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CURSO DE EXCEL
INTERMEDIOAVANZADO
Excel es una herramienta de Microsoft Office que permite a los usuarios
llevar a cabo el anlisis, transformacin, proyeccin, control y
presentacin de la informacin para mejorar su desempeo en el
trabajo, realizando tareas complejas con mayor volumen de informacin
en menor tiempo
M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO________________________________________________6
Tipos de datos en Excel______________________________________________________________6
Valores numricos en Excel__________________________________________________________6
Las fechas en Excel son nmeros___________________________________________________7
Precisin de los valores numricos__________________________________________________7
Texto en Excel_________________________________________________________________________8
Formulas en Excel____________________________________________________________________8
Referencias absolutas y relativas___________________________________________________8
Asignar nombres a celdas o rangos_________________________________________________9
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La funcin SI en Excel_______________________________________________________________41
La funcin O en Excel_______________________________________________________________43
La funcin Y en Excel_______________________________________________________________45
La funcin ESBLANCO en Excel_____________________________________________________46
La funcin ESNOD en Excel_________________________________________________________47
La funcin ESERROR en Excel______________________________________________________49
La funcin ESERR en Excel__________________________________________________________49
La funcin ESERR en Excel__________________________________________________________50
La funcin COINCIDIR en Excel_____________________________________________________51
La funcin BUSCARV en Excel______________________________________________________53
La funcin BUSCAR en Excel________________________________________________________56
M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Tablas dinmicas en Excel____________________________________________________82
Qu es una tabla dinmica?_______________________________________________________82
Reportes flexibles___________________________________________________________________82
El verdadero problema de las tablas dinmicas__________________________________82
Funcionamiento de las tablas dinmicas__________________________________________83
Cmo crear una tabla dinmica____________________________________________________85
Partes de una tabla dinmica______________________________________________________88
Dar formato a una tabla dinmica_________________________________________________89
Formato de valores en una tabla dinmica________________________________________90
Filtrar una tabla dinmica__________________________________________________________92
Segmentacin de datos en tablas dinmicas_____________________________________94
Modificar campos de una tabla dinmica__________________________________________95
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica_______________________________97
Crear un grfico dinmico__________________________________________________________98
Mover un grfico dinmico________________________________________________________100
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica________________________________101
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Grfico de mximos y mnimos___________________________________________________124
Grficos combinados en Excel____________________________________________________127
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Mostrar la ficha Programador_____________________________________________________158
La grabadora de macros___________________________________________________________160
Crear una macro___________________________________________________________________161
El cdigo de la Grabadora de macros____________________________________________163
Establecer seguridad de macros__________________________________________________165
Bibliografa___________________________________________________________________166
EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios.
Es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en
Excel.
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Un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de
hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras
formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese
dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr
sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con
ningn otro.
Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor
numrico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las
columnas B y C tienen los mismos valores numricos que la columna A pero son desplegados de
una manera diferente:
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el
ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de
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manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su
valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de
formatos que se encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo Nmero.
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el
mismo valor. Una manera de conocer el valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la
celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en
la columna B y he aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numrico
41275. La manera en que Excel calcula dicho nmero es obteniendo la cantidad de das
transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeracin
comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente cambiar su
formato a Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900 dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los clculos entre fechas se
facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la
diferencia en das porque en realidad estar haciendo una simple resta de valores numricos. Es
por esta razn que las fechas en s mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que
pertenecen al grupo de datos numricos de la herramienta.
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tener el valor numrico 1234567890123456 entonces Excel guardar dicho nmero con el valor
1234567890123450.
Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel
tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numricos que
requieran ms de 15 dgitos.
Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de
Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numricos de
nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o
smbolos especiales. Una manera de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es
porque dicho valor se alinear de manera automtica a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estar
alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto:
Formulas en Excel
A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede contener una frmula que no
es ms que un conjunto de instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos
devolvern un resultado.
Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por
ahora solo debes recordar que una frmula hace uso de los valores numricos y el texto para hacer
algn clculo u operacin y devolvernos un resultado que a su vez ser un valor numrico o un
texto.
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de
manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.
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=$C$1*2
Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia
$C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la
frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de
referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.
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Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.
Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar
nombre.
Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de
dilogo Nombre nuevo:
En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn
Aceptar.
Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus
frmulas para facilitar tu trabajo.
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Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al
65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila y de columna. Para hacer referencia a
una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace
referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.
PARA HACER REFERENCIA A
UTILICE
A10
A10:A20
B15:E15
5:5
5:10
H:H
H:J
A10:E20
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Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de
clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de
celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de
clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de
clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA,
MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de clculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan
hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la frmula
=SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar
; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de
la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar
del clculo.
Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los valores
Mover
Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del
rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Calcular un punto final
Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro,
Excel ajustar el clculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final
Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el
nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
SIGNIFICADO
L[-2]C
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la
derecha.
L2C2
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L[-1]
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por
ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar una
frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo
L1C1 y no del estilo A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
Elija Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
En Configuracin, active o desactive la casilla de verificacin Estilo de referencia L1C1.
