Cursos (Ofimatica) - Curso Practico ''Sacar Partido A Office'' (Computerbasico)

Curso: cmo sacar partido a Office, 1 parte
Contenido del curso

Instalacin de Office 97
Instalacin
de Office 2000/2002
Word de la A a la Z
Excel de la A a la Z
PowerPoint de la A a la Z
Conocimientos: el escner
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Foto: GettyImage.
fesionales necesitan de los

favores de las herramientas que esta suite incorpora. Incluye programas para
todo tipo de trabajos y necesidades: un procesador de
textos (Word), una hoja de
clculo (Excel), un programa de presentaciones grficas (PowerPoint), un sistema gestor de bases de
datos (Access), una aplicacin para crear sitios web
(FrontPage), un gestor de
correo (Outlook) Todas
las posibles necesidades ofimticas que te puedan surgir estn as recogidas en
una u otra de las herramientas que incluye.
Sin embargo, una cosa es
haber utilizado alguna vez
una de estas herramientas,
y otra muy distinta es saber
emplearlas de manera eficaz.A todos nos ha tocado
en alguna ocasin abrir una
hoja de clculo creada en
Excel y aadir ms datos en
uno de sus listados. Sin embargo, el verdadero problema surge cuando nos tenemos que enfrentar cara a
cara y a solas con el diseo
y creacin de algn tipo de
documento especfico que
has de mostrar o que incluso vaya a ser utilizado por
otras personas. Entonces no
vale salir del paso y hacer
un documento chapucilla
que nos saque del apuro. En
estos casos, es necesario disponer de los conocimientos
necesarios para disear ese
documento de una manera
profesional.
Los documentos que crees y escribas en tu trabajo o para tus

estudios no pueden tener cualquier aspecto. Con Office podrs
hacer maravillas. No sabes cmo? Descbrelo con nosotros.
ue levante la mano
aquel que no haya trabajado nunca con alguna aplicacin Office! Seguro que son muy pocos los
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que han estirado el brazo,

y es que hoy por hoy es tal
la utilizacin en hogares y
en empresas de la suite ofimtica de Microsoft, que
nadie es capaz de salvarse

del influjo Office.
Son muchas las situaciones en las que tanto usuarios domsticos como proN 131
Este curso est pensado para cubrir esta necesidad. No

se trata de un paso a paso en
el que se recorran y expliquen todas las funciones de
cada programa Office, sino
que pretende ensearte a realizar determinadas acciones
a las que cualquier usuario
domstico o profesional ha
de enfrentarse alguna vez.
As podrs aclarar tus dudas, y solucionar los problemas que puedan surgirte en este tipo de acciones.
Las aplicaciones Office
que vas a utilizar en este
curso son, sobre todo,Word,
Excel y PowerPoint, por ser
las ms empleadas.
Sin embargo, si llega el caso, tambin te ensearemos
a trastear con otros programas Office o incluso con
otros ajenos a esta suite, como puede ser el programa
de tratamiento de imagen
Paint Shop Pro.
Aprende a usar Office

de manera eficaz
En esta primera entrega,
para abrir boca, te explicamos con detalle todo lo que
puedes llegar a aprender.
Adems, aqu te contamos, paso a paso, cmo instalar Office en tu PC.Y hacemos un repaso a las
ventanas y funciones de
Word, Excel y PowerPoint,
para que te acostumbres a
su aspecto y manejo.
Todo lo que en sta y en
sucesivas entregas te expliquemos es vlido para las
versiones 97, 2000 y 2002
(tambin denominada XP)
de Office. Si en algn caso
alguna de las funciones, ventanas o herramientas vara
mucho de una versin a
otra, te lo haremos saber, para que no te pierdas.Aparte, te damos tiles consejos
que te ayudarn en el trabajo con cada aplicacin.
Primeros pasos con Office

Word: configuracin de documentos (I)
Word: configuracin de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes
Word: sobres y etiquetas
Excel: creacin de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creacin de una presentacin
N 131
N 132
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N 138
El contenido del curso

Primeros pasos
con Office
Seguro que ya ests queriendo hacer cosas con tus
programas Office. Sin embargo, antes de lanzarte al
ruedo es necesario que lleves a cabo una serie de preparativos. El primero de todos y ms esencial es el de
la instalacin de Office. Hacerlo correctamente te permitir trabajar luego con esta suite sin problemas.
Adems, te presentamos
a los programas que ms
vas a utilizar en este curso.
Un repaso por sus ventanas
y elementos, y una breve explicacin de la utilidad de
cada uno. Lo que te permitir ms tarde desenvolverte por ellos con facilidad.
ro esto no quiere decir que

deban estar siempre vacos,
tambin pueden contener
encabezados, epgrafes, textos o grficos que se repetirn en todas las pginas
del documento. Entonces,
qu debes hacer para que
un determinado epgrafe
aparezca slo en las pginas
impares, o slo en las cuatro que t le indiques? Para
contestar a estar preguntas,
debers recurrir a los saltos
de seccin, una funcin de
Word quiz poco conocida,
pero utilsima.
Tambin te ensearemos
a crear esos epgrafes o las
marcas de agua que desees
insertar como fondo de tus
pginas. Lo hars a travs
del propio Word, y del programa Paint Shop Pro.
Introduce una marca de agua en tus documentos. Podrs

escribir sobre esas imgenes. Un toque muy profesional.
Word: configurar
documentos
Word: trabajos
escolares, informes...
Si llega el momento de
trabajar con documentos
extensos, por ejemplo un
trabajo acadmico (como
una tesis), o esa novela indita en la que ests trabajando, recuerda que este tipo de documentos debe
guardar siempre un aspecto coherente.
Por ejemplo, sus ttulos
principales debern tener
un estilo determinado y los
Word: sobres
y etiquetas
Si adems tienes que enviar una misma carta a numerosos destinatarios, nos
ponemos en tu pellejo, y
nos hacemos una idea del
Disea tu factura con Excel. Calcular todos los importes, y

slo dejar introducir datos en zonas especficas.
trabajo que esto puede ocasionarte. Para paliarlo, te enseamos a realizar un mailing. sta es una de las
tareas ms frecuentes en la
redaccin de cartas.
Partirs de un documento principal (tu carta) y un
documento fuente de datos
que contenga la informacin de los destinatarios.
Luego,Word combinar los
dos y obtendr un documento repetido para cada
uno ellos. Hars lo mismo
con los sobres, y adems te
ensearemos a importar los
datos de los destinatarios
desde Excel.
Excel: creacin
de una factura
Luego le toca el turno a
Excel. Lanzarte a disear
una factura ser suficiente
en principio.
Te contamos cmo introducir todo tipo de datos en
tu primera hoja de trabajo:
textos, nmeros, fechas y
frmulas. Estas ltimas se
encargarn de calcular por
ti los totales, los porcentajes, el IVA, los descuentos
Adems, formatos, mrgenes y marcas de agua, vuelven a entrar en escena,as
como el concepto de plan-
tilla. Guarda tu factura como una de ellas, y podrs

crear todas las facturas que
desees partiendo siempre
de la original. Protgela tambin, y nadie podr de esa
forma modificarla.
Excel: manejar
datos extensos
Sabas que Excel puede
funcionar como una base
de datos? Si trabajas con extensos listados de datos, Excel podr ayudarte a gestionarlos, analizarlos y a
entresacar informacin. Formularios, filtros, obtencin
de datos externos son los
nombres de algunas de las
herramientas de Excel que
se encargan de este tipo de
operaciones.
Power Point: crear

una presentacin
Y, como toque final, el colorido y la animacin llegan
de la mano de PowerPoint.
Con este programa es posible expresar tus ideas a golpe de diapositiva.
En cada una podrs incluir, textos, imgenes, grficos, esquemas y amenizarlos todos ellos con
movimiento y sonido.
Utiliza filtros en Excel para entresacar informacin de tus listas de datos. Slo se harn visibles aquellos datos que coincidan con los criterios de bsqueda que hayas especificado.
N 131
15
Tienes que redactar una

carta, un currculum, un
fax y deseas que su aspecto sea impecable. Conseguirlo, no siempre es tarea fcil, son muchos los
aspectos que debes tener
en cuenta: orientacin y tamao de sus pginas, mrgenes, encabezados y pies
de pgina, bordes, marcas
de aguas Todas son funciones bsicas que pueden
parecer sencillas de aplicar,
y sin embargo, no siempre
es as. Por ejemplo, todos sabemos que los mrgenes
son los espacios de papel
que rodean los cuatro lados
del texto de una pgina, pe-
Y, cuando tengas configuradas las caractersticas de

tu documento, crears una
plantilla, para que tengas as
un modelo tipo de carta,
currculum o fax.
subttulos otros. Para conseguir esto, te enseamos a

crear estilos (conjunto de
opciones de formato que se
aplican de una sola vez).
Tambin suelen incluir figuras, tablas y objetos que
aclaran e ilustran los conceptos, as que te ensearemos a que Word los numere
y les de un ttulo segn los
vayas insertando en tus pginas.Adems te contamos
cmo hacer referencia a
esos epgrafes,con lo que facilitars mucho al lector la
tarea de localizar las distintas figuras, tablas, etctera
Las referencias cruzadas
tambin pueden referirse a
ttulos de captulos, secciones o apartados,nmeros de
pgina, etctera.
Y aqu no queda todo, en
cualquier documento largo
que se precie es indispensable insertar una tabla de
contenido. sta se suele colocar al principio del documento y recoge los ttulos de los captulos, las
secciones y apartados del
mismo, con indicaciones de
las pginas en las que se encuentran.Y no te olvides de
los ndices, esa parte tal til
de los libros que se encuentra normalmente al final del documento y que recopila alfabticamente una
serie de palabras o conceptos bsicos, junto con la
pgina o pginas donde se
tratan en el documento.
Instalacin de Office 97
La instalacin de esta versin de Office vara sensiblemente de la de sus predecesores Office 2000 y XP.
Por esta razn la hemos
tratado aparte.Aqu te describimos todo el proceso.
Desde el Escritorio de
Windows, introduce el
CD-ROM de Office 97 en la
unidad lectora, y espera a
que aparezca esta ventana:
. Haz entonces click justo sobre este botn
y obtendrs as esta otra

ventana:
Pulsa en el botn
se te permite que escojas

las herramientas que quieras instalar. La ltima,
slo instala los componentes esenciales, y es necesario que introduzcas el CDROM para poder utilizar
Office. Ocupa poco espacio, pero funcionar ms
lento. Haz click en la segunda, y podrs ver a continuacin un listado de todos los componentes
que se pueden instalar:
dos
A continuacin, escribe
la clave del producto
Office:
sta la encontrars en el
propio CD. Contina con
un click en
en sta
y en la siguiente ventana.
Ahora puedes aceptar

la ruta de instalacin
que el programa ya te propone, concretamente sta
o pulsar en
para seleccionar cualquier
otra. En cualquier caso, tras
la eleccin, pulsa
.
Escoge ahora el tipo de

instalacin que deseas
realizar. Con la primera,
Si no vas a utilizar una funcin de Office, para qu la vas a instalar? Copia en tu equipo slo esos elementos que te resultan interesantes y tiles. Antes, eso s, descubre para qu sirve cada una.
Cuaderno de Office: sta es una aplicacin que puedes
emplear para mantener juntos varios documentos creados
con distintos programas de Office. De esta forma, evitars tener
que imprimirlos por separado. Instlalo, si utilizas mucho las distintas aplicaciones Office. La Ayuda de este programa y sus plantillas te ayudarn a soltarte con esta aplicacin.
Excel: los archivos de programa son esenciales para que
Excel funcione, instlalos. La ayuda y las plantillas te resultarn muy tiles para resolver tus dudas sobre este programa. Microsoft Map te permite representar datos por zonas geogrficas.
Los complementos son funciones avanzadas, y los convertidores
slo son tiles si vas a importar hojas con formato Quattro Pro.
Word: la ayuda y las plantillas te facilitarn el trabajo. Las
herramientas de revisin te ayudan a encontrar sinnimos,
revisar la gramtica, etc Si deseas acceder a la libreta de direcciones de Outlook, instala la funcin de ese mismo nombre.
Si la marca de la izquierda aparece en negro, , quiere decir que la

funcin correspondiente est instalada. Si es gris, ,
indica que slo lo har una
parte de los componentes.
Si no aparece, , no se instalar. Para saber qu componentes incluye cada funcin, tendrs que marcarla,
, y pulsar luego
.Aparecern esas funciones.
En el cuadro Elige las funciones de Office que quieres instalar, estn todas las
funciones. Se van mostrando al ir seleccionando cada
una de las entradas de la ltima imagen del paso 5 , y
pulsar
.
Tras la eleccin, pulsa

. Comenzar as
la instalacin,
Cuando termine, reinicia

Windows y podrs ya utilizar Office 97.
Access: instala la primera opcin. La ayuda, los Asistentes

y la base de datos de ejemplo si necesitas ayuda. Los Asistentes avanzados y el control Calendar queda para los programadores en VBA. Con la Replicacin puedes mantener sincronizadas varias copias de una misma base de datos.
Outlook: instala la ayuda si todava no dominas la aplicacin. Si importas informacin desde Lotus Organizer, debers instalar los convertidores correspondientes y, de forma parecida y si es el caso, la compatibilidad Servidor de Microsoft
Exchange. Slo si vas a planificar eventos desde Outlook, instala la
caracterstica Das no laborables o festividades y formularios.
Creacin de pgina web: instala esta funcin si quieres
crear pginas web con Word, Excel o PowerPoint. Te permitir luego convertir esos documentos en archivos HTML, que podrs publicar en Internet.
Acceso a datos: estas funciones son avanzadas. Instlalas
si necesitas tener acceso a datos externos, como a bases
de datos y a objetos VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
Herramientas de Office: accede a funciones opcionales
en Office como imgenes adicionales, el corrector ortogrfico, Microsoft Graph (permite crear grficos en Word, PowerPoint
o Access), herramienta para crear organigramas, autoresumen
(permite crear resmenes de un documento desde Word), etctera. Lo mejor es que leas la descripcin de cada una de ellas, para
que as decidas si vas a necesitar estas herramientas o no.
Convertidores y filtros: si vas a usar archivos creados en
otros programas (Lotus, WordPerfect) o grficos con
otros formatos (Autocad, TIFF), instala estas herramientas. Las
necesitars para poder exportarlos a las aplicaciones Office.
N 131
se instalan directamente las

aplicaciones y las funciones
ms comunes de cado uno
Elige las funciones de Office que quieres instalar
PowerPoint: la primera funcin es fundamental. La ayuda y

las plantillas te facilitarn el trabajo. Si deseas crear presentaciones espectaculares, incorpora los efectos de sonido, y si
vas a abrir en PowerPoint presentaciones creadas en Lotus Freelance o Hardware Graphics, instala Traductores de presentaciones.
Introduce seguidamente tus datos personales,
y haz click en
veces seguidas.
16
de los programas de esta

suite. En cambio, con la segunda de ellas,
Instalacin de Office 2000/2002

Para que puedas aprovechar todas las funciones de
Office debes primero, obviamente, instalarlo. El proceso a seguir es bastante
sencillo, ya que un Asistente te ir guiando en todo
momento. No obstante, es
recomendable que sepas
exactamente todos los pasos que debes seguir y tambin cul es el significado
de cada uno de ellos.
A continuacin vamos a
explicarte todo lo que debes hacer para poder instalar Office XP. Si tu versin
es la 2000, no te preocupes,
el proceso es prcticamente idntico. ste es.
Accede al Escritorio de
Windows e introduce el
primer CD de Office XP en
la unidad lectora. Si tu sistema operativo es Windows
Me, 2000 o XP sigue en el

paso 4. Si, por el contrario,
es Windows 98, antes de la
instalacin se llevar a cabo una actualizacin de
que representa a
tu unidad de CDROM/DVD
Ahora, haz click en el

botn
y, en la
nueva ventana que se muestra, activa la casilla llamada
para as aceptar el contrato
de licencia de uso de Office XP. Seguidamente pulsa
el botn
.
Automticamente, comenzar el proceso de

actualizacin. Cuando termine, te preguntar si deseas reiniciar el equipo.
Contesta afirmativamente
con un click en
y espera a que esto ocurra. Luego
sigue en el paso 4.
Despus de la ventana,
obtendrs la del Asisten-
te para la instalacin de Office XP. Lo primero que te

pide es que teclees tus datos de usuario as como la
clave del producto
que quieres realizar.As, si

dejas activada la opcin que
ahora aparece por defecto,
, se copiarn en
tu equipo los archivos correspondientes a los programas y herramientas de
Office XP que ms se usan.
En cambio, si te decantas por

, entonces se instalar automaticamente Microsoft Office
por completo, incluyendo
todos los componentes y
herramientas adicionales.
La ltima posiblidad con-
Nota: si no aparece
ninguna de estas
pantallas, haz doble click en
y ya en el icono
18
Esta ltima la encontrars

en el reverso de la caja del
CD en una etiqueta amarilla. Despus, pulsa una vez
sobre
.
Activa ahora la casilla

y pincha
. Obtendrs luego una nueva
ventana en la que debes elegir el tipo de instalacin
En esta ocasin, te vas

a decantar por esta l-
Qu funciones de Office deseas instalar?

