Hojas de

clculo:
Microsoft
Excel

Norman Salvador Aruz Lpez

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Hoja de clculo

Una hoja de clculo es un tipo de documento, que permite manipular datos

numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las
cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan
los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar
clculos complejos con frmulas funciones y dibujar distintos tipos de grficas.
El siguiente tutorial muestra paso a paso como utilizar la hoja de clculo electrnica Microsoft
Excel versin 2013, como una solucin a los problemas de edicin y presentacin de texto.
Excel
Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este
programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contable.
Acceso a Excel
A continuacin se muestran algunas formas de cmo acceder a la aplicacin, puede hacerse
desde el escritorio con los accesos directos, o bien desde el botn inicio->todos los
programas->Microsoft Office -> Excel
Acceso desde el botn de inicio

Acceso desde el escritorio

Luego de acceder a la aplicacin por cualquiera de los dos mecanismos, aparecer la ventana
de Excel como aparece en la siguiente figura:

Lista de documentos recientes

Lista de plantillas

Las plantillas:
son documentos
o formatos listos
para
realizar
diversos
tipos
de documentos,
es decir, una
especie
de
croquis
prediseados
basados en las
mejores
prcticas
de
diseo
y
presentacin.
Entre
ellas
encontramos
plantillas de Informes de rendimiento, Inventarios, calculadoras, entre otras.
En este tutorial aprenderemos cmo trabajar un documento desde cero, es decir trabajaremos
con un documento en blanco. Damos doble click y a continuacin se crea un nuevo
documento en blanco.

La hoja de clculo: La hoja de clculo de Excel contiene tres elementos principales, columnas, filas y celdas (interseccin entre una
columna y una fila). Las Filas estn numeradas a partir del nmero uno, y estn dispuestas de manera horizontal, en total son 1,
048,576. Filas Las columnas a partir de la letra A puestas de manera vertical terminan en la fila XFD es decir en total 16, 584. Es
decir espacio suficiente para construir hojas de clculo tan complejas como se puedan imaginar. Es por ello que Excel es utilizado por
muchas organizaciones y negocios para manejar contabilidades, sistemas, inventarios etc. adems incorpora funciones propias de
bases de datos. Para nombrar una celda se utiliza el nombre de la columna (letra) y el nmero de columna. En la barra de frmulas se
observa el contenido de la celda actualmente seleccionada.

Barra de frmulas

Filas

Columna

Celda

Barra de herramientas
La barra de herramientas del procesador de Excel se divide en pestaas, cada pestaa contiene a su vez una serie de herramientas
que facilitan el trabajo con la edicin y asignacin de formato a las tablas. A continuacin se detalla cada una de las pestaas
contenidas en ella:

Inicio: Se encuentran todas las herramientas de edicin y formato de texto. Aqu se encuentran agrupadas las herramientas de
portapapeles, fuentes de texto, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar

Insertar: Se encuentran opciones de insertar tablas, ilustraciones, aplicaciones, grficos, informes, Mini grficos, Filtros, Vnculos y
Smbolos.

Columna

Diseo de pgina: Se utiliza para controlar mrgenes, orientacin de la hoja, y todas las opciones que tengan que ver con la
presentacin fsica del papel. Adems se puede ajustar el rea de impresin, opciones de hoja y organizar

Frmulas: Por tratarse de un programa meramente para realizacin de operaciones aritmticas el apartado frmulas se puede utilizar
para la insercin de funciones, adems se puede administrar nombres de variables definidos por los usuarios, auditoras de frmulas, y
clculo.

Datos: En ste apartado se pueden utilizar las opciones de ordenaciones de datos externos, conexiones a bases de datos, filtros,
herramientas de datos y esquemas.

Revisar: en este apartado se pueden utilizar herramientas para la revisin ortogrfica, configuracin de idioma, insercin de
comentarios, cambios de origen de datos etc.

Vista: En el apartado vista se suele configurar la forma de ver el documento de Excel, se pueden mostrar u ocultar las lneas de la
cuadrcula, hacer zoom a los documentos, configurar ventanas, cambiar de ventanas, muy similar como se realiza en Word.

Acrobat: Las opciones de Acrobat sirven para realizar documentos en PDF. en ella se listan Crear Adobe PDF, Crear y enviar por
correo Electrnico, Revisin y comentarios, Crear y ejecutar accin, Incrustar flash.

Opciones de Click Derecho: El cuadro de dilogo que aparece al hacer click derecho vara en dependencia del objeto que se est
seleccionando.

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1. Herramientas de acceso rpido: Son botones con opciones muy puntuales, por lo general, contiene los botones ms

utilizados, se puede personalizar.

2. Cinta de Opciones: En dependencia de la herramienta seleccionada en la barra de herramientas esta va cambiando con
cada una de las mostradas anteriormente
3. Barra de frmulas: Muestra el contenido de la celda actualmente seleccionada, si la celda contiene una operacin matemtica,
entonces muestra la ecuacin o la funcin utilizada para el clculo
4. Cuadro de nombres: Muestra en pantalla el nombre de la celda actualmente seleccionada
5. Selector de celdas: Con l se efectan las selecciones, ediciones y operaciones con las diferentes celdas
6. Barra de desplazamiento: Sirve para desplazarse de arriba hacia abajo o viceversa dentro del documento. Si se mueve

hacia abajo presenta las pginas que estn al final del documento, si se mueve hacia arriba presenta las primeras
pginas del mismo.
7. Hoja actualmente seleccionada:
8. Hoja Nueva: Agrega una nueva hoja al libro
9. Vista normal: Muestra el documento actual en modo edicin, es decir la vista por defecto
10.
Vista Diseo de pgina: Muestra la hoja de la forma en que se ver una vez impreso el documento, dividido en varias
hojas de ser necesario
11.
Vista previa de salto de pgina: Muestra la hoja enfocndose solamente los datos.
12.
Zoom: Para acercar o disminuir el enfoque de la hoja.
13.
Barra de ttulos: Contiene informacin sobre el nombre del documento actual, cuando no se ha guardado el

nombre por defecto es Documento1

14.
Botones de Ayuda, Maximizar, Minimizar cerrar: Botones para abrir el cuadro de ayuda, maximizar y cerrar la
aplicacin.