de opciones
si es un producto de Materia Prima, de Fabricacin u Otro.
Finalmente seleccionando el check, podr indicar si el producto se imprime o no en la Boleta (afecta directamente a aquellos
productos que no se les declara impuesto por venta, es decir, Cigarrillos, Donaciones, Juegos de Azar). El sistema verificar
previamente si el producto tiene impuesto asociados, de tenerlo desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
Este producto ya se le han agregado impuestos, para marcar este check este producto no debe tener ningn impuesto.
Desea que quitemos todos los impuestos a este producto?
Importante:
Estos productos slo tienen un manejo especial en las Boletas de Punto de Venta, por lo que si Ud. incluye este producto
en otro tipo de documento, ser tratado como un producto normal, es decir, estar afecto a descuentos, se imprimir e
ir al Libro de Ventas.
Figura N 11
Seleccionando un Item
El acceso a cualquier tem que se encuentre registrado en el sistema, se logra digitando directamente su cdigo en el campo Cdigo
del Producto, o bien obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de Bsqueda (Ver Apndice A) que
aparece al lado derecho de este campo.
Indicado el Cdigo, se despliega en pantalla toda su informacin pudiendo llevar a cabo cualquiera de las operaciones desplegadas
en la 2 Barra de Herramientas.
En caso de desear ingresar un nuevo tem o de seleccionar otro producto distinto al que se est visualizando en pantalla, se dispone
del botn Agregar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, el cual al ser seleccionado limpia el campo cdigo dejndolo
abierto al ingreso de un cdigo para un nuevo tem o para la seleccin de uno existente (botn de bsqueda).
PRESUPUESTOS
5-31
Consultando un Item
Una vez elegido el tem, se podr consultar su informacin con solo seleccionar la carpeta deseada.
Durante el proceso de consulta se activan los siguientes botones:
Permite crear un nuevo tem a partir del que est en pantalla y copiarle determinados antecedentes del producto
que est siendo consultado. Al elegir este botn se presenta una ventana de la Figura N 12, donde habr que indicar el cdigo del
nuevo tem donde se copiarn los datos y a la vez habr que sealar, a travs de la seleccin de los cajas de chequeo, si se copian o
no las Ubicaciones y Niveles de Stock, los Sustitutos y los Complementos (estos 2 ltimos disponibles en versin ERP).
Figura N 12
Tras seleccionar el botn OK, se presenta la ficha completa del nuevo producto.
Este botn se habilitar slo si ha definido en el proceso Parmetros que la empresa maneja cdigos
de barra asociados a la talla y color y el producto maneja estos atributos, donde podr indicar las
tallas y colores en que maneja el producto y por cada uno el cdigo de barra asociado, tras ser
seleccionado, desplegar la siguiente figura.
Importante:
- Para agregar una nueva talla/color, posicinese sobre una fila vaca y digite la informacin.
- El nico dato que puede ser modificado dentro de la grilla es el cdigo de barra.
- Para eliminar un atributo, seleccione la fila y presione la tecla supr.
5-32
Permite la asignacin de atributos al producto seleccionado, donde deber sealar el nombre del
atributo, descripcin, tipo (numrico, lgico Si/No, fecha o listado de datos) e indicar si toma valor
por defecto, el cual tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un
producto.
Modificando un Item
Elegido el tem a modificar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) y se realizan las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos,
descritas en el comienzo de este captulo, en el punto "Ingresando un Item".
Las modificaciones quedarn registradas, ya sea al pasar de una carpeta a otra, as como al seleccionar el icono del diskette de
grabacin que aparece tambin en la 2 Barra de Herramientas.
Eliminando un Item
Elegido el tem a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B).
No se podrn eliminar temes que tengan movimientos asociados.
Imprimiendo un Item
Estando en el tem a imprimir, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) dentro del cual podr emitir el informe por pantalla o por la impresora.
El sistema validar al momento de imprimir si existen formatos variables definidos, de existir, consultar si desea utilizarlos. Si
responde No, el sistema imprimir en formato Standard, por el contrario, si decide imprimir en formato variable y existiese ms de
un formato definido, se desplegar una nueva pantalla:
PRESUPUESTOS
5-33
Fecha
Pgina
Ficha de Producto
DATOS GENERALES
Cdigo :
Descripcin 1 :
Descripcin 2 :
Cdigo Rpido :
Cdigo Barra :
CHM02
CHALECOS MUJER LANA MERINO
1111111111116
CARACTERISTICAS
Unid.Medida :
Peso :
Grupo :
Sub Grupo :
Moneda Venta :
Precio Neto :
Precio Boleta:
C.U.
0,00
CH
CHM
01
$
$
CADA UNA
Kilos
CHALECOS
CHALECOS MUJER
Peso Chileno
30,250
35,695
FICHA TECNICA
Chaleco hecho en Chile. 100% lana merino. Coloreado con tintas naturales.
: 23/05/2007
:1
5-34
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
PRESUPUESTOS
5-35
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Mano de Obra,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
A continuacin deber indicar el Costo Estndar por Periodo (para Cotizar) desde/hasta una fecha a considerar y el Precio
Venta Estndar por Periodo (Venta) para valorizar la Mano de Obra.
Indicada la informacin, se activarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Grabar permite guardar la
informacin ingresada y registrarla en el sistema, Modificar la descripcin de una Mano de Obra y su Costo y Precios de
Venta, Eliminar una Mano de Obra previa confirmacin, Excel traspasa el listado de todas las Mano de Obras ingresadas a una
Planilla Excel, Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
5-36
PRESUPUESTOS
5-37
5.6 Maquinarias
Objetivo
Permitir la definicin y mantencin de Maquinarias.
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
5-38
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Maquinaria,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
A continuacin deber indicar el Costo Estndar por Periodo (para Cotizar) desde/hasta una fecha a considerar y el Precio
Venta Estndar por Periodo (Venta) para valorizar la Maquinaria.
Indicada la informacin, se activarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Grabar permite guardar la
informacin ingresada y registrarla en el sistema, Modificar la descripcin de una Maquinaria y su Costo y Precios de Venta,
Eliminar una Maquinaria previa confirmacin, Excel traspasa el listado de todas las Maquinarias ingresadas a una Planilla
Excel, Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
PRESUPUESTOS
5-39
5-40
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
PRESUPUESTOS
5-41
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas al Trabajo de
Tercero, indicando la fecha y el usuario que la ingres.
A continuacin deber indicar el Costo Estndar por Periodo (para Cotizar) desde/hasta una fecha a considerar y el Precio
Venta Estndar por Periodo (Venta) para valorizar el Trabajo de Tercero.
Indicada la informacin, se activarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Grabar permite guardar la
informacin ingresada y registrarla en el sistema, Modificar la descripcin de un Trabajo de Tercero y su Costo y Precios de
Venta, Eliminar un Trabajo de Tercero previa confirmacin, Excel traspasa el listado de todos los Trabajos de Terceros
ingresados a una Planilla Excel, Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
5-42
PRESUPUESTOS
5-43
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
5-44
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a Otros Conceptos,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
A continuacin deber indicar el Costo Estndar por Periodo (para Cotizar) desde/hasta una fecha a considerar y el Precio
Venta Estndar por Periodo (Venta) para valorizar Otros Conceptos.
Indicada la informacin, se activarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Grabar permite guardar la
informacin ingresada y registrarla en el sistema, Modificar la descripcin de Otros Conceptos y su Costo y Precios de Venta,
Eliminar Otros Conceptos previa confirmacin, Excel traspasa el listado de todos los Otros Conceptos ingresados a una
Planilla Excel, Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
PRESUPUESTOS
5-45
COTIZACION
6-1
6. Cotizacin
Objetivo
Permitir generar y consultar Cotizaciones(Venta) generadas a partir de un Presupuesto.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
6-2
N Cotizacin: Indique el N de Cotizacin, o bien seleccinelo desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda
, la cual fue generada a partir de un presupuesto previamente en el proceso Generacin de Presupuestos, men Presupuestos
La opcin aparece en modo de consulta, permitiendo revisar cada uno de los puntos para luego ser enviada al cliente. Consta de
encabezado y tres pestaas, en las cuales se permitir ingresar informacin adicional y valorizar a precio de venta.