Son muchas las herramientas de Office que puedes instalar o no. Copia en tu equipo slo las que vayas
a utilizar y de esta forma ahorrars espacio. Te contamos el significado de cada una de ellas.
Access: si eres un principiante, instlate la ayuda y los
Asistentes, as como la base de datos de ejemplo Neptuno. Con la Snapshot Viewer podrs enviar informes, sin necesidad de que el destinatario tenga Access en su PC. La ltima funcin slo es recomendable para los programadores en VBA.
Excel: igual que en Access, la ayuda, los ejemplos y las
plantillas te facilitan el trabajo. Los complementos representan funciones ms avanzadas. Por ejemplo, Solver te permite
optimizar ecuaciones a travs de mtodos matemticos.
Outlook: es importante que instales la funcin Importadores y exportadores, para poder intercambiar datos entre
programas de correo electrnico, o incluso para importar archivos
de otras aplicaciones. Por otro lado, la funcin Correo no deseado te permitir evitar la entrada de determinado correo.
PowerPoint: la ayuda y las plantillas te echarn una mano.
La caracterstica Difusin de presentaciones permite que
otros usuarios puedan ver una presentacin a travs de una intranet. Instala tambin los convertidores si te interesa poder abrir
desde PowerPoint presentaciones creadas en Hardvard Graphics
o en Lotus Freelance. Los efectos de sonido harn mucho ms espectaculares todas tus presentaciones.
Word: la ayuda y las plantillas resultan tiles para todo novato. La herramienta Reparar texto cortado recupera documentos con textos en idiomas de Europa del Este y alfabetos
complejos. Slo si vas a decorar documentos, instala los bordes.
Windows y de componentes del sistema para que as

Office XP pueda funcionar
correctamente. En este ltimo caso, las ventanas que
obtendrs de manera consecutiva sern stas:
siste en personalizar la instalacin, y en que seas t

mismo el que determine
qu funciones se han de
instalar,
.
Funciones: stas son utilizadas por todas las aplicaciones

Office. La funcin Clip Organizer ocupa mucho espacio en
disco, ya que incluye imgenes y temas para tus documentos. La
funcin Soporte internacional sirve para ver documentos en
otros idiomas, como japons o hind, y las herramientas de correccin sriven para varios idiomas. Instala slo los archivos de
idiomas en los que vayas a trabajar. Las funciones con la coletilla
Web Components te resultarn slo tiles si vas a publicar pginas web desde Excel y Access. Y slo si vas a programar en VBA,
debers entonces instalar su ayuda.
Herramientas: stas son aplicaciones auxiliares. Algunas
slo aparecen en Office XP, como los Complementos de etiquetas inteligentes, y otras ya se incluan en versiones anteriores:
Informacin del sistema, Microsoft Graph (para crear grficos en
Word, Access y PowerPoint), la Barra de acceso directo, Microsoft
Photo Editor (para digitalizar y editar imgenes fotogrficas), o el
Editor de ecuaciones (inserta smbolos matemticos y ecuaciones
en documentos). Tambin podrs guardar la configuracin de tus
aplicaciones Office a travs de un Asistente.
N 131

tima, as que elgela ahora,
, y pulsa sobre el botn
. Ya en
la nueva ventana, debes
marcar las casillas correspondientes a los programas
de Office que quieres instalar, por ejemplo todos:
Una vez que hayas decidido los programas
que deseas instalar, activa

y pulsa sobre
. La
nueva ventana te muestra
una lista con los programas
de Office XP y te permite
seleccionar las funciones
que se instalarn de cada
uno de ellos:
Para ver todas esas funciones que incorpora

cada programa, slo tienes
que hacer click en el signo
y as se desplegar una lista pormenorizada de todas
esas herramientas
10
Vers que cada funcin est acompaada de un smbolo. Cada

uno de ellos
tiene un significado. Por
ejemplo, ste,
, indica
que la funcin correspondiente se instalar completa en el disco duro.
Si lo deseas, puedes cambiar
esto. Por ejemplo, pincha
sobre ese mismo smbolo,
y podrs ver los distintos
modos de instalacin:
,y
esa funcin y todas las subfunciones que incluye quedarn as instaladas en el
disco duro. Con el tercero,
,
la funcin se instalar en el
disco cuando la vayas a utilizar por primera vez. En ese
momento, Office te pedir
el CD de instalacin. Cambia a la ltima posibilidad
de todas,
, si no deseas
instalar esa funcin.
12
Sabiendo todo esto,

decide qu herramientas se copiarn en tu
disco (en el apartado Qu
funciones de Office deseas
instalar? encontrars el significado de cada una). Luego pulsa
y despus sobre
.
13
Comenzar el proceso de instalacin.
Cuando concluya, te lo har saber con un mensaje como ste:
14
Office XP incorpora un sistema de

proteccin antipiratera
que se denomina Activacin de Microsoft Office.
ste asegura que la clave
del producto, introducida
durante la instalacin, no es
utilizada en otros equipos.
Tras instalar Office XP, debers activarlo, para que as
puedas usarlo sin restricciones. Es posible hacerlo
va telefnica (ponindote
en contacto con Microsoft)
o tambin a travs de Internet. Para ello, accede a
cualquier aplicacin Office
con un click en
,
y en la
entrada correspondiente:
Aparecer esta ventana:
15
Activa entonces la
entrada
y pulsa
. Una ventana te dar informacin sobre el proceso. Lela y pulsa
.Ya, por ltimo,
rellena tus datos personales, pulsa otra vez
y despus sobre el botn
.Tu producto Microsoft ya est activado, y podrs usarlo libremente.
11
El primero de todos
ya lo conoces. Elige
por ejemplo el segundo,
N 131
19
Microsoft Word de la A a la Z
A
B
J
D
O
P
R
S
V
U
Y
W
Barra de ttulo
Muestra el nombre del programa,
, y el
del documento que est activo,
.
Botones
de tamao
Los superiores,
, sirven para minimizar, restaurar y cerrar Word,respectivamente. Mientras que el que
aparece justo debajo,
,
debes utilizarlo si deseas cerrar el documento activo.
Barra de mens
Desde ella,puedes acceder a
todas las opciones de Word.
Haz un doble click en uno
de sus ttulos, por ejemplo
sobre
, y se mostrarn
todos los comandos englobados bajo l:
En Office 97,un simple click
es suficiente para desplegar
todas las entradas.
20
Gestin
de ficheros
Estos cuatro botones corresponden a funciones muy habituales en cualquier programa. El primero de todos
ellos sirve para crear un documento nuevo en blanco.
El segundo te permite abrir
uno ya existente. El tercero
se utiliza para guardar los
cambios realizados en el documento y, con el cuarto,
puedes ya disear un documento para enviarlo por correo electrnico. En Office

97 y 2000,cuando pulsas sobre un botn para activarlo
ste aparece como hundido:
En cambio, en Office 2002,
queda sombreado en otro
color ms fuerte:
Configuracin
El primero de estos tres botones te permitir imprimir
el documento que tengas en
tu pantalla. El siguiente te
muestra una vista preliminar
de ste, y el ltimo sirve
para llevar a cabo una revisin ortogrfica de todo el
documento o del texto que
tengas seleccionado.
Portapapeles
Selecciona un bloque
de texto,pulsa en
N 131
y ese texto pasar al Portapapeles de Office. Si el que

pulsas es este otro,
lo que llevars al Portapapeles ser una copia de la seleccin. Despus, coloca el
cursor donde quieras dejar
el texto cortado o copiado,y
pulsa
Cuando un botn aparece
en color gris
quiere decir que no puedes
utilizarlo en ese momento.
En este caso,mientras no selecciones texto en tu documento,no podrs copiarlo.
Deshacer
y rehacer
En caso de equivocarte, podrs con el primer botn
deshacer la accin realizada.
Pulsa el segundo, y se volver a llevar a cabo la ltima
accin que hayas deshecho.
Tablas
Pincha sobre este icono, y
obtendrs as de esta forma
en tu pantalla una pequea
cuadrcula como sta:
Selecciona en ella tantas filas y columnas como desees

insertar en tu documento
(justo en el lugar donde tengas colocado el cursor). Por
ejemplo,esta seleccin

da lugar a una tabla de dos filas y dos columnas, es decir,
una tabla 2x2:
Zoom y ayuda
Desde justo la lista
puedes
seleccionar el porcentaje de zoom
Uno muy pequeo,
, reduce el documento, para que
tengas una visin
global de l. Por el contrario
un zoom mayor,
, aumenta el texto y, aunque
ahora ves con mucho ms
detalle,pierdes perspectiva.
Pincha en el segundo icono,
y se mostrar el Ayudante de
Office.Pulsa en l,escribe tu
pregunta
cumento. stos son combinaciones de formatos que se

aplican de una sola vez al
texto que tengas seleccionado o tambin a lo que escribas a partir de entonces.
Desde esta segunda lista,
, puedes escoger el tipo de fuente que
quieres aplicar a lo que vayas a escribir o al texto que
tengas marcado:
Tabulaciones
De forma similar,en la tercera lista,
, es posible escoger el tamao de fuente
que deseas aplicar.
Con ellos das el estilo negrita

, cursiva
o subrayado simple
respectivamante al texto
que tengas seleccionado o al
que vayas a escribir.
Alineacin
Elige el que desees y de esta

forma obtendrs ayuda.
Ms botones
No todos los iconos que
contiene una barra de herramientas estn a la vista. Slo
aparecen los que se emplean habitualmente. Si haces
un click en esta marca, podrs ver y utilizar otros muchos:
Tipo de fuente
Con el primer icono aplicas

una alineacin izquierda al
prrafo que selecciones, y
con el segundo una alineacin de tipo centrada.
Vietas
y sangras
Los dos primeros iconos sirven para crear listas numeradas
o con nmeros
Tras hacer click en uno de
ellos, cada vez que pulses
se aadir directamente una
nueva vieta o se continuar
esa numeracin que hayas
empezado. Los dos ltimos
sirven para disminuir y aumentar la sangra de los prrafos. As
quedarn ya
sangrados
unos respecto a otros.
Al hacer click en este icono,

aparecen todos los distintos
tipos de tabulaciones. Estos
son: centrada, derecha, decimal e izquierda. Es decir, ,
, y .
Tras visualizar el tipo de tabulacin, debes hacer click
en la regla para fijarla,
Reglas
Son tiles para conocer el
tamao de los mrgenes y
para tener referencia de las
distancias en el documento.
rea de trabajo
Muestra el documento para
escribir en l o modificar su
contenido.
Correccin
gramatical
Un subrayado ondulado verde indica posibles errores
gramaticales. Pulsa sobre la
palabra con el botn derecho del ratn y sabrs la solucin:
fico. Haciendo click en ella

con el botn derecho del ratn,obtendrs una lista de posibles correcciones:
Seleccin
Si un bloque de texto se
muestra en color inverso,
significa que est seleccionado.Todo lo que hagas entonces se llevar a cabo en
ese bloque, por ejemplo,
aplicarle un determinado
tipo,tamao y color de fuente,copiarlo,pegarlo,etc
Cursor
Te indica en qu parte del
documento ests situado.
Haz click en una zona y all
quedar colocado. Si escribes entonces,lo hars desde
esa zona en concreto.
Cuadro de dilogo
Una de las ventanas ms comunes en cualquier aplicacin es la de Abrir un documento. Aparece siempre
cuando pulsas sobre
En esta lista superior,
, debes
primero seleccionar la unidad o carpeta en la que se
encuentra el documento
Word que deseas abrir. La
parte inferior,
te muestra todos los ficheros que contiene.Selecciona

uno de ellos,
,
y ya a la derecha podrs ver
una vista previa de su contenido. Las funciones de esta
ventana son muy similares a
las de guardar ficheros.
Vistas
Existen varios modos de ver
un documento:normal,diseo web, diseo de impresin y esquema.
Barras de
desplazamiento
Sirven para moverte ms rpidamente a travs de todo
el documento.
Desplazamiento
Estos dos iconos con esta
flecha
y
sirven para
desplazarse por elementos
del documento,por ejemplo
por pginas. Con el central,
, seleccionas ese elemento en cuestin:
Barra de estado
Ofrece informacin sobre el
documento, como pueden
ser el nmero de la pgina
actual,
, o la cantidad
total de ellas que hay en el
documento,
.
Panel de tareas
Si tu versin de Office es la
2002, encontrars nada ms
abrir Word el denominado Panel de tareas (tambin ocurre
en Excel y PowerPoint). ste
aparece a la derecha de la
ventana de Word y se puede
abrir y cerrar de manera totalmente independiente:
Su contenido cambia segn la
funcin que selecciones desde
su lista superior:
As, existen funciones relacionadas con el formato de texto,

creacin de nuevos documentos, Portapapeles de Office,
bsqueda, insercin de imgenes prediseadas, combinacin de correspondencia o
incluso traduccin.
Correccin
ortogrfica
Las palabras subrayadas en
rojo tienen un error ortogr-
Despliega la primera lista,

,y podrs ver los estilos disponibles para un do-
Con el primer botn podrs

asignar un borde al texto seleccionado o a la tabla que
hayas marcado.
El segundo sirve para cambiar el color de texto. Pulsa
en la pequea flecha de su derecha,
y aparecer de esta manera
una paleta de colores:
para que selecciones en ella

el tono que prefieras.
Estilo
y presiona .Te mostrar temas muy relacionados con
tu duda:
Bordes y color
N 131
21
Excel de la A a la Z
A
D
G
Barra de ttulo
En ella est el nombre de la
aplicacin y el del libro de
trabajo activo:
Botones
de tamao
salos para minimizar, restaurar y cerrar el programa
Excel,respectivamente.
Barra de mens
Pincha en uno de sus ttulos,
y podrs ver los comandos
de Excel que estn englobados en l.Todas las acciones
que puedes realizar en esta
hoja de clculo se muestran
clasificadas en cada uno de
los distintos mens.
22
Barra horizontal
estndar
Contiene botones para hacer acciones muy genricas
y habituales de una
hoja de clculo. Por poner
un ejemplo, abrir y guardar
libros de trabajo,
o crear grficos,
Barra horizontal
formato
Puedes utilizarla para aplicar distintos estilos y formatos a los datos de una hoja.
Por ejemplo, el tipo de letra
, su tamao
, o los estilos negrita,
cursiva y subrayado:
En la versin de Office 97,

esta barra y la anterior (
)
no comparten espacio, aparecen una bajo la otra.
Barra de frmulas
Muestra en todo momento
el contenido real de la celda.
As, si lo que seleccionas es
una celda que por ejemplo
contiene una frmula,
podrs ver en ella su sintaxis,
, y no el resultado:
.
Selector de hoja
Haz un click aqu y toda la
hoja de clculo completa
quedar seleccionada.
N 131
Al seleccionar varias celdas

en una hoja, su fondo queda
as sombreado en otro color
para as resaltarlas del resto.
Encabezados
de columna
Cada una de las columnas
est identificada por una o
por dos letras. En cada hoja
existe un total de 256 columnas, que van rotuladas
desde la A hasta la IV.
Encabezados
de fila
Cada fila va numerada consecutivamente. En total, en
cada hoja de clculo de Excel hay 65.536 filas.
rea de trabajo
Est compuesta por celdas.
Como se ve, cada celda es la
interseccin de una fila y de
una columna.
En una de estas celdas puedes introducir todo tipo de datos: texto,

nmeros o frmulas.
Para llamar en Excel a una celda,
debes hacer referencia a su encabezado de columna y de fila.Se trata de un mtodo muy similar al
que se emplea en el famoso juego
de los barquitos. De esta forma,
para hacer referencia a la celda interseccin de la columna C y la fila
10,has de escribir,C10.
Celda activa
Para fijar una celda como activa,
debes hacer click sobre ella. Un
borde aparece a su alrededor para
de esta forma destacarla del resto.
Todo lo que hagas entonces se llevar a cabo justo en ella, por ejemplo el introducir datos, aplicar formatos,etctera...
Asistente
para grficos
sta es una ventana muy representativa de Excel. A travs de ella,
puedes plasmar en un grfico los
datos que previamente tengas seleccionados en una hoja de clculo. Siempre que en la barra de ttulos de una ventana veas la palabra
, querr decir que te encuentras ante un ayudante de Office.stas son herramientas especiales que te van guiando a la hora de
realizar una accin determinada,
en este caso, al crear un grfico.
Slo debes ir haciendo click en el
botn
que aparece en
este tipo de ventanas, e irs avanzado por los distintos pasos para
crearlo. Esta ventana en concreto
aparece en pantalla cuando haces
click en el botn
que hay en la barra de herramientas estndar.
Pestaas de hojas
Utilzalas para as moverte rpidamente por la hoja de clculo.
Manejo de dibujos
Con un click en la flecha del botn
, podrs editar el objeto
que tengas seleccionado, para, por
ejemplo, reflejarlo, girarlo, reorganizarlo,etctera.La flecha,
te permite seleccionar objetos, para desplazarlos, borrarlos,
copiarlos o recortarlos.
El ltimo botn, sirve exclusivamente para hacer girar objetos.
Formas
Despliega el primero de los botones,
, y podrs acceder a
formas prefabricadas, como flechas, estrellas o bocadillos de cmic. Los siguientes iconos te permitirn (por orden consecutivo)
trazar lneas, flechas, rectngulos,
elipses, crear cuadros de texto,
wordarts (textos con formas y colores especiales), o insertar imgenes de Office (cliparts).
Edicin de formas
Pincha en la flecha de cualquiera
de estos botones,
y aparecer una paleta de colores:
Desde ella, podrs escoger el tono

que llenar el interior de la forma
seleccionada, su borde, y el color
del texto,respectivamente.
Para poder cambiar el aspecto de
las lneas estn estos botones:
Con ellos puedes modificar el estilo de la lneas y los finales de lnea
(por ejemplo aadir puntas de flecha).Da sombra a un objeto con el
icono , y volumen tridimensional con el ltimo de todos.
Barra de estado
Presenta informacin sobre lo que
haces. Por ejemplo, cuando introduces datos en una celda, aparece
este mensaje,
.
N 131
Cada libro de trabajo nuevo que

abres al hacer click sobre
este botn
tiene en principio tres hojas de
clculo,
.No
obstante, posteriormente, podrs
aadir muchas ms.
Para situarte en una, haz click sobre su ficha y se mostrar su contenido en el rea de trabajo superior.
En el caso de que un libro tenga
muchas hojas, y no puedas ver todas sus pestaas, puedes utilizar
los botones
para as
acceder a todas ellas.
Pincha en ellos, y vers la primera,
anterior, siguiente y ltima pestaa de todas las hojas.
Barras
de desplazamiento
23
A
rea de notas
D
F
G
Debajo de la muestra de
cada diapositiva, tienes la
posibilidad de teclear notas.
stas pueden servir como
apoyo, para refrescar la memoria del orador.
Asistente
de contenido
Esta ventana aparece al abrir
PowerPoint. Se trata de un
Asistente,y te gua en el proceso para crear una diapositiva completa. Slo debes ir
pulsando el botn
que aparece en cada una de
sus ventanas, y podrs entonces ir eligiendo el tipo de
presentacin, su estilo, su
fondo,etctera
Barras de
desplazamiento
Puedes moverte por el contenido que se muestra en el

rea de trabajo
. Utiliza
los iconos
y
para desplazarte directamente a la anterior y siguiente diapositiva.
Visualizacin
Barra de ttulos
Aqu ves tanto el nombre de
la aplicacin como el de la
presentacin activa.
Botones
de tamao
Utiliza los botones superiores para minimizar, restaurar
y cerrar el programa. Los inferiores hacen tambin lo
mismo, pero con la presentacin que tengas abierta.
Barra de mens
24
Contiene botones que realizan acciones habituales para

cualquier programa, como
son abrir,guardar o imprimir
ficheros, pero tambin otros
mucho ms especficos de
aplicaciones de diseo de
presentaciones,como ste:
salo en el caso de que quieras aadir diapositivas nuevas a una presentacin.
Esquema de
la presentacin
En l, aparece un icono, ,
por cada una de las diapositivas que contenga la presentacin, as como el ttulo
y el texto de la misma. Haz
click en uno de estos iconos, y la diapositiva correspondiente pasar a mostrarse
en la ventana de muestra que
hay justo a la derecha
.
En la versin 97 de PowerPoint, este panel no existe, y
en PowerPoint 2002, dispone de dos pestaas:
Barra horizontal
formato
Incluye botones que te permiten dar formato al texto
de las diapositivas, o al aspecto de stas en general.Es
decir, podrs cambiar su color de fondo,su diseo,el aspecto de sus objetos o del
texto que contengan,etc...
rea de trabjo
de powerPoint
En l, se muestra todo el
contenido de la diapositiva
que tienes activa justo en
ese momento.
Barra de dibujo
Esta barra sirve para la creacin y edicin de grficos,
imgenes y textos.
Barra de estado
Pincha en la primera,y su aspecto ser idntico al que te
hemos explicado.Y un click
en la segunda, mostrar una
vista previa en miniatura de
cada una de las diapositivas:
N 131
Te da informacin sobre la
presentacin, como puede
ser el nmero de diapositivas,
, o la
plantilla usada en esa presentacin,
.
Todos los comandos que

puedes emplear en este programa se encuentran en esta
barra, siempre agrupados y
clasificados por ttulos.
Haz doble click sobre cualquiera de ellos, y se desplegar entonces para mostrarte de esta forma todos los
comandos que contiene.
Barra horizontal
estndar
Pincha en
y accedes a la
Vista normal, cuyo aspecto
coincide justo con la imagen grande esta pgina. Con
, cambias a Vista esquema, y slo vers el texto de
tus diapositivas. Pulsa sobre
,y pasars a Vista Disposiva, as desaparecer el panel
Esquema de presentacin
. La Vista clasificador de
diapositivas, , te presenta
todas ellas en miniatura. Y,
por ltimo, el botn
las
muestra a pantalla completa.
Curso: Cmo sacar partido a Office, 2 parte
Primeros
pasos
Ahora ya es el momento
de ponerse a trabajar y para ello vas a crear un sencillo documento, una sencilla
carta muy bsica.
Trabajar con un documento conlleva crearlo, escribir en l, darle la apariencia correcta y guardarlo
para poder recuperarlo en
el futuro. Pero vayamos despacio, lo primero que debes
hacer es dar tus primeros
pasos con este procesador
de textos. Introducirs tus
primeros caracteres en tu
primer documento.
Para abrir Word, pincha

consecutivamente en
, sobre
y en
. Aparecer
directamente la ventana
principal de este programa
(la que ya te mostramos en
la entrega anterior), con un
documento en blanco en
pantalla preparado para que
introduzcas ahora en l todo lo que desees.
Cuando se crea un documento nuevo, se abre una
ventana en la que slo aparece una barra vertical parpadeante en la esquina superior izquierda
Te enfrentas por primera vez al diseo de un documento. Esta tarea no se basa

simplemente en teclear texto, existen otros aspectos que debes tener en cuenta para
configurarlo adecuadamente. Nosotros te desvelamos cules son. A por ellos...
Primeros pasos
Dar formato al texto
Encabezados y pies
Comprobar e imprimir
Gestin de ficheros
Conocimientos:
vdeo digital en el PC
66
68
71
72
74
76
n procesador de textos
es un programa cuya
misin principal es la
gestin de documentos de
texto. Dicho de otro modo,
es una aplicacin diseada
para facilitar en todo lo posible la creacin, edicin,
modificacin e impresin
de los documentos.
66
Por una extraa razn,

insistimos muchas veces en
comparar los procesadores
de texto con las mquinas
de escribir. Bien es verdad
que stas fueron uno de los
primeros mecanismos automatizados a la hora de
crear documentos, sin embargo, hoy en da, las diferencias existentes entre las
mquinas de escribir y procesadores de textos hacen
parecer a aqullas como de
otro siglo. Hoy no se concibe un procesador de textos que no permita automatizar determinadas tareas
como trabajar con imgenes, corregir el texto, in-
sertar grficos, realizar clculos, aadir tablas, manipular imgenes, etctera...

