AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL

COMPROMISO CLIMATICO

FACULTAD: INGENIERIA CIVIL

CURSO: TALLER DE LENGUAJE Y COMUNICACIN I

TEMA: EL ACTA

PROFESORA: BASUALDO GARCIA, Liliana

INTEGRANTES:
CANTURIN FERNANDEZ, Betzabe
MONTES PEA, Gianfrank Jhony
PALOMINO PORRAS, Jos Salvador
ROJAS VILLALBA, Nilo
ROMERO CHAMORRO, William

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DEDICATORIA
El

presente

investigacin

trabajo
lo

de

dedicamos

con mucho cario a nuestros

padres y a todos quienes
aportan positivamente a lo
largo de nuestra formacin
acadmica dndonos el apoyo
y motivacin que necesitamos
para mejorar da a da ya que
son los testigos del esfuerzo y
perseverancia que ponemos
para lograr un nuevo xito en

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nuestra vida profesional.

INDICE
DEDICATORIA...................................................................................................... 2
INTRODUCCIN................................................................................................... 4
CAPITULO I:......................................................................................................... 5
1. EL ACTA........................................................................................................... 6
1.1 GENERALIDADES........................................................................................ 6
2. IMPORTANCIA DEL ACTA.................................................................................. 7
3. ESTRUCTURA................................................................................................... 9
4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS.........................................................9
5.INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA...................................................11
CONCLUSIONES................................................................................................. 16
RECOMENDACIONES......................................................................................... 17
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................... 18

19

ANEXOS............................................................................................................. 19

INTRODUCCIN
El presente trabajo est diseado de forma prctica y sencilla para comenzar a conocer
un poco de esta extraordinaria herramienta El acta, es el documento escrito que registra
los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad
de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra
estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy diverso, desde una asamblea
parlamentaria, una institucin pblica o privada, una asociacin o una comunidad de
vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y
con la antelacin adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles
asistentes, en el que figurar el orden del da de la reunin.

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LOS ALUMNOS

CAPITULO I:

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1. EL ACTA
1.1
GENERALIDADES
2. IMPORTANCIA
3. ESTRUCTURA
4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS
5. INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA

1. EL ACTA
1.1 GENERALIDADES
Se denomina acta al documento que durante una reunin es escrito por una persona
presente en la misma, y a travs de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como as tambin las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunin.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificacin de qu ha ocurrido durante la
reunin, y de esta manera validar dicho encuentro.
Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones
en las cuales se elaborar un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una
asociacin de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.
En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que
recoge las actas labradas a lo largo de un perodo de tiempo determinado, de manera
cronolgica, y el orden esta dado por una enumeracin de sus pginas.
Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunin, suele designarse a alguna persona
que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.
En este sentido, la mayora de las veces se designa a una persona que posea
conocimientos sobre la redaccin y la presentacin de este tipo de documentos, que en
general suele ser el secretario o secretaria de la comisin, sea cual sea el tipo de
organismo u organizacin de la cual estemos hablando.
Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunin deben dar el visto bueno
acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican
cules han sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado. Por eso, al
finalizar la reunin, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando as
constancia de su participacin y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.
Por otra parte, cuando se realizan reuniones acadmicas, se hacan congresos,
conferencias o simposio, los trabajos expuestos en dicha reunin suelen compilarse en
documentos, denominados actas, que renen las ponencias que han realizado los

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expositores durante la celebracin que la reunin.

2. IMPORTANCIA DEL ACTA

Es muy frecuente y, por qu no decirlo, hasta del quehacer diario, que a un estudio de
abogados acudan empresarios solicitando asesora para realizar algn contrato, un
aumento de capital, una reorganizacin de empresas, transferencias de acciones,
cualquier tipo de operacin comercial o simplemente el cambio del gerente general o los
directores, o para otorgar poderes especiales.
En cualquiera de estos casos, lo primero que se requerir son los libros de la
sociedad, principalmente, el libro de actas de juntas de accionistas, y el libro de
matrcula de acciones; porque constituyen un medio de prueba de los acuerdos
adoptados en junta, que a su vez se constituyen en el punto de partida tanto para el
ejercicio de los derechos de los socios como para supervisar y recordar los acuerdos
adoptados.
Esto debiera ser sencillo. Sin embargo y en casi todo los casos estos libros se
encuentran vacios, o slo con un acta que fue pegada durante los primeros meses de
constituida la sociedad, hace varios aos. Y esto ocurre porque la mayora de
personas que deciden formar una empresa solamente se preocupan por cumplir con la
formalidad de la constitucin de la sociedad (firma de la minuta, escritura pblica e
inscripcin en los registros pblicos) y con el trascurso del tiempo se descuidan
precisamente las formalidades de la vida social de esa empresa. Las razones son
diversas; la principal es que los libros de la sociedad son libros que en la empresa se
manejan de manera interna, lo que quiere decir que pueden ser regularizados casi en
cualquier momento. Lo que no se tiene en cuenta es que estas regularizaciones no son
tan sencillas cuando la sociedad tiene problemas, ya sea con alguna institucin pblica o
privada o entre los mismos socios.
Ahora bien, nos vamos a centrar en el libro de actas de junta de accionistas. Este libro
constituye un registro de los acuerdos que adopta la junta general de accionistas, y es as,
que cada vez que la sociedad celebra una junta general , los acuerdos adoptados en
ella presuponen la redaccin de un acta en la cual se materializa todo lo acordado. Al

