DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

1. DETERMINACION DEL PROBLEMA,

FODA Y MATRIZ CON SUS

DETERMINACION DE LA PROBLEMTICA DEL CASO:

Con los antecedentes del caso, determina la
naturaleza del problema, comprende las necesidades
de la empresa y de los usuarios.

11.FODA: Permite visualizar un cuadro del

anlisis de la situacin actual de la
empresa,
determina
fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas.
MATRIZ FODA PARA LA FORMULACION DE
ESTRATEGIAS: Puede proponer estrategias para la
obtencin de ventajas competitivas, as como
basarse en cualquiera de las tres estrategias
genricas y luego enfocarse en una especifica.
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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

ANLISIS FODA [TOWS]

Fortalezas
Strenghts

Debilidades
Weaknesses

Oportunidades
Opportunities

Amenazas
Threats

Positivas

Negativas

Interior

Exterior

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ADMINISTRATIVOS

Factores Internos
[Elementos del FODA.]
Fortalezas

Debilidades.

Precios adecuados
Buena presentacin

Pocos costos de produccin.

Cobro altos

Buenas relaciones con los clientes.

Presupuesto adecuado

Retraso en la entrega de la mercadera.

Costos muy altos

Empleados participan activamente.

Empleados honestos

Recursos Humanos sin capacitacin.

Topologa de red anillo

Clara definicin de funciones.

Buen nicho de mercado

Tecnologa obsoleta.
Mobiliario inadecuado

Aceptacin de productos y servicios.

Ubicacin adecuada

Descontrol de la informacin de las

ventas
Mala facturacin

Factores Externos.
[Elementos del FODA.]
Oportunidades

Amenazas.

Nuevos Mercados.
Adquirir nuevos productos

Competidores del sector.

Competencia desleal

Mercado en crecimiento.
Capacitacin del R H en el exterior

Productos sustitutos.
Delincuencia

Comprar equipo automatizado para el

control de ventas.
Adquisicin de Software contable

Nuevas polticas sociales /econmicas

Narcotrfico

Contratar asesora externa

resolver problemas administrativos.

Nueva Impuestos .
Mercado Negro

Ofrecer nueva lnea de servicios.

Obtener crditos bancarios

Variacin en precios.
Intereses Bancarios altos

Matriz FODA para la formulacin de estrategias:

Factores Internos.
Factores Externos

OPORTUNIDADES
(O)
Anotar las Oportunidades.

FORTALEZAS
( F)

DEBILIDADES
( D)

Anotar las fuerzas.

Anotar las debilidades

( Como mnimo de 3 a 5)

( Como mnimo de 3 a 5)

FO( Maxi-Maxi)

DO ( Mini-Maxi)

Anotar las fuerzas para

aprovechar las
oportunidades.

Superar las debilidades

aprovechando las
oportunidades.

FA. ( Maxi-Mini)

DA ( Mini Mini)

Usar las fuerzas para evitar

amenazas.

Reducir las debilidades

para evitar amenazas.

( Como mnimo de 3 a 5)

Amenazas
(A)
Anotar las Amenazas.
( Como mnimo de 3 a 5)

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

EJEMPLO MATRIZ FODA.

10

2. ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO)

Como parte de la implementacin de la estrategia, debe proponer
una nueva estructura organizacional, la cual debe enmarcarse en lo
establecido en la Pirmide de los Niveles Organizacionales.
Indicar tipo de organigrama propuesto: Por su alcance, contenido y
presentacin
Los cambios deben justificarse, tomando como base los principios
de la organizacin, asimismo puede considerar los criterios que
utilizo para departamentalizar.

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

11

Definicin de los organigramas:

Los organigramas son la representacin
grfica
de la de la estructura de la
empresa u organizacin. Es la forma ms

sencilla de expresar la estructura de una

empresa, ya que identifica claramente la
relacin existente entre las diferentes
unidades o departamentos de la
empresa.
Se estructura en base de la pirmide de
parson
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

12

PIRAMIDE DE LOS
NIVELES

SEGN PEARSON

ORGANIZACIONALES
Decisiones

Planes y
Programas

Operaciones

13

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

13

Organigrama Propuesto para

Estacin de Servicio La Bombita
Gerencia
General

Esta nos revela la divisin de

funciones, los niveles jerrquicos,
la lnea de mando y
responsabilidad, los canales
formales de comunicacin, las
relaciones de lnea y Staff, los
jefes superiores en cada grupo,
las relaciones existentes entre los
distintos rganos
(departamentos, secciones, etc.)
de la empresa.

