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Generador de documentos a la carta

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Uno de los principales objetivos de la informtica es automatizar en lo posible aquellos trabajos que resulten

([FHO$YDQ]DGR

altamente repetitivos. De hecho, muchas empresas y profesionales precisan generar una gran cantidad de

0HJXVWD

documentos copiando y pegando bloques de texto de otros documentos existentes.

Hemos pensado en como aportar algn recurso para que los usuarios puedan automatizar estos procesos, y entre

0HJXVWDHVWDSiJLQD

&RPSDUWLU

muchas opciones hemos encontrado la que hoy presentamos y que consideramos en particular interesante: un
6pHOSULPHURGHWXVDPLJRVHQLQGLFDUTXHOH
JXVWDHVWR

documento que permita crear de forma automatizada nuevos documentos a la carta, combinando bloques de texto a
peticin del usuario.
No es una solucin definitiva, ni de lejos lo pretende. Creemos que puede ser un punto de partida en muchos casos, y
que puede abrir nuevas opciones a otros muchos usuarios.
Y s, estamos de acuerdo: es raro en un blog de Excel mostrar una solucin hecha en Word. Pero es que somos as
de originales

Mostrar la ficha Programador

ENTRADAS RECIENTES
Lista desplegable condicionada en Excel

Antes que nada, dado que necesitaremos incorporar algunos botones y otros elementos especiales (conocidos como

Diagrama de Gantt en Excel

controles) a nuestro documento, debemos activar la ficha Programador.

Seleccionar los datos de una lista en Excel

Desde la ficha Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones activamos en la lista de la derecha la ficha
Programador.

Generador de documentos a la carta

Cambiar el formato de celda con una combinacin
de teclas en Excel

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CATEGORAS
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A partir de este momento, dispondremos de una nueva ficha en nuestro Word que nos permitir insertar controles,

2010

grabar macros y acceder al editor VBA de forma rpida y sencilla.

Atajos de teclado

El panel de control del Generador

Llamaremos Generador al documento generador de documentos a la carta. Y vamos a crear uno paso a paso.

Controles ActiveX
Excel
Grficos
Macros

El proceso de creacin de este documento requiere algunos conocimientos altamente tcnicos, que esperamos suplir
con nuestros comentarios y las imgenes que aportamos. Si seguimos todo paso a paso fielmente, el resultado debe

Word

ser el xito. Comencemos.

En los siguientes pasos crearemos un nuevo documento en blanco, al que agregaremos los botones y controles
necesarios, y los textos que formarn los bloques que se utilizarn para los nuevos documentos.
Crea un nuevo documento en blanco (ficha Archivo > Nuevo > Documento en blanco > Crear)
Para que nos resulte fcil posicionar los controles en la hoja, insertaremos una tabla de 55 celdas (Ficha Insertar
> Tabla, desplaza el ratn sin hacer clic hasta que selecciones un rectngulo de 55 celdas, y haz clic )

RECOMENDAMOS

> Tabla, desplaza el ratn sin hacer clic hasta que selecciones un rectngulo de 55 celdas, y haz clic )
Combina las celdas sealadas con una flecha roja en la imagen (selecciona dos o ms celdas y activa desde la ficha
Herramientas de tabla > Presentacin > Combinar celdas) para que presente este aspecto:
Motor de reservas para pequeos y
medianos hoteles, hostales, pensiones y
albergues

ETIQUETAS
activex

Atajo de teclado

automatizar Bordes de celda Celda

desplegable

con

Columnas Compartir Condicin

controles Diagramas documentos Fechas Fijar filas o columnas Filas

Selecciona todas las celdas de la tabla (sita el ratn sobre cualquier celda de la tabla; en la esquina superior
izquierda se muestra un botn con una cruz de cuatro flechas azul; haz clic sobre ese botn) y aplica a todas las
celdas alineacin centro-centro (ficha Herramientas de tabla > Presentacin > Grupo Alineacin > Alinear
verticalmente)
Si no lo est, activa desde la ficha Herramientas de tabla > Presentacin > Ver cuadrculas
Con toda la tabla seleccionada, elimina los bordes desde la ficha Herramientas de tabla > Diseo > Bordes > Sin
borde

Insertar los controles

Bien, ya tenemos preparada la estructura donde vamos a colocar los controles; sigamos paso a paso y con cuidado
todos los puntos siguientes.
Haz clic en la primera celda (arriba a la izquierda)
Inserta un control Botn de alternar mediante el siguiente procedimiento:
Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Botn de alternar
(control ActiveX)

