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INFORMTICA

PARA OFICINAS

Mdulo: SOFTWARE PARA OFICINAS

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

Gua de Actividades del Alumno para el Desarrollo de Competencias

TERCER SEMESTRE

COLEGIO DE BACHILLERES DEL


ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
FRANCISCO ARTURO VEGA DE LAMADRID
Gobernador del Estado de Baja California
MARIO GERARDO HERRERA ZRATE
Secretario de Educacin y Bienestar Social del Estado de Baja California
HCTOR RIVERA VALENZUELA
Subsecretario de Educacin Media Superior, Superior, Formacin Docente y Evaluacin
ARCELIA GALARZA VILLARINO
Directora General del CBBC
IVN LPEZ BEZ
Director de Planeacin Acadmica del CBBC
INFORMTICA PARA OFICINAS
Mdulo I: Software para oficinas
Edicin, agosto de 2013

Diseado por:

Lic. Ricardo Lpez Navarro


Lic. Norma Vzquez Armas
Lic. Jess Arturo Gonzlez Hernndez

En la realizacin del presente material, participaron:


JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS
Teresa Lpez Prez

EDICIN, AGOSTO DE 2015


Gerardo Enrquez Niebla
Diana Castillo Cecea

La presente edicin es propiedad del


Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California.
Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra.
Este material fue elaborado bajo la coordinacin y supervisin de la
Direccin de Planeacin Acadmica del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California.
Blvd. Anhuac #936, Centro Cvico, Mexicali, B.C., Mxico.
www.cobachbc.edu.mx

NDICE
Presentacin
Competencias genricas que expresan el perfil del egresado
Competencias de egreso de la capacitacin
Introduccin del mdulo
Mapa de la capacitacin

SUBMDULO 1:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN

PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE

TEXTO........................................................................2

SUBMDULO 2:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN

PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO.............70

SUBMDULO 3:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN

PARA ELABORAR BASES DE DATOS.....148

BIBLIOGRAFA:

................................................................................217

PRESENTACIN
En el marco de la Reforma Integral de la Educacin Media Superior, Colegio de Bachilleres
del Estado de Baja California (CBBC), se ha propuesto la meta de formar y consolidar el perfil
de egreso en el bachiller, poniendo a disposicin del alumno los elementos necesarios que
le permitan crecer y desarrollar conocimientos, habilidades, actitudes y valores para poder
enfrentar los retos de un mundo globalizado, vertiginoso, competitivo y complejo. Por tanto, es
importante que el proceso educativo implemente estrategias que contemplen actividades de
aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde el estudiante con creatividad,
habilidad y destreza sepa desarrollar, movilizar y transferir las competencias adquiridas.

En virtud de lograr lo anterior y consciente de la dificultad para que el alumnado tenga


acceso a una bibliografa adecuada, pertinente y eficaz con el entorno socio-econmico actual,
el CBBC brinda la oportunidad a los estudiantes de contar con materiales didcticos para el
ptimo desarrollo de los programas de estudio de las asignaturas que comprende el Plan de
Estudios Vigente. Cabe subrayar que, dichos materiales son producto de la participacin de
docentes de la Institucin, en los cuales han manifestado su experiencia, conocimientos y
compromiso en pro de la formacin de los jvenes bachilleres.

Los materiales didcticos se dividen en dos modalidades: Gua de Actividades del


Alumno para el Desarrollo de Competencias, dirigida a las asignaturas de los Componentes
de Formacin Bsica y Propedutica, y Gua de Aprendizaje; para las capacitaciones del
Componente de Formacin para el Trabajo. Cabe sealar que, los materiales se encuentran
en un proceso permanente de revisin y actualizacin por parte de los diferentes equipos
docentes as como del equipo editorial. Las guas se pueden consultar en la pgina Web del
CBBC: www.cobachbc.edu.mx en la seccin alumnos / material didctico.

Es necesario, hacer nfasis que la gua no debe ser tomada como la nica herramienta
de trabajo y fuente de investigacin, ya que es imprescindible que los estudiantes lleven a
cabo un trabajo de consulta en otras fuentes bibliogrficas impresas y electrnicas, material
audiovisual, pginas Web, bases de datos, entre otros recursos didcticos que apoyen su
formacin y aprendizaje.

COMPETENCIAS GENRICAS QUE EXPRESAN


EL PERFIL DEL EGRESADO
Se autodetermina y cuida de s
1. Se conoce y valora a s mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los
objetivos que persigue.
2. Es sensible al arte y participa en la apreciacin e interpretacin de sus expresiones
en distintos gneros.
3. Elige y practica estilos de vida saludables.
Se expresa y se comunica
4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la
utilizacin de medios, cdigos y herramientas apropiados.
Piensa crtica y reflexivamente
5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de mtodos
establecidos.
6. Sustenta una postura personal sobre temas de inters y relevancia general,
considerando otros puntos de vista de manera crtica y reflexiva.
Aprende de forma autnoma
7. Aprende por iniciativa e inters propio a lo largo de la vida.
Trabaja en forma colaborativa
8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.
Participa con responsabilidad en la sociedad
9. Participa con una conciencia cvica y tica en la vida de su comunidad, regin,
Mxico y el mundo.
10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias,
valores, ideas y prcticas sociales.
11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crtica, con acciones responsables.

COMPETENCIAS DE EGRESO DE LA CAPACITACIN

Durante el proceso de formacin de los cuatro mdulos, el estudiante desarrollar las


siguientes competencias profesionales, correspondientes a la capacitacin de Informtica
para Oficinas:

Utiliza procedimientos y herramientas para el desarrollo de documentos electrnicos de


acuerdo a los requerimientos.
Soluciona problemas tcnicos sobre la configuracin de hardware y software en su
mbito de responsabilidad.
Interpreta y aplica documentacin tcnica en la instalacin, mantenimiento y diagnstico
en la solucin de problemas.
Instala y configura hardware y software de un sistema de cmputo conforme a las reglas
de seguridad e higiene y polticas de uso.
Aplica mantenimiento preventivo de hardware y software.
Implementa sistemas bsicos de seguridad informtica para mantener la integridad de
la informacin.
Configura de manera bsica una red de rea local para compartir dispositivos perifricos.
Aplica mantenimiento correctivo de hardware y software.
Instala, opera y mantiene software de sistema operativo y de aplicacin.
Programa y administra pginas web para la difusin y captacin de la informacin.
Ensambla hardware de un equipo de cmputo conforme a las reglas de seguridad e
higiene y polticas de uso.
Elabora pginas web con animaciones interactivas de aplicacin general y especifca,
en un ambiente multimedia.

Mdulo

SOFTWARE PARA
OFICINAS
Introduccin
En la dinmica laboral actual se presenta una creciente automatizacin de los procesos de la
informacin, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver
la problemtica que este contexto demanda.
La capacitacin en Informtica para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias
para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, as como una actitud
responsable que te permita incursionar en los sitios de insercin laboral en el mbito de la
Informtica, de manera exitosa. As mismo, podrs desarrollar competencias relacionadas,
principalmente, con la participacin en los procesos de comunicacin en distintos contextos, la
integracin efectiva a los equipos de trabajo y la intervencin consciente, desde tu comunidad en
particular, en el pas y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente.
La capacitacin se inicia en el tercer semestre, con el mdulo Software para Oficinas, que te
permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de clculo y bases de
datos, mediante el empleo de programas de cmputo.
En el mdulo de cuarto semestre, Configuracin y Mantenimiento de Computadoras,
desarrollars las competencias: Instalar y configurar componentes fsicos y lgicos de una
computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lgicos y fsicos de una computadora,
instalar y configurar una red de rea local para compartir recursos de hardware y software y
administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cmputo.
Con el mdulo de quinto semestre, Creacin y Edicin de Objetos, desarrollars las
competencias: Utilizar software de aplicacin para elaborar presentaciones electrnicas, para
editar imgenes y para elaborar animaciones de objetos y videos.

Con el mdulo denominado Pginas Web, que corresponde al sexto semestre, desarrollars
las competencias: Disear pginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de aplicacin para el
diseo de pginas Web, publicar pginas Web y establecer comunicacin va Internet.
Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo
laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses
profesionales o las necesidades en tu entorno social.
La capacitacin se compone de cuatro mdulos, el primer mdulo consta de tres submdulos,
el segundo consta de cuatro submdulos, el tercero tres submdulos y el ltimo consta de tres
submdulos. Todos los mdulos tienen una duracin de 112 horas, dando un total de 448 horas
para toda la capacitacin de Informtica para Oficinas.
El mapa de la capacitacin est compuesto por mdulos y submdulos, los cuales se dividen
de la siguiente manera:
3ER. SEMESTRE

Software para
Oficinas. (112 hrs.)

Utilizar software
de aplicacin para
elaborar documentos
de texto.
(32 hrs.)

4TO. SEMESTRE
5TO. SEMESTRE
MDULOS
Configuracin y
Creacin y Edicin
Mantenimiento de
de Objetos.
Computadoras.
(112 hrs.)
(112 hrs.)
SUBMDULOS
Utilizar software
Instalar y configurar
de aplicacin
componentes fsicos
para elaborar
y lgicos de una
presentaciones
computadora.
electrnicas.
(40 hrs.)
(24 hrs.)

Utilizar software
de aplicacin para
elaborar hojas de
clculo.
(40 hrs.)

Aplicar
mantenimiento a los
componentes lgicos
y fsicos de una
computadora.
(40 hrs.)

Utilizar software de
aplicacin para editar
imgenes.
(40 hrs.)

Utilizar software
de aplicacin para
elaborar bases de
datos.
(40 hrs.)

Instalar, configurar y
administrar una red
de rea local para
compartir recursos
de hardware y
software.
(32 hrs.)

Utilizar software
de aplicacin
para elaborar
animaciones de
objetos y videos.
(48 hrs.)

6TO. SEMESTRE

Pginas Web.
(112 hrs.)

Diseo de pginas
web en HTML.
(48 hrs.)
Utilizar software de
aplicacin para el
diseo de pginas
web.
(48 hrs.)

Publicar pginas
web y establecer
comunicacin va
internet
(16 hrs.)

Informtica para Oficinas

L
U

Semestre

1
O

B
U
S

UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
SUBMDULO 1

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submdulo

UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO

PROPSITO:

COMPETENCIAS:

Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las


caractersticas de la aplicacin del procesador de textos a la forma de
trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas
en la elaboracin de documentos de texto.

1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de la hoja de clculo a la


forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de
documentos de texto.

CONTENIDOS:
1.1 Cambiar las opciones del procesador de textos.
1.2 Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido
cuando es seleccionado.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido.
1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin
de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados.
1.5 Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
1.6 Insertar referencias en los documentos.
1.7 Insertar comentarios en los documentos.

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 1
Lee el texto Introduccin para que posteriormente realices un resumen.
INTRODUCCIN
Un procesador de textos (tambin conocido como procesador de palabras), es una
aplicacin en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos
por medio de una computadora.
Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar
el tipo y tamao de letra, insertar objetos grficos, as como corregir la ortografa e incluso la
gramtica de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes
programas dedicados a esto.
Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que
instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro
o Corel Word Perfect, otros los encontramos en lnea, tal es el caso de Google Docs, Zoho
Writer, ThinkFree, y otros ms que podemos encontrar al navegar en Internet.
WORD 2007
Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos ms utilizado,
nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versin 2007, misma que tiene
muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versin 2003.
En los ltimos meses, se ha estado dando la transicin de la versin de Word 2003 a Word
2007, la cual se est dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha
generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualizacin.
En realidad son pocas las diferencias:

Se sustituyen los mens y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta.
El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una
nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las
anteriores es .doc).

Las pantallas que te mostraremos a continuacin pueden no coincidir exactamente con las
que vers en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se
vean en cada momento, tal y como se ver ms adelante.
Botn Office
Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el men
principal y contiene opciones que estn disponibles con todas las pestaas de la cinta
de opciones.

SUBMDULO 1

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cinta de opciones

Esta cinta, tambin llamada banda, agrupa las herramientas por tareas y muestra los
comandos que se usan ms a menudo.

Cuenta con tres elementos bsicos:


Las pestaas o fichas. Son las que estn visibles en la parte superior de la cinta. Se
forman por diversos grupos.

Los grupos. Estn en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de
comandos.

Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.

En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle clic
se abrir un cuadro de dilogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo.
Pestaa Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:
Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin
entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores
versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas
aparte.

Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de dilogo similar
al de versiones anteriores de Word.

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido para la tarea que
se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men
que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos
de acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos
para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms
habituales, como Guardar, Deshacer, etc.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido
y el botn Office, lo que antes era el men Archivo, en esta nueva
versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja
con el logo de Office.

Despus de haber realizado la lectura, redacta tu resumen

SUBMDULO 1

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

1.1

Cambiar las opciones del Procesador de Textos

ACTIVIDAD 2
Ingresa a Word 2007, abre la seccin de OPCIONES DE WORD revisa el mn de opciones
que te muestra y responde ca una de las preguntas que se te presenten.
Podemos personalizar la manera como trabajamos con
Word, al entrar en las opciones de Word, que podrs
encontrar al presionar el botn Office.
Te encontrars con las ventanas correspondientes a
lo siguiente:

Ms frecuentes. Cambia las opciones ms


populares de Word.

Mostrar. Cambia el modo como se muestra


el contenido del documento en la pantalla y
al imprimirlo.

Revisin. Cambia el modo como Word


corrige y aplica formato al texto.

Guardar. Personaliza el respaldo de documentos.

Avanzadas. Cambia las opciones avanzadas para trabajar con Word.

Personalizar. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido y los mtodos


abreviados de teclado.

A continuacin, una descripcin de algunas de las opciones con las que cuenta Word, tomando en cuenta
el listado anterior.
Ms frecuentes

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una
minibarra con opciones de formato, aqu puedes decidir si aparece o no.

Para cuando trabajes con Macros, ser necesario activar la ficha Programador. Es en esta
seccin donde lo podrs hacer.

En esta seccin puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus
colores en Combinacin de colores, est la tpica combinacin azul, o puedes elegir
entre plata o negro.

Puedes cambiar la configuracin del usuario as como el idioma de Word.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al
imprimirlo.
Mostrar

SUBMDULO 1

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Puedes modificar las opciones de presentacin de la pgina, como mostrar el espacio


en blanco que se muestra en el diseo de impresin.

Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de prrafo y otras marcas de formato
en pantalla.

Puedes modificar lo que se imprimir, como fondos, texto oculto, imgenes de


fondo, etc.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
Revisin

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Una de las caractersticas ms utilizadas en los procesadores de textos es el corrector de


ortografa, sin embargo; muchas veces nos confiamos en que no nos marca algunas palabras que
estn mal escritas porque Word las reconoce como correctas. Por ejemplo:
La Revolucin cambio al pas. Word no marcar la palabra cambio porque es una palabra
correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento grfico sobre la
letra o para dar sentido a la frase: La Revolucin cambi al pas,
En esta seccin, puedes:





Cambiar las opciones de autocorreccin


Hacer que Word no marque las palabras en maysculas
Omitir la ortografa en palabras que contengan nmeros
Omitir las direcciones de Internet
Omitir las palabras repetidas
Cambiar otras opciones para ortografa y gramtica

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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Personalizar la forma de guardar documentos.
Guardar

SUBMDULO 1

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc
para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word.

Puedes cambiar la ubicacin donde se guardan de forma predeterminada tus


documentos.

Se puede cambiar tambin el tiempo de retardo para guardar informacin para


autorecuperar informacin en caso de que sea necesario.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.
Avanzadas

Son muchas las opciones que podemos modificar en esta seccin:

10

Las opciones de edicin

Al momento de cortar, copiar y pegar, podemos decidir si queremos mantener o no el


formato de origen
Es aqu donde podemos decidir cuntos archivos queremos que recuerde Word

Podemos hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento


Hay opciones para cuando necesitamos imprimir

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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Personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de teclado.
Personalizar

SUBMDULO 1

11

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso


rpido. Originalmente, Word contiene slo los elementos para Guardar, Rehacer y Deshacer; pero
hay algunas operaciones que realizamos con mayor frecuencia, por ejemplo: Vista preliminar e
Impresin se tienen que aadir por separado.
Observa que en el listado de la izquierda estn los comandos que puedes utilizar y a tu
derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar segn lo requieras.


Puedes incluir separadores.


