CRUZ

Captulo 2

37

T1 2 ORGANIZACIN
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Objetivo general:
Al trmino de este captulo, el lector comprender la importancia de la estructura
organizacional de las empresas, los sistemas de organizacin y planeacin, as como el
procedimiento lgico de compras.

T2 Concepto de organizacin
Toda empresa, sea pequea, mediana o grande, debe
aplicar el proceso administrativo (previsin, planeacin,
organizacin, integracin, direccin y control), para que
su funcin sea eficiente; ello le permitir crear una
estructura interna eficaz en la que se enmarquen,
deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de
la empresa.
Tal es el caso del departamento de compras, cuya
importancia en las empresas, sean productoras de
bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de stas
especial atencin en su organizacin.

CRUZ

Captulo 2

38

En sentido general, debe entenderse por

organizacin aquella entidad social en la que varias
personas interactan con el propsito de alcanzar
objetivos especficos.
Tambin debe entenderse que al organizar una
empresa, se armonizan todos los recursos con que
cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la
consecucin de sus objetivos, hasta convertirla en un
sistema en el cual se proyecten y controlen todas las
funciones de la empresa, asegurando el mejor
rendimiento de todos los recursos disponibles.
De lo anterior se puede concluir que la organizacin
de una empresa permite establecer un sistema con
caractersticas de funcionalidad y orden, y coordinar y
controlar sus funciones con eficiencia, asegurando el
rendimiento adecuado de todos los recursos disponibles
--materiales, humanos o intangibles--, todo ello con el
propsito de alcanzar sus metas mediante una estructura
organizacional precisa que clarifique una divisin de
actividades y muestre cmo se relacionan stas, el grado
de especializacin que alcanzan y su jerarqua o
autoridad.
T3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es la interrelacin de las
partes que componen una empresa; especifica la divisin

CRUZ

Captulo 2

39

de actividades y muestra la relacin entre funciones o

actividades, y tiene como elementos fundamentales:

La especializacin de actividades: que es la

agrupacin en unidades de trabajo, tambin llamada
departamentalizacin.

La estandarizacin: que uniforma de manera

congruente las instrucciones y normas a partir de
polticas y procedimientos hacia los subordinados.

La coordinacin: que posibilita la armona y

coincidencia de todas las actividades de la empresa para
alcanzar sus objetivos.

El tamao: con l se determina si una empresa es

pequea, mediana o grande, y bajo qu sistema
trabajar: centralizado, descentralizado o mixto.
En otras palabras, mediante la estructura organizacional
se puede visualizar fcilmente si la empresa se maneja
bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto
para la toma de decisiones; adems, permite que sus
actividades se hagan a los costos ms bajos y con
excelente calidad, en el momento ms oportuno y
procurando que se realicen en forma constante para
estar en posibilidades de competir con otras empresas.
Cabe mencionar que, en principio, para lograr una
adecuada organizacin del departamento de compras, se
deben considerar los siguientes aspectos.

CRUZ

Captulo 2

40

Objetivos. Determinar con claridad los objetivos

del
departamento
de
compras,
que
indiscutiblemente sern congruentes con los de
la empresa.

Funcionalidad. El trabajo debe ser coordinado

para alcanzar los objetivos propuestos.

Organizacin. Se deber establecer el tipo de

organizacin que ms se adapte a las
necesidades y propsitos de la empresa y
crear la estructura organizacional que defina el
sistema bajo el cual trabajar (centralizado,
descentralizado o mixto).

