INTRODUCCIN

El presente trabajo de investigacin tiene como objetivo entender la importancia de los gastos
operacionales dentro de una empresa.
Se llama gastos operacionales al dinero que una empresa o una organizacin debe desembolsar en
concepto del desarrollo de las diferentes actividades que despliega. A travs de las pginas
abordaremos distintos tipos de gastos, como gastos administrativos, gastos financieros, gastos
hundidos y gastos de ventas que nos ayudarn a comprender mejor el tema.
Esperamos cumplir con nuestro cometido de llevar informacin clara y precisa para la adecuada
comprensin del tema antes sealado.

GASTOS OPERACIONALES
Se llama Gastos operacionales al dinero que una empresa o una organizacin debe desembolsar en
concepto del desarrollo de las diferentes actividades que despliega. Entre los ms comunes podemos

citar los siguientes: pago por el alquiler del local o la oficina en la cual est asentada, pago de salarios
a sus empleados y compra de suministros.
Es decir, de alguna manera, los gastos operacionales son los que una empresa destinar para
mantener en actividad su condicin de empresa o en su defecto para modificar la condicin de inactiva
en caso que no lo est para as poder volver a estar en ptimas condiciones de trabajo.
A los gastos operacionales tambin se los suele llamar gastos indirectos, ya que como bien indicamos
ms arriba, los mismos corresponden al funcionamiento del negocio, por tanto, no resultan ser
inversiones, como puede ser el gasto que se desembolsa por la compra de alguna mquina, que s
resulta ser una inversin.
Entonces, una inversin es la colocacin de capital que se realiza con el objetivo de conseguir una
ganancia futura, es decir, cuando se invierte se est resignando un beneficio inmediato por uno futuro.
Y aqu es donde radica la principal diferencia entre inversin y gastos operacionales, ya que estos
ltimos se encuentran absolutamente destinados al funcionamiento del negocio en cuestin y no se
concretan a la espera de un futuro beneficio, sino que la misin es facilitar la subsistencia del negocio.
La compra de una fotocopiadora es una inversin para una empresa, en tanto, las hojas que se
compran para plasmar las fotocopias, el mantenimiento y todo lo que requiere la misa para mantener
su funcionamiento son gastos operacionales.
Los gastos de operacin son los gastos que lleva a cabo una empresa para poder desarrollar sus
actividades.
En trminos ms profesionales, los gastos de operacin son aquellos que sirven para mantener los
activos en su condicin existente o a modificarlos para que vuelvan a estar en condiciones ptimas de
trabajo.
Los gastos de operacin se pueden dividir en:
Gastos de venta: Son los que tienen como finalidad incrementar las ganancias a partir del
intercambio comercial.
Son gastos de venta:
Suministros
Comisiones
Publicidad
Publicidad en lnea
Otra publicidad
Sueldos del personal de ventas
Gastos de administracin: Son los gastos que necesita realizar una empresa para poder realizar sus
actividades.
Son gastos de administracin:
Renta de locales
Pago de impuestos locales (agua, predial)
Pago de impuestos federales (ISR, luz, etc.)
Pago de prestaciones (INFONAVIT; IMSS, etc.)

 Pago de servicios de comunicacin (telfono, hosting, cloud hosting)

Pago de la nmina
Pago de honorarios
Pago de gasolina y viticos
Gastos Financieros: Los gastos financieros son los gastos desembolsados por una empresa para
contratar servicios financieros
Los gastos financieros son, entre otros:
Valores de intereses pagados
Perdidas en cambios de monedas extranjeras
Comisiones
Gastos de fabricacin: Son aquellos a los que incurre una empresa para loa obtencin, uso o
devolucin de capitales financieros puestos a su disposicin por terceras personas.
Compra de materia prima.
Compra de maquinaria.
Compra de equipo de oficina y otros.
Pago de mano de obra para arreglar la maquinaria y el equipo.
Clasificacin de los costos por sus funciones.
Los costos pueden clasificarse de muy variadas maneras, segn la aplicacin que se les quiera dar.
En los sistemas de costos tradicionales, en empresas que se dedican a la fabricacin y venta de
productos, los costos se clasifican, generalmente, por sus funciones, distinguiendo entre los Costos de
Fabricacin, que comprenden los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos
de fabricacin, de los Gastos Operativos, que pueden ser administrativos, de distribucin y ventas y
financieros.

