Informatica Basica Excel Sintesis

Universidad Nacional del Nordeste
Informtica Bsica
2015
Unidad V: Planilla de Clculo
Av. Las Heras 727. Resistencia. Chaco. Argentina

Tel-fax: +54-0362-4446958
Correo electrnico: carlos_prietto@gmail.com
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL NORDESTE

FACULTAD DE HUMNIDADES
Av. Las Heras 727 Resistencia Chaco Telf. (362) 4446958 Int: 207
Especialista Prof. Carlos Prieto
Microsoft Excel
Microsoft Excel es la planilla de clculos ms usada en el mundo, Excel es una herramienta
profesional para organizar y manejar, de manera eficiente, informacin numrica y no numrica como:
libros diarios, presupuestos, facturacin, liquidaciones de sueldos, balances generales y
estimaciones. Funciones integradas, como frmulas financieras, que automatizan tareas comunes.
Excel nos ofrece potentes herramientas para crear un conjunto de datos con frmulas de clculo que se
actualizan automticamente, y crear interesantes grficos de barra o grficos de torta, para mostrar los
datos de una manera ms apreciable.
Libro y hoja de clculos:

Un libro contiene una o ms hojas de clculos; y una hoja de clculos (tambin llamada planilla de
clculos) est formada por filas y columnas que contienen texto o nmeros. Siempre que trabajemos
con Excel, estaremos trabajando sobre la hoja de algn libro. Este mtodo evita tener separados varios
archivos relacionados con el mismo proyecto y permite conservar todas las hojas de clculo
relacionadas en un solo libro. Por ejemplo, podramos tener un libro de Excel llamado Liquidaciones,
y 12 hojas donde cada una contiene la liquidacin de sueldos de cada mes, cada hoja podr tener un
nombre como Enero, Febrero, Marzo, etc. El nombre del libro es el nombre que se asigna cuando se
guarda el archivo.

Etiquetas o solapas de las hojas de clculos

Columnas, filas y celdas

Las hojas de clculo contienen columnas, filas y celdas. Cada columna contiene un encabezado con
nombres que comienzan con la A y siguen con la B, C, etc. Cada fila, tambin tiene un encabezado que
comienza con el 1 y sigue con el 2, 3, etc. Una hoja de Excel XP est compuesta por 65.536 filas y 256
columnas, desde la A hasta IV. La interseccin de una fila y una columna se llama celda, y tambin
tiene un nombre, que es la combinacin de un nombre de columna y un nmero de fila, como C4 o A1,
donde A1 es el nombre de la celda ubicada en la columna A y la fila 1. Las lneas de la cuadrcula le
ayudan a distinguir las celdas, para que se pueda guiar mejor.

Celda activa y
cuadro de
nombres.

Iniciar Excel
Para iniciar Excel, vaya al men Inicio | Programas y elija Microsoft Excel. Aparecer el entorno de
Microsoft Excel y un nuevo libro abierto listo para comenzar a trabajar.
Componentes de la pantalla de Excel
Introducir datos en una celda

Para introducir datos en una hoja de clculos solo se necesita seleccionar la celda y escribir. En cada
celda podr escribir:
Texto: valores de texto como: nombres y direcciones.

Nmeros: valores numricos enteros o decimales, positivos o negativos como: 1; 2; 3; 150,25;
-10; etc.
Frmulas: expresiones que calculan resultados, generalmente, numricos (algunas frmulas
tambin trabajan con textos).
Valores Especiales: como valores fechas y horas, formatos personalizados, etc.

Para introducir datos en una celda:

1. Usar las teclas de desplazamiento del cursor o el mouse para seleccionar la celda donde se va a
El texto escrito en la celda

A3 se despliega
completamente porque la
celda de la derecha (B3) est
vaca.
El texto de la celda A3
aparece cortado porque la
celda de la derecha (B3)
contiene datos.
Se ha ampliado el ancho de la columna A

para que el contenido de las celdas se
vean completamente.
escribir el dato.
2. Escribir el dato.
3. Oprimir la tecla ENTER o desplazarse a otra celda.
A medida que escribe, el dato va apareciendo en la celda y en la barra de frmulas.