CRUZ

41

Captulo 2

Figura 2.1

DIAGRAMA DE FLUJO DEL REA DE COMPRAS

5
INICIO

MERCANCA

ALMACN

DPTO. DE
COMPRAS

CONTROL DE
MXIMOS Y
MNIMOS
RECEPCIN DE
MERCANCAS

NO

PUNTO
DE
RECOMPRA
S

RECIBE,
REGISTRA,
CLASIFICA
REQUISICIONES

PROVEEDOR
PROPORCIONA
COTIZACIONES.
NEGOCIA PRECIOS.
ENTREGA MERCANC.
EFECTA COBROS

LOCALIZA
FUENTES
PROVEEDORAS

ENTREGA
DE
CHEQUES

SOLICITA
COTIZACIONES A
PROVEEDORES

FACTURA

REQUISICIN
ELABORA
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES

CAJA
TER
MINA
CIN

ELABORA
CHEQUES Y
EFECTA
PAGOS

NEGOCIA
CONDICIONES
DE COMPRA

7
ALMACN
CONTROL DE
MXIMOS Y
MNIMOS
RECEPCIN DE
MERCANCAS

SELECCIONA
PROVEEDOR

SEGUIMIENTO
DE RDENES
DE COMPRA

ORDEN DE
COMPRA

ORDEN DE
PAGO

REPORTA LAS
COMPRAS AL
DEPTO. DE
CONTABILIDAD

DEPTO. DE
CONTABILIDAD
REGISTRA
CONTABLEMENTE
Y AUTORIZA
FACTURAS

CRUZ

Captulo 2

42

T3 Tipos de Organizacin
Los tipos de organizacin convencionales pueden ser de
gran ayuda para los hombres de negocios sin
experiencia, pues con ellos podrn determinar, controlar y
definir niveles de autoridad.

Lineal. De arriba hacia abajo.

Funcional.
Delegar
en
otra
persona
determinada autoridad que normalmente ejerce
un gerente de lnea; actividades limitadas y
bien definidas.

De asesora o staff. Estructura organizacional

con apoyo de especialistas para la toma de
decisiones.

Combinado. Con autoridad lineal de arriba

hacia abajo y apoyados en especialistas para la
toma de decisiones.

Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de

organizacin establecidos, cada empresa puede definir
su propia estructura de acuerdo con sus caractersticas.

CRUZ

Captulo 2

43

Conceptos bsicos

La aplicacin del proceso administrativo permite a las empresas funcionar con

eficiencia.

La adecuada organizacin de una empresa permite conocer sus caractersticas de

funcionalidad y orden.

La estructura organizacional tiene como elementos fundamentales: especializacin

de actividades, estandarizacin, coordinacin y tamao de la empresa.

Cada empresa puede establecer su propia estructura organizacional en virtud de

sus caractersticas.

T2 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
Ya se ha mencionado que las compras en una empresa
moderna presuponen, como mnimo, un departamento de
compras responsable de esta actividad y personal idneo
para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la
compaa.
Cmo estructurar u organizar este departamento,
depender de la magnitud de la empresa y de lo
complejo que resulte la tarea de compras.
En una empresa pequea se entiende que el
volumen de compras es mnimo y poco heterogneo, por
lo que se puede organizar de tal forma que dicha funcin
recaiga en una sola persona con un asistente que le

CRUZ

Captulo 2

44

auxilie para realizar trabajos complementarios; este tipo

de organizacin no implica ningn problema y se trabaja
de manera centralizada.
En una empresa mediana, donde la actividad de
compras es ms compleja, la organizacin deber ser de
otra ndole y con personal ms capacitado y, en algunos
casos, con cierto grado de especializacin; se puede
trabajar con un sistema centralizado o descentralizado.
En una empresa grande, donde la tarea de compras
es ms amplia y especializada, la organizacin de este
departamento deber estar bien definida en cuanto a sus
funciones, procedimientos, polticas y objetivos, y
dependiendo de su naturaleza, se puede establecer una
organizacin centralizada, descentralizada o mixta.
Es obvio que en el mundo de los negocios existen
empresas de muy diversas caractersticas. En Mxico,
del total de empresas, aproximadamente 99.8% 1 son
micro, pequeas y medianas, consideradas as por el
nmero de empleados que manejan y el tamao de sus
ventas; el porcentaje restante lo representan empresas
grandes.
Sin embargo, todas tratan de alcanzar los objetivos
que se han propuesto, organizndose bajo estructuras
que a su juicio son las ms adecuadas.
Muchas de las microempresas se apoyan, para su
organizacin, en la experiencia e intuicin de sus
propietarios o socios, otras deciden apoyarse en

CRUZ

Captulo 2

45

especialistas, y las menos tienen una organizacin ms

formal donde claramente se observa que su estructura
organizacional es compleja y funcional, con modelos
propios para el logro de sus objetivos.
En las empresas medianas los socios normalmente
ocupan los cargos de direccin ms importantes, aun sin
tener la experiencia que ello requiera; la razn, cuidar su
inversin y no correr riesgos.
En las empresas grandes es comn que los puestos
directivos sean ocupados por verdaderos especialistas,
con experiencia, capacidad y astucia, entre otras
aptitudes, y los socios son los que conforman el consejo
de administracin, con todas las facultades para
modificar la estructura organizacional de su empresa, si a
su juicio consideran que ello les permite alcanzar sus
objetivos. Estas empresas, en mayor o menor grado,
tratan de alcanzar sus objetivos mediante una adecuada
organizacin.
<nota a pie de pgina>
Informacin proporcionada por el INEGI en sus censos econmicos del
2003, seala que en Mxico existan en ese entonces ms de 3 millones de
unidades econmicas.
1