Costos de Fabricacin

Los costos de fabricacin, tambin denominados simplemente "Costos", son aquellos que estn
asociados directamente con las actividades de fabricacin de la organizacin, e incluyen los
materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacin.
Materiales Directos (MD)
Comprenden las materias primas o materiales que integran el producto final. Ejemplos: la madera para
hacer muebles; tela en una fbrica de confecciones; motores en una fbrica de automviles. Otros
materiales que tambin se utilizan en la fabricacin del producto, pero de los cuales no pueden
determinarse con claridad que cantidad fue destinada a cada producto o cuyo costo por producto no
puede determinarse con precisin, sino a travs de un sistema de reparto, se clasifican como
"Materiales Indirectos" y se incluyen en el grupo de "Costos Indirectos de Fabricacin".
Mano de Obra Directa (MOD)
Es el trabajo relacionado con la fabricacin del producto. Ejemplos de costos de mano de obra directa
son los salarios de los trabajadores de ensamblado en la lnea de produccin en una fbrica de
cocinas, o el salario de un mecnico en un taller de reparacin de vehculos. Contrariamente a los
salarios del personal de supervisin, o del personal de limpieza o mantenimiento, que no pueden

identificarse con un producto o servicio especfico, se clasifican como "Mano de Obra Indirecta" y se
incluyen entre los costos indirectos de fabricacin.
El costo de mano de obra, tanto directa como indirecta, comprende todas las remuneraciones
pagadas a la mano de obra, incluyendo salarios, bonificaciones y prestaciones sociales.
Costos Indirectos de Fabricacin (CIF)
Comprenden todos los costos de fabricacin que no sean materiales directos ni mano de obra directa.
Algunos ejemplos de costos indirectos de fabricacin son los materiales indirectos, la mano de obra
indirecta, las depreciaciones, alquileres, impuestos, seguros, bonificaciones, impuestos a los salarios y
costos de tiempo ocioso. Los costos indirectos de fabricacin recibe distintas denominaciones tales
como: "Gastos de Fabricacin", "Gastos Generales de Fabricacin" o "Carga Fabril".

Gastos Operativos

Los Gastos Operativos o simplemente "gastos", no forman parte del costo de los productos y por tanto
se registran directamente en la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Pueden ser administrativos, de
distribucin y ventas o financieros.
Gastos Administrativos
Incluyen todos los gastos en que se incurre como consecuencia de la realizacin de las actividades
generales y administrativas de la empresa; por ejemplo, los salarios de los ejecutivos y el personal
administrativo, o los impuestos, adems de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de las
oficinas administrativas, tales como las depreciaciones de los equipos e instalaciones administrativas,
el alquiler de la oficina administrativa o los gastos de telfono.
Gastos de Distribucin y Ventas
Son gastos asociados con el almacenamiento, promocin y venta, transporte y distribucin de los
productos terminados, tales como: sueldos de los vendedores, comisiones, publicidad y propaganda y
transporte.
Gastos Financieros
Aquellos en que se incurre para financiar las operaciones de la empresa; como: los intereses,
comisiones e impuestos sobre prstamos, sobregiros, y descuentos de documentos obtenidos en
bancos o financieras, as como otros gastos relativos al financiamiento externo de la empresa.