Frmulas de Excel
Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las
frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador
de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y
obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la
celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel
tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1
al no especificar el signo igual al inicio del texto:
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Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que
la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que
conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.
Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una
frmula.
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Constantes y referencias de celda
Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos
introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado.
En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:
Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre
regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de
las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de
celda dentro de la ecuacin.
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula
con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las
celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos
actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en
segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.
Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son
siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro
de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.
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Precedencia de operadores aritmticos
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en
una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores,
Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.
Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo
igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en
que son calculadas las operaciones es el siguiente:
Porcentaje [%]
Exponenciacin [^]
Multiplicacin [*] y divisin [/]
Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula: =5+3*4-
6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-
6/2 . Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las
multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 y finalmente har la resta para
obtener el resultado final de 29.
Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:
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Comparar valores en Excel
Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparacin. A
travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el
cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un
valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.
Operador Igual a (=)
Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=).
Observa el siguiente ejemplo:
Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparacin mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa
la diferencia en los resultados al utilizar este operador:
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De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una
comparacin menor que o igual a (<=). Observa los resultados:
Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es el
caso de la celda C4 del ejemplo.
Es importante familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran utilidad al
momento de trabajar con otras funciones de Excel.
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Ingresar frmulas con el ratn
Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que
forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos
introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla
con el teclado.
En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las
referencias de las celdas dentro de la funcin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles.
Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para
desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.
Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en
nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y
nos da informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer
prcticamente todo con el puntero del ratn.
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De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder
encontrarla rpidamente.
Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin
Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar
entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el
nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha
funcin.
Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn
Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el
cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los valores
numricos de la columna:
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Observa cmo despus de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la
columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la confusin de Excel
y a sumar rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las
celdas de valores numricos e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocar los
resultados:
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Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma o el atajo de teclado que acabamos de
revisar ALT + = y Excel sumar automticamente tanto columnas como filas y colocar los
resultados en las celdas vacas:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de
24-horas.
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La funcin SEGUNDO en Excel
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:
Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso de
las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior.
Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer carcter que
deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre la posicin nmero 1.
Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a extraer del Texto a partir
de la posicin inicial.
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Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic sobre la celda A1 para
obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1,
El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra Archivo 5 dentro de la
cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la nmero 4.
=EXTRAE(A1,4
El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante
considerar el espacio en blanco como un carcter y de esta manera tengo la frmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:
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Ejemplo de la funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin est distribuida en
varias columnas y deseamos integrar la informacin en una sola. Por ejemplo, tengo informacin de
los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los
siguientes pasos.
En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR especificando el primer argumento:
=CONCATENAR(A2,
Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera que el Nombre y el
Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ",
Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido paterno con su
respectivo espacio:
Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin de los dems
nombres.
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La funcin CARACTER en Excel
La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido
proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un nmero
entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar como argumento.
Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el carcter que deseamos
obtener.
Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de celdas (CTRL + 1) y
seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la pestaa Alineacin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
=ENCONTRAR("T", A2)
Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se encuentra en la
primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba mencionado anteriormente, la funcin
ENCONTRAR es sensible a maysculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun cuando se ha
iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que la bsqueda hace diferencia
entre maysculas y minsculas.
El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i:
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=ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero la funcin
ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin nmero 9. Sin embargo, en el
ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la funcin ENCONTRAR:
Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del calendario
de das laborables.
La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana
(sbado y domingo).
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Ejemplos de la funcin DIAS.LAB
En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1 de
enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.
Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos. Ahora
incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:
Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En
seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de vacaciones.
La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado
en el resultado final.
Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un sbado o de
un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB no contabiliza esos
das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de das de vacaciones un par de
fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el
resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:
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Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la
funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que
podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista de das de vacaciones.
Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern considerados como
el fin de semana.
Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los das no
laborables.
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Establecer un fin de semana personalizado
El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los das de la semana que
sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana
est formado slo por el da domingo debo escribir la funcin de la siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)
El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los domingos como
el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin escrita.
A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer argumento de la funcin
DIAS.LAB.INTL:
La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que seguramente se adaptar
adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar el clculo de los das laborables.
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El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la manera en que la
funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si especificamos el nmero 2 para este
argumento, la funcin DIASEM devolver el nmero 1 en caso de que la fecha especificada sea
lunes.
En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A
continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:
En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el nmero 1 al
encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones anteriores a Excel
2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.
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Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume que el nmero 1
es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes tendr asignado el
nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la funcin para que asigne el nmero 1 al da
lunes entonces la respuesta de la funcin deber cambiar. Observa el resultado:
De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2 estoy
indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el nmero 1 y por lo tanto ahora la funcin
DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuracin que corresponde al da martes.
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La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que corresponde a
cualquier fecha especificada.
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Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del
nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2)
4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84
Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la
suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se
sumaran las celdas especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un nmero
har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el criterio es una
expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores
numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes ejemplos.
Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero 5,
de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el
nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace
la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado.
Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva frmula.
Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el cual nos
deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente
ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor
especfico.
Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la
celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que
deseo sumar.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan
y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para obtener las ventas de un
mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda F5:
Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como dividendo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de la funcin RESIDUO
RESIDUO(21, 5) = 1
RESIDUO(23, 5) = 3
RESIDUO(25, 5) = 0
Si el resultado de la funcin RESIDUO es cero ser un indicador de que tenemos una divisin exacta
y por lo tanto tenemos un nmero que es divisible.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Los argumentos deben ser nmeros enteros, en caso contrario, Excel truncar los nmeros.
2.
3.
un
valor
numrico
ocasionar
que
la funcin
COMBINAT(3, 2) = 3
Esta respuesta la podemos validar fcilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo hacer
las siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja etiquetada como D el
nmero de posibles combinaciones aumenta a seis.
COMBINAT(4, 2) = 6
Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C, D].
La funcin ALEATORIO.ENTRE regresar un nuevo nmero aleatorio cada vez que se recalcule la
hoja de clculo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplo de la funcin ALEATORIO.ENTRE
Para generar un nmero aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente frmula en cualquier celda de
la hoja.
=ALEATORIO.ENTRE(1, 100)
Para obtener un nmero aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y tendremos un
nuevo nmero aleatorio entre 1 y 100.
=ALEATORIO.ENTRE(-50, 50)
Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el lmite inferior, que para este ejemplo es el
nmero negativo, ya que si inviertes los argumentos la funcin ALEATORIO.ENTRE devolver el
error #NUM!
La funcin SI en Excel
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin
para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en
base al resultado obtenido en la prueba lgica.
Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a
devolver de acuerdo al resultado de la funcin.
Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado
es VERDADERO o FALSO.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede
ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros,
referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado
de la Prueba_lgica.
Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de
APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la
calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera
podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba
lgica fuera falso.
La funcin O en Excel
La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin lgica
solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones
lgicas que se hayan colocado como argumentos.
Sintaxis de la funcin O
La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la funcin es
VERDADERO.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lgicas
sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera entonces el resultado de la funcin O ser
VERDADERO.
Ejemplos de la funcin O
Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente
frmula:
Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si al menos una de las
expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificar solamente la primera expresin
para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente frmula:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado
la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la funcin ESTEXTO devuelve el
valor VERDADERO. En consecuencia la funcin O tambin regresa el valor VERDADERO. Ahora
intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la funcin ESNUMERO como la
funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.
No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto cuando TODAS las
expresiones lgicas evaluadas sean falsas.
La funcin Y en Excel
La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y
saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa
para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO.
Sintaxis de la funcin Y
Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:
La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas evaluadas
son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin Y tenga un
resultado FALSO.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor VERDADERO.
Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente para
que la funcin Y devuelva el valor FALSO:
Argumentos de la funcin Y
Cada uno de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como en los ejemplos
anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que devuelva un valor FALSO o
VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la funcin ES.PAR y la
funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para indicarnos si es par o impar respectivamente.
Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la
funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento
de la funcin ES.IMPAR con el nmero 6 (en lugar de 5), causar que la funcin Y nos devuelva el
valor FALSO.
Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas sean
verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESBLANCO
La funcin ESBLANCO solamente tiene un argumento.
La funcin ESBLANCO regresar el valor FALSO cuando la celda que est siendo evaluada contiene
un error. Observa el siguiente ejemplo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESNOD
Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error
#N/A.
Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo
de error #N/A. Ahora en la columna B utilizar la funcin ESNOD para evaluar los valores de la
columna A. Observa el resultado a continuacin:
De esta manera comprobamos que la funcin ESNOD regresar el valor VERDADERO solo en caso
de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy prctico de la funcin ESNOD es para saber si el
resultado de otra funcin es especficamente el error #N/A. Observa la siguiente frmula:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Slo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la funcin ESERROR devolver el valor
VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto
la funcin ESERROR devuelve el valor FALSO.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sintaxis de la funcin ESERR
La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en
cuyo caso devolver el valor FALSO.
Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los errores
devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO.
Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al momento de utilizarla en la
validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel.
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Sintaxis de la funcin ESERR
La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en
cuyo caso devolver el valor FALSO.
Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los errores
devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO.
Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al momento de utilizarla en la
validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel.
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1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el
valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que ocupa el valor
buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no habra una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy indicando que deseo
hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:
La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al menos una de
las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico
de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habr que
buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto.
Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos
debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a
cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave
porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la
misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a
la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista
podemos utilizar la funcin BUSCARV.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se
tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda
exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este
argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera
columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los
mejores resultados.
2.
3.
Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,
4.
Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la
matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
5.
Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me
devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna
nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6.
Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una
bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor
para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado
automticamente.
Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra
el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.
La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques
tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta
funcin.
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Forma vectorial de la funcin BUSCAR
Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar
un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para
realizar la bsqueda es la siguiente:
Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado por una sola
columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda.