Si no encuentras un comando, bscalo en Comandos disponibles, ah se encuentran
agrupados.
Puedes verificar y cambiar algunas combinaciones de teclas.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
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UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 3
Identifica en el sifuiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del
Microsoft Word

Coloca sobre cada una de las lneas en el diagrama de arriba, el nmero que le corresponda
al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuacin:

1.-
2.-
3.-
4.-

Botn Office
Regla
Barra de estado
Botn minimizar

7.-
8.-
9.-
10.-

5.-
6.-

Cinta de opciones
Barra de desplazamiento

11.- Botn cerrar


12.- Vistas de documento

SUBMDULO 1

Botn maximizar o restaurar


Barra de herramientas de acceso rpido
Zoom
Barra de ttulo

13

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 4
Elabora la siguiente prctica, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor
1. Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicacin.
2. Entra a Microsoft Word 2007.
3. Redacta 2 prrafos sobre el tema de tu eleccin.
4. Cambia mrgenes a 2.5 izquierdo y derecho.
5. Cambia el color de fondo de pantalla a gris.
6. Agrega tus datos como usuario.
7. Verifica que el idioma del programa sea Espaol de Mxico y de no ser as, corrgelo.
8. Activa la opcin para que aparezcan las pginas del documento de manera continua.
9. Resalta el ttulo del documento y activa la opcin para que aparezca resaltado.
10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrnico y desactiva la opcin
para que no se pueda utilizar el vnculo.
11. Activa la opcin para que aparezcan las marcas de prrafo, guiones y espacios.
12. Activa las opciones para que se corrija la ortografa.
13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicacin, creada en tu memoria USB
con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003.
14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el punto
anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007.
15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cul es la finalidad de guardar el
archivo en un formato diferente.
Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se
deber realizar desde las opciones de Word.
ACTIVIDAD 5
Realiza la prctica que se menciona a continuacin, apoyndote en esta gua de
aprendizaje y tu profesor
Retomando la prctica anterior, realiza los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.

Abrir el documento, trabajado anteriormente.


Agrega como encabezado el nombre y grupo del alumno.
Agrega como pie de pgina el nmero de pgina.
Copia y pega los prrafos anteriores en la parte inferior del documento.

5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido, agregando cinco botones (los


ms utilizados) y activa la opcin de mtodo abreviado.

14

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

1.2

Semestre

Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es


seleccionado.

ACTIVIDAD 6
Lee el texto Hipervnculo y posteriormente responde las preguntas que se te presentan
Hipervnculo
Un hipervnculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una
ubicacin de un archivo, a otro archivo, o a una pgina HTML del World Wide Web o de una
Intranet.
Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin en el documento actual
Para poder establecer un vnculo con un lugar del documento actual, se requiere la
utilizacin de Marcadores.
Qu es un marcador?
Un marcador es un elemento o una ubicacin de un documento que se identifica y se le
asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rpidamente a
una ubicacin especfica, en este caso, para que por medio de un hipervnculo podamos llegar a
un punto especfico de un documento slo con presionar un botn del mouse.
Cmo se agrega un marcador?
Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una
palabra o enunciado) o una ubicacin (que puede ser el inicio de una pgina) y asignarle un
nombre de marcador. Automticamente, Word sabr si seleccion texto o slo se posicion en una
ubicacin.

1. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas
insertar un marcador.

2. En la pestaa Insertar, busca el grupo Vnculos y haz clic en Marcador.

SUBMDULO 1

15

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

3.

En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre.

4.

Haz clic en agregar.

Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y
pueden incluir nmeros; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el
carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: Primer_ttulo.

Mostrar los marcadores


Normalmente, los marcadores no son visibles en los documentos. No obstante, quiz desees
mostrar los marcadores mientras trabajas en un documento. Word utiliza corchetes para representar
marcadores alrededor de un elemento o un cursor en forma de I para representar un marcador en
una ubicacin. Los marcadores no se imprimen.
1. Al presionar el botn Office, entra a las Opciones de Word, y en la categora
Avanzadas, busca la seccin Mostrar contenido de documento.
2. Activa la casilla de verificacin Mostrar marcadores.

16

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Insertar hipervnculos
Ya sabemos cmo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervnculos.
1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicacin a la que deseas ir o el
nmero de marcadores que necesites.
2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el
hipervnculo.
3. Haz clic en Hipervnculo del grupo Vnculos en la pestaa Insertar (en el mismo lugar
de los Marcadores).

4. Abajo de Vincular a: haz clic en lugar de este documento.


5. En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.
Nota: El texto que aparece en la parte superior, es el texto que se seleccion para
representar el hipervnculo. En caso de ser un objeto el seleccionado, no se apreciar
ningn texto activo.

Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin especfica en otro documento


1. Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador.
2. Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vnculo y selecciona el texto
o el objeto que quieres convertir en hipervnculo.
3. Abre el cuadro de dilogo Hipervnculo.
4. Abajo de Vincular a: haz clic en Archivo o pgina Web existente.
5. Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vnculo.
6. Haz clic en Marcador... y selecciona el marcador que desees.

SUBMDULO 1

17

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Insertar un hipervnculo que vaya a una pgina Web


1. Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de dilogo Hipervnculo.
2. Haz clic en Archivo o pgina Web existente, abajo de Vincular a:
3. Selecciona el archivo al que deseas crearle el vnculo, o bien, puedes realizar cualquiera de
las siguientes opciones:

Si conoces la direccin de una pgina Web existente, puedes escribirla directamente y


Word crear automticamente el vnculo (por ejemplo, al escribir http://www.cobachbc.
edu.mx).

Puedes teclear la direccin de la pgina donde dice Escriba el nombre del archivo o de la
pgina Web.

Si cuentas con conexin a Internet, puedes hacer clic en Pgina Web, cambiarte al navegador,
abrir la pgina y regresar a Word.

Manipulacin de hipervnculos
Se puede acceder a las opciones que tiene cada hipervnculo,
posicionndote en l con el mouse, dando clic derecho aparecer
un cuadro de dilogo como el que se observa a la derecha. Para
modificar el hipervnculo, slo debers seleccionar la opcin
Modificar hipervnculo Es probable que no se quiera escribir la
pgina de Internet, por lo que se puede sustituir por otro texto ms
corto o ms entendible. En lugar de decir http://www.cobachbc.
edu.mx puede decir Pgina del Colegio. Esto se puede hacer de
la siguiente manera:

18

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Informtica para Oficinas

1.

Semestre

Si ya tienes tu pgina escrita, entra a modificarla.

2. En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la pgina y da clic
en Aceptar.
3. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervnculo con el nuevo texto.
ACTIVIDAD 7
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Qu entiendes por hipervnculo?

2.- Qu entiendes por marcador?

3.- En qu circunstancias utilizaras los marcadores en los documentos de Word?

SUBMDULO 1

19

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

4.- En qu circunstancias utilizaras los hipervnculos en los documentos de Word?

5.- Cul es la diferencia entre un hipervnculo y un marcador?

6. Cules son los diferentes hipervnculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft
Word?

ACTIVIDAD 8
Disea el documento que se te pide a continuacin, siguiendo las instrucciones que se
te indican
Disea un documento que sirva como catlogo musical donde establezcas los siguientes
gneros musicales:
1.
2.
3.
4.
5.

Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton

En donde cada categora te traslade por medio de un hipervnculo a una lista de 3 intrpretes
correspondientes a su gnero, donde ste a su vez te proporcionar las alternativas para ver el
video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la cancin del video.
Ejemplo:
Catlogo Musical
1.
2.
3.
4.
5.

20

Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton

Intrpretes
1. Cantante 1
2. Cantante 2
3. Cantante 3

Video
Video
Video

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Letra
Letra
Letra

Volver

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Semestre

Verifica que los hipervnculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y
espera a que el maestro lo revise.
Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar un hipervnculo que consistir en cambiar el
video de un cantante, de preferencia de la misma cancin. Finalmente, debers eliminar alguno
de tus hipervnculos que creaste.
1.3

Crear estilos que correspondan al formato requerido

ACTIVIDAD 9
Realiza la lectura de Estilos y posteriormente responde las preguntas que se te presentan

Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que estn identificados por un nombre. La ventaja
de utilizar estilos es que con un slo clic se pueden aplicar varias caractersticas de formato
al mismo tiempo.
Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por
ejemplo: el estilo Ttulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y
prrafo alineado a la izquierda.
Adems, se pueden crear estilos personalizados con las caractersticas de formato que
necesitemos o deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un
diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de
herramientas Estilo.

Desde all, tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilos, haciendo clic en el
botn
que aparece en la esquina inferior derecha.

SUBMDULO 1

21

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el grupo de herramientas, aparecen estilos


predeterminados que facilitan la tarea, simplemente
selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en
el estilo deseado. Si haces clic en el botn
, puedes ver
la totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo Estilos,
slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel
Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin
ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto
que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el
cuadro de verificacin Mostrar vista previa.

El botn Inspector de Estilos


abre un cuadro de
dilogo que permite observar el estilo aplicado, haciendo
clic sobre cualquier parte del texto.

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Informtica para Oficinas

Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato

Semestre

En este panel se ven todos los elementos que componen


el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de la fuente, etc.
Tambin podemos ver los atributos referentes al Prrafo, como la
alineacin, nivel de esquema, etc.

Crear, modificar y borrar estilos


Crear un estilo
Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es definir
el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto, debemos
hacer clic en el botn Nuevo Estilo
del panel Estilos, se abrir
el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir
el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las
caractersticas del formato que tenemos definido hasta ese
momento.

SUBMDULO 1

23

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New
Roman, tamao 12 y alineacin a la izquierda. Si ahora quisiramos aadir el estilo negrita no
tendramos ms que hacer clic en el botn correspondiente.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo tienes que
seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de
estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar,
al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Modificar estilo...
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

Aqu puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para lo cual existen
unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el tamao,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras.

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Semestre

Propiedades de los estilos


Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos:




Tipo de estilo
Estilo basado en
Estilo del prrafo siguiente
Agregar a la lista de estilos rpidos
Actualizar automticamente

Tipo de estilo
El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
carcter), Tabla y Lista.
El tipo de estilo: Carcter afecta a caracteres y tiene definidas caractersticas como: el
tamao de los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carcter no puede contener
caractersticas de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto, esas caractersticas
estn deshabilitadas en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un
smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como smbolo una a subrayada.
El tipo de estilo: Prrafo. Puede contener todas las caractersticas del estilo Carcter,
adems, caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo Prrafo
tiene el siguiente smbolo que lo identifica:
.
El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener caractersticas como el
cuadro Iniciar en donde se indica el nmero o letra en el que empezar la lista, fuente, estilo,
sangras, etc. El tipo Lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista.
El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las
caractersticas del estilo Carcter adems, caractersticas de las tablas como: tipo de bordes, etc.
El tipo Tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula.
Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De
esta forma, el estilo tomar las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms
las nuevas que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos
que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas caractersticas. Segn el tipo
de estilo sea Prrafo, Carcter o Tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro despegable
Estilo basado en.
Estilo del prrafo siguiente
Este cuadro slo est disponible para el tipo de estilo Prrafo. Permite definir el estilo que tendr
el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo
y pulsemos la tecla Enter dejar de aplicarse el estilo que hemos definido y se aplicar el que
pongamos en Estilo del prrafo siguiente. Esto se suele utilizar por ejemplo en los ttulos en los
que el prrafo siguiente ser del estilo normal.

SUBMDULO 1

25

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Agregar a la lista de estilos rpidos


Si no marcas esta casilla el nuevo estilo slo estar disponible en el documento actual, si
la marcas estar disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.
Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estar disponible tambin en los
nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla
Normal. Los documentos que existan antes de agregar a la plantilla no tendrn accesible el nuevo
estilo, slo est accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga
acceso a un estilo creado despus debemos hacerlo con el Organizador.
Actualizar automticamente
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente
el estilo. Adems aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan
ese estilo.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar,
al seleccionar el tringulo que aparece en esa pantalla, se desplegar un men con la opcin
Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que tuvieran
aplicado ese estilo.
ACTIVIDAD 10
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu entiendes por estilo en el Procesador de Textos Microsoft Word?

2.- En qu circunstancias utilizaras los estilos en los documentos de Word?

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Semestre

3.- Cundo crees que sera necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word?

4.- Cules tipos de estilos puedes definir o crear en Microsoft Word?

ACTIVIDAD 11

Realiza la siguiente prctica en la computadora, tomando en cuenta las


instrucciones que se te indican y auxilindote de la gua y del profesor.
Captura el siguiente texto:
Procesador de textos
Un procesador de textos es una aplicacin informtica que nos permite elaborar documentos
de texto y aplicar diferentes formatos de una manera profesional y con calidad. As mismo, nos
brinda la posibilidad de insertar diferentes objetos como tablas, imgenes, grficas, archivos,
sonidos, etc.
Utiliza los estilos predefinidos siguientes:
1. Al ttulo del texto le aplicars estilo ttulo.
2. Al cuerpo del texto le aplicars estilo nfasis.
Crea dos nuevos estilos personalizados:
1. Para el ttulo, en donde la fuente sea de tipo Calibri, de color rojo y tamao 18, alineacin
centrada, negrita, y mtodo abreviado Ctrl+PT.
2. Para el prrafo con tipo de fuente Tempus Sans ITC, tamao 14, color azul, con letra
cursiva, alineacin justificada y que responda al mtodo abreviado con combinacin de
teclado Ctrl+PA.
Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el
maestro la revise.
Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar o eliminar un estilo de los que creaste.

SUBMDULO 1

27

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

1.4

Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente


de datos en los campos de combinacin utilizados.

ACTIVIDAD 12
Realiza la lectura Combinar correspondencia, y posteriormente responde las preguntas
que se te presentan.
Combinar correspondencia
Esta opcin nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto
que se repetir en todas las cartas y Word se encargar de generar los datos variables que cambian
en cada carta, segn la persona. De esta forma, podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como
lo son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres para invitaciones, etc.
Conceptos previos
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un
libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos.
Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente y un campo ser por ejemplo, el nombre del cliente, otro sera la direccin del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.

28

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Semestre

Crear el documento principal


Abrir Word y tener en la ventana activa un


documento en blanco o un documento que
ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaa Correspondencia


el men Iniciar combinacin de
correspondencia.

All haz clic en la opcin Paso a paso por el


Asistente para combinar correspondencia.
Se
abrir
la
seccin
Combinar
correspondencia con el primer paso del asistente,
el cual nos va preguntando y nosotros le
contestamos, haciendo clic en la opcin deseada.
Primero, tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.).
Seleccionamos Cartas y hacemos clic en
Siguiente, para que aparezca el segundo paso del
asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es


el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada
en este momento.

SUBMDULO 1

29

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar


con el asistente.
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
Utilizar una lista existente. Aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opcin
Elegir la carpeta de contacto.
Escribir una lista nueva. Aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista (sta es la que utilizaremos en este ejemplo).
Al hacer clic en la opcin Crear..., se abre el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones
y aqu podremos comenzar a llenar nuestros registros. Tambin podemos configurar las columnas
e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrars una manera sencilla para modificar
estos elementos.

30

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Semestre

Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:


En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo
de nuestra carta y aadimos los campos de combinacin. Para ello,
debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que
aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones, una Lnea
de saludo, Franqueo electr-nico o Ms
elementos.... En la opcin Ms elementos
aparecer la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista
el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones
y
para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.

SUBMDULO 1

31

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la


opcin Imprimir....
Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento,
por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores,
cerramos el panel de tareas.
La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambin podemos
utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia

para realizar los cambios convenientes.


Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal como
vimos con el asistente.

el asistente.

Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

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Semestre

Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms
fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opcin la detallamos ms


adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error
por tu parte en la creacin de la carta.

Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono


de la pestaa
Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos.
El campo aparecer en el documento principal entre
y
, esto nos indica que ah va
un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Ver datos combinados

SUBMDULO 1

33

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacemos clic en este
botn, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con
los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fcil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono
, los campos del origen de datos aparecern resaltados.

Desplazarse por los registros


El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen
son los esperados.


Permite ver los datos del primer registro del origen.


Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando as como, permite ir
directamente a un registro determinado, escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1
indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el
documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un
registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
En estos casos, se utiliza el botn
,el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

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Semestre

Aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos a continuacin:

En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar.


