CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

1.- CONQUE NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERNAS?

R.- Sistema nervioso
2.- QUE OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA?
R.- Facilitar el trabajo de una empresa
3.- DE QUE NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA?
R.- La mayora de las actividades estn precedidas, acompaadas y seguidas de un papel, se relacionan con la
recopilacin, registro y transmisin de datos.
4.- QUE CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIN, CUANDO CUENTA CON LA INFORMACIN
NECESARIA?
R.- Por ejemplo, incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas,
despachar los pedidos, etc.
5.- EN DONDE SERN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MLTIPLES DOCUMENTOS QUE SE
ELABORAN EN UNA OFICINA?
R.- En los archivos
6.- QUE FUNCIN TIENE LA DOCUMENTACIN DE LOS ARCHIVOS?
R.- Tiene una funcin histrica de la institucin, informacin sobe sus xitos, fracasos, sus circunstancias y
condiciones. En si tiene una mltiple funcin: histrica, analtica, previsora y supervisora.
7.- QUE SIMILITUD EXISTE ENTRE UN ARCHIVO Y LA MEMORIA?
R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta
contiene recuerdos e informacin que nos ayuda.
8.- QUE ELEMENTOS REQUIEREN EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS?
R.- Requiere de prcticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal tcnicamente preparado en
distintos grados.
9.- QUE FINALIDAD PERSIGUE LA ENSEANZA DE ARCHIVONOMIA?
R.- Es la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformizacin de los sistemas y mtodos que deben
introducirse y ejecutarse en los archivos.
10.- DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA?
R.- A la administracin de los archivos, que comprenden la Planeacin, Integracin, Ejecucin y Control.
11.- QUE SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIN
DE ARCHIVOS?
a) PLANEACIN b) ORGANIZACIN e) INTEGRACIN d) CONTROL
PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales.
ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucin para la conexin y
coordinacin, sistemtica y metdica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines
eficientemente.
INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por los
factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.
CONTROL: como instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las
tareas y su ejecucin.
12.- CMO SE HA FORMADO L TERMINO ARCHIVONOMIA?
R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nom que significa regla, para
designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la informacin.

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13.- QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TRMINOS?

a). ARCHIVAR b) ARCHIVISTA e) ARCHIVERO
R.- ARCHIVAR: Accin de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que sealan
los sistemas y los mtodos.
ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como tcnico en la materia, interviene o trabaja en los
archivos.
ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y
conservacin.
14.- QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?
R.- Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una institucin, atienden a los referidos
servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo.
15.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?
R.- Se localiza en cada dependencia de la institucin y, por consecuencia, se forman tantos expedientes.
16.- CUL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?
R.- Los generales
17- CUL ES EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?
R.- Los archivos parciales.
18- CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS POR SU DESTINO?
R.- Son tres, archivos pblicos, privados y secretos.
19- QUE ES UN ARCHIVO DIRECTO Y QUE ES UN ARCHIVO INDIRECTO?
R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de expedientes.
ACHIVO INDIRECTO: estos requieren del auxilio y precisin de los catlogos para la localizacin y consulta de los
expedientes.
20- CUAL ES LA DIVISIN DE LOS ARCHIVOS POR EL MTODO EMPLEADO POR SU MANEJO?
Archivos directos
Archivos indirectos
21.- COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?
R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentacin y por consecuencia requieren de la aplicacin mxima
de las tcnicas de archivo.
CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentacin.
22.- COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?
R.- son dos, archivos numricos y alfabticos.
23.- CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?
Local, mobiliario y equipo, documentacin y personal
24.- CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?
Es primordial en los archivos la documentacin.
25.- CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?
El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades del local. El local destinado al
Archivo debe tener un rea ideal de forma rectangular, y desechar la de escasa anchura y mucha longitud, o una serie
de pequeas superficies de forma irregular, los archivos tienen dos principales enemigos que son el: incendio y la
humedad.