=BUSCAR(F1,
2.
=BUSCAR(F1, A2:A6,
|
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
3.
El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este
ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer
argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial
Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma matricial.
Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {A,E,I,O,U} y por otro
lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde. Para ello puedo
utilizar la siguiente frmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el
resultado:
Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la informacin
contenida en cada columna. As por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados
ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Esta misma tabla se puede crear con cualquier versin de Excel, sin embargo los beneficios los
veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla oficial. Para crear una tabla de
Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botn Tabla. Esto convertir el
rango de celdas en una tabla de Excel.
Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podr responder de una
manera ms inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un
grfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva informacin el grfico ser
actualizado automticamente con las nuevas filas de la tabla.
Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para
ordenar o filtrar los datos de la tabla.
Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de
hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza
automticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.
Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar
referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.
La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequea flecha que nos permite agregar
fcilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina
hacia abajo o hacia la derecha.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos as
que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo estilo de
tabla para crear un nuevo estilo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan
automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o removerlos.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin que deseamos
aplicar.
Estas son solo algunas de las caractersticas y beneficios de las tablas en Excel que demuestran
que son intuitivas, fciles de usar y que adems nos proveen de mucha funcionalidad sin mucha
complejidad. La prxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.
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Cmo crear una tabla en Excel
Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los ttulos de columna. As
que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los ttulos de
columna como pueden ser: No. de empleado, Departamento, Nombre, Apellido, etc. Los ttulos de
columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacas entre ellos.
Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los ttulos de columna que acabas
de crear:
Ahora asegrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz
clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.
Excel detectar el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocar un borde punteado sobre
los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de dilogo Crear tabla, el cual automticamente
mostrar el rango de celdas donde se encuentra la informacin. Si por alguna razn el rango de
celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botn de seleccin para elegir el rango de celdas
adecuado.
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Tabla con encabezados
Antes de hacer clic en el botn Aceptar asegrate de tener seleccionada la opcin La tabla tiene
encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dar formato a la tabla e insertar filtros para
cada una de las columnas.
Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se
encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un
inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.
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Observa cmo Excel coloca un borde slido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la
tabla.
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Haz clic en el botn Agregar y finalmente en el botn Aceptar para que el botn se muestre en la
barra de acceso rpido.
Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botn Formulario. Aparecer un
cuadro de dilogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores
para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos.
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Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botn Nuevo.
Introduce la informacin del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botn Cerrar y Excel
colocar el nuevo registro al final de la tabla.
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Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la opcin
Restaurar. Esta opcin te permite regresar los valores originales del registro actual en caso de que
decidas no hacer cambio alguno.
En todo momento puedes observar el nmero de registro en el que te encuentras por arriba del
botn Nuevo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
un solo caracter y el comodn * es para mltiples caracteres. En este ejemplo buscar todos los
registros que tienen un Departamento que comience con las letras Fin sin importar lo que est
escrito despus:
Despus de colocar el criterio debes hacer clic en el botn Buscar siguiente para que Excel muestre
los resultados que concuerdan con la condicin recin especificada. Para los campos que son
numricos puedes colocar criterios de mayor que menor que. Por ejemplo, para encontrar
todos los registros que tengan un nmero de empleado menor que 400311 utilizo el siguiente
criterio:
Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botn Formulario para regresar
al modo inicial de edicin. Finalmente el botn Cerrar cierra el cuadro de dilogo y nos permite
regresar a la hoja de Excel.
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Aplicar estilos a una tabla de Excel
En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra
una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro,
medio y oscuro.
Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrar el cuadro de dilogo Dar
formato como tabla
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva configuracin. Para ver ms
estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso o
hacer clic en el botn Ms para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.
Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la
opcin Nuevo estilo de tabla.
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Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botn Aceptar, se
crear un nuevo estilo que se mostrar en la seccin Personalizada:
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Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin (Seleccionar todo).
Esto limpiar todas las cajas de seleccin permitindote seleccionar solamente las opciones que
ests interesado ver:
Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la columna deseada y seleccionar
la opcin Borrar filtro
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Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes
hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y seleccionar la opcin Borrar
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Primero probaremos la opcin Diez mejores. Esta opcin muestra el cuadro de dilogo Autofiltro de
las diez mejores
En la primera lista de seleccin podrs decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores.
En la segunda opcin puedes especificar el nmero de elementos que deseas observar (desde 1
hasta 500). En la ltima lista de seleccin eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su
porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podra ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje
de ventas. Una vez que has especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel
desplegar los registros que cumplen con el criterio especificado.
Otra de las opciones de Filtros de nmero es filtrar por Superior del promedio o Inferior del
promedio. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicar el filtro
automticamente. Por ltimo podrs observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a
travs del cuadro de dilogo Autofiltro personalizado
A travs de este cuadro de dilogo podrs hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor
que, entre, etc. Solamente debes especificar la condicin que necesitas y podrs filtrar nmeros en
Excel.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si por el contrario eliges un filtro dinmico como la opcin de men Hoy, Excel aplicar de
inmediato el filtro utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Lo mismo sucede con los
filtros Ayer, Prxima semana, Mes pasado, Este ao, etc.
Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Dentro del submen de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado
y veas los resultados de manera inmediata.
Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar
que se encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna accin adicional, Excel ha nombrado a este
rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el Administrador de nombres que
se encuentra en la ficha Frmulas dentro del grupo Nombres definidos.
Debers marcar la opcin Filas de totales y Excel insertar una nueva fila a la tabla. La fila de
totales nos permite elegir entre varias frmulas que pueden ser aplicadas. Al seleccionar alguna
celda de la fila de totales se mostrar la lista de funciones disponibles.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la columna
Proyectado e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de frmula que Excel
muestra en la barra de frmulas para la celda de la fila de totales que acabo de modificar:
Sorprendentemente Excel no utiliza la funcin SUMA sino que utiliza la funcin SUBTOTALES la cual
en su primer argumento nos permite utilizar un nmero el cual identificar a la funcin a utilizar y
en este caso el nmero 109 equivale a la funcin SUMA.
El segundo argumento de la funcin SUBTOTALES es el nombre de la columna de la tabla, que para
este ejemplo es la columna Proyectado.
Si para esta misma columna realizo el cambio de funcin a Promedio podrs observar que en lugar
de utilizar el nmero 109 se utilizar ahora el nmero 101 en la funcin SUBTOTALES:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para hacer un ejemplo de una frmula con referencias estructuradas agregaremos una nueva
columna a nuestra tabla llamada Diferencia la cual tendr la resta entre la columna Proyectado y la
columna Real y para ello utilizaremos la frmula [@Proyectado]-[@Real].
Si despus de introducir el smbolo = en la celda D2 nos movemos con las flechas del teclado
hacia la celda B2, Excel introducir automticamente el nombre [@Proyectado]. Despus
ingresamos el smbolo - para realizar la resta y finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se
insertar automticamente el nombre [@Real].
Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagar automticamente la frmula por toda la
columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos ahorrar algunas
acciones adicionales al ingresar nuestras frmulas.
Referencias estructuradas
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros clculos, pero
si tienes una tabla puedes referirte a los datos a travs de un estilo de referencia conocido
como referencia estructurada.
Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece ms intuitivo que
simplemente especificar la direccin de una celda o de un rango. Para poder utilizar las referencias
estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de datos, lo cual se hace
directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la ficha Diseo dentro de la
seccin de fichas Herramientas de tabla.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
SUMA(D2:D10)
Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se observa:
Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete as como el parntesis de la funcin
suma para obtener el resultado deseado.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La frmula funcionar correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva columna a
la tabla de datos.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los
nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero
lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo
intimidar desde un principio.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As
que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla
dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la
siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en
la tabla dinmica:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin
obtendrs el total de ventas. Las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de
datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla
dinmica.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos
de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo
el ejemplo propuesto del apartado anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila
al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que
resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de
utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que
permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de
la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que
sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes
tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros
son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as
como modificar aspectos bsicos de diseo.
Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la
seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir,
si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que
Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla
dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos
disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla
dinmica.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro
del rea Valores.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de
celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo
formato a todos los valores de la tabla dinmica:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese
campo est siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de
filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz
clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o
la opcin Ordenar de Z a A.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Segmentacin de datos en tablas dinmicas
La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que
permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar
fcilmente la informacin por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la
ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentacin de datos.
En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica
y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las
opciones del filtro.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para
mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra
en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te
permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Modificar campos de una tabla dinmica
Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los
campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo
arrastrar los nuevos campos.
Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el
comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa
fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus
necesidades.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica
De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar
alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de
valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:
Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de
texto ser ignorado.
Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Crear un grfico dinmico
Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se
ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico
podrs ayudar en la compresin de los datos de una tabla dinmica.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que
deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa
cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro
del grfico dinmico:
Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Mover un grfico dinmico
Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel para poder
trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.
el
Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser
colocado.
Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del
grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico
dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar
los estilos de forma del grfico creado.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir
ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.
Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.
Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que
trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en Excel de manera
que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.
Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos
a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.
rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y que
incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que representa
un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.
Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico. Cada
serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de datos a
excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el
eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje horizontal
y suele contener las categoras del grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera
que faciliten su lectura e interpretacin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.
Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un
perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de lnea
hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio
como lo hacen los grficos de rea.
Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel. Estos
grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de
las partes respecto al total.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del tiempo.
Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas est relleno,
el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer
un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar
de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de
grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio entre el
mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un grfico de
columna agrupada 3D o a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender
que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrs
regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.
El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite
guardar las configuraciones de los grficos de manera que puedas utilizarlas posteriormente. Es
una caracterstica de Excel muy til cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los
mismos tipos de grficos una y otra vez.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin puedes utilizar
esta opcin para remover el ttulo existente.
Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao actual.
Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el grfico pero hace un espacio en la parte superior
para insertar el ttulo modificando el tamao del grfico.