Si no se muestra, activa la ventana Propiedades desde la ficha Programador > grupo Controles > Propiedades
Desde la ventana propiedades, establece o cambia las siguientes propiedades:
(Name) a Bt01 (letras Bt, nmeros 01)
Caption a Texto 1
Height a 25 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)
Width a 70 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)

Formato de celda Gantt generador Graficos

Horas Inmovilizar paneles Libro
macros Red Tabla

Lista desplegable

validar word

Selecciona y copia el botn de alternar insertado

Haz clic en la segunda celda de la primera fila
Pega; en la ventana propiedades, cambia su propiedad (Name) a Bt02, y su propiedad Caption a Texto 2
Repite este ltimo punto en el resto de celdas hasta un total de 16 botones (el ltimo ser el botn Bt16, Texto 16)
y obtener un resultado como el mostrado en la siguiente imagen:

Haz clic en la celda vaca superior derecha

Inserta un control Botn de comando mediante el siguiente procedimiento:
Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Botn de comando
(control ActiveX)

Si no se muestra, activa la ventana Propiedades desde la ficha Programador > grupo Controles > Propiedades
Desde la ventana propiedades, establece o cambia las siguientes propiedades:
(Name) a BtCrear.
Caption a Crear documento.
Height a 50 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)
Width a 100 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente
distinto)

Haz clic en la celda justo debajo.

Inserta un control Casilla de verificacin mediante el siguiente procedimiento:
Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Casilla de verificacin
(control ActiveX).
Si no se muestra, activa la ventana Propiedades desde la ficha Programador > grupo Controles > Propiedades.
Desde la ventana propiedades, establece o cambia las siguientes propiedades:
(Name) a ChkIntros
Caption a Aadir Intros
Height a 25 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)
Width a 90 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)

Haz clic en la celda justo debajo

Inserta un control Casilla de verificacin mediante el siguiente procedimiento:
Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Casilla de verificacin

Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Casilla de verificacin
(control ActiveX)
Si no se muestra, activa la ventana Propiedades desde la ficha Programador > grupo Controles > Propiedades
Desde la ventana propiedades, establece o cambia las siguientes propiedades:
(Name) a ChkRestableceTodo
Caption a Reestablecer todo al terminar
Font cambia a tamao 8 haciendo un clic en el botn con 3 puntos mostrado al hacer clic sobre la propiedad

Height a 25 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)
Width a 90 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)

Haz clic en la celda larga de la ltima fila

Teclea el texto Guardar como
Pulsa Intro dos veces
Teclea el texto Dejar vaco para no guardar el documento automticamente; el documento se guarda en la carpeta
por defecto, y cambia su tamao a 8 puntos
Cambia la alineacin de la celda desde ficha Herramientas de tabla > Presentacin > Grupo Alineacin > Alinear
en el centro a la izquierda
Haz clic en la lnea en blanco entre las dos lneas de texto recien insertadas
Inserta un control Cuadro de texto mediante el siguiente procedimiento:
Selecciona desde la ficha Programador > grupo Controles > Herramientas heredadas > Cuadro de texto (control
ActiveX)
Si no se muestra, activa la ventana Propiedades desde la ficha Programador > grupo Controles > Propiedades
Desde la ventana propiedades, establece o cambia las siguientes propiedades:
(Name) a NomDoc
Height a 25 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente distinto)
Width a 425 (seguramente tras pulsar Intro o cambiar a otra propiedad mostrar un valor ligeramente
distinto)
La parte de agregar los controles ya ha finalizado. Si quieres, podemos dar un par de toques para mejorar el acabado,
como por ejemplo, hacer las filas un poco ms altas, para que los botones se muestren un poco ms separados
(selecciona la tabla, y desde la ficha Herramientas de tabla > Presentacin > grupo Tamao de celda > Alto de fila de
tabla puedes establecerlo, por ejemplo, a 1,1 cm.)

Guardar el documento habilitado para macros

Creemos que va siendo hora de que guardemos el documento. Nosotros lo hemos hecho con el nombre Generador
de Documentos Automatizado.
Al guardarlo, en la propiedad Tipo selecciona Documento habilitado con macros de Word (*.docm).
Es muy importante, ya que si no lo hacemos as, el documento no podr guardar ni ejecutar macros.