En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor. Si
elegimos Todos los campos, buscar el dato en toda la lista.
Hacer clic en el botn buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento,
si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado
el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el
principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un
cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas,
tal como se muestra en la imagen.
Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas
salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso, podemos introducir condiciones de
filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

SUBMDULO 1

35

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el cuadro que se observa arriba,


aparece una rejilla con los datos de los
destinatarios (los que se combinarn con el
documento principal). Cada fila corresponde
a un destinatario y por cada destinatario se
generar una carta (o lo que se haya diseado).
La segunda columna contiene casillas de
verificacin que indican los destinatarios que
se combinarn, normalmente estarn todas
las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento
combinado slo tenemos que desmarcar
la casilla. Si queremos modificar el valor de
algn dato almacenado hacemos clic sobre el
origen de datos en la parte inferior y pulsamos
Edicin. Se abrir el siguiente cuadro de
dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar
entrada, donde podemos introducir un valor y un campo, y se posicionar en el primer destinatario
que tenga el valor en ese campo.

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Semestre

Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono
,a
continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Ciudad y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen poblacin.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos
valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este
caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios
que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.
(Avanzado...): abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros se pone la condicin que debern cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).

SUBMDULO 1

37

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin:
No vaco, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la
comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas
a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos
que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la
columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por
apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y
ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

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Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los
registros y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos, rellenar en Luego por:
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo que se observa a la derecha.

Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al quinto
(desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo
(desde: 2 hasta: en blanco); los tres
primeros (desde: en blanco hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro
de dilogo Imprimir que ya conoces.

SUBMDULO 1

39

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Combinar en correo electrnico


La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de
la combinacin en un correo electrnico.
Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta
utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece un cuadro de dilogo. En ste, adems
de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir)
debemos completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail
del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.
ACTIVIDAD 13
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Qu entiendes por Combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word?

2.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos del Documento Principal?

3.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos del Origen de


Datos?

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4.- Qu representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinacin de
correspondencia?

5.- Qu son los destinatarios en la Combinacin de correspondencia en los documentos de


Microsoft Word?

6.- En qu consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinacin de correspondencia en


Microsoft Word?

7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la combinacin


de correspondencia:

ACTIVIDAD 14
Realiza el siguiente ejercicio de combinacin de correspondencia, tomando como base
la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en
Internet
Ejercicio:
Origen de datos.
Debers generar el origen de los datos, con un mnimo de 5 registros, utilizando el comando
Correspondencia, Escribir nueva lista. Asignar los campos necesarios para generar todos
los formatos de correspondencia.
Guardar con un nombre significativo.
Carta personalizada.
Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.

SUBMDULO 1

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Guardar con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.


Sobre personalizado.
Elaborar un documento principal tipo sobre, para que automticamente ponga el nombre del
destinatario del sobre.
El remitente debe aparecer en todos los sobres.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de destinatario
de un sobre.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.
Etiquetas postales.
Elaborar un documento principal tipo etiqueta, para que automticamente ponga los datos requeridos
en la etiqueta.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos en la etiqueta.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.

1.5

Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.

ACTIVIDAD 15
Realiza la lectura Plantillas, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo
el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de
nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos
muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el
documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin,
el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de
documento es plantilla de documento (.dotx). La principal caracterstica de una plantilla es que
al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y
la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo,
est utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente
al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra,
estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se
deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios
y no se recuerda cmo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original
borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La prxima vez que se abra
Word con un documento nuevo se crear automticamente.

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Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc., las
cuales aprendern a utilizarlas y posteriormente, vern cmo poder modificarlas para adaptarlas a
sus necesidades, tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
As mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con
controles ms complejos que veremos en el tema Compartir documentos.
Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botn Office.
Si se hace de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que se puede ver en la
siguiente imagen:

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales cuando
est creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo
documento a partir de otro ya existente. Tambin permite crear un documento nuevo a partir de una
plantilla, que es lo que vamos a ver a continuacin.
Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir
una plantilla:

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio Web de
Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta pgina Web
se pueden descargar las plantillas que deseemos.

Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco
duro de la computadora.

La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas ms usadas en la computadora.

SUBMDULO 1

43

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Mis plantillas, es donde aparecern las plantillas que hayan creado.


El cuadro de dilogo que se muestra en la pantalla siguiente, muestra las plantillas
disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su inters.
Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo,
puesto que ahora queremos crear un documento de Word, utilizando la plantilla y no deseamos
modificar la plantilla.

Se ver un documento como el que se observa en la imagen de arriba, en el que se tendr


que sustituir los nombres genricos de la plantilla como: Direccin por lo que se desee, y escribir
los datos adecuados en los lugares donde lo solicite.
CEI

[Escriba su nmero de telfono]


[Escriba su direccin]
[Escriba su direccin de correo electrnico]
[Escriba su sitio Web]
Objetivos
[Escriba los objetivos]
Formacin acadmica
[Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el grado]

[Escriba la lista de logros]

Experiencia
[Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el cargo]
[Escriba el nombre de la compaa] | [Direccin de la compaa]
[Escriba las funciones]

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Cualificaciones
[Escriba la lista de aptitudes]
As, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora slo nos
restara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su estado
original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin
tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar
tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero
hay que abrirla, para ello desde el botn Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrir un cuadro de dilogo como el que se muestra a continuacin:

Seleccionar la categora donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax


Profesional.
Si no se dispone de esa plantilla, se puede utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior
derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, as una vez modificada la
plantilla, la guardar como plantilla y no como documento Word.
Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr el diseo que se
observ en el punto anterior).
Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos.
Por ejemplo, sustituir Compaa por el nombre de nuestra organizacin, as ya no tendremos que
introducir cada vez. Tambin se puede cambiar el tamao y el tipo de letra de Fax, etc.
Al final, obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. Ahora slo nos
queda guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
SUBMDULO 1

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Crear plantillas a partir de documentos Word 2007


Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una
plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos que:
Disear el documento Word 2007
Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos
incluir campos del estilo Haga clic aqu... , aunque no es necesario que una plantilla contenga
estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para
disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento.
Como ya vimos en el punto anterior, automticamente Word 2007 nos colocar en la carpeta
Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos
utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla
junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

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Elementos que se guardan en una plantilla


Como hemos ido viendo en esta unidad, en una plantilla se guarda un documento base con
todas sus caractersticas de formato; pero hay otras cosas que tambin se guardan en la plantilla.
Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella.
Si se modifican las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos, estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. Si se crean o modifican entradas de
Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla. Es decir, en una plantilla se guarda un
entorno de trabajo de Word 2007. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo
ms eficiente con Word 2007.
Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con
respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creacin de documentos
profesionales bien diseados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrnico o en la Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos:
vnculos, colores o grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas, lneas horizontales,
colores de hipervnculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y
varios niveles.
Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de
herramientas personalizadas, macros, configuraciones de men o teclas de mtodo abreviado.
Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar colores ms brillantes al texto y a los
grficos, animar determinados grficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la
animacin de grficos del tema, muestra la pgina Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaa Diseo de
Pgina y hacer clic sobre el botn Temas:

SUBMDULO 1

47

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A continuacin, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre
una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo
que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Ms temas en
Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre l y ya
podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imgenes de fondo, etc. del tema.

ACTIVIDAD 16
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu entiendes por una plantilla?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

2. Qu es lo que se guarda en una plantilla?


_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

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3. Cul es la principal caractersticas de una plantilla?


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
4. Cules son las plantillas de las que dispone Word 2007?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
5. Qu actividades puedes realizar con el panel nuevo?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6. Qu diferencia encuentras entre las plantillas instaladas y las plantillas desde Microsoft
Office on line?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7. Qu diferencia encuentras entre las plantillas ms destacadas y Mis Plantillas?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
8. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una plantilla:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
9. Qu entiendes por tema?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

SUBMDULO 1

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Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

10. Qu diferencia encuentras entre un tema y un plantilla?


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
11. Qu elementos personalizan los temas?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 17
Realiza el siguiente ejercicio de plantillas, tomando como base la lectura de la gua,
apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en internet.
Ejercicio 1: Elabora un folleto, haciendo uso de las plantillas predefinidas de Microsoft Word,
tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla Folletos.
2. Reemplaza la informacin que no variar, como el nombre de la empresa.
3. Elige Guardar como en el men Archivo. Seleccione Plantilla de documento en el
cuadro Guardar como tipo: (las extensiones de los nombres de archivo deben cambiar
de .doc a .dot). Guarda el archivo con otro nombre para proteger el original.
4. Abre el documento que guardaste en el punto anterior, que seguramente estar en la
pestaa General, o en los archivos guardados recientemente.
5. Ahora modifica la informacin por la que te indique tu maestro.
6. Grabar el documento pero ahora como un documento Word (.doc).
1.6 Insertar referencias en los documentos.
ACTIVIDAD 18
Realiza la lectura Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices posteriormente
responde a las preguntas que se te prensentan.
Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:

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Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como ndice.


ndice, es un ndice alfabtico.

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Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos (tal como esta gua). De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn
punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra
dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama ndice a
lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla.

Tabla de contenido: Una tabla de


contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los ttulos de los temas y
subtemas que forman el documento. Una tabla
de contenidos puede contener o no el nmero de
pgina y puede establecerse un enlace directo
a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de
contenido suele figurar al principio de un libro y es
lo primero que miramos cuando queremos saber
de qu temas trata el libro.

Insertar marcas de ndice


Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

SUBMDULO 1

51

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Podemos marcar las entradas del ndice de dos formas: Automtica y Manual:
De forma automtica
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:

Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.


En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser
exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de vehculos, en
la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos captulo
2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la
c est en minscula y la i no est acentuada y por tanto, la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en
el ndice.
Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la
segunda columna pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor,
los dos puntos : indican que es un subndice de Captulo 2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos
utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.

Abrimos el documento a marcar.


Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice.
Aparece el dilogo de ndice.

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Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el archivo


donde tenemos el listado.
Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en


nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice.
De forma manual
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

Comenzando desde el principio del


documento, selecciona las frases o palabras
que vayas a aadir al ndice o sitate en el
punto donde vayas a insertar una marca.
Accede a la pestaa Referencias y haz clic
en el botn Marcar entrada o presiona la
combinacin de teclas Alt + Shift + X.
Aparece el dilogo Marcar entrada de
ndice, si habamos seleccionado el texto,
en el recuadro Entrada estar ya escrito ese
texto, en caso contrario debemos introducir
el texto ahora. Este recuadro Entrada es el
que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo


de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.
Por defecto, el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada o hacer referencia a un intervalo de pginas.

Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.


Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o
palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar
entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se
actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

SUBMDULO 1

53

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Insertar ndice
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automticamente, podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos colocarnos en el lugar
donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se
suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer
un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas
podemos elegir en Tipo: Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o
Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.


Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar
el ndice.
Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice, presionando
sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos
modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de cada
uno de ellos, seleccionndolo y presionando sobre Modificar...
Tablas de contenido
Habamos dicho al principio, que una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los
apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla
de contenidos debemos seguir dos pasos:
1.
2.

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Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

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Mtodos para preparar una tabla de contenidos


1.

Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.


Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en
nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos, recuerda que hay desde Ttulo 1 a
Ttulo 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de
ellos.

2.

Crear el documento en vista esquema.


Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir
los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar
automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema
desde la pestaa Vista - Esquema.

3.

Crear estilos de ttulos personalizados.


Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los tenga
en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados, una vez que
estemos en la pestaa Tabla de contenido, en el dilogo Tabla de contenido debemos pulsar
sobre el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado
y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc.
lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as
sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos


Cuando tengamos preparado el documento en
niveles segn hemos visto anteriormente y por tanto, ya estn
definidos los elementos que formarn la tabla de contenido,
slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos
en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos
(normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al
inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar
el men Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de tablas automticas.
Eligiendo uno de ellos, se generar una tabla de contenidos
de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido

SUBMDULO 1

55

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Eligiendo Tabla manual, se generar una


tabla con datos de muestra que deberemos sustituir;
pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si
preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos
seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido...,
donde aparecer el cuadro de dilogo que se observa
en la derecha.
En Formatos: podemos escoger diversos estilos y en
Vista preliminar podemos ir viendo la presentacin
que tendr el estilo seleccionado. Adems, podemos
seleccionar entre varias opciones como Mostrar
nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a
la derecha y si queremos sustituir los nmeros de
pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar
hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el botn Opciones...


nos aparece un dilogo como el que vemos en
la imagen donde podemos establecer la relacin
entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por
defecto son los que aparecen en la imagen; pero
podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo,
si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles
podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3,
Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto
y queremos dejarlo como estaba, podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en
Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla
de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre lo indica, la tabla se
eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido..., podremos
guardar el estilo de nuestra tabla y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en
ocasiones futuras.

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Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, aadiendo o eliminando
ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn.
Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente,
donde tenemos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera
de estas dos opciones, nos aparece el dilogo Actualizar
la tabla de contenido que vemos en la imagen de la
izquierda para seleccionar si deseamos actualizar slo
los nmeros de pgina o toda la tabla.
Notas al pie y notas al final
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una


nota.
Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la
nota se insertar automticamente y no tendremos que
realizar ms acciones; pero si queremos configurar las notas
deberemos abrir el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen anterior.
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la
seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la
seccin.

SUBMDULO 1

57

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del


nmero que deseamos que se muestre como subndice.
Podemos incluir una marca personal, pulsando en Smbolo...

Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en
cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato
a mitad del documento y aplicar los cambios despus, seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima
aparece un bocadillo con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic
sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Define ndice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- Define tabla de contenido:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3.- Qu diferencia encuentras entre un ndice y una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

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4. Cules son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del ndice?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un ndice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6.- Cules son los mtodos para preparar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7.- Cules son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
8.- Qu entiendes por notas al pie y notas al final?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
9.- Para qu crees que sirven las notas al pie?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

SUBMDULO 1

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ACTIVIDAD 20
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
Ejercicio: Utilizando un archivo que te proporcionar el profesor, realiza las siguientes
actividades.
1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor.
2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos:
a. Ttulo
b. Subttulos
c. Temas
3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes
y al inicio del documento genera la tabla de contenido.
4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de ndice, y al
final del documento genera el ndice en tres columnas.
5. Localiza en el documento las imgenes o grficos e inserta el ttulo de ilustracin a cada
una de ellas, y en la hoja siguiente del ndice genera el ndice de ilustraciones.
6. Localiza en el documento algn tema en especfico, busca en Internet ms informacin
y en una cita, anota la pgina donde encontraste la informacin.

60

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

1.7 Insertar comentarios en los documentos


ACTIVIDAD 21
Realiza la lectura Comentarios y posteriormente resuleve las preguntas que se te
presentan.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algn
concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de personas que
comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento; pero no se imprimen, a no ser que
lo indiquemos a la hora de imprimir.
Insertar un comentario
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.


Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario.
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento
unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir
el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrar de una manera o de otra.
Por ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo
del comentario a la derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto
comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo,
en la imagen que se observa a la izquierda de un comentario de
ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre
corchetes escribe las iniciales del autor (D es la inicial del nombre
de usuario) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor
y enseguida se muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver
los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin. Para ello, deberemos desplegar la opcin
Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma
horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como podemos observar
en la siguiente imagen.

SUBMDULO 1

61

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin, por ejemplo, en el centro nos
muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo
el comentario y un rengln ms abajo muestra el comentario.
Modificar el autor de los comentarios
Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista
del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el
paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos
acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Control de cambios, all seleccionaremos
Cambiar nombre de usuario.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo, que es el que vimos al principio del curso:

En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos.


En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que los cambios
tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. El prximo comentario que introduzcamos en
el documento tendr la identidad que hayamos puesto en este dilogo. Veamos el resto de botones
de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.


62

Comentario anterior: Nos lleva al comentario que est antes


del punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente: Nos lleva al siguiente comentario del
punto donde nos encontremos.
Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

Buscar un comentario
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de
una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,
desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista
Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones
Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Modificar la apariencia de los comentarios
Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botn y seleccionar
Opciones... Aparece el dilogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre
los comentarios est dividida en dos secciones:
En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los comentarios.
Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo
color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.
Adems de modificar el color en la seccin Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen
y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web (Siempre, Nunca o
Slo para formato o comentario).

SUBMDULO 1

63

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que aparezca
una lnea discontinua de conexin al texto al que se refiere el globo.
Mostrar/ocultar comentarios
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la
pestaa Revisar, podemos marcar o desmarcar la opcin que
inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico,
si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo
contrario no se vern.
Imprimir comentarios
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos acceder
a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un
cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone
Globos existe la opcin Orientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos
en la imagen.