Una vez que ha seleccionado la opcin adecuada, Excel insertar una caja de texto con las palabras
Ttulo del grfico.
Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al ttulo adecuado. De manera opcional puedes
aplicar un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men Ms opciones del ttulo y Excel mostrar
el cuadro de dilogo Formato del ttulo del grfico:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones de formato que mejor apliquen al ttulo. Una
vez que has terminado debers hacer clic sobre el botn Cerrar.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.
Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de inmediato. Para personalizar
an ms las etiquetas haz clic en la opcin de men Ms opciones de la etiqueta de datos y se
mostrar el cuadro de dilogo siguiente:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la
etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hayas hecho los cambios
apropiados haz clic en el botn Cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo seleccionar la
opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu grfico. Al
hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarn unos controladores de
seleccin alrededor del elemento para indicar que ha sido seleccionado.
Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos, tambin puedes seleccionar
cualquier parte de un grfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los
mismos controladores de seleccin que acabas de observar.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de
formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el
formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento
de grfico lo puedes eliminar fcilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora haz clic sobre el botn Aplicar formato a la seleccin que se encuentra dentro del
grupo Seleccin actual de la ficha Formato:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Observa cmo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mnima y Mxima. Con esos
valores controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocar 3,000 como valor
mnimo.
En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical. Ahora el eje ya no
comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Agregar lneas verticales a un grfico
En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms fcilmente si
agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para agregar este tipo de lneas sigue los
siguientes pasos.
Haz clic sobre el grfico y selecciona el comando Lneas de cuadrcula que se encuentra en la ficha
Presentacin. En las opciones que se muestran selecciona Lneas verticales de la cuadrcula
primarias y observars las siguientes opciones:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si observas con cuidado notars que existe una lnea secundara en el mismo lugar donde se
trazara una lnea de divisin principal. Si seleccionas la opcin Lneas de divisin principales y
secundarias no se agregarn lneas adicionales a las lneas secundarias si no que se trazarn las
lneas primarias sobre las secundarias y notars una diferencia de color entre ambas. Las lneas
principales son de un color ms oscuro que las lneas secundarias.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para cambiar las esquinas rectas por unas esquinas redondeadas sigue estos pasos. Haz clic
derecho sobre la grfica y selecciona la opcin Formato del rea del grfico:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Posteriormente cierra el cuadro de dilogo y podrs observar las esquinas redondeadas del grfico:
Alinear grficos
Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser importante alinearlos para tener
una mejor visualizacin. Si intentas mover cada grfico de manera individual podras no tener los
resultados esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente accin.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Una vez seleccionados los grficos debemos ir al comando Alinear que puedes encontrar en dos
lugares:
Al hacer clic sobre este comando observars todas las opciones de alineacin posibles para tus
grficos:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el siguiente:
De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos horizontal o verticalmente.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Sin embargo, si quieres imprimir solamente el grfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces
primero debes hacer clic sobre el grfico que vas a imprimir y una vez que est seleccionado
puedes ir de nuevo a la opcin Imprimir en la vista Backstage.
Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico seleccionado. Si envas a
imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que contendr solamente el grfico
seleccionado.
Plantillas de grficos
Una caracterstica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla de grficos te
permite guardar rpidamente las configuraciones de un grfico y volverlas a aplicar cuando lo creas
conveniente.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Plantillas de grficos en Excel
Las plantillas de grficos en Excel son archivos .crtx los cuales guardan informacin sobre la
configuracin de los ejes, las propiedades de relleno de los elementos, su posicin dentro de la
grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente guardan informacin sobre el
formato y el diseo. Supongamos que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente
llegas a un resultado como el siguiente:
Para guardar este grfico como plantilla debes seleccionarlo e ir a la ficha Diseo que se encontrar
bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic sobre el
comando Guardar como plantilla.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Utilizar una plantilla de grficos en Excel
Para poder utilizar la plantilla de grficos en Excel debes seleccionar los datos sobre los cuales se
basar el nuevo grfico.
En seguida debes hacer clic sobre la ficha Insertar y abrir el cuadro de dilogo Insertar grfico. Para
abrir este cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el cono que se encuentra en la parte inferior
derecha del grupo Grficos.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico debes seleccionar la carpeta Plantillas y elegir la plantilla
que acabamos de crear. Finalmente debes hacer clic en Aceptar para crear el nuevo grfico basado
en tu plantilla.
De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el grfico
creado previamente.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque recuerda
que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico que se utiliz
como base.
Cuando tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides tomar
ventaja de las plantillas de grficos en Excel. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar
grficos con un formato y diseo consistentes en todos tus reportes.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la ficha
Diseo:
Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del grfico y
tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ocultar la serie Mnimo
Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer clic
derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de datos. Eso
mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin Relleno selecciona la
opcin Relleno slido y el color blanco.
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Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en este caso
es la serie Ganancia:
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Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar
tipo de grfico
con
marcadores y
haz
clic
en
Aceptar.
