ESTUDIO DE CASO ENCUADERNADORA S.A.

HECTOR OSWALDO ARIAS HERNANDEZ 1311600087

DUARTE CHAPARRO CSAR AUGUSTO 1311580036
GIL BELTRAN EDWIN YUCED 1311150062
RODRIGUEZ GUTIERREZ GERSSON EDGARDO 1311810049
JOHN CARLOS ARIZA MORALES 1311070479
YESID PUYO CASTRO 1311600040

MDULO
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
2015

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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ESTUDIO DE CASO ENCUADERNADORA S.A.

HECTOR OSWALDO ARIAS HERNANDEZ 1311600087

DUARTE CHAPARRO CSAR AUGUSTO 1311580036
GIL BELTRAN EDWIN YUCED 1311150062
RODRIGUEZ GUTIERREZ GERSSON EDGARDO 1311810049
JOHN CARLOS ARIZA MORALES 1311070479
YESID PUYO CASTRO 1311600040

MDULO
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

DOCENTE:
DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES

POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
2015

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN
OBJETIVO PRINCIPAL

OBJETIVOS SECUNDARIOS

JUSTIFICACIN

1. LA METODOLOGA.

1.1. ENCUADERNADORA SA.

2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA.

11

3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN A LA PROBLEMTICA PLANTEADA.

12

3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS

PAISES.
12
3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS.
3.3. TERCERA
NECESARIAS.

ALTERNATIVA:

HACER

LAS

COMPRAS

13

EQUIVALENTES
13

4. SELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIN.

15

5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS.

16

5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR.

16

CONCLUSIONES

15

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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INTRODUCCIN

Este trabajo a continuacin tiene como finalidad establecer y distinguir los diferentes
conceptos del proceso de compras y aprovisionamiento, frente a una dificultad que se
puede presentar en la gestin de la misma; para entender la importancia de ver con
antelacin y a un futuro todas las variables que se pueden presentar, para poder tomar
la mejor decisin posible.
Tambin se observar la importancia de la materia prima para desarrollar un producto
terminado segn las especificaciones de calidad, de la compaa objeto del estudio,
como lo es el bagazo de caa de azcar, as como la de tener un segundo y tercer
proveedor alternativo en una empresa.
Se presenta un anlisis en donde se trata el proceso de compras, aprovisionamiento y
si no se tiene un estudio, anlisis, orden y clasificacin de los posibles problemas de
estructura y procedimientos muy claro; no se puede llevar a cabo una buena gestin.
Se hace nfasis en las competencias que necesitan ser fortalecidas, para poder tener
un buen desarrollo de acciones preventivas y correctivas frente a circunstancias que se
pueden presentar.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar, abordar y plantear una solucin con xito a la problemtica de la funcin de

compras y abastecimiento en el caso de estudio particular de la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A.

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OBJETIVOS SECUNDARIOS

Estudiar el tema bsico del mdulo de compras y aprovisionamiento, para ser aplicados
en el estudio de la problemtica del caso propuesto de la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A.
Analizar el entorno en el cual se desempea la empresa LA ENCUADERNADORA
S.A., para poder determinar las variables que afectan o impactan la problemtica
presentada.
Hacer un comparativo con antelacin de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A.,
acerca del impacto que se obtendra a tomar una u otra solucin planteada, frente al
caso de escasez de materia prima y el tener que cumplir con compromisos comerciales.
Proponer una solucin con el objetivo de garantizar el abastecimiento de sus principales
materias primas para la elaboracin de sus productos, bsqueda de nuevos
proveedores que lo suministren materias principales para satisfacer a sus clientes y
despachar los pedidos con los que tiene que cumplir en esta temporada.