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respecto, la Ley General de Sociedades (LGS) en su artculo 134 se refiere a la

formalidad de las actas y seala lo siguiente: La Junta General y los acuerdos adoptados
en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunin.
Cabe precisar que La LGS estipula que el registro de las actas de junta de accionistas se
puede llevar en un libro especial, pero no se descarta la posibilidad de que puedan
asentarse en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley, sin embargo, en
la prctica el medio ms utilizado por las sociedades son los libros.
Pero, por qu es importante plasmar en actas el contenido de las juntas generales o
llevar un registro de las mismas? Casi todos los autores coinciden en que la importancia
de registrar las actas de junta de accionistas en un libro especial, radica en que en stas
consta la voluntad colectiva, y adems se encuentran plasmados los acuerdos adoptados
en las junta generales constituyndose, como mencionamos anteriormente, en un medio
probatorio de los acuerdos adoptados en junta.
Aspectos como estos son muy importantes, pues qu ocurrira si alguno de los socios
que no se encontraba en la junta general, no est conforme con alguno de los acuerdos
adoptados y decide impugnarlos?; o ms an, si alguno de los socios que s estuvo
presente decide desconocer dichos acuerdos y stos no estuvieran recogidos en un
acta?, pues simplemente no existira ningn medio probatorio que obligue a los socios a
cumplir con lo acordado mediante junta general de accionistas. Cabe sealar que las
actas tienen fuerza legal desde su aprobacin, por esta razn es importante mantenerlas
ordenadas y de preferencia organizadas en un libro debidamente legalizado, que permita
cumplir con la finalidad de recoger los acuerdos de la sociedad y de medio probatorio
segn lo antes expuesto.
Finalmente no podemos dejar de mencionar, que el hecho de que la sociedad mantenga
un libro de actas ordenadas y al da es importante, para el desarrollo de la sociedad, as
como al momento en que esta decida cerrar un negocio con otra empresa, con los

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bancos, e incluso ante los mismos socios.

3. ESTRUCTURA
Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, as como
unas frmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:
Un ttulo extenso en el que se precisa la reunin de que se trata y la fecha.
Una introduccin, en la que se hace constar los datos de la reunin. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la noche del da 14 de octubre de 1994, se renen los seores
propietarios que a continuacin se detallan...
El orden del da, que es un breve guin del contenido de la reunin. Ejemplo:
1ero. Lectura y aprobacin del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.
El desarrollo del orden del da, en el que se expone lo tratado en cada uno de los
apartados del orden del da, con mencin de las personas que participan en cada caso.
Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar, acuerdos, pactos,
etc. El cierre expresa la conclusin con la hora, fecha y el lugar, as como la firma del
presidente y las dems personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin ms asuntos
que tratar, se levanta la sesin a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad de
Barahona... Algunas actas concluyen con otra frmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de la
noche, del da 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedi a cerrar la
sesin ordinaria.

4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS

1.

Llevar al da el libro de actas y dems libros que la Junta Directiva estime necesario,

a fin de mantener organizada la informacin de sus resoluciones.

2.

Elaborar de acuerdo con el Presidente, la agenda de sesiones de Asamblea General

y Junta Directiva, redactar las actas y suscribirlas con quien presida las sesiones, a fin de
organizar los asuntos a tratar por Asamblea y Junta Directiva y oficializar sus resoluciones
3.

Redactar junto con el Presidente la memoria anual, a fin de hacer del conocimiento

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de los colegiados y de la Asamblea anual, la gestin de Junta Directiva

4.

Extender el Visto Bueno del Presidente las Certificaciones y Credenciales que le sean

solicitadas, a fin de documentar el estado y representacin de los colegiados.

5.

Coordinar la Comisin especial de Comunicacin Social, a fin de publicar e informar

a los colegados de la actividad desarrollada por la Junta Directiva, Comisiones

Especiales, Comits y dems rganos administrativos, asesora y control del Colegio.
6.

Elaborar el editorial del boletn informativo, editado trimestralmente por el Colegio

Mdico de Honduras, de acuerdo al tema elegido por Junta Directiva, a fin de informar a
los colegiados y pblico en general sobre aspectos importantes de la funcin gremial,
universitaria, tica y social
7.