En esta entrega vamos a
ayudarte a dar tus primeros
pasos con este programa,
mediante la creacin de un
sencillo documento, una
carta. El proceso no consistir simplemente en escribir su texto, te ensearemos
a configurar este documento para aadir en l
otro tipo de elementos como formatos, mrgenes o
encabezados y pies de pginas. Sin embargo lo haremos de una manera muy
simple, centrndonos solamente en las funciones ms
N 132
elementales. Ms tarde, en
la prxima entrega, ahondaremos ms en estos conceptos, para mostrarte otras
posibilidades ms avanzadas. Pero vayamos poco a
poco, disponte a crear un
documento sencillo.
Es el cursor o punto de insercin. El texto que t teclees aparecer siempre

donde est ese punto de insercin. Por ejemplo, en este caso vas a redactar una
carta, as que comienza tecleando su primer prrafo.

N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138

Para ello simplemente debes comienzar a escribir su
contenido:
Poco a poco, segn pulses

las teclas, aparecern nuevos caracteres,
ben aparecer en tu carta para completar a s su contenido, por ejemplo:
del anterior. Es decir una

nueva lnea preparada para
que escribas en ella:
y el punto de insercin se
ir desplazando tambin
hacia la derecha.
Desplazarte
por el documento
En Word no es necesario hace nada especial

para forzar el comienzo de
una nueva lnea al llegar al
final de una, el programa se
encarga de ello. De esta forma, si intentas aadir una
palabra en esta frase que no
cabe en la lnea, Word la
aadir directamente en
una nueva:
Que ya tengas parte de tu

carta escrita no significa
que est rematada del todo.
Quiz ahora necesites aadir o eliminar texto. Para poder hacer esto es necesario
que aprendas primero a desplazarte por el documento.
Esto puedes hacerlo de diferentes maneras: a travs
del teclado o del ratn.Aho-
Sabiendo el funcionamiento fundamental de

este procesador de textos,
termina de escribir el primer prrafo de tu carta:
ra te enseamos ambos mtodos de una manera muy

general, pero en el cuadro
Moverte en el documento
con el teclado encontrars
otras combinaciones de te-
y hacer un click justo en

ese lugar,
clas que te resultarn muy

tiles a la hora de desplazarte por un documento.
Como ves, en ambos casos,

obtienes el mismo resultado: el cursor se coloca all.
En este caso, deseas aadir nuevas lneas y prrafos por encima del que
por ahora es el primero, as
que coloca el puntero en
esa posicin
En este caso, necesitas

otra lnea en blanco
Ahora llega el momento de comenzar un nuevo prrafo. Es decir, deseas

acabar la lnea antes de llegar al margen. En este caso,
te vers obligado a pulsar la
tecla . Hazlo, y forzars el
comienzo una nueva lnea
y de un nuevo prrafo:
Ya puedes teclear un
nuevo prrafo de forma
similar a como has hecho
antes con el primero:
y haz click. Justo en ese lugar quedar ahora situado el punto de insercin.
Aqu est:
Presiona entonces la tecla y aadirs un

nuevo prrafo por encima
o situar el puntero
Si hubieses escrito algo

mal y deseases borrarlo, simplemente deberas situar el cursor justo detrs
del primer carcter a elimi, y pulsar la
nar,
tecla
tantas veces como
letras desees borrar.
En este caso ocho pulsaciones sern suficientes para as poder eliminar la palabra Estimado que nos
sobra ahora:
.
Como ves, ahora queda

un espacio en blanco
delante de la palabra Sr..
Tambin puedes eliminar
caracteres (un espacio en
blanco es uno de ellos), situando el cursor delante del
primero que quieres borrar
y presionando ya sobre la
tecla
tantas veces como
letras a eliminar. Esta vez,
una simple pulsacin de la
tecla
ser as suficiente:
.
Ya sabes cmo moverte por un documento a

tu antojo, ahora termina ya
de completar tu carta con
la fecha y los datos del remitente.
ms, as que presiona y
la obtendrs:
Nuevamente pulsa la tecla para
colocarte en esa
primera lnea:
Como ves, primero creas la
lnea y luego vas a ella.
N 132
Moverte en un documento con el teclado

Para desplazarte
Un carcter a la izquierda
Un carcter a la derecha
Un carcter arriba
Un carcter abajo
Una palabra a la izquierda
Una palabra a la derecha
Al final de una lnea
Al principio de una lnea
Al final del documento
Al principio del documento
Pulsa
+
+
+
+
Vuelve a pulsar la tecla ,

y si es necesario aade el
resto de los prrafos que de-
Para esto, debers colocarte primero en esa

posicin. Por ejemplo, puedes pulsar una vez la tecla
y te colocars ah
Tecla ahora su contenido:

ste slo ocupa una lnea,
la inferior queda en blanco.
67
Si tu documento consta de
varias pginas o no puedes
visualizar el contenido completo de una, tendrs
que utilizar la barra de
desplazamiento vertical de la derecha para
ver las distintas partes
de un documento ,
As, un click en la flecha
o
te llevar
una lnea hacia arriba o
hacia abajo respectivamente. Mientras que
los iconos
y
te
desplazarn a una pgina anterior o siguiente
respectivamente.
Seleccionar texto
Cuando desees realizar

una accin sobre un fragmento de texto determinado, primero debers seleccionar ste y luego elegir el
comando deseado. Este es
uno de los principios fundamentales en la edicin de
texto de Word, primero seleccionar, despus actuar.
En este apartado te vamos a ensear nica-
mente a seleccionar texto,

en el denominado como
Formato de carcterte ensearemos a aplicar un determinado formato al texto
que tengas seleccionado.
As que comenzamos con el
mtodo ms genrico de seleccionar, que consiste en
hacerlo a travs del ratn.
Para ello, haz click junto delante del primer carcter
que ahora desees marcar
no sueltes el botn izquierdo del ratn y arrastra
hasta el ltimo carcter a incluir ya en esa seleccin,
Suelta entonces el ratn, y
podrs ver que el texto marcado aparece resaltado en
otro color que lo distingue:
Para quitar una seleccin, haz click en cualquier zona del documento,
fuera de lo que ya est marcado, por ejemplo aqu,
Formato
de carcter
68
Para marcar una nica

lnea, coloca el cursor
en la barra de seleccin jus-
to delante de ella,
(el cursor toma forma de
flecha, y apunta a esa lnea),
y haz click. Slo esa quedar marcada:
Tambin puedes seleccionar un prrafo com-
Todo l quedar marcado:
Todo l quedar marcado:
Por ltimo, para seleccionar todo el texto de

un documento, mantn presionada la tecla
y haz
click justo en la barra de seleccin
Como ya te hemos dicho, este es el mtodo
se encargan de ese tipo de

acciones, as que ahora recurrirs a los mens.
Lo primero de debes hacer es seleccionar aquel

bloque de texto al que deseas cambiar el formato,
Luego, despliega el men

y elige la entrada
. Obtendrs un cuadro de dilogo que recoge
las opciones del formato de
carcter ms importantes.
puedes cambiar el tipo de

letra al texto seleccionado.
Utiliza la barra de
desplazamiento vertical
para ver el nombre
de todas las que puedes utilizar desde Word.
Cuando localices el nombre
de aquella que quieres emplear, haz click en l,
y en el cuadro de muestra
de la parte inferior podrs
ver su aspecto:
cambio, si la letra que has

seleccionado te gusta y pulsas
, el cambio se aplicar directamente en tu documento:
, en negrita
, y
con
, en negrita y cursiva a la vez:
. Elige esta ltima.
Ya sabes cul es el funcionamiento bsico de

este cuadro de dilogo, as
que lleva a cabo de nuevo
el paso nmero 1, pero seleccionando otra lnea a la
que dar formato:
De forma parecida, utiliza la lista

de la derecha
para escoger el
tamao de la
fuente. ste viene dado en puntos, y cuanto mayor sea, mayor ser el
tamao de la letra. Por ejemplo, elige
y la seleccin
tomar ahora este tamao:
.
Para que veas su significado, vamos a hacer

un recorrido por todas
ellas.As, desde la lista
Con
Tambin puedes cambiar el color de la letra.

Para ello, despliega la lista
Si ahora pulsas el botn

, se cerrar la
ventana actual y no se aplicar ningn cambio de formato en tu documento. En
N 132
Ahora, desde la lista

puedes cambiar el estilo de
la letra.As, si seleccionas la
entrada llamada
el
texto quedar en cursiva
.
Para aplicar un formado

de carcter determinado,
puedes recurrir a la barra
de herramientas formato de
la parte superior, o a los mens de Word. En la entrega
anterior, ya te indicamos
cules eran los botones que
pleto haciendo click tres veces consecutivas sobre cualquiera de sus caracteres
Desaparecer la seleccin:
Dar formato al texto

Word posee dos unidades
fundamentales de texto: el
carcter y el prrafo.Tanto
caracteres como prrafos
poseen sus propias caractersticas de formato que
determinan el aspecto de
cada uno de ellos. Entre las
opciones de formato de carcter estn la fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color del texto,
etctera Las caractersticas bsicas de formato de
prrafo incluyen alineaciones, sangras, tabulaciones, espaciados, etctera
ms genrico para seleccionar. Sin embargo, existen

algunas formas ms especiales y adems muy tiles.
Por ejemplo, para marcar
una sola palabra, debers
colocar el puntero del ratn sobre ella,
,y
realizar una doble pulsacin.Automticamente solo ella quedar marcada:

y aparecer una paleta de
colores desde la que escoger entre diversos tonos:
En esta entrega no vas a hacer uso de esta opcin, as

que no cambies ahora el color de la letra.
Por ltimo, y segn tu

versin de Word, encontrars un nmero diferente de casillas de verificacin en la parte inferior
de este cuadro de dilogo.
Te servirn para aplicar distintos efectos especiales a
tus textos. En el cuadro
Efectos de texto, encontrars el significado de cada uno de ellos.
Una vez elegidas las caractersticas de tu texto, pulsa el botn

y
podrs ver el cambio directamente en el texto de
tu documento:
tante definir los prrafos. En

Word, para finalizar un prrafo y comenzar uno nuevo, hay que pulsar la tecla
. Word inserta entonces
una nueva lnea en blanco
y sita el cursor al principio del prrafo siguiente.
Para aplicar un formato

de este tipo, no hace falta que selecciones el prrafo completo, simplemente
coloca el cursor en cualquier zona de l, por ejemplo
.
minar el espaciado que debe haber entre los prrafos

marcados, por ejemplo:
Pulsa
sultado:
y vers el re-
Y ahora vas a tratar el

concepto de sangra. La
sangra se aplica a prrafos
individuales y es la distancia entre los prrafos y los
mrgenes del documento.
En principio, los prrafos se
escriben a ras del margen,
sin ninguna distancia
Sin embargo, a veces se ha-
En este caso, vas a cambiar la alineacin de la

fecha. En la barra de herramientas superior tienes cuatro botones dispuestos para tal fin:
ce necesario recurrir a las

sangras para entresacar prrafos unos respecto a otros
y as mejorar el aspecto global del documento. El mtodo ms rpido para aplicar sangras es hacerlo a
travs del ratn, mediante
el desplazamiento de estas
marcas:
Por ejemplo, lo primero que debes hacer es

situar el cursor en alguna
El primero de ellos corresponde a la alineacin izquierda (la que actualmente tiene ese prrafo), y
como ves, el texto queda
pegado al margen izquierdo. Esta vez, elige la
alineacin derecha
y ese prrafo quedar pegado al margen derecho:
parte del prrafo cuyas sangras quieres variar
y arrastrar desde esa marca
para desplazar ese prrafo

hacia la derecha
Efectos de texto
Casilla
Efecto
Si realizas una accin errnea, podrs deshacer sus

efectos con un simple click
en el botn
Formato
de prrafo
Para poder aplicar este tipo de formato, es impor-
Seguidamente, selecciona el que es el cuerpo de la carta

y pulsa en el tipo de alineacin justificada,
Ella se encargar de
repartir el espacio existentes entre las palabras para que todas las lneas de cada prrafo tengan la misma
longitud:
Explicacin
Dibuja una lnea a lo largo del texto

seleccionado
Dibuja una doble lnea para tachar
el texto
Eleva el texto sobre la lnea base
y lo reduce de tamao
Desciende el texto y lo reduce de tamao
Agrega una sombra
Muestra los contornos del texto
Muestra el texto como relieve

sobre la pgina
Muestra el texto como grabado
en la pgina
Si el texto seleccionado est en
minsculas, lo pone en maysculas
y lo reduce de tamao
Pone el texto en maysculas
Haz click ahora en la

entrada
y sobre
. Desde la ventana
que obtienes, podrs deter-
Evita que el texto aparezca en pantalla

o en la copia impresa
70
N 132
Configurar los mrgenes
Cuando sueltes, podrs ver

el resultado:
Tambin suele ser muy

habitual en los prrafos
que la primera lnea apa-
Repite el proceso con

el resto de los prrafos,
hasta que adquieran el formato y el aspecto que desees. Nosotros hemos optado por este:
accin con el margen que

hay a la derecha,
Esta accin de configuracin de pginas puedes llevarlas a cabo una vez est
escrito el contenido del documento, o tambin antes
de teclear nada en l. En esta entrega lo hacemos despus. En la prxima entrega lo haremos al principio
como configuracin previa
de una plantilla.
cambiar el margen izquierdo, colocar el cursor en esta posicin
Los mrgenes de la pgina indican la cantidad

de espacio en blanco entre
el texto y los bordes de la
pgina. Cada pgina tiene
cuatro mrgenes: izquierdo,
derecho, superior e inferior.
El modo ms rpido de modificar mrgenes consiste
en hacerlo desde la regla
horizontal de Word. Para
lo aumentas. Podrs comprobarlo porque la zona

gris (la que representa la
margen) es mayor:
y arrastra hacia la izquierda

o hacia la derecha segn
quieras disminuir o aumentar ese margen, por
ejemplo hacia aqu
rezca ms adentrada hacia

la derecha. Esto lo consigues fcilmente mediante
el establecimiento de una
sangra de primera lnea. Es
decir, coloca el puntero en
esta marca,
y arrastra hasta la posicin
deseada,
Quedar as:
Repite el proceso con

la sangra derecha,
Llvala ya hasta el lugar deseado
y el aspecto definitivo de tu
prrafo, cuando sueltes el
ratn, ser este:
Si pulsas el botn
aparecern una serie
de smbolos en tu pgina:
Los puntos,
, indican que en esa posicin hay
un espacio en blanco, mientras que la marca
es indicadora de que en ese lugar comienza un nuevo
prrafo ya que presionaste
la tecla . De esta forma, si
seleccionas una de estas
marcas
y presionas la tecla
eliminars la marca de prrafo
y la lnea siguiente pasar
arriba formando parte entonces del prrafo superior:
.
Adems, tomar el formato
de ese prrafo.
e inferior,
En este caso no ser necesario, pero ten muy

en cuenta que tambin podras realizar ya esa misma
Encabezados y pies de pgina

Son textos o dibujos que
se repiten en la parte superior o inferior de todas las
pginas de un documento.
Son muy tiles para tratados tcnicos, en los que
el ttulo del captulo o seccin aparecen en la cabecera, o para recordar al lector en contexto en el que
se encuentra o el nmero
de la pgina actual.Tambin
son de gran utilidad para
incorporar dibujos como logotipos o cabeceras con la
direccin o incluso el nombre de la empresa.
En esta entrega te vamos
a ensear a introducir encabezados y pies de pgina
muy sencillos. En las siguiente profundizaremos
muchos ms, consiguiendo
que sean diferentes para las
distintas pginas o que incorporen grficos.
con el superior
rs el resultado en esa zona

del encabezado:
trado respecto a los mrgenes, as que pulsa primero
en el botn que se encarga

de fijar este tipo de
alineacin,
poco alto, puedes bajarlo.