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JUSTIFICACIN

Empresarios caeros, representados en Asocaa, y las autoridades gubernamentales

obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones
presentado el 14 de Julio de 2008.
Lo anterior afect claramente a la empresa PAPELITOS S.A., que est catalogada
como el principal fabricante de papel en el pas, ya que ellos manipulan como materia
prima, el bagazo de caa, que es un subproducto de la industria azucarera,
disminuyendo su produccin y llevndola a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus
usuarios que dependen en gran medida de esta significativa materia prima para la
fabricacin de otros productos.
PAPELITOS S.A., es el primer y nico proveedor de la materia prima (el papel), de la
empresa ENCUADERNADORA S.A., especializada en el diseo y distribucin de
productos de papelera escolar, por ende este paro genera grandes inconvenientes
para poder atender la mayor demanda nacional e internacional a los pases como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam y que est comprendida entre los meses
de Agosto a Enero de cada ao.
La misin es brindar apoyo en la bsqueda de las posibles soluciones a este problema
que enfrentan los directivos de la ENCUADERNADORA S.A.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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1. LA METODOLOGA.

Se estudiaran las diferentes actividades de los tres actores principales de este acaso a
saber cmo son:
ENCUADERNADORA S.A
PAPELITOS S.A.
INGENIOS
Se revisarn los inconvenientes o dificultades de cada una de las empresas para poder
cumplir con los requerimientos de los clientes.
Se plantearn posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen plantas de
produccin en otros pases que no se encuentran en paro.
Se revisarn los respectivos costos que puede generar el suplir la necesidad actual de
la empresa.
Posteriormente se identificar la forma ms adecuada y clara, las causas que estn
generando este problema, para poder generar alternativas de solucin a cada una de
ellas y las respectivas recomendaciones.
1.1. ENCUADERNADORA SA.
La encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseo, produccin y
distribucin de productos de papelera escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar,
primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades
una gama completa de productos, que ayudan a hacer ms fcil y productiva la labor de
registro, archivo, escritura, manejo de informacin y comunicacin.
Tienen presencia directa en 12 pases: Mxico, Guatemala, El Salvador, Costa Rica,
Colombia, Panam, Venezuela, Ecuador, Per, Brasil, Puerto Rico y Repblica
Dominicana.
Cuenta con 3 plantas de produccin en Colombia, Mxico y Brasil, su principal
materia primas es el Papel, que representan el 80% sobre el costo final de sus
productos.
Los competidores en la actualidad provienen de la China. Este pas tiene la industria de
papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta
con maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia.

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En Amrica Latina La Encuadernadora S.A es lder en facturacin en todas las

categoras donde compite. Los competidores de la regin son: Anota, Fabio-Castillo,
etc.
La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional e internacional de pases como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam
principalmente en el periodo
comprendido entre Agosto y Enero.

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2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA.

A raz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caa representados por
Asocaa, en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle del Cauca, se consultaron
a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a., quien comento:
Papelitos an no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caa para 15 das,
adems considera que ese paro no durara ms de una semana, y las cosas
continuarn como si nada.
Entiende que estn realmente preocupados, y que la empresa an le ha comunicado
nada formal al respecto, pero de lo que si tiene conocimiento, es que el segundo molino
de Papelitos S.A. no se ver afectado por el paro, porque el ingenio que lo abastece de
bagazo de caa no participo de l, pero que ese solo molino no puede cubrir toda la
demanda de la encuadernadora.
Debido a que esta reunin no les dio ninguna alternativa de solucin y en la planta los
comentarios y el nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a una reunin con
la alta gerencia de la empresa, cul era el estado de inventario para revisar las
acciones preventivas para no afectar la temporada principal de la empresa, teniendo en
cuenta que lo siguiente:
1.- Papelitos s.a., su nico proveedor en su primer molino tiene provisin bagazo para
abastecer sus mquinas por quince das a partir de la fecha, el Molino dos no va a
parar su produccin por que no entro en paro, pero ese molino solo no puede cubrir
toda la demanda necesitada por la empresa.
2.- Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que ascienden a dos mil
toneladas que sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe un faltante de
6.840 toneladas, lo que indica que no se cumplirn con lo planeado para atender la
temporada alta.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN A LA PROBLEMTICA PLANTEADA.

