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Presentado por:
Br. Milagros Hernndez
Tutor: Prof. Andrs Linares
(Licenciatura
Venezuela, Facultad
en
Archivologa)-Universidad
Central
de
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTOS
En la realizacin de este trabajo de grado, son muchas las personas a quienes
deseo agradecer, a ellos mi ms sincero reconocimiento.
Merecen Mencin Especial
Las autoridades de la Universidad Central de Venezuela, mi amada casa que
vence las sobras, a mi hermosa Facultad de Humanidades y Educacin, y por ltimo
a mi Escuela de Bibliotecologa y Archivologa ,les estar siempre agradeca por
haberme formado como profesional, soy orgullosamente UCEVISTA.
A mi tutor Andrs Linares, gracias por tu apoyo en todo momento, por tu
paciencia y por guiarme siempre en lo que necesit.
A mis jurados, en especial a la profesora Ana Capriles, gracias Anita por tu
constancia y por tu ayuda, eres una excelente profesional estoy orgullosa de tenerte
presente en esta meta.
Al Ministerio Pblico y a la Fiscal Luisa Ortega, por brindarme la
oportunidad de realizar este trabajo especial de grado en su institucin.
A la Lic. Raza Gmez, gracias por confiar en m y por brindarme su apoyo
no solo en este logro.
A mis compaeros de clases, en especial a Karlinella Lpez, gracias amiga
por darme fuerzas para culminar este ciclo.
Y por ltimo, gracias Ale por no permitir que decayera en los momentos de
dificultad, estoy muy feliz de tenerte en mi vida, tus palabras muchas veces me
hicieron seguir adelante.
iv
CONTENIDO
DEDICATORIA .................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................... iv
RESUMEN ............................................................................................................. v
1.1.- Planteamiento del problema. .................................................................... 11
1.2.- Objetivos .................................................................................................. 13
1.2.1.- Objetivo general. ................................................................................... 13
1.2.2.- Objetivos especficos.. .......................................................................... 13
1.3.- Justificacin.............................................................................................. 14
1.4.- Ubicacin del problema ........................................................................... 16
CAPTULO II.- MARCO TERICO .................................................................. 17
2.1 Antecedentes de la investigacin................................................................ 17
2.2 Marco institucional ..................................................................................... 19
2.3 Bases tericas ............................................................................................. 21
2.3.1 Definicin de archivo .............................................................................. 21
2.3.2 Definicin de archivo fiscal decretado .................................................... 24
2.3.3 Clasificacin de los archivos ................................................................... 26
Grfico N 3 .......................................................................................................... 78
Grfico N 4 .......................................................................................................... 79
Grfico N4 .......................................................................................................... 80
Grfico N6 .......................................................................................................... 81
Grfico N7 .......................................................................................................... 82
Grfico N 8 ......................................................................................................... 83
potencial, por esto, que los archivos se han ido adaptando a las nuevas tecnologas
de la informacin y comunicacin. Los archivos tradicionales demandan cambios
inmediatos en el registro documental, transformaciones en la forma de organizar y
recuperar la informacin, requiriendo as
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causa donde se haya decretado el archivo, tomando en cuenta que estos expediente
son de suma importancia para poder ejercer la accin legal sobre un ciudadano y en
la misma medida sobre un funcionario si llegase a desaparecer una prueba u hoja del
expediente, por lo que se requiere que esta iniciativa permita la bsqueda de
soluciones que conlleve a una mejora de la situacin actual, proponiendo adems del
Sistema de Gestin Documental, el traslado de estos documentos a un sitio adecuado
para su resguardo que a su vez garantice el seguimiento y control de los mismos por
parte del fiscal que conoce del caso o el despacho. En este sentido cabra
preguntarse Qu importancia tendra un sistema de gestin documental para los
archivos fiscales decretados del rea Metropolitana de Caracas del Ministerio
Pblico?,Sera posible centralizar el almacenamiento e informacin
de los
1.2.- Objetivos
1.2.1.- Objetivo general:
Disear la creacin de un Sistema Gestin Documental para los Archivos
Fiscales Decretados del Ministerio Pblico del rea Metropolitana de Caracas
1.2.2.- Objetivos especficos:
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contara con un innovador sistema automatizado que permita lograr un mejor flujo
de informacin dentro las fiscalas e incluso de la Institucin.