Contador
(Externo)

Asistente
Administrativo

Supervisor

Caja

(1 Persona)

(1 Persona)

Jefe de
Pista

Encargado de
Engrase

(1 Persona)

(1 Persona)

Despachadores

Ayudantes
de Engrase

(4 Persona)

(1 Persona)

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

14

Tipos de Organigramas
Por su Alcance

Tipos de
Organigramas

Por su
Contenido

Generales (Maestros),
Especficos (Suplementarios).
Integrales,

Funcionales,
De puestos, Plazas y Unidades.

Por su
Presentacin

Verticales,
Horizontales,

Mixtos y
Circulares.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

15

POR SU ALCANCE

GENERALES: Dan a conocer la estructura

total de la organizacin
ESPECIFICOS: Muestran informacin parcial
de la estructura, ya sea uno o varios
departamentos.

16

COORDINACION DE AREA

16

POR SU CONTENIDO
INTEGRALES: Muestran la estructura de las
organizaciones sus unidades y las relaciones entre
estas.

FUNCIONALES: Adems de la estructura de la

organizacin y sus relaciones, incluyen para
cada unidad las funciones que tienen
asignadas.

17

COORDINACION DE AREA

17

POR SU CONTENIDO
DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: A este
tipo de organigrama se le agregan las
necesidades de cada unidad en cuanto a
puestos, o bien plazas existentes o
necesarias.

18

COORDINACION DE AREA

18

3. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE

SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS DE INFORMACION.
Con el objeto de aumentar la productividad, as como aplicar la
automatizacin como parte de la solucin a la problemtica
encontrada, debe disear el DFD de la solucin propuesta.
En el diagrama tabular, disear el flujograma administrativo de la
solucin propuesta. con simbologa ASME, ANSI, e ISO.
Identificar el tipo de sistema de informacin que propuso como
apoyo a la organizacin.

Identificar los tipos de salida, que se generan como parte de la

solucin propuesta.
Identificar los tipos de entrada, que sirve para transformar los datos
a informacin deliberada.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

19

Diagrama Modelo IPO

Frontera
Clientes

Medio Ambiente

Sistema

Proveedores

Procesamiento
Insumos
(Inputs)

Organismos
Reguladores

Clasificar
Organizar
Calcular
(Elementos del
Sistema)

Productos
(Outputs)

Accionistas

Competidores

Retroalimentacin
COMITE DEL AREA DE
20
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

 Se desea analizar el caso de un cliente que

lleva su vehculo al taller de reparacin; su flujo
de comunicacin con el usuario y el sistema es
el siguiente: en la oficina de recepcin de
vehculos se registra y consulta servicios en la
data servicios de vehculo al taller, para hacerle
un tune up; registra consulta de tarifas;
prepara respuesta en la data de atendidos; y
entrega informacin al cliente y taller.
21

EJEMPLO:
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

CLIENTE

f1

P1.2

f3

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

P1.3

f5

PREPARA
RESPUESTA

f7

CLIENTE

f8
f6

f4

f2

TALLER
A

dat_servicios

dat_tarifas

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

dat_atendidos

22

Anlisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificacin

de elementos

ENTIDAD

Fuente = Cliente
Destino = Cliente Prez; Taller
PROCESOS

1. Registro y consulta servicios

2. Registra Consulta de servicios
3. Prepara Respuesta
Almacenamiento
A. Ficha de datos de servicios del vehculo del cliente
B. Listado de precios, por marca, tipo, modelo
C. Original y Copia de reporte de trabajo atendidos
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

23

Anlisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificacin

de elementos

FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehculo + datos del cliente
f2= ingreso y consulta servicios del vehculo
f3= traslado f2
f4= verifica y registra preciso por servicios para el vehculo
f5= traslado del f 2 + f4
f6= ingreso del informe de f2 +f4
f7= entrega informe al cliente
f8= entrega copia del informe al taller
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

24

Elaboracin de manuales de procedimientos.

Tomando como base su DFD

NORMA ASME
Operacin

Inspeccin o revisin

Desplazamiento o
transporte
Retraso. Deposito
provisional o espera
Almacenamiento
permanente

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

25

NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA

SIMBOLO

DESCRIPCION
Inicio o fin. Indica el inicio o
fin del diagrama. Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.
Actividad
Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.
Documento multiparte: para
representar un documento son
sus copias.