Todas las empresas que se dedican a los negocios

inician con un plan, dinero, recursos humanos,
materiales, grandes objetivos y mucho entusiasmo; su
preocupacin primordial es que su inversin les redite
grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y se
organizan o tratan de organizarse, y es aqu

CRUZ

Captulo 2

46

precisamente donde surgen los primeros problemas,

porque si son dos socios, seguramente ambos
pretendern el mismo objetivo, pero a veces desean
alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen
opiniones diferentes y terminan por organizarse segn la
experiencia e intuicin de alguno de sus propietarios.
Ahora bien, si hay un mayor nmero de socios, el
problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones
contrarios que tienen, por lo que, para alcanzar sus
objetivos, toman modelos de organizacin de otras
empresas.
Si todo resulta bien, la empresa tendr un sano
crecimiento y buenas utilidades; si no fuera as, lo ms
probable es que la empresa cierre o quiebre y los socios
pierdan su inversin, obteniendo solamente una
experiencia ms, que en el prximo negocio les servir
quiz para optar por una mejor organizacin.

CRUZ

47

Captulo 2

Figura 2.2 Organizacin interna de

un departamento de compras

JEFE DE COMPRAS

SUBJEFE DE COMPRAS

COMPRADOR
DE
MQUINAS

COMPRADOR
DE
PINTURAS

COMPRADOR DE
ARTCULOS DE
OFICINA E
IMPRESOS

EMPLEADO
ARCHIVO, CORRESPONDENCIA,
SEGUIMIENTOS

COMPRADOR
DE
SUC. A

CRUZ

Captulo 2

48

T3 EL PERSONAL DE COMPRAS (tica)

El personal que realiza funciones de compras es muy
vulnerable cuando se trata de cuestiones de tica. Lo
anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja
o a las partidas presupuestales de su rea cuando son
compras que efecta el Estado, por razn de las
adquisiciones que realiza y por el trato continuo con
fuentes externas a la compaa. El personal de compras
debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al
realizar las adquisiciones, lo cual significa que est
obligado a cumplir ciertas normas ticas, como las
siguientes:

Honradez

Integridad

Equidad

Probidad

Responsabilidad

CRUZ

Captulo 2

49

Tambin en materia de compras, el personal de

dicho departamento, debe actuar con cortesa y lealtad
hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los
valores ticos mencionados; adems, el comprador no
debe someterse a obligaciones especiales con los
proveedores por razn de las excesivas atenciones que
tuvieran con l, aun cuando pudieran considerarse dentro
de las llamadas "cortesas comerciales".
Sin embargo, los artculos nombrados como de
propaganda, pudieran constituir una excepcin a los
obsequios que hacen las compaas proveedoras, en una
expresin genuina y de buena voluntad hacia los
compradores por la relacin y los tratos continuos con
ellos; pero no se debe olvidar que stos en exceso,
pueden interpretarse como actos inmorales.
Lo anterior puede evitarlo el responsable de
compras dndole transparencia y eficacia a sus
funciones con la creacin de un comit de compras.
T3 EL COMIT DE COMPRAS
Dicho comit es comn en empresas grandes, aunque
no se limite a ellas, y se constituye por acuerdo de los
consejos de administracin de las mismas, integrndose
con directivos de otras reas relacionadas con el rea de
compras.
Este comit tiene como propsito fundamental
establecer mecanismos de coordinacin necesarios que

CRUZ

Captulo 2

50

permitan el desarrollo transparente y eficaz de las

actividades del rea, y adems consolidar debidamente
la organizacin de las distintas acciones que concurren
en el desarrollo de los planes de la empresa.
Frecuentemente estn conformados por las siguientes
reas:

El director general de la empresa

Finanzas

Produccin

Contabilidad

Compras

Almacn

Crdito y cobranzas, entre otros

CRUZ

51

Captulo 2

Algunas atribuciones del comit de compras son:

Establecer las bases sobre las cuales deben

formularse las
presupuesto.

adquisiciones

derivadas

del

Aprobar o modificar, segn sea el caso, los

programas de adquisiciones.
Establecer

polticas y normas que deben

observarse en las adquisiciones y seleccin de
proveedores.

Establecer las bases para la estandarizacin de

maquinaria y equipos.
Vigilar

el funcionamiento
adquisiciones.

estricto

de

las

Evaluar los resultados obtenidos en la ejecucin

del programa integral de adquisiciones.

