ESTUDIO PARA LA IMPLANTACIN DE LA HERRAMIENTA ADEMPIERE EN

MICRO, PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER. CASO DE ESTUDIO: INTERSERVICES LTDA.

LAURA ESPERANZA NARANJO JIMNEZ

ANGIE VANESSA CHAPARRO GMEZ

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS FISICO-MECANCIAS
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA
BUCARAMANGA
2011

ESTUDIO PARA LA IMPLANTACIN DE LA HERRAMIENTA ADEMPIERE EN

MICRO, PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL DEPARTAMENTO DE
SANTANDER. CASO DE ESTUDIO: INTERSERVICES LTDA.

LAURA ESPERANZA NARANJO JIMNEZ

ANGIE VANESSA CHAPARRO GMEZ

Proyecto de grado presentado para optar al ttulo de

Ingeniero de Sistemas

Director de Proyecto:
SERGIO HENRY RICO RANGEL
Ingeniero de Sistemas, MsC
Codirector
IVAN ORLANDO DIAZ BUENO
Ingeniero de Sistemas e Ingeniero Industrial, MsC

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS FISICO-MECANCIAS
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA
BUCARAMANGA
2011

DEDICATORIA

A Dios,
A mis padres, Claudia Gmez y Carlos Chaparro,
A mis hermanos, Laura y Jhoan
A mi familia, abuelos, tos, tas y primos
Y a mis amigos,

Angie Chaparro

DEDICATORIA

A Dios, mis padres, mi hermana

y mis amigos, que confiaron
siempre en mi

Laura Naranjo

AGRADECIMIENTOS

A la Universidad Industrial de Santander por formarnos profesionalmente y

permitirnos recorrer el camino que hizo posible ste logro.
Al Director de este Proyecto, el Ingeniero Sergio Henry Rico Rangel por guiarnos,
apoyarnos y compartirnos su conocimiento en la realizacin de este proyecto.
Al Ingeniero Ivn Orlando Daz Bueno, Codirector de este proyecto por su
asesora, ayuda, confianza y amistad brindada.
A la Ingeniera Mariutsi Alexandra Osorio Sanabria por su colaboracin y sus
aportes brindados en la elaboracin de este proyecto.
A la empresa Interservices Ltda. por su disponibilidad y confianza en ofrecernos
los recursos necesarios para la culminacin del proyecto.
A todas las personas, familia y amigos que nos dieron fortaleza en los momentos
en que ms los necesitamos.

TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN _______________________________________________________ 18
1. Descripcin del Proyecto ___________________________________________ 20
1.1.

Perfil del Proyecto____________________________________________________ 20

1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.1.6.
1.1.7.

Ttulo ___________________________________________________________________ 20
Director del proyecto ______________________________________________________ 20
Codirector del proyecto ___________________________________________________ 20
Estudiantes______________________________________________________________ 20
Entidades interesadas en el proyecto _______________________________________ 21
Tiempo de duracin ______________________________________________________ 21
Costo del trabajo de investigacin __________________________________________ 21

1.2.

Definicin del Problema ______________________________________________ 21

1.3.

Alcance del Proyecto _________________________________________________ 22

1.3.1.
1.3.2.

1.4.

Justificacin _________________________________________________________ 23

1.4.1.
1.4.2.

1.5.

Objetivo General _________________________________________________________ 22

Objetivos Especficos _____________________________________________________ 23

Impacto _________________________________________________________________ 23
Viabilidad _______________________________________________________________ 24

Metodologa _________________________________________________________ 25

2. Marco Terico _____________________________________________________ 29

2.1.

Descripcin de la situacin actual del uso de TIC en MiPymes ___________ 29

2.2.

Adempiere ___________________________________________________________ 33

2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.

2.3.

Generalidades ___________________________________________________________ 33
Caractersticas ___________________________________________________________ 34
Funcionalidades__________________________________________________________ 37

Implantacin de ERP _________________________________________________ 41

2.3.1.
2.3.2.

Factores crticos _________________________________________________________ 41

Metodologas de implantacin______________________________________________ 44

3. Caracterizacin de Procesos en las MiPymes ________________________ 48

3.1.

MiPymes en Santander _______________________________________________ 48

9

3.2.

Clasificacin y vista de procesos en las MiPymes ______________________ 51

3.3.

Caracterizacin de procesos empresas estudiadas _____________________ 58

3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.

3.4.

Sector Industrial __________________________________________________________59

Sector Comercial _________________________________________________________ 60
Sector de servicios _______________________________________________________ 62

Caracterizacin de Procesos Propuesta________________________________ 63

4. Estudio de Adempiere ______________________________________________ 66

4.1.

Gua Tcnica _________________________________________________________ 66

4.1.1.
4.1.2.
4.1.3.

4.2.

Manual de arquitectura ____________________________________________________ 67

Manual de instalacin _____________________________________________________ 70
Manual del Diccionario de la aplicacin ______________________________________ 71

Gua Funcional _______________________________________________________ 72

4.2.1.
4.2.2.

Manual de procesos ______________________________________________________ 72

Manual de usuario ________________________________________________________74

5. Metodologa de Implantacin _______________________________________ 77

5.1.

Planificacin del proyecto ____________________________________________ 81

5.1.1.

Definicin del grupo del proyecto ___________________________________________ 81

5.1.1.1.

Identificar los integrantes del equipo del proyecto ________________________ 81

5.1.1.2.

Estructurar roles y responsabilidades ___________________________________ 83

5.1.2.

Administracin del tiempo _________________________________________________ 86

5.1.2.1.
5.1.3.

Administracin de la comunicacin _________________________________________ 90

5.1.3.1.
5.1.4.
5.1.5.

5.2.

Definir reuniones_____________________________________________________ 90

Definir costos ____________________________________________________________ 91

Lanzamiento oficial del proyecto____________________________________________97

Diagnstico __________________________________________________________ 98

5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.2.6.

5.3.

Elaborar el cronograma de actividades__________________________________86

Definir la estructura organizacional _________________________________________ 98

Definir los procesos de negocio ___________________________________________100
Disear el mapa de procesos _____________________________________________102
Definir los requerimientos ________________________________________________104
Elaborar informe de cobertura de requerimientos ____________________________109
Validar el diagnstico ____________________________________________________111

Realizacin _________________________________________________________ 113

5.3.1.
5.3.2.

Desarrollar adaptaciones del sistema ______________________________________113

Definir roles y acceso al sistema___________________________________________114

10

5.3.3.
5.3.4.
5.3.5.
5.3.6.
5.3.7.

5.4.

Configuraciones finales _____________________________________________ 124

5.4.1.
5.4.2.
5.4.3.
5.4.4.
5.4.5.

5.5.

Desarrollar programas de conversin de datos ______________________________116

Desarrollar estrategia de respaldo de datos _________________________________118
Definir infraestructura del sistema _________________________________________121
Instalar y configurar el prototipo del sistema _________________________________122
Revisar y aprobar prototipo _______________________________________________123

Entrenar a usuarios _____________________________________________________124

Instalar el Sistema en las instalaciones del Cliente ___________________________127
Configurar roles y autorizaciones de acceso al Sistema_______________________129
Carga de datos _________________________________________________________129
Pruebas________________________________________________________________131

Arranque productivo ________________________________________________ 138

5.5.1.

Ejecutar actividades de arranque en productivo _____________________________138

6. Prueba Piloto de implantacin de Adempiere________________________ 139

6.1.

Generalidades de la empresa: Interservices Ltda. ______________________ 139

6.2.

Prueba piloto _______________________________________________________ 140

7. Ajustes a la metodologa __________________________________________ 141

8. Conclusiones _____________________________________________________ 151
9. Recomendaciones ________________________________________________ 152
10. Citas Bibliogrficas ___________________________________________153
BIBLIOGRAFA _______________________________________________________ 157
ANEXOS _____________________________________________________________ 159

11

LISTA DE TABLAS

Pg
Tabla 1. Relacin fases y entregables ............................................................................................... 27
Tabla 2. Comparacin Soluciones ERP ............................................................................................. 35
Tabla 3. Factores crticos en la implantacin de ERP ..................................................................... 42
Tabla 4. MiPymes sector industrial..................................................................................................... 52
Tabla 5. MiPymes sector comercial .................................................................................................... 55
Tabla 6. MiPymes sector servicios ..................................................................................................... 56
Tabla 7. Formato Caracterizacin Procesos propuesto ................................................................. 64
Tabla 8. Formato relacin BD e interfaz grfica ............................................................................... 69
Tabla 9. Simbologa de los diagramas ............................................................................................... 73
Tabla 10. Productos entregables de la metodologa de implantacin ......................................... 80
Tabla 11. Plantilla integrantes del equipo del proyecto .................................................................. 85
Tabla 12. Plantilla Control de reuniones ............................................................................................ 90
Tabla 13. Plantilla para la especificacin de costos ........................................................................ 92
Tabla 14. Plantilla documentacin de Procesos ............................................................................ 101
Tabla 15. Plantilla para la especificacin de casos de uso .......................................................... 108
Tabla 16. Plantilla para la especificacin de los requerimientos no funcionales .................... 108
Tabla 17. Plantilla para la especificacin de requerimientos funcionales ................................ 109
Tabla 18. Plantilla para el informe de cobertura de requerimientos ........................................... 110
Tabla 19. Plantilla de acta aprobada de especificacin de requerimientos .............................. 112
Tabla 20. Plantilla para los roles del sistema ................................................................................. 115
Tabla 21. Plantilla Control de capacitaciones usuarios tcnicos ............................................... 125
Tabla 22. Plantilla Control de capacitaciones usuarios finales ................................................... 126
Tabla 23. Plantilla cartas de certificacin a usuarios tcnicos y finales ................................... 127
Tabla 24. Plantilla Certificacin instalacin de Adempiere en la empresa ................................ 128
Tabla 25. Plantilla certificacin de pruebas funcionales y tcnicas ........................................... 137
Tabla 26. Metodologa para la implantacin de Adempiere ......................................................... 142

12

LISTA DE GRFICAS
Pg
Grfica 1. Metodologa .......................................................................................................................... 26
Grfica 2. % Establecimientos por tamao de empresas ............................................................... 30
Grfica 3. Uso de TIC en empresas Clasificacin segn tamao .............................................. 32
Grfica 4. Uso de TIC en empresas Clasificacin segn tamao 2 ........................................... 33
Grfica 5. Procesos de Adempiere Vs. Sistema Tradicional por mdulos .................................. 37
Grfica 6. Funcionalidades de Adempiere ........................................................................................ 41
Grfica 7. Metodologa ASAP .............................................................................................................. 45
Grfica 8. Metodologa Experta, fase 1 .............................................................................................. 46
Grfica 9. Clasificacin empresas en Santander por tamao ....................................................... 49
Grfica 10. Participacin de empresas por tamao......................................................................... 49
Grfica 11. Empresas de Santander Por actividad econmica ..................................................... 50
Grfica 12. Participacin empresas por actividad econmica ...................................................... 51
Grfica 13. Mapa de procesos Industrias Falcon ............................................................................. 59
Grfica 14. Mapa de procesos Castelmotors .................................................................................... 61
Grfica 15. Mapa de procesos Valco Constructores y Consultores Ltda. ................................... 62
Grfica 16. tem de men ..................................................................................................................... 68
Grfica 17. conos de tem de men ................................................................................................... 69
Grfica 18. Acceso al Diccionario de la aplicacin.......................................................................... 71
Grfica 19 Descripcin men de la aplicacin ................................................................................. 75
Grfica 20. Metodologa de implantacin .......................................................................................... 78
Grfica 21. Actividades de la metodologa ........................................................................................ 79
Grfica 22. Roles del proyecto ............................................................................................................ 84
Grfica 23. Cronograma de actividades............................................................................................. 88
Grfica 24. Ejemplo diagrama de Gantt ............................................................................................. 89
Grfica 25. Ejemplo de Organigrama ................................................................................................. 99

13

Grfica 26. Ejemplo Mapa de procesos ........................................................................................... 103

Grfica 27. Diagrama de casos de uso ............................................................................................ 107

14

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Caracterizacin de Procesos ...................................................................................................... 160

Anexo 1 b. Caracterizacin de procesos propuesta ................................................................................ 198
Anexo 2. Manual de arquitectura............................................................................................................. 238
Anexo 3. Manual de instalacin ............................................................................................................... 283
Anexo 4. Manual del diccionario de la aplicacin ..................................................................................... 309
Anexo 5. Manual de procesos .................................................................................................................. 329
Anexo 6. Manual de usuario..................................................................................................................... 338
Anexo 7. Prueba piloto............................................................................................................................. 561

15

RESUMEN

TTULO: ESTUDIO PARA LA IMPLANTACIN DE LA HERRAMIENTA ADEMPIERE EN MICRO,

PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. CASO DE
ESTUDIO: INTERSERVICES LTDA
AUTORES:

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Laura Esperanza Naranjo Jimnez

PALABRAS CLAVE: Gestin de procesos de negocio, TIC, productividad, competitividad, software

libre, Adempiere, ERP.
DESCRIPCIN: La estructura empresarial Colombiana segn cifras del DANE est conformada en
un 99.6% por MiPymes, quienes generan el 65% de empleos del pas. Involucrarse con estrategias
que apoyan la productividad de las MiPymes como lo son las TIC hoy en da es fundamental, una
MiPyme es competitiva si tiene la capacidad de responder a los requerimientos del mercado y slo
puede hacerlo si cuenta con tecnologa informtica que est a su alcance y que apoye sus
procesos empresariales.
Adempiere es una herramienta estratgica de cdigo abierto, con la filosofa del software libre,
integra ERP, SCM y CRM y deja a un lado la arquitectura departamental de la empresa gracias a
su diseo alrededor de procesos de negocios y transacciones, lo que lo convierte en un software
asequible, adaptable y escalable.
En este documento se presenta el desarrollo de una metodologa que gua la implantacin de
Adempiere en las MiPymes Santandereanas, a la cual se llego despus de una investigacin
exhaustiva de la forma en que operan las MiPymes, un estudio de la herramienta y el anlisis de
metodologas de implantacin de ERPs. Finalmente a manera de ejemplo se presenta la prueba
piloto de la implantacin aplicando la metodologa propuesta con la empresa Interservices Ltda.
dejndola lista para un futuro proyecto de implantacin de la herramienta Adempiere en una
MiPyme Santandereana.

Trabajo de Grado
Facultad de Ingenieras Fisico-Mecnicas, Escuela de Ingeniera de Sistemas e Informtica. Director:
SERGIO HENRY RICO RANGEL, Codirector: IVAN ORLANDO DIAZ BUENO

16

ABSTRACT

TITLE: STUDY FOR THE IMPLEMENTATION OF ADEMPIERE IN SANTANDER'S MICRO,

SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES. CASE STUDY: INTERSERVICES LTDA

AUTHORS:

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Laura Esperanza Naranjo Jimnez

Keywords: ICT (Information Technology and Communication), productivity, competitiveness,

free software, Adempiere, ERP.

Description: Colombian Business structure is comprised 99.6% of MSME, according to the DANE,
who generate 65% of employment in the country, nowadays is essential to involved with strategies
that support MSME productivity such as ICT, a MSME is competitive if its able to respond to market
requirements and just can do it if they have computer technology in their power and to support their
business processes.
Adempiere is a strategic tool open source with the philosophy of free software that integrates ERP,
SCM, CRM, leaving aside the architecture department of the company because of its
design around business processes and transactions, making it in software affordable, adaptable
and scalable.
This document presents the development of a methodology that guides the Adempiere implantation
in MSME from Santander, methodology to which came from a thorough investigation on the
businesses processes of MSME, a study tool and the analysis of ERP Implementation
methodologies . Finally, as an example the document shows the pilot test of the
implementation using the proposed methodology in Interservices Ltda. and of this way the
methodology is ready for a future implementation of the tool in at Santanders Mipyme.

Work Degree
. Faculty of Engineering Physics-Mechanics, School of Systems Engineering and Informatics. Director:
SERGIO HENRY RICO RANGEL, Codirector: IVAN ORLANDO DIAZ BUENO

17

INTRODUCCIN

La competitividad ha tomado auge en el desarrollo econmico de los pases y es

vital para el desarrollo de las economas promover estrategias para fortalecer la
competitividad de organizaciones pblicas y privadas, lo cual se refleja en las
propuestas hechas por los gobiernos con el fin de contribuir a su mejora. Colombia
en su estructura empresarial est constituida en un 99.6% por micro, pequeas y
medianas empresas (MiPymes), que generan el 65% de empleos del pas, de
acuerdo a estas cifras las estrategias planteadas por el gobierno se centran en la
transformacin productiva de las MiPymes, impulsndolas a crear ventajas
competitivas mediante la innovacin y el desarrollo productivo en sus actividades
de bsqueda, evaluacin, negociacin y apropiacin de tecnologa y de esta
manera aportar al desarrollo socioeconmico de la nacin.

El DANE en su informe sobre los indicadores bsicos (2006 y 2007) de

Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), revela los bajos
porcentajes de su uso en las MiPymes y evidencia las barreras que impiden la
apropiacin de TIC en dicho sector, dentro de las ms comunes se encuentran: la
percepcin de alto costo por parte de los empresarios, la resistencia al cambio y el
desconocimiento de los beneficios que traera el uso de TIC en las organizaciones.

Mediante el presente proyecto se pretende dar a conocer a las MiPymes

Santandereanas la herramienta Adempiere como soporte a sus procesos de
negocio, lo cual les generar ventajas competitivas y proporcionar estabilidad en
el mercado. Adempiere es capaz de unificar la informacin de las diferentes reas
(finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc,) de las MiPymes en
un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa,
planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo
largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las
diferentes reas del negocio; Adempiere es una herramienta de cdigo abierto con
la filosofa del software libre, es decir, no tiene costos de licencias, eliminando
notablemente las barreras econmicas que presentan las MiPymes al llevar a
cabo el proceso de implantacin de este tipo de tecnologa.

18

El proyecto centra sus esfuerzos en la propuesta de una metodologa de

implantacin de Adempiere para las MiPymes Santandereanas, teniendo como
insumo principal el conocimiento de la aplicacin y la forma en que operan las
MiPymes, aspectos claves que conducen al xito del proceso de implantacin.
sta metodologa permite llevar a las empresas que la apliquen a la aceptacin del
sistema implantado de una forma satisfactoria, ya que se tienen en cuenta
aspectos claves como la formacin de usuarios para proporcionar el entendimiento
de la herramienta; el involucramiento de la alta direccin en las actividades del
proceso de implantacin; actividades relacionadas con la gestin de proyectos
como lo son la planificacin el seguimiento de metas y objetivos; sin dejar de lado
el gran aporte que realizan las personas encargadas de la consultora.

Con el objetivo de ofrecer una metodologa ptima de implantacin de Adempiere,

se desarrolla una prueba piloto que ejemplifique la aplicacin de la metodologa
propuesta y permita mejorarla y ajustarla al contexto real en futuras
implantaciones del sistema.

En los primeros captulos de este documento se describen los aspectos que

fueron tomados en cuenta para la planificacin del proyecto como el tiempo, los
objetivos y el alcance del mismo. En el tercer captulo se recopila informacin
importante que ambienta al lector en el contexto del proyecto y lo introduce al
desarrollo de cada una de las fases propuestas para el cumplimiento de los
objetivos trazados. Los captulos cuarto y quinto del presente libro describen el
estudio realizado de los procesos de las MiPymes santandereanas y del
funcionamiento de la herramienta Adempiere respectivamente, siendo stos
insumos crticos en la metodologa de implantacin de Adempiere, la cual se
evidencia en los captulos sexto y octavo. En el sptimo captulo se hace un
recuento de las actividades ejecutadas en la prueba piloto de implantacin,
presentando el ejemplo de la metodologa aplicada en una MiPyme
santandereana.

19

1. Descripcin del Proyecto

1.1. Perfil del Proyecto

1.1.1. Ttulo
Estudio para la implantacin de la herramienta ADempiere en micro, pequeas y
medianas empresas del departamento de Santander. Caso de estudio:
Interservices Ltda.

1.1.2. Director del proyecto

Ingeniero Sergio Henry Rico Rangel, candidato a Magster en Ingeniera de
Sistemas e Informtica UIS.

1.1.3. Codirector del proyecto

Ingeniero Ivn Orlando Daz Bueno, egresado de la Universidad Industrial de
Santander, actualmente gerente de procesos de la empresa BIP Consulting
Group.

1.1.4. Estudiantes

Laura E. Naranjo Jimnez

Cd: 2060616
Cursando 10 semestre de Ingeniera de Sistemas
Angie Vanessa Chaparro Gmez
Cd: 2060610
Cursando 10 semestre de Ingeniera de Sistemas

20

1.1.5. Entidades interesadas en el proyecto

Pymes de Santander
BIP Consulting Group
Universidad Industrial de Santander
Escuela de Ingeniera de Sistemas e Informtica de la UIS

1.1.6. Tiempo de duracin

El tiempo de duracin del proyecto es 18 semanas

1.1.7. Costo del trabajo de investigacin

El costo total para la ejecucin de este proyecto es de VEINTIOCHO MILLONES
OCHOCIENTOS VEINTISEIS MIL PESOS MCTE ($ 28.826.000).

1.2. Definicin del Problema

La introduccin de TIC en las MiPymes no es un asunto fcil, principalmente por:
los temores generados por el desconocimiento de los empresarios acerca de
cules son sus necesidades, la carencia de personal idneo tanto para tomar
decisiones como para operar las TIC y la poca confianza para invertir en
tecnologa. Todo esto conlleva en acciones reactivas e improvisadas hacia el uso
de las TIC que dificultan su adopcin.
A esta situacin se suma la baja inversin pblica y privada en el fortalecimiento
de las MiPymes en materia de competitividad de TIC. Segn el ltimo reporte de
Competitividad (2008-2009), en Colombia alrededor de un 0,3% del PIB es
destinado al desarrollo de esta industria, en contraste con pases desarrollados, en
donde la inversin supera el 5%. En el estudio ms reciente de The Economist
realizado para el ao 2008, sobre este particular, Colombia ocup el octavo lugar
del continente y el puesto 55 entre las 66 naciones analizadas en el mundo.
Estados Unidos, Canad y Chile fueron, en ese orden, los ms destacados del
continente (TICs, el nuevo modelo, 2008).

21

Este panorama crea un escenario propicio para explorar alternativas que permitan
a las Mipymes incorporar aplicaciones apoyadas en TIC, de manera que puedan
mejorar sus procesos y de esta forma aumentar su competitividad.
En este sentido vale la pena mencionar el auge que se ha venido desplegando en
torno al software libre, que ofrece herramientas que tienen un posicionamiento en
el mercado como es el caso del producto ADempiere, el cual cuenta con
funcionalidades que permiten apoyar diferentes procesos de negocios en las
organizaciones, siendo ste un recurso que puede ser explotado por aquellas
Mipymes, que dada su naturaleza o por su tamao no cuentan con recursos para
adquirir una herramienta con estas caractersticas.
Por lo anterior, En la ejecucin del trabajo de grado se realiz un anlisis de dicha
aplicacin y se disearon directrices que hicieron viable su implantacin en el
ambiente empresarial de las Mipymes, teniendo en cuenta la gestin de TIC y la
incorporacin Adempiere en los procesos de negocio de la Pymes.

1.3. Alcance del Proyecto

En la fase inicial del desarrollo de este proyecto se obtuvo una caracterizacin de
los procesos de las MiPymes Santandereanas que permiti facilitar la
comprensin de su funcionamiento, posterior a esto mediante una recopilacin de
informacin de ADempiere, se dise una gua que contiene sus aspectos
tcnicos y funcionales, as mismo se elabor un modelo que guie el proceso de
implantacin de la herramienta en las MiPymes, que contribuy a la realizacin de
la siguiente fase, la implantacin de esta herramienta como prueba piloto en la
empresa caso de estudio Interservices Ltda. y de acuerdo a los resultados
obtenidos se realizaron los ajustes necesarios al modelo de implantacin
propuesto.

1.3.1. Objetivo General

Realizar un estudio del proceso de implantacin de la aplicacin ADempiere,

definiendo lineamientos que se ajusten al marco de trabajo de micros, pequeas y

22

medianas empresas del Departamento de Santander con el fin de contribuir a la

mejora de sus procesos y aumento de la competitividad.

1.3.2. Objetivos Especficos

Elaborar una caracterizacin de los procesos de
santandereanas, con el fin de conocer su marco de trabajo.

las

MiPymes

Recopilar y estudiar la documentacin de la herramienta Adempiere, con el fin

de facilitar su comprensin y construir los manuales tcnicos y funcionales.
Proponer un modelo que sirva de gua pertinente del proceso de implantacin
de la herramienta para MiPymes, teniendo en cuenta el trabajo realizado
previamente en los objetivos anteriores.
Disear y realizar una prueba piloto del proceso de implantacin de
ADempiere en la empresa caso de estudio Interservices Ltda., utilizando el
modelo propuesto, con el fin de validar y verificar el aporte de la herramienta
en la mejora de los procesos definidos.
Realizar los ajustes al modelo propuesto de acuerdo a los resultados
obtenidos de la prueba piloto efectuada.

1.4. Justificacin

1.4.1. Impacto
La informacin del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica(DANE),
la Confederacin Colombiana de Cmaras de Comercio (Confecmaras) y de la
Asociacin Nacional de Instituciones Financieras (ANIF) que se obtuvo en el
censo para el ao 2005, demuestra que el aparato productivo colombiano est
constituido en su mayora por las MiPymes, las cuales forman el 99.6% del total de
empresas del pas y generan alrededor del 65% del empleo de la economa

23

(Bancoldex 1 ), por ello la realizacin de este proyecto centra sus esfuerzos en

contribuir al aumento de la productividad de las MiPymes santandereanas,
quienes tendrn a su alcance una herramienta tecnolgica que ayude a generarles
ventajas competitivas.
Segn (Plan Nacional de TIC ,2008) el uso y apropiacin de TIC produce cambios
en la estructura de la organizacin, mejora la eficiencia y reduce los costos. Al
mismo tiempo, induce procesos de reentrenamiento del personal, mejora la
calidad del capital humano y permite el desarrollo de nuevos canales de
comercializacin.
As mismo, la adopcin de TIC en las MiPymes aumenta la competitividad y por
ende genera oportunidades de empleo formal y permite combatir la pobreza y la
desigualdad, convirtindose en una herramienta fundamental para el desarrollo
socioeconmico y la prosperidad colectiva (Poltica Nacional de competitividad,
2008).

1.4.2. Viabilidad

Los siguientes elementos permiten evidenciar la viabilidad

proyecto:

y pertinencia del

Actualmente el Gobierno desarrolla estrategias para mejorar la competitividad de

Colombia, desarrollando programas orientados al aumento de la productividad
de las MiPymes ya que stas representan la mayor parte de la economa
nacional. En el 2008 El ministerio de Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin desarroll dos programas; Compartel y MiPyme Digital, para
promover el uso de TIC, cofinanciando proyectos de conectividad a internet y de
implementacin de soluciones TIC en las MiPymes colombianas.
ADempiere es una herramienta Open Source, con la filosofa de software libre,
posicionndose como una fuerte alternativa ante los productos propietarios y de
alto costo, estas caractersticas hacen que los recursos econmicos de las
MiPymes no sean un obstculo para la adquisicin de una solucin, minimizando

Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

24

la inversin al pago por prestacin de servicios, tales como consultora, asesora,

reingeniera, capacitacin, etc. Los clientes de Adempiere tienen libertad de
instalar, distribuir, copiar y modificar el software segn sea necesario; ste
proyecto comunitario lleva cuatro aos beneficiando a las diferentes
organizaciones que han decidido implementarlo; su trayectoria hace que el
estudio de la aplicacin tenga sus cimientos sobre los aportes que la comunidad
de desarrolladores ha realizado; y su naturaleza comunitaria hace que la
informacin de soporte para esta herramienta est disponible para todos en
cualquier momento mediante foros y wikis en la red.
As mismo, los estudios tericos de la herramienta Adempiere se han llevado a la
prctica, demostrando que su implantacin lleva consigo beneficios a las
organizaciones que toman la decisin de adoptarla. A manera de ejemplo, la
empresa Construcciones y Explanaciones ECO S.A., empresa dedicada a la
construccin radicada en Manizales, implant la solucin tecnolgica llevando a
una mejora de los procesos de: Compras, ventas, tesorera, contabilidad,
inventarios y bodega; el gerente ejecutivo de la empresa en su testimonio hizo
nfasis en las ventajas obtenidas a partir del proyecto de implantacin de
Adempiere como disponibilidad de la informacin, estandarizacin de la prctica
contable, control, apoyo a la toma de decisiones, flexibilidad entre otras2.
Interservices Ltda. es una empresa santandereana interesada en apoyar el
desarrollo del proyecto y destinar los recursos necesarios para realizar la prueba
piloto de implantacin de Adempiere para cumplir a cabalidad con los objetivos
propuestos para el presente proyecto.

1.5. Metodologa
Se defini la siguiente metodologa, que gui paso a paso la ejecucin del
proyecto, desde la elaboracin del diagnstico de las MiPymes Santandereanas
hasta el diseo de la gua de implantacin de ADempiere en las mismas. La
metodologa elegida es secuencial, es decir, la finalizacin de una fase

Caso real extrado de la pgina web de la empresa Globalqss:

http://www.globalqss.com/portal/content/view/30/43/lang,es/

25

(exceptuando la ltima), indica el inicio de otra. El proyecto sigui la metodologa

que se muestra a continuacin.

Fase 1:
Caracterizacin MiPymes
Fase 2:
Guas Adempiere
Fase 3:
Metodologa de implantacin
Fase 4:
Prueba piloto
Fase 5:
Ajuste de metodologa
Grfica 1. Metodologa

Fase 1: La fase inicial del proyecto consiste en realizar un estudio de los procesos
de las MiPymes santandereanas; partiendo de la informacin existente; finalmente
se realiza una caracterizacin de sus procesos.
Fase 2: En esta fase se estudian los aspectos tcnicos y la funcionalidad de
Adempiere para elaborar posteriormente los documentos que contengan las
caractersticas de la herramienta y guen el uso correcto de la misma.
Fase 3: Esta etapa del proyecto consiste en realizar una bsqueda bibliogrfica
acerca de las diferentes metodologas de implantacin de ERP existentes; con
base en la informacin recopilada de dichas metodologas se disea un plan de
implantacin de Adempiere para ejecutar la siguiente fase.

26

Fase 4: En esta fase se realiza la prueba piloto de implantacin de Adempiere en

la empresa Interservices Ltda., donde se tiene como insumo el plan diseado en la
fase anterior; los resultados obtenidos de la prueba se documentan.
Fase 5: Una vez realizada la prueba piloto se procede a realizar los ajustes
necesarios al plan de implantacin de Adempiere definido en la fase 3 para
obtener un documento final que gue el proceso de implantacin de la herramienta
Adempiere en las MiPymes santandereanas.

Tabla 1. Relacin fases y entregables

Fases

Tareas y actividades

Entregables

Fase 1:

Tarea 1: Bsqueda y Entregable 1: Captulo

revisin
bibliogrfica del libro del proyecto que
(MiPymes, TIC).
consta
de
la
caracterizacin de los
Tarea 2: Caracterizacin procesos
de
las
de los procesos de las MiPymes
Mipymes
Santandereanas.
Santandereanas.

Fase 2:

Tarea 1: Elaboracin de Entregable 2: Manuales

una gua tcnica de tcnicos y funcionales de
ADempiere.
la
herramienta
ADempiere.
Tarea 2: Elaboracin de
una gua funcional de
ADempiere.

Fase 3:
.

Tarea 1: Bsqueda y
revisin
bibliogrfica
(metodologas
de
Implantacin ERP).
27

Entregable 3: Modelo
que gua el proceso de
implantacin
de
ADempiere
en
las
MiPymes

Tarea 2: Elaboracin de Santandereanas.

la
gua
para
la
implantacin
de
ADempiere.
Fase 4:

Tarea 1: Contactar a la
empresa
Interservices
Ltda. y conocer sus
procesos.

Entregable
4:
Constancias
de
implantacin
de
la
herramienta
en
la
empresa
Interservices
Tarea
2:
Implantar Ltda, constancias de
ADempiere
en capacitacin
de
la
Interservices Ltda.
herramienta
a
los
usuarios.
Tarea 3: Anlisis de los
resultados obtenidos tras
el
proceso
de
implantacin.

Fase 5:

Tarea 1: Ajustes a la Entregable 5: Gua de la

gua de implantacin de correcta implantacin de
ADempiere.
la
herramienta
ADempiere que sea
Tarea 2: Presentar como aplicable a las MiPymes
solucin a ADempiere Santandereanas.
(El paquetico listo)

28

2. Marco Terico

2.1. Descripcin de la situacin actual del uso de TIC en MiPymes

As como la Revolucin Industrial del siglo XVIII produjo una transformacin social,
poltica y econmica; hoy en da las TIC revelan un impacto equivalente para la
sociedad moderna. Un pas, regin o empresa que no adopte y masifique el uso
de TIC corre el riesgo de excluirse del mundo globalizado. De acuerdo con un
estudio realizado por (CompTIA ,2007) el PIB y el crecimiento de la productividad
se aceleran en la medida en que el uso de las TIC aumenta. Los autores
encuentran que cada incremento del 10% en el capital de TIC aumenta el PIB en
un 1.6% en una economa con bajo uso de TIC y 3,6% en una con alto uso de TIC.
Colombia ha considerado estratgicas las TIC para fomentar la competitividad y la
igualdad de oportunidades, con base en el modelo de desarrollo que se ha
denominado la Sociedad del Conocimiento (SC), el cual se apoya en el uso
adecuado y en la apropiacin de las TIC para lograr el crecimiento productivo y el
progreso econmico y social. El (Plan Nacional de TIC, 2008) liderado por el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y apoyado por
el Gobierno Nacional se ha propuesto que todos los colombianos se informen y se
comuniquen haciendo uso eficiente y productivo de las TIC para mejorar la
inclusin social y aumentar la competitividad, para lograr ste propsito se
disearon ocho ejes; cuatro transversales y cuatro verticales; los ejes verticales se
refieren a programas que ayudarn a lograr una mejor apropiacin y uso de las
TIC; dentro de estos se encuentra la competitividad empresarial en donde se
plantean polticas y estrategias orientadas a incrementar el uso de TIC en las
MiPymes.
Segn consta en el Grfico No. 1, las MiPymes representan la mayora de las
empresas de Colombia, con el 99.6%, generando alrededor del 65% del empleo
de la economa, mientras que las grandes empresas son el 0.4% del sector
productivo del pas (Bancoldex), cifras que demuestran que las MiPymes
colombianas son semillero para impulsar la competitividad y hacer crecer la
economa nacional.
29

% establecimientos por tamao de empresas

6,2% 1,5%

0,4%

Microempresas
Pequeas
Medianas
91,9%

Grandes

Grfica 2. % Establecimientos por tamao de empresas

La (Poltica nacional para la transformacin productiva, 2007), determina las

siguientes caractersticas en las MiPymes colombianas:
Presentan altos niveles de Informalidad
Bajos niveles de asociatividad
Por lo general no diversifican en los mercados a los que dirigen sus
productos
Presentan un bajo nivel tecnolgico y de formacin de sus recursos
humanos
Tienen un limitado acceso al sector financiero
Los empresarios MiPyme son muy cautelosos para invertir
No cuentan con capacidades suficientes para la Innovacin.
Presentan un bajo uso de TIC.
Tienen una limitada participacin en el mercado de la contratacin pblica.

30

El uso adecuado de la tecnologa informtica permite contrarrestar los problemas

que se presentan en las MiPymes y posicionarlas en el actual mercado
competitivo, esto se ve reflejado en los beneficios que genera el uso de TIC en las
empresas: permiten aumentar las Ventas, a travs del comercio electrnico, el
marketing electrnico, las pginas Web, el posicionamiento en buscadores, entre
otros; permiten disminuir los costos, al hacer ms eficientes los procesos,
disminuir las prdidas de material y productos terminados, facilitar el anlisis
financiero, entre otras aplicaciones; impactan sobre la satisfaccin de clientes y
proveedores y su fidelidad, a travs de aplicaciones que facilitan la relacin y
conocimiento de sus clientes y proveedores; hacen ms eficientes las estructuras
organizacionales, pues se disminuyen trmites innecesarios; y se disminuyen
ostensiblemente envos y demoras en la entrega de informacin entre empleados,
o a clientes y proveedores (Poltica para la promocin en el acceso, 2009, p.6).
De acuerdo a las estadsticas obtenidas por el DANE sobre los indicadores
bsicos de TIC (2006 y 2007), existe un bajo porcentaje de micro y pequeas
empresas que hacen uso de TIC en sus procesos internos, en contraste con el
porcentaje de las grandes y medianas empresas del pas; stas ltimas, en su
mayora, hacen uso de los computadores y de Internet en sus procesos
productivos mientras que en el sector de las microempresas solo el 13,2% usan
computadores y el 7,2% utilizan Internet, stas diferencias son mostradas en el
Grfico No. 2.

31

Grfica 3. Uso de TIC en empresas Clasificacin segn tamao

Estos estudios permiten ver la necesidad de masificar el uso de TIC en las
MiPymes colombianas, queda an mucho por hacer en dicho sector ,
especialmente en las microempresas; en general, stas presentan un mayor
rezago en el uso y adopcin de TIC; as se muestra en el Grfico No. 3, donde se
ve que el servicio de banca electrnica lo utiliza tan solo el 31.2% de las
microempresas que utilizan internet; as mismo, las TIC presentan un bajo uso en
ste sector productivo a la hora de realizar transacciones con clientes,
proveedores o el Gobierno.

32

Grfica 4. Uso de TIC en empresas Clasificacin segn tamao 2

2.2. Adempiere
2.2.1. Generalidades
Adempiere es una herramienta estratgica que integra ERP, CRM y SCM,
ayudando a las empresas a ganar una ventaja competitiva en la economa en
crecimiento. Los sistemas de tecnologas de la informacin tradicionales
proporcionan una vista parcial de las actividades del negocio, generando datos
inconsistentes, ineficiencia, prdidas de ingresos y un mayor costo de
administracin, Adempiere deja a un lado esta arquitectura departamental para
suministrar una visin de 360 de la empresa gracias a su diseo alrededor de
procesos de negocios y transacciones.
Adempiere ofrece un software asequible, adaptable, y escalable; puede ser
ejecutado, modificado y copiado por cualquier usuario ya que es una solucin de
negocios basada en la filosofa del software libre, haciendo partcipe a toda una
comunidad de voluntarios especializados , quienes siguen el modelo de una
33

organizacin tipo bazar 3 , comprometidos con el desarrollo y soporte de esta

herramienta.

2.2.2. Caractersticas
Actualmente existen en el mercado un sinnmero de soluciones de gestin
empresarial cuyo objetivo consiste en administrar eficientemente la informacin de
las organizaciones apoyando los procesos productivos y de toma de decisiones;
Adempiere para lograr este propsito presenta las siguientes caractersticas:
Est diseado en torno a procesos de negocios y transacciones.
ERP completo, integra todas las aplicaciones relacionadas para toda la
empresa; los departamentos y funciones de la empresa hacen parte de un
solo sistema informtico.
SCM, utiliza el modelo de Almacn para cubrir todas las actividades de gestin
de materiales que adems facilita la administracin de cualquier tipo de
producto.
CRM, estrategia de negocios que le permite a la empresa obtener una visin
completa de sus clientes.
Cuenta con una herramienta de anlisis de rendimiento que cubre las
dimensiones de costeo y contabilidad basada en transacciones para el apoyo
a la toma de decisiones.
Presenta una arquitectura multi-caractersticas; multi-organizacin, multiproductos/servicios, multi-moneda, multi-contabilidad, multi-costeo, multilenguaje y multi-impuestos.
Flexibilidad, independiente del Hardware y Sistemas Operativos.
Open Source, no tiene costos de licencia, lo cual disminuye significativamente
el costo total del proyecto, ni existen licencias de productos intermedios, todos
los productos utilizados por Adempiere son abiertos.

Como lo describe el artculo de Eric Raymond La Catedral y el Bazar. Los trminos ``catedral'' y ``bazar''
hacen referencia a una metfora de ambos enfoques que propuso Eric S. Raymond en su famoso libro titulado
precisamente as, ``The Cathedral & the Bazaar''. Donde comparaba las metodologas tradicionales de
desarrollo con la construccin y desarrollo de una catedral, en contraposicin de la forma de crecimiento y
expansin aparentemente catica de un bazar.

34

Est licenciado bajo los trminos de General Public License (GPL); que
permite a los usuarios desarrollar funcionalidades adicionales sin la obligacin
de retornar la mejora a la comunidad Open Source.
Posee una gran gama de funciones integradas en una plataforma global y
ambiente Web.
Altamente escalable, soporta mltiples servidores, volmenes de transaccin
altos, cientos de usuarios, capaz de soportar cualquier complejidad
empresarial.
Tiene un diccionario de aplicacin, el cual permite adaptar y cambiar el
programa fcilmente.
Habilidad de crear cualquier reporte de acuerdo a las necesidades.
Viabilidad a largo plazo ya que cumple con los estndares de la industria y
existe respaldo por parte de la comunidad de desarrolladores.
Estas caractersticas en conjunto hacen que Adempiere se diferencie de las
dems herramientas similares (Compiere, Openbravo), convirtindola en la
solucin de negocios adecuada para la gestin de la informacin y apoyo a los
procesos productivos de las organizaciones, a continuacin se hace una
comparacin de tres herramientas ERP, donde se evidencia que Adempiere es
la solucin de negocios ms adecuada.

Tabla 2. Comparacin Soluciones ERP

Caractersticas

Compiere

Gestin de Contabilidad
Gestin de pedidos
Gestin de Compras
Gestin de stocks
Gestin de la Produccin
Administracin de Socios de
Negocio
Gestin de las relaciones
35

Openbravo

Adempiere

Gestin de Ventas y Marketing

Gestin de Proyectos
Gestin de Servicios
Flujo de trabajo
Soporte de base de datos:
Oracle XE/10g/11g
Soporte de base de datos:
PostgreSQL
Diccionario de la Aplicacin
Java hot-swap de depuracin
Cdigo Abierto y Libre: del lado
del servidor
Cdigo Abierto y Libre: Cliente
Java
Cdigo Abierto y Libre: interfaz
de usuario de cliente Web
Secuencias de comandos de
apoyo
Primera versin pblica
Controlado y dirigido por

Noviembre
2001

04 2006

Compiere Inc. Openbravo, SL

Estabilidad y confiabilidad
Rendimiento
Ms fcil de personalizar y
ampliar

36

Octubre 2006
Adempiere
Comunidad

2.2.3. Funcionalidades

El diseo de ADempiere permite manejar los procesos de negocios, en lugar de

los departamentos tradicionales; actualmente, y especialmente en el caso de las
empresas medianas, los empleados frecuentemente realizan el proceso de
negocio entero o procesos relacionados entre s.

Procesos de Negocio de ADempiere

Cotizacin a ingresos
Requisicin a pago
Administracin de Clientes
Administracin de Socios
Abastecimiento
Anlisis de Resultados

Grfica 5. Procesos de Adempiere Vs. Sistema Tradicional por mdulos

Fuente: (OpenBiz, p. 9)

37

Funcionalidades

Administracin del Sistema

Permite a los usuarios gestionar el sistema haciendo uso del diccionario de
aplicacin. Se pueden crear mens personalizados a partir de la creacin y
definicin de rboles, establecer y configurar roles (un rol permite tener control de
acceso sobre ventanas, tareas y reportes), crear usuarios, control y seguridad en
el acceso a los datos.

Diccionario de la aplicacin
ADempiere ha sido diseado para facilitar las extensiones o modificaciones,
realizadas por o para un usuario, la incorporacin de un Diccionario de Datos
Activo (Active Data Dictionary) posibilita la modificacin del diccionario, que puede
ser efectuado por personas que no tengan conocimiento de codificacin
eliminando la dependencia de proveedores externos.

Relacin con terceros

Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones
en la organizacin. Hay tres tipos de terceros, estn: los clientes, los empleados y
los proveedores. La relacin con terceros de ADempiere es muy flexible,
permitindole a un tercero pertenecer a ms de un tipo, por ejemplo un proveedor
puede ser a su vez cliente de la empresa.

Cotizacin a factura
ADempiere gestiona todos los subprocesos que se involucran en el proceso de
ventas, stos se llevan a cabo para ir desde la cotizacin de los productos hasta el
recaudo del dinero. Entre los cuales estn: la generacin de rdenes de pedido,
los despachos, las facturas, los recibos de productos.

38

Requisicin a factura
ADempiere gestiona todos los subprocesos que se involucran en el proceso de
compras, stos se llevan a cabo para ir desde la requisicin de los productos
hasta el pago a los proveedores. Entre los cuales estn: la requisicin, la
generacin de la orden de compra, la recepcin del material, la facturacin y los
pagos a proveedores.

Saldos Pendientes
Gestiona el dinero recibido de los clientes y los pagos efectuados a los
proveedores, encargndose de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.
Tambin provee conciliacin bancaria y libros de caja, teniendo en cuenta los
pagos en trnsito, cargos bancarios y la creacin de pagos por transferencias
directas.
Por otra parte, Adempiere soporta diferentes formas de pago; ya sea en efectivo,
cuenta corriente, tarjeta de crdito o cheques; tambin es posible definir diferentes
formatos de cheques para cada banco. Respecto al manejo del dinero de los
clientes, Adempiere le permite a la empresa manejar el estado de cuenta para
cada uno, reportes por antigedad, niveles de morosidad y generacin de cartas
de morosidad.

Gestin de Materiales
Se encarga de todas las actividades referentes a la cadena de suministro
incluyendo recepcin de materiales de proveedor, despachos de productos a
clientes, inventario fsico, movimientos de inventario, produccin, balances de
stock. As mismo, Adempiere soporta mltiples listas de precios para todos los
productos comprados o vendidos, que permite tener un control de los descuentos
ofrecidos por cada proveedor y elegir un precio de venta especial para un cliente
especfico.
Adempiere permite calcular a tiempo futuro la disponibilidad de los productos,
teniendo en cuenta las reservaciones para despachos a realizar a clientes y las
recepciones esperadas del proveedor.
39

Gestin de proyectos

Adempiere ofrece una completa gestin de proyectos que funciona de manera que
todas las compras y las ventas realizadas se asignan a un proyecto. Al finalizar el
mismo se puede conocer su costo y rentabilidad. Dentro de las caractersticas de
sta funcionalidad se encuentran:
Materiales a utilizar
Ciclo del proyecto
Recursos
Costo de proyectos
Rentabilidad de proyectos
Tracking de proyectos

Anlisis de desempeo
Esta funcionalidad permite la generacin de reportes inteligentes mediante el
anlisis de resultados, que orientan al empresario en la toma de decisiones; cubre
el costeo y las dimensiones contables de la aplicacin; adems es posible
generar nuevos reportes o modificar los existentes para obtener la informacin
detallada que sea necesaria. Cabe mencionar, que la contabilidad en Adempiere
no es un mdulo, sino que hace parte de las reglas de los Documentos, lo que
permite realizar las transacciones contables independientemente. Esto le permite
grabar las transacciones individuales de acuerdo a esquemas contables.

Activos
En Adempiere se pueden definir diferentes grupos de activos; diferentes activos y
sus atributos como su precio de adquisicin y valoracin contable; y activos del
cliente. As mismo esta funcionalidad permite:
Amortizacin lineal en porcentaje o temporal
Planes de amortizacin

40

Diccionario
de la
Aplicacin

Admn. del
sistema

Gestin de
Proyectos

Relacin
con
Terceros

Anlisis de
desempeo

Cotizacin a
Factura

Requisicin
a Factura

Activos

Gestin de
Materiales

Saldos
Pendientes

Grfica 6. Funcionalidades de Adempiere

2.3. Implantacin de ERP

2.3.1. Factores crticos

Hoy en da las tecnologas de la informacin pasaron de ser un rea de soporte y

generadora de costos a una necesidad estratgica, si bien es cierto, cuando una
empresa decide llevar a cabo la implantacin de un proyecto ERP busca hacer
ms eficientes sus procesos y mejorar su productividad, no queda exenta a correr
algn riesgo, el cual tendr que enfrentar exitosamente si desea mantenerse en el
mercado.
Se hace necesario formular una estrategia global de implantacin con el fin de
optimizar las posibilidades de xito en la puesta en marcha del sistema, para ello
se toma como referencia los objetivos perseguidos por la empresa con la adopcin
del ERP, por otra parte, la literatura alusiva a la implantacin de sistemas ERP en
41

las organizaciones menciona una serie de factores crticos determinantes en el

proceso, los cuales van orientados hacia la definicin de dicha estrategia; en la
Tabla No. 1 se muestran las caractersticas relevantes de los diferentes estudios
realizados para poder establecer aspectos vitales en el proceso de implantacin
de sistemas ERP

Tabla 3. Factores crticos en la implantacin de ERP

Autor(es)
Caractersticas
(Holland
y Se distinguen dos tipos de factores crticos: tcticos y
Light, 1999)
estratgicos.
Dentro de los tcticos se encuentran:
Consultora al cliente
Personal
Cambio en los procesos de negocio y configuracin
del software
Aprobacin del cliente
Control y retroalimentacin
Comunicacin
Resolucin de problemas
Dentro de los estratgicos estn:
Sistemas heredados
Visin del negocio
Estrategia de implantacin
Apoyo de la alta direccin
Planificacin y programacin del proyecto
(Somers
y Mediante encuestas a los directivos de empresas
Nelson, 2001)
norteamericanas donde se tocaron temas de importancia
respecto a diversas cuestiones relacionadas con la
implantacin de ERP, se obtuvieron los diez factores ms
crticos en el proceso, a continuacin se listan de mayor a
menor importancia:
Apoyo de la alta direccin
Competencia del equipo del proyecto
42

Cooperacin interdepartamental
Claridad de las metas y objetivos
Gestin del proyecto
Comunicacin interdepartamental
Gestin de las expectativas
Responsable del proyecto
Soporte del proveedor
Seleccin cuidadosa de la aplicacin
(Umble, Haft y Establecen nueve factores fundamentales en el proceso de
Umble, 2003)
implantacin de ERP:
Comprensin clara de las metas estratgicas
Compromiso de la alta direccin
Gestin del proyecto excelente
Gestin del cambio organizacional
Un buen equipo de implantacin
Adecuacin de los datos
Formacin y educacin intensiva
Medidas de rendimiento adecuadas
Cuestiones especficas de la implantacin en
ubicaciones dispersas.
(Ehie
y Tras realizar un estudio en una muestra de 36 empresas
Madsen, 2005) que disponan de un sistema ERP o se encontraban en el
proceso de implantacin, donde se les cuestionaba sobre
38 aspectos en el xito de dicho proceso, resultaron ocho
factores cruciales, los cuales son:
Aplicacin de principios de la gestin por proyectos
Factibilidad- Evaluacin del proyecto ERP
Desarrollo de los recursos humanos
Reingeniera de procesos de negocio
Apoyo de la alta direccin
Ajuste al coste- presupuesto
Infraestructura de tecnologas de la informacin
Servicios de consultora
Al analizar los distintos modelos se encuentran factores comunes que determinan
un excelente proceso de implantacin de ERP en las empresas como el apoyo de
la alta direccin en el proceso, actividades relacionadas con la gestin de
43

proyectos, la formacin del personal que necesita a su vez de un excelente

acompaamiento por parte de los consultores durante la implantacin y finalmente
la reingeniera de procesos de negocios de la empresa.

2.3.2. Metodologas de implantacin

Las metodologas de implantacin de sistemas constituyen una gua de

orientacin sobre las tareas a realizar, especificndolas y haciendo una
descripcin suficientemente detallada de su contenido as como de la secuencia
de ejecucin, teniendo en cuenta las condiciones especficas en las que se
enmarca cada proceso.
A continuacin se describen las metodologas de implantacin de ERP que se
analizarn en la ejecucin del proyecto.
ASAP (accelerated SAP): Diseada por SAP AG, propone una hoja de ruta
que divide las actividades y tareas en cinco fases:
1. Preparacin inicial: Incluye el entrenamiento del equipo del proyecto en los
fundamentos del sistema ERP y en el mapa de procedimientos de la
metodologa, as como tambin, la reunin de lanzamiento del proyecto.
2. Mapa de procesos: Comprende el entendimiento de las metas del cliente,
definicin de los procesos de negocios y anlisis de la estructura
organizacional de la empresa, con el fin de constituir un plano que determine
el alcance del proyecto.
3. Realizacin: Consiste en el entrenamiento avanzado del equipo del
proyecto en la herramienta, mientras que los consultores realizan las
respectivas configuraciones para cada uno de los procesos de negocios
definidos anteriormente.
4. Preparacin final: En esta fase se pretende terminar las pruebas finales del
sistema, entrenar a los usuarios finales y crear una estrategia para la puesta
en marcha.
5. Inicio y soporte post-productivo: una vez puesto en produccin el sistema,
se revisa y afina, verificando tanto la precisin de las transacciones del
negocio como la satisfaccin de los usuarios

44

Grfica 7. Metodologa ASAP

Fuente: (Rodrguez, 2004, p. 26)

Metodologa experta (Wallace, 2001, citado por, Rico, 2004): Referencia a los
ERP como sistemas de planificacin de recursos empresariales, la
implantacin se divide en los siguientes bloques:
o Tareas preliminares: Incluye tareas tales como auditora de los sistemas
actuales, valoracin de necesidades, formacin conceptual de sistemas
ERP a nivel estratgico, declaracin de alcance y objetivos, anlisis
costo/beneficio y aprobacin del proyecto.
o Lanzamiento: Incluye las actividades relacionadas con la organizacin
del proyecto y la materializacin de los objetivos.
o Implementacin bsica: Tiene que ver con la formacin general del
sistema a implantar, la planificacin de oferta y demanda, planificacin
operativa y la eleccin de herramientas informticas.
o Implementacin funcional: Se relaciona con tareas como: la definicin del
proceso, elaboracin del prototipo y prueba del sistema, garantizar la

45

integridad de los datos, configuracin e instalacin de herramientas

informticas.

Grfica 8. Metodologa Experta, fase 1

Fuente: (Rico, 2004, p.67)

Metodologa de estrategias de implantacin (Andereregg, 2000, citado por,

Rico, 2004): Esta metodologa se fundamenta en la cuantificacin (alto, medio
y bajo) de un conjunto de parmetros (alcance, complejidad, riesgo,
beneficios, recursos y velocidad) que delimitan los objetivos de
implementacin. Se consideran siete combinaciones de objetivos que se
corresponden, cada una de ellas, con una determinada combinacin de
parmetros. Cada par, combinacin de objetivos, combinacin de parmetros,
representa una estrategia estndar de implementacin, que se materializa en
un conjunto especfico de tareas. Las estrategias resultantes son:
o Simple: prescinde de realizar todas aquellas tareas que no se consideren
como fundamentales. Los objetivos sealados son rapidez del proceso y
46

utilizacin del menor volumen de recursos posible lo que supone en

cualquier caso niveles de riesgo elevados.
Presupuestaria: tiende a eliminar o reducir a su mnima expresin el
soporte de consultores externos y limitar el alcance del proyecto, lo que
supone en muchos casos desechar funcionalidades por consideraciones
de cumplimiento presupuestario.
Desarrollo Propio: La caracterstica principal de esta variante de
implementacin es la utilizacin, de forma casi exclusiva, de recursos
internos de la organizacin.
Bajo Riesgo: El objetivo prioritario es garantizar el xito del proyecto de
implementacin. El marco de aplicacin suele ser de abundancia de
recursos humanos, financieros y materiales, incluyendo gran nmero de
tareas, con fuertes relaciones de dependencia entre ellas, condicionando
la ejecucin de unas a la finalizacin previa de otras.
Estrella: Se fundamenta en el reconocimiento de la importancia
estratgica que tiene para el negocio la instalacin de un sistema de
informacin de estas caractersticas y las ventajas competitivas que
puede ofrecer la utilizacin de herramientas de gestin de la informacin
de carcter integrador, vertical entre los distintos niveles de
responsabilidad y horizontal entre departamentos de la organizacin.
Llave en mano: todas las actividades relativas al proyecto se
subcontratan, es decir, se realizan con recursos externos, procedentes
de integradores y/o suministradores de servicios de software.
Asociativa: Las empresas recurren a consultores y suministradores de
servicios de software, que facilitan recursos y comparten
responsabilidades en el proceso de implementacin. La caracterstica de
esta estrategia consiste en distribuir y compartir la responsabilidad de las
tareas entre las partes.

47

3. Caracterizacin de Procesos en las MiPymes

La fase inicial del presente proyecto pretende proporcionar una vista general de
las MiPymes santandereanas mediante el anlisis de sus caractersticas, con el
propsito de obtener un mejor entendimiento acerca de su forma de operar,
percibiendo a las empresas desde una vista de procesos; tener claro cules son
los procesos de negocio que afectan a una organizacin, en sus personas,
polticas, procedimientos, produccin y producto contribuye al correcto
acoplamiento entre las tecnologas de informacin y la empresa; de ninguna
manera se puede realizar un proceso de implantacin de una herramienta
tecnolgica sin conocer el funcionamiento de la organizacin, y es aqu donde
sobresale la importancia que representa este captulo para la ejecucin del
proyecto.

3.1. MiPymes en Santander

Segn la informacin de la Cmara de Comercio de Bucaramanga, el sector
econmico de Santander est constituido en su mayora por MiPymes, las cuales
forman el 99.50% del aparato productivo del departamento; dichas cifras resaltan
la importancia que tienen este tipo de empresas en el desarrollo productivo de
Santander.

48

Grfica 9. Clasificacin empresas en Santander por tamao

Grfica 10. Participacin de empresas por tamao

La Cmara de Comercio hace una clasificacin de las empresas de Santander de

acuerdo a su actividad econmica, a continuacin se presenta una relacin del
nmero de empresas que estaban inscritas a la cmara para noviembre del 2009 y
su incremento a noviembre del 2010.

49

Grfica 11. Empresas de Santander Por actividad econmica

Segn el siguiente grfico, las empresas que se dedican al comercio en Santander

constituyen la mayora, con un 48,8 % del total de empresas inscritas a la cmara
de comercio de Bucaramanga, seguidas de las pertenecientes a la industria
manufacturera con un 13,4%, en tercer lugar se encuentran las de actividades
inmobiliarias, empresariales y de alquiler, conformando el 8,9%; el 28,9% restante
se divide en sectores tales como hoteles y restaurantes; transporte,
almacenamiento y comunicaciones; otros servicios comunitarios, sociales y
personales; construccin y otros.

50

Grfica 12. Participacin empresas por actividad econmica

3.2. Clasificacin y vista de procesos en las MiPymes

Como propsito de la primera fase del proyecto se quiere identificar de manera
general los procesos de negocio claves y comunes involucrados en las actividades
que realizan las MiPymes santandereanas, una vez identificados se procede a
realizar la caracterizacin de stos, lo cual permite tener un conocimiento claro de
la forma en que ellas operan.
Sin embargo, para obtener una vista de procesos de las MiPymes y lograr hacer
una generalizacin de ellas, es clave tener en cuenta la clasificacin de las
empresas segn su actividad, para as, encontrar un conjunto de procesos de
negocios comunes entre empresas cuyas actividades tengan un enfoque diferente;
por ejemplo, una MiPyme que se dedique a la comercializacin de productos no
opera de igual forma a una que presta servicios de telecomunicaciones, de esta
manera mediante el anlisis de cada tipo de empresa se pretende hacer la
caracterizacin de procesos de las MiPymes santandereanas.

51

Las empresas pueden clasificarse4, de acuerdo con la actividad que desarrollen en

industriales, comerciales y de servicio. La actividad primordial de las empresas
industriales es la produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o
extraccin de materias primas; las comerciales son intermediarias entre productor
y consumidor; su funcin principal es la compra/venta de productos terminados; y
las ltimas son aquellas que prestan servicio a la sociedad.
De acuerdo a esta clasificacin, se seleccion un total de quince MiPymes
santandereanas, cinco por cada sector (servicios, comercial e industrial), las
cuales han diseado e implementado su sistema de gestin de calidad (SGC)
bajo los requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2000/2008, es decir son
empresas que han identificado y gestionado sus diferentes procesos y en
particular su interaccin. Dentro de la documentacin para cada empresa se
modela mediante un mapa de procesos, los que componen el sistema as como
sus relaciones principales, clasificando los procesos en tres grupos: los
estratgicos, claves y de apoyo, puesto que no todos los procesos de una
organizacin tienen la misma influencia en la satisfaccin de los clientes, en los
costes, en la estrategia, en la imagen corporativa o en la satisfaccin del personal.
Los procesos estratgicos estn destinados a definir y controlar las metas de la
organizacin, sus polticas y estrategias con base en la misin/visin de la
organizacin; los procesos claves u operativos permiten generar el
producto/servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la
satisfaccin del cliente final; y los procesos de apoyo son necesarios para el
control y la mejora del sistema de gestin pues contribuyen al buen
funcionamiento de los procesos claves.
En las siguientes tablas se resume el estudio realizado de los procesos de negocio
para las MiPymes seleccionadas. En la tabla 4 se encuentran las MiPymes
pertenecientes al sector industrial.

Tabla 4. MiPymes sector industrial

EMPRESA

P
ESTRATGICOS

P OPERATIVOS

P APOYO

Segn el libro Teora de las Organizaciones, escrito por Enrique G. Alonso Mungua y Vicente Ocegueda
Melgoza.G.

52

Gestin de la
gerencia
CALZADO
ALEXANDER5

Gestin comercial
Planificacin de
produccin
Planificacin de
calidad
Revisin por la
gerencia

Gestin de
Diseo del producto Recursos
Humanos
Compras (Recepcin Administracin de
de materiales)
calidad
Fabricacin del
producto
Mercadeo y ventas
Planificacin de
produccin
Corte
Ensamble

DOTAHERLOGO

Tintorera

Auditora
Mejoras
Compras
Gestin de
Recursos
Humanos
Control de
documentacin

Estampado/Bordado
Control de calidad
Bodega y despacho

Gestin gerencial

INDUSTRIAS
FALCON LTDA7

Gestin comercial
Proceso
metalmecnico:
-Planificacin de la

Gestin de
recursos
humanos
Compras
Gestin financiera
Gestin de

Oscar Alexander Len Castellanos, Documentacin e implementacin de un sistema de gestin

de la calidad en la empresa Calzado Alexander bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO
9001:2000, Bucaramanga, 2005, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de
Santander.
6

Yenny Paola Gonzlez Prez, Diseo e implementacin del sistema de gestin de calidad segn
la NTC-ISO 9001:2000, en la empresa dotaciones Hermanos Londoo Gmez (DOTAHERLOGO),
Bucaramanga, 2007, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.
7

Jahir Leonardo Torres Vera, Diseo, documentacin, implementacin y evaluacin de un sistema de gestin
de calidad en industrias Falcon Ltda. Bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 9001:2000, Bucaramanga,
2008, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.

53

realizacin del
producto
-Fabricacin de
partes y ensamble
-Conformado de
metales
-Montaje y pruebas
-Entrega del
producto

Gerencia general Gestin comercial

PHARVET LTDA8

Planeacin y control
de produccin
Produccin
contratada
Gestin
gerencial

Produccin (Extrusin
y conversin)

BANACOL S.A9

calidad e
infraestructura

Gestin de
recursos
humanos
Compras
Gestin
administrativa
Sistema de
gestin de calidad
Control de calidad
Almacenes
Mantenimiento

Las MiPymes santandereanas del sector industrial coinciden en que la gestin

gerencial es el principal proceso estratgico, pues constituye todas las actividades
ejecutadas por la gerencia para lograr el cumplimiento de objetivos
organizacionales y del sostenimiento del SGC. En cuanto a los procesos de
apoyo; la gestin de recursos humanos y la gestin de compras son procesos
comunes que sirven de soporte a los procesos operativos dentro de los cuales se
encuentran la gestin comercial, la planeacin de la realizacin del producto y la
produccin, ste ltimo enfocndose en la actividad propia de la empresa.

Felipe Augusto Rey Serrano, Diseo, documentacin, implementacin y evaluacin de un sistema de gestin
de calidad para Pharvet LTDA segn la NTC-ISO 9001:2000, Bucaramanga, 2008, Trabajo de grado
(Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.
9

Kenneth Scheider Lpez Humnez, Diseo e implementacin del sistema de gestin de la calidad en la
fbrica de plsticos C.I Banacol S.A bajo los requerimientos de la norma NTC-ISO 9001:2000, Bucaramanga,
2007, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.

54

En la tabla 5 se encuentran las MiPymes pertenecientes al sector comercial.

Tabla 5. MiPymes sector comercial
EMPRESA

P
P OPERATIVOS
ESTRATGICOS
Planificacin
Gestin de ventas

P APOYO

AUTOPARTES
CASTELMOTOR Gestin
de Alistamiento
10
S Y CIA LTDA
calidad
y
mejoramiento
Facturacin
y
despacho
Gestin de compras
Planificacin
MARIAE
DISTRIBUCION
ES11

Gestin
calidad

Gestin de compras

NIKOLINA
LTDA12

Gestin
de
recursos humanos
Gestin contable

de Gestin comercial
Separacin
distribucin

Direccin

Compras

Calidad

Gestin comercial
Logstica

Gestin gerencial

Gestin de compras

Gestin
de
recursos
Gestin contable y
jurdica

Gestin
de
recursos humanos
Gestin contable

Gestin

10

Nelson Arturo Maldonado Herrera, Diseo, documentacin e implementacin de un sistema de gestin para
certificacin de calidad en la empresa Autopartes Castelmotors & CIA LTDA segn la norma NTC-ISO
9001:2000, Bucaramanga, 2007, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.
11

Mileidys del Rosario Durn Hincapi, Diseo, documentacin, implementacin y evaluacin del sistema de
gestin de la calidad segn los lineamientos de la norma NTC-ISO 9001:2008 para la distribuidora de
productos Mariae Distribuciones, Bucaramanga, 2010, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad
Industrial de Santander.
12

Christie Giovanna Castellanos Garca, Diseo e implementacin del sistema de gestin de calidad bajo la
NTC-ISO 9001, versin 2000 en Nikolina LTDA, Bucaramanga, 2009, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial),
Universidad Industrial de Santander.