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

26

SIMBOLOGIA

DESCRIPCION
Operacin

Inspeccin

Desplazamiento o transporte

Decisin:
Se
efecta
una
seleccin o se decide por una
alternativa
especifica
de
accin.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

27

Demora o retraso. Deposito

provisional o espera
Entrada de bienes

Almacenamiento: Depsito o
resguardo
de
bienes
o
informacin.
Operacin e inspeccin .
Decisin.

Quitar decisin de este cuadro

COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

28

CLIENTE

TECNICO

TALLER

INICIO

NO

FIN

SI

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

29

CLIENTE

TECNICO

TALLER

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

30

CLIENTE

TECNICO

TALLER

11

FIN

10

FIN

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

31

DESCRIPCION NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

SECUENCIA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Revisa

Revisa la solicitud de servicios y llena todos los

datos de la forma, proporcionada para el efecto.

Cliente

2. Decisin

Decide si llena o no requerimientos de servicio.

Tcnico

3. Revisa solicitud

Revisa solicitud de servicios

Tcnico

4. Registra datos

Registra datos en almacn de servicios

Tcnico

5. Revisa solicitud

Revisa solicitud de tarifas

Tcnico

6. Registra solicitud

Registra datos en almacn de tarifas

Tcnico

7. Prepara respuesta

Prepara respuesta de solicitud de servicios

Tcnico

8. Registra datos

Registra datos sobre clientes atendidos

Tcnico

9. Genera reporte

Elabora y genera reporte de servicios

Tcnico

10. Traslada copia de

reporte de servicios

Taller recibe copia de reporte de servicios

Taller

11. Traslada original de

reporte de servicios

Cliente recibe original de reporte de servicios

Cliente

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

32

Elementos del
Salida:
Es la informacin
procesamiento de
deliberada o producto
datos
que produce el nuevo
sistema
Entrada:
Son los datos, de
entrada o elementos
datos o insumos en la
captura de datos.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

33

QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN?

POR SU DESTINO:

Internas

externas y

ambas vas (turnaround)

Internas:
Estas salidas estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
dentro de la
organizacin.

Externas:
Estas
salidas
estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
fuera de la organizacin.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

Ambas Vas:
Estas salidas son
generalmente externas y
orientadas a personas.

34

SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE

PROPORCIONAN:
Detalladas
Resumen
De excepcin

Analticos (generalmente resmenes)

Comparativos
Histricos

Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catlogos
Documentos
Mensajes
Formato grfico o grficas
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

35

Captura de Datos
FORMAS QUE SIRVEN DE BASE
PARA INGRESAR
LOS DATOS AL SISTEMA

Formularios
impresos
que
sirven para la captura de datos.

FORMAS PARA CAPTURA

DE DATOS

Formularios en pantalla para

ingresar datos.

INTERFAZ DEL USUARIO

Por medio de interfaz el usuario

comunica al sistema lo que
desea realizar.

MENUS

Los mens ayudan al usuario en

la seleccin de opciones que
desea ejecutar.

36

36

Forma de ingreso de datos al sistema

MODALIDADES
PARA EL INGRESO
DE DATOS LA
SISTEMA

EN LINEA: Es decir, que se

capturan los datos en el
momento en que ocurre el
suceso en el ambiente y se
ingresan al sistema.

POR LOTES: Es decir, los

datos son ingresados al
sistema por lotes no al
momento en que ocurre el
suceso.

37

37

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

38

PARTE 4: CPM/PERT
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1. Creacin de tabla de actividades (Cronograma
de actividades)
2. Creacin de diagrama de Gantt
3. Clculo de ocurrencias tempranas y tardas
4. Clculo y determinacin de la ruta critica
5. Clculo de holguras
6. Diagrama de Gantt basado en el diagrama de
red de CPM/PERT

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

39

DIAGRAMA DE GANTT

Actividad

Actividad que la precede

Duracin (das)

A
B
C
D
E
F

----A
B
B
D, E

2
5
8
7
3
6
t = (a + 4c + b) / 6

A
B
C
D
E
F
0

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
6 7ADMINISTRATIVOS
8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