GASTOS DE ADMINISTRACIN
Agrupa las cuentas que representan las erogaciones en que incurre la Entidad en el desarrollo de su
actividad, en un periodo determinado.
Los gastos de administracin son los que se generan del manejo o direccin de la empresa, es decir,
todos los gastos que se generan en las oficinas y por causa del personal administrativo. Por ejemplo,
salarios de gerentes, jefes, secretarias y mensajeros; energa elctrica de las oficinas, renta de las
oficinas, limpieza de oficinas, transporte de personal administrativo, combustible de gerentes, jefes u
otro personal administrativo, capacitacin de personal de oficina, seguro social de empleados de
oficina, seguro de vehculos de personal administrativo, etc.
Ejercicios y Aplicacin.
1. Dietas Directores

Se reconoce y se paga dietas por S/. 6,000, a los miembros del Directorio de la empresa,
efectundoseles la retencin del Impuesto a la Renta Cuarta categora.
Solucin:
---x--62. GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y S/. 6,000
GERENTES
62.8. Retribuciones al directorio
40. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y
APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE
SALUD POR PAGAR
40.1 Gobierno central
40.17 Impuesto a la renta
40.172 Renta de cuarta categora
44. CUENTAS POR PAGAR A LOS
ACCIONISTAS, DIRECTORES Y GERENTES
44.2 Directores
44.21 Dietas
x/x Por las dietas del directorio.
---x--94. GASTOS ADMINISTRATIVOS
S/. 6,000
79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE
GASTOS Y COSTOS
x/x Por el destino de la cuenta 62.
---x--44. CUENTAS POR PAGAR A LOS
S/. 5,520
ACCIONISTAS, DIRECTORES Y GERENTES
44.2 Directores
44.21 Dietas
10. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
EFECTIVO
10.4 Cuentas corrientes en instituciones
financieras
x/x Por la cancelacin de las cuentas al
directorio.

S/. 480

S/. 5,520

S/. 6,000

S/. 5,520

PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACION

Comprende los gastos realizados por el ente en razn de sus actividades, pero que no son atribuibles
a las funciones de compra, produccin, comercializacin y financiacin de bienes o servicios.
Presupuestos de Gastos A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organizacin se les
asignan cantidades especficas, para limitar la extensin de sus actividades.
Estas actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequea escala, de acuerdo con lo que la
empresa quiera financiar.
En cada caso la administracin establece la cantidad mxima que est dispuesta a erogar para esas
funciones. La cantidad mxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con
frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos. Presupuesto de Gastos de
Administracin Qu es? La parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del
mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para
sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y
programas de la empresa. Objetivo Determinar en forma anticipada para el perodo de la proyeccin
todos los gastos del perodo que no correspondan directamente a la financiacin o la gestin de
ventas. Partidas que lo componen Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de
determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la
administracin de ventas.
Se clasificaran de la siguiente manera:

Sueldos
Cargas sociales
Seguros
Amortizaciones
Mantenimiento de oficinas
Papelera y tiles de librera, entre otros.

GASTOS DE VENTA
Los gastos de venta usualmente comprenden todos los costos asociados o vinculados con las ventas
de la compaa. Esto incluye salarios del personal de ventas y de ejecutivos, publicidad y gastos de
viaje. En general, los gastos de venta crecen y caen con las ventas de la compaa. En tiempos
difciles, o en un perodo de crecimiento de ventas lento, una compaa puede cortar gastos de
publicidad para ahorrar dinero o despedir a personal de ventas improductivas. Generalmente, los
gastos de venta representan costos variables para la compaa.
Los gastos de venta o comercializacin, se dan cuando se debita el valor actualizado del conjunto de
bienes o esfuerzos en que h incurrido o va incurrir una empresa desde el momento en que los
productos terminados ingresan en el almacn, hasta que salen con destino al cliente o llegan a su
poder, incluyndose la gestin de cobranzas pertinentes.
Los gastos de venta o comercializacin existen en cualquier tipo de empresa, sea esta comercial,
fabril o de servicios y su monto es significativo y tanto o mayor que el costo de produccin. De ah el
inters que ha despertado esta clase de erogaciones y desembolsos, cuya relevancia en el mundo
actual de los negocios ha provocado estudios especiales para su mejor anlisis y control, que
permiten conocer su monto en unidad de moneda valor vendidos, datos que tambin facilitan llegar
a cifras predeterminadas en relacin a distintos volmenes de negocios.
Ejercicios de aplicacin.
1. Publicidad para la promocin de un nuevo producto.
La empresa Muebles del Sur S.A. contrata los servicios de publicidad de la radio Panamericana
emitiendo una factura n 0001 656 por un monto de S/. 600 + IGV.
DEBE
63. GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS
POR TERCEROS
63.7 Publicidad, Publicaciones,
Relaciones Publicas
63.71Publicidad
600.00
63.711 Radio Panamericana
600.00
40. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES
Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES
Y DE SALUD POR PAGAR
40.1 Gobierno Central

