Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

8. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Objetivo especfico:
Al finalizar el captulo, el participante aprender a ordenar y filtrar listas de datos.
Microsoft Excel contiene una gran variedad de herramientas para manipular la
informacin de una hoja de clculo. Para manipular de manera ptima estas
herramientas que incluye Excel, su lista deber cumplir con los siguientes puntos:
No incluya columnas o filas en blanco que rompan el rango de su lista de datos.
Resalte los encabezados (campos) con un formato diferente a los datos
contenidos en las filas (registros).
Deje, por lo menos, una columna o fila en blanco entre su lista de datos y otra
informacin que no forme parte de la lista.
Utilice una hoja de clculo para cada lista de datos.
Con estos puntos resultar ms sencilla la manipulacin de su informacin.

8.1.

Ordenar datos

Ordenar datos es una de las tareas ms usuales e importantes dentro de una lista, ya que
resulta ms sencillo buscar y manipular la informacin dentro de una tabla que este
organizada.
Para ordenar sus datos, realice lo siguiente:
1. Coloque el cursor dentro de cualquier celda de la columna a ordenar o seleccione
toda su lista.
2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. D clic encima del tipo de ordenamiento que desea:

O

Para personalizar el ordenamiento de sus datos, realice lo siguiente:

1. Coloque el cursor dentro de cualquier celda dentro de su lista.
2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. Elija la opcin Orden personalizado.

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En el cuadro de dilogo que aparece:
1. Seleccione el campo(columna) por
la cual desea ordenar
2. Seleccione
el
criterio
de
ordenamiento (por valores, color de
celda, color de fuente o icono)
3. Elija el tipo de ordenamiento
(Ascendente/A a Z o Descendente/Z a A)
4. D clic en el botn Agregar nivel, si desea ordenar por ms de un campo y
realice el procedimiento anterior para cada nivel de ordenamiento
5. D clic en el botn Aceptar

5.2.

Filtrar datos

Cuando se tiene una lista de datos que es muy extensa, la herramienta Filtros le
permitir mostrar la informacin que cumpla con la condicin que le especifique y
ocultar de forma temporal las filas que no cumplan con dicha condicin.
El comando Filtro crea una lista desplegable a la derecha de cada encabezado de
columna (campo) que forma parte de su lista de datos, de modo que se pueda
condicionar el elemento que desea.
Para activar el Filtro, realice lo siguiente:
1. Seleccione su lista o coloque su cursor dentro de sta.
2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. Elija la opcin Filtro.

Observe que a la derecha de cada campo se visualizar un pequeo tringulo, que al ser
activado despliega una serie de opciones para aplicar el filtro.

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Puede aplicar tres tipos de filtros:
Por Lista de valores: Active y desactive las casillas para mostrar los valores que
necesita.

Por Formato: Si las celdas de la columna contienen un formato condicional o

manual, puede filtrar por color de celda, color de fuente o icono.

Por criterios: Este tipo de filtro depende del valor contenido en la columna:
Texto, Nmeros, Fechas y horas. Para cualquiera de las opciones anteriores
aparecer una lista de condiciones.
CRITERIO DE NMEROS

CRITERIO DE TEXTO

CRITERIO DE FECHAS

Para alguna de las opciones elegidas aparecer un cuadro similar al siguiente:

Deber escribir al valor de la condicin elegida.

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Cuando se ha aplicado algn filtro aparecer el siguiente botn

columna tiene aplicado un filtro.

, indicando que la

Puede filtrar por ms de una columna.

Para borrar un filtro de una columna, d clic en el botn de Filtro

opcin Borrar filtro de <Nombre de la columna>.

y seleccione la

Para borrar el filtro de todas las columnas de una sola vez, d clic en el comando
seleccione la opcin Borrar.

Si desea desactivar el filtro, d clic en el comando

y seleccione la opcin Filtro.