Debido al paro de corteros no es posible mantener el abastecimiento de materias
primas.
Partiendo del problema existente en la empresa LA ENCUADERNADORA SA se
plantean tres alternativas de solucin, de las cuales dos son de acciones inmediatas
mientras que la tercera es pensada a futuro para evitar esta clase de inconvenientes,
estas son:
Partiendo del objetivo de la empresa la encuadernadora que es obtener la materia
prima es decir el papel para satisfacer los pedidos de la mejor temporada, para
garantizar su posicin en el mercado y margen de utilidad. Se proponen las siguientes
alternativas de solucin:

3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS PAISES.

Se propone contactar otras fbricas ubicadas en otros pases, como el Per, donde se
consiguen buenos precios para realizar el producto en dicho pas.
Beneficios:
se tendr el producto para la temporada.
se podr mantener los costos previstos y el margen de utilidad.
se podr cumplir con la entrega de todos los pedidos realizados fortaleciendo la
marca de la empresa a nivel nacional e internacional.
Riesgos:
se entrega informacin confidencial de la empresa sobre las especificaciones de
los productos ya que sern realizados por personas ajenas a la compaa, por lo
cual podr ser copiada la calidad de los productos lo cual puede ser
aprovechado por la competencia quienes se fortalecern con esta informacin a
nivel internacional y a futuro las ventas y las utilidades de la empresa la
ENCUADERNADORA S.A. se vern disminuidas y puede tender a desaparecer.
Se puede llegar a tener una baja calidad del producto ofrecido y prdida de la
identidad del producto, ya que se produce por un tercero.
Ayuda a generar y/o fortalecer una posible competencia, que pueden abrir
brechas para salir del mercado.
Aumento del Lead Time tiempo de entrega final a los clientes, ya que se debe
tener en cuenta tiempos de importacin, transporte y nacionalizacin de
mercanca, que puede ocasionar prdida de clientes por incumplimientos en el
estndar de recibo de pedido.
Los empleados indirectos e indirectos tendran poco o perderan su trabajo
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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 Al comprar un producto terminado mediante outsoursing o tercerizacin, se

genera baja actividad o cierre de plantas de produccin.

3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS.

La empresa debido a que tan solo cuenta con un proveedor de papel y adicionalmente
que es el ms grande del papel en el pas y los dems no pueden satisfacer la
demanda, se propone comprar la materia prima en otro pas.

Beneficios:
se podr abastecer del papel necesario para la demanda estimada segn la
temporada del ao, realizando la produccin normal satisfaciendo los pedidos a
los clientes y manteniendo la marca.
Con la compra de papel en el exterior como solucin a la falta de materia prima,
se podran consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se
presentan al tener un solo proveedor nacional para la materia prima.

Riesgos:
Genera sobrecostos de produccin (el papel en otros pases es ms costoso), lo
que conlleva disminucin de utilidades.
Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya que
se debe tener en cuenta tiempos de importacin, transporte y nacionalizacin de
mercanca, es superior a las reservas existentes, lo que generara un atraso en la
produccin en los productos, por el hecho de tener que implementar un mayor
tiempo utilizado en la negociacin de las compras Internacionales
Puede generar una disminucin en la calidad, incumplimiento de los pedidos de
los clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad de prdida en el
mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para superar a la
empresa.
Hay que tener el personal Idneo para realizar las comprar Internacionales.

3.3. TERCERA
NECESARIAS.

ALTERNATIVA:

HACER

LAS

COMPRAS

EQUIVALENTES

Sera la alternativa con la que ms incertidumbre se puede llevar a contar, ya que se

necesitara optimizar procesos, disminuir desperdicios y buscar en el mercado nacional
equivalencias para poder suplir con la demanda de pedidos.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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Se basa en trazar un plan de accin con el objetivo de:

Utilizar lo que la planta tiene disponible actualmente solventar parte del pedido mientras
se soluciona el tema del paro, o se negocia materia prima o elaborar del pedido en el
exterior.
Mantener la planta operando y nivelar los sobrecostos ocasionados por despidos,
personal contratado pero sin actividades para realizar.