55

OFFISPORT13
Gestin
calidad

de

la Gestin comercial

Gerencia
E.
REFRIGERACIO
N LTDA.14

Gestin
calidad

administrativa
Gestin contable y
financiera

Comercializacin
de Servicio
mantenimiento
Montaje
Compras

Recursos
humanos
de Gestin financiera
y contable

Segn consta en la tabla 5, las MiPymes del sector comercial seleccionadas

incluyen dentro de sus procesos estratgicos un proceso de direccin y otro de
gestin de la calidad, por otra parte, los principales procesos clave son la gestin
comercial y la gestin de compras; y los procesos de gestin de recursos
humanos y gestin contable se encuentran en la categora de procesos de apoyo
de la mayora de MiPymes comerciales.
En la tabla 6 se encuentran las MiPymes pertenecientes al sector de servicios

Tabla 6. MiPymes sector servicios

EMPRESA

CONSTRUCCION
ES Y
TERMINADOS
LTDA15

P
ESTRATGIC
OS
Gestin
gerencial

P OPERATIVOS

P APOYO

Gestin comercial y Gestin humana

contratacin
Gestin tcnica
Gestin
de
suministros

13

Alba Lilian Sarmiento Rodrguez, Diseo, documentacin e implementacin del sistema de gestin de
calidad para la empresa Offisport basado en la norma NTC-ISO 9001:2000, Bucaramanga, 2008, Trabajo de
grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.
14

Paola Marcela Rangel Jurado, Documentacin, implementacin y evaluacin del sistema de gestin de la
calidad basado en la norma NTC-ISO 9001:2008 en E.Refrigeracin LTDA, Bucaramanga, 2010, Trabajo de
grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.
15

Ricardo Pinzn Cepeda, Diseo, documentacin e implementacin del sistema de gestin de calidad para
Construcciones y Terminados LTDA basado en la norma NTC-ISO 9001:2008, Bucaramanga, 2010, Trabajo
de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.

56

COOPERATIVA
DE VIGILANTES
COOVISUR CTA16

PRESTEGAS
LTDA17

Gestin
Gestin comercial
gerencial
y
administrativa
Vigilancia privada

Gestin
gerencial
Gestin
comercial
Gestin
sistemas

Planeacin
servicio
Servicio tcnico

Gestin
humano

talento

Gestin de calidad
Gestin
de
compras
del Talento Humano

de

Compras
Mantenimiento
Contabilidad

VALCO
CONSTRUCTORE
SY
CONSULTORES
LTDA.18

Gestin
gerencial
Gestin
calidad

INNOVACIONES
URBANAS DE

Gestin
gerencial

Contratacin

Gestin
administrativa
de Planeacin y control Gestin
de proyectos
compras
Ejecucin
de
proyectos
Venta de inmuebles

Compras
infraestructura

de

16

Leidy Johanna Lpez Muoz, Diseo, documentacin, implementacin y evaluacin de un sistema de

gestin de calidad en la cooperativa de vigilantes independientes del sur Coovisur Cta basado en la norma
NTC-ISO 9001:2008, Bucaramanga, 2010, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de
Santander.
17

Mayerly Smith Llanes Torra y Maryzabel Uribe Paez, Diseo, documentacin e implementacin de un
sistema de gestin de la calidad fundamentada en la norma NTC-ISO 9001:2000 para la empresa Prestegas
Ltda de la ciudad de Bucaramanga, 2009, Trabajo de grado (Gestin Empresarial), Universidad Industrial de
Santander.
18

Oscar Giovanni Nio Muoz, Diseo, documentacin e implementacin del sistema de gestin de calidad
para la empresa Valco Constructores y Consultores LTDA, basado en los lineamientos de la norma NTC-ISO
9001:2000, Bucaramanga, 2007, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.

57

SANTANDER
LTDA19

Mejora continua Arriendo

inmuebles

de Gestin
recursos

de

Segn la muestra escogida de las MiPymes Santandereanas del sector de

servicios, la gestin gerencial es un proceso basado en planeacin estratgica
cuya finalidad es determinar directrices de orientacin a la organizacin; el
proceso de realizacin del servicio y la gestin comercial, son los procesos
operativos encargados directamente de la gestin del servicio brindado al cliente;
respecto a los procesos de apoyo las empresas de servicio coinciden en que la
gestin de recursos humanos y la gestin de compras son procesos contribuyen al
adecuado desarrollo y gestin de los procesos de la direccin y de la realizacin
del servicio.

3.3. Caracterizacin de procesos empresas estudiadas

Las caracterizaciones de los procesos se hicieron siguiendo la metodologa del

ciclo de mejoramiento continuo y el enfoque basado en procesos sugerido por ISO
9001. Estas caracterizaciones tienen como objetivo describir el proceso y facilitar
su comprensin.
Para concluir la bsqueda realizada sobre los procesos de negocios de las
MiPymes Santandereanas se escogi una empresa representativa para cada
sector y as extraer sus mapas de procesos y caracterizaciones de la
documentacin de su SGC. La empresa que representa cada sector tiene
definidos sus procesos de negocios de manera que se puedan extender a
cualquier empresa que pertenezca al mismo. En las siguientes secciones se
describen los mapas de procesos de las empresas: Industrias Falcon Ltda,
Autopartes Castelmotors & Cia Ltda y Valco Constructores y Consultores Ltda; Las
caracterizaciones de cada proceso para cada una de las MiPymes se encuentran
en el Anexo 1.

19

Julin Alfonso Pealoza Monsalve, Diseo, documentacin e implementacin del sistema de gestin de
calidad segn la norma NTC-ISO 9001:2000, para la inmobiliaria Innovaciones Urbanas de Santander LTDA,
Bucaramanga, 2009, Trabajo de grado (Ingeniera Industrial), Universidad Industrial de Santander.

58

3.3.1. Sector Industrial

La empresa seleccionada para representar al sector industrial es Industrias Falcon
Ltda., se dedica a la fabricacin y comercializacin de todo tipo de productos
propios de la industria metalmecnica, tales como: equipos de transporte,
estructuras metlicas, tolvas, mquinas compostadoras de gallinaza, ensacadoras,
mquinas para fabricar bandejas para huevos y en general cualquier tipo de
maquinaria industrial.
En la grfica 13 se muestra el mapa de procesos de negocios de Falcon Ltda. y la
interaccin entre ellos.

Grfica 13. Mapa de procesos Industrias Falcon

Fuente: SGC de la empresa Industrias Falcon Ltda

59

Los procesos de negocio de Industrias Falcon Ltda. son:

Gestin gerencial: dirige la organizacin basado en los lineamientos
estratgicos, gestiona adecuadamente los recursos a los procesos y revisa
el SGC asegurando la adecuacin, eficacia y mejora.
Proceso metalmecnico: fabrica equipos de transporte, productos metlicos
y todo tipo de maquinaria agrcola, industrial y pecuaria.
Gestin comercial: concreta negocios exitosos y adecuados a los objetivos
de la organizacin y a los requisitos del cliente.
Gestin de compras: realizan todas las compras de la empresa que afecten
al producto cumpliendo con los requisitos especificados, por otra parte;
identifica, almacena y protege los productos utilizados en la produccin.
Gestin recurso humano: asegura el personal competente para cada uno
de los procesos de la empresa necesarios para el cumplimiento de la
calidad en el producto.
Gestin financiera: Planea, organiza y controla el uso de los recursos de la
organizacin.
Calidad e infraestructura: velar por el mantenimiento del SGC y la
implementacin de acciones basadas en el anlisis de resultados de los
procesos de la organizacin que conduzcan al mejoramiento continuo

3.3.2. Sector Comercial

El sector comercial est representado por la empresa Autopartes Castelmotors &
Cia Ltda, se encuentra constituida como sociedad limitada de 5 socios, es una
empresa dedicada a la importacin, distribucin y venta al por mayor de productos
automotores.
La grfica 14 se muestra el mapa de procesos de la empresa Autopartes
Castelmotors.
60

Grfica 14. Mapa de procesos Castelmotors

Fuente: SGC de la empresa Autopartes Castelmotors & Cia Ltda

La descripcin de los procesos es la siguiente:

Planificacin: actividades relacionadas con el direccionamiento de la
empresa, definicin de poltica y objetivos de calidad, misin y visin de la
empresa.
Gestin de la calidad y mejoramiento: actividades relacionadas con el
control y mejoramiento del SGC.
Gestin de ventas: Actividades relacionadas con la identificacin y
establecimiento de los requisitos del cliente.
Alistamiento: Actividades interrelacionadas que tienen como destino el
correcto alistamiento de los pedidos con relacin a los requisitos del cliente.
Facturacin y Despacho: Actividades interrelacionadas para la correcta
facturacin, empaque y despacho de los pedidos a sus respectivos cliente.
Gestin de compras: Actividades interrelacionadas que buscan asegurar el
adecuado suministro de repuestos para comercializacin y materiales para
la utilizacin de la empresa, contando con proveedores eficientes.
61

Gestin de recursos: Actividades interrelacionadas que buscan mantener el

personal idneo en la organizacin, as como el cubrimiento de los
requisitos del SGC y la infraestructura de la empresa.
Gestin Contable: Actividades que buscan garantizar el control adecuado
de la contabilidad de la empresa.

3.3.3. Sector de servicios

La empresa Valco Constructores y Consultores Ltda, tiene como objeto social la
construccin, diseo y consultora de toda clase de obras civiles y representa al
sector de servicios con el mapa de procesos de la grfica 15.

Grfica 15. Mapa de procesos Valco Constructores y Consultores Ltda.

Fuente: SGC de la empresa Valco Constructores y Consultores Ltda

Los procesos son descritos a continuacin:

Gestin gerencial: Establece las directrices organizacionales requeridas
asignando los recursos necesarios y definiendo la planeacin, revisin y
mejoramiento del SGC.
Gestin de calidad: Asegura que se establece, implementa, mantiene y
mejora continuamente la eficacia del SGC basado en los requisitos de la
norma ISO 9001: 2000.
62

Contratacin: Busca y materializa las oportunidades de participacin en los

procesos de contratacin de forma competitiva y asegura que los requisitos
del cliente estn claramente establecidos y la organizacin en capacidad de
cumplir con ellos.
Planeacin y Control de proyectos: Planifica, controla y hace seguimiento
de las actividades planificadas de acuerdo a los requisitos legales y
reglamentarios exigidos por el cliente hasta la entrega final del proyecto.
Ejecucin de proyectos: Ejecuta y entrega proyectos que cumplan las
especificaciones y requisitos exigidos por el cliente, logrando su
satisfaccin.
Gestin Administrativa: Brinda soporte a los procesos del SGC, administra y
asigna recursos fsicos y humanos para el desarrollo normal de las
actividades, mantiene la competencia del personal para garantizar la
calidad de la prestacin del servicio.
Gestin de compras: Evala y realiza las compras de materiales,
maquinaria, equipo y servicios que cumplan las especificaciones solicitadas
y que se ajusten a las necesidades del cliente.

3.4. Caracterizacin de Procesos Propuesta

De las empresas estudiadas se hacen las respectivas adaptaciones para llegar a
una generalizacin por sector de los procesos de negocio representativos de las
MiPymes de Santander. En el Anexo 1 - b. Caracterizacin de procesos
propuesta, se encuentra el mapa de procesos y la caracterizacin de cada
proceso para cada sector (comercial, industrial y servicios). Los campos del
formato final de la caracterizacin de procesos se describen a continuacin.
Formato final
Cdigo: Identificador primario del documento.
Versin: Versin del documento de la caracterizacin del proceso
Fecha: Fecha de revisin del documento de caracterizacin del proceso
Proceso: Nombre que identifica al proceso
Objetivo : En esta casilla se establece con claridad y precisin el propsito
del proceso.
Responsable: cargo que tiene como responsabilidad el coordinar, gerenciar
u orientar el proceso y responde por la efectividad de su resultado.
63

Proveedor: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o

servicio, que se menciona en la columna de "Entradas"
Entradas: Producto, servicio, informacin, directriz u objeto de
transformacin necesaria para el inicio del proceso. Los Insumos (equipos,
papel, etc.) y la normatividad no se consideran entradas. Solo se
consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al
proceso analizado.
Actividades: Describe de manera secuencial las actividades que se
desarrollan en el proceso.
Salidas: Producto, servicio, informacin, directriz, etc.; que es generado
como resultado de la ejecucin de los subproceso o etapas del proceso.
Solo se consideraran salidas aquellas en las que el cliente sea externo al
proceso analizado.
Clientes: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que
se menciona en la columna de "Salidas".
Documentos: Son los documentos, procedimientos, normas, manuales o
instructivos que apoyan la ejecucin de las actividades del proceso.
Recursos: Describe los diferentes recursos utilizados por el proceso
Participantes: Personal que acta en el desarrollo del proceso
Indicadores: Indicadores de medicin y seguimiento de desempeo del
proceso para la gestin y mejora.
Requisitos: necesidad o expectativa establecida para la prestacin de un
servicio o la gestin de un proceso, en el servicio pblico generalmente se
refiere a disposiciones de carcter normativo.
Registros: Nombre las evidencias (formatos diligenciados, registros,
bitcoras, etc.) que demuestran la ejecucin de la actividad.

Tabla 7. Formato Caracterizacin Procesos propuesto

Cdigo:
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

RESPONSABLE

64

Versin:
Fecha

PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

65

4. Estudio de Adempiere

Una vez finalizada la investigacin en la fase anterior, cuyo objetivo era

caracterizar los procesos de negocio de las MiPymes Santandereanas para
conocer su funcionamiento, el paso a seguir es realizar un estudio exhaustivo de
Adempiere, se pretende proporcionar el anlisis desde una perspectiva tanto
tcnica como funcional y as obtener los elementos necesarios para lograr una
correcta implantacin de la herramienta y su posterior puesta en marcha.
El estudio y anlisis de la aplicacin se divide en la gua tcnica y la gua
funcional, las cuales van dirigidas tanto al usuario final como al administrador de
sistema, e influyen directamente en la productividad de la empresa que adopte
Adempiere, pues si un futuro usuario tiene un claro conocimiento acerca de la
herramienta tecnolgica que va a operar obtiene el aprovechamiento total de las
funcionalidades que ofrece esta aplicacin.
ADempiere es un proyecto guiado por la comunidad la cual desarrolla y soporta
una solucin de cdigo abierto, todos sus miembros tienen el derecho de emitir su
opinin y de hecho es algo que se promueve activamente, razn por la cual existe
en la Web un sinnmero de guas, manuales, foros, etc. Hecho que se convierte
en un arma de doble filo ya que no existe un estndar con respecto a toda la
informacin contenida en estos documentos, es decir, no se puede asumir con
certeza su validez.
La tarea clave de esta fase consiste en la seleccin de la informacin recopilada
para finalmente clasificarla y organizarla en los manuales de arquitectura,
instalacin y diccionario de la aplicacin, pertenecientes a la gua tcnica; y los
manuales de procesos y de usuario, que hacen parte de la gua funcional.

4.1. Gua Tcnica

La estructura propuesta para la elaboracin de la gua tcnica de Adempiere
consta del manual de arquitectura, el manual de instalacin y el manual del
diccionario de la aplicacin.

66

4.1.1. Manual de arquitectura

El manual de arquitectura (Ver anexo 2) inicialmente hace referencia a las
tecnologas utilizadas y cmo stas interactan entre s durante el proceso de
implantacin del sistema, as como tambin se describen los requerimientos
mnimos que se deben tener tanto de hardware como de software para que el
sistema se pueda instalar y ejecutar correctamente; finalmente se hace una
relacin entre las diferentes ventanas que conforman la interfaz grfica de la
aplicacin y las tablas de la base de datos, sta con el fin de ofrecer al futuro
administrador del sistema una vista global que refleje el flujo de datos desde la
parte externa (interfaz de usuario) de la aplicacin hacia la parta interna (base de
datos), y viceversa.
El formato que se utiliz para la representacin de la relacin entre la base de
datos y la interfaz grfica de usuario de Adempiere es el que se muestra en la
tabla 8, el nombre de cada tem que pertenece al men de la interfaz grfica de
usuario hace parte de la columna Men; el men de Adempiere est organizado
en once entidades acumuladas, las que a su vez contienen otros tems de men,
como se muestra en la grfica 16.
En la columna tipo se ingresa la categora a la cual pertenece cada tem del
men; en Adempiere se tienen seis categoras:
Flujo de trabajo: define un proceso secuencial, paso a paso, para lograr una
meta.
Proceso: realiza tareas o trabajos que podran hacerse desde el manejador
de la base de datos.
Reporte: genera informes, los cuales pueden ser modificados, exportados o
impresos de una manera sencilla.
Tarea: Realiza una llamada al sistema operativo.
Ventana: define una ventana normal de Adempiere, es usada para
administrar registros, ingresar registros, o ver las transacciones de la
organizacin, por ejemplo rdenes de compra, rdenes de venta.
Forma: Es una ventana que proporciona funcionalidades extras, a
diferencia de una ventana normal, sta no se asocia a ninguna tabla en la
base de datos, por lo tanto no puede administrar o ingresar registros
67

En la grfica 17 se muestran los diferentes conos utilizados en Adempiere para

los tems de men; para los tipos ventana y forma se utiliza un mismo cono, al
igual que los tipos de proceso y tarea.
La columna tabla (ver tabla 8) hace referencia al nombre de la tabla en la base
de datos que se relaciona con el respectivo tem de men.

Grfica 16. tem de men

68

Grfica 17. conos de tem de men

Tabla 8. Formato relacin BD e interfaz grfica

Men
2.1 Tipo de
entidad

Tipo
Ventana
Ventana

2.2
Elemento
Ventana
2.3 Tabla y
columna

69

Tablas
AD_EntityType
AD_Modification
AD_Element
AD_Element_Trl
AD_Column
AD_Table
AD_Table_Trl
AD_Column
AD_Column_Trl
AD_Table_ScriptVal
idator

2.4 Grupo
de Campos

Ventana

AD_FieldGroup
AD_FieldGroup_Trl

4.1.2. Manual de instalacin

El manual de instalacin (Ver anexo 3) es un documento de suma importancia en
el desarrollo del presente proyecto puesto que proporciona el punto de partida
para realizar todas las pruebas necesarias con respecto al uso de la aplicacin;
cuando se lleva a cabo una correcta instalacin no es necesario invertir tiempo en
corregir errores tcnicos que se pueden presentar cuando el sistema se
encuentre en marcha, causados por un mal proceso de instalacin.
El manual est diseado de tal forma que proporcione una gua completa de cada
una de las actividades que son necesarias en el proceso, mediante descripciones
y grficas que ilustran de una manera sencilla todos los pasos de la instalacin de
la herramienta Adempiere. Se definen tres secciones principales para conformar la
gua; instalacin de Adempiere, procedimiento de instalacin de parches y la
colombianizacin de la herramienta.
La primera parte describe los pasos necesarios para instalar la aplicacin cliente y
la base de datos; configurar el servidor de la aplicacin; e ingresar por primera vez
al sistema. Hasta este punto se logra la instalacin bsica que contiene la mayora
de las funcionalidades que ofrece Adempiere, sin embargo, la comunidad libre que
desarrolla y soporta el proyecto ha realizado algunas mejoras en el cdigo,
llamadas comnmente parches, para optimizar el funcionamiento del software; el
proceso de instalacin de los parches se especifica en la segunda parte de la
gua.
Por ltimo, en la tercera parte se incluyen las etapas para realizar la
colombianizacin de Adempiere, es decir, adaptarla a los aspectos legales,
tributarios y contables de Colombia, as mismo, se detalla el proceso para obtener
la geografa, el lenguaje y el calendario propios del pas dentro del sistema.

70

4.1.3. Manual del Diccionario de la aplicacin

En ADempiere es posible obtener informacin tcnica sin necesidad de realizar
procesos complejos y prolongados gracias a que utiliza un concepto ms
avanzado de Diccionario de Datos Central llamado Repositorio de Informacin que
permite la administracin de entidades, reglas de validacin, as como tambin el
formato de pantalla y la lgica de despliegue dentro de la misma aplicacin.
El diccionario de datos es un listado organizado de todos los datos que pertenecen
a un sistema. Su objetivo es dar precisin sobre los datos que se manejan en un
sistema, evitando as malas interpretaciones o ambigedades. En l se encuentra
la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos de todo el
sistema, guardando los detalles y descripcin de todos estos elementos; por otra
parte, identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se
necesita el acceso inmediato a la informacin. Los elementos ms importantes son
flujos de datos, almacenes de datos y procesos.
En la grfica 18 se muestra la ruta para ingresar al men del Diccionario de la
aplicacin, el cual proporciona el acceso al diccionario de datos de Adempiere.

Grfica 18. Acceso al Diccionario de la aplicacin

En el manual del Diccionario de la aplicacin (Ver anexo 4) se explica el proceso
para acceder al Repositorio de la informacin desde la interfaz grfica de
Adempiere, de una forma amigable y sencilla. El manual del Diccionario de la
71

aplicacin est orientado al administrador del sistema para proporcionarle una

comprensin ms amplia de la arquitectura de Adempiere.
El documento consta en primera instancia de una breve introduccin acerca de la
distribucin del diccionario de datos de Adempiere, seguido, se describen cada
uno de los grupos de elementos grficos y de datos del sistema y cmo acceder a
su informacin dentro de la aplicacin.

4.2. Gua Funcional

Adempiere es una herramienta que ofrece la posibilidad de una completa
planificacin de los recursos empresariales, la administracin de la relacin con
los clientes y la gestin de todos los sectores pertenecientes a la cadena de
suministro. La gua funcional se compone de un manual de procesos y un manual
de usuario, cuyo contenido son las especificaciones funcionales de la herramienta
y estn dirigidas a nivel administrador del sistema y a nivel usuario final de la
aplicacin.

4.2.1. Manual de procesos

Adempiere entiende que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a
partir de sus procesos, por ello su funcionalidad se divide en los siguientes
procesos de negocio:
Relacin con terceros: Los terceros se refieren a las entidades con las
cuales se realizan transacciones en la organizacin. Hay tres tipos de
terceros, estn: los clientes, los empleados y los proveedores.
Ventas (Cotizacin a factura): Gestin de todos los subprocesos que se
involucran en el proceso de ventas, stos se llevan a cabo para ir desde la
cotizacin de los productos hasta el recaudo del dinero. Entre los cuales
estn: la generacin de rdenes de pedido, los despachos, las facturas, los
recibos de productos.

72

Compras (Requisicin a factura): Gestin de todos los subprocesos que se

involucran en el proceso de compras, stos se llevan a cabo para ir desde
la requisicin de los productos hasta el pago a los proveedores. Entre los
cuales estn: la requisicin, la generacin de la orden de compra, la
recepcin del material, la facturacin y los pagos a proveedores.
Gestin de materiales: Se encarga de todas las actividades referentes a la
cadena de suministro incluyendo recepcin de materiales de proveedor,
despachos de productos a clientes, inventario fsico, movimientos de
inventario, produccin, balances de stock.
Anlisis de desempeo: Esta funcionalidad permite la generacin de
reportes inteligentes mediante el anlisis de resultados, que orientan al
empresario en la toma de decisiones; cubre el costeo y las dimensiones
contables de la aplicacin; adems es posible generar nuevos reportes o
modificar los existentes para obtener la informacin detallada que sea
necesaria.
Este manual contiene diagramas de flujo para cada proceso de negocio de
Adempiere y la relacin de los subprocesos, diagramas que emplean smbolos
grficos para representar los pasos o etapas de cada proceso de Adempiere, los
cuales estn elaborados de acuerdo a la siguiente simbologa:

Tabla 9. Simbologa de los diagramas

Smbolo

Nombre
Operacin

Uso
Representa la realizacin
de una operacin o
actividad relativas a un
procedimiento. Indica una
accin
o
instruccin
general que debe realizar
el computador (cambios
de valores de variables,
asignaciones,
operaciones aritmticas,

73

Llamada a subrutina

Documento

Decisin o alternativa

Base de datos

etc)
Indica la llamada a una
subrutina o procedimiento
determinado.
Representa cualquier tipo
de documento que entra,
se utilice, se genere o
salga del procedimiento
Indica un punto dentro del
flujo en que son posibles
varios
caminos
alternativos
Base
de
datos
de
administracin
de
configuracin

El manual de procesos se puede ver en el anexo 5.

4.2.2. Manual de usuario

El manual de usuario tiene como objetivo brindar al usuario las instrucciones
necesarias para que un usuario manipule el sistema y de solucin a los problemas
que puedan suceder en la operacin; El manual de usuario de Adempiere est
contenido en el anexo 6, est compuesto inicialmente por una tabla con la
descripcin del men de la aplicacin, en ella se encuentra el nombre del men, el
acceso rpido, el cono y una breve descripcin de cada uno, como se ve en el
ejemplo de la grfica 19.

74

Grfica 19 Descripcin men de la aplicacin

La segunda parte del manual de usuario explica para cada tem del men de
procesos de Adempiere las funciones y los procedimientos para realizar cualquier
tipo de transaccin. A continuacin vemos un ejemplo de una seccin del manual
de usuario que explica la asignacin reglas de pago en las compras a
proveedores, acompaada de la respectiva grfica que muestra la ventana del
proceso que se est realizando.
El grfico 16 muestra la pestaa Proveedor. Desde esta pestaa se indican los
trminos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.
Debe seleccionarse la opcin Proveedor y seleccionar reglas y trminos de pago
para este proveedor.

75

Grfico 1. Pestaa Proveedor

Fuente: Manual de usuario

En general, el manual de usuario fue diseado para ser entendido por cualquier
usuario principiante, como as tambin serles til a usuarios avanzados, est
compuesto por un total de 213 grficos, lo cual lo hace tambin muy amigable al
usuario.
En el anexo 6 se puede ver el contenido de este manual.

76

5. Metodologa de Implantacin

La implantacin de un ERP es un proceso muy complejo, por ello es indispensable

proponer un conjunto de procedimientos estndar para gestionar y controlar su
desarrollo, conocidos como metodologa implantacin, la cual acta como gua
sobre las tareas a realizar y su secuencia de ejecucin, adems contribuye a
maximizar los tiempos, la eficiencia y la calidad del proceso de implantacin.
La metodologa de implantacin consiste en la descomposicin del trabajo en
fases, compuestas a su vez de actividades o tareas; las etapas definidas para la
metodologa de implantacin de la herramienta Adempiere se muestra en la
grfica 20; esta propuesta es el resultado de una investigacin de las
metodologas ERP existentes tales como ASAP, Metodologa experta,
metodologa de estrategias (ver seccin 3.3.2), de la recopilacin de
conocimientos de Adempiere y de un anlisis y conclusin propia.
Se hizo necesario el diseo de una metodologa que involucrara el estudio
previamente realizado del ERP Adempiere y el funcionamiento de las MiPymes
Santandereanas,ya que dichos aspectos se convierten en las caractersticas
especificas de esta metodologa que la hacen apropiada para llevar a cabo el
proceso de implantacin de Adempiere en las MiPymes Santandereanas. La
metodologa inicialmente propuesta, se ajust una vez se realiz el ejemplo de la
prueba piloto para la implantacin en Interservices Ltda, quedando as lista para
implementarla en una futuro proyecto de implantacin de la herramienta.

77

Planificacin del
proyecto

Diagnstico

Realizacin

Configuraciones
Finales

Arranque
productivo

Planeacin inicial y preparacin para el proyecto, definicin de las

personas que sern participes del equipo de implantacin

Creacin del diagnstico del funcionamiento de la organizacin, el cual

permite el anlisis de requerimientos de negocio y como stos sern
ejecutados en el Sistema

Instalacin y configuracin de los procesos y requerimientos de negocio

en el sistema con base en el diagnstico.

Realizar la preparacin (pruebas, entrenamiento a usuarios,

administracin del sistema ) para estar finalmente listos para el arranque
en productivo.

Desarrollo del plan de arranque en productivo de Adempiere ejecutando

las actividades que sean necesarias

Grfica 20. Metodologa de implantacin

Las actividades que hacen parte de cada fase se representan en la grfica 21, con
el fin de proporcionar una visualizacin global de la estructura de las tareas a
realizar para llevar a cabo el proyecto de implantacin de Adempiere.

78

Grfica 21. Actividades de la metodologa

79

En la tabla 10 se describen los productos entregables de cada una de las fases

propuestas en esta metodologa de implantacin de la herramienta Adempiere.

Tabla 10. Productos entregables de la metodologa de implantacin

Fase
Planificacin del
proyecto

Diagnstico

Productos Entregables
Especificacin de integrantes del equipo: Documento
que contiene la lista de los participantes internos y
externos que hacen parte del equipo del proyecto de
implantacin, utilizando para especificarlos la plantilla
para integrantes del equipo del proyecto descrita en la
seccin 6.1.1.2. (Tabla 11)
Cronograma de actividades: Cronograma de las
actividades del proyecto de implantacin, donde se
especifican las actividades a realizar, su fecha de inicio y
de fin. (Ver seccin 6.1.2.1)
Planeacin y control de comunicacin: Documento
donde se especifican las reuniones de comunicacin
entre los interesados, para especificarlas se utiliza la
plantilla para el control de reuniones descrita en la
seccin 6.1.3.1. (Tabla 12)
Especificacin de costos: Contiene los costos por cada
actividad del proyecto de implantacin. La plantilla para
especificarlos se describe en la seccin 6.1.4.
Organigrama de la empresa
Procesos de negocio de la organizacin y su respectiva
documentacin
Mapa de procesos de la organizacin
Especificacin de requerimientos: documento que
incluye los casos de uso de la herramienta, los
requerimientos funcionales y los no funcionales. Las
plantillas para su definicin se describen en la seccin
6.2.4.
Informe de cobertura de requerimientos: documento que
contiene la plantilla diligenciada de la seccin 6.2.5.
Acta aprobada de especificacin de requerimientos:
80

Realizacin

Configuraciones
finales

Arranque productivo

documento final para los requerimientos del sistema

descrito en la seccin 6.2.6.
Adaptaciones al sistema de acuerdo a las necesidades
de la organizacin y su respectiva documentacin.
Roles del sistema y asignacin de permisos a los roles
del sistema. La plantilla para la especificacin de roles
se describe en la seccin 6.3.2 (Tabla 20)
Programas de conversin de datos del sistema
Estrategia de respaldo de datos del sistema
Infraestructura de red del sistema
Versin inicial aprobada del sistema instalado y
configurado
Control de capacitacin a usuarios tcnicos y finales, la
plantilla se describe en la seccin 6.4.1 (Tablas 21 y 22)
Certificaciones de capacitacin, seccin 6.4.1 (Tabla 23)
Certificacin de instalacin de Adempiere en la empresa,
seccin 6.4.2 (Tabla 24)
Roles del sistema configurados: Informe donde se
especifique las cuentas de usuario que se crearon y los
roles del sistema asignados a dichos usuarios.
Datos cargados al sistema
Plantilla certificacin de pruebas funcionales y tcnicas
ejecutadas, seccin 6.4.5 (Tabla 25)
Adempiere en pleno funcionamiento
Disponibilidad de la gua funcional de Adempiere para
los usuarios

5.1. Planificacin del proyecto

5.1.1. Definicin del grupo del proyecto
5.1.1.1.

Identificar los integrantes del equipo del proyecto

Objetivos
Definir los integrantes que participan activamente en el proyecto de
implantacin
81

Descripcin
Las personas cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente
por la ejecucin o terminacin del proyecto se denominan participantes, a su vez
se clasifican en externos e internos. Los participantes internos son personas que
laboran dentro de la organizacin sobre la cual se va a desarrollar el proyecto y los
externos son actores que se relacionan indirectamente con la empresa.
Los siguientes participantes internos son los propuestos en esta metodologa para
hacer parte del equipo de implantacin y representar los intereses de la
organizacin durante el desarrollo del proyecto.
Equipo ejecutivo de la empresa: son los encargados de aprobar los
contratos, tienen la potestad de decidir en las cuestiones estratgicas del
proyecto ya que pertenecen al comit de direccin
Supervisor del proyecto: se encarga de controlar el desarrollo de los
procesos del proyecto, preferiblemente alguien designado por el equipo
ejecutivo para que cuente con su apoyo y tener el compromiso de dicho
equipo.
Representantes de cada unidad de negocio: representan las diferentes
reas incluidas en el proyecto. Debern ser personas lderes, con un
conocimiento amplio del rea que representen y que puedan servir de
referencia al resto de personal de sus departamentos. Estas personas
aportarn la informacin especfica sobre los procesos de negocio de sus
reas, transmitiendo sus conocimientos a los consultores. Sern los
responsables de la aceptacin y validacin de todas las funcionalidades
implantadas.
Y para el caso de los participantes externos se encuentran:
Los consultores del proyecto de implantacin: son los encargados de
recoger informacin sobre los procesos de negocio y de documentarlos,
asegurar que la solucin planteada cumple con el alcance del proyecto, son
los responsables de realizar tareas de formacin a los usuarios, as mismo,
instalan y configuran todos los procesos de negocio en el sistema final para
llevarlo a la produccin.

82

Productos entregables
Participantes internos: Equipo ejecutivo de la empresa, supervisor del proyecto y
representantes de cada unidad de negocio.
Participantes externos: Consultores.
Tcnicas recomendadas
Plantilla para especificar los integrantes del equipo del proyecto (Ver tabla 11).

5.1.1.2.

Estructurar roles y responsabilidades

Objetivos
Asignar roles a los integrantes del equipo del proyecto
Definir responsabilidades de acuerdo a cada rol

Descripcin
Para que los integrantes del equipo identifiquen cul es su posicin dentro del
proyecto de implantacin, la asignacin de roles es indispensable. En esta
actividad se asignan roles para cada uno de los participantes seleccionados en la
seccin anterior, con el fin de delimitar las responsabilidades en las tareas a
ejecutar. Cada rol define un subgrupo de implantacin, y dependiendo de la
cantidad de integrantes que conforman el equipo, un participante podr pertenecer
a ms de un subgrupo. Los roles que se proponen en esta metodologa son:
Administracin del proyecto
Procesos de negocio
Administracin del cambio organizacional
Infraestructura
Manejo de datos e integracin
Cada subgrupo tendr un lder que gestione las tareas y actividades durante el
desarrollo del proyecto de implantacin. En la grfica 22 se muestra la estructura
organizacional del proyecto y las funciones que cada rol tendr a su cargo.

83

Equipo de implantacin

Lder de
procesos de
negocios

Lder del cambio

organizacional

Equipo de ejecucin de negocios

Equipo de ejecucin del cambio

Definicin de estructura
organizacional
Definicin de procesos
Definicin de mapa de
procesos
Especificacin de
requerimientos

Entrenamiento a usuarios
finales
Plan de comunicaciones
Gestin del cambio
organizacional
Desarrollo de conocimiento

Lder de
infraestructura

Equipo de ejecucin de
infraestructura

Desarrollo de adaptaciones
Desarrollo de programas de
conversin de datos

Lder de manejo
de datos e
integracin

Administrador

Equipo de ejecucin de datos

Administracin del proyecto

Estrategia de respaldo de
datos
Definicin de roles y
autorizacin de acceso al
sistema

Infraestructura de red

Administracin de la
comunicacin
Administracin del tiempo
Gestin del proyecto

Carga de datos
Instalacin y configuracin

Gestin de costos
Pruebas

Administracin del sistema

Migracin de datos

Grfica 22. Roles del proyecto

84

Productos entregables
Asignacin de roles a los integrantes, delimitacin de responsabilidades.

Tcnicas recomendadas
Plantilla para especificar los integrantes del equipo del proyecto (Ver tabla 11,
campo Rol).

Tabla 11. Plantilla integrantes del equipo del proyecto

INT-<id>
Tipo
Descripcin
Rol

<Nombre descriptivo>
<Tipo de participante>
<Descripcin del participante>
<Rol del participante>

El significado de los campos que la componen, es el siguiente:

Identificador: Cdigo nico que identifica a cada integrante. Los
identificadores de los integrantes comienzan con la palabra INT seguido de
un nmero consecutivo.
Nombre descriptivo: Nombre del integrante
Tipo: Asignacin de tipo de participante; puede ser: consultor, supervisor
del proyecto, representante de una unidad de negocio o miembro del
equipo ejecutivo.
Descripcin: Este campo contiene la descripcin de acuerdo al tipo y rol
del participante.
Rol: Definicin del rol del integrante; puede ser: Administracin del
proyecto, procesos de negocio, administracin del cambio organizacional,
infraestructura y manejo de datos e integracin

85

5.1.2. Administracin del tiempo

5.1.2.1.

Elaborar el cronograma de actividades

Objetivos
Revisar las actividades a ejecutar en el proyecto de implantacin
Revisar la secuencia de actividades
Establecer el cronograma de las actividades

Descripcin
Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las
actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el
cronograma del proyecto. La incorporacin de las actividades, duraciones y
recursos a la herramienta de planificacin genera un cronograma con fechas
planificadas para completar las actividades del proyecto. A menudo, el desarrollo
de un cronograma aceptable del proyecto es un proceso iterativo que determina
las fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto y
los hitos. El desarrollo del cronograma puede requerir el repaso y revisin de los
estimados de la duracin y de los recursos para crear un cronograma de proyecto
aprobado que pueda servir como lnea base con respecto a la cual se pueda medir
el avance. La revisin y el mantenimiento de un cronograma realista continan a lo
largo del proyecto conforme el trabajo avanza. (PMI, 2008)
En esta actividad se define un cronograma para las actividades pertenecientes a
las fases de Diagnstico, Realizacin y configuraciones finales, las cuales
conforman el proceso de implantacin de la herramienta Adempiere.

Productos entregables
Cronograma del proyecto de implantacin: El cronograma del proyecto debe
contener, como mnimo, una fecha de inicio y una fecha de finalizacin
programadas para cada actividad.
86

Tcnicas recomendadas
Revisar y analizar las actividades propuestas por la metodologa para las fases de
Diagnstico, Realizacin y Configuraciones finales; en la grfica 23 se muestra la
secuencia recomendada para la ejecucin de las actividades del proyecto de
implantacin. Una vez terminada la revisin elaborar el diagrama que represente
el cronograma de actividades

87

Grfica 23. Cronograma de actividades

88

Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt consiste en una representacin grfica de la extensin de
las actividades del proyecto sobre dos ejes: en el eje vertical se disponen las
tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica
su duracin; la altura carece de significado. La posicin de cada bloque en el
diagrama indica los instantes de inicio y finalizacin de las tareas a que
corresponden. (Daz, 2005)
Para construir un diagrama de Gantt se utiliza el siguiente mtodo:
1. Dibujar los ejes horizontal y vertical.
2. Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical.
3. En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no
tienen predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los
bloques coincida con el instante cero del proyecto (su inicio).
4. A continuacin, se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que
slo dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este
punto hasta haber dibujado todas las tareas. (Daz, 2005)
En la grfica 24 se muestra un ejemplo del diagrama de Gantt para representar el
cronograma de un proyecto.

Grfica 24. Ejemplo diagrama de Gantt

Fuente: Senn (1989)

89

5.1.3. Administracin de la comunicacin

5.1.3.1.

Definir reuniones

Objetivos
Establecer reuniones peridicas para la comunicacin
Descripcin
Se establece un plan de las reuniones entre el equipo de la empresa y los
consultores para rendir informes sobre el avance del proyecto, recopilar
sugerencias y aclarar dudas. Para cada reunin se definen los objetivos que
justifiquen su realizacin.
Se define la frecuencia de las reuniones de comunicacin y se lleva un registro de
cada una mediante la plantilla de control de reuniones.

Productos entregables
Programacin de reuniones, su frecuencia y fecha

Tcnicas recomendadas
Plantilla control de reuniones

Tabla 12. Plantilla Control de reuniones

Versin
Autores
Fecha
<Fecha de la reunin>

Control de reuniones
<no de la versin actual> (<fecha de la versin actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del autor>)

Nombre
Descripcin
<Nombre de la reunin>
<Temas tratados en la
reunin>

90

<Fecha de la reunin>

<Nombre de la reunin>

<Fecha de la reunin>

<Nombre de la reunin>

<Temas tratados
reunin>
<Temas tratados
reunin>

en

la

en

la

La descripcin de los campos que la componen es la siguiente:

Versin: Para poder gestionar distintas versiones, este campo contiene el
nmero y la fecha de la versin actual del documento para el registro de
reuniones
Autores: Este campo contiene el nombre de los autores de la versin
actual del documento para el registro de reuniones
Fecha: Fecha en la cual se realiz la reunin
Nombre: Identificador para la reunin
Descripcin: Temas tratados para cada reunin

5.1.4. Definir costos

Objetivos
Establecer el costo total de proyecto de implantacin

Descripcin
Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimacin
de costos es una prediccin basada en la informacin disponible en un momento
dado. Incluye la identificacin y consideracin de diversas alternativas de costos
para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo ptimo para el proyecto,
deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como
fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de
recursos (PMI, 2008).

91

Segn la gua del PMBOK 20 la estimacin de costos debe refinarse durante el

transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos
se hacen disponibles, es por ello, que en la seccin 6.3.5. se realizarn los ajustes
necesarios a la estimacin de costos realizada en esta actividad, debido a que en
dicha seccin se define la infraestructura fsica del sistema a implantar en la
organizacin.
La exactitud de la estimacin del costo de un proyecto aumenta conforme el
proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Por consiguiente, la estimacin de
costos es un proceso iterativo de fase en fase. Los costos se estiman para todos
los recursos que se asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los
materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones (PMI, 2008).

Productos entregables
Costos del proyecto

Tcnicas recomendadas
Revisin de actividades de la metodologa para determinar los recursos
necesarios para completar cada actividad y estimar los costos.

Tabla 13. Plantilla para la especificacin de costos

Versin
Autores

Actividad

Control de costos
<no de la versin actual> (<fecha de la versin
actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del
autor>)

Recursos
Costos

20

La Gua del PMBOK es un estndar en la Administracin de proyectos desarrollado por el Project

Management Institute (PMI). La misma comprende dos grandes secciones, la primera sobre los procesos y
contextos de un proyecto, la segunda sobre las reas de conocimiento especfico para la gestin de un
proyecto.

92

Definir la estructura
organizacional

Definir los procesos de

negocio

Disear el mapa de
procesos

Definir los
requerimientos

Elaborar el informe de
cobertura de
requerimientos

Validar el diagnstico

Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo

93

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

Definir la infraestructura
del sistema

Desarrollar adaptaciones
del sistema

Definicin de roles y
acceso al sistema

Desarrollar programas
de conversin de datos

Desarrollar estrategia de
respaldo de datos

hora del consultor>

Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas

94

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

Instalar y configurar el
prototipo del sistema

Revisar y aprobar
prototipo

Instalar el sistema en las

instalaciones del cliente

Configurar roles y
acceso al sistema

Carga de datos

Entrenar a usuarios
finales

trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>

95

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

<valor>

Pruebas

Desarrollar el plan para

el arranque productivo

Ejecutar actividades de
arranque productivo

Gasto
<Nombre del gasto>
<Nombre del gasto>

Valor de la hora: <Costo

hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Total de consultores:
<nmero de consultores>
Valor de la hora: <Costo
hora del consultor>
Horas trabajadas:
<Nmero horas
trabajadas>
Costo Total
Actividades
Otros gastos
Descripcin
<Descripcin del gasto>
<Descripcin del gasto>

Costo Total Otros

gastos
Costo Total

96

<valor>

<valor>

<valor>

<valor total actividades>

Costos
<valor>
<valor>

<valor total otros gastos>

<valor total>

La descripcin de los campos que la componen es la siguiente:

Versin: Para poder gestionar distintas versiones, este campo contiene el
nmero y la fecha de la versin actual del documento para el control de
costos.
Autores: Este campo contiene el nombre de los autores de la versin
actual del documento para el control de costos.
Actividad: Nombre descriptivo de la actividad
Recursos: Recursos necesarios para la realizacin de la actividad, se
estiman de acuerdo a la relacin horas/hombre trabajadas.
Total de consultores: Nmero total de consultores que participan en el
desarrollo de cada actividad.
Valor de la hora: Costo de la hora de cada consultor.
Horas trabajadas: Total de horas trabajadas por cada consultor.
Costos: Valor del recurso o gasto.
Costo total actividades: Este campo contiene el costo total de acuerdo a
la estimacin por cada actividad de la metodologa.
Gasto: En este campo se definen otros gastos durante la ejecucin de la
metodologa.
Descripcin: Por cada gasto se explica su objetivo.
Costo total otros gastos: Valor que representa el total de otros gastos
durante la ejecucin de la metodologa.
Costo total: Representa la suma de los costos individuales.

5.1.5. Lanzamiento oficial del proyecto

Objetivos
Hacer una recopilacin de la fase de planificacin y compartirla con los
miembros del proyecto.
Divulgar en la organizacin e iniciar oficialmente el proyecto de
implantacin de Adempiere

97

Descripcin
Una vez concluidas las actividades de planeacin inicial del proyecto de
implantacin se inicia oficialmente el proyecto de implantacin de Adempiere; el
equipo de implantacin est listo para ejecutar las actividades de las siguientes
fases propuestas en esta metodologa.

Productos entregables
No aplica
Tcnicas recomendadas
No aplica

5.2. Diagnstico

5.2.1. Definir la estructura organizacional

Objetivos
Revisar la estructura organizacional de la empresa
Establecer el organigrama de la organizacin

Descripcin
La estructura organizacional permite dividir y coordinar las actividades de la
organizacin y as establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los
miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen
las metas fijadas en la planificacin.
La estructura organizacional est reflejada en el organigrama, sta grfica es la
representacin visual de todas las actividades y procesos en una organizacin, as
mismo, es muy til para comprender como trabaja la compaa pues permite
98

visualizar las diferentes partes de la organizacin, como se relacionan entre s y

como cada posicin y departamento encaja en todo (Daft, 2005), la grfica 25
muestra el ejemplo de un organigrama.

Director

Vicepresidente
de Finanzas

Vicepresidente
de Produccin

Director de
Recursos
Humanos

Jefe de
Contabilidad

Superintendente
de Planta

Especialista en
entrenamiento

Analista de
Presupuestos

Superintendente
de
Mantenimiento

Administrador
de Prestaciones

Grfica 25. Ejemplo de Organigrama

Fuente: (Daft, 2005)

Productos entregables
Organigrama de la empresa.

Tcnicas recomendadas
Revisar los tres componentes clave en la definicin de la estructura organizacional
1. La estructura de la organizacin designa las relaciones formales de mando,
incluso el nmero de niveles jerrquicos y el tramo de control de gerentes y
supervisores.
2. La estructura de la organizacin identifica el agrupamiento de individuos en
departamentos y de stos en la organizacin total

99

3. La estructura de la organizacin incluye el diseo de sistemas para

asegurar la comunicacin, coordinacin e integracin efectiva de los
esfuerzos en todos los departamentos.

5.2.2. Definir los procesos de negocio

Objetivos
Analizar la gestin actual de los procesos de negocio de la organizacin
Establecer los procesos de negocio de la organizacin y sus caractersticas

Descripcin
Para conseguir sus objetivos una empresa organiza sus actividades por medio de
un conjunto de procesos de negocio, los cuales definen tareas relacionadas
lgicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio determinado. El
enfoque de procesos aplicado a la organizacin permite una vista unificada del
negocio, con procesos que involucran a toda la organizacin y no solo a unos
cuantos departamentos o unidades tratados como islas, siendo ste precisamente
el diseo de la herramienta Adempiere.
Cada proceso de negocio se caracteriza por tener uno o ms responsables,
entradas, proveedores, actividades, salidas y clientes (Ver Seccin 4.4), es
indispensable revisar estas caractersticas para cada proceso de negocio, con el
fin de conocer la forma de operar de la empresa y contribuir a la definicin final del
alcance del proyecto de implantacin.

Productos entregables
Procesos de negocio, documentacin de los procesos de negocio.

100

Tcnicas recomendadas
Inicialmente se hace un anlisis del nivel de gestin de procesos que alcanza la
empresa, se definen tres niveles:
Nivel 1: La empresa no tiene definidos procesos de negocio
Nivel 2: La empresa tiene definidos sus procesos de negocio sin alguna
documentacin que permita gestionarlos
Nivel 3: La empresa tiene definidos sus procesos de negocio y los gestiona
adecuadamente.
Si la empresa se encuentra en el nivel 1, es necesario realizar la identificacin y
documentacin de los procesos de negocio en la plantilla para la documentacin
de los procesos (tabla 14), que se describe en la seccin 4.4., tomando como gua
los procesos de negocios que se definen y caracterizan en el anexo 1 b por
cada tipo de empresa, ya sea, comercial, industrial o de servicios. Para el caso de
la empresa que se catalogue en el nivel 2, solamente ser necesario elaborar la
documentacin correspondiente a cada proceso segn la plantilla para la
documentacin de los procesos (tabla 14). Para la empresa de nivel 3 se hace una
revisin y anlisis de su documentacin.

Tabla 14. Plantilla documentacin de Procesos

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Fecha

RESPONSABLE

ENTRADAS

ACTIVIDADES

101

SALIDAS

CLIENTES

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

5.2.3. Disear el mapa de procesos

Objetivos
Analizar la relacin entre los diferentes procesos de la organizacin
Establecer el mapa de procesos de la organizacin

Descripcin
Una vez identificados cada uno de los procesos de la organizacin, se procede al
diseo del mapa de procesos, en el cual se presenta la interaccin de cada uno de
estos. En la grfica 26 se muestra un ejemplo de mapa de procesos.
El mapa de procesos ofrece una visin general del funcionamiento de la
organizacin, en l se representan los procesos que componen la empresa
anteriormente definidos, as como sus relaciones principales, dichas relaciones se
indican mediante flechas y registros que representan los flujos de informacin.

102

Grfica 26. Ejemplo Mapa de procesos

Productos entregables
Mapa de procesos de la organizacin

Tcnicas recomendadas
Catalogar los procesos definidos en la seccin 6.2.2, de acuerdo al enfoque
basado en procesos, pilar fundamental de la norma ISO 9001:2000, que determina
la siguiente clasificacin
Procesos de Direccin o estratgicos: Son los procesos que planifican las
actividades y recursos para la implementacin y mejoramiento continuo del
sistema de gestin de calidad en la organizacin.
Procesos de realizacin del servicio o claves: Son los procesos razn de
ser de la organizacin, son las actividades que aportan valor a los clientes
externos.

103

Procesos de apoyo o soporte: Son aquellos que sirven como apoyo para el
funcionamiento adecuado de uno o ms procesos de la organizacin.
Revisar los mapas de procesos propuestos en el anexo 1 b, para cada tipo de
empresa.

5.2.4. Definir los requerimientos

Objetivos
Establecer los requerimientos funcionales del proyecto de implantacin
Establecer los requerimientos no funcionales del proyecto de implantacin

Descripcin
Un requerimiento puede definirse como un atributo dentro de un sistema, que
puede representar una capacidad, una caracterstica o un factor de calidad del
sistema de tal manera que le sea til a los clientes o usuarios finales.
Una vez se han estudiado los mbitos operacional y organizacional de la empresa
en las actividades anteriores es el momento de preparar y realizar las sesiones de
elicitacin/negociacin con los representantes de cada unidad de negocio
descritos en la seccin 6.1.1.1, con el fin de identificar sus necesidades. Estos
proporcionarn la informacin necesaria para obtener los objetivos que se esperan
alcanzar mediante el proyecto de implantacin de Adempiere y los requerimientos
funcionales y no funcionales del sistema.

Productos entregables
Requerimientos funcionales, requerimientos no funcionales

Tcnicas recomendadas
Brainstorming

104

En las sesiones de elicitacin/negociacin, se recomienda utilizar la tcnica

brainstorming o tormenta de ideas cuyo objetivo es la generacin de ideas en un
ambiente libre de crticas o juicios (Raghavan et al. 1994). Las sesiones de
brainstorming suelen estar formadas por un nmero de cuatro a diez participantes,
uno de los cuales es el jefe de la sesin, encargado ms de comenzar la sesin
que de controlarla. Como tcnica de elicitacin de requerimientos, el brainstorming
puede ayudar a generar una gran variedad de vistas del problema y a formularlo
de diferentes formas, sobre todo al comienzo del proceso de elicitacin, cuando
los requisitos son todava muy difusos.
En el brainstorming se distinguen las siguientes fases (Raghavan et al.1994):
1. Preparacin: la preparacin para una sesin de brainstorming requiere que se
seleccione a los participantes y al jefe de la sesin, citarlos y preparar la sala
donde se llevar a cabo la sesin. Los participantes en una sesin de
brainstorming para elicitacin de requisitos son normalmente clientes, usuarios,
ingenieros de requisitos, desarrolladores y, si es necesario, algn experto en
temas relevantes para el proyecto.
2. Generacin: el jefe abre la sesin exponiendo un enunciado general del
problema a tratar, que hace de semilla para que se vayan generando ideas.
Los participantes aportan libremente nuevas ideas sobre el problema semilla,
bien por un orden establecido por el jefe de la sesin, bien aleatoriamente. El
jefe es siempre el responsable de dar la palabra a un participante. Este
proceso contina hasta que el jefe decide parar, bien porque no se estn
generando suficientes ideas, en cuyo caso la reunin se pospone, bien porque
el nmero de ideas sea suficiente para pasar a la siguiente fase
3. Consolidacin: en esta fase se deben organizar y evaluar las ideas generadas
durante la fase anterior. Se suelen seguir tres pasos:
a) Revisar ideas: se revisan las ideas generadas para clarificarlas. Es
habitual identificar ideas similares, en cuyo caso se unifican en un solo
enunciado.
b) Descartar ideas: aquellas ideas que los participantes consideren
excesivamente avanzadas se descartan.
c) Priorizar ideas: se priorizan las ideas restantes, identificando las
absolutamente esenciales, las que estaran bien pero que no son
esenciales y las que podran ser apropiadas para una prxima versin del
sistema a desarrollar.

105

4. Documentacin: despus de la sesin, el jefe produce la documentacin

oportuna conteniendo las ideas priorizadas y comentarios generados durante la
consolidacin.

Casos de uso
Los casos de uso son una tcnica para la especificacin de requerimientos
funcionales propuesta inicialmente en (Jacobson et al. 1993) y que actualmente
forma parte de la propuesta de UML [Booch et al. 1999]. Un caso de uso es la
descripcin de una secuencia de interacciones entre el sistema y uno o ms
actores en la que se considera al sistema como una caja negra y en la que la que
los actores obtienen resultados observables.
Los casos de uso tienen una representacin grfica en los denominados d
agramas de casos de uso [Booch et al. 1999]. En estos diagramas, los actores se
representan en forma de pequeos monigotes y los casos de uso se representan
por elipses contenidas dentro de un rectngulo que representa al sistema. La
participacin de los actores en los casos de uso se indica por una flecha entre el
actor y el caso de uso que apunta en la direccin en la que fluye la informacin.
Un ejemplo de este tipo de diagramas puede verse en la grfica 27

106

Grfica 27. Diagrama de casos de uso

A partir de las reuniones entre los participantes, utilizando la tcnica del

Brainstorming, se obtiene una lista de casos de uso de la herramienta Adempiere,
los cuales se convierten en requerimientos funcionales.
El significado de los campos comunes de las plantillas de esta seccin es el
siguiente:
Identificador: Cada requisito y caso de uso se debe identificar por un
cdigo nico
con objeto de lograr una rpida identificacin, los
identificadores de los requerimientos no funcionales empiezan con RNF, los
de requerimientos funcionales con REQ y los de casos de uso inician con
CU.
Nombre descriptivo: Nombre asignado a cada requerimiento o caso de
uso. El nombre descriptivo para un caso de uso suele coincidir con el
objetivo que los actores esperan alcanzar al realizarlo.
Versin: Para poder gestionar distintas versiones, este campo contiene el
nmero y la fecha de la versin actual del requerimiento o caso de uso.
107

Autores: Contiene el nombre y la organizacin de los autores de la versin

actual del requerimiento o caso de uso
Fuentes: Nombre y organizacin de las personas que propusieron la
necesidad del caso de uso o requerimiento
Descripcin: Este campo contiene la descripcin de cada caso de uso o
requerimiento

Tabla 15. Plantilla para la especificacin de casos de uso

CU-<id>
Versin
Autores
Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

<Nombre descriptivo>
<no de la versin actual> (<fecha de la versin actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del autor>)

<fuente de la versin actual> (<organizacin de la fuente>)

< participante del caso de uso>

<Descripcin del requisito>

<Proceso de negocio asociado>

Para esta plantilla los campos especficos se describen como sigue:

Participantes: Contiene la lista de los participantes para el caso de uso
Proceso: Proceso de negocio de la organizacin asociado al caso de uso.

Tabla 16. Plantilla para la especificacin de los requerimientos no

funcionales
RNF-<id>
Versin
Autores
Fuentes
Descripcin

<Nombre descriptivo>
<no de la versin actual> (<fecha de la versin actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del autor>)

<fuente de la versin actual> (<organizacin de la fuente>)

<Descripcin del requisito>

108

Tabla 17. Plantilla para la especificacin de requerimientos funcionales

REQ-<id>
Versin
Autores
Fuentes
Descripcin
Casos de uso

<Nombre descriptivo>
<no de la versin actual> (<fecha de la versin actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del autor>)

<fuente de la versin actual> (<organizacin de la fuente>)

<Descripcin del requisito>

CU-x <Caso de uso asociado>

La plantilla para la especificacin de requerimientos funcionales tiene un nico

campo especfico:
Casos de uso: Contiene el identificador y el nombre descriptivo de los
casos de uso que se asocian al requerimiento funcional.

5.2.5. Elaborar informe de cobertura de requerimientos

Objetivos
Confrontar los requerimientos obtenidos con las funcionalidades que ofrece
Adempiere
Definir la cobertura de requerimientos

Descripcin
La actividad anterior especifica los requerimientos funcionales y no funcionales del
proyecto de implantacin, ahora el propsito es generar un informe de cobertura
de requerimientos que identifique cules requerimientos satisface la herramienta
Adempiere y cules no, sta actividad compete a los consultores del proyecto.

109

Productos entregables
Informe de cobertura de requerimientos

Tcnicas recomendadas
Revisar los requerimientos obtenidos en la actividad anterior y confrontarlos con
las funcionalidades que ofrece Adempiere (Ver secciones 3.2.3, 5.2.1 y 5.2.2)

Tabla 18. Plantilla para el informe de cobertura de requerimientos

Informe de cobertura de requerimientos

Versin

<no de la versin actual> (<fecha de la versin

actual>)
Autores
<autor de la versin actual> (<organizacin del
autor>)

Requerimientos Cdigo
Nombre descriptivo
Aplica
Funcionales
REQ-x
<Nombre descriptivo>
/
REQ-x

<Nombre descriptivo>

Requerimientos Cdigo
No Funcionales
RNF-x

Nombre descriptivo

Aplica

<Nombre descriptivo>

RNF-x

<Nombre descriptivo>

110

A continuacin se explican los campos que componen la plantilla de informe de

cobertura de requerimientos:
Versin: Para poder gestionar distintas versiones, este campo contiene el
nmero y la fecha de la versin actual del informe de cobertura de
requerimientos
Autores: Contiene el nombre y la organizacin de los autores de la versin
actual del informe de cobertura de requerimientos
Cdigo: Cdigo del requerimiento, es el mismo identificador que se defini
en la seccin 6.2.4
Nombre descriptivo: Nombre del requerimiento que junto con el cdigo
permite una fcil identificacin, es el mismo que se defini en la seccin
6.2.4
Aplica: Este campo permite especificar si el requerimiento es soportado por
Adempiere o no. Con el smbolo
se llenan los requerimientos que el
sistema si cumple; con
los que no cumple y pueden llevar a posibles
desarrollos para satisfacerlos.

5.2.6. Validar el diagnstico

Objetivos
Analizar la necesidad de los requerimientos
Aprobar los requerimientos
Definir adaptaciones y desarrollos de la herramienta Adempiere
Definir alcance final del proyecto de implantacin

Descripcin
A partir del informe de cobertura de requerimientos obtenido en la actividad
anterior, los consultores junto con los representantes de cada unidad de negocio
de la empresa, inician un proceso de anlisis a los requerimientos, en donde cada
interesado aprueba cada uno de stos; para el caso de los requerimientos en
donde el informe muestre que la herramienta Adempiere no aplican, es decir, no

111

los satisface, se establecen acuerdos de posibles implementaciones o desarrollos

con el objetivo de cubrir la totalidad de los requerimientos.
Productos entregables
Acta aprobada de especificacin de requerimientos
Tcnicas recomendadas
Plantilla de acta aprobada de especificacin de requerimientos

Tabla 19. Plantilla de acta aprobada de especificacin de requerimientos

Acta especificacin de requerimientos

Fecha

(<fecha de la elaboracin del acta>

Integrantes

Tipo

Nombre

Firma

<Tipo de
<Nombre del participante>
participante>
<Tipo de
<Nombre del participante>
participante>

Requerimientos Cdigo
Funcionales
REQ-x
REQ-x

<Firma del
participante>
<Firma del
participante>

Nombre descriptivo

Proceso Adempiere

<Descripcin del
requerimiento>
<Descripcin del
requerimiento>

<Proceso asociado>

<Proceso asociado>

Requerimientos Cdigo

Nombre descriptivo

112

No Funcionales

RNF-x

<Descripcin del requerimiento>

RNF-x

<Descripcin del requerimiento>

Los campos que la componen se describen como sigue:

Fecha: Este campo contiene la fecha de la reunin en la que se aprueba y
firma el acta final de la especificacin de requerimientos.
Tipo: Este campo define el tipo de participante, puede ser: consultor,
supervisor del proyecto, representante de una unidad de negocio o
miembro del equipo ejecutivo de la empresa.
Nombre: Especifica el nombre del participante presente en la reunin de
aprobacin de requerimientos.
Firma: firma del integrante
Cdigo: Cdigo del requerimiento, es el mismo identificador que se defini
en la seccin 6.2.4
Nombre descriptivo: Nombre del requerimiento que junto con el cdigo
permite una fcil identificacin, es el mismo que se defini en la seccin
6.2.4
Proceso Adempiere: Nombre del proceso, caracterstica o funcionalidad
de Adempiere asociado con el requerimiento; las generalidades, procesos y
caractersticas de la herramienta se describen en la seccin 3.2. ; si
Adempiere no cumple con el requerimiento se ingresa no soportado.

5.3. Realizacin

5.3.1. Desarrollar adaptaciones del sistema

Objetivos
Realizar las adaptaciones requeridas
Cumplir con la totalidad de los requerimientos
113

Descripcin
En esta actividad se desarrollan nuevas funcionalidades, caractersticas o
adaptaciones a la herramienta para cubrir todas las necesidades identificadas en
la fase de Diagnstico. En la seccin 6.2.5 se identificaron los requerimientos
funcionales y no funcionales que Adempiere no cubre, por lo tanto, para que el
proyecto de implantacin sea satisfactorio para la organizacin debe brindar
soluciones a dichas carencias, precisamente estas soluciones son las
desarrolladas en esta actividad.
El desarrollo de adaptaciones es opcional, puesto que si la herramienta cubre
todos los requerimientos definidos en el acta aprobada de especificacin de
requerimientos (seccin 6.2.6), no es necesario ejecutar esta actividad.

Productos entregables
Adaptaciones del sistema, cdigo
documentacin de los desarrollos.

fuente

Tcnicas recomendadas
No aplica

5.3.2. Definir roles y acceso al sistema

Objetivos
Definir roles del sistema
Asignar permisos a los roles del sistema

114

de

los desarrollos

nuevos

Descripcin
En esta actividad se crean los roles del sistema que sern usados para dar
autorizacin de acceso al mismo durante la puesta en marcha de Adempiere. Un
sistema que utiliza control de acceso basado en roles proporciona tres tipos de
caractersticas: autentificacin, autorizacin y auditora.
La autentificacin confirma la identidad del usuario; consiste en comprobar la
identidad del usuario que entra a la aplicacin. Este proceso se lleva a cabo en
dos pasos: primero, la identificacin, donde el usuario declara quin es. El
segundo paso consiste en comprobar dicha identificacin. Generalmente, este
proceso se realiza por medio de cuentas de usuario y contraseas.
Las autorizaciones definen lo que un usuario puede hacer en la aplicacin:
bsicamente, se define lo que el usuario podr ver, hacer y modificar en la
aplicacin.
La auditora permite saber quin hizo qu en la aplicacin, cundo lo hizo y quin
concedi qu permiso a quin.

Productos entregables
Roles del sistema, asignacin de permisos a los roles del sistema

Tcnicas recomendadas
Plantilla para los roles del sistema
Tabla 20. Plantilla para los roles del sistema
ROL-<id>
Versin
Autores
Fuentes

<Nombre descriptivo>
<no de la versin actual> (<fecha de la versin actual>)
<autor de la versin actual> (<organizacin del autor>)

<fuente de la versin actual> (<organizacin de la fuente>)

115

Descripcin

<Descripcin del rol del sistema>

Los campos que la componen se describen a continuacin:

Identificador: Cada rol del sistema se debe identificar por un cdigo, los
identificadores de los roles del sistema empiezan con ROL, seguido de un
nmero consecutivo.
Nombre descriptivo: Nombre asignado a cada rol del sistema
Versin: Para poder gestionar distintas versiones, este campo contiene el
nmero y la fecha de la versin actual del rol del sistema.
Autores: Contiene el nombre y la organizacin de los autores de la versin
actual del rol del sistema
Fuentes: Nombre y organizacin de las personas que propusieron la
necesidad rol del sistema
Descripcin: Este campo contiene la descripcin del rol del sistema. Aqu
de mencionan las acciones que podr ejecutar el usuario del sistema al que
se le asigne el rol, lo que podr ver y lo que podr modificar en el sistema.