Recomendar la rotacin o reorganizacin del
comit para darle la debida transparencia a todas
las compras de la empresa.

CRUZ

Captulo 2

52

<entra recuadro de conceptos>

Conceptos bsicos

El personal de compras debe actuar con honradez, integridad, equidad, probidad y

responsabilidad.

La creacin de un comit de compras le dar transparencia y eficacia a las

funciones de compras.

El comit de compras aprueba o modifica los programas de adquisiciones y

establece polticas.

T2 SISTEMAS DE COMPRAS
T3 Sistema centralizado
Este concepto tiene dos significados, el primero se refiere
a la concentracin de autoridad en un departamento; y el
otro, ms comn, al control central de las compras; de
ordinario, en las oficinas generales, aunque haya
diversas sucursales en distintos lugares.
Las ventajas de este sistema son:
Un mayor control sobre el volumen de las compras.
Facilita el control de las piezas compradas, as como la
calidad de las mismas.
Mayores descuentos en grandes volmenes de
compras.
Utiliza menos personal de compras.

CRUZ

Captulo 2

53

Permite procedimientos uniformes y un mejor control

sobre ellos.
Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente
disminucin de inversiones.
Evita duplicidad de funciones.
Los problemas generales son aclarados en una sola
entrevista con el comprador.
Reduce considerablemente el papeleo.
Sus desventajas son las siguientes:
En situaciones urgentes no siempre se pueden atender
rpidamente los requerimientos.
La prdida de personal valioso, repercute ms en este
sistema que en el descentralizado.
El personal que est lejos del punto donde van a
utilizarse los artculos es ajeno a los problemas
regionales.
El personal de compras tiene ms cargas de trabajo.
Lentitud al trasladar materiales del almacn general a
otras sucursales.

CRUZ

Captulo 2

54

Mermas o faltantes en las transferencias de materiales

del almacn general a otras sucursales.
Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga,
etc.

D1

D2

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 1

D3

D1

D2

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 2

INGE
NIER
A
Y
DISE
O

INV
EST
IGA
CIO
NE
S

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 3

RELA
CION
ES
PBLI
CAS

NO
RM
AS

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
VENT
AS

CO
MP
RA
S

D3

D1

D2

CO
ST
OS

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
PROD
UCCI
N

PR
ESI
DE
NTE

D3

D1

D2

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 4

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
FINA
NZAS

D3

Fi
gu
ra
2.
3
Es
tru
ct
ur
a
de
un
a
or
ga
ni
za
ci
n
ce
ntr
ali
za
da
CRUZ

55

Captulo 2

CRUZ

56

Captulo 2

T3 Sistema descentralizado
En este tipo de organizacin existen varios grupos
independientes de compras que reportan a sus jefes de
las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en
vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.
Las ventajas de este sistema son:
En situaciones urgentes se pueden realizar
compras en forma ms rpida.
Formar personal
especializado.

ms

experimentado

Es posible mantener la responsabilidad y la

autoridad ms cerca de los problemas y permite
mayor flexibilidad.
Sus desventajas son las siguientes:
La empresa tiene menos control sobre las
compras regionales.
No siempre se obtiene la misma calidad de los
materiales y piezas compradas.
Los descuentos son menores.

CRUZ

Captulo 2

57

Se utiliza ms personal de compras.

No se pueden resolver problemas de servicio en
una sola entrevista.
En ocasiones un comprador regional no quiere
entregar o transferir materiales que escasean, por
temor a que l pueda necesitarlos.

C1

C2

DEPA
RTAM
ENTO
DE
COM
PRAS

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 1

C3

C1

C2

DEPA
RTAM
ENTO
DE
COM
PRAS

DEPA
RTAM
ENTO
DE
COM
PRAS

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
VENT
AS

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 2

C3

C1

C2

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 3

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
PROD
UCCI
N

PR
ESI
DE
NTE

C3

C1

C2

DEPA
RTAM
ENTO
DE
COM
PRAS

GERE
NTE
DE
SUCU
RSAL
No. 4

C3

VICE
PRES
IDEN
TE
DE
FINA
NZAS

Fi
gu
ra
2.
4
Es
tru
ct
ur
a
de
un
a
or
ga
ni
za
ci
n
de
sc
en
tra
liz
ad
a
CRUZ

58

Captulo 2

CRUZ

Captulo 2

59

Cabe hacer notar que en su mayora las empresas

empiezan con un sistema centralizado y en muchas
ocasiones cambian a un sistema descentralizado o mixto
cuando se expanden y crecen enormemente y tienen la
necesidad de crear divisiones separadas.
T3 SISTEMA MIXTO
Este sistema opera en empresas grandes y con varias
sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera
descentralizada sus compras, ya que esto no afecta
mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y
s les favorece en la continuidad, volmenes y
condiciones de entrega.
Sin embargo, cuando se trata de compras de
maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben
ser aprobadas por el comit de compras, o que la alta
direccin considera elevadas, las compras se llevan a
cabo de manera centralizada; es decir, que al realizar la
misma
empresa
compras
centralizadas
y/o
descentralizadas, se dice que est operando bajo un
sistema mixto.
Conceptos bsicos

El sistema centralizado de compras permite mayores descuentos por volumen de

compra.

