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EDUCACIN CONTINUA
Material Educativo
EXCEL
INTERMEDIO
1. DATOS INFORMATIVOS
1. DATOS INFORMATIVOS
ELABORADO
TELFONO
E-MAIL
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:
:
2012
EXCEL INTERMEDIO
Material Educativo
Elaborado por: Jorge Marcos Cordero Zambrano
Telfono: 07 2570275 ext 2652
E-mail: jmcorderoz@gmail.com
Blog: http://jmcordero.blogspot.com
Primera edicin
Esta versin digital, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de
Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la cual permite copiar, distribuir y
comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con
fines comerciales ni se realicen obras derivadas.
http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/
Septiembre, 2012
2. NDICE
2. NDICE
1. DATOS INFORMATIVOS.................................................................................................................. 1
2. NDICE ...................................................................................................................................................... 3
3. INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 8
4. OBJETIVOS GENERALES............................................................................................................... 9
5. BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 10
6. DESARROLLO DEL APRENDIZAJE ......................................................................................... 12
UNIDAD 1. Frmulas y Funciones .................................................................................................... 12
1.1 Trabajar con frmulas .................................................................................................................... 12
1.2 Componentes de una frmula ................................................................................................... 13
1.2.1 Constantes ...................................................................................................................................... 13
1.2.2 Referencias a celdas .................................................................................................................. 13
1.2.3 Tipos de Operadores .................................................................................................................. 14
1.2.3.1 Operadores aritmticos:......................................................................................................... 14
1.2.3.2 Operadores de comparacin: .............................................................................................. 15
1.2.3.3 Operador de concatenacin de texto: .............................................................................. 15
1.2.3.4 Operadores de referencia: .................................................................................................... 16
1.2.4 Frmulas compuestas en Excel ............................................................................................ 16
1.2.4.1 Precedencia de los operadores ......................................................................................... 16
1.2.4.2 Uso de parntesis ................................................................................................................... 17
1.3 Referencias relativas y absolutas .............................................................................................. 18
1.3.1 Referencia relativa.- .................................................................................................................... 18
1.3.2 Referencia absoluta.-.................................................................................................................. 19
1.4 Sintaxis de una funcin .................................................................................................................. 20
1.5 Cmo escribir la funcin con el asistente ............................................................................... 21
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3. INTRODUCCIN
3. INTRODUCCIN
Nunca consideres el estudio como una obligacin, sino como una oportunidad
para penetrar en el bello y maravilloso mundo del saber.
Albert Einstein
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4. OBJETIVOS GENERALES
4. OBJETIVOS GENERALES
Utilizar Excel para disear hojas de trabajo que incluyan clculos, frmulas,
funciones y grficos estadsticos, apoyados en el desarrollo de una gran variedad
de ejercicios prcticos.
Aplicar las herramientas que ofrece la hoja electrnica Excel.
Utilizar referencias absolutas y relativas.
Aplicar funciones en la resolucin de problemas.
Aprender a utilizar y aplicar tablas dinmicas para obtener los ms variados
reportes.
Automatizar tareas con el uso y aplicacin de macros.
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5. BIBLIOGRAFA
5. BIBLIOGRAFA
Aulaclic (2011). Curso de Excel 2010 [en lnea],
http://www.aulaclic.es/excel2010/ [consulta 23-08-2011]
disponible
en:
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Microsoft (2011). Ayuda y procedimientos de Excel 2010 [en lnea], disponible en:
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/CL010253675.aspx [consulta 25-082011].
Sitio oficial de soporte tcnico de MS Office que presenta varios enlaces a
artculos relacionados con la Validacin de datos en Excel 2010.
Trucos de Excel (2011). Todo lo que siempre quisiste saber de Excel [en lnea],
disponible en: http://trucosdeexcel.com/ [consulta 27-09-2011].
Sitio web con ejemplos, trucos, funciones y tutoriales para profundizar sobre todo
lo que siempre quiso saber de Excel.
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UNIDAD 1.
Frmulas y Funciones
Piensa en grande y tus hechos crecern, piensa en pequeo y quedaras atrs,
piensa que puedes y podrs; todo est en el estado mental.
Napolen Hill
Estimado Estudiante, esta primera unidad es fundamental para el desarrollo del curso,
pues su comprensin y manejo es la base para una buena utilizacin de MS Excel.
MS Excel es capaz de insertar frmulas y funciones, realizando las operaciones que se le
describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy til cuando desconocemos las funciones
existentes.
=A2*B2
Expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A2 por el valor que contiene la
celda B2. Si la celda A2 contiene el valor numrico 5, la celda B2 contiene el valor
numrico 4, entonces, esta frmula producir 20 como resultado final, el cual ser
asignado a la celda en la que se ingres la frmula.