5.3.3. Desarrollar programas de conversin de datos

Objetivos
Implementar la conversin de datos en el sistema
Proporcionar herramientas de migracin de datos

Descripcin
Si la organizacin antes de realizar el proyecto de implantacin de Adempiere
tiene en uso otra herramienta tecnolgica que gestiones sus procesos esta
actividad es de suma importancia pues mediante el desarrollo de programas de
conversin los datos que administra el antiguo sistema pueden ser exportados a la
base de datos de Adempiere; esto facilita la migracin de datos al nuevo
sistema; que consiste en convertir los datos desde un sistema de base de datos a
otro. Esta migracin conlleva la creacin de tablas o modificacin de las

116

existentes, cambios en algunos tipos de datos que existen en una base de datos
pero no en otras, etc.
La conversin de datos tambin llamada conversin de la informacin no es ms
que la transformacin de un esquema de representacin de los elementos de
informacin a otro, incluyendo los siguientes elementos 21
- Datos ingresados o almacenados en un sistema de informacin
- Reportes generados
- Parmetros de configuracin del sistema
- Formularios manuales o automatizados
Bsicamente existen tres componentes en el proceso de conversin de la
informacin: origen, destino y herramienta de conversin.
El origen puede entenderse como la informacin que se desea transformar, tal
como un antiguo sistema, mdulo, formato u otro elemento de informacin. El
destino es hacia dnde se quiere llegar: El nuevo formato o la nueva informacin
con la que se desea contar. Por su parte, la herramienta de conversin es el
medio por el cual se va a llegar del origen hacia el destino, generalmente una
herramienta tcnica programada por el interesado o una herramienta existente en
el mercado.

Productos entregables
Programas de conversin de datos

Tcnicas recomendadas
Es muy comn pensar que se debe partir desde el origen y llegar a la informacin
destino, sin embargo, en un proceso de conversin de la informacin la mejor
prctica es hacer lo contrario, partiendo desde el destino, lo cual nos permitir

21

Extrado de la pgina web: http://www.tecnologiahechapalabra.com/datos/consultoria/articulo.asp?i=2079

117

hacer una mejor identificacin de los requerimientos de la informacin objetivo, y

de dnde debemos buscarla dentro de la gama existente en la informacin origen.

5.3.4. Desarrollar estrategia de respaldo de datos

Objetivos
Crear una estrategia de respaldo de datos
Proteger la informacin de la organizacin

Descripcin
Un sistema que no tiene un buen esquema de respaldo de informacin es un
sistema en el cual no se puede confiar, porque si algo sale mal con ese sistema,
toda la informacin y datos ya no existen ms. Esto puede significar perder los
datos de negocio sobre los cuales se establece el xito de la empresa.
Las razones por las que es necesario establecer una estrategia adecuada antes
de realizar con regularidad las copias de seguridad son numerosas. Bsicamente
se trata de decidir de qu manera estar ms segura la informacin, evaluando la
dificultad de recuperar algn documento concreto, el coste de los medios
utilizados o el tiempo necesario para llevarlas a cabo, por ejemplo. No todos los
sistemas informticos son iguales y, por tanto, no todas las estrategias empleadas
son adecuadas. Las propiedades bsicas en una estrategia de backups son:
Periodo de retencin, esto es, el tiempo que permanece una determinada
copia almacenada en un soporte hasta que es utilizado de nuevo
La proteccin contra fallos en el soporte, que est relacionada con el
nmero de medios usados (un nmero alto minimiza el riesgo de prdida
definitiva de la informacin)
El coste, que puede ser decisivo para adoptar una estrategia concreta
El almacenamiento alternativo, es decir, la posibilidad de guardar en otra
ubicacin diferente al lugar de trabajo una de las copias durante un tiempo
elevado, antes de usarla de nuevo, lo que incrementa razonablemente la
seguridad

118

El tiempo de restauracin, que depende de los tipos de copias de seguridad

utilizados (por ejemplo, las copias incrementales necesitan ms tiempo para
recuperar la informacin que otros tipos de backup).

Productos entregables
Estrategia de respaldo de datos de la organizacin

Tcnicas recomendadas
Es necesario que se evalen las necesidades concretas de seguridad sobre la
informacin almacenada en el ordenador o la red local, y establecer la estrategia
de copias de seguridad que se considere ms idnea en cada caso.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos22:
1. Cuando se plantea la necesidad de hacer copias de seguridad de los datos
es importante planificar una estrategia que contemple aspectos como la
importancia de los datos que se guardarn (no tienen la misma
trascendencia un documento de trabajo que un copia de respaldo de un
programa), la periodicidad con la que se crearn la copias o la cantidad de
medios (soportes) que se usarn y cundo se utilizar cada uno de ellos.
2. No existe un criterio definitivo que indique la periodicidad con la que deben
realizarse las copias de seguridad, aunque s algunas consideraciones
orientativas en este sentido, como el tiempo que ha sido necesario para
crear los documentos (tambin su coste econmico) o las consecuencias
que suponen su prdida. En general, si los documentos con los que se
trabaja se modifican varias veces cada da, es recomendable realizar la
copia como mnimo tambin a diario, y en algunos casos, creando copias
de respaldo provisionales en otras unidades de almacenamiento despus
de algunas horas de trabajo.

22

Extrado de la pgina web:

http://www.spidergim.com/spidergim/bricolaje/store/ESTRATEGIAS%20DE%20BACKUP.pdf

119

3. El tiempo que debern permanecer los datos guardados en un determinado

soporte, es decir, el periodo de retencin, est relacionado directamente
con la rotacin de medios elegida. Por ejemplo, si se ha decidido emplear
una nica cinta para realizar las copias, y se efecta un backup a diario,
lgicamente los datos guardados en la cinta nunca tendrn una antigedad
superior a este tiempo. Dado que el coste de los soportes para copias de
seguridad ser, con toda probabilidad, inferior al valor de los datos que
contienen, es recomendable usar varias cintas, que se irn alternando a lo
largo de copias sucesivas.
4. El ataque de los virus es uno de los motivos por los que conviene realizar
copias con regularidad. Sin embargo, un virus no se manifiesta
necesariamente de forma inmediata, sino que puede hacerlo tras unos das
o semanas. En este sentido, el recurso ms eficaz es tener disponibles en
todo momento copias anteriores, denominadas de almacenamiento
alternativo. Una estrategia extendida en empresas medianas y grandes
consiste en almacenar tres copias diarias (por ejemplo, las
correspondientes al lunes, mircoles y viernes inmediatamente anteriores),
una copia de la semana anterior y otra del mes anterior (sta ltima fuera
del ambiente de trabajo).
5. Existen muchas estrategias para emplear diversas cintas de copias de
seguridad, denominadas esquemas de rotacin. Difieren principalmente en
el nmero de soportes utilizados y el tiempo que cada una de ellos
mantiene la copia de seguridad. Los principales esquemas de rotacin
reciben los nombres genricos de tres cintas, seis cintas, esquema anual y
diez cintas.
6. Para obtener el mximo rendimiento y nivel de seguridad de cualquier
esquema de rotacin, es fundamental mantener estrictamente la
periodicidad en cada una de las copias. Si no se mantiene la regularidad,
pueden presentarse errores, por ejemplo, en la utilizacin de la cinta
incorrecta. La rotacin de cintas es un sistema genrico, y el usuario puede
establecer un esquema particular, en funcin de sus necesidades. Por
ejemplo, es posible aadir o modificar las copias propuestas en estos
esquemas, de manera que se aumente la seguridad.

120

5.3.5. Definir infraestructura del sistema

Objetivos
Definir configuracin de red
Definir la cantidad de instalaciones clientes de Adempiere

Descripcin
La arquitectura de Adempiere es de tipo cliente-servidor, en el que las
transacciones se dividen en procesos independientes que cooperan entre s para
intercambiar informacin, servicios o recursos. Se denomina cliente al proceso que
inicia el dilogo o solicita los recursos y servidor, al proceso que responde a las
solicitudes.
En esta actividad es necesario definir la configuracin de red en la organizacin;
se definen el nmero de mquinas cliente de acuerdo a las necesidades de la
organizacin; puede darse el caso en que solo sea necesaria una mquina para la
instalacin tanto del cliente como del servidor de Adempiere, esto dependiendo del
tamao de la empresa.
Por otra parte, si la empresa lo requiere, puede definirse una red cliente-servidor
en la que todos los clientes estn conectados a un servidor, en l se centralizan
los diversos recursos y aplicaciones con que se cuenta; y los pone a disposicin
de los clientes cada vez que estos son solicitados.

Productos entregables
Infraestructura de red del sistema

Tcnicas recomendadas
Revisar el Manual de arquitectura de Adempiere (ver anexo 2)

121

5.3.6. Instalar y configurar el prototipo del sistema

Objetivos
Instalar el prototipo del sistema
Configurar el prototipo de acuerdo a los requerimientos del sistema

Descripcin
De acuerdo a los requisitos del sistema obtenidos en el acta aprobada de
especificacin de requerimientos (ver seccin 6.2.6) se realiza la instalacin y
configuracin del prototipo del sistema, con el fin de ajustar la herramienta a las
necesidades especficas de la organizacin.
La metodologa propone en inicio la instalacin y configuracin de un prototipo del
sistema debido a que los usuarios no siempre podrn definir sus requerimientos
en forma adecuada y precisa o simplemente no pueden especificar los
requerimientos de manera previa, sino que deben descubrirlo. Esto no quiere decir
que se redefinirn los requerimientos obtenidos en la fase de diagnstico, la
actividad es realizada para probar las suposiciones formuladas por consultores y
usuarios con respecto a las caractersticas requeridas del sistema con el objetivo
de aclarar los requerimientos de los usuarios y evitar malentendidos en las fases
posteriores.

Productos entregables
Prototipo del sistema

Tcnicas recomendadas
Revisin del acta aprobada de especificacin de requerimientos (seccin 6.2.6)
Revisin del manual de instalacin de Adempiere. (Anexo 3)
Las etapas del mtodo con prototipos son:
122

1.
2.
3.
4.
5.

Identificacin de requerimientos conocidos (seccin 6.2.6)

Desarrollo de un modelo de trabajo (seccin 6.3.6)
Participacin del usuario y revisin del prototipo (seccin 6.3.7)
Iteracin del proceso de refinamiento(seccin 6.3.7)
Aprobacin del prototipo(seccin 6.3.7)

5.3.7. Revisar y aprobar prototipo

Objetivos
Revisar el prototipo del sistema
Mejorar el prototipo del sistema
Aprobar el prototipo final del sistema
Definir la configuracin del sistema final

Descripcin
Se lleva a cabo un proceso mediante el cual los usuarios trabajan a travs de la
coleccin de casos de uso definidos en la seccin 6.2.4, utilizando el prototipo
como si fuera el sistema real. El objetivo principal es probar si el diseo del
prototipo satisface las necesidades de esos usuarios.
A partir de la revisin y evaluacin del prototipo del sistema por parte de los
usuarios los consultores por medio de la observacin, evaluacin y
retroalimentacin obtienen cmo reaccionan los usuarios al trabajar con el
prototipo y que tan conveniente es el acoplamiento entre las necesidades y las
funcionalidades instaladas y configuradas del prototipo.
El propsito de realizar esta actividad es buscar la aprobacin del prototipo por
todas las partes interesadas mediante sugerencias por parte de los usuarios, la
aclaracin de dudas acerca de cmo la herramienta satisface sus necesidades y
tareas de mejoras y ajustes al prototipo. Una vez se llega a un mutuo acuerdo, el
prototipo se convierte en al sistema final a implantar en la organizacin.

123

Productos entregables
Prototipo final del sistema

Tcnicas recomendadas
Revisin y evaluacin de los casos de usos definidos en la seccin 6.2.4

5.4. Configuraciones finales

5.4.1. Entrenar a usuarios

Objetivos
Capacitar al usuario tcnico
Capacitar al usuario final de la herramienta

Descripcin
El entrenamiento a usuarios es un factor crtico del xito de un ERP, de esta
actividad depende el correcto uso que los usuarios le den a la herramienta en la
etapa de puesta en produccin del software. Se define al usuario tcnico como el
miembro perteneciente a la empresa y prximo administrador del sistema, el cual
tendr conocimientos acerca de aspectos de ERP, procesos de negocio,
potencialidades de Adempiere, configuracin de roles y accesos al sistema,
parmetros, configuracin y acoplamiento entre la herramienta y la empresa. Por
otra parte el usuario final de Adempiere es la persona encargada de realizar todas
las transacciones y operaciones diarias de la empresa.

124

Productos entregables
Plantillas control de capacitaciones a usuarios tcnicos y finales, Plantilla
certificacin de capacitacin

Tcnicas recomendadas
Revisin de los anexos 4, 5 y 6 que contienen toda la informacin necesaria para
la capacitacin. Las siguientes plantillas proporcionan el control de las
capacitaciones realizadas.

Tabla 21. Plantilla Control de capacitaciones usuarios tcnicos

Control de capacitaciones usuario tcnico

Fecha
Cap.
<Fecha de
capacitaci
n>
<Fecha de
capacitaci
n>
<Fecha de
capacitaci
n>

Nombre

Descripcin

<Nombre usuario
tcnico>

<Temas tratados>

<Nombre usuario
tcnico>

<Temas tratados>

<Nombre usuario
tcnico>

<Temas tratados>

125

Cdigo:
Versin:
Fecha

Horas

Firma

<Nme
ro
horas >
<Nme
ro
horas >
<Nme
ro
horas >

<Firma del
usuario
tcnico>
<Firma del
usuario
tcnico>
<Firma del
usuario
tcnico>

Tabla 22. Plantilla Control de capacitaciones usuarios finales

Control de capacitaciones usuario final

Fecha Cap.

Nombre

Descripcin

Horas

<Fecha de
capacitacin>

<Nombre usuario
final>

<Temas tratados>

<Nmero
horas >

<Fecha de
capacitacin>

<Nombre usuario
final>

<Temas tratados>

<Nmero
horas >

<Fecha de
capacitacin>

<Nombre usuario
final>

<Temas tratados>

<Nmero
horas >

Cdigo:
Versin:
Fecha
Firma
<Firma del
usuario
final>
<Firma del
usuario
final>
<Firma del
usuario
final>

A continuacin se explican los campos que componen las plantillas de control de

capacitaciones a usuarios finales y a usuarios tcnicos:
Cdigo: Identificador del documento de control de capacitaciones
Versin: Versin del documento de la caracterizacin del proceso
Fecha: Fecha de revisin del documento de control de capacitacin a
usuarios
Fecha Cap.: Fecha de capacitacin por cada usuario
Nombre: Nombre de cada usuario capacitado
Descripcin: Descripcin del tema del que trata la capacitacin
Horas: Cantidad de horas que fue capacitado cada usuario
Firma: Firma de certificacin del usuario capacitado

126

Tabla 23. Plantilla cartas de certificacin a usuarios tcnicos y finales

5.4.2. Instalar el Sistema en las instalaciones del Cliente

Objetivos
Instalar Adempiere en la empresa

Descripcin
Con base en las especificaciones definidas de la infraestructura del sistema en la
seccin 6.3.5, se realiza la instalacin del servidor de aplicaciones, servidor de
base de datos y clientes de Adempiere en los equipos correspondientes en la
empresa.

127

Productos entregables
Plantilla certificacin de instalacin de Adempiere en la empresa

Tcnicas recomendadas
Revisin de la seccin 5.1.2 que trata sobre la instalacin de Adempiere y el
Manual de instalacin de Adempiere se puede ver en el anexo 3.

Tabla 24. Plantilla Certificacin instalacin de Adempiere en la empresa

128

5.4.3. Configurar roles y autorizaciones de acceso al Sistema

Objetivos
Crear usuarios y autorizaciones de acceso
Establecer los roles y responsabilidades a los usuarios

Descripcin
Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es
posible definirle ms de un rol a un usuario, es necesario definir los usuarios del
sistema en la compaa, un usuario puede ser cualquier empleado de la
compaa, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna
una contrasea de acceso al sistema. Los roles del sistema son definidos en la
seccin 6.3.2.

Productos entregables
Usuarios creados con sus respectivos roles y accesos.

Tcnicas recomendadas
Revisin del manual de usuario (anexo 6) en las secciones 2.1.2, 2.1.3.1 y 2.1.3.2

5.4.4. Carga de datos

Objetivos
Importar datos, poblar la base datos

129

Descripcin
Una de las principales tareas a la hora de poner en produccin un sistema de
informacin es disponer de datos correctos cargados en el mismo, el volumen de
trabajo puede ser ingente, los datos pueden no estar validados o necesitar
correcciones. Las caractersticas de importacin de datos de Adempiere permiten
importar productos, terceros, cuentas contables, conjunto de lneas de informes,
inventario, rdenes, facturas cuentas por pagar y cuentas por cobrar,
pagos/recaudos, notas de contabilidad, confirmaciones, tasas de cambio y estado
de cuentas.
En esta actividad puede ser necesario utilizar las herramientas de conversin de
datos obtenidas en la seccin 6.3.3 para realizar la migracin de los datos y
obtener en la base de datos de Adempiere toda la informacin con la que se
dispona en el antiguo sistema.

Productos entregables
Bases de datos pobladas.

Tcnicas recomendadas
Para ver ms detalladamente cmo se importan datos en Adempiere revisar el
manual de usuario (anexo 6)
El proceso de importacin de datos en Adempiere tiene dos etapas principales; los
datos se leen en el sistema y luego se colocan en una tabla temporal, desde all se
procesan e ingresan a la base de datos principal, que el proceso conste de dos
pasos ayuda a prevenir errores en los datos que afectan a la base de datos
principal. El primer paso de la importacin de los datos requiere una definicin del
archivo de datos que se importar y la informacin acerca de dnde va en las
tablas temporales. Esto se realiza por un formato de importacin de datos y un
cargador de archivos.

130

5.4.5. Pruebas

Objetivos
Realizar las pruebas funcionales de Adempiere
Realizar las pruebas tcnicas de Adempiere

Descripcin
Para probar que cada proceso realice la funcin deseada y esperada, se deben
abarcar tanto las pruebas tcnicas como las funcionales, las pruebas requieren la
colaboracin de todos los implicados en el proceso de implantacin.
Las pruebas funcionales tienen como objetivo validar si el comportamiento
observado de Adempiere cumple o no con sus especificaciones. La prueba
funcional toma el punto de vista del usuario, las funciones son probadas
ingresando las entradas y examinando las salidas, se deben considerar
condiciones invlidas e inesperadas de la entrada y tener en cuenta que la
definicin del resultado esperado es una parte vital de un caso de la prueba. El
propsito de la prueba funcional es mostrar discrepancias con la especificacin y
no demostrar que el programa cumple su especificacin. Respecto a las pruebas
de regresin, tienen como objetivo verificar que no ocurri una regresin en la
calidad del producto luego de un cambio, asegurando que los cambios deseados
no introducen un comportamiento no deseado u errores adicionales.
Con relacin al trmino testing exploratorio que fue introducido por CemKaner,
se trata de ejecutar las pruebas a medida que se piensa en ellas, sin gastar
demasiado tiempo en preparar o explicar las pruebas, confiando en los instintos.
El testing exploratorio se define como el aprendizaje, el diseo de casos de prueba
y la ejecucin de las pruebas en forma simultnea, en otras palabras, es cualquier
prueba en la cual quien prueba controla activamente el diseo de las pruebas
mientras las pruebas se ejecutan, y utiliza la informacin obtenida mientras prueba
para disear nuevas y mejores pruebas (Prez B, 2007).
Al igual que las pruebas funcionales, las pruebas tcnicas son una herramienta
imprescindible para poder asegurar el correcto funcionamiento de un software, la
proyeccin o simulacin de condiciones futuras (produccin, explotacin y
131

rendimiento) es necesaria para identificar los problemas que aparecern tras la

aceptacin funcional de Adempiere. Realizar las respectivas Pruebas de
escalabilidad (en nmero de peticiones, usuarios o funcionalidades), pruebas de
estabilidad (ante carga, estrs y situaciones de excepcin) y pruebas de
rendimiento (expresado en nmero de peticiones por segundo, transacciones,
etc.)es el alcance de las pruebas tcnicas.

Productos entregables
Pruebas funcionales y tcnicas realizadas
Certificacin pruebas ejecutadas
Tcnicas recomendadas
Pruebas funcionales:
Caja negra 23
Se ejecuta cada caso de uso, flujo de caso de uso o funcin, usando datos vlidos
e invlidos, para verificar lo siguiente
Que se aplique apropiadamente cada regla de negocio
Que los resultados esperados ocurran cuando se usen datos vlidos
Que sean desplegados los mensajes de error y precaucin cuando se usen
datos invlidos
Particin de equivalencia: La particin de equivalencia es un mtodo de prueba de
Caja Negra que divide el campo de entrada de un programa en clases de datos
de los que se pueden derivar casos de prueba. La particin equivalente se dirige a
una definicin de casos de prueba que descubran clases de errores, reduciendo
as el nmero total de casos de prueba que hay que desarrollar. En otras palabras,
este mtodo intenta dividir el dominio de entrada de un programa en un nmero
finito de clases de equivalencia. De tal modo que se pueda asumir
razonablemente que una prueba realizada con un valor representativo de cada
clase es equivalente a una prueba realizada con cualquier otro valor de dicha
clase. Esto quiere decir que si el caso de prueba correspondiente a una clase de

23

Extrado de la pgina web: http://www.lsi.us.es/docencia/get.php?id=361

132

equivalencia detecta un error, el resto de los casos de prueba de dicha clase de

equivalencia deben detectar el mismo error. Y viceversa, si un caso de prueba no
ha detectado ningn error, es de esperar que ninguno de los casos de prueba
correspondientes a la misma clase de equivalencia encuentre ningn error.
Anlisis del valor lmite: La experiencia muestra que los casos de prueba que
exploran las condiciones lmite producen mejor resultado que aquellos que no lo
hacen. Las condiciones lmite son aquellas que se hallan en los mrgenes de la
clase de equivalencia, tanto de entrada como de salida. Por ello, se ha
desarrollado el anlisis de valores lmite como tcnica de prueba. Esta tcnica nos
lleva a elegir los casos de prueba que ejerciten los valores lmite.
Por lo tanto, el anlisis de valores lmite complementa la tcnica de particin de
equivalencia de manera que:
En lugar de seleccionar cualquier caso de prueba de las clases vlidas e
invlidas, se eligen los casos de prueba en los extremos.
En lugar de centrase slo en el dominio de entrada, los casos de prueba se
disean tambin considerando el dominio de salida.
Las pautas para desarrollar casos de prueba con esta tcnica son:
Si una condicin de entrada especifica un rango de valores, se disearn
casos de prueba para los dos lmites del rango, y otros dos casos para
situaciones justo por debajo y por encima de los extremos.
Si una condicin de entrada especifica un nmero de valores, se disean
dos casos de prueba para los valores mnimo y mximo, adems de otros
dos casos de prueba para valores justo por encima del mximo y justo por
debajo del mnimo.
Aplicar las reglas anteriores a los datos de salida.
Si la entrada o salida de un programa es un conjunto ordenado, habr que
prestar atencin a los elementos primero y ltimo del conjunto
Pruebas tcnicas:
Probar la escalabilidad: El propsito de las pruebas de escalabilidad es identificar
cargas de trabajo mayores y mitigar los cuellos de botella que pueden impedir la
escalabilidad de la aplicacin. Utilice pruebas de rendimiento para establecer un
punto de referencia con el que comparar futuras pruebas. Conforme se escala una
133

aplicacin en vertical u horizontal, una comparacin de los resultados de las

pruebas de rendimiento indicar el xito del escalado de la aplicacin. Cuando el
escalado disminuye el rendimiento, suele ser el resultado de un cuello de botella
en uno o ms recursos. Si la aplicacin no cumple los requisitos de rendimiento,
debe analizar los datos de los resultados de las pruebas para identificar cuellos de
botella en el sistema y elaborar una hiptesis de la causa. A veces, los datos de
las pruebas no son suficientes para elaborar una hiptesis y es preciso ejecutar
pruebas adicionales utilizando otras herramientas de supervisin del rendimiento
para aislar la causa del cuello de botella.
Probar el rendimiento: Tras identificar los requisitos de rendimiento especficos,
puede comenzar las pruebas para determinar si la aplicacin cumple esos
requisitos. Las pruebas de rendimiento asumen que la aplicacin funciona, es
estable y slida. Por tanto, es importante eliminar tantas variables como sea
posible de las pruebas. Por ejemplo, los errores en el cdigo pueden crear la
apariencia de un problema de rendimiento o incluso enmascarar un problema de
rendimiento. Para comparar con precisin los resultados de diferentes pasadas de
las pruebas de rendimiento, la aplicacin debe funcionar correctamente. Es
especialmente importante restablecer la funcionalidad de la aplicacin si el
proceso de ajuste ha modificado la implementacin de un componente. La
aplicacin debe pasar las pruebas de funcionalidad para poder probar su
rendimiento. Adems de los cambios de la aplicacin, puede haber cambios
inesperados en el hardware, el trfico de la red, la configuracin del software, los
dispositivos del sistema, etc. Es importante controlar los cambios de la
aplicacin24.
Medir el rendimiento: Para ajustar correctamente el rendimiento, debe
mantener registros precisos y completos de cada pasada de las pruebas.
Los registros deben incluir:
La configuracin exacta del sistema, especialmente los cambios de
pasadas anteriores de las pruebas.
Los datos sin formato y los resultados calculados de las
herramientas de supervisin del rendimiento.

24

Extrado de la pgina web: http://msdn.microsoft.com/es-es/library/aa292187(v=VS.71).aspx

134

Estos registros no indican slo si la aplicacin cumple los objetivos de

rendimiento, sino que ayudan a identificar las posibles causas de problemas
futuros de rendimiento.
Durante cada pasada de las pruebas, ejecute exactamente el mismo
conjunto de pruebas de rendimiento; de lo contrario, no es posible discernir
si los resultados diferentes se deben a cambios en las pruebas o a cambios
en la aplicacin. Automatizar el conjunto de pruebas de rendimiento en la
medida de lo posible ayuda a eliminar diferencias de operador.
Otros factores aparentemente benignos causan impacto en los resultados
de las pruebas de rendimiento, como el tiempo que se ejecuta la aplicacin
antes de comenzar la prueba. Igual que el motor de un automvil en fro
funciona de manera diferente a un motor en caliente, una aplicacin que
est ejecutando durante un tiempo puede funcionar de manera diferente a
una que se acaba de iniciar debido a factores como la fragmentacin de la
memoria.
Definir pruebas de rendimiento: Durante las pruebas de rendimiento, mida y
registre valores de las medidas especificadas en los objetivos de
rendimiento. Es importante lograr todas las medidas de rendimiento, como
el tiempo de pensamiento, la mezcla de transacciones, etc. Dentro de estas
limitaciones, las pruebas deben ser tan realistas como sea posible. Por
ejemplo, pruebe la aplicacin para determinar cmo funciona cuando tienen
acceso a ella muchos clientes a la vez.
Una aplicacin de prueba multiproceso puede simular varios clientes de un
modo reproducible; cada subproceso representa un cliente. Si la aplicacin
tiene acceso a una base de datos, sta debe contener un numero realista
de registros y la prueba debe utilizar valores aleatorios (pero vlidos) para
las entradas de datos. Si la base de datos de prueba es demasiado
pequea, los efectos del almacenamiento en cach en el servidor de la
base de datos darn lugar a resultados de las pruebas poco realistas. Los
resultados pueden ser poco realistas tambin si los datos se especifican o
se tiene acceso a ellos de manera poco realista. Por ejemplo, no es muy
probable que los nuevos datos se creen en orden alfabtico en la clave
principal.

135

Normalmente, los instrumentos de prueba deben aceptar los parmetros de

entrada definidos por el usuario, como la mezcla de transacciones, el
tiempo de pensamiento, el nmero de clientes, etc. Sin embargo, los
instrumentos de prueba en s pueden dictar las normas para crear datos
aleatorios realistas.
Tras crear un instrumento de prueba para controlar la aplicacin, debe
documentar todas las condiciones invariables para ejecutar las pruebas. Al
menos, estas condiciones deben incluir los parmetros de entrada
necesarios para ejecutar los instrumentos de prueba. Adems, debe
documentar cmo configurar una base de datos para ejecutar la prueba.
Las instrucciones deben especificar que la base de datos no debe contener
los cambios realizados en pasadas anteriores de la prueba. Las
instrucciones deben especificar tambin las configuraciones de equipos
utilizadas para la prueba. Ejecute el instrumento de prueba en un equipo
diferente al de la aplicacin, porque esta configuracin se aproxima ms a
un entorno de produccin.
Determinar el rendimiento bsico: Tras definir los objetivos de rendimiento y
desarrollar las pruebas de rendimiento, ejecute las pruebas una vez para
establecer un punto de referencia. Cuando ms se asemeje el entorno de
certificacin al entorno de produccin, ms posibilidades habr de que la
aplicacin se comporte de un modo aceptable despus de implementarla.
Por tanto, es importante tener un entorno de certificacin realista al inicio.
Con suerte, el rendimiento bsico cumplir los objetivos y no ser preciso
ajustar la aplicacin. Lo ms probable es que el rendimiento bsico no sea
satisfactorio. Sin embargo, al documentar el entorno inicial de la prueba y
los resultados bsicos se proporciona un fundamento slido para las tareas
de ajuste.
Pruebas de estrs: Las pruebas de estrs, que son una forma especializada
de realizar pruebas de rendimiento, son similares a pruebas destructivas en
otros campos de la ingeniera. El objetivo de las pruebas de estrs es
conseguir que la aplicacin deje de funcionar aumentando la carga de
procesamiento ms all de la disminucin del rendimiento hasta que la
aplicacin comienza a dar errores hasta la saturacin de los recursos o de
los errores.

136

Las pruebas de estrs ayudan a descubrir errores sutiles que, de otro

modo, no se detectaran hasta que se hubiese implementado la aplicacin.
Puesto que estos errores suelen ser resultado de defectos de diseo, las
pruebas de estrs deben comenzar pronto en la fase de desarrollo de cada
rea de la aplicacin. Corrija estos errores sutiles en su origen en lugar de
corregir errores sintomticos que pueden tener lugar en otras partes de la
aplicacin si estos errores se omitieran.
Solucionar problemas de rendimiento: A menudo, es posible aplicar
atributos a problemas de rendimiento en ms de un factor. Por tanto, buscar
una solucin para un rendimiento pobre es muy similar a realizar un
experimento cientfico. La experimentacin cientfica suele seguir un
proceso de seis pasos que supone observacin, hiptesis preliminares,
prediccin, pruebas, controles y una teora. La teora consisten en una
hiptesis respaldada por la mejor coleccin de pruebas acumuladas por el
proceso. Puede solucionar problemas de rendimiento siguiendo el mismo
proceso.
Tabla 25. Plantilla certificacin de pruebas funcionales y tcnicas

137

5.5. Arranque productivo

5.5.1. Ejecutar actividades de arranque en productivo

Objetivos
Arrancar el nuevo sistema

Descripcin
Adempiere deber ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del
negocio est completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el
verificar la precisin de las transacciones de negocio, sino tambin, entrevistar
informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido
satisfechas.
Durante esta fase no se debern realizar nuevos desarrollos, nicamente se
realizarn modificaciones por fallos de programacin o aquellas funcionalidades
que se consideren realmente vitales para que la empresa pueda trabajar con
normalidad. El arranque no significa nicamente poner en marcha Adempiere, sino
conseguir que el cliente tenga suficiente autonoma con el nuevo programa, cosa
que tericamente est garantizada con el periodo de sesiones de soporte
establecidas para esta fase.

Productos entregables
Adempiere en pleno funcionamiento, gua funcional de Adempiere (ver seccin
5.1).

Tcnicas recomendadas
Durante esta fase se realizar una reunin con el cliente para gestionar la
continuidad de trabajo; programar el desarrollo de los requerimientos que
quedaron para una segunda fase o para aprovechar las oportunidades que se han
detectado durante la ejecucin del proyecto
138

6. Prueba Piloto de implantacin de Adempiere

6.1. Generalidades de la empresa: Interservices Ltda.

NIT: 900184047 - 1
Ubicacin: Carrera 27 A # 15 17, Barrio Andaluca Casas, Floridablanca
Telfono: 6398733
Correo electrnico: interservices.ltda@gmail.com
Representante Legal: Edward Alberto Reyes Sanabria
La empresa santandereana Interservices Ltda cuenta con 4 aos de experiencia
prestando sus servicios, fue constituida legalmente para el ao 2007, cuya razn
social inicial era Compaa especializada en servicios de consultora y desarrollo
de proyectos integrales Ltda., bajo la sigla DICARQ LTDA; para el ao 2009, la
razn social cambia a Compaa de servicios integrales Ltda, bajo la sigla
Interservices Ltda.
El objeto social de la empresa consiste en la construccin, prestacin de servicios
y asesoras en el rea de la ingeniera; la construccin de obras civiles e
hidrulicas; obras sanitarias y ambientales; construccin de sistemas de
comunicacin; edificaciones y obras de urbanismo; montajes electromecnicos;
sistemas de servicios industriales; obras para minera e hidrocarburos; obras de
transporte y complementarios; servicios generales como: sistemas de seguridad
industrial de instrumentacin y control de contraincendios; servicios de consultora
en obras de ingeniera; consultora en planeacin y gestin pblica; sistemas de
informacin; gestin de proyectos; servicios bsicos de ingeniera y asesora legal;
y prestacin de servicios de proveedor en: productos minerales, productos de las
industrias qumicas o de las industrias conexas, materias plsticas y manufacturas
de estas materias, entre otros.

139

6.2. Prueba piloto

La prueba piloto ofrece un ejemplo de las tcnicas que se propusieron en la

metodologa de implantacin de Adempiere (Seccin 6), suponiendo el caso para
la empresa caso de estudio: Interservices Ltda. Este ejemplo no es una
especificacin de requisitos completa, se incluye slo a modo de ejemplo con el fin
de validar la consistencia de las tcnicas recomendadas e ir ajustando cualquier
error que pudo haberse cometido o alguna accin que pudo haberse omitido

El da 2 de febrero del 2011, se inici la prueba de implantacin mediante la

realizacin de una reunin para obtener informacin de la empresa.

Actualmente Interservices Ltda. Cuenta con una nmina de cinco empleados, los
cinco van a ser miembros activos del equipo del proyecto y tal como lo propone la
metodologa inicialmente se realiza la especificacin de todos integrantes del
proyecto y a continuacin se describen las actividades que se incluyen en la
planificacin del proyecto; el cronograma de actividades, las reuniones para el
control de comunicacin y por ltimo la especificacin de costos.

Interservices Ltda. no contaba con una estructura organizacional y mapa de

procesos claramente definidos, por lo tanto para la etapa de diagnstico, se realiz
la respectiva documentacin tal como lo proponen las tcnicas recomendadas de
la metodologa, respecto a la especificacin de requerimientos se definieron los
que se encuentran en el acta de especificacin de requerimientos de la seccin
2.6 del anexo 7, recalcando que no es una especificacin de requerimientos
completa, si no que se incluye a modo de ejemplo para el desarrollo de este
ejemplo de prueba piloto en Interservices Ltda.
A continuacin en la fase de realizacin de la metodologa se hizo una
configuracin de los roles de acuerdo a la especificacin de los integrantes del
proyecto (seccin 1.1 del anexo 7), as como tambin se realiz el plan de
estrategia de respaldo de datos (seccin 3.2, anexo 7) y se estableci la
infraestructura de la red del sistema (seccin 3.3, anexo 7)
Finalmente para la etapa de configuraciones finales de la metodologa se plantea
el modelo del control de capacitacin a usuarios tcnicos y finales, as como
140

tambin los modelos de certificacin de capacitaciones, de instalacin de la

herramienta en las instalaciones del cliente y el modelo de la certificacin de
pruebas funcionales y tcnicas utilizadas. La asignacin de roles y autorizaciones
de acceso usuarios, as como la realizacin de pruebas, son dos actividades
tambin clave que se documentan a manera de ejemplo en el Anexo 7. Prueba
piloto de Adempiere.
El anexo 7 contiene la prueba piloto de implantacin en la Empresa Interservices
Ltda. Se desarrollan cada una de las fases de la metodologa propuesta en la
seccin 6.

7. Ajustes a la metodologa
Luego de verificar la metodologa de implantacin propuesta en la seccin 6
mediante un ejemplo de prueba piloto con los datos de la empresa Interservices
Ltda. se propone finalmente la metodologa de implantacin de Adempiere para
cualquier MiPyme Santandereana tal como se muestra en la tabla 26.

141

Tabla 26. Metodologa para la implantacin de Adempiere

Actividad

Objetivos

Descripcin

Definir los integrantes que

participan activamente en el
proyecto de implantacin

Asignar roles a los

integrantes del equipo del
proyecto

Se definen los integrantes

del equipo del proyecto que
participarn en las
actividades del proceso de
implantacin

A cada integrante del equipo

del proyecto se le asignan
roles y responsabilidades

Definir responsabilidades de
acuerdo a cada rol

Revisar las actividades a

ejecutar en el proyecto de
implantacin

Consiste en analizar el orden

de las actividades, su
duracin, los requisitos de
recursos y las restricciones
para crear el cronograma del
proyeco

Revisar la secuencia de
actividades
Establecer el cronograma de
las actividades

142

Entregables
Integrantes internos: Equipo
ejecutivo de la empresa,
supervisor del proyecto y
representante de cada
unidad de negocio

Tcnicas
recomendadas

Plantilla para especificar los

integrantes del equipo del
proyecto (Seccin 6.1.1.2,
tabla 11)

Integrantes externos:
Consultores

Asignacin de roles a los

integrantes

Delimitacin de
responsabilidades.

Cronograma del proyecto de

implantacin

Plantilla para especificar los

integrantes del equipo del
proyecto(Seccin 6.1.1.2,
tabla 11)

Revisar y analizar las

actividades propuestas por la
metodologa para las fases
de Diagnstico, Realizacin y
Configuraciones finales

Revisin de la secuencia de
actividades(Grfica 23)
Diagrama de Gantt

Actividad

Objetivos

Descripcin

Establecer reuniones
peridicas para la
comunicacin

Se establece un plan de las

reuniones entre el equipo de
la empresa y los consultores
para rendir informes sobre el
avance del proyecto,
recopilar sugerencias y
aclarar dudas.

Estimar el costo total de

proyecto de implantacin

Divulgar en la organizacin e
iniciar oficialmente el
proyecto de implantacin de
Adempiere

143

Es el proceso que consiste

en desarrollar una
aproximacin de los recursos
financieros necesarios para
completar las actividades del
proyecto.

Se inicia oficialmente el
proyecto de implantacin de
Adempiere; el equipo de
implantacin est listo para
ejecutar las actividades de
las siguientes fases
propuestas en esta
metodologa.

Entregables

Programacin de reuniones,
su frecuencia y fecha
Plan de reuniones

Costos del proyecto

Lanzamiento oficial del

proyecto

Tcnicas
recomendadas
Plantilla planeacin y
control de
reuniones(Seccin
6.1.3.1, tabla 12)

Plantilla para la
especificacin de
costos(Seccin 6.1.4,
tabla 13)

Hacer una recopilacin

de la fase de
planificacin y
compartirla con los
miembros del proyecto.

Actividad

Objetivos

Descripcin
La estructura organizacional
permite dividir y coordinar las
actividades de la
organizacin y as establecer
un sistema de papeles que
han de desarrollar los
miembros de una entidad
para trabajar juntos de forma
ptima y que se alcancen las
metas fijadas en la
planificacin.

Revisar la estructura
organizacional de la
empresa

Establecer el
organigrama de la
organizacin

Analizar la gestin actual de

los procesos de negocio de
la organizacin

Establecer los procesos de

negocio de la organizacin y
sus caractersticas

Analizar la relacin entre los

diferentes procesos de la
organizacin

El enfoque de procesos
aplicado a la organizacin
permite una vista unificada
del negocio, con procesos
que involucran a toda la
organizacin y no solo a
unos cuantos departamentos
o unidades tratados como
islas.
Una vez identificados cada
uno de los procesos de la
organizacin, se procede al
diseo del mapa de
procesos, en el cual se
presenta la interaccin de
cada uno de estos.

Establecer el mapa de
procesos de la organizacin

144

Entregables

Tcnicas
recomendadas

Organigrama de la empresa

Revisar los tres

componentes clave en la
definicin de la estructura
organizacional (Seccin
6.2.3): Relaciones de
mando, agrupacin de
individuos en departamentos
y el diseo de sistemas para
asegurar la integracin de
todos los departamentos.

Procesos de negocio de la
organizacin

Establecer el nivel en el cual

se encuentra la
empresa.(Seccin 6.2.2)

Documentacin de los
procesos de negocio

Plantilla para la
documentacin de procesos.
(Seccin 4.4)

Catalogar los procesos de

negocio de la organizacin
en: procesos claves,
estratgicos o de apoyo.
(Seccin 6.2.3)
Mapa de procesos de la
organizacin

Revisar los mapas de

procesos propuestos en el
anexo 1 b, para cada tipo
de empresa.

Actividad

Objetivos

Descripcin

Entregables

Tcnicas
recomendadas
Brainstorming(Seccin6.2.4)

Establecer los requerimientos

funcionales del proyecto de
implantacin
Establecer los requerimientos
no funcionales del proyecto
de implantacin

Casos de uso(Seccin6.2.4)
Una vez se han estudiado los
mbitos operacional y
organizacional de la empresa
en las actividades anteriores
es el momento de preparar y
realizar las sesiones de
elicitacin/negociacin con
los representantes de cada
unidad de negocio

Requerimientos funcionales

Requerimientos no
funcionales

Plantilla para la especificacin

de casos de uso(Seccin
6.2.4, tabla 15)
Plantilla para la especificacin
de requerimientos no
funcionales(Seccin 6.2.4,
tabla 16)
Plantilla para la especificacin
de requerimientos
funcionales(Seccin 6.2.4,
tabla 17)

Confrontar los
requerimientos
obtenidos con las
funcionalidades que
ofrece Adempiere
Definir la cobertura de
requerimientos

El propsito de sta actividad

es generar un informe de
cobertura de requerimientos
que identifique cules
requerimientos satisface la
herramienta Adempiere y
cules no, sta actividad
compete a los consultores del
proyecto.

145

Informe de cobertura de
requerimientos

Revisar los requerimientos

obtenidos en la actividad
anterior y confrontarlos con
las funcionalidades que
ofrece Adempiere
Plantilla para el informe de
cobertura de requerimientos
(Seccin 6.2.5, tabla 18)

Actividad

Objetivos

Descripcin

Aprobar los requerimientos

Se inicia un proceso de
anlisis a los requerimientos,
donde cada integrante los
aprueba. Si un requerimiento
no es soportado por
Adempiere puede dar lugar a
nuevos desarrollos con el fin
de satisfacer todas las
necesidades de la empresa.

Definir adaptaciones y
desarrollos de la herramienta
Adempiere
Definir alcance final del
proyecto de implantacin

Realizar las adaptaciones

requeridas
Cumplir con la totalidad de los
requerimientos

En esta actividad se
desarrollan nuevas
funcionalidades o
caractersticas de la
herramienta para cubrir todas
las necesidades identificadas
en la fase de Diagnstico.
Si la herramienta cubre todos
los requerimientos definidos
en el acta aprobada de
especificacin de
requerimientos (seccin
6.2.6), no es necesario
ejecutar esta actividad.

146

Entregables

Acta aprobada de
especificacin de
requerimientos

Adaptaciones del sistema,

cdigo fuente de los
desarrollos nuevos y
documentacin de los
desarrollos.

Tcnicas
recomendadas

Plantilla de acta aprobada de

especificacin de
requerimientos (Seccin
6.2.6, tabla 19)

No aplica

Actividad

Objetivos

Definir roles del sistema

Asignar permisos a los roles
del sistema

Crear una estrategia de

respaldo de datos
Proteger la informacin de la
organizacin

Definir configuracin de
red
Definir la cantidad de
instalaciones clientes de
Adempiere

Descripcin

Entregables

En esta actividad se crean

los roles del sistema que
sern usados para dar
autorizacin de acceso al
mismo durante la puesta en
marcha de Adempiere.

Roles del sistema,

asignacin de permisos a los
roles del sistema

Se disea una estrategia de

seguridad de los datos
almacenados en el sistema,
decidiendo de qu manera
estar ms segura la
informacin y evaluando la
dificultad de recuperar algn
documento concreto, el coste
de los medios utilizados o el
tiempo necesario para
llevarlas a cabo

En esta actividad es
necesario definir la
configuracin de red en la
organizacin; se definen el
nmero de mquinas cliente
de acuerdo a las
necesidades de la
organizacin; puede darse el
caso en que solo sea
necesaria una mquina para
la instalacin tanto del cliente
como del servidor de
Adempiere, esto
dependiendo del tamao de
la empresa.

147

Estrategia de respaldo de
datos de la organizacin

Infraestructura de red del

sistema

Tcnicas
recomendadas
Plantilla para los roles del
sistema(Seccin 6.3.2,
tabla 20)

Es necesario que se
evalen las necesidades
concretas de seguridad
sobre la informacin
almacenada en el
ordenador o la red local, y
establecer la estrategia de
copias de seguridad que
se considere ms idnea
en cada caso. (Seccin
6.3.4)

Revisar el Manual de
arquitectura de Adempiere
(ver anexo 2)

Actividad

Objetivos

Implementar la conversin
de datos en el sistema
Proporcionar herramientas
de migracin de datos

Instalar el prototipo del

sistema
Configurar el prototipo
de acuerdo a los
requerimientos del
sistema

Revisar el prototipo del

sistema
Mejorar el prototipo del
sistema
Aprobar el prototipo
final del sistema
Definir la configuracin
del sistema final

Descripcin
Si la organizacin antes de
realizar el proyecto de
implantacin de Adempiere
tiene en uso otra
herramienta tecnolgica que
gestiones sus procesos esta
actividad es de suma
importancia pues mediante
el desarrollo de programas
de conversin los datos que
administra el antiguo
sistema pueden ser
exportados a la base de
datos de Adempiere.
De acuerdo a los requisitos
del sistema obtenidos en el
acta aprobada de
especificacin de
requerimientos (ver seccin
6.2.6) se realiza la
instalacin y configuracin
del prototipo del sistema,
con el fin de ajustar la
herramienta a las
necesidades especficas de
la organizacin.
Se lleva a cabo un proceso
mediante el cual los
usuarios trabajan a travs
de la coleccin de casos de
uso definidos en la seccin
6.2.4, utilizando el prototipo
como si fuera el sistema
real. El objetivo principal es
probar si el diseo del
prototipo satisface las
necesidades de esos
usuarios.

148

Entregables

Tcnicas
recomendadas

Es muy comn pensar que

se debe partir desde el
origen y llegar a la
informacin destino, sin
embargo, en un proceso de
Programas de conversin de conversin de la informacin
datos
la mejor prctica es hacer lo
contrario, partiendo desde el
destino, lo cual nos permitir
hacer una mejor
identificacin de los
requerimientos de la
informacin objetivo
Revisin del acta aprobada
de especificacin de
requerimientos (seccin
6.2.6)
Prototipo del sistema

Revisin del manual de

instalacin de Adempiere.
(Anexo 3)

Prototipo final del sistema

Revisin y evaluacin de los

casos de usos definidos en
la seccin 6.2.4

Actividad

Objetivos

Descripcin

Capacitar al usuario tcnico

Capacitar al usuario final de la
herramienta

El entrenamiento a usuarios es
un factor crtico del xito de un
ERP, de esta actividad
depende el correcto uso que los
usuarios le den a la
herramienta en la etapa de
puesta en produccin del
software.

Con base en las

especificaciones definidas de la
infraestructura del sistema en la
seccin 6.3.5, se realiza la
instalacin del servidor de
aplicaciones, servidor de base
de datos y clientes de
Adempiere en los equipos
correspondientes en la
empresa.

Instalar Adempiere en la
organizacin

Entregables

Tcnicas
recomendadas
Revisin de los anexos 4, 5 y 6
que contienen toda la
informacin necesaria para la
capacitacin.

Usuarios con conocimientos

acerca de las funcionalidades
de Adempiere y su manejo.

Plantilla control de
capacitaciones de usuarios
tcnicos y finales. (Seccin
6.4.1, tablas 21 y 22)
Modelo de certificacin de
capacitaciones(Seccin 6.4.1,
tabla 23)

Adempiere instalado en los

equipos de la empresa

Revisin de la seccin 5.1.2

que trata sobre la instalacin de
Adempiere; el Manual de
instalacin de Adempiere se
puede ver en el anexo 3.
Modelo de certificacin de
instalacin de Adempiere en la
empresa (Seccin 6.4.2, tabla
24)

Crear usuarios y autorizaciones

de acceso
Establecer los roles y
responsabilidades a los
usuarios

Se crean usuarios y sus

respectivas contraseas en el
sistema para asignarles uno o
ms roles que permitan tener
control de acceso sobre
ventanas, tareas y reportes.

149

Usuarios creados con sus

respectivos roles y accesos.

Revisin del manual de usuario

(anexo 6) en las secciones
2.1.2, 2.1.3.1 y 2.1.3.2
Revisin de los roles del
sistema definidos en la
actividad de la seccin 6.3.2

Actividad

Objetivos

Importar datos
Poblar la base datos

Descripcin

Se realiza la poblacin de la
base de datos del sistema
para disponer de la
informacin correcta a la
hora de poner en produccin
el sistema.

Entregables

Para ver ms detalladamente

cmo se importan datos en
Adempiere revisar el manual
de usuario (anexo 6)
Base de datos pobladas.
Puede ser necesario utilizar
las herramientas de
conversin de datos
obtenidas en la seccin 6.3.3
para realizar la migracin de
los datos.

Realizar las pruebas

funcionales de
Adempiere
Realizar las pruebas
tcnicas de Adempiere
Eliminar futuros fallos
en el funcionamiento de
la herramienta

Para probar que cada

proceso realice la funcin
deseada y esperada, se
deben abarcar tanto las
pruebas tcnicas como las
funcionales, las pruebas
requieren la colaboracin de
todos los implicados en el
proceso de implantacin.

Prueba de caja negra

(Seccin 6.4.5)
Pruebas funcionales y
tcnicas realizadas

Arrancar el nuevo sistema

150

Pruebas de escalabilidad y
de rendimiento (Seccin
6.4.5)
Modelo de certificacin de
pruebas(Seccin 6.4.5, tabla
25)

Adempiere en pleno
funcionamiento
Adempiere deber ser
revisado y afinado para
asegurar que el entorno del
negocio est completamente
soportado.

Tcnicas
recomendadas

Gua funcional de Adempiere

(ver seccin 5.1). para los
usuario finales de la empresa

Durante esta fase se

realizar una reunin con el
cliente para gestionar la
continuidad de trabajo;
programar el desarrollo de
los requerimientos que
quedaron para una segunda
fase o para aprovechar las
oportunidades de mejora que
se han detectado durante la
ejecucin del proyecto.

8. Conclusiones

Se logr hacer una caracterizacin de los procesos de las MiPymes

Santandereanas de acuerdo a la clasificacin de las empresas por
sectores: comercial, industrial y de servicios. La elaboracin de las
caracterizaciones permiti conocer su marco de trabajo y fue parte
fundamental de la metodologa de implantacin de Adempiere
Se construy una gua tcnica y una gua funcional de la herramienta
Adempiere, las cuales proporcionan a los usuarios el conocimiento acerca
de cmo funciona la herramienta. Los manuales elaborados junto con la
caracterizacin de procesos de negocio propuesta contribuyeron a la
definicin de la metodologa de implantacin de Adempiere que puede ser
aplicada a cualquier MiPyme de Santander.
La correcta implantacin de un ERP proporciona incrementos en la
productividad de una empresa, por ello satisfactoriamente se desarroll una
metodologa que sirve de gua pertinente en el proceso de implantacin de
Adempiere para las MiPymes Santandereanas
Se ha detallado cada una de las fases de la metodologa de implantacin y
creado ejemplos de la documentacin que se genera mediante la prueba
piloto en la empresa caso de estudio Interservices Ltda.
Mediante la ejecucin del ejemplo de la prueba piloto se ha podido apreciar
lo complejo que resulta un proceso de implantacin y la necesidad de
contar con una herramienta como la metodologa desarrollada en este
trabajo.
Se dise un cuadro que resume la metodologa ajustada como resultado
final de la ejecucin de este proyecto, el cual refleja la integracin y el
cumplimiento de los objetivos trazados, adems condensa la metodologa
para que sea fcilmente comprendida por todo el equipo.

151

9. Recomendaciones

Realizar el proyecto de implantacin de Adempiere en Interservices

Ltda. de tal forma que el resultado de esta actividad sea la herramienta
en pleno funcionamiento en la empresa, apoyando la gestin de sus
procesos de negocio.

Dar continuidad al estudio de la herramienta Adempiere con el fin de

incursionar en el mercado de las MiPymes a travs de fondos de
emprendimiento que apoyan este tipo de proyectos.

152

10. CITAS BIBLIOGRFICAS

o Booch et al.( 1999) Booch, G. ; Rumbaugh, J. ; y Jacobson, I. The Unified

Modeling Language User Guide. AddisonWesley.
o Briz, J. (2003). Internet, Trazabilidad y Seguridad Alimentaria. MundiPrensa Libros.
o Daft, R. ( 2005), Teora y diseo organizacional. Cengage Learning
o Daz, L. (2005).Anlisis y planeamiento con aplicaciones a la organizacin
policial. Editorial Universidad Estatal a Distancia.
o Garca, I. (2001). CRM, Gestin de la Relacin con los Clientes. Fundacin
Confemetal.
o Jacobson et al. (1993) Jacobson , I. ; Christerson, M. ; Jonsson , P. ; y
vergaard, G. ObjectOriented Software Engineering: A Use Case Driven
Approach. AddisonWesley, 4a edicin,
o Muiz, L. (2004). ERP, Gua Prctica para la Seleccin e Implantacin.
Ediciones Gestin 2000.
o PMI. (2008). A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide) - Fourth Edition. Project Management Institute.
o Rayport, J.F. & Jaworsky, B.J. (2006). Revolucionando el servicio al cliente
como ventaja competitiva, muestre su mejor cara. Ediciones Deusto.
o Senn, J (1984). Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. McGraw-Hill.
Mxico.

153

Tomado de internet:
o Bancoldex. (n.d.).Antecedentes en MiPymes. Consultado el 19 de
Septiembre de 2010:
http://www.bancoldex.com/asesorvirtual/data/antecedentes_mipymes.htm
o CompTIA. (2007). Los Beneficios Econmicos y Sociales Del Uso de las
TIC: Una Valoracin y Gua de Polticas Para Amrica Latina y el Caribe.
Consultado el 26 de Septiembre de 2010, Ministerio de Transportes y
Comunicaciones de Per, pgina web:
http://www.mtc.gob.pe/portal/consultas/cid/Boletines_CID/30_ENERO/archi
vos/beneficios%20economicos.pdf
o Ehie, I.C. y Madsen, M. (2005). Identifying Critical Issues in Enterprise
Resource Planning (ERP) Implementation, Computers in Industry, N 56, p.
545-557. Consultado el 2 de Octubre de 2010:
http://zwep.net/articles/Identifying%20critical%20issues%20in%20enterprise
%20resource.pdf
o Holland, C.P. y Light, B. (1999). A Critical Success Factors Model for ERP
Implementation, IEEE Software, Mayo/Junio, p. 30-36. Consultado el 2 de
Octubre de 2010:
http://www.imamu.edu.sa/Scientific_selections/abstracts/Documents/A%20
Critical%20Success%20Factors%20Model%20For%20ERP%20Implementa
tion.pdf
o Ley 905 de 2004. (2004). Consultado el 21 de Septiembre de 2010,
Secretara del Senado, pgina web:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2004/ley_0905_20
04.html

o Openbiz. (n.d). Adempiere Business Solution. Consultado el 7 de Octubre

de 2010:
http://www.openbiz.com.ar/ADempiere%20Business%20Solution%20%20Vista%20General.pdf

154

o Prez B (2007), Gestin de las pruebas funcionales, Consultado el 5 de

febrero del 2011:
http://www.sistedes.es/TJISBD/Vol-1/No-4/articles/pris-07-perez-gpf.pdf
o Plan Nacional de TIC. (2008). Consultado el 21 de Septiembre de 2010,
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, , pgina
web del Plan Nacional de TIC:
http://www.colombiaplantic.org.co/medios/docs/PLAN_TIC_COLOMBIA.pdf
o Poltica Nacional de Competitividad y Productividad. (2008).Consultado el
19 de Septiembre de 2010, Departamento Nacional de Planeacin, pgina
web:
http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/Portals/0/archivos/documentos/AgendaInt
erna/Politica%20Nacional%20de%20Competitividad%203527.pdf
o Poltica Nacional para la Transformacin Productiva y la Promocin de las
Micro, Pequeas y Medianas Empresas: un Esfuerzo Pblico-Privado.
(2007). Consultado el 30 de Septiembre de 2010, Sistema Nacional de
Competitividad, pgina web:
http://www.snc.gov.co/Es/Politica/Documents/Conpes%203484.pdf
o Poltica para la Promocin en el Acceso y Uso de TIC en Micro, Pequeas y
Medianas Empresas Colombianas. (2009). Consultado el 21 de Septiembre
de 2010, Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,
pgina web del Plan Nacional de TIC:
http://www.colombiaplantic.org.co/medios/docs/090518%20%20Politica%20Uso%20de%20TIC%20en%20mipymes%20%20MinComunicaciones.pdf
o Raghavan et al. (1994) Raghavan,S. ; Zelesnik, G. ; y Ford, G. Lecture
Notes on Requirements Elicitation. Educational Materials CMU/SEI94
EM10, Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University.
Consultado el 25 de febrero del 2011:
http://www.sei.cmu.edu.
o Rico, F.D. (2004). Sistemas ERP. Metodologas de Implementacin y
Evaluacin de Software. Consultado el 5 de Octubre de 2010:

155

http://ruc.udc.es/dspace/bitstream/2183/1031/1/RicoPena_FerminD_td_200
4.pdf
o Rodrguez, C.H. (2004). Administracin de Proyectos - SAP. Consultado el
5 de Octubre de 2010:
http://sistemas.itlp.edu.mx/ponencias/6.pdf
o Somers, T.M. y Nelson, K. (2001). The Impact of Critical Success Factors
across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation, en
Proceedings of the 34 th Hawaii International Conference on System
Sciences (HICSS 34), 3 a 6 de Enero, Maui, Hawai . Consultado el 2 de
Octubre de 2010:
http://csdl.computer.org/comp/proceedings/hicss/2001/0981/08/09818016.p
df

o TICs el nuevo modelo econmico. (2008). Consultado el 1 de agosto de

2010:
http://www.misionpyme.com/cms/index.php?option=com_content&task=vie
w&id=3076&Itemid=105
o Umble, E.J., Haft, R.R. y Umble, M.M. (2003). Enterprise Resource
Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors,
European Journal of Operations Research, N 146, p. 241-257. Consultado
el 2 de Octubre de 2010:
http://web.njit.edu/~jerry/sad/Team%20Articles/Umble-EJOR-2003.pdf.pdf
o Wikipedia. (2008). Productividad. Consultado el 25 de Septiembre de 2010:
http://es.wikipedia.org/wiki/Productividad
o Wikipedia.(2009). Software Libre. Consultado el 30 de Septiembre de 2010:
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

156

BIBLIOGRAFA

o Adempiere ERP Wiki, Comunidad de Adempiere, creada en el ao 2006

Disponible en internet:
http://www.adempiere.com
o CompTIA. Los Beneficios Econmicos y Sociales Del Uso de las TIC: Una
Valoracin y Gua de Polticas Para Amrica Latina y el Caribe. Citado en el
ao 2007, consultado el 26 de Septiembre de 2010, Ministerio de
Transportes y Comunicaciones de Per Disponible en internet:
http://www.mtc.gob.pe/portal/consultas/cid/Boletines_CID/30_ENERO/archi
vos/beneficios%20economicos.pdf
o Holland, C.P. y Light, B. A Critical Success Factors Model for ERP
Implementation, IEEE Software, Mayo/Junio de 1999, p. 30-36. Consultado
el 2 de Octubre de 2010, Disponible en internet:
http://www.imamu.edu.sa/Scientific_selections/abstracts/Documents/A%20
Critical%20Success%20Factors%20Model%20For%20ERP%20Implementa
tion.pdf
o Openbiz, Vista general Adempiere Business Solution. Consultado el 7 de
Octubre de 2010, Disponible en internet:
http://www.openbiz.com.ar/ADempiere%20Business%20Solution%20%20Vista%20General.pdf
o PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide) - Fourth Edition, 2008. Project Management Institute.
o Poltica para la Promocin en el Acceso y Uso de TIC en Micro, Pequeas y
Medianas Empresas Colombianas. Citado en el ao 2009. Consultado el 21
de Septiembre de 2010, Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, Disponible en internet:
http://www.colombiaplantic.org.co/medios/docs/090518%20%20Politica%20Uso%20de%20TIC%20en%20mipymes%20%20MinComunicaciones.pdf

157

o Rico, F.D. Sistemas ERP. Metodologas de Implementacin y Evaluacin de

Software. Citado en el ao 2004, consultado el 5 de Octubre de 2010,
Disponible en internet:
http://ruc.udc.es/dspace/bitstream/2183/1031/1/RicoPena_FerminD_td_200
4.pdf
o Senn, J . Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. McGraw-Hill, 1998.
Mxico.

158

ANEXOS

159

Anexo 1. Caracterizacin de Procesos

TABLA DE CONTENIDO
Pg

1. Empresa industrial: Industrial Falcon Ltda.

1.1.

Proceso Gestin gerencial

1.2.

Proceso Gestin comercial

1.3.

Proceso Gestin de compras

1.4.

Proceso Gestin recurso humano

1.5.

Proceso Gestin financiera

1.6.

Proceso Calidad e infraestructura

1.7.

Proceso Metalmecnico

2. Empresa comercial: Autopartes Castelmotors & Cia Ltda.

2.1.

Proceso gestin de ventas

2.2.

Proceso de alistamiento del pedido

2.3.

Proceso de facturacin y despacho

2.4.

Proceso de gestin de compras

2.5.

Proceso gestin de recursos

2.6.

Proceso gestin contable

3. Empresa de servicios: Valco constructores y consultores Ltda.

3.1.

Proceso gestin gerencial

3.2.

Proceso gestin de calidad

3.3.

Proceso contratacin

3.4.

Proceso planeacin y control de proyectos

3.5.

Proceso ejecucin de proyectos

3.6.

Proceso gestin administrativa

160

Empresa industrial: Industrial Falcon Ltda.

Proceso Gestin gerencial

161

162

Proceso Gestin comercial

163

164

Proceso Gestin de compras

165

166

Proceso Gestin recurso humano

167

168

Proceso Gestin financiera

169

170

Proceso Calidad e infraestructura

171

172

Proceso Metalmecnico

173

174

Empresa comercial: Autopartes Castelmotors & Cia Ltda.

Proceso gestin de ventas

175

Proceso de alistamiento del pedido

176

Proceso de facturacin y despacho

177

Proceso de gestin de compras

178

Proceso gestin de recursos

179

Proceso gestin contable

180

Empresa de servicios: Valco constructores y consultores Ltda.

Proceso gestin gerencial

181

182

183

Proceso gestin de calidad

184

185

186

Proceso contratacin

187

188

189

Proceso planeacin y control de proyectos

190

191

192

Proceso ejecucin de proyectos

193

194

195

Proceso gestin administrativa

196

197

Anexo 1 b. Caracterizacin de procesos propuesta

TABLA DE CONTENIDO

1.
1.1.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.2.7.
2.
2.1.
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
2.2.6.
2.2.7.
3.
3.1.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
3.2.5.
3.2.6.
3.2.7.

Sector comercial
Mapa de procesos
Caracterizacin de procesos
Planificacin
Gestin de calidad y mejoramiento
Gestin de ventas
Logstica
Gestin de compras
Gestin de recursos humanos
Gestin contable
Sector industrial
Mapa de procesos
Caracterizacin de procesos
Gestin gerencial
Gestin comercial
Gestin de compras
Gestin de recurso humano
Gestin financiera
Gestin de calidad e infraestructura
Produccin
Sector servicios
Mapa de procesos
Caracterizacin de procesos
Gestin gerencial
Gestin de calidad
Gestin comercial
Planeacin y control del proyecto
Ejecucin de proyectos
Gestin administrativa
Gestin de compras

198

LISTA DE GRFICAS

Grfica 1. Mapa de procesos sector comercial

Grfica 2. Mapa procesos sector industrial
Grfica 3. Mapa de procesos sector servicios

199

Sector comercial
Mapa de procesos

Gestin de calidad
y mejoramiento

Planificacin

C
L
I
E
N
T
E

C
L
I
E
N
T
E

Gestin de
Ventas

Logstica

Gestin de
compras

Gestin de RRHH

Gestin Contable

Grfica 28. Mapa de procesos sector comercial

200

S
A
T
I
S
F
E
C
H
O

Caracterizacin de procesos
Planificacin
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Fecha

Planificacin
RESPONSABLE Gerente general
Liderar los procesos de planeacin, organizacin, direccin y
control de todas las actividades que se relacionan con el objeto
social de la empresa, velar por el correcto funcionamiento,
llevndola al mejoramiento continuo y expansin de esta.

PROVEEDOR ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES

Todos los
procesos

Requerimientos
de recursos para
el sistema

Disear
herramientas de
direccionamiento
estratgico
aplicables para el
logro de los
objetivos

Todos los
procesos

Poltica y
objetivos de
calidad

Aplicacin de las
estrategias
organizacionales

Definicin e
implementacin
de polticas,
objetivos y
estrategias
organizacionales

Todos los
procesos

Misin y visin
Estrategias
organizacionales

Suministros de
oficina

Identificar los
recursos, insumos
y materiales de
oficina necesarios

Todos los
procesos

Compras

201

Requerimientos
H de suministros
de oficina

Compras

Definicin de
responsabilidades

Personal
solicitado
capacitado
Recursos
Humanos

Resultados de
evaluaciones de
desempeo
Resultados de
evaluaciones de
los programas
en formacin

Gestin de
calidad y
mejoramiento

Necesidades de
acciones
preventivas,
correctivas y de
mejora.