El sistema descentralizado permite realizar compras en forma rpida durante

situaciones urgentes.

Cuando una empresa realiza compras centralizadas y descentralizadas, se dice que

est operando con un sistema mixto.

CRUZ

Captulo 2

60

T2 POLTICAS DE COMPRAS
De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia
Espaola, la palabra poltica se deriva del latn, politice y
sta del griego politiqu. Por extensin significa: arte o
traza con que se conduce un asunto o se emplean los
medios para alcanzar un fin determinado.
Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de
compras debe establecer sus polticas respecto al
sistema de compras que emplear la empresa, sea
centralizado, descentralizado o mixto, ya que el mismo
afectar a toda una serie de polticas internas, relativas a
las lneas de autoridad, procedimiento y relaciones
interdepartamentales
y
definir
el
alcance
y
responsabilidad del departamento de compras.
Cabe mencionar que tambin las relaciones con
proveedores se hallan sujetas a polticas establecidas por
la empresa.
Estas polticas deben:
Reflejar los objetivos y planes del
departamento.
Elaborarse por escrito.
Ser flexibles, discretas, sencillas y claras.
Los objetivos deben:

CRUZ

Captulo 2

61

Establecer criterios para tomar decisiones.

Ser una herramienta administrativa.
Delimitar la responsabilidad de compras.
Darse a conocer a todo el personal de
compras.
Revisarse y actualizarse peridicamente.
Algunos ejemplos de polticas de compras, son:
Queda prohibido a los empleados aceptar
obsequios o gratificaciones.
Todas las adquisiciones de la empresa
deber realizarlas el departamento de compras
El departamento de compras se reserva el
derecho exclusivo de objetar la calidad y tipo
de materiales a fin de proteger los intereses de
la empresa.
Las requisiciones debern describir
claramente las especificaciones y la fecha en
que se requieran los materiales.
Todas las compras superiores a un milln de
pesos debern estar autorizadas por el comit
de compras de la empresa.
Todas las importaciones de maquinaria y
equipo sern autorizadas por el comit de
compras.

CRUZ

Captulo 2

62

T3 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE

COMPRAS
El trabajo de compras normalmente se inicia con las
requisiciones que hace el almacn, que no son otra cosa
que el medio de comunicar las necesidades que tiene
otro departamento, por ejemplo produccin; adems, son
comprobantes escritos con la autorizacin para adquirir el
material requerido.
Este proceso tiene por objeto centralizar las
responsabilidades, ya que sin l apareceran dispersas o
mal repartidas entre los jefes de produccin y dems
personas que intervienen en la seleccin de compras de
materiales. Sin embargo, en virtud de la complejidad que
esto representa, se tienen que tomar en consideracin
varios puntos de trascendencia y seguir una secuencia
lgica y adecuada en todo el proceso, la cual debe iniciar
con:
1. La requisicin. Se reciben las requisiciones
provenientes del departamento de almacn, debidamente
autorizadas.
2. Localizacin de las fuentes proveedoras. Se
identifica a los proveedores que tengan los materiales
requeridos en la plaza, regin, e incluso en el extranjero.

CRUZ

Captulo 2

63

3. La solicitud de cotizacin. Se solicitan

cotizaciones por va telefnica, fax, correo o a travs de
mensajero o correo electrnico.
4. La cotizacin. Documento que envan los
proveedores en el que se indican precio, condiciones de
entrega, condiciones de pago y garanta, entre otros.
5. Cuadro comparativo. Se elabora un resumen o
comparativo de las cotizaciones presentadas por los
proveedores.
6. La negociacin. Es la etapa ms importante del
proceso, en ella se negocian las condiciones de pago,
entrega, precio, calidad, etc., de los materiales, buscando
siempre el beneficio mutuo, a partir de las buenas
relaciones humanas y comerciales.
7. Orden de compra o pedido. Se elabora un pedido
en firme u orden de compra, al proveedor que ofrezca las
mejores condiciones sealadas en el punto anterior.
8. El seguimiento de rdenes de compra. Se
establecen formas de control para activar las rdenes de
compra fincadas a los proveedores y se vigilan las
entregas que stos realizan.
9. Recepcin de materiales. Se reciben
mercancas en el departamento de almacn.

