UNIVERSIDAD DOCTOR JOS MATIAS DELGADO

FACULTAD DE POSTGRADO Y EDUCACIN CONTINUA

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

GESTIN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin, educacin y comunica

VIH y otras ITS para poblacin uniformada de cinco pases que hacen parte del proyecto AVANZADA
LAC

PRESENTADO POR:
ANA KARENINA CAMPOS
MARLENI GUARDADO
SANDRA LOPEZ
PEDRO BELTRAN

SANTA TECLA, 9 DE NOVIEMBRE 2012

ELGADO

TINUA
TOS

OYECTO:

n, educacin y comunicacin sobre el

del proyecto AVANZADA COPRECOS

INDICE DE CONTENIDO
Nombre Hoja
Proceso de Gestin de Comunicaciones
Interesados
Planificacin de las Comunicaciones
Expectativa de los Interesados
Informe Desempeo

Descripcin del Co

Gestin de Comunica

Personas u organizaciones impact

Plan de Comunicac

DICE DE CONTENIDO
Descripcin del Contenido
Gestin de Comunicaciones
Personas u organizaciones impactadas por el proyecto
Plan de Comunicaciones
Comunicacin y trabajo en equipo con los interesados
Recopilar y distribuir la informacin sobre desempeo

PLAN DE COMUNICAC
PROYECTO

Versin
1

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de i

educacin y comunicacin sobre el VIH y otras ITS para poblacin unifo
pases que hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS

Fecha
Noviembre
2012

CONTROL DE VERSIONES
Razn del cambio
Versin inicial
1. OBJETIVO

Elaborar el canal idneo de la Gestin de Comunicaciones para cola

2. ALCANCE

Involucra a los interesados e involucrados en la eje

3. REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNI

Identificar los interesados
Planificar la Gestin de Comunicaci
Distribuir la Informacin
Identificar las expectativas de los Inte
Informe de Desempeo

COMUNICACIONES

ateriales y promocionales de informacin,

otras ITS para poblacin uniformada de cinco
royecto AVANZADA COPRECOS LAC

NTROL DE VERSIONES
del cambio

n inicial

CODIGO

PR-01

Elaborado por

Autorizado por

Director de Operaciones

Director General

1. OBJETIVO

Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.

2. ALCANCE

s e involucrados en la ejecucin del proyecto

DEL PLAN DE COMUNICACIONES

ntificar los interesados
a Gestin de Comunicaciones
stribuir la Informacin
expectativas de los Interesados
orme de Desempeo

VOLVER
AL INDICE

PROYECTO

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin, educacin

y comunicacin sobre el VIH y otras ITS para poblacin uniformada de cinco pases que
hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC

REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES

1. INTERESADOS
Nombre
CICATELLI
Fondo Mundial
COPRECOS LAC
Equipo de Proyecto
Equipo Proveedor

Rol
Cliente
Cliente Indirecto
Cliente
Ejecutores del proyecto
Especialistas contratados segn etapa

REQUISITOS DE LAS PARTES INTERESAD

Nombre del Interesado

Rol del
Interesado

Organizacin del
Interesado

es de informacin, educacin
ormada de cinco pases que
RECOS LAC

CODIGO

PR-01

CACIONES

Rol
VOLVER
AL INDICE

cto
tados segn etapa

S INTERESADAS

zacin del
resado

Requisito de Informacin

Acta
Acta de
de Constitucin
Constitucin del
del Proyecto
Proyecto
Plan del Proyecto, Comunicacin e Implementacin
(Proyect)
Reporte
Reporte Mensual
Mensual de
de Avances
Avances EDT
EDT
Organigrama
del
proyecto
Organigrama del proyecto

Acta
Acta de
de Constitucin
Constitucin del
del Proyecto
Proyecto
Plan del Proyecto, Comunicacin e Implementacin
(Proyect)
Reporte Mensual de Avances EDT
Organigrama
Organigrama del
del proyecto
proyecto

Acta
Acta de
de Constitucin
Constitucin del
del Proyecto
Proyecto
Plan
Plan del
del Proyecto,
Proyecto, Comunicacin
Comunicacin ee Implementacin
Implementacin
(Proyect)
(Proyect)
Minutas
Minutas de
de Reuniones
Reuniones yy Reporte
Reporte Mensual
Mensual de
de Avances
Avances
EDT
EDT
Organigrama
Organigrama del
del proyecto
proyecto
Actas
de
aceptacin
Actas de aceptacin

Acta
Acta de
de Constitucin
Constitucin del
del Proyecto
Proyecto
Plan
del
Proyecto,
Comunicacin
Plan del Proyecto, Comunicacin ee Implementacin
Implementacin
(Proyect)
(Proyect)
Minutas
Minutas de
de Reuniones
Reuniones yy Reporte
Reporte Mensual
Mensual de
de Avances
Avances
EDT
EDT
Organigrama
Organigrama del
del proyecto
proyecto
Actas
de
aceptacin
Actas de aceptacin