Los bloques de texto

Ahora vamos a agregar los bloques de textos. Cada bloque de texto podr estar formado por uno o ms prrafos,
puede contener imgenes, tablas, etc.
Lo importante es delimitar cada bloque para que la macro pueda encontrarlo para copiarlo y pegarlo al nuevo
documento, sin cometer errores.
Los bloques de texto los vamos a delimitar con un prrafo al principio del bloque que contendr el delimitador Texto
n, y otro prrafo al final del bloque que contendr el delimitador Fin de texto n, en donde n va a ser un nmero del 1
al 16, que identifica cada bloque de texto. Con este sencillo truco, podemos fcilmente delimitar los bloques.

al 16, que identifica cada bloque de texto. Con este sencillo truco, podemos fcilmente delimitar los bloques.
Mientras decides qu textos vas a agregar a tu generador, quizs quieras antes probar con texto simulado. Veamos
como hacerlo:
Haz clic justo debajo del panel del Generador (la tabla)
Inserta un prrafo vaco
Teclea Texto 1 y pulsa Intro
Teclea =rand(2,3) y pulsa Intro
Teclea Fin Texto 1 y pulsa Intro
Selecciona los 4 prrafos y copia
Pega 15 veces; en cada una de ellas, cambia el nmero correspondiente en ambos prrafos delimitadores a 2, 3,
4 hasta el 16

Una forma sencilla para distinguir los textos que de momento son iguales es aplicarles un fondo de color o un color
de texto distinto a cada bloque, como muestra la imagen. Ms tarde podrs sustituirlos por los tuyos propios.

El cdigo macro VBA

Vamos a agregar el cdigo necesario para que este invento funcione. Si era importante ser preciso en todos los pasos
que hemos dado hasta llegar aqu, en esta fase del proyecto debemos esforzarnos un poco ms.
Empecemos por hacer un doble clic sobre el botn Crear documento de nuestro panel.

Como se aprecia en la imagen, al hacer doble clic sobre el control se muestra el editor VBA (Visual Basic para
Aplicaciones) a la espera de que le indiquemos el cdigo a asignar al evento Click (cuando hacemos clic) sobre el botn
BtCrear. El cdigo debe escribirse dentro del procedimiento BtCrear_Click().
Teclea, o preferiblemente, copia desde aqu y pega en el editor VBA, este cdigo:

Teclea, o preferiblemente, copia desde aqu y pega en el editor VBA, este cdigo:

3ULYDWH6XE%W&UHDUB&OLFN
'LPF$V6WULQJ

6LVHKDPDUFDGRHOERWyQDOPDFHQRHQFVXQ~PHUR
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 
,I0H%W9DOXH7KHQF F 

6LVHKDPDUFDGRDOJXQR
,IF!7KHQ

4XLWROD~OWLPDFRPDVREUDQWHGHF
F /HIWF/HQF


&UHRHOQXHYRGRFXPHQWRFRQORVWH[WRVVROLFLWDGRV
%XVFDU3HJDU7H[WRVF0H&KN,QWURV9DOXH0H1RP'RF7H[W


VLVHKDPDUFDGRUHHVWDEOHFHUUHLQLFLRWRGR
,I0H&KN5HVWDEOHFH7RGR7KHQ
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H%W9DOXH )DOVH
0H1RP'RF7H[W 
0H&KN,QWURV9DOXH )DOVH
(QG,I
(QG,I
(QG6XE

Debe quedar similar, no, sino exactamente igual al de la imagen:

El cdigo est comentado para que podamos estudiarlo.

Tras examinar los botones, crea una variable de texto que contiene los nmero de aquellos que hemos pulsado. A
continuacin llama al procedimientoBuscarPegarTextos al que le pasa tres variables:
1. una cadena de texto con los nmeros de los bloques que queremos pegar en el nuevo documento, separados por
comas
2. un booleano que indica si queremos o no aadir un Intro tras de cada bloque pegado
3. una cadena con el nombre del documento, que puede estar o no vaca
Para implementar ese procedimiento necesitamos agregar un mdulo Basic a nuestro proyecto.
En el editor de VBA selecciona desde el men Insertar > Mdulo.
Se muestra en el editor el nuevo mdulo creado, en donde agregaremos el procedimiento BuscarPegarTextos.

6XE%XVFDU3HJDU7H[WRVF7H[WRV$V6WULQJO&RQ,QWURV$V%RROHDQF1RP'RF$V6WULQJ
'LPD7H[WRV$V6WULQJ'RF*HQHUDGRU$V'RFXPHQW'RF1XHYR$V'RFXPHQW
6HW'RF*HQHUDGRU $FWLYH'RFXPHQW