40

CPM/PERT
Ei=10

Ei=2
Ei=0

0
Lj=0

B
5

1
Lj=10

Lj=18

Ei=12

Ei=5

Lj=5

F
6

Ei=18

6
Lj=18

Lj=12

Ei=8

4
Lj=12

41

Matriz para listar las actividades de la propuesta de solucin para

la implementacin

Curso:Autoamtizacion de Procesos Administrativos, Casos Empresariales

TABLA DE DATOS
TIEMPOS
A C T IV ID A D

A
B
C
D
E
F

A N T EC ED EN T E

0
0
A
B
B
D,E

C ON SEC U EN T E

C
D,E
0
F
F
FIN

To

1
4
7
6
2
5

Tm

2
5
8
7
3
6

Tp

3
6
9
8
4
7

OCURRENCIAS
T iemp o " t "

2
5
8
7
3
6

Ei

Ej

Li

0 2 8
0 5 0
2 10 10
5 12 5
5 8 9
12 18 12

Lj

10
5
18
12
12
18

RUTA
CRTICA

F
V
F
V
F
V

HOLGURA
T OT A L

8
0
8
0
4
0

LIB R E

0
0
0
0
0
0

FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4

IN D EPEN D IEN T E

-8
0
-8
0
-4
0

FORMULAS
FRMULA A UTILIZAR EN EL
CALCULO DE TIEMPO
t = (a + 4c + b) / 6

Holgura Total
HT= Lj-(Ei+Dij)

Holgura Libre
HL= Ej-(Ei+Dij)

Holgura Independiente
HI= Ej-(Li+Dij)

Ocurrencia temprana
Correncia Tardia

Ruta Crtica

Final
Ej=Ei+T

Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO

Inicial
Li=Lj-T

SI Ei=Li => V

SI Ej=Lj => V

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

43

CPM/PERT

2
0

B
5

D
7

F
5

E
3
4

44

Estudio de factibilidades.
Factibilidad econmica, tiene que
demostrar esta factibilidad, por
medio retorno de inversin, flujo de
efectivo

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

45

PARTE 5:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1.Presupuesto
2.Retorno de inversin
3.Flujo de efectivo

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

46

Retorno de la Inversin y Flujo de Efectivo

La compaa Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de
sus costos y as incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por
Procesos, el proyecto generara la inversin y gastos siguientes; los pagos son al inicio del
periodo y afecta nicamente a pagos semestrales.

PRESUPUESTO
No
.
1
2
3
4

Descripcin
Costo de implementacin del sistema de costeo
Compra del Servidor para la instalacin del sistema de costeo
Capacitacin al personal de contabilidad y costos
Compra de equipo de proteccin del nuevo servidor

Inversin inicial estimada

1
2
3
4
5

Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4

Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4
Soporte tcnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral
Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4
Costos de papelera y tiles necesarios, gasto anual, pago semestral

Gastos Administrativos anual estimado

Monto
Q 12,473.57
Q 9,782.69
Q 3,570.76
Q 2,321.98
Q 28,149.00
Q 8,990.63
Q 9,272.05
Q 7,330.21
Q 7,582.56
Q 846.90
Q 34,022.35

Con la implementacin del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos sern de Q 7,900.00, y que tendr incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyeccin del proyecto.
El departamento financiero ha realizado pronsticos de los beneficios que se obtendrn producto de la
optimizacin de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

47

RETORNO DE INVERSION
Bimestre
1
2
3
4

% de Ganancia
20%
40%
60%
80%

Periodos

COSTOS

0
1
2
3
4

Q 28,149.37
Q 7,900.00
Q 8,848.00
Q 9,909.76
Q 11,098.93

Costos
Beneficios % beneficio
Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo

28,149.37
36,049.37
44,897.37
54,807.13
65,906.06

0
7,209.87
17,958.95
32,884.28
52,724.85

0
7,209.87
25,168.82
58,053.10
110,777.95

20%
40%
60%
80%

120000

Valores

100000
80000

Y Costos
Acumulados
Y Beneficios
Acumulados

60000
40000
20000

Trimestres

0
0

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

48

FLUJO DE EFECTIVO
F L U J O DE E F E C T I V O
Trimestre

SALDO INICIAL

( + ) INGRESOS
Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4

Trimestre

Trimestre

Q (11,239.99)

Q (8,590.35)

Trimestre

3,834.30

7,209.87

Q 17,958.95

Q 32,884.28

Q 52,724.85

8,990.63

2,247.66

2,247.66

Q 2,247.66

2,247.66

Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de contabilidad /4 Q

9,272.05

2,318.01

2,318.01

Q 2,318.01

2,318.01

Soporte del nuevo sistema /2 (trimestre1 y 3)