Para ello, colcate al comienzo de su primera letra
Luego, pincha en
y
y escoge el tipo
y presiona varias veces la tecla , por ejemplo dos veces. Bajar l y el resto del
contenido del documento:
el tamao de letra
y el efecto:
pulsar el botn
Si opinas que el encabezado ha quedado un
.Tras
, ve-
El encabezado ya est
creado, ahora llega el
momento de ponerse manos a la obra con el que ser el pie de pgina.
Para ver los encabezados y pies de pgina de

un documento, despliega el
men
y elige ya la entrada
.
Podrs visualizarlo, junto
con una nueva barra de herramientas:
N 132
En este caso, tu encabezado contendr el

nombre de tu empresa cen71
Para ello, pincha una vez en

el botn
que hay en la nueva
barra de herramientas que
ha aparecido.Te situars en
la parte inferior
All aparecer:
Para salir ahora de la

vista encabezado y pie
de pgina, pulsa una vez directamente sobre el botn
. Tu documento se
mostrar como al principio,
y los encabezados y pies de
pgina se mostrarn en otro
color ms tenue para indicar que lo son
Despus pincha en el
botn
y la fecha actual quedar
centrada respecto a los mrgenes:
No obstante,si ms tarde decides imprimir el documento, el encabezado y el

pie tendrn el mismo color
que el resto del documento.
En este caso, vas a aadir la fecha actual. Para

ello, pulsa una vez en
el botn
Bordes en tus documentos

Aunque en la entrega siguiente vamos a tratar con
mayor detenimiento todo
lo relacionado con la ornamentacin y diseo de los
documentos, en sta no
queremos dejarte sin que
apliques una nota de color
en tus documentos. Lo hars a travs de una funcin
de Word que se encarga de
aplicar bordes de distintos
diseos a las pginas de tu
documento. Ahora te indicamos cmo:
Pincha entonces en este icono

y
despliega la lista
para elegir de entre todos

los diseos de bordes existentes el que ms te guste,
por ejemplo
Luego establece tambin su

anchura. Hazlo aumentado
o disminuyendo este
Como el borde slo lo

quieres aplicar en la
parte superior de tu documento, debers hacer click
en todos aquellos laterales
en los que quieres que no
aparezca, es decir, pincha
consecutivamente en
Al final, slo debe quedar el

borde superior, el resto deber desaparecer de la
muestra:
Pulsa entonces una vez

sobre el botn
de esta ventana y podrs
ver el resultado
en el propio
documento:
ste ya dispone
de un borde
que lo adorna y
mejora su aspecto.
Haz click en
y
. Aparecer un cuadro de dilogo con diversas pestaas,
colcate en la denominada
como
.
Comprobacin final e impresin

Tu carta ya est debidamente diseada y redactada.Ahora llega el momento
de obtener una visin final
de ella que te indique cmo
quedar al ser impresa. Despus, slo tendrs que imprimirla, y obtendrs as unresultado palpable, ya en
papel impreso.
Para obtener una vista

preliminar de tu documento, pulsa una vez este
botn
72
Si todo est bien, sal de

esta vista preliminar
con un click en
.A
En el caso de
un documento de una sola pgina, las opciones
que debes configurar son pocas.
Lo nico que vas
a hacer es asegurarte de que el tipo de papel que
vas a utilizar es el
correcto. Hazlo
desde la ficha
, eligiendo
el tipo aqu
Acontinuacin
pulsa sobre el botn
.
N 132
El paso ltimo y definitivo es el de la impresin del documento. Para

ello, despliega otra vez el
men
y elige esta
vez la entrada
. Aparecer el cuadro de dilogo
que te permitir configurar
las opciones de impresin
de tu documento.
Slo si dispones de varias impresoras conectadas a tu equipo o en red,

tendrs que desplegar esta
lista
para poder escoger desde
ella aquella impresora desde la que deseas realizar la
impresin.
Obtendrs una vista previa

del aspecto de tu documento, que en esta ocasin
es muy sencillo y slo dispone una pgina:
continuacin, despliega el
men
y elige la entrada
. Obtendrs de esta forma la
ventana que te permite configurar las pginas.
El apartado llamado
es de gran importancia,
ya que desde l indicas qu
pginas de tu documento
deben imprimirse. Como tu
documento slo dispone de
una, la opcin que aparece
por defecto
es la vlida. En cambio, si tuvieses
varias, podras optar por imprimir slo aquella en la
As, si lo que deseas es obtener una prueba del aspecto de tu copia, puedes
elegir la entrada
y
abiertas, y en la bandeja de
salida de tu impresora aparecern las copias de tu carta. El resultado definitivo.
debajo es exactamente este

y pulsa
.Tu documento quedar entonces debidamente archivado. Esto lo sabrs
tambin porque en la barra
de ttulo aparece ahora el
nombre que le acabas de
asignar:
dos posibilidades para

recuperar uno de los
documentos que tengas guardados. As, si
ese documento lo has
utilizado recientemente, nada ms pinchar en
el men
, podrs
ver en la parte inferior
una lista de los
ltimo documentos utilizados:
Tambin puedes determinar el nmero de copias que deseas obtener de
Por ltimo, no podemos olvidarnos del botn llamado

. Si
caso la carta). Esto debes

hacerlo desde esta lista
.
Es decir, despligala y localiza entonces esa ubicacin
de tu disco:
Con tu documento felizmente acabado en

pantalla, pulsa el botn
Como todava no le has
asignado un nombre personalizado, se mostrar en
pantalla el cuadro de dilogo denominado
Una vez configuradas

todas las opciones, pulsa el botn
de las
dos ventanas que tienes
que tenas situado el cursor,

, o por un nmero determinado de ellas:
. En este
caso, se imprimiran la segunda, las que van de la cuatro a la seis, y la dcima.
tu carta. Por ejemplo, con

el valor
obtendrs cinco copias.
Nuevamente, como tu documento consta de una sola pgina, es indiferente que
actives o desactives esta casilla
, ya que sta se encarga de ordenar las
distintas pginas de un documento para que estn
preparadas por lotes.
Gestin de ficheros
Una vez debidamente redactado y diseado tu documento, es aconsejable
que lo guardes. De esta forma, podrs volver a recuperlo cuando quieras, para
modificarlo o seguir trabajando en l.A continuacin
te contamos los pasos que
debes dar para llevar a cabo todo esto.
haces click en l, obtendrs

un cuadro de dilogo cuyo
aspecto variar segn la impresora que tengas instalada. No obstante, en casi todos los casos, encontraras
una pestaa cuyo nombre
hace referencia a los medios
de impresin,
.
Pincha en ella, y comprobars que contiene un apartado referente a la calidad
de la impresin
Una vez hecho esto, sitate en la lista llamada
A partir de ahora, cada

vez que pulses el
botn
ya no volver a aparecer el
cuadro de dilogo anterior,
el del paso nmero 1 ,
. Simplemente
se guardarn los cambios
que hayas realizado desde
entonces en tu documento.
Simplemente debers pinchar en

el nombre de aquel que deseas recuperar, por ejemplo sobre
y aparecer de esta forma
en pantalla directamente.
se imprimir una copia de

menor calidad, ahorrars en
tinta. En cambio, si la impresin va a ser la definitiva o la que vas a entregar a
alguien, elige la entrada
y la calidad de la
copia ser mayor.
abrir cualquier tipo de documento:

Su aspecto y su funcionamiento es muy similar al del
cuadro de dilogo llamado
.
Lo primero que debes

hacer es seleccionar la
unidad y carpeta en la
que est ubicado el fichero, en este caso
Por otro lado, si una vez

que has guardado un
documento, despliegas el
men
y eliges la entrada
, volver
a aparecer el cuadro de dilogo
.As, podrs guardar una nueva versin de la carta, pero con
otro nombre, por ejemplo
.
74
,e
introduce el nombre de la
carta
.Asegrate tambin de que el
valor de la lista que hay por
No obstante, si el documento que deseas

abrir lo utilizaste hace ya algn tiempo, no te servir
este mtodo.Te vers obligado a pulsar el botn
La prxima vez que accedas

a este programa, tendrs
para as acceder a aquella

ventana que te permite
Cierra ahora Microsoft

Word con un click en el
icono
N 132
.
Luego, en la lista inferior, localiza el fichero en cuestin
y pulsa
el botn
En un instante, se mostrar
en tu pantalla para que as
trabajes con l.

hacer desde l, es seleccionar la unidad y la carpeta donde quieres archivar tu documento (en este
Configurar
las pginas
Una vez tengas claro el tipo de documento que vas a
crear, debers entonces definir sus caractersticas bsicas, como son la orientacin de la pgina, su tamao
o sus mrgenes.
Antes de nada, tienes

que abrir el documento
a partir del cual disears la
carta. Para ello, pincha
en este botn,
Un documento en blanco
aparecer en pantalla.
No escribas nada en l,
y pincha en
y
sobre
. Obtendrs as una ventana con
vairas pestaas.
Desde la rotulada como

, puedes determinar ya la orientacin de
las pginas y sus
mrgenes. Por
ser una carta, establece un formato vertical
y estos mrgenes,
Luego pasa a la ficha

, y elige el tamao
y tipo de papel corriente
para estos documentos, es
decir, DIN-A4,
Cuando escribes una carta, hay elementos de sta que siempre se repiten: saludo,
membrete, remitente, despedida, firma... Para ahorrarte el tener que teclearlos, puedes
recurrir a las plantillas. salas para de esta forma crear todo tipo de documentos modelo.
Configurar las pginas

El membrete
La fecha
El resto de la carta
Guardar una plantilla
Documentos y plantillas
Modificar una plantilla
96
97
100
100
101
102
103
n la entrega anterior, te
enseamos a crear una
carta muy sencilla. Prcticamente, lo nico que hiciste fue configurar la nica
pgina de la que constaba, e
introducir tus primeros caracteres,palabras y prrafos.
Ahora vamos a ir un poco
ms lejos, y te vamos a in-
96
dicar lo que debes hacer para crear una carta de verdad. Con esto no pretendemos insinuar que la que
diseaste en la entrega anterior fuese de mentira,
simplemente queremos resaltar que la que vas a crear ser bastante ms profesional. Utilizars opciones
ms avanzadas de configuracin de documentos, como son los saltos de seccin, el uso de funciones de
dibujo, tanto de este procesador de textos como de
otros programas especficos
de diseo de imagen, como
Paint Shop Pro.Y, como colofn final, archivars el do-
cumento que disears como una plantilla. De esta

forma, todas las configuraciones del fichero quedarn
archivadas en ella, para que
todas las cartas que crees a
partir de ella tambin las
hereden. Podrs crear tantas
cartas como quieras y,todas,
absolutamente todas, tendrn la misma configuracin y la misma apariencia.
Como ves, el concepto de
plantilla es muy prctico, y
te ayudar a automatizar la
tarea de configuracin y
creacin de un documento.
Te ahorrars ese tiempo
que antes empleabas en repetir una y otra vez las misN 133
mas operaciones. Esta vez

se trata de la creacin de
una carta, pero puedes extender este concepto a cualquier otro tipo de documento, como pueden ser
faxes, currculums, memorandos, informes, etc
Para terminar, sitate en la

, y activa la caficha
silla de verificacin
Esta opcin es la que se encargar luego de que el diseo del membrete de la
primera pgina sea diferente al del resto de pginas.
Pulsa despus
.

N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
El membrete
Echa un vistazo al infobox
Estructura de una cartade
esta misma pgina. Podrs
ver que el primer elemento
a configurar en un documento de este tipo es el
membrete. sta una parte
fundamental en la primera
pgina de una carta, que
suele incluir el nombre, el
logotipo, la direccin, el nmero de telfono y la direccin, tanto fsica como
web y de correo electrnico, del remitente.
El papel con membrete
tiene una apariencia profesional que no tiene un papel en blanco. En los tiempos en que se usaban las
mquinas de escribir, el
membrete estaba hecho de
imprenta y se escriba la
carta a continuacin del
mismo.Actualmente, t mismo puedes crear el diseo
del membrete y guardarlo
en tu PC. Luego, podrs incluirlo por ejemplo en el
encabezado y en el pie de
pgina de tu documento o
plantilla para que, ms tarde, se imprima a la vez junto con el resto de la carta.
No obstante, todava hoy
puedes utilizar papel con
membrete previamente impreso en la imprenta, pero
debers entonces medir
con mucho cuidado su tamao y cambiar los mrgenes de tu documento desde
Word para que, al imprimir
el resto de la carta, ste no
se superponga con el membrete existente.
Por esta razn, para que
no tengas que acudir a servicios profesionales, vamos
a ensearte tambin a que
crees tu propio membrete.
El encabezado
con Word
Este procesador de texto
incluye unas sencillas pero
utilsimas herramientas de
dibujo que te permiten disear grficos en tus documentos.Te enseamos a utilizarlas para en esta ocasin
disear algunos elementos
del membrete de tu carta.
nas, el membrete slo suele aparecer en la primera de

ellas. En el resto, ste no se
muestra o es mucho ms
simple y discreto. Para conseguir que Word pueda hacer esto de manera automtica, debes recurrir a los
encabezados y pies de pgina.Accede al encabezado
con un click en el men
y sobre la entrada llamada
.
Aparecer entonces una zona punteada, la cual ya conoces de la entrega anterior
de este curso:
Ahora debes colorearlo. Para ello, pulsa en la

flecha de este botn
prisma con pequeas celdas que representan muchos ms tonos:
y podrs ver una paleta de

colores
Si no tienes suficiente con
los tonos que hay en ella,
puedes acceder a otros muchos con un click sobre la
entrada
.
En la parte inferior de
la ventana, puedes ver
tambin la denominada barra de dibujo,
sta es la misma que aparece en la hoja de clculo Excel, y el significado de todos
sus botones ya fue explicado en el apartado Excel de
la A a la Z del nmero 131
de Computer Hoy. Es decir,
ya conoces la teora, ahora
vas a poner manos a la obra.
Tu membrete va a ser bastante sencillo, sin demasiada parafernalia, as que las
herramientas de dibujo que
vas a utilizar tambin lo sern. Comienza con un click
en aquella que te permite
trazar formas rectangulares,
Obtendrs una nueva ventana y, justo desde su ficha

, se mostrar un
Estructura de una carta

stos son los elementos que debes configurar en la plantilla de una carta. Los documentos que crees a
partir de ella tendrn esta configuracin, t slo tendrs que introducir el texto concreto de dicha carta.
Membrete
Fecha
Direccin del
destinatario
Saludo
Cuerpo
de la carta
Luego sitate en la zona del encabezado de

pgina en la que quieres
que aparezca el primer rectngulo
Despedida
Espacio para la
firma del remitente
Firma
y pincha y arrastra hacia

abajo y hacia la derecha
De esta forma, conseguirs

trazar un rectngulo:
Menbrete
En cualquier carta que

conste de varias pgiN 133
97
Para que un texto o un grfico se convierta en un encabezado o pie de pgina, no

hace falta que lo insertes justo en el interior del apartado
del encabezado,
No dejes de seleccionarlo, y repite los pasos

desde el 4 al 5 , para colorearlo. En este caso, selecciona este otro tono
o del pie de pgina,
Con que slo accedas a los

mens denominados
y
, y ya
puedas as ver esos mismos
apartados en tu documento
ser suficiente. Word interpreta que lo que escribas o
aadas forma parte del encabezado o pie de pgina.
En este caso, el que nos

gusta es ste:
As que pincha en l,
y pulsa
. El interior
de tu primer rectngulo
quedar coloreado concretamente en ese tono:
Sin embargo, el color del
borde sigue siendo negro.
Cmbialo, repitiendo los
pasos 4 y 5 con este botn
ste ser el resultado:
Ahora debes crear dos

rectngulos de forma y
tamao idnticos al que ya
tienes diseado. As que
mantnlo seleccionado y
pulsa el botn
Dispondrs de una copia de
l en el Portapapeles.
Pulsa entonces
y ya esa copia
aparecer en tu
documento:
98
Ubica el puntero del ratn

sobre ella
y pincha y arrastra hasta colocar este segundo rectngulo justo al lado del que es
el primero,
+v
y quedar as:
que lo est, debes asegurarte de que esta barra est

bien centrada respecto a la
anchura total de la pgina:
Para ello, seleccinala y pulsa sobre el botn

,
en
y sobre
. Seguidamente, haz click de nuevo
en
y
y, por ltimo, justo sobre la
entrada
.
Ahora s que quedar bien
centrada:
Despus escribe directamente su contenido y, si es

necesario, pulsa :
15
Coloca ya entonces
el puntero sobre el
borde del cuadro
Presiona de nuevo las

teclas
+ v , y coloca
el tercer rectngulo,
sta ha sido la parte

ms grfica, pero un
membrete tambin suele in-
13
y pulsa el botn derecho

del ratn para elegir la entrada
.
Sitate ahora en la ficha
, activa la casilla de verificacin
al lado del segundo:

Una vez ms, lleva a cabo
los pasos nmero 4 y 5, con
el este otro color
cluir datos sobre el remitente o la organizacin.

Como te encuentras en el
modo de visualizacin encabezado y pie de pgina,
no puedes escribir directamente en el documento, as
que necesitas recurrir a los
cuadros de textos. stos son
y pulsa
. El tamao
del cuadro de texto se ajustar al de su contenido:
Quedar con este aspecto:
10
Tu membrete est
por ahora formado
por tres rectngulos, pero
lo ideal es agrupar todos
ellos en un nico elemento
que se maneje mejor. As
que, sin dejar de seleccionar el tercero, mantn pulsada la tecla
y haz click
en el segundo y en el primero. Los tres quedarn marcados:
elementos especiales que

incluyen texto y que puedes colocar libremente en
cualquier lugar del documento. Para crear uno, pincha en este botn
y ya despus justo en
esa zona en la que debe
aparecer,
11
All quedar ubicado:
Accede ahora a la barra de dibujo, y a sus

comandos
y
.
Agrupars as todos los rectngulos en uno solo:
12
Por ltimo, aunque

aparentemente s
No dejes de seleccionarlo, y repite el

paso nmero 12. De esta
forma, el cuadro quedar
bien centrado respecto a la
anchura total de la pgina.
Para terminar, despliega esta lista
y elige la entrada
.
As el cuadro perder su
borde, y tendr la apariencia de un texto flotante:
El encabezado con
Paint Shop Pro
14
Antes de escribir nada, selecciona el ti,

po de letra,
su tamao, , y el estilo centrado,
N 133
En esta ocasin, lo que

disears con este programa es el nombre de la
empresa, al que aplicars un
efecto de sombra. Comienza abriendo ese programa,
sin cerrar el trabajo que ests realizando en
Word. Pulsa
y establece las dimensiones

de la imagen que ya vas a
crear (el rtulo) en pxeles,
el color de fondo,
,
(que debe coincidir con el
color blanco de tu carta), y
el tipo de imagen,
Luego pulsa sobre el botn
, y obtendrs la imagen en pantalla:
16
17
ms avanzadas de diseo.
Pueden ser aplicaciones como Photo Shop, CorelDraw,
etctera. En nuestro caso,
nosotros vamos a utilizar el
programa Paint Shop Pro,
del que te podrs descargar
una versin de prueba en la
pgina www.jasc.com
Aunque la barra de dibujo de Word te permite realizar muchos diseos, existen

determinadas posibilidades
que requieren usar programas ms profesionales que
incorporen herramientas
Elige primero la herramienta que te permite

introducir texto,
y luego pincha en el interior de la imagen,
Obtendrs as un cuadro de
dilogo que te permite configurar el aspecto del texto.
Otra gran ventaja de introducir datos en el encabezado o

pie de pgina, es que stos
pueden incluirse en las zonas
del documento reservadas
para los mrgenes. Lugares
en los que, de otra forma, sera difcil escribir algo.
Comienza eligiendo el tipo y

el tamao de la letra,
Para escoger su color negro, los dos iconos siguientes deben mostrar ese mismo tono:
Si no es as, pincha en aquel que

no lo tenga,
Colcala ms o menos as superpuesta sobre la sombra anterior,

y haz luego entonces click
Despus pincha en el icono .

.
y elige el color . Pulsa

haz click en el botn
y seguidamente en el interior de la seleccin
Presiona
+ d y podrs ver de
esta forma el resultado:
y seleccinalo en la paleta,
Pulsa el botn
Contina tecleando el nombre de la compaa,
y activa ahora estas dos casillas,

. Pulsa
, y el texto aparecer en pantalla:
Nota: si el texto no apareciese

centrado, debers entonces colocar el cursor sobre l
y arrastrar el ratn hasta situarlo

bien, en la posicin correcta.
Presiona ahora
+ c , para
realizar una copia del texto,
y luego
+d , para quitar la seleccin actual.
Contina ya haciendo clicks

,
consecutivos sobre
y
. Introduce el valor
y pulsa
. El texto se difuminar.
Acabas de crear una sombra:
Pulsa ahora +e .Traers

del Portapapeles una copia
de la seleccin anterior:
Ahora debes guardar tu trabajo como una imagen que

luego utilizars desde Word.
Para ello, pincha una vez en
este botn,
y establece el nombre y el formato de imagen con el que vas a
archivarla
Elige tambin su ubicacin en el
,y
disco,
pulsa
.Ya est archivada.
10
Ya sabes cmo crear un

original efecto de texto
con sombra desde Paint Shop Pro,
ahora debes insertar en tu carta
esa imagen que has creado y que
tienes guardada en tu disco. Para
ello, desde Word, coloca el cursor
en la zona en la que debe aparecer la imagen,
,
y
y haz click en
. Localiza su ubicacin,
, y
el archivo,
, y pulsa entonces sobre
. Se insertar en tu documento.
11
cha
Para que puedas moverla

libremente por el documento, pulsa con el botn
derecho del ratn sobre
ella, y elige ya la entrada
. Luego, en la fiactiva esta casilla
N 133
99

so que el de las pginas siguientes. Hzselo saber a
Word de esa manera:
y pulsa
. Luego repite el paso nmero 12, y el
nombre de tu empresa quedar centrado respecto a la
anchura de tu pgina:
El pie de pgina
Como ya te hemos dicho,

los membretes muestran informacin personal o corporativa sobre el remitente. Sin embargo, en funcin
de lo que prefiramos, estos
datos pueden ir repartidos,
o no, entre el encabezado y
el pie de pgina. En este caso, si queremos que sea as.
Hazlo de esta manera:
Elige entonces el formato del texto que tendr, en este caso el mismo
que escogiste para el texto
del encabezado en el paso
nmero 14, y teclea el texto en cuestin:
Y ya est, as de sencillo.
Para acceder a la zona

reservada al pie de pgina, pulsa una vez justo
sobre este botn
La fecha
Aunque ahora ya podras escribir sobre l,
Este concepto no necesita casi ninguna explicacin.