las

CRUZ

Captulo 2

64

10. Comprobacin exacta de las mercancas. Se

realiza una comprobacin exacta de las mercancas
recibidas, con el pedido u orden de compra fincada.
11. Envo al departamento de contabilidad de todos
los documentos para su pago. Se deben presentar al
departamento de contabilidad todos los documentos
inherentes a la orden de compra o pedido (factura, orden
de compra, acuse de recibo, entre otros), para trmite de
pago.
12. Punto de recompra. El departamento de
almacn determina el punto de recompra a travs del
sistema que haya elegido (por ejemplo, mximos y
mnimos).

CRUZ

Figura 2.5

Captulo 2

65

CRUZ

Captulo 2

66

T3 EL MANUAL DE COMPRAS
En las empresas grandes la gerencia de organizacin y
mtodos es la que se encarga de estructurar el manual
de compras, con el propsito de manejarlo como una
herramienta constante de las actividades que realiza el
rea de compras, mantenindolo actualizado conforme
las circunstancias lo requieran.
El manual de compras proporciona una idea clara,
lgica e integral de cmo opera el rea de compras y
precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en
cada una de las actividades que realiza.
Sirve como medio de orientacin al personal que
labora en compras, sobre todo al de nuevo ingreso; con
ello se logra la optimizacin de los recursos humanos
que permitir obtener el mximo beneficio en la
realizacin de las adquisiciones conforme a los
lineamientos y objetivos de la empresa.
Normalmente en el manual de compras se deben
considerar, entre otros, los siguientes puntos:
Introduccin.
ndice.
Objetivo.
Misin.
Visin.
Estructura orgnica de la empresa y del rea de
compras.

CRUZ

Captulo 2

67

Polticas.
Procedimientos.
Diagramas de flujo.
Formatos que se emplearn en compras.
Instructivo para su uso.
Glosario, entre otros.

Lo anterior ayuda a la empresa y le proporciona una

razonable seguridad de que las actividades de compras
se realizan de la manera que previamente ha precisado
la direccin general, el comit de compras o el consejo
de administracin de las empresas.
Adems, su adecuada aplicacin proporcionar
mayor beneficio que costo y se tendr la seguridad de
que todas las operaciones siguen una secuencia lgica y
quedan registradas en forma precisa y fiable, para
cuando contabilidad requiera la informacin que es
necesaria en la preparacin de sus estados financieros.

CRUZ

Captulo 2

68

Conceptos bsicos
Las polticas de compras deben ser sencillas, claras, flexibles, discretas y reflejar los
objetivos de la empresa.

El procedimiento de compras debe seguir una secuencia lgica y adecuada para que
sea eficaz.

El manual de compras es una herramienta de uso constante en el rea de compras.

Dicho manual proporciona una idea clara e integral del departamento de compras.
Tambin sirve para orientar al personal que labora en compras
Adems, sirve como instrumento para capacitar al personal de nuevo ingreso del
rea.

CRUZ

Captulo 2

69

T2 CMO PLANEAR LAS COMPRAS DE UNA

EMPRESA
Los factores que deben tomarse en cuenta para la
planeacin del departamento de compras de una
empresa industrial, difieren de los que se consideran en
una empresa que nicamente comercializa productos
terminados.
En el caso de una empresa industrial, el
departamento de produccin determinar la frecuencia y
cantidad de materias primas que deban adquirirse, en
razn de la labor que haya realizado el departamento de
ventas, por lo que ser necesario que en almacn haya
materias primas suficientes para no interrumpir o
paralizar las actividades del departamento de produccin.
En el caso de una empresa que solamente se
dedica a la comercializacin de productos, las compras y
el volumen de las mismas se determinarn bsicamente
por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas; es
decir, la frmula ideal sera no tener inventarios de tal
suerte que los productos se desplacen en el mismo
periodo pactado para su pago.
Para una planeacin adecuada de las compras de
una empresa, se debe seguir una regla juiciosa; las
adquisiciones empricas en la actualidad ya no tienen
razn de ser. En las empresas importantes las compras
deben basarse en mtodos cientficos y racionales, de
manera que puedan realizarse de modo correcto.