FUHRXQGRFXPHQWRHQEODQFR
'RFXPHQWV$GG7HPSODWH 1RUPDO1HZ7HPSODWH )DOVH'RFXPHQW7\SH 
6HW'RF1XHYR $FWLYH'RFXPHQW

FRQYLHUWRODFDGHQDF7H[WRVHQXQDPDWUL]DUUD\
D7H[WRV 6SOLWF7H[WRV

3RUFDGDHOHPHQWRGHODPDWUL]
)RUQ 7R8%RXQGD7H[WRV

DFWLYRHOJHQHUDGRUGHGRFXPHQWRV
'RF*HQHUDGRU$FWLYDWH
'RF*HQHUDGRU$FWLYH:LQGRZ6HW)RFXV

6DOWRDOLQLFLR
6HOHFWLRQ+RPH.H\8QLW ZG6WRU\

EXVFRHOEORTXHGHWH[WR

GHOLPLWDGRSRU7H[WRQ\)LQ7H[WRQFRUUHVSRQGLHQWH
6HOHFWLRQ)LQG&OHDU)RUPDWWLQJ
:LWK6HOHFWLRQ)LQG
7H[W 7H[WR D7H[WRVQ A A)LQ7H[WR D7H[WRVQ A
5HSODFHPHQW7H[W 
)RUZDUG 7UXH
:UDS ZG)LQG&RQWLQXH
)RUPDW )DOVH
0DWFK&DVH )DOVH
0DWFK:KROH:RUG )DOVH
0DWFK$OO:RUG)RUPV )DOVH
0DWFK6RXQGV/LNH )DOVH
0DWFK:LOGFDUGV 7UXH
(QG:LWK
6HOHFWLRQ)LQG([HFXWH


ORFRSLR
6HOHFWLRQ&RS\


DFWLYRHOGRFXPHQWRQXHYR
'RF1XHYR$FWLYDWH
'RF1XHYR$FWLYH:LQGRZ6HW)RFXV


3HJRHOWH[WR
6HOHFWLRQ3DVWH$QG)RUPDWZG)RUPDW2ULJLQDO)RUPDWWLQJ




(OLPLQRORVGHOLPLWDGRUHVGHOEORTXHHQHOWH[WRSHJDGR
6HOHFWLRQ)LQG&OHDU)RUPDWWLQJ
:LWK6HOHFWLRQ)LQG
7H[W 7H[WR D7H[WRVQ A
5HSODFHPHQW7H[W 
)RUZDUG 7UXH
:UDS ZG)LQG&RQWLQXH
)RUPDW )DOVH
0DWFK&DVH )DOVH
0DWFK:KROH:RUG )DOVH
0DWFK$OO:RUG)RUPV )DOVH
0DWFK6RXQGV/LNH )DOVH
0DWFK:LOGFDUGV 7UXH
(QG:LWK
6HOHFWLRQ)LQG([HFXWH
6HOHFWLRQ'HOHWH8QLW ZG&KDUDFWHU&RXQW 
6HOHFWLRQ)LQG&OHDU)RUPDWWLQJ
:LWK6HOHFWLRQ)LQG
7H[W )LQ7H[WR D7H[WRVQ A
5HSODFHPHQW7H[W 
)RUZDUG 7UXH
:UDS ZG)LQG&RQWLQXH
)RUPDW )DOVH
0DWFK&DVH )DOVH
0DWFK:KROH:RUG )DOVH
0DWFK$OO:RUG)RUPV )DOVH
0DWFK6RXQGV/LNH )DOVH
0DWFK:LOGFDUGV 7UXH
(QG:LWK
6HOHFWLRQ)LQG([HFXWH
6HOHFWLRQ'HOHWH8QLW ZG&KDUDFWHU&RXQW 


VLGHERDxDGLUXQ,QWURORDJUHJRDKRUD
,IO&RQ,QWURV7KHQ6HOHFWLRQ7\SH3DUDJUDSK

1H[W

DFWLYRHOJHQHUDGRUGHGRFXPHQWRV
'RF*HQHUDGRU$FWLYDWH
'RF*HQHUDGRU$FWLYH:LQGRZ6HW)RFXV

6DOWRDOLQLFLR
6HOHFWLRQ+RPH.H\8QLW ZG6WRU\

5HLQLFLRODYHQWDQDGHE~VTXHGDV
6HOHFWLRQ)LQG&OHDU)RUPDWWLQJ

DFWLYRHOQXHYRGRFXPHQWR
'RF1XHYR$FWLYDWH
'RF1XHYR$FWLYH:LQGRZ6HW)RFXV

6DOWRDOLQLFLR
6HOHFWLRQ+RPH.H\8QLW ZG6WRU\

VLVHHVFULELyXQQRPEUHORJXDUGR
,IF1RP'RF!7KHQ

*XDUGRHOQXHYRGRFXPHQWRFUHDGR
$FWLYH'RFXPHQW6DYH$V)LOH1DPH F1RP'RF)LOH)RUPDW B
ZG)RUPDW;0/'RFXPHQW/RFN&RPPHQWV )DOVH3DVVZRUG $GG7R5HFHQW)LOHVB
 7UXH:ULWH3DVVZRUG 5HDG2QO\5HFRPPHQGHG )DOVH(PEHG7UXH7\SH)RQWVB
 )DOVH6DYH1DWLYH3LFWXUH)RUPDW )DOVH6DYH)RUPV'DWD )DOVHB
6DYH$V$2&(/HWWHU )DOVH&RPSDWLELOLW\0RGH 
(QG,I