Nota: Cuando se presiona ENTER el cursor se desplaza a la celda inferior. Para desplazarse hacia otras
direcciones presione solamente las teclas con flechas, y para trasladar el cursor hacia la derecha utilice
la tecla TAB. Si presiona ESC en el momento en que est introduciendo el dato, Excel borrar el dato
que se ha escrito en la celda y restaurar el contenido anterior de la misma.
Introducir texto
Si desea colocar un texto como un nombre o direccin en una celda solo coloque el cursor en la celda
deseada y escriba el texto. Por defecto, Excel, siempre alinea el texto a la izquierda de la celda, pero si
lo desea podr alinearlo a la derecha o centrarlo.
Si el texto que escribe es ms ancho que la celda. Excel realizar una de dos acciones dependiendo el
contenido de la celda que se encuentra a la derecha.
1. Si la celda de la derecha est vaca, Excel despliega el contenido completo del texto.
2. Si la celda de la derecha contiene datos, Excel cortar el texto y solo mostrar lo que cabe en la
celda.
Se puede aumentar o reducir el ancho de la celda, como as tambin su alto, para que la visualizacin
de los datos sea ms clara. Ms adelante aprender cmo cambiar el ancho de una columna.
Correlatividad
En Excel podemos escribir, nmeros, das de la semana, meses, en forma correlativa fcilmente:
Ingresamos los dos primeros nmeros
7

Seleccionar ambos nmeros, luego posicionarse con el puntero del Mouse en el vrtice inferior
derecho, all va a notar un signo mas (+) hacer un clic mantener presionado el botn del Mouse y
arrastrar hasta el valor que desee.
1
2
Deshacer - Rehacer
Si desea deshacer una accin, haga clic en el botn deshacer
barra de herramientas.
y para realizar una accin deshecha, haga clic en el botn rehacer
de la
Seleccionar celdas

Para seleccionar celdas de una hoja, solo hay que hacer

clic con el Mouse y arrastrar. Puede seleccionar varias
celdas de una fila o de una columna. A medida que
arrastra el Mouse presionando el botn primario, Excel,
selecciona una regin rectangular de celdas. No solo
puede seleccionar una regin rectangular de celdas, sino
que tambin puede seleccionar regiones separadas,
presionando CTRL mientras hace clic en la celda o
bloques a seleccionar.
Para seleccionar toda una fila, haga clic en el encabezado

de la fila, en la parte izquierda de la hoja, de esa manera
se selecciona la fila completa; si desea seleccionar varias
filas, slo arrastre para arriba o abajo dependiendo del
rango de filas que desee seleccionar.
Para seleccionar toda una columna, haga clic en el

nombre de la columna, en la parte superior de la hoja, de
esa manera se selecciona la columna completa; si desea
seleccionar varias columnas, slo arrastre para la derecha
o la izquierda dependiendo del rango de columnas que
desee seleccionar.
Para seleccionar la hoja completa, debemos hacer un clic
en el botn que se encuentra a la izquierda de los
nombres de las columnas y arriba de los nombres de las
filas. Este botn hace referencia a la hoja completa de
Excel XP con todas sus columnas y filas
Las celdas seleccionadas aparecen en la pantalla
resaltadas, para eliminar la seleccin hay que hacer un
clic en cualquier parte de la hoja.

Eliminar datos de una celda

Debido a la naturaleza de las hojas de clculo, el procedimiento para borrar un dato difiere de los otros
productos de Office. Tal vez, haya datos o informacin en la hoja que dependa de los datos borrados.
Cuando decida borrar el contenido de una celda o seleccin, decida primero, cual de los siguientes
tipos de borrado quiere hacer:
Borrar la seleccin y enviar el contenido al portapapeles (Vase Cortar, copiar y pegar).
Eliminar slo una parte de la seleccin, como formato, comentarios o valores de datos.
Borrar por completo la seleccin y todo el formato y las notas aadidas a la seleccin.
Borrar las celdas seleccionadas y desplazar las celdas adyacentes hacia la izquierda o que las celdas de
abajo se muevan para arriba.
Si tenemos que borrar un dato ya ingresado, por que lo escribimos en una celda equivocada, ubicamos
el cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimimos la tecla SUPRIMIR. Excel mantendr
el formato y los comentarios relacionados con la celda.
Si desea aplicar un borrado ms selectivo, seleccione el comando Edicin | Borrar, y seleccione una de
las cuatro opciones que le aparecern en el submen:
Todo: elimina toda la seleccin, incluyendo contenido, formato y comentarios adjuntos.