Bondades del sistema a ofrecer:
a) Servicio las 24 horas. Los sistemas informticos permiten proveer
servicios sin restricciones de horarios que extienden el uso de la coleccin.
b) Uno o ms funcionarios pueden acceder en forma simultnea a un mismo
documento, sin las limitaciones de la consulta presencial.
c) Reduccin del costo de los servicios, el sistema se diseara dentro de la
institucin por los especialistas en el rea.
d) Resguardo de los casos fuera de los despachos erradicando as la posibilidad de
trmites ilcitos con los mismos.
15
16
Pblico
se
encuentra
sometido
profundas
transformaciones
impulsando proyectos para la mejora de este aspecto importante donde en este caso
en especfico, la investigacin mencionada busca que con el diseo de un modelo
de archivo estadal, se implementen archivos fsicos centralizados por estados, que
permitan la organizacin y almacenamiento de los documentos, con espacio fsico
diseado para los archivos, equipos, mobiliarios, normas y procedimientos
estandarizados que garanticen la recuperacin oportuna de los documentos, y de esta
manera contribuir a garantizar la celeridad en los procesos en la institucin
En la misma rea temtica, Briseo y Ros (2000), en su tesis denominada:
Impacto de las tecnologas de la informacin en el funcionamiento de un archivo
administrativo con cobertura internacional presentada para optar al ttulo de
licenciadas en Archivologa de la Universidad Central de Venezuela Facultad de
Humanidades y Educacin Escuela de Bibliotecologa y Archivologa, se plantearon
como objetivo general: Determinar el impacto de las tecnologas de informacin,
en el funcionamiento de un archivo administrativo con cobertura internacional. De
all se desprenderan las siguientes conclusiones: La administracin de los archivos
debe estar a cargo de los profesionales de la informacin, evitando que las
organizaciones posean fondos documentales desorganizados, mal clasificados, sin
sistema de descripcin, congestionado, mal archivado; a expedientes deteriorados,
con duplicidad, a carpetas desubicadas en las oficinas. Este es el esquema que se
maneja en el mbito venezolano muy pocas instituciones cuentan con una unidad de
archivo capacitada para las demandas del mundo actual.
El trabajo anterior evidencia adems la inmensa necesidad de incorporar las
nuevas tecnologas en el mundo archivstico, el uso del internet, de sistemas
automatizados, la digitalizacin de documentos, la implantacin de redes a nivel
nacional que articulen el nuevo sistema de redes de archivos planteados actualmente.
Ahora bien, Borinsky M. Fiscal General adscrito la Secretaria General de
Coordinacin Institucional del Ministerio Pblico de Argentina (2011), realiz una
18
20
y acuerdos
con cierta dificultad debe ser reorientada, ahora a pesar de las distintas dificultades
que se presentan a la hora de enmarcar un concepto se podra partir de lo siguiente,
los archivos
centrarse en funcin de los objetivos de una empresa, sta necesita conservar los
documentos
accesible en forma rpida y segura, es as como los archivos sirven de base para la
toma de decisiones gerenciales y para el trmite administrativo.
