Cmo plantear un proyecto?

Para llevar a cabo un proyecto debemos tener claro lo que se quiere hacer, el
cundo, que se requiere para ellos y cunto tiempo nos llevara realizarlo. Ya que
estos sern un parte fundamental para dar forma a un proyecto.
Cada que planteemos un nuevo proyecto nos debemos hacer las anteriores
preguntas.
Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico.
Esto significa que cada proyecto tiene un inicio y un final bien estructurado. El
trmino temporal no significa que es de corta duracin, varios proyectos duran
varios aos, la duracin de un proyecto es limitada. Los proyectos no son
esfuerzos continuos.
La mayora de los proyectos se emprenden con el objetivo de un resultado
duradero.

Aspectos importantes de tomar en cuenta:

Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en que las operaciones
son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.
Para llevara a cabo un proyecto de inicio a fin con toda la efectividad que se
pretende es necesario que el proyecto cuente con los siguientes factores que son
el alcance, tiempo, costo y lnea de base del proyecto.
Los conceptos que deben tener muy en cuenta el director o administrador de
proyecto, junto con su equipo de direccin de proyecto son:

Supervisar, controlar, ajustar y alinear nueve reas fundamentales.

Otro planteamiento fundamental para llevar a cabo un proyecto es tener muy en

claro es:

El ciclo de vida del proyecto.

Fases del proyecto.

De manera tcnica las cuales son:

Inicial.
Intermedia.
Final.

De manera prctica se traduce en:

Procesos de iniciacin.
Procesos de planificacin.
Procesos de ejecucin.
Procesos de cierre.

Y sobre cada una de estas fases se llevara a cabo una labor de control para llevar
a cabo el proyecto tal y como se espera.
Fases del proyecto:

Fase de Iniciacin: Es fundamental para dejar sentadas todas las bases de

la manera correcta para continuar la siguiente fase de manera consecutiva
y entrelazada.

Fase de Planificacin es muy importante para organizar todas las reas de

trabajo determinando tiempos, costos en torno al alcance o logro propuesto
y para todo esto definir planes concretos para llevar a cabo un seguimiento
y control que es otro trmino que siempre a lo largo del ciclo de vida del
proyecto se tendr presente y es inherente.

Fase de Ejecucin ya pone en marcha lo que se planific tomando como

base lo que se determin en la Fase Inicial y todo esto como si se tratara
de una serie de piezas que tienen que engranar para que todo funcione de
manera acorde en su momento para llegar a.

Fase del Cierre que muchas veces suele quedar en el aire o no se le da

tanta importancia pero que lo es sobre todo para registrar como queda el
proyecto en manos de quin queda operando y ojal un plan de
seguimiento y evaluacin que determinar el impacto del mismo con su
entorno.

Estndar del PMI.

El PMI ofrece un estndar que no quiere decir que es un modelo inflexible sino
una serie de parmetros en los que se balancea un proyecto a lo largo de su ciclo
de vida y que este estndar permite garantizarnos que si al tomar en cuenta toda
esta cadena de procesos tendremos ms posibilidad de xito que si no se aplican
los mismos.

Equipos de direccin de proyectos.

Observacin y Conversacin.
La observacin y la conversacin se usan para mantenerse en contacto con
el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo del proyecto. El equipo
de direccin del proyecto supervisa indicadores, por ejemplo el avance en
relacin con los productos entregables del proyecto, los logros que son
motivo de orgullo para los miembros y las polmicas interpersonales.

Evaluaciones del rendimiento del proyecto.

La necesidad de realizar evaluaciones formales o informales del
rendimiento del proyecto depende de la duracin del proyecto, de la
complejidad del proyecto, de la poltica de la organizacin, de los requisitos
de los contratos de trabajo, y de la cantidad y calidad de la comunicacin
regular. Los miembros del equipo del proyecto reciben retroalimentacin de
las personas que supervisan el trabajo del proyecto.

Gestin de Conflictos.
Una gestin de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor
productividad y relaciones laborales positivas. Fuentes de conflicto incluyen
recursos escasos, prioridades del cronograma y estilos de trabajo
personales. Las reglas bsicas del equipo, las normas de grupo y las
prcticas de direccin de proyectos slidas, como la planificacin de la
comunicacin y la definicin de roles, reducen la cantidad de conflictos

Registro de Polmicas.
A medida que surgen polmicas un registro escrito puede documentar
quines son las personas responsables de resolver polmicas especficas
antes de una fecha objetivo. El registro ayuda al equipo del proyecto a
supervisar las polmicas hasta el cierre. La resolucin de polmicas trata
los obstculos que pueden impedir que el equipo logre sus objetivos.

Resultados de la gestin:

Cambios Solicitados.
Los cambios de personal, ya sean por eleccin o provocados por eventos
incontrolables, pueden afectar al resto del plan del proyecto.

Acciones Correctivas Recomendadas.

Incluye elementos tales como cambios en el personal, formacin adicional y
acciones disciplinarias. El equipo de direccin del proyecto tambin
determina cmo y cundo otorgar reconocimiento y recompensas sobre la
base del rendimiento del equipo.