Beneficios:
Aprovechar con eficiencia los recursos o aprovisionamiento de materia prima
con que actualmente la planta de produccin cuenta.
Aprovechar al mximo la poca materia prima con la cual el proveedor de papel
nacional, inform que puede suplir, lo cual ayudara a cumplir con una parte de la
demanda de papel de la empresa.
Se podran negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganara algo
de tiempo, en el cual se podran realizar mantenimiento preventivos a la
maquinas, personal podra salir a vacaciones, con el fin de que se llegue el
momento en que deba implementar ms turnos de produccin, la planta
fsicamente est en condiciones ptimas para su funcionamiento.
Avisar de la situacin en Colombia a las dems plantas de produccin con el
objetivo de buscar en las otras plantas la forma de aumentar la produccin,
haciendo intercambios de pedidos posibles para la planta de Colombia.
Se Modificaciones en planeacin y programacin de planta, disminuir al mximo
la planta de despidos de personal temporal, proporcionar producto terminado
suficiente; con lo que se asegura en parte el cumplimiento del pedido inicial.
Hacer integracin vertical con otras empresas locales, para la bsqueda del
papel existente o almacenado en el territorio nacional.
Buscar papel hecho de otros insumos alternativos.
Optimizar e Implementar la Reutilizacin de materias Primas para lograr al
mximo el rendimiento.

Riesgos:
Se cuenta con demasiada incertumbre, lo que indica que es una alternativa de
preparacin frente a la problemtica existente.
Se presenta una sobrecarga administrativa al rea de abastecimiento y compras,
ya que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporcin con
un nmero elevado de proveedores pequeos.
un alto sobrecosto por la reventa de la materia prima, pero se ganara el tiempo
en comparacin de las soluciones con el exterior.
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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4. SELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIN.

Despus de haber analizado profundamente las tres alternativas de solucin teniendo

presente los beneficios como los aspectos negativos para poder solventar la situacin
crtica que est atravesando la empresa se ha optado por la COMPRA DE LA MATERIA
PRIMA EN OTRO PAIS, ya que es la que menos riesgo conlleva.
Comprar materias primas en otros pases, para asegurar el cumplimiento con el
mercado internacional por parte de la encuadernadora.
Combinada con el plan de accin de la tercera solucin, ya que mientras se realiza la
negociacin, importacin de la materia prima, se puede aprovechar el tiempo con las
alternativas planteadas.
Esta decisin est basada en costo-beneficio teniendo presente la falencia que origina
contar con un solo proveedor de papel, el cual es el ms grande del papel en el pas y
que los dems no pueden satisfacer la demanda, para poder cumplir con la totalidad de
las solicitudes de los clientes.
Esta decisin aunque sacrificara en este periodo las utilidades de la operacin, debido
al incremento significativo de los costos, fortalecer de una manera positiva la posicin
de la marca y la empresa nivel nacional e internacional al poder cumplir con los
compromisos ya adquiridos con los clientes.
Otro aspecto positivo es que no tendr que entregar y compartir informacin
confidencial de la empresa sobre las especificaciones de sus productos los cuales
podran ser fcilmente utilizados por la competencia fortalecindolos y ganando espacio
en el mercado que en la actualidad es de LA ENCUADERNADORA S.A.

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5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS.