'HVPDUFDUODVLJXLHQWHOtQHDSDUDFHUUDUHOQXHYRGRFXPHQWR

$FWLYH:LQGRZ&ORVH
0VJ%R[3URFHVRWHUPLQDGRVLVHHVSHFLILFyXQQRPEUH YE&U/I B
HOGRFXPHQWRVHKDJXDUGDGRHQODFDUSHWDSRUGHIHFWRB
YE,QIRUPDWLRQ*HQHUDGRUGHGRFXPHQWRV
(QG6XE

De nuevo la imagen nos muestra como debe quedar nuestro trabajo:

De nuevo la imagen nos muestra como debe quedar nuestro trabajo:

Ya hemos terminado. El cdigo est comentado, para ayudar en su comprensin.

El procedimiento crea un documento nuevo
A continuacin, crea una matriz a partir de la cadena que le hemos pasado con los nmeros de los bloques de
texto a copiar en el nuevo documento
Entra en el bucle en que
Realiza una bsqueda de los delimitadores mediante la herramienta de bsqueda del propio Word, pero
activando el uso de comodines. Utilizando las expresiones regulares de Word podemos seleccionar todo el
texto contenido entre la marca de inicio y la de fin con una sola busqueda.
El texto buscado queda seleccionado, lo que nos permite copiarlo, pasar al documento nuevo y pegarlo
Utilizamos el mismo sistema para eliminar los delimitadores en el texto pegado del documento nuevo.
Finalmente, tras repetir el proceso para cada bloque de texto seleccionado, activamos cada uno de los
documentos y forzamos situarnos al inicio del mismo.
Si se especific un nombre, el nuevo documento se guardar en la carpeta por defecto de Word, o en la ltima
utilizada de forma automtica.
Si deseas que el documento se cierre automticamente, puedes eliminar el comentario de la lnea indicada (quitar
la comilla simple)
Para terminar, mostramos un dilogo de aviso para que el usuario se d por enterado de que el trabajo se ha
realizado.
Y nuestro trabajoi con las macros ha terminado. ya podemos cerrar el editor VBA.
De nuevo, creemos que es conveniente volver a guardar el documento para que se almacenen todos los cambios
realizados

ltimo paso
Tan slo nos queda comprobar que todo funciona correctamente.
Para probar el Generador es preferible cerrar y volver a abrir el documento. En alguna ocasin, si no lo hemos hecho
as, las macros no han funcionado adecuadamente, por lo que recomendamos este sistema para evitar problemas y
hacerlo ms fcil.
Al abrir el documento, y dependiendo de nuestra configuracin de seguridad de macros, es posible que se presente
un mensaje como el siguiente:

Para que la macro pueda ejecutarse, tenemos que hacer clic sobre Habilitar contenido. Esta opcin se almacenar
para este documento, y no debera preguntarse de nuevo, salvo que cambiemos de carpeta el documento, o
cambiemos su nombre.
Ya puedes marcar algunas de las opciones (por ejemplo, haz clic sobre los botones de opcin Texto 3, Texto 7 y Texto
12), y haz clic sobre el botn Crear documento.
Si todo ha ido bien, debemos obtener un nuevo documento con los textos correspondientes.

Puedes descargar el documento que hemos creado para este tutorial haciendo clic aqu:

Generador-de-documentos-automatizado.zip.
Tambin puedes descargar este otro modelo en el que hemos includo distintos tipos de textos para que realices ms
pruebas:

Generador-de-documentos-automatizado-modelo.zip.
Si te ha gustado, deja tu comentario y/o comprtelo en las redes sociales.

Un comentario en Generador de documentos a la carta

Alex Len

20/08/2015 a las 05:34

Esta muy padre el cdigo, una pregunta:

Como podra implementarlo para jalar 3 imgenes de excel a cuadros de texto en word?
Ejemplo: tengo 1 archivo de word con varios cuadros de texto y quiero meter 3 imgenes que se encuentran
cada una en una celda de una tabla de excel. Espero puedas ayudarme. Gracias y felicidades!
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