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DIRECTIVAGERENCIAL REGIONAL
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..DISPOSICIONES
PARAEL USO
DEL SERVIO DE CORREO
EN EL
ELECTRNTCO
GOBIERNOREGIONALDE
TACNA.''

REG.TACNA
Nro.009-2011-OTI-GGR/GOB.
-P.R/GOB.REG.TACNA)
(RERN. 458-201,1,

parael UsodelServicio
Regional
deTacna
en el Gobierno
Directiva
de CorreoElectrnico

DIRECTIVA GENERAL REGIONAL


NO CC9 .2OI I.OTI-GGR/GOB.REG.TAGNA

DISPOSICIONESPARA EL USO DEL


SERVICIODE CORREO
GOBIERNOREGIONALDE TAGNA
I.

OBJETIVO
La presente directiva tiene por objeto fijar disposiciones sobre el uso del servicio
de correo electrnico, puesto a disposicin de los usuarios de los servicios
tecnolgicos en el Gobierno Regional de Tacna, estableciendo los beneficios y
limitaciones en su uso.

II.

FINALIDAD
Regular el uso, uniformizar criterios tcnicos y administrativos sobre el servicio
de correo electrnico, asegurando y facilitando una eficiente comunicacin tanto
interna como externa

III.

BASE

LEGAL

el
Ordenanza Regional N" 033-201O-CR/GOB.REG.TACNA; aprueba
Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Tacna.
Resolucin Ejecutiva Regional N" 3O7-2Ol1-P.R. / GOB.REG.TACNA;
aprueba la Directiva Ejecutiva Regional N" 006-20 1 1-PR/GOB.REG.TACNA
denominado "Medidas de Disciplina, Austeridad, Racionalidad y Ecoeficiencia
en eI Gasto Pblico del Gobierno Regional de Tacna, Ao Fiscal 2011
Resolucin de Contralora N" 32O-2OO6-CG;aprueba las Normas Tcnicas de
Control Interno.
Resolucin Jefatural N' 088-2O03-INEI; aprueba la Directiva N" O05-20O3INEI/DTNP sobre ",ly'ormaspara el uso del seruicio de correo electrnico en
las entidades de Ia Administracin Pblica"

IV.

ALCANCE
La observancia de la presente Directiva es obligacin de todos los usuarios que
dispongan de un correo electrnico asignado en el dominio regiontacna.gob.pe

v.

CONCEPTOS

GENERALES

5.1 Internet: Es una gran comunidad de computadoras conectadas entre s


por medio de lneas de comunicaciones especiales.
5.2 Interface: Medio con el cual se puede interactuar con una computadora'
5.3 Navegador: Es un programa que provee una interface para accesar y ver
archivos en Internet.
5.4 Correo Electrnico: El correo electrnico, e-mail, es el medio por el cual
se pueden intercambiar mensajes utilizando un dispositivo electrnico.
5.5 Intranet: Es una red privada que utiliza tecnologia de Internet pero
cuyo contenido slo est disponible al interior de una entidad.
5.6 Senidor: En una red, se denornina servidor a una computadora
por mltiples usuarios. Existen servidores de archivos,
compartida
servidores de impresin, etc. Los servidores son computadoras de gran
potencia que se encuentran a disposicin de los usuarios cuando los
usuarios de Internet se intercomunican, en realidad lo hacen a travs de
servidores.

de Tacna
parael Usodelservicio
Regional
en el Gobierno
Directiva
de CorreoElectrnico
5.7 Software: Conjunto de programas, documentos, procesamlentos y
rutinas asociadas con la operacin de un sistema de computadoras, es
decir, la parte intangible de una computadora.
asignada a los
Computadora
Personal O Desktop:
5.8 Computador
usuarios para el desarrollo exclusivo de las tareas encomendadas por el
Gobierno Regional de Tacna.
Es aqul rgano administrativo, que de manera
5.9 Dependencia:
subordinada cumple funciones claramente establecidas en los documentos
de gestin institucional de la Entidad, en calidad de rgano de apoyo, de
a s e s o r a m i e n t oo d e l i n e a

vI.

