Tutorial 3 Excel Avanzado

Escuela Nacional de Estadstica e Informtica
EXCEL AVANZADO
Cajamarca Per
2014
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
Excel Avanzado
CONSOLIDAR DATOS EN EXCEL

Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros
productos en diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la
informacin de un mes en especfico.
Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte,
pero cmo puedo hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en
Excel tenemos el comando Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado
deseado de una manera fcil. Supongamos que la informacin de las 3 hojas de
Excel es la siguiente.
Comando Consolidar en Excel

Para consolidar los datos crear una nueva hoja y har clic en el botn
Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de
datos.
campusvirtual@inei.gob.pe
Numero de Pagina: 2
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Se mostrar el cuadro de dilogo Consolidar en donde se deber especificar

cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botn de
seleccin de referencia para seleccionar los rangos fcilmente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma

manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias
enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de seleccin de rtulos en la Fila
superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados
adecuadamente.
Numero de Pagina: 3
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Excel Avanzado
Al pulsar el botn Aceptar, Excel realizar la consolidacin de los datos y los

colocar en la nueva hoja de Excel.
Numero de Pagina: 4
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
De esta manera la informacin que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha

sido consolidada correctamente en una sola hoja.
LA FUNCIN SUBTOTALES EN EXCEL

La funcin SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista
de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la funcin SUBTOTALES el
tipo de operacin que deseamos aplicar sobre los valores.
Sintaxis de la funcin SUBTOTALES
Nm_funcin (obligatorio): Valor numrico (del 1 al 11) que indica el tipo de

funcin que debe ser utilizada en el clculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO,
etc.
Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este
argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.
A continuacin la tabla de valores numricos que indican las operaciones que

deseamos realizar con la funcin SUBTOTALES:
Numero de Pagina: 5
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Ejemplo de la funcin SUBTOTALES

Tengo una lista de valores en el rango A1:A10 y deseo utilizar la funcin
SUBTOTALES para calcular el promedio para lo cual utilizar la siguiente frmula:
Observa que al especificar el nmero 1 como el primer argumento de la funcin

SUBTOTALES estamos indicando que se utilice la funcin PROMEDIO. Si por
otro lado quisiera obtener la suma de dos listas de nmeros puedo utilizar la
funcin SUBTOTALES de la siguiente manera:
Numero de Pagina: 6
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Filas ocultas con la funcin SUBTOTALES

Un posible inconveniente de la funcin SUBTOTALES es que al momento de
ocultar alguna de las filas que tienen valores incluidos en la operacin se tiene un
impacto en el resultado. En la siguiente imagen puedes observar un ejemplo
donde hago una cuenta de los elementos del rango A1:A10.
Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la funcin SUBTOTALES no refleja ningn

cambio y sigue tomando en cuenta las filas ocultas:
Numero de Pagina: 7
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un
identificador de funcin diferente para el primer argumento de la funcin
SUBTOTALES:
Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer

argumento de la funcin SUBTOTALES obtendremos el siguiente resultado:
Numero de Pagina: 8
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
En este caso la funcin SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas
ocultas. Es importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta
los valores ocultos solamente funcionar con filas ocultas y no con columnas
ocultas.
Recuerda que la funcin SUBTOTALES en Excel siempre aplicar la funcin
indicada sobre los rangos de celdas proporcionados como argumentos.
SUBTOTALES EN EXCEL
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de informacin, los
subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la
informacin. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales
de ventas por cada mes:
Numero de Pagina: 9
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se
obtendrn los subtotales. Para este ejemplo ordenar los datos por la columna
Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y
posteriormente seleccionado el comando Ordenar de ms antiguos a ms
recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.
La tabla quedar ordenada por mes.
Numero de Pagina: 10
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
El botn Subtotal en Excel

Para realizar la insercin de los subtotales en Excel debo pulsar el comando
Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.
Excel mostrar el cuadro de dilogo

Subtotales.
Me debo asegurar de que la primera lista

desplegable tenga seleccionada la opcin
Mes ya que indica que para cada cambio de
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
mes se insertar un subtotal. Adems utilizar la funcin Suma y la columna

Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarn los
subtotales.
Observa cmo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para
cada mes. Adems a la izquierda de la hoja de clculo Excel coloca controles
adicionales que son tiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a
los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se
expande o se contrae:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
ANALISIS Y SI O ANALISIS DE HIPOTESIS

Evaluando escenarios con Excel
Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un
conjunto de celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un mximo de 32
variables, pero podemos crear tantos escenarios como sea necesario.
Para este ejemplo utilizar el caso de un prstamo personal en donde me interesa
conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo
la funcin PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha
funcin de la siguiente manera:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
El Administrador de escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cmo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago.
Para iniciar con la creacin de escenarios debo pulsar el botn Anlisis Y si que se
encuentra en la ficha Datos y dentro de las opciones mostradas seleccionar
Administrador de escenarios.
Al seleccionar esta opcin se mostrar el

cuadro de dilogo Administrador de
escenarios y lo primero que debemos
hacer es pulsar el botn Agregar para
mostrar el cuadro de dilogo Agregar
escenario.
En este cuadro de dilogo comenzar por asignar un nombre a mi escenario, que

en este caso ser 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo
seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la frmula PAGO, que es
el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar se mostrar un nuevo cuadro de
dilogo llamado Valores del escenario que me permitir ingresar los valores
especficos del escenario recin creado. Es posible cambiar todos los valores,
pero para este ejemplo solamente modificar el plazo que tendr el valor 12:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimir el botn Agregar y Excel

mostrar de nueva cuenta el cuadro
de dilogo Agregar escenario y
volver a repetir estos mismos pasos
para crear nuevos escenarios para
los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una
vez que he terminado de crear el
ltimo escenario debes pulsar el
botn Aceptar para regresar al
Administrador de escenarios donde
podrs ver una lista de todos los
escenarios creados:
Probar los escenarios creados

Ya con los escenarios creados ser suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir
el botn Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la frmula
PAGO. Observa cmo va cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al
escenario elegido:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada
escenario, sin embargo se podran crear escenarios donde cambie tanto el plazo
como la tasa de inters. Las combinaciones posibles son muchas y solamente
estarn restringidas a tus necesidades de anlisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno
de ellos y podra llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras
que realizar un anlisis de dos variables te recomiendo considerar la opcin de
Tablas de datos ya que evitar la creacin manual de escenarios.
BUSCAR OBJETIVO
Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es
una tcnica utilizada para encontrar fcilmente el nmero que cumple las
condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula
hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es
decir, si sabemos el resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor
de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudar a probar
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo,
supongamos que tenemos el siguiente problema.
Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me deber dar el resultado
mostrado. Aunque este es un problema muy fcil de resolver matemticamente
ser de utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo. Empezar por
definir una frmula importante. En la celda C3 colocar la frmula que se deber
cumplir para obtener el resultado deseado, es decir, =B1*B2 deber dar como
resultado 439482.
Por ahora el resultado en C3 ser cero, porque no hay valor en la celda B2 sin
embargo, al momento de ir buscando el valor adecuado para B2, el valor de la
celda C3 llegar a ser el mismo que B3 cuando se haya encontrado el valor
correcto.
El comando Buscar objetivo

Ahora debers hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Anlisis Y si donde se
desplegar un men de opciones y debers elegir Buscar objetivo.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Buscar objetivo donde debers

llenar los siguientes cuadros de texto.
Definir la celda. Es la celda que contiene la frmula

Con el valor. Este es el nmero que deseamos como resultado de la frmula.
Para cambiar la celda. La celda que ser modificada hasta tener el resultado
deseado.
Una vez que se han establecido los parmetros debes hacer clic en el botn
Aceptar y Excel comenzar a realzar los clculos necesarios. Cuando haya
encontrado un resultado adecuado se mostrar el cuadro de dialogo Estado de la
bsqueda de objetivo.
Este cuadro de dilogo simplemente notifica que se ha llegado al objetivo

modificando la celda especificada. Al cerrar el cuadro de dilogo podrs observar
el resultado. Para nuestro ejemplo Excel fue haciendo diversas pruebas hasta
llegar al resultado de 520.0970 que es el nmero que multiplicado por 845 nos
dar el resultado esperado.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
TABLA DE DATOS
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Anlisis Y si que nos
permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cmo es afectado el
resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina
posibles resultados.
Tabla de datos de una variable