7,330.21

3,665.11

Sueldo proporcional del Gerente de Produccin /4

7,582.56

1,895.64

1,895.64

Costo de papelera y tiles necesarios /2 (trimestre1 y 3)

846.90

423.45

6,461.31

Gastos Administrativos anual estimado

Q 34,022.35 Q

Q 3,665.11
Q

1,895.64

Q 1,895.64
Q

423.45

10,546.64

6,461.31

Q 10,549.87

7,900.00

8,848.00

Q 9,909.76

Q 11,098.93

Costos Operativos

TOTAL DE EGRESOS

Q 18,449.87

Q 15,309.31

Q 20,459.63

Q 17,560.24

SALDO FINAL

Q (11,239.99)

Q (8,590.35)

Q 3,834.30

Q 38,998.91

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

49

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

50

Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema

Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas
que ya fueron creados en la fase anterior, y deber de
definir, enumerar e implementar todos los puntos de
control.

En la copia del Diagrama de Flujo de datos

(Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de
riesgo como los puntos de control con la
simbologa que considere oportuna.

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

51

PARTE 6: PUNTOS DE RIESGO Y

CONTROL
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

En el DFDs creado en la parte 3,

identificar los puntos de riesgo.
Instaurar los mecanismos de Control
Indicar tcnicamente porque dejo
puntos de riesgo sin control
Elaborar el rastreo de los puntos de
Control.

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

52

ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA

Categora del nivel de gravedad

Categora

Nombre

Descripcin

Perdida total del paso del

proceso,del sistema.

Catastrfico

II

Crtico y/o
grave

Daos severos al proceso.

Muerte parcial del paso del
sistema.

III

Leve

Menores daos al proceso.

Daos ocupacionales.

IV

Marginal

Poco dao al proceso.

Daos insignificante.
COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

53

DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

CLIENTE

f1

P1.2

f3

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

P1.3

f5

PREPARA
RESPUESTA

f2

CLIENTE

f8

f6

f4

f7

TALLER
A

dat_servicios

dat_tarifas

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

dat_atendidos

54

Categora de los Controles

Funcin

Evitar

Subdivisin

Preventivos

Prev un dao o peligro,

anticipndose al evento

Detectivos

Determina si el evento est

sucediendo y notifica o emite
seal de advertencia

Correctivos

Subsana una situacin generada

al ocurrir un evento de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la
vulnerabilidad del sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y
se recupera del impacto

Controlar

Eliminar

Caractersticas

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

55

DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

f1

CLIENTE

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

P1.2

f3

P1.3

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

C1

f5

PREPARA
RESPUESTA

CLIENTE

C2

f8

f6

f4

f2

f7

TALLER
A

Control

dat_servicios

dat_tarifas

Tipo: Funcin

dat_atendidos

Descripcin
Para verificar que no se han ingresado
datos incorrectos, corregir los datos
mal ingresados en la tabla fichero

C1

Correctivo

C2

Para registrar el prstamo del libro,

Detectivo
detectar que se estn ingresando
COMITE DEL AREA DE
correctamente los datos del prstamo
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

56

Rastreo de Auditoria

Paso del Sistema

P11

P12

P13

Punto de Riesgo

PR1

PR2

PR3
PR4

C1

C2

Punto de Control

Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utiliz para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableci, puede
existir falla o error.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

58

PARTE 7: Tabla y su manual de

contingencia

EN EL ANLISIS DE LA
CONTINGENCIA:
Elaborar la tabla de anlisis de
Contingencia
El Diagrama de contingencia
Sus respectivas tablas de Llamada e
Instructivo
Informe de cada punto de Control
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

59

Tabla de Anlisis de Contingencia

Paso

Descripcin

Contingencia

Solucin

Verificar datos

Verificar datos de
respuesta con
responsable de
taller

P1.2

Error de registro de
tarifas (AA)

No se registran
adecuadamente los
datos de las tarifas
(XA)

P1.3

Falla en Prepara
respuesta de los
atendidos (AB)

No se emite respuesta
con datos correctos al
cliente y al taller (XB)

Tipo

LL

Nota: las siglas entre parntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.

DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS

P1.2

AA

XA

NO

SI

P1.3

AB

INST. No.XL25

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

SI

XB

NO

fin

Llamada.
No.T-002

61

TABLA DE LLAMADA

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

62

TABLA INSTRUCTIVO

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

63

Lic. Hugo Girn

tutordistancia1.idea@galileo.edu

Lic. Humberto Ajc

tutor00343@galileo.edu

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

64