Las acciones que se permitirn realizar son Modificar Cotizacin, Eliminar Cotizacin, Cambios de Estado, Facturar
Cotizacin y cada una de estas acciones tendr su correspondiente permiso para poder ser ejecutadas por el usuario.
Junto a esta informacin, podr optar por los siguientes botones:
Importante:
Para el uso de cualquiera de los tres botones que se describen a continuacin, el usuario deber tener asignado el permiso de
Permite Envo de Cotizacin a Cliente; de lo contrario, no podr operar con ellos.
Permite visualizar la cotizacin va PDF. Se habilitar slo si la Cotizacin se encuentra en Consulta y su Estado
sea distinto de En Ppto y En Cotizacin.
Permite el envo de un mail al cliente adjuntando el archivo PDF de la Cotizacin. Este botn se habilitar slo si
la cotizacin se encuentra en Consulta y su Estado sea distinto de En Ppto y En Cotizacin.
Luego de enviar el correo al cliente, el presupuesto cambia de estado, quedando en Vigente y en Cotizacin, mientras que la
cotizacin, cambia y queda Vigente y en Cliente, si a la cotizacin se le oprime el botn modificar, aparece el mensaje que indica
que slo se puede cambiar el estado de la misma.
Al oprimir S se habilita el botn Cambio Estado en donde aparece una ventana que permite al Usuario indicar cul fue el resultado
de lo indicado por el cliente, en donde hay tres opciones, Aprobada, Observada por Cliente y Rechazada, en las tres opciones
existe un cuadro en donde hay que escribir los motivos.
COTIZACION
6-3
Entidad: El sistema mostrar la entidad a utilizar por defecto, la cual fue especificada por el usuario en el proceso Entidades y
Etiquetas, men Tablas, de igual forma el sistema permite seleccionar la entidad que se requiera, segn sean las necesidades.
Importante: Los campos de entrada que se muestran EJ.: Tipos de Embarcacin, Matrcula y Nombre, pueden
variar dependiendo de la entidad seleccionada.
Consideraciones
El sistema permitir modificar el Email del Contacto y slo quedar registrado en la Cotizacin.
Podr modificar el responsable de la cotizacin.
Podr agregar Notas y Documentos.
Los otros datos slo sern de consulta y no podrn ser modificados
Podr Facturar la Cotizacin.
6-4
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 100 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
Este botn permite Asociar Notas a la Cotizacin vigente en pantalla, donde podr: Agregar nuevas Notas,
Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Cotizacin,
indicando la fecha y el usuario que la ingres.
Este botn permite generar una Factura a la cotizacin vigente en pantalla o visualizar seleccionando el botn
Ver Factura, el nmero de la factura si una Cotizacin ya fue facturada.
Importante:
Se permitir Facturar una Cotizacin slo cuando su estado sea Aprobada, En Desarrollo o Terminada.
Finalmente, en la parte inferior derecha se encuentra el botn Volver a Presupuesto, su objetivo es permitir modificar el
Presupuesto asociado a la cotizacin, cambiando de estado y quedar bloqueada hasta que desde presupuesto se genere
nuevamente.
COTIZACION
6-5
Carpeta Items
Permite consultar e ingresar el detalle o tems de una Cotizacin en forma de rbol separado en grupos.
Los temes se ingresan al momento de generar un Presupuesto, por lo que en la Cotizacin se visualizar la informacin, la cual
puede ser modificada, eliminada, o bien agregarle un nuevo tem. Para esto seleccione el botn Modificar ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, tras lo cual se habilitarn los botones:
Consideraciones:
A continuacin, se detallar a modo de ejemplo el ingreso de informacin de los tems: Agrupacin y Tareas.
6-6
Agrupacin
, se activar una vez ingresada la informacin y seleccionado el botn OK, permitir ver la
- Botn
tarea que se ha ingresado, la cual podr ser modificada, ver pantalla siguiente:
COTIZACION
6-7
Reemplaza en Cotizacin: Significa que la Tarea ser reemplazada slo en el tem que est modificando en la
Cotizacin.
Reemplaza en Tarea y Cotizacin: Significa que la Tarea ser reemplazada en la Definicin de Tareas y en el
tem que est modificando en la Cotizacin.
Nueva Tarea y Reemplaza en Cotizacin: Significa que la Tarea ser agregada a la Definicin de Tareas y que
ser reemplazada en el tem que est modificando en la Cotizacin.
: Genera la cotizacin en una planilla excel, permitiendole al Usuario poder trabajar con ella y ver si lo
ingresado es lo correcto, tal como se muestra a continuacin:
Carpeta Valorizacin
Dentro de esta carpeta podr valorizar a precio venta los diferentes temes considerados en la Cotizacin, dependiendo de la
valorizacin indicada en el proceso Parmetros, pestaa Valorizacin, pudiendo ser incrementados o disminuidos los valores e
indicando porcentajes de descuento en ellos.
6-8
Sr. Usuario:
Ud. podr valorizar una Cotizacin slo si cuenta con el permiso necesario, el cual es definido en el proceso Permisos por
Usuarios, men Seguridad.
Seleccionando este botn, podr emitir el Informe Valores Resumido, el cual despliega la informacin de la cotizacin pero sin el
desglose de cada tem ingresado a travs de una planilla Excel, tal como se muestra a continuacin:
COTIZACION
6-9
Permite emitir el Informe Valores Detallado, el cual despliega en una Planilla Excel, informacin de la cotizacin con el detalle
de los valores de todos los temes ingresados, tal como se muestra a continuacin:
Modificar Cotizaciones:
Slo podr modificar una Cotizacin si tiene los permisos necesarios y si se encuentra en Etapa En Cotizacin y Estado
Vigente o Con Observaciones del Cliente.
Digite el N de Cotizacin a modificar, el sistema mostrar el Estado y Etapa en que se encuentra. Si la Cotizacin tiene ms de
una versin, se visualizar la cotizacin ms reciente, o bien podr seleccionarla desde la lista que se presenta al optar por el botn
de bsqueda
Los campos que podr modificar en la Cotizacin son: Valido Hasta, Vendedor, Referencia y Responsable.
Eliminar Cotizacin:
Slo podr eliminar una Cotizacin si tiene los permisos necesarios y si se encuentra en Etapa En Cotizacin y Estado
Vigente.
ORDENES DE TRABAJO
7-1
7. Ordenes de Trabajo
Objetivo
Permite Generar Ordenes de Trabajo, realizar consumos y devoluciones de materiales y generar Gua de Entrada y Salida.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
7-2
N Orden de Trabajo:
grabado + 1.
Fecha Orden: El sistema sugerir la fecha del da en que se est ingresando la Orden de Trabajo, la cual puede ser modificada a
travs del botn .
Fecha de Inicio y Entrega: Indique la fecha de Inicio y Entrega de la Orden de Trabajo (ingreso no exigido).
Fecha Termino Real: Esta fecha ser calculada por el sistema, dependiendo de los avances de la Orden de Trabajo.
Junto a esta informacin se encuentran activas las siguientes carpetas:
Entidad: El sistema mostrar la entidad a utilizar por defecto, la cual fue especificada por el usuario en el proceso Entidades y
Etiquetas, men Tablas, de igual forma el sistema permite seleccionar la entidad que se requiera, segn sean las necesidades.
Importante: Los campos de entrada que se muestran EJ.: Tipos de Embarcacin, Matrcula y Nombre, pueden
variar dependiendo de la entidad seleccionada.
Cliente: Seleccione el cliente a considerar en la Orden de Trabajo.
Contacto: Seleccione el contacto a considerar en la Orden de Trabajo.
: Al seleccionar este botn, se levantar una nueva pantalla donde podr grabar un nuevo contacto en el sistema,
para esto indique la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, Email y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado
.
directamente, o bien ser seleccionado desde la Tabla de Cargos, a travs del botn de bsqueda
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la
Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este
Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs
del botn Correo que all se presenta.
ORDENES DE TRABAJO
7-3
Email Contacto: Indique el Email del contacto, el sistema desplegar esta informacin si anteriormente fue grabado.
Vendedor: Seleccione el vendedor a considerar en la Orden de Trabajo.
Referencia: Texto que permite ingresar hasta 250 caracteres.