Por su valor estos documentos deben ser conservados, utilizndose
procedimientos adecuados para su organizacin y sistematizacin. Biragchi (1984),
define al archivo como el conjunto de documentos emitidos y recibidos de una
entidad o individuo para la consecucin de sus fines propios o por ejecucin de sus
propias funciones (p.10)
Hay que resaltar la influencia que tienen las instituciones u organizaciones a
las cuales pertenecen los archivos ya que stas determinan el tipo y la variedad de
material documental que manejan de acuerdo con las funciones empresariales, la
importancia que estos poseen es que en ellos reposan los testimonios de todas las
actividades sobre los diversos acontecimientos ocurridos en el presente y en el
pasado de un pas o de una institucin, son ellos, los responsables de resguardar la
informacin y ponerla al servicio de todas aquellas personas que la requieran.
Son muchos los criterios generados por diferentes autores que se han
dedicado a reflexionar y a crear sus propias definiciones de archivo, entre ellos se
destaca la de Heredia. A (1991) quien expresa lo siguiente:
Archivo es uno o ms conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma o soporte material, acumulados por una persona o institucin pblica o
privada en el transcurso de su gestin, que deben ser conservados ordenadamente,
para servir como testimonio e informacin para las personas o institucin que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia (p.25)
22
23
24
proceso judicial en caso de que la persona deba pagar o no por su delito. Sin
embargo, si la victima lo solicita puede pedir la reapertura, o en su defecto el fiscal
que lleva la causa puede de igual forma reabrir el expediente, siempre y cuando
aparezcan nuevos elementos de conviccin, tomando en consideracin que, de esta
medida se deber notificar a los afectados que haya intervenido en el proceso.
2.3.3 Clasificacin de los archivos
Segn Villanueva. G (2000) la clasificacin de los archivos de entendida,
como la separacin de grupos documentales identificados con la estructura y
funciones o actividades de la institucin o individuo en cuestin, es una tarea
archivstica que se reduce a la separacin temtica de los documentos (p.37)
Cada una de estas funciones deben estar muy ligadas al tipo de archivo en el
cual se va a trabajar y es que los mismos presentan caractersticas particulares que
los diferencian, las cuales se desarrollan a continuacin:
Segn la institucin
Pblicos: aquellos archivos que pertenecen administrativa y jurdicamente al
Estados.
Privados: tienen carcter particular, nobiliarios eclesisticos o pertenecen a
empresas privadas o a personas.
Semi-privados: son aquellos que corresponden a empresas mixtas cuyo
capital se divide entre empresas e inversionistas extranjeros y entes del sector
pblico.
Por su consulta:
26
Por su valor:
Administrativos: conservan la documentacin producida en los trmites
regulares de los procesos administrativos y representan un medio de consulta para la
toma de decisiones en el ejercicio de la misma.
Legales: contienen documentos que por su valor
estn expresamente
no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurdico que est destinado a
probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto.
En concordancia, distintos autores conciben el documento como una palabra
que puede tener distintos significados segn se le considere, esta pudiera ser:
jurdica, documentalista propiamente dicho, o archivolgico. El trmino es
englobado como todo aquel soporte en el que se plasme informacin, sin dejar atrs
que en la actualidad los documentos que se manejan por instituciones o personas
tienen distintos y variados formatos, sin escapar de su concepto de documento
tradicional.
Perna. H (1990), define los siguientes conceptos en relacin al documento:
en Documentologa afirma que es todo aquello que bajo una forma de relativa
permanencia puede servir para suministrar o conservar una informacin; o bien todo
aquello que tiene una base material de fijeza y que puede servir como elemento de
prueba o de enseanza de un hecho o una cosa (p.128)
En cambio, desde el punto de vista archivstico, el concepto tradicional de
documento se identifica con el papel manuscrito, sin embargo hoy esta concepcin
se juzga unilateral y estrechamente, tendiendo a evolucionar hacia un sentido lato y
genrico, al punto de considerarse como objetos de archivo no slo los clsicos
microfichas, sino las fotografas, dibujos, grabados, entre otros.
Un documento, es cualquier testimonio material, estos no se producen
pensando en la historia que llevarn consigo, sino que nacen con un fin prctico, el
de permitir el funcionamiento de una unidad y dar sentido probatorio a un hecho.
