DIRECCIN DE PROYECTO

GRUPO DE PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS.

El "Ciclo de vida del proyecto" describe qu debemos hacer para 'completar' el trabajo,
mientras que los procesos de Direccin de Proyectos describen qu debemos hacer
para 'gestionar' el mismo. En este artculo abordaremos los distintos grupos de
procesos, entre los cuales tenemos: inicio, planificacin, ejecucin, monitoreo y control
y cierre.
Grupo de Procesos de Inicio
Una vez seleccionado un proyecto, se le constituye y autoriza mediante un documento formal
mediante el cual se le otorga al director del proyecto la informacin necesaria para dar inicio al
mismo.
Es importante mencionar que todo proyecto tiene una elaboracin progresiva mediante la cual se
van refinando las estimaciones y alcance pues, aunque se finalice el plan para la direccin del
proyecto en la etapa de planificacin, estos clculos podran ser aclarados mientras se realiza el
trabajo durante los procesos de ejecucin y monitoreo y control.
Un elemento a considerar es que la planificacin de alto nivel se realiza durante los procesos de
inicio y, en tal sentido, el acta de constitucin del proyecto requerir decisiones sobre los objetivos
del proyecto, cronogramas de hitos y un presupuesto inicial.
Grupo de Procesos de Planificacin
El director del proyecto debe dedicarle ms tiempo a prevenir problemas que a solucionarlos, y en
tal medida se necesita una planificacin apropiada que permita ello. En ese sentido, en esta fase se
determina si lo especificado en el acta de constitucin puede o no ser logrado, as como la forma en
que el proyecto ser realizado.
Asimismo, el director del proyecto y su equipo de trabajo debern determinar los procesos que
sern necesarios para llevar a buen puerto el proyecto. No olvidemos que solo despus que se
complete la gestin de los riesgos se podr determinar el costo y cronograma final, por lo que ser
necesario pasar por un proceso de identificacin de riesgos, anlisis cualitativo y cuantitativo y una
planificacin de respuesta a los riesgos para finalizar los componentes del plan para la direccin del
proyecto y los documentos del proyecto.
Es importante sealar que aunque cada parte sea conocida como "fase", cada una de stas podra
ser planificada como un proyecto en s mismo, con todo lo que representa, pues dentro de lo que se

conoce como planificacin gradual (rolling wave planning). Un asunto importante, es que tal vez no
sea posible planificar todas las fases a un nivel detallado hasta que la anterior est casi completada.

Grupo de Procesos de Ejecucin

Tiene como finalidad completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto y lograr
los objetivos del mismo, teniendo como enfoque principal la gestin de las personas, procesos y la
distribucin de la informacin.
Ojo: los procesos de la direccin de proyectos no siempre se realizan en la misma secuencia, por lo
que la ejecucin representa realizar el plan de direccin del proyecto o el ltimo plan de direccin
del proyecto revisado. As, los grupos de procesos de ejecucin se inician cuando se completa la
planificacin del proyecto o cuando el control integrado de cambios result en un cambio al plan de
direccin del proyecto.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
En este punto se busca medir el desempeo del proyecto contra el plan de direccin del proyecto, lo
cual implica: la aprobacin de solicitudes de cambio, acciones preventivas y correctivas, y
reparacin de defectos. En definitiva, monitorear y controlar el proyecto representa controlar el
alcance, el cronograma, los costos, la calidad, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones y
la participacin de los interesados.
Los grupos de procesos de monitoreo y control se pueden iniciar por las siguientes razones:
1) por los cambios solicitados, incluyendo acciones correctivas y preventivas recomendadas y
reparacin de defectos de todas las fuentes
2) por informacin sobre el desempeo del trabajo o por los entregables.
Dependiendo de las caractersticas observadas, se puede ir algrupo de procesos de inicio para
revisar el acta de constitucin del proyecto, al grupo de procesos de planificacin para volver a
planificar partes del proyecto, al grupo de procesos de ejecucin para reparar defectos o al grupo de
procesos de cierre si el proyecto est completado.
Grupo de Procesos de Cierre
Se realiza cuando el proyecto termina. Se debe recordar que el proyecto no est completado
cuando se logra el alcance del producto final, sino cuando se completa el cierre del proyecto,
incluidas las actividades administrativas como recopilacin y finalizacin de toda la documentacin
usada para completar el proyecto y el trabajo tcnico para la verificacin que el producto del
proyecto sea aceptada, as como transferir el proyecto a los que lo usarn y la liberacin de los
recursos de la organizacin ejecutante.
Los registros histricos se recopilan a lo largo del proyecto, pero es durante el grupo de procesos de
cierre donde el equipo prepara la versin final de las lecciones aprendidas y las pone a disposicin
de otros proyectos y de la PMO. Se requiere de la aprobacin y aceptacin formal del proyecto,

porque se considera que el cliente en este momento est aceptando el mismo legalmente.
Asimismo, es importante medir la satisfaccin del cliente y verificar que todos los requisitos se han
cumplido. Finalmente, recin el proyecto estar cerrado una vez que sea aprobado por el cliente, los
interesados y/o el patrocinador.