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26.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS
CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
AREA. Debe garantizar que las condiciones de constriccin y sus instalaciones sean adecuadas
PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS.
ORIENTACIN. Hacia el sur, despus al oriente o al poniente, y la mas inconveniente es al norte.
ILUMINACIN. La natural es la mejor, y en el caso de emplear la artificial, esta debe ser en cantidad suficiente, sin
reflejos, sin sombras y con buena difusin de la luz, lo que se logra con unas distribuciones simtricas de los focos
luminosos en nmero y wattaje necesarias.
TEMPERATURA Y VENTILACIN. Est demostrado que tienen ntima relacin con el rendimiento y eficiencia de los
empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos.
DECORACIN. Debe evitar todo aquello que favorezca la acumulacin de polvo, para emplear materiales que renan
las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza
INSTALACIONES ACCESORIAS. Los ruidos son un problema en la instalacin de la oficina de archivo, los provocan,
principalmente las mquinas y el crecimiento de las poblaciones; aislar las primeras hasta donde sea posible y el
empleo de materia especiales en los techos, paredes y pisos, que en una menor fatiga nerviosa de los archivistas.
MOBILIARIO Y EQUIPOS:
A) ARCHIVERO Mueble seccional metlico con gavetas de diversos colores.
GAVETA. Tiene en sus paredes laterales exterior, la parte del mecanismo de suspensin y deslizamiento
correspondiente a la otra parte.
ESTANTE. Mueble de estructura metlica de longitud y altura variable de conformidad con el local compuesto por las
patas, disponibles en forma horizontal y vertical.
TARJETERO. En el interior tiene127 x 76 mm que son las dimensiones ms generalmente ms usadas en las tarjetas
de las cedulas de catalogacin
OTROS MUEBLES. Caja archivadora, charola auxiliar para archivar y secciones de transferencia.
27.- CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?
R= manejo, conservacin y control de los documentos.
28.- CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIN?
R= bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa.
29.- COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS?
R= Por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de documentos muy diversos
que se generen en las propias oficinas.
30.- CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA?
R= Dominio completo de lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo conservacin
y control de los documentos.
31.- CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA?
R= Responsable, conocer la materia, ser higinico, trabajador, competente.
32.- CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS?
R= Limpios, someterlos a peridicas fumigaciones y abolir, estrictamente, la practica viciosa de humedecer, con saliva
o esponja.

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33.- QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIN DOCUMENTARIA?

R= Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o mtodo que se adopte para su clasificacin, pero en
su ayuda se utilizan principalmente las carpetas, las guas principales y auxiliares o sub-guas los marbetes y
los jinetes.
34.- QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA?
R= Son de cartulina, los hay de varios colores y en tamao carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaa
est rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de ste al archivar los documentos,
para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
35.- QUE SON LAS GUAS?
R= Son de material resistente; las hay en varios colores y tamaos: carta, oficio y algunas ms pequeas para
directorios personales. Tienen un borde superior o pestaa para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo
el cual estn archivados, las guas siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabticas o numricas.
36.- CUALES SON LAS GUAS MAS GENERALMENTE USADAS?
Gua con ojete, gua principal, gua secundaria, gua especial auxiliar, gua fuera.
37.- QUE CARACTERSTICAS TIENE LAS GUAS?

De material resistente (cartn), en tamaos carta u oficio, o para los catlogos, tienen en su borde superior una
pestaa o apndice que, contando de izquierda a derecha,
38.- QUE TIPO DE ARCHIVO DEBE ADOPTARSE EN LA ORGANIZACIN CENTRALIZADA?

Todas las tareas comunes a las diversas dependencias se realizan o ejecutan en unidades centrales de servicio, y
cada labor de finalidad especfica corresponder a un departamento o seccin. Por ejemplo: Departamento de
Contabilidad, Departamento de Archivo (Archivo Central)
39.- CUL ES LA ORGANIZACIN IDEAL DEL ARCHIVO?