Para Alvarado. M (1990) el documento, es el testimonio en papel, escrito, grfico,
audiovisual, o legible a mquina, que posee informacin, que ha sido producido en
funcin de las actividades de una entidad, y que se custodia con una finalidad
administrativa, jurdica, o cientfica-cultural (p.51)
29
30
cual se define como: el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por
la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario pblico
competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades
y la fecha en que se producen (p.26)
Ahora bien, ahondando ms en el tema, se podra destacar que existen caractersticas
referidas a la estructura de los documentos:
-Clase y tipos
-Formato (volmenes, unidades archivables, sistema de ordenacin)
-Forma (originales y copias)
-Cantidad
De estos caracteres, dos de ellos se relacionan con su gnesis documental,
pues tanto la clase y el tipo como la forma tienen que ver con los elementos
diplomticos referidos anteriormente, ya sean textuales o figurativos, en imgenes
movibles y sonoras. Es necesario destacar que todos los caracteres son importantes,
pues con la enumeracin de todos ellos se tiene una referencia completa del
documento, de la serie y del archivo en el que posteriormente se le dar ubicacin.
A esto se agrega, los caracteres internos del documento, que por su propio
nombre, por su interioridad, parece que son de mayor dificultad para su hallazgo y
estudio, sin embargo son tambin igual de localizables que los anteriormente
mencionados a travs de los siguientes tems:
-Entidad productora
-Funcionalidad (orgenes, funciones, actividades, trmites)
-Fecha y lugar de produccin
32
34
44
46
1. Produccin,
2. Recepcin,
3. Distribucin,
4. Trmite,
5. Organizacin,
6. Consulta,
7. Conservacin, y
8. Disposicin final de documentos.
La primera fase que aborda este sistema es el de produccin documental; es
all donde se realiza la generacin de documentos, dando muestra o evidencias de las
instituciones u organizaciones ya sean de carcter pblico o privado en
cumplimiento de sus funciones. Las actividades que se realizan dentro de esta
47
correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle
para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar
regulados en los manuales de procedimientos al momento de la recepcin se debe
verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia
de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a
los trmites correspondientes. Al igual que la produccin documental en este
proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
-Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional,
correo electrnico, pgina web, otros.
-Recibo de documentos oficiales.
-Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
-Constancia de recibo.
Distribucin de documentos:
Es concebido bsicamente como actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario, la distribucin se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior del archivo, sin interesar el medio de
distribucin de los documentos se debe contar con mecanismos de control y
verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
49
50
Trmite de documentos:
Otra fase de los sistemas de gestin documental es el trmite, es entendido
como el curso que va a tomar el documento desde su produccin o recepcin hasta
el cumplimiento de su funcin administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el
pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite
oportuno de las comunicaciones. Dentro de las actividades a cumplir en esta fase
estn las siguientes:
Recepcin de solicitud o trmite
-Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.
-Identificacin del trmite.
-Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
-Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
-Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
-Proyeccin y preparacin de respuesta.
-Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la
culminacin del asunto.
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53
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
1. Conocer el proceso de
centralizacin
y
almacenamiento
de
informacin
de los
expedientes.
VARIABLE
DIMENSIONES
Almacenamiento
informacin.
de
la
Fiscales Decretados
2. Observar la forma
de
organizacin
de
la
automatizacin.
- Importancia de la Gestin Documental.
documentacin y la manera
de facilitar la recuperacin
y uso de la informacin
54
-Documentos
de
mayor
importancia para digitalizar.
-Importancia de aplicar un
Sistema de Gestin Documental.
-Beneficios de
Documental.
la
Gestin
-Personal idneo:
Lcdo. Archivologa
-Personal calificado
T.S.U Informtica.
