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NACIONALES
AIESEC EN VENEZUELA
Noviembre 2013
El presente manual est diseado para dar directrices respecto al Ciclo Nacional de
Conferencias y los requisitos mnimos que se deben asegurar para entregar eventos de
calidad en trminos de logstica y contenidos.
As mismo, se describe cules deben ser los requisitos de seleccin de los Comits Locales
anfitriones y los Comits Organizadores de los eventos.
Este manual fue diseado por el subcomit de eventos del periodo 2013, representado por
los comits locales de Barquisimeto, Maracaibo, Mrida y comit miembro de AIESEC
Venezuela.
INDICE GENERAL
Crear redes de trabajo entre todos los comits locales, generando cooperaciones no
solo LC/LC sino de igual manera MC/LC.
Seccin 5.02: National Presidents Meeting se realizar en el marco del National Conference
NATCO, en el marco del National Strategic Meeting NSM, en Marzo y finalmente en
Septiembre.
Seccin 5.03: Este evento va dirigido a Presidentes de entidades locales (LCPs) salientes
y/o electos.
Seccin 5.04: El Comit Organizador de NATCO y NSM deber ser responsable por la
organizacin logstica del NPM que se lleve a cabo en dichos eventos respectivamente.
Artculo 6. Vice-Presidents Meeting (VPM): El propsito de este evento es el de facilitar
un espacio exclusivo para los vicepresidentes de los comits locales, en el cual se discutirn
temas estratgicos por reas funcionales as como de liderazgo. Esta reunin debe suceder
al menos dos (2) veces al ao.
Seccin 6.01: Los objetivos de VPM son:
Generar espacio de cooperacin entre los comits locales de AIESEC en Venezuela.
Bajar estrategias por parte del Comit Miembro a los vicepresidentes locales de las
distintas reas funcionales.
Recibir lineamientos sobre la estrategia vigente tanto a nivel nacional como
internacional.
Brindar un espacio de desarrollo de habilidades gerenciales.
Seccin 6.02: Vice-Presidents Meeting se realizar en el marco del National Conference
NATCO y del National Strategic Meeting NSM.
Seccin 6.03: Este evento va dirigidos a los Vicepresidentes de los comits locales que
dirigen las distintas reas funcionales.
Seccin 6.04: El Comit Organizador de NATCO y NSM deber ser responsable por la
organizacin logstica del VPM que se lleve a cabo en dichos eventos respectivamente.
Artculo 7. Reuniones Funcionales de Trabajo: El propsito de las Reuniones
Funcionales de Trabajo ser el de brindar entrenamiento tcnico funcional avanzado en
contenidos de gestin relativos a cada rea, as como discutir y generar estrategias
funcionales y planes de accin.
Seccin 7.01: El Comit Miembro puede determinar segn las estrategias nacionales si
agrupar las reuniones de reas o no.
Seccin 7.02: Los objetivos de estas reuniones son:
Definir y mejorar la estrategia de cada rea funcional.
Revisar la planificacin de cada rea funcional.
Supervisar el cumplimiento de las actividades planeadas.
Discutir y solventar cuellos de botella y dificultades presentes en cada rea y en la
ejecucin de las operaciones de las mismas.
Seccin 7.03: Durante el ciclo anual de AIESEC Venezuela, el Comit Miembro podr
convocar y realizar Reuniones Funcionales de Trabajo en fechas que considere apropiadas.
Dichas fechas debern ser notificadas al menos con seis semanas de anticipacin.
Seccin 7.04: El Comit Miembro puede consultar entre los Comits Locales para designar
al Comit anfitrin de las Reuniones Funcionales de Trabajo.
Seccin 7.05: Estos eventos estn dirigidos a miembros activos de la organizacin que se
encuentren tomando el programa de Miembro de Equipo y Lder de Equipo.