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1.2.1 Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por
ejemplo, la fecha 9-10-2011, el nmero 2 y el texto "Ganancias" son constantes.
Si se utilizan slo constantes en una frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,
=30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula, por lo que no tiene sentido
utilizar este tipo de frmulas.
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Hace referencia a:
A8
A5:A10
B10:E10
A10:E20
6:6
5:10
D:D
B:F
Significado
Ejemplo
(signo ms)
Suma
A3+3
(signo menos)
Resta
Cambio de signo
B3-B1
-A1
(asterisco)
Multiplicacin
B3*C3
Divisin
D3/3
(signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
(acento circunflejo)
Exponenciacin
C3^2
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Significado
Ejemplo
( igual )
Igual a
A1=B1
>
( mayor )
Mayor que
A1>B1
<
( menor )
Menor que
A1<B1
>=
( mayor o igual )
A1>=B1
<=
( menor o igual)
A1<=B1
<>
(distinto)
Distinto de
A1<>B1
&
("y"comercial)
Significado
Ejemplo
A3&B3
Crea un nuevo valor de
texto formado por el valor
que contiene la celda A3
concatenado o unido con el
valor que contiene la celda
B3
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(dos puntos)
(punto y coma)
,
(coma)
Dependiendo de la
configuracin regional.
Significado
Ejemplo
B2:B10
Referencia a todas las
celdas que se
encuentran en el rango
B2 hasta B10
B5:B15;D5:D15
Referencia a las celdas
que se encuentran en el
rango B5 hasta B15 ms
las celdas en el rango
D5 hasta D15
Separar parmetros.
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Orden
Operador
Descripcin
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
1
2
Porcentaje
Exponenciacin
* y /
Multiplicacin y divisin
+ y -
Suma y resta
&
Une
dos
cadenas
(concatenacin)
Comparacin
7
8
de
texto
Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una
frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel realizar primero
la operacin que est ms a la izquierda.
=5+2*3
Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La
frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
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Excel Intermedio
Las referencias son enlaces al contenido de una celda, es decir, cuando en una frmula
escribimos =B1+B2 nos estamos refiriendo a que sume el contenido de B1 y el contenido
de B2.
Excel puede utilizar dos tipos de referencias: relativas y absolutas.
Las referencias a filas y columnas cambian si se copia la frmula en otra celda. Esta
particularidad la tienen todas las direcciones de celda.
Por ejemplo: si deseamos obtener en C2 la suma de los valores de las celdas A2 y B2 se
utiliza la frmula =A2+B2
Adems si usted desea seguir sumando los valores restantes de las columnas A y B,
tiene que copiar o arrastrar la frmula de la celda C2 a las celdas de la parte inferior, as:
Preste atencin ha cambiado la referencia a la celda, al copiarla una fila hacia abajo en
vez de fila 2 pondr 3, resultado =A3+B3
Adems si copiar una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondr B, resultado =B2+C2
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1.3.2 Referencia absoluta.Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la frmula a otra celda, las
referencias a las celdas de la frmula son fijas. Se aplica cuando deseamos hacer
referencia a un valor constante.
Cuando el clculo de varias celdas incluye a una en particular se necesita las referencias
absolutas.
Por ejemplo: si deseamos asignar un porcentaje % de comisin a un conjunto de
vendedores en funcin de lo facturado. Se debe multiplicar siempre por B1.
El uso del smbolo $ en la direccin de la celda $B$1 le indica a Excel que al Arrastrar
esa direccin no debe cambiar.
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Excel Intermedio
Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual =, seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados
por signos de punto y coma y un parntesis de cierre.
Nombre de funcin.
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin,
aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. As,
escriba =SUMA y aparecer la informacin.
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Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
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Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3.
Excel nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categora del cuadro combinado seleccionar una categora, esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta. Se observa como conforme seleccionamos una funcin, en la
parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta.
Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de
funcin, donde se debe introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar
segn la funcin que haya elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SI ().
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Excel Intermedio
Actividad recomendada.
Realice la siguiente prctica para ejercitar sobre las referencias absolutas y relativas.
1. Ingrese a Excel.
2. Partir de la informacin que se muestra en la ilustracin.
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Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro que nos permitir saber ms sobre el
error.
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ERROR
DESCRIPCIN
#####
#DIV/0!
#VALOR!
#REF!
#NOMBRE?
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UNIDAD 2.
Funciones de FECHA, HORA y de TEXTO
No hay secretos para el xito. Este se alcanza preparndose,
trabajando arduamente y aprendiendo del fracaso.
