Comunicacin

Antes de hablar de la comunicacin en la empresa tenemos que hablar de lo que

es la comunicacin propiamente dicha:

Ya sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o

una planta manufacturera, la comunicacin eficaz es esencial.
La comunicacin se puede definir como la transferencia de informacin y
entendimiento entre personas por medio de smbolos con significados.
La comunicacin en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital
importancia, para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones,
etc., de la misma manera se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que
se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda :

Establecer y difundir los propsitos y metas de la empresa.

Desarrollar planes para lograr dichos propsitos.

Organizar los recursos humanos en forma efectiva.

Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.

Originar un clima de amplia participacin.

Controlar el desempeo de los miembros.

Influir en la motivacin de nuestros trabajadores.

La comunicacin entre personas es tan importante que, de hecho, existe siempre.

Incluso cuando alguien no quiere comunicar, a travs de su actitud, en la mayora
de los casos ya est comunicando algo, al dar la impresin de que no quiere
hacerlo. En un colectivo humano tan dinmico como la empresa, el problema de
las comunicaciones reviste una importancia decisiva.

Para procesar de manera eficaz la comunicacin sin importar si ste se realiza

utilizando el habla, seales manuales, imgenes ilustradas o cualquier otro medio
de comunicacin o tipo de lenguaje se requiere de los siguientes pasos :
1. Desarrollo de una Idea :
Este primer paso es el que le da sentido a la comunicacin, puesto que
primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con
determinada intencin, si esto no existiera la comunicacin no tendra caso.

2. Emisor :
Es la fuente que produce un mensaje realizado segn las reglas de un
cdigo especfico. Persona u objeto que transmite el mensaje. Cuando el
emisor es el codificador selecciona en el interior de un cdigo un cierto
nmero de seales que permiten transmitir el mensaje.

3. Codificacin :
Consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un cdigo
comn para el emisor y receptor: palabras (de un idioma comn), grficas u
otros smbolos conocidos por ambos interlocutores. En este momento se
elige tambin el tipo de lenguaje que se utilizar: oral, escrito, grfico,
mmico, etc. y el formato especfico: oficio, circular, memorndum, pster,
folleto, llamada telefnica, dibujo, video, etc.

4. Transmisin :
Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite en el lenguaje,
formato y cdigo seleccionado, envindolo a travs de un Canal o vehculo
de transmisin, eligiendo el canal ms adecuado, que no tenga barreras y
previniendo o controlando las interferencias.

5. El Receptor o Recepcin :
El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje a travs de un
Canal de recepcin; los canales naturales de recepcin son los rganos de
los sentidos: vista, odo, olfato, tacto y gusto. Entre ms rganos
sensoriales intervengan en la recepcin, mejor se recibir el mensaje, pero
esto no es una garanta; el receptor debe estar dispuesto a recibir el
mensaje, para que ste llegue ms fcilmente. Si el receptor no funciona
bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.

6. Descifrado o Decodificacin :
En este paso del proceso el receptor descifra el mensaje, lo decodifica e
interpreta, logrando crear o ms bien reconstruir una idea del mensaje. Si
esa idea es equivalente a lo que transmiti el emisor se puede lograr la
comprensin del mismo.

7. Aceptacin :
Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado,
entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptacin es
una decisin personal que admite grados y depende de la forma en que fue
percibido el mensaje, la apreciacin que se hace de su exactitud, la opinin
previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las
propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje
es aceptado, entonces se logra el efecto deseado y el verdadero
establecimiento de la comunicacin.

8. Mensaje :
El mensaje representa la informacin que el emisor desea transmitir al
receptor, y que contiene los smbolos verbales (orales o escritos) y claves
no verbales que representan la informacin que el emisor desea trasmitir al
receptor. El mensaje emitido y el recibido no necesariamente son los
mismos, ya que la codificacin y decodificacin del mismo pueden variar
debido a los antecedentes y puntos de vista tanto del emisor como del
receptor.

9. Canal :
El canal es el medio por el cual se trasmite en mensaje. ste puede ser una
conversacin, un medio escrito, electrnico, etc. No todos los canales
poseen la misma capacidad para trasmitir informacin.
Los documentos formales (como grficas o informes presupustales) tienen
una capacidad de transmisin baja, y una conversacin personal tiene una
alta capacidad de transmisin de informacin, ya que involucra tanto
comunicacin verbal como no verbal.
Los canales de comunicacin pueden ser formales o informales. En la vida
organizacional, los canales formales son aquellos como cartas, correos
electrnicos, etc, en donde se transmite informacin sobre aspectos

laborales. Los canales informales, por su parte, son las redes de

comunicacin que se llevan a cabo a travs de interaccin social, con
preguntas, comentarios, etc.
En la seccin de comunicacin en las organizaciones se ven los tipos de
comunicacin que hay referentes principalmente a los canales, que son: la
comunicacin descendente, ascendente y horizontal.