Artculo 9. El Presidente del Comit Local Anfitrin (LCP) ser el responsable de realizar el
proceso de aplicaciones de miembros para ser Presidente del Comit Organizador (OCP) con
previa aprobacin del subcomit de eventos.
Artculo 10. Se debe realizar el proceso de seleccin del Presidente del Comit
Organizador, mximo dos (2) meses luego de que un LC haya sido designado como Comit
Local Anfitrin de un evento.
Artculo 11. El Presidente del Comit Organizador deber ser seleccionado por el
Presidente del Comit Local anfitrin y aprobado por el Comit Miembro, con previas
recomendaciones del subcomit de eventos.
Artculo 12. El presidente del Comit Organizador debe tener el siguiente perfil:
Haber desempeado un rol de liderazgo nacional (MC, NST, OCP, OCVP) o dentro del
comit local anfitrin (EB, OCP).
Manejo y elaboracin de presupuestos.
Habilidades y control para manejar la logstica de un evento de ms de 150
delegados.
Habilidades de manejo de equipo, manejo del tiempo y manejo de situaciones de alta
presin.
No ser Junta Directiva durante la planeacin y realizacin del evento.
No ser aspirante a intercambio (EP) cuya fecha de realizacion est contemplada
entre la planeacin y la ejecucin del evento.
No poseer alguna otra responsabilidad que comprometa su buen desarrollo dentro de
la ejecucin del pre-evento (viajes, entre otros).
Artculo 14. El Presidente del Comit Organizador (OCP) ser el responsable de realizar el
proceso de aplicaciones para ser miembro del Comit Organizador (OC) con previa
aprobacin del subcomit de eventos.
Artculo 15. Se debe publicar el proceso de seleccin del Comit Organizador mximo dos
(2) semanas luego de que un OCP haya sido seleccionado.
Artculo 16. El Comit Organizador deber ser seleccionado por el Presidente del Comit
Organizador y aprobado por el Comit Miembro con previas recomendaciones del subcomit
de eventos.
Artculo 17. El Comit Organizador estar conformado por un Presidente del Comit
Organizador (OCP) y como mnimo miembros que ocupen los siguientes roles:
VicePresidente de Finanzas del Comit Organizador (OCVP Finance).
VicePresidente de Logstica del Comit Organizador (OCVP Logistic).
VicePresidente de Comunicaciones del Comit Organizador (OCVP COMM).
VicePresidente de Relaciones Externas y Ventas del Comit Organizador (OCVP ER).
Seccin 17.01: Los miembros del Comit Organizador debern cumplir con el siguiente
perfil:
Haber tenido experiencia como Comit Organizador en cualquier actividad del Comit
Local anterior a la fecha de aplicaciones.
No ser Junta Directiva en el momento de la seleccin del comit organizador y hasta
la realizacin del evento.
Artculo 21. Es obligatorio cumplir con todo el Ciclo de Eventos Nacionales y tanto el
Comit Miembro, como el Comit Local Anfitrin y los Comits Organizadores deben
asegurar la planeacin y ejecucin del mismo.
Artculo 22. En caso de que el evento genere ganancias, dicho monto ser distribuido de la
siguiente manera:
50% ira para el Comit Local anfitrin
50% ira para el Fondo de Eventos Nacionales
Artculo 23. Obligaciones del Comit Miembro:
Seleccionar los objetivos y el enfoque del evento de acuerdo a lo definido en este
manual.
Apoyar al LC anfitrin en la seleccin del OCP y el resto del equipo OC.
Supervisar la correcta planificacin del evento.
Disear un flujo general de la agenda al menos dos (2) semanas antes del evento.
Suministrar la agenda final del evento una (1) semana antes del evento al Comit
Organizador.
Asesorar al Comit Organizador durante la preparacin del evento.
Suministrar material de referencia al Presidente del Comit Organizador (Compendio
Nacional, Estatutos, Manual de Conferencias Nacionales, sugerencias, entre otros).