Formatos: borra solo el formato de la seleccin; puede deshacer el formato especial de una celda y
regresar al formato original, sin cambiar ni modificar el contenido de la celda.
Contenido: elimina el contenido de la celda, pero deja intacto el formato y los comentarios.
Comentarios: elimina cualquier comentario especial que contengan las celdas seleccionadas.
Para eliminar las celdas seleccionadas, adems de su contenido, y cerrar el hueco que deja la seccin
eliminada, elija Edicin | Eliminar para desplegar el cuadro de dilogo eliminar. Seleccione Desplazar
celdas a la izquierda o Desplazar celdas hacia arriba para que Excel sepa como cerrar el hueco que
deja la eliminacin. Tambin puede eliminar toda la fila o toda la columna de la celda seleccionada.
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Cortar, copiar y pegar

Al igual que todos los programas del paquete Office, Excel utiliza el portapapeles de Office para
guardar los datos que est copiando, cortando o pegando dentro de las hojas de calculo o entre ellas.
Para copiar los datos de una celda, seleccione la celda o celdas que desea copiar y haga clic en el botn
Copiar
de la Barra de Herramientas Estndar, presione CTRL+C, o elija Edicin | Copiar, para
copiar el contenido de las celdas seleccionadas al Portapapeles.
Para cortar los datos de una celda, seleccione la celda o celdas que desea copiar y haga clic en el botn
Cortar
de la Barra de Herramientas Estndar, presione CTRL+X , o elija Edicin | Cortar, para
cortar el contenido de las celdas seleccionadas.
Para pegar el contenido del Portapapeles, seleccione la primera celda del lugar de destino (que puede
ser en otra hoja del mismo libro u otro libro), y haga clic en el botn Pegar
de la Barra de
Herramientas Estndar, presione Ctrl+V, o elija Edicin | Pegar. Excel sobrescribir el contenido de las
celdas de destino con el contenido del Portapapeles, de manera que, asegrese de elegir bien el destino
cuando vaya a pegar datos del Portapapeles. De todas manera, siempre podr deshacer cualquier
accin con el botn Deshacer
Insertar celdas
Como hemos visto anteriormente, se puede escribir datos en las celdas, borrarlas, corregirlas,
eliminarlas, etc. Ahora veremos el manejo esencial de las celdas, filas y columnas.
Una de las maneras de contribuir al aspecto profesional de la planilla de clculos es el adecuado
manejo de filas y columnas: su tamao y posicin. Insertando (o eliminando) convenientemente filas y
columnas de la planilla puede hacerse ms legible. Lo mismo ocurre con el ancho de la columna y el
alto de las filas.
La insercin de celdas requiere que las celdas adyacentes de la hoja de clculo se desplacen hacia la
derecha y hacia abajo para hacerle espacio a la nueva celda.
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Para insertar una celda:

Seleccione la celda que debe aparecer despus de la celda insertada.
Elija Insertar | Celdas para mostrar el cuadro de dilogo Insertar.
Elija Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas
hacia abajo para determinar la direccin del desplazamiento. ste
crea espacio para la nueva celda.
Presione Aceptar para insertar la nueva celda.
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Lo que siempre debemos recordar es que la nueva celda se inserta siempre antes de la celda activa, a la
izquierda o arriba, segn se elija.
Insertar columnas
Para insertar una columna:
Seleccionar una celda de la columna donde se har la insercin. La nueva columna se insertar a la
izquierda de la columna actual.
Elegir Insertar | Columnas. En ese momento la planilla se abrir, haciendo lugar a la nueva columna.
Al hacer la insercin, toda frmula que hubiera en la planilla ajusta su referencia para mantener los
clculos inalterables.
Tambin, puede insertar una columna haciendo clic con el botn secundario del mouse sobre la
columna que se desplazar hacia la derecha dando lugar a la nueva columna, y en el men contextual
seleccionar la opcin Insertar.
Insertar filas
Para insertar una fila:
Colocar el cursor en una celda de la fila donde se har la insercin. La nueva fila se insertar por
encima de la fila actual.
Elegir la opcin Insertar | Filas. En ese momento la planilla se abrir, haciendo lugar a la nueva fila. Al
hacer la insercin, toda frmula que hubiera en la planilla ajusta su referencia para mantener los
clculos inalterables.
Tambin, puede insertar una fila haciendo clic con el botn secundario del mouse sobre la fila que se
desplazar hacia abajo dando lugar a la nueva fila, y en el men contextual seleccionar la opcin
Insertar.
Insertar rangos de celdas