El ejemplo ms sencillo de una tabla de datos es aqul que utiliza una variable
para realizar los clculos. Supongamos el siguiente escenario:
En este ejemplo estoy realizando una proyeccin de ventas para el ao 2011

basndome en las ventas del ao 2010 y esperando una tasa de crecimiento del
2.5%. Lo que deseo hacer es saber cul sera la proyeccin de ventas para el
2011 si la tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este anlisis colocar las
tasas de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se
muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo
Herramientas de datos pulsar el botn Anlisis Y si para posteriormente
seleccionar la opcin Tabla de datos.
Se mostrar el cuadro de dilogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de

entrada (columna) se debe seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el
porcentaje de crecimiento.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Al hacer clic en el botn Aceptar se llenarn las celdas contiguas a las tasas de
crecimiento con el valor de la proyeccin de ventas correspondiente a cada una de
las tasas.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo

analizar las diferentes proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento
diferente. Una vez que he terminado de analizar la informacin, si intento eliminar
alguna de las celdas pertenecientes al rango de la tabla de datos, Excel
desplegar un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla
de datos. Si deseas eliminar la tabla de datos debers primero seleccionar el
rango completo antes de oprimir la tecla suprimir.
TABLA DE DATOS DE DOS VARIABLES

En el artculo anterior mostr los beneficios de las tablas de datos como una
opcin de Anlisis Y si. En esta ocasin revisaremos un ejemplo clsico sobre el
uso de una tabla de datos para realizar un anlisis de dos variables.
El escenario es el siguiente. Supongamos que quiero solicitar un prstamo
personal a un banco, estoy haciendo una investigacin con varios bancos y cada
uno de ellos me ha dado una tasa de inters diferente as como diversos plazos de
pago. El primero de los casos que investigu es el siguiente:
Tabla de datos de dos variables

En lugar de hacer el clculo para cada opcin de tasa de inters y plazo,
acomodar los datos adecuadamente para formar una tabla de datos. En las filas
especificar las diferentes tasas de inters y en las columnas los posibles plazos.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Para crear la tabla de datos de dos variables seleccionar el rango B4:G11 y

debo ir a la ficha Datos y pulsar el botn Anlisis Y si para seleccionar la opcin
Tabla de datos. Dentro del cuadro de dilogo deber elegir cada una de las
celdas de entrada para la tabla de datos de la siguiente manera:
Al hacer clic en el botn Aceptar se generar la tabla de datos correspondiente:
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
En esta tabla de datos podemos observar lo que esperbamos, entre mayor es el

plazo los pagos mensuales se reducen y entre mayor es la tasa de inters el pago
mensual se incrementa. Con esta informacin puedo analizar y elegir
adecuadamente la opcin que ms se acomoda a mis posibilidades de pago
mensual.
Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el anlisis de nuestra
informacin, la nica desventaja es que solamente se puede hacer el anlisis de
dos variables como mximo. En caso de que te encuentres en una situacin que
requiera de un anlisis de tres o ms variables recomiendo utilizar los Escenarios
o tambin utilizar Excel Solver.
ACTIVAR EXCEL SOLVER

Solver es un complemento de Excel que nos ayuda a trabajar con modelos de
negocio y nos permite resolver problemas lineales y no lineales. En esta ocasin
mostrar cmo activar este complemento en Excel 2010.
Cmo activar Solver en Excel

Solver est incluido dentro de Excel pero se encuentra desactivado de manera
predeterminada. Para poder habilitarlo debes ir a la ficha Archivo y elegir Opciones
y se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel donde debers seleccionar
Complementos.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
En el panel derecho encontrars el complemento llamado Solver. Para activarlo

debes hacer clic en el botn Ir de la seccin Administrar.
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Excel Avanzado
Se mostrar el cuadro de dilogo Complementos y debers marcar la casilla de

verificacin de Solver y aceptar los cambios.
Para utilizar el complemento Solver debes ir a la ficha Datos y Excel habr creado
un nuevo grupo llamado Anlisis el cual contendr el comando Solver.
Al hacer clic sobre ese comando se mostrar el cuadro de dilogo Parmetros de