Automtico: Deja que Word oriente lo mejor posible los


comentarios en el papel.

Conservar: Deja el documento conforme est y lo


imprime segn lo vemos.

Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento en


formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Adems de esto, en el dilogo de Imprimir debemos


tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada
la opcin Documento con marcas.

64

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Qu son los comentarios en los documentos de Microsoft Word?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- En qu momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3.- Describe brevemente el procedimiento para insertar comentarios en Microsoft Word:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 23
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, compltalo, insertando por lo
menos 5 comentarios en el documento.
Agrega tu opinin personal con un comentario:

SUBMDULO 1

65

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Perfil de la NTCL que se evala

Ttulo

Utiliza software de aplicacin para


elaborar documentos de texto.
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicacin para
la elaboracin de documentos.

Utiliza software de aplicacin para


elaborar hojas de calculo.
Utiliza software de aplicacin para
elaborar bases de datos.

Unidad:
Cdigo

Ttulo

Elementos:
Referencia
Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 1

Nivel

Ttulo
Intento de evaluacin
Intento de evaluacin
2
3
No domina el
contenido
Con letra
Con nmero

Resultado de Aprendizaje

Juicio de evaluacin
Con letra

R.1.1
R.1.2
R.1.3
R.1.4
R.1.5
R.1.6
R.1.7

66

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

Con nmero

Informtica para Oficinas

Cambiar las opciones del procesador de textos.


CONTENIDO
1.- Cambia las opciones ms frecuentes.
2.- Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la
pantalla y al imprimirlo.
3.- Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
4.- Personaliza la forma de guardar documentos.
5.- Personaliza las opciones avanzadas para trabajar con Word.

NO

N/A

NO

N/A

Semestre

6.-Personaliza la barra de herramientas de acceso y los mtodos


abreviados de teclado.
Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es
seleccionado.
CONTENIDO

1.- Establece marcadores.


2.- Crea hipervnculos dentro del mismo archivo.
3.- Crea hipervnculos a otros archivos.
4.- Crea hipervnculos a pginas Web.
5.- Modifica hipervnculos.
6.- Elimina hipervnculos.
7.- Confirma la ejecucin de los hipervnculos.
Crear estilos que correspondan al formato requerido.
CONTENIDO
S
NO
N/A
1.- Utiliza estilos predefinidos por el procesador de palabras.
2.- Crea estilos personalizados para ttulo.
3.- Asigna el estilo a una combinacin de teclas.
4.- Crea estilos de prrafos personalizados.
5.- Asigna el estilo de prrafo a una combinacin de teclas.
6.- Comprueba la aplicacin de las opciones anteriores.
Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de
datos en los campos de combinacin utilizados.

SUBMDULO 1

67

Formacin
Formacin Para
Para el
el Trabajo
Trabajo -- Tercer
Tercer Semestre
Semestre

CONTENIDO
1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato
requerido, para combinar la correspondencia.
2.- Crea cartas modelo para la combinacin de correspondencia.
3.- Crea sobres para la combinacin de correspondencia.
4.- Crea etiquetas para la combinacin de correspondencia.
5.- Crea origen de datos.
6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la
correspondencia).
7.- Genera documentos de correspondencia.
8.- Imprime los documentos de correspondencia.
Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
CONTENIDO
1.- Elige la plantilla a modificar.
2.- Reemplaza la informacin correspondiente.
3.- Aplica formato a la plantilla.
4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.
5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras.
6.- Guarda el documento como plantilla.
Insertar referencias en los documentos.
CONTENIDO
1.
Crea entradas de ndice.
2.
Genera ndices para las entradas.
3.
Muestra y oculta entradas de ndices.
4.
Genera tablas de contenidos.
5.
Modifica las opciones de ndice y tablas de contenido.
6.
Da formato a los ndices, utilizando los diferentes estilos de ttulo.
7.
Comprueba el funcionamiento de los ndices y tablas de contenido.
8.
Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de
palabras.
Insertar comentarios en los documentos.
CONTENIDO
1.- Inserta comentarios en documentos de Word.
2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.

68

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

Informtica para Oficinas

Semestre

2
O

B
U

L
U
D

UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
HOJAS DE CLCULO
SUBMDULO 2

69

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submdulo

UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIN PARA
ELABORAR HOJAS DE
CLCULO
El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las caractersticas
avanzadas de la hoja electrnica de clculo as como automatizar operaciones.

PROPSITO:

Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las


caractersticas de la aplicacin del procesador de textos a la forma de
trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas
en la elaboracin de documentos de texto.

COMPETENCIAS:

1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de la hoja de clculo a la


forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de
documentos de texto.

CONTENIDOS:
2.1 Modificar las opciones de Excel.
2.2 Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.
2.3 Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.
2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.
2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.
2.6 Trabajar con listas de datos.
2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos.
2.8 Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

70

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 1
En binas, lean las competencias que alcanzarn al trmino del submdulo, posteriormente
respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a travs de una discusin
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- Para qu me va a servir?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

INTRODUCCIN
Qu es una hoja de clculo?
Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su
desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos
en distintas disciplinas.
Con una hoja de clculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias,
etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas,
ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. Podemos tambin, representar
la informacin en forma de grficas.
Por tanto, la hoja de clculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para actividades
de oficina, que implican la organizacin de grandes cantidades de datos, como para niveles
estratgicos y de toma de decisiones al crear representaciones grficas de la informacin
sintetizada.

SUBMDULO 2

71

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Las compaas de software han creado muchas hojas de clculo. Algunas de ellas tienen
mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso,
existen hojas de clculo disponibles en Internet:

72

Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office.

Calc: incluida en OpenOffice.org.

IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite.

Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel.

KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux.

Numbers: en el paquete iWork de Apple

Gnumeric: integrada en Gnome Office

Google Docs& Spreadsheets: disponible en Internet.

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 2
Realiza una busqueda electrnica de los siguientes conceptos bsicos de la hoja
electrnica de clculo
1. Cmo definiras una hoja de clculo?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Define los conceptos siguientes:
Celda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Celda Activa:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Columna:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Fila:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rango:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Libro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.- Menciona cuatro caractersticas de la hoja electrnica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona cuatro ventajas de la hoja electrnica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 2

73

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

5. Define Excel 2007:


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6- Menciona cuatro actividades que puedas hacer en Excel 2007:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7.- Expresa con tus propias palabras los beneficios del uso de la hoja electrnica de clculo:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 3
Lee el texto Escritorio de Excel, posteriormente coloca el nmero que representa el
elemento de la pantalla en el lugar que corresponda.
Escritorio de Excel
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial; puede no coincidir exactamente con
la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere
que se vean en cada momento, a continuacin se describen cada uno de sus elementos
fundamentales:
1. rea de Trabajo: Es la cuadrcula compuesta por filas y columnas
2. La barra de ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta
que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar , restaurar
y cerrar .
3. La barra de acceso rpido: Contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
, Deshacer
o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones
que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rpido.
4. La Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales
podramos aadirlas a la barra de acceso rpido. Pulsando la tecla ALT, entraremos en el modo
de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas
y opciones, indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la
barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las
pestaas y las opciones quedarn ocultas.

74

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

5. El Botn Office: Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones
que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
6. La barra de frmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente.
7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o
hacer clic en los tringulos.
9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se activa. En ella
se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede
introducir: valores constantes, frmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser:
textos, nmeros, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la
rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de clculo.
10. Columnas: Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto.
11. Filas: Las filas se identifican por nmeros.
12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante.
13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamao de visualizacin de la hoja de trabajo.
14. Barra de Estado: Indica lo que est pasando en el programa. Por ejemplo: Si est guardando
un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una lnea de cuadros azules enseguida de
la palabra listo. La barra de estado tambin te permite saber si las siguientes funciones del
teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMays (MAY) o Bloqdespl. (DESP).
15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la
celda activa en ese momento.

SUBMDULO 2

75

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

2.1

Modificar las opciones de Excel.

ACTIVIDAD 4
Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta
las preguntas que a continuacin se te presentan:
Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente:
1. Selecciona la barra de acceso
rpido, da clic en la flecha y
selecciona la opcin de ms
comandos

2.

76

Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Opciones ms frecuentes:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 2

77

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opciones relativas al clculo de frmulas:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

78

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Opciones para que Excel corrija y aplique el formato a su texto.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

SUBMDULO 2

79

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opcin para guardan los libros.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

80

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Opciones avanzadas para trabajar con Excel.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

SUBMDULO 2

81

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opcin de Personalizar
En esta opcin vamos a personalizar la barra de acceso rpido, de tal forma que slo coloques
los botones que ms utilizas.

Para modificar la barra realiza lo siguiente:


1.- En la opcin de comandos disponibles:
selecciona el men de opciones que deseas
personalizar.

82

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

2.- En personalizar barra de herramientas de


acceso rpido puedes seleccionar para todo los
documentos. Esto es que la barra que modifiques
estar disponible en todos los documentos que
crees.

3.- Selecciona el botn que desees que aparezca en tu barra, despus da


clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en
el botn de quitar si deseas eliminarlo de la lista que ests generando.
4.- Observa cmo los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste
de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra
de opciones.

SUBMDULO 2

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

83

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Da clic en aceptar para que se instale la barra de herramientas en el escritorio de Excel.

Agrega ms botones a la barra de acceso rpido y redacta tus comentarios sobre el


proceso que seguiste.
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

84

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

2.2

Semestre

Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.

ACTIVIDAD 5
Lee el texto Frmula, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuacin:
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de
las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las
frmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden
hacer con una calculadora comn, en una hoja de clculo se tiene la ventaja que se dispone
de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se
indica que lo realice sobre los datos deseados.

Creacin de una frmula


1.

Ingresa a Excel

2.

Captura la tabla siguiente y completa 10 filas de datos:

Una frmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de informacin
en una celda.

1
2
3
4

A
PRODUCTO
Teclados
Reguladores
Web cam

B
PRECIO
9.00
19.50
27.00

C
CANTIDAD
5
3
2

D
TOTAL

3. La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD. Por


tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en lugar de hacer varias multiplicaciones.

Siempre para comenzar una frmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y
con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuacin es el contenido de
la frmula.

En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula.


Sin embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue
apareciendo la frmula tal y como se escribi.

SUBMDULO 2

85

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

86

La frmula que se escribi en la celda D2 (la primera), puede servir para los
siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan
slo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando
rpidamente el contenido hacia abajo, o con el mtodo de copiar celda y pegar.

Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia


hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha,
por lo que en cada rengln o columna se tendra la frmula correspondiente y sera
equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.

De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen


otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o
CANTIDAD, automticamente la operacin de la frmula se actualiza.

La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como
referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si
agregramos una columna ms de IVA 10% y SALDO, tendramos lo siguiente:

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Semestre

4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a
continuacin:

5. Calcula el IVA 10% de la columna de TOTAL


6. Calcula el saldo sumando la columna de TOTAL con la columna de IVA 10%
7. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 5
8. Solicita al docente querevise tu actividad.
ACTIVIDAD 6
Lee el texto Variables y Constantes, a la par que vas realizando el ejercicio que se te
presenta a continuacin:
Celdas variables
Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda
de una hoja de clculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de
entrada sea parte de la tabla de datos, las frmulas de las tablas de datos deben hacer referencia
a la celda de entrada.
VARIABLES Y CONSTANTES
Constantes
Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto
Ingresos trimestrales son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.
Por ejemplo, la operacin que se realiza para hacer una conversin cotidiana como cambiar
pesos por dlares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar; pero el tipo
de cambio es fijo (al menos por un da), por tanto, sta es nuestra constante. Entonces podemos
hacer lo siguiente:
CONSTANTE
(FRMULA)

Resultado de la
frmula
variablea
SUBMDULO 2

87

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras
que nuestra constante se encuentra incluida en la frmula y es el tipo de cambio representado
con el nmero 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo,
estar representado de la misma manera en la frmula.
Prioridades de los operadores
Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es:
1) Multiplicaciones y divisiones
2) Sumas y restas
Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado
deseado. Por ejemplo:
Frmula
=2+4*5
=(2+4)*5
=5+6/4+3*2
=(5+6)/(4+3)*2
=((5+6)/(4+3))*2

Resultado
22
30
12.5
3.14285714
3.14285714

Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto
en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato
constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin a esto podra ser que se
hiciera una frmula por cada celda, pero no es una solucin eficiente, porque mientras ms datos
se tengan ms larga ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dlares:
1. Ingresa a Excel
2. Captura la tabla siguiente:

88

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Semestre

3. Calcula la columna de PRECIO DLLS, dividiendo la columna PRECIO MN ENTRE EL VALOR


DEL DLAR.

4. Despus copia el valor de la celda hacia


abajo, debe aparecerte como se muestra en la
siguiente figura:
La frmula que est en la celda D7 est correcta,
lo nico que debemos hacer es indicarle que no
cambie su columna o rengln al momento de
copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo
el signo $ antes de la referencia de la celda.

La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $
antes de la direccin C7. Posteriormente copia la frmula y te dar el resultado correcto.

5. Ahora s, al copiar la frmula, el valor de C3 se mantendr:

6. Graba con el nombre de ACTIVIDAD6

7. Solicita al docente que revise tu actividad.

Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como


$C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias
mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas.
Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.

SUBMDULO 2

89

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 7
Lee el texto Funciones Predefinidas posteriormente contesta las preguntas que se
te presentan:
Funciones predefinidas
Excel es una hoja de clculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma
sencilla, mediante la identificacin de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes
herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar
operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en comn el nombre de la funcin, la cual la identifica con una
serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparntesis. Veremos que
puede haber alguna funcin que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los
parntesis despus del nombre de la funcin.
Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que
cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo
las funciones, es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las que podemos
encontrar el resultado deseado.
Excel organiza las funciones en distintos grupos para su
mejor localizacin. En el botn
aparece un cuadro
donde tambin podemos ver una explicacin sobre la funcin
que requerimos.

A continuacin, se muestran algunas de ellas:


Funciones de fecha y hora:

AO, DA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.

Funciones de matemticas y
trigonometra:

COS, EXP, GRADOS, LOG, SENO PI, POTENCIA, RAZ,


SENO,
CONTAR, CONTAR SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA,
PROMEDIO.

Funciones de estadstica:

Funciones de texto:
Funciones lgicas:

90

CARACTER, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC,


SUSTITUIR.
FALSO, NO, O, SI, Y.

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Semestre

A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la funcin, una pequea explicacin de para
qu sirve, la explicacin de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qu sirve cada una
de ellas y un pequeo ejemplo de cmo utilizar esta funcin.
Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos en las siguientes funciones:

Funciones estadsticas de uso comn


SUMA
Suma todos los nmeros de un rango de celdas.
SUMA(nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
Frmula

Descripcin

Resultado

=SUMA(3,2)

Suma 3 y 2

=SUMA(A1:A3)

Suma los tres primeros nmeros

26

=SUMA(A3:A5,2)

Suma los tres ltimos nmeros y 2

40

PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros,
nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

SUBMDULO 2

91

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

PROMEDIO (nmero1,nmero2,)
Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Frmula
=PROMEDIO(3,2,5,10)
=PROMEDIO(A2:A3)
=PROMEDIO(A2:A3,A5)
=PROMEDIO(A3:A5,10)

Descripcin
Promedio de 3, 2, 5 y 10.
Promedio del segundo y tercer nmero.
Promedio del segundo, tercer y ltimo nmero.
Promedio de los tres ltimos nmeros y 10.

Resultado
5
8
6
12

MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
MAX(nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2, ...
mximo.
Frmula
=MAX(A1:A5)
=MAX(A1:A5,30)

son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el valor

Descripcin
El mayor de los nmeros de la tabla
El mayor de los nmeros de la tabla y 30

Resultado
27
30

MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...
Frmula
=MIN(A1:A5)
=MIN(A1:A5,0)

son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.


Descripcin
El menor de los nmeros de la tabla
El menor de los nmeros de la tabla y 0

Resultado
2
0

CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista
de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un
rango o de una matriz de nmeros.

92

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Semestre

CONTAR(ref1,ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Tomemos en cuenta la siguiente tabla:

Frmula
=CONTAR(A1:A6)
=CONTAR(A4:A6)
=CONTAR(A1:A6,2)

Descripcin
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en la lista.
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en las tres ltimas celdas de la lista.
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en la lista, adems del valor de 2.