S/. 600.00
S/. 600.00

S/. 108.00

S/. 108.00

HABER

40.11

IGV

108.00
40.111 IGV Cuenta Propia
108.00
46. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS
TERCEROS
46.9 Otras Cuentas por Pagar Diversas
46.99 Otras Cuentas por Pagar
708.00
X/x Por el servicio de publicidad brindado por
la radio Panamericana
95. GASTOS DE VENTAS
95.1 Publicidad
95.11 Radio Panamericana
600.00
79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE
COSTO Y GASTO
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de
Costo y Gasto
X/x Por el Destino de la Publicidad

S/. 708.00
S/. 708.00

S/. 600.00
S/. 600.00

S/. 600.00
S/. 600.00

2. Sueldo de Personal de Ventas

La empresa Los Jazmines S.A. cancela la planilla mensual de remuneraciones a todo su personal
encargado de las ventas correspondindoles un total de S/. 10,000.00, todos estos estn afiliados a la
ONP (13%).
DEBE
62. GASTOS DE PERSONAL
62.1 Remuneraciones
62.11 Sueldos
10,000.00
62.7 Seguridad y Previsin Social
62.71 Rgimen Prestaciones de
Salud
900.00
40. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES
Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES
Y DE SALUD POR PAGAR
40.3 Instituciones Publicas
40.31Essalud
900.00
40.32 ONP
1,300.00
41.
REMUNERACIONES
Y
PARTICIPACIONES POR PAGAR
41.1 Remuneraciones por Pagar
46.11 Sueldos por Pagar
8,700.00
X/x Por la Planilla de Remuneraciones.
95. GASTOS DE VENTAS
95.4 Sueldos y Salarios
95.11PlanilladeSueldos
10,900.00
79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE
COSTO Y GASTO
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de

HABER

S/. 10,900.00
S/. 10,900.00

S/. 900.00

S/.
2,000.00
S/. 2,200.00

S/.
8,700.00
S/. 8,700.00

S/. 10,900.00
S/. 10,900.00

S/.
10,900.00
S/. 10,900.00

Costo y Gasto
X/x Por el Destino de la Planilla

3. Diseo de Marca Comercial

La empresa Industrial el Galn S.A. a fin de identificar las camisas que piensa producir, contrata los
servicios de una empresa par que disee la marca con que debe identificar los productos terminados.
Se paga S/. 3,000.00 + IGV
DEBE
63. GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS
POR TERCEROS
63.9 Otros Servicios Prestados por
Terceros
63.99 Diseo de Marca
3,000.00
40. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES
Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES
Y DE SALUD POR PAGAR
40.1 Gobierno Central
40.11 IGV
540.00
40.111 IGV Cuenta Propia
540.00
46. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS
TERCEROS
46.9 Otras Cuentas por Pagar Diversas
46.99 Otras Cuentas por Pagar
3,540.00
X/x Por el servicio de diseo de marca para
la empresa el Galn S.A.
95. GASTOS DE VENTAS
95.3 Comisiones
95.31 Diseo de Marca
3,500.00
79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE
COSTO Y GASTO
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de
Costo y Gasto
X/x Por el Destino del Diseo de Marca

HABER

S/. 3,000.00
S/. 3,000.00

S/. 540.00

S/. 540.00

S/.
3,540.00
S/. 3,540.00

S/. 3,500.00
S/. 3,500.00

S/.
3,500.00
S/. 3,500.00

4. Depreciacin de Vehculos
Una empresa de Transportes cumpliendo con la NIC 16 aplica una tasa de depreciacin a sus
vehculos, sin embargo de acuerdo al Art. 22 de la LIR se debe fijar una tasa de depreciacin del 20%.
El costo del vehculo es de S/. 300,000.00 nuevos soles