Solver el cual nos permitir configurar y trabajar con el complemento recin
instalado.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
En el prximo artculo mostrar un ejemplo prctico sobre cmo utilizar este

complemento de Excel en nuestro anlisis de datos.
UTILIZANDO EXCEL SOLVER

Si tienes la necesidad de realizar un pronstico que involucra ms de una variable,
puedes utilizar Solver en Excel. Este complemento ayudar a analizar
escenarios de negocio multivariable y de optimizacin.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Ejemplo de uso de Solver

El ejemplo es el siguiente. Tengo un establecimiento de venta de pizzas que
ofrece dos tipos de pizza tradicionales, Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35)
adems de la pizza especial Suprema ($45). No sabemos cul es el potencial de
ingresos del establecimiento y tampoco el nfasis que se debera de dar a cada
tipo de pizza para maximizar las ventas.
Antes de realizar el anlisis debemos considerar las siguientes condiciones. Dada
nuestra capacidad de produccin solamente podemos elaborar 150 pizzas al da.
Otra condicin es que no podemos exceder de 90 pizzas tradicionales (Pepperoni
y Vegetariana) y adems, al no haber muchos vegetarianos en el rea, estimamos
vender un mximo de 25 pizzas vegetarianas al da. Otra condicin a considerar
es que solamente podemos comprar los ingredientes necesarios para producir 60
pizzas Suprema por da.
Con esta informacin elaborar la siguiente hoja de Excel:
Observa que en los datos estn representadas todas las reglas de negocio del
establecimiento. Para cada tipo de pizza he colocado el total de pizzas a vender
(por ahora en cero), el subtotal de cada una, as como el total de ventas que esta
formado por la suma de los subtotales. Adems bajo el ttulo Restricciones he
colocado las condiciones previamente mencionadas.
Algo muy importante es establecer las equivalencias para las restricciones. Por
ejemplo, una restriccin es que el total de pizzas no puede exceder de 150, pero
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Excel no necesariamente sabe lo que significa Total de pizzas, as que he

destinado una celda para especificar que el total de pizzas es la suma de las
celdas B2+B6+B10. Lo mismo sucede para explicar lo que significa Pizzas
Tradicionales.
Los datos ya estn listos para utilizar Solver, as que debes ir a la ficha Datos y
hacer clic en el comando Solver donde se mostrar el cuadro de dilogo
Parmetros de Solver.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
En nuestro ejemplo lo que queremos maximizar son las ventas totales por lo que
en el cuadro de texto Establecer objetivo est especificada la celda $E$1 y por
supuesto seleccion la opcin Mx. El otro parmetro importante son las celdas de
variables que en nuestro ejemplo son las pizzas a vender para cada uno de los
diferentes tipos.
Finalmente observa cmo en el cuadro de restricciones estn reflejadas las
condiciones de venta del establecimiento. Pon especial atencin a la manera en
que se han utilizado las equivalencias que son las celdas $E$10 y $E$11.
Todo est listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botn Resolver y
Excel comenzar a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor mximo para las ventas totales. Al trmino del clculo se
mostrar el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja de Excel.
Total de Paginas:31
Excel Avanzado
Excel ha hecho los clculos para saber que, con las restricciones establecidas,
tendremos un valor mximo de venta total de $5,525. Ahora fcilmente podras
cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el clculo con Solver
para observar el comportamiento en las ventas.
Total de Paginas:31

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Se mostrar el cuadro de dilogo Consolidar en donde se deber especificar

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma

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De esta manera la informacin que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha

LA FUNCIN SUBTOTALES EN EXCEL

Sintaxis de la funcin SUBTOTALES

Nm_funcin (obligatorio): Valor numrico (del 1 al 11) que indica el tipo de

A continuacin la tabla de valores numricos que indican las operaciones que

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Ejemplo de la funcin SUBTOTALES

Observa que al especificar el nmero 1 como el primer argumento de la funcin

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Filas ocultas con la funcin SUBTOTALES

Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la funcin SUBTOTALES no refleja ningn

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Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer

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La tabla quedar ordenada por mes.

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El botn Subtotal en Excel

Excel mostrar el cuadro de dilogo

Me debo asegurar de que la primera lista

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mes se insertar un subtotal. Adems utilizar la funcin Suma y la columna

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Al seleccionar esta opcin se mostrar el

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