DISPOSICIONES

GENERALES

1. En la presente directiva se concibe a la Oficina de Tecnologa de la Informacin


(OTI) como el rgano del Gobierno Regional de Tacna, que administra, opera y
supervisa los sistemas informticos y de comunicaciones a nivel institucional.
2. El correo electrnico institucional se constituye en una herramienta de
comunicacin e intercambio de informacin oficial entre personas, no
siendo una herramienta de difusin indiscriminada de informacin.
trl usuario sio podr acceder al correo electrnico institucional mientras est
vinculado con la institucin. El uso de cualquier otro correo electrnico,
estar sujeto a la aprobacin y justificacin del jefe a su cargo.
4 . La Oficina de Tecnologas de la Informacin (OTI) es responsable de:
- Capacitar al personal en el uso del correo electrnico institucional.
- Capacitar al personal en la seleccin de contraseas seguras.
- Disponer las medidas de seguridad necesarias para garantzar la integridad,
confidencialidad y disponibilidad del servicio de correo electrntco.
debe estar
5. El nombre
de la cuenta de correo electrnico institucional
formado por la letra inicial del nombre de pila del usuario, seguido del
de la
de dominio
apellido paterno,
ligado con el smbolo @ al nombre
institucin. Por eiemplo:

Nombre del usuario: Juan Corzo


Nombre de la cuenta

jcorz@)regiontacna.gob.

En caso de existir dos formaciones de cuenta de correo similares, la Oficina


de Tecnologas de la Informacin, proceder a incluir tantas letras del
segundo apellido como sean necesarias en la cuenta de la persona
recientemente incorporada.
6 El correo electrnico asignado a una dependencia ser usado solamente
para el envo/recepcin de documentos relacionados con la actividad que
se realiza en la institucin, llmese memorndum, informe, conformidad
de servicio u otros similares, considerados de uso obligatorio dentro del
procedimiento administrativo en la gestin pblica
7 . Los archivos que se adjuntan en los mensajes de correo, en 1o posible deben
de comprimirse con el software adecuado, para as evitar ia degradacin del
servicio de correo y la saturacin involuntario de las casillas de los usuarios.
8 Las notificaciones de carcter institucional pueden realizarse mediante el
correo electrnico, conforme a lo dispuesto en el Numeral 2O.l 2 de la Ley N'
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Regional
de Tacna
parael Usodelserviciode CorreoElectrnico
en el Gobierno
Directiva
9. De manera excepcional, debidamente justificado y bajo responsabilidad de la
OTI, se activar correo electrnico institucional a personal que no tiene un
vnculo laboral con la institucin, activacin que deber realizarse utilizando
denominaciones de carcter general y no de manera personal.
VII.

DISPOSICIONES

ESPECFICAS

7.1 DEL BUEN USO DEL CORRTO ELECTRONICO


Se debe eliminar permanentemente los mensajes innecesarros.
2 . Evitar el uso del correo electrnico para el envio de mensajes a personas
que no laboran en la institucin, a excepcin cuando se trate de asuntos
oficiales que involucre a las actividades de la institucin.
Los mensajes previos a su envio al destinario final, deben ser revisados
para detectar posibles errores de ortografa o aspectos de forma y fondo.

Los mensajes tendrn una vigencia no mayor de treinta (30) das desde su
fecha de entrega o recepcin de los mismos, superada esta vigencia deben
ser eliminados del servidor de correo. En caso se requiera conservar
mensajes, stos deben ser almacenados en carpetas personales.

7.2 DB LAS RESPONSABILIDADES

Y OBLIGACIONES

DEL USUARIO

1 . Todo usuario debe cambiar su clave de acceso (password) por vez primera
con apoyo del personal tcnico de la OTI. Posteriormente podr realizarla las
veces que considere conveniente a travs del servicio de correo institucional
su
disponible en ambiente web, siendo responsable de mantener
conhdencialidad.
z

Cuando el usuario deje de usar su computadora personal deber de cerrar el


software de correo electrnico, para evitar que otra persona use su cuenta sin
su permlso.
El usuario que tiene asignado una cuenta de correo, es el nico y directo
responsable de todas las acciones y rnensajes que se lleven a cabo en
su nornbre. Por lo tanto, el Gobierno Regional de Tacna, no se hace
responsable por lo que se haga o diga en nombre de una cuenta de correo
electrnico particular
Todo usuario de correo electrnico, deber revisar peridicamente su
casilla durante su permanencia en la institucin.

5 . El manejo de las direcciones de correo electrnico genricas son


responsabilidad del Jefe de Oficina y podrn delegar la atencin de dicha
por el
de la responsabilidad
de correo, sin eximirse
cuenta
cumplimiento de la presente norma e independientemente del accionar
del personal en el cual delegue tales funciones.
6

Es de responsabilidad estricta del Funcionario, Jefe de oficina o la


persona delegada (numeral 5 de la presenta Directiva) de la atencin del
correo electrnico genrico, quien responder en el ms breve plazo, los
requerimientos de los usuarios en general.

7 . En caso de que un usuario considere importante un mensaje deber


imprimirlo o en su defecto almacenarlo en un medio de almacenamiento
(disco duro, diskette, CD o usb).

parael UsodelServicio
Directiva
Regional
de Tacna
de CorreoElectrnico
enel Gobierno
8.

Los usuarios de las cuentas de correo electrnico institucional


son
responsables de todas las actividades que reahzan desde su cuenta de
correo electrnico, por lo que se considerar como oficial todo documento
enviado o recibido en forma interna. Al recibir un mensaje que se considere
ofensivo, cuestionable o ilegal se deber comunicar a la OTI para que se tome
las acciones pertinentes del caso.

9.

No incluir Ia direccin de correo electrnico en la firma, porque sta ya fue


incluida de manera automtica en la cabecera del mensaie.

10. Los correos electrnicos que adjunten documentos que no son propios
del remitente, debern citar siempre la fuente de origen y/o los autores,
con la finalidad de respetar los derechos de propiedad intelectual.
1 1. Revisar en forma constante la computadora para evitar remitir
momento de enviar los mensaies.
7.3 DE LAS RESPONSABILIDADES
DE INFORMACIN

DE LA OF'ICINA

virus

al

DE TECNOLOGIA

1. La OTI es responsable de la administracin del correo electrnico, as como de


mejore la
brindar el soporte tcnico necesario que garantice y
operatividad
este
servicio, eximiendo su responsabilidad, en los
de
problemas de ndole tcnico del proveedor de internet de la Entidad que
pudieran presentarse y que ocasionen anomalas en el servicro.
2. La OTI establece las cuotas mximas de las casillas de correo electrnico de
500 MB para todas las cuentas que se asignen y el envio de mensajes
incluyendo los archivos adjuntos no sobrepasar los 20 MB.
Es de responsabilidad de la OTI, activar, desactivar y suspender por
un periodo determinado o en su defecto cancelar las cuentas de correo
electrnico por inactividad o mal uso, comunicando esta situacin a los niveles
corresoondientes.
4

La OT1, garantizar
la privacidad
institucional
de todos los usuanos.

de las

cuentas

de correo

electrnico

5. La OTI eliminar el contenido de aquellas casillas inactivas por ms de treinta


(30) das.
6. La OTI deber garantizar la presencia de antivirus para el correo institucional,
de tal manera que queden activados permanentemente para la verificacin de
todos los archivos que contienen los correos, a efectos de su eliminacin
automtica.
7.4 CONDUCTAS SOBRE EL MAL USO DEL SERVICIO
1. Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios,
y/o modificar mensajes de otro usuario.

acceder

2 Enviar mensajes para la difusin de noticias o correos electrnicos de autores


annimos.
Usar los servicios de correo electrnico para propsitos no laborales,
fraudulentos, comerciales o publicitarios, que atenten contra la legalidad,
la propagacin de mensajes destructivos, mensajes obscenos y que
contengan opiniones que atenten contra el honor de terceros.

parael UsodelServicio
Directiva
de CorreoElectrnico
Regional
enel Gobierno
de Tacna
4. Difundir y participar en la propagacin de "cadenas" de mensajes (Forwards)
irrelevantes o propaganda comercial (spam).
5. Perturbar el trabajo de los dems enviando mensajes que interfieran en el
desempeo laboral
6. No debe utilizarse el correo electrnico del Gobierno Regional de Tacna, en
suscripciones a listas de correos electrnicos externos oue saturen el normal
trfico de mensajes en el servidor.
7.5 DE LAS SANCIONES
El usuario que haga mal uso del correo electrnico, segn la gravedad del hecho,
se 1e suspender el servicio de correo electrnico (segn lo especificado en el
numeral 7.3), adems de aplicrsele las sanciones administrativas, conforme a los
dispositivos legales vigentes, para ello la Oficina de Tecnologa de la Informacin
queda obligado a informar de manera detallada sobre la falta incurrida.

VIII. MECATTTCE
OPERATTVA
El Jefe de la Unidad Orgnica ante un nuevo ingreso laboral de personal
debidamente autorizado y con relacin contractual, solicitar la activacin
de una cuenta de correo electrnico.
2 El personal responsable de la Oficina de Tecnologia de la Informacin
(OTI), proceder a verifrcar la relacin laboral y de encontrarse conforme
proceder a la activacin del correo electrnico.
una
capacitacin
3. El personal
responsable
de la OTI realizar
individualizada al usuario requiriente sobre el uso del correo electrnico y
la determinacin de su contrasea.
4 Concluida la activacin del correo electrnico, la OTI proceder a su
inqreso en el directorio institucional de correos electrnicos.
q

IX.

Para el caso de la desactivacin


queda
Orgnica
obligado
a
dependencia a su cargo.

del correo electrnico, el Jefe de la Unidad


comunicar la baja de personal de la

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Y FINALES

9.1 La OTI absolver cualquier consulta que presenten los usuarios del servicio
de correo electrnico, para el adecuado cumplimiento de la presente
Directiva, pudiendo remitir
sus consultas al correo electrnico:
s()porte(/
re giontacna.qob.pe.
9.2 Los jefes de las Unidades Orgnicas, mediante un correo electrnico a
soporte@)regiontacna.gob.pe,
deben informar a la OTI sobre la relacin de
los funcionarios, servidores y personal que hayan ingresado a laborar y
de los que hayan dejado de hacerlo, para la activacin o desactivacin de las
cuentas de correos respectivos.
9.3 Para el caso del usuario que por motivo de vacaciones, comisiones,
iicencias por enfermedad o de ndole particular, tenga que ausentarse por
un perodo deteminado del Gobierno Regional de Tacna, debern
electrnico:
al
correo
comunicar
de
esta
ocurrencia
para evitar el bloqueo de su respectiva
sopOrtel(ireqiontacn..gob.pe,
casilla de correo electrnico. Dor saturacin de la misma
9.4 La Oficina de Tecnologa de la Informacin deber implementar Talleres para

Directivaparael Usodelserviciode ConeoElectrnico


en el GobiemoRegionaldeTacna
difundir su uso e implementacin de la presente Directiva, debiendo
gatantzar la distribucin de la presente Directiva, por el medio ms adecuado
y de acceso al usuario de correo electrnico.
9.5 Cualquier situacin no prevista en la presente Directiva ser resuelta por la
Oficina de Tecnologa de la Informacin, con apego a la normatividad vigente
al respecto.
9.6 El incumplimiento de la presente Directiva, dar lugar a la apertura de
responsabilidades por parte de los Funcionarios y servidores involucrados,
conforme al debido procedimiento que norma el D. Leg. N" 276 y su
Reglamento aprobado con D.S. N" 005-9O-PCM.

x.

RESPONSABILIDADES
1O.1 El cumplimiento
.
'
.
.

de la presente Directiva es de responsabilidad de:

El Jefe de la Oficina de Tecnologia de la Informacin;


Personal responsable de la administracin
del correo institucional;
Jefes de la Unidades Orgnrcas; y,
Personal usuario asignado con un correo institucional.

1O.2 El rgano de Control Institucional


presente Directiva.

](I.

cautelar el cumplirniento

de la

VIGENCIA Y DISTRIBUCION
La presente Directiva entrar en vigencia a partir de la fecha de su
aprobacin y ser distribuida a todas las unidades orgnicas cuyo personal
dispongan de correo electrnico bajo el dominio: regiontacna.gob.pe

61611

N.458 .201I-P.R/GOB REGTACNA

FE.HAzgDtci,,i

VISTOS:
de la Gerencia
El lnforme N" 213-2011-SGDO-GRPPAT/GOB.REG.TACNA,
Territorial,y el lnformeN" 957 Presupuestoy Acondicionamiento
Regionalde Planeamiento,
REG.TACNA.
2011.ORAJ-GOB.
CONSIDERANDO:
se tiene
Que, del Informe N' 213-2011-SGDO-GRPPAT/GOB.REG.TACNA,
que a mrito de los antecedentesallf expuestosy considerandoel estado situacionaldel
Proyectode Directivase concluyeque el ProyectoFinal de Directiva sobre el uso del Correo
Electrnicoen el GobiernoRegionalde Tacna, habindoseseguido los pasos secuenciales
para dar inicioal trmitede aprobacinante la GerenciaGeneralRegional,encontrndosecon
se opina que resultarecomendableaprobarla
la conformidadde las instanciasinvolucradas,
mencionadaDirectiva.

con el incisoa) del artfculo9 de la Ley N" 27867,Ley


Que,de conformidad
paraAPROBARS U
talesentidadesson competentes
Orgnicade GobiernosRegionales,
INTERNA.
ORGANIZACION
en el Gobierno
de CorreoElectrnico
Que,la Directivaparael UsodelServicio
del
serviciode
el
uso
sobre
Regionalde Tacnatienecomoobjetivo fijar las disposiciones
en el
tecnolgicos
puesto
de
los
servicios
usuarios
de
los
a disposicin
correoelectrnico,
por
otro
y
uso;
en
su
limitaciones
los
beneficios
Regional
Tacna,
establecindose
de
Gobierno
sobre
tcnicosy administrativos
criterios
ladotiene comofinalidad,regularsu uso,uniformizar
tanto
y facilitando
una eficientecomunicacin
asegurando
el serviciode correoelectrnico,
internacomo externa.

permitir,una
Institucional,
del CorreoElectrnico
Que, la implementacin
comunicacinms fluidaentrelos usuariosque laboranen la sede Centraly las distintas
de un
en la prestacin
Regional
de Tacna,lo cualdeberredundar
delGobierno
dependencias
y
obligaciones
las
normar
por
necesario
lo tanto
mejor y eficienteservicio,siendo
de
comunicacin.
medio
tal
en
el
uso
de
involucrados
los
usuarios
de todos
responsabilidades

con la Ley N"


expuestasde conformidad
Que,estandoa tasconsideraciones
las leyesN'27950y 28139;
y sus modificatorias
2778g"Leyde Basesde la Descentralizacin"
por
y complementada
modificada
Regionales"
de Gobiernos
de la Ley" ZZ86Z"LeyOrgnica
por
d)
inciso
el
conferda
de
la
atribucin
y
merito
las teyeN'27902,28013,28961 28926;a
Tacna,
de
Regional
y
Gobierno
del
Funciones
de Organizacin
delArtculo54 del Reglamento
de Tacna.
Regional
delGobierno
de AsesorlaJurfdica
de la OicinaRegional
conla visacin
SE RESUELVE:
para el uso de Correo
ARTCULOpRIMERO:ApROBAR la DirectivaDisposiciones
de Tacna.
Regional
en el Gobierno
Electrnico

N'458 -2011-P.R/G,OB
REGTACNA

FE.HA?gDlc
r,r.

ARTICULOSEGUNDO:NOTIFIQUESEla presenteResolucina las instanciasadministrativas


parasu conocimiento
y fines conformea ley
correspondientes

Y COMUNIQUESE.
REGISTRESE

-{eY

droctlo oLlvERA

ENTEREGIONAL

DISTRIBUCION:
Presidencia
Regonal
GerenciaGeneralRegonal
GRPPyAT
Control Institucional
ORA
AsesoriaJurdica
oTl
Archivo,
EDAC/mrvh,

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