DEBE
68. VALUACION Y DETERIORO DE
ACTIVOS Y PROVISIONES
68.1 Depreciacin
68.14 Depreciacin de Inmuebles
Maquinaria y Equipo Costo
39. DEPRECIACION, AMORTIZACION Y

S/. 3,000.00
S/. 3,000.00

S/. 540.00

HABER

AGOTAMIENTO ACUMULADO
39.1 Depreciacin Acumulada
39.13 Inmuebles, Maquinaria y
Equipo Costo
X/x Por la depreciacin de los vehculos de la
empresa.
95. GASTOS DE VENTAS
95.6 Depreciacin
79. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE
COSTO Y GASTO
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de
Costo y Gasto
X/x Por el Destino de la Depreciacin

S/. 540.00

S/. 3,500.00
S/. 3,500.00
S/. 3,500.00
S/. 3,500.00

GASTOS FINANCIEROS
Son aquellos en los que incurre un sujeto econmico para la obtencin, uso o devolucin de capitales
financieros puestos a su disposicin por terceras personas.
Todos aquellos gastos originados como consecuencia de financiarse una empresa con recursos
ajenos. En la cuenta de gastos financieros destacan entre otras las cuentas de intereses por
descuento de efectos, las diferencias negativas de cambio, y se incluyen tambin dentro de este
apartado los gastos generados por las prdidas de valor de activos financieros.
DIFERENCIA ENTRE UN GASTO ADMINISTRATIVO Y UN GASTO FINANCIERO.
Para el empresario es importante, no solo que su contabilidad est al da, sino que la informacin sea
confiable para tomar decisiones y controlar su negocio.
Los Presupuestos son una de las herramientas de control gerencial que los empresarios deben
implementar en su negocio.
Un detalle bsico al elaborar el Presupuesto Anual de la empresa, tiene que ver con la clasificacin de
los gastos en Centros de Costos que permitan controlar reas de responsabilidad. Para ello es
importante dominar la diferencia que hay entre un Gasto Administrativo y un Gasto Financiero.

GASTOS ADMINISTRATIVOS.
Son aquellos gastos que tiene que ver directamente con la administracin general del negocio,
y no con sus actividades operativas. No son Gastos de Ventas, no son Costos de produccin.
Contienen los salarios del Gerente General, secretarias, contadores, alquileres de oficinas,
papelera de oficinas, suministros y equipo de oficinas, etc. No se incluyen en esta categora
los gastos que tienen que ver propiamente con la operacin del giro del negocio ni con el
mercadeo. Usualmente se incluyen los gastos de seleccin y reclutamiento de personal.

GASTOS FINANCIEROS.
Son los gastos que reflejan el costo de capital o el costo que representa para la empresa
financiarse con terceros. Son el costo de los pasivos, es decir de las deudas que tiene la
empresa. El ms importante es el inters que se paga sobre las deudas con bancos o con
terceros, tambin las comisiones que se pagan cuando se formalizan prstamos, algunos
servicios bancarios que tienen que ver con financiamiento, etc. Hay diferencias de criterio
sobre cmo se registran, por ejemplo, las comisiones por tarjetas de crdito, algunos prefieren
registrarlas con dbitos en las cuentas de ventas, tal como los descuentos sobre ventas. En

Gastos Financieros tambin se registra el costo por diferencial cambiario de las deudas que
son en moneda extranjera, cuando esos tipos de cambio suben y hay prdidas.
Ejemplo y Aplicaciones.
CASO N 01:
La empresa industrial ROBLES S.A.C obtiene un prstamo por s/.20,000.00 nuevos soles pagando
un inters del 6% cancelable en 4 meses.
01

10.EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO
10.4.Ctas. Corrientes en
instituciones financieras
45.
OBLIGACIONES
FINANCIERAS.
45.1.Prstamos de instituciones
financieras y otras entidades.
X/x Por el prstamo obtenido.