Simplemente se trata de la
fecha actual o de emisin
de la carta. No obstante,
siempre hay algn truquillo
que podemos contarte.
no es lo que vas a hacer, as

que presiona la tecla varias veces seguidas hasta
que el cursor quede en una
lnea en blanco:
Lo primero es colocar
el cursor en su posicin
correcta.Aqu est, justo sobre el membrete:
Nuevamente, la alineacin que tendr la fe-
El resto de la carta
Las restantes partes que
la plantilla son los datos del
destinatario, el saludo, el
texto de la carta y la despedida.Todos se crean de la
misma manera, as:
Pulsa dos veces la tecla

, hasta colocarte aqu
y pulsa el botn
para establecer un tipo de alineacin izquierda.
100
Comienza presionando
el botn
, para as
acceder a la vista habitual
de tu documento.
Podrs ver que todo lo

que es tu membrete
aparece ahora en un color
ms tenue:
Justo donde queda el

cursor, es donde deben
aparecer los datos del destinatario. Pero t no debes
escribirlos, ya que lo que ests diseando ahora es una
plantilla, cuyo texto debe
ser genrico.Ten en cuenta
que a partir de esta plantilla podrs crear muchas cartas para distintas personas,
cuyos datos variarn.
Comienza seleccionando el
formato de estos datos. El
tipo de letra seguir siendo
simplemente presiona sobre este botn que encontrars en la barra,

y aparecer el nmero automticamente,
y pincha ya sobre
y en
.
Desde el recuadro
.
el cual, adems, se repaginar l solo en el caso de

aadas una tercera, cuarta,
etctera pgina.
Configuracin
final del membrete
Ya tienes creado el membrete para tu primera pgina, ahora debes disear el
del resto de pginas. Normalmente, y como ya te hemos dicho, el de la primera
pgina suele ser ms visto-
+ para insertar rpidamente una segunda pgina en tu documento
Esto es as para indicar que

es parte del encabezado y
pie de pgina, pero luego se
imprimir del color normal.
Presiona entonces la
combinacin de teclas
cha depender de tus gustos, y del estilo de la carta.

En esta ocasin, ir alineada a la derecha, pero no justo con el margen derecho,
as que establece la sangra
derecha en esta posicin
pulsa primero el botn que

define el estilo de letra cursiva,
y teclea el contenido del segundo encabezado
No hace falta que escribas
el nmero de pgina actual,
cha y su tamao. Esta vez, el
tipo es el mismo que el del
membrete,
,y
el tamao es
.
Antes de escribir nada,

asegrate de tener seleccionado el tipo de letra
que quieres aplicar a la fe, pero su tamao ser ahora algo menor,
es decir, de
.
y selecciona ahora esta entrada en parte inferior de la

ventana
3
3
Luego, despliega el men

y elige la entrada
. Pincha ahora
en el campo a utilizar,
teclea el texto que aparecer en lugar de los datos

del destinatario,
N 133
Tras pulsar
, vers la
fecha en el documento:
A continuacin, despliega ahora el men
y elige
la entrada
. Obtendrs un cuadro de dilogo desde el que podrs
elegir el formato que tendr la fecha:
Elige ahora por ejemplo ste,
, y
activa tambin esta casilla,
.
y presiona el botn correspondiente a esa alineacin:

All ir a parar el cursor.
Pulsa de nuevo
,
para salir de la edicin
del encabezado, y presiona
una vez . De esta forma,
eliminars esta segunda pgina que por ahora no utilizars. Sin embargo, la configuracin del segundo
encabezado no se pierde,
Word tom nota de ella.
Tras pulsar ya el botn

, vers esto en tu
documento:
Pulsa dos veces seguidas.
Adems, cada vez que abras

el fichero, este dato se actualizar de forma automtica con la fecha actual.
Llega el momento de
personalizar el formato
del texto del saludo. El tipo
de letra ser el mismo para
toda la carta,
,
pero el tamao vuelve a
cambiar.Ahora es de
.
A continuacin, repite
todo lo explicado en el
paso nmero 3 , pero con
este otro texto
y obtendrs este resultado, una

llamada al lugar que debers sustituir luego con el saludo real:
Nota: como ves, el texto de referencia que aparece entre corchetes, que luego debes sustituir
por el contenido real de la carta,
hereda y muestra el formato que
aplicas antes de insertarlo.
ces seguidas , y as dejars el

hueco suficiente para que el remitente de la carta luego la firme:
. Muchos de nosotros no firmamos con claridad, y
nuestro nombre no es a veces legible. De manera que en la zona
en la que estas situado ahora se
suelen poner determinados datos
personales. Hazlo de manera que
queden as:
Presiona dos veces ms, y

establece el formato del texto de la carta. ste tendr esta
sangra de primera lnea
y una alineacin justificada,

La letra y el tamao sern
los siguientes:
y
El diseo de tu plantilla ha concluido. Su aspecto final debe ser

semejante a ste:
Repite el paso nmero 3, con este texto:
As se muestra en el documento:
Pulsa tres
veces ms, quita la sangra de primera lnea
y a continuacin
escribe la despedida. Como va a ser
siempre la misma
para todas las cartas, escrbela entonces tal cual:
10
Pulsa ahora
ya seis ve-
Guardar una plantilla

Para que Microsoft Word sepa
que lo que tienes en pantalla es
una plantilla, debes guardar este
documento como tal. Algo tan
sencillo como hacer esto:
Como todava no has archivado nada de lo que has hecho, pulsa una vez en el botn
Todo el trabajo est ya hecho.

Cierra ahora tu documento
con un click en .
N 133
Lo primero que debers hacer ser desplegar esta lista,
,
y elegir la entrada denominada
.
Word, automticamente, seleccionar as para ti esta carpeta,
. T slo tendrs que teclear el nombre que
quieres asignar a tu plantilla,
, y
luego pulsar
.
101
Crea documentos basados

en tu plantilla
Ahora llega el momento
de que compruebes la verdadera utilidad y el funcionamiento de una plantilla.
Lo puedes hacer tecleando el que ser el contenido
de tu primera carta.
mente nada ms crear el

nuevo documento. Comprueba que ya est al da:
Selecciona luego el icono que representa a la

plantilla que has creado con
los pasos de este artculo,
Ahora s que debes poner manos a la obra.

Aunque tienes una llamada
que te indica dnde poner
los datos del destinatario,
stos no aparecen.As que
pincha justo ah,
Para crear ahora un documento basado en una

plantilla que tengas archivada, debes desplegar el
men
y elegir la entrada
.
Si tu versin de Office
es 97 o 2000, obtendrs
un cuadro de dilogo con
numerosas pestaas, de entre las cuales tendrs que
elegir la denominada como
. Si tu versin es la
2002, antes de este cuadro
de dilogo, se mostrar el
Panel de tareas en la parte
derecha de la ventana. Una
vez en l, pincha entonces
en esta entrada
de esta forma seleccionarlo,

, y luego
introduce as su contenido:
.
Y lo mismo ocurre con

el cuerpo de la carta.
Pincha ya sobre su llamada,
,
y teclalo. Igualmente,heredar los formatos de prrafo (sangras
y alineaciones) y de
fuente (tipo y estilo de la letra), incluso cuando pulses
para crear nuevos prrafos.Todos ellos tendrn el
mismo formato:
tructura de una carta, es

decir, el que aparece en la
pgina 97.
No obstante, todava
nos queda un as en la
manga. Si tuvieses que aadir ms pginas a tu carta,
por ejemplo pulsando sobre la tecla sucesivamente, la nueva no mostrar el mismo membrete que
la primera, su encabezado
ser mucho ms simple,
y pulsa
. Obtendrs
en pantalla un documento
en el que est el contenido
y todas las configuraciones
que incluiste en la plantilla,
es decir, debe terner el mismo aspecto que el que te
mostramos al final del apartado El resto de la carta.
y as toda esa lnea quedar

marcada:
En el membrete ya estn los datos de la empresa, as que no debes escribir nada de esto.Adems,
como ya te adelantamos
que ocurrira, la fecha se ha
actualizado ya automtica-
Como ves, el formato que

aplicaste a esa llamada, ha
sido adoptado tambin por
el contenido real.
Teclea entonces directamente esa informacin, presionando cuando ya sea

necesario:
Y ya no te queda nada
ms por teclear. El saludo ya est escrito, y tu
nombre, cargo y empresa
tambin.
El aspecto final de
la carta ser exactamente el
mismo que el que te mostramos en el recuadro Es-
y no tendra pie de pgina.

Esto ocurre porque en el
paso 4 de la pgina 96, activaste
De forma parecida, haz

click en el saludo para
Ejemplos de estructuras de cartas

El diseo de una carta debe ajustarse a tus gustos y necesidades. Aqu tienes varios
ejemplos de cartas. Hemos jugado con el diseo del membrete (sus colores, formatos, fuentes, etctera...), y hemos cambiado la posicin de los datos del remitente, as
Modelo 1
102
como la alineacin de la fecha o el sangrado de cada uno de los prrafos, para as dar
un aspecto diferente a cada modelo. Como hemos dicho, estos son algunos ejemplos,
t podrs crear diseos ms personales segn tus preferencias.
Modelo 2
Modelo 3
N 133
Modelo 4
Modificar una plantilla

Que ya tengas tu plantilla
perfectamente diseada no
significa que su formato y
su contenido actual vayan
a durarte eternamente. Quiz, dentro de algn tiempo,
cambie la direccin o el telfono de tu empresa, o te
asciendan y tu cargo actual,
el que aparece en la firma
de tu carta, quede obsoleto. Si esto ocurre, ya no ser necesario que vuelvas a
crear la plantilla de la carta
desde el principio, slo tendrs que abrir la plantilla en
cuestin, y realizar en ella
las modificaciones que consideres oportunas. Una vez
archivados todos los cambios, quedar preparada y
actualizada para que la utilices cuando quieras.
Despliega entonces la
lista superior llamada
, y ve
abriendo aquellas unidades
y carpetas que aparecan en
la ruta del paso nmero 2.
En nuestro caso, primero
hemos tenido que seleccionar la unidad C con un
simple click sobre el icono
que la representa,
Despliega entonces la
lista
y selecciona la entrada correspondiente a la extensin
que identifica a las plantillas de Word (que es DOT),
.
En la parte superior de la
ventana, podrs ver la plantilla que has creado leyendo este artculo:
Realiza los cambios que

consideres necesarios.
Por ejemplo, modifica la
frmula de la despedida por
Cierra luego la plantilla, sin

olvidar guardar los cambios.
Obtendrs un cuadro
de dilogo con numerosas pestaas. Localiza sta,
y haz
ya click en ella. Cuando se
muestre su contenido, podrs ver la informacin que
y luego nos hemos dedicado a hacer doble un click
te indicbamos antes,
Toma nota de esa ruta.
de manera consecutiva sobre las carpetas
A continuacin, pulsa
una vez en
Aparecer el cuadro
de dilogo ya habitual que
sirve para abrir ficheros.
,
por ltimo, en
Seleccinala ya con un
click,
,y
haz click sobre el botn
.Tu plantilla, y no un
documento basado en ella,
se mostrar ahora directamente en pantalla:
La prxima vez que ya

crees un documento
nuevo a partir de ella (segn lo explicado en Crear
documentos basados en tu
plantilla), ste mostrar los
cambios que hayas hecho.
En caso de que no veas la

ruta completa, porque muestre unos puntos suspensivos,
,
pulsa el botn
y
podrs ver entonces el nombre de todas las carpetas:
y,

saber es en qu lugar de
tu disco duro ubica Word
las plantillas personales que
creas. Esto puede variar segn cul sea la versin de
Word que uses, y la de tu
sistema operativo. Por esta

razn, lo mejor es ir a tiro
hecho. De esta forma, no
tendrs que perderte entre
unidades y carpetas de tu
disco. As que, desde este
procesador de textos, despliega el men
y elige la entrada
.
N 133
103
Configurar
las pginas
Antes de comenzar con el
meollo del documento (nos
referimos a su contenido),
debes configurar la estructura de las pginas. Sobre todo ser muy importante el
diseo de los encabezados
y pies de pgina. En esta entrega profundizaremos un
poco ms en ellos, mediante el manejo ms avanzado
de las secciones.
1
2
Abre ahora un documento nuevo con

un click en el botn
A continuacin, lo siguiente que debes hacer es configurar los mrgenes de tus pginas, as
,
que haz click sobre
y tambin
en la ficha
.
Esta vez, teniendo en

cuenta el tipo de documento que ests diseando,
adems de los mrgenes habituales, aadirs un zona
adicional en la parte izquierda de cada pgina para permitir la que ser la encuadernacin posterior del
documento:
Configurar las pginas

Encabezados y pies
Uso de estilos
Los epgrafes
Notas a pie de pgina
Referencias cruzadas
Tablas de contenido
ndices alfabticos
Impresin
78
80
82
82
83
83
84
84
85
leg el momento de enfrentarte al diseo de documentos extensos.Tesis, manuales, guas entran

en escena para que les plantes cara. Los documentos
extensos cuentan con elementos y partes auxiliares
que debes conocer y cuyo
manejo debes dominar.
Ejemplos de los primeros
son los saltos de seccin, las
notas de pginas, las re-
78
Nunca hubieses imaginado que trabajar con documentos largos

fuese tan engorroso. Infinidad de pginas distribuyndose a su
antojo. La solucin, automatizar el documento. Te decimos cmo.
ferencias cruzadas o los epgrafes. Las partes auxiliares
son los ndices de contenido o los glosarios de trminos. Todos ellos debidamente armonizados darn
lugar a un documento profesional y automatizado, que
te facilitar el trabajo. Por
ejemplo, el ndice de contenido, que se suele colocar
al principio del documento, recoge los ttulos de los
captulos y apartados de un
documento, con indicacin
de las pginas en las que se
encuentran. Si luego aades
o eliminas texto, y se incluyen o borran pginas, el ndice se actualizar autom-
ticamente para indicar la

nueva posicin de estos ttulos en el documento.
Esto es slo un ejemplo,
pero de esta forma, tan automatizada es como se
comportan todos estos elementos y partes auxiliares.
Para que no te pierdas, en

la pgina siguiente, hemos
hecho un esquema de un
documento largo. A cada
parte le hemos asignado
una letra, a la que iremos haciendo referencia a lo largo
de este artculo.

N 134
N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
Y por ltimo, establece as

tambin una orientacin de
pgina vertical,
Como todas esta configuraciones (mrgenes,

encuadernacin y orientacin) van a aplicarse a todas
las pginas de las que consta tu documento, debers
asegurarte de que en la lista de la parte inferior aparece este valor,

Luego pulsa
y se
aplicarn los cambios. Estos
podrs verlos en el propio
documento. Por ejemplo, el
margen izquierdo ahora es
de cuatro centmetros, tres
corresponden al margen
normal y uno al de la encuadernacin:
que esto pueda ser as,la pgina dos debe pertenecer a

otra seccin, la nmero 2.
Para ello, desde donde tienes el cursor (en la primera pgina), despliega el men
y elige
.
Luego establece que vas a
crear una nueva seccin e
indica dnde:
G
G
Crear secciones
Si ahora creases un encabezado 01 (Pg. 84) de pgina,ste se aplicara en todas

las pginas del documento,
al igual que ha ocurrido con
la configuracin
de pgina que
has establecido
en el apartado
Configurar las
pginas. Si deseas poder aplicar as tambin
diferentes caractersticas de configuracin a las
distintas pginas de un mismo documento, debers recurrir al uso de secciones.
Una seccin es una porcin
de documento al que se le
pueden aplicar configuraciones individuales.
Ahora mismo tienes el

cursor en la primera pgina del documento,
,
que, adems, debers convertir en la primera seccin
para que as su encabezado
y pie sean diferentes al resto de pginas que forman
este documento.
Nota: la barra de estado

02 (Pg. 84) te indica en qu
pgina y tambin en qu
seccin tienes colocado el
cursor, como por ejemplo:
En cambio, la segunda
pgina, , s que posee encabezado y pie. Para
Tras pulsar
, te
colocars en la segunda pgina
G
G
J
y la barra de estado te indicar que tambin corresponde a una nueva seccin,
la segunda del documento, C
.
De nuevo, si recurres a
la imagen de la derecha,
veras que las tres siguientes
pginas
, , , las que
corresponden al contenido
ms extenso de documento, poseen tambin su propio encabezado y pie de pgina. ste es diferente al de
la primera y segunda pgina, y adems es distinto entre ellas, segn se trate de
G
pgina par o impar. Necesitamos una tercera seccin
donde englobarlas. Para
ello, desde la segunda pgina, repite el paso nmero 2.
Irs a la tercera pgina y tercera seccin:
Esto tambin te lo indica de
nuevo la barra de estado: E
.
N
G
G
G
M
K
K
G
N 134
79
Adems, para que las

pginas incluidas en esta tercera seccin posean
una configuracin de pie y
encabezado diferente, segn sean pares o impares,
debers pinchar en
,
,
y activar la casilla de verifica.
cin
Despus pulsa
y,
desde la tercera pgina, crea
una nueva que corresponda a la pgina par de esta
tercera seccin. Hazlo presionando las teclas + .
La obtendrs:
Recurre de nuevo a la
imagen de la pgina 79,
y fjate en que la ltima pgina, . Nuevamente po-
Crear los encabezados

y pies de pgina
Las pginas iniciales de tu
documento ya estn preparadas.Ya tienen creadas esas
secciones que luego te permitirn variar los encabezados y pies de pgina.
Teclea el contenido de estos ltimos, :
Nota: para que aparezca

sombreado en gris,colcate en l,
La primera pgina no
contiene ninguno de estos elementos, as que haz
click en cualquier parte de
la segunda pgina y seccin:
80
Para ser ms concretos,

te encuentras en una
pgina impar (la primera)
de esa tercera seccin, y para que sea diferente a la que
la precede, no se te olvide
pulsar este botn,
Luego introduce su
contenido:
Esto quiere decir que las

dos primeras pginas de
tu gua, las correspondientes a la portada y al ndice
de contenidos, no irn numeradas. Despus pulsa
, y aqu
para introducir la numeracin:
cuarta seccin. En la barra

de estado podrs verlo as:
.
Nota: no te preocupes porque la tercera seccin slo
posea ahora dos pginas y
no tres, o incluso ms, como ocurre en la imagen de
la pgina 79. Lo primero es
crear las secciones que vaya a tener tu documento.
Luego, segn vayas aadiendo texto en una seccin
determinada, se irn aadiendo pginas que heredarn su configuracin.
Pulsa entonces
y la numeracin continuar
desde la pgina impar:
10
Para acceder al pie de

esta misma seccin,
pincha en
e introduce el encabezado
de la pgina par de la tercera seccin:
repite lo explicado en la nota del paso 3, y quedar esa

lnea sombreada:
Ahora debes determinar el contenido de la

tercera seccin. A ella corresponde la tercera pgina, as que pulsa de nuevo
este botn
y te situars entonces
justo en ella
Nota: comprueba que para

que el texto del encabezado se introduzca en los mrgenes, debers as aplicar
una sangra 05 (Pg. 84) izquierda negativa:
Para determinar el pie

de pginas de las pginas impares de esta tercera
seccin, pulsa primero sobre
y vuelve a indicar que ser
distinto al de la seccin anterior pulsando en
Despus presiona en
el botn que te permitir
determinar el formato de
los nmeros de pgina que
introducirs en ella,
es decir, haz click en
Indica que el pie aparecezca como nmero,