Resultado
2 (A2 y A4)
1 (A4)
3

Una vez estudiadas las funciones lgicas, podremos hacer uso de funciones combinadas que
se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,CONTAR.BLANCO,
entre muchas ms, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar adecuadamente.
Funciones lgicas
Son las funciones que nos permiten preguntar sobre el valor de otras y actuar segn la
respuesta obtenida.
SI
La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.
SI(prueba_lgica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)
Prueba lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100,
la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Lo que escribamos dentro del
segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta
a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos
obligatorios para esta funcin.

SUBMDULO 2

93

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin:

Ejemplo:

Igual a

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Igual o mayor que

<=

Igual o menor que

<>

Diferente de

En la celda A2 escribiremos la edad de una persona y en la celda B2


queremos que aparezca el texto Mayor de edad, en el caso que la
edad sea igual o superior a 18; en cambio, si la edad es menor de 18,
aparecer el mensaje Menor de edad. La funcin que deberamos
escribir sera:
=SI(A2>=18,Mayor de edad,Menor de edad)
Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta
a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: Mayor de edad, en cambio si
la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: Menor de edad. Otra forma de escribirlo
sera:
=SI(A2<18,Menor de edad,Mayor de edad)
Los argumentos de la funcin tambin pueden ser frmulas o valores de celdas. Si te fijas,
el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos poner
=SI(A2<18,Menor de edad,).
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o
ms argumentos son FALSO. Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI.
Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de una persona en metros. La
edad debe ser mayor a 16 aos y la estatura superior a 1.70, por lo que la funcin Y devolver un
FALSO en caso de que alguno de los datos no se cumpla y se escribira de la siguiente forma en
la celda C2:

94

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Semestre

=Y(A2>16,B2>1.7)
Edad
17
16
15

Estatura
1.80
1.70
1.90

Valor de la funcin Y
VERDADERO
FALSO
FALSO

Podemos utilizar la funcin SI, aprovechando el resultado que nos arroja la funcin Y para enviar
un sencillo mensaje, como Puede entrar o No puede entrar.
La funcin escrita en la celda C2, podra ser:
=SI(Y(A2>16,B2>1.7),Puede pasar,No puede pasar)

Bien podra ser el proceso de seleccin para un equipo de bsquetbol o voleibol.


Observemos que toda la funcin Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la funcin SI.
Tambin observemos la diferencia en los resultados
si cambiamos los operadores, ya que si en la estatura
escribiramos B2>=1.7, se aceptaran personas que midan
1.70, tal vez este ltimo operador sera el ms adecuado;
pero eso va a depender de la finalidad de nuestra frmula.
Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos
los argumentos son FALSOS.Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin
SI. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del SI y la parte que est en el
argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que
cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la funcin O sea verdadera.
O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1,valor_lgico2,...
son entre 1 y 30 condiciones que deseamos comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea mayor de
16 aos o mida ms de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos condiciones,
la funcin devolver VERDADERO y enviar un FALSO slo cuando las dos condiciones no se
cumplan. Escribimos lo siguiente en C2:
=O(A2>16,B2>1.7)

SUBMDULO 2

95

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Edad
17
13
15
20

Estatura
1.80
1.60
1.90
1.65

Valor de la funcin Y
VERDADERO
FALSO
VERDADERO
VERDADERO

Utilizando de igual manera la funcin SI, podramos escribir


lo siguiente en la celda C2:
=SI(O(A2>16,B2>150),Puede pasar,No puede pasar)
ACTIVIDAD 8
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu entiendes por una funcin?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Qu diferencia existe entre una frmula y una funcin?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Qu caractersticas tienen las celdas que cuenta la funcin CONTAR?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. En qu momento aplicaras una funcin lgica?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

96

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Informtica para Oficinas

Semestre

5. Explica a qu se refieren los tres parmetros que contiene la funcin SI:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. Cul es la diferencia entre la funcin O y la funcin Y?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

7.- Qu diferencia encuentra entre la funcin MAX y MIN?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

8 Qu diferencia encuentras entre la funcin SUMA y la funcin PROMEDIO?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 2

97

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 9
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1. Captura los datos como se muestra en la imagen siguiente:

2. Calcula la columna de CAL. PARCIAL III con la funcin SUMA, observa cmo se calcula en la
siguiente imagen:

98

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

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Semestre

3.
Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cl. parcial III) con la funcin que
le corresponde, observa cmo se calcula el promedio en la siguiente imagen:

4.
En la columna de ALERTA utiliza la funcin SI para indicar qu materia reprobaste o te
felicite porque aprob la materia. Observa la siguiente imagen:

SUBMDULO 2

99

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cuando presiones ACEPTAR te debe de quedar de la forma siguiente

5. Por ltimo calcula el promedio ms alto que tuviste en el parcial I con la funcin MAX y la
calificacin ms baja en el SEMESTRAL con la funcin MIN
6. Graba con el nombre de actividad9
7. Solicita al profesor que revise tu actividad.
ACTIVIDAD 10
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

En Matemticas I, aprendiste a utilizar la frmula general para la solucin de ecuaciones
de segundo grado.
2
b 2 b 2 4ac Recuerda que el discriminante (b 4ac) es lo que est dentro de la raz
x=
cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles valores:
2a

Un valor mayor que cero indica que la ecuacin tiene dos soluciones reales.
Si el resultado es cero, tiene una solucin.
Si obtenemos un valor negativo, la ecuacin no tiene solucin en nmeros reales (por la
raz de un nmero negativo).

Elabora una hoja de clculo donde mediante una frmula enves un mensaje que informe si
el discriminante result negativo, pero si el valor de ste es mayor o igual que cero, calcular las
soluciones de la ecuacin de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que
Excel cuenta con la funcin =RAIZ(nmero), la cual obtiene la raz de un nmero, en el parmetro
nmero se le puede dar un valor numrico, frmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de
cmo puede quedar, pero podemos disearla a tu gusto y conveniencia.

100

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

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Semestre

Observa la ubicacin de las variables a, b y c, estn en B5, E5 y H5 respectivamente, entonces


escribimos la frmula para obtener el discriminante en C7:
=(E5*E5)-(4*B5*H5)
Lo que equivale a la frmula b2 4ac
Luego escribiremos una frmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo,
uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir:
=SI(C7=0,T.C.P.,SI(C7>0,Ecuacin de segundo grado,No hay soluciones))
Si te fijas, hay una funcin SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos
anidados, es decir, una funcin dentro de otra.
La funcin verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado perfecto,
si no lo es, contina la verificacin preguntando si C7 es positivo, lo cual nos dara una ecuacin
con dos soluciones y por ltimo, si no es ninguna de las dos, pues slo queda que C7 sea negativo
por lo que mandar el mensaje de que no hay soluciones.
Por ltimo, si quieres saber cules son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la frmula
general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7.
Escribe en D9 lo siguiente: =SI(C7>=0,(-E5+RAIZ(C7))/(2*B5),Raz negativa)
Ahora en I9 escribe:
=SI(C7>=0,(-E5-RAIZ(C7))/(2*B5),Raz negativa)
Debes tener en cuenta la importancia de los parntesis, -b se suma y resta con la raz del
discriminante y despus se divide entre 2a, el uso de parntesis es forzoso.
Lo que la funcin hace es evaluar la frmula general slo para valores iguales o mayores que
cero, pues de lo contrario, directamente enva el mensaje de que se trata de una raz de un
nmero negativo. Observa que la nica diferencia en las dos frmulas es el signo que antecede a
RAIZ(C7), que es la raz del discriminante.
Graba con el nombre de actividad 10
7. Solicita al profesor que revise tu actividad.

SUBMDULO 2

101

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 11
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dlares y dlares a
pesos. En una celda capturars el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una ms para
obtener tu resultado.

Graba con el nombre de actividad11


Solicita al profesor que revise tu actividad.
2.3

Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.

ACTIVIDAD 12
Lee el texto Libros en Excel posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan:
Libros en Excel
Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o ms hojas
de clculo. Hay que recordar que una hoja de clculo es el documento principal que se utiliza
en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de clculo se awlmacena siempre en un libro que puede utilizarse para
organizar distintos tipos de informacin relacionada entre s. Pueden introducirse y modificarse
los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose
en los datos de ms de una hoja de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la
misma hoja de clculo con sus datos correspondientes

102

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede
contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde estn ubicadas las etiquetas que
identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajar un nuevo archivo, conteniendo tres
hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente grfico.

Hojas

Podemos notar cul es la hoja activa slo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y
el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en
la hoja a la que queramos cambiar.
Insertar una nueva hoja
Para insertar una hoja:
1. Hacer clic en el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
2. Seleccionar la opcin Insertar del men contextual.
3. Seleccionar el icono Hoja de clculo.
O presionar el icono a la derecha de Hoja3

SUBMDULO 2

o la combinacin Mays+F11.

103

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para insertar varias hojas:


1. Mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y, a continuacin, seleccionar tantas etiquetas de
hoja de clculo existentes como las que deseas agregar al libro con un clic del mouse. Por ejemplo,
si deseamos agregar tres hojas, simplemente seleccionamos tres hojas.
2. Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin Insertar del men contextual.
3. Seleccionar el icono Hoja de clculo.
NOTA: Las nuevas hojas se insertarn a la izquierda de la hoja activa.
Eliminar hojas
Este proceso implica borrar hojas que puedan tener informacin y que sta se pueda perder
definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.
El procedimiento para eliminar hojas es muy parecido:
1. Seleccionar las hojas que deseemos eliminar.
2. En el men Edicin, haz clic en Eliminar hoja.
1. Seleccionar las hojas que queramos eliminar.
2. Con el botn secundario del mouse, seleccionar
la opcin Eliminar.
Cambiar el nombre a una hoja
Para cambiar el nombre a una hoja sigue cualquiera de los siguientes pasos:
1. Seleccionar la hoja a la que deseemos cambiar de nombre.
2. Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin
Cambiar nombre, en el men contextual.
3. Escribir el nuevo nombre y presiona Enter.
O
1. Dar doble clic en la etiqueta de la hoja a la que queramos
renombrar.
2. Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.
En ambos casos, podremos escribir el nuevo nombre
directamente en la pestaa de la hoja

104

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Agregar color a etiquetas de hojas


Se puede cambiar la presentacin de las etiquetas distinguindolas por algn color.

1. Hacer clic en el botn secundario en la etiqueta de hoja y


a continuacin, en Color de etiqueta.
2. Elegir el color que se desee y hacer clic en Aceptar.
La hoja activa estar solamente subrayada por el color elegido, mientras que la en hoja inactiva,
su fondo ser del color seleccionado.

Establecer fondo a una hoja


Una hoja tambin puede tener una imagen de fondo, o un relleno slido, para el caso de las hojas
que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos:
1.

Seleccionar la hoja en la que quieras agregar una imagen de fondo o trama.

2.

En la pestaa Diseo de pgina, presionar el botn Fondo

3.

Seleccionar el archivo de grficos que vamos a utilizar como trama de fondo.

El grfico se repetir para rellenar una hoja.

SUBMDULO 2

105

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, slo notars que el men cambia,
el lugar donde estaba Fondo, ahora lo ocupa Eliminar fondo.
Mover o copiar hojas
De la misma manera que existen varias formas de insertar y
eliminar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar
hojas. Se puede mover una o ms hojas en el mismo libro e
incluso en diferentes libros.
Para mover o copiar hojas:
1. Abrir el libro que recibir las hojas.
2. Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos mover
o copiar y, a continuacin, seleccionamos las hojas.
3. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho del
mouse y luego en Mover o copiar hoja.
4. En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibir las hojas.
NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro.
5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la hoja delante de la que deseemos insertar las
hojas copiadas o movidas.
6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificacin Crear una copia.

La forma ms fcil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja
a la ubicacin deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve
una hoja de clculo,

106

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

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Semestre

las operaciones o grficas que estn basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos
o errneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se movern o copiarn.
Ocultar y mostrar hojas
Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple
requerimiento personal. Al ocultar una hoja, sta simplemente no aparecer donde estn las
etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo estn en los mismos mens
anteriores.
Para ocultar hojas:
1. Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar.
2. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho
del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas desaparecern.

Para mostrar las hojas ocultas:


1. Hacer lo mismo, slo que ahora da clic en
Mostrar
2. Aparecer el cuadro Mostrar con las hojas que
actualmente estn ocultas, seleccionar las que
quieras mostrar y dar clic en Aceptar.

Seleccin y edicin de hojas



Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos
cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Es decir, lo que se
vio anteriormente se puede aplicar no solamente a una hoja: sino a varias hojas al mismo tiempo.
Para seleccionar:
Una sola hoja
Dos o ms hojas
adyacentes

SUBMDULO 2

Se debe:
Hacer clic en la etiqueta de la hoja.
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,
mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y hacer clic en la
etiqueta de la ltima hoja.

107

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Dos o ms hojas NO
adyacentes
Todas las hojas de un
libro

Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,


mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de
las dems hojas
Hacer clic con el botn secundario del mouse sobre cualquier
etiqueta y elegir la opcin Seleccionar todas las hojas en el
men contextual.

Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicar a todas por igual. Por ejemplo, si
estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo
estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estar aplicando simultneamente
en las otras dos hojas. As mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarn
aplicando en las hojas seleccionadas.

ACTIVIDAD 13
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Cules son las formas de seleccionar varias hojas en un libro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Cul es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Qu pasa si al seleccionar dos o ms hojas, escribimos algo en una celda?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

108

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

4. Cmo le pones fondo a una hoja?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.-Cmo eliminas una hoja?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.- Cmo mueves o copias el contenido de una hoja?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 14
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1. Realiza una hoja de clculo donde podamos cambiar automticamente de hojas (haremos uso
de hipervnculos, que se trataron en el primer mdulo).

2. En la primer hoja, asgnale el nombre de INICIO e inserta


cinco figuras geomtricas (Tringulo, Cuadrado, Trapecio,
Crculo, Pentgono regular).

3. Inserta igual nmero de hojas, una para cada figura.


4. Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando hipervnculos.
En cada hoja escribe la frmula para encontrar el rea de la figura y agrega un botn que nos lleve
al Inicio.

SUBMDULO 2

109

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuacin de la recta olas cnicas y su ecuacin
caracterstica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemticas III).

Observa cmo nos cambiamos a la hoja correspondiente al crculo, en ella encontraremos la


frmula y el botn que nos llevar a la hoja Inicio.

5. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 14


6. Solicita al profesor que revise tu actividad.

110

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

2.4

Semestre

Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.

ACTIVIDAD 15
Lee el texto Validacin de datos posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan:
Validacin de datos
Cuando se est utilizando un sistema de computadora es comn que cuando algn proceso no
est permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se
intenta vender un producto que se termin en inventario, la computadora podra arrojar un mensaje
que diga No hay existencia del producto. Otro ejemplo sera al intentar dar como fecha el 30 de
febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo
algo como Fecha invlida.
Excel cuenta con la validacin de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que
no estn permitidos en nuestra hoja de clculo. Qu pasara si intentas pasar tus calificaciones
a Excel? Si no realizas la validacin, podras ingresar calificaciones como un 11 un -3, pero si
aprendes este tema, podremos restringir que la celda slo reciba valores de 0 a 10. Esto no slo
es vlido con nmeros, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, nmeros o personalizar a
tu conveniencia.

Designar entradas de celda vlidas


1. Seleccionar las celdas que desees validar.
2. En la pestaa Datos, haz clic en Validacin de datos

3. Especifica el tipo de validacin que desees:


Podremos darnos cuenta que en el cuadro Permitir:
podemos elegir entre diferentes opciones, Nmero entero,
Decimal, Fecha, Hora y Longitud de texto mostrarn las
mismas opciones, mientras que la Lista mostrar opciones
un poco diferentes y Personalizada espera una validacin
para alguna frmula en especial.

SUBMDULO 2

111

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el caso de las primeras, se esperar primero alguna restriccin que est en el cuadro Datos,
tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restriccin, sern los valores
que se esperarn. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estn en el rango de 6 a 10, pues
en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mnimo se debe dar el 6 y el 10 como valor
mximo. Si se quiere permitir un texto o nmero especfico, en Datos se tendra que elegir iguala
y en la nica opcin de valor, dar el dato deseado.

En el ejemplo podemos ver que se est restringiendo a que slo se acepten valores entre el cero
y el diez.

112

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Mensaje Entrante

En la misma pantalla podemos modificar
el mensaje de entrada. Seleccionar la pestaa
Mensaje de entrada y enseguida introduce los
datos mostrados en el cuadro Ttulo y Mensaje
de entrada.