No cabe duda que el actual problema por el cual est atravesando la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A. se debe erradicar a futuro, por lo cual se recomienda a la
empresa implementar la tercera alternativa de solucin de TENER MAS DE UN
PROVEEDOR, con el cual se garantizar que se contara con la existencia necesaria de
la materia prima para las diferentes temporadas manteniendo el cumplimiento de sus
acuerdos con los clientes.
Se debe buscar no solamente proveedores nacionales sino que se debe contar con
proveedores internacionales con quienes las negociaciones debern realizarse con
tiempo con el beneficio de los descuentos.
De igual manera es indispensable tener proveedores que fabriquen el papel no basados
en el bagazo de caa sino de otros materiales de igual calidad y costo.

5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR.

Analizando el objetivo de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. que siempre

necesita tener su materia prima principal como lo es el papel para la elaboracin de sus
productos se deber tener ms de un proveedor para asegurar el inventario necesario
para atender las diferentes temporadas altas en caso de un paro de los ingenios.
Al tener varios proveedores se garantizara que le proveern del porcentaje faltante para
cumplir con la demanda de los clientes. No necesariamente estos proveedores debern
producir la materia prima generada del bagazo de caa.
Se debe tener proveedores no solamente nacionales sino internacionales con los
cuales se debe negociar con tiempo los precios del papel para adquirir unos buenos
descuentos.
Con lo anterior garantizan en caso de un agotamiento del bagazo de caa no se entrara
en prdidas en la produccin y se lograra atender la demanda nacional e internacional.
Mantener los estndares de calidad y fortalecimiento de la marca tanto a nivel nacional
como internacional.
Hacer las compras necesarias para asegurar el cumplimiento con la demanda del
mercado
Asegurarse que la planta tenga materia prima para trabajar
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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 Buscar cumplimiento de la planta de produccin y la comercializacin del

producto en el mercado internacional.
Buscar en los mercados internacionales
Hacer alianzas estratgicas con pases que tengan mayor ndice de produccin
de papel ms alto que el nacional
Hacer integracin vertical con otras empresas
Buscar papel hecho de otros insumos
Lo anterior permite asegurar el abastecimiento de materias primas
Buscar calidad a menor precio
Fomenta la independencia de un monopolio productor (Papelitos SA)

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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CONCLUSIONES

Este trabajo es de gran importancia por lo que permite con su desarrollo poder ver y
compartir diferentes puntos de vista, que son retroalimentados en las opiniones
desiguales, aplicadas al momento de realizar la gestin de compras y abastecimiento
de algn producto o servicio en general.
El aprendizaje que deja la problemtica de la funcin de compras y abastecimiento en
el caso de estudio particular de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A., ayuda a
evaluar adecuadamente los factores internos y externos, que afectan o impactan de una
u otra manera, en la venta o uso de un producto o servicio.
Se identific la manera clara los compromisos con el cliente y as analizar los medios
adecuados que se deben tener para poder cumplir con lo pactado.
En la actualidad las organizaciones son sostenibles no slo al realizar un buen trabajo
de ventas y alcanzando un excelente producto; para ello se es necesario aplicar e
innovar en conceptos de gestin logstica a todas las actividades que desarrolla,
logrando el apoyo de las diversas rea de la organizacin en la solucin de problemas
que se lleguen a presentar.
Es muy claro que la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. nunca realizo estudios que
pudieran determinar cundo su nico proveedor como lo es PAPELITOS SA no le
pudiera cumplir con la materia prima para dar continuidad en su proceso de produccin.
Lo anterior origin que se debieran tomar alternativas urgentes e inmediatas frente a
este problema sacrificando las utilidades del periodo ms importante como lo es la
temporada alta.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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BIBLIOGRAFA
Proyecto estudio caso encuadernadora s.a.
AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo, URIBE.
Estudiantes del Postgrado en Gerencia Logstica Promocin 13. Universidad ICESI.
Cali: Colombia. Dic. 18 de 2008. Disponible en: Material de estudio del mdulo
PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO
FELIPE
MONTALVO
MORALES)
Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).
CARTILLA 1 La funcin de la compra.
Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).
CARTILLA 2 Origen de la funcin de la compra.
Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).
CARTILLA 3 Abastecimiento.
Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001]
(http://campusvirtual.poli

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