Autorizar con su firma, la correspondencia de la Secretara de Actas, enviada a

Delegaciones,

Colegiados, instituciones y particulares,

a fin de dar respuesta a

peticiones recibidas o a decisiones de Junta Directiva

8.

Remitir al Tribunal de Honor, las denuncias presentadas a travs de Junta Directiva,

a fin de realizar la investigacin y presentar las recomendaciones

9.

Dar a conocer las resoluciones de Junta Directiva, sobre sanciones impuestas a

colegiados basadas en recomendaciones del Tribunal de Honor, a fin de salvaguardar la

prctica mdica, tica profesional, funcin gremial e integridad moral del colegiado.
10.

Integrar el Comit Econmico y de Compras, a fin de levantar informacin sobre

recomendaciones que se elevan a Junta Directiva, relacionadas con las compras y

aspectos financieros.
11.

Autenticar las firmas de los mdicos colegiados, a fin de que sus actuaciones

profesionales puedan surtir efectos legales, en el exterior.

12.

Dar a conocer al Gerente, las resoluciones de Junta Directiva en relacin a las

recomendaciones del Comit Econmico y de Compras, a fin de que proceda a darles

cumplimiento.
13.

Solicitar audiencias a diferentes instituciones, para la Junta Directiva o sus

miembros, a fin de tratar temas o problemas relacionados con la funcin gremial y de la

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salud.

14.

Recibir el informe resumen de cada secretara y revisarlo, a fin de presentarlo a

Junta Directiva, tomar nota de sus resoluciones, e incorporarlas al Acta de la sesin.

15.

Elaborar cualquier correspondencia que decida la Junta Directiva, a fin de mantener

comunicacin con colegiados, instituciones, funcionarios o particulares.

5. INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA

En la elaboracin de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:
1. Aspectos Generales:
Nmero del acta. La numeracin debe ser cronolgica y en forma continua
Nombre completo de la sociedad
Nombre del rgano social que se rene: asamblea de accionistas, junta de
socios, junta directiva, etc.
Domicilio (ciudad o municipio), lugar, fecha y hora de la reunin
2. Convocatoria a la reunin
Para la convocatoria debe tenerse en cuenta:

Quien debe convocar. Se debe mencionar la persona u rgano que realizo

la convocatoria. Por ejemplo: el representante legal, la junta directiva, etc.

Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los
estatutos para notificar o citar a los asociados. Por ejemplo aviso de
cartelera en las oficinas de la entidad, publicacin en un diario de
circulacin en el domicilio principal, comunicaciones escritas enviadas a
cada asociado, llamadas telefnicas, etc.

Antelacin: Se debe informar con cuntos das hbiles o comunes de

anticipacin se cit a la reunin, o la fecha en la que se realiz la citacin a
la reunin.
Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos
quin debe citar (persona u rgano), la forma y la antelacin prevista para
citar a las reuniones.
Si en los estatutos de la sociedad no hay clusulas al respecto o no son
completas, la convocatoria deber efectuarse mediante aviso publicado en

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un diario de amplia circulacin en el domicilio principal de la sociedad con

quince (15) das hbiles de antelacin para las reuniones ordinarias, o con
cinco (5) das comunes para las reuniones extraordinarias. Para calcular
los das, no debe contarse el da de la citacin a la reunin, ni el da
dispuesto para su realizacin.
El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la
totalidad de los socios o accionistas o de los miembros de junta, es decir el
100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe
dejar constancia en el acta.
3. Qurum:
- Si se trata de sociedades de personas, se debe relacionar la lista de los socios
presentes y los representados en la reunin. En el caso de sociedades por
acciones, debe expresarse el nmero total de acciones suscritas presentes y
debidamente representadas y el nmero total de acciones suscritas que componen
el capital. Por ejemplo se encontraban presentes 10.000 acciones suscritas de las
12.000 que componen el capital suscrito o a cambio de ello, el porcentaje de
acciones suscritas presentes y representadas. Por ejemplo: se encontraba
presente el 78% del total de las acciones suscritas de la sociedad.
- Si se trata de actas de junta directiva o cualquier otro rgano de administracin,
se debe indicar el nombre completo de los miembros asistentes a la reunin.
4. Decisiones:
- Indicar con cuntos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en
la reunin, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos.
Por ejemplo: la decisin se aprob por el 70% de los presentes, por 30 votos a
favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de unanimidad, exprselo as en el
acta.
- Si la decisin consiste en una reforma estatutaria, se debe transcribir el texto de
las clusulas modificadas, tal como van a quedar.
5. Nombramientos:

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- El nombramiento debe hacerse por el rgano social competente previsto en los

estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos, verificar en los

estatutos a quin le corresponde realizar la designacin. Por ejemplo: si en los
estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no
procede

su

nombramiento

mediante

acta

de

la

junta

directiva.

- Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los

estatutos.
- Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al nmero de los renglones
previstos en los estatutos. Ejemplo, si los renglones de la junta directiva son 3
principales con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse ms renglones de
los creados. Si se desea tener ms renglones, debe efectuarse la correspondiente
reforma estatutaria.
- Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el nmero de identificacin
de cada una de las personas nombradas.
- Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la
aceptacin no consta en el acta, podrn enviarse cartas de aceptacin al cargo
anexas al acta.
6. Aprobacin del acta:
Finalizada la reunin debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de
someterla a la aprobacin. En el texto del acta debe quedar la constancia de
aprobacin por parte del rgano social que se rene, o por todas las personas que
integran la comisin designada para el efecto.
7. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunin:
El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la
reunin, o en su defecto, por el revisor fiscal o el representante legal, as como por
las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada
comisin para ese efecto.

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8. Recomendaciones

Para inscribir el acta que contenga la aceptacin de la renuncia de un

representante legal o de un revisor fiscal, es necesario que en el mismo se
designe

la

persona

que

habr

de

reemplazarlo

en

el

cargo.

- Cuando se trate de reelecciones de administradores y revisores fiscales, no es

necesario realizar un nuevo registro, pues los mismos conservan tal carcter hasta
que se designe a la persona que los reemplace en el cargo.
- El original del acta deber reposar en el libro de actas de la entidad, debidamente
registrado.
- Si se enva fotocopia o extracto del acta, sta deber ser firmada por el
secretario o por el representante legal de la entidad donde se diga que es fiel
copia del original que se encuentra en el libro de actas. A cambio de lo anterior,
podr

allegarse

fotocopia

del

acta

autenticada

ante

notario

pblico.

- Cancelar los derechos de inscripcin que le liquidar el cajero.

- La inscripcin de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor
del Departamento del Amazonas.
- Es importante advertir que la Cmara realizar una inscripcin parcial del acta en
los casos en que no se anexe la constancia de aceptacin o posesin o no se
informe el nmero de identificacin de algn miembro de cuerpos colegiados
(juntas directivas, consejos directivos, etc.) y previa verificacin de la procedencia
del registro para las personas que aceptaron o se posesionaron e informaron su

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identificacin.

CONCLUSIONES
El acta es un documento en el que queda constancia de acuerdos y decisiones
tomadas en una reunin oficial o privada.

El ttulo del acta de una sesin permite localizarla con facilidad en el conjunto de
las que se encuentran en el libro respectivo.

Cumple una doble funcin: informativa (detalla el desarrollo de la reunin) y

prescriptiva (recoge los acuerdos adoptados).

Es necesario que en el primer prrafo quede anotado: Fecha, lugar y hora es que se
efectu la asamblea. En el ltimo prrafo se apuntara la hora en que finalizo. Lo
comn es emplear estos trminos: Sin otro asunto a tratar se levanto la sesin a las 15
horas 15 minutos.

En un acta en que se tiene la necesidad de explicar los pros u los contras de lo

tratado en las asambleas, tiene que ser ms explicativa y se emplean mrgenes
diferentes para sus conceptos. As recibe el nombre de Acta con clasificacin de
Asuntos, Debates y Acuerdos.

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RECOMENDACIONES
La redaccin de actas debe ser detallada, completa y clara para que sea fcil
localizar informacin en posteriores etapas.

En el encabezamiento tanto de las actas de asambleas generales como de las

actas de sesiones de junta directiva, deben estar numeradas.

En la redaccin de actas debe aparecer la firma del presidente y secretario de la

reunin, siendo ste ltimo el encargado de levantar el acta oficial.

Debe figurar en el acta los nombres y apellidos de los convocados a la junta,

indicando quines asistieron y quines no.

La imparcialidad debe estar presente a lo largo de toda el acta, no debe incluir

juicios de valor u opiniones personales del redactor.

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BIBLIOGRAFIA

Henry Campbell Black, Black's Law Dictionary, 6 Edicin, (artculo: Minutes). West
Publishing Company, St. Paul, Minnesota, 1991.

Fundacin Wikimedia, Inc.

http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_de_una_reuni%C3%B3n

ENCICLOPEDIA DE TAREAS
http://www.enciclopediadetareas.net/2011/03/el-acta-concepto.html

CREACIN LITERARIA Y MAS

http://creacionliteraria.net/2012/05/el-actaconcepto-y-clases/

SLIDESHARE
http://es.slideshare.net/BeatrzMorel/la-funcin-del-secretario-de-actas
Buenas Tareas
http://www.buenastareas.com/ensayos/Acta/4208654.html

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ANEXOS