Acciones Preventivas Recomendadas.

Cuando el equipo de direccin del proyecto identifica polmicas de recursos
humanos potenciales o emergentes, pueden desarrollarse acciones
preventivas para reducir la probabilidad y/o el impacto de los problemas
antes de que stos se produzcan.

Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones).

Las solicitudes de cambio y las acciones correctivas aprobadas pueden
tener como resultado actualizaciones al plan de gestin de personal, que es
una parte del plan de gestin del proyecto. Algunos ejemplos de
informacin de actualizacin del plan incluyen nuevos roles de los
miembros del equipo del proyecto, formacin adicional y decisiones
relativas a recompensas.

Procesos en la Gestin de Proyectos:

"Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se
llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos,
resultados o servicios. El equipo de direccin del proyecto es quien est a cargo
de ejecutar los procesos de direccin de proyectos"
Los procesos tambin pueden interactuar en relacin con el alcance, el coste, el
cronograma del proyecto, etc.
Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de
Procesos de la Direccin de Proyectos:

Grupo de Procesos de Iniciacin. Define y autoriza el proyecto o una fase

del mismo.

Grupo de Procesos de Planificacin. Define y refina los objetivos, y

planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance
pretendido del proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecucin. Integra a personas y otros recursos

para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto.

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa

regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan
de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas
cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.

Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptacin del producto,

servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del
mismo

Fase de Iniciacin.
Es fundamental para que el resto de las fases se desarrollen correctamente,
muchos de los proyectos que se abandonan a media vida o que fracasan en
algn sentido es debido a fallos en la Fase de iniciacin, de ah que hay muchos
especialistas en proyectos o escuelas al respecto que se enfocan mayormente en
la Formulacin y Evaluacin de Proyectos para asegurarse que el proyecto haya
sido bien planteado y al final este genere por medio de una evaluacin que
demuestre si se obtuvieron los logros propuestos y sobre todo el nivel de impacto
esperado

Si pretendemos que los proyectos que llevemos a cabo sea exitoso

debemos contemplar de principio a fin una serie de aspectos que sern la
columna vertebral sobre la cual se sostenga dicho proyecto y cada una
siguiendo su debido orden.

Un buen inicio nos garantiza una buena ejecucin y un buen final deseado.

Cuando se da el acta de constitucin para iniciar un proyecto debe quedar

claramente definido quien ser el Director (a) del proyecto, quienes
conformarn su equipo de Direccin de proyectos y sus responsabilidades
as como en la etapa de planificacin debe definirse que recursos,
herramientas, metodologas se seguirn para llevar a cabo todo el
seguimiento y control del proyeccin durante su ejecucin

Herramientas y Tcnicas para el seguimiento y control.

Para llevar a cabo esta labor de seguimiento y control en los proyectos debemos
mencionarla importancia que tiene el contar con herramientas informticas que
nos ayuden para lo mismo como lo son:

MS Project de Office.
Mind Management.
WBS Chart Pro y otros.

Los anteriores programas o software sirven para estructurar desde el inicio de

manera encadenada un mapa conceptual de lo que se pretende.

Proceso de cierre del proyecto.

Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de
todos los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos para cerrar formalmente
el proyecto o una fase del proyecto, y transferir el proyecto completado o
cancelado segn corresponda.
El proceso Cerrar Proyecto tambin establece los procedimientos para coordinar
las actividades requeridas para verificar y documentar los productos entregables
del proyecto, coordinar e interactuar para formalizar la aceptacin de estos
productos entregables por parte del cliente o del patrocinador, e investigar y
documentar las razones por las cuales se realizaron ciertas acciones, si un
proyecto se da por finalizado antes de completarlo, se desarrollan dos
procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las
actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto:

Procedimiento de Cierre Administrativo: Incluye las actividades

integradas requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el
xito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la
informacin del proyecto.

Procedimiento de Cierre del Contrato: Este procedimiento implica tanto

la verificacin del producto (todo el trabajo completado de forma correcta y
satisfactoria).

Producto, Servicio o Resultado Final: La aceptacin formal y entrega del

producto, servicio o resultado final que el proyecto estaba autorizado a
producir.

Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones): El cierre

incluir el desarrollo del ndice y la ubicacin de la documentacin del
proyecto usando el sistema de gestin de la configuracin.

Documentacin de Aceptacin Formal: Este documento indica

formalmente que el cliente o patrocinador ha aceptado oficialmente los
productos entregables.

Archivos del Proyecto: Documentacin que resulta de las actividades del

proyecto.

Documentos de Cierre del Proyecto: Los documentos de cierre del

proyecto constituyen la documentacin formal que indica la conclusin del
proyecto.

Informacin Histrica: La informacin histrica y la informacin de las

lecciones aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de
lecciones aprendidas para su uso en futuros proyectos.

Registro de Lecciones Aprendidas: Todos los conocimientos adquiridos

durante el proyecto deberan documentarse, a fin de que pasen a formar
parte de la base de datos histrica de la organizacin.