, y que
en esta pgina comience la
numeracin,
N 134
Despus presiona
.
Nota: si no te gusta el formato que por defecto tiene

el nmero, seleccinalo,
11
y aplcale aquel estilo

que ms te guste, por
ejemplo as:
Luego pulsa
y teclea el contenido de la
cuarta seccin:
Tras pulsar de nuevo
cambia el pie de esta seccin, para que muestre un

simple sombreado:
esta tercera seccin. Para

ello, simplemente pulsa sobre
y te colocars en el pie de
las pginas pares de la tercera seccin:
Acabas de introducir el contenido de los encabezados

y pies de pgina. Lo has hecho seccin por seccin.
As, si luego incluyes ms
pginas en una seccin
cualquiera, stas adquirirn
ese encabezado y pie. En la
imagen que hay en la pgina 79, apartado , puedes
ver el aspecto final de los
encabezados y pies.
Ahora debes indicar

cul ser el encabezado y pie de pgina de la pgina par correspondiente a
Pasa a la ltima seccin con
Para que ste sea diferente al de la primera

pgina, presiona sobre
Escribe directamente el
contenido del encabezado.
De aplicarle el formato
03 (Pg. 84) ms adecuado
te encargas t, nosotros ya
no te decimos nada:
Desde la cuarta pgina, repite el paso 2 y dispondrs

de esta forma de una quinta pgina, y tambin de una
pincha en las entradas

,
y
, y elige ese color.
y de nuevo en el botn
para que el pie de esta seccin sea tambin distinto al
de la primera. Luego, desde
esa zona
Pincha entonces en el
men
y en la entrada
,
o presiona sobre la combinacin de teclas
+c .
Aparecer el rea correspondiente al encabezado
de esa segunda seccin:
see un encabezado y pie diferente a las secciones que

la preceden. Otra vez necesitas una nueva seccin.
Aprende a usar estilos

Un estilo es un conjunto
de especificaciones de formato (tanto de carcter como de prrafo) al que se
asigna un nombre y se
guarda. Microsoft Word posee un variado nmero de
estilos estndar predefinidos, sin embargo, t puedes
crear otros muchos.
El uso de estilos es muy
til en documentos largos,
ya que te permite homogeneizar el aspecto de los distintos elementos. As, por
ejemplo, todos los apartados principales mostrarn
un aspecto determinado,
mientras que los subapartados otro distinto.Ahora ya
te indicamos cmo debes
usarlos, y como rellenar el
resto del documento.
Lo primero que vas a

hacer es rellenar el contenido de la primera pgina. Hazlo para que quede
como se muestra en la imagen de la pgina 79, y sin
necesidad de utilizar ningn estilo por ahora.
Por otro lado, no hace

falta que escribas el
contenido de la segunda pgina, Word lo har por ti
cuando lleves a cabo el
apartado Tablas de contenido. Escribe slo el ttulo
de esta pgina de la manera habitual:
Epgrafes
La misin de un epgrafe
es etiquetar y numerar un
objeto de una determinada
clase, como por ejemplo
ilustraciones, ecuaciones,
tablas, etctera Si vas a insertar un gran nmero de
objetos de un cierto tipo, y
quieres epgrafes para todos
ellos, puede resultar conveniente que Word inserte
un epgrafe de forma automtica cada vez que aadas
un objeto de esas caractersticas. Este el caso de las
imgenes de la quinta pgina, , que van etiquetadas.
Pincha sobre
, en
82
,
y
Ya dispones de un nuevo estilo. Para usarlo,

colcate al principio de la
pgina cuatro, despliega entonces la lista de estilos
y elige su nombre,
Colcate ahora en la
pgina nmero tres:
En lugar del aplicar al apartado principal su formato

de manera manual, , vas
a hacerlo mediante estilos.
y elige el estilo denominado,
.Teclea
entonces el texto del primer apartado, , y comprueba que ste toma automticamente el formato
de ese estilo denominado
Ttulo1:
ne a continuacin ya no debe tener ningn formato de

apartado o subapartado,
tendrs que desplegar la lista que te indica el estilo que
ahora est ya as activado,
, y elegir el correspondiente al estilo nomal,
. Escribe lo que tengas que escribir, por ejemplo esto mismo,
Repite este proceso

con el resto de pginas
del documento, y cuando
llegues a la cuarta pgina,
, te encontrars ante otro
estilo de subapartado, :
Pulsa , vuelve a desplegar la lista

,
y escoge ahora este otro estilo,
, para aplicarlo al subapartado .Teclea
su contenido, y quedar as:
Presiona de nuevo , y
como el texto que vie-
tes de escribir nada en esta

cuarta pgina, pincha en
y
.
Ahora, si tu versin de Word
es la 2002, antes de llevar a
cabo el paso nmero 7, tendrs que hacer click en el
botn
que se mostrar en el Panel de tareas.
Teclea ya entonces un
nombre para el estilo
y especifica primero sus caractersticas de letra

Luego, para especificar las
de prrafo, pulsa
y
, e indica que tendr
una sangra izquierda:
ste no existe en Word, lo

debes crear t.As que, an-
Luego pulsa sobre el botn

, indica que justo
tras el uso de este estilo,
emplears as este otro,
y pulsa de nuevo
No olvides establecer la
palabra que aparecer
junto a cada uno de ellos y
la posicin de sta:
Haz click en
Ahora ya no hace falta

que te indiquemos c-
Adems, cuando presiones
y escribas,lo hars bajo el
estilo normal (as lo especificaste al final del paso 7):
Termina de rellenar el
resto de pginas,
y
, mediante el uso de estilos, excepto los tres ltimos apartados de la pgina
cinco, , ya que introducirs imgenes y epgrafes
asociados a ella.Te explicamos cmo hacerlo en el
apartado siguiente.
Nota: cuando termines de
rellenar la cuarta pgina
se aadir entonces de forma automtica la quinta. sta tomar el encabezado y
el pie correspondiente a
cualquier pgina impar que
incluyas en esta tercera seccin, t no tendrs que hacer nada para que ocurra.
. Selecciona luego el tipo de objeto para el

que deseas los epgrafes automticos, en este caso, para las imgenes prediseadas de Word
Escribe el contenido de este subapartado

, y ste
mostrar los formatos que
definiste para l en el paso
nmero 7:
mo insertar imgenes, ya lo
hicimos en la entrega anterior. Hazlo, y a la vez que se
insertar la imagen, lo har
tambin su epgrafe:
Aade entonces el resto de imgenes, y los

epgrafes irn apareciendo
de manera automtica. Como ves, se irn numerando
consecutivamente:
N 134
Si luego eliminas una

imagen, por ejemplo al
ya borrar el
apartado
correspondiente al
cerezo, los
epgrafesquedarnmal numerados:
Presiona
entonces
+ e, y pulsa despus la
tecla . Sin hacer nada ms
se renumerar ahora ya correctamente:
Notas a pie
Las notas a pie de pgina nos
permiten aadir informacin adicional o referencias sobre el asunto del que estemos escribiendo,
sin necesidad de recargar el texto con datos que no son imprescindibles. Una nota consta de dos
partes: una referencia a la nota

(normalmente un superndice numrico despus del texto relacionado) y la nota propiamente dicha en la parte
inferior de la pgina, separada del cuerpo del documento
por una lnea horizontal
.
Coloca el cursor detrs del

texto donde quieres situar la
referencia:
En este caso, est justo en la cuarta pgina, .
Aade cuantas notas desees,

todas ellas se irn numerando de manera consecutiva, incluso aunque se encuentren en pginas distintas:
Luego, si quitas alguna referncia, por ejemplo esta,
presionando la tecla
, conseguirs que la lista anterior de notas propiamente dichas,
se actualice entonces de forma

totalmente automtica:
Cada una tomar su nmero correcto, sin ms.
,
Pincha entonces en
y
. Establece a continuacin todos estos
valores, referentes a la configuracin de la nota,
y pulsa
.Te situars automticamente en la nota:
Escribe su contenido:
Por su parte, el texto referenciado habr quedado as:
Referencias cruzadas
Este elemento alude a un fragmento de texto o a un objeto de
otra parte del documento. Normalmente incluye el texto introductorio (del tipo Ver
apartado), y a continuacin el nmero de
pgina en que se encuentra el texto referenciado.
lugar adecuado, y sita tambin

el cursor justo en el lugar donde
Word debe aadir la informacin
apropiada:
Teclea el texto introductorio en el

N 134
83
01
Encabezado
Los encabezado y pies

de pgina de un documento contienen informacin que se repite en
la parte superior e inferior respectivamente de
cada pgina. Pueden
contener texto, grficos,
el nmero de pgina, la
fecha y la hora actual,
etctera... y se suelen
colocar generalmente en
los mrgenes inferior y
superior de la pgina.
02
Barra
de estado
Es un rea horizontal
que se encuentra situada en la parte inferior de
la pantalla, y muestra
mensajes de diversa ndole. Por ejemplo, indica
cul es la pgina actual,
y el total de pginas
existentes en un determinado documento.
03
Formato
Bajo el nombre de formatos de celda se engloban una serie de opciones que afectan a la
presentacin de los datos que hay en documento de Word. Por
ejemplo, el tipo, tamao
y color de las letras, el
espaciado entre
04 prrafos, el interlineado, las sangras, etc.
04
Prrafo
En Word, para finalizar

un prrafo y comenzar
uno nuevo, hay que pulsar la tecla . Word inserta entonces una nueva lnea en blanco y sita
el cursor al principio del
prrafo siguiente.
05
Seguidamente, pincha
en
,
y
.
Selecciona ahora el tipo de objeto al que deseas hacer referencia,
y pulsa
All quedar:
,
.
Teclea el resto del texto introductorio. Su frmula suele ser abreviada y

muy similar a la que aqu te
exponemos:
y tambin la informacin a
introducir
En la parte inferior podrs

ver todos los textos que has
escrito en tu documento y
que has formateado mediante estilos:
Haz click justo en aquel

que tiene relacin con
la zona en la que ahora mismo ests escribiendo
la referencia cruzada,
Repite ahora el paso 3, pero elige estos valores:

La referencia completa quedar as:
Nota: el subapartado denominado Complementos arquitectnicosse encuentra
fsicamente en la tercera pgina del documento, . Sin
Una tabla de contenido es

una lista de los apartados y
subapartados que aparecen
en un documento, junto
con el nmero de pgina
donde aparecen . Se suelen incorporar al principio
de los documentos, para
que el usuario pueda localizar rpidamente todos los
apartados de que consta el
documento.
Colcate en la segunda
pgina del documento,
despliega el men
elige las entradas
y
.
y te llevar directamente al
apartado al que hace referencia:
Luego, desde la ficha

, activa
estas opciones
y elige el estilo que tendr
tu tabla, por ejemplo ste,
.
Como ves, all hay informacin relacionada con el

apartado en el que est la
referencia cruzada.
Todos los elementos que estamos analizando en esta

entrega, notas, epgrafes,
notas al pie, referencias cruzadas, ndices de contenido,
glosario de trminos, se
pueden actualizar rpidamente, si, por ejemplo, cambian de pgina alguno de los
elementos a los que hacen
referencia. Para ello, tras
hacer ya los cambios, pulsa
+e para as seleccionar
todo el contenido del documento, y presiona luego .
ndices alfabticos
Si no haces nada ms,

se crear la tabla partiendo de los estilos predeterminados de Word que hayas utilizado antes en ese
documento, en nuestro caso el Ttulo1 y el Ttulo2, pero recuerda que tambin
usaste un estilo creado por
ti, que se denominaba como Mi_subapartado.As que,
para incluirlo en la tabla,
pulsa
.
No debes olvidarte de estos ndices. Cualquier documento que se precie debe poseer uno de ellos.
Puedes hacerlo una vez
escrito el documento, a medida que lo releas o corrijas. Solo debers ir marcando las palabras que desees
incorporar al ndice y Word
se encargar de hacer referencia a la pgina en la
que se encuentran.As:
Determina luego el nivel que ocupar, en este caso,
Pincha ya consecutivamente en las entradas

,
y
Luego sitate en la ficha
y, lo primero de todo,
determina el estilo que tendr tu ndice, por ejemplo,
. Luego
pulsa una vez sobre el botn
.
embargo, su
pie de pgina
es el nmero
1, y es exactamente justo
este valor el
que aparecer
en la referencia cruzada.
Pulsa a continuacin
justo sobre ella mientras tambin mantienes presionada la tecla ,
Tablas de contenido
Sangra
El sangrado o sangra es
la distancia entre el prrafo y los mrgenes del
documento. A cada prrafo se le puede asignar
una sangra individual.
Existen varios tipos de
sangras: izquierda (respecto al margen izquierdo), de primera lnea,
sangra derecha y tambin sangras francesas.
84
2
3
Pulsa el bton
de las
dos ventanas que tienes
abiertas, y el resultado ser
automtico, es el que se
muestra en el apartado
de la imagen de la pgina 79.
Ya tienes t primer ndice
de contenido.
N 134
Un nuevo cuadro de
dilogo se mostrar
ahora en tu
pantalla:
No lo cierres, y muvete
por tu documento con l
abierto. Hazlo hasta que localices y puedas seleccionar el primer trmino a incluir en el ndice, por
ejemplo puede ser ste:
Pincha entonces en este cuadro,
(lo encontrars en el cuadro de dilogo del paso 2 )

y ese trmino aparecer directamente escrito:
Para incorporarlo al ndice,

pulsa sobre el botn llamado
.
En el documento vers adems ahora esto,
pero no te preocupes, esto
es normal. Cuando termines
este apartado, desaparecer slo, sin ms.
4
5
Repite a continuacin
los pasos numero 2 y 3
con otros trminos.
Cuando hayas elegido
todos, pulsa en el botn
. Despus lleva a cabo de nuevo el paso 1 , pero no pulses el botn
sino este otro,

. El ndice se mostrar en pantalla.
Es el que aparece en ltimo
lugar en la imagen de la pgina 79, .
Tu documento est creado. Sin embargo, a la hora

de imprimir un documento
extenso, debes tener en
cuenta una serie de consideraciones:
Comienza con un click

en
y
. Como tu documento va a ser
encuadernado como un libro, ser preferible que imprimas por ambas caras del
papel las pginas correspondientes a la seccin tercera
,
y
. El resto,
irn en solitario. Disponte
a imprimir stas, haciendo
referencia a su nmero de
pgina
, y pulsando
.
Luego, pincha de nuevo

y
. Para imprimir las pginas tres,
cuatro y cinco a doble cara,
si tu versin de Word es la
2002, activa esta casilla,
, y determina de qu pgina a qu
pgina deseas imprimir:
. Tras pulsar
, se imprimirn primero las pginas impares.
Dales la vuelta en tu impresora, pulsa el botn
en el mensaje que
habrs obtenido
y se imprimirn por el reverso las pginas pares.
Si tu versin de Word es
la 97 o la 2000, la casilla
no
existir.As que comprueba
primero si tu impresora admite la impresin a doble
cara. Para ello, tras pinchar
en
y
, hazlo
sobre
, e intenta
localizar una opcin como
sta:
Si no la puedes ver, prueba

entonces a imprimir primero las pginas impares,
, del
intervalo
. Pulsa
. Cuando obtengas
las copias en la bandeja de
salida de tu impresora, dales la vuelta y

colcalas de nuevo
en la bandeja de entrada. Luego, imprime las pginas pares
,
de tambin ese mismo intervalo:
Actualzate y vencers
La ventaja de los elementos analizados en este artculo es que se
actualizan para reflejar los cambios de ubicacin de cada uno de
ellos. Aqu tienes un ejemplo con el glosario de tminos.
El termino vallas aparece en la pgina nmero 1.
Ahora, cambia de pgina.

Se encuentra en la 2.
El glosario de trminos
muestra esta posicin.
Al actualizar el glosario,
se refleja este hecho.
Nota: si un trmino aparece

en varias pginas, quedar
tambin constancia de ello.
Se reflejar de este modo:
.
Impresin
N 134
85
Un sobre
y su carta
Word ofrece una solucin
rpida y sencilla al viejo
problema de la creacin de
sobres.Te contamos qu debes hacer para crear e imprimir un sobre individual
tras haber escrito la carta
correspondiente.
Desde el programa
Word, abre primero esa
carta para la que ahora vas
a crear un sobre:
Como ves, los datos del destinatario aparecen justo a la

izquierda:
Word es capaz de encontrar

esta informacin si sta aparece en un bloque de texto
continuo de tres a cinco lneas cerca del comienzo de
la carta. As que despliega
directamente el men llamado
y elige las
entradas
y
.
Un sobre y su carta
Sobre sin carta adjunta
Etiquetas individuales
Cartas modelo
Distribucin de sobres
Distribucin de etiquetas
72
74
76
77
80
81
omo ya te hemos dicho

en algn nmero anterior de este mismo
curso, una de las tareas para las que ms se usa un procesador de textos como
Word es la redaccin de cartas. Nosotros ya te hemos
enseado a crearlas. Sin embargo, no debes olvidar que
cualquier carta que vayas a
enviar por correo convencional debe ir acompaada
de su correspondiente sobre con los datos del re-
72
Debes crear e imprimir documentos un tanto especiales?

Los sobres y las etiquetas difieren bastante de una hoja normal,
pero no son tan difciles de configurar. Descubre cmo hacerlo.
mitente y del destinatario.
Estos ltimos pueden ir escritos directamente en el
propio sobre, o incluso pegados en l mediante una
etiqueta postal adhesiva.
Otras veces, hay que escribir una serie de cartas
iguales en las que ya slo varan los datos de los destinatarios (nombre, direccin,
etctera). Word proporciona entonces para este fin
una herramienta que automatiza este proceso y que
te ahorra el tener que repetir la misma carta para cada destinatario. Se llama
mailing o combinacin de
correspondencia.Al utilizar
esta funcin, partes de dos

documentos, la carta y otro
archivo que contiene los datos de los destinatarios. Luego, Microsoft Word se encarga de combinarambos,
para obtener un documento repetido para cada uno
de los destinatarios, variando, eso s, los datos de stos.

En esta entrega del curso,
te ensearemos a crear e
imprimir sobres y etiquetas
postales, tanto individualmente como en series de
documentos modelo.