Es el de Unidad Centralizada de Servicio. Sin embargo

40.- QUE OCURRE EN LA PRACTICA EN CUANTO A LOS TIPOS DE ORGANIZACIN?

En la prctica, los dos tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento.
41.- CMO SE FORMA CON LOS SIGUIENTES ESCRITOS EL ARCHIVO Y QUE PROCEDIMIENTOS SE
SIGUEN?
42.- QUE FINALIDAD TIENE LA OFICINA LLAMADA INFORMTICA?

Agrupan las informaciones del Archivo, Computadoras y Microfilm.

43.- QUE OBJETO TIENE PONER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIN DINMICA?

Es decir, en funcionamiento, para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de
las oficinas.
44.- QUE INFORMACIN REVELA EL ANLISIS DE UN DOCUMENTO?

Revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuacin se enumeran, o
alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeracin; un lugar; una fecha; da o morales; y sobre todo un asunto
como parte esencial o dato principalsimo.
45.- QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO?

Bases en su doctrina, flexibilidad y adaptabilidad en su aplicacin y susceptibles de ser superados por los mtodos
de ejecucin.
46.- CMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO NECESIDAD DE
REGISTROS PARA LA LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS?
Se dividen en dos grupos: uno, formado por aquellos que no requieren del empleo de catlogos, registros o ndices
para su localizacin y consulta; son los DIRECTOS, el otro, lo constituyen los que requieren necesariamente de
aquellos (catlogos, ndices y registros), para su localizacin y consulta; son los indirectos.
47.- CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?

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Al primer grupo corresponden: el Alfabtico, el Geogrfico y por asuntos

Al segundo grupo corresponden: los Numricos, (Simple, Decimal, Topogrfico, etc.)
48.- CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIN?

Es aplicable a los expedientes y a las cdulas de catlogos, registros o ndices, por lo cual en sistemas y en
distintas clases de cdulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, ser forzosa su aplicacin. Alfabetizar
palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.
49.- CMO SE LLAMA LA PRIMERA GUA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN CON
ANOTACIONES DE A AR AZ ?
50.- REPRESENTE ESQUEMTICAMENTE EL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABTICO?
51.- QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
MTODO?
52.- QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL?
53.- CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL?
54.- QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN?
55.- CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS
CLASIFICADORES?
56.- CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS CATLOGOS?
57.- CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE CONTIENE
LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y LOCALIZACIN DE
LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO
58.- QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN?
59.- QU OBJETO E IMPORTACIN TIENE LOS CATLOGOS?
60.- QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS?
61.- CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS CATLOGOS?
62.- A QUE GRUPO PERTENECE L CATALOGO SISTEMTICO O METDICO Y L CATALOGO DICCIONARIO?
63.- COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBE UN ASUNTO, DOCUMENTO, EXPEDIENTE,
ETC. EN UN ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS?
64.- DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIN DE LAS CEDULAS?
65.- EL ORDENAMIENTO DE LAS CDULAS DE CATALOGACIN SE BASA EN LAS LETRAS O EN LAS
PALABRAS?
66.- MEDIANTE QUE ELEMENTO SE HACE LA INVESTIGACIN SISTEMTICA EN UNA CDULA PRINCIPAL?
67.- A QUE INVESTIGACIN NOS LLEVA LA CDULA PRINCIPAL ALFABTICA?
68.- CMO SE FORMA UN EXPEDIENTE?
69.- CUALES SON LAS FORMAS DE ORDENAR LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LOS EXPEDIENTES?
70.- CMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS?
71.- CMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS?
72.- CUALES SON LOS REQUISITOS PARA EL PRSTAMO DE EXPEDIENTE?
73.- LA FUNCIN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES:
Almacenar documentos para que no se extraven y se conserven perfectamente
Tener la documentacin perfectamente clasificada para su consulta en el momento que sea requerida
Tener los documentos y decidir a quin se le presta para consulta
74.- POR LA FORMA EN QUE ESTN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN: a) Centrales y Locales
b) Oficiales, Especiales y Particulares