CRUZ

Captulo 2

70

Para ello es de utilidad el pronstico, que como lo

define el Diccionario de la Real Academia Espaola,
significa:
accin y efecto de pronosticar = prediccin de las cosas
futuras por medio de seales observadas; es decir, el
pronstico es un indicador que permite hacer conjeturas
para tratar de determinar cundo y cunto se debe
comprar y as encontrar el equilibrio adecuado entre
ambos trminos.
Ahora bien, si se utilizan algunas tcnicas
cuantitativas para pronosticar las compras futuras de una
empresa, se podra partir, en principio, de la referencia
del consumo del ltimo periodo anterior para prever
existencias.

En este sentido, es conveniente atender los

siguientes ejemplos:
Mtodo de consumo del ltimo periodo
Consumo de materiales en 2005, 10 toneladas.
Por lo tanto, para 2006 se estima un consumo
similar de 10 toneladas, lo que permitir prever compras
iguales al ltimo periodo anterior.

CRUZ

Captulo 2

71

Mtodo de promedio mvil

Ao
2001
2002
2003
2004
2005

Toneladas
10
20
30
40
50
150 entre 5 igual a 30

En este ejemplo se observa que las cantidades

consumidas en los ltimos cinco aos son diferentes y el
promedio ha sido de 30 toneladas; por lo tanto, para 2006
se estima que se consumirn 30 toneladas, lo que
permitir prever compras mnimas de 30 toneladas, ms
alguna reserva intocable para cubrir contingencias.
Anlisis de Pareto2
Tambin un buen indicador para disear una
adecuada planeacin de compras, es la consideracin
del anlisis de Pareto, tambin conocido como anlisis
de A B C, en virtud del examen minucioso que se realiza
con los diversos artculos existentes en almacn,
clasificados en tres
<entra pie de pgina>
Pareto, Wilfredo (1848-1923). Economista y socilogo italiano que bas su principio de que
la mayor parte de la inversin de los materiales se concentra en un pequeo nmero de
artculos. Defendi su tesis del valor y la legitimidad del concepto de equilibrio general,
considerando la interdependencia general de todas las variables econmicas. Diccionario
Enciclopdico Bruguera, 1979.
2

CRUZ

Captulo 2

72

grupos (A, B y C), aqu la base del anlisis es el valor

que tienen los artculos consumidos. Por ejemplo:
Si todos los artculos del inventario se enlistan y
para cada artculo se procede a multiplicar el costo
unitario por la cantidad que se utiliza en un ao
determinado, se obtendr el valor de consumo anual.
Si se clasifican dichos artculos conforme a su
valor, se obtendr un listado de todos los que se tienen
en el inventario, ordenados conforme a su valor.
Por lo tanto, se observa que aproximadamente 70%
del costo de los materiales es atribuible a 10% de los
artculos almacenados, que se denominan artculos tipo
A.
Los artculos tipo B se consideran intermedios;
representan 20% del valor de consumo y constituyen
tambin 20% de los artculos almacenados.
Los artculos tipo C son heterogneos y de poco
valor; son muy numerosos y muestran una parte
insignificante del costo de los materiales almacenados,
adems de tener una rotacin lenta y que siguiendo con
el ejemplo, representan 10% de ellos.
Por lo tanto, este anlisis permite concluir que la
mayor atencin debe estar en los artculos tipo A,
estableciendo controles estrictos, formas precisas y
adecuadas para las compras que realice una empresa,
en virtud de la inversin que representan.

CRUZ

Figura 2.6

Captulo 2

73

CRUZ

Captulo 2

74

Tambin pueden planearse de acuerdo con su uso e

importancia en:
Artculos que se consideran como indispensables
(materias primas).
Artculos de consumo inmediato o directo, que no
necesitan almacenamiento (mobiliario y equipo de
oficina).
Artculos de consumo espordico o con fines muy
particulares; su almacenamiento es mnimo y transitorio
(refacciones para el departamento de produccin o
mantenimiento).
<entra recuadro de conceptos>
Conceptos bsicos

Las compras deben basarse en mtodos cientficos y seguir una regla juiciosa.
Un buen indicador para planear las compras de una empresa es el anlisis de
Pareto o de ABC.

T2 LA FUNCIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La funcin de este departamento es de suma
importancia, casi estratgica, y su ejercicio eficaz
constituye una parte vital para el xito comercial de las
empresas.
En las organizaciones industriales, comerciales o de
servicios, es prctica comn organizar la funcin de

CRUZ

Captulo 2

75

compras en un departamento especializado que

depende, la mayora de las veces, de la direccin
general.
Cabe sealar que un sistema de compras se
compone de las funciones que a continuacin se enlistan
y siguen una secuencia lgica:
1. Adquisiciones
Precio.
Calidad.
Cantidad.
Condiciones de entrega.
Condiciones de pago.
Servicios posventa.