Seleccionar al moderador/chair del evento nacional y a los facilitadores.
Seguimiento al cumplimiento del presupuesto y pagos en general.
Verificar y aprobar el cierre financiero y logstico de todo el evento para hacer la
liberacin de responsabilidades del Comit Organizador mximo un mes despus de
entregado el cierre financiero por parte del Comit Organizador.
Asumir el porcentaje correspondiente de las prdidas del evento en caso de existir.
Artculo 28. El Comit Organizador del evento debe hacer entrega del presupuesto
definitivo del evento maximo dos (2) meses antes del mismo al Conference Manager del
evento, al Vicepresidente de Finanzas nacional y al chair del Subcomit de Eventos. Una vez
aprobado por estos entes, se proceder a enviar a los presidentes de los comits locales.
Seccin 25.01: Los LCPs tienen un plazo mximo de 10 das continuos para emitir una
respuesta de aprobacin o rechazo del presupuesto final presentado por el Comit
Organizador. Si posterior a este periodo de tiempo no hay respuesta por la mayora de los
LCPs, el presupuesto se aprueba automticamente.
Artculo 30. La Cuota de Evento Nacional (CEN) base ser igual a la sumatoria del costo
real por asistente del presidente y vicepresidentes del comit organizador, los facilitadores y
el chair del evento, dividido entre el nmero de Comits Locales y Expansiones. Su pago es
obligatorio para todos los LCs independientemente de que enven delegados o no al evento
y se realiza un pago por cada uno de los eventos nacionales.
Seccin 27.01: Los eventos regionales y reuniones nacionales especiales de trabajo no
sern cubiertos por la cuota de eventos nacionales (CEN).
Artculo 31. Al Fee base de delegados se le sumar un 2% de Damage Fee que deber ser
utilizado para cubrir costos extraordinarios y de emergencias, en caso de ser necesario. De
o existir este tipo de gastos, el total acumulado del Damage Fee deber destinarse al Fondo
de Eventos Nacionales
Artculo 32. Los Comits Locales tienen un plazo mximo de 7 das continuos para pagar el
CEN a partir de la aprobacin del presupuesto final del evento.
Seccin 32.01: Aquel comit que no cancele el CEN a tiempo, sus delegados debern pagar
un mximo de 20% de recargo en el fee.
Artculo 33. Todos los movimientos financieros de los eventos nacionales estarn
sometidos a las regulaciones establecidas en el Manual de procedimientos financieros de
AIESEC Venezuela y el Comit Miembro.
Artculo 34. El pago del Fee de delegado deber hacerse a ms tardar una semana antes
de la fecha del evento. Posterior a esta fecha se establecer un pago denominado Late Fee
que tendr un mximo de 20% de recargo sobre el monto regular de pago del evento, y
deber hacerse a ms tardar tres das antes del inicio del evento. En caso de existir algn
pago de delegados posterior a ese tiempo, el Comit Organizador podr exigir un excedente
adicional el cual no sobrepasara el 20% del Fee regular del mismo por delegado.
Artculo 35. El Comit Organizador podr crear polticas de pago para los asistentes,
previamente acordadas y discutidas con el Comit Miembro y el Subcomit de Eventos.
Artculo 36. El saldo positivo de cualquier evento nacional ser absorbido en un 50% por el
Comit Local anfitrin y el 50% restante ir al fondo de eventos nacionales. En caso de
prdida (luego de haber utilizado el monto acumulado de Damage Fee), la distribucin ser
50% para el Comit Local, 25% para el Comit Miembro y 25% se dividir entre el resto de
los comits locales y expansiones oficiales.
Seccin 36.01: En caso de que el comit anfitrin no pueda asumir el monto de prdida del
evento, ste ser distribuido equitativamente entre la Plenaria Nacional.
Artculo 37. Los excedentes de patrocinio en especies debern ser reportados y entregados
al Comit Miembro para su utilizacin por parte del Comit Local anfitrin.