N 135
En la ventana que aparece ahora,y como ya te

habamos adelantado,los datos del destinatario aparecern escritos de forma automtica.Aqu estn,escritos y
seleccionados:
N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
Los que faltan todava por

rellenar son los correspondientes al remitente. Escrbelos en la zona que hay reservada para ellos en esta
misma ventana:

Nota: si por alguna causa
Word no reconoce de forma automtica los datos del
destinatario, tendrs que escribirlos t en el cuadro correspondiente:
Si es necesario, haz lo
mismo con los del destinatario. Por ejemplo, nosotros hemos incrementado el tamao de la letra:
que sten, podrs ver el modelo y tambin el tamao

de los sobres:
Si quieres cambiar la de este ltimo, introduce su posicin respecto a los bordes

izquierdo y superior del sobre, por ejemplo,
carta que abriste en el paso nmero 1, se le incluir

una nueva seccin correspondiente a su sobre:
Quedar as:
Hazlo de la misma manera
que con los del remitente.
Para que Microsoft Word reconozca los datos del remitente de forma automtica, debers pinchar sobre
y
.
Y, desde la ficha llamada
, escribirlos:
As, cuando hagas click en la

, sobre
entrada
y en
, esa informacin se escribir:
Si deseas cambiar el formato del texto del remitente, o incluso el del

destinatario, tendrs que seleccionar el bloque que
quieras cambiar,
pulsar sobre l con el botn

derecho del ratn y elegir
la entrada
. Obtendrs el cuadro de dilogo de formato de fuente de
toda la vida. Escoge el formato que deseas, por ejem-
Tal cual estn ya ahora

configurados los datos,
los del remitente aparecern en la esquina superior
izquierda del sobre. Lo puedes ver en la vista previa de
la derecha:
Si lo prefieres, es posible
obviar este dato (por ejemplo porque ests utilizando
sobres preimpresos, o porque estos datos estn incluidos en un logotipo). Para que no aparezcan, haz
click en la casilla,
.
Ya no se mostrar ni en sa
que te dijimos, ni en ninguna zona del sobre:
De todos modos, ahora deja esa casilla activada.
Una vez estn los datos

en orden, pulsa este
botn,
, y colcate
en ficha
.
Ahora es necesario elegir el
tamao de tu sobre. Para
ello, despliega la lista
As, si el tuyo no aparece en

la lista del paso anterior, debers elegir en ese mismo
listado la entrada
e introducir en centmetros
las dimensiones del sobre
(stas aparecen en la caja):
Pulsa el botn
Nota: si hubieses perdido la

etiqueta de la caja donde se
te informa del tamao del
sobre, tendrs que tomar la
regla y luego medirlo directamente,de manera manual.
Por ltimo, pasa ahora

a la pestaa denominada
, y asegrate de que ella aparece
esta entrada:
Esta lista te indica la bandeja de la impresora que

Word va a utilizar para que
introduzcas el sobre. El programa siempre determinar la mejor posibilidad para la impresora que tengas
seleccionada actualmente
como predeterminada.
e intenta localizar de entre

los existentes el modelo de
tu sobre:
Al comprar los sobres,

en la propia caja en la
Si fuera el caso, haz lo mismo ahora con la zona del remitente:
10
Echa un vistazo a la
bandeja de entrada
de tu impresora. Si est preparada para imprimir sobres, podrs ver entonces
algn grfico que te indique
la posicin en la que debes
introducirlos:
11
Como ya te hemos
dicho, Word habr
determinado las configuraciones ptimas para tu modelo de impresora. Por ello,
ha hecho coincidir esta opcin con el grfico anterior:
Si no coincidiese, elige
la posicin correcta de
entre las que hay, o utiliza ahora este botn
y este otro,
.
Con el primero das la
vuelta a los sobres y con
el otro los giras:
Despus, pulsa
.
N 135
12
Cuando ya est todo preparado, pincha directamente en el botn

. A la
A los datos escritos

tambin les puedes
dar formato desde aqu. Slo debes seleccionar el texto a cambiar,
y elegir las posibilidades correspondientes, segn te hemos explicado en otras entregas anteriores.
14
Tambin ahora puedes cambiar aqu de

posicin la direccin del
destinatario. Para ello, haz
click sobre ella, coloca el
puntero en el borde que se
muestra alrededor
y pincha y arrastra hasta colocarla correctamente.
15
Puedes
comenzar la impresin.
Coloca primero
el sobre en la
bandeja de entrada
y pincha sobre
e
.
Pulsa despus directamente una
vez sobre el botn
, y espera entonces todo el tiempo que ahora sea
necesario para que se lleve
a cabo la impresin del sobre. Esto depender de tu
modelo de impresora.
73
plo estas caractersticas

y pulsa
. Los datos
del remitente cambiarn de
aspecto y mostrarn el nuevo formato:
En la parte inferior de
esta ventana, vers la
posicin de los datos del remitente y del destinatario,
segn el tamao del sobre:
13
Aadir un membrete
en tu sobre
Obtendrs el sobre en la
bandeja de salida de tu impresora:
Y tambin la carta:
Ya estn listos para que los

eches al buzn. Eso s, recuerda que este tipo de cartas llevan sello!
Respecto al membrete de
las cartas, es posible encargar en la imprenta sobres
que tengan logotipo. Sin
embargo, hoy en da puedes
t mismo crear el diseo
del membrete e insertarlo
en los sobres, para que luego se imprima a la vez junto con el sobre. Hazlo as,
de esta forma:
Luego debers introducir en el sobre las imgenes que harn las veces
de membrete. Hazlo a travs de los mens
,
y
, tal
cual ya te hemos enseado
a hacer en entregas anteriores. Quedar as:
Luego ya s que puedes pulsar el botn

de las
ventanas que tienes abiertas, y se imprimir el sobre:
Si ya tienes el sobre diseado y en pantalla, ve

directamente al paso 2 siguiente. Si no lo has creado
an, repite los pasos del 1
al 5 del apartado Un sobre
y su carta, pero, en este ltimo, desactiva la casilla
. Despus, contina
ya con los pasos del 6 al 14
de ese mismo apartado, y a
continuacin con el nmero 3 del actual.
Comprueba que tu documento no muestra el

remitente
y despus localiza algn

apartado que te permita imprimir tu membrete con
una mxima calidad,
Aade tambin un cuadro

de texto si deseas aadir palabras adicionales. Recuerda que debes hacerlo a travs de este botn de la
barra de dibujo,
El efecto definitivo
puede ser ste:
Luego lleva a cabo el

paso 15 del apartado
Un sobre y su carta, pero,
,
en lugar de pulsar
pincha primero
,
Si lo tuviera, seleccinalo,
y presiona directamente la
tecla
para de esa forma
ahora eliminarlo.
Imprimir un sobre sin su

carta adjunta
Si lo que quieres es imprimir un sobre individual,
prescindiendo de la carta
(quiz porque sta ya est
impresa), podrs tambin
hacerlo. El proceso ser mucho ms breve.Te explicamos las dos posibilidades
por las que podrs decantarte en este caso.
74
Llegado a este punto,

en lugar de pinchar directamente sobre el botn
, hazlo sobre este otro,
.Tu sobre se imprimir directamente desde tu impresora.
mero de pgina que deseas

imprimir, en este caso, la correspondiente al sobre:
Despus, pulsa una vez el
botn
. Se imprimir entonces el sobre, sin
carta adjunta, pero esta vez
con su membrete.
Si deseas insertar un
membrete o logotipo
en el sobre, tambin puedes.Abre primero un documento en blanco con un
click en
Despus, lleva a cabo
los pasos del nmero 1 al 3
del apartado Aadir un
membrete en tu sobre.
Por ltimo, pincha sobre

e
,y
teclea a continuacin el nN 135
Si no vas a imprimir
membrete alguno en el
sobre, lleva a cabo los pasos
del 1 al 11 del apartado Un
sobre y su carta, activando
o desactivando en el nmero 5 la casilla
segn quieras que se omitan

o aparezcan en esta zona
todos los datos del remitente en el sobre.
Impresin de etiquetas
individuales
Si t no quieres complicarte la vida imprimiendo
sobres, o tu impresora no
est preparada para ello,
puedes recurrir a las etiquetas postales. stas son
unas hojas especiales con
etiquetas adhesivas que puedes retirar de la hoja original para luego pegarlas en
sobres o en cualquier otro
soporte que t quieras.De
esta manera las configuras:
sultado en una vista previa

de la ventana actual:
siones de la etiqueta y tambin de la pgina en la que

estn distribuidas:
Si deseas obtener una informacin ms detallada,

pulsa sobre
, y la
tendrs:
imagen que aparece en la

parte superior
Luego toma la regla y mide
a continuacin directamente sobre la propia hoja
de etiquetas las dimensiones de cada una de ellas (su
ancho, alto, etctera...).
Abre ya un documento
nuevo en blanco, y luego haz click consecutiva, somente sobre
bre
, en
, y en la pestaa
.
Igualmente, si seleccionas el texto, pulsas

con el botn derecho y eliges
, podrs especificar el formato de prrafo.
Por ejemplo, para que el
texto de las etiquetas no
quede tan pegado al borde
izquierdo de stas, introduce una sangra izquierda de
Pulsa
, y vers el re-

hacer es configurar el
tamao de las etiquetas. Para ello, desde la ventana en
la que te has situado,
Ahora, asegrate de que

el tipo al que corresponde tu impresora es el
correcto,
y elige en la lista inferior,
Consulta ahora cul es

el modelo y tipo de tus
etiquetas. Normalmente, la
caja en la que se
venden puede
ofrecerte toda
esta informacin:
Nota: Nmero horizontal y

Nmero vertical son dos
trminos que corresponden
a la cantidad de etiquetas
que hay en una hoja, por filas y columnas.
Si no coincide con ningn

modelo de los que ya estn
predefinidos en Word, tendrs que disearlas t mismo. Para ello, pincha primero sobre
.
Recuerda que al seleccionar texto

pulsar sobre l con el botn
la marca de tus etiquetas.

Encontrars varias:
Escoge ahora una cualquiera, por ejemplo,

.
En el cuadro inferior, podrs ver los distintos tipos
de etiquetas que hay en el
modelo elegido:
Selecciona uno de ellos,

, y a la derecha podrs ver las dimen76
Ahora, introduce el papel de etiquetas en la

bandeja de entrada de tu
impresora, como si fuera un
papel normal,
pulsa el botn
derecho del ratn, y elegir

, podrs determinar
su formato de fuente:
Una vez ya determinadas las dimensiones correctas, pulsa

.Ahora puedes as teclear el
contenido de tu etiqueta:
Teclea ya entonces un
nombre para el modelo de etiquetas que vas a
crear,
, as
como las dimensiones tanto de cada etiqueta como
de la pgina en las que stas se encuentran:
Para introducir estos datos,
toma como referencia la
Si quieres que el texto que

has escrito en el paso nmero 7 , se repita en todas
las etiquetas de la hoja, activa la casilla denominada,
.
Pulsa
, y tras unos segundos obtendrs todas las
etiquetas impresas:
N 135
10
Si por el contrario, deseas

slo obtener un etiqueta
impresa, determina la fila y la columna de aquella etiqueta en la
que deseas imprimir, por ejemplo
Nota: a partir de ahora, cada vez

, en
que pinches sobre
la entrada
,
, en
y en
, y despus selecciones,
, podrs
encontrar el tipo de etiqueta personalizada que t has creado en
este apartado:
y pulsa
. Obtendrs al este
resultado:
Como ves, es una manera muy til
de aprovechar pginas a las que
vas arrancando etiquetas.
11
Por otro lado, si en los pasos 9 y 10 eliges el botn

, en lugar de este
otro,
, obtendrs primero
en tu pantalla una previsualizacin de lo que vas a imprimir:
Luego debers imprimir como haras con cualquier documento.
Cartas modelo
N 135
La combinacin de correspondencia es una herramienta que

permite crear mltiples cartas,simplemente combinando una carta
fija con una lista de nombres y direcciones de distintos destinatarios. Esto tambin puedes hacerlo
con sobres y etiquetas postales.
Para obtener una serie de cartas

modelo (o cualquier otro documento repetitivo), necesitas dos
documentos: la fuente que contiene los datos que variarn en cada carta, y el documento principal, que es el que hace de modelo
y recibe los datos.Al fusionar ambos, se lleva a cabo el denominado mailing o tambin llamado
combinacin de correspondencia.
77
La fuente
de datos
La informacin que contiene este documento debe
estar organizada en filas y
columnas para que Word
pueda interpretarla y utilizarla como fuente de datos.
A cada fila de informacin
se la conoce como registro.
Cada registro, en lo que es
una combinacin de correspondencia, contiene
normalmente datos sobre
un individuo determinado.
Cada columna recibe el
nombre de campo, y cada
campo contiene un dato de
un determinado tipo, como
el nombre, la direccin o el
cdigo postal de un individuo.Todos los registros de
una fuente de datos poseen
los mismos campos.
Sabido esto, disponte entonces a crear el documento fuente de datos.
nuevo, y localiza en la
barra de herramientas superior este botn,
y haz click en l.Aparecer
un pequeo recuadro en el
que tendrs que elegir tantos cuadros hacia la derecha como campos vayas a
crear. En nuestro caso,
Suelta entonces el botn izquierdo del ratn,

y obtendrs de esta forma
una tabla en el interior de
tu documento. Por ahora,
slo tiene una fila:
Nota: los nombres de los

campos no pueden tener
espacios en blanco. Una
buena idea es emplear en
su lugar caracteres de subrayado. Tambin es importante que sepas que los
nombres de campo pueden
tener solamente un mximo de 40 caracteres.
Presiona la tecla
,y
te colocars en la celda
de la derecha,
Escribe el nombre del segundo campo,

y repite este proceso, hasta
que teclees el nombre del
ltimo campo:
Cuando esta vez presiones la tecla

, como ya no hay ninguna celda a su derecha, lo que
hars ser insertar una nueva fila en esta tabla:
Cartas modelo en
Word 97 y 2000
La fuente de datos que
utilizars para realizar el
mailing ya est creada, ahora slo te queda llevar a cabo el proceso en cuestin.
Nosotros te damos a continuacin todas las claves.

hacer es abrir la carta
que vas a emplear en el proceso de combinacin. No-
sotros utilizaremos esa que

creaste en la entrega del nmero 133 de este mismo
curso.Aqu est:
Repite lo explicado en
el paso 4, para introducir esta vez los datos del primer registro:
Adems de las tablas creadas en el propio Word, este

programa puede tambin
utilizar como fuente de datos
cualquier archivo exportado
de otras aplicaciones cuyo
formato sea entendible
para Word. Es el caso, de Excel, Access, dBASE, FoxPro,
o documentos RTF y TXT.
Esto lo arreglaremos luego,

un poco ms tarde, por ahora, djalo tal cual.
Con la carta en pantalla, despliega el men

y elige ya la entrada
.
Obtendr una ventana que
deja bastante claro los tres
pasos principales de que
consta cualquier proceso
de combinacin de correspondencia: identificacin
del documento principal,
identificacin de la fuente
de datos, y combinacin de
estos dos elementos en el
documento ya combinado:
Comienza con el primer paso, es decir, con
la identificacin del documento principal. As que
haz click una vez sobre este botn,
, e indica
que vas a llevar a cabo una
estuvieras, pincha directamente en ella), as que escribe el nombre del primer

campo:
especifica ya su ubicacin
, tambin su nombre y tipo,
Contina con el segundo paso, con la identificacin de la fuente de datos. Para ello, pulsa sobre
ese botn
e indica que deseas abrir el

documento que contiene la
informacin a combinar,
.
Selecciona entonces la
carpeta en la que guardaste la tabla del apartado
La fuente de datos,
y tambin el fichero que la

representa:
Pulsa luego el botn

de la parte inferior de la
ventana actual.
Una vez creada, cierra

este documento con un
click en
indica que vas a guardar los

cambios con otro click en
ge este botn
Volvers a la ventana del paso nmero 2.
Despus presiona
y escribe los del segundo,
y as, sucesivamente, hasta
que escribas los datos de todos los registros de esta
fuente de datos:
Ya ests situado en la
primera celda (si no lo
78
y pulsa entonces el botn

. La fuente de datos
ya est archivada.
Como puedes comprobar,

muestra ya escritos los datos de un destinatario en
concreto,
N 135
combinacin
de correspondencia, esta vez
con cartas:
Adems, como la carta en s
ya la tienes en pantalla, eli-
Obtendrs ahora este

mensaje,
10
Ahora ya para personalizar an ms la carta,

colcate en esta zona,
, introduce un espacio
en blanco, pulsa en
Cirralo con un click en el botn

que hay en l, y te situars directamente en el documento principal. Junto a l habr una nueva
barra de herramientas:
Como ya resaltamos en el paso 1, tu carta tiene ahora unos

datos de destinatario fijos. stos
has de borrarlos. Para ello, selecciona primero el nombre del destinatario
y pulsa en
.
Obtendrs una lista de todos los
campos existentes en tu fuente
de datos:
Selecciona aquel que contiene el

nombre de cada uno de los participantes,
. El
nombre del individuo, ser sustituido automticamente por el
nombre de un campo:
11
El segundo paso ya est

completado. Para continuar con el ltimo de ellos,
pulsa sobre
y tambin sobre
12
Ahora, puedes determinar

que se impriman todos
los registros (en este caso diecisis),
, o slo alguno de
ellos. Para esto ltimo, tendras
que especificar cules en estos
. Descuadros:
pus pulsa el botn
. Obtendrs as en pantalla un documento con tantas pginas como
registros tenga tu fuente de datos:
.
13
La primera carta muestra

los datos del primero de
los registros,
Selecciona ahora la direccin,

.
pulsa
y elige el campo
y escoge el campo
. Quedar justo
colocado en ese lugar de la carta,
.
Ah es donde aparecer el nombre
de cada participante en cada carta.Aade tambin este texto fijo:
Haz lo mismo con el cdigo

postal,
pulsa
y
escoge
. Repite luego
el proceso con la ciudad,
la siguiente los del segundo,

y as sucesivamente. Lo que te dijimos, varan los datos, y se mantiene constante el texto de la carta. Imprmelas como haras con
cualquier documento.
para que aparezca el campo correspondiente:
Deja un espacio en blanco entre

el cdigo postal y la ciudad.
N 135
79
Cartas modelo
en Word 2002
Aunque el proceso es
muy similar al que se emplea en las versiones 97 y
2000, el aspecto del Asistente que te ir guiando en el
proceso de creacin es muy
diferente, lo hars a travs
del Panel de tareas.Te explicamos de una manera
muy breve los cambios, ya
que la esencia del proceso
ya te la hemos contado.
Abre primero la carta

que vas a combinar, y
pincha despus consecutivamente sobre las entradas

denominadas
,
y sobre
.
Ahora, desde el Panel

de tareas,dile a Word
que vas a combinar cartas,
. Luego pulsa sobre
la entrada
.
1
2
Crea ya un documento
principal en blanco con un click en
Repite los pasos del 2

al 5 del apartado denominado como Cartas modelo en Word 97 y 2000,
pero, en el 3, elige:
pos de la fuente de datos tal

cual debern aparecer en
los sobres.Teclea primero
un texto que se repetir,
Escoge el tamao de tu
sobre, si es necesario,
personalzalo desde aqu.
En los pasos del 7 al 11 del
apartado Imprimir un sobre adjunto a una carta, ya
te dijimos cmo se haca.
80
Presiona para crear

una nueva lnea,
Pulsa en el botn que

incluye este mensaje
y obtendrs la ventana del

paso 6 del apartado llamado Imprimir un sobre adjunto a una carta.
Pulsa ya
. Debes
ahora colocar los cam-
Haz click ahora sobre

, selecciona
el primer campo a sustituir
pulsa ya sobre la entrada
de campos, hasta colocarlos

en la carta:
, luego en
el campo a incluir,
y aade un segundo campo

usando para ello el botn
.
Repite el proceso con todos
los campos:
y en
y
. Repite el proceso con el resto
Pulsa
dos
veces seguidas y luego
en
. Obtendrs de esta forma el
mismo resultado que en el
paso 12 del apartado Combinar correspondencia en
Word 97 y 2000. Imprimlo de la manera habitual.
miten introducir sobres a

travs de la bandeja de papel normal. Comprubalo,
apartado Imprimir un sobre adjunto a una carta.

Pulsa
y
.
te, contina en el paso 9 .