Colin Powell
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Las funciones AHORA() y HOY() slo cambian cuando se actualiza la hoja de clculo, o cuando
se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y
hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.
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Sintaxis
LARGO(texto)
Texto es el texto cuya longitud se desea obtener. Los espacios se cuentan como
caracteres.
Ejemplo
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Actividad recomendada.
Realice la siguiente prctica para ejercitar sobre la funcin CONCATENAR
1. Ingrese a Excel.
2. Partir de la informacin que se muestra en la ilustracin.
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UNIDAD 3.
Funciones de Bsqueda, Referencia y Lgicas
Solo hay dos cosas que podemos perder: el tiempo y la vida
la segunda es inevitable, la primera imperdonable.
Jos Mara Franco
Distinguido Estudiante, Excel cuenta con un gran potencial para trabajar con funciones de
bsqueda y referencia, debido a la facultad de ste para manipular nombres y rangos.
Excel permite utilizar funciones lgicas que ayudan a evaluar una condicin y en base al
resultado realizar determinada accin.
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Excel Intermedio
Actividad recomendada.
Realice una prctica para ejercitar sobre las funciones de bsqueda y referencia.
1. Ingrese a Excel
2. Partir de la informacin que se muestra en la ilustracin.
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3.2 Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin (=, <>,
<, <=, >, >=).
Operadores de Comparacin
Igual a
=
Mayor que
>
Menos que
<
Mayor o Igual que
>=
Menor o Igual que
<=
Distinto
<>
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos.
MS Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar
los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de
veces que una cadena de texto o un nmero aparecen dentro de un rango de
celdas, utilice las funciones de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una
suma basndose en una cadena de texto o un nmero de un rango, utilice las
funciones SUMAR.SI.
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Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo:
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3.5 Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o
FALSO, o referencias que contengan valores lgicos.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!.
Ejemplo
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3.6 Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O
FALSO, o referencias que contengan valores lgicos.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor
de error #VALOR!.
Ejemplo
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UNIDAD 4.
Edicin Avanzada
Las personas que corren riesgos cambian el mundo.
Pocas personas se vuelven ricas sin asumir riesgos.
Robert T. Kiyosaki
Puede crear referencias externas entre los libros para traer informacin de un libro de
origen (proporciona los datos) a un libro de destino (creo la referencia).
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en la barra de herramientas de
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4.2.1 Nmero
Excel permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, disponemos de una serie de
opciones que nos permitir modificar el formato de los nmeros en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro de dilogo
Formato de celdas
Las categoras ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda
exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por
defecto.
Nmero: Contiene una serie de
opciones que permiten especificar el
nmero de decimales, tambin
permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora
Nmero, permite especificar el
nmero de decimales, se puede
escoger el smbolo monetario como
podra ser y la forma de visualizar
los nmeros negativos.
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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
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Excel Intermedio
4.2.2 Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin,
disponemos de una serie de opciones que nos
permitir alinear los datos de una hoja de clculo en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro
de dilogo Formato de celdas
Excel Intermedio
4.2.3 Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, disponemos de una
serie de opciones que nos permitir modificar la apariencia de
los datos de una hoja en una forma ms rpida. Otra opcin es
utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas
Excel Intermedio
4.2.4 Borde
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Lnea.- Seleccione una opcin en
Estilo para especificar el estilo y el
tamao de la lnea para un borde. Si
desea cambiar un estilo de lnea en
un borde que ya existe, seleccione la
opcin de estilo de lnea que desea y,
a continuacin, haga clic en el rea
del borde en el modelo Borde donde
desea que aparezca el nuevo estilo
de lnea.
Preestablecidas.- Seleccione una
opcin de borde predefinida para
aplicar bordes o quitarlos de las
celdas seleccionadas.
Color.- Seleccione un color en la lista
para cambiar el color de las celdas
seleccionadas.
Borde.- Haga clic en un estilo de lnea en el cuadro Estilo y despus haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botn Ninguno. Tambin puede hacer clic
en las reas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.
4.2.5 Relleno
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas
de las dems.
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4.2.6 Proteccin
Bloqueado.- Evita que las celdas
seleccionadas se cambien, muevan,
cambien de tamao o se eliminen. El
bloqueo de celdas no tiene ningn
efecto a menos que la hoja est
protegida.
Oculta.- Oculta una frmula de una
celda para que no aparezca en la
barra de frmulas cuando la celda
est seleccionada. Si selecciona esta
opcin, no tiene efecto a menos que
la hoja est protegida.
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Excel Intermedio
Para remover este tipo de proteccin debemos seguir los mismos pasos anteriores y en
esta ocasin ser suficiente con remover la contrasea para quitar la proteccin del libro.