20,000.00

20,000.00

02

37. ACTIVO DIFERIDO.

37.3Obligaciones Financieras.
37.3.1. Intereses no
devengados
en
transacciones
con
terceros.
45.
OBLIGACIONES
FINANCIERAS.
45.1Prstamos de instituciones
financieras y otras entidades.
X/x Por los intereses a pagar.

1,200.00

1,200.00

03

67. GASTOS FINANCIEROS.

67.3 Intereses por prstamos y
otras obligaciones.
37. ACTIVO DIFERIDO.
37.3Obligaciones Financieras.
37.3.1. Intereses no
devengados
en
transacciones con terceros.
X/xPor el devengo del inters
correspondiente al primer mes.

300.00
300.00

04

94. GASTOS ADMINISTRATIVOS.

79. CARGAS IMPUTABLES A
CUENTAS
DE
COSTOS
Y
GASTOS.
X/xPor el devengo del inters
correspondiente al primer mes.

10

300.00
300.00

CASO N 02:
El 1 de febrero una empresa solicita un prstamo de s/.60,000.00 nuevos soles de una Institucin
Financiera por el cual debe pagar un inters de s/.10,800.00 nuevos soles durante 24 horas meses.
Dicho prstamo es para la construccin de una oficina. Cmo sera el tratamiento de los intereses?
01

10.EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO
10.4 Ctas. Corrientes en
instituciones financieras
10.4.1.
Ctas.
Corrientes
Operativas.
37. ACTIVO DIFERIDO.
37.3. Intereses Diferidos.
37.3.1. Intereses no
devengados
en
transacciones
con
terceros.
45.
OBLIGACIONES
FINANCIERAS.
45.1. Prstamos de Instituciones
Financieras y otras entidades.
45.1.1. Instituciones
Financieras.
45.5. Costos de financiacin por
pagar.
45.5.1. Prstamos.
X/x: Por el prstamo otorgado
por la Institucin Financiera.

60,000.00

10,800.00

70,800.00

02

45.
OBLIGACIONES
FINANCIERAS.
45.1. Prstamos de Instituciones
Financieras y otras entidades
45.1.1.
Instituciones
Financieras.
10. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO.
10.4
Ctas.
Corrientes
en
instituciones financieras.
X/x: Por la cancelacin de la 1ra
cuota.

2,950.00

2,950.00

03

67. GASTOS FINANCIEROS.

67.3. Intereses por prstamos y
otras obligaciones.
67.3.1.1.
Instituciones
Financieras.
37. ACTIVO DIFERIDO.

11

450.00

450.00

37.3. Intereses Diferidos.

37.3.1. Intereses no
devengados
en
transacciones
en
transacciones
con
terceros.
X/x:
Por
los
intereses
devengados.
04

33. INMUEBLES, MAQUINARIA Y 450.00

EQUIPO
33.9. Construcciones y obras en
curso.
33.9.2. Construcciones en
curso.
72. PRODUCCIN DE ACTIVOS
INMOVILIZADOS.
72.1. Inversiones inmobiliarias.
72.1.1. Edificaciones.
X/x: Por el destino de los
intereses.

450.00

GASTOS DE REPRESENTACIN
1. Qu se entiende por gastos de representacin?
Para una correcta imputacin y control de los gastos, conviene diferenciar cules estn relacionados
con la captacin de clientes y fomentar la relacin ellos y cules con la operativa o forma de trabajar
de la empresa. De aqu se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de
representacin.
- Gastos de viaje: Son las cantidades derivadas de las actividades de un empleado en un lugar
distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Un ejemplo claro
sera los gastos relacionados con el desplazamiento de un empleado a las oficinas de un cliente para
ofrecerle una formacin o los gastos derivados de la visita que un tcnico hara para solucionar un
problema.
- Gastos de representacin: Este tipo de gastos estn destinados a que el trabajador represente,
promocione, consolide o mejore la relacin e imagen de la empresa delante de los clientes, con la
finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial y, adems, de mejorar la imagen de la
empresa as como su posicionamiento. Un ejemplo de este tipo de gastos sera una reunin con un
cliente, un viaje con finalidad comercial.
Como se puede observar, el factor fundamental para diferenciar un tipo de gastos del otro es la
finalidad de las acciones que el trabajador va a realizar. De todas formas, existen casos en lo que esta
diferenciacin es un poco subjetiva. La empresa debe establecer de forma clara cmo diferenciar
estos gastos en su poltica de gastos.