En caso de que s lo lleve,
haz click en el botn
Y te colocars en el sobre:
Selecciona la fuente de
datos, con un click en
y en
,en el fichero de
los datos
,y
y
en
.
A continuacin pulsa en
, y
elige el primer campo:
Quedar ah donde tenas

situado el cursor:
Determina cul es la
fuente de datos, con
y con
. Marca el fichero en
cuestin,
,y
pincha en
y
.
Indica tambin cul ser el documento principal,

Seguidamente, pincha una
vez justo sobre la entrada
denominada
.
Sobres para una distribucin

masiva en Word 97 y 2000
La herramienta combinar
correspondencia tambin
permite combinar sobres
con los datos que estn almacenados en una fuente.
Incluye el membrete,
segn lo explicado en
el paso 3 del apartado Aadir un membrete en
tu sobre. Pulsa
e imprime todos los sobres

de la manera habitual.
Combinar sobres
en Word 2002
Ya vengas del paso nmero 7 o del 8, pincha

sobre
y
.
Se combinar tu sobre con
la fuente de datos, y obtendrs un sobre por cada registro, en nuestro caso, diecisis. Aqu tienes los dos
primeros:
El Asistente de esta versin cambia respecto a

Word 97 y 2000.
La mayora de las
impresoras te per-
Indica ahora desde el

Panel de tareas que vas
a combinar sobres,
, y despus
pulsa
.
10
nuevo, y pincha luego
,
en la entrada
en
, y
.
Para configurar el
tamao del sobre,
debes pinchar sobre
y
,
e indica sus dimensiones segn los pasos del 7 al 11 del
Si el sobre no va a incluir ningn membreN 135
Coloca el cursor en
aquella zona donde deben aparecer los datos del
destinatario
pulsa
campo a incluir,
y en
siona ,
, en el
. Pre-
y repite el proceso con el

resto de campos:
Pulsa
dos
.
Obtendrs el mismo resultado que en el paso 10 del
apartado Sobres para una
distribucin masiva. Imprmelos como siempre.
Distribucin masiva de
etiquetas en Word 97 y 2000
Y, por ltimo, tambin te
explicamos cmo combinar
correspondencia con etiquetas postales. Hazlo as:
Repite los pasos del 1 al

2 del apartado Sobres
para una distribucin masiva, pero en el 2, elige,
Coloca los campos en

el orden correcto segn los pasos 5 y 6 del apartado Sobres para una distribucin masiva.
Despus, pulsa
,
y en
.
Obtendrs un documento
con todas las etiquetas:
Abre un documento en
blanco, y pincha en la
entrada
, sobre
y en
Ahora, desde el Panel

de tareas, debers indicar a Word que vas a com.
binar etiquetas,
Una vez dicho, pulsa sobre
.
Haz click sobre esta entrada del Panel de tareas,

,
y en
.
Especifica ahora las dimensiones de las etiquetas segn lo explicado en los pasos del 3 al 6 del apartado
Impresin de etiquetas individuales. Pulsa en el botn
y en
.
Selecciona la fuente de
datos, con un click en
.
y en
As, podrs seleccionar ya el fichero,
,
y pulsar sobre
y
.
No olvides introducir el
papel suficiente de etiquetas en la bandeja de papel normal de tu impresora,
e imprime este documento
de la manera habitual.
. Presiona ,
y repite el proceso con el
resto de campos:
Haz ahora un solo click en

.
Pulsa
dos
sobre
.
Obtendrs el mismo resultado que en el paso 5 del
apartado Distribucin masiva de etiquetas en Word
97 y 2000. Imprmelas de
la manera habitual.
Combinar etiquetas
en Word 2002
En la zona reservada para la

primera etiqueta,
coloca el cursor
donde deba aparecer el primer dato
del destinatario
Despus, pulsa en
,
en el campo a incluir,
y sobre
y
El sistema que debes aplicar es muy parecido al que

utilizaste con las versiones
97 y 2000 de Word. Sin embargo, cambia el aspecto de
las pantallas que irn apareciendo. Sobre todo, porque el proceso lo realizas
desde el Panel de tareas.
Luego, tras pulsar sobre

,
tendrs que determinar el
tamao de las etiquetas y de
la pgina en la que stas se
presentan. Hazlo segn lo
explicado en los pasos del
nmero 2 al 6 del apartado
denominadoImpresin de
etiquetas individuales. Despus, pulsa una vez sobre el
botn
.
N 135
81
Introducir
datos
Lo mejor para derrotar a
tu enemigo es plantarle cara
cuanto antes.As que, para
enfrentarte a Excel, debes
tomar fuerzas, respirar hondo y comenzar a trabajar directamente en esta hoja de
clculo tecleando datos.
La primera vez que accedes a Excel te llamar

enormemente la atencin
su aspecto cuadriculado:
S, las hojas de clculo estn

formadas por filas y columnas. Cada hoja contiene
65.536 filas que estn identificadas por un nmero
consecutivo,
y por 256 columnas encabezadas por una letra, tambin consecutiva:
Introducir datos
Perfeccionar el aspecto
Las frmulas en Excel
Diseo de una factura
26
27
28
28
as hojas de clculo estn

para eso, para calcular.
Datos numricos por
aqu, funciones y frmulas
por all...Valores de todos
los tipos y de todos los colores estn preparados para que trabajes, operes con
ellos y obtengas ya resultados. Lo mejor para ello es
que utilices una hoja de clculo como Excel. Desde ella
podrs primero introducir
toda esta informacin, ordenarla y clasificarla luego,
y ms tarde operar fcilmente con ella. Como ves,
26
Te invaden las cifras y los nmeros, y no sabes cmo llevarte

bien con ellos? Entonces necesitas una herramienta que te
facilite el trabajo y te acerque a los nmeros. Excel te ayudar.
Microsoft Excel es una excelente hoja de clculo que
te permitir hacer todo esto de una manera muy sencilla y adems intuitiva.
Podrs trabajar con ella
como si fuese una calculadora para realizar clculos
simples, o recurrir a todas
las funciones con las que
viene equipada de serie y
llevar a cabo clculos muchos ms complejos.Tambin podrs recurrir a la frmulas. Mediante ellas, sers
t quin especifique el tipo
de clculo concreto que
Excel debe realizar:toma
este valor... le sumas este
otro... luego lo divides por
diez, y todo ello lo elevas al

cuadrado. Dselo de la manera conveniente (te diremos ahora cmo) y Excel,
en un momento, har este
clculo por ti.Y para que sigas un ejemplo prctico de
la manera que tiene de ope-
rar, te ensearemos a crear

un factura. En ella tendrs
que introducir y organizar
datos, darles el mejor formato, y realizar los clculos
numricos adecuados para
obtener los totales. Ahora
viene la prctica...

N 136
N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
La interseccin de una
fila con una columna se
denomina celda
y en cada una de ellas puedes introducir todo tipo de

datos, texto, nmeros, frmulas, funciones, etctera
Para colocarte en una celda
determinada, el modo ms
sencillo consiste en colocar
el puntero sobre ella,
y hacer click. Esa celda quedar seleccionada, con un

borde alrededor:
Todo lo que escribas

ahora quedar ubicado
en su interior. Para seguir el
mismo ejemplo que nosotros, comienza escribiendo
directamente lo siguiente:
Luego pulsa , quedar as:
Como lo que has escrito no

cabe en la primera celda,
has invadido el rea de las
de la derecha.Adems, tras
presionar , la celda activa
(la que queda rodeada con
un borde) ha pasado a ser
la de la parte inferior.
Ahora, vas a dejar una fila en blanco, as que pasa a la que est justo por debajo con una pulsacin de
la tecla :
Nota: con una pulsacin de las teclas , , y ,

te desplazars una
celda en cada una de estas
direcciones.
Introduce en esta celda

el siguiente texto
Despus pulsa la
tecla , y aade
el resto de los datos. Hazlo segn
ya te hemos explicado.Al finalizar, tu hoja de clculo quedar con
este aspecto, de
esta manera:
Perfeccionar
el aspecto de los datos
Los datos ya estn escritos en sus celdas, pero su
aspecto no es el mejor, ni el
ms llamativo, ni el ms profesional. Necesita de unos
toques de formato y de ajuste.Ahora te indicamos cules, y cmo llevarlos a cabo.
mantn pulsado el botn izquierdo del ratn, y arrstralo hasta la ltima:
Antes de nada, debemos

explicarte el significado de dos conceptos fundamentales en Excel, el de
direccin de celda y el de
rango. El modo en que Excel identifica y denomina a
una celda es a travs de su
direccin. sta consiste en
la letra de columna y en el
nmero de fila a que pertenece una celda en concreto.As, la celda D5 es aquella que est situada en la
columna D y en la fila 5. Es
decir, esta:
Por otro lado, mediante el

concepto de rango, nos referimos a cualquier conjunto de celdas contiguas,
y se hace referencia a l
mediante la direccin de la
celda de la esquina superior
izquierda y la direccin de
la celda de la esquina inferior derecha, siempre ambas separadas por dos puntos. Por ejemplo, el rango
A1:B3 se refiera a las celdas
A1, A2, A3, B1, B2 y B3. Para
seleccionarlo, pincha en la
primera de sus celdas,
Todas quedan ahora as seleccionadas.

Pues bien, una vez sabido esto, y para dar a
unas celdas determinadas
el formato adecuado, debers primeramente seleccionarlas. Puedes hacerlo una
a una, por ejemplo seleccionando esta misma:
Y utilizando ya despus la
barra de herramientas formato
la cual ya
conoces,
para aplicar
al texto el
estilo adecuado:
Nota: como ya te hemos dicho en el paso nmero 3

del apartado Introducir datos, si un texto supera el
ancho de la celda en la que
lo introduces,invadir automticamente la celda de
la derecha. No obstante, todo el contenido estar dentro de la primera.
Para que ya aparezcan con el
cambio de formato en varias celdas a la vez, lo cual

resulta mucho ms rpido.
Para ello, selecciona el rango que las engloba,
y seguidamente aplica los
cambios de estilo.Tus datos
pueden quedar as:
El efecto de que el texto de una determinada

celda se superponga sobre
otra tampoco es demasiado
atractivo. Para solucionarlo,
debes variar el tamao de
la primera columna. Para
ello, sita ahora el puntero
del ratn en el encabezado
de esa columna a modificar
de tamao
y pincha y arrastra
hasta que sta tome ya la anchura
deseada:
Suelta entonces, y
comprobars sus nuevas dimensiones:
Tambin puedes optar

as por llevar a cabo el
N 136
y el smbolo del euro:
Luego pulsa sobre

,
y tus deseos se habrn hecho realidad:
separador de miles y tambin
con el smbolo
del euro incluido, selecciona el
rango donde deben aparecer valores numricos,
y pulsa sobre
y
.
Obtendrs de esta forma un cuadro de dilogo en el que se
aglutinan, organizadas por
fichas, todas las posibilidades de formato que puedes
aplicar a cualquier celda del
programa Microsoft Excel.
Aqu estn:
Las celdas con datos numricos muestran de manera automtica el nuevo

aspecto de estos. Las que estaban seleccionadas pero
an no tienen cifras (es decir, las celdas B12 y B14) no
pueden mostrar nada an,
ya que no contienen ningn nmero, pero ya lo harn nada ms introduzcas
algn nmero en ellas.
En este caso, la que te

interesa es la denominada como
, as que
haz click en ella. Luego selecciona la categora correspondiente al tipo de datos a los que quieres dar
formato,
y determina que deben contener el separador de miles,
Ya puedes adems teclear en

la columna B los datos correspondientes a todos los distintos conceptos de
gastos:
27
Las frmulas en Excel

Ya te hemos adelantado
que en las celdas puedes incluir todo tipo de datos, texto, nmeros, frmulasEstos ltimos (las frmulas)
son muy importantes, ya
que te permitirn realizar
clculos numricos en las
celdas. Una frmula la define el propio usuario, y es en
realidad una combinacin
de nmeros, referencias a
celdas y operadores matemticos.Te explicamos ahora su manejo, siguiendo el
sucinto ejemplo que llevas
realizando a lo largo de este artculo.
Se aadir entonces tambin su referencia. La frmula va tomando cuerpo:
tre la previsin de gastos

inicial, y los gatos finales.
Para ello, debes utilizar la
resta.As que colcate en la
Repite este proceso, y

aade los operadores y
las referencias de las celdas
a sumar:
Diseo de una factura
Tras este breve recorrido

por las opciones fundamentales de esta hoja de
clculo, a travs del ejemplo de clculo de gastos, llega el momento de que disees tu primera factura en
toda regla. Un documento
muy comn y muy utilizado en diversos mbitos de
Por debajo de cada encabezado deben aparecer las lneas en las que escribirs cada uno de los
correspondientes conceptos. Con unas veintids lneas ser suficiente, as que
selecciona ahora el rango
que las incluir ms los encabezados
nuestras vidas.Te enseamos a crear una, ya vers

que fcil es.
pulsa en la flecha
y elige, de entre los
disponibles, un contorno
para la seleccin:
En la hoja de clculo actual, ests realizando un

cmputo de los gastos derivados de un viaje, por lo
cual, es necesario que obtengas el total de todos
ellos. Comienza situndote
en la celda en la que debe
aparecer ese clculo
y teclea el signo
Nota: para que Excel sepa

que lo que ests escribiendo es una frmula, sta debe ir precedida siempre del
signo igual.
A continuacin, pincha
directamente en la primera celda que contiene el
primer valor (en este caso
uno de los gastos) a sumar:
.
El contenido de la celda actual se rellenar automticamente con la direccin
de la celda sobre la que has
hecho click:
En Excel 2000 y 2002, se

marca automticamente del
mismo color el borde de
una celda y su referencia
asociada. Esta es la forma
que tiene el programa de indicarte que existe una relacin entre dos celdas, justo
entre sas que tienen el
mismo color.
Ahora, en lugar de pulsar , pincha en

este icono,
Con ello consigues que la celda activa no
se desplace una posicin
hacia abajo (como ocurre
cuando pulsas ). La frmula desaparecer de la celda activa, y en su lugar obtendrs el resultado:
ste es el total de gastos.
No obstante, aunque en la
celda ahora slo veas el resultado, en la barra superior
Como vas a realizar una

suma, teclea ahora directamente el smbolo correspondiente
y a continuacin pincha en
la segunda celda cuyo contenido debe sumarse a la
anterior:
Para terminar, vas a calcular la diferencia en-
Esta vez, para practicar con

un mtodo alternativo, teclea las direcciones de celda directamente, sin pinchar en cada una de ellas
como en el paso nmero 2.
El resultado, tras pulsar la
tecla , ser el mismo:

hacer, para tener luego
mucho ms claro la anchura total de la factura, es introducir los datos que ms
van a ocupar.As que sitate en la celda C20
dejando as por encima espacio suficiente para crear
el membrete de la factura.
Los operadores matemticos que puedes utilizar en

una frmula son: exponenciacin ^, multiplicacin
*, divisin /, suma + y,
por ltimo, resta -.
Su orden de prioridad es:
exponenciacin, multiplicacin y divisin, y suma y resta. Puedes alterar este orden
mediante el uso de parntesis. As, =2+5*3 multiplica
primero cinco por tres, y al
resultado (quince) le suma
dos. Obtendrs como resultado final diecisiete. Por el
contrario, =(2+5)*3 suma
dos ms cinco y, el resultado
(siete) ser entonces multiplica por tres. Esta vez, el resultado ser distinto, dar
ahora veintiuno.
N 136
Desde la celda en la
que ahora est situado,
introduce el texto,
Luego pulsa , y contina
escribiendo los datos del
resto de esta fila:
Despus, selecciona todo este rango,

y pulsa
para que cada rtulo
quede centrado respecto a
la celda en que se encuentra. Pincha en
selecciona el tipo de
letra
y
su tamao
. El aspecto final ser este:
Podrs ver entonces que un

borde se habr fijado alrededor de
ella.
Nota: aunque ahora mismo
t ests viendo una cuadrcula dibujada en tu hoja
de clculo, sta no se imprimir si la dejas as. Es necesario, que dibujes los bordes que se deban imprimir,
utilizando la herramienta
anterior:
Siguiendo el procedimiento que ya te hemos explicado en el paso

anterior, selecciona ahora
el rango C20:C44, y elige
ahora a continuacin este
otro borde
28
si que puedes ver la frmula origen.Tambin podrs

modificarla desde aqu.
celda donde debe aparecer

el resultado,
y teclea ahora la frmula en
cuestin:

Trazars un borde slo a la derecha de la seleccin:
Repite ahora
as todo este
proceso, primero con el rango
D20:D44, luego
con el E30:E44 y,
por ltimo, con
el F20:F44. La seleccin quedar
as ribeteada alrededor y a los
lados:
10
Llega el momento
de teclear frmulas.
Colcate en la primera celda que contendr una
y escrbela directamente:
Es decir, para saber cunto

pagas por cada concepto,
debes multiplicar la cantidad vendida de una artculo determinado por el precio unitario. Pulsa , y
sabrs cunto
vale por ahora
Sin embargo,
vamos a hilar
ms fino: que
siempre aparezca un cero
no queda bien,
as que colcate otra vez en
la celda
Para terminar con estos

bordes, selecciona ahora el rango C20:G20
elige el borde
y trazars una lnea
bajo l:
Sitate ahora en la celda F45 y teclea
Luego en la E46 y la F46 esto otro:
Y, por ltimo, en la F48, lo

siguiente:
Ahora debes escribir esta misma funcin en las celdas de abajo,

pero existe una manera ms
sencilla y rpida de conseguirlo. Consiste en copiar
frmulas.As que pincha de
nuevo en la celda
14
coloca el puntero en el cuadro de llenado
y pincha y arrastra justo

hasta aquella la ltima celda en la que debe copiarse
esa frmula:
Para darle el tamao definitivo a la

factura, coloca el puntero
del ratn en el encabezado
de cada columna, por ejemplo en esta
y pincha y arrastra hacia la

derecha o izquierda, hasta
que tome el tamao adecuado.Al final, alguna de tus
columnas debern quedar
ms o menos con esta dimensiones:
16
Pincha sobre ella, y

arrastra el ratn
hasta situarla en el lugar
adecuado. Luego introduce
este otro texto y este pequeo borde:
Nota: para aplicar este borde, selecciona esa celda,
pincha en
y en el icono
17
Siguiendo este mismo proceso para

crear bordes, aplcale este
a este zona:
y tecla directamente, la siguiente frmula con funcin incluida:
11
Esta ltima funcin

sustituye a la anterior, y lo que hace es comprobar primero el contenido de la celda D21. Si en ella
hay algo, realiza entonces el
clculo del precio por cantidad. Si no hay nada en ella,
es decir, si no has
computado unidad
alguna, no pone nada en la celda en la que ahora est escribiendo. Pulsa la
tecla y comprobars que
esto ocurre:
Como ves, ya no sale el cero, al contrario, se queda en
blanco.
Ahora debes introducir las frmulas a

las que se refiere cada uno
de los trminos que acabas
has escrito en el paso.Aqu
te exponemos todas las sintaxis que debes escribir
sin embargo, tras introducir

cada una y pulsa la tecla ,
obtendrs por ahora este
otro resultado:
La primera es en realidad
una funcin que Excel incorpora
,y
se encarga de sumar el contenido de todas las celdas
del rango G21:G44. La siguiente
multiplica el subtotal anterior
por el porcentaje de IVA
que haya en la celda F46.Y
15
Crea ahora el membrete de la factura.

Nuevamente, igual que ocurra al trabajar con Word, te
recordamos que ste puede estar ya preimpreso en
los folios, o puedes crearlo
t mismo tambin desde
Excel. Nuevamente, nos
acogemos a esta ltima posibilidad. As que haz un
click en
,
y
. Selecciona el
fichero que representa a la
imagen del membrete
y pulsa
. sta se mostrar en pantalla:
18
Ahora vas a introducir texto pero no

en el interior de ninguna
celda, sino flotando sobre
ellas. Para ello, pincha en este icono
la zona de la hoja
donde deben aparecer
y teclalos:
Despus pincha
ahora en
tambin en este
botn
e indica que debe ser transparente,
.
N 136
No olvides aplicar a cada una de estas celdas

el formato de fuente adecuado.Ya sabes hacer esto.
Hazlo para que se muestren
as:
30
la ltima de todas ellas,

, suma el subtotal y el IVA. Es decir, calcula el total de la factura.
13
7
8
12

Nota: este porcentaje hace
que Excel funcione como
una fotocopiada, reduciendo el contenido de la hoja.
Haz lo mismo con el borde,
a travs de este botn,
Quedar as:
19
Ya sabes la tcnica
para introducir texto y borde. Sguela e introduce estos otros datos:
Nota: este texto,

, es
en realidad un cuadro de
texto creado por la herramienta,
Con el botn
hemos elegido su color de
fondo
y con este otro,
tambin