Estatus
Estatus Semanal
Semanal del
del Proyecto
Proyecto yy Reporte
Reporte Mensual
Mensual
Acta
de
Constitucin
del
Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Plan
Plan del
del Proyecto,
Proyecto, Comunicacin
Comunicacin ee Implementacin
Implementacin
(Proyect)
(Proyect)
Minutas
Minutas de
de Reuniones
Reuniones
Organigrama
Organigrama del
del proyecto,
proyecto, EDT
EDT
Finiquitos
Finiquitos de
de Etapas
Etapas yy Lecciones
Lecciones aprendidas
aprendidas

Estatus
Estatus Semanal
Semanal del
del Proyecto
Proyecto yy Reporte
Reporte Mensual
Mensual
Acta
de
Constitucin
del
Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Plan
Plan del
del Proyecto,
Proyecto, Comunicacin
Comunicacin ee Implementacin
Implementacin
(Proyect)
(Proyect)
Minutas
Minutas de
de Reuniones
Reuniones

Estatus
Estatus Semanal
Semanal del
del Proyecto
Proyecto yy Reporte
Reporte Mensual
Mensual
Acta
de
Constitucin
del
Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Plan
Plan del
del Proyecto,
Proyecto, Comunicacin
Comunicacin ee Implementacin
Implementacin
(Proyect)
(Proyect)
Minutas
Minutas de
de Reuniones
Reuniones
Organigrama
Organigrama del
del proyecto,
proyecto, EDT
EDT
Finiquitos
Finiquitos de
de Etapas
Etapas yy Lecciones
Lecciones aprendidas
aprendidas

Acta
Acta de
de Constitucin
Constitucin del
del Proyecto
Proyecto
Estatus
Estatus Semanal
Semanal del
del Proyecto
Proyecto
Plan
Plan del
del Proyecto
Proyecto
EDT
EDT
Organigrama
Organigrama del
del proyecto
proyecto
Plan
de
Comunicacin
Plan de Comunicacin ee implementacin
implementacin

PROYECTO

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin, educacin y comunicacin sobre el VIH y otras ITS p
poblacin uniformada de cinco pases que hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC

Actividades de Comunicacin

n sobre el VIH y otras ITS para

PRECOS LAC

VOLVER
AL INDICE
CODIGO

PR-01

DISTRIBUCIN DE INFORMACI
PROYECTO

Versin

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin,

educacin y comunicacin sobre el VIH y otras ITS para poblacin uniformada de cinco
pases que hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC

CONTROL DE VERSIONES
Razn del cambio

Fecha
Noviembre
2012

Versin inicial
1. OBJETIVO

Elaborar el canal idneo de la Gestin de Comunicaciones para colaborar con el d

2. ALCANCE

Involucra a los interesados e involucrados en la ejecucin del pro

3. PROCESO DE COMUNICACIONES
Se debe seguir un esquema jerrquico para que la informacin fluya entre
EQUIPO DE PROYECTO
Gerente de Proyectos
Representante CICATELLI
Representante COPRECOS LAC
EQUIPO EJECUTOR
Administrador de Proyectos
Equipo de Proyecto QTV
Equipo Proveedor

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EQUIPO DE PROYE

El responsable deber comunicar a los interesados la informacin segn el mtodo

5. TIPO DE COMUNICACIN
COMUNICACIN GENERAL

El Equipo de Proyecto se podr comunicar de manera informal a travs de E-Mails, Telfono, Video Con
respetar los canales definidos en el presente documento para la oficializacin de la comunicacin. No
impacto en el proyecto, deber de ser comunicado por escrito y respetando las normas y formatos est
REUNIONES

Al convocar a reunin se deber incluir la agenda de la reunin, lugar, hora, participantes, fecha y obj
notificados con tiempo suficiente para que pueda participar.
COMPARTIR INFORMACIN

Se habilitar un espacio en la "nube" para poder compartir informacin que sea muy pesada para env
imporancia revisarla.

INFORMACIN

cionales de informacin,
blacin uniformada de cinco
A COPRECOS LAC

CODIGO

PR-01
VOLVER AL
INDICE

RSIONES
Elaborado por

Autorizado por

Director de Operaciones

Director General

s para colaborar con el desarrollo del proyecto.

os en la ejecucin del proyecto

UNICACIONES
a informacin fluya entre los interesados

DEL EQUIPO DE PROYECTO

macin segn el mtodo y el tiempo estipulado.

NICACIN

Mails, Telfono, Video Conferencias o Chat pero se deben de

de la comunicacin. No obstante, todo cambio relevante y de
as normas y formatos establecidos para cada efecto.

participantes, fecha y objetivos. Los participantes deben ser

ea muy pesada para enviarla por correo electrnico y sea de alta

VOLVER AL
INDICE

EXPECTATIVAS DE LOS INTERES

PROYECTO

Versin
1

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin, educacin

comunicacin sobre el VIH y otras ITS para poblacin uniformada de cinco pases que hac
parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC

Fecha
Noviembre
2012

CONTROL DE VERSIONES
Razn del cambio
Versin inicial

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLMICAS

1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna persona o grupo que los exp
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas, segn el siguiente formato:

Cdigo de
Polmica

Descripcin

Involucrados

Enfoque de
solucin

Acciones de
Solucin

PO-XXXX

3. Se revisa el Log de Control de Polmicas en la reunin semanal de coordinacin con el fin de:
a.

Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas pendientes por analizar, designar un respons
registrar la programacin de estas soluciones en el Log de Control.

b.

Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se tomarn acciones cor

c.

Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido resuelta, de no ser
el paso a).

4. En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un
mtodo de escalamiento:
a.

En primera instancia ser tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestin de P
resolucin de problemas.

b.

En segunda instancia ser tratada de resolver por el Gerente de Proyecto, el Equipo de Gestin d
de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.

c.

En tercera instancia ser tratada de resolver por el Patrocinador, el Gerente de Proyectos y los m
utilizando la negociacin y/o la solucin de conflictos.

d.

En ltima instancia ser resuelta por el Patrocinador o por el Patrocinador y el Comit de Control
necesario

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COM

El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1.
2.
3.
4.
5.

Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto

Exista una accin correctiva
Exista un nuevo rol con actividades que impacten al proyecto
Exista un cambio en la Jerarqua del proyecto
Si se encuentran mejoras en los procesos por sugerencias u observaciones

GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN

Reuniones Presenciales
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora, lugar y temas a tratar

Debe de comunicarse a las personas involucradas
Se empezar en hora puntual
Debe de haber un moderador de la reunin
Se deben de tratar los temas establecidos
Se debe de terminar puntual

7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos

Correo Electrnico

1. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente debern ser enviados por el Administra
Proyectos, para establecer una sola va formal de comunicacin con el Cliente
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto debern ser copiados al
Proyectos (si es que stos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el C
de la parte contractual.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto debern ser copiados a la lista Equipo que contie
todos estn permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto

4. Los correos enviados por el Equipo de Proveedores a cualquier miembro del Equipo de Proyecto debern ser c

Video Conferencia
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora y temas a tratar

Debe de comunicarse a las personas involucradas
Se empezar en hora puntual
Debe de haber un moderador de la reunin
Se deben de tratar los temas establecidos
Se debe de terminar puntual

7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos

OS INTERESADOS

s de informacin, educacin y
ada de cinco pases que hacen
OS LAC

CODIGO

PR-01

RSIONES
Elaborado por

Autorizado por

Director de Operaciones

Director General

ATAR POLMICAS

rsona o grupo que los exprese formalmente.

iguiente formato:

Responsable

Fecha

Resultado
Obtenido

n el fin de:

zar, designar un responsable por su solucin, un plazo de solucin, y

se tomarn acciones correctivas al respecto.

sido resuelta, de no ser as se disearn nuevas soluciones (continuar en

hasta convertirse en un problema, deber ser abordada con el siguiente

l Equipo de Gestin de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de

o, el Equipo de Gestin de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo

ente de Proyectos y los miembros pertinentes del equipo del proyecto,

or y el Comit de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y

N DE GESTIN DE COMUNICACIONES
que:

COMUNICACIN

nviados por el Administrador de Proyectos con copia al Gerente de

debern ser copiados al Administrador de Proyectos y el Gerente de

comunicaciones con el Cliente estn en conocimiento de los Responsables

la lista Equipo que contiene las direcciones de los miembros, para que

de Proyecto debern ser copiados al Administrador de Proyectos

VOLVER
AL INDICE

REPORTE DE DESEMPEO DEL PRO

PROYECTO

Versin
1

Diseo, edicin y reproduccin de materiales y promocionales de informacin,

educacin y comunicacin sobre el VIH y otras ITS para poblacin uniformada de cinco
pases que hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC

Fecha
Noviembre
2012

CONTROL DE VERSIONES
Razn del cambio
Versin inicial

DATOS PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO

1. SITUACION DEL ALCANCE
% AVANCE REAL
EV/BAC
% AVANCE PLANIFICADO
PV/BAC
2. EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
SV
EV-PV
SPI
EV/PV
3. EFICIENCIA DEL COSTO
CV
EV-AC
CPI
EV/AC
4. CUMPLIMIENTO CON OBJETIVOS DE CALIDAD
En este apartado se incluir informacin sobre si se logr cumplir los objetivos, esta inf
por medio de encuestas, grficas, etc.
5. PROBLEMAS Y PENDIENTES: Por tratar
Indicar cules fueron los problemas que se presentaron, estas pueden ser dbilidades e
etc.
6. PROBLEMAS/PENDIENTES: Programados para resolver

Se indicarn los problemas identificados, con un responsable para su seguimiento y la f

COMENTARIOS U OBSERVACIONES
Apartado de comentarios.

O DEL PROYECTO

cionales de informacin,
blacin uniformada de cinco
A COPRECOS LAC

CODIGO

PR-01

RSIONES
Elaborado por

Autorizado por

Director de Operaciones

Director General

PERODO

FECHA DE CORTE

plir los objetivos, esta informacin se puede formular

pueden ser dbilidades en un tema, algn refuerzo,

ara su seguimiento y la fecha para solventarlo

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INDICE

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INDICE