Responsable: Indique el responsable en la generacin de la Orden de Trabajo.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:
Dentro de esta ventana, deber indicar la descripcin o nombre del documento que desea asociar
(largo mximo 90 caracteres alfanumricos), y la ruta del documento que desea asociar, el cual
podr ser seleccionado a travs del botn
7-4
Dentro de esta pantalla podr: Agregar nuevas Notas, Modificar o Eliminar las Notas existentes.
Importante: El botn Ver todas las notas levantar un archivo PDF con todas las Notas asociadas a la Orden de
Trabajo, indicando la fecha y el usuario que la ingres.
Carpeta Items
Permite ingresar el detalle de la Orden de Trabajo.
ORDENES DE TRABAJO
7-5
Consideraciones:
El mximo de niveles permitido ser de 3.
La Agrupacin puede ser asignada al Nivel 1 2.
Los otros tipos de tem pueden ser asignados al Nivel 1, 2 3.
El usuario podr asociar todos los tems que desea, pudiendo repetir el tem cuantas veces lo necesite.
Recuerde que la Unidad de Medida puede ser Cantidad o Tiempo, si es tiempo deber indicarlo con el siguiente formato
HHH:MM:SS.
A continuacin, como ejemplo se detallar el ingreso de informacin de los tems Agrupacin y Tareas.
Agrupacin
7-6
, se activar una vez ingresada la informacin y seleccionado el botn OK, permitir ver la
- Botn
tarea que se ha ingresado, la cual podr ser modificada, ver pantalla siguiente:
ORDENES DE TRABAJO
7-7
Seleccionando este botn, podr emitir el Informe Orden de Trabajo Resumida, el cual despliega la informacin a travs de una
planilla Excel correspondiente a la cantidad y descripcin de los tems considerados en la Orden de Trabajo, tal como se muestra a
continuacin:
Permite emitir el Informe Orden de Trabajo Detallada, el cual despliega en una Planilla Excel, toda la informacin con el detalle
de la Orden de Trabajo, tal como se muestra a continuacin:
7-8
Importante:
Si una Orden de Trabajo tiene asociada un Presupuesto o una Cotizacin, el sistema permitir hacer modificaciones teniendo
las siguientes consideraciones:
De la carpeta Informacin General se podrn modificar los datos del contacto, Vendedor, Referencias y Responsable.
Si un tem ya tiene consumos y/o avances slo podr modificar las cantidades, previo mensaje de advertencia
Si un tem ya tiene consumos y/o avances no se permitir eliminar, se dar mensaje de advertencia.
Si la Orden de Trabajo tiene asignado una Cotizacin, se debe modificar el estado de sta Cotizacin, quedando de la
siguiente forma: Estado=VIGENTE y Etapa=EN COTIZACION
Si la Orden de Trabajo tiene asignado un Presupuesto, se debe modificar el estado de ste Presupuesto, quedando de
la siguiente forma: Estado=VIGENTE y Etapa=EN PRESUPUESTO
Importante:
No podr eliminar una Orden de Trabajo, si en ella se han realizado consumos y/o avances.
ORDENES DE TRABAJO
7-9
7.2 Consumos
Objetivo
Permite realizar consumos de Materiales, Mano de Obra, Maquinarias, Trabajos de Terceros Otros Conceptos y generar Guas de
Despacho a partir de solicitudes de materiales.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
7.2.1 Materiales
Objetivo
Permitir realizar una Solicitud de Materiales para el consumo de una Orden de Trabajo.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
7-10
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de Solicitud:
travs del botn .
Ingrese la fecha de Solicitud, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada a
Buscar un Material en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, pudiendo
seleccionar uno de los materiales existentes en el documento.
(Previamente Consumidos): Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo,
permite visualizar los materiales utilizados que existen en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario de
bsqueda rpida donde podr consultar que Ordenes de Trabajo tienen Materiales asociadas, tal como se muestra a continuacin:
ORDENES DE TRABAJO
7-11
7-12
Cantidad Ppto.: Indicar si el material se encuentra asociado a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene permiso
para ello.
Cantidad Neta Solicitada: Indicar si el material tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso para
ello.
Cantidad a Solicitar: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad a consumir, se permitir consumir
ms de lo presupuestado o agregar un material que no est presupuestado, siempre y cuando el usuario tenga el permiso de
consumo adicional.
Justificacin Solicitud Adicional: Slo se habilitara si el usuario consume ms de lo presupuestado, en este caso se debe
ingresar la justificacin.
Junto a esta informacin se encuentran los siguientes botones:
Permite ingresar un material que no est presupuestado, o bien seleccione el botn derecho
del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
para agregar un material, el sistema desplegar una nueva ventana:
Este botn se habilitar slo si en la carpeta Materiales, proceso Parmetros fue seleccionado el
check Sugiere cantidades pendientes en Solicitud de Materiales (Aplica slo en documentos nuevos). Al seleccionar este botn
podr indicar que el sistema sugiera como Cantidad a Solicitar el pendiente o diferencia entre la Cantidad Ppto y la Cantidad
Consumida para el material en mantencin y podr modificar las cantidades sugeridas, ingresando por el detalle del tem.
Este botn se habilitar slo si en la carpeta Materiales, proceso Parmetros fue seleccionado el
check Sugiere cantidades pendientes en Solicitud de Materiales (Aplica slo en documentos nuevos). Permite indicar que el
proceso sugerir las cantidades pendientes para cada uno de los tems de la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, podr modificar las
cantidades sugeridas, ingresando por el detalle del tem.
ORDENES DE TRABAJO
7-13
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
Seleccione el filtro a considerar en la generacin de Gua de Despacho, pudiendo ser: Rango Solicitudes, Rango Ordenes de
Trabajo, Rango Fechas de Solicitud o por Materiales.
Importante: slo se considerarn las Ordenes de Trabajo que se encuentren en estado En Desarrollo, y adems que la
Cantidad Solicitada sea mayor a la Cantidad registrada en la Gua de Salida.
Indicado el filtro, seleccione el botn OK para continuar con el proceso.
Figura N 2
7-14
Dentro de esta pantalla se desplegar la siguiente informacin: N Solicitud, N Orden de Trabajo, Material y Cantidad a
Distribuir.
Junto a la informacin desplegada, deber indicar lo siguiente:
Bodega:
Esta columna es editable y como ayuda muestra un botn para visualizar las bodegas definidas en el sistema
Para las Salidas slo se permitir seleccionar bodegas con stock
El sistema no permitir duplicar la bodega
Cantidad a Despachar:
Esta columna es editable permitiendo indicar un valor menor o igual al indicado en Cantidad a Distribuir
El sistema validar que la cantidad no sea mayor al stock y que la sumatoria de la columna Cantidad a Generar sea
menor o igual a la Cantidad a Distribuir.
ORDENES DE TRABAJO
7-15
Stock:
Corresponde al stock del material en la bodega ingresada. El sistema permitir eliminar un registro de la grilla,
marcando la fila completa y presionando el botn Suprimir, se solicitar confirmar la eliminacin.
Finalizado el ingreso, seleccione el botn Volver para registrar la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Importante:
Al distribuir en bodega, el sistema modificar el botn
y lo dejar como
, esto indicar que la cantidad a
despachar se encuentra distribuida en la(s) bodega(s) que maneja el sistema tal como se muestra a continuacin:
Generacin de la Gua:
Seleccione el botn
Importante:
En la generacin de la Gua, se considerarn slo los registros que tengan en la columna Cantidad a Despachar un
valor mayor a cero.
Una vez generada la o las Guas de Salida, el sistema desplegar un mensaje indicando que en el rea C:\Softland\Datos\XXXXXX
se gener el archivo mt_GeneraGuas_AAAAMMDD. TXT en el que se registran los resultados diarios de la generacin de Guas,
el cual podr ser visualizado, o bien se regresa a la pantalla principal del proceso.
7-16
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de Consumo:
travs del botn .
Ingrese la fecha de Consumo, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada a
Buscar una Mano de Obra en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar las Mano de Obra existentes en el documento.
(Previamente Consumidos): Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo,
permite visualizar los documentos de consumo que existan para la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario de
bsqueda rpida donde podr consultar que Ordenes de Trabajo tienen Mano de Obra asociadas, tal como se muestra a
continuacin:
ORDENES DE TRABAJO
7-17
7-18
Permite ingresar un material que no est presupuestado, o bien seleccione el botn derecho
del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
opte para agregar un material, el sistema desplegar una nueva ventana:
ORDENES DE TRABAJO
7-19
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de Consumo:
travs del botn .
