Diagrama de Gantt en Excel

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia en las

actividades de un proyecto, as como su duracin en das a partir de una fecha de inicio
establecida. Este tipo de diagrama es ampliamente utilizado en la planificacin y
desarrollo de proyectos para facilitar la asignacin de recursos.
En el mercado actual existen herramientas de software especializadas en la creacin y
edicin de diagramas de Gantt, como es el caso de Microsoft Project, pero seguramente
habr ocasiones en las que los participantes de un proyecto no tendrn acceso a dichas
herramientas por lo que ser indispensable compartir los detalles de un proyecto
utilizando otro tipo de software.
Una alternativa es utilizar Excel para crear un diagrama de Gantt que contenga
informacin bsica, pero de gran utilidad para la toma de decisiones en el desarrollo del
proyecto. As que, en esta ocasin haremos un ejercicio mostrando los pasos necesarios
para crear un diagrama de Gantt en Excel.
Al desarrollar cada uno de los pasos descritos en este artculo, tendremos una tabla con
informacin bsica de cada una de las actividades del proyecto as como un grfico de
barras de Excel que representar adecuadamente el diagrama de Gantt. En la siguiente
imagen puedes ver una imagen del resultado final.

Antes de iniciar con nuestro ejercicio debo dejar en claro un par de cosas. En primer
lugar debes tener en cuenta que este es un diagrama de Gantt en Excel bsico pero
podrs agregar funcionalidad adicional posteriormente si as lo deseas. Tambin debes
recordar que Excel no fue hecho con el objetivo de crear este tipo de diagramas, as que
ciertas cosas que son sencillas de implementar utilizando herramientas especializadas,
podran ser mucho ms complicadas de implementar dentro de Excel.

Cmo crear un diagrama de Gantt en Excel

Como puedes observar en la imagen de la seccin anterior, nuestra tabla de datos tiene
informacin sobre cada una delas actividades del proyecto como: el nombre de la
actividad, la fecha de inicio, su duracin y la fecha final. No es necesario que captures
manualmente la fecha de la columna Fin, ya que es posible calcularla haciendo una
suma de la columna Inicio y la columna Duracin.
Debes poner especial atencin en la creacin de esta tabla ya que ser la fuente de datos
para nuestro grfico. Ingresa con mucho cuidado esta informacin y al terminar
estaremos listos para insertar el grfico.
Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre una celda vaca de
nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar > Grficos > Barra y posteriormente
seleccionar la opcin Barra apilada que es el segundo icono dentro del grupo Barra en
2-D tal como se observa en la siguiente imagen.

Notars que esta accin insertar un grfico en blanco, pero no habr que preocuparse
por eso en este momento ya que poco a poco agregaremos cada uno de los elementos de
nuestro diagrama de Gantt.

Seleccionar datos para el Diagrama de Gantt

Ahora que tenemos nuestro grfico de barra vaco incrustado en la hoja, debemos hacer
clic derecho sobre el grfico y seleccionar la opcin Seleccionar datos.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos y ser

aqu donde indicaremos el rango de celdas que contiene la informacin sobre las
actividades de nuestro proyecto.

Si no ests acostumbrado a crear grficos de Excel de esta manera, te recomiendo hacer

cada uno de los pasos descritos a continuacin con sumo cuidado ya que de esto
depender el buen funcionamiento de nuestro diagrama de Gantt.
Utilizaremos este cuadro de dilogo para agregar dos series de datos, y como
probablemente lo estars imaginando, lo haremos a travs del botn Agregar. As que,
comencemos haciendo clic sobre dicho botn Agregar y se abrir otro pequeo cuadro
de dilogo con el ttulo Modificar serie.

En este nuevo cuadro de dilogo centraremos nuestra atencin en el recuadro Valores de

la serie donde indicaremos los valores de la columna Inicio de nuestra tabla de datos,
que para nuestro ejemplo ser el rango B2:B6.

Una vez hecha la seleccin debemos hacer clic sobre el botn Aceptar y se habr creado
la primera serie de datos. Ahora necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal
para dicha serie as que debers centrar tu atencin en el panel derecho del cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos y hacer clic sobre el botn Editar que se encuentra
debajo de la seccin Etiquetas del eje horizontal:

Esto abrir el cuadro de dilogo Rtulos del eje, y debers seleccionar la columna
Actividades de nuestra tabla de datos y que es el rango A2:A6. Finalmente debers
hacer clic en el botn Aceptar.

De esta manera hemos agregado la primera serie de datos con informacin del inicio de
cada actividad y ahora nos resta agregar la segunda serie de datos que contendr
informacin sobre la duracin de cada actividad.
En este momento tendrs en pantalla el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos,
as que debers hacer clic sobre el botn Agregar y en el cuadro de dilogo Modificar
serie, dentro del recuadro Valores de la serie, debers seleccionar los datos de la
columna Duracin que en nuestra tabla de datos es el rango C2:C6.

Haz clic en el botn Aceptar para terminar con la creacin de la segunda serie pero, al
igual que con la serie de datos anterior, tambin ser necesario editar las etiquetas del
eje horizontal as que debers seleccionar la segunda serie del panel izquierdo y
posteriormente hacer clic en el botn Editar ubicado en el panel derecho para poder
abrir el cuadro de dilogo Rtulos de eje tal como lo hicimos con la primera serie de
datos.
Para los rtulos de eje de la segunda serie de datos tambin elegiremos los valores de la
columna Actividades es decir, debers indicar el rango A2:A6. Finalmente debers
hacer clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo de Rtulos de eje y
finalmente volver a hacer clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos.
Despus de haber agregado ambas series de datos tendremos un grfico como el que se
muestra en la siguiente imagen.