2. Cules se considerar gastos de representacin y cules no?

Se consideran gastos de representacin a:

12

No se consideran gastos de representacin:

Los efectuados con el objeto de representar a la Compaa fuera de sus oficinas, locales o
establecimientos Los gastos de viaje
Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posicin de
mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
Gastos dirigidos a la masa de
consumidores reales o potenciales, como los gastos de propaganda
3. Qu medios se suelen usar para el pago de los gastos?
Existen varios mecanismos y formas de proceder habituales para gestionar los gastos de
representacin a nivel econmico.
Aunque el trabajador que se desplaza en un viaje de negocios suele hacerlo con algunos de los
conceptos del viaje ya reservados y pagados por la empresa -como por ejemplo un billete de avin o
las noches de hotel- siempre existen otros que debe afrontar durante el mismo viaje. Una carrera de
taxi, un desayuno, una comida con un cliente todo son ejemplos de pequeos gastos menos
planificables pero sin duda necesarios para el desarrollo de las tareas del trabajador.
Las empresas ponen diferentes mecanismos para que los trabajadores afronten estos gastos.
Que el trabajador pague sus gastos en efectivo es quizs la forma ms habitual de funcionar respecto
a los gastos de empresa. Por supuesto, esto conlleva gestionar los procesos de reembolso.
Los anticipos se usan para proveer a los trabajadores de una cantidad en efectivo para hacer frente a
sus gastos. Suelen ir asociados a un viaje o intervalo temporal, si al fin de ste, no se ha consumido
(justificadamente) la cantidad total, debe devolverse a las arcas de la empresa. Son particularmente
utilizados en los casos de viajes al extranjero, cuando se suele proporcionar al trabajador cierta
cantidad de divisas en efectivo.
Una herramienta comn son las tarjetas que la empresa pone a disposicin de algunos trabajadores.
Simplifican la gestin, ya que no son necesarios los reembolsos; sin embargo, slo suelen
proporcionarse a ciertos cargos o posiciones de confianza, ya que la empresa queda expuesta en
mayor medida a un mal uso de sus recursos. Otro punto a tener en cuenta es que las tarjetas no son
siempre aceptadas y que a menudo no sirven para los pequeos gastos. Por otra parte, la informacin
de los justificantes no es esencial, ya que la empresa la recibe en el extracto bancario. Sin embargo,
los justificantes originales siguen siendo necesarios a nivel fiscal, o sea que es necesario
conservarlos.
Las llamadas tarjetas de viajes son muy usadas para gestionar los gastos relacionados con los
desplazamientos. Combustible, reparaciones, peajes y compras en las tiendas de las gasolineras. El
proceso de gestin del gasto queda en manos de la empresa, pero es habitual que el trabajador
proporcione el comprobante de cualquier modo.
Independientemente de si el mecanismo usado para el gasto es o no reembolsable, la empresa
requiere los justificantes al trabajador, as como la redaccin de una hoja de gastos. En el caso de los
gastos reembolsables, el trabajador acabar recibiendo de vuelta su dinero una vez administracin lo
haya aprobado.
4. Cundo los gastos de representacin sern deducibles?
Los gastos de representacin sern deducibles siempre que
i)
ii)
iii)

No superen el 0.5% de los ingresos brutos, hasta el mximo de 40 UITs.

Se trate de gastos causales.
Estn sustentados en comprobantes de pago que den derecho a costo o gasto (facturas,
excepcionalmente, boletas de venta).
5. Cul es el lmite para la deducibilidad de gastos de representacin?