Ingrese la fecha de Consumo, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada a
Buscar una Maquinaria en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar las Maquinarias existentes en el documento.
(Previamente Consumidos): Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite
visualizar los documentos de consumo que existan para la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario de
bsqueda rpida donde podr consultar que Ordenes de Trabajo tienen Maquinarias asociadas, tal como se muestra a
continuacin:
7-20
Detalle de Maquinarias
Una vez ingresado el N de la Orden de Trabajo, el sistema mostrar en el rbol todos aquellos tems que contengan Maquinarias.
ORDENES DE TRABAJO
7-21
Permite ingresar una maquinaria que no est presupuestada, o bien seleccione el botn
derecho del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
que opte para agregar un material, el sistema desplegar una nueva ventana:
7-22
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de Consumo:
travs del botn .
Ingrese la fecha de Consumo, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada a
Buscar un Trabajo de Tercero en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento,
permitiendo seleccionar los Trabajos a Terceros existentes en el documento.
(Previamente Consumidos): Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo,
permite visualizar los documentos de consumo que existan para la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario de
bsqueda rpida donde podr consultar que Ordenes de Trabajo tienen Trabajos de Terceros asociados, tal como se muestra a
continuacin:
ORDENES DE TRABAJO
7-23
7-24
, cualquiera sea la
ORDENES DE TRABAJO
7-25
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de Consumo:
travs del botn .
Ingrese la fecha de Consumo, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada a
Buscar Otros Conceptos en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar Otros Conceptos existentes en el documento.
(Previamente Consumidos): Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo,
permite visualizar los documentos de consumo que existan para la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario de
bsqueda rpida donde podr consultar que Ordenes de Trabajo tienen Otros Conceptos Utilizados asociados, tal como se
muestra a continuacin:
7-26
ORDENES DE TRABAJO
7-27
7-28
7.3 Devoluciones
Objetivo
Permite realizar devoluciones de Materiales, Mano de Obra, Maquinarias, Trabajos de Terceros Otros Conceptos y generar Guas
de Entrada de materiales a las distintas bodegas.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
7.3.1 Materiales
Objetivo
Permite realizar devoluciones de materiales y generar Gua de Entrada al sistema de Inventario y Facturacin.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
ORDENES DE TRABAJO
7-29
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de devolucin: Ingrese la fecha de devolucin, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada
a travs del botn .
Buscar un Material en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar uno de los materiales existentes en el documento.
: Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite visualizar los
materiales devueltos que existen en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario, tal como se muestra a
continuacin:
7-30
ORDENES DE TRABAJO
7-31
Estado tem: Desplegar el estado del tem al momento de la consulta, puede ser: Vigente, Terminado, Eliminado, Anulado.
Cantidad Ppto.: Indicar si el material se encuentra asociado a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene permiso
para ello.
Cantidad Neta Solicitada: Indicar si el material tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso para
ello.
Cantidad a Devolver: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad a devolver,
Importante: Podr devolver ms cantidad de lo solicitado, siempre y cuando se encuentre seleccionado el check Permite
generar devoluciones por cantidades mayores a las solicitadas en el proceso Parmetros, carpeta Generales.
Junto a esta informacin se encuentra activo el siguiente botn:
, cualquiera sea la
7-32
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
Seleccione el filtro a considerar en la generacin de Gua de Entrada, pudiendo ser: Rango Devoluciones, Rango Ordenes de
Trabajo (slo se considerarn las que se encuentren en estado En Desarrollo), Rango Fechas de Devoluciones o por Materiales.
Importante: slo se considerarn las Ordenes de Trabajo que se encuentren en estado En Desarrollo, y adems que la
Cantidad Solicitada sea mayor a la Cantidad registrada en la Gua de Salida.
Indicado el filtro, seleccione el botn OK para continuar con el proceso.
Figura N 2
ORDENES DE TRABAJO
7-33
Dentro de esta pantalla se desplegar la siguiente informacin: N Devolucin, N Orden de Trabajo, Material y Cantidad a
Distribuir.
Junto a la informacin desplegada, deber indicar lo siguiente:
Bodega:
Esta columna es editable y como ayuda muestra un botn para visualizar las bodegas definidas en el sistema
El sistema no permitir duplicar la bodega
Cantidad a Devolver:
Esta columna es editable
El sistema validar que la suma de la columna Cantidad a Devover sea igual a la Cantidad a Distribuir.
7-34
Stock:
Corresponde al stock del material en la bodega ingresada. El sistema permitir eliminar un registro de la grilla,
marcando la fila completa y presionando el botn Suprimir, se solicitar confirmar la eliminacin.
Finalizado el ingreso, seleccione el botn Volver para registrar la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Importante:
Al distribuir en bodega, el sistema modificar el botn
y lo dejar como
, esto indicar que la cantidad a
devolver se encuentra distribuida en la(s) bodega(s) que maneja el sistema tal como se muestra a continuacin:
Generacin de la Gua:
Seleccione el botn
Importante:
En la generacin de la Gua, se considerarn slo los registros que tengan en la columna Cantidad a Devolver un valor
mayor a cero.
Una vez generada la o las Guas de Entrada, el sistema desplegar un mensaje indicando que en el rea
C:\Softland\Datos\XXXXXX se gener el archivo MT_GeneraGuas_AAAAMMDD. TXT en el que se registran los resultados
diarios de la generacin de Guas, el cual podr ser visualizado, o bien si no desea visualizarlo, el sistema regresar a la pantalla
principal del proceso.
ORDENES DE TRABAJO
7-35
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de devolucin: Ingrese la fecha de devolucin, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada
a travs del botn .
Buscar una Mano de Obra en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar una de las manos de Obra existentes en el documento.
: Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite visualizar Mano de Obra
devuelta que exista en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario, tal como se muestra a continuacin:
7-36
Columna N tem: Corresponde al tem de la Orden de Trabajo de acuerdo a la mano de obra seleccionada.
Columna Agrupacin: En el caso de existir despliega la descripcin de la agrupacin
Columna Sub Agrupacin: En el caso de existir, despliega la descripcin de la Sub Agrupacin.
Columna Tarea: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Tarea.
Columna Receta: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Receta.
ORDENES DE TRABAJO
7-37
Estado tem: Desplegar el estado del tem al momento de la consulta, puede ser: Vigente, Terminado, Eliminado, Anulado.
Cantidad Ppto.: Indicar si la mano de obra se encuentra asociada a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene
permiso para ello.
Cantidad Consumida: Indicar si la mano de obra tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso para
ello.
Cantidad a Devolver: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad en tiempo a devolver.
Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Permite ingresar una mano de obra que no est presupuestado, o bien seleccione el botn
derecho del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
forma que opte para agregar una mano de obra, el sistema desplegar una nueva ventana:
, cualquiera sea la
7-38
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de devolucin: Ingrese la fecha de devolucin, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada
a travs del botn .
Buscar una Maquinaria en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar una maquinaria existente en el documento.
: Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite visualizar Maquinaria
devuelta que exista en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario, tal como se muestra a continuacin:
ORDENES DE TRABAJO
7-39
7-40
Estado tem: Desplegar el estado del tem al momento de la consulta, puede ser: Vigente, Terminado, Eliminado, Anulado.
Cantidad Ppto.: Indicar si la maquinaria se encuentra asociada a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene permiso
para ello.
Cantidad Consumida: Indicar si la maquinaria tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso para
ello.
Cantidad a Devolver: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad en tiempo a devolver.
Junto a esta informacin se encuentra activo el siguiente botn:
Permite ingresar una maquinaria que no est presupuestado, o bien seleccione el botn
derecho del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
que opte para agregar una maquinaria, el sistema desplegar una nueva ventana:
ORDENES DE TRABAJO
7-41
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de devolucin: Ingrese la fecha de devolucin, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada
a travs del botn .
Buscar una Maquinaria en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar una maquinaria existente en el documento.
: Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite visualizar los
Trabajos de Terceros devueltos que exista en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo, desplegar un formulario, tal como se muestra
a continuacin:
7-42
Columna N tem: Corresponde al tem de la Orden de Trabajo de acuerdo a la trabajo de tercero seleccionado.