Personal del Despacho
CuadroN1
55
58
para s
o para otro,
59
60
61
62
Fi
50
50
100
Total
50
100
AFD
Fi
2008
06
06
24
2009
07
07
28
2010
12
12
48
Total
25
25
100%
64
a la expectativa frente al fenmeno del cual se toma nota y registra informacin para
su posterior anlisis (p.918)
En este estudio, la tcnica de la observacin se pudo aplicar sin haber
provocado ninguna alteracin en el material revisado, el cual fue utilizado y vuelto a
colocar a su lugar de origen, la conducta de los observados, pues la investigadora
slo tom as los datos necesarios para su posterior consideracin.
Otra tcnica utilizada fue la encuesta, empleando como instrumento el
cuestionario, con base en la opinin de Tamayo. M (1997), quienes lo definen como
un formato redactado a modo de interrogatorio, en el cual se obtiene informacin
acerca de las variables a investigar (p.55)
Para este fin, se procedi a la elaboracin de un cuestionario, denominado
A
de seleccin
expedientes con archivo fiscal y, por ltimo, cules son las condiciones en las que se
encuentra su documentacin.
3.6 Validez y confiabilidad
Todo instrumento de recoleccin de datos debe reunir dos requisitos
esenciales: la validez y la confiabilidad.
3.7 Validez
La validez de un instrumento, de acuerdo con Sabino. C (1992), indica su
capacidad de medir cualidades para las cuales ha sido construido y no otras
parecidas (p.141)
El instrumento que se utiliz dentro de esta investigacin, fue validado por
tres expertos en las reas de: archivologa, derecho y metodologa, los cuales lo
examinaron y aportaron ideas y sugerencias para mejorarlo y posteriormente
aplicarlo. En el Cuadro N 1, se indica la opinin global de cada experto en relacin
al instrumento.
Cuadro N 4
Detalles de la validacin del instrumento
Experto
Instrumento A
De acuerdo aprobado
De acuerdo aprobado
67
CAPITULOIV. EL DIAGNSTICO.
A travs del anlisis de los resultados y la observacin directa anteriormente
mencionada en el marco metodolgico, se obtuvo como resultado un diagnstico de
los despachos fiscales pertenecientes al Ministerio Pblico del rea Metropolitana de
Caracas, en el cual se evidenci su situacin actual, a travs de la aplicacin de un
instrumento destinado a los funcionarios que laboran en las fiscalas.
4.1. Fondo documental:
La documentacin que albergan los despachos fiscales del Ministerio Publico
del rea Metropolitana de Caracas se encuentra alojada en cada una de las fiscalas
de forma independiente, procesan alrededor de 700 causas anualmente, segn la
materia en la que tengan competencia y una vez que se realizan todas las diligencias
al expediente pasa a los tribunales para que se ejecute la medida correspondientes,
de no ser as, se decreta el archivo de su causa hasta que sta se reabra.
funciona para todo el departamento incluyendo las diferentes alas del piso. En
cuanto al mantenimiento se hace notoria la ausencia de una limpieza efectiva de
estantes, archivos y en general de la planta fsica. Es muy significativa la cantidad de
polvo comn depositada en las reas de trabajo y sobre el fondo documental, factor
que incide negativamente sobre los documentos comprometiendo su conservacin.
4.10 Herramientas tecnolgicas:
Hasta este momento, no en todos los despachos fiscales se han implementado
herramientas que permitan el fcil acceso a la documentacin, sin embargo desde
hace algn tiempo se ha venido implementando el sistema de seguimiento y control
de casos, que permite llevar el control de las causas que maneja la Fiscala, adems
de ello se usa el sistema de libro diario computarizado, lo que sustituye el trabajo
manual de asentaren dicho libro. Sin embargo, a pesar de ser stas unas herramientas
importantes no se evidenci el uso de programas como Excel, Acces u otro paquete
de Office que vaya en pro del avance tecnolgico dentro de la organizacin.
Condiciones actuales.
71
72
Riesgos de humedad y deterioro del material por estar en contacto con agua.