Si dejas marcada la casilla de verificacin
Mostrar mensaje al seleccionar celda, el
mensaje aparecer al seleccionar las celdas
validadas con el fin de dar aviso al usuario que las
celdas permiten slo algunos valores.

Si no quieres que aparezca este mensaje, simplemente desactiva la casilla de verificacin.

Mensaje de Error
Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrar cuando se intente ingresar un dato que
no est permitido.

Sin embargo; la ventaja de esta caracterstica es que podemos personalizar esta ventana.

SUBMDULO 2

113

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar

Enseguida, abre la ventana de Validacin de datos, podremos ver que cuenta con un cuadro
donde se puede modificar el Ttulo y el Mensaje de error: pero tambin tiene las opciones de
Estilo, las cuales tienen sus propias caractersticas, aunque el mensaje sea exactamente el mismo:
Grave
Los valores que se introduzcan NO se aceptarn hasta que se d un valor permitido o cancelar
el proceso.

114

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Advertencia
En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podr
introducir contestando S.

Informacin
Aqu solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se est permitiendo
el dato.

Formatos condicionales
Cuando preparamos una hoja de clculo es comn
que sea necesario controlar los resultados de ciertas
cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo,
sera importante saber cuando la produccin de
manzanas disminuye de tal manera que no podemos
surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel nos permite
asignar un formato condicional. Este formato considera
el valor de la celda y asigna el formato en funcin de
los resultados esperados. Para asignar un formato
condicional seleccione de la pestaa Inicio, la opcin
Formato condicional.

SUBMDULO 2

115

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Vers varias opciones donde se condiciona el formato de la celda de acuerdo a determinado


valor. Por ejemplo, si queremos que Excel nos avise con un color cuando nuestras ventas diarias no
rebasen los 500 pesos, seleccionamos la opcin Es menor que Las cajas de dilogo cambiarn
dependiendo de la opcin que elijas.

Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato.
Pero nosotros tenemos la opcin para darle el formato que deseemos.
Para eso, en el botn Formato condicional, seleccionamos la opcin Nueva regla.
Aparece un cuadro de dilogo donde estn todas las opciones donde, por ejemplo, si quieres
resaltar tus buenas calificaciones que estn entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato
nicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estar entre 9 y 10.

116

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Presionamos el botn Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se
abrir el cuadro de dilogo siguiente:

SUBMDULO 2

117

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 16
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Para qu sirve la validacin de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validacin de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Cul es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los estilos de error en la validacin de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5
Para qu crees que sirve el formato condicional?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 17
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Elabora tu boleta de calificaciones validando la informacin que ingreses, es decir,
slo nmeros del cero al diez para el parcial I y II, enviars un mensaje de error donde
diga Slo calificaciones de 0 a 10. Nmeros del 0 al 5 para el parcial III y semestral,
enviars un mensaje de error donde diga: Slo calificaciones de 0 a 5.

118

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Puedes utilizar el Ejercicio 1 realizado en Frmulas y Funciones (Resultado 2.2).


Realzalo de la siguiente forma:

Marca las celdas a las cuales le vas a validar los datos

Selecciona la opcin VALIDACIN


DATOS del men DATOS

DE

Selecciona la opcin de validacin de datos para que te muestre la ventana en la que tienes
que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:

Da clic en aceptar para que se graben los cambios


Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te
mostrara el siguiente mensaje de error:

SUBMDULO 2

119

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Graba con el nombre de ACTIVIDAD17

Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.5

Crear temas que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 18
Lee el texto Temas, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Temas
Los temas son los que se muestran en la galera Temas. Aunque un tema puede ser un tipo
de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versin de Office 2007 tiene un
tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas
integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos
del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos.
En Excel 2007, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo
Temas, haz clic en Temas y podemos buscar ms en Ms
temas en Microsoft Office Online.

Colores del tema


Cambiar los colores del tema (colores del tema: conjunto de
colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema,
las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un
tema) es el cambio ms drstico que puede hacer en un
documento de Office, salvo cambiar el tema. Con un solo
clic puede cambiar la tonalidad de un documento de informal
a formal, o viceversa, cambiando los colores del tema.

120

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales son
para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre ser visible sobre colores
oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre ser visible sobre colores claros. Los
seis colores siguientes son colores de nfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores
de fondo posibles. Los dos ltimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, estn
reservados para los hipervnculos visitados (hipervnculo visitado: hipervnculo de un destino que
se ha visitado. Una vez que se visita un hipervnculo, cambia de color).
Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a menudo
son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores
en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada.
Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre del tema
representan los colores de nfasis e hipervnculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos
colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botn
Colores y junto al nombre Tema se actualizarn segn corresponda.
Los colores del tema se muestran en todas las galeras de
colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en
dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado
para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del
contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema,
tambin cambia la galera de colores y los colores aplicados a todo
el contenido del documento que utiliza los colores del tema.
En la galera Colores del tema se muestran todos los conjuntos
de colores de los temas integrados. Para crear sus propios colores
del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores y luego en Crear
nuevos colores del tema.

Estilos de celda de Excel


Un estilo de celda es un conjunto definido de caractersticas de formato, como fuentes (fuente:
diseo grfico aplicado a todos los nmeros, smbolos y caracteres alfabticos. Tambin se
denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en
diferentes tamaos, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita), tamaos de fuente, formatos
de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para impedir que otras personas realicen
cambios en determinadas celdas, tambin puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas.

SUBMDULO 2

121

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. Tambin
puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio.
Los estilos de celda se basan en el tema (combinacin de colores de temas, fuentes de temas
y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una seleccin nica de
documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos
de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu son los temas?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Qu son los temas integrados?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Qu representa los cuatro primeros colores horizontales del tema?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Qu representan los seis colores siguientes?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Los dos ltimos colores qu representan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.
Qu es un estilo de celda?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

122

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 20
Ingresa a Excel
Abre la prctica de la boleta de calificacin
Aplcale un tema
Grbala con el nombre de ACTIVIDAD20
Llama a tu profesor para que te revise.
2.6

Trabajar con listas de datos.

ACTIVIDAD 21
Lee el texto Tablas de datos, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Tablas de datos (listas de datos)
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan
listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como
mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.

Utilizar frmulas para la lista, aadiendo algn tipo de filtrado.

Crear un resumen de los datos.

Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas
de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como
listas.

SUBMDULO 2

123

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cmo planear una lista?


Cuando planees una lista, considera la informacin que contendr la lista y cmo trabajars con
la informacin hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir informacin en la hoja de clculo
haz las siguientes consideraciones:

Identifica el propsito de la lista.


Determina el tipo de informacin que debe contener la lista.

Planea la estructura de la lista.


Determina los campos que conforman un registro.

Anota los nombres de los campos.


Los nombres de los campos pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Los nombres
de campo aparecen en la primera fila de una lista.

Determina cualquier formato especial de nmero que requiera la lista.


Casi todas las listas contienen texto y nmeros. Se debe considerar que algunos campos
requieren prefijos o formato especial de nmeros. Como Excel elimina cualquier cero al
principio de un nmero, se debe introducir un apstrofo (), como en el caso de tu matrcula
de Cobach, por ejemplo, si escribes en Excel 00403343, se eliminarn los primeros ceros,
por lo que hay que escribir 00403343 para que se conserven.

Crear una tabla


Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
SeleccionarTabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla

124

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la
casilla de verificacin. La lista tiene encabezados.

Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa
Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla


Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy
bien sobre todo si la lista es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y
pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no est en la cinta de opciones por lo que habr
que agregarla tal como lo vimos al inicio de este mdulo.

Cuando est listo, podremos ver este icono.

SUBMDULO 2

125

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:


Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic
en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un
registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.
Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar
varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de bsqueda.
Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos, escribimos Luna
en Apellidos y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de apellido Luna.
126

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Modificar la estructura de la tabla


Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos
seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene
encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que
slo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o
encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla


para continuar introduciendo datos, slo tendremos que
pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer
una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos
en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el
men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men
contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los datos
seleccionados; pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos
en la pestaa de Diseo de la tabla.
Estilo de la tabla

SUBMDULO 2

127

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc.,como a cualquier celda de la hoja de clculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

Ordenar una tabla de datos


A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un
nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido,
debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa
Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de
los botones
de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o
descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que
aparece, pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista
por grupo ms el primer apellido, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar
(pulsando Agregar nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por
su color o icono (en Ordenar segn), y Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es
alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver
que la ordenacin se har del grupo con el nmero de menor nmero al mayor, una vez hecho
esto, se ordenarn por apellido. As tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo
estar ordenado alfabticamente.

128

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu es una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Cules son los puntos que debes de considerar para planear una lista?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Cules son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 2

129

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

4.
Qu es el estilo de la tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5
Cmo puedes ordenar una tabla de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6
Cules son los pasos a seguir para crear una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 23
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1.-Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, telfono y
correo electrnico)
2.-Captura 20 registros completos
3.-Modifica los datos de la tabla (por lo menos 3 registros)
4.-Ordena los datos de la tabla de acuerdo a la edad
5.-Aplcale un estilo a la tabla
6.-Graba con el nombre de Actividad23
7.-Llama a tu profesor para que te revise.

130

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

2.7

Semestre

Filtrar el contenido de un rango de datos

ACTIVIDAD 24
Lee el texto Filtros, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la
lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las
filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona
dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente


las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para tener una idea de qu campos son mayores que otros, tomando en cuenta que hay
diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numrico, moneda, etc., veremos la siguiente tabla:
Lpez
6/5/2005
00405432
$15,000

es mayor que
es mayor que
es mayor que
es mayor que

Chvez
15 de diciembre, 2004
311264
$1,250

Ahora s, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que los
caracterizan:

SUBMDULO 2

131

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si presionas en la flecha de cualquiera de los campos, se desplegar


el siguiente men donde algunas de las opciones mostradas son:
Ordenar de menor a mayor. Ordena la lista de acuerdo al
campo seleccionado en orden ascendente.
Ordenar de mayor a menor. Ordena la lista de acuerdo al
campo seleccionado en orden descendente.
Ordenar por color.
Filtros de nmero.

En la parte de abajo estn seleccionados los valores de los


registros, si queremos filtrar de acuerdo a un valor activamos
o desactivamos la casilla. Si seleccionamos solamente el 6:
Por lo que mostrar slo los registros cuya calificacin sea 6.

Si seleccionamos Filtros de nmero al momento de desplegar la informacin en cualquiera de


los campos, aparece una serie de opciones de donde elegiremos la que necesitemos.

Diez mejores

132

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Personalizar

ACTIVIDAD 25
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Qu son los rangos con filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Cules son los comandos para aplicar filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 26
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1.- Abre tu archivo ACTIVIDAD23, que hiciste en la actividad anterior.
2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir aos en el presente mes.
3.- Graba con el nombre de ACTIVIDAD 24
4.- Llama a tu profesor para que te revise.

SUBMDULO 2

133

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

2.8

Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes

ACTIVIDAD 27
Lee el texto Grficos, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Grficos
Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Excel ofrece 14 tipos de
grficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un grfico hay que basarse en la forma del
rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.
Un grfico se puede crear directamente en una hoja de clculo que se mostrar en pantalla
y se guardar como parte de la misma: a esto se le llama grfico incrustado. O bien, se puede
crear un grfico como un documento separado en su propia ventana. Los grficos se vinculan
a los datos de la hoja de clculo a partir de los que se generaron y se actualizarn cuando se
actualiza la hoja de clculo.
Insertar un grfico
Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo
durante el semestre:

134

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

La seleccionamos y en la pestaa Insertar encontraremos el siguiente grupo:

Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botn de la esquina inferior para que
se muestre el siguiente cuadro:

Seleccionaremos, slo a manera de prctica, la grfica de Columnas 2-D.

SUBMDULO 2

135

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Aparece la siguiente grfica y la cinta de opciones cambia:

Observemos que la grfica tom tambin los valores de los grupos, y lo que necesitamos
son slo los promedios. En la tabla podemos ver que est remarcada, basta con elegir el rango y
ajustarlo slo a los promedios y quedar listo.

136

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

Para modificar el diseo de nuestro grfico, podemos ver


el grupo Diseos de grfico de la pestaa Diseo.
Ttulos
En este cuadro estn las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categoras (X) y (Y),
as como al ttulo del grfico, obviamente las categoras (X) se presentarn en forma horizontal
en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de categoras (Y) se
mostrarn en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un segundo eje de valores, el
texto aparecer a la derecha.

Rtulos de datos
Cada punto representado en la grfica, ya sea por una barra o una lnea se basa en un dato que
proviene de la hoja de clculo, este valor recibe el nombre de Rtulo. Al seleccionar la pestaa
Rtulo de datos las opciones que se ofrecen variarn de acuerdo a las casillas de verificacin
que se elijan.

SUBMDULO 2

137

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Clave de leyenda, lo que har simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior
correspondiente al punto Leyenda) en los rtulos de la grfica.

Leyenda
El cuadro que aparece abajo de la grfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos.
Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificacin
Mostrar leyenda. La ubicacin se puede modificar slo con un clic en cualquiera de las diferentes
opciones que hay en esta columna.
Eje
Las opciones en esta pestaa sirven para
mostrar u ocultar tanto el eje principal como el
secundario. Para hacerlo, slo activa o desactiva
las casillas de verificacin correspondiente a los
ejes.
Lneas de divisin

Simplemente son lneas que se marcan en el grfico para el eje de categoras (X) y (Y),
en el eje principal y secundario.

Si activamos las casillas de verificacin, irn apareciendo las lneas de divisin


correspondientes.

Si seleccionamos la casilla Valor, la grfica quedar, mostrando los valores de cada dato
de la siguiente manera.

Escala
Se refiere a la cantidad de divisiones que llevar la grfica, as como las dimensiones de dichas
divisiones, tal como lo haramos al trazar una grfica en matemticas, donde nosotros podemos
decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.
Aqu podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imgenes.

138

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 28
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu es un grfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
En qu se tienen que basar para crear un grfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Qu es un grfico incrustado?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un grfico:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.-

Qu representan las siguientes opciones en los grficos de Excel?

Ttulos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rtulos de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Leyenda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Lneas de Divisin:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Escala:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 2

139

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 29
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrs este resultado. Modifica las opciones
del grfico para que la leyenda est abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25
unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamao de
letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rtulos de
datos.

140

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

El resultado debe ser algo como la siguiente grfica:

ACTIVIDAD 30
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Utilizando grficos de dispersin XY, obtn las graficas de las funciones y=x,
y=x2, y y=x3.
Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parmetros de la funcin y
observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un nmero o si le sumas o
restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, o y=x+3.
Podemos hacer algo parecido a esto:

SUBMDULO 2

141

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 31
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Traza la siguiente grfica. Observemos y lee detenidamente la explicacin que se encuentra
bajo la imagen.

Donde las entradas de los valores de x varan, en este caso, de 0 a 360. Los valores de y
estn dados por la funcin =SENO(nmero), la cual viene incluida en Excel, slo que esta funcin
evala radianes, por lo que una simple conversin que se vio en segundo semestre (Bloque VI)
basta para obtener los resultados correctos =SENO(nmero*PI()/180), donde =PI() es el valor
numrico de (3.14159)

142

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

Informtica para Oficinas

Semestre

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Ttulo
Perfil de la NTCL que se evala
Utiliza software de aplicacin para
elaborar documentos de texto.
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicacin para
la elaboracin de documentos.

Utiliza software de aplicacin para


elaborar hojas de calculo.
Utiliza software de aplicacin para
elaborar bases de datos.

Unidad:
Cdigo

Ttulo

Elementos:
Referencia

Nivel

Ttulo

Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 2

Intento de evaluacin
2

Con letra

Resultado de Aprendizaje

Intento de evaluacin
3
No domina el
contenido
Con nmero
Juicio de evaluacin
Con letra
Con nmero

R.2.1
R.2.2
R.2.3
R.2.4
R.2.5
R.2.6
R.2.7
R.2.8

SUBMDULO 2

143

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Modificar las opciones de Excel.