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75.- POR EL MTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS, STOS SE DIVIDEN EN: a)
Centrales y Locales
b) Pblicos, Privados y Secretos
e) Directos e Indirectos
76.- POR LA DOCUMENTACIN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN: a) Oficiales, Especiales y
Particulares
Pblicos, Privados y Secretos
Centrales y Locales
77.- UN DOCUMENTO ES:
Una constancia de hechos
Un escrito para comprobar un hecho
Un escrito clasificado y redactado perfectamente
78.- CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE PERSONAS FSICAS O MORALES,
SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO: a) Por Asuntos
b) Nominal
e) Alfabtico
79.- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O TRMITE, EMPLEAMOS EL
SISTEMA:
Temporal
Cronolgico
Geogrfico
80.- CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIN DECIMAL EMPLEAMOS EL SISTEMA: a) Decimal
Dcimo
Numrico
81.- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA: a) Por Estados y Localidades
Regional
Geogrfico
82.- EN EL SISTEMA CRONOLGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS FECHAS ES EL SIGUIENTE: a)
Da-Mes-Ao
Ao-Mes-Da
Mes-Da Ao
83.- UN CATLOGO ES:
Un registro de todos los expedientes del archivo
Una muestra grfica de todos los expedientes para su fcil localizacin
Una seleccin de expedientes como muestra
84.- LOS CATLOGOS SE DIVIDEN EN:
Catlogos Generales y Catlogos Especiales
Catlogos Alfabticos y Catlogos Numricos
e) Catlogos por Asuntos y Catlogos Cronolgicos
85.- UN ASIENTO CATALOGRFICO ES:
Conjunto de datos que se asientan en los catlogos
Conjunto de datos que llevan las cdulas de catalogacin

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e) Nombres que se asientan en los catlogos

86.- UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A UN MISMO ASUNTO Y QUE SE GUARDAN
CRONOLGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN:
Archivo Cronolgico
Carpeta cronolgica
e) Expediente
87.- CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE ACUMULA EN OTRAS CARPETAS QUE
VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONJUNTO DE CARPETAS SE DENOMINA a) Legajo
b) Grueso
e) Complementarias
88.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIN DE UNA EMPRESA EN UN SOLO
DEPARTAMENTO SON:
Generales
Centrales
e) Pblicos
89.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRAMITACIN SON: a)
Generales
b) Centrales
e) Pblicos
90.- LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS NICAMENTE POR FUNCIONARIOS O EMPLEADOS
DE UNA INSTITUCIN SON LOS: a) Especiales
b) Secretos
e) Privados
91.- LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS AUTORIZADAS SE DENOMINAN: a)
Especiales
b) Secretos
e) Privados
92.- MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO:

93.- ANOTA CULES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS:

94.- QU ES LA DOCUMENTACIN?

95.- ANOTA LOS SISTEMAS DE ARCHIVO:

96.- CLASIFICA Y ORDENA ALFABTICAMENTE EL SIGUIENTE LISTADO: Javier del Campo

Alicia Garca Hernndez

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Prof. Ernesto Del Valle Jimnez

Juan Garca
Dr. Jos J. Martnez M.
Ma. Elena Chvez J.
Pedro Contreras
R. Mara Cisneros Garca
Victoria O connors
Alicia Coronel
1
2.
3
4
5
6
7
8
9
10
97.- UN ASIENTO CATALOGRFICO CONTIENE LAS SIGUIENTES PARTES:

98.- EN EL SISTEMA DECIMAL DE CLASIFICACIN DE DEWEY:

Los dcimos correspondes a
Los centsimos
a.
Los milsimos
Los diezmilsimos

BIBLIOGRAFA
ARCHIVONOMIA
LUIS GONZALEZ RAMREZ EDICIONES ECA.
MEXICO, D.F.

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