73
Total
700
cincuenta folios tiles. Debe considerarse que esta cantidad es elevada, sobre todo
destacando que el proceso de recuperacin y bsqueda se realiza manualmente y en
su mayora carecen de identificaciones, inventarios o guas para su localizacin.
Cuadro N 6
Pregunta N 2
Desde qu fecha datan las causas a las cuales se les decret el archivo?
Ao
1999
2007
2008
2009
Total
Fi
%
20,9
17.3
22
39,8
100
146
121
154
279
700
GrficoN2
20,9
39,8
17,3
22
1999
2007
2008
2009
76
Archivos decretados
Fi
Documentacin administrativa
15
7
60
28
2
1
0
Causas
Comisiones
Sobreseimiento
Total
4
0
25
100
Grfico N 3
8% 4%0
AFD
28%
DA
60%
Causas
Comisiones
Sobreseimiento
0%
Sistema de procedimiento
SI
NO
Total
Fuente Hernndez (2011)
Fi
25
-025
%
100
0
100
78
Grfico N 4
De acuerdo con la
digitalizacion
Cuadro N 9
Pregunta N6
Considera Ud., que sera importante la aplicacin de un Sistema de Gestin
Documental a los expedientes con archivo fiscal?
Sistema de procedimiento
SI
NO
Total
Fi
25
-025
%
100
0
100
79
De acuerdo con la
digitalizacion
Excelentes condiciones
Fi
Desgarrados
5
3
20
12
6
6
5
24
24
20
100
Amarillentos
Con pliegues, o rotos
Con parches, hongos
Total
25
80
12%
24%
24%
Excelentes C
Desgarrados
Amarillentos
20
C. Pliegues
C.Parches
81
Cuadro N 11
Pregunta N 8
Cul considera Ud., que es la importancia del control y digitalizacin de los
archivos fiscales decretados?
Fi
10
%
40
6
4
24
16
24
25
100
24%
40%; 39%
Avance
Rapidez
16%
Facil Ubicacin
24%
Mas ordeny
resguardo
82
considero que agilizara el proceso con mayor rapidez y el 16% asevera que habra
ms orden en el resguardo de documentos.
Cuadro 12
Pregunta N 9
Segn su criterio, qu personal debera ocuparse del proceso de gestin
documental?
Fi
Un Lcdo. (a ) en archivologa
12
48
Un tcnico en informtica
El mismo personal del Dpto.
Total
9
5
36
20
100
25
Grfico N 8
20%
48%
36%
Lcdo. Archivologia
TSU Informatica
Personal del Dpto.
83
84
85
Presentado por:
Br. Milagros Hernndez L.
Tutor propuesto:
Prof. Andrs Linares
86
3. Distribucin.
4. Trmite.
5. Organizacin.
6. Consulta.
7. Conservacin.
8. Disposicin final de documentos.
89
90
1RA. EDAD
(PRE-ARCHIVSTICA)
Funcionario
Fiscala Superior
Funcionario
Fiscala
TRIBUNALES
Superior
Recepcin de la denuncia
Funcionario
Fiscala Superior
2
6Funcionario
Fiscal designado
91
del
Ministerio Pblico
Asignacin de un cdigo
alfanumrico
Funcionario
Fiscala Superior
Produccin de diligencias
Funcionario
Fiscal Pblico
NO
Diseo de la portada
SI se decreta Archivo Fiscal
4
Funcionario
Fiscala Superior
ARCHIVO DE GESTIN
(FISCALAS)
- FISCALAS
- ARCHIVO FISCAL
DECRETADO
1RA. EDAD
(PRE-ARCHIVSTICA)
TRIBUNALES
Funcionario
Despachos
Fiscales
92
Transferencia al Archivo
Fiscal
9
Funcionario
Archivo Fiscal
ARCHIVO DE GESTIN
(FISCALAS)
- FISCALAS
- ARCHIVO FISCAL
DECRETADO
1RA. EDAD
(PRE-ARCHIVSTICA)
TRIBUNALES
10
Organizacin del expediente
Funcionario
Archivo Fiscal
93
11
Funcionario
Fiscal del Ministerio Publico
Vctima del caso
Reanudacin de la causa
12
Digitalizacin
Funcionario
Archivo Fiscal
ARCHIVO DE GESTIN
(FISCALAS)
- FISCALAS
- ARCHIVO FISCAL
DECRETADO
1RA. EDAD
(PRE-ARCHIVSTICA)
TRIBUNALES
13
Funcionario
Archivo Fiscal
Consulta, conservacin y
resguardo de los expedientes
94
14 Valoracin para la
disposicin final
Funcionario
Juez de Control
ARCHIVO DE GESTIN
(FISCALAS)
- FISCALAS
- ARCHIVO FISCAL
DECRETADO
95
de los procesos por los que pasa la causa desde su etapa de produccin hasta su fase
final de organizacin.