2. Guarda y almacenaje
Recepcin.
Verificacin en cuanto a dimensin, peso y
medida.

CRUZ

Captulo 2

76

Clasificacin.
Inventario.

3. Proveer a produccin
Tipo de material, o clase.
Cantidad.
Dimensiones, peso y medida.

Por otra parte, las adquisiciones son una prctica

comercial que depende de diversas circunstancias:

1. Fuente de aprovisionamiento
En el pas.
En el extranjero.
2. Clase y costo de transporte

CRUZ

Captulo 2

77

Terrestres.
Martimos.
Areos.
3. Condiciones y cotizaciones de los mercados
Procedencia agrcola. Dependen de las cosechas,
abundantes o escasas de los mismos y de su
existencia, que determinan la oferta y la demanda.
Si son de extraccin minera. Las cotizaciones
pueden fluctuar segn la zona de explotacin, las
clases de los materiales y el costo de la mano de
obra.
Si proceden de otras industrias. Los precios
pueden depender de su grado de transformacin, de
la oferta y la demanda de los productos, atendiendo
principalmente a su calidad y existencias, as como
a las circunstancias referidas en los dos incisos
anteriores.
Es oportuno mencionar que entre los aspectos
esenciales a considerar en las compras, est el
anlisis de valor, directamente relacionado con el
precio, en cuyo caso el comprador debe analizar
tambin las caractersticas tcnicas de los
materiales conjuntamente con el precio de compra.

CRUZ

Captulo 2

78

Dicho en otras palabras, el anlisis de valor, es una

investigacin o revisin integral de las materias primas o
materiales comprados.
Lawrence D. Miles,3 quien acu el trmino anlisis
de valor, lo define como:
Un enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la
identificacin, de una manera eficiente, de los costos innecesarios;
o sea de aquel costo que no aporta calidad, utilidad, vida,
apariencia, ni ventajas para el cliente.

Por ejemplo, el tamao de los materiales, el empaque

de los mismos, las modificaciones en los tiempos de
entrega, la apariencia de los mismos, no alteran la
calidad, ni proporcionan ventajas para el cliente, que en
este caso es el departamento de compras.

Conceptos bsicos

La funcin del departamento de compras es vital para las empresas.

El anlisis de valor, consiste en revisar de manera integral todos los atributos de los
materiales comprados para evitar costos innecesarios.

El anlisis de valor, est relacionado directamente con el precio.

<entra pie de pgina>

CRUZ

Captulo 2

79

Gerente del departamento de servicio de valor de General Electric, E.U.A., Administracin

de compras y abastecimientos. P.J.H. Baily, p. 328.
3

CRUZ

Captulo 2

80

T? CUESTIONARIO
1. Por qu el departamento de compras demanda especial
atencin cuando se tratar de organizar la empresa?
2. Cules son los elementos fundamentales de la estructura
organizacional?
3. Qu aspectos debe considerar el departamento de compras
para su adecuada organizacin?
4. Con los conocimientos adquiridos, indique cmo quedara
organizado el departamento de compras en una empresa
pequea, mediana o grande.
5. Qu conducta debe observar el personal que labora en el
rea de compras?
6. Qu normas ticas debe cumplir el personal de compras?
7. Qu funciones realiza el comit de compras?
8. Cmo puede integrarse un comit de compras?
9. Explique a qu se llama sistema centralizado de compras e
indique ventajas y desventajas del mismo.
10. Explique a qu se llama sistema descentralizado de compras
e indique ventajas y desventajas del mismo.
11. Explique a qu se llama sistema mixto de compras e indique
en qu empresas tiene aplicacin.
12. Cules deben ser las caractersticas de las polticas de
compras?

CRUZ

Captulo 2

81

13. Cite algunos ejemplos de polticas de compras.

14. Cul es el procedimiento que debe seguirse para la
realizacin de compras?
15. Qu puntos deben considerarse en el manual de compras?
16. Qu funcin tiene el manual de compras?
17. Qu aspectos se deben considerar al planear las compras de
una empresa?
18. Explique en qu consiste el mtodo de consumo del ltimo
periodo.
19. Explique en qu consiste el mtodo del promedio mvil.
20. Explique en qu consiste el anlisis de ABC.
21. En trminos generales, cul es la funcin del departamento
de compras?