Columna Agrupacin: En el caso de existir despliega la descripcin de la agrupacin
Columna Sub Agrupacin: En el caso de existir, despliega la descripcin de la Sub Agrupacin.
Columna Tarea: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Tarea.
Columna Receta: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Receta.
ORDENES DE TRABAJO
7-43
Estado tem: Desplegar el estado del tem al momento de la consulta, puede ser: Vigente, Terminado, Eliminado, Anulado.
Cantidad Ppto.: Indicar si el trabajo de tercero se encuentra asociado a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene
permiso para ello.
Cantidad Consumida: Indicar si el trabajo de tercero tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso
para ello.
Cantidad a Devolver: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad en tiempo a devolver.
Junto a esta informacin se encuentra activo el siguiente botn:
7-44
N Documento:
Campo numrico identificador del documento, el sistema asignar este N de forma automtica, sin
necesidad de que el usuario digite el cdigo, ste ser el ltimo grabado en el sistema ms 1.
N Orden de Trabajo: Es un campo numrico que permite seleccionar la Orden de Trabajo asociada al documento, su ingreso es
obligatorio, la Orden de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos para poder ser asociada a un
documento:
Debe tener al menos un tem asociado al concepto del documento
El Estado de la Orden de Trabajo debe ser distinto de Terminada y Anulada
Estado:
Fecha de devolucin: Ingrese la fecha de devolucin, el sistema desplegar la fecha del da actual, la cual puede ser modificada
a travs del botn .
Buscar Otro Concepto en la Orden de Trabajo: Permite realizar un filtro visual sobre los tems del documento, permitiendo
seleccionar otro concepto existente en el documento.
: Este botn se habilita con el ingreso del N de la Orden de Trabajo, permite visualizar Otros
Conceptos devueltos que existan en la Orden de Trabajo. Al seleccionarlo.
ORDENES DE TRABAJO
7-45
Columna N tem: Corresponde al tem de la Orden de Trabajo de acuerdo al otro concepto seleccionado.
Columna Agrupacin: En el caso de existir despliega la descripcin de la agrupacin
Columna Sub Agrupacin: En el caso de existir, despliega la descripcin de la Sub Agrupacin.
Columna Tarea: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Tarea.
Columna Receta: En el caso de existir, despliega el cdigo de la Receta.
Estado tem: Desplegar el estado del tem al momento de la consulta, puede ser: Vigente, Terminado, Eliminado, Anulado.
Cantidad Ppto.: Indicar si el otro concepto se encuentra asociado a un presupuesto y slo ser visible si el usuario tiene
permiso para ello.
Cantidad Consumida: Indicar si el otro concepto tiene consumos previos y slo ser visible si el usuario tiene permiso para
ello.
Cantidad a Devolver: Debe estar habilitado para que el usuario pueda ingresar la cantidad en tiempo a devolver.
Junto a esta informacin se encuentra activo el siguiente botn:
Permite ingresar Otros Conceptos que no estn presupuestados, o bien seleccione el botn
derecho del mouse en el rbol, tras lo cual se habilitara un men con la opcin
forma que opte para agregar otros conceptos, el sistema desplegar una nueva ventana:
, cualquiera sea la
7-46
ORDENES DE TRABAJO
7-47
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
Fecha Avance: El sistema sugerir la fecha del da, la cual podr ser modificada a travs del botn
(ingreso obligatorio).
N Orden de Trabajo: Ingrese el N de Orden de Trabajo a consultar, el cual puede ser digitado directamente o bien
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.
Estado: El sistema desplegar el estado en que se encuentra la Orden de Trabajo seleccionada.
Junto a esta informacin, se encuentra activo el siguiente botn:
: Permite consultar los avances que existan para una Orden de Trabajo, si ya ingres el N de la Orden
de Trabajo se mostrarn los avances realizados de ella, tal como se muestra en la siguiente ventana:
Importante:
Si selecciona uno de los avances, el sistema mostrar toda la informacin de avances de la fecha seleccionada,
permitiendo modificarla, slo si la Orden de Trabajo an est VIGENTE.
7-48
Una vez ingresado el N de la Orden de Trabajo, se mostrar en el rbol todos los temes de la Orden de Trabajo, tal como se
muestra a continuacin:
Funcionamiento del Detalle:
Al desplazarse por el rbol, debe ir mostrando el detalle de los avances, pero si se ubica en el tem principal AVANCES, no
debe mostrar la informacin al lado derecho.
Al ingresar un nuevo avance o modificar, los campos % Avance y Terminado deben estar habilitados.
Asignacin % de Avance:
Se permitir asignar % en cualquier nivel del rbol, teniendo las siguientes consideraciones:
Ejemplo:
o Podr asignar % de avance al nivel superior (nodo padre) siempre y cuando los niveles inferiores (nodos hijos) no
tengan asignado % o el % asignado sea igual para todo el nivel, ejemplos:
Caso 1: se asigna 10% al 01-00-000 ya que los niveles inferiores no tiene asignado % de Avance.
En este caso, todo lo que se encuentre bajo el nivel 01-00-000 se asignar el mismo %, quedando de
la siguiente forma:
ORDENES DE TRABAJO
7-49
Caso 2: se asigna 15% al 01-00-000 ya que todos los niveles inferiores tienen asignado el mismo % de
Avance.
En este caso, todo lo que se encuentre bajo el nivel 01-00-000 se asignar el mismo %
o
No podr asignar % de avance a un nivel superior cuando los niveles inferiores tengan distintos % de avances
asignados, ejemplo:
Caso 3: se quiere asignar 10% al 01-00-000 pero no se debe permitir.
Si al ingresar el % de avance se detecta que es menor al % ingresado anteriormente, el sistema mostrar el siguiente
mensaje:
Asignacin de Estado:
Podr indicar el estado a cualquier nivel del rbol, teniendo las siguientes consideraciones:
Si se da por terminado el nodo padre, todos los nodos hijos se darn por terminados, ejemplo:
7-50
Una vez ingresada la informacin y hechas las validaciones necesarias, seleccione el botn
Herramientas para grabar el registro de % de avance ingresado.
ubicado en la 2 Barra de
Modificar un Avance:
Un avance se podr modificar slo si la Orden de Trabajo est en los siguientes estados: VIGENTE - APROBADA EN
DESARROLLO.
Para modificar los avance de las Ordenes de Trabajo que estn TERMINADAS, debe tener asignado el permiso.
Eliminar un Avance:
Un avance se podr eliminar slo si la Orden de Trabajo est en los siguientes estados: VIGENTE - APROBADA EN
DESARROLLO.
CONSULTAS
8-1
8. Consultas
Objetivo
A travs de este proceso se podrn consultar las Ordenes de Trabajo generadas en el sistema, las Cotizaciones por vencimiento de
vigencia y las Cotizaciones Aprobadas o Rechazadas a una determinada fecha.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
8-2
Estado:
Seleccione D la caja de chequeo de el o los estados de las Ordenes de Trabajo que desea consultar, los cuales
pueden ser: No Iniciadas, En Desarrollo o Terminadas (seleccin obligatorio).
Clientes:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado
desplegar una lista donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Vendedores:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los vendedores que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado
desplegar una lista donde podr seleccionar el vendedor que desea considerar.
Entidades:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todas las entidades que registra el sistema o Una en
particular. Al optar por una, se habilitar un recuadro con todas las entidades a las cuales puede consultar.
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 2
Figura N 2
Dentro de esta pantalla se visualizarn las Ordenes de Trabajo que cumplen con los filtros seleccionados, adems estarn activos
los siguientes botones:
Permite visualizar y consultar la Orden de Trabajo seleccionada en pantalla, tal como se muestra a continuacin:
CONSULTAS
8-3
Seleccionando este botn, el sistema mostrar todos los consumos y devoluciones relacionados a la Orden de Trabajo y el detalle
de Avances.
Seor Usuario:
Los botones
dependiendo del tipo de movimiento, mostrarn el detalle de Consumo, Solicitud, Devoluciones y/o Avances que
registra la Orden de Trabajo seleccionada dentro del sistema.
8-4
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar los siguientes filtros de consulta:
Figura N 1
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado
desplegar una lista donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Cotizaciones:
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 2
CONSULTAS
8-5
Figura N 2
Dentro de esta pantalla se visualizarn Cotizaciones que registran vencimientos y que cumplen con los filtros seleccionados,
adems estar activo el siguiente botn:
Permite visualizar y consultar la Cotizacin junto a su versin que se encuentra seleccionada en la grilla, tal como se muestra a
continuacin.