Para la realizacin de las transferencias de los fondos documentales, se debe
contar con cajas especiales para su resguardo, de ello depender la permanencia en
el tiempo del material, debido a que deben poseer caractersticas especficas con el
fin de evitar el contacto con agentes biticos y abiticos que deterioren los
expedientes.
Las causas no deben contener sujetadores, grapas, ganchos, mecatillos, ligas,
o cualquier otro elemento que pueda seguir deteriorando el material, a fin que velar
por su conservacin.
Es necesario el uso de instrumentos archivsticos, como tablas de retencin
documental para su transferencia, donde los expedientes de cada caja tengan
congruencia en el tiempo de prescripcin y conserven su orden y principio de
procedencia.
Una vez iniciada la transferencia, se realizara de forma continua y cclica
iniciando en su fase de produccin, solamente si a este expediente se le decreta su
archivo, permitiendo el flujo normalizado del ciclo vital del documento, siempre que
deba permanecer en la institucin. Ser necesario el enrutamiento de las cajas hasta
su nueva rea de resguardo, contando con personal de la institucin para realizar
dicha actividad.
Se deber registrar y controlar y cotejar la entrega de las cajas recibidas.
9.- Recepcin del expediente: va a ser, el conjunto de operaciones de
verificacin y control que el archivo fiscal, debe realizar para la admisin de las
causas transferidas por los despachos fiscales. Se debe verificar que sean trasladadas
con tablas de retencin documental, dentro de cajas especiales para resguardo y sin
ningn tipo de sujetador anteriormente mencionado. Resulta importante acotar que
98
los
100
disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia como lo son casos emblemticos que
lleva el Ministerio Pblico, siendo an documentos activos por haber sido decretado
su archivo.
102
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Venezuela, en el rea de la informacin, ha venido experimentando
vertiginosos cambios que han obligado a muchos profesionales, por no decir todos, a
actualizarse con las nuevas tecnologas. Especficamente el archivlogo, debe estar a
la par con esta movilidad, siendo necesario que se contextualice, se ajuste y se
inserte en las nuevas formas de obtener, procesar y organizar la informacin que
surge a milsimas de segundo en todas partes del mundo globalizado.
Es por ello, que el licenciado en archivologa, se encuentra en la necesidad
de adaptarse a estos nuevos escenarios, pues cuenta con el perfil acadmico para
hacerlo, adems de que posee las herramientas personales y la experiencia para
desenvolverse con asertividad en este campo.
Siguiendo ese mismo orden de ideas, las Fiscalas del Ministerio Pblico,
tambin se ven inmersas en estos avances y es por ello que surge la necesidad de
aplicar, nuevas tcnicas y recursos tecnolgicos, para mejorar y optimizar la calidad
de servicio y atencin que brindan al funcionario que labora en la institucin y al
pblico en general.