Los casos anteriores corresponden a inserciones de una celda, de toda una fila o toda una columna.
Hay una cuarta posibilidad: la insercin de rangos de celdas.
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Para insertar un rango de celdas:

1. Seleccionar el rango a insertar.
2. Elegir la opcin Insertar | Celdas.
3. En el cuadro de dilogo Insertar celdas indicar hacia dnde se
deben desplazar el rango de celdas.
4. Finalmente, hacer clic en el botn Aceptar.
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Eliminar filas y columnas

As como se pueden insertar celdas, filas, columnas o rangos de celdas, tambin es posible eliminarlos.
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Para eliminar una fila o una columna:

Colocar el cursor en cualquier celda que corresponda a la fila o
columna a eliminar.
Elegir la opcin Edicin | Eliminar.
En el cuadro de dilogo Eliminar celdas, indicar de que modo
vamos a eliminar.
Finalmente, hacer clic en el botn Aceptar.
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Tambin, puede eliminar una fila o una columna haciendo clic con el botn secundario del mouse
sobre el encabezado de fila o encabezado de columna, y en el men contextual seleccionar la opcin
Eliminar.
Ajustar el ancho de las columnas
Anteriormente habamos mencionado que las columnas pueden ampliarse para visualizar mejor el
contenido de las celdas. Veamos cmo se logra esto:
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Para ajustar el ancho de una columna:

Ubicar el cursor en cualquier celda de la columna cuyo ancho se desea
cambiar.
Elegir la opcin Formato | Columna | Ancho.
En el cuadro de dilogo Ancho de columna, escribir un nmero para el
ancho de la columna.
Hacer clic en el botn Aceptar.
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Tambin puede cambiar el ancho de columna mouse:

Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la columna cuyo ancho se desea ampliar o
disminuir, justo en el borde derecho (sobre la separacin entre esa columna y la siguiente); el puntero
se convierte en una doble flecha negra horizontal.
Arrastrar el borde de la columna hacia la derecha, para aumentar, o hacia la izquierda, para disminuir
el ancho de la columna.
Cuando la columna tenga el ancho deseado, soltar el botn.
Ajustar el alto de las filas
Aunque no es tan comn como el ancho de las columnas, ajustando convenientemente la altura de las
filas tambin se puede mejorar la visualizacin de los datos y el aspecto de la planilla en general.
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Para ajustar el alto de una fila:

1. Ubicar el cursor en cualquier celda de la fila cuyo alto se desea cambiar.
2. Elegir la opcin Formato | Fila | Alto.
3. En el cuadro de dilogo Alto de fila, escribir un nmero para el alto de
la fila.
4. Hacer clic en el botn Aceptar.
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Tambin puede cambiar el alto de fila mouse:

1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la fila cuyo alto se desea ampliar o disminuir,
justo en el borde inferior (sobre la separacin entre esa fila y la siguiente); el puntero se convierte
en una doble flecha negra vertical.
2. Arrastrar el borde de la fila hacia abajo, para aumentar, o hacia arriba, para disminuir el alto de la
fila.
3. Cuando la fila tenga el alto deseado, soltar el botn.
Aplicar formato de celdas
Ya sabemos que en cada celda de Excel podemos escribir nmeros, textos o formulas, y hemos
aprendido a cambiar el tamao de las filas y columnas para mejorar el aspecto visible. Ahora veamos
cmo cambiar el formato de las celdas para mejorar la presentacin de los datos.
Las opciones de formato son muchas, y se las encuentran en el men Formato | Celdas. Para evitar
rodeos, veamos, en lneas generales, cmo se puede cambiar o aplicar formato a una celda o a un
rango de celdas:
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Seleccionar el rango de celdas cuyo

formato se desea cambiar.
Elegir la opcin Formato | Celdas.
Aparecer el cuadro de dilogo Formato de
celdas con seis fichas de formato: Nmero,
Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas, y
Proteger.
Elegimos o configuramos el formato
deseado y presionamos Aceptar.
El mtodo es el mismo en cualquiera de las
fichas que desee cambiar.
A continuacin, estudiaremos cada una de
ellas.
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Nmero
Esta ficha nos permite especificar que formato numrico deseamos que tengan determinadas celdas,
por ejemplo cuando realizamos una lista de precios, o una liquidacin, trabajamos con valores que son
monetarios y otros que no, entonces deberamos aplicar un formato adecuado a cada uno de ellos
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Para aplicar formato de nmero:

1. Seleccionar el rango de celdas que
queremos aplicarle un formato numrico.
2. En el cuadro de dilogo Formato de celdas
elegir la ficha Nmero.
3. En el cuadro Categora, elegir una
categora. A la derecha del listado de
categoras, aparecern las opciones para
definir el aspecto del nmero; por ejemplo:
cuntas posiciones decimales se van a usar,
si se usarn separadores de miles, cmo se
vern los nmeros negativos, etc. Y en el
cuadro de Muestra se podr ver una
muestra de los cambios en el formato del
nmero.
4. Finalmente, hacer clic en Aceptar.
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Como se puede ver, hay varias categoras relacionadas con valores numricos (General, Nmero,
Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fraccin, y Cientfica). Cada Categora muestra
opciones que permiten configurar el formato y la presentacin del nmero, por ejemplo, la Categora
Moneda permite, entre otras cosas, especificar el smbolo monetario que aparecer junto al nmero.
Hay dos categoras que merecen una atencin especial: Fecha y Hora. Estas categoras se utilizan para
definir el formato de presentacin de las fechas u horas.
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Si ninguno de estos formatos se ajusta a nuestras necesidades, podemos definir un formato

personalizado, eligiendo la categora Personalizada.
En esta categora debemos elegir un tipo de formato personalizado o bien crear uno propio en el
cuadro Tipo. Eso s, habr que conocer un poco sobre los caracteres especiales de formato que se usan.
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Alineacin
Anteriormente dijimos que, por defecto, Excel
alinea los textos a la izquierda de la celda, y los
nmeros a la derecha de las celdas. Pero esta
alineacin puede cambiarse en la ficha
Alineacin de la ventana Formato de celdas.
Para cambiar la alineacin del texto o nmero:
1. Seleccionar el rango de celdas que
queremos alinear.
elegir la ficha Alineacin.
3. En el cuadro Alineacin del texto,
especificar la alineacin Horizontal,
alineacin Vertical y Sangra.
4. En el cuadro Orientacin, elegir la
orientacin del contenido de la celda
(vertical, inclinado, etc.). Tambin puede
especificar la orientacin en Grados.
5. En el cuadro Control del texto, podr:
Ajustar la celda al texto, Reducir el texto a
la celda o Combinar celdas.
6. Finalmente, hacer clic en Aceptar.
Fuente
En esta ficha podemos cambiar el nombre, el
estilo y el tamao de la fuente usada en la celda
o rango de celdas seleccionados, aplicar
algunos efectos y cambiar el color.
Para cambiar la fuente o el formato de la fuente:
1. Seleccionar el rango de celdas cuya fuente
tipogrfica queremos cambiar.
elegir
la
ficha
Fuentes.
En esta ficha podr elegir el nombre, estilo,
tamao de la fuente. Tambin podr aplicar
algunos Efectos (Tachado, Superndice,
Subndice), elegir un color, y obtener una
Vista Previa de la fuente.
3. Finalmente, hacer clic en Aceptar para
aplicar los cambios.
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Trabajar con hojas y libros

De manera predeterminada, Excel incluye 3 hojas en blanco en cada libro nuevo. Pero se puede
agregar, eliminar o mover hojas segn se necesite. Adems cada hoja tiene un nombre que puede ser
cambiado.
Insertar una hoja de clculo en un libro
Para insertar una hoja de clculo nueva en su libro:
En el men Insertar, elegir la opcin Hoja de clculo. Se insertar una nueva hoja de clculo antes de
la hoja activa.
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Tambin puede insertar

una hoja de clculo,
haciendo clic con el botn
secundario del mouse en
la etiqueta de la hoja que
aparecer despus de la
nueva hoja de clculo. Y
en el men contextual,
elegir la opcin Insertar.
Aparecer el cuadro de
dilogo insertar.
Elegir el icono Hoja de
clculo y presionar
Aceptar.
El cuadro de dilogo
insertar contiene varios
tipos de elementos que
puede agregar a un libro,
pero las hojas de clculo
son el elemento ms
comn.
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Eliminar una hoja de clculo