En este momento nuestro grfico se ve como cualquier otro grfico de barras, pero
seguiremos trabajando para agregar el detalle necesario para crear nuestro diagrama de
Gantt en Excel.

Formato al eje vertical del grfico

Nuestro siguiente paso ser dar formato a los ejes del grfico ya que en este momento
las actividades se muestran en orden inverso, es decir, en la parte superior del grfico se
encuentra la actividad E y en la parte inferior est la actividad A pero deseamos
invertir dicho orden. Para lograr este cambio debes hacer clic derecho sobre el eje
vertical y seleccionar la opcin Dar formato a eje.

Aparecer el cuadro de dilogo Dar formato a eje y dentro de la seccin Opciones del
eje debers asegurarte de marcar la opcin Categoras en orden inverso.

Al cerrar el cuadro de dilogo habrs ordenados las actividades dentro del grfico de la
misma manera en que aparecen en la tabla de datos.

Quitar relleno de la primera serie de datos

Si analizas con detenimiento el estado actual de nuestro grfico, podrs observar que las
barras de color rojo representan adecuadamente el inicio, duracin y fecha final de cada
una de las actividades.
La funcin de las barras azules es ayudarnos a ubicar correctamente el inicio de las
barras rojas, es decir, las empujan hacia la derecha hasta ubicarlas correctamente en la
fecha de inicio. As que, en estricto sentido, no es necesario que las barras azules estn
visibles en nuestro grfico por lo que procederemos a esconderlas.
Para ocultar visualmente las barras azules removeremos su color de relleno y para eso
debers seleccionar cualquiera de las barras azules y hacer clic derecho para seleccionar
la opcin Dar formato a serie de datos:

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de serie de datos y debers asegurarte de ir a la

seccin Relleno para seleccionar la opcin Sin relleno:

Al cerrar el cuadro de dilogo habrn desaparecido visualmente las barras azules de

nuestro grfico. Para dar un poco ms de espacio a las barras podemos remover la
leyenda del grfico y eso lo logramos haciendo clic en dicha leyenda y seleccionando la
opcin Eliminar.

Despus de aplicar estos cambios tendrs un grfico como el que se observa en la

siguiente imagen en el que solo se muestran las barras rojas y que ocupan un mayor
porcentaje del rea del grfico.

Formato al eje horizontal del grfico

Nuestro ltimo paso en la creacin de un diagrama de Gantt en Excel ser dar formato
al eje horizontal de manera que no exista tanto espacio libre a la izquierda de las barras.

Esto lo lograremos indicndole al grfico el valor numrico donde debe iniciar el eje
horizontal.
El truco de este paso es obtener adecuadamente el valor numrico de la fecha de inicio
de la primera actividad en iniciar, que para nuestro ejemplo es la actividad A. Este valor
numrico lo podremos conocer fcilmente haciendo clic derecho sobre la celda B2, que
tiene la fecha de inicio para dicha actividad, y posteriormente elegimos la
opcin Formato de celda y cambiamos temporalmente la opcin de Categora a Nmero
tal como se observa en la siguiente imagen.

Sin hacer clic en el botn Aceptar puedes observar en la seccin Muestra que el valor
numrico para la fecha 01/01/2011 es el valor 40544. Debers anotar este nmero
porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro grfico, as que cierra el cuadro
de dilogo Formato de celdas haciendo clic en Cancelar y posteriormente debers hacer
clic derecho sobre el eje horizontal para seleccionar la opcin Dar formato a eje:

Aparecer el cuadro de dilogo Dar formato a eje y dentro de la seccin Opciones del
eje debers habilitar la opcin Fija para el valor mnimo fijo y colocar el nmero que
acabamos de obtener, que para nuestro ejemplo es el valor 40544 y que corresponde a
la fecha de inicio de la actividad A.

Al fijar el valor mnimo del eje horizontal habremos eliminado el espacio en blanco que
exista a la izquierda de las barras.
Pero antes de cerrar el cuadro de dilogo modificaremos un poco las etiquetas del eje
horizontal. Para eso debers seleccionar la seccin Nmero y dentro del recuadro
Categora debers elegir la opcin Personalizado y en el cuadro de texto Cdigo de
formato debers introducir el valor dd/mm y finalmente pulsar el botn Agregar.
Esto dar una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal ya que
remover el ao y solamente se mostrar el da y el mes.

Cierra el cuadro de dilogo pulsando el botn Cerrar y debers tener un diagrama

idntico al mostrado al inicio de este tutorial.

Es as como hemos terminado nuestro ejercicio para crear un diagrama de Gantt en

Excel. Como lo he mencionado anteriormente, es un diagrama que muestra informacin
bsica pero que ser suficiente para tener una visin clara de la duracin de las
actividades de un proyecto.
Es totalmente posible agregar funcionalidad adicional a este diagrama de Gantt pero eso
ser un tema para alguna publicacin futura. Por ahora puedes descargar el archivo de
trabajo utilizado en este artculo y utilizarlos como una plantilla para crear tus propios
diagramas de Gantt en Excel.