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4.4.6 Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima
o por debajo del promedio
Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de
corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o
desviacin estndar en un rango de celdas.
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Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15%
de los productos del final de una encuesta al cliente o los 15 mejores salarios de un
anlisis de personal de departamento.
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,
haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic
en Reglas superiores e inferiores.
3. Seleccione el comando que desee,
como 10 elementos superiores o 10%
inferiores.
4. Escriba los valores que desee utilizar y,
a continuacin, seleccione un formato.
4.4.7 Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula lgica
para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo
Administrador de reglas de formato condicionales.
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3. Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una frmula que determine
las celdas para aplicar formato.
5. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores
donde esta frmula sea verdadera, escriba las frmula.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
7. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede
elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista
previa.
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Estos mismos comandos los puede encontrar en la ficha Datos como parte del grupo
Ordenar y filtrar.
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El mismo comando Filtro lo puede encontrar en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar
y filtrar.
Una vez aplicado el filtro aparecern flechas al lado derecho de cada columnas las cuales
sern mens desplegables donde aparecern las opciones de filtrado para la columna.
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contactos
la opcin
y elegir la
nueva en
hacer clic
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Seleccionar la hoja donde estn los datos (Hoja1), y hacer clic en el botn Aceptar, La
primera fila de datos contiene encabezados de columna, pues precisamente la primera
fila de la hoja de Excel, es el nombre de cada uno de los campos: el grado acadmico,
nombres y apellidos, departamento, etc.
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UNIDAD 5.
Grficos
Para el logro del triunfo siempre ha sido indispensable pasar por la senda de los
sacrificios.
Simn Bolvar
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Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera
colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores Y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
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2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente todas las celdas que
contienen datos que rodean directamente esa celda en un grfico.
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Actividad recomendada.
Realice una prctica para ejercitar sobre creacin de grficos.
1. Ingrese a Excel.
2. En base a la informacin que se muestra en cada ilustracin, generar el grfico
correspondiente.
3. Datos para grfico de barra.
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Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en ms
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Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento que haya seleccionado. Por
ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a todas las
series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se
aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
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Cuando cree un grfico nuevo o desee cambiar el tipo de grfico de un grfico existente, puede
aplicar la nueva plantilla de grfico.
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Excel Intermedio
Si con frecuencia utiliza un tipo de grfico especfico cuando crea un grfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de grfico como el predeterminado. Despus de seleccionar el tipo y el
subtipo de grfico en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico, haga clic en Establecer
como predeterminado.
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La primera opcin Hoja nueva permite establecer el grfico como una hoja nueva.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente. El grfico quedar flotante en la hoja y podr situarlo en la posicin y con el
tamao que usted elija.
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UNIDAD 6.
Tablas Dinmicas
El que no vive para servir,
no sirve para vivir.
Franklin Delano Roosevelt
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinmica.
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Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Precio para cada Referencia en
cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
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Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
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Actividad recomendada.
Realice la siguiente prctica para ejercitar sobre creacin de tablas dinmicas.
1. Ingrese a Excel.
2. En base a la informacin que se muestra en la ilustracin, generar el informe de
tabla dinmica.
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UNIDAD 7.
Uso de Macros para simplificar tareas
Pensar que se domina algo,
es pensar no poder superarse.
Jos Mara Franco
En esta ltima unidad estudiaremos Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear
macros automticamente.
Las macros permiten automatizar varias tareas repetitivas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de
herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese
objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.
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2 Para grabar una macro debemos acceder de cualquiera de las siguientes formas:
4 En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal.
Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro
Descripcin.
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Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.
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2 En la parte izquierda, el recuadro inferior son las propiedades del objeto seleccionado.
En esta imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de
clculo (Worksheet).
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Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es
donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para
insertar un mdulo accedemos al men Insertar MDULO.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso
que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve
ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar
Procedimiento...
es una
Propiedad.
3 Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como Pblico
podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y
se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para
definir la macro.
Ejemplo:
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o presione F5
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Esto ocurre porque Excel no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro
equipo.
Si confa en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha creado Ud. haga clic
en el botn Opciones para activarlas.
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4. Para asignar una macro al botn u objeto grfico, haga doble clic en la macro o
escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
5. Haga clic en Aceptar.
3. Para asignar una macro al botn, haga doble clic en la macro o escriba el nombre
de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
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EXCEL INTERMEDIO
Material Educativo
Elaborada por: Jorge Marcos Cordero Zambrano
E-mail: jmcorderoz@gmail.com
Blog: http://jmcordero.blogspot.com
Esta versin digital, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de
Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la cual permite copiar, distribuir y
comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con fines
comerciales ni se realicen obras derivadas.
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Septiembre, 2012
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