Hay ocasiones en que solo necesita una o dos hojas de clculo en el libro.
Para eliminar una hoja de clculo:
1. Seleccione la hoja que desea eliminar.
2. En el men Edicin o en el men contextual de la etiqueta de la hoja, seleccione Eliminar. Si la
hoja de clculo est vaca, se eliminar sin ms remedio, pero si la hoja contiene datos, Excel,
mostrar una ventana de confirmacin, en la que deber confirmar si quiere o no eliminar la hoja
seleccionada.
Este cuadro de confirmacin solo aparece

cuando la hoja que se quiere eliminar contiene datos
Tambin puede eliminar varias hojas de clculo a la vez. Para ello, primero debe seleccionar las hojas,
haciendo clic en la etiqueta de cada hoja mientras mantiene presionada la tecla CTRL, y luego elegir la
opcin Eliminar del men Edicin o del men contextual.
Cambiar el nombre a una hoja de clculo
Si no le agradan los nombres predeterminados de la hoja de clculo, Hoja1, Hoja2, etc. Puede cambiar
el nombre si hace clic con el botn derecho del ratn en el nombre de la hoja y selecciona Cambiar
nombre. Escriba el nuevo nombre. Cuando presione ENTER la etiqueta de la hoja de clculo mostrar
el nuevo nombre.
Otra forma sencilla de cambiar el nombre a la hoja es haciendo doble clic sobre el nombre de la hoja.
Hojas de clculo con nombre
Cambiar el color de las etiquetas

Esto facilita el reconocimiento de las hojas que forman el libro.
Para cambiar el color de las etiqueta de una hoja:
Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y, en el men contextual,
seleccione la opcin Color de etiqueta. Ver una ventana de colores
Elija el color y presione Aceptar.
As podr asignar un color distinto a cada hoja para identificarlas mejor.
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Con las etiquetas en colores

se puede identificar mejor las hojas
Desplazar entre varias hojas de clculo

Si su libro consta de muchas hojas, digamos 10 o ms hojas, se le presentar un gran inconveniente:
cmo ver las hojas que no se alcanzan a visualizar las etiquetas?. Para solucionar este problema,
Excel nos ofrece una barra de botones, mediante la cual podremos desplazarnos de hoja en hoja, de la
primera a la ltima.
Botones de
desplazamiento
Los botones que componen esta barra son los siguientes:

Primer hoja: nos llevar a la primer hoja de nuestro libro
Hoja anterior: nos permite desplazarnos a la hoja anterior de la que estamos ubicados actualmente.
Hoja siguiente: nos permite desplazarnos a la hoja siguiente a la que estamos ubicados actualmente.
ltima hoja: nos llevar a la ltima hoja de nuestro libro.
Mover o copiar hojas de clculo
Excel puede reorganizar las hojas de clculo dentro de un libro, e incluso mover hojas de clculo entre
dos o ms libros.
Para mover o copiar una hoja en el mismo libro o en otro libro:
Active la hoja que desea mover o copiar.
En el men Edicin, seleccione la opcin Mover o copiar hoja
En el cuadro de dilogo Mover o copiar hoja, seleccione el libro al que
quiere mover o copiar la hoja; en el cuadro Al Libro.
En el cuadro Antes de la hoja, seleccione la hoja que se ubicar
inmediatamente despus de la hoja que moveremos o copiaremos.
Haga clic en el cuadro Crear una copia, si desea realizar una copia de
esta hoja; sino la hoja se mover a la ubicacin indicada
Finalmente, presione el botn Aceptar
Existe otra forma de mover hojas en un libro; simplemente arrastre, con el mouse, la etiqueta de la
hoja al lugar deseado y listo. La hoja se mover al lugar indicado. Y si presiona la tecla CTRL
mientras hace este trabajo, se crear una copia de la hoja arrastrada.
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Encabezado y Pie de Pgina

Para configurar el encabezado y pie de
pgina en Excel debemos ir al men
archivo configuracin de pgina
solapa encabezado y pie de pgina.
Ahora aremos un clic en la opcin

Personalizar encabezado de all en mas
veremos una ventana como la siguiente imagen.
Para agregar el nmero de pgina

debemos elegir el
botn
de
pgina
nmero
de
y saldr as & [Pgina] esto indica

que Excel enumerar nuestra hoja. Lo mismo sucede con el resto de los botones que tenemos all, como
ser fecha, hora etc. Para observar la enumeracin de nuestra hoja debemos cambiar la vista Normal a la
vista preliminar.
Trabajar con frmulas