8-6
Operatoria
Al ingresar a esta se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar los siguientes filtros de consulta:
Figura N 1
Rango de Cotizaciones:
Indique el rango de Cotizaciones y versin a considerar en la consulta, este rango pude ser digitado
directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda (ingreso
obligatorio).
Rango de Fechas: Indique el rango de fechas desde/hasta a considerar para visualizar la informacin, las fechas podrn ser
digitadas directamente, o bien ser seleccionadas a travs del botn
(ingreso obligatorio).
Clientes:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado
desplegar una lista donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Estado:
Seleccione D la caja de chequeo de el o los estados de las Cotizaciones que desea consultar, los cuales
pueden ser: Aprobadas y Rachazadas (seleccin obligatorio).
Vendedores:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los vendedores que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado
desplegar una lista donde podr seleccionar el vendedor que desea considerar.
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 2
CONSULTAS
8-7
Figura N 2
Dentro de esta pantalla se visualizarn Cotizaciones Aprobadas y/o Rechazadas dependiendo de los filtros seleccionados, adems
estarn activos los siguientes botones:
Permite visualizar y consultar la Cotizacin junto a su versin que se encuentra seleccionada en la grilla, tal como se muestra a
continuacin.
8-8
Al seleccionar este botn, el sistema mostrar un formulario indicando la fecha, usuario y el motivo del rechazo o de la aprobacin
de la Cotizacin, tal como se muestra a continuacin:
INFORMES
9-1
9. Informes
Objetivo
A travs de este proceso se podrn emitir variados informes con antecedentes referentes a: Gestin de Ordenes de Trabajo,
Requerimientos de Insumos para Ordenes de Trabajo y Control de Presupuesto.
La informacin que pueda ser obtenida a travs de ellos, podr ser condicionada, mediante una serie de parmetros proporcionados
por el sistema, en las distintas opciones.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos:
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se desplegar una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
9-2
Seleccione D la caja de chequeo de el o los estados de las Ordenes de Trabajo a considerar en el informe, los
cuales pueden ser: En Desarrollo o Terminadas (seleccin obligatorio).
Seor Usuario:
Slo si tiene el permiso asignado podr seleccionar D la caja de chequeo para incluir en el informe los Costos de la Orden de
Trabajo, de lo contrario el sistema lo advertir indicando que no esta autorizado.
Clientes:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en particular.
Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar una lista
donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Vendedores:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los vendedores que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar
una lista donde podr seleccionar el vendedor que desea considerar.
Entidades:
Seleccione el botn de opciones para considerar una o todas las entidades definidas en el sistema. Al optar por
Una, se cargar el cambo con todas las entidades definidas, pero se ver seleccionada la entidad que se defini
por defecto, permitiendo seleccionar cualquier otra existente.
Finalmente, seleccione mediante el botn de opciones si el informe ser emitido con o sin formato a una planilla Excel.
Importante:
Para los materiales, el consumo real corresponde a la diferencia entre las solicitudes y Devoluciones registradas para la Orden de
Trabajo
Indicados los parmetros a considerar presione el botn OK, tras lo cual traspasar la informacin a una Planilla Excel, permitiendo
hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.
A continuacin se mostrarn 2 ejemplos de este informe con y sin formato.
Informe a Excel con Formato
INFORMES
9-3
9-4
Filtros
Rango de Ordenes de Trabajo:
Indique el rango de Ordenes de Trabajo a considerar en la emisin del informe, este rango pude ser digitado
directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda (ingreso
obligatorio).
Clientes:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en particular.
Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar una lista
donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Rango de Fechas:
Indique el rango de fechas desde/hasta a considerar en la emisin del informe, las fechas podrn ser digitadas
directamente, o bien ser seleccionadas a travs del botn
(ingreso obligatorio).
Insumos:
Seleccione D la caja de chequeo para indicar los insumos que sern considerados en la emisin del informe. El
sistemas mostrar preseleccionado los insumos: Mano de Obra, Materiales y Maquinarias, los cuales podrn ser
considerados segn se requiera.
Bodega:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todas las bodegas que registra el sistema o Una en particular.
Al optar por una, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar una lista
donde podr seleccionar la bodega que desea considerar.
Finalmente, seleccionando el botn de opciones podr indicar si desea emitir el informe en forma resumida o detallada y con o sin
formato.
Indicada toda la informacin, podr emitir el informe en una Planilla Excel seleccionando e botn
Herramientas
ubicado en la 2 Barra de
INFORMES
A continuacin se muestran ejemplos de este informe
Resumido con Formato
9-5
9-6
Detallado sin Formato
INFORMES
9-7
Rango de Presupuesto:
Indique el rango de Presupuestos y versin a considerar en la emisin del informe, este rango puede ser digitado
directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda (ingreso
obligatorio).
El botn informativo
desplegar el siguiente mensaje:
Slo se considerarn los Presupuestos + versin que estn asociados una Orden de Trabajo.
Cliente:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los clientes que registra el sistema o Uno en particular.
Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar una lista
donde podr seleccionar el cliente que desea considerar.
Vendedores:
Seleccione el botn de opciones para considerar: Todos los vendedores que registra el sistema o Uno en
particular. Al optar por uno, el sistema habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar
una lista donde podr seleccionar el vendedor que desea considerar.
Si desea incluir en el informe Ampliaciones de Presupuesto, seleccione Dla caja de chequeo para indicarlo.
Entidades:
Seleccione el botn de opciones para considerar una o todas las entidades definidas en el sistema. Al optar por
Una, se cargar el cambo con todas las entidades definidas, pero se ver seleccionada la entidad que se defini
por defecto, permitiendo seleccionar cualquier otra existente.
9-8
Finalmente, seleccione mediante el botn de opciones si el informe ser emitido con o sin formato a una planilla Excel.
Importante:
Para el consumo y costeo real de los Materiales, se considerarn las Guas de Salida y Entrada registradas en el Sistema de
Inventario y Facturacin.
Indicados los parmetros a considerar presione el botn OK, tras lo cual traspasar la informacin a una Planilla Excel, permitiendo
hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.
A continuacin se mostrarn 2 ejemplos de este informe con y sin formato.
Informe a Excel con Formato
APENDICE A
A-1
A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones.
Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:
Caja de chequeo
A-2
Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe
elegir slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:
APENDICE A
A-3
Flechas Incremento/Decremento
Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.
A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el
estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la
lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.
A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.
Barras de desplazamiento
Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no
se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario
y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente
figura:
Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.
APENDICE A
A-5
A-6
Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.
Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al
proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:
Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con
el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se
encuentran activos los siguientes botones:
Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente
al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.
APENDICE A
A-7
Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar
por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica
sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el
ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.
Botn Zoom
Permite aumentar o disminuir el tamao de la pantalla de la opcin y las pantallas que se despliegan
desde sta.
Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.
A-8
A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se
pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.
Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre
presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento.
A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos
Clientes y Cobranzas
Proveedores y Tesorera
Inventario y Facturacin
Recursos Humanos
Ordenes de Compras
APENDICE A
A-9
Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o
como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.
A-10
APENDICE A
A-11
Control de Teclado
En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee
buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en
blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB
-Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB
-Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar
BARRA ESPACIADORA
-Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S
-Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O
-Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V
A-12
PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo:
se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
F7:
F2:
F4:
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
APENDICE A
A-13
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D
Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
F7:
F2:
F4
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores :
F3, F8, Control B
( Para todas estas alternativas )
A-14
Alt + Flecha Abajo
( Para todas estas alternativas )
Estado Factura
Cdigo Producto
Consulta Stock
Consulta Stock
Aplicar descuento
APENDICE A
A-15
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Buscador:
Control + B
( para todas estas opciones )
A-16
Accin
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2: para modificar detalle
APENDICE A
A-17
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Consulta Productos
Consulta Stock
Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla ALT
+ Letra subrayada.