As pues, el profesional del rea de archivologa, ante esta nueva forma de
organizacin tecnolgica de avanzada, tiene como reto, ejecutar su trabajo diario
aportando ideas y buscando soluciones.
103
104
Recomendaciones
Una vez realizada la investigacin y luego de haber aplicado, tabulado y
analizado los instrumentos, se pudo determinar que la institucin, estn en capacidad
de desarrollar un Sistema de Gestin Documental para de los Archivos Fiscales
Decretados en el Ministerio Pblico, que permita la normalizacin de los procesos
archivsticos apoyando en la digitalizacin de sus causas con Archivos Fiscales.
Es por esta razn que se efectan las siguientes recomendaciones:
1. Promover el protagonismo y liderazgo de este profesional ocupando los
espacios que le corresponden y elevando su nivel de compromiso para con la
sociedad.
2. Descubrir las fortalezas y la automotivacin personal para ejercer con
responsabilidad y efectividad los roles que le pertenecen.
4. Dotar de espacio fsico, mobiliarios, equipo tecnolgico y personal
especializado a la nueva rea de resguardo para las causas con Archivo Fiscal.
5. Trasferir a esta nueva Unidades de Informacin, todas las causas a las
cuales se les hayan decretado su archivo.
6. Al realizar la transferencia documental, se deben seguir las normas
establecidas por el archivo fiscal.
105
7. Adiestrar al personal que trabaja en esta nueva unidad, a fin que conozcan
las normas y procedimientos, esto con el fin de velar por el buen funcionamiento de
la unidad.
8. Implantar el nuevo sistema automatizado de causas, donde la nueva rea e
archivo est conectado a travs de un sistema en red, con todos los despachos
pertenecientes al rea Metropolitana de Caracas, a fin de que puedan tener acceso a
los casos que se resguardan en la unidad, sin que implique trasladarse hasta el
archivo fsicamente, a menos que sea de su necesidad realizar alguna consulta o
revisin al expediente en la sala de consulta, destinada para estos casos.
9. Cumplir con todas las polticas, normas y procedimientos archivsticos que
regulan la implementacin de este modelo, unificando de igual forma el rea
bibliotecolgica para la sala de consulta.
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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cientfica. Editorial Espteme. 5ta. Edicin.
Alvarado. M (1990) Administracin de la informacin. Editorial Universidad a
Distancia EUNED.
Balestrini. M (1997) Cmo se elabora un proyecto de investigacin. Consultores
Asociados. Caracas- Venezuela
Barnard.A (1996) Teora archivstica IV. Archivos electrnicos, cuestin de
contexto y escritura
Bernate. F (2010) Delitos contra la fe pblica. Editorial Universidad del Rosario.
1era Edicin, Universidad del Rosario. Bogot-Colombia
Binder. A (1993) Introduccin al derecho procesal penal. Editorial Ad-Hoc.
Buenos Aires
Biragchi. C (1984)Tcnicas modernas de archivos. Espaa. Editorial Hispano.
Cdigo Civil de Venezuela, Gaceta Oficial N 2.990 de la Repblica de Venezuela,
Caracas, lunes 26 de Julio 1982
Cdigo Orgnico Procesal Penal .Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 5.894 Extraordinario de fecha 26 de agosto de 2008.
107
Orgnica
del
Ministerio
Pblico.
GACETA
OFICIAL.
(38647)
109
110
ANEXOS
111
Hasta: ____/_____/_____
3) Cules son los documentos que se consideran de mayor importancia para ser
sometidos a un proceso de Gestin Documental?
Archivos Decretados
Documentacin Administrativa
Causas
Comisiones
Sobreseimientos
4) Posee causas de carcter Histrico?
Si
No
112
5) Estara Ud., de acuerdo con trasferir las causas que se les hayan decretado su
Archivo Fiscal para digitalizarlas?
Si
No
No
Amarillamiento
Pliegues
Rasgaduras
Parches
Hongos
Lcdo. Archivologa
T.S.U Informtica
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