Hasta aqu vimos como mejorar el aspecto de una planilla con textos y nmeros. Pero Excel sirve para
hacer clculos. Esto significa que se puede hacer clculos con los datos. La siguiente planilla es una
planilla de clculos.
Esta planilla permite saber cunto dinero dispone una persona en un momento dado. Simplemente, suma
la cantidad en Efectivo ms lo que tiene depositado en el Banco y le resta su Deuda.
La planilla contiene tres tipos de datos bien diferentes: textos, nmeros y una frmula. Es este ltimo
elemento el que hace que esta planilla sea de clculo. En efecto, la frmula de la celda B5 hace que Excel
calcule automticamente el Saldo.
Para calcular el Saldo hay que sumar la cantidad de dinero que tiene en el Banco, ms el Efectivo, menos
la Deuda, o sea: 850 + 250 - 320
Esta es la cuenta que debe hacer la frmula cargada en B5. Pero lo que tenemos que escribir nosotros en
esa celda es:
=B2+B3-B4 Esta formula tambin puede verse en la barra de frmula:
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Barra de
frmulas
Para indicarle a Excel que realice un clculo matemtico tenemos que observar dos reglas bsicas:
1. Las frmulas siempre comienzan con el signo igual (=).
2. No se escriben los nmeros que se suman o se restan, sino, los nombres de las celdas que los
contienen.
Finalmente, una frmula es un clculo que produce un resultado. Las frmulas pueden incluir operadores
matemticos, numricos, direcciones de celdas, y rangos. Conozcamos entonces los operadores que se
puede utilizar en Excel.
Formato Condicional
Por ejemplo: en la planilla siguiente queremos comparar los valores de la columna objetivo con la de
ventas; los valores de ventas que superen los valores del objetivo hay que destacarlos con un formato
diferente al resto.
Vendedor
Objetiv
o
Venta
s
700
720
Lpez
500
509
Rack
500
471
Rojas
700
307
Garca
500
625
Domngue
z
1) Seleccionar el rango de datos que queremos calcular, en este caso la columna de ventas.
2) Ir al men Formato y all elegimos la opcin Formato condicional, ahora veran una ventana
como lo indica la imagen siguiente
3) En la primer caja, para este ejemplo, debe estar en la opcin valor de la

celda; en la segunda caja desglosamos y elegimos Mayor que (para este
ejemplo elegimos la opcin Mayor que, porque queremos calcular los valores
de ventas que superan los valores del objetivo)
4) Ahora vern una tercer caja, aremos un clic dentro de ella, y elegimos el 1 valor de la columna
objetivo, all saldr la posicin del objeto que acabamos de elegir, como ser columna y fila acompaado
con el smbolo peso ($), Ej.: $B$2, ahora debemos eliminar los signos peso ($).
5) Por ltimo ingresemos a la opcin Formato, all elegimos el formato que deseamos que nos muestre en
nuestro objetivo.
Quitar el formato condicional
1.
Seleccione las celdas cuyo formato condicional desee quitar.
2.
En el men Formato, haga clic en Formato condicional.
3.
Haga clic en Eliminar y active la casilla de verificacin de las condiciones desee eliminar.
Trabajar con funciones

Las funciones son herramientas que Excel ofrece y permite realizar clculos y manipular datos. Algunas
funciones son similares o producen resultados que podran lograrse con simples frmulas, pero existen
funciones cuya utilidad no puede lograrse con las formulas.
Funcin SUMA
Suma todos los nmeros de un rango de celdas.
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Sintaxis SUMA(nmero1;nmero2; ...)

Ejemplos
=SUMA(3; 2)
Suma los nmeros 2 y 3 = 5
Funcin MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis MIN(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplos
Si en el rango A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:
MIN(A1:A5) es igual a 2
Funcin MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplos
Si en el rango A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
MAX(A1:A5) es igual a 27
Funcin CONTAR
Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en el rango especificado.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2; ...)
Ref1; ref2; (se refiere al rango que deseamos calcular)
Ejemplos
El
Clientes
Compras
Rojas
78
Franco
Sin datos
Ferrari
34
resultado de la formula seria 2
Funcin CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)
Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco.
Ejemplo
Supongamos que en la hoja de clculo anterior, B3 contiene "" (texto vaco).
CONTAR.BLANCO(B2:C5) es igual a 2. B3 y C2 son celdas en blanco.
35