El grfico
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Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando Ttulo del
grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:
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Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se
aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional en
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las
reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms
compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas
ser muy intuitivo de utilizar.
Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los
argumentos necesarios para crear la regla.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato
especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con
el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un cuadro de
dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:
La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se
adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de
formato
condicional pueda
encontrar
valores
coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos o los valores
duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de formato
condicional adecuada.
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Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y
posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.
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Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el da
Sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:
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En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla
para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de
dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la
opcin nico dentro de la lista desplegable.
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Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre
los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se
repite.
El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a
presentar adecuadamente los datos.
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Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional
especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la
opcin Reglas superiores e inferiores.
Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10
superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional
se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de
dilogo es el siguiente:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato condicional y
selecciona la opcin Nueva regla:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn
Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de
semana:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarn con
el color previamente definido:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin
entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento
implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.
Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opcin Nueva regla lo cual
mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
=RESTO(FILA(),2)=0
Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente.
En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la
funcin deber ser:
=RESTO(FILA(),2)=1
Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:
=RESTO(COLUMNA(),2)=0
Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente
frmula:
=RESTO(FILA(),3)=0
Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se
mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno
diferente.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Editar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de
acuerdo a la regla recin creada.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de
bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo encontrar en los datos.
Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar
las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opcin Nueva regla:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
MINUSC(B4)))
Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas que
cumplan la regla.
La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas
que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que compara
ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los
convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea
sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el
formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la
celda de bsqueda:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar.
Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grupos de botones de opcin en Excel
Los botones de opcin permiten a un usuario de Excel hacer una seleccin dentro de una lista de
posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostrar cmo
crear grupos de botones de opcin en Excel independientes a pesar de encontrarse en la
misma hoja.
De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opcin entre todos los botones de opcin
ubicados en la misma hoja. La solucin para crear dos grupos de botones de opcin es agregar
el control llamado Cuadro de grupo:
Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opcin que deseamos
crear por lo que para nuestro ejemplo agregar dos controles de este tipo. Es muy importante que
al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el rea completa de los botones de
opcin que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado
tendremos dos grupos de botones de opcin totalmente independientes:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Si queremos conocer la opcin seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho
sobre cualquier botn de opcin y seleccionar la opcin Formato de control. En la seccin Control
debemos colocar la direccin de la celda de nuestra hoja que mostrar la opcin seleccionada.
A partir de ese momento la celda B10 mostrar la opcin seleccionada dentro del primer grupo:
Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opcin estn
vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opcin de color
seleccionada:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botn de opcin
Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero. Debo hacer lo mismo con el botn de
opcin Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opcin tendrn el mismo valor en su
propiedad GroupName. De esta manera tendremos dos grupos de botones de opcin ActiveX
que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Para saber si un botn de opcin est seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene
el valor True quiere decir que dicho botn de opcin est seleccionado. Por ejemplo, agregar un
botn de comando a la hoja de Excel que tendr el siguiente cdigo:
De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opcin en Excel, ya sea con
controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente
a pesar de estar ubicados en la misma hoja.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
El problema con el que nos enfrentamos hoy en da es que existen varias aplicaciones VBA
desarrolladas con versiones anteriores de Excel que hacen uso de este control y al intentar
utilizarlas en Excel 2010 obtenemos un error. O tal vez queremos volver a utilizar este control en
nuestros desarrollos VBA pero nos encontramos con la noticia de que este control ya no est
incluido. En esta ocasin te mostrar en tres pasos cmo puedes seguir utilizando el Control
Calendario en Excel 2010.
NOTA IMPORTANTE: Este procedimiento funciona solamente si tienes Office 2010 de 32 bits sin
importar si est corriendo sobre Windows de 32 o 64 bits. Pero si tienes Office 2010 de 64 bits,
entonces no podrs utilizar ms este control y debers buscar otras alternativas.
Si tienes Windows de 64 bits, entonces la ubicacin del archivo MSCAL.OCX debe ser:
C:WindowsSysWow64. Ahora que tenemos el archivo en la ubicacin correcta debemos avisarle a
Windows sobre la existencia del control y para eso debemos registrarlo. Haz clic en el botn inicio
de Windows y en la caja de ejecucin coloca el siguiente comando (pero no pulses Entrar):
regsvr32 C:\Windows\System32\MSCAL.OCX
regsvr32 C:\Windows\SysWow64\MSCAL.OCX
Si tienes Windows Vista o Windows 7, al terminar de introducir el comando pulsa la combinacin de
teclas Ctrl + Mays + Entrar. Esta combinacin de teclas es para indicar a Windows que deseas
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
ejecutar este comando como el Administrador del equipo y se mostrar una ventana de
advertencia pidiendo tu autorizacin para realizar cambios al equipo. Si por el contrario tienes
Windows XP ser suficiente con pulsar la tecla Entrar. Una vez ejecutado el comando anterior se
mostrar una ventana de confirmacin:
Desplaza el selector de nivel hasta la opcin No notificarme nunca y haz clic en Aceptar. Windows
te pedir que reinicies el equipo y una vez que lo hagas estaremos listos para registrar el Control
Calendario en Excel 2010.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al pulsar el botn se abrir un nuevo cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar el archivo
MSCAL.OCX que fue registrado en Windows en el primer paso y que puede estar en
C:WindowsSystem32 o en C:WindowsSysWow64 si tienes Windows de 64 bits. As que ve a la
ubicacin donde colocamos el archivo, seleccinalo y pulsa el botn Abrir. Como resultado se
mostrar el cuadro de dilogo Ms controles con el Control Calendario seleccionado:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al pulsar el botn Aceptar podrs insertar el Control Calendario en la hoja de Excel tal como
insertamos cualquier otro control ActiveX:
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Este cdigo modificar el valor de la celda E10 para mostrar la fecha seleccionada en el calendario.