10. Retroalimentacin :
La retroalimentacin es el paso final que cierra el circuito con la respuesta
del receptor, que en este momento toma el papel de emisor, estableciendo
as una interaccin bilateral: la Comunicacin en Dos Direcciones. Si la
retroalimentacin no se diera, entonces la comunicacin no se estableci
plenamente y slo se qued a nivel unilateral como informacin.
Retroalimentacin es el trmino que se utiliza precisamente para llamar a la
informacin recurrente o informacin de regreso, y es muy necesaria
porque es la que indica al emisor si el mensaje fue recibido, si fue bien
interpretado, si se acept y utiliz. Cuando la comunicacin es completa,
ambos interlocutores estarn ms satisfechos, se evitar la frustracin y se
podr acordar mejor la relacin personal o laboral que se tenga, mejorando
consecuentemente los resultados de la relacin.
La comunicacin requiere un clima de confianza, y es muy importante no
defraudar a los dems para que una buena comunicacin se pueda dar, ya
sea en el terreno personal o profesional.

Barreras de la Comunicacin
Las barreras son una de las cosas ms importantes a tener en cuenta en la
comunicacin de una empresa.
Pueden definirse como todas aquellas interferencias que pueden limitar la
decodificacin del mensaje. Estas interferencias pueden prejuiciar una
comunicacin, filtrarla o darle un significado equivocado. Las barreras podramos
clasificarlas en personales, fsicas y semnticas.

1. Personales :
Estn constituidas por interferencias de la comunicacin que surgen de las
emociones humanas, de la tendencia a juzgar y valorar y de malos hbitos
de escuchar.
Las barreras personales propician una distancia psicolgica que impiden
una comunicacin idnea. Nuestras emociones actan como filtros de la
comunicacin. Vemos y omos nicamente lo que nuestra sintona
emocional nos permite ver y or.

2. Fsicas :

Estn constituidas por interferencias en el canal de comunicacin. Entre las

barreras fsicas encontramos los sonidos que interfieren la comunicacin
(ruidos). Estas barreras tienen una fcil solucin.

3. Semnticas :
Surgen de la limitacin que tienen los smbolos con los que nos
comunicamos. Generalmente los smbolos tienen una variedad de
significados y nosotros utilizamos uno en concreto. Imaginemos un directivo
que desea destacar a un subordinado lo complicado de su trabajo y le dice:
"Est Vd. Realizando un trabajo endiablado". El subordinado no interpret
apropiadamente el trmino "endiablado" y se siente ofendido. En este caso
una barrera semntica conduce a una barrera emocional que bloquea la
comunicacin.
Otro problema semntico lo constituye el significado mltiple. Para erradicar
significados inapropiados tenemos que acudir al contexto de la
comunicacin en el que las palabras adquieren su significacin apropiada.
Factores a tener en cuenta para eliminar Barrera :

La adecuacin del mensaje al posicionamiento sociocultural del receptor. El

emisor tendr en cuenta las habilidades comunicativas de la audiencia, su
conocimiento, actitudes y su posicionamiento sociocultural.

Mantener una observacin constante sobre la audiencia, procurando

detectar expresiones que indiquen falta de atencin, fatiga o incomprensin.
En estos casos es conveniente solicitar de la audiencia un Feed Back para
corregir la situacin. No hay comunicacin posible con audiencia pasiva,
aptica o no participativa. La actitud del emisor deber ser siempre de
servicio y no de sancin.

Elementos distorsionantes de la personalidad del emisor. El emisor deber

tener en cuenta aquellos elementos de su personalidad que pueden ser una

barrera para la audiencia y deber intentar una empata psicolgica

(ponerse en el lugar del otro) con la audiencia para limar estos elementos.

Elementos psicolgicos a tener en cuenta: status social del emisor normas

del grupo al que pertenecen los receptores, posicin de liderazgo dentro del
grupo y de la audiencia.

Aspectos distorsionantes del canal de comunicacin.

Intereses, valores y actitudes de la audiencia.

Atmsfera grupal: rumores, comportamientos conflictivos, expectativas de

rol.