F7:
F2:
F4:
F11:
F12:
F9:
A-18
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
APENDICE A
A-19
Accin
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2 para modificar detalle
A-20
Accin
Barra espaciadora,
habilita el check
Alt + fecha hacia abajo
( para todas estas opciones )
Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
APENDICE A
A-21
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Por ejemplo:
- Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago
ALT +B:
F9 (Botn de la Toolbar)
Salir de Comprobante Contable:
F7 (Botn de la Toolbar)
Agregar un Comprobante Contable:
F11 (Botn de la Toolbar)
F2 (Botn de la Toolbar)
F4 (Botn de la Toolbar)
Para ingresar con el teclado ALT +
Fecha Hacia Bajo
F3
- Aceptar:
- Cancelar:
A-22
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
APENDICE A
A-23
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar
Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe
presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo
APENDICE B
B-1
Llave:
Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el
proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2.
Administracin de Seguridad".
B-2
Calculadora:
Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir
pulsar Alt + F4.
Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo
del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn
"Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en
caso de solicitar soporte acerca de su sistema.
Para salir se usa el botn OK.
Ayuda:
Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin
inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.
Conexin WEB:
Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del
acceso a Internet.
Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o
impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente:
APENDICE B
B-3
Imprimir:
Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma
forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de
Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:
Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar
en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la
direccin de aquel que se seleccione.
Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.
B-4
Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una
ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato
deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual
ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que
el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan
definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin
(Figura 2).
Figura 2
Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows:
Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se
deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y
1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar",
donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado
(Ver Figura 3).
Figura 3
Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.
APENDICE B
B-5
Correo Electrnico:
Excel:
Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.
Agrega:
Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen
informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y
Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin.
Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos
en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la
siguiente Figura:
Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual
la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro.
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.
Modifica:
B-6
Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos
casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del
registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se
desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.
Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya
sea nueva o modificada.
Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.
Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida
solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin
Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:
APENDICE B
B-7
Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los
antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos
donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland
en que se est trabajando.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el
Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:
Contabilidad y Presupuestos
Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin,
cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso
de Auxiliares.
B-8
Comprobantes:
Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men
Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el
Captulo Ingreso de Comprobantes.
Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men
Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Clasificado y Estado de Resultado.
Equivalencias:
Balance Tributario:
Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance
Tributario.
Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro
Mayor, Caja.
Libro Diario:
APENDICE B
B-9
Inventario y Facturacin
Consulta de Stock:
Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.
Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se
describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.
B-10
Ficha de Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.
Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual
se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que
aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el
manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe
en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.
Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.
APENDICE B
B-11
Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros,
descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Recursos Humanos
Fichas
Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Ingreso de Prstamos
B-12
Clculo de Remuneraciones
Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Emisin de Cheques
Cumpleaos...
Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente.
Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs
del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo.
Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando
los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail
Global.
Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
APENDICE B
B-13
Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita
en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos,
descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Ordenes de Compras
Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este
mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.
Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros,
descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.
B-14
Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el
Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.
Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.
Activo Fijo
Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de
las ubicaciones y traslados de los activos.
APENDICE C
C-1
Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log
de transacciones.
2.-
Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas,
triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4
respectivamente.
3.-
En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de
ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.
4.-
El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente
el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.
Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra rea de
Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
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APENDICE D. TABLAS
D-1
Apndice D. Tablas
Objetivo
Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas Softland.
La Tablas de datos son aquellas que permiten ingreso y revisin de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos
procesos de un sistema Softland. Por ejemplo: Vendedores, Giros, Monedas y equivalencias, Categoras de Auxiliares, Cargos,
Pas, Ciudad, Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier
proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en
alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.
Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema Softland que est en uso, la
opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.
D-2
Vendedores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como
registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor.
El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Vendedores
Cdigo
Descripcin
0001
0002
0003
0004
0005
Jos Paredes
Yasmn Gatica M.
Pedro Cruz C.
Lilian Muoz S.
Carmen Solis S.
APENDICE D. TABLAS
D-3
Giros
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Giros (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los
Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Giros
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Giros
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
005
006
Industrial
Comercializadora
Computacin
Distribuidora
Panificadora
Restaurant
D-4
Cargos
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cargos (Ejemplo: Gerente de adquisiciones, Jefe de Produccin, Secretaria, etc.) que sern
asignados a los contactos de los Auxiliares, en sus respectivas fichas, y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Cargos
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Cargos
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
005
006
007
008
Programador
Analista Sistemas
Digitador
Aux. Contabilidad
Cobrador
Cajero
Gerente General
Gerente Contralor
APENDICE D. TABLAS
D-5
Cobradores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cobradores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Cobradores
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Cobradores
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Ren Arenas C.
Luis Andrade
Cecilia Vallejos R.
Pedro Torres N.
D-6
Condicin de Venta
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N
de Vencimientos a asignar.
El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos
casos los campos son alfanumricos.
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Condicin de Venta
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Contado
Cheque 30 Das
Cheque 30, 60 Das
Crdito
APENDICE D. TABLAS
D-7
Zonas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Zonas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Zonas
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Zonas
Cdigo
Descripcin
01
02
03
ZONA NORTE
ZONA CENTRAL
ZONA SUR
D-8
Canales
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus
respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Canales
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Canales
Cdigo
Descripcin
01
02
03
04
MAYORISTA
MINORISTA
DISTRIBUIDOR
INSTITUCIN
APENDICE D. TABLAS
D-9
Categoras de Auxiliares
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Categoras de Auxiliares, (ejemplo: Cumplidor, Moroso, etc.) que sern asignados a
los Auxiliares de tipo Cliente en sus respectivas fichas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Fecha: 18/11/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
CATEGORIAS DE AUXILIARES
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Cumplidor
Moroso
Bloqueado
Inestable
D-10
Pas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados
en Recursos Humanos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Pases
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Pases
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Chile
Argentina
Per
Bolivia
APENDICE D. TABLAS
D-11
Regin
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos:
-
Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.
D-12
Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO
DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8
Fecha:
Pgina:
Regin
Cdigo
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Primera
Segunda
Tercera
Cuarta
Quinta
Sexta
Sptima
Octava
Novena
Dcima
Undcima
Duodcima
Metropolitana
11/12/2007
1
APENDICE D. TABLAS
D-13
Provincia
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.
D-14
Informe de Provincias
Fecha:
Pgina:
Provincia
Cdigo
011
012
013
021
022
023
031
032
033
041
042
043
044
051
052
053
Descripcin
Regin
Iquique
Arica
Parinacota
Antofagasta
El Loa
Tocopilla
Copiap
Chaaral
Huasco
Elqui
Choapa
Limar
Illapel
Valparaso
Isla de Pascua
Los Andes
Primera
Primera
Primera
Segunda
Segunda
Segunda
Tercera
Tercera
Tercera
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Quinta
Quinta
Quinta
11/12/2007
1
APENDICE D. TABLAS
D-15
Ciudad
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Ciudades
Cdigo
Descripcin
Regin
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Arica
Antofagasta
Iquique
La Serena
Via Del Mar
Santiago
Talca
Concepcin
Osorno
Primera
Segunda
Primera
Cuarta
Quinta
Metropolitana
Sptima
Octava
Dcima
D-16
Comuna
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Comunas
Cdigo
Descripcin
Regin
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Las Condes
Santiago
Providencia
Puente Alto
Estacin Central
Vitacura
La Pintana
Independencia
La Granja
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
APENDICE D. TABLAS
D-17
Monedas y Equivalencia
Objetivo
Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas Softland, tales como: los documentos de venta
al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar
movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin
Monetaria por Moneda.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura
N 1
Figura N 1
El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este
caso se identifica con el smbolo $.
Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados.
La Moneda Base no podr ser eliminada.
D-18
En ella tendr que indicar:
Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda.
Cdigo:
Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres.
Descripcin:
Smbolo:
Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual
aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.
Dec. Inf.:
Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).
Dec. Venta:
Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios
(mximo 5).
Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda
Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn
la Figura N 3.
APENDICE D. TABLAS
D-19
Figura N 3
En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el
cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al
lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes.
Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el
correspondiente y digitando el valor.
Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se
podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.
Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.
D-20
Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada
y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha
moneda.
Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un
grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos
de Monedas.
Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido.
Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y
haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos.
Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer
clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
(Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:
Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
Fecha:10/01/2000
PROVIDENCIA
Pgina:
SANTIAGO
10.100.100-1
Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo
Descripcin
Smbolo
Decimales
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01
02
03
04
Peso Chileno
Dlar
Unidad de Fomento
Unidad Tributaria Mensual
APENDICE D. TABLAS
D-21
Entidades y Etiquetas
Objetivo
Permite agregar, modificar, eliminar y grabar distintas entidades con sus correspondientes etiquetas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla donde deber indicar la siguiente informacin. Ver Figura N 1
Figura N 1
Entidad: Indique el cdigo nmero de largo mximo 5 de la nueva Entidad que desea ingresar al sistema
Descripcin: Representa al nombre o descripcin de la Entidad propiamente tal.
alfanumricos.
Por ejemplo, si el sistema instalado corresponde a la entidad TALLER, y los objetos a mantener corresponden a automviles,
el Usuario puede definir tres etiquetas para identificarlos: Marca, Modelo, Patente.
Adems, seleccionando la caja de chequeo D podr indicar que desea utilizar la Entidad vigente por defecto en el sistema.
Etiquetas
Seleccionando la caja de chequeo podr indicar las Etiquetas asociadas a la Entidad generada (mximo 4 etiquetas por entidad), el
sistema solicitar el nombre de la etiqueta (largo mximo 20 caracteres alfanumricos) y el largo mximo del contenido.
No podr desmarcar una Etiqueta que se estn utilizando en un Presupuesto, Cotizacin u Orden de Trabajo
D-22
Consideraciones
Si una etiqueta est siendo utilizada slo podr aumentar el largo mximo del contenido.
Si una entidad est siendo utilizada no se permitir agregar o disminuir la cantidad de etiquetas definidas
APENDICE D. TABLAS
D-23
Atributos
Objetivo
Permite la definicin y asignacin de atributos que podrn ser asociados a los clientes, productos o activos, con la finalidad de que
posteriormente puedan ser clasificados en base a ello.
Por ejemplo: una empresa exportadora de fruta podra clasificar a sus clientes por los tipos de frutas que produce, sus tamaos y los
pases a los que exporta.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega un submen de bajada, a travs del cual se podr realizar el ingreso correspondiente y en
forma individual a cada una de ellas:
Definicin de Atributos
Objetivo
Permite la definicin e ingreso de los distintos atributos que podrn ser asignados los clientes, productos o activos.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde podr crear y definir atributos del tipo
numrico, lgico, fechas y listado de datos para las distintas tablas que se encuentren disponibles en esta opcin.
En esta versin solamente estar activa la opcin de auxiliares.
Figura N 1
D-24
Seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o bien Salir para abandonarlo.
Podr ocurrir que la tabla no registre informacin, por lo que el sistema desplegar una pantalla en modo agrega, o por el contrario
que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos atributos, Modificar y/o Eliminar los existentes.
Nombre Campo:
Descripcin Campo:
Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Campo:
APENDICE D. TABLAS
D-25
Figura N 3
En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc.. (Este dato ser utilizado en el casillero Valor por
Defecto).
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y presionar la tecla Supr, automticamente el
sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.
Toma Valor por Defecto:
Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se
modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y
dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de
informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N4
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, con lo cual el nuevo atributo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada
en pantalla (ver Figura N 5), si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos un valor en la
lista, de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Cancelar, solicitando confirmar salir de la pantalla sin
grabar.
D-26
Figura N 5
Esta pantalla es la misma que se presenta cada vez que se ingresa a este proceso, despus de haber creado atributos.
Modificando un Atributo
Al seleccionar este botn, el sistema presenta la misma pantalla de la Figura N 2, con los datos para que efecte la modificacin
correspondiente, donde lo nico que no podr modificar es el nombre del atributo.
Finalizado el cambio seleccione el botn Guardar, para que ste sea registrado por el sistema. Por el contrario, si requiere cancelar
o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Cancelar, el cual tras ser elegido solicita confirmar salir de la pantalla sin grabar.
Si Ud. modifica el valor de un atributo que ya haba sido asignado, tambin se modificar en la asignacin.
Eliminando un Atributo
Este botn le permitir eliminar un atributo, para ello seleccione el deseado y haga clic sobre el botn Eliminar. Cuando esto
ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el atributo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como
estaba.
No podrn ser eliminados los atributos que se encuentren asignados.
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS
D-27
Asignacin de Atributos
Objetivo
Permite efectuar la asignar los valores correspondientes a atributos definidos a las distintas tablas predeterminadas.
Operatoria
Al ingresar esta opcin, el sistema desplegar una pantalla donde deber seleccionar la entidad a la cual le asignar, pudiendo ser:
Auxiliares, Productos o Activos (ver Figura N 1).
Figura N 1
Seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o bien Salir para abandonarlo.
Figura N 2
D-28
En ella mediante el botn de opciones, podr seleccionar el mtodo de asignacin a aplicar, el cual podr ser considerado en 2
modalidades: Asignacin de Valores por Atributo, o Asignacin de datos por Auxiliar, Producto o por Activo.
Indicado el mtodo a considerar, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, Anterior para regresar a la pantalla
anterior, o bien Salir para abandonarlo.
La Asignacin por Atributo le permitir asociar un mismo atributo a distintos clientes, con diferentes valores. Al optar
por esta alternativa se despliega la pantalla de la Figura N 3.
Figura N 3
En ella, tendr que indicar desde la lista que se presenta al seleccionar por el botn de listas desplegables ubicado a la
derecha de este campo, el atributo a asignar.
Luego tendr que sealar el auxiliar al que le ser asignado el atributo.
Finalmente, tendr que indicar el valor del atributo. Para ello haga clic en el botn de listas desplegables
que aparece a la
derecha de la columna Valor. El sistema desplegar una ventana de asignacin, donde deber elegir el valor del atributo que
ser asociado al auxiliar en cuestin. Ver Figura N 4.
Figura N 4
Para asignar un valor al auxiliar elegido, haga clic en el botn de listas desplegables, seleccione el valor y luego el botn
Guardar, para llevar a cabo la asignacin (ver Figura N 5); si no desea efectuar la asignacin seleccione Cancelar para
abandonar el proceso.
APENDICE D. TABLAS
D-29
Figura N 5
Para ingresar o modificar valores de un atributo se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado
derecho de la celda de la columna Valor.
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver para regresar a la pantalla anterior, o bien por
Borra Valor permitiendo eliminar el valor de la matriz seleccionada.
La Asignacin por Auxiliar, Producto o Activo le permitir asociar a un mismo cliente, producto o activo distintos
atributos. Ver Figura N 6
Figura N 6
D-30
Dentro de esta pantalla, el sistema solicitar indicar el auxiliar, producto o activo al cual le sern asignados los atributos. El que se
elige desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda
Indicado el nombre, el sistema listar los atributos que fueron definidos en el captulo anterior, permitiendo la seleccin de aquellos
que sern asociados al cliente, producto o activo en cuestin.
Para ingresar o modificar valores de un atributo se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.
Adems, se encontrarn activos los siguientes botones: Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada y Volver
graba la informacin definida y regresa a la pantalla anterior.
APENDICE D. TABLAS
D-31
Centros de Costo
Objetivo
Permitir el ingreso, revisin e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en
Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin
Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta
opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su revisin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o
Imprimir los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Descripcin:
Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres
alfanumricos.
Nivel:
D-32
Finalmente, deber indicar el Estado del Centro de Costo, pudiendo ser Activo o Inactivo.
Al clasificar un centro de costo como "Inactivo", ste no podr ser utilizado en los diferentes procesos de ingreso de datos que lo
piden, a menos que el usuario tenga permiso para activarlo.
Sin embargo, los procesos que utilizan plantillas que definen Centro de Costo como por ejemplo: Captura, Contabilizacin
Automtica, Informes y Consultas no estn sujetos a esta validacin.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos
del sistema.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo.
Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego
seleccionar el botn Buscar (
).
Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro
seleccionado4.
APENDICE D. TABLAS
D-33
Fecha: 05/05/2014
SANTIAGO
Pgina:1
10.100.100-1
Centros de Costo
Cdigo
Descripcin
Estado
001
Administracin
ACTIVO
002
Ventas
ACTIVO
003
Desarrollo
ACTIVO
004
Investigacin
ACTIVO
005
Anlisis
ACTIVO
006
Control de Calidad
ACTIVO
007
Produccin
ACTIVO
008
Marketing
ACTIVO
009
Recursos Humanos
ACTIVO
10
Publicidad
ACTIVO
11
Revisin
ACTIVO
012
Gerencia
ACTIVO
013
Cierre de Periodo