Una vez guardados los cambios podemos probar el funcionamiento de este cdigo seleccionando
una fecha del calendario y pulsando el botn de comando de la siguiente manera:
Recuerda que este tutorial ha sido escrito especialmente para instalar y usar el Control
Calendario en Excel 2010 de 32 bits. Si haces uso de este control y deseas compartirlo con
alguien que tiene una versin inferior de Excel no habr problema, pero si la otra persona tambin
tiene Excel 2010 ser indispensable que realice la instalacin del control MSCAL.OCX en su propio
equipo tal como lo hemos descrito en este apartado.
Por ltimo, no olvides regresar el nivel de notificacin de usuario que hicimos en el Paso 2 al nivel
predeterminado de manera que mantengas el nivel de seguridad adecuado en tu equipo.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Un lenguaje de programacin
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic
for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prcticamente todas las funcionalidades de
Excel y con ello tambin ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del
lenguaje de programacin. Aunque si aceptas el desafo y te introduces en el mundo de la
programacin VBA pronto te convertirs en un Ninja de Excel.
Vers que crear una macro en Excel no es tan complicado y ser una manera fcil y rpida de
eliminar esas tareas repetitivas que todos los das te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Automatizacin de tareas
Seguramente ests familiarizado con procesos de automatizacin en el mbito industrial. Un
ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automviles donde existen robots que han
sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatizacin trajo beneficios como
mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del
personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo
cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el anlisis de los datos y en la toma de
decisiones.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fcilmente. Lo que toma un
poco ms de tiempo es pulir nuestras habilidades de programacin. Lo que quiero decir con esto es
que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver mltiples
problemas en donde puedas llevar al lmite el lenguaje VBA.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Grupos de la ficha Programador
El grupo Cdigo tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se
puede escribir directamente cdigo VBA. Tambin nos permitir ver la lista de macros disponibles
para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podramos olvidar mencionar que en este grupo se
encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber
sobre programacin en VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel
como los controles de formulario que son botones, casillas de verificacin, botones de opcin entre
otros ms que sern de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML as como opciones tiles para codificar
archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos.
Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo
te irs familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
En el cuadro de texto Nombre de la macro debers colocar el nombre que identificar de manera
nica a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un mtodo abreviado
de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la
macro.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento
sin importar el libro de Excel que se est utilizando.
Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para completar la macro.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabacin y la macro habr quedado guardada.
Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel y seleccionar el
comando Macros.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Al pulsar el comando Macros se mostrar la lista de todas las macros existentes y de las cuales
podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarn todas las
acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas
el mtodo abreviado de teclado de la macro entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.
Pulsa el botn Aceptar y se comenzarn a grabar todas las acciones, as que debes actuar con
cuidado porque se grabar absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo har lo
siguiente: ir a la ficha Inicio y pulsar el comando Color de fuente y seleccionar el color rojo para
la celda activa.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Una vez hecho esto debo detener la grabacin de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar
el icono que se muestra en la barra de estado.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botn Macros que se encuentra en el
grupo Cdigo de la ficha Programador. Se mostrar el cuadro de dilogo Macro que enlista todas
las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recin creada y pulsa el botn Modificar. Esto abrir el Editor de Visual Basic y
mostrar el cdigo generado para la macro.
Observando este cdigo podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto
Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o
rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es
precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.
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M A N U A L D E L PA RT I C I PA N T E
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Deshabilita las macros y permite
ejecutar solamente aquellas que estn almacenadas en un lugar confiable. Los lugares
confiables se configuran en la seccin Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de dilogo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intencin de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se
desea ejecutar. Esta es la opcin predeterminada de Excel.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna
notificacin al usuario. Esta opcin es til si se ejecutan mltiples macros totalmente
confiables. Esta opcin es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente
desconocida.
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Una vez seleccionada la opcin deseada se debe pulsar el botn Aceptar para hacer los cambios
permanentes.
Bibliografa
Microsoft. (2013). Microsoft Office. Recuperado el Julio de 2013, de
http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/referencias-a-celdas-y-rangosHP005198323.aspx
Ruz, M. (2010). Excel Total. Recuperado el Julio de 2013, de http://www.exceltotal.com
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