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El lmite para la deducibilidad de gastos de representacin contiene en realidad un doble lmite:

i)

Que los gastos de representacin cargados a resultados no excedan del 0.5% de los ingresos
netos, y;
Que aun cuando no se exceda el lmite anterior, este a su vez no supere las 40 UITs.

ii)

6. Gastos de representacin para efectos del IGV

De acuerdo al artculo 18 del TUO de la Ley del IGV solo otorgan derecho a crdito fiscal las
adquisiciones de bienes y servicios que sustenten gasto o costo segn la Ley del Impuesto a la Renta.
En el numeral 10 del artculo 6 del Reglamento del IGV, establece que los gastos de representacin
otorgaran derecho al crdito fiscal siempre que no exceda del 0.5% de los ingresos brutos
acumulados en el ao calendario, con un lmite mximo de 40 UIT.
Si existe un exceso en gastos de representacin no es deducible del impuesto a la renta, ni se puede
deducir el crdito fiscal.
7. Ejemplo de deducibilidad
Los gastos de representacin propios del giro o negocio (Inciso q) del artculo 37 de la Ley e inciso
m) del artculo 21 del Reglamento).
Son deducibles en la parte que, en conjunto, no exceda del 0.5% de los ingresos brutos, con un lmite
mximo de 40 UIT (40 x S/. 3,850 = S/.154, 000).
Para efecto de establecer el lmite a la deduccin por los gastos de representacin propios del giro del
negocio, se considerar los ingresos brutos menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y
dems conceptos de naturaleza similar que respondan a la costumbre de la plaza.
La deduccin de los gastos que no excedan del lmite a que alude el prrafo anterior, proceder en la
medida en que aqullos se encuentren acreditados fehacientemente mediante comprobantes de pago
que den derecho a sustentar costo o gasto y siempre que pueda demostrarse su relacin de
causalidad con las rentas gravadas.
Ejemplo:
Se presentan dos casos de gastos de representacin contabilizados por la suma de S/. 118,548 con
los datos que se detallan en el siguiente cuadro:
Concepto
Ingresos brutos del ejercicio:
(-) Descuentos, rebajas y bonificaciones
concedidas
(=) Ingresos Brutos Netos
(+) Otros ingresos gravados
Total Ingresos Brutos del ejercicio 2011

Caso 1 S/.
18376,312
-656,564

Caso 2 S/.
22346,312
-656,564

17719,748
2896,372
20616,120

21689,748
2896,372
24586,120

Gastos de representacin contabilizados que 118,548.00

afecta a resultados:
(-) Gasto mximo deducible:
El importe que resulte menor entre:
Caso 1:
a) 0.5% de los ingresos brutos:
0.005 x 20,616,120 = S/ 103,080.1
-103,080.10
b) Con lmite mximo de 40 UIT:

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118,548.00

40 x 3,850 = S/. 154,000

Caso 2:
a) 0.5 % de los ingresos brutos:
0.005 x 24, 586,120 = S/. 122,930.1
b)Con lmite mximo de 40 UIT:
40 x 3,850 = S/. 154,000
Adicin
por
exceso
de
gastos
representacin

154,000.00

-122,930.10

de 15,467.9

-154,000.00
0

8. Gastos de representacin vs publicidad

Existen una serie de gastos que se parecen a aquellos incurridos por concepto de
representacin, pero que al convertirse en gastos de promocin o publicidad dejan de
someterse a los lmites de los gastos de representacin.
* Agasajos publicitarios.
* Sorteos y regalos publicitarios.

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Los gastos de publicidad y promocin est destinado a la masa de consumidores reales o

potenciales las cuales est conformada por los destinatarios finales del producto.
RTF N 3321-4-2010: Los gastos de representacin estn dirigidos a los clientes de los
distribuidores como clientes ofrecindoles para ello una imagen y mejor posicin de mercado.
En este sentido los gastos por la visita de terceros en el local de produccin que influya en la
decisin de terceros no sern considerados como gasto de representacin.