Clientes
Compras
Rojas
78
Franco
Ferrari
34
Funcin CONTAR.SI
Cuenta las celdas no vacas que hay en el rango especificado y cuyo contenido cumpla un criterio determinado
En este ejemplo tendramos que calcular que cliente supero la compra de $25
(>25 seria el criterio) el resultado seria 2.
Clientes
Compras
Rojas
$78
Franco
$12
Ferrari
$34
CONTARA
Cuenta las celdas no vacas que hay en el rango especificado.
Clientes
Compras
Rojas
78
El resultado seria 3
Franco
Ferrari
34
Prez
Sin datos
K.ESIMO.MAYOR
Devuelve el segundo, tercer ,cuarto, etc, valor mas alto en una lista de valores numricos
Clientes
Compras
En este ejemplo se desea calcular el 2 valor mas grande.
Rojas
78
El resultado seria 58. ya que es el segundo valor mas alto.
Franco
58
Ferrari
34
Prez
46
K.ESIMO.MENOR
Devuelve el segundo, tercero, cuarto, etc, valor mas pequeo en un rango especificado.
En este ejemplo se desea calcular el 3 valor mas pequeo
El resultado seria 34 ya que es el tercer valor mas pequeo
Clientes
Compras
Rojas
78
Franco
25
Ferrari
34
Prez
16
Trabajar con grficos en Excel
Grficos de columnas
36

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de
columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para
ilustrar comparaciones entre elementos.
En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en
el eje vertical.
Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico:

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los grficos de columnas agrupadas comparan valores
entre categoras. Un grfico de columnas agrupadas muestra valores en rectngulos verticales en 2D. Un
grfico de columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un
tercer eje de valores (eje de profundidad).
Puede utilizar un tipo de grfico de columna agrupada cuando tiene categoras que representan:
Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).
Disposiciones de escala especficas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
Nombres que no se encuentran en ningn orden especfico (por ejemplo, nombres de
artculos, nombres geogrficos o los nombres de personas).
*Nota Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y uno
de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de grfico de columnas 3D.
Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Los grficos de columnas apiladas muestran la
relacin de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribucin de cada valor con un
total entre categoras. Un grfico de columnas apiladas muestra los valores en rectngulos apilados
verticales en 2D. Un grfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos con
perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Grficos circulares
En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de
clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos (serie de datos:
puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama
37

o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un
grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.), en proporcin a la suma de los elementos.
Los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un grfico y representados con
barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los
marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) de un grfico circular se muestran
como porcentajes del total del grfico circular.
Piense en utilizar un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
Los grficos circulares tienen los siguientes subtipos de grfico:
Circular y circular en 3D Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total con
un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para destacarlos.
Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras Los grficos circulares con
subgrfico circular o subgrfico de barras son grficos circulares con valores definidos por el usuario
que se extraen del grfico circular principal y se combinan en un grfico secundario, circular o de
barras apiladas. Estos tipos de grficos son tiles cuando desea que los sectores pequeos del grfico
circular principal se distingan ms fcilmente.
Circular seccionado y circular seccionado en 3D Los grficos circulares seccionados muestran la

contribucin de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores individuales. Los
grficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuracin de
la divisin en secciones para cada sector por separado y para todos ellos, pero no puede mover
manualmente los sectores de un grfico circular seccionado. Si desea extraer los sectores
manualmente, utilice un grfico circular o un grfico circular 3D.
Sugerencia Para crear un grfico circular, vea Presentar los datos en un grfico circular.
38

Grficos de barras
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de
barras. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.
Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico:
Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los grficos de barras agrupadas comparan valores entre
categoras. En un grfico de barras agrupadas, las categoras se suelen organizar a lo largo del eje
vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal. Un grfico de barras agrupadas en
3D muestra rectngulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.
Barra apilada y barra apilada en 3D Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de elementos
individuales con el conjunto. Un grfico de barras apiladas en 3D muestra rectngulos horizontales en
formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.
Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Este tipo de grfico compara el porcentaje con
que cada valor contribuye a un total entre categoras. Un grfico de barras 100% apiladas en 3D
muestra rectngulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.
39

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Libro y hoja de clculos:

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Etiquetas o solapas de las hojas de clculos

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Columnas, filas y celdas

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Introducir datos en una celda

Texto: valores de texto como: nombres y direcciones.

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Para introducir datos en una celda:

El texto escrito en la celda

Se ha ampliado el ancho de la columna A

A medida que escribe, el dato va apareciendo en la celda y en la barra de frmulas.

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y para realizar una accin deshecha, haga clic en el botn rehacer

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Para seleccionar celdas de una hoja, solo hay que hacer

Para seleccionar toda una fila, haga clic en el encabezado

Para seleccionar toda una columna, haga clic en el

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