CONTENIDO
1.- Establece las opciones para personalizar la barra de herramientas de
acceso y los mtodos abreviados del teclado.
2.- Manipula las opciones ms populares de Excel (opciones principales
para trabajar con Excel, opciones al crear nuevos libros y opciones para
personalizar la copia de Microsoft office).
3.- Manipula las opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento y
tratamiento de errores.
4.- Manipula y establece el modo en que Excel corrige y aplica el formato
a su texto.
5.- Personaliza la forma como se guardan los libros de trabajo en Excel.
6.- Establece y modifica las opciones avanzadas para trabajar con Excel.
Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.
CONTENIDO
1.- Elabora frmulas, utilizando variables y constantes.
2.- Elabora frmulas, utilizando referencias relativas, absolutas y mixtas.
3.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otras hojas.
4.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otros libros.
5.- Utiliza funciones de fecha y hora.
6.- Utiliza funciones de matemticas y trigonomtricas.
7.- Utiliza funciones de estadstica.
8.- Utiliza funciones de texto.
9.- Utiliza funciones lgicas.
Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.
CONTENIDO
1.- Inserta una hoja nueva al libro de trabajo.
2.- Cambia de nombre a las etiquetas de las hojas.
3.- Agrega color a las etiquetas de las hojas.
4.- Establece fondo a las hojas del libro.
5.- Mueve una hoja de lugar.
6.- Copia hojas del libro de trabajo.
7.- Oculta hojas del libro de trabajo.
8.- Muestra las hojas ocultas del libro.
9.- Eliminas hojas del libro.
10.- Selecciona y editas hojas adyacentes del libro.
11.- Selecciona y edita hojas no adyacentes del libro.
12.- Selecciona y edita todo el libro.

144

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DE CLCULO

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

Informtica para Oficinas

Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.


CONTENIDO
1.- Aplica las reglas de validacin para la introduccin de valores
permitidos en las celdas.
2.- Configura y establece mensajes entrantes en la validacin.
3.- Configura y establece mensajes de error en la validacin.
4.- Comprueba la aplicacin de las reglas de validacin.
Crear temas que correspondan al formato requerido
CONTENIDO
1.- Crea temas en los libros de la hoja electrnica de clculo.
2.- Aplica formato condicional para las celdas de acuerdo al valor dado.
3.- Comprueba la aplicacin de las actividades anteriores.
Trabajar con listas de datos.
CONTENIDO
1.- Crea listas de datos en los libros de la hoja de clculo.
2.- Ordena listas de datos generadas en la hoja de clculo.
3.- Realiza el llenado de series.
4.- Aplica subtotales a un lista o rango especfico de celdas.
Filtrar el contenido de un rango de datos.
CONTENIDO
1.- Utiliza el autofiltro para organizar una tabla de datos.
2.- Utiliza filtros avanzados para organizar un rango de datos.
3.- Ordena la informacin filtrada de acuerdo a los criterios establecidos.
4.- Elimina o borra filtros que ya no se ocupen.
Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.
CONTENIDO
1.- Crea grficas para representar los datos de una hoja de clculo.
2.- Selecciona el tipo adecuado de grfica de acuerdo con los datos
proporcionados.
3.- Asigna ttulos a las grficas.
4.- Establece el eje secundario de las grficas.
5.- Configura las lneas de divisin de las grficas.
6.- Agrega leyendas y rtulos a las grficas.
7.- Modifica las escalas.
8.- Cambia el tipo de marco de las grficas.
9.- Modifica el aspecto de la grfica.
10.- Modifica el diseo de la grfica.
11.- Cambia la ubicacin de la grfica.

SUBMDULO 2

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

Semestre

145

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

146

Informtica para Oficinas

Semestre

3
O

B
U

L
U
D

UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
BASES DE DATOS
SUBMDULO 3

147

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submdulo

UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIN PARA
ELABORAR BASES DE DATOS

Al trmino del mdulo el alumno ser competente para utilizar software de aplicacin en la
elaboracin de bases de datos.
El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas
a disear, estructurar y crear una base de datos. Por lo que como proyecto
elaborars el diseo de una base de datos en Microsoft Access con las
caractersticas siguientes:
En equipo de tres integrantes

PROPSITO:

COMPETENCIAS:

Cada equipo seleccionar un tema diferente. (Biblioteca, Boutique,


Restaurant, Zapatera, Revistas, Control Escolar, Tarjetas de Crdito,
Venta de Celulares, etc.)
3 tablas
Las tablas tienen que estar relacionadas por el campo principal.
2 consultas con criterios diferentes
3 formularios (uno por tabla)
2 Informes (uno por consulta)

Utilizar software de aplicacin en la aplicacin de base de datos

CONTENIDOS:
3.1 Modificar las opciones de Access.
3.2 Crear bases de datos para administrar informacin.
3.3 Editar y modificar base de datos.
3.4 Disear formularios personalizados.
3.5 Realizar consultas a la informacin de las bases de datos.
3.6 Disear informes personalizados.
3.7 Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.
3.8 Importar y exportar datos.

148

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

ACTIVIDAD 1
En binas, lean la competencia que alcanzarn al trmino del submdulo, posteriormente
respondan las preguntas y al final, comenten sus respuestas a travs de una discusin
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.- Para qu me va a servir?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 2
Lee el texto Introduccin, posteriormente contesta las preguntas que se encuentran al
final de la lectura.
INTRODUCCIN
Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad
especfica. as, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un
registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa
u organizacin.
Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos relacionales que
no son otra cosa ms que documentos combinado donde se divide la informacin por partes de
objetos especializados.
As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra las TABLAS, se crea una
para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como
elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar
datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

SUBMDULO 3

149

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos que cumplen
con unos determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, adems,
actualizar varios registros al mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole
con los datos almacenados en las tablas.
Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos
de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el
Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario.
Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la
forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen
clculos basndose en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien
para generar e imprimir catlogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores y algunos ms, como Macros y Mdulos estn organizados en
Access en la ventana Base de Datos.
En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la pgina que corresponde a cada una de
las categoras de objetos que hemos descrito anteriormente

150

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros
estn ordenados para su fcil localizacin y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos
digital.
Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de
bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan informacin y permiten su posterior
consulta.
Dnde se utilizan las bases de datos? Bsicamente en cualquier lugar donde se trabaje con
una computadora. La agenda telefnica que tiene tu telfono celular es una base de datos, tu
boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compaa
de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avin.
En fin, las aplicaciones actuales son muchsimas.
De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y
hojas de clculo, las bases de datos no son la excepcin. Slo por mencionarlos, aqu te mostramos
los nombres de algunos de ellos:
Oracle.
MySQL.
Foxpro.
Access.
Interbase.
Microsoft SQL Server.
Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es ste el que
estudiaremos en este mdulo.
Caractersticas de las bases de datos



Una base de datos se compone de tablas.


No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas).
Existe una relacin entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal o
campo llave.

Ventajas de las bases de datos


Obtener ms informacin: La base de datos facilita al usuario obtener ms informacin


debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se
tiene el privilegio).
Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si estn
autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la direccin
de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, vern inmediatamente el
cambio efectuado.
Se refuerza la estandarizacin: Debido a lo que se mencion previamente, es ms fcil
estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.

SUBMDULO 3

151

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios


autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estn
trabajando en distintos sistemas.

Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los
usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.

Seguridad: La Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de


seguridad para distintos tipos de Usuarios. En COBOL esta opcin tendra que programarse.

Flexibilidad y rapidez al obtener datos : Aqu el usuario puede fcilmente obtener


informacin de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones.

ACTIVIDAD 3
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una base de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. En qu se puede aplicar una base de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Menciona los elementos primarios de una base de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Cmo se les conoce a los programas que manejan las bases de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5. Menciona 3 caractersticas de las bases de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
152

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

6. Menciona 3 programas de bases de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
7. Menciona 5 ventajas de utilizar las bases de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 4
Lee el texto ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007, posteriormente realiza la actividad
que se encuentra al final de la lectura.
ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007
Arrancar y cerrar Access 2007
La forma tpica es dar doble clic en el icono de Access si ste se encuentra en el escritorio o en
el men Inicio si ya se haba abierto recientemente.
Si no lo est, presionamos el botn Inicio, luego a Todos los programas y buscamos
la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ah, encontraremos el icono de
Microsoft Access.

La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta:

SUBMDULO 3

153

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si damos un clic en Base de datos en blanco, nos


pedir con anticipacin el nombre de nuestra base
de datos.

Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a
la pantalla principal.

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar,
Imprimiro Deshacer. .
La Cinta de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access.

154

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido.
En algunos momentos, algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen
un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas
opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Panel de exploracin: El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir
acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en
el botn
Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo
de la ventana.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre
el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en
cada momento.
En el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs
desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si
conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.
ACTIVIDAD 5
`
Coloca el nmero del nombre, dentro de cada recuadro segn le corresponda

SUBMDULO 3

155

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

3.1 Modificar las opciones de Access


ACTIVIDAD 6
Ingresa a Access 2007, abre la seccin de OPCIONES DE ACCESS revisa el men de
opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.
Para que puedas ingresar a las opciones ms frecuentes de Access es necesario que sigas los
pasos siguientes:
1.- Clic en la flecha de la barra de acceso rpido.
2.- En la ventana que despliega selecciona ms comandos para que ingreses a la ventana de
opciones de Access.

Desde esta ventana puedes modificar todas las opciones de Access.

156

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Opciones ms Frecuentes

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Opciones para la base de datos actual

SUBMDULO 3

157

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Opciones para la hoja de datos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

158

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

En qu momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Opciones para diseadores de objetos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

159

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opciones de revisin

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Opciones avanzadas de Access

160

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:


_____________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Opcin de Personalizar.
En esta opcin vamos a personalizar la banda de opciones, de tal forma que slo coloques los
botones que ms utilizas.

SUBMDULO 3

161

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para modificar la barra de herramientas sigue los pasos siguientes:


1.- En la opcin de comandos disponibles:
selecciona el men de opciones que deseas
personalizar.

2.- En personalizar barra de herramientas de acceso


rpido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto
es que la barra que modifiques estar disponible en todos los
documentos que crees.

3.- Selecciona el botn que desees que aparezca en tu barra, despus


da clic en agregar para pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic
en el botn de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estas generando.
4.- Observa como los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya
terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva
barra de opciones.
Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

162

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Agrega ms botones a la barra de acceso rpido y redacta tus comentarios sobre el proceso que
seguiste.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.2 Crear bases de datos para administrar informacin.
Conceptos bsicos de access
ACTIVIDAD 7
Mediante una bsqueda en Internet, define los siguientes conceptos bsicos de Microsoft
Access:
Base de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

163

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Access:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Registro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo llave:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Consultas:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 8
Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura
Crear una tabla de datos.
Crear una tabla de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones.

164

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el Nombre,
otro sera la Direccin, otro la Fecha de Nacimiento.
Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los campos
agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).
Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le podemos
llamar Base de Datos.

REGISTROS

En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:

CAMPOS


Cdigo
100

Nombre
Daniel Ayala

200

Toms Rentera

300

Armando Rodrguez

Direccin
Av. Lomas del
Ro
Calle
Independencia
Av. Puente Chico

Fecha de Nac.
10 deoctubre
29 de enero
12 de agosto

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos
se crean a partir de stas.
Existen diferentes formas de crear una tabla:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene
la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta seccin de la gua.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Clave principal
Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior
puedes ver que por default viene nombrada como Id y est representada por una llave (tal vez
porque clave y llave se escriben igual en ingls: key). Este campo es importante porque es como
la tabla distinguir todos los registros de la tabla, asegurndose de que no se repitan. Adems, es
indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.
Si por algn motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con que
presionemos el botn Clave Principal ubicado en la pestaa Diseo en el Grupo
Herramientas.

SUBMDULO 3

165

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

El campo clave nunca tendr valores repetidos.


Rellenaremos la rejilla, definiendo cada una de las
columnas que compondr la tabla, disearemos una donde
se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del
COBACH.
Observa que el campo clave es la matrcula, ya que en
una misma institucin, cada alumno tiene su propia matrcula
y sta no se repite. En COBACH, tu matrcula empieza con
el ao cuando ingresaste seguido de un nmero consecutivo
formado de cinco dgitos. Por ejemplo, 009 12345. Entraste
en 2009, y eres el alumno 12345 que se inscribi.
Cada campo debe tener un tipo de datos correspondientes,
los diferentes tipos de datos los puedes observar al presionar
el tringulo en cada tipo de datos. Cada tipo de datos tiene sus propias caractersticas, por ejemplo,
puedes definir si el formato de nmero va a tener varios decimales.

ACTIVIDAD 9
Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos
que puedes utilizar:

TIPO

CONTENIDO Y USO

Texto

Memo

Numrico

Fecha/Hora

166

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TAMAO

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Moneda

Autonumrico

S/No

ObjetoOle

Hipervnculo

Datos adjuntos

ACTIVIDAD 10
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu entiendes por una Tabla de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. De qu estn formadas las tablas en una base de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

167

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

3. Qu representan cada uno de los componentes de una tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. De qu estn formadas las tablas en una base de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5. Cules son las diferentes formas de crear una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6. Qu es la clave principal y que representa?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 11
Organzate en equipo de tres integrantes para qu empieces a realizar tu proyecto, selecciona
el tipo de negocio para el que vas a crear tu base de datos (no tienen que repetirse).
Cada integrante va a realizar una tabla con 7 campos y 20 registros para posteriormente
establecer una relacin entre ellas.
Sigue los pasos que a continuacin se te indican para crear la tabla.
Antes de empezar a crear tu tabla es recomendable que realices una lista de los campos que vas
a trabajar as como el tipo de campo de cada dato.
Por ejemplo una base de datos para una video va a tener:


168

Una tabla para el registro de las pelculas.


Otra tabla para las membrecas de los usuarios
Una ltima tabla para llevar el control de los prstamos.

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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La tabla para el registro de pelculas va a tener los campos siguientes:


CAMPO
Pelcula
Actor principal
Gnero
Clasificacin
Duracin
Idioma
Subtitulada
Resea

TIPO
Texto
Texto
Texto
Texto
Numero
Texto
Si/no
Memo

Con base en el ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a
utilizar en tu tabla.
CAMPO

TIPO

Comencemos abriendo el programa Access:


1. Selecciona el men inicio y la opcin todos los programas
2. Ir a la carpeta Microsoft Office y selecciona Microsoft Access
3. Aparecer la siguiente pantalla, presiona el botn Base de datos en
blanco

4.

Enseguida, escribe el nombre de la base de datos y da clic en el botn


Crear.

(Te sugiero que el nombre de la base de datos sea


el nombre del producto que vas a trabajar.)

SUBMDULO 3

169

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

5. A continuacin se activar la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a
capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseo de tabla.
Para eso cierra esta ventana.

6. Para trabajar desde la ventana de diseo de tabla selecciona el men crear y da clic en Diseo
de Tabla

170

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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7. En la ventana siguiente Introduce los campos de tu tabla y selecciona el tipo de campo, en


la columna de descripcin puedes agregar un breve comentario sobre el tipo de dato que vas a
introducir en ese campo, como se muestra en la ventana siguiente:

8. Para guardar tu tabla slo da clic en el botn de guardar y escribe el nombre de tu tabla y
presiona el botn aceptar.
(Te sugiero que el nombre que asignes tenga relacin con los datos que vas a registrar en la tabla.)

SUBMDULO 3

171

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Despus de grabar tu base de datos deber de quedar de la siguiente forma:


Pu edes obser va r q u e en la b a rra de e x p lo ra c i n a p a re c e e l n o mb re d e la t a b la
q u e acabas de g rabar.

9.- Despus de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para
realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella

Captura en cada campo los datos correspondientes segn la indicacin de tu maestro.


HASTA ESTE PUNTO DEBES DE TENER TERMINADA LAS TRES TABLAS DE TU PROYECTO
(una por integrante de equipo).

172

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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ACTIVIDAD 12
Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por
cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en
una base de datos.
Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto
3.8 importar y exportar datos que se encuentra ms adelante.
Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos
trabajando con ellas.
3.3

Editar y modificar bases de datos.

ACTIVIDAD 13
Lee el texto Modificar tablas de datos, posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan.
Modificar tablas de datos
Modificar el diseo de una tabla
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificacin en su diseo.

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo


estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el
men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada con anterioridad.


Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y
realizar las sustituciones necesarias.

SUBMDULO 3

173

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para aadir un nuevo campo:



Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,


Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn
de la pestaa
Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos
posicionados.

Para eliminar un campo:



Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn


de la pestaa Diseo. O bien
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo, haciendo clic en su extremo izquierdo y
cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de
la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.

Introducir y modificar datos en una tabla


Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la
opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de
objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.


Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar Enter para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter para
introducir los datos del segundo registro.