Definicin y
aplicacin de las
estrategias de
comunicacin al
interior de la
empresa
Asegurar que se
establecen los
procesos
adecuados de
comunicacin en
la organizacin

Generacin de
acciones
preventivas y
correctivas que
mejoren
continuamente el
proceso

H Requerimiento
de personal
Requerimiento
H de formacin
para el personal
del proceso

Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

202

Recursos
Humanos

Gestin de
calidad

Gestin de calidad y mejoramiento

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Fecha

Gestin de calidad y
RESPONSABLE Coordinador de
mejoramiento
calidad
Disear la documentacin, implementarla, evaluarla y mejorar
continuamente el sistema de gestin de calidad, con el propsito
de aumentar la satisfaccin del cliente

PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

Gestin
gerencial

Poltica y
objetivos de
calidad
Misin y visin de
la organizacin
Estrategias
organizacionales

Identificar las
necesidades de
documentacin

Aplicacin de las
estrategias
organizacionales

Todos los
procesos

Todos los
procesos

Diagnstico
inicial de la
empresa
respecto a
documentacin
Requerimientos
Adecuacin de
de documentacin la
documentacin
existente, as
como el diseo
y elaboracin de
los documentos
no presentes en
la empresa
Acciones
preventivas y
correctivas
tomadas

Seguimiento a
los procesos y a
las acciones
preventivas y
correctivas
tomada

203

CLIENTE
S
Gestin
gerencial

Documentacin
adecuada para
la operacin del
proceso

Todos los
procesos

Registro y
revisin de los
resultados de los
proceso

Todos los
procesos

Todos los
procesos

Compromiso para
la realizacin de
las auditoras al
proceso

No conformidades
Detectadas

Objetivos de
calidad

Todos los
procesos

Adecuacin
para la
realizacin de
auditoras

Programacin y
realizacin de
auditoras
internas

Realizar el
seguimiento,
medicin y
H
anlisis del
proceso a travs
de los
indicadores de
gestin

Resultados de
auditoras

Elaborar
acciones
necesarias para
solucionar las
no
conformidades
Implementar la
poltica y
objetivos de
calidad

Registro y
revisin de los
resultados de las
acciones
correctivas

Verificar el
cumplimiento de
la poltica de
calidad

204

Seguimiento a
visin y objetivos
de calidad
Recomendacion
es para la
mejora

Realizar y
verificar el
seguimiento de
la revisin por la
direccin

Todos los
procesos

Todos los
procesos

Estado de las
acciones
correctivas y
preventivas y de
mejora.

Generacin de
acciones
preventivas y
correctivas que
mejoren
continuamente
el proceso

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de ventas
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Clientes

Planificacin
Clientes

Gestin de Ventas

Fecha

Coordinador de
ventas
Planear todas las actividades para la correcta realizacin de la
toma del pedido desde la identificacin del cliente hasta de la
orden de pedido a las oficinas.
ENTRADAS
Informacin de
la zona y de
los clientes
Zona aprobada
o clientes por
zona
Necesidad del
cliente
Unidades y
referencias
requeridas

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Identificacin de
los clientes

SALIDAS
Clientes
identificados

CLIENTES
Planificacin

Gestin de
ventas

Programacin
de recorrido

Programacin
establecida

Visita y asesora
al cliente
Realizacin de
pedido

Asesora
Cliente
realizada
Especificaciones Logstica
del pedido

205

Gestin de
Ventas

Clientes

Orden de
pedido

Revisin de la
orden de pedido

Orden de
pedido

H
Envo de la
orden de pedido
a la empresa
V
Registrar el
control de
producto o
servicio no
conforme
Ejecutar
A
acciones
correctivas
orientadas a la
mejora del
producto/servicio

Inconvenientes
en el servicio o
producto
requerido
Quejas o
reclamos
Producto o
servicio no
conforme

Orden de
pedido aceptada
Ingreso de
orden de pedido
a la empresa
Producto o
servicio no
conforme
registrado
Solucin de
quejas y
reclamos

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Cliente
Gestin de
ventas
Logstica

Gestin de la
calidad y
mejoramiento

Planificacin

Logstica
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Logstica

Fecha

Jefe de Bodega,
Jefe de logstica
Alistar, facturar y despachar el pedido con las cantidades
requeridas

ENTRADAS

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
206

SALIDAS

CLIENTES

Gestin de
ventas
Gestin
contable
Gestin de
ventas
Gestin de
compras

Gestin de
ventas

Gestin de
compras

Logstica

Especificaciones Recepcin y
del pedido
anlisis de la
orden de
pedido
Estado de
cuenta del
cliente
Especificaciones Registro del
del pedido
pedido
Unidades en
Alistar el
inventario
pedido con las
unidades en
inventario
Especificaciones Digitar el
del pedido
pedido en el
sistema
cuando es
requerido
estableciendo
las referencias
a comprar
para
completar el
pedido
Pre-factura y
Completar el
orden Pre-stock pedido con
unidades que
llegaron
cuando es
requerido
Pre-factura
Analizar el
pedido para
su facturacin

Pedido
aprobado para
facturar
Faltante del
pedido a enviar

Pedido
facturado

H
H

Facturacin
del pedido

Establecer
faltante en los
pedidos

207

Logstica

Pedido
registrado
Pedido alistado
con las
unidades en
inventario
Pedido digitado

Referencias a
comprar para
completar el
pedido

Gestin de
compras

Pedido alistado

Logstica

Pedido
aprobado para
facturar, enviado
o no faltante
cuando se
requiera
Pedido
facturado
Especificaciones Gestin de
de los productos compras
del faltante

Informacin del
pedido a enviar
Pedidos
revisados
Necesidad de
mantener
evidencia del
pedido

requeridos
Revisin del
pedido a
enviar
Empaque y
despacho de
pedidos
Registro del
pedido
enviado

Pedidos
revisados

Logstica

Salida de
pedido de la
empresa
Soporte de
informacin del
pedido

Cliente

Gestin de la
calidad y
mejoramiento

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de compras
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO

OBJETIVO

PROVEEDOR
Clientes

Gestin de Compras

Fecha

Jefe de Bodega
Director comercial y
calidad Auxiliar
Comercial
Suministrar a la organizacin, materiales, equipos, productos y
servicios , segn especificaciones necesarias para el desarrollo de
sus actividades.
ENTRADAS
Necesidades
de proveedores
eficientes

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Evaluacin y
seleccin de
P
proveedores
208

SALIDAS
Proveedores
seleccionados
y evaluados

CLIENTES
Gestin de
compras

Logstica

Planificacin

Proveedor

Referencias a
comprar para
completar el
pedido
Establecer
faltante en los
pedidos
requeridos
Planeacin de
importaciones

Productos
comprados

Gestin de
compras

Productos para
inventario

Gestin de
compras

Informacin de
los pedidos
comprados
Productos no
conformes con
la verificacin

Proveedor

Proceso
requerido

Necesidad de
productos para
el consumo de
la empresa

Realizar
compra de
los productos

Orden de
compra para el
proveedor
H respectivo

Proveedor

Realizar
importaciones
de los
productos
Recepcin y
verificacin
de los
productos
comprados
Colocacin
de los
productos en
la bodega de
inventario
Realizar la reevaluacin de
proveedores
Controlar el
producto o
servicio no
conforme
Compras de
productos de
consumo

Importacin
H realizada

Gestin de
ventas

Pedido
verificado
V

Materiales o
productos en
H inventario

Gestin de
compras y
logstica

Logstica

Proveedor reevaluado

Gestin de
compras

Acciones para
solucionar lo
presentado

Proveedor y
gestin de la
calidad y
mejoramiento
Procesos
requeridos

Necesidades
H solucionadas

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

209

Gestin de recursos humanos

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Procesos
involucrados

Gestin de
recursos
humanos
Todos los
procesos de la
organizacin

Fecha

Gestin de recursos
RESPONSABLE Coordinador de
Humanos
recursos humanos
Seleccionar y contratar el personal requerido por el gerente en
cuanto a educacin, formacin, habilidades y experiencia, as
como asegurar la competencia y formacin del personal de la
empresa.
ENTRADAS
Necesidades
del cargo

Necesidades
de personal en
la empresa
Necesidades
del cargo e
informacin de
capacidades
actuales del
personal
Desempeo
del personal
Necesidades
para el
producto o
servicio de
acuerdo con
los requisitos
del cliente

ACTIVIDADES
Establecer los
requisitos del
personal para
cada cargo
Seleccin del
personal

SALIDAS
Requisitos
para cada
cargo

Persona
H seleccionada

Capacitacin
del personal

Personal
capacitado
H

Evaluar al
personal
capacitado
Identificar el
espacio o
ambiente
laboral, equipo
materiales y
sistema
adecuado para
210

CLIENTES
Proceso
requerido

Personal
evaluado
Ambiente
laboral
adecuado

Gestin de
recursos
humanos

Todos los
procesos de la
organizacin

lograr la
conformidad de
los requisitos
del cliente
DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin contable
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO

OBJETIVO

Gestin Contable

Fecha
RESPONSABLE

Coordinador
Financiero,
contador.
Garantizar el correcto manejo de cartera, los gastos, la tesorera y
la contabilidad de la empresa.

PROVEEDOR
Gestin de
ventas y
gestin de
compras

ENTRADAS
Necesidades de
dinero de la
empresa

ACTIVIDADES
Establecer
la cartera
P
de la
empresa

SALIDAS
Total de cartera

CLIENTES
Gestin
contable

Gestin
contable

Cartera de la
empresa

Programar
cobros

Cobros
programados

Gestin de
ventas

Informacin de
las deudas de
la empresa

Establecer
las cuentas
por pagar y
dems
gastos de

Total de
cuentas por
pagar y gastos
de la empresa

Gestin
contable

211

la empresa
Proveedores

Gestin de
compras

Gestin
contable

Cuentas por
pagar y gastos
de la empresa
Necesidades de
ingreso o
egreso de
efectivo a la
empresa
Informacin de
los pendientes
en el sistema

Documentos y
registros
utilizados en los
mdulos
contables
Necesidades de
evaluar lo
realizado en
cada modulo

Saldo de
cuentas de
ingresos y
egresos

Programar
su pago
Manejar la
caja menor
de la
empresa

Revisar
todos los
V
pendientes
de
contabilidad
Archivar,
H
recibos de
caja, notas
contables
Generar
auditora de
los mdulos
de cuentas V
por cobrar,
cuentas por
pagar,
tesorera y
contabilidad
Presentar
informes
H
financieros
Ejecutar
acciones
correctivas
orientadas
a la mejora
del proceso

DOCUMENTOS

RECURSOS

Gastos
programados

Gestin
contable

Cuadre de caja
menor

Pendientes
arreglados

Recibos de
caja, notas
contables
archivadas
Auditora de
mdulos
realizada

Balance
general, estado
de prdidas y
ganancias

Planificacin

PARTICIPANTES
212

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Sector industrial
Mapa de procesos

Gestin Gerencial

C
L
I
E
N
T
E

C
L
I
E
N
T
E

Gestin
Comercial

Gestin de
RRHH

Produccin

Gestin
Financiera

Gestin de
Compras

Gestin de Calidad
e infraestructura

Grfica 29. Mapa procesos sector industrial

213

S
A
T
I
S
F
E
C
H
O

Caracterizacin de procesos
Gestin gerencial
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Fecha

Gestin gerencial
RESPONSABLE Gerente general
Dirigir la organizacin basado en lineamientos estratgicos, gestionar
adecuadamente recursos a los procesos y revisar la calidad,
asegurando la adecuacin, eficacia y mejora

PROVEEDOR ENTRADAS
Retroalimentacin
del cliente
Desempeo de los
procesos de la
organizacin
Recomendaciones
para la mejora
Necesidades de
recursos
Todos los
procesos

ACTIVIDADES
Plantear las
directrices para
asegurar la
satisfaccin del
cliente
Planificar los
recursos para
mantener y
mejorar la
calidad
Mantener el
ambiente de
trabajo
adecuado para
el desarrollo de
los procesos
Analizar los
resultados y
disear planes
de mejora
214

SALIDAS
CLIENTES
Recursos para el
mantenimiento y
la mejora
continua de la
calidad
Lineamientos
estratgicos
Planes de mejora
Todos los
procesos

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin comercial
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Gestin
gerencial

Clientes

Fecha

Gestin comercial
RESPONSABLE Gerente Comercial
Concretar negocios exitosos adecuados a los objetivos de la
organizacin y a los requisitos del cliente.
ENTRADAS
Lista de clientes
actuales
Mercado objetivo
Estrategias
comerciales

Solicitud de
cotizacin
Pedido de
producto

Pago del
producto
adquirido

ACTIVIDADES
Estudiar a los
clientes y
planificar las
ventas
Analizar el
comportamiento
del mercado y
establecer
estrategias de
ventas
Aplicar
estrategias
comerciales
Presentar
cotizaciones de
los productos

Distribuir los
productos
terminados al
cliente
Realizar cierre
de ventas
215

SALIDAS
Planes de
mercadeo
Informacin
del cliente

CLIENTES
Gestin
gerencial

Presentacin
de
cotizaciones
de productos

Clientes

Productos
entregados al
cliente
Ventas
registradas

Gestin
financiera

Proceso de
Produccin

Informacin
sobre la
disponibilidad de
produccin

Gestin
gerencial

Lista de clientes
Encuestas
Acciones
preventivas

Clientes

Requisitos,
necesidades y
expectativas del
cliente
Quejas y
reclamos
Acciones
correctivas

Determinar la
cantidad de
unidades del
H
producto que se
deben fabricar
Aplicar
encuestas de
satisfaccin del
V
cliente

Verificar el
trmite de las
quejas y
sugerencias del
cliente
Ejecutar
acciones
correctivas
orientadas a la
mejora del
proceso
Retroalimentar
las quejas y
sugerencias de
los clientes

Informacin
para la
produccin
Requisitos,
necesidades y
expectativas
del cliente
Quejas y
reclamos
Solucin de
quejas y
reclamos

Proceso de
produccin

Gestin
gerencial

Clientes

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de compras
Cdigo:
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO

Gestin de compras

Versin:
Fecha
RESPONSABLE

216

Jefe de compras y jefe

de almacn

OBJETIVO

PROVEEDOR
Proceso de
produccin

Gestin
gerencial
Proveedores

Proceso de
produccin

Gestin
gerencial
Proveedores
Gestin de
recurso
humano

Gestin
financiera

Realizar todas las compras que afecten al producto cumpliendo con

los requisitos especificados.
Identificar, almacenar y proteger los productos utilizados en la
produccin.
ENTRADAS
Especificaciones
del producto

Informacin de
proveedores

Solicitud de
materiales,
especificaciones
y tiempos de
entrega

Informacin de
proveedores
Evaluaciones de
desempeo
Capacitaciones
Competencias
laborales
Recursos
asignados

ACTIVIDADES
Identificar los
materiales e
insumos crticos
que afectan la
calidad del
producto
Identificar los
proveedores de
productos
crticos
Establecer los
criterios para la
evaluacin y
seleccin de
proveedores
Realizar la
evaluacin y
seleccin de
proveedores
Realizar la
compra de
productos
Recibir y
almacenar los
productos
comprados
Suministrar los
materiales al
proceso de
produccin
Realizar la
reevaluacin
del proveedor
Evaluar el
desempeo del
personal

Verificar los
materiales
comprados
217

SALIDAS
Materiales e
insumos
crticos en la
calidad del
producto

CLIENTES
Gestin de
calidad

Proveedores
de materiales
e insumos

Proceso de
produccin

rdenes de
compra
Productos
comprados
Materiales e
insumos

Proceso de
produccin

Proveedores
de materiales
e insumos
Necesidades
de
capacitacin
Necesidad de
personal
Materiales
comprados
verificados

Proceso de
produccin

Gestin de
recurso
humano

Gestin
financiera

Proceso de
produccin

Requisitos y
especificaciones
tcnicas del
producto

Tomar
decisiones
sobre productos
y servicios de
proveedores
Tomar acciones
correctivas y de
mejora frente a
los resultados
del proceso

Anlisis de
proveedores
Resultados de
acciones de
mejora
aplicadas al
proceso

Proceso de
produccin
Gestin de
calidad

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de recurso humano

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Fecha

Gestin de recurso
RESPONSABLE Coordinador de recurso
humano
humano
Asegurar el personal competente para cada uno de los procesos de la
empresa necesarios para el cumplimiento de la calidad en el producto
ENTRADAS
Hojas de vida
Necesidades de
capacitacin y
formacin de
personal
Necesidades de
contratacin de
personal

ACTIVIDADES
Disear los
perfiles de
cargos, funciones
y
responsabilidades
Definir la
competencia del
personal
Realizar
entrevistas y
pruebas de
seleccin
218

SALIDAS
CLIENTES
Personal
competente
Personal
contratado
Evaluaciones
de desempeo Todos los
Capacitaciones procesos
Competencias
laborales

Identificar
necesidades de
capacitacin y
entrenamiento
Contratar y
desvincular al
personal de
acuerdo al
cumplimiento del
perfil requerido y
a los
requerimientos de
la empresa
Realizar
induccin al
personal
Ejecutar
programa de
capacitacin
Liquidar la
nmina
Evaluar al
personal y
realizar
seguimiento
Evaluar la
efectividad de los
programas de
capacitacin
Conservar el
ambiente y el
clima
organizacional

H
H

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin financiera

219

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO
PROVEEDOR

Todos los
procesos

Fecha

Gestin financiera
RESPONSABLE Coordinador financiero
Planear, organizar y controlar los recursos de la organizacin
ENTRADAS
Necesidades de
recursos
Recibos y
extractos de
pago
Informacin de
entidades
financieras y del
estado
Cartera-clientes

ACTIVIDADES
Elaboracin de
flujos de caja
Bsqueda de
recursos
financieros
Manejo de
tesorera:
- Pagos a
proveedores
- Pagos, costos
y gastos de
funcionamiento
- Pagos de
obligaciones
financieras y
tributarias
Recaudo de
cartera
Manejo de caja
general y cajas
menores
Elaboracin de
informes
contables y
estados
financieros
Elaboracin de
indicadores
financieros
Revisin de
nmina,
parafiscales y
seguridad social
Control de la
ejecucin de los
flujos de caja
presupuestados
220

P
P

SALIDAS
Recursos
monetarios
Estados
contables y
financieros
Necesidades
de
capacitacin

CLIENTES

H
H

Todos los
procesos

Ejecutar
acciones
correctivas
orientadas a la
mejora del
proceso

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de calidad e infraestructura

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Fecha

Gestin calidad e
RESPONSABLE Coordinador de calidad
infraestructura
Implementar acciones basadas en el anlisis de resultados de los
procesos de la organizacin que conduzcan al mejoramiento
continuo.
ENTRADAS
Necesidades de
documentos y
registros
Oportunidades
de mejora
No
conformidades

ACTIVIDADES
Planificar las
auditoras
internas
Programar
mantenimientos
preventivos de
la maquinaria
Planes de
mejora
Atencin a
reclamos del
cliente
Auditoras
internas
Control del
producto no
conforme
Seguimiento de
221

P
H
V
V
V

SALIDAS
CLIENTES
Desempeo de
procesos
Solucin a no
conformidades
Informes de
auditoras
internas
Resultado de
acciones
Todos los
preventivas y
procesos
correctivas

acciones
correctivas y
preventivas
Analizar los
resultados del
proceso y tomar
acciones de
mejora

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Produccin
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Produccin
RESPONSABLE Jefe de produccin
Organizar las actividades de produccin a partir de los requisitos del
cliente para la elaboracin del producto

PROVEEDOR
Gestin
comercial

ENTRADAS
Solicitud de
cotizacin

Gestin
comercial

Especificaciones
de producto

Gestin de
compras

Fecha

Materias primas
Insumos

ACTIVIDADES
Cotizar los
productos
solicitados
Elaborar
requisicin de
materiales
Elaboracin de
planes de
fabricacin y de
calidad
Programar la
produccin
Realizar los
procesos
necesarios
para la
fabricacin del
producto
Despachar el
222

SALIDAS
Cotizaciones de
productos

CLIENTES
Gestin
comercial

Solicitud de
materiales,
especificaciones
y tiempos de
entrega
Planes de
produccin

Gestin de
compras
Proceso de
produccin

Producto
terminado
Producto
despachado

Gestin
comercial

Gestin de
recurso
humano

Gestin de
calidad
Gestin
comercial

Evaluaciones de
desempeo
Capacitaciones
Competencias
laborales
Especificaciones
de producto

producto
terminado
Evaluar el
desempeo del
personal

Control de
calidad del
producto
Realizar
acciones de
mejora al
proceso de
acuerdo a los
resultados
obtenidos
Realizar
mantenimiento
por garanta (si
aplica)

Necesidades de
capacitacin
Necesidad de
personal

Gestin de
recurso
humano

Acciones
correctivas
aplicadas al
producto
Resultados de
acciones de
mejora
aplicadas al
proceso

Gestin de
calidad
Clientes

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

223

Sector servicios
Mapa de procesos

224

Grfica 30. Mapa de procesos sector servicios

Caracterizacin de procesos
Gestin gerencial
225

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Fecha

Gestin gerencial
RESPONSABLE Gerente
Establecer las directrices organizacionales requeridas asignando los
recursos necesarios y definiendo la planeacin, revisin y
mejoramiento de la calidad.
ENTRADAS
Necesidades y
expectativas del
cliente
Evaluacin del
mercado
Identificacin de
necesidades
futuras para la
organizacin
Seguimiento a
las acciones
correctivas y
preventivas, no
conformidades
Resultados de
auditoras
internas
Resultados de
satisfaccin del
cliente
Acciones de
seguimiento de
revisin por la
direccin previa
Evaluacin del
desempeo
personal
Solicitud de
recursos

ACTIVIDADES
Identificar nuevos
mercados
Mantener
satisfechos a los
clientes actuales
Definir la
planeacin
estratgica, la
poltica y los
objetivos de
calidad
Asignar recursos
para el
funcionamiento
de los procesos
Comunicar e
implementar
directrices
organizacionales
y de calidad
Aprobar las
propuestas
Revisar y firmar
contratos
Verificar el
cumplimiento de
los requisitos
especificados por
el cliente para la
226

P
P

H
H

SALIDAS
CLIENTES
Direccionamiento
estratgico
Competitividad de
la organizacin
en el entorno
Poltica, misin,
visin y objetivos
de calidad
Control de
servicio no
conforme
Solicitud de
accin
preventiva/correct
Todos los
iva
procesos
Necesidades de
recurso humano
Planes de
mejoramiento

Evaluacin
financiera

prestacin del
servicio
Generar acciones
correctivas y
preventivas en el
desempeo del
proceso
Analizar la
conformidad del
servicio prestado

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin de calidad
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Fecha

Gestin de calidad
RESPONSABLE Coordinador de calidad
Asegura y mantiene la mejora continua de los procesos de la
organizacin

PROVEEDOR ENTRADAS
Necesidades de
documentacin
de la empresa
Diagnstico
Todos los
preliminar de la
procesos
empresa
Acciones
tomadas en la

ACTIVIDADES
Identificar
necesidades y
expectativas
del cliente
Diseo de la
documentacin
Programar
auditoras
227

P
P

SALIDAS
Documentos de la
empresa
Mejora de los
procesos de la
organizacin
Mejora del
servicio prestado

CLIENTES

Todos los
procesos

revisin por la
gerencia
No
conformidades
detectadas
Acciones
correctivas y
preventivas
Requisitos del
cliente
Asignacin de
recursos y
directrices
organizacionales
Encuestas al
cliente aplicadas

internas
Documentacin
de la empresa
Realizar
auditoras
internas
Seguimiento de
los resultados
de la
percepcin del
cliente de
acuerdo a los
resultados de
encuestas
Seguimiento de
las acciones
correctivas y
preventivas, a
las no
conformidades
y a las
solicitudes
despus de la
entrega del
servicio.
Seguimiento de
las acciones
tomadas en la
revisin por la
gerencia.
Evaluacin del
cliente luego de
acciones
tomadas
Generar
acciones
correctivas y
preventivas en
el desempeo
del proceso
Toma de
228

H
H

decisiones
segn la
evaluacin del
cliente
DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin comercial
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Gestin
gerencial
Planeacin y
control de
proyectos
Clientes

Gestin comercial

Fecha

Coordinador de gestin
comercial
Desarrollar las actividades necesarias para garantizar el crecimiento
de la organizacin mediante nuevos contratos y liderar el
cumplimiento de los requisitos de los usuarios.
ENTRADAS
Plan estratgico
Metas
Presupuestos
Nuevos servicios
factibles
Necesidades
Requerimientos

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Determinacin
de estrategias,
medios,
publicidad,
apoyos de venta
Identificacin de
clientes,
productos y
necesidades
Determinacin
de necesidades
de recursos
229

SALIDAS
Estrategias
Portafolio de
servicios
Plan de
ventas

CLIENTES
Gestin
comercial
Gestin de
compras
Gestin
administrativ
a

Gestin
comercial
Clientes
Mercado
Gestin
comercial

Clientes
Gestin
gerencial
Gestin
comercial
Clientes

Gestin
gerencial
Gestin
comercial
Gestin
gerencial
Gestin
comercial
Gestin de
calidad

DOCUMENTOS

Plan de ventas
Portafolio de
servicios
Necesidades
Requerimientos
Clientes potenciales
Licitaciones/ofertas
Cotizaciones
Licitaciones/ofertas
Requisitos de los
clientes
Informacin de los
contratos
Requisitos del
cliente
Formato de quejas,
reclamos
No conformidades
del servicio

Resultados de
comportamiento del
proceso
Datos

No conformidades
del proceso
Resultados de la
revisin gerencial
Procedimiento
acciones correctivas
Procedimiento
acciones preventivas
y de mejora

Estrategia
publicitaria
Bsqueda de
nuevos clientes
Anlisis de la
factibilidad del
negocio

Revisin de
requisitos del
cliente y
legalizacin de
contratos
Atencin a
quejas, reclamos
y sugerencias del
cliente
Evaluacin y
seguimiento a la
satisfaccin del
cliente
Evaluacin del
comportamiento
del proceso

Implementacin
de las acciones
necesarias para
alcanzar los
resultados
planificados y
asegurar la
mejora continua
del proceso

RECURSOS

P
P

Publicidad
Portafolio de
servicios

Gestin
comercial
Clientes

Viabilidad del
negocio

Gestin
comercial
Planeacin y
control de
proyectos
Gestin
gerencial
Gestin
comercial
Ejecucin de
proyectos
Gestin
gerencial
Gestin
comercial

Contratos
legalizados
H

Atencin al
cliente
Resultado de
satisfaccin
del cliente

Seguimiento
del proceso

Gestin
gerencial

No
conformidade
s del proceso
Solicitud de
acciones de
mejora
Planes de
accin

Gestin
gerencial

PARTICIPANTES

230

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Planeacin y control del proyecto

Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Planeacin y control
RESPONSABLE Director de proyectos
del proyecto
Aplica para todas las actividades de planificacin y seguimiento de los
proyectos desde su inicio hasta su entrega

PROVEEDOR ENTRADAS
Gestin
Polticas de la
gerencial
empresa

Estado /
Gobierno
Mercado

Requisitos de
Ley
Hbitos de
usuarios

Planeacin y
control del
proyecto

Estndar de
operacin actual
Competencia del
personal
Ficha tcnica del
servicio
Criterios de

Ejecucin de

Fecha

ACTIVIDADES
Establecer el
cronograma de
implementacin
para el desarrollo
de nuevos
servicios y/o
cambios en los
actuales
Determinar las
caractersticas de
calidad y
especificaciones
del nuevo servicio
Establecer las
responsabilidades
y la secuencia de
las actividades

Establecer planes
231

SALIDAS
Cronograma de
actividades

CLIENTES
Gestin
comercial

Fichas tcnicas
del servicio

Gestin
comercial
Ejecucin de
proyectos

Organigrama
Diagramas de
flujo

Ejecucin de
proyectos

Planes de accin

Ejecucin de

proyectos
Planeacin y
control del
proyecto
Gestin
comercial
Ejecucin de
proyectos

Empresa
contratante

Planeacin y
control del
proyecto
Planeacin y
control del
proyecto

Gestin de
calidad
Planeacin y
control del
proyecto
Clientes

DOCUMENTOS

operacin
Resultado de
pruebas

de calidad para el
servicio

Conclusin de la
evaluacin del
mercado
Estndar de los
procesos
actuales
Necesidades del
cliente definidas
por el contrato o
solicitud
Especificacin
de necesidades
del cliente
Resultados del
proceso
Cumplimiento de
planes
Datos del
proceso: No
conformidades
Resultados de
auditorias
Identificacin de
no
conformidades
Identificacin de
oportunidades
de mejora
No
conformidades
del desempeo
del proceso
Reclamos

Determinar la
viabilidad del
negocio

Recepcin de
informacin

Peticionar los
servicios
requeridos
Seguimiento y
medicin de los
factores crticos
del proceso

Implementar las
acciones
necesarias para
alcanzar los
resultados
planificados y
asegurar la
mejora continua
del proceso

RECURSOS

proyectos

Viabilidad del
negocio

Gestin
comercial

Especificacin de
necesidades del
cliente

Gestin
comercial

Hoja de trabajo

Ejecucin de
proyectos

Resultado de
cumplimiento
planes de accin
de calidad del
servicio

Gestin
gerencial

Solicitud de
acciones de
mejora
Planes de accin

Gestin de
calidad
Gestin
gerencial
Clientes

PARTICIPANTES

232

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Ejecucin de proyectos
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

Ejecucin de proyectos RESPONSABLE Director de obra

Ejecutar y entregar proyectos que cumplan las especificaciones y
requisitos exigidos por el cliente, logrando su satisfaccin

PROVEEDOR ENTRADAS
Planeacin y
Necesidades
control del
presentadas
servicio

Ejecucin de
proyectos

Fecha

Hoja de trabajo

Gestin de
calidad
Clientes

Resultados del
proceso

Todos los
procesos
Clientes

Procedimiento de
acciones
correctivas ,
preventivas y de
mejoras
No
conformidades de
servicios
Reclamos

ACTIVIDADES
Organizacin
del trabajo a
realizar para la
entrega de los
servicios
Organizar los
recursos fsicos
y el material de
trabajo para la
realizacin del
servicio
Recoleccin de
datos de
resultados del
proceso
Implementar
las acciones
necesarias
para alcanzar
los resultados
planificados y
asegurar la
mejora
continua del
proceso
233

SALIDAS
Hoja de trabajo

CLIENTES
Ejecucin de
proyectos

Solicitud y
entrega de
materiales

Cliente
Ejecucin de
proyectos

Seguimiento del
proceso

Ejecucin de
proyectos

Solicitud de
acciones de
mejora
Planes de accin

Todos los
procesos
Clientes

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

Gestin administrativa
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Gestin administrativa

Fecha

Director administrativo y
financiero
Aplica para todas las actividades de gestin de recursos fsicos y
humanos necesarios para garantizar el suministro de recursos y
mantener la competencia de la empresa.
ENTRADAS
Necesidades de
personal
competente
Solicitud de
recursos
Directrices
organizacionales
Cuentas por
pagar
Asignacin
presupuestal
Presupuesto
anual de calidad

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Estimar y
planear los
recursos para
la ejecucin de
proyectos
Seleccin de
personal para
ingreso a la
empresa
Realizar
induccin de
personal
Asignar
recursos para el
funcionamiento
de los procesos
Relacin de
pago de
234

SALIDAS
Seleccin de
cargo
Registro de
ingreso de
personal
Evaluacin de
desempeo
laboral
Inventario de
recursos fsicos
Programa de
capacitacin
Control de
asistencia a las
capacitaciones
Hojas de vida de
personal
Recursos que

CLIENTES

Todos los
procesos

nmina, crditos
y cartera
Realizar el
inventario de los
recursos fsicos
Programar y
realizar
capacitaciones
Evaluar
desempeo
laboral
Verificar la
correcta
inversin de los
recursos
Evaluar la
evolucin
financiera de la
empresa
Control de
bancos y
manejo de
crdito
Evaluar la
eficiencia de las
capacitaciones
Garantizar el
funcionamiento
de la empresa
Garantizar el
funcionamiento
de la empresa
Evaluacin de la
eficacia de la
capacitacin

sern destinados
para la ejecucin
de proyectos
Cuentas de
cobro
Pago de rdenes
Solicitud de
accin
preventiva/correc
tiva
Control de
servicio no
conforme

DOCUMENTOS

RECURSOS

PARTICIPANTES

INDICADORES

REQUISITOS

REGISTROS

235

Gestin de compras
Cdigo:
Versin:

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Todos los
procesos

Gestin
gerencial

Gestin de compras

Coordinador de
compras
Determinar las actividades necesarias para asegurar que los
proveedores existentes cumplan con los criterios de evaluacin
requeridos por la organizacin
ENTRADAS
Necesidades y
requerimientos de
servicios
Necesidades y
requerimientos de
materias primas e
insumos
Directrices de
poltica de
compras

Todos los
procesos

Solicitud de
materias primas e
insumos

Todos los
procesos

Solicitud de
servicios a
subcontratar
Cotizacin
Informacin de

Proveedores

Fecha
RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Identificar los
servicios y
productos a
comprar que
afectan la calidad
de los servicios
Definir criterios
para evaluar y
seleccionar
proveedores
Determinar los
requisitos del
producto/servicio
a comprar
Solicitar
cotizacin
Seleccionar
proveedores
236

SALIDAS
Listado de
proveedores,
bienes y
servicios

Evaluacin y
seleccin de
proveedores

Gestin de
compras

Solicitud al
proveedor

Proveedores

Cotizaciones

Gestin de
compras

Seleccin de
proveedores

Gestin de
compras

H
H

CLIENTES
Todos los
procesos

Todos los
procesos

Gestin de
compras
Clientes

Todos los
procesos

Proveedores

materiales y
servicios
Muestra de
productos
Orden de compra
Requisitos del
producto/ servicio
a comprar
Seleccin de
proveedores
Reevaluacin de
proveedores
Costos
Quejas y
reclamos

Comportamiento
de productos
/servicios
comprados
Material
comprado
Factura de
compra

Proveedores

Documentar los
requisitos de la
compra

Contactar y
disponer de
proveedores de
contingencia para
productos y
servicios crticos
por costos,
disponibilidad,
calidad, etc,
Reevaluacin de
proveedores

Gestin de
calidad

Resultados del
proceso
Cumplimiento de
planes
No
conformidades
Procedimiento de
acciones
correctivas ,

Recepcin e
inspeccin de los
materiales
comprados

Seguimiento y
medicin de los
factores crticos
del proceso

Implementar las
acciones
necesarias para
237

Todos los
procesos

Proveedores
de
contingencia

Proceso de
compras

Reevaluacin
de
proveedores

Proceso de
compras
Proveedores

Verificacin de
orden de
compra
Factura de
compra
aceptada
Reporte de
material no
conforme
Cumplimiento
del
cronograma
de compras

Gestin
administrativ
a
Proveedores

Solicitud de
acciones de
mejora

Todos los
procesos
Proveedores

Gestin de
compras

Orden de
compra
diligenciada y
aprobada

Gestin
gerencial

preventivas y de
mejoras
No
conformidades de
servicios
Reclamos

alcanzar los
resultados
planificados y
asegurar la
mejora continua
del proceso

Planes de
accin

Anexo 2. Manual de arquitectura

TABLA DE CONTENIDO

Pg

1. Especificaciones generales de Adempiere

1.1.

Servidor de Aplicaciones

1.2.

Aplicacin Cliente

1.3.

Base de Datos

1.4.

Implementacin

2. Requerimientos tcnicos del sistema

3. Estructura de la base de datos
3.1.

Prefijos

3.2.

Sufijos y prefijos especiales

3.3.

Columnas estndar

3.4.

Columnas comunes en tablas maestras

3.5.

Estructura base de datos

3.5.1.
3.5.2.
3.5.3.
3.5.4.
3.5.5.
3.5.6.
3.5.7.
3.5.8.

Administracin del sistema

Diccionario de la aplicacin
Relacin con terceros
Ventas (Cotizacin a Factura)
Compras (Requisicin a Factura)
Saldos Pendientes
Gestin de Materiales
Gestin de Proyectos

238

3.5.9.
3.5.10.
3.5.11.

Anlisis de Desempeo
Activos
Localizacin Colombia

LISTA DE TABLAS

Pg

Tabla 1. Prefijos de la base de datos

Tabla 2. Columnas comunes a todas las tablas
Tabla 3. Columnas comunes a todas las tablas maestras
Tabla 4. Estructura de Administracin del sistema
Tabla 5. Estructura de diccionario de la aplicacin
Tabla 6. Estructura de relacin con terceros
Tabla 7. Estructura de Ventas
Tabla 8. Estructura de Compras
Tabla 9. Estructura de Saldos pendientes
Tabla 10. Estructura de gestin de Materiales
Tabla 11. Estructura de gestin de proyectos
Tabla 12. Estructura anlisis de desempeo
Tabla 13. Estructura de activos

239

LISTA DE GRFICAS

Pg
Grfica 1. Arquitectura Adempiere

240

Especificaciones generales de Adempiere

Adempiere es una aplicacin cliente-servidor escrita enteramente en Java, que

soporta el procesamiento de grandes volmenes de informacin y una interfaz
grfica de usuario de alto rendimiento.
Las especificaciones de Adempiere en cuanto a su lenguaje, su tecnologa, su
infraestructura, su sistema gestor de base de datos y en general caractersticas
tcnicas son:
Java
Jboss
Oracle o PostgreSQL
Conexin WAN para clientes remotos
Cualquier sistema operativo que soporte Java (Linux, Windows, Mac)
Servidor de Aplicaciones

El servidor de aplicaciones est implementado en Java, con la tecnologa J2EE,

utilizando la infraestructura del servidor de aplicaciones JBoss. Este servidor
puede estar corriendo de manera independiente o en el mismo equipo que el
servidor de la base de datos. Para la administracin del servidor se utiliza JMX
(Java Management Extensions). El acceso a la base de datos se realiza mediante
el protocolo JDBC (Java Database Connectivity). Est planificado que futuros
releases de Adempiere soporten otros servidores de aplicaciones que cumplan
con las especificaciones de J2EE (por ej. IBM Websphere, Oracle Application
Server, etc.). Adems del estndar HTTP, se utiliza el protocolo SSL para la
implementacin de la funcionalidad Web Store.
241

Aplicacin Cliente

Los componentes de la aplicacin Cliente estn escritos enteramente en Java,

diseados para utilizar las capacidades que brindan las PCs actualmente. La
aplicacin Java o cliente Java Applet es la eleccin ideal para altos volmenes de
datos y proporciona una interfase grfica de usuario de alto rendimiento, se
comunica va thin JDBC (Java Database Connectivity) con la base de datos y
mediante RMI (Remote Method Invocation) con el servidor de aplicaciones. El
cliente puede acceder a los servidores a travs de internet o de una intranet. En
casos donde la instalacin o descarga de la aplicacin no sea posible, se utiliza un
cliente HTML, ste est implementado mediante Java Servlets y Java Server
Pages almacenadas en Servidores de Servlet.

Base de Datos

Actualmente el soporte de bases de datos est restringido a Oracle y PostgreSQL,

no obstante, la independencia de la base de datos es una meta prioritaria a
mediano plazo. Los usuarios de Adempiere pueden elegir entre adquirir su propia
licencia de Oracle o seleccionar algunas bases de datos open source como lo son
Oracle XE y PostgreSQL.
Los requerimientos de Adempiere para la base de datos son:
Que soporte completamente el estndar ANSI SQL 99 (CASE, todos los
tipos de JOIN, etc)
Que soporte vistas y vistas sobre vistas
Que soporte funciones definidas por el usuario (Preferentemente a travs
de SQLJ)
Que soporte vistas en lnea (por ej. Select From (Select xx From yy) )
Que soporte JDBC 3.0 (especialmente Row set)
Implementacin
Todos los componentes puede ser implementados en cualquier plataforma que
soporte Java: Windows, Linux, Unix, Mac, etc.
242

Se soportan una gran variedad de configuraciones; cuando el ancho de banda lo

permite, es posible instalar la aplicacin cliente Java. Se pueden obtener accesos
seguros utilizando herramientas estilo Terminal Services, ya sean soluciones
propietarias u open source.
Para utilizar el cliente HTML, se necesita un servidor de JSP y Java servlet y para
implementar la funcionalidad del web store se requiere el protocolo SSL, adicional
al estndar http.
EL servidor de aplicaciones JBoss puede ser instalado de manera stand alone o
en el mismo servidor de la base de datos; se utiliza JMX (Java Management
Extensions) para la administracin del servidor.
El servidor de la base de datos almacena los datos y la lgica de la aplicacin y
accede a l mediante el protocolo estndar JDBC.

Grfica 31. Arquitectura Adempiere

243

Requerimientos tcnicos del sistema

Requerimientos mnimos servidor

CPU: 2 GHz
Memoria: 2 GB
Disco duro: 150 GB
Sistema operativo: SuSE Linux
Java JDK 1.5.0_12

Requerimientos mnimos clientes

CPU: 2 GHz
Memoria: 1GB
Disco duro: N/A
Sistema operativo
Windows XP SP2 o Vista ni 2000)
Linux: Ubuntu o SuSE
Java JRE 1.5.0_12 }

Requerimientos red
LAN: 100MByte/s
Internet: 1MBit/s, Firefox > 3 (no Internet Explorer)
Estructura de la base de datos

Prefijos
Las tablas que pertenecen a la base de datos de Adempiere estn organizadas
con algunos prefijos, que las diferencian, segn su papel dentro del sistema; de
sta forma, las tablas que se relacionan con la administracin de materiales tienen
en su nombre un prefijo nico que las identifica y distingue de cualquier otro grupo
de tablas que apoyen una funcionalidad diferente en el sistema.
La siguiente lista muestra los prefijos usados en la base de datos de la aplicacin
y sus respectivos significados.

244

Tabla 27. Prefijos de la base de datos

Prefijo
A_

AD_

ASP_

Significado
Gestin de activos

Diccionario de aplicacin

Proveedor del servicio de la

aplicacin

B_

Plaza de mercado

C_

Funcionalidad comn

CM_

FACT_

Gestin de la colaboracin

Cubo multidimensional

GL_

Libro mayor

I_

Importacin

K_

Gestin del conocimiento

M_

Gestin de materiales

PA_

Anlisis de desempeo

245

PP_

R_

RV_

Planeacin de la produccin

Solicitudes

Vistas de reportes

S_

Servicio

T_

Tablas temporales

W_

Web

WS_

Servicio Web

Sufijos y prefijos especiales

_ID
Tipo de dato: Data Type: Number (10)
La columna que posea este sufijo hace referencia al campo de la llave
primaria o fornea de la tabla a la que pertenece; se utiliza el siguiente
formato: <Nombre_tabla>_ID, por ejemplo: AD_Client_ID, es el campo de la
llave primaria para la tabla AD_Client.
Is
Tipo de dato: Char(1) Value: Y/N
Es un prefijo usado en algunas columnas de las tablas, que acta como
bandera, por ejemplo: IsApproved, IsActive, IsVendor, etc.
Columnas estndar
Existen algunas columnas que son comunes en todas las tablas de la base de
datos de Adempiere:
246

Tabla 28. Columnas comunes a todas las tablas

Columna

Tipo de dato

Descripcin

AD_Client_ID

Number(10)
NULL

NOT Cdigo que identifica a la compaa

dentro del sistema.

AD_Org_ID

Number(10)
NULL

NOT Cdigo que identifica a la organizacin

dentro del sistema.

IsActive

Char(1) - Values: Y/N

Indica si un registro de la base de datos

est activo o no en el sistema.

Created

Date NOT NULL

Fecha en la cual el registro fue creado

en la base de datos.

CreatedBy

Updated

UpdatedBy

Number(10)
NULL

NOT Cdigo del usuario del sistema que cre

el registro.

Date NOT NULL

Number(10)
NULL

Fecha en la cual el registro fue

actualizado en la base de datos.
NOT Cdigo del usuario del sistema que
actualiz el registro.

Columnas comunes en tablas maestras

Existen columnas que se encuentran en todas las tablas maestras de la base de
datos de Adempiere:
Tabla 29. Columnas comunes a todas las tablas maestras
Columna

Tipo de dato

Descripcin

Value

NVarchar2(40)

Cdigo o clave de bsqueda del

registro.

Name

NVarchar2(60)

Nombre para mostrar.

247

Description

NVarchar2(255)

Descripcin del registro.

Help

NVarchar2(2000)

Ayuda o
registro.

comentarios

Estructura base de datos

Administracin del sistema

Tabla 30. Estructura de Administracin del sistema

Men

Tipo

Tablas

1.1
REGLAS Entidad
GENERALES
acumulada

NO APLICA

DS 1.1.1 REGLAS DEL Entidad

SISTEMA
acumulada

NO APLICA

Sistema

Ventana

AD_System

Registro del sistema

Ventana

AD_Registration

Definir lenguaje

Flujo de trabajo

NO APLICA

Lenguaje

Ventana

AD_Language

Sincroniza la traduccin
Proceso
del documento

NO APLICA

248

acerca

del

Importar/exportar
traduccin

Forma

NO APLICA
AD_Language AD_Element_Trl
AD_Message_Trl AD_Window_Trl
AD_Tab_Trl AD_Field_Trl
AD_FieldGroup_Trl AD_Process_Trl
AD_Form_Trl AD_Task_Trl
AD_Workflow_Trl AD_WF_Node_Trl
AD_Menu_Trl AD_Ref_List_Trl

Traduccin del lenguaje

Ventana

Men

Ventana

AD_Menu AD_Menu_Trl

rbol e imagen de nodo

Ventana

AD_Tree

Mantenimiento de rbol

Forma

NO APLICA

Tarea

Ventana

AD_Task AD_Task_Trl
AD_Task_Access

Flujo de trabajo

AD_Replication AD_Replication_Run
AD_Replication_Log

Imagen del sistema

Ventana

AD_Image

Mensaje de error

Ventana

AD_Error

Aviso

Ventana

AD_Note

Configuracin
replicacin

de

Encontrar (uso indirecto) Ventana

NO APLICA

Pas, regin y ciudad

Ventana

C_Country C_Country_Trl C_Region

C_City

Ventana

AD_SysConfig

Entidad
acumulada

NO APLICA

Configurador
sistema
1.1.2 SEGURIDAD

del

249

Usuario

Ventana

AD_User AD_User_Roles
AD_User_Substitute C_OrgAssignment
AD_User_OrgAccess AD_UserMail
AD_UserQuery AD_LdapAccess

Reinicio contrasea

Proceso

NO APLICA

Rol

Ventana

AD_Role AD_Role_OrgAccess
AD_User_Roles AD_Window_Access
AD_Process_Access
AD_Form_Access
AD_Workflow_Access
AD_Task_Access
AD_Document_Action_Access

Actualizacin de rol

Proceso

NO APLICA

Acceso a datos de roles Ventana

AD_Role AD_Table_Access
AD_Column_Access
AD_Record_Access

Copiar rol

Proceso

NO APLICA

Sesin

Ventana

AD_Session AD_ChangeLog

Auditoria de procesos

Ventana

AD_PInstance AD_PInstance_Para
AD_PInstance_Log

Histrico de cambios

Ventana

AD_ChangeLog

Visualizador de archivos Forma

1.1.3 SERVIDOR

Agenda

NO APLICA

Entidad
acumulada

NO APLICA

Ventana

AD_Scheduler AD_Scheduler_Para
AD_SchedulerRecipient
AD_SchedulerLog

250

Procesador de alertas

Procesador
solicitudes

de

Ventana

AD_AlertProcessor
AD_AlertProcessorLog

Ventana

R_RequestProcessor
R_RequestProcessor_Route
R_RequestProcessorLog

Procesador de flujos de
Ventana
trabajo

AD_WorkflowProcessor
AD_WorkflowProcessorLog

Procesador
contabilidad

Ventana

C_AcctProcessor C_AcctProcessorLog

Ventana

AD_LdapProcessor
AD_LdapProcessorLog

de

Servidor LDAP

Procesador
de
Proceso
solicitudes de e-mail

NO APLICA

1.1.4
FLUJO
TRABAJO

DE Entidad
acumulada

NO APLICA

Responsable
trabajo

de

flujo

Flujo de trabajo

Editor de
trabajo

flujos

Ventana

AD_WF_Responsible
AD_Workflow AD_Workflow_Trl
AD_Workflow_Access AD_WF_Block
AD_WF_Node AD_WF_Node_Para
AD_WF_Node_Trl AD_WF_NodeNext
AD_WF_NodeNext
AD_WF_NextCondition

Ventana

de

Mueve flujos de trabajo

Forma

NO APLICA

Proceso

NO APLICA

Actividad flujo de trabajo Ventana

AD_WF_Activity

251

Actividades
trabajo

flujo

de

Proceso flujo de trabajo

Forma

NO APLICA
AD_WF_Process AD_WF_Activity
AD_WF_ActivityResult
AD_WF_EventAudit
AD_WF_ProcessData

Ventana

1.1.5 IMPRESION

Entidad
acumulada

NO APLICA

Papel de impresin

Ventana

AD_PrintPaper AD_PrintPaper_Default

Color de impresin

Ventana

AD_PrintColor

Fuente de impresin

Ventana

AD_PrintFont

Formato de impresin
Ventana
grilla

AD_PrintFormat AD_PrintFormatItem
AD_PrintFormatItem
AD_PrintFormatItem
AD_PrintFormatItem_Trl
AD_PrintGraph

Ventana

Formato de impresin

Imprime
detalle
formulario

AD_PrintTableFormat

de

Informe

RV_PrintFormatDetail

Forma de impresin

Ventana

AD_PrintForm

Etiqueta de impresin

Ventana

AD_LabelPrinter
AD_LabelPrinterFunction

Imprimir etiqueta

Ventana

AD_PrintLabel AD_PrintLabelLine
AD_PrintLabelLine_Trl

1.1.6 COLABORACIN

Entidad
acumulada

NO APLICA

252

Tipo de charla

Ventana

CM_ChatType CM_ChatTypeUpdate

Ver charla

Ventana

CM_Chat CM_ChatEntry
CM_ChatUpdate

Proyecto web

CM_WebProject CM_Container
CM_Container_Trl
CM_Container_Element
CM_Container_Element_Trl
CM_ContainerTTable CM_CStage
CM_CStage_Trl CM_CStage_Element
CM_CStage_Element_Trl
CM_CStageTTable CM_Template
CM_TemplateTable
CM_Template_Ad_Cat CM_Media
CM_WebProject_Domain
CM_Media_Server

Ventana

Administracin Web de Ventana

Adempiere

CM_Ad_Cat CM_Ad
CM_Template_Ad_Cat
CM_AccessProfile CM_AccessListRole
CM_AccessListBPGroup
CM_AccessStage
CM_AccessContainer
CM_AccessNewsChannel
CM_AccessMedia

Acceso web

Ventana

Servidor web

Ventana

CM_BroadcastServer

Publicaciones

Ventana

NO APLICA

Desplegar proyecto web Proceso

NO APLICA

Canal nuevo

Ventana

CM_NewsChannel CM_NewsItem

tem medio

Ventana

CM_WebProject CM_Media
CM_MediaDeploy

253

1.1.7 CONOCIMIENTO

Entidad
acumulada

NO APLICA

ndice de texto

Ventana

K_Index

Pare ndice de texto

Ventana

K_IndexStop

Ventana

K_IndexLog

Reconstruir ndice

Proceso

NO APLICA

Categora conocimiento

Ventana

K_Category K_CategoryValue

Inicio conocimiento

Ventana

K_Source

Sinnimo conocimiento

Ventana

K_Synonym

Base de conocimiento

Ventana

K_Type K_Topic K_Entry

K_EntryCategory K_EntryRelated
K_Comment

1.1.8 Prueba

Ventana

Test

1.1.9 Versin java

Tarea

java -version

1.1.10 Proceso Sql

Forma

NO APLICA

Tarea

NO APLICA

Tarea

NO APLICA

Proceso

NO APLICA

Proceso

DBA_Recompile

Proceso

NO APLICA

Proceso

NO APLICA

Log
de
bsqueda

texto

de

1.1.11 Exporta la base

de datos
1.1.12 Transferencia de
la base de datos
1.1.13
Sincronizar
terminologa
1.1.14 Recopilar objetos
de base de datos
1.1.15
secuencia

Comprobar

1.1.16 Reiniciar cach

254

1.2 REGLAS DE LA Entidad

COMPAA
acumulada

NO APLICA

Configuracin inicial de
Forma
la compaa

NO APLICA

Revisin
de
la
configuracin inicial de Flujo de trabajo
la compaa

NO APLICA

Compaa

Ventana

AD_Client AD_ClientInfo
AD_ClientShare

Tienda web

Ventana

W_Store W_Store_Trl W_MailMsg

W_MailMsg_Trl

Mezclar entidades

Forma

NO APLICA

Categora de posicin

Ventana

C_JobCategory

Posicin

Ventana

C_Job C_JobAssignment
C_JobRemuneration

Remuneracin

Ventana

C_Remuneration C_JobRemuneration
C_UserRemuneration

Mdulos Saas suscritos

Ventana

ASP_ClientLevel ASP_ClientException

1.3 REGLAS DE LA Entidad

ORGANIZACIN
acumulada

NO APLICA

Consola de editor de
Ventana
contenido

PA_DashboardContent

Organizacin

Ventana

AD_Org AD_OrgInfo C_InterOrg_Acct

C_OrgAssignment

Tipo de organizacin

Ventana

AD_OrgType

255

C_Bank C_BankAccount
C_BankAccountDoc
C_PaymentProcessor
C_BankStatementLoader
C_BankAccount_Acct

Banco

Ventana

Algoritmo conciliacin

Ventana

C_BankStatementMatcher

Caja menor

Ventana

C_CashBook C_CashBook_Acct

Recurrente

Ventana

C_Recurring C_Recurring_Run

1.4 DATOS

Entidad
acumulada

NO APLICA

1.4.1

Entidad
acumulada

NO APLICA

Anexo

Ventana

AD_Attachment AD_AttachmentNote

Localizacin

Ventana

C_Location

Preferencia

Ventana

AD_Preference

1.4.2
DATOS

SERVICIO

IMPORTAR Entidad
acumulada

NO APLICA

Formato importacin de
Ventana
datos

AD_ImpFormat AD_ImpFormat_Row

Cargador de archivos

Forma

NO APLICA

Importar productos

Ventana

I_Product

Importar terceros

Ventana

I_Bpartner

Importar cuenta contable Ventana

I_ElementValue

Importar conjunto
lneas de informe

I_ReportLine

de

Ventana

256

Importar inventario

Ventana

I_Inventory

Importar rdenes

Ventana

I_Order

Importar facturas cxc y

Ventana
cxp

I_Invoice

Importar confirmaciones Ventana

I_InOutLineConfirm

Importar tasa de cambio Ventana

I_Conversion_Rate

Importar
contabilidad

Ventana

I_GLJournal

Ventana

I_Payment

Proceso

NO APLICA

Ventana

I_BankStatement

Borrar importacin

Proceso

NO APLICA

1.5 Reporte
sistema

Ventana

AD_Issue

nota

Importar
recaudos

pagos

Carga de
cuentas

estado

Importar
cuentas

estado

de

de

versin

Diccionario de la aplicacin

Tabla 31. Estructura de diccionario de la aplicacin

Men
2.1 Tipo de entidad

Tipo

Tablas

Ventana

AD_EntityType
AD_Modification
257

Ventana

AD_Element

2.2 Elemento

AD_Element_Trl
AD_Column
Ventana

AD_Table

2.3 Tabla y columna

AD_Table_Trl
AD_Column
AD_Column_Trl
AD_Table_ScriptValidator

2.4 Grupo de Campos

Ventana

AD_FieldGroup AD_FieldGroup_Trl

Ventana

AD_Window
AD_Window_Trl
AD_Window_Access

2.5 Ventana, pestaa

y campo

AD_Tab
AD_Tab_Trl
AD_Field
AD_Field_Trl
Ventana
2.6
Ventana
informacin

AD_InfoWindow

de

AD_InfoWindow_Trl AD_InfoColumn
AD_InfoColumn_Trl
Ventana

AD_Form

2.7 Formas

AD_Form_Trl AD_Form_Access
Ventana

AD_Reference
AD_Ref_List

AD_Ref_List_Trl AD_Ref_Table

2.8 Referencia

AD_Column
2.9
Reglas
validacin

AD_Reference_Trl

de

Ventana

AD_Val_Rule
AD_Column

258

2.10 Validador
modelo

de

Ventana

AD_ModelValidator

Ventana

AD_Message AD_Message_Trl

Ventana

AD_ReportView
AD_ReportView_Col

Ventana

AD_Process

2.11 Mensaje
2.12 Vista de informes

2.13
Informe
proceso

AD_Process_Trl
AD_Process_Access
AD_Process_Para
AD_Process_Para_Trl

2.14 Regla

Ventana

AD_Rule

de

Ventana

AD_UserDef_Win AD_UserDef_Tab
AD_UserDef_Field

2.16
Replica
personalizacin

Proceso

NO APLICA

2.17
Scripts
migracin

de

Ventana

AD_MigrationScript

2.18 Preparar scripts

de migracin

Proceso

NO APLICA

2.15
Ventana
usuario

2.19 EMPAQUETADO Entidad

APLICACIN
Acumulada

NO APLICA

Detalles comunes de
paquetes

Ventana

AD_Package_Exp_Common

Exportar paquete

Ventana

AD_Package_Exp
AD_Package_Exp_Detail

259

Importar paquete

Ventana

AD_Package_Imp_Proc

Paquetes instalados

Ventana

AD_Package_Imp_Inst

Ventana

AD_Package_Imp

Mantenimiento
paquetes

de

AD_Package_Imp_Detail
AD_Package_Imp_Backup

Relacin con terceros

Tabla 32. Estructura de relacin con terceros

Men

Tipo

Tablas

3.1 REGLAS DE SOCIO DEL Entidad

NEGOCIO
Acumulada
Configuracin
Negocio

de

Socio

del Flujo
trabajo

NO APLICA
de
NO APLICA

Grupo de Socios de Negocio

Ventana

C_BP_Group
C_BP_Group_Acct C_BPartner

Saludo

Ventana

C_Greeting C_Greeting_Trl

Condiciones de Pago

Ventana

C_PaymentTerm
C_PaymentTerm_Trl
C_PaySchedule

Programa de Facturacin

Ventana

C_InvoiceSchedule

Retencin (1099)

Ventana

C_Withholding
C_Withholding_Acct

Morosidad

Ventana

C_Dunning C_DunningLevel
C_DunningLevel_Trl

260

Socio del Negocio

Ventana

C_BPartner C_BPartner
C_BP_Customer_Acct
C_BPartner C_BP_Vendor_Acct
C_BPartner
C_BP_Employee_Acct
C_BP_BankAccount
C_BPartner_Location AD_User
AD_UserBPAccess
R_ContactInterest
C_BP_Withholding

Valida Socio del Negocio

Proceso

NO APLICA

Proceso

NO APLICA

Relacin Socio de Negocio

Ventana

C_BP_Relation

Contra Documentos

Ventana

C_DocTypeCounter

Organizacin
Negocio

del

Socio

de

Desliga Socio de Negocio de la

Organizacin
Proceso

NO APLICA

Reconocimiento de Ingresos

Ventana

C_RevenueRecognition
C_RevenueRecognition_Plan
C_RevenueRecognition_Run

3.2 WEB

Entidad
Acumulada

NO APLICA

Click

Ventana

W_ClickCount W_Click

Click's Mensuales

Reporte

RV_Click_Month

Click's sin procesar

Reporte

RV_Click_Unprocessed

Contador

Ventana

W_CounterCount W_Counter

Anuncio

Ventana

W_Advertisement

261

3.3 SERVICIOS

Entidad
Acumulada

NO APLICA

Tipo de Recurso

Ventana

S_ResourceType

Ventana

S_Resource
S_ResourceUnAvailable
M_Product
(M_Product_BOM_Check)
M_ProductPrice
M_Product_Acct
S_ResourceAssignment

Recurso

Tipo de Gasto

Ventana

S_ExpenseType M_Product
(M_Product_BOM_Check)
M_ProductPrice
M_Product_Acct

Tipo de Hora

Ventana

S_TimeType

Ventana

S_TimeExpense
S_TimeExpenseLine

Ventana

C_BPartner
S_TimeExpenseLine

Informe de Gasto

Gastos (No Facturados)

Crear Orden de Venta desde

Gastos
Proceso

NO APLICA

Gastos (No Reembolsables)

C_BPartner
S_TimeExpenseLine

Ventana

Crear Facturas de Gastos de

CXP
Proceso

NO APLICA

Nivel de Servicio

Ventana

C_ServiceLevel
C_ServiceLevelLine

Entrenamiento

Ventana

S_Training S_Training_Class

262

3.4 SOLICITUD

Entidad
Acumulada

Definicin de Solicitudes

Flujo
trabajo

NO APLICA
de
NO APLICA

Tipo de Solicitud

Ventana

R_RequestType
R_RequestTypeUpdates

Grupo de Solicitud

Ventana

R_Group R_GroupUpdates

Categoria de la Solicitud

Ventana

R_Category
R_CategoryUpdates

Respuesta de Solicitud

Ventana

R_Resolution

Estado de Solicitud

Ventana

R_StatusCategory R_Status

Respuesta Estndar de Solicitud

Ventana

R_StandardResponse

Todas las Solicitudes

Ventana

R_Request R_RequestUpdate
R_RequestAction
R_RequestUpdates
RV_RequestUpdates

Factura de solucitud

Proceso

NO APLICA

Reabrir Solicitud

Proceso

NO APLICA

rea de Inters

Ventana

R_InterestArea
R_ContactInterest
AD_LdapAccess

Estado de Surtimiento

Ventana

R_IssueStatus

Recomendacin de Surtimiento

Ventana

R_IssueRecommendation

Surtimiento al Proyecto

Ventana

R_IssueProject

Sistema de Surtimiento

Ventana

R_IssueSystem

263

Usuario del Surtimiento

Ventana

R_IssueUser

Surtimiento Conocido

Ventana

R_IssueKnown

Ventana

R_Request R_RequestUpdate
R_RequestAction
R_RequestUpdates

3.5 Solicitud

Ventana

3.6 Informacin del Socio de

Negocio

C_BPartner C_Order M_InOut

C_Invoice C_Payment A_Asset
R_Request

3.7 Detalle Socio del Negocio

Reporte

RV_Bpartner

3.8 Saldos de Socio de Negocio

Reporte

RV_BpartnerOpen

Ventana

AD_User C_Order
C_OrderLine C_Invoice
C_InvoiceLine

3.10 Plantilla de Correo

Ventana

R_MailText R_MailText_Trl
AD_UserMail

3.11 Enva Texto Mail

Proceso

NO APLICA

3.9 Info Agente

Ventas (Cotizacin a Factura)

Tabla 33. Estructura de Ventas

Men

Tipo

Tablas

4.1
REGLAS
DE Entidad
VENTAS
Y Acumulada
MERCADOTECNIA

NO APLICA

Definicin de Compras
(Requisicin-aFactura)ventas

NO APLICA

Flujo de trabajo

264

Regin de ventas

Ventana

C_SalesRegion

Comisin

Ventana

C_Commission
C_CommissionLine

Clculo de comisin

Ventana

C_CommissionRun
C_CommissionAmt
C_CommissionDetail

Detalle de la funcin de
comisin

Informe

RV_CommissionRunDetail

Canal de mercadeo

Ventana

C_Channel

Campaa de mercadeo

Ventana

C_Campaign

4.2 ORDENES
VENTA

DE Entidad
Acumulada

NO APLICA

Entidad
Acumulada

NO APLICA

4.2.1 PDV WEB

Cheques con orden de
No. Cobro (Web POS)

Ventana

U_BlackListCheque

Actualizar men de rol

Proceso

NO APLICA

Propiedades Web POS

Ventana

U_Web_Properties

Men de rol Web POS

Ventana

U_RoleMenu

Men Web POS

Ventana

U_WebMenu

Proceso

NO APLICA

Configuracin
POS
4.2.2
PLAZA
MERCADO

Web

DE Entidad
Acumulada

Tipo del asunto de la

NO APLICA

Ventana

B_TopicType
265

subasta

B_TopicCategory
Ventana

Asunto oferta

B_Topic +B_Bid B_BuyerFunds

B_Offer
B_SellerFunds
B_BidComment

Vendedor
subasta

de

la

Ventana

B_Seller
B_BuyerFunds
B_Offer

Comprador
subasta

de

la

Ventana

B_Buyer
B_BuyerFunds
B_Bid

4.2.3 rdenes de venta

Ventana

C_Order
C_OrderLine
C_OrderTax

4.2.4 Detalle de orden

Informe

RV_OrderDetail

4.2.5
cotizacin

Convertir

Proceso

NO APLICA

4.2.6 Recalcule precio

orden/factura

Proceso

NO APLICA

4.2.7
Generar
OC
desde orden de venta

Proceso

NO APLICA

4.2.8 Reabrir orden

Proceso

NO APLICA

de

Proceso

NO APLICA

rdenes

Informe

RV_Order_Open

Informe

RV_Order

4.2.9
Proceso
ordenes en lote
4.2.10
abiertas

4.2.11 Transacciones
de rdenes

266

4.2.12
Lista
distribucin
4.2.13
distribucin

de

Ejecutar

M_DistributionList
Ventana

M_DistributionListLine

Ventana

M_DistributionRun
M_DistributionRunLine

4.2.14
Tipo
suscripcin

de

4.2.15 Suscripcin
4.2.16
PDV
disposicin

llave

Ventana

C_SubscriptionType

Ventana

C_Subscription
C_Subscription_Delivery

Ventana

C_POSKeyLayout
C_POSKey

4.2.17 Terminal PDV

Ventana

4.2.18 Punto de venta

Forma

4.3 ENTREGAS
Generar
(manual)

C_POS
NO APLICA

Entidad
Acumulada

NO APLICA

entregas

Generar entregas

NO APLICA
Forma
Proceso

NO APLICA

Entregas (Cliente)

M_InOut
Ventana

M_InOutLine
M_InOutLineConfirm
M_InOutLineMA

Detalle de entregas

Informe

RV_InOutDetails

Paquete

Ventana

M_Package
M_PackageLine

Tipo
autorizacin
devolucin

Ventana

M_RMAType

Autorizacin

M_RMA
267

devolucin cliente

4.4 FACTURAS
VENTAS
Generar
(manual)

Ventana

M_RMALine

DE Entidad
Acumulada

NO APLICA

facturas

NO APLICA
Forma

Generar facturas

Proceso

NO APLICA
C_Invoice

Facturas y cxc (Cliente)

C_InvoiceLine
C_InvoiceTax C_InvoicePaySchedule

Ventana

C_AllocationLine

Programa de pagos de
facturas
Imprime facturas

C_Invoice
Ventana

C_InvoicePaySchedule

Proceso

NO APLICA

4.5 CONSULTA
FACTURAS

DE Entidad
Acumulada

NO APLICA

Transacciones
facturas

de

Informe

RV_C_Invoice

Informe

RV_C_Invoice

Resumen de facturas
Detalles
margen

facturas

RV_C_InvoiceLine
Informe

Factura diaria

Informe

RV_C_Invoice_Day

Factura semanal

Informe

RV_C_Invoice_Week

Informe

RV_C_Invoice_ProdWeek

Factura semanal
producto

de

268

Factura mensual

Informe

Factura mensual
producto

de

Factura mensual
proveedor

de

RV_C_Invoice_Month
RV_C_Invoice_ProdMonth

Informe

Informe

RV_C_Invoice_VendorMonth

Producto
facturado
mensualmente

Informe

Factura trimestral a
clientes por proveedor

Informe

RV_C_Invoice_CustomerVendQtr

Factura trimestral a
clientes por producto

Informe

RV_C_Invoice_CustomerProdQtr

Factura trimestral por

producto

Informe

RV_C_Invoice_ProductQtr

RV_C_Invoice_ProductMonth

Compras (Requisicin a Factura)

Tabla 34. Estructura de Compras

Men

Tipo

Tablas

Asunto SPC (RfQ)

Ventana

C_RfQ_Topic C_RfQ_TopicSubscriber
C_RfQ_TopicSubscriberOnly

SPC (RfQ)

Ventana

C_RfQ C_RfQLine C_RfQLineQty

SPC (RfQ) Respuesta

Ventana

C_RfQResponse C_RfQResponseLine
C_RfQResponseLineQty

SPC
(RfQ)
Responder

Reporte

RV_C_Rfq_UnAnswered_SCP

Sin

269

Respuesta SPC (RfQ)

Requisicin
Crear
OC
Requisicin

Reporte

RV_C_RfQResponse

Ventana

M_Requisition
C_OrderLine

Proceso

NO APLICA

Reporte

RV_M_Requisition

Ventana

C_Order
C_OrderLine M_MatchPO
M_RequisitionLine C_OrderTax

Ventana

M_InOut
M_InOutLineConfirm
M_MatchInv

M_RequisitionLine

desde

Requisiciones Abiertas

rdenes de Compra

Recibo de Material

M_InOutLine
M_MatchPO

Detalle de Recibos de
Material
Reporte

RV_InOutDetails

Factura
(Alfa)

Ventana

C_Invoice C_InvoiceLine

Facturas (Proveedor)

Ventana

C_Invoice
C_InvoiceLine
C_LandedCost
C_LandedCostAllocation M_MatchPO
M_MatchInv
C_InvoiceTax
C_AllocationLine

Facturas por lote

Ventana

C_InvoiceBatch C_InvoiceBatchLine

Forma

NO APLICA

Ventana

M_MatchPO

Ventana

M_MatchInv

de

Gastos

Corresponder
Recibo-Factura
Cotejar Ordenes
Compra
Facturas Cotejadas

OC-

de

270

Saldos Pendientes
Tabla 35. Estructura de Saldos pendientes
Men
Reembolso
caja menor

diario

Tipo
de

Tablas
C_Cash

Ventana

C_CashLine

Detalle de diario de
caja

Informe

RV_Cash_Detail

Impuesto de factura

Informe

RV_C_InvoiceTax

Saldos abiertos

Informe

RV_OpenItem

Antigedad

Informe

T_Aging

Factura no realizada
perdida/aumento
Clculo de morosidad

T_InvoiceGL
Informe
Ventana

C_DunningRun
C_DunningRunEntry C_DunningRunLine

Imprime
carta
morosidad
Pagos/recaudos

de

Proceso
Ventana

C_Payment
C_PaymentAllocate C_AllocationLine

Detalles del pago

Informe

RV_Payment

Asignacin de pagos

Forma

NO APLICA

271

Consulta de asignacin

Ventana

C_AllocationHdr C_AllocationLine

Asignacin de pago

Informe

RV_Allocation

Asignacin de facturas

Informe

RV_C_Invoice

Facturas sin asignar

Informe

C_Payment_v

Asignacin(reinicia)

Proceso

NO APLICA

Asignacin(auto)

Proceso

NO APLICA

Dar de baja cuentas

por cobrar
Seleccin de pago

NO APLICA
Proceso
Ventana

C_PaySelection
C_PaySelectionLine
C_PaySelectionCheck

Seleccin
pagos(manual)

de

Forma

NO APLICA

Imprimir/exportar pagos

Forma

NO APLICA

Remesa de pagos

Ventana

C_PaymentBatch
C_Payment

Estado de
bancario

cuentas

Pagos sin conciliar

C_BankStatement
Ventana

C_BankStatementLine

Informe

UnReconciled Payments

Gestin de Materiales

Tabla 36. Estructura de gestin de Materiales

MEN

Tipo

Tablas

272

7.1 REGLAS DE GESTIN Entidad

DE MATERIALES
acumulada

NO APLICA

Definicin de Producto

Flujo de trabajo

NO APLICA

Ventana

M_Warehouse
M_Replenish
M_Transaction

Proceso

NO APLICA

Ventana

C_UOM
C_UOM_Conversion

Ventana

M_Product_Category
M_Product_Category_Acct
(M_Product_BOM_Check)

Almacn y Ubicacin
Almacn de Organizacin

Unidad de Medida

Categora de Producto

M_Locator M_Storage
M_Warehouse_Acct

C_UOM_Trl

M_Product

Detalles del Proveedor

Ventana

C_BPartner M_Product_PO

Seleccin de Proveedor

Informe

M_Product_PO

Categora de Fletes

Ventana

M_FreightCategory

Ventana

M_Product
(M_Product_BOM_Check)
M_Product_BOM
M_Substitute
M_RelatedProduct
M_Replenish
M_Product_PO
C_BPartner_Product
M_ProductPrice
M_ProductDownload
M_Product_Acct
M_Transaction
M_Product_Trl

Proceso

NO APLICA

Ventana

M_Product
(M_Product_BOM_Check)
M_BOMAlternative M_ProductOperation
M_OperationResource
M_BOM
M_BOMProduct

Flujo de trabajo

NO APLICA

Producto

Organizacin del Producto

LDM de producto
Definicin

de

Listas

de

273

Precios
Esquema
precios

De

Lista

De Ventana

M_DiscountSchema
M_DiscountSchemaLine

Ventana

M_ChangeNotice
M_ChangeRequest
M_ChangeRequest

Ventana

M_ChangeNotice
M_ChangeRequest
R_Request M_ChangeRequest

Ventana

M_PriceList
M_PriceList_Version
(M_PriceList_Create) M_ProductPrice

Ventana

M_DiscountSchema
M_DiscountSchemaBreak

Transportista

Ventana

M_Shipper M_Freight

Verify BOMs

Proceso

NO APLICA

Inventario Perpetuo

Ventana

M_PerpetualInv

LDM aviso de cambio

Aviso de Cambio

Lista de Precios

Esquema de Descuento

7.2
ATRIBUTOS
PRODUCTO

DEL Entidad
acumulada

M_BOM
R_Request

NO APLICA

Lote Control

Ventana

M_LotCtl M_LotCtlExclude

Control No. de Serie

Ventana

M_SerNoCtl M_SerNoCtlExclude

Atributos

Ventana

M_Attribute M_AttributeValue

Ventana

M_AttributeSet
M_AttributeSetExclude

Lote

Ventana

M_Lot

Bsqueda de Atributo

Ventana

M_AttributeSearch M_Attribute

Conjunto de Atributos

Grilla

de

atributos

de Forma

NO APLICA
274

M_AttributeUse

producto
7.3
Transacciones
Materiales

de Forma
NO APLICA

7.4 Pronosticar
7.5
Detalle
Transacciones

Ventana

M_Forecast M_ForecastLine

de Informe

RV_Transaction

7.6 Valor de Transaccin de Informe

Producto

RV_M_Transaction

7.7
Resumen
de Informe
Transacciones de Producto

RV_M_Transaction_Sum

Ventana

M_Demand
M_DemandDetail

7.8 Peticin

M_DemandLine

7.9
Movimiento
Inventario

de Ventana

M_Movement
M_MovementLineMA

7.10
Confirmacin
Movimientos

de Ventana

M_MovementConfirm
M_MovementLineConfirm

Ventana

M_Inventory
M_InventoryLineMA

Ventana

M_Inventory M_InventoryLine

7.11 Inventario Fsico

7.12 Inventario uso Interno
7.13
Reporte
Reabastecimiento

M_MovementLine

de Informe

M_InventoryLine

RV_T_Replenish

Ventana

M_Production
(M_Production_Run)
M_ProductionPlan M_ProductionLine

7.14 Produccin
7.15
Confirmacin Ventana
Entrega/Recibo

M_InOutConfirm M_InOutLineConfirm

7.16
Abiertas

RV_InOutConfirm

Confirmaciones Informe

275

7.17
Detalle
de Informe
Confirmaciones Abiertas

RV_InOutLineConfirm

7.18 LDM Drop

NO APLICA

Forma

7.19
Detalle
Almacenamiento

de Informe

RV_Storage

7.20 Limpieza General del Proceso

Almacn

NO APLICA

7.20 Conversin de UM de Proceso

un Producto

NO APLICA

7.21 Reporte de Valor de Informe

Inventario

InventoryValue

7.22 Referencia de Material Informe

M_TransactionXRef

Ventana

M_AttributeSetInstance
M_InOutLineMA_v
M_MovementLineMA_v
RV_C_InvoiceLine

7.23 Ajuste Instancia de

Atributos

Gestin de Proyectos
Tabla 37. Estructura de gestin de proyectos
Men
Definir proyecto y su uso
Tipo de proyecto

Tipo

Tablas

Flujo de trabajo
Ventana

NO APLICA
C_ProjectType
C_Phase
C_Task

Ventana

C_Project
C_ProjectLine
276

C_ProjectPhase
Proyecto

C_ProjectTask
C_Project_Acct

Proyecto(orden)

Ventana

C_Project
C_ProjectLine
C_ProjectIssue
C_Project_Acct

Genera OC para proyecto

Proceso

NO APLICA

Edicin del proyecto

Proceso

NO APLICA

no

Informe

C_ProjectLine Not Issued

Posicin del proyecto no

publicada

Informe

C_ProjectLine Not Received POs

Margen del proyecto (orden

de trabajo)

Informe

RV_ProjectLineIssue

Ciclo de proyecto

Ventana

C_Cycle

Lneas de
publicadas

proyecto

C_CycleStep
C_CyclePhase
Reporte ciclo del proyecto

Informe

RV_ProjectCycle

Informe
detallado
del
reporte de contabilidad

Informe

RV_Fact_Acct

Anlisis de Desempeo

Tabla 38. Estructura anlisis de desempeo

Men

Tipo

Tablas

277

9.1
CONTABLES

REGLAS Entidad
acumulada

Configuracin
Contabilidad

NO APLICA

de
Flujo de trabajo

NO APLICA

Ventana

C_Calendar
C_Year
C_Period
C_PeriodControl C_NonBusinessDay

Ventana

C_Element
C_ElementValue
C_ElementValue_Trl C_SubAcct

Ventana

AD_Org
C_SalesRegion
C_Activity
C_Project
C_BPartner
(org.compiere.process.BPartnerOrgLink)
M_Product
(M_Product_BOM_Check)
C_Campaign

Esquema Contable

Ventana

C_AcctSchema
C_AcctSchema_Element
C_AcctSchema_GL C_AcctSchema_Default

Combinacin de Cuentas

Ventana

C_ValidCombination

Categora CG

Ventana

GL_Category

Tipo de Moneda

Ventana

C_ConversionType

Moneda

Ventana

C_Currency
C_Currency_Trl
C_Currency_Acct C_Conversion_Rate

Tasa de Cambio

Ventana

C_Conversion_Rate

Definicin de Impuestos

Flujo de trabajo

NO APLICA

Tipo de Documento

Ventana

C_DocType C_DocType_Trl

Proceso

NO APLICA

Ao Calendario y Perodo

Elemento Contable

Dimensiones Contables

Verifica
tipos
Documento

de

Secuencia

de Ventana

AD_Sequence
278

Documentos
Actualizar secuencia No

Proceso

NO APLICA

Distribucin CG

Ventana

GL_Distribution GL_DistributionLine

Categora de Impuesto

Ventana

C_TaxCategory C_TaxCategory_Trl

Tasa de Impuesto

Ventana

C_Tax C_TaxPostal C_Tax_Trl C_Tax_Acct

Declaracin de Impuestos Ventana

C_TaxDeclaration
C_TaxDeclarationLine
C_TaxDeclarationAcct

Cargo

Ventana

C_Charge C_Charge_Acct

Generar Cargos

Forma

NO APLICA

Actividad (ABC)

Ventana

C_Activity

Presupuesto de CG

Ventana

GL_Budget

Control de Presupuesto

Ventana

GL_BudgetControl

GL Fund (Alpha)

Ventana

GL_Fund GL_FundRestriction

Reenviar a Registrar

Proceso

NO APLICA

Documentos sin Aplicar

Ventana

RV_UnPosted

Restablecer Contabilidad

Proceso

NO APLICA

Actualiza
Contable

Proceso

NO APLICA

Balance

9.2
INFORMES Entidad
FINANCIEROS
acumulada

NO APLICA

Lnea de Informe

Ventana

PA_ReportLineSet
PA_ReportSource

Columna de Informe

Ventana

PA_ReportColumnSet PA_ReportColumn
279

PA_ReportLine

Informe por Jerarquas

Ventana

PA_Hierarchy

Informe Financiero

Ventana

PA_Report

Estado de Cuenta

Informe

FinStatement

Balanza de Comprobacin Informe

FinTrialBalance

9.3
MEDICIN
DESEMPEO

NO APLICA

DE Entidad
acumulada

PA_SLA_Goal

Ventana

PA_SLA_Criteria
PA_SLA_Measure

PA_SLA_Goal

ANS por Socio

Ventana

C_BPartner
PA_SLA_Measure

Alerta

Ventana

AD_Alert AD_AlertRule AD_AlertRecipient

Criterio ANS

Definicin de Medicin de
Desempeo
Flujo de trabajo

NO APLICA

Esquema de Color del

Desempeo
Ventana

PA_ColorSchema

Medida de Desempeo

Ventana

PA_Measure PA_Achievement

Ventana

PA_MeasureCalc

Relacin de Desempeo

Ventana

PA_Ratio PA_RatioElement

Objetivo de desempeo

Ventana

PA_Goal PA_GoalRestriction

Ventana

PA_Benchmark PA_BenchmarkData

Forma

NO APLICA

Entidad

NO APLICA

Clculo de
Desempeo

Desempeo
Control
Indicadores
Desempeo
9.4 COSTOS

Medida

Punto

de

de

de

280

acumulada
Tipo de Costo

Ventana

M_CostType

Elemento de Costo

Ventana

M_CostElement

Ventana

M_Product
(M_Product_BOM_Check)
M_Cost
M_CostDetail
M_CostQueue
M_Product_Costing

Costos de Producto

Crear Registro de Costeo Proceso

NO APLICA

Actualizar
Producto

Proceso

NO APLICA

Informe

RV_Product_Costing

Informe

RV_CostSummary

Informe

RV_Cost

Reporte de
Producto
Sumario
Producto

Costo

Costo

Costo

de

del

de

Costo de Producto

Detalle Costo de Producto Informe

RV_CostDetail

Diario de CG

Ventana

GL_JournalBatch
GL_JournalLine

9.5 Asientos Contables

Ventana

Fact_Acct

9.6 Detalles de Asientos

Contables
Informe

RV_Fact_Acct

9.7 Acceso al Log

Ventana

AD_AccessLog

Ventana

Fact_Acct_Balance

9.8 Transacciones
Balances Contables

de

9.9 Asientos Diarios de

Contabilidad
Informe

RV_Fact_Acct_Day

281

GL_Journal

9.10 Asientos Contables

por Perodo
Informe

RV_Fact_Acct_Period

Activos
Tabla 39. Estructura de activos
Men

Tipo

Tablas

Grupo de activos

Ventana

A_Asset_Group

Activo

Ventana

A_Asset
A_Asset_Delivery
R_IssueProject

Entrega de activos

Proceso

NO APLICA

Activos del cliente

Informe

RV_Asset_Customer

Entrega de activo

Informe

RV_Asset_Delivery

Entrega activo del mes

Informe

RV_Asset_SumMonth

Registrar atributos

Ventana

A_RegistrationAttribute
A_RegistrationProduct

Registro

Ventana

A_Registration A_RegistrationValue

Localizacin Colombia

Men

Tipo

Tablas

Tipo de identificacin

Ventana

Lco_taxidtype

Tipo de contribuyente

Ventana

Lco_taxpayertype
282

CIIU

Ventana

Lco_isic

Categora Retencin

Ventana

Lco_withholdingcategory

Tipo Retencin

Ventana

Lco_withholdingtype

Medios
(DIAN)

magnticos

Tabla Conversin

Lista desplegable
Ventana

No aplica
Lco_conversion
Lco_conversioncode

Rtulo XML (DIAN)

Ventana

Lco_dian_xmlprintlabel

Concepto (DIAN)

Ventana

Lco_dian_concept

Formato (DIAN)

Ventana

Lco_dian_format

Ventana

Lco_dian_sendschedule

Ventana

Lco_dian_xml_header

Programacin
(DIAN)

envos

Medio XML (DIAN)

Anexo 3. Manual de instalacin

TABLA DE CONTENIDO

1. Instalacin de Adempiere
1.1.

Instalacin de la aplicacin y base de datos

283

1.2.

Instalacin y configuracin del servidor de la aplicacin

1.3.

Lanzamiento de la aplicacin Cliente

2. Procedimiento de instalacin de parches de Adempiere

3. Colombianizacin de Adempiere
3.1.

Instalacin del paquete de lenguaje

3.2.

Instalacin Localizacin Colombia

3.3.

Instalacin de la geografa Colombiana

3.4.

Crear una nueva empresa

3.5.

Creacin de la jerarqua de cuentas

3.6.

Soporte retenciones Colombia

3.7.

Soporte medios magnticos (DIAN)

3.8.

Ejecutar cuatro procesos finales

3.9.

Instalacin datos de configuracin en la Compaa

3.10.

Instalacin das festivos

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1. Seleccionar lenguaje

Grfico 2. Bienvenida a la instalacin de ADempiere 342s
Grfico 3. Acuerdo de Licencia
Grfico 4. Directorio instalacin ADempiere

284

Grfico 5. Contrasea Servidor de base de datos

Grfico 6. Instalacin de Java
Grfico 7. Instalacin de Postgres
Grfico 8. ErrrorLevel =0
Grfico 9. Servidor de base de datos
Grfico 10. Ingreso contrasea a base de datos
Grfico 11. Bases de datos existentes
Grfico 12. Ejecucin de RUN_Setup
Grfico 13. Configuracin servidor Adempiere
Grfico 14. Aceptar la configuracin del servidor Adempiere
Grfico 15. Login Adempiere
Grfico 16. Login Autorizado
Grfico 17. Login No Conectado
Grfico 18. Configurar Conexin Adempiere
Grfico 19. Vista Interfaz Inicial Adempiere
Grfico 20. Carga de Cuentas Formato
Grfico 21. Cargador de archivos
Grfico 22. Importar Cuenta Contable

Instalacin de Adempiere

Instalacin de la aplicacin y base de datos

1. Hacer doble click sobre el archivo Adempiere3.42s_Setup.exe, que se

encuentra en la carpeta E:\Instalacin.
285

2. Al hacer doble click sobre el instalador aparecer el siguiente cuadro, dar

click en OK.

Grfico 2. Seleccionar lenguaje

3. Luego aparece la siguiente pantalla, dar click en Next:

Grfico 3. Bienvenida a la instalacin de ADempiere 342s

4. Aparecer esta pantalla, dar click en I Agree:

286

Grfico 4. Acuerdo de Licencia

5. Despus aparecer un cuadro donde se pide el directorio de instalacin de
Adempiere, PostgreSQL y Java. Para el directorio de Adempiere
generalmente se usa la ruta: C:\ADempiere u otra ruta que no contenga
espacios en blanco.

Grfico 5. Directorio instalacin ADempiere

287

6. Aparecer un cuadro para las opciones de instalacin de PostgreSQL

donde es necesario ingresar una contrasea para ingresar posteriormente
al servidor de base de datos.

Grfico 6. Contrasea Servidor de base de datos

7. Instalacin de java:

Grfico 7. Instalacin de Java

288

8. Instalacin de PostgreSQL:

Grfico 8. Instalacin de Postgres

9. ErrorLevel =0 significa que la instalacin fue satisfactoria, de lo contrario,
ser necesario repetir los pasos anteriores verificando que no se produzca
ningn error.

289

Grfico 9. ErrrorLevel =0
10. Una vez instalada la herramienta Adempiere es necesario verificar si la
base de datos de Adempiere se encuentra en PostgreSQL, para ello
seguimos la siguiente ruta:
Inicio Todos los programas PostgreSQL pg_Admin III
10.1. Se despliega la siguiente pantalla y hacemos doble click sobre el
servidor de base de datos, que se encuentra ubicado en el panel izquierdo:

290

Grfico 10. Servidor de base de datos

10.2. Aparece una cuadro de dialogo donde pide sea ingresada la

contrasea que se suministr en el paso 6.

291

Grfico 11. Ingreso contrasea a base de datos

10.3 Se despliega un rbol donde se muestran las bases de datos

existentes y los roles, se debe verificar que la base de datos Adempiere

292

exista de lo contrario se tendr que desinstalar

instalar.

Adempiere y volver a

Grfico 12. Bases de datos existentes

Instalacin y configuracin del servidor de la aplicacin

293

1. Ejecutar el archivo RUN_setup que se encuentra en el directorio de

instalacin de Adempiere, esto se hace para verificar la configuracin
correcta del entorno de trabajo de la aplicacin.

Grfico 13. Ejecucin de RUN_Setup

Los campos de la siguiente ventana aparecen con los datos
correspondientes, pero en el campo Servidor Correo se ingresa el nombre
del equipo donde se realiza la instalacin, los tres campos restantes de la
seccin se dejan vacos. La configuracin de los campos, en sta seccin,
hace referencia, al caso donde el servidor de la base de datos se ejecuta en
la misma mquina que el servidor de la aplicacin y el software cliente.
Si por alguna razn los campos estuvieran vacos, la configuracin del
entorno de Adempiere es la siguiente:
Adempiere Home: ubicacin del directorio de Adempiere.
Contrasea Key Store: contrasea suministrada durante la
instalacin.
Servidor Aplicacin: Nombre del equipo donde se est realizando la
instalacin de Adempiere.
Tipo Servidor: se selecciona jboss
Puerto JNP: 1099 o 1098
294

Puerto Web: 8080 o 80

SSL: El valor por defecto es 443. Si no se dispone, probar con otro
valor, como 4443 o 8443.
Servidor Base de Datos: localhost
Tipo Base de Datos: se selecciona PostgreSQL
Nombre Base de Datos: Adempiere
Buscar Bases de Datos: se selecciona Adempiere
Puerto Base de Datos: 5432
Contrasea System: contrasea suministrada durante la instalacin.
Usuario Base de Datos: Adempiere
Contrasea Base de Datos: contrasea suministrada durante la
instalacin.

Grfico 14. Configuracin servidor Adempiere

295

2. Hacer click en el botn de Probar, si no se reporta ningn error se puede

dar click en el botn Guardar. Aparece el siguiente cuadro y se da click en
Aceptar y se espera hasta que la ventana comandos se cierre por s sola.
Cuando la ventana de comandos se cierre.

Grfico 15. Aceptar la configuracin del servidor Adempiere

Lanzamiento de la aplicacin Cliente

La aplicacin cliente se comunica con el servidor de aplicacin de Adempiere, el

cliente puede correr en el mismo servidor, en una mquina remota o va Web.
Primero se inicia el servidor ejecutando el archivo RUN_Server2 que se encuentra
en <$ADEMPIERE_HOME >\utils. Se abre una ventana DOS, la cual permanece
abierta.
1. Ejecutar el archivo RUN_Adempiere que se encuentra en el directorio de
instalacin de Adempiere. Aparece la siguiente pantalla, se hace click en el
icono verde de la parte inferior derecha.

296

Grfico 16. Login Adempiere

2. En la parte inferior izquierda deber aparecer Autorizado, y a continuacin
hacer click en el icono verde, en la parte inferior derecha.

Grfico 17. Login Autorizado

Si no aparece como Autorizado, hacer click en el icono de la conexin del
servidor:

297

Grfico 18. Login No Conectado

Donde aparece la siguiente ventana, en la cual, si los datos estn errneos, se
ingresan los mismos datos del paso 1 de la seccin Instalacin y configuracin del
servidor de la aplicacin, click en OK para continuar.

298

Grfico 19. Configurar Conexin Adempiere

3. Finalmente aparecer la vista inicial de Adempiere.

299

Grfico 20. Vista Interfaz Inicial Adempiere

Procedimiento de instalacin de parches de Adempiere

300

Los parches son exclusivos de ADempiere, contienen correcciones y

modificaciones del cdigo fuente del software, los cuales mejoran su
funcionamiento.
Si el usuario de ADempiere desea hacer modificaciones propias que son
exclusivas de su copia del software, debe realizar los mismos pasos explicados a
continuacin, pero con el archivo customization.jar, el cual es creado para el
desarrollo personalizado del software.
La ruta donde se encuentran los parches es:< $ADEMPIERE_HOME>\ lib.
Pasos de Instalacin:
1.

En la ruta ruta E:\Instalacin\parches, se encuentra el ltimo parche

generado para esta versin de Adempiere, copiamos el archivo
patches.jar en el directorio <$ADEMPIERE_HOME >\lib, eliminando el
archivo patches.jar que se encontraba anteriormente en dicho directorio.

2.

Si tenemos el servidor de aplicaciones ejecutndose, debemos

detenerlo. Para esto nos dirigimos a <$ADEMPIERE_HOME >\utils y
ejecutamos RUN_Server2Stop.

3.

Ahora puede ejecutar el archivo RUN_setup o RUN_silentsetup en

<$ADEMPIERE_HOME >. Se debe ejecutar uno de estos archivos para
que carguen a ADempiere los nuevos parches que colocamos en la ruta
lib.

4.

Iniciamos el servidor. <$ADEMPIERE_HOME >\utils y ejecutamos

RUN_Server2.

5.

Si se realiz la instalacin de algn cliente en otro equipo, se debe

reinstalar dicho cliente para que cargue los nuevos parches.

301

Colombianizacin de Adempiere
Nota: Todos los archivos requeridos para esta instalacin se encuentran en la
carpeta E: \ Instalacin \colombianizacin.

Instalacin del paquete de lenguaje

1. Ejecute el script Change_language_to_es_CO.sql en su base de datos.
2. Ingrese a Adempiere con rol System Administrator (preferible con lenguaje
Espaol)
3. Abra la ventana "Importar/exportar traduccin"
4. Seleccione en Lenguaje la opcin Spanish (Colombia), dejando los campos
Compaa y Tabla en blanco
5. Oprima el botn Importar y seleccione el directorio E:\ Instalacin
\colombianizacin\es_CO, cuando este proceso finalice puede cerrar la
ventana.
6. Ejecute ahora el proceso Sincronizar Terminologa

Instalacin Localizacin Colombia

1.
2.
3.
4.
5.

Cree el directorio <$ADEMPIERE_HOME>\packages\LCO\lib

Copie en este directorio el archivo packages_LCO.jar
Cree el directorio <$ADEMPIERE_HOME>\zkpackages\LCO\lib
Copie en este directorio el archivo zkpackages_LCO.jar
Ejecute RUN_setup o RUN_silentsetup, este paso debe integrar en el
Adempiere.jar las clases de la localizacin Colombia

Instalacin de la geografa Colombiana

Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes
valores:
Tipo: Archivo
Fuente:

E:\

Instalacin

\colombianizacin\GeografiaColombiaCompleta_20090225.zip
Directorio: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
302

NO MARCAR Actualizar diccionario de aplicaciones oficial

Crear una nueva empresa
1. Ingrese en ADempiere con el usuario System o SuperUser (ambos tienen
por defecto la contrasea System), Rol: System
Administrator y System como Cliente.
2. Vaya a la ventana Configuracin Inicial de la Compaa y llene los campos
con sus datos.

Algunos de estos campos son:

Compaa: es el nombre de su compaa, nosotros lo llenamos
con Soluciones Empresariales.
Organizacin: es a menudo una entidad legal o sub-unidad por la cual
los documentos y transacciones son procesados. Por ejemplo, nosotros
lo llenamos con Soluciones Administracin; usted puede definir otras
303

organizaciones en un tiempo futuro. A menudo, en compaas pequeas

la Compaia (Client) y la Organizacin son la misma.
Usuario Compaa y Usuario Organizacin: son los usuarios iniciales
que sern habilitados para el proceso de login en el sistema.
Deje seleccionados el Tercero y el Producto y los otros sin
seleccionar. Estas selecciones sern usadas para definir el esquema
de CUENTAS. Posteriormente, si usted lo desea, puede cambiar
esta configuracin, por ejemplo adicionar Regin de
Ventas, Proyectos, etc.
3. Seleccione el botn Carga de Cuentas Formato: Accounting__.csv, busque
y elija el archivo AccountingCO.csv (ubicado en E:\ Instalacin
\colombianizacin) que es el Plan nico de Cuentas (PUC) para Colombia,
oprima Abrir.

Grfico 21. Carga de Cuentas Formato

4. Ahora la ruta al archivo de cuentas es mostrada como su seleccin.
Presione el botn Ok para continuar.
5. Cuando el proceso termina una nueva ventana se abre, mostrando los
Usuarios, Roles y todas las entidades estndares que fueron creadas.
304

Creacin de la jerarqua de cuentas

La Configuracin Inicial de la Compaa cargar slo las cuentas
predeterminadas. Para cargar todas las cuentas y crear la jerarqua de
cuentas (estructura de rbol), siga los siguientes pasos:
1. Inicie Sesin en el sistema con el nuevo Perfil de Administrador de la
compaa.
2. Vaya al men Administracin del Sistema -> Datos -> Importar Datos- >
Cargador de archivos.
3. Elija el archivo AccountingCO.csv, en el campo formato de importacin
coloque 'Accounting - Accounts'.

Grfico 22. Cargador de archivos

4. Confirme la eleccin.
5. Vaya al men Administracin del Sistema -> Datos- > Importar Datos>Importar cuenta contable
6. Pulse el botn Importar Cuentas.

305

Grfico 23. Importar Cuenta Contable

7. Una vez el proceso haya terminado, cierre sesin y vuelva a ingresar al
sistema.

Soporte retenciones Colombia

Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa PackIn
con los
siguientes valores:
Tipo: Archivo
Fuente: E:\ Instalacin \colombianizacin\LCO_Retenciones_20090827.zip
Directorio: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
NO MARCAR Actualizar diccionario de aplicaciones oficial

Soporte medios magnticos (DIAN)

Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa
PackIn con los siguientes valores:
306

Tipo: Archivo
Fuente:

E:\

Instalacin

\colombianizacin\LCO_MediosMagneticos_20090827.zip
Directorio: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
NO MARCAR Actualizar diccionario de aplicaciones oficial

Ejecutar cuatro procesos finales

1. En la ventana Lenguaje seleccione el lenguaje del sistema (debe ser
es_CO)
2. Oprima el botn Mantenimiento lenguaje.
3. Seleccione Aade traducciones faltantes.
4. Ejecute el proceso Sincronizar Terminologa.
5. Ejecute el proceso Comprobar Secuencia.
6. Ejecute el proceso Actualizacin de Rol, dejar el campo rol en blanco para
que tome todos los roles.
Instalacin datos de configuracin en la Compaa
Para cargar los datos referentes al Soporte de retenciones de Colombia en su
compaa debe:
1. Descomprimir el archivo
LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_20090827.zip.
2. Editar el archivo LCO_RetencionesBaseData/dict/PackOut.xml.
3. Cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado
dependiendo de su instalacin.
4. Volver a comprimir el archivo creando el .zip para importar.
5. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes
valores:
Type: File
Source:
E:\

Instalacin

\colombianizacin\

LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_20090827.zip.
Package dir: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
307

NO MARCAR Override Dict

Para cargar un ejemplo con cuatro conceptos del formato 1002, referente al
Soporte de Medios Magnticos (DIAN), en su compaa debe:
1. Descomprimir el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData_20090827.zip
2. Editar el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData/dict/PackOut.xml
3. Cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado
dependiendo de su instalacin.
4. Cambiar las cuentas contables (marcadas con Colombia en el archivo).
5. Volver a comprimir el archivo creando el .zip para importar.
6. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes
valores:
Type: File
Source:

E:\

Instalacin

\colombianizacin\

LCO_MediosMagneticosBaseData_20090827.zip
Package dir: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
NO MARCAR Override Dict

Instalacin das festivos

1. Descomprima el archivo FestivosColombia_2006_2020.zip
2. Edite el archivo FestivosColombia\dict\PackOut.xml
3. Busque y reemplace todas las cadenas GardenWorld Calendar por el
nombre que haya dado al calendario de su empresa.
4. Busque y reemplace la cadena GardenWorld (despus de clientname) por
el nombre que le haya dado a su compaa.
5. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes
valores:
Type: File
Source: E:\ Instalacin \colombianizacin\FestivosColombia_2006_2020.zip
Package dir: c:\temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal
NO MARCAR Override Dict

308

Anexo 4. Manual del diccionario de la aplicacin

TABLA DE CONTENIDO

Introduccin

Diccionario de la aplicacin
2.1

Distribucin

2.2

Men

Tipo de entidad

Elemento

4.1

Elementos del sistema

4.2

Elemento y columna

Tabla y columna
5.1

Columnas de tablas

Ventana, pestaa y campo

6.1

Acceso

6.2

Pestaas

6.3

Secuencia de campos

6.4

Pestaa Campo

Formas

Informes y procesos
8.1

Vista de informes

309

LISTA DE GRFICAS

Grfica 1. Arquitectura Diccionario de la Aplicacin

Grfica 2. Men Diccionario de la Aplicacin
Grfica 3. Ventana Tipo de entidad
Grfica 4. Ventana Elemento
Grfica 5. Despliegue de todos los elementos del sistema
Grfica 6. Pestaa Usado en columna
Grfica 7. Ventana Tabla y columna
Grfica 8. Despliegue de todas las tablas del sistema
Grfica 9. Pestaa Columna
Grfica 10. Ventana pestaa y campo
Grfica 11. Pestaa Acceso
Grfica 12. Informacin de pestaas
Grfica 13. Pestaa Secuencia de campos
Grfica 14. Pestaa campo
Grfica 15. Ventana Formas
Grfica 16. Ventana informes y procesos
Grfica 17. Ventana Vista de Informes

310

Introduccin

El Diccionario de la Aplicacin es uno de los aspectos ms poderosos de

Adempiere, toda la aplicacin puede ser manejada virtualmente por medio de
ajustes al Diccionario el desarrollo de cdigo es drsticamente reducido- la
mayor parte de los componentes de la aplicacin pueden configurarse
directamente desde el diccionario sin necesidad de compilacin o depuracin.

Diccionario de la aplicacin

Distribucin

La idea detrs del Diccionario de la Aplicacin es integrar las funcionalidades de

la interfaz de usuario de un ERP en un conjunto de herramientas de metadatos,
tales como tablas, ventanas , mens, informes, formularios, mensajes, reglas de
validacin y campos. Adempiere proporciona el poder de manejar todos estos
componentes de interfaz de usuario de una manera muy sencilla a travs de su
Diccionario de la Aplicacin sin tener que codificar.
Se puede crear fcilmente una ventana asocindola a una o varias tablas en la
base de datos; las funciones comunes como crear, eliminar, modificar y buscar
registros se resumen en el interior de una ventana puesto que Adempiere integra
dichas funciones automticamente. En la Grfica No. 1 se muestra la distribucin y
jerarqua de los componentes de interfaz que pueden ser gestionados.

311

Grfica 32. Arquitectura Diccionario de la Aplicacin

Cada una de las ventanas que pertenecen al men de la aplicacin estn

compuestas por una o ms pestaas, las cuales corresponden a alguna tabla en la
base de datos, como se muestra en la Grafica No. 1; a su vez, cada pestaa est
conformada por varios campos, los cuales corresponden a las columnas de la
tabla en la base de datos.
Men
El Diccionario de la Aplicacin slo est habilitado para el administrador del
sistema. Para acceder, se debe ingresar a Adempiere con usuario SuperUser o
System, pues son los nicos que tienen asignado el perfil de administrador del
sistema (System Administrator). En la Grgica No. 2 se muestra el men del
Diccionario de la Aplicacin.

312

Grfica 33. Men Diccionario de la Aplicacin

Tipo de entidad
El tipo de entidad determina la posesin de las entradas del diccionario de la
aplicacin. El tipo "Diccionario" y "Adempiere" no deben ser usados, estos son
mantenidos por Adempiere. Cuando se accede a la ventana Tipo de Entidad, se
muestra una lista con los tipos de entidad disponibles en Adempiere (Grfica No.
3).

313

Grfica 34. Ventana Tipo de entidad

314

Elemento
Este es el repositorio central de los nombres de los campos, su descripcin,
comentarios y textos de ayuda. Adems de las traducciones.
Cada campo de la interfaz grfica de Adempiere se asocia con un elemento del
sistema y con una columna en la base de datos, para obtener sta informacin
vaya al men Diccionario de la Aplicacin->Elemento, donde se desplegar la
ventana mostrada en la Grfica No. 4

Grfica 35. Ventana Elemento

315

Elementos del sistema

Si desea ver todos los elementos del sistema, oprima el botn Expandir mostrado
en la Grfica No. 4, donde se despliega la ventana de la Grfica No. 5.

Grfica 36. Despliegue de todos los elementos del sistema

316

Elemento y columna

Para ver las tablas y las columnas de la base de datos donde un mismo elemento
del sistema es usado, seleccione el elemento que desea consultar en la ventana
Elemento (Grfica No. 5) y vaya a la pestaa Usado en Columna (Grfica No. 6).

Grfica 37. Pestaa Usado en columna

317

Tabla y columna
Esta ventana se relaciona estrechamente con la base de datos, es una especie
de metadatos de las tablas y columnas traducidas a la notacin de Adempiere.
Cuando se accede a la ventana Tabla y columna se muestran las tablas de la
base de datos, si la tabla est asociada con una ventana de la interfaz grfica de
la aplicacin se muestra el nombre de dicha ventana como lo indica la Grfica No.
7.

Grfica 38. Ventana Tabla y columna

Columnas de tablas
Si desea ver el listado de todas las tablas oprima el botn Expandir, se
desplegar la ventana de la Grfica No. 8. Una vez que obtenga el listado de
318

todas las tablas disponibles en la base de datos de Adempiere puede ver las
columnas que conforman a determinada tabla, haciendo lo siguiente:
1. En la lista de las tablas (Grfica No. 8) seleccione la tabla a consultar.
2. Vaya a la pestaa Columna (Grfica No. 9)
3. Oprima el botn Expandir.
De esta forma se mostrar una lista con todas las columnas que pertenecen a la
tabla que se haya seleccionado en el paso 1, como se muestra en la Grfica No.
9.

Grfica 39. Despliegue de todas las tablas del sistema

319

Grfica 40. Pestaa Columna

Ventana, pestaa y campo

Tambin es posible obtener la lista de todas las ventanas disponibles en la interfaz
de usuario de Adempiere, por medio de la ventana Diccionario de la Aplicacin>Ventana pestaa y campo, en esta ventana se muestran datos como el nombre,
una breve descripcin de la ventana y su ayuda correspondiente, adems del tipo
de ventana. Para ver la lista de todas las ventanas oprima el botn Expandir,
mostrado en el Grfico No. 7.

320

Grfica 41. Ventana pestaa y campo

La ventana mostrada en el grfico No. 10 est compuesta por otras cuatro

pestaas; Acceso, Pestaa, Secuencia de campos y Campo; que permiten
obtener ms informacin acerca de una ventana.

321

Acceso
Es posible saber cules roles registrados en el sistema tiene acceso a una
determinada ventana, para esto, seleccione la ventana que desea consultar y a
continuacin vaya a la pestaa Acceso, se despliega la ventana mostrada en la
grfica No. 11.

Grfica 42. Pestaa Acceso

322

Pestaas
Para obtener la lista de las pestaas que componen una ventana de usuario en
Adempiere, vaya a la tercera pestaa (Grfica No. 12), en dicha pestaa se
muestran datos como el nombre de la pestaa, la descripcin y el nombre de la
tabla en la base de datos a la cual la pestaa est asociado.

Grfica 43. Informacin de pestaas

323

Secuencia de campos
En la pestaa Secuencia de campos es posible configurar el orden de despliegue
de los campos que pertenecen a una misma pestaa. En el panel a la derecha se
muestra la lista de los campos que estn activos para la pestaa y en el panel
izquierdo se muestra la lista de campos que se pueden activar para la pestaa.
Mediante los Botones de desplazamiento mostrados en la Grfica No. 13, se
cambia la secuencia de los campos; con los botones Agregar o Quitar se pueden
agregar o eliminar respectivamente, campos a la pestaa.

Grfica 44. Pestaa Secuencia de campos

324

Pestaa Campo
En la pestaa Campo (Grfica No. 14) se listan todos los campos pertenecientes a
una misma ventana. Pulse el botn Expandir, mostrado en la Grfica No. 7, para
ver la lista de todos los campos en la misma ventana.

Grfica 45. Pestaa campo

Formas
Para acceder a la informacin de todas las formas disponibles en Adempiere vaya
al men Diccionario de la aplicacin->Formas. Se mostrar la ventana de la
grfica 15. La descripcin de los campos es la siguiente:
Nombre: Identificador de la forma
Descripcin: Breve descripcin de la forma
Nivel de acceso: Especifica el nivel de acceso a la forma. Los posibles
niveles establecidos en Adempiere son: Compaa; organizacin; o
compaa + organizacin.

325

Clase de java: es la clase de java en la que se implementa la forma, de esta

manera si se quiere modificar la interfaz de la forma se accede a dicha
clase en el cdigo fuente de la aplicacin.

Grfica 46. Ventana Formas

Informes y procesos
Para ver toda la lista de procesos e informes generados por Adempiere acceda al
men Diccionario de la aplicacin->Informe y proceso. La ventana se muestra en
la grfica 16.

326

Grfica 47. Ventana informes y procesos

Vista de informes
En Adempiere es posible obtener informacin acerca de los reportes que genera
de la aplicacin, ya sean informes de contabilidad, de proyectos, activos, e.t.c.
Cada informe/reporte que genera la aplicacin est asociado a una vista en la
base de datos ; en la ventana Vista de informes (Grfica No. 17) se muestran
todas las vistas disponibles en la base de datos; aqu se muestra adems de el
nombre y una breve descripcin; la tabla/vista de la cual se obtienen los datos y
para algunos casos la clasula where utilizada en la consulta a la base de datos.

327

Grfica 48. Ventana Vista de Informes

328

Anexo 5. Manual de procesos

TABLA DE CONTENIDO

1. Descripcin de los procesos la aplicacin

1.1.

Relacin con terceros

1.2.

Ventas (Cotizacin a Factura)

1.3.

Compras (Requisicin a Factura)

1.4.

Gestin de Materiales

1.5.

Anlisis de Desempeo

Grfico 6. Esquema anlisis de resultados

329

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1. Esquema de CRM

Grfico 2. Esquema de administracin de socios
Grfico 3. Diagrama de flujo proceso de Ventas
Grfico 4. Diagrama de Flujo Proceso de Compras
Grfico 5. Esquema de gestin de materiales
Grfico 6. Esquema anlisis de resultados

330

Descripcin de los procesos la aplicacin

Relacin con terceros

CRM, en Adempiere no es un mdulo independiente, sino una vista lgica de
todas las actividades relacionadas con los clientes o potenciales clientes
(prospectos). Puede administrar la creacin, distribucin y seguimiento del cliente,
proveedor y los pedidos generados internamente, para asegurar un tiempo de
respuesta oportuno, crecimiento de acuerdo a procesos y tiempos definidos.

331

Grfico 24. Esquema de CRM

Administracin de socios, vincula diferentes clientes entre s, permitiendo manejar
prioridades de distribucin, gastos de marketing y proporcionar servicios
centralizados, en general la administracin de socios proporciona la funcionalidad
de CRM a travs de los clientes de Adempiere, intercambiando automticamente
los requerimientos con socios de negocios que estn conectados a Adempiere, y
para aquellos socios que no estn conectados pueden hacer seguimiento de
informacin mediante la interfaz Web.

332

Grfico 25. Esquema de administracin de socios

333

Ventas (Cotizacin a Factura)

Cubre los procesos de negocio requeridos para la creacin de una cotizacin para
un prospecto cliente, administracin de rdenes de venta, facturacin y cobranzas.
En los sistemas tradicionales esta funcionalidad se encuentra generalmente en los
mdulos llamados procesamiento de rdenes de venta y cuentas a cobrar.

Grfico 26. Diagrama de flujo proceso de Ventas

334

Compras (Requisicin a Factura)

Cubre los procesos de negocios necesarios para la creacin de pedidos, rdenes

de compra, recepcin de mercanca, facturas de proveedores y procesamiento de
pagos. Esta funcionalidad est integrada con la administracin de abastecimiento
(SCM). Los mdulos de compras
y cuentas por pagar contienen esta
funcionalidad en los sistemas tradicionales.

Grfico 27. Diagrama de Flujo Proceso de Compras

335

Gestin de Materiales

Este proceso cubre todas las actividades de administracin de materiales,

incluyendo recepcin, despachos, movimientos y balances de stock, dentro de una
compaa y sus sucursales, y entre proveedores y clientes.

Grfico 28. Esquema de gestin de materiales

336

Anlisis de Desempeo

Esta funcionalidad cubre el costeo y dimensiones contables de la aplicacin y se

encuentra generalmente en los mdulos de reportes y contabilidad general en los
sistemas tradicionales.

Grfico 29. Esquema anlisis de resultados

337

Anexo 6. Manual de usuario

TABLA DE CONTENIDO

1. Men de la aplicacin
2. Gua de procedimientos
2.1.

Administracin del sistema

2.1.1.
Creacin Del Men Personalizado
2.1.1.1.
Mantenimiento del rbol
2.1.2.
Creacin de Roles
2.1.2.1.
Configurando Roles
2.1.3.
Creacin de Usuarios
2.1.3.1.
Agregando Registros de Usuarios
2.1.3.2.
Concediendo Acceso a un Empleado
2.1.4.
Importar datos

2.2.

Relacin con terceros

2.2.1.
Terceros
2.2.1.1.
Pestaa Cliente
2.2.1.2.
Pestaa Proveedor
2.2.1.3.
Pestaa Empleado
2.2.1.4.
Cuenta Bancaria
2.2.1.5.
Localizacin
2.2.1.6.
Contacto/Usuario
2.2.1.7.
Acceso SN'
2.2.1.8.
rea de Inters
2.2.1.9.
Retencin

2.3.

Ventas (Cotizacin a Factura)

2.3.1.
rdenes de venta
2.3.1.1.
Orden de venta
2.3.1.2.
Lnea de orden
2.3.1.3.
Impuestos de la orden
2.3.2.
Cotizaciones
2.3.3.
Orden de punto de venta
2.3.4.
Despachos
2.3.4.1.
Despachos (cliente)
2.3.4.2.
Generar despachos (manual)
2.3.4.3.
Generar despachos
2.3.5.
Facturas
2.3.5.1.
Facturas y CxC (Cliente)

338

2.3.5.2.
Generar facturas (manual)
2.3.5.3.
Generar facturas
2.3.5.4.
Imprime facturas
2.3.6.
Punto de venta
2.3.6.1.
Llave de PDV
2.3.6.2.
Terminal PDV
2.3.6.3.
Punto de venta

2.4.

Compras (Requisicin a Factura)

2.4.1.
Introduccin al proceso de compras
2.4.2.
Asunto SCP
2.4.3.
Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ)
2.4.4.
Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.
2.4.5.
Orden de Compra (Manual)
2.4.6.
rdenes de Compra desde Requisiciones
2.4.6.1.
Requisicin
2.4.7.
Recibo de Material.
2.4.8.
Facturas del Proveedor

2.5.

Saldos Pendientes

2.5.1.

2.6.

Cheques

Gestin de Materiales

2.6.1.
Almacn y Ubicacin
2.6.2.
Movimientos de Material
2.6.2.1.
Inventario Fsico
2.6.2.2.
Inventario De Uso Interno
2.6.2.3.
Movimientos De Inventario
2.6.2.4.
Produccin
2.6.2.5.
Reabastecimiento
2.6.3.
Productos
2.6.3.1.
Unidad De Medida
2.6.3.2.
Categora Del Producto
2.6.3.3.
Categora De Impuestos
2.6.3.4.
Producto
2.6.3.5.
Atributos Del Producto
2.6.3.6.
Informacin Del Producto
2.6.4.
Informes relacionados con la Gestin de Materiales

2.7.

Gestin de Proyectos

2.7.1.
Proyectos
2.7.2.
Tipo de proyecto
2.7.2.1.
Fases de proyecto
2.7.2.2.
Tareas de proyecto
2.7.3.
Ciclo de proyecto
2.7.3.1.
Paso
2.7.3.2.
Fase del ciclo
2.7.4.
Proyecto

339

2.7.4.1.
Lnea de Proyecto
2.7.4.2.
Fase
2.7.5.
Relacionar rdenes de compra con Proyectos
2.7.6.
Edicin del proyecto
2.7.7.
Informes relacionados con la gestin de proyectos

2.8.

Anlisis de Desempeo

2.8.1.
Configuracin de Esquema Contable
2.8.2.
Elemento Contable
2.8.3.
Periodos Contables
2.8.4.
Notas de Contabilidad
2.8.5.
Reporte Asientos Diarios de Contabilidad
2.8.5.1.
Conjunto de lneas del Informe
2.8.5.2.
Conjunto de Columnas del Informe
2.8.5.3.
Informe Financiero

2.9.

Activos

2.9.1.
2.9.2.
2.9.3.
2.9.4.

2.10.

Grupo de activos
Activo
Entrega de activos
Reportes relacionados

Retenciones Colombia

2.10.1. Configuracin inicial

2.10.1.1.
Men
2.10.1.2.
Tipos de contribuyente
2.10.1.3.
Actividad econmica
2.10.1.4.
Categoras de retencin
2.10.2. Configuracin permanente
2.10.2.1.
Organizacin
2.10.2.2.
Socios del negocio
2.10.2.3.
Productos
2.10.2.4.
Cargos
2.10.2.5.
Tipos de documentos
2.10.3. Matriz de retenciones
2.10.3.1.
Categoras de impuesto
2.10.3.2.
Tasas
2.10.3.3.
Tipos de retencin
2.10.3.4.
Configuracin de tipos de retencin
2.10.3.5.
Reglas
2.10.3.6.
Clculo
2.10.4. Ejecucin
2.10.4.1.
Factura cliente
2.10.4.2.
Nueva pestaa de retenciones (cliente)
2.10.4.3.
Factura proveedor
2.10.4.4.
Nueva pestaa de retenciones (proveedor)
2.10.5. Efecto sobre los documentos

340

2.10.5.1.
Aplicable en factura
Genera retenciones
Completar factura
2.10.5.2.
Aplicable en pago
Genera retenciones
Completar factura
Contabilizar la asignacin del pago

2.11.

Medios magnticos

2.11.1. Configuracin
2.11.1.1.
Men
2.11.1.2.
Reglas
2.11.1.3.
Tablas de conversin
2.11.1.4.
Rtulos XML
2.11.1.5.
Conceptos DIAN
2.11.1.6.
Fuente de los conceptos
2.11.1.7.
Secuencia
2.11.1.8.
Formato
2.11.1.9.
Conceptos por formato
2.11.1.10. Campos del formato
2.11.2. Ejecucin
2.11.2.1.
Programacin de envos
2.11.2.2.
Lneas a enviar
2.11.2.3.
Medio XML
2.11.2.4.
Archivo

341

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Descripcin men de la aplicacin

342

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1 Men de la aplicacin

Grfico 2. Men rbol e Imagen de Nodo
Grfico 3. Mantenimiento de rbol
Grfico 4. Asignacin de rbol de Men
Grfico 5. Pestaa Rol Usuario
Grfico 6. Pestaa Acceso a la Organizacin
Grfico 7. Pestaa de Acceso a la Ventana
Grfico 8. Ventana de Acceso a la Organizacin
Grfico 9. Pestaa Contacto
Grfico 10. Ventana Usuario
Grfico 11. Pestaa Rol de Usuario
Grfico 12. Ventana Informacin ROL
Grfico 13. Pestaa Acceso a la Organizacin
Grfico 14. Men Terceros
Grfico 15. Pestaa Cliente
Grfico 16. Pestaa Proveedor
Grfico 17. Pestaa Empleado
Grfico 18. Pestaa cuenta bancaria
Grfico 19. Pestaa Localizacin.
Grfico 20. Pestaa Actualizar Localizacin.
Grfico 21. Pestaa Contacto
Grfico 22. Pestaa Acceso SN
Grfico 23. Pestaa rea de Inters.
Grfico 24. Pestaa Retencin.
Grfico 25. Ventana Orden de venta
Grfico 26. Ventana Copiar lneas desde otra factura
Grfico 27. Ventana Informacin de rdenes realizadas
Grfico 28. Pestaa Lnea de orden
Grfico 29. Ventana Informacin del producto
Grfico 30. Pestaa Impuestos de la orden
Grfico 31. Ventana Orden de venta tipo cotizacin
Grfico 32. Ruta al proceso Convertir Cotizacin
Grfico 33. Ventana proceso Convertir Cotizacin
Grfico 34. Mensaje de conversin de Cotizacin a Orden de venta
Grfico 35. Orden de tipo Orden de Punto de venta
Grfico 36. Men Entregas
Grfico 37. Ventana Despachos
Grfico 38. Pestaa Lneas de entrega
Grfico 39. Crear confirmacin

343

Grfico 40. Ventana Confirmacin

Grfico 41. Ventana Generar despachos (manual)
Grfico 42. Facturas creadas
Grfico 43. Generar entregas
Grfico 44. Impresin de rdenes de entrega
Grfico 45. Men Facturas de venta
Grfico 46. Ventana Facturas CxC
Grfico 47. Pestaa Lnea de factura
Grfico 48. Ventana Generar facturas (manual)
Grfico 49. Impresin de facturas generadas (manual)
Grfico 50. Generar facturas (automticamente)
Grfico 51. Ventana Imprime Facturas
Grfico 52. Confirmacin Impresin
Grfico 53. Men de Punto de venta
Grfico 54. Ventana Llave de PDV
Grfico 55. Pestaa Llave PDV
Grfico 56. Ventana Terminal PDV
Grfico 57. Ventana Punto de venta
Grfico 58. Seleccin de proveedor de Punto de Venta
Grfico 59. Seleccin de Producto Punto de venta
Grfico 60. Productos Cargados a Orden de venta
Grfico 61. Ventana Funciones de Pago
Grfico 62. Ventana Reembolso de Caja menor
Grfico 63. Pestaa Lnea de efectivo
Grfico 64. Pestaa Retencin
Grfico 65. Men Reembolso de caja menor
Grfico 66. Men de Compras
Grfico 67. Ventana Asunto de SCP
Grfico 68. Pestaa Suscriptor
Grfico 69. Pestaa Restriccin
Grfico 70. Ventana SCP
Grfico 71. Pestaa Lnea SCP
Grfico 72. Pestaa cantidad SCP
Grfico 73. Crea Orden de Compra
Grfico 74. Mensaje Orden de Compra.
Grfico 75. Ventana SCP (RFQ) Respuestas
Grfico 76. Pestaa Lnea de Respuesta
Grfico 77. Pestaa Cantidad respuesta
Grfico 78. Ventana orden de compra
Grfico 79. Ventana Informacin socio del negocio
Grfico 80. Lnea de Orden Compra
Grfico 81. Informacin del Producto
Grfico 82. Ventana Requisicin
Grfico 83. Pestaa Lnea de Requisicin
Grfico 84. Men Gestin de materiales
Grfico 85. Encontrar Registro

344

Grfico 86. Pestaa Compras de Ventana Productos

Grfico 87. Proceso Crear OC desde Requisicin
Grfico 88. Proceso Crear OC desde Requisicin
Grfico 89. Impresin OC desde Requisicin
Grfico 90. Ventana Recibo de Productos
Grfico 91. Ventana Entrega/Recibo Crear desde
Grfico 92. Pestaa Lnea de Recibo
Grfico 93. Ventana Crea confirmacin
Grfico 94. Ventana Factura CxP
Grfico 95. Ventana Factura CxP.
Grfico 96. Men Saldos pendientes
Grfico 97. Ventanas Pagos/recaudos
Grfico 98. Pestaa Pagar varias facturas
Grfico 99. Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Almacn
Grfico 100. Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Ubicacin
Grfico 101. Ventana Inventario Fsico, Pestaa Conteo de Inventario
Grfico 102. Ventana del Proceso Crear Lista de Conteo Fsico.
Grfico 103. Ventana Inventario Fsico, Pestaa Lnea de Conteo de Inventario.
Grfico 104.Ventana Inventario Uso Interno
Grfico 105. Ventana Inventario Uso Interno, Pestaa Lnea Inventario Uso Interno
Grfico 106. Ventana Movimiento de Inventario
Grfico 107. Ventana Movimiento de Inventario, Pestaa Lnea del Movimiento
Grfico 108. Ventana Confirmacin de Movimiento, Pestaa Lnea
Grfico 109. Ventana Produccin, Pestaa Encabezado
Grfico 110. Ventana Reporte de Reabastecimiento
Grfico 111. Ventana Unidad de Medida
Grfico 112. Ventana Conversin de Unidad de Medida
Grfico 113. Ventana Categora del Producto
Grfico 114. Ventana Categora del Producto, Pestaa Contabilidad
Grfico 115. Ventana Producto
Grfico 116. Ventana Producto, Pestaa Lista de Materiales'
Grfico 117. Ventana Producto, Pestaa Compras
Grfico 118. Ventana Producto, Pestaa Precio
Grfico 119. Men Atributos del Producto
Grfico 120. Ventana Conjunto de Atributos
Grfico 121. Lote
Grfico 122. Nmero de Serie
Grfico 123. Ventana Control de Lote
Grfico 124. Control de N de Serie
Grfico 125. Ventana atributo
Grfico 126. Pestaa Atributos
Grfico 127. Ventana Informacin del Producto
Grfico 128. Ventana Informacin de Atributos del Producto
Grfico 129. Informes de Gestin de Materiales
Grfico 130. Definicin de proyecto y su uso
Grfico 131. Ventana Tipo de proyecto

345

Grfico 132. Pestaa Fase estndar

Grfico 133. Pestaa Tarea estndar
Grfico 134. Ventana Ciclo de proyecto
Grfico 135. Pestaa Paso
Grfico 136. Pestaa Fase del ciclo
Grfico 137. Ventana Proyecto
Grfico 138. Ventana Establecer tipo de proyecto
Grfico 139. Pestaa Lnea de proyecto
Grfico 140. Pestaa Fase
Grfico 141. Generar OC para proyecto
Grfico 142. Edicin del proyecto
Grfico 143. Ubicacin Esquema contable en Men
Grfico 144. Ventana Esquema Contable
Grfico 145. Ventana Esquema Contable, Pestaa Contabilidad General
Grfico 146. Ventana Esquema Contable, Pestaa Predeterminadas
Grfico 147. Ventana Elemento Contable
Grfico 148. Ventana Elemento Contable, Pestaa Valor de Elemento
Grfico 149. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Ao
Grfico 150. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Periodo
Grfico 151. Proceso Abrir/Cerrar Todo (Periodo Contable)
Grfico 152. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Control Periodo
Grfico 153. Ubicacin Nota Contabilidad en Men
Grfico 154. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lote
Grfico 155. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Diario
Grfico 156. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lnea
Grfico 157. Ventana proceso Combinacin (Nota de Contabilidad)
Grfico 158. Ventana Informacin de Elemento Contable
Grfico 159. Ventana Proceso Combinacin (Creada)
Grfico 160. Establecer Fuente Debito, Fuente Crdito (Notas de Contabilidad)
Grfico 161. Informe Asiento Diario de Contabilidad
Grfico 162. Ventana Lnea de Informe General, Pestaa Conjunto de Lneas del Informe
Grfico 163. Ventana Lnea de Informe, Pestaa lnea del Informe
Grfico 164. Ventana Lnea de informe, Pestaa Fuente del Informe
Grfico 165. Ventana Columna de Informe, Pestaa Conjunto de Columnas del Informe
Grfico 166. Ventana Columna de Informe, Pestaa Columna del Informe
Grfico 167. Tipo de Columna (Columna de Informe)
Grfico 168. Ventana Informe Financiero
Grfico 169. Informe Balance General
Grfico 170. Men de Activos
Grfico 171. Ventana Grupo de Activos
Grfico 172. Ventana Activo
Grfico 173. Activo propio de la organizacin
Grfico 174. Activo en posesin de la organizacin
Grfico 175. Proceso Entrega de Activos
Grfico 176. Ventana Activos del cliente
Grfico 177. Reporte Activos de un cliente

346

Grfico 178. Men Retenciones

Grfico 179. Ventana Tipo de contribuyente
Grfico 180. Ventana CIIU
Grfico 181. Ventana Categora retencin
Grfico 182. Configuracin de la organizacin
Grfico 183. Configuracin de Socio del negocio
Grfico 184. Configuracin de los Productos
Grfico 185. Configuracin de Cargos
Grfico 186. Configuracin de Tipo de documento
Grfico 187. Ventana Categora de impuesto
Grfico 188. Ventana Tasa de impuesto
Grfico 189. Ventana tipo retencin
Grfico 190. Configuracin de ICA
Grfico 191. Configuracin de IVA
Grfico 192. Retencin en la fuente CxC
Grfico 193. Pestaa Regla retencin
Grfico 194. Pestaa Clculo retencin
Grfico 195. Ventana Facturas (cliente)
Grfico 196. Nueva retencin (cliente)
Grfico 197. Ventana Facturas (Proveedor)
Grfico 198. Nueva pestaa (proveedor)
Grfico 199. Men Medios magnticos
Grfico 200. Ventana Regla
Grfico 201. Tabla Conversin (1)
Grfico 202. Tabla Conversin (2)
Grfico 203. Ventana Rtulo XML
Grfico 204. Ventana Concepto (DIAN)
Grfico 205. Fuente de los conceptos
Grfico 206. Ventana Secuencia de documentos
Grfico 207. Ventana Formato (DIAN)
Grfico 208. Pestaa Conceptos por formato
Grfico 209. Pestaa Campos del formato
Grfico 210. Ventana Programacin de envos
Grfico 211. Pestaa Lnea envo
Grfico 212. Ventana Medio XML (DIAN)
Grfico 213. Archivo XML generado

347

Men de la aplicacin

Grfico 30 Men de la aplicacin

El men de la aplicacin aparece en la parte superior de la ventana de la

aplicacin ADempiere. El nmero de elementos del men vara de acuerdo al tipo
de ventana abierta actualmente. La siguiente lista contiene todas las opciones:

Tabla 40. Descripcin men de la aplicacin

Icono

Men

Acceso
rpido

Descripcin

Imprimir
pantalla

<Imprimir
Pantalla>

Imprime la pantalla del ordenador actual

a la impresora predeterminada.

<Mays>
Pantalla>
<Imprimir

Copiar la ventana actual al portapapeles.

Archivo

Captura
pantalla

de

348

Informe

Imprimir

<F11>

Avances de un informe basado en el

registro actual. Ver informe para obtener
ms informacin.

<F12>

Imprime informes predefinidos basados

en el registro actual. Consulte Impresin
y vista previa de impresin para obtener
ms informacin.

<Alt>
Vista previa de
<Mays>
impresin
<P>

Muestra una vista previa de un informe

predefinido basado en el registro
actual. Consulte Impresin y vista previa
de
impresin para
obtener
ms
informacin.

Exportacin

De exportacin que aparecen todos los

registros a una hoja de clculo externo
(*. xls). No slo el registro actual, pero
todos los registros en la ventana
actual. El nmero de registros se puede
ajustar por la bsqueda de funcin.

Ventana
salida

de

Cierre
sesin

de

Salir
de
aplicacin

la

<Alt> <X>

Cerrar la ventana actual. En la ventana

principal de la aplicacin, esta se cerrar
la aplicacin.

<Alt>
<Mays>
<L>

Salga de la aplicacin y abrir el registro

en pantalla

<Alt>
<Mays>
<X>

Salir de la aplicacin por completo.

349

Editar
Nuevo registro

<F2>

Crea un nuevo registro.

Guardar
cambios

<F4>

Guarda los cambios en el registro actual.

Ejemplar
original

<Mays>
<F2>

Crea una copia del registro actual. Slo

el registro no se copia, las etiquetas de
nivel inferior.

Eliminar
registro

<F3>

Elimina el registro actual.

los

Eliminar
los
registros
<Ctrl> <D>
seleccionados

Abre un dilogo donde puede ser un

subconjunto
de
los
registros
seleccionados para su eliminacin.

Deshacer
cambios

Revierte los cambios realizados y

devuelve el expediente al estado
despus de la ltima vez que guard.

<Escape>

Realizar
una
<F5>
nueva consulta

Vuelve a consultar los datos de acuerdo

a los criterios de bsqueda actual. til si
se han producido cambios en otras
ventanas.

Registro
bsqueda

Abre la bsqueda de dilogo, donde los

criterios de bsqueda se pueden definir.

de

Bloqueo
de
registro privado

<F6>

Marca el registro como privado, evitando

que otros usuarios puedan ver o hacer
cambios a los datos. Ver Registro
Privado de bloqueo para obtener ms
350

informacin.
Ver

Informacin del
<Alt> <I>
producto

Abre
la informacin
del
producto, ventana que muestra la
disponibilidad y los precios de los
productos. El
elemento
de
men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Informacin
<Alt>
Socio
de
<Mays>
Negocios

Abre la informacin clave de los socios

de negocios. El elemento de men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Abre la Informacin de la cuenta de

dilogo que muestra informacin
Informacin de <Ctrl> <Alt> detallada sobre transacciones de la
la cuenta
<I>
cuenta. El elemento de men aparecer
si la funcin de los permisos da acceso
a esta informacin.

Programacin
Info

Abre el Calendario de Informacin de

dilogo que muestra informacin
detallada sobre las asignaciones de
recursos y programas. El elemento de
men aparecer si la funcin de los
permisos da acceso a esta informacin.

MRP
Informacin

Abre el MRP Informacin de dilogo que

muestra informacin detallada acerca de
materiales
de
planificacin
de
recursos. El
elemento
de
men
aparecer si la funcin de los permisos
351

da acceso a esta informacin.

Informacin de
la PCR

Abre la PCR Informacin de dilogo que

muestra informacin detallada sobre la
capacidad
de
planificacin
de
recursos. El
elemento
de
men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Informacin de
la Orden

Abre informacin de la orden de dilogo

que muestra informacin detallada
acerca de las rdenes. El elemento de
men aparecer si la funcin de los
permisos da acceso a esta informacin.

Informacin de
la factura

Abre la informacin de la factura que

muestra informacin detallada acerca de
las facturas. El elemento de men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Informacin del
envo

Abre el dilogo de informacin del envo

que muestra informacin detallada sobre
los envos. El elemento de men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Informacin de
Pago

Abre la Informacin de Pago que

muestra informacin detallada sobre los
pagos. El elemento de men aparecer
si la funcin de los permisos de acceso
a esta informacin.

Informacin de
Efectivo Diario

Abre la Informacin de caja diaria de

dilogo que muestra informacin
352

detallada sobre el libro de caja. El

elemento de men aparecer si la
funcin de los permisos da acceso a
esta informacin.

Informacin de
Recursos

Abre
el
dialogo Informacin
de
Recursos que muestra informacin
detallada sobre las asignaciones de
recursos. El
elemento
de
men
aparecer si la funcin de los permisos
da acceso a esta informacin.

Informacin de
activos

Abre la informacin de activos que

muestra informacin detallada sobre la
utilizacin de activos. El elemento de
men aparecer si la funcin de los
permisos da acceso a esta informacin.

Archivo adjunto <F7>

Abre el dialogo de Anexo en las notas y

los archivos pueden ser "conectados" a
un registro. Cuando los accesorios estn
presentes, el icono cambia a

Chat

Abre el Chat en el sello observaciones a

tiempo sobre el registro se puede
mantener.

Historial
registros

<F9>

Abre la Historia el historial de los

registros. Slo se aplica a los registros
en los que est habilitado el seguimiento
del historial.

<F8>

Cambia la pantalla de un formulario

nico registro a una vista de hoja de
clculo y la espalda.

de

Activar la rejilla

353

Ir

Primer registro

<Alt>
<Re

Pg>

Mueve al primer registro.

Fecha
de <Alt>
actualizacin
<Arriba>

Desplazarse al registro anterior.

Siguiente
registro

<Alt>
<Down>

Mover al siguiente registro.

ltimo registro

<Alt>
<Re

Mover al ltimo registro.

ficha Padres

<Alt>
<Izquierda>

Vaya a la pestaa anterior.

ficha Detalle

<Alt>
<Izquierda>

Mover a la siguiente ficha.

Pg>

Zoom

Zoom
para
un
relacionado. Ver Zoom otro
ms informacin.

Comprobar
solicitudes

Aparece una lista de seleccin, donde

se puede solicitar una nueva creacin o
una de las solicitudes activas se puede
abrir. Ver solicitudes para obtener ms
informacin.

Documentos /
Informes
archivados

Aparece una lista de seleccin de los

documentos archivados e informes
relacionados
con
el
registro
actual. Consulte los
documentos
354

registro
lado para

archivados para ms informacin.

Men

Trae el panel principal con el rbol de

mens en la parte delantera.

Herramientas

Calculadora

Abre una calculadora est herramienta

se puede utilizar para las matemticas
simples (+ - * /%) y conversin de
divisas.

Calendario

Abre
una
simple herramienta
de
calendario que puede ser usado para
encontrar las fechas y los das de la
semana.

Editor

Abre un editor de texto, herramienta que

se puede utilizar para editar el texto y
ver la salida como HTML.

Editor
de
secuencias de
comandos

Abre un editor de secuencias de

comandos de herramientas que puede
utilizar para editar las secuencias de
comandos y ver la salida como HTML. A
disposicin de los administradores del
sistema.

Establecer
Tamao de la
ventana

Abre un dialogo del tamao de la

ventana que se puede utilizar para
ajustar el tamao de la ventana por
defecto para todos los usuarios. A
disposicin de los administradores del
sistema.

355

Flujos
de
trabajo activos

Abre la sesin Worflows ventana en la

que los flujos de trabajo activo pueden
ser administrados.

Preferencias

Abre la preferencia ventana en la que

las preferencias del usuario
puede
establecer y mensajes de error y el
contexto se puede ver.

Mostrar todas
<Ctrl> <W>
las ventanas

Muestra todas las ventanas como los

paneles en miniatura. Haga clic en la
ventana deseada para llevarlo a la parte
superior del escritorio.

Cerrar
otras
ventanas

Mantiene la ventana principal del panel y

la ventana abierta actual. Cierra todas
las ventanas.

Cierre todas las

ventanas

Cierra todas las ventanas excepto la

ventana principal del Grupo.

Ventana
principal

Abre la ventana principal del Grupo. El

texto est en la forma user@client.org
[app_server
{db_server-db_namedb_user}]

Ventanas

Una lista de ventanas abiertas. Haga clic

en uno para llevarlo a la parte superior
del escritorio.

Ventana

Ayuda

356

Ayuda

<F1>

Abre una ventana de ayuda que muestra

ayuda contextual para la ventana actual.

En lnea

Abre el manual de la pgina de el wiki.

Correo
electrnico
Apoyo

Abre el interior Correo electrnico de

dilogo con un correo electrnico ya
est lleno con el sistema y la
informacin de contexto. Requiere que
el correo electrnico interno est
correctamente configurado.

Acerca de

de

Abre un sobre pantalla de bienvenida

que contiene la informacin de la versin
y el contexto principal.

357

Gua de procedimientos

Administracin del sistema

Creacin Del Men Personalizado

Adempiere permite la creacin de mens personalizados para los usuarios del
sistema, de acuerdo a su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y
documentos a los cuales va a tener acceso. Esto se hace a partir de la creacin y
definicin de rboles, desde el men de Adempiere en la siguiente ruta, como se
indica en el grfico 2. Es necesario ingresar al sistema como administrador.

358

Grfico 31. Men rbol e Imagen de Nodo

Mantenimiento del rbol

Una vez se ha creado el rbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la
opcin Mantenimiento del rbol, como se indica en el grfico 3.

359

Grfico 32. Mantenimiento de rbol

El men se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado

izquierdo de la pantalla, mientras que sobre el lado derecho estn los posibles
mens que se pueden elegir, utilizando las flechas sobre la parte superior de la
pantalla para agregar o remover estas de su men.
Para mover tems hacia arriba o abajo en su men, simplemente arrastre y suelte
un tem mientras tiene el cursor posicionado sobre el tem que aparece
directamente arriba del men. Para poner los tems dentro de una carpeta,
simplemente arrstrelos dentro de la carpeta deseada.
Una vez que el men se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la
pantalla de Rol, a fin de asignar el men a un determinado rol. Note como nuestro
nuevo men aparece en la lista. Seleccinelo y grabe su registro para que su
nuevo men pueda ser utilizado. Como se indica en la grfico 4.

360

Grfico 33. Asignacin de rbol de Men

Creacin de Roles
Adempiere trae dos usuarios estndar definidos, estos son el usuario System y el
usuario SuperUser. El usuario System tiene perfil de administrador del sistema.
Mientras que el usuario SuperUser hereda todos los roles del sistema, incluido el
rol de administrador del sistema, este usuario puede resolver problemas o
situaciones de emergencia. Debera asignarse este rol a algunos usuarios de alto
nivel.
Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es
posible definirle ms de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los
siguientes roles:
System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a
registros a nivel del sistema, como: los formatos de impresin y tipos de
documentos. No tiene acceso a informacin de las compaas. Este rol no se
puede modificar y mucho menos eliminar.

361

Administrador de la compaa: tiene acceso a todos los datos y pantallas del

sistema para una compaa especifica. Este rol puede modificarse.
Usuario de la Compaa: tiene acceso bsico a la informacin de la compaa, no
se le da acceso a la contabilidad ni a los reportes.
Configurando Roles
Adems de los roles ya definidos, usted podr definir roles de acuerdo a las tareas
que realizan los usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas,
cartera, depsito o almacn, etc. Esta opcin se encuentra desde el men de
Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales >Rol. Como se muestra en el grfico 5. Es necesario iniciar sesin como
Administrador del Sistema.

362

Grfico 34. Pestaa Rol Usuario

Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaa rol, como se muestra en el
grfico se requiere definir la siguiente informacin de configuracin del ROL.
Nombre: con el cual se va a describir el Rol.
Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones:
Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar
Socios de Negocio, Trminos de Pago, etc.)
Organizacin: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. rdenes, Pagos, etc.)
Cliente + Organizacin: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones)
363

Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento).

Manual: si no est seleccionada esta opcin indica que el rol se actualizara
automticamente cuando se realice migracin de los datos. En caso contrario se
debe seleccionar.
Monto de Aprobacin: indica que un documento requiere de una aprobacin.
Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrn
permitido aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opcin
deshabilitada indica que la aprobacin debe ser efectuada por un usuario
diferente.
rbol de Men: permite indicar el men que le aparecer a los usuarios con dicho
rol.
Sobrescribir Precio Lmite: indica que el usuario podr ingresar precios en rdenes
y facturas que son menores a los precios lmite definidos.
Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar
Preferencias de Usuario o Valores de Preferencia.
Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere.
Usuario: Puede solamente configurar preferencias para l mismo.
Organizacin: Puede configurar preferencias que otros utilizarn en la misma
organizacin.
Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere.
Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opcin est seleccionada todos
los cambios efectuados por los usuarios sern registrados en el log. Solo los
usuarios con un rol cuyo Nivel de Preferencia est establecido como Cliente
pueden ver este log. Como Adempiere registra en el log toda la informacin
referente a cualquier transaccin, nuestra recomendacin es que esta opcin no
sea seleccionada, excepto cuando desee localizar fallas.
Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automticamente las pantallas y
pestaas de Contabilidad para ese rol.
Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opcin seleccionada accedern
automticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted
establezca otras restricciones en otras pestaas.
364

Usuario usa Acceso a Organizacin: En el caso que usted tenga muchas

organizaciones podra no querer establecer una organizacin resumen, sino
administrar los derechos entre usuarios y organizaciones directamente.
Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden
generar reportes.
Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de
Adempiere.
Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser bloqueados, en cuyo
caso solo los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opcin
est activada, el usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que
seleccionando Acceso Personal le permite al usuario ver los registros que se
encuentran bloqueados.
Perfil de Conexin: Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server.
Desde la pestaa acceso a la organizacin se definen las organizaciones a las
cuales tendr acceso este perfil. En el grfico 6 se muestra la ventana de
configuracin de acceso a la organizacin, donde debe definirse en el campo
Organizacin aquella a la cual tendr acceso.

Grfico 35. Pestaa Acceso a la Organizacin

En las pestaas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define

aquellos tems a los cuales se les va a dar acceso al rol que se est definiendo.
Como se muestra en el grfico 7. Ntese que la opcin lectura y escritura est
habilitada, al deshabilitarla se estar indicando que el rol no tendr ms derechos

365

de acceso a este formulario. Si usted desea remover el tem del men, puede
deshabilitar la opcin Activa que se encuentra al lado de la de Lectura Escritura.

Grfico 36. Pestaa de Acceso a la Ventana

Cuando se est accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que

cuenta el sistema de acuerdo al usuario especificado, como se muestra en el
grfico 8.

Grfico 37. Ventana de Acceso a la Organizacin

366

Creacin de Usuarios
Es necesario definir los usuarios del sistema en la compaa, un usuario puede ser
cualquier empleado de la compaa, los vendedores o clientes, a quienes se les
definen roles y se le asigna una contrasea de acceso al sistema.
Agregando Registros de Usuarios
Lo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en
el sistema como tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el
usuario es un vendedor debe verificarse el registro de contacto desde la pestaa
Contacto Usuario de la ventana Terceros como se indica en el grfico 9.

Grfico 38. Pestaa Contacto

Debe definirse la siguiente informacin:

Nombre: desde aqu se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere
Direccin de Email: debe definirse la direccin de mail para enviarle flujos de
trabajo o documentos.
367

Contrasea: desde aqu se ingresa la contrasea para el usuario, el texto

aparecer enmascarado y es sensible a maysculas y minsculas. Es posible
cambiar la contrasea posteriormente.
El resto de la informacin es opcional.
Concediendo Acceso a un Empleado
Una vez se ha verificado la existencia del tercero en el sistema, debe definirse un
registro de usuario para est, y al menos un rol. Esto debe hacerse desde el men
de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas
Generales ->Usuario. Como se muestra en el grfico 10.

Grfico 39. Ventana Usuario

Desde la pestaa Usuario se carga la informacin que se ha definido en

el Tercero. La informacin Interna y Externa es opcional.

368

Grfico 40. Pestaa Rol de Usuario

La asignacin de los roles a un usuario se hace desde la pestaa Rol de

Usuario como se indica en el grfico 11. Para definir un rol al usuario se debe
hacer clic sobre el botn rol.

Grfico 41. Ventana Informacin ROL

Luego se despliega la ventana que se muestra en el grfico 12, para escoger

el Rol, desde aqu se realiza la bsqueda de los roles ya creados, en el
encabezado de la ventana se muestran los campos Nombre y Descripcin para
filtrar los roles ya definidos de acuerdo a la informacin suministrada, otra opcin
es hacer clic sobre el botn refrescar.
369

Se recomienda tener conocimiento de los roles antes de seleccionar un Rol para

un usuario. Es posible en Adempiere que un usuario tenga ms de un rol
asignado, pero desde ese perfil solo podr ver las pantallas y datos asociados con
el rol que ha accedido al sistema.
En la pestaa Usuario Sustituto se puede almacenar informacin sobre un usuario
que podra estar en reemplazo de otro en determinada circunstancia. Esta pestaa
es solo informativa.
Desde la pestaa Acceso a la Organizacin se pueden seleccionar aquellas
organizaciones a las cuales podr tener acceso el usuario como se indica en el
grfico 13. Esto debe hacerse siempre y cuando se halla seleccionado la
opcin Usuario usa acceso a Organizacin en la ventana ROL, la cual indica que
el acceso a la organizacin estar definido por el usuario y no por el rol.

Grfico 42. Pestaa Acceso a la Organizacin

Cuando se crea un nuevo registro, debe seleccionarse del campo organizacin,

aquella sobre la cual se le va a dar acceso al usuario.
Una vez creado el Usuario y definida su contrasea este podr tener acceso al
sistema.

370

Importar datos
El proceso de importacin de datos tiene dos etapas principales. Los datos se leen
en el sistema y se colocan en una tabla temporal. Desde all se procesa y se
ingresa en la base de datos principal. El proceso de dos pasos ayuda a prevenir
errores en los datos que afectan a la base de datos principal. El primer paso de la
importacin de los datos requiere una definicin del archivo de datos que se
importarn y la informacin acerca de dnde se guardan en las tablas
temporales. Esto se realiza por un gestor de archivo de importacin y un cargador
de formato de importacin.
Las tablas de importacin estn disponibles las siguientes como por defecto:
Tercero
Producto
Planificacin de Producto
Lista de precio
Cuentas
Lneas de informe
Inventario
rdenes
Facturas
Confirmaciones
Tabla de equivalencia
Notas de contabilidad
Pagos/recaudos
Extractos de cuenta
Esto es simplemente una lista de todas las tablas de la base de datos con prefijo
I_. Si, por ejemplo, la tabla de destino es C_BPartner, la tabla de importacin es
I_BPartner. La relacin con la tabla de destino no es uno a uno. Las tablas de
371

importacin se utilizan para crear la informacin subordinada tambin.La tabla

I_Invoice se utiliza para crear encabezados y lneas de factura. La tabla
I_GLJournal se utiliza para crear lneas y entradas de contabilidad.

Los formatos de importacin compatibles con los archivos de datos que se deseen
importar son:
Posicin fija
Separado por comas
Separado por tabuladores
Para crear un nuevo formato de importacin del cargador sobre la base de datos,
vaya al men administracin del sistema->Datos->Importar datos->Formato
importacin de datos. Se abrir una nueva ventana en la que se crea un nuevo
registro, se le asigna un nombre y una descripcin de su eleccin, luego ingrese la
tabla de la base de datos en la que se guardarn los datos y el formato del archivo
de datos. Esto sirve para conectar los datos a las columnas de la tabla de
importacin.
Vaya a la pestaa Campo de formato de la misma ventana.
Suponga que tiene una lista de las facturas de importacin. Su lista se encuentra
en una hoja de clculo que contiene todas las columnas necesarias. La clave de
bsqueda / valores utilizados en la hoja de clculo coinciden con los que ya estn
en la base de datos de ADempiere para los socios de negocio y productos. En
este caso, slo tiene que definir una fila en la pestaa Campo de formato para
cada columna de datos en la hoja de clculo . Preste atencin a lo siguiente:
El campo No. Inicio es importante ya que determina dnde buscar los datos del
registro. Para un archivo CSV, es el nmero de columna, con la primera
columna (a la izquierda la mayora) es 1.
El campo Secuencia, simplemente ofrece otra manera de ordenar los
registros. No tiene ningn otro propsito. Es til usar para mantener las filas en
la ficha Formato de importacin en el mismo orden que las columnas de la hoja
de clculo. Utilice el mismo valor que ingres en el No. inicio o multiplquelo por
diez. Por ejemplo, si tiene datos en las columnas 1, 2, 4, 7, 8 y 9, que deben
ser importadas, establecer la secuencia en 10, 20, 40, 70, 80, 90,
respectivamente.

372

Si el tipo de datos es una fecha, asegrese de indicar el formato y ver las

diferencias entre los sistemas, tales como dd / mm / aa vs dd / mm / aa.
En el campo Nombre ingrese el nombre de la columna en la hoja de clculo,
por ejemplo:A-Nombre, B-Descripcin.
En el campo Columna ingrese el nombre de la columna en la base de datos en
donde se realizar la importacin
Luego en el cargador de archivos, cuando se selecciona el formato de importacin
y el archivo .CSV, las dos primeras filas que se ven en la forma del cargador de
importacin sern los ttulos de las columnas en las que se importarn los datos.

Relacin con terceros

Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones
en la organizacin. Hay tres tipos de terceros, estn: los clientes, los empleados y
los proveedores. Adempiere le permite a un tercero pertenecer a ms de un tipo,
por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compaa. Desde el men de
Adempiere se encuentra el rbol de Relacin con terceros->Reglas de tercero>Tercero. De aqu se despliega la ventana que se muestra en el grfico 14.

373

Grfico 43. Men Terceros

Terceros
En la ventana Terceros se configura la informacin de los terceros, en la el grfico
14 se muestra esta ventana, la cual est distribuida como sigue:
En la parte superior se define la operacin y el nombre del socio de negocio. El
campo clave de bsqueda se refiere a una abreviacin interna que se utiliza para
realizar bsqueda de los terceros. El Nombre es un nombre descriptivo del tercero,
que va a aparecer en los documentos que se elaboren.
Adems se debe definir la informacin financiera del tercero, los campos ubicados
en la parte media de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el
374

estado de crdito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar

de acuerdo a caractersticas especficas en grupos de terceros, haciendo clic
derecho sobre esta opcin y dando clic sobre la opcin acercar se pueden
configurar los grupos de terceros.
En la parte inferior de la ventana incluye informacin sobre el monto de sus
transacciones con el Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estar oculta si la
persona es un empleado.
Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como as tambin cuentas
bancarias. Tambin pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer
entregas a un tercero, mientras la facturacin se realiza al tercero relacionado.
Un Tercero puede tambin ser definido como perteneciente a una Organizacin.
Esto le permite tener depsitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad
para ese Socio de Negocio.
Si su rol le permite ver informacin contable, entonces podr ver otras pestaas
adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le
permiten seleccionar centros de costo para sus transacciones. En general,
muchas empresas no encontrarn necesario cambiar aqu los valores que estn
predefinidos.
Note que las pestaas Acceso SN y rea de Inters, se encuentran indentadas
bajo la pestaa Contacto (Usuario). Cuando vea pestaas indentadas como esas,
primero debe seleccionar la pestaa padre (en este caso Contacto) antes de poder
ver las pestaas que son hijas.
A continuacin se define cada una de las pestaas de la ventana Terceros.

Pestaa Cliente
En el grfico 15 se muestra la pestaa Cliente. Desde esta pestaa se escogen
los valores predefinidos que aparecern en los documentos. Adems se incluyen
los trminos y reglas de pago, las reglas de facturacin y el mtodo estndar de
entrega.

375

Grfico 44. Pestaa Cliente

Adems se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes

de descuentos, que se utilizan para resumir algn descuento adicional que pueda
ser otorgado a ese cliente.
El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido
a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea.
Los campos Referencia de Orden y Descripcin sern impresos por defecto en
todas las rdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como
sea necesario para una orden especfica.
El Formato de Impresin de Factura se utiliza para definir un formato de impresin
diferente si el cliente lo requiere.
Si lo desea, puede seleccionar un Lmite de Crdito para un cliente. Este indica
cuanto crdito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea
detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene lmite de crdito. Si ellos tienen
facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crdito
Utilizado.

376

Pestaa Proveedor
En el grfico 16 se muestra la pestaa Proveedor. Desde esta pestaa se indican
los trminos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los
proveedores.

Grfico 45. Pestaa Proveedor

Debe seleccionarse la opcin Proveedor y seleccionar reglas y trminos de pago

para este proveedor.

Pestaa Empleado
En el grfico se muestra la pestaa Empleado, desde aqu se indica si el tercero
es un empleado. Se debe seleccionar la opcin Representante Comercial para
indicar que es un vendedor.

377

Grfico 46. Pestaa Empleado

Cuenta Bancaria
En el grfico 18 se muestra la ventana de la pestaa Cuenta Bancaria donde se
almacena informacin financiera y otra informacin personal segura, tal como
SSN.

Grfico 47. Pestaa cuenta bancaria

378

Desde esta ventana se puede ingresar informacin de la tarjeta de crdito o

cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N
Seguro Social, cuenta de email, direccin verificada y cdigo postal.
Localizacin
Desde el grfico 19 se muestra la pestaa Localizacin, donde se almacenan las
direcciones de los terceros, los nmeros telefnicos y nmeros de fax.

Grfico 48. Pestaa Localizacin.

Es posible almacenar ms de un registro de localizacin de los terceros. Al hacer
clic sobre la derecha del campo Direccin, se despliega la ventana Actualizar
Direccin, que se muestra en el grfico 20.

Grfico 49. Pestaa Actualizar Localizacin.

379

El diligenciamiento del campo direccin es obligatorio, el resto de la informacin

de esta pestaa es opcional. Las opciones de Direccin de Entrega, Direccin de
Facturacin, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted
puede escoger la direccin al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene
mltiples direcciones para una organizacin, note que cada direccin tiene un
nombre (justo encima de la opcin Activa). Puede querer reagrupar las
direcciones descriptivamente para que sea ms fcil seleccionar la direccin
apropiada desde las pantallas de entregas y facturas.
Contacto/Usuario
Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde
aqu se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se
interacta. En el grfico 21 se puede ver la ventana de la pestaa Contacto.

Grfico 50. Pestaa Contacto

Desde aqu se puede agregar el nombre y la informacin de contacto aqu. El

campo Nombre es obligatorio, el resto de la informacin es opcional.

380

La opcin Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los
documentos (facturas, rdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos
mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su versin
de Adempiere ni a ver ningn dato propietario. Si la opcin Total Acceso SN no
est activada, usted necesitar hacer una entrada en la siguiente pestaa llamada
Acceso SN para determinar qu acceso tendrn ellos mediante la tienda web.
Los campos Email Verificado, Verificacin de Informacin, Ultimo Contacto, y
ltimo Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el
usuario accede a la tienda web.
Acceso SN'
Le permite a usted decidir qu informacin podr ver un Tercero sobre l mismo
en la tienda web. Es posible visualizarla desde el grfico 22.

Grfico 51. Pestaa Acceso SN

Esta es una Pestaa avanzada. Solamente ser mostrada si su rol permite
acceder a estas pestaas y si la opcin Ver Pestaas Avanzadas est
seleccionado en sus Preferencias.

381

Cuando la opcin Total Acceso SN no est seleccionada en la pestaa Contacto

(Usuario), necesitar hacer una entrada aqu para indicar que acceso tendrn
ellos. Notar en el ejemplo arriba, que el acceso est permitido para Documentos
de Socio, esto es facturas, rdenes y rdenes de compra.
rea de Inters
Le permite definir e-mails y otras listas de distribucin para propsitos de
marketing. Se visualiza esta pestaa desde el grfico 23.

Grfico 52. Pestaa rea de Inters.

rea de Inters es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes
para el envo de e-mails o boletines. Con tal que usted haya definido reas de
Inters en otra parte del sistema, esta pestaa le mostrar cuando una persona se
suscribe sobre esa rea de Inters y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron
quedar fuera de la misma.
Retencin
Desde esta pestaa se pueden definir informacin de retenciones para
empleados. Esta ventana se visualiza en el grfico 24.
382

Grfico 53. Pestaa Retencin.

Ventas (Cotizacin a Factura)

El proceso de Ventas involucra una serie de subprocesos que se llevan a cabo
para ir desde la cotizacin de los productos hasta el recaudo del dinero. Entre los
cuales estn: la generacin de rdenes de pedido, los despachos, las facturas, los
recibos de productos. Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de
estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el
documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar
manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un
empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellos.

383

rdenes de venta
Orden de venta
Una orden de venta en Adempiere es un documento de control, que se utiliza para
realizar transacciones con los clientes. Desde una orden de venta Adempiere
permite generar de manera automtica documentos de entregas, gua y facturas.
Tambin es posible la generacin de rdenes de Compra a partir de una Orden
de Venta.
Las rdenes contienen toda la informacin bsica de los clientes, las reglas de
facturacin, los productos ordenados y los impuestos sobre la venta. En el Grfico
25 se muestra la ventana rdenes de venta. La cual consta de 3 pestaas: Orden,
Lneas de la Orden e Impuestos de la Orden.

Grfico 54. Ventana Orden de venta

Desde la pestaa Orden se configura la informacin necesaria para poder realizar
la transaccin, como se muestra en el Grfico 25. Informacin relacionada con los
384

Terceros (Clientes), informacin relacionada con la entrega y facturacin. De

acuerdo al comportamiento del proceso de negocio Adempiere maneja los
siguientes tipos de Documentos:
Cotizacin (Binding Offer): Tambin llamado cotizacin, este tipo de orden
reserva en inventario y puede convertirse manualmente en otro tipo de documento
de orden.
Orden a Crdito: Este tipo de documento crea la orden de venta, el despacho y la
factura. El pago de la factura puede hacerse de forma manual, una vez recibido.
Generalmente se debe utilizar para aquellos clientes identificados, a los cuales se
les haya asignado crdito o no.
Propuesta (Non binding Offer): Este documento no reserva inventario
automticamente, tambin puede convertirse manualmente en los otros tipos de
documentos.
Orden Estndar: Este tipo de documento brinda mayor flexibilidad para generar
los despachos y las facturas correspondientes de acuerdo a las condiciones de
pago y de entrega que se han seleccionado para el tercero (cliente). Esta orden
reserva los productos en el inventario. Puede utilizarse cuando la entrega de los
productos se realiza de acuerdo a la disponibilidad
Orden de Punto de Venta (Pos Order): Este tipo de documento permite omitir los
pasos que se deben realizar en las rdenes estndar, en una sola transaccin
realiza todo el proceso, genera automticamente un despacho y una factura, en
funcin de las condiciones de pago. Recibe el pago (efectivo, cheque, tarjeta de
crdito, transferencia). Generalmente se utiliza para ventas en mostrador o con
entrega inmediata, con clientes annimos.
Orden Prepago: La factura debe pagarse antes de ser entregados los productos.
Los pagos pueden hacerse directamente en la orden o enlazarse a esta. Una vez
recibido el dinero correspondiente genera la factura y genera automticamente el
pago.
Orden de Almacn: Este tipo de documento est configurado para generar
automticamente la entrega o una nota de crdito. Las facturas son creadas de
forma manual posteriormente. Se utilizan cuando se realizan facturas que agrupan
diversas rdenes. Las facturas se generan de acuerdo a las reglas de facturacin.
Es posible copiar lneas desde rdenes ya existentes, haciendo clic en el botn
Copiar Lnea, es necesario seleccionar la orden y se cargaran inmediatamente
todas las lneas de esta orden. Desde la ventana que se muestra en el Grfico 26.
385

Grfico 55. Ventana Copiar lneas desde otra factura

Se debe escoger la orden de la cual se desean copiar las lneas haciendo clic en
el botn que se muestra en el Grfico 26. Se despliega una ventana en la cual se
pueden visualizar un listado de todas las rdenes de venta realizadas, es posible
filtrarlas de acuerdo a ciertos criterios como: N Documento, Tercero, Fecha de la
Orden, entre otros.

Grfico 56. Ventana Informacin de rdenes realizadas

386

Lnea de orden
En el Grfico 28 se muestra la ventana de la pestaa Lnea de la Orden, en la
cual se muestran los tems y los detalles de la orden. Desde la lneas se listan los
productos que van a ser vendidos.

Grfico 57. Pestaa Lnea de orden

Al hacer clic en una nueva lnea de la orden se mostrarn los siguientes campos:
Nmeros de Lneas: estos incrementarn como sigue: 10, 20, etc.
Seguido del nmero de la lnea se muestran los campos en los cuales, se asignan
los productos, o los cargos asignados a un recurso que se est vendiendo. Al
hacer click en el botn productos se desplegara la ventana que se muestra en el
Grfico 29 relacionada con la informacin del producto. El producto se escoge de
387

acuerdo a criterios especficos como el almacn o el nombre del producto. En la

parte inferior de la ventana se muestra la disponibilidad del producto en los
almacenes con los cuales se cuenta en la organizacin.

Grfico 58. Ventana Informacin del producto

Es necesario especificar la cantidad ordenada del producto. La unidad de medida

del producto se pondr por defecto.
Se calcula automticamente el precio del producto o cargo de acuerdo a la lista de
precios seleccionada en la pestaa orden de venta. Si es necesario se puede
modificar el precio y el impuesto del producto. Tambin es posible asignar
descuentos a la lnea de la orden.

Impuestos de la orden
Los cambios que se hagan a los precios, si se concede descuentos se reflejan
sobre la base del impuesto en la pestaa impuestos de la orden que se muestra
388

en el Grfico 30. Desde esta pestaa se visualiza el impuesto de la orden. Esta

ventana es de solo lectura para validar los datos nicamente.

Grfico 59. Pestaa Impuestos de la orden

Cotizaciones
Adempiere permite la creacin de cotizaciones a los clientes, para lo cual se basa
en un listado de precios generales o especficos del cliente. Desde las
cotizaciones es posible hacer reserva de productos en el inventario. Como se
explic anteriormente desde la pestaa Orden de venta se debe escoger el tipo de
Documento correspondiente a la cotizacin, luego de diligenciar las pestaas
Orden de Compra y Lneas de Orden se debe hacer click sobre el botn preparar.
El Grfico 31 se muestra la ventana correspondiente a una cotizacin.

389

Grfico 60. Ventana Orden de venta tipo cotizacin

Las cotizaciones pueden hacer reservas de los productos, estas pueden

modificarse y convertirse en rdenes de venta de cualquier otro tipo de
documento. En el Grfico 32 se muestra la ubicacin del proceso que permite
hacer la conversin de las cotizaciones.

390

Grfico 61. Ruta al proceso Convertir Cotizacin

Al ejecutar el proceso se desplegara la ventana que se muestra en el Grfico 33.

Desde el campo orden de venta se escoge la orden de tipo cotizacin. Y desde
tipo de documento se escoge el tipo de documento final.

Grfico 62. Ventana proceso Convertir Cotizacin

391

Cuando se ha definido el documento Origen y el tipo de documento destino, se

debe hacer click en el botn comenzar. Luego de procesar aparecer un mensaje
que indica que se ha creado la orden y el cdigo de esta, como el que se muestra
en el Grfico 34.

Grfico 63. Mensaje de conversin de Cotizacin a Orden de venta

Orden de punto de venta

Este tipo de documento se utiliza para las ventas que se hacen en mostrador o
punto de ventas, como se indic antes este tipo de documento realiza los
procesos de Entrega o Despacho y realiza la facturacin. En el Grfico 35 se
muestra la ventana correspondiente a una orden de tipo Orden de Punto de Venta
que ya ha sido procesada. Se destaca de esta figura en el men de herramientas,
el botn Visualiza detalle donde es usado, donde se asocia el documento de
entrega y la factura generada.

392

Grfico 64. Orden de tipo Orden de Punto de venta

393

Despachos
En el Grfico 36 se muestra la ruta para acceder a los despachos.

Grfico 65. Men Entregas

394

Despachos (cliente)
Al hacer clic sobre la opcin Despachos, colgada en el men de Adempiere se
despliega la ventana para la configuracin de los despachos que se muestra en el
Grfico 37.

Grfico 66. Ventana Despachos

Los despachos o entregas de productos en Adempiere se realizan a partir de los

detalles tomados de las rdenes de venta. Para realizar el despacho se debe
seguir el siguiente proceso:
1. Es necesario escoger un tercero (cliente), a quien se le va a despachar el
producto.
2. Desde la opcin rdenes de venta se desplegara una ventana en la cual
aparecern las rdenes de venta relacionadas con el tercero. Se escoge la
orden de la cual se va a realizar el despacho.
395

3. Se verifica la informacin que se ha trado desde la orden de venta para

configuracin de la orden de despacho.
4. Luego se verifica en la pestaa Lneas de la Entrega las lneas de orden de
venta, que jalan el producto y los detalles de las respectivas lneas de la
orden de venta para su despacho. Como se indica en el Grfico 38.

Grfico 67. Pestaa Lneas de entrega

5. Para finalizar el despacho se da completar a la orden de despacho y se

verifica el informe generado en el botn Vista Preliminar del men de
herramientas.
Desde los despachos es posible requerir la confirmacin del despacho, estas se
utilizan para manejar los movimientos de inventario, si el rea tiene un control
explcito. Desde la ventana que se muestra en el Grfico 37, aparece el botn
Crear Confirmacin, luego aparecer la ventana que se muestra en el Grfico 39.
396

Desde aqu se escoge el tipo de confirmacin que se va a realizar y se hace clic

sobre el botn OK.

Grfico 68. Crear confirmacin

Desde este proceso se ha generado la confirmacin que se puede visualizar

desde el botn Visualiza detalle donde es Usado como se indica en el Grfico 35.
Al hacer clic sobre este, muestra la ventana de confirmacin de la orden que
aparece en el Grfico 40.

Grfico 69. Ventana Confirmacin

Por ltimo es necesario hacer clic sobre el botn completar para procesar las
confirmaciones.
397

Generar despachos (manual)

Es posible generar despachos de diferentes rdenes de venta de acuerdo al
tercero (cliente), de forma manual. Es necesario seleccionar el socio de negocio al
cual se le va a despachar el producto y el almacn del cual se van a realizar los
despachos. Se debe escoger el tipo de documento para este caso se escoge
Orden, luego se debe hacer clic en el botn OK. Como se indica en Grfico 41.

Grfico 70. Ventana Generar despachos (manual)

Luego aparecer una ventana como la que se muestra en el Grfico 42 indicando

que la factura ha sido creada, por ltimo se imprime la factura haciendo clic sobre
el botn ok de la ventana que muestra el mensaje de Imprimir Entregas.

398

Grfico 71. Facturas creadas

Generar despachos
Es posible en Adempiere realizar los despachos de varias rdenes de venta
(Excepto Ordenes POS), sin importar que hayan sido confirmadas. Desde el
proceso Generar Entregas, se escogen los criterios sobre los cuales se desea
obtener las rdenes de venta que van a ser confirmadas. Es posible preparar o
completar la orden que se est generando. Luego de escogerlos se hace clic en el
botn comenzar. Como se indica en el Grfico 43.

399

Grfico 72. Generar entregas

Luego de procesar la generacin de los despachos, aparecer la ventana que se

muestra en el Grfico 44, que indica que se han generado las entregas, haciendo
clic en el botn OK se imprimirn las rdenes de Entrega.

Grfico 73. Impresin de rdenes de entrega

400

Facturas
Las facturas obtenidas del proceso de Ventas en Adempiere se pueden generar
desde el men Facturas de Ventas ubicado en el men principal como se indica
en el Grfico 45.

Grfico 74. Men Facturas de venta

La facturacin se puede llevar a cabo de acuerdo a las polticas establecidas por

los clientes, puede ser:
Inmediatamente despus de cada despacho.
Cuando la orden se entrega de manera completa, o basadas en un calendario de
facturacin predefinido para el cliente.
Por ejemplo, una factura resumen, que contiene todos los despachos realizados
en los das previos, semanas o meses.
A continuacin se describen los diferentes procesos que brinda Adempiere para la
generacin de las facturas, que van desde la generacin automtica de facturas
hasta la generacin manual. Tambin es posible la generacin de facturas en
lotes.

401

Facturas y CxC (Cliente)

En el Grfico 46 se muestra la Ventana de Facturas de Cuentas por cobrar, desde
la pestaa Factura es posible diligenciar directamente las facturas suministrando
la informacin del tercero, la fecha y otra informacin requerida. Tambin es
posible visualizar aquellas facturas que han sido generadas.

Grfico 75. Ventana Facturas CxC

Los productos, recursos o cargos que se estn vendiendo se deben asignar a la
factura desde la pestaa lneas de la factura como se indica en la ventana que se
402

muestra en el Grfico 47. Es necesario configurar los productos y detalles de la

factura.

Grfico 76. Pestaa Lnea de factura

Por ltimo es necesario completar el proceso de generacin de la factura desde el

botn Completar. La factura se puede visualizar desde el botn Visualiza detalle
donde es usado del men de herramientas.

403

Generar facturas (manual)

Es posible generar las facturas de forma manual, Adempiere brinda la opcin de
escoger las rdenes de venta de las cuales se desea facturar. Es necesario
escoger el tercero, la organizacin y el tipo de documento que se desea generar.

Grfico 77. Ventana Generar facturas (manual)

Luego se selecciona la o las rdenes a las cuales se les va a generar la factura y

se hace clic sobre el botn OK. Se despliega la ventana que se muestra el Grfico
49 que indica que la factura se ha creado y el o los nmeros de facturas creados.
Adems se despliega la ventana de Impresin de Facturas Generadas
Manualmente, se hace clic sobre el botn Ok y se visualiza el documento de la
factura.
404

Grfico 78. Impresin de facturas generadas (manual)

Generar facturas
Desde el Proceso Generar Facturas, es posible generar las facturas de una orden
de venta que se especifica. Adems se debe escoger el tercero, la fecha de
facturacin y la accin que se desea hacer sobre el documento. Como se indica
en el Grfico 50.

Grfico 79. Generar facturas (automticamente)

405

Al hacer clic sobre el botn Comenzar se genera una ventana, donde se indica el
cdigo de la factura generada. Adems se despliega una ventana que permite la
impresin de la factura haciendo clic sobre el botn Ok

Imprime facturas
Desde este proceso es posible imprimir las facturas, de acuerdo a diferentes
criterios: La fecha de Factura, Tercero, Nmero de la Factura. Luego de configurar
estos criterios se debe hacer clic sobre el botn Comenzar. Como se muestra en
el Grfico 51.

Grfico 80. Ventana Imprime Facturas

Luego de hacer clic sobre el botn Comenzar se despliega una ventana que indica
que la impresin se va a realizar, es necesario hacer clic sobre el botn OK y se
obtienen las impresiones

406

Grfico 81. Confirmacin Impresin

Punto de venta
En busca de agilizar el proceso de ventas, Adempiere trae integrado un punto de
venta, que permite simplificar la creacin de facturas, permitindole a las
empresas ser ms eficientes. Esta opcin se puede acceder desde el men de
Adempiere en el rbol de Ventas (Cotizacin-a-factura) rdenes de venta. Se
destacan las ventanas PDV llave disposicin, Terminal PDV y Punto de Venta, que
permiten configurar y utilizar el punto de venta. Estas opciones se resaltan en el
Grfico 53.

407

Grfico 82. Men de Punto de venta

Llave de PDV
Una llave de PDV se refiere a un conjunto de botones de acceso rpido, desde los
cuales es posible agregar conceptos/productos a la factura de venta de forma gil.
Como ya se ha explicado en ste mismo captulo, cuando se lleva a cabo el
proceso de ventas es necesario escoger el producto y agregarlo a la venta
siempre y cuando exista disponibilidad en inventario, adems debe especificarse
la cantidad del producto que se va a vender.

La llave de PDV permite incluir en el punto de venta una serie de botones que
representarn los productos con cantidades determinadas de los mismos, y solo
con hacer clic sobre uno de estos botones se cargan los productos a la factura de
venta, sin necesidad de seguir el proceso antes mencionado.
Al hacer clic sobre la ventana Llave de PDV que se indica en el Grfico 53, se
despliega la ventana que se muestra en el Grfico 54.

408

Grfico 83. Ventana Llave de PDV

Para crear una Llave de Punto de Venta se debe crear un nuevo registro desde la
pestaa Llave de PDV Layout, es necesario especificar la siguiente informacin:
Organizacin indica el nombre de la organizacin, Compaa indica el nombre de
la compaa, Nombre se refiere al nombre que se le da la llave de PDV,
Descripcin este campo puede ser usado para definir caractersticas de la llave, y
por ltimo el campo Ayuda que se utiliza para agregar informacin adicional de la
llave de PDV. Desde el Grfico 54 se visualizan estos campos.
Una vez se ha creado la llave de PDV, es necesario agregarle los botones con los
que se va a representar a los productos/concepto, lo cual se hace desde la
pestaa llave de PDV, que se muestra en el Grfico 55.

409

Grfico 84. Pestaa Llave PDV

Cuando se crea un nuevo registro, se debe diligenciar la siguiente informacin:

Secuencia: se refiere a la posicin del botn en el conjunto (la primera
posicin es cero, a medida que se agreguen productos aumentar la
secuencia).
Nombre: indica el nombre que va a mostrarse en el botn.
Descripcin: es una descripcin corta del producto/concepto.
Producto: desde esta opcin se asocia el botn que se est creando al
producto, cuando se hace clic sobre el botn ( ) se despliega una ventana
de bsqueda para la seleccin del producto. Este proceso se explic en el
numeral 2.3.1.2, Grfico 29.
Cantidad: desde esta opcin se escoge la cantidad de producto que se
desea asignar al botn. Generalmente se debera asignar un solo producto,
aunque se pueden presentar casos en los que es necesario asignar ms de

410

un producto. Por ejemplo: si es usual que los clientes compren ms de una

unidad de un determinado producto.
El resto de la informacin es opcional. Se debe crear un nuevo registro por
cada botn que se desee agregar a la llave de PDV.
Terminal PDV
Una vez creada la llave de PDV, debe crearse la terminal de punto de venta. Esta
opcin se encuentra desde el rbol de rdenes de venta, como se indica en el
Grfico 53. Luego de hacer clic sobre la opcin Terminal PDV se despliega la
ventana que se muestra en el Grfico 56, para la configuracin de la Terminal de
PDV.

Grfico 85. Ventana Terminal PDV

Cuando se crea un nuevo registro es necesario diligenciar la siguiente informacin
para la configuracin de la Terminal de PDV:
Compaa y organizacin: se define la compaa.
Organizacin: se define la organizacin actual, en caso de manejar en la
empresa diferentes sucursales o departamentos con puntos de venta
diferentes se debe manejar organizaciones diferentes.
Nombre: indica un nombre para que identifique al punto de venta.
411

Descripcin y Ayuda: se indica informacin del punto de venta.

Representante comercial: se refiere a quien se encarga de manejar el punto
de venta.
Lista de precios: se define la lista de precios que se va utilizar en el punto
de ventas.
Almacn: Se refiere a la bodega de dnde se van adquirir los productos del
punto de venta.
Caja menor: indica la caja menor que se le va a asignar al punto de venta.
Tipo de documento: el tipo de documento que deseamos que sea generado
por las transacciones del punto de venta, seleccionamos POS Order.
PDV_Disposicin de la llave: aqu se indica la llave PDV que se va asignar.

Punto de venta
Una vez creado el Terminal de Punto de Ventas, se ha configurado el Punto de
Ventas y ha quedado listo para su uso. Se accede a l desde el rbol de ventas
como se indica en el Grfico 53. Al hacer clic sobre la opcin Punto de Venta se
despliega la ventana que se muestra en el Grfico 57.

412

Grfico 86. Ventana Punto de venta

La interfaz de la ventana de Punto de Venta es muy amena y organizada, a

continuacin se explica de forma detallada su uso: En la parte superior de la
ventana haciendo clic sobre el botn Tercero es posible agregar el cliente con el
cual se va realizar la transaccin de venta. De all se despliega la ventana que se
muestra en el Grfico 58. Es necesario hacer clic sobre el botn Refrescar para
que se muestre el listado de clientes, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la
consulta.

413

Grfico 87. Seleccin de proveedor de Punto de Venta

Haciendo doble clic sobre el nombre del cliente que se va a escoger, se carga
directamente a la orden de venta. Considerando que por normatividad los
sistemas de puntos de venta, tales como, las cajas registradoras de los
supermercados, no estn obligadas a incluir el nombre del cliente en el recibo que
se expide, se recomienda utilizar un tercero estndar para todas las transacciones
de venta.
Ya se ha configurado el Tercero, ahora se deben agregar los productos/ conceptos
que van a conformar las lneas de la factura del punto de venta. Hay dos formas
de realizar esta actividad: Una de ellas es utilizando los botones de la llave de
PDV que se han creado que se indican en El Grfico 57, a medida que se hace
clic sobre estos botones se generan lneas de la orden de venta con el producto
del correspondiente botn.

La segunda forma de agregar productos a la venta es hacer clic sobre el botn

producto. De aqu se despliega la ventana que se muestra en el Grfico 59. Es
414

necesario hacer clic sobre el botn Refrescar para que se muestre el listado de
productos, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la consulta.

Grfico 88. Seleccin de Producto Punto de venta

Haciendo doble clic sobre el nombre del producto que se va a escoger, se carga
directamente a la lnea de orden de venta. La cantidad del producto deseado se
define haciendo clic sobre los botones (+ ) y (-). Para continuar agregando
productos, es necesario generar un nuevo registro desde el botn Nuevo que se
muestra en el Grfico 59.

415

Grfico 89. Productos Cargados a Orden de venta

Una vez se han cargado los productos y los terceros, como se indica en el Grfico
60, es necesario agregar la cantidad de dinero que se recibe por parte del cliente,
lo cual se hace desde el campo Efectivo Dado. Y se hace clic sobre el botn pago
para que se genere el pago y devuelva el total de cambio. Ahora es posible
visualizar la factura de forma preliminar, an no ha sido cargada al sistema, desde
el botn imprimir.
Es posible visualizar el nmero de la factura haciendo clic sobre el botn resumen.
Cabe destacar que en la esquina inferior izquierda de la pantalla aparece el
nmero de la orden de venta asociada a la venta realizada.
Para generar la factura e imprimirla se debe hacer clic sobre el botn proceso.
Una vez generada queda pendiente para ser pagada.
Las facturas son relacionadas en un Reembolso de Caja Menor, donde se
almacenan los movimientos diarios.
Para acceder a los reembolsos de caja menor se debe hacer clic sobre el botn
ubicado en el panel inferior izquierdo, de aqu se despliega la ventana que se
416

muestra en el Grfico 61, y hacer clic sobre el botn Input Ouput o Cash Closing.
De aqu se despliega la ventana de reembolso de caja de menor que se muestra
en el Grfico 62.

Grfico 90. Ventana Funciones de Pago

Una vez desplegada la ventana de caja menor se destacan tres pestaas: la

pestaa reembolso de caja menor, lnea de efectivo y retencin.

417

Grfico 91. Ventana Reembolso de Caja menor

Desde la pestaa de reembolso de caja menor se debe verificar la siguiente
informacin:
Organizacin: indica la organizacin.
Caja Menor: se muestra la caja menor que se indic en el momento de
crear el punto de venta.
Nombre: Identificador del reembolso a realizar. Por defecto se le asigna la
fecha en la que fue creado
Fecha de Estado de Cuenta: indica la fecha en la que se cre el reembolso.
Fecha Contable: indica la fecha en que afecta la contabilidad.
Saldo Inicial: Es el saldo anterior a hacer cualquier ajuste a los pagos o
desembolsos.

Una vez verificada la informacin de esta pestaa, se deben verificar las lneas de
efectivo, que corresponden a las facturas realizadas desde el punto de venta.

418

Grfico 92. Pestaa Lnea de efectivo

Es necesario verificar la informacin de las lneas de efectivo, ventana que se
muestra en el Grfico 63. Desde la pestaa Retencin se indica si a la factura se
le genera alguna retencin, como se indica en el Grfico 64.

Grfico 93. Pestaa Retencin

Una vez revisada la informacin debe completarse el reembolso de Caja Menor
haciendo clic sobre el botn Completar para realizar el pago de las facturas
procesadas. Tambin es posible acceder a la ventana de Reembolsos de caja
419

menor desde el men de Adempiere en el rbol de Saldos Pendientes ->

Reembolso de Caja Menor, como se indica en el Grfico 65.

Grfico 94. Men Reembolso de caja menor

420

Compras (Requisicin a Factura)

Introduccin al proceso de compras
El proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisicin hasta el pago a los
Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos tales como: la requisicin, la
generacin de la orden de compra, la recepcin del material, la facturacin y los
pagos a proveedores (en efectivo o a crdito).
Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es
posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del
proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se
pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin
es posible omitir alguno de ellas.
El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el rbol Compras
(Requisicin-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual
puede ser generada manualmente o desde una requisicin. Una vez realizada la
orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura
al proveedor y por ltimo se realiza el pago. El men de Compras se muestra el
grfico 66.

Grfico 95. Men de Compras

421

Asunto SCP
Un Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar
las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aqu se definen las operaciones
y los responsables de las cotizaciones.
El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opcin que se
encuentra en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic
sobre la opcin Asunto de SCP. En el grfico 67 muestra la ventana de Asunto
SCP.

Grfico 96. Ventana Asunto de SCP

Se destacan tres pestaas de
son: Asunto, Suscriptor y Restriccin.

la
422

ventana

Asunto

de

SCP,

estas

En la pestaa Asunto se debe especificar el encabezado de la cotizacin, para lo

cual se requiere de la siguiente informacin: El nombre de la Organizacin, Un
Nombre que identifique la cotizacin y una Descripcin del asunto, como se indica
en el grfico 67.
Desde la pestaa Suscriptor se definen los proveedores que respondern a las
cotizaciones realizadas. En el grfico 68 se visualiza la pestaa Suscriptor. Es
necesario definir la informacin del Tercero.

Grfico 97. Pestaa Suscriptor

Y en la pestaa Restriccin del grfico 69 se definen los productos a los cuales un

proveedor responder cuando se realice una cotizacin asociada al asunto
tratado. Es necesario definir la informacin de los productos.

423

Grfico 98. Pestaa Restriccin

Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ)

Una vez definido el asunto, se crea la cotizacin en el rbol principal en Compras
(Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre el botn SCP (RfQ). En el grfico 70
se indica la ubicacin y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotizacin.

424

Grfico 99. Ventana SCP

La ventana SCP o Solicitud de Cotizacin a Proveedores consta de las siguientes

tres pestaas: SCP (RFQ), Lneay Cantidad. En el grfico 70 se destaca la
pestaa SCP (RFQ) y la informacin requerida. Entre estos campos se
425

encuentran: Un Nombre que identifique la cotizacin, un Representante Comercial

realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha
definido la informacin de bsica de la Solicitud de Cotizacin, se deben definir las
lneas de la cotizacin, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la
pestaa Lnea como se indica en el grfico 71.

Grfico 100. Pestaa Lnea SCP

Luego de haber definido los productos, desde la pestaa Cantidad, se define la
cantidad que se va a cotizar del producto, como se indica en el grfico 72. Deben
definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ)
Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio
patrn se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la
cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no
es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluir la
cotizacin del producto.
Los dems campos son informacin adicional que no es requerida.
426

Grfico 101. Pestaa cantidad SCP

Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a

la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual
proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e
Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se
visualiza desde la parte inferior izquierda. El nmero de respuestas creadas
depender del nmero de proveedores agregados en el asunto.
Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a
la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual
proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e
Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se
visualiza desde la parte inferior izquierda. El nmero de respuestas creadas
depender del nmero de proveedores agregados en el asunto.
Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los
cuales se desea hacer la transaccin de compras, se debe hacer clic sobre el
botn Valuacin de Respuestas, para validar si las rdenes de compra pueden o
no generarse, mostrando un mensaje de error o xito en la parte inferior izquierda
de la ventana.
Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha
encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que an no hemos definido a
quien comprar que producto.
Mensaje de xito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se
respondi a una cotizacin.
427

# <Nmero de respuestas generada>: Indica que completaron todas respuestas.

Luego de verificar, desde esta pestaa se ingresa informacin del tercero al cual
se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en
la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado.
Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botn Crear Orden de
Compra, y se despliega la ventana que se muestra en el grfico 73. Desde este
proceso se pueden crear rdenes de compra para las repuestas.

Grfico 102. Crea Orden de Compra

Al hacer clic sobre el botn OK se genera el mensaje que se muestra en el grfico

74, en el cual aparece el cdigo de la orden de compra generada.

Grfico 103. Mensaje Orden de Compra.

428

Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.

Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se
le va a realizar la compra segn las cotizaciones. Esta opcin se encuentra en el
rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin SCP
(RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en el grfico 75.

Grfico 104. Ventana SCP (RFQ) Respuestas

429

La ventana SPC (RFQ)Respuesta consta de las pestaas respuesta, lnea de

respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en
la ventana de Respuesta: SCP (RfQ) que indica el nmero de la cotizacin que
gnero la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotizacin que gnero la
respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotizacin, Moneda
indica la moneda en la que se llev a cabo la cotizacin, Ganador Seleccionado
indica si toda la compra se le har a este proveedor, si se selecciona este campo
est seleccionado no hacen caso las selecciones de lnea.
Desde la pestaa Lnea de Respuesta se seleccionan los productos y las
cantidades que se van a comprar al proveedor, aqu se muestran los productos
que se han cotizado, como se indica en el grfico 76. Deben definirse los campos
Respuesta SCP (RfQ) que presenta el nmero del documento de cotizacin y el
producto cotizado en la lnea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se
va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaa Respuesta.

Grfico 105. Pestaa Lnea de Respuesta

El precio del producto cotizado se define desde la pestaa Cantidad de

Respuesta. Como se indica en el grfico 77. Es necesario definir los siguientes
campos: Lnea de la respuesta que indica el nmero de la cotizacin y el producto
cotizado, la Cantidad de Lnea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el
Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el %
Descuento que indica el descuento aplicado.

430

Grfico 106. Pestaa Cantidad respuesta

Una vez se ha diligenciado la informacin de la pestaa Cantidad de

Respuesta desde la pestaa Respuesta se debe hacer clic sobre el botn
Completar Verificacin ( ) para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

Orden de Compra (Manual)

En Adempiere es posible generar rdenes de compra de forma manual, sin
necesidad de haber hecho previamente una requisicin. La opcin se encuentra
en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura) y hacer clic en la
opcin rdenes de Compra como se indica en el grfico 14.

431

Grfico 107. Ventana orden de compra

En la pestaa Orden de Compra se configura la informacin bsica de la orden,

relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar
la siguiente informacin: Tipo de Documento aqu se debe especificar el tipo de
orden a realizar, para este caso se debe seleccionar Purchase Order u Orden de
Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic
sobre el botn ( ); luego se despligala ventana que se muestra en el grfico 79.

432

Grfico 108. Ventana Informacin socio del negocio

Es posible filtrar la bsqueda de los terceros diligenciando la informacin que
aparece en el encabezado de la ventana que se muestra el grfico 79. Marcando
la opcin Solamente Proveedores simplifica la bsqueda a nicamente los
terceros que son proveedores.
Haciendo clic sobre el botn Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el
teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y
presionarse el botn OK ( ).
Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe
suministrar la siguiente informacin:
Direccin del Tercero: direccin definida que tiene el proveedor.
Almacn: Indica en que bodega ser almacenado el producto una vez recibido.
Prioridad: Indica la prioridad del documento.
Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra.
Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema)
Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crdito, etc.). Para
cambiar la forma de pago se debe presionar el botn y se selecciona la forma de
pago.
Termino de pago: Aqu se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos.
433

Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaa Lneas del

Producto como se indica en el grfico 80.

Grfico 109. Lnea de Orden Compra

Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a

comprar, desde la opcin Producto haciendo clic sobre el botn. Se despliega la
ventana que se muestra en la grfico 81, donde se despliega un listado de
productos.

434

Grfico 110. Informacin del Producto

Es posible filtrar la bsqueda de los productos diligenciando la informacin que

aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en el grfico 81.
Haciendo clic sobre el botn Refrescar u oprimiendo la tecla enter desde el
teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y
presionarse el botn OK.
Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe
suministrar la siguiente informacin requerida:
Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto.
Precio: Indica el precio a pagar por el producto.
Impuesto: Aqu se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado.
% Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra.

El resto de la informacin no es requerida. Si se desea agregar ms de un

producto a la orden se debe agregar una nueva Lnea de orden de Compra.
Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botn Completar ( )
desde la pestaa orden de compra para aprobar la orden de compra.

435

rdenes de Compra desde Requisiciones

Requisicin
Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opcin se
encuentra en el men en el rbol de Compras (Requisicin-a-Factura) se debe
hacer clic en la opcin Requisicin:

Grfico 111. Ventana Requisicin

La ventana Requisicin consta de 3 pestaas que son: Requisicin, Lnea de
Requisicin y rdenes de Compra. Desde la pestaa Requisicin se configura la
informacin bsica de la requisicin como se muestra en el grfico 82. Cuando se
crea una nueva pestaa debe diligenciar la siguiente informacin: el tipo de
documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se debe escoger
Purchase Requisition (Requisicin de compra), el usuario que indica quien realiza
436

la requisicin, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacn que

indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a
inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra.
Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el
sistema genere automticamente el nmero. Los campos Descripcin y Ayuda son
utilizados para ingresar informacin adicional sobre la requisicin, y no es
necesario llenaros para crear una requisicin.
Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaa Lnea de
Requisicin como se indica en el grfico 83.

Grfico 112. Pestaa Lnea de Requisicin

Es necesario definir la siguiente informacin:
Producto: indica el artculo que se va a comprar. Es necesario seguir el
procedimiento explicado en el captulo 5 para escoger el producto en las lneas de
la orden.
Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es
buscado en el panel de bsqueda de productos que los parmetros de lista de
precio y almacn coincidan con los colocados en la cabecera de la requisicin
(pestaa Requisicin). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de
compra desde la requisicin.
Cantidad: cantidad a solicitar.
Descripcin: permite el ingreso de informacin adicional del producto a solicitar.
No es necesario llenarlo. Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear
nuevos registros. Para completar el proceso de requisicin es necesario hacer clic
sobre el botn Completar desde la pestaa Requisicin.
437

Nota: La pestaa rdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a

partir de la requisicin observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada
una orden de compra desde la requisicin.
6.2. Generacin de Orden de Compra desde Requisicin
Una vez terminada la requisicin, para generar una Orden de Compra desde la
requisicin, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un
proveedor, lo cual se verifica desde el men principal en el rbol de gestin de
materiales -> reglas de gestin de materiales -> Producto, como se indica en el
grfico 84.

Grfico 113. Men Gestin de materiales

Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el

men Editar -> Encontrar Registro de la barra de herramientas. Se despliega la
ventana que se muestra en el grfico 85.

438

Grfico 114. Encontrar Registro

El producto se puede buscar a travs de la llave (Cdigo de identificacin),
nombre y/o descripcin del producto. Al ingresar los parmetros deseados
presionamos el botn OK.
Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parmetros vacos, para
que nos muestre todos los productos creados para as buscar entre estos el
producto desea.
Una vez se ha localizado el producto, entonces s, se verifica que el producto
tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaa compras en la ventana
productos que se muestra en el grfico 86.

439

Grfico 115. Pestaa Compras de Ventana Productos

El proveedor est asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo
esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el
producto y es necesario crear el registro.
Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de
compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al rbol Compras
(Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin Crear OC desde Requisicin, como se
indica en el grfico 87.

Grfico 116. Proceso Crear OC desde Requisicin

Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisicin, se despliega la

ventana que se muestra en el grfico 88.
440

Grfico 117. Proceso Crear OC desde Requisicin

Si se desea procesar solo una requisicin, es necesario seleccionar la requisicin

a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo
Requisicin de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en
blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no
tienen rdenes de compra asociadas.
Se requiere diligenciar los siguientes campos:
Organizacin
Almacn: en el que se almacenarn los productos
Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos
los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho
proveedor. Si no est seleccionado generara una orden de compra por producto
requerido.
Los dems campos son opcionales.
Para completar el proceso se hace clic sobre el botn Comenzar, cuando aparece
la ventana que se muestra en el grfico 89, donde se visualiza el cdigo y el total
de la orden generada.

441

Grfico 118. Impresin OC desde Requisicin

Aprobacin de la Orden de Compra. La orden de compra generada tiene

diligenciada la informacin que se ha suministrado desde la requisicin, se
recomienda revisarla y suministrar la informacin faltante. Por ltimo se debe
hacer clic sobre el botn Procesar y se cambia la accin en el documento a
Completar para finalizar el proceso.

Recibo de Material.
La recepcin de los productos se lleva a cabo desde la opcin Recepcin de
Producto, ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), y hacer
clic sobre esta como se indica en el grfico 90.

442

Grfico 119. Ventana Recibo de Productos

Al hacer clic sobre la opcin recibo de productos, se despliega la ventana que se
muestra en el grfico 90 que consta de las siguientes pestaas: Recibo de
material, Lnea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas.
Desde la pestaa Recibo de Material se configura la informacin bsica de la
recepcin del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente
informacin:
Tipo de Documento: se debe escoger MM Receipt.
Tercero: se refiere al proveedor.
Almacn: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados.
Comprador: indica quien realizo la compra.
443

 Regla de Costo de Flete: desde aqu se indica que mtodo se usa para cargar
los fletes.
Crear Desde: Al hacer clic sobre este botn se despliega la ventana que se
muestra en la grfico 91.
Es necesario especificar desde que tipo de documento se est recibiendo, si es
una orden de compra o una factura de proveedor.

Grfico 120. Ventana Entrega/Recibo Crear desde

Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe

seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botn OK
( ).
Desde la pestaa Lnea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir,
los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como
se indica en el grfico 92.

444

Grfico 121. Pestaa Lnea de Recibo

Desde esta ventana se verifica la siguiente informacin: Producto se refiere al
producto recibido, ubicacin indica la ubicacin en el almacn donde se va a
recibir el producto, cantidad indica la cantidad especificada en la orden de compra,
y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad
no es editable, y es llenada despus de realizado el procedimiento de
confirmacin. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario,
cuentas contables y facturacin. El proceso de recepcin se completa haciendo
clic en el botn procesar escogiendo la opcin completar ( ), desde la pestaa
Recibo de Producto.
Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botn No Aplicado ( ). El
mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el
movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo.
Confirmaciones Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una
confirmacin del mismo, haciendo clic sobre el botn Crea Confirmacin ( ) de la
pestaa Recibo de Material, de all se despliega la ventana que se muestra en el
grfico 93.

445

Grfico 122. Ventana Crea confirmacin

Se escoge el tipo de confirmacin que se desea hacer, para este caso se debe
seleccionar Confirmacin Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botn OK,
al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material
se muestra el cdigo de la confirmacin creada.
Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es
necesario completar primero la confirmacin antes de completar este.

Facturas del Proveedor

El procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opcin
Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicina-Factura). Esta ventana se muestra en el grfico 94.

446

Grfico 123. Ventana Factura CxP

Es posible crear las facturas de dos maneras:

1. Automtica desde un Recibo de Producto: Las facturas se generan de forma
automtica haciendo clic en el botn Generar Facturas desde Recibos ( ), ubicado
en la pestaa Recibo de Material de la Ventana Recepcin de Producto. La factura
puede visualizarse desde la ventana Facturas (Proveedor).
2. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuacin.
447

Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en el grfico 94 se crea un

nuevo registro y se configura la siguiente informacin:
Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice.
Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra.
Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la compra.
Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra.
Como se pagara la factura: indica la forma de pago.
La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo.
Haciendo clic sobre el botn Crear Desde. Donde se despliega la ventana que se
muestra en el grfico 95.

448

Grfico 124. Ventana Factura CxP.

Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a
facturar y se presiona el botn OK. Los productos a facturar se verifican desde la
pestaa Lnea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botn
procesar escogiendo la opcin del documento Completar. Para visualizar la factura
impresa, se debe hacer clic sobre el botn Vista y para Imprimirla sobre el botn
Imprimir.

449

Saldos Pendientes
Desde la seccin Saldos pendientes en Adempiere es posible manejar los
recaudos y las carteras de su empresa. Un pago a proveedor se efecta cuando
se ingresa un pago desde la ventana pagos en Adempiere y se genera un cheque.
O cuando se selecciona una cierta cantidad de facturas a pagar se genera un solo
cheque por proveedor. El men de saldos pendientes se encuentra desde el men
de Adempiere en el rbol Saldos Pendientes. Como se indica en el Grfico 96.

Grfico 125. Men Saldos pendientes

450

Cheques
Desde la ventana de pagos como se muestra en el Grfico 97, se debe escoger la
opcin AP Pago en el campo Tipo de Documento. Hacer esto permite registrar
pagos que requieran generar un cheque inmediatamente.

Grfico 126. Ventanas Pagos/recaudos

El procedimiento es el siguiente:
1. Se debe seleccionar un Tipo de Documento, para este caso AP Pago.
2. Ahora de selecciona un Tercero y una Factura. La seleccin de Factura
ser predeterminada para que pueda escoger rdenes que no sean de
venta. El sistema verificar que si ha escogido un tipo de documento AP
Pago, entonces sea seleccionada una Factura de Proveedor.
3. Si lo desea, tambin puede seleccionar un Cargo.
4. El resto de la informacin debe diligenciarse.
5. Una vez se ha ingresado la informacin se debe grabar y completar.
451

6. Para visualizar el cheque para este pago se debe hacer clic sobre el botn
Imprimir
Este mtodo de generacin de Pagos y Cheques puede ser utilizado tambin para
pagar cargos mensuales, tales como alquileres o utilidades. En estos casos usted
seleccionara un Tercero y una cuenta de Cargo, junto con el monto
correspondiente. Esto le permite ingresar Pagos y generar cheques para aquellos
casos en los cuales no existe una Factura de Compra.
Para pagar ms de una factura, nos dirigimos a la pestaa Pagar Varias Facturas,
que se muestra en el Grfico 98.

Grfico 127. Pestaa Pagar varias facturas

Desde aqu se debe ingresar la siguiente informacin:
Factura: La factura a pagar.
Total: Total a pagar. Se llena automticamente al llamar la factura.
Total del Descuento:
452

Total del Ajuste: indica el total a ser ajustado como incobrable.

Se debe crear un registro por cada factura a pagar.
Una vez ingresadas las facturas a pagar, en la pestaa Pago se ingresa el total de
las facturas a pagar en el campo Total del Pago.
Gestin de Materiales
En la gestin de materiales como en los dems procesos de Adempiere se deben
establecer las reglas bajo las cuales se realizaran las distintas transacciones. Las
reglas para la gestin de materiales hacen referencia a Productos, Listas de
Precio, Almacn. Otras funcionalidades a tener en cuenta en este proceso son:
Envos (Recepcin), Movimientos de Inventario, Inventario fsico, Inventario de
Uso interno, Produccin, Reabastecimiento, Valor de Inventario.
Almacn y Ubicacin
Almacn es la localizacin fsica donde se almacenan los productos o bien donde
se prestan servicios. Se pueden configurar tantos almacenes como se requieran.
Se pueden utilizar diferentes almacenes para cada propsito, por ejemplo
almacenar bienes, o productos para la venta. Por otra parte, es posible configurar
los parmetros de contabilidad para los movimientos de inventarios de cada
almacn. Para cambiar la organizacin a la cual pertenece un Almacn podemos
utilizar el proceso Almacn de la Organizacin. Para crear un almacn podemos
acceder al men Gestin de Materiales luego en el men Reglas de Gestin de
Materiales. O bien hacer clic en el Flujo de Trabajo.

453

Grfico 128. Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Almacn

La pestaa Almacn define cada almacn que se utiliza para almacenar
productos. Si selecciona un almacn Fuente todos los productos se reabastecern
de ese almacn. Si se pretende utilizar un algoritmo personalizado para el
reabastecimiento es necesario definir la clase que ser utilizada.
A su vez los almacenes pueden tener una o ms ubicaciones y esta a su vez se
divide en tres dimensiones: Pasillo, Columna y Nivel.
Rack: Pasillo de la ubicacin.
Columna
Nivel
Si un producto est almacenado en ms de una ubicacin, se le puede dar
prioridad a una de estas.

454

Grfico 129. Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Ubicacin

Los productos pueden ser movidos de cualquier ubicacin a otra en cualquier

Almacn. No hay ninguna restriccin para movimientos entre almacenes.
Movimientos de Material
Los movimientos de material pueden ser internos o externos. Los externos son los
Recibos y Entregas. Un recibo es el documento para los productos que usted
recibe mientras una Entrega es un documento para los productos que usted enva.
Los movimientos internos comprenden Movimientos de Inventario, Inventario fsico
y Movimientos de Produccin. Los movimientos son representados por un cambio
en la ubicacin fsica o virtual de un producto.
Inventario Fsico
Inventario fsico mueve una cantidad cuando la cuenta de productos en el sistema
difiere de las cantidades reales. O bien para ingresar el conteo de inventario inicial
en la empresa. Para realizarlo se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
Crear una lista de conteo
Imprimir para el chequeo manual
Ingresar las diferencias
Procesar el conteo de Inventario. *

455

Si hay retrasos durante las transacciones de conteo fsico Adempiere le permite

actualizar el conteo. Esto establece las diferencias entre la cantidad contada y la
cantidad en libros permitiendo as procesar el retraso y continuar.
Para crear, modificar o eliminar las existencias por medio del inventario fsico se
debe abrir la ventana Inventario Fsico haciendo clic en el correspondiente men
desde el men principal.
Esta ventana permite generar listas de conteo de inventario. Estos conteos
pueden ser procesados para actualizar el inventario actual con los nuevos
conteos.

Grfico 130. Ventana Inventario Fsico, Pestaa Conteo de Inventario

Se puede utilizar la pestaa Conteo de Inventario para definir los parmetros para
un conteo manual y ajustar el inventario.
1. Hacer clic en el botn nuevo Registro. Digitar un Nmero de documento o
permitir que el sistema asigne uno.
2. Seleccionar el Almacn donde se cuentan las existencias.
3. La Fecha de Movimiento se establece como la fecha actual pero puede ser
modificada si es necesario.
456

4. Seleccionar un Tipo de Documento para este Inventario Fsico. Se pueden

agregar otros tipos si es necesario. (Implementacin y Configuracin
Bsica)
5. En el rea Referencia, se debe seleccionar un Proyecto o Campaa a ser
utilizada por este Inventario Fsico.
6. Hacer clic en el botn Crear Lista de Conteo Fsico despus de guardar el
registro para generar sus lneas de conteo de inventario.

Grfico 131. Ventana del Proceso Crear Lista de Conteo Fsico.

7. Seleccionar una Ubicacin en la ventana que aparece y hacer clic. Se

puede dejar la ubicacin en blanco para utilizar todas las ubicaciones.
8. Seleccionar una Clave de Ubicacin para crear una Lista de Conteo de
Inventario para las ubicaciones seleccionadas.
9. Seleccionar una Clave de Productos para crear una Lista de Conteo de
Inventario para los productos seleccionados.
10. Seleccionar una Categora de Producto y una Cantidad de Inventario.
Puede seleccionar: Diferente de cero, <0, >0 and =0.
11. Seleccionar Establecer contador de inventario en Cero o Cantidad
Disponible.
457

12. Hacer clic en Aceptar para mostrar la Lista de conteo de inventario

13. Para imprimir la lista para el chequeo manual necesita primero abrir la
pestaa Lnea de Conteo de Inventario y mostrar la tabla.
Se puede crear un informe haciendo clic en el botn Informe de la barra de
herramientas.
Ahora se puede chequear manualmente y comparar el reporte con el inventario
actual. Se deben digitar los cambios en la pestaa Lnea de Conteo de Inventario.
Podemos cambiar a la vista de registro para trabajar mejor.

Grfico 132. Ventana Inventario Fsico, Pestaa Lnea de Conteo de

Inventario.

14. Ingresar la nueva Cantidad Contada, la cual puede ser fcilmente

comparada con lo Cantidad en Libros. Adempiere permite agregar las
diferencias entre los dos valores. As permite a su negocio continuar si hay
un retraso entre el conteo y el procesamiento.
15. Seleccionar un Tipo de Inventario entre diferencia de Inventario y Cuenta de
Cargo. Si selecciona la primera las prdidas o ganancias de inventario se
reserva de la cuenta definida en el esquema contable. Si selecciona Cuenta
de Cargo, se activa el campo Cargo, en donde se selecciona el cargo
458

adicional que pueda generar la transaccin (Cargos de servicio bancario,

cargos del proveedor, cargos de manejo). Esto permite dar cuenta de las
diferencias en el inventario debido a daos. Tambin le permite mover
elementos de inventario para uso interno y tener cuenta de ellos
correctamente. Guardar los cambios y abrir otra lnea. Ingresar todos los
valores y luego regresar a la ventana Conteo de Inventario.
Si desea continuar su inventario fsico el siguiente da, puede hacerlo. Puede
colectar sus cuentas e ingresarlas utilizando la pestaa Lnea de conteo de
Inventario en cualquier momento. Otra opcin es procesar todas las cuentas de
una vez. Entonces debe regresar a la pestaa Conteo de Inventario y hacer clic en
el botn Actualizar Cantidad. Este botn copia la informacin de las lneas en el
sistema. Los cambios se vern reflejados en las cantidades.
Si ya se ha completado el inventario fsico, debe hacer clic en el botn Completar
para actualizar su inventario. El movimiento tambin aparecer en la pestaa
Transacciones de la ventana Producto.
El servidor de aplicaciones debe estar ejecutndose para que las entradas
contables puedan ser creadas y aplicadas.
Inventario De Uso Interno
Este inventario permite registrar el uso de productos por parte de la empresa. A
diferencia del inventario fsico donde se cuenta la cantidad de cada uno de los
tems, en el inventario de uso interno se debe indicar la cantidad que se va a
utilizar del inventario. En otras palabras mueve las existencias que sern utilizadas

459

por la empresa en vez de las unidades que son vendidas a un cliente.

Grfico 133.Ventana Inventario Uso Interno

Se deben seguir los siguientes pasos:
1. Introduzca una No Documento o permita que el sistema asignar uno.
2. Introduzca una Descripcin
3. Seleccione el Almacn del cual se tomara el inventario.
4. Introduzca Fecha Movimiento para el documento.
5. Seleccione un Tipo de documento: uso interno.
6. Opcionalmente, puede seleccionar un Proyecto y/o Campaa.
7. Cuando se han completado los datos requeridos, Guardar el registro y
seleccionar la pestaa Lnea de Uso Interno para ingresar los tems a
mover.

460

Grfico 134. Ventana Inventario Uso Interno, Pestaa Lnea Inventario

Uso Interno

8. Introduzca un Nmero de lnea o utilice el valor por defecto del sistema.

9. Introduzca una Ubicacin o acepte el valor por defecto.
10. Seleccione el Producto que ser eliminado del inventario.
11. Si es necesario seleccione un Conjunto de Instancia de atributos.
12. Introduzca una Descripcin.
13. Introduzca la Cantidad de uso interno de esta lnea.
14. Seleccionar cuenta de Cargo que se utilizar cuando se contabilice esta
reduccin de inventario
15. Guardar el registro. Repetir desde el paso 8 para agregar ms lneas.
16. Haga clic en la pestaa de Uso Interno para tramitar este documento.
17. Seleccione el botn Completar para procesar este inventario de uso interno.
18. El estado del Documento, ahora es "Terminado.

461

Movimientos De Inventario

Grfico 135. Ventana Movimiento de Inventario

Esta ventana permite mover inventario desde una ubicacin o almacn a otro.
Despus de ingresar las lneas apropiadas debemos seleccionar el botn Procesar
Movimientos para ajustar el inventario.
La pestaa Movimientos define e identifica movimientos de uno o varios tems del
inventario. AL crear un nuevo registro debemos establecer lo siguiente:
1. Escribir el Nombre y una Descripcin si lo desea.
2. Ingresar una Fecha de Movimiento y un Tipo de Documento.
3. Los cuadros de chequeo En Trnsito y Aprobado, y los campos Cantidad
Aprobada y Fecha Recibido sern utilizados posteriormente.
4. Seleccionar un Proyecto y Campaa si se desea referenciar este
movimiento de inventario. (Estos campos se mostraran solo si se ha
seleccionado un esquema contable).
5. Cambiar a la pestaa Lnea de Movimiento para ingresar los tems a ser
movidos.

462

Grfico 136. Ventana Movimiento de Inventario, Pestaa Lnea del

Movimiento

6. Ingresar el Producto, Instancia de Conjunto de Atributos, Cantidad de

Movimiento, y llenar el campo Ubicacin que indica la nueva ubicacin del
producto.
La Cantidad de Desperdicio, Cantidad a Recibir y Cantidad Confirmada se
actualizarn cuando se crea una Confirmacin para este Movimiento de
inventario. Las confirmaciones son documentos opcionales que pueden
utilizarse. Para mayor informacin de Confirmaciones, refirase al captulo
de Compras.
7. Ahora regresamos a la pestaa Movimiento y hacemos clic en el botn
Completar para ajustar el inventario.
8. En la lnea de movimiento de Inventario especificamos el producto a circular
y la Ubicacin para moverlo desde y hacia.
9. Volver a la pestaa "Movimiento" y seleccionamos el botn "Completar".

463

Confirmar Movimiento De Inventario

Adempiere ofrece la posibilidad de solicitar una confirmacin con los movimientos
de inventario. El proceso es similar a las Confirmaciones de envo y recepcin de
materiales. Si el tipo de documento seleccionado para el movimiento tiene
habilitada la opcin En Transito, entonces se crea automticamente una
Confirmacin de Movimiento.
Para establecer la opcin En Transito:
1. Hacer Zoom en el campo Tipo de documento. Esto abre el tipo de
documento para el registro de Movimiento de Material w / confirmacin.
2. Para el tipo de documento hemos seleccionado la casilla de verificacin En
trnsito. Con esto se indica que la confirmacin es necesaria.
Para modificar la confirmacin de movimiento se accede desde el men gestin de
materiales o bien haciendo clic en Visualizar Detalle de la barra de herramientas
de la ventana donde est activo el registro de movimiento. Si hay una diferencia
en las cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde).
Si hay una cantidad de desperdicio, se creara un Inventario fsico para el almacn
destino (Hacia).

En la ventana Confirmacin de Movimiento:

Grfico 137. Ventana Confirmacin de Movimiento, Pestaa Lnea

Este documento fue creado al hacer clic en el proceso 'Completar' de Movimiento

de Inventario. A continuacin debemos seguir los pasos:

464

1. Seleccione la pestaa de lnea para confirmar las cantidades del

movimiento.
2. Por defecto aparece en Cantidad Confirmada la misma Cantidad a Recibir.
Tanto esta cantidad como la Cantidad de Desperdicio se pueden actualizar.
3. Si ingresamos una Cantidad de desperdicio, se creara un registro de
Inventario Fsico para el almacn destino. Si hay una diferencia en las
cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde).
4. Volver a la pestaa de confirmacin y Seleccione el botn Completar para
completar esta confirmacin y actualizar el estado del Documento a
Terminado.
Ahora, volver al registro de Movimiento de inventario y seleccionar la opcin
"Completar" para completar el Inventario de Mover. Esto cambia el estado del
documento a Terminado y ya puede ser publicado.

Produccin
Los movimientos de produccin se generan cuando se producen o ensamblan
productos que estn basados de una Lista de Materiales. Para utilizar esta
funcionalidad se debe tener una Lista de Materiales (LDM).

Grfico 138. Ventana Produccin, Pestaa Encabezado

Para generar un movimiento de Produccin debemos realizar los siguientes pasos:

Crear un Plan de produccin

465

1. En la ventana produccin, seleccionar la pestaa Encabezado de

Produccin (Grfico 109). En esta se define el Nombre de la produccin y la
fecha del Movimiento. Seleccionar opcionalmente un proyecto o campaa.
2. En la pestaa Plan de Produccin ingresamos el Producto (Debe ser Lista
de Materiales) y la Cantidad a Producir (es decir la cantidad de producto
final). Indicar la ubicacin donde el producto final ser almacenado.
3. Volver a la pestaa Encabezado de Produccin y hacer clic en el botn
Crear/Aplicar Produccin. Si las lneas de produccin no existen entonces
el proceso las crea, sino entonces procesara la produccin. Se puede forzar
que la cantidad del producto deba estar en inventario haciendo clic en el
correspondiente cuadro de chequeo.
4. La lnea inferior de la ventana le indica si el proceso se ha completado
correctamente o no.
5. A continuacin, puede ir a la pestaa Lnea de produccin y hacer los
cambios (es decir, si es necesario cambiar una de las partes de una LDM).
6. Tenga en cuenta que todos los elementos opcionales de la LDM se
incluirn en la produccin. Adems, si se utilizan grupos alternativos
ninguno de los tems de estos grupos que no sean utilizados debe ser
eliminado.
7. Una vez que la produccin est completa, seleccione de nuevo el botn
Crear / Aplicar Produccin para crear los movimientos de inventario (partes
de inventario, el nuevo producto).
Hay situaciones donde una lnea de produccin puede ser modificada (Ej. Al
reemplazar una parte especfica sobre una base de tiempo). Se pueden modificar
las lneas de produccin directamente y procesarla. No es necesario modificar la
lista de materiales existente o crear una nueva.

466

Reabastecimiento
Reabastecimiento, proporciona un mtodo para indicar que productos deben ser
re-ordenados. Los productos que estn contemplados en el reabastecimiento debe
ser almacenados por la empresa y deben tener slo un proveedor actual (definido
en la pestaa de compra) y tener un tipo de Reabastecimiento (Mximo o por
debajo del Mnimo, se define en la pestaa de reabastecimiento). La Fuente de
Reabastecimiento puede ser un proveedor (cuando se crea una orden de compra)
o un almacn fuente (cuando se crea un movimiento de inventario).
Para ejecutar el Informe de Reabastecimiento y, crear opcionalmente una
Requisicin, Orden de compra o Movimiento de Inventario, debemos abrir desde el
men el Reporte de Reabastecimiento.

Grfico 139. Ventana Reporte de Reabastecimiento

1. Seleccione un Almacn para este informe. El Almacn determinara qu

productos se mostraran (basado en la reposicin de Regla) y los niveles de
existencias que se utilizarn para determinar los niveles actuales (incluso
Disponibles, Reservados y En Existencia).
2. Seleccione un Socio del Negocio para limitar el Informe de reposicin a un
proveedor actual.
3. Seleccione un valor de la lista Crear (mover Inventario, Orden de compra o
Requisicin).

467

4. Si ha seleccionado un valor en Crear, seleccione el Tipo de documento que

se crear.
5. Seleccione el botn Aceptar para generar el Informe de Reabastecimiento y
el Documento indicado.
El reporte muestra producto, proveedor actual, cantidades mximas y mnimas,
Cantidad mnima de pedido, disponible y Reservados, as como la cantidad
Ordenada, Almacn Fuente, y la Regla de reabastecimiento.
Por ejemplo, supongamos que tenemos 22 Sillas, 2 estn reservadas y ninguna
solicitada. Hay una Regla de reabastecimiento para el mximo y la cantidad
mxima es de 25. El Mnimo a Ordenar es 1 y la cantidad de paquete es 1. En
este caso el Reporte de reabastecimiento recomendara ordenar 5 Sillas. Si, la
Cantidad hubiese sido 2 y el mnimo a ordenar de 2, el reporte recomendara
ordenar 6 Sillas.
Si se selecciona Requisicin o Movimiento de Inventario entonces se crea un
documento que representa los resultados del Reporte de Reabastecimiento. Estos
slo pueden crearse cuando las Reglas de Reabastecimiento para el producto /
Almacn definan a otro Almacn como fuente. Si seleccion Orden de Compra, se
crea una orden de compra, uno para cada uno de proveedores del producto.
Productos
Los productos en Adempiere estn relacionados con todas las actividades de
gestin de material, incluyendo entre otras Entradas/salidas del inventario, los
movimientos de materiales, produccin y Listas de precios. Los productos en
Adempiere incluyen aquellos que se venden a los clientes, los utilizados en la
manufactura de otros productos para los clientes y finalmente los productos que
son comprados por la empresa.
Para definir un producto podemos seguir el flujo de trabajo Definicin de Producto.
En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un producto deben existir
registros de:
1. Almacn y Ubicacin los cuales se explicaron en la seccin anterior.
2. Unidad de medida y las conversiones de unidades.
3. Categoras de producto, que se pueden utilizar para facilitar la configuracin
de la contabilidad, listas de precio, impuestos e informes.
468

4. Categoras de Impuesto. Una categora de Impuestos puede tener un

impuesto nico o mltiples tipos de impuesto. Cada producto tiene una
categora de impuestos lo cual facilita la actualizacin cuando los impuestos
cambian.

Unidad De Medida
Unidad de Medida se refiere a unidades de medida no monetarias y adems
define si se permite la conversin entre unidades de medida y cmo se van a
calcular. Si no se definen explcitamente, el sistema proporciona conversin
automtica entre UDMs (por ejemplo, minuto, hora, da, da de trabajo, etc.)
Debemos tener en cuenta que las conversiones deben ser directas, es decir, si se
tienen las conversiones entre A-B y B-C, el sistema no convierte automticamente
de A-C).
Para abrir ventana de Unidad de Medida puede hacer clic en el correspondiente
icono en el Men Principal.

Grfico 140. Ventana Unidad de Medida

Debe llenar los campos:

1. Cdigo EDI. El EDI(Intercambio Electrnico de Datos) indica el Cdigo EDI
X12 Cdigo Dato 355 (por unidad o Bases para la medicin).

469

2. Digitar el Nombre de la unidad de medida, por ejemplo, Toneladas, Metro

Lineal o Megabytes. Opcionalmente se puede escribir un Smbolo (es el
smbolo a ser desplegado e impreso para una unidad de medida) y una
Descripcin.
3. Establecer la precisin estndar (La precisin estndar define el nmero de
lugares decimales que sern redondeados los totales para transacciones
contables y documentos) y precisin de costos (define el nmero de lugares
decimales en que los totales sern redondeados cuando se ejecuten los
clculos de costeo.).
Si desea agregar una conversin para la Unidad de medida actual haga clic
en la pestaa Conversin. La pestaa de conversin define los tipos de
conversin entre dos Unidades de Medida.

Grfico 141. Ventana Conversin de Unidad de Medida

4. Seleccione la UM destino en la lista desplegable

5. Seleccione el Producto que utiliza esta conversin. Si otros productos van a
utilizar esta conversin se deben crear nuevos registros de conversin.
6. Introduzca un Factor de Base a Destino (Tasa por la que se multiplica la
fuente para encontrar el objetivo) o Factor de Destino a Base (Convierte el
nmero fuente a nmero destino; el fuente entre el nmero divisor) para
esta conversin. El factor de Base a destino debe ser mayor que 0.
Nota: En los documentos donde se utilice el producto en la unidad base o unidad
destino se utilizara el factor correspondiente para calcular el precio. Si se definen
las Conversiones de una unidad de medida, usted podr "vender", "enviar",
470

"Factura", "Compra", y "recibir" en cualquiera de las unidades de medida definida

para un determinado producto.
Categora Del Producto
La ventana Categora De Productos le permite definir diferentes grupos de
productos. Estos grupos pueden ser utilizados en la generacin de listas de
precios, la definicin de los mrgenes y asignar parmetros contables para sus
productos. Puede abrir la ventana Categora del producto desde el men principal
en el men Gestin de materiales o bien desde el flujo de trabajo Definicin de
Producto.

Grfico 142. Ventana Categora del Producto

1. Introduzca el Nombre de esta categora de productos y una Descripcin si

lo desea.
2. Seleccione la Casilla de verificacin Activo para indicar que el registro est
activo en el sistema.
3. Seleccione una Poltica de los materiales UePs o PePs. Esto define el
mtodo utilizado para determinar los costos. La poltica de movimiento
determina como est fluyendo la accin (PEPS UEPS) si un caso
especfico del producto no fue seleccionado. La poltica no puede
contradecir el mtodo de costeo (ej. PEPS movimiento de poltica y UEPS
mtodo de costeo).

471

4. Seleccione el Autoservicio si los productos en esta categora, estarn

disponible en la web de la tienda. El autoservicio permite que los usuarios
incorporen datos o que pongan al da sus datos. La bandera indica, que
este expediente fue incorporado o creado va autoservicio o que el usuario
puede cambiarlo va funcionalidad del autoservicio.
5. Introduzca un margen de Planeado%. El Porcentaje de Margen Planeado
indica el porcentaje de margen anticipado para este proyecto o lnea de
proyecto.
6. Seleccione un Grupo De Activos.
7. Tambin puede seleccionar un color de impresin. Es el color utilizado para
imprimir.
Haga clic en la pestaa de Contabilidad para entrar en la informacin contable
para su categora de producto.

Grfico 143. Ventana Categora del Producto, Pestaa Contabilidad

La Categora De Productos, Esquema De Contabilidad y Cuentas se establecen

por defecto. Estos valores se han establecido mediante el Esquema de
contabilidad sin embargo las cuentas pueden ser modificadas haciendo clic en el
botn de la cuenta deseada. Cualquier producto que sea parte de esta categora
heredar sus parmetros contables.
472

8. Puede seleccionar un Mtodo De Costeo para indicar cmo se calcularn

los costos (Estndar; promedio) y Nivel De Costos que es el nivel ms bajo
para acumular informacin del costeo para esta categora de productos.
Seleccione un valor para estos campos nicamente si desea que los
productos en esta categora utilicen un mtodo de clculo de costos o nivel
de costos distinto al definido para el esquema de Contabilidad.
9. El proceso Copiar Cuentas debe utilizarse con precaucin. Pues se copia la
versin actualizada de las cuentas por defecto a todos los productos
definidos. Si ha definido las cuentas especficas a nivel de producto, sern
sobrescritas.

Categora De Impuestos
La ventana de Categora Impuesto le permite introducir y mantener las categoras
de impuestos. Cada producto se asocia con una categora de impuestos que
facilita reaccionar a los cambios de los impuestos.
Abra la ventana Categora de Impuestos en el men principal.
Introduzca el nombre y la descripcin de la categora de impuestos. Tambin
puede introducir un cdigo de mercancas.
Producto
Estos productos incluyen aquellos vendidos a clientes; los usados para fabricar los
productos que son vendidos a clientes y los productos que son comprados por una
organizacin.
En Adempiere existen varios tipos de producto, los cuales son: Artculos,
Servicios, Recursos y Tipos de Gasto. Los Artculos son los bienes fsicos que
vende o requiere manejo del inventario. Los Servicios no tienen restriccin en la
disponibilidad a diferencia de los recursos los cuales son limitados. Un Servicio es
un recurso ilimitado, que no se puede almacenar... Los gastos pueden ser
facturados, por ejemplo, un consultor que incurre en algunos gastos de viaje que
pueden ser facturados a su cliente.
Los tipos de productos Recursos y Tipos de Gastos no se definen desde la
ventana producto sino que se definen en las ventanas Tipo de Gastos y Recursos
respectivamente.

473

Para abrir la ventana Productos podemos hacer clic en el Flujo de trabajo o bien
desde la opcin Producto dentro del men Gestin de Materiales. Para la
definicin del producto se pueden considerar dos partes importantes: Definicin de
datos bsicos e Ingreso de Lista de Materiales.

Grfico 144. Ventana Producto

En la ventana Producto se muestran las siguientes pestaas:

474

Lista de Materiales: Muestra los componentes del producto.

Sustituto: Permite listar otros productos que pueden sustituir al producto
actual.
Relacionado: Permite listar los productos relacionados.
Reabastecer: Establece las reglas para el reabastecimiento del producto.
Compras: Muestra los proveedores para este producto con su precios.
Tercero: Muestra los cliente quienes compran el producto.
Precio: Muestra la lista de precio en la cual se incluye el producto.
Descarga: Define los archivos a descargar para los terceros que compren el
producto.
Datos Bsicos Del Producto
Para definir la informacin bsica para el producto debemos tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Escriba un Cdigo o deje el campo el blanco para que Adempiere genere el
correspondiente consecutivo.
2. Introduzca el Nombre del producto. Opcionalmente puede introducir
algunas Descripcin, Ayuda / Comentario y Nota de documento (que
aparecer en los envos y las facturas).
3. Introduzca una UPC / EAN (cdigo de barras Universal o el artculo Nmero
Europea) y un UM (Unidad de mantenimiento de existencias).
4. Seleccione un valor para los siguientes campos que son obligatorios:
Categora del producto, Categora de impuestos.
5. Seleccione el Tipo de producto. Dependiendo del tipo de producto (Artculo,
recursos, servicios, gastos), la ventana Producto cambiara un poco Para los
tipos Recurso y Tipo de Gasto varios campos aparecen inhabilitados debido
a que estos no se definen desde esta ventana, esto se debe hacer en la
ventana que corresponde a Recurso y Tipo de Gasto en el men Gestin
de Materiales
6. La UM es la unidad de medida de este producto. Si va a hacer las
conversiones a otras unidades de medida, esta unidad de medida debe ser
la ms pequea.

475

7. Proporcionar un valor de los campos: Peso, Ancho Plataforma, Profundidad

de la plataforma, Clasificacin, representante de ventas, reconocimiento de
ingresos, el volumen, la Plataforma Altura, y Unidades por tarima.
8. Si desactiva la casilla de verificacin "Vendido", el campo reconocimiento
de ingresos desaparece. Esto significa que usted necesita ingresar
reconocimiento de ingresos slo cuando su organizacin vende este
producto.
9. Seleccione la casilla de verificacin Almacenado cuando no hay existencias
de este producto en la organizacin.
10. Seleccione la casilla de verificacin Comprado cuando la organizacin
compra este producto.
11. Seleccione el Excluir de Auto entrega El producto es excluido de la
generacin de entregas. Esto permite la creacin manual de entregas. Si
seleccion debe crear manualmente la entrega. Pero, los artculos siempre
son incluidos, cuando las reglas de entrega de la orden son forzadas, es
decir, si el envo es el artculo Forzado, esta opcin se ignora.
12. Seleccione la casilla de verificacin Suspendido para indicar que un
producto ya no est disponible. A continuacin, se muestra, donde se
puede ingresar la fecha de suspensin del producto.
13. Si el producto es un resumen de la entidad, seleccionar la casilla de
verificacin Entidad Acumulada, Una entidad acumulada representa una
rama en un rbol ms que un nodo final. Las entidades acumuladas son
usadas para reportar y no tienen valores propios.
14. Seleccione la lista de materiales cuando el producto es una Lista de
Materiales. Con esta casilla seleccionada la ventana cambiar en
consecuencia a fin de incluir los campos necesarios para una Lista de
Materiales. En secciones posteriores se tratara este tema con ms detalle.
15. Cuando haya introducido los productos que componen la lista de materiales
(vase la seccin siguiente), haga clic en el botn Verificar LDM para iniciar
el proceso de Verificar la Lista. Este proceso chequea los elementos que
comprenden la lista de Materiales.

476

16. Seleccione la impresin de registros en detalle de factura para indicar que

los elementos de la LDM se van a imprimir en la factura. Si desea que los
elementos de la LDM se impriman en la lista de seleccin, seleccione el
imprimir detalle en lista de recoleccin.

Ingresar Lista De Materiales

Una lista de materiales es una forma de crear productos que consisten o estn
formados por otros productos. Por ejemplo una empresa que vende
computadores, pero tambin vende partes por separado. El producto con LDM
ser la CPU y los componentes Disco duro, memoria, Tarjeta Madre, etc.
A diferencia de los dems productos, los que tengan listas de materiales deben
tener activa la casilla de verificacin Lista de Materiales. De esta manera se
habilitan otras opciones especificas para las lista de material.
Si el precio de una LDM almacenada es 0,00 entonces el precio se calcula
dinmicamente con base en la suma de las partes individuales. Tambin puede
calcular el precio de una LDM utilizando listas de precios. El precio de una LDM no
almacenada es siempre la suma de sus partes individuales.
Una LDM puede ser clasificada como Almacenada o No Almacenada (tal como se
define en la pestaa del producto). Las LDMs almacenadas son tratadas como
productos normales en trminos de disponibilidad. Estos se ensamblan en
Produccin. La cantidad disponible en Informacin del Producto representa lo que
est realmente almacenado (o se ha producido), no lo que podra ser producido.
Las LDM No almacenadas son principalmente para facilitar la entrada de datos (se
selecciona la lista de materiales en lugar de un nmero de productos). La cantidad
disponible en Informacin del Producto representa lo que podra estar disponible
en funcin de la disponibilidad de las partes individuales.
Para crear una lista de materiales para el producto actual seguimos los siguientes
pasos:
1. Seleccionar la casilla de verificacin Lista de Material
2. Hacer clic en la pestaa Lista de Materiales y luego en el botn Nuevo
Registro.
3. En esta pantalla debemos ingresar el producto y la cantidad de ese
producto que se desea incluir en la LDM.
477

Grfico 145. Ventana Producto, Pestaa Lista de Materiales'

4. Seleccione en el Tipo de LDM, Parte / LDM para indicar que se trata de un
producto requerido para la LDM o seleccione la Opcional para indicar que
se trata de un producto opcional para este LDM, o seleccionar un Grupo
Alternativo para indicar que ms de un producto puede ser utilizado. Un
ejemplo de esto puede ser un Computador donde se requiere una CPU,
donde hay opciones para la memoria y de disco duro y una tarjeta
inalmbrica opcional.
5. Grabar el registro y agregar un nuevo registro por cada componente de la
lista de materiales.
6. Una vez se han terminado de agregar los componentes, debe regresar a la
pestaa producto y seleccionar el botn Verificar LDM para incluir los
componentes en la Lista de Materiales. Hecho esto la casilla de verificacin
Verificado debe activarse. En este momento el producto ha sido agregado
correctamente y est listo para ser agregado a una lista de precios.

Pestaa Compras
En esta pestaa se listan los proveedores que le venden un producto especfico.

478

Grfico 146. Ventana Producto, Pestaa Compras

1. En la parte superior de la ventana debemos seleccionar el Tercero, que

compra el producto actual. Para el proveedor seleccionado podemos
asignarle una Valoracin de Calidad dependiendo del desempeo que ha
tenido en su historia con este. Adems, se puede activar la casilla de
verificacin Proveedor Actual para que este registro aparezca por defecto
en la lista de precio.
2. En esta pestaa se establece tambin la informacin de precio. Usted
puede indicar el precio de lista recomendado como tambin el precio de
compra para el proveedor.
3. Los campos de la parte inferior de la ventana se refieren a informacin
adicional acerca del producto. Aqu se puede establecer la cantidad mnima
a ordenar para este proveedor, tiempo de entrega promedio, costo por
orden.

479

Pestaa Precio
Para introducir la informacin sobre los precios para el producto, haga clic en la
pestaa de precios. Esta pestaa nos permite que el producto actual aparezca en
varias listas de precios. La lista de precios, versin es de pago. Usted puede
actualizar la lista de precios, la norma precio, y / o el precio lmite para su
producto.

Grfico 147. Ventana Producto, Pestaa Precio

Si el producto es un LDM y el precio es de 0,00, el precio es dinmicamente

calculado sumando los precios de las partes individuales. Si este mtodo se va a
utilizar y, a continuacin, todas las partes deben estar en la lista de precios
seleccionada.
El Precio de Lista indica el precio oficial para la moneda de la compaa.
El Precio Estndar es el precio que se muestra generalmente a la mayora de los
clientes.
El Precio Limite es el precio ms bajo al cual se puede vender este producto. Este
lmite ser forzado para las rdenes de venta y los empleados no podrn vender
480

por debajo de este precio, incluso si hay un descuento. Los administradores con
permisos pueden rebasar ese lmite si se configura correctamente Adempiere.
Atributos Del Producto
Los productos pueden tener un conjunto de atributos asociados, esto permite
agregar atributos y valores adicionales al producto. Por ejemplo si se necesita
almacenar el nmero de serie y lote de entregas se debe definir un atributo fijo.
Dentro de los atributos del producto podemos tener Fecha de Garanta, N de
Serie, Lote u otros atributos definidos por el usuario como Color, Talla, etc..

Grfico 148. Men Atributos del Producto

Los atributos del producto se pueden definir en las rdenes de Venta, Produccin,
Atributos del Producto. Adems pueden ser utilizados en las bsquedas realizadas
en la ventana Informacin del Producto.
Los atributos del Conjunto de atributos del producto seleccionado se podrn
establecer desde la ventana producto solo si estn marcados como Instancia del
Atributo, de otra forma los valores para el atributo solo podrn seleccionarse
cuando se realice una venta o produccin. La asignacin de atributos se realiza
entonces en el momento de la recepcin de material, en el momento de la venta y
en el momento de la produccin.
Para definir atributos de un producto podemos ir al men Gestin de Materiales,
luego al men Atributos de producto. Debemos definir antes un Conjunto de
Atributos y luego asignrselo a productos.
481

Conjunto De Atributos
En la pestaa Conjunto de atributos de la ventana Conjunto de atributos (Grfico
120) debemos asignar un Nombre al nuevo conjunto y seleccionar de la lista Tipo
Obligatorio una de las tres opciones que indican cmo se registrara el dato;
Cuando se est Despachando, No Obligatorio o Siempre Obligatorio.
Seleccione la casilla de verificacin Instancia del atributo si este conjunto de
atributos identifica una nica instancia de un producto. Generalmente se
selecciona cuando tambin se ha seleccionado lote, n de serie y / o fecha de
Garanta. Se utiliza cuando se necesita una relacin exacta acerca de un producto
determinado.

Grfico 149. Ventana Conjunto de Atributos

Cuando seleccionamos la opcin Lote se habilitan otros campos

Grfico 150. Lote

482

Seleccione un valor para Control de Lote y la casilla de verificacin Lote

Obligatorio en caso que sea necesario. Introduzca un valor para Sobreescritura del
Carcter de Inicio del Lote y Sobreescritura del Carcter final del Lote si desea
utilizar otros valores para el inicio y final del N de Lote.
Cuando seleccionamos N Serie se habilitan otros campos

Grfico 151. Nmero de Serie

Seleccione un valor para Control de nmero de Serie y la casilla de verificacin

No. De Serie Obligatorio en caso que sea necesario. Introduzca un valor para
Sobreescritura del Carcter inicial del No de Serie y Sobreescritura del Carcter
final del No de Serie si desea utilizar otros valores para el inicio y final del N de
serie. Tenga en cuenta que para el Lote y el Nmero de Serie se puede definir
controles para saber cmo se van a asignar los nmeros. Si se van a utilizar
cualquiera de estos dos atributos se debe definir primero registros de Control de
Lote y Control de Numero de Serie.
- Control De Lote
Para crear un registro de control de lote podemos hacer clic derecho sobre el
campo correspondiente y hacer clic en la opcin acercar. Esto muestra la ventana
correspondiente (Grfico 123):

Grfico 152. Ventana Control de Lote

483

Introduzca un nombre y una descripcin este registro de control de lote.

Ingrese un N de Inicio para indicar el primer nmero de este lote y defina el
incremento para la generacin de los posteriores N de lote. Luego escriba la
Siguiente Secuencia. Adems de definir la secuencia se puede introducir un
Prefijo y Sufijo, si as lo desean, para completar el N Lote.
Haga clic en la pestaa Excluir si hay casos en que no desea permitir al usuario
crear un nuevo lote.
Seleccione una tabla en la que el usuario no debera ser capaz de crear nuevos
lotes.
- Control de Numero de Serie
Para crear un registro de Control de Numero de Serie podemos hacer clic derecho
sobre el campo correspondiente y hacer clic en la opcin acercar. Esto muestra la
ventana correspondiente (Grfico 124).

Esta ventana se utiliza para definir la numeracin que se utilizar para nmeros de
serie. Los campos y su explicacin son los mismos que se vieron en la ventana de
Control de Lote.

Grfico 153. Control de N de Serie

Atributos
484

Los atributos de producto describen una cualidad de producto como color, tamao,
etc. Si es una cualidad del caso, todos los productos tienen el mismo valor. Hay
dos tipos de Conjuntos de atributos, atributos Instancia y no Instancia Atributos.
Instancia un conjunto de atributos identifica una instancia especfica de un
producto, por ejemplo, un nmero de serie de un ordenador mientras uno que no
es Instancia conjunto de atributos se utiliza para buscar, por ejemplo, el tamao o
el color de una camisa.

Un ejemplo de atributos puede ser aquellos productos que tienen varios colores,
estilos, tamaos, donde estos tres ltimos vienen a ser los atributos del producto y
la combinacin de estos representan un producto en particular.
Para crear o modificar un atributo en Adempiere, abra la ventana del atributo al
hacer clic en atributo del men principal.

Grfico 154. Ventana atributo

Introduzca un Nombre y una Descripcin para este atributo.

Seleccione un valor de bsqueda de atributo. Esto ofrece la posibilidad de
combinar varios atributos en una sola bsqueda.
Seleccione una opcin de la lista Tipo del Valor del Atributo, para indicar el tipo de
valor que se asignara al atributo. Puede seleccionar entre Cadena, Lista o
Nmero. En caso de seleccionar Lista, los valores de la lista se agregan en la
pestaa Valor de Atributo.

485

Grfico 155. Pestaa Atributos

Regresamos a la pestaa Atributos.

Seleccione la casilla de verificacin obligatoria si este atributo es necesario
cuando se utiliza en un conjunto de atributos.
Seleccione Instancia del atributo si este atributo se utiliza para definir una nica
instancia de un producto. Un ejemplo de esto sera el nmero de serie de un
producto que se utilizar para realizar un seguimiento de la garanta o se quiere
hacer referencia a un producto especfico. Un ejemplo de cuando no es necesario,
sern aquellos atributos que no identifican como nico a un producto determinado,
estos seran atributos tales como Color, Tamao, etc.

Informacin Del Producto

Visualizar la ventana de Informacin del producto se puede hacer desde cualquier
ventana haciendo clic en la opcin del mismo nombre dentro del men Ver o
haciendo clic en el botn informacin del producto desde la barra de herramientas.
La ventana informacin del producto permite establecer filtros para buscar todos
los productos que cumplan con los criterios de bsqueda. Estos criterios se
refieren a Almacn, Lista de precios, Nombre, Clave, Proveedor, Cdigo de Barras
(UPC/EAN) o Unidad de Medida de Almacenamiento. Tambin puede buscar
sobre la base de los atributos definidos para los grupos de productos. Para realizar
una bsqueda de atributos del producto haga clic en el atributo del producto botn
situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

486

Grfico 156. Ventana Informacin del Producto

En esta ventana se muestra la siguiente informacin para los productos: Clave,

Nombre, Instancia del Atributo; De acuerdo al Almacn seleccionado se muestra la
Disponibilidad, Cantidad en existencias, Cantidad reservada, Cantidad Ordenada,
Cantidad sin confirmar, Movimiento no confirmado; De acuerdo a la Lista de
Precios seleccionada se muestra Precio Lista, Precio Estndar, Precio Limite y
Margen.
Cuando es seleccionado un producto de la lista (en la imagen esta seleccionado el
producto Oak Tree) se muestra en la parte inferior de la ventana la disponibilidad
del producto en los otros almacenes, as como tambin los productos sustitutos y
Relacionados que se definen en la ventana producto.
Aquellos productos cuyas cantidades aparecen con el valor 99999 se refieren a
productos ilimitados, es decir, productos que se han definido de tipo recurso o
servicio.
Uno de los beneficios de los atributos es que permiten la bsqueda de productos
basados en sus atributos. Al hacer clic en el botn se muestra una ventana con

487

todos los atributos del producto. Puede seleccionar un solo atributo o cualquier
combinacin.

Grfico 157. Ventana Informacin de Atributos del Producto

Luego al presionar Ok La informacin sobre el producto se muestra en la pantalla

y muestra todos los productos con el o los atributos seleccionados.

Informes relacionados con la Gestin de Materiales

A continuacin se presenta una breve descripcin de los informes relacionados
con la gestin de materiales:

Grfico 158. Informes de Gestin de Materiales

Confirmaciones Abiertas: Muestra un listado de las confirmaciones de

Entrega/Recibo que estn abiertas.

488

Detalle de almacenamiento: Este informe muestra la informacin de

almacenamiento de un producto. Aqu se puede seleccionar un almacn,
Ubicacin, categoras de producto, lote, y N Lote. El informe muestra las
cantidades Disponibles, ordenada, y Reservada junto con N Lote, N de
Serie e instancia de atributos.

Detalle de Transacciones: Muestra los detalles de un producto y sus

movimientos. Puede seleccionar un tipo de movimiento (por ejemplo, envo,
recepcin de material, inventario fsico), y Fecha de Movimiento, productos,
categoras de producto, Ubicacin, Lote y N Lote. Este informe tambin
muestra los Atributos e informacin de lote.

Valor de Transaccin de Producto: Muestra precios de producto. Se puede

seleccionar un rango de Fechas de Movimiento, productos, categoras de
producto y Tercero. El informe muestra el ltimo Precio de Compra, Lista de
precios y precios de compra para cada producto.

Resumen de transacciones de Producto: Muestra los movimientos

totalizando por producto, Fecha de Movimiento y tipo de factura. Puede
seleccionar un rango de fechas, Almacn, Tipo Movimiento (por ejemplo,
envo, recepcin de material, inventario fsico).

Reporte de Reabastecimiento: Muestra productos que deben ser ordenados

basndose en las reglas de reabastecimiento definidas para cada producto.
Utilice Se puede seleccionar un almacn y un Tercero. Este informe lista el
producto, el proveedor actual, cantidades mximas y mnimas, Cantidad
mnima de pedido, Disponible y Reservados, as como el Cantidad
Ordenada. Si un producto tiene un tipo de reabastecimiento Manual no
aparecer en este informe. Tambin puede generar un pedido, orden de
compra, o Mover inventario de los productos en este informe.

Reporte de valor de inventario: Este informe enumera los productos,

existencias y valor en base a la fecha de valoracin. Usted puede
seleccionar un almacn, valor, lista de precios, versin y fecha de
valoracin. La valoracin se calcula con las existencias y el precio de lista
seleccionado en la Versin de Lista de Precios.

489

Reporte de costos de producto: Muestra los detalles de costos del producto.

Usted puede seleccionar un esquema de contabilidad, categora de
producto. El informe de la lista actual precio de coste, el futuro precio de
coste, precio ltima factura, y PO ltima Precio. Tenga en cuenta que todos
los Promedios de Costo no sern exactos hasta que la Funcionalidad de
Promedio de Costo sea totalmente implementada.

Gestin de Proyectos
Proyectos
Los proyectos permiten monitorear el estado y progreso de oportunidades de
venta, proyectos de servicio y proyectos de inversin. Un proyecto es un proceso
que puede implicar mltiples pasos o fases y que requiere de recursos de ms de
un rea.
Un proyecto puede representar la creacin de un producto (como orden de
trabajo), una prestacin de Servicio (una consultora), o un mecanismo de
seguimiento u otros usos. Los proyectos pueden generar rdenes y gastos. La
ventana ciclo de Proyecto permite revisar o realizar un reporte del estado actual
del proyecto.
Para definir los proyectos podemos seguir el flujo de trabajo Definir Proyecto y su
Uso.

490

Grfico 159. Definicin de proyecto y su uso

En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un proyecto deben existir
registros de:
Tipo de Proyecto: Define las cantidades, productos y tareas por defecto
para un proyecto.
Ciclo de Proyecto: Define los pasos asociados con un proyecto especfico.
Proyecto: es el trabajo actual y puede tener fases y tareas y lneas
asociadas con un nivel definido.
Proyecto (Orden): Mantener proyecto de orden de ventas y orden de
trabajo. Se utiliza para definir los proyectos que sern mantenidos va
documentos.
Esquema contable: Esta ventana define un mtodo contable y los
elementos que comprendern la estructura de cuentas.
491

Tipo de proyecto
El tipo de proyecto ventana define los tipos de proyectos, las fases en un proyecto
y los pasos de una fase. El tipo de proyecto puede ser utilizado para mltiples
proyectos. Le permite definir normas para sus proyectos. Mantiene los tipos del
proyecto y sus fases con la informacin estndar del funcionamiento.

Grfico 160. Ventana Tipo de proyecto

Escriba un nombre, descripcin y Ayuda para el proyecto.

Luego de esto se debe seleccionar una Categora de Proyecto de la lista
desplegable cuadro. La categora de proyecto determina el comportamiento del
proyecto, los valores posibles son:
General: Se usa para proyectos de seguimiento o por ejemplo, Pre-venta. No tiene
contabilidad especial. Orden de trabajo: permite la capacidad de emitir o publicar
material. Proyecto Activos: crear transacciones de Proyecto de activos - permite la
capacidad de emitir o publicar material. Servicio (Cargo) Proyecto: para
servicios/Cargos de proyectos.
Fases de proyecto
La ficha Fase Estndar (Grfico 132) permite definir las fases para este tipo de
proyecto.

492

En esta pestaa debemos introducir una Secuencia, Nombre, Descripcin de la

fase.
Podemos asociar la fase con un Producto (Artculo o Servicio). Si lo asociamos a
un producto se debe escribir la Cantidad Estndar a utilizar cuando se selecciones
este tipo de proyecto. Si se define un producto para la fase, al momento de
generar facturas no se tendrn en cuenta los productos que se definan en las
tareas de la fase. Al definir el producto en la fase se puede decir que se est
fijando un precio por defecto.

Grfico 161. Pestaa Fase estndar

Tareas de proyecto
Luego de agregar una o varias fases podemos definir registros de tareas en la
pestaa Tarea Estndar (Grfico 133). Las tareas se refieren a los pasos o
eventos que ocurren en o para esta fase.

493

Grfico 162. Pestaa Tarea estndar

Ciclo de proyecto
Esta ventana define los pasos asociados con un proyecto especfico. Es posible
definir diferentes ciclos de proyecto para diferenciar los diferentes tipos de estos.
Los ciclos de proyecto pueden usar todos o un subconjunto de los estados de
proyecto (ej. El ciclo de proyecto puede incluir los pasos desde prospecto a
contrato; el ciclo de servicio puede incluir los pasos de Instalacin a aceptacin del
cliente).
En esta ventana se definen los pasos o subgrupos de las fases de las cuales se
desea obtener un reporte, en otras palabras la pestaa Ciclo de Proyecto identifica
las etapas o estados de los mltiples proyectos que desee que le presente un
informe comparando las etapas concretas en que se encuentran.

494

Grfico 163. Ventana Ciclo de proyecto

Paso
El paso del ciclo determina la secuencia lgica de los eventos dentro del ciclo. Es
el campo comn de las fases similares del proyecto que hacen diversos tipos del
proyecto comparables. Seleccione una secuencia que indique el orden de los
pasos. Un Nombre que lo identifique.
El Peso Relativo permite ajustar el reporte de ciclo de proyecto basndose en
probabilidades. Por ejemplo, si para cerrar un contrato tiene una posibilidad de
1/10 cuando est en la etapa de prospecto y una posibilidad de 1/2 cuando est
en la etapa de contrato, se puede colocar los valores 0.1 y 0.5 en estos pasos.

Grfico 164. Pestaa Paso

495

Fase del ciclo

La pestaa Fase del ciclo permite relacionar un paso del ciclo con una fase de un
proyecto.
Los productos para todas las Fases sern acumuladas cuando se informe este
Paso. Esto le permite incluir fases de diferentes proyectos y compararlas.

Grfico 165. Pestaa Fase del ciclo

Proyecto
Esta ventana es usada para definir los proyectos que sern monitoreados por
medio de documentos de la aplicacin (Ej. Ordenes). Los proyectos tienen fases y
tareas definidas o utilizar tareas estndar predefinidas.
La pestaa de Proyectos (Grfico 137) es usada para definir el valor; nombre y
descripcin de cada proyecto. Tambin define y hace seguimiento a los totales
asignados; comprometidos y usados.
En esta ventana debemos definir un Nombre, Descripcin para el proyecto. Se
debe seleccionar un valor para Nivel de Lnea. Los posibles valores son Proyecto,
Fase o Tarea. Dependiendo de este valor se define el nivel de detalle que se
utilizara para este proyecto y tambin se habilitaran las correspondientes pestaas
(En el Grfico 137 aparecen con una x las que estn inhabilitadas).

496

Grfico 166. Ventana Proyecto

Hacer clic en botn Establece Tipo de Proyecto para copiar las fases y tareas
estndar definidas en un Tipo de proyecto (Ver Grfico 138).

497

Grfico 167. Ventana Establecer tipo de proyecto

Luego de seleccionar el tipo de proyecto se copian las fases estndar

correspondientes. Entonces debemos seleccionar una Fase Estndar.
Ingresamos una Fecha del Contrato y Fecha de Terminacin y adems
ingresamos en el rea de referencia la informacin necesaria para cuando se vaya
a crear la orden para el proyecto.
Ingresar un Total Planeado, Cantidad y Margen.
El grupo de campos Historia, se actualiza con las facturas que se creen para el
proyecto.
Hacer clic en el botn Crear Orden para generar una Orden para este proyecto. Si
la fase tiene productos entonces estos se utilizaran sin importar si las tareas
tambin tienen asignados productos. De otra forma se seleccionan los productos
registrados en las tareas.
Lnea de Proyecto
Esta ventana define todos los productos asociados con el proyecto actual.

498

Grfico 168. Pestaa Lnea de proyecto

Se deben ingresar valores a los campos Producto, Categora de Producto, Precio

Planeado, Cantidad Planeada, Total Planeado, Margen Planeado.
El campo Total comprometido es independiente del total planeado, usted usara el
total planeado para su estimacin realista; esta podra ser mayor o menor que el
total comprometido. Y la cantidad cometida es independiente de la cantidad
planeada. Usted utilizara la cantidad planeada para su valoracin realista, que
puede ser ms alta o baja que la cantidad cometida.
Los campos Cuenta Facturada, Cantidad Facturada, Orden De Venta, Orden de
Compra sern actualizados desde Factura, Orden de Venta, y Orden de Compras
cuando estos documentos referencien al proyecto actual. El campo Asunto del
Proyecto ser actualizado cuando se publique lneas del proyecto.
Para el nivel de lnea Proyecto solo estn habilitadas estas dos pestaas. Para
Tipos de proyectos de Orden de Trabajo se activan las pestaas Fases y/o
Tareas.

499

Fase
Si el tipo de nivel de lnea es Fase entonces se habilitan las pestaas Fase y
Lnea de Fase. Dependiendo del tipo de proyecto seleccionado se copiaran las
fases estndar correspondientes.
En esta ventana debemos escribir un Nombre. Seleccionar la casilla de
verificacin Completo si la fase est completa. Seleccionar para el campo Regla
de Factura uno de los siguientes valores: Cantidad Comprometida, Cantidad del
Producto, Ninguno, Tiempo mximo de material y Tiempo comprometido o Tiempo
de Material.
Registrar el total planeado, para representar la cantidad planificada a ser facturado
por esta fase.
Hacer clic en el botn Generar Orden si desea generar una orden de venta para
esta fase.

Grfico 169. Pestaa Fase

500

Relacionar rdenes de compra con Proyectos

Una vez definidas las lneas de Proyecto, Fases y / o tareas de un proyecto se
puede crear rdenes de compra que referencien a este proyecto.
Para crear una orden de compra de este Proyecto, haga clic en Generar OC para
proyecto en el men principal.
Seleccione un proyecto especfico y dejamos en blanco el campo Lnea del
Proyecto para usar todas las lneas del proyecto. Adems podemos seleccionar la
opcin Consolidar en un Documento para crear una nica OC para todos los
productos. Presionamos Comenzar para crear la orden.
La Orden de Compra creada puede ser procesada como cualquier otra Orden de
Compra.

Grfico 170. Generar OC para proyecto

Edicin del proyecto

Durante la ejecucin de un proyecto puede que se compren productos, servicios o
recursos especialmente para este o bien que se tomen del inventario existente. El
uso de recursos en el proyecto puede seguirse mediante informes de gastos. En
esta ventana podemos ingresar las ediciones del proyecto que sean pertinentes.

501

Grfico 171. Edicin del proyecto

Edicin de Material desde un Recibo de material se registra con el precio de la

OC.
Edicin de Material desde Inventario se registra con el Precio de Costo por
Defecto.
Una edicin de Recurso desde un Reporte de Gastos se registra con el valor del
Gasto.
Debemos seleccionar:
El proyecto al cual se quiere hacer referencia.
Un registro de Entrega/Recibo si se va a hacer referencia a una Orden del
proyecto.
Un Informe de Gasto si es un Recurso que se est usando en el proyecto.
Una Lnea de Proyecto para llenar. Si no se selecciona una lnea de
proyecto, entonces se creara una nueva.
502

Seleccionar el producto a ser registrado, con la cantidad y atributos (si los

tiene)

Informes relacionados con la gestin de proyectos

Lneas del Proyecto No Publicadas: Lista las Lneas del Proyecto (Para
proyectos de tipo Orden de Trabajo o Proyecto Activo) donde las lneas no
hayan sido publicadas.
Posicin del Proyecto no Publicada:' Lista las lneas de Proyecto las cuales
generan rdenes de compra (para proyectos de tipo Orden de trabajo o
Proyecto de Activos) que no han sido publicadas.
Margen del Proyecto (Orden de Trabajo): El informe del margen del
proyecto para las rdenes de trabajo compara las lneas de proyecto (rdito
previsto) contra las ediciones del proyecto (esfuerzo y los costos reales). La
cantidad del margen es calculada restando los costos (edicin) del rdito
(lnea). Los costos estn en el actual esquema contable - Las lneas estn
en la actual lista de precios del proyecto.
Reporte de Ciclo de Proyecto: Reporta las fases comunes de un ciclo de
proyecto por pasos/fases. Toda la informacin del informe es cargada de
acuerdo al peso relativo del paso del ciclo y convertida a la moneda del
ciclo del proyecto (por ejemplo para el reporte de las ventas). Los proyectos
debe tener un tipo, una fase y una moneda definidos. La fase se debe
asignar a un paso del ciclo.
Informe Detallado del proyecto de Contabilidad: Informa el detalle de la
contabilidad del proyecto.
Anlisis de Desempeo
En el mdulo de anlisis de desempeo se encuentra lo relacionado con la
contabilidad de la empresa y los informes financieros. Este proceso cubre las
dimensiones contables y de costos de Adempiere incluyendo reportes y entradas
contables.
Con esta funcionalidad es posible colectar, analizar y administrar los datos desde
una gran variedad de ngulos. Es posible combinar los detalles de las
503

transacciones y crear reportes de acuerdo al nivel de detalle requerido, por

ejemplo, por categora de producto, por cliente, etc.
La mayora de las ventanas son de configuracin, de informacin y de reportes. En
este captulo se muestran los elementos principales que debemos tener en cuenta
para aprovechar al mximo la funcionalidad de anlisis de desempeo.
Configuracin de Esquema Contable
Para configurar el esquema contable abrimos la ventana Esquema Contable que
se encuentra en Anlisis de Desempeo
Reglas Contables:
Adempiere est diseado para que una empresa pueda tener varios esquemas
contables, esto en Colombia no es comn, por lo que siempre utilizaremos el
esquema que se crea cuando creamos la compaa.

Grfico 172. Ubicacin Esquema contable en Men

Aunque el esquema se crea automticamente hay que hacerle unos cambios para
poder trabajar con l.

504

Grfico 173. Ventana Esquema Contable

Dentro de la ventana Esquema Contable seleccionamos la pestaa Contabilidad

General

Grfico 174. Ventana Esquema Contable, Pestaa Contabilidad General

Notamos que la opcin Usar Balance Suspendido est seleccionada, esta
configuracin permite hacer balanceos automticos de las cuentas durante los
505

movimientos del diario, esta es una prctica poco recomendable por lo que
debemos quitar esa seleccin. Al hacer esto el campo Cuenta puente de balanceo
desaparece.
Los dems campos al igual que los de la pestaa Predeterminados
corresponden a las cuentas del PUC (Plan nico de Cuentas) que se van a utilizar
segn los distintos procesos.

506

Grfico 175. Ventana Esquema Contable, Pestaa Predeterminadas

507

Elemento Contable
El software se entregar con el plan de cuentas colombiano actualizado, por lo
que tendr en general todas las cuentas necesarias para cada compaa. En
cualquier caso si desea agregar una cuenta nueva el proceso es el siguiente:
Ingrese en la ventana Elemento Contable ubicada igualmente en Reglas
Contables

Grfico 176. Ventana Elemento Contable

Grfico 177. Ventana Elemento Contable, Pestaa Valor de Elemento

508

El rbol de cuentas se puede ver en la pestaa Valor de Elemento. (Ver grfico

148)
Haciendo clic en el botn nuevo podemos agregar tantas cuentas como queramos,
los campos se llenan de la siguiente manera:
Cdigo: es el nmero de la cuenta que se desea agregar.
Nombre: el nombre de la cuenta
Tipo de Cuenta: se debe escoger de que tipo es la cuenta: activo, pasivo,
ingresos, gastos, capital de accionistas o memo. Naturaleza de la cuenta: se debe
seleccionar si la cuenta es dbito, crdito o natural. La contabilidad en Colombia
se puede manejar solo con cuentas naturales.
Los dems campos quedan con su valor predeterminado. Para incluir la cuenta en
una de las cuentas padre (1 ACTIVOS, 2 PASIVOS...) solo se necesita
seleccionar y arrastrar a donde se necesite.

Periodos Contables
Otros parmetros contables que se deben tener en cuenta son los perodos
contables, esto se encuentra en la ventana Ao Calendario y Periodo.

Grfico 178. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Ao

Al igual que con esquema contable, trabajaremos con calendario el que el sistema
crea automticamente, as que seleccionamos la pestaa Ao (Ver Grfico 149).
509

En esta pestaa agregamos el ao en el que deseamos trabajar y al hacer clic en

Crear Perodos Adempiere crea todos los periodos correspondientes.

Grfico 179. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Periodo

Si queremos abrir o cerrar permanentemente un periodo simplemente lo
seleccionamos y cambiamos la vista a formulario y hacemos clic en el botn Abrir /
Cerrar Todo

Grfico 180. Proceso Abrir/Cerrar Todo (Periodo Contable)

Aqu podemos seleccionar la opcin Abrir periodo, Cerrar periodo o Cerrar periodo
permanentemente, este ltimo es irreversible.

510

En la pestaa Control de Periodo podemos abrir o cerrar documentos especficos

del periodo seleccionado.

Grfico 181. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Control Periodo

Para efectuar alguna accin igual que en el anterior cambiamos la vista a

formulario y hacemos clic en el botn Abrir / Cerrar.

511

Notas de Contabilidad

Grfico 182. Ubicacin Nota Contabilidad en Men

Una vez estn hechas todas las configuraciones respectivas podemos registrar los
asientos contables en el sistema, esto se hace con la ventana Nota de
Contabilidad.
En esta ventana podemos registrar manualmente cualquier movimiento contable.
Primero nos aparece la pestaa Lote en la cual definimos un nombre para el
conjunto de movimientos que se va a realizar.

512

Grfico 183. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lote

Los campos que se deben tener en cuenta son:
Descripcin: el nombre del conjunto de movimientos a realizar.
Tipo de aplicacin: indica el tipo de total (actual; gravamen; presupuesto)
que esta nota contable actualiz.
Tipo de documento: determina la secuencia del documento y las reglas de
proceso.
F. Documento: indica la fecha en que el documento fue generado. Puede o
no ser la misma que la fecha contable.
Fecha Contable: indica la fecha a ser usada en las cuentas de contabilidad
general generadas desde este documento.
Cifra de Control: Si no es cero; el total del dbito del documento debe ser
igual a este total.
Despus de llenar estos campos seleccionamos la pestaa Diario (Ver grfico
154), aqu especificamos una descripcin para cada movimiento.
Por defecto toma los valores de los campos que se definieron en Lote

513

Grfico 184. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Diario

Grfico 185. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lnea

Luego definimos cada uno de los movimientos en la pestaa Lnea (Ver grfico
156), cada lnea debe definir un solo movimiento ya sea en el dbito o en el crdito
pero no ambos.
514

La cuenta afectada en el movimiento que se va a realizar se selecciona en el

campo Combinacin, este campo no se debe escribir directamente, as que
hacemos clic en el botn dentro del mismo, y nos aparece una ventana para
seleccionar una combinacin.

Grfico 186. Ventana proceso Combinacin (Nota de Contabilidad)

Para seleccionar una cuenta hacemos clic en el botn que aparece dentro del
campo Cuenta.

Grfico 187. Ventana Informacin de Elemento Contable

515

En la ventana Informacin de Elemento Contable (Ver Grfico 158) podemos

buscar la cuenta en la que deseamos hacer el movimiento, si sabemos cul es el
cdigo de la cuenta o como comienza lo escribimos en Clave y le damos ENTER,
o si no sabemos cul es el cdigo podemos dar ENTER para que nos muestre
todas las cuentas (El PUC Colombiano tiene + 2700 cuentas)

Grfico 188. Ventana Proceso Combinacin (Creada)

Luego de seleccionar la cuenta y la organizacin hacemos clic en el cono del

diskette para guardar y luego en el botn para finalizar.

Grfico 189. Establecer Fuente Debito, Fuente Crdito (Notas de

Contabilidad)

516

Luego de colocar la combinacin colocamos el valor del dbito o crdito

correspondiente y guardamos.
Para finalizar regresamos a la pestaa Lote y hacemos clic en el botn Completar
para indicar que el o los asientos ya pueden ser contabilizados, y si no hay ningn
problema (descuadre...), hacemos clic en el botn Contabilizar de la pestaa
Diario.
Si no ocurre ningn problema el botn cambiar a Contabilizado. Recuerde que
para contabilizar el servidor debe estar corriendo.
Reporte Asientos Diarios de Contabilidad
Puede ver todos sus movimientos en el reporte Asientos Diarios de Contabilidad.
Este reporte est incluido en la instalacin de Adempiere, pero si desea construir
su propio informe financiero se puede hacer por Anlisis de Desempeo
Informes Financieros
Informe Financiero.

Grfico 190. Informe Asiento Diario de Contabilidad

Conjunto de lneas del Informe

Antes de entrar a la ventana de informe financiero se deben definir cules sern
las filas y las columnas del informe para lo cual debemos abrir la ventana Lnea
del Informe en la cual encontraremos 3 pestaas:
En la pestaa Conjunto De Lneas del Informe definimos como se va a llamar el
conjunto de lneas que conforman el informe (para el ejemplo se denomin
Balance General):

517

Grfico 191. Ventana Lnea de Informe General, Pestaa Conjunto de Lneas

del Informe

Luego en la pestaa Lnea definimos que lneas van a tener nuestro informe y que
datos mostrar.

Grfico 192. Ventana Lnea de Informe, Pestaa lnea del Informe

En la lista Tipo de Lnea debemos elegir entre las opciones Valor Segmento o
Clculo.
En la lista Tipo de Aplicacin debemos elegir entre las opciones Actual,
Compromisos, Estadstica, Presupuesto o Reservacin.
518

En la lista Tipo de Total se puede colocar que muestre saldos o que haga clculos
entre otras lneas del conjunto de lneas.
Debemos elegir entre las opciones Cantidad Periodo, Cantidad Total, Cantidades
en el Ao, Saldo Anual, Saldo del Periodo, Saldo Total, Solo Crditos del Periodo,
Solo Crditos del Ao, Solo Dbitos del Periodo, Solo Dbitos del Ao, Saldo total
de Crditos o Saldo Total de Dbitos.
Luego en la pestaa Fuente del Informe (Ver grfico 164) seleccionamos de donde
se obtiene la informacin de esa lnea, generalmente para los informes
financieros, el tipo que se selecciona es Cuenta

Grfico 193. Ventana Lnea de informe, Pestaa Fuente del Informe

Luego definimos las columnas del Informe para lo cual abrimos la ventana
Columna de Informe

Conjunto de Columnas del Informe

Al igual que con las lneas se debe definir primero el conjunto de columnas.

519

Grfico 194. Ventana Columna de Informe, Pestaa Conjunto de Columnas

del Informe

Luego indicamos en la pestaa Columna del Informe que informacin tendr.

Grfico 195. Ventana Columna de Informe, Pestaa Columna del Informe

Utilizando el valor Periodo Relativo y Tipo de Columna podemos decirle a nuestro

informe que muestre los valores de un periodo anterior dndole valores negativos
al campo Periodo Relativo. De acuerdo al tipo de Columna se habilitaran los
correspondientes campos (Ver grfico 167).
520

Grfico 196. Tipo de Columna (Columna de Informe)

Informe Financiero
Luego de tener definidas nuestras lneas y columnas entramos a Informe
financiero y creamos uno nuevo le colocamos un Nombre y escogemos el
Conjunto de Lneas y Conjunto de Columnas que deseamos que tenga nuestro
informe y hacemos clic en Crear Informe.

Grfico 197. Ventana Informe Financiero

Si seleccionamos Lista de Fuentes nos mostrar el detalle de los totales que se
calculen en nuestro informe, de esta forma no tendremos que definir una lnea
para cada cuenta del PUC solamente colocamos las lneas de las que queremos
ver los saldos y el generador de informes har el resto.

521

As que solo aadiendo la lnea Activos Obtendremos el Saldo total de los activos
as como los saldos de las cuentas que lo conforman.

Grfico 198. Informe Balance General

Activos
Adempiere permite que el flujo de transacciones dentro y fuera de la organizacin
funcione a la perfeccin para obtener el control de todo el proceso .Cuando se
vende un activo, todos los datos se contabilizan de modo automtico mediante
tipos
de
transacciones
especiales
para
ventas
y
disposiciones.
Las relaciones se utilizan para retener informacin adicional con el fin de elaborar
informes o realizar un seguimiento. Las relaciones se pueden modificar fcilmente
y se pueden aadir nuevas sin tener que volver a contabilizar los datos.

522

Grfico 199. Men de Activos

Grupo de activos
El grupo de activos determina cuentas por default. Si un grupo del activo se
selecciona en la categora del producto, se crean los activos al entregar el activo.
Adempiere permite la creacin de diferentes grupos de activos, para ello vaya al
men de Activos mostrado en la grfica 170 y haga click sobre la ventana Grupo
de activos, se desplegar la ventana de la grfica 171. En esta ventana se
ingresan los siguientes datos:
Nombre: Identificador del nuevo grupo de activos
Descripcin: Descripcin corta del grupo de activos
Si se selecciona la casilla de verificacin propio, significa que el activo es
posedo por la organizacin, sin embargo, el activo puede no estar en la
posesin, pero el activo es posedo legalmente por la organizacin.
Si se selecciona la casilla de verificacin Un activo por UM, los activos son
creados por unidad de medida, de lo contrario es un activo con la cantidad
recibido/entregado. Si usted tiene mltiples lneas, un activo es creado por
lnea.

523

Ventana Grupo de Activos

Grfico 200. Ventana Grupo de Activos

Activo
Un activo es creado comprando o entregando un producto. Un activo puede ser
utilizado internamente o ser un activo del cliente. Para crear un activo de la
organizacin vaya a la ventana Activo del men de activos de Adempiere
mostrado en la grfica 170, a continuacin se despliega la ventana que se muestra
en la grfica 172. Los campos obligatorios para crear un nuevo activo son el
Nombre y el Grupo de Activos al que pertenece.

524

Grfico 201. Ventana Activo

Los campos de inters indicados en la grfica 172 se describen como sigue:

Producto: Identifica un artculo que puede ser comprado o vendido es esta
organizacin.
En Fecha de Servicio: La fecha en que el activo fue puesto en servicio usado generalmente como fecha del comienzo para la depreciacin.
Fecha de Garanta: Fecha cuando la garanta o disponibilidad normal expira
Grupo de Activos: El grupo de activos determina cuentas por default. Si un
grupo del activo se selecciona en la categora de producto, se crean los
activos al entregar el activo.
Cantidad: indica el nmero de un producto especfico o artculo para este
documento.
Tercero: Identifica el cliente que usa el activo, si no se selecciona ningn
tercero el activo es usado por la organizacin.
525

Localizacin / Direccin: define la ubicacin de una entidad.

Vida Uso: La vida de uso y el uso real se pueden utilizar para calcular la
depreciacin.
Disponible: El activo no est utilizado y est disponible.

Adicionalmente se puede establecer si el activo creado es legalmente propiedad

de la organizacin pero no est posedo por la misma, para eso, se selecciona la
casilla de verificacin Propio que se indica en la grfica 173, donde aparecen los
siguientes campos:
Depreciar: si se selecciona el activo se utiliza internamente y ser
depreciado
Vida til-aos: Vida til del activo en aos
Vida til-meses: Vida til del activo en meses

Grfico 202. Activo propio de la organizacin

Si el activo est en posesin de la organizacin pero no pertenece legalmente a la

misma, se selecciona la casilla de verificacin En posesin mostrada en la
grfica 174.
526

Los campos indicados en la grfica 174 que son particulares para ste caso se
describen a continuacin:
Arrendador: El Socio del Negocio que renta o alquila
Ubicacin: Ubicacin de Almacn donde el activo se encuentra fsicamente.
Vencimiento de arrendamiento: Fecha de Vencimiento del Arrendamiento

Grfico 203. Activo en posesin de la organizacin

Si el activo a crear pertenece legalmente a la organizacin y est en su posesin

se selecciona tanto la casilla de verificacin Propio como la de En posesin.

Entrega de activos
En ADempiere es posible realizar las entregas de activos a los clientes
electrnicamente. Ejecute el proceso Entrega de activos que se encuentra en el
men de Activos de Adempiere. La ventana del proceso se muestra en la grfica
175. Para filtrar los activos llene los campos que aparecen en la ventana del
proceso, por ejemplo si desea hacer la entrega de todos los activos que
pertenecen a un mismo Grupo de activos, ingrese el nombre del grupo; si desea
realizar la entrega de todos los activos que pertenecen a un mismo socio del
negocio, seleccione el nombre de dicho socio en el campo Tercero del negocio y
oprima el botn Comenzar.

527

Grfico 204. Proceso Entrega de Activos

Reportes relacionados
Los reportes predefinidos para la seccin de activos en Adempiere se pueden
encontrar en el men de Activos mostrado en la grfica 170, estos son:
Activos del cliente: lista los activos de todos los clientes o del cliente
seleccionado
Entrega de activos: informe de la entrega de los activos
Entrega activo del mes: Informe de activos y las entregas por mes para los
registros seleccionados
Si se quiere saber cules son los activos de un determinado cliente, vaya al
reporte Activos del cliente en el men de Adempiere, se desplegar la ventana de
la grfica 176, seleccione en el campo Tercero el nombre del socio del negocio de
su preferencia y oprima el botn Comenzar.

528

Grfico 205. Ventana Activos del cliente

Despus aparece el informe, mostrado en la siguiente grfica

Grfico 206. Reporte Activos de un cliente

529

Retenciones Colombia
La localizacin para Colombia implementa una completa solucin para la
configuracin y generacin de los diferentes tipos de retencin que existen en
Colombia:
Retencin en la Fuente
Retencin de ICA
Retencin de IVA
Configuracin inicial
Men

Grfico 207. Men Retenciones

Tipos de contribuyente
Se clasifican aqu los diferentes tipos de contribuyente que se quieren manejar en
la organizacin, cada tipo de contribuyente define un conjunto de reglas de
retencin diferentes:

530

Grfico 208. Ventana Tipo de contribuyente

Actividad econmica
Para efectos de la Retencin de ICA se deben clasificar las compaas y personas
naturales de acuerdo con su actividad econmica CIIU:

Grfico 209. Ventana CIIU

531

Categoras de retencin
Para efectos de Retencin en la Fuente los productos y servicios se deben
clasificar de acuerdo con las categoras establecidas por la DIAN:

Grfico 210. Ventana Categora retencin

Configuracin permanente
Organizacin
En las organizaciones se debe definir el tipo de contribuyente y la actividad
econmica:

532

Grfico 211. Configuracin de la organizacin

Socios del negocio
En los socios de negocios se debe definir el tipo de contribuyente y la actividad
econmica:

Grfico 212. Configuracin de Socio del negocio

533

Productos
En los productos se debe definir la categora de retencin que le corresponde:

Grfico 213. Configuracin de los Productos

534

Cargos
En los cargos (en ocasiones utilizado para comprar servicios) se debe definir la
categora de retencin que le corresponde:

Grfico 214. Configuracin de Cargos

Tipos de documentos
En esta ventana se define la regla para la generacin de retenciones de cada
documento - si genera manual, automtico o no genera retenciones.

Grfico 215. Configuracin de Tipo de documento

535

Matriz de retenciones
Categoras de impuesto
Se crean las categoras de retencin correspondientes:

Grfico 216. Ventana Categora de impuesto

Tasas
Y se configuran las tasas correspondientes:

Grfico 217. Ventana Tasa de impuesto

536

Tipos de retencin
Se pueden configurar los diferentes tipos de retencin, y los que se requieran a
futuro:

Grfico 218. Ventana tipo retencin

Configuracin de tipos de retencin
Para cada tipo de retencin se definen los campos que son relevantes para el
clculo del mismo

537

Grfico 219. Configuracin de ICA

Por ejemplo, para retencin de ICA en ventas se deben tener en cuenta los tipos
de contribuyente del que vende (organizacin), del que compra (socio), as como
la actividad del que vende (organizacin) como se ve en la grfica 190.
En cambio, para la retencin de IVA en ventas no interesa la actividad:

Grfico 220. Configuracin de IVA

Y para la retencin en la fuente en ventas lo que interesa es la categora de

retencin del producto o servicio:

Grfico 221. Retencin en la fuente CxC

538

Reglas
En las reglas de retencin se define la matriz de quin retiene a quin, con base
en qu valores de los parmetros y cul regla aplicar:
En este ejemplo se configura que cuando la organizacin es rgimen comn y
compra a otra organizacin de rgimen comn un producto o servicio con
categora honorarios y comisiones aplica la regla para retener el 10%

Grfico 222. Pestaa Regla retencin

Clculo
En el clculo de retencin se define el momento de aplicacin de la retencin (si
es en la factura o en el pago), el tipo de base para encontrar el valor base de
retencin (Lnea, Documento o Impuesto), el valor mnimo que debe tener la base
para aplicar la retencin, y la tasa de impuesto a aplicar

539

Grfico 223. Pestaa Clculo retencin

Ejecucin
Factura cliente
En factura cliente se aade el control para generar retenciones en forma manual o automtica si se defini as en el tipo de documento:

540

Grfico 224. Ventana Facturas (cliente)

Nueva pestaa de retenciones (cliente)

Se pueden capturar las retenciones en forma manual en la factura - e incluso en el
momento del pago o recaudo cuando se configura de esta forma, o tambin se
pueden generar automticamente las retenciones si todas las variables estn
correctamente configuradas:

541

Grfico 225. Nueva retencin (cliente)

Factura proveedor
Lo mismo aplica en la ventana de factura proveedor, cuando las retenciones
aplican desde la factura se resta automticamente del saldo que se debe al
proveedor y se contabiliza en impuestos por pagar:

542

Grfico 226. Ventana Facturas (Proveedor)

543

Nueva pestaa de retenciones (proveedor)

Por ejemplo esta es una retencin generada automticamente:

Grfico 227. Nueva pestaa (proveedor)

Efecto sobre los documentos

El efecto sobre los documentos vara sustancialmente cuando se selecciona
Aplicable en Factura o en Pago, a continuacin la explicacin de cmo operan
estos dos casos:
Aplicable en factura
Genera retenciones
Al oprimir el botn Generar Retenciones el sistema calcula las retenciones de
acuerdo a las reglas establecidas
Si hay retenciones las crea en la tabla LCO_InvoiceWithholding - ltima
pestaa de la ventana de facturas (Retenciones)
La sumatoria de las retenciones la asigna en el campo "Cantidad
Retencin" del encabezado de la factura
544

Antes o despus de generar retenciones se puede ir a la pestaa de retenciones y

modificar, borrar, ingresar retenciones.
Completar factura
Al completar la factura, las retenciones pasan a la tabla C_InvoiceTax negativas, y
resta el "Gran Total" de la factura
por lo tanto la deuda queda registrada por el valor exacto descontando
retenciones
las retenciones se llevan a contabilidad cuando se contabiliza la factura
al momento del pago no sucede nada especial pues el valor del pago es
igual al neto de la factura (Gran Total)

Aplicable en pago
Genera retenciones
(Igual) Al oprimir el botn Generar Retenciones el sistema calcula las retenciones
de acuerdo a las reglas establecidas
(Igual) Si hay retenciones las crea en la tabla LCO_InvoiceWithholding ltima pestaa de la ventana de facturas (Retenciones)
(Igual) El campo "Cantidad Retencin" del encabezado de la factura sigue
en CERO, este solo suma las retenciones aplicables en factura
(Igual) Antes o despus de generar retenciones se puede ir a la pestaa de
retenciones y modificar, borrar, ingresar retenciones.
Completar factura
En la ventana de pago cuando el usuario selecciona la factura entonces el
sistema:
Calcula la suma de las retenciones aplicables al momento del pago
Esta suma de retenciones las lleva al campo Ajuste y por consiguiente resta
el valor del pago
Como estas retenciones estn en borrador pueden ser modificadas,
adicionadas, borradas, etc. antes de registrar el pago
La contabilizacin del pago no cambia

545

Contabilizar la asignacin del pago

Al contabilizar la asignacin del pago el sistema detecta que ha habido un ajuste y
lo contabiliza contra las retenciones aplicables al momento del pago.
En este caso las retenciones quedan asociadas tanto a la factura como a la
asignacin del pago.

546

Medios magnticos
La localizacin para Colombia implementa una solucin para la configuracin y
generacin de los archivos de medios magnticos para presentar a la DIAN.
Configuracin
Men

Grfico 228. Men Medios magnticos

Reglas
Para obtener la informacin de los datos a presentar en los informes de medios
magnticos se pueden configurar reglas sencillas de obtencin de los datos.
En el paquete de ejemplo a instalar en la empresa GardenWorld, se configuran las
dos reglas necesarias para diligenciar el formato 1002, a saber:
beanshell:MM1002vabo
beanshell:MM1002vret
Puede estudiar estas reglas como ejemplos para la configuracin de los archivos
que deba presentar en su empresa.
Los parmetros que reciben estas reglas por parte de Adempiere son:
A_Ctx - el contexto
A_SendSchedule - el envo, del cual se pueden obtener las fechas inicial y
final
547

A_C_BPartner_ID - el ID del tercero que se est procesando

A_ConceptSource - la fuente que dispar esta regla, all puede encontrar la
cuenta y la categora contable si se requiere
A_TrxName - la transaccin
Preste especial atencin al cdigo de la regla, pues con este se debe configurar
posteriormente la fuente - se debe escribir exactamente, con maysculas y
minsculas.

Grfico 229. Ventana Regla

548

Tablas de conversin
Para efectos de convertir los cdigos utilizados en Adempiere a los cdigos
requeridos por la DIAN, se deben configurar tres tablas de conversin:
DIAN_Country
DIAN_Region
DIAN_City
Es importante anotar que lo que se convierte es el identificador interno de
Adempiere, es decir las columnas C_Country_ID, C_Region_ID y C_City_ID.

Grfico 230. Tabla Conversin (1)

Por ejemplo, en Adempiere el pas Colombia tiene como identificador interno

(C_Country_ID) el 156, la DIAN exige que se reporte Colombia con el cdigo 169.

549

Grfico 231. Tabla Conversin (2)

Rtulos XML
En esta ventana se deben configurar los rtulos XML exigidos por la DIAN para los
reportes de medios magnticos.

550

Grfico 232. Ventana Rtulo XML

Conceptos DIAN
En esta ventana se configuran los conceptos a reportar en los informes. Estos son
definidos en las resoluciones de la DIAN. En el ejemplo que se configura en
GardenWorld se configuran los conceptos 2302, 2304, 2305 y 2306 del formato
1002.

551

Grfico 233. Ventana Concepto (DIAN)

Fuente de los conceptos
A cada concepto se le deben configurar las fuentes de las que se obtiene la
informacin a diligenciar. Aqu se debe indicar la posicin en la que se va a
almacenar (hay 10 posiciones disponibles) y la regla a aplicar, as como la cuenta
y la categora contable (opcionales).
Ntese que una posicin puede tener varias fuentes, en este caso todas las
fuentes se suman para almacenar en la posicin indicada. Esto es til en caso que
un concepto deba llenarse teniendo en cuenta diferentes cuentas contables.

Grfico 234. Fuente de los conceptos

Secuencia
Antes de proceder a configurar el formato, es necesario configurar una secuencia
para los archivos. Segn la resolucin de la DIAN, esta debe ser una secuencia
nica para todos los archivos enviados, y se debe reiniciar anualmente.
552

Grfico 235. Ventana Secuencia de documentos

Formato
En esta ventana se configuran los formatos, en el ejemplo que se integra a
GardenWorld viene configurado el formato 1002 con los cuatro conceptos de
ejemplo indicados.
Cada formato tiene un rtulo con el que se reporta la informacin de detalle, y un
mximo nmero de registros a reportar en cada archivo XML.
Tambin se configura para el formato la secuencia con la que se numeran los
archivos.
En forma opcional se puede configurar el esquema contable y la jerarqua con la
que se hacen los reportes. Esto es til si la empresa maneja varios esquemas
contables y/o jerarquas.

553

Grfico 236. Ventana Formato (DIAN)

Conceptos por formato

En esta pestaa se configuran los conceptos a reportar en cada formato. En el
ejemplo se muestran los cuatro conceptos preconfigurados para el formato 1002.

Grfico 237. Pestaa Conceptos por formato

554

Campos del formato

En esta pestaa se indica cmo se van a generar los atributos en el archivo XML.
Hay trece atributos predeterminados que no requieren posicin (los cuales se
utilizan en casi todos los formatos), a saber:
cpt Concepto: se refiere al concepto que se est reportando
tdoc - Tipo de Documento: se genera el cdigo de la DIAN configurado en
el tipo de documento
nid - Nmero de Identificacin: se reporta el nmero de identificacin - NIT
del tercero
dv - Dgito de Verificacin: se reporta el dgito de verificacin del NIT
apl1 - Primer Apellido del informado
apl2 - Segundo Apellido del informado
nom1 - Primer Nombre del informado
nom2 - Otros Nombres del informado
raz - Razn Social del Informado
dir - Direccin
dpto - Cdigo del Departamento: se reporta aqu el cdigo del
departamento, convertido de acuerdo con lo definido en la tabla de
conversin C_Region
mun - Cdigo del Municipio: se reporta aqu el cdigo de la ciudad,
convertido de acuerdo con lo definido en la tabla de conversin C_City
pais - Pas de Residencia o domicilio: se reporta aqu el cdigo del pas,
convertido de acuerdo con lo definido en la tabla de conversin C_Country

555

Grfico 238. Pestaa Campos del formato

Ejecucin
Programacin de envos
Cuando se van a generar medios magnticos se debe programar un envo de
informacin.
En este se configura la fecha de envo, el concepto (si es insercin o sustitucin),
el formato a generar.
Cuando est listo se pulsa el botn "Procesar Contenido", el cual al ejecutarse
genera las lneas en la pestaa "Lnea Envo".
Una vez revisadas las lneas se procede a pulsar el botn "Generar medio XML"
que genera el reporte de medios como se ver ms adelante.

556

Grfico 239. Ventana Programacin de envos

Lneas a enviar
Al pulsar el botn "Procesar Contenido" se generan las lneas.
Estas contienen la informacin del concepto, tercero, direccin y los valores a
reportar.
La informacin consignada debe ser cuidadosamente revisada. En esta pantalla
se permiten hacer modificaciones a la informacin (se puede configurar por el
mdulo de seguridad quin puede hacerlo y sobre qu campos).
Tambin se permite ingresar registros en forma manual, o retirarlos.
Mientras los medios no se han generado el campo "Encabezado XML" permanece
vaco. Una vez generados los medios, el envo se marca como procesado y esta
informacin no puede ser modificada.

557

Grfico 240. Pestaa Lnea envo

Medio XML
Despus de haber revisado las lneas del envo y cuando se est conforme con la
informacin a enviar se procede a pulsar el botn "Generar Medio XML".
Este botn genera encabezados de archivo XML y asigna las lneas a estos
encabezados.
Igualmente el encabezado es marcado con el nmero de registros y el total
acumulado a reportar exigido por la DIAN.
El nmero de secuencia de archivo se asigna de acuerdo con la secuencia
configurada para este fin.
Igualmente esta informacin se debe revisar y una vez se est conforme con la
informacin a enviar se procede a pulsar el botn "Exportar a XML".
Este botn genera el archivo XML y lo adjunta al registro de encabezado
(dependiendo del parmetro del proceso).

558

Grfico 241. Ventana Medio XML (DIAN)

Archivo
El archivo generado es almacenado en el directorio que se diligenci en los
parmetros del proceso (subdirectorio XMLGenerated).
Si se solicit que se adjuntara entonces tambin se puede encontrar el archivo
como un adjunto del encabezado, como se ve en la pantalla a continuacin.

559

Grfico 242. Archivo XML generado

560

Anexo 7. Prueba piloto

TABLA DE CONTENIDO

1. Planificacin del proyecto

1.1.

Especificacin de integrantes del equipo del proyecto

1.2.

Cronograma de actividades

1.3.

Planeacin y control de comunicacin

1.4.

Especificacin de costos

2. Diagnstico
2.1.

Organigrama de la empresa

2.2.

Procesos de negocio

2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
2.2.6.
2.2.7.

Gestin gerencial
Gestin de calidad
Gestin comercial
Planeacin y control del proyecto
Ejecucin de proyectos
Gestin administrativa
Gestin de compras

2.3.

Mapa de procesos

2.4.

Especificacin de requerimientos

2.4.1.
2.4.2.
2.4.3.

Casos de uso
Requerimientos no funcionales
Requerimientos funcionales

2.5.

Informe de cobertura de requerimientos

2.6.

Acta especificacin de requerimientos

3. Realizacin
3.1.

Roles del sistema

3.2.

Estrategia de respaldo de datos

3.3.

Infraestructura de la red del sistema

4. Configuraciones finales
4.1.

Control de capacitacin a usuarios tcnicos y finales

561

4.2.

Certificaciones de capacitacin

4.3.

Certificacin de instalacin de Adempiere

4.4.

Configuracin de roles y autorizaciones de acceso

4.5.

Realizacin de pruebas

4.6.

Certificacin de pruebas funcionales y tcnicas ejecutadas

562

El presente anexo contiene la prueba piloto de implantacin en la Empresa

Interservices Ltda. Se desarrollan cada una de las fases de la metodologa
propuesta en la seccin 6.
Planificacin del proyecto
Especificacin de integrantes del equipo del proyecto

INT-01

Laura Naranjo Jimnez

Tipo

Consultora

Descripcin Es la persona encargada de liderar las actividades

referentes al desarrollo de adaptaciones, desarrollo
de programas de conversin de datos, infraestructura
de red, instalacin y configuracin y administracin
del sistema. As mismo ser la encargada de
gestionar la estrategia de respaldo de datos, la
definicin de roles y autorizacin de acceso al
sistema, carga de datos, pruebas y migracin de
datos
Rol

Infraestructura
Manejo de datos e integracin
Administracin del proyecto

INT-02

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Tipo

Consultora

Descripcin Persona que lidera las actividades tales como la

definicin de estructura organizacional, definicin de
procesos, definicin de mapa de procesos,
especificacin de requerimientos, entrenamiento a
usuarios finales, plan de comunicaciones, gestin del
cambio organizacional, desarrollo de conocimiento
Rol

Procesos de negocio
563

Administracin del cambio organizacional

Administracin del proyecto

INT-03

Edward Alberto Reyes Sanabria

Tipo

Supervisor del proyecto

Miembro del equipo ejecutivo

Descripcin Gerente de Interservices Ltda. encargado de

supervisar y controlar el desarrollo de los procesos
del proyecto de implantacin, adems se encarga de
suministrar informacin tal como estructura
organizacional, procesos de negocio, mapa de
procesos y especificacin de requerimientos
necesarios para realizar el diagnostico
Rol

Administracin del proyecto

Procesos de negocio

INT-04

Sergio Andrs Leal Noriega

Tipo

Representante de unidad de negocio

Descripcin Representa el rea de gestin comercial de

Interservices Ltda. As como tambin apoya las reas
de proyectos y contratacin, estar presente en las
reuniones con el fin de aportar informacin acerca de
los procesos de la empresa relacionados con su rea
de trabajo.
Rol

Procesos de negocio

INT-05

Luis Alfredo Arenas Saavedra

Tipo

Representante de unidad de negocio

Miembro del equipo ejecutivo
564

Descripcin Representa el rea de gestin de proyectos de

Interservices Ltda. hace parte del equipo ejecutivo de
la empresa y estar presente en las reuniones con el
fin de aportar informacin acerca de los procesos de
la empresa relacionados con su rea de trabajo.
Rol

Procesos de negocio

INT-06

Eliana Consuelo Garca Galindo

Tipo

Representante de unidad de negocio

Descripcin Persona que lidera el rea financiera y contable de

Interservices Ltda. estar presente en las reuniones
con el fin de aportar informacin acerca de los
procesos de la empresa relacionados con su rea de
trabajo.
Rol

Procesos de negocio

INT-07

Diana Carolina Pinzn

Tipo

Representante de unidad de negocio

Descripcin Encargada del rea de recursos humanos de la

empresa Interservices Ltda. as como tambin apoya
la gestin comercial, contable y financiera, estar
presente en las reuniones con el fin de aportar
informacin acerca de los procesos de la empresa
relacionados con su rea de trabajo.
Rol

Procesos de negocio

Cronograma de actividades
Total de tareas: 20
Fecha de inicio: 4 de febrero del 2011
Fecha final: 25 de marzo del 2011
Total de das: 50
565

566

Planeacin y control de comunicacin

Control de reuniones
Versin
Autores

01 (03/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fecha

Nombre

11/02/2011

Reunin 1

Revisin de la definicin
de
la
estructura
organizacional y los
procesos de negocio

18/02/2011

Reunin 2

Revisin del mapa

procesos, informe
cobertura
requerimientos
validacin
diagnstico

25/02/2011

Reunin 3

Evaluacin y control de
las actividades de la
fase de realizacin, tales
como la definicin de la
infraestructura
del
sistema, el desarrollo de
adaptaciones,
la
definicin de roles y
acceso al sistema, el
desarrollo de programas
de conversin de datos
y el desarrollo de la
estrategia de respaldo
de datos

04/03/2011

Reunin 4

Revisin
de
los
resultados alcanzados
con
la
instalacin,
configuracin
y
aprobacin del prototipo
del
sistema
y
la
instalacin del sistema

567

Descripcin

de
de
de
y
del

en las instalaciones del

cliente
11/03/2011

Reunin 5

Evaluar
resultados
obtenidos
en
la
configuracin de roles y
acceso al sistema, en la
carga de datos al
sistema
y
en
el
entrenamiento
a
usuarios finales

18/03/2011

Reunin 6

Control
de
pruebas
hechas al sistema

25/03/2011

Reunin 7

Revisin final de los

logros obtenidos en el
transcurso
de
la
metodologa

Especificacin de costos

Control de costos
Versin
Autores

01 (03/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Actividad

Recursos

Costos

Definir la estructura
organizacional

Total de consultores: 2

$ 450.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 9

Definir los procesos de

negocio

Total de consultores: 2

$ 2.750.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 55

Disear el mapa de
procesos

Total de consultores: 2
Valor de la hora: $ 25.000
568

$ 800.000

Horas trabajadas: 16
Definir los
requerimientos

Total de consultores: 2

$ 1.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24

Elaborar el informe de
cobertura de
requerimientos

Total de consultores: 2

$ 400.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 8

Validar el diagnstico

Total de consultores: 2

$ 400.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 8
Definir la infraestructura
del sistema

Total de consultores: 2

$ 400.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 8

Desarrollar adaptaciones
del sistema

Total de consultores: 2

$ 950.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 19

Definicin de roles y
acceso al sistema

Total de consultores: 2

$ 400.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 8

Desarrollar programas
de conversin de datos

Total de consultores: 2

$ 950.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 19

Desarrollar estrategia de
respaldo de datos

Total de consultores: 2

$ 900.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 18

Instalar y configurar el
prototipo del sistema

Total de consultores: 2
Valor de la hora: $ 25.000
Horas trabajadas: 16

569

$ 800.000

Revisar y aprobar
prototipo

Total de consultores: 2

$ 400.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 8

Instalar el sistema en las

instalaciones del cliente

Total de consultores: 2

$ 1.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24

Configurar roles y
acceso al sistema

Total de consultores: 2

$ 800.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 16

Carga de datos

Total de consultores: 2

$ 1.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24
Entrenar a usuarios
finales

Total de consultores: 2

$ .200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24

Pruebas

Total de consultores: 2

$ 3.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 64
Desarrollar el plan para
el arranque productivo

Total de consultores: 2

$ 1.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24

Ejecutar actividades de
arranque productivo

Total de consultores: 2

$ 1.200.000

Valor de la hora: $ 25.000

Horas trabajadas: 24
Cos to Total
Actividades

$ 19.600.000

Otros gastos
Gasto

Descripcin
570

Costos

Papelera

Suministros de papelera
en el transcurso del
proyecto

$ 300.000

Gastos de
representacin

Varios gastos de
representacin muy
comn en el caso de las
reuniones

$ 500.000

Costo Total Otros

gastos

$ 800.000

Costo Total

$ 20.400.000

571

Diagnstico

Organigrama de la empresa

572

Procesos de negocio

Gestin gerencial

Cdigo: CP-01
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Fecha: 07/02/2011

Gestin gerencial
RESPONSABLE Gerente
Establecer las directrices organizacionales requeridas
asignando los recursos necesarios y definiendo la planeacin,
revisin y mejoramiento de la calidad.
ENTRADAS
Necesidades y
expectativas
del cliente
Evaluacin del
mercado
Identificacin
de
necesidades
futuras para la
organizacin

Todos los
procesos

Versin: 1

Seguimiento a
las acciones
correctivas y
preventivas,
no
conformidades
Resultados de
auditoras
internas
Resultados de
satisfaccin
del cliente

ACTIVIDADES
Identificar
nuevos
mercados
Mantener
satisfechos a
los clientes
actuales
Definir la
planeacin
estratgica, la
poltica y los
objetivos de
calidad
Asignar
recursos para el
funcionamiento
de los procesos
Comunicar e
implementar
directrices
organizacionale
s y de calidad
Aprobar las
propuestas
Revisar y firmar
573

SALIDAS

CLIENTES

Direccionami
P ento
estratgico
Competitivida
P d de la
organizacin
en el entorno
Poltica,
P misin, visin
y objetivos de
calidad
Control de
servicio no
H conforme
Solicitud de
accin
preventiva/co
H rrectiva
Necesidades
de recurso
H humano
H Planes de

Todos los
procesos

Acciones de
seguimiento
de revisin por
la direccin
previa
Evaluacin del
desempeo
personal
Solicitud de
recursos
Evaluacin
financiera

contratos
Verificar el
cumplimiento de
los requisitos
especificados
por el cliente
para la
prestacin del
servicio
Generar
acciones
correctivas y
preventivas en
el desempeo
del proceso
Analizar la
conformidad del
servicio
prestado

mejoramiento

Gestin de calidad

Cdigo: CP-02
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Versin: 1
Fecha: 07/02/2011

Gestin de calidad
RESPONSABLE Subgerente
Asegura y mantiene la mejora continua de los procesos de la
organizacin
ENTRADAS
Necesidades de
documentacin
de la empresa
Diagnstico
preliminar de la

ACTIVIDADES
Identificar
necesidades y
P
expectativas
del cliente
Diseo de la
P
documentacin
574

SALIDAS
Documentos
de la empresa
Mejora de los
procesos de la

CLIENTES

Todos los
procesos

empresa

Programar
auditoras
Acciones
internas
tomadas en la
Documentacin
revisin por la
de la empresa
gerencia
Realizar
No
auditoras
conformidades
internas
detectadas
Seguimiento de
los resultados
Acciones
de la
correctivas y
percepcin del
preventivas
cliente de
Requisitos del
acuerdo a los
cliente
resultados de
encuestas
Asignacin de
Seguimiento de
recursos y
las acciones
directrices
organizacionales correctivas y
preventivas, a
Encuestas al
las no
cliente aplicadas
conformidades
y a las
solicitudes
despus de la
entrega del
servicio.
Seguimiento de
las acciones
tomadas en la
revisin por la
gerencia.
Evaluacin del
cliente luego
de acciones
tomadas
Generar
acciones
correctivas y
preventivas en
el desempeo
del proceso
Toma de
decisiones
575

organizacin
P Mejora del
servicio
H prestado
H

segn la
evaluacin del
cliente

Gestin comercial

Cdigo: CP-03
Versin: 1

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Gestin comercial
RESPONSABLE Asesor comercial
Desarrollar las actividades necesarias para garantizar el
crecimiento de la organizacin mediante nuevos contratos y
liderar el cumplimiento de los requisitos de los usuarios.
ENTRADAS

Gestin
gerencial

Plan estratgico

Planeacin y
control de
proyectos

Presupuestos

Clientes

Fecha: 08/02/2011

Metas
Nuevos servicios
factibles
Necesidades
Requerimientos

Gestin
comercial

Plan de ventas

Clientes

Portafolio de
servicios

ACTIVIDADES
Determinacin
de estrategias,
medios,
publicidad,
apoyos de
venta

SALIDAS
Estrategias
Portafolio de
P servicios
Plan de
ventas

Identificacin
de clientes,
productos y
necesidades

Determinacin
de necesidades
de recursos

Estrategia
publicitaria

Bsqueda de
nuevos clientes

576

CLIENTES

Gestin de
compras
Gestin
administrat
iva

Publicidad
Portafolio de
servicios

Gestin
comercial

Gestin
comercial
Clientes

Mercado

Necesidades

Gestin
comercial

Requerimientos

Anlisis de la
factibilidad del
negocio

Clientes
potenciales

Viabilidad
del negocio

Planeacin
y control
de
proyectos

Licitaciones/ofertas
Clientes
Gestin
gerencial
Gestin
comercial

Clientes

Cotizaciones

Revisin de
Licitaciones/ofertas requisitos del
cliente y
Requisitos de los
legalizacin de
clientes
contratos

Contratos
legalizados

Formato de
quejas, reclamos
No conformidades
del servicio

Gestin
gerencial

Resultados de
comportamiento
del proceso

Gestin
comercial

Datos

Gestin
gerencial

No conformidades
del proceso

Gestin
comercial

Resultados de la
revisin gerencial

Gestin de
calidad

Procedimiento
acciones
correctivas

Gestin
gerencial
Gestin
comercial

Ejecucin
de
proyectos

Informacin de los
contratos
Requisitos del
cliente

Gestin
comercial

Atencin a
quejas,
reclamos y
sugerencias del
cliente
Evaluacin y
seguimiento a
la satisfaccin
del cliente
Evaluacin del
comportamiento
del proceso

Atencin al
cliente

Gestin
gerencial

V Resultado
de
satisfaccin
del cliente

Gestin
comercial

Seguimiento
del proceso

Gestin
gerencial

V No
conformidad
es del
proceso
Implementacin
Solicitud de
de las acciones
acciones de
necesarias para
mejora
alcanzar los
A Planes de
resultados
accin
planificados y
asegurar la
mejora continua
577

Gestin
gerencial

Procedimiento
acciones
preventivas y de
mejora

del proceso

Planeacin y control del proyecto

Cdigo: CP-04
Versin: 1

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR
Gestin
gerencial

Fecha: 08/02/2011

Planeacin y control RESPONSABLE Coordinador de

del proyecto
proyectos
Aplica para todas las actividades de planificacin y seguimiento
de los proyectos desde su inicio hasta su entrega
ENTRADAS
Polticas de la
empresa

Estado /
Gobierno

Requisitos de
Ley

Mercado

Hbitos de
usuarios

Planeacin y
control del
proyecto

Estndar de
operacin
actual
Competencia

ACTIVIDADES
Establecer el
cronograma de
implementacin
para el desarrollo
de nuevos
servicios y/o
cambios en los
actuales
Determinar las
caractersticas de
calidad y
especificaciones
del nuevo servicio

SALIDAS
Cronograma
de actividades

Gestin
comercial

Fichas
tcnicas del
P servicio

Establecer las
Organigrama
responsabilidades
Diagramas de
y la secuencia de P flujo
las actividades

578

CLIENTES

Gestin
comercial
Ejecucin
de
proyectos
Ejecucin
de
proyectos

del personal
Ficha tcnica
del servicio
Ejecucin de
proyectos

Criterios de
operacin

Planeacin y
control del
proyecto

Resultado de
pruebas

Gestin
comercial

Conclusin de
la evaluacin
del mercado

Ejecucin de
proyectos

Establecer planes
de calidad para el
servicio

Determinar la
viabilidad del
negocio

Estndar de
los procesos
actuales

Empresa
contratante

Necesidades
del cliente
definidas por
el contrato o
solicitud

Recepcin de
informacin

Planeacin y
control del
proyecto

Especificacin
de
necesidades
del cliente

Peticionar los
servicios
requeridos

Planeacin y
control del
proyecto

Resultados del Seguimiento y

medicin de los
proceso
factores crticos
Cumplimiento
del proceso
de planes
Datos del
proceso: No
conformidades

Gestin de
calidad

Resultados de
auditorias

Planeacin y
control del
proyecto

Identificacin
de no
conformidades

Clientes

Identificacin

Implementar las
acciones
necesarias para
alcanzar los
resultados
planificados y
asegurar la
579

Planes de
accin

Ejecucin
de
proyectos

Viabilidad del
negocio

Gestin
comercial

Especificacin
de
H necesidades
del cliente

Hoja de
trabajo

Resultado de
cumplimiento
planes de
V accin de
calidad del
servicio

Solicitud de
acciones de
mejora
A

Planes de
accin

Gestin
comercial

Ejecucin
de
proyectos
Gestin
gerencial

Gestin de
calidad
Gestin
gerencial
Clientes

de
oportunidades
de mejora

mejora continua
del proceso

No
conformidades
del
desempeo
del proceso
Reclamos

Ejecucin de proyectos

Cdigo: Cdigo: CP-05

Versin: 1

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEEDOR

Fecha: 09/02/2011

Ejecucin de
RESPONSABLE Coordinador de
proyectos
proyectos
Ejecutar y entregar proyectos que cumplan las especificaciones
y requisitos exigidos por el cliente, logrando su satisfaccin
ENTRADAS

Planeacin y
control del
servicio

Necesidades
presentadas

Ejecucin de
proyectos

Hoja de trabajo

ACTIVIDADES
Organizacin
del trabajo a
realizar para
la entrega de
los servicios

SALIDAS
Hoja de trabajo

Organizar los
Solicitud y
recursos
entrega de
fsicos y el
materiales
H
material de
trabajo para la
realizacin del
servicio

580

CLIENTES
Ejecucin
de
proyectos

Cliente
Ejecucin
de
proyectos

Gestin de
calidad

Resultados del
proceso

Recoleccin
de datos de
resultados del
proceso

Procedimiento
de acciones
correctivas ,
preventivas y
de mejoras

Implementar
las acciones
necesarias
para alcanzar
los resultados
planificados y
asegurar la
mejora
continua del
proceso

Clientes
Todos los
procesos
Clientes

No
conformidades
de servicios
Reclamos

Seguimiento del Ejecucin

proceso
de
V
proyectos
Solicitud de
acciones de
mejora

Todos los
procesos
Clientes

Planes de
A accin

Gestin administrativa

Cdigo: CP-06
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO

OBJETIVO

PROVEEDOR

Todos los
procesos

Versin: 1
Fecha: 09/02/2011

Gestin
administrativa

RESPONSABLE Coordinador recursos

humanos
Contadora
Aplica para todas las actividades de gestin de recursos fsicos
y humanos necesarios para garantizar el suministro de recursos
y mantener la competencia de la empresa.
ENTRADAS
Necesidades de
personal
competente
Solicitud de

ACTIVIDADES
Estimar y
planear los
recursos para
la ejecucin de
proyectos

581

SALIDAS
Seleccin de
cargo
P Registro de
ingreso de

CLIENTES

Todos los
procesos

recursos

Seleccin de
personal para
Directrices
organizacionales ingreso a la
empresa
Cuentas por
pagar
Realizar
Asignacin
induccin de
presupuestal
personal
Presupuesto
anual de calidad

personal
H

Evaluacin de
desempeo
laboral
Inventario de
recursos fsicos
Programa de
capacitacin

Asignar
Control de
recursos para
asistencia a las
el
H capacitaciones
funcionamiento
Hojas de vida
de los
de personal
procesos
Relacin de
pago de
nmina,
crditos y
cartera
Realizar el
inventario de
los recursos
fsicos
Programar y
realizar
capacitaciones
Evaluar
desempeo
laboral
Verificar la
correcta
inversin de
los recursos

Recursos que
sern
destinados para
H
la ejecucin de
proyectos
Cuentas de
cobro
H Pago de
rdenes
Solicitud de
accin
H preventiva/corre
ctiva
Control de
servicio no
V
conforme

Evaluar la
evolucin
V
financiera de la
empresa

582

Control de
bancos y
manejo de
crdito

Evaluar la
eficiencia de
las
capacitaciones

Garantizar el
funcionamiento A
de la empresa
Garantizar el
funcionamiento A
de la empresa
Evaluacin de
la eficacia de
la capacitacin

Gestin de compras

Cdigo: CP-07
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

PROCESO
OBJETIVO

PROVEED
OR

Versin: 1
Fecha: Fecha: 10/02/2011

Gestin de compras

RESPONSABLE Coordinador de
compras
Determinar las actividades necesarias para asegurar que los
proveedores existentes cumplan con los criterios de evaluacin
requeridos por la organizacin
ENTRADAS

ACTIVIDADES

583

SALIDAS

CLIENTES

Todos los
procesos

Necesidades y
requerimientos de
servicios
Necesidades y
requerimientos de
materias primas e
insumos

Identificar los
servicios y
productos a
comprar que
afectan la
calidad de los
servicios

Listado de
proveedores,
bienes y
P servicios

Evaluacin y
seleccin de
P
proveedores

Todos los
procesos

Gestin
gerencial

Directrices de
poltica de
compras

Definir criterios
para evaluar y
seleccionar
proveedores

Todos los
procesos

Solicitud de
materias primas e
insumos

Determinar los
Solicitud al
requisitos del
proveedor
P
producto/servicio
a comprar

Proveedores

Todos los
procesos

Solicitud de
servicios a
subcontratar

Solicitar
cotizacin

Cotizaciones

Gestin de
compras

Proveedore
s

Cotizacin

Seleccionar
proveedores

Seleccin de
proveedores

Gestin de
compras

Informacin de
materiales y
servicios

Gestin de
compras

Proveedores

Muestra de
productos
Todos los
procesos

Orden de compra
Requisitos del
producto/ servicio
a comprar

Documentar los
requisitos de la
compra

Todos los
Orden de
procesos
compra
diligenciada y
H aprobada

Contactar y
disponer de
proveedores de
contingencia
para productos y
servicios crticos

Proveedores
de
H contingencia

Seleccin de
proveedores
Gestin de
compras

Reevaluacin de
proveedores

Clientes

Costos
Quejas y
reclamos

584

Proceso de
compras

por costos,
disponibilidad,
calidad, etc,
Todos los
procesos

Comportamiento
de productos
/servicios
comprados

Reevaluacin de
proveedores

Proveedore
s

Material
comprado

Recepcin e
inspeccin de
los materiales
comprados

Factura de
compra

Reevaluacin Proceso de
compras
de
V
proveedores
Proveedores
Verificacin
de orden de
compra

Gestin
administrativa
Proveedores

Factura de
V compra
aceptada
Reporte de
material no
conforme

Gestin de
compras

Resultados del
proceso
Cumplimiento de
planes

Seguimiento y
medicin de los
factores crticos
del proceso

Cumplimiento Gestin
gerencial
del
cronograma
V
de compras

No conformidades
Gestin de
calidad

Procedimiento de
acciones
correctivas ,
preventivas y de
mejoras
No conformidades
de servicios
Reclamos

Implementar las
acciones
necesarias para
alcanzar los
resultados
planificados y
asegurar la
mejora continua
del proceso

585

Solicitud de
acciones de
mejora
Planes de
A accin

Todos los
procesos
Proveedores

Mapa de procesos

586

Especificacin de requerimientos
Casos de uso

CU-01
Versin
Autores

Administrar los clientes

1 (13/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

CU-02
Versin
Autores

Sergio Andrs Leal Noriega, Asesor comercial (Interservices

Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe llevar un registro total y organizado de los
clientes.
Gestin Comercial

Administrar los proveedores

1 (13/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

CU-03
Versin
Autores

Sergio Andrs Leal Noriega, Asesor comercial (Interservices

Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe llevar un registro total y organizado de los
proveedores.
Gestin de Compras

Administrar los empleados

1 (13/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe llevar un registro total y organizado de los
empleados.
Gestin Administrativa

587

CU-04
Versin
Autores

Ingresar un gasto
1 (13/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

CU-05
Versin
Autores

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe permitir ingresar los gastos diarios con el
fin de llevar un control organizado de ellos.
Gestin Administrativa

Consultar los gastos

1 (13/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

CU-06
Versin
Autores

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)
Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)
El sistema debe tener la posibilidad de consultar los gastos
obteniendo informes detallados de estos.
Gestin Administrativa

Crear orden de compra

1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Descripcin
Proceso

Sergio Andrs Leal Noriega, Coordinador de compras

(Interservices Ltda.)
Sergio Andrs Leal Noriega, Coordinador de compras
(Interservices Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe apoyar la creacin de rdenes de compra
Gestin de compras

588

CU-07
Versin
Autores

Consultar rdenes de compra

1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes
Descripcin
Proceso

CU-08
Versin
Autores

Sergio Andrs Leal Noriega, Coordinador de compras

(Interservices Ltda.)
Sergio Andrs Leal Noriega, Coordinador de compras
(Interservices Ltda.)
El sistema debe permitir la consulta de rdenes de compra
Gestin de compras

Crear lista de servicios

1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Descripcin
Proceso

CU-09
Versin
Autores

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)
Sergio Andrs Leal Noriega, asesor comercial (Interservices
Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe llevar un registro total de los servicios que
se prestan en Interservices Ltda.
Gestin Comercial, Gestin gerencial

Asociar costos a los servicios

1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Descripcin

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)
Sergio Andrs Leal Noriega, asesor comercial (Interservices
Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe permitir la asignacin de costos para cada
uno de los servicios
589

Proceso

Gestin Comercial, Gestin gerencial

CU-10
Versin
Autores

Asociar precios a los servicios

1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Descripcin
Proceso

CU-11
Versin
Autores

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)
Sergio Andrs Leal Noriega, asesor comercial (Interservices
Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe permitir la asignacin de precios para cada
uno de los servicios
Gestin Comercial, Gestin gerencial

Crear proyectos asociando servicios

1 (15/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Descripcin
Proceso

CU-12
Versin
Autores

Luis Alfredo Arenas Saavedra, Coordinador de proyectos

(Interservices Ltda.)
Luis Alfredo Arenas Saavedra, Coordinador de proyectos
(Interservices Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)
La herramienta debe permitir la creacin de proyectos que se
manejen en la empresa Interservices Ltda.
Ejecucin de proyectos

Generar informe contable por proyecto

1 (15/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Participantes

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Luis Alfredo Arenas Saavedra, Coordinador de proyectos
(Interservices Ltda.)
590

Descripcin
Proceso

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Para cada proyecto el sistema debe generar un informe contable
y financiero
Ejecucin de proyectos
Gestin administrativa

Requerimientos no funcionales

RNF-01
Versin
Autores

Portabilidad
1 (14/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Descripcin

La herramienta deber ser fcilmente portable a cualquier

sistema operativo

Requerimientos funcionales

REQ-01

Administracin de terceros

Versin

1 (13/02/2011)

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Sergio Andrs Leal Noriega, Asesor comercial (Interservices
Ltda.)

Descripcin

El sistema debe llevar el registro organizado de los clientes,

proveedores y empleados.

Casos de uso

CU-01
CU-02
591

CU-03

REQ-02

Gestin de gastos

Versin

1 (13/02/2011)

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Descripcin

La herramienta debe apoyar el control de gastos, permitiendo la

creacin y consultas de los mismos.

Casos de uso

CU-04
CU-05

REQ-03

rdenes de compra

Versin

1 (14/02/2011)

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Sergio Andrs Leal

(Interservices Ltda.)

Noriega,

Descripcin

La herramienta debe apoyar la creacin y consultas de rdenes

de compra

Casos de uso

CU-06
CU-07

REQ-04

Gestin de servicios

Versin

1 (14/02/2011)

592

Coordinador

de

compras

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Edward Alberto Reyes Sanabria, gerente (Interservices Ltda.)

Sergio Andrs Leal Noriega, asesor comercial (Interservices
Ltda.)
Diana Carolina Pinzn, secretaria (Interservices Ltda.)

Descripcin

La herramienta debe permitir tareas tales como: crear lista de

servicios y asociar costos y precios a estos.

Casos de uso

CU-08
CU-09
CU-10

REQ-05

Gestin de proyectos

Versin

1 (15/02/2011)

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes

Luis Alfredo Arenas Saavedra, Coordinador de proyectos

(Interservices Ltda.)
Eliana Consuelo Garca Galindo, contadora (Interservices Ltda.)

Descripcin

La herramienta debe permitir tareas asociadas a la gestin de

los proyectos de prestacin de servicios.

Casos de uso

CU-11
CU-12

593

Informe de cobertura de requerimientos

Informe de cobertura de requerimientos

Versin

1 (16/02/2011)

Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Requerimientos Cdigo Nombre descriptivo

Funcionales

Requerimientos
No Funcionales

REQ01

Administracin de terceros

REQ02

Gestin de gastos

REQ03

rdenes de compra

REQ04

Gestin de servicios

REQ05

Gestin de proyectos

Cdigo

Nombre descriptivo

RNF01

Portabilidad

594

Aplica

Aplica

Acta especificacin de requerimientos

Acta especificacin de requerimientos

Fecha

17/02/2011

Integrantes

Tipo

Nombre

Supervisor del
proyecto
Miembro del
equipo
ejecutivo
Representante
de unidad de
negocio
Miembro del
equipo
ejecutivo
Representante
de unidad de
negocio
Representante
de unidad de
negocio
Representante
de unidad de
negocio

Requerimientos Cdigo

Edward Alberto
Sanabria

Sergio
Noriega

Firma
Reyes

Andrs

Luis
Alfredo
Saavedra

Leal

Arenas

Eliana Consuelo Garca

Galindo
Diana Carolina Pinzn

Nombre descriptivo

Proceso Adempiere

Funcionales
REQ-01

Administracin de terceros

Relacin con terceros

REQ-02

Gestin de gastos

Anlisis de desempeo

REQ-03

rdenes de compra

Compras (Requisicin a
factura)

595

REQ-04

Gestin de servicios

Ventas (Cotizacin a
factura)

REQ-05

Gestin de proyectos

Gestin de proyectos

Requerimientos Cdigo

Nombre descriptivo

No Funcionales
RNF-01

Portabilidad

Realizacin
Roles del sistema

ROL-01
Versin
Autores

Administrador del sistema

1 (18/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Descripcin

ROL-02
Versin
Autores

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez
Rol tiene acceso a registros a nivel del sistema, como: los
formatos de impresin y tipos de documentos. No tiene
acceso a informacin de las compaas. Este rol no se puede
modificar y mucho menos eliminar.

Administrador de la compaa
1 (18/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Descripcin

Edward Alberto Reyes Sanabria, Gerente (Interservices Ltda.)

Tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para
una compaa especifica. Este rol puede modificarse.

596

ROL-03
Versin
Autores

rea contable
1 (18/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Descripcin

Eliana Consuelo Garca, Contadora (Interservices Ltda.)

Tiene acceso solo a la informacin contable de
organizacin.

ROL-04
Versin
Autores

Compras y ventas
1 (18/02/2011)

la

Laura Naranjo Jimnez

Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Descripcin

Edward Alberto Reyes Sanabria, Gerente (Interservices Ltda.)

Tiene acceso bsico a la informacin de la compaa, no se le
da acceso a la contabilidad ni a los reportes y tiene la
posibilidad de crear rdenes de compra y registrar las ventas.

ROL-05
Versin
Autores

Proyectos
1 (18/02/2011)
Laura Naranjo Jimnez
Angie Vanessa Chaparro Gmez

Fuentes
Descripcin

Luis Alfredo Arenas Saavedra, Coordinador de proyectos

(Interservices Ltada.
Tiene acceso a la informacin detallada de los proyectos de
prestacin de servicios que se ejecutan en la empresa.

Estrategia de respaldo de datos

Para la estrategia de respaldo de datos se definieron dos tipos de copias:

Copia incremental: Guarda nicamente en el medio de respaldo seleccionado por
el usuario aquellos ficheros que hayan sido modificados o creados desde la ltima
copia incremental realizada.

597

Copia Total: Crea una copia de todos los datos, independientemente de su estado
anterior, esto es, sin tener en cuenta si han sido modificados o creados desde la
ltima copia de seguridad.
Las copias de seguridad tanto incrementales como totales sern almacenadas en
una particin especfica del disco duro del servidor para acceder de una forma
fcil y simplificada a dichas copias; con el fin de crear un respaldo de datos
externo se almacenarn las copias en dos dispositivos de almacenamiento
extrable (memoria USB); una para las copias incrementales y la otra para las
copias totales.
La estrategia de respaldo de datos tiene una periodicidad semanal, se realizarn
copias incrementales los lunes, martes, mircoles y jueves; y los viernes se
efectuar una copia total de los datos de la organizacin, por lo tanto el periodo de
retencin de los datos copiados es de una semana.

Lunes

Semana
previa

Semana

Martes

Mircoles

Jueves

Copia

Particin
del disco
duro
y
Memoria
USB
Copia
Particin
del disco Incremental
duro
y
Memoria
USB

Viernes

Total

Copia

Copia

Copia

Copia

Incremental

Incremental

Incremental

Total

Infraestructura de la red del sistema

La red del sistema est formada por tres mquinas cliente con las siguientes
caractersticas:
CPU: 2 GHz
Memoria: 2GB
Disco duro: 250 GB
Sistema operativo : Windows XP
Java JRE 1.5.0_12 instalado
598

Cada mquina cliente estar conectada al servidor, el cual a su vez actuar como
mquina cliente dentro de la red. Las caractersticas del servidor son las
siguientes:
CPU: 2.70 GHz
Memoria: 4 GB
Disco duro: 320 GB
Sistema operativo: Windows XP
Java JDK 1.5.0_12 instalado

La topologa de red seleccionada es la de estrella; las computadoras en la red se

conectan a un conmutador D-LINK, 8 puertos, modelo des-3010g, dispositivo
central que permite la interconexin entre todos los componentes de la red.
En la siguiente grfica se muestra la estructura de la red del sistema especificando
los usuarios de cada mquina, ya sea un cliente o el servidor.

599

600

Configuraciones finales
Control de capacitacin a usuarios tcnicos y finales

Control de capacitaciones usuario tcnico

Fecha
Cap.

Nombre

04/03/201
1

Diana Carolina
Pinzn

05/03/201
1

Diana Carolina
Pinzn

07/03/201
1

Diana Carolina
Pinzn

07/03/201
1

Diana Carolina
Pinzn

Descripcin
Conocimientos acerca
de aspectos de ERP,
procesos de negocio,
potencialidades
de
Adempiere
Configuracin de roles
y accesos al sistema,
parmetros,
configuracin
y
acoplamiento entre la
herramienta
y
la
empresa.
Administracin de la
base de datos del
sistema
Administracin de la
infraestructura de red
del sistema

Hora
s

Nombre

Descripcin
601

Firma

Control de capacitaciones usuario final

Fecha Cap.

Cdigo: CAU
01
Versin: 1
Fecha:
08/03/2011

Horas

Cdigo: CAU
01
Versin: 1
Fecha:
11/03/2011

Firma

Diana Carolina
Pinzn
Edward Alberto
Reyes Sanabria
08/03/2011

Relacin con terceros

Ventas

Compras

Luis Alfredo
Arenas Saavedra
Eliana Consuelo
Garca Galindo
Diana Carolina
Pinzn
09/03/2011

Edward Alberto
Reyes Sanabria
Luis Alfredo
Arenas Saavedra
Diana Carolina
Pinzn

10/03/2011

Edward Alberto
Reyes Sanabria
Luis Alfredo
Arenas Saavedra

11/03/2011

Diana Carolina
Pinzn

Gestin de materiales

11/03/2011

Luis Alfredo
Arenas Saavedra

Gestin de proyectos

Anlisis de
desempeo

Eliana Consuelo
Garca Galindo
12/03/2011
Edward Alberto
Reyes Sanabria

602

Certificaciones de capacitacin

Bucaramanga, 11 de marzo del 2011

CERTIFICACIN

Edward Alberto Reyes Sanabria, actuando como supervisor del proyecto y

miembro del equipo ejecutivo de la empresa Interservices Ltda., certifico que las
consultoras Angie Vanessa Chaparro Gmez y Laura Naranjo Jimnez,
cumplieron con el total de horas de la capacitacin de la herramienta Adempiere,
la cual fue dirigida a los usuarios tcnicos y finales.

Cordialmente,

___________________________
Edward Alberto Reyes Sanabria
Gerente Interservices Ltda.

603

Certificacin de instalacin de Adempiere

Bucaramanga, 03 de marzo del 2011

CERTIFICACIN

Edward Alberto Reyes Sanabria, actuando como supervisor del proyecto y

miembro del equipo ejecutivo de la empresa Interservices Ltda., certifico que las
consultoras Angie Vanessa Chaparro Gmez y Laura Naranjo Jimnez, realizaron
la instalacin de la herramienta Adempiere en las instalaciones de la empresa.

Cordialmente,

___________________________
Edward Alberto Reyes Sanabria
Gerente Interservices Ltda.

604

Configuracin de roles y autorizaciones de acceso

En la herramienta Adempiere se crearon las siguientes cuentas de usuario:
Cuenta de usuario para Diana Carolina Pinzn
Roles asignados: ROL-01, ROL-04
Cuenta de usuario para Edward Alberto Reyes
Rol asignado: ROL-02
Cuenta de usuario para: Luis Alfredo Arenas
Rol asignado: ROL-05
Cuenta de usuario para: Eliana Consuelo Garca
Rol asignado: ROL-03

Realizacin de pruebas

Se realizaron pruebas para cada uno de los requerimientos funcionales del

sistema. Los resultados obtenidos fueron satisfactorios. A continuacin se listan
las pruebas realizadas por cada requerimiento:

Pruebas de administracin de terceros

Proceso

Actividades realizadas

Resultados esperados

Registrar un empleado

Ingresar al sistema con el Empleado registrado y

rol administrador de la almacenado en la base
compaa, ir al men de datos
Reglas
de
terceros>Tercero, ingresar los
datos del empleado y
guardarlos.

Registrar un cliente

Ingresar al sistema con el Cliente registrado y

rol administrador de la almacenado en la base
compaa, ir al men de datos
Reglas
de
terceros>Tercero, ingresar los
datos del cliente y
guardarlos.
605

Registrar un proveedor

Ingresar al sistema con el Proveedor registrado y

rol administrador de la almacenado en la base
compaa, ir al men de datos
Reglas
de
terceros>Tercero, ingresar los
datos del proveedor y
guardarlos.

Consultar datos de
empleado

Ingresar al sistema con el Datos del empleado

rol administrador de la mostrados en pantalla
compaa, ir al men
Reglas
de
terceros>Tercero y buscar el
empleado.

Consultar datos del

cliente

Ingresar al sistema con el Datos del cliente

rol administrador de la mostrados en pantalla
compaa, ir al men
Reglas
de
terceros>Tercero y buscar el
cliente

Consultar datos del

proveedor

Ingresar al sistema con el Datos del proveedor

rol administrador de la mostrados en pantalla
compaa, ir al men
Reglas
de
terceros>Tercero y buscar el
proveedor

Dar de baja un tercero

Ingresar al sistema con el Tercero eliminado de la

rol administrador de la base de datos del
compaa, ir al men sistema
Reglas
de
terceros>Tercero y buscar el
tercero para eliminarlo del
sistema

Actualizar datos de
tercero

Ingresar al sistema con el Datos del tercero

rol administrador de la actualizados
compaa, ir al men
Reglas
de
terceros>Tercero y buscar el
tercero para eliminarlo del
sistema

606

Ver lista de todos los

clientes

Ingresar al sistema con el Lista de todos los clientes

rol administrador de la mostrados en pantalla
compaa, ir al men
Reglas
de
terceros>Grupo de terceros ,
seleccionar
el
grupo
Clientes y hacer click en
Terceros asignados

Pruebas de gestin de gastos

Proceso

Actividades realizadas

Resultados esperados

Ingresar gasto

Ingresar al sistema con el Gasto almacenado en la

rol administrador de la base de datos del
compaa, ir al men sistema
Saldos
pendientes>Pagos/recaudos,
ingresar todos los datos
del pago, seleccionando
la opcin comprobante
de egreso y hacer click
en guardar

Consultar gastos totales

Ingresar al sistema con el Gastos totales mostrados

rol administrador de la en pantalla
compaa, ir al men
Saldos
pendientes>Pagos/recaudos,
seleccionar la pestaa
pago

Consultar datos
especficos del gasto

Ingresar al sistema con el Informe de detalles del

rol administrador de la pago mostrado en
compaa, ir al men pantalla
Saldos
pendientes>Detalles del pago y
seleccionar el pago.

Pruebas de rdenes de compra

607

Proceso

Actividades realizadas

Resultados esperados

Crear orden de compra

Ingresar al sistema con el Orden de compra creada

rol compras y ventas, ir al en el sistema
men
Compras>rdenes de compra,
ingresar los datos de la
orden de compra y
guardar.

Consultar datos de una

orden de compra

Ingresar al sistema con el Datos de orden de

rol compras y ventas, ir al compra mostrados en
men
Compras- pantalla
>rdenes de compra y
seleccionar la orden de
compra.

Pruebas de gestin de servicios

Proceso

Actividades realizadas

Resultados esperados

Crear lista de servicios

Ingresar al sistema con el Lista de servicios

rol compras y ventas, ir al almacenada en el
men
Gestin
de sistema
materiales->Producto,
ingresar los servicios y
guardar

Asociar costos a los

servicios

Ingresar al sistema con el Costos asociados a los

rol compras y ventas, ir al servicios dentro del
men
Gestin
de sistema
materiales->Producto,
seleccionar la pestaa
Compras, ingresar los
datos y guardar

Asociar precios a los

servicios

Ingresar al sistema con el Precios asociados a los

rol compras y ventas, ir al servicios dentro del
men
Gestin
de sistema
materiales->Producto,
608

seleccionar la pestaa
Precios,
ingresar
los
datos y guardar

Pruebas de gestin de proyectos

Proceso

Actividades realizadas

Resultados esperados

Crea proyecto de
prestacin de servicios

Ingresar al sistema con el Proyecto creado y

rol proyectos, ir al men almacenado en el
Gestin de proyectos- sistema
>Proyecto, ingresar los
datos y guardar

Asociar costos al
proyecto

Ingresar al sistema con el Costos asociados al

rol proyectos, ir al men proyecto
Gestin de proyectos>Genera
OC
para
proyecto.

Asociar precios al
proyecto

Ingresar al sistema con el Precios asociados al

rol proyectos, ir al men proyecto
Gestin de proyectos>Proyecto, seleccionar la
pestaa
Lnea
del
proyecto, ingresar los
datos y guardar

Generar informe contable

por proyecto

Ingresar al sistema con el Informe contable del

rol proyectos, ir al men proyecto mostrado en
Gestin de proyectos- pantalla
>Informe detallado del
proyecto y buscar el
proyecto.

609

Certificacin de pruebas funcionales y tcnicas ejecutadas

Bucaramanga, 19 de marzo del 2011

CERTIFICACIN

Edward Alberto Reyes Sanabria, actuando como supervisor del proyecto y

miembro del equipo ejecutivo de la empresa Interservices Ltda., certifico que las
consultoras Angie Vanessa Chaparro Gmez y Laura Naranjo Jimnez, realizaron
las pruebas tcnicas y funcionales de la herramienta tal como fueron pactadas.

Cordialmente,

___________________________
Edward Alberto Reyes Sanabria
Gerente Interservices Ltda.

610