174

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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En el momento que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se


almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El
registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel
Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido, no tenemos ms que situarnos sobre
el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla,
tenemos que pasar a la Vista Diseo, haciendo clic sobre el
botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
Desplazarse dentro de una tabla
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla
vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el


nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:




Para ir al primer registro de la tabla.


Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:



Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.

SUBMDULO 3

175

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Buscar y reemplazar datos
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro, conociendo el valor de
alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta
herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar
y finalmente, hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.


En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto
escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier
campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no
tiene por qu coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus
podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos
situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
ltimo.

176

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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Si activamos la casilla Maysculas y minsculas difiere a la hora de buscar entre maysculas y


minsculas (si buscamos Jos no encontrar Jos).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el
primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic
sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
ACTIVIDAD 14
Menciona los pasos que tienes que seguir para realizar las siguientes actividades:
1.
Modificar una tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Aadir un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Eliminar un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Las 3 formas de introducir datos a una tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Buscar y reemplazar datos en una tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

177

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 15
Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que
habrs tu base de datos y sigas los pasos que a continuacin se describen para que
puedas establecer la relacin entre las 3 tablas.
1.- Abre la base de datos.
2.- Selecciona la pestaa de Herramientas de base de datos.
3.- Selecciona el botn de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar.
4.- En la ventana que a continuacin te presenta debers de seleccionar las tablas que vas a
relacionar (en este caso son las tres) despus da clic en aceptar.

5.- Tus tablas deben de quedar agregadas de la siguiente forma:

178

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

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6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botn del mouse,
arrstralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botn del mouse
aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones que se observa abajo.

En el cuadro aparecer el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave,
los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.
7.- Haz clic en el botn Crear. Se crear la relacin y aparecer en la ventana de relaciones.

8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botn cerrar
que se encuentra al final de la banda de relaciones.

Contina conservando en tu memoria USB tu base de datos ya que vamos a seguir trabajando
con ella.

SUBMDULO 3

179

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

3.4

Disear formularios personalizados.

ACTIVIDAD 16
Lee el texto Los formularios a la vez que vas creando los formularios de tu base de
datos. Debers de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos,
grbalos con el mismo nombre de las tablas.
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta. En este apartado veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.
Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaa Crear.

A continuacin se describen cada una de ellas:


Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo
para ajustar el formulario a nuestras necesidades.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos
dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.

180

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Crear formularios
1. Abre tu base de datos en la que tienes almacenada tus tres tablas
para que puedas crear el formulario.

2. Selecciona la base de datos a la que le vas a crear el


formulario.

3.

Da clic en Crear, enseguida en Formulario.

4.

Automticamente, se crear el formulario con todos los campos que integran la tabla.

5. Adems se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar
formato, Fuente, Formato, Lneas de divisin, controles como logotipo, titulo, fecha y hora,
aspectos de lneas.

SUBMDULO 3

181

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

6.
Tambin puedes utilizar la galera de Autoformato,
la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y
bordes, (aqu debes darle el formato que quieres que tenga
tu pantalla cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).


7.
Despus de aplicar el diseo que desees selecciona el botn Ver del grupo Vistas para que
se genere el formulario, como lo muestra la imagen:

8.
Cuando termines de disear el formulario, grbalo, dando clic en el botn
, de la Barra
de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas debers asignarle el
nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: MEMBRESAS.

182

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario
es diferente al de las tablas.

10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.
11. Cierras tu base de datos
Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,
posicionndonos en ste, en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin
en el men contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando
la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo
nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
ACTIVIDAD 17
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por un formulario?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

183

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

2.
Cules son las 4 formas de crear un formulario?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Para qu sirve la galera de autoformato?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________
6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

184

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

3.5

Semestre

Realizar consultas a la informacin de las bases de datos.

ACTIVIDAD 18
Lee el texto Consultas a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos.
Debers de generar 2 Consultas con criterios diferentes.
Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
1. Abre tu base de datos.
2. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta que se
encuentra en la pestaa Crear:
3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora
selecciona la tabla y da clic en aceptar.

SUBMDULO 3

185

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

4. Despus de que agregues las tablas te debe aparecer la ventana siguiente:

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrcula donde
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que
se muestre en la consulta.
Cada fila tiene un propsito:
Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por tanto,
est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y y O. En este

186

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

ejemplo colocamos un <6, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en
la primera calificacin obtuvieron menos de 6.
5. Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn
del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la
columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha
la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la
zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista,
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern
campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de todos los campos).

Como puedes observar ya aadimos los campos de las tablas que queremos consulta.
6. Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido, o bien
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que guardamos
la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.

SUBMDULO 3

187

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin


hacer clic sobre el botn Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn cerrar.

Puedes observar que el icono de la consulta es diferente al


de las tablas y formularios.

7.

Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de
consulta o bien desde el Panel de
Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin, haciendo doble clic sobre su
nombre.
Desde la vista diseo de la Consulta, haciendo clic sobre el botn
Ejecutar de la pestaa Diseo:

188

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algn dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostr los alumnos que obtuvieron
menos de 6.
Modificar el diseo de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.


En el men contextual seleccionar Vista Diseo.

Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el
campo de unin de la otra tabla. De hecho, si aadimos a la zona de tablas relacionadas, stas
aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.

Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en
las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos
tablas con un campo llave.

SUBMDULO 3

189

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Aparece el recuadro donde podemos modificar las


relaciones entre tablas.

Las tablas estn enlazadas por medio del campo llave.

Cuando dos o ms tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo
de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta
es ms eficiente.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por una consulta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

190

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

2.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Para qu sirven los criterios al momento de crear una consulta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Cmo puedes aadir un campo?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.6

Disear informes personalizados.

ACTIVIDAD 20
Lee el texto Informes a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Debers
de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grbalos con
el mismo nombre de las consultas.
INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar).

SUBMDULO 3

191

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Existen diferentes formas de crear un informe, a continuacin se describen cada una de


ellas:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que
en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de
un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin
del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Crea un informa con el asistente para informes
1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes encontrar en el men crear.

2. Aparece la primera ventana del asistente:

192

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

En esta ventana vamos a introducir los campos que queremos en el informe.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarn los datos del cuadro Tablas/
Consultas, ste ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn .

Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el botn
3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese
grupo.

SUBMDULO 3

193

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones
por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic sobre
el campo).
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botn

podemos refinar el agrupamiento.

4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn
en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente.

194

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

5. Luego elegimos la distribucin y podemos ver el aspecto que tendr nuestro informe.

En la siguiente pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe:

SUBMDULO 3

195

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

6.

Aparece la ltima pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos
pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.

7.

Por ltimo haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploracin que el informe
tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,

8.

Por ltimo tu informe queda de la siguiente forma:

196

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Modificar el diseo del informe


Si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos
modificar el aspecto del informe.
La vista diseo de informe
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn .
Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de las siguientes secciones:


Encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
Encabezado de pgina. Aqu ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
pgina.
Detalle. En ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo
por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
Pie de pgina. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
Pie de informe. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

SUBMDULO 3

197

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones
Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La pestaa Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes
opciones:

Esta barra es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.


El primer botn nos permite pasar de una vista a otra,
si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la
que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin
que muestra un hbrido entre la vista Informes y Diseo, y
finalmente la Vista Informes que muestra el informe en
pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la
impresin antes de mandar el informe a impresora.
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes,
hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en
el que aparecen todos los campos del origen de datos para
que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como
veremos ms adelante.
El botn
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones,
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo,
haciendo clic sobre el botn .
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del
control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

198

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

La seccin Controles y campos


Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar
los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios
como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control, haciendo
doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se
podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el
botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
.
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
: sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo contamos con el botn

Grupo de opciones
: Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele
utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo
contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
Casilla de verificacin

: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.


: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.

Cuadro de texto
: Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un
dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese
clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad (=).

SUBMDULO 3

199

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cuadro combinado ,
Cuadro de lista ,
Grupo de opciones
, Botn de comando
y Control pestaa
: Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad
de formularios.
Control imagen
registro.

: Para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de

Marco de objeto independiente


: Para insertar controles como un documento Word, un
grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
registro a otro.
Salto de pgina
pgina.

: Para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un

: Produce un cambio de pgina, aunque no se haya llegado al final de la

Tambin podemos agregar un subinforme


,el cual es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal. Una combinacin informe/subinforme se llama a
menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de
forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
Lnea

: Para aadir una lnea en el informe.

Rectngulo :

Para aadir un rectngulo al informe.

Por ltimo, podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario,
si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su
tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro
de Access.
Imprimir directamente:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para
seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre la flecha que aparece junto
al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.

200

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo, y seleccionando
la opcin Imprimir del Botn de Office, se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs
cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando estn
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la
que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe
o bien slo algunas pginas.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la
opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin
Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si
activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco
en vez de mandarlo a la impresora.

SUBMDULO 3

201

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana


cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por
ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a
varias columnas, etc.
Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar
no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa:


Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del
informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.

Para abrir la vista previa tienes dos opciones:


Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el mouse en la
flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar
la opcin
en el men contextual.
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.


Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina,
a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte
superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos
ayudarn a ejecutar algunas acciones:

202

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

El botn

Semestre

reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,

permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.


Enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.

podemos elegir

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
ACTIVIDAD 21
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por un informe?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Menciona las 4 formas que existen para crear un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Para qu sirven la vista diseo de informe?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona 3 opciones con las que cuenta la pestaa diseo de informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

203

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

5.
Menciona para qu sirve la seccin controles y campos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.
Menciona 5 opciones de la seccin controles y campos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
7.
Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.7

Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.

ACTIVIDAD 22
Lee el texto Las Macros, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al
final de la lectura.
Las macros
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos,
se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese
nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

204

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de
que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access,
nos impedir ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una
ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad,
en principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic
en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros
productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa
Crear. Se abrir la Vista de diseo de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinmica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se
ejecuten.

Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin, Argumentos y Comentario.
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de
entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una
pequea descripcin opcional sobre el porqu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern
sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir
tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el
orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es
muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario.

SUBMDULO 3

205

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la
accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.

para insertar

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de
ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y cerrarse. Ms tarde,
podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana
de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
Acciones ms utilizadas
ACTIVIDAD 23
Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones ms
utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:
ACCIN

DESCRIPCIN

Abrir
Consulta.

Abrir
Formulario.

Abrir
Informe.
Abrir Tabla.

Buscar
Registro.
Buscar
Siguiente.

206

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Cancelar
Evento

Cerrar.

Cuadro Msj.

Detener
Macro.

Detener
Todas
Macros.

Ejecutar
Comando.

Ir A Registro.

Maximizar.

Minimizar.

Salir.

SUBMDULO 3

207

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 24
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Para qu sirven las macros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una macro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Cules con las actividades que puedes realizar al tener terminada una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.8
Importar y exportar datos
ACTIVIDAD 25
Sigue los pasos que aqu se te indican para que puedas importar las tablas de tus
compaeros de equipo a tu base de datos.

208

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, sigue
los siguientes pasos:

1. Abre la base de datos a la que le quieres agregar algn objeto


como tablas, informes, formularios o consultas.

2. Ahora selecciona la pestaa Datos externos,


una vez all seleccionar una opcin de la seccin
Importar.

3. Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn
Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de
Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.
4. Se abrir la siguiente ventana de dilogo:

SUBMDULO 3

209

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Con el botn examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da
dos opciones:
Elegimos la primera y nos muestra la ventana siguiente:

Puedes observar las tablas que existen en la bases de datos.

5. Aqu tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes
abierta en este momento.
Ya seleccionada la tabla que quieres importar das clic en aceptar.

210

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

Como puedes observar se importa la tabla de prstamos a la base de datos que est abierta.

Exportar datos
El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de
datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el
ejemplo de la tabla Direcciones:

SUBMDULO 3

211

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el grupo Exportar, seleccionamos la opcin Excel.


Esto har que la tabla de Access la convirtamos a
una tabla de Excel.

Llegaremos al siguiente cuadro de dilogo donde le diremos dnde queremos guardar, el


nombre que asignaremos y el formato (Excel 2007 o anteriores). Incluso, podemos exportar con el
formato original o al menos la mayor parte.

Es todo, slo aparecer una ventana de confirmacin.

212

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

El archivo ya est en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estar del siguiente modo:

ACTIVIDAD 26
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por importar datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Para qu sirve la opcin de exportar datos en Access?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para importar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para exportar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMDULO 3

213

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 27
Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este mdulo con las
caractersticas siguientes:

En equipo de tres integrantes


Portada
3 tablas
3 formularios (uno por tabla)
2 consultas con criterios diferentes
2 Informes (uno por consulta)
Impreso
Engrapado.
INSTRUMENTOS DE EVALUACIN

I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN


NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Ttulo
Perfil de la NTCL que se evala

Utiliza software de aplicacin para


elaborar documentos de texto.
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicacin para
la elaboracin de documentos.

Unidad:
Cdigo
Elementos:
Referencia
Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 3
214

Utiliza software de aplicacin para


elaborar hojas de calculo.
Utiliza software de aplicacin para
elaborar bases de datos.
Ttulo

Nivel

Ttulo
Intento de evaluacin
Intento de evaluacin
2
3
No domina el
contenido
Con letra
Con nmero

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Resultado de Aprendizaje

Semestre

Juicio de evaluacin
Con letra
Con nmero

R.3.1
R.3.2
R.3.3
R.3.4
R.3.5
R.3.6
R.3.7
R.3.8
Modificar las opciones de Access
CONTENIDO

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

1.- Manipula las opciones ms comunes de Access (opciones principales para


trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de
Microsoft Office).
2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual.
3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de
datos (colores predeterminados, efectos de cuadrcula y celda y fuente
predeterminada).
4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en
Access (diseo de la tabla y diseo de la consulta).
5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el
contenido de las bases de datos (opciones de autocorreccin y para corregir
ortografa).
6.- Manipula las opciones avanzadas de personalizacin de Access (opciones
de edicin, mostrar, imprimir, general y avanzadas).
Crear base de datos para administrar informacin.
CONTENIDO
1.- Crea una base de datos para administrar la informacin de un sistema.
2.- Disea las tablas necesarias para administrar la informacin de la base de
datos.
3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos,
especificando los tipos de datos y propiedades de los campos.
4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos.
Editar y modificar bases de datos.
CONTENIDO
1.- Edita la base de datos para su modificacin.
2.- Modifica el diseo y estructura de las tablas.
3.- Modifica las consultas realizadas.
4.- Modifica los formularios de la base de datos.
5.- Modifica los informes de la base de datos.

SUBMDULO 3

215

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

Disear formularios personalizados.


CONTENIDO
1.- Disea formularios personalizados para los elementos de la base de
datos.
2.- Disea formularios para la captura de datos de las tablas.
3.- Inserta imgenes o fotos en los formularios para la captura de datos
de las tablas.
4.- Disea formularios para las consultas de la base de datos.
5.- Modifica y aplica formato a los formularios de la base de datos.
Disear informes personalizados.
CONTENIDO
1.- Crea relaciones entre las tablas de la base de datos.
2.- Realiza consultas a la informacin de la base de datos.
3.- Disea consultas de accin y de resumen.
4.- Disea consultas de referencias cruzadas.
5.- Disea consultas para formar expresiones.

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

NO

N/A

6.- Disea consultas para la combinacin de tablas.


Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.
CONTENIDO
1.-Crea macros para la realizacin de acciones predefinidas por el
administrador de bases de datos.
2.- Comprueba la aplicacin de las macros en la base de datos.
3.- Elimina las macros que no son necesarias o que ya no se utilicen.
Importar y exportar datos.
CONTENIDO
1.- Importa datos a la base de datos desde archivos o bases de datos
creados en otra aplicacin.
2.- Exporta datos de la base de datos hacia un archivo o base de datos
de otra aplicacin.

216

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR BASES DE DATOS

Informtica para Oficinas

Semestre

BIBLIOGRAFA

1.- ANDERSON, Virginia. Access 2007 Paso a Paso.


Editorial McGraw-Hill

2.- HART-DAVIS, Guy. Excel 2007 Paso a Paso.


Editorial McGraw-Hill.
3.- HART-DAVIS, Guy. Word 2007 Paso a Paso.
Editorial McGraw-Hill.

4.- LEONHARD, Bott y Woody. La Biblia de Office 2007.


Editorial Anaya multimedia

217

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

218

Informtica para Oficinas

Semestre

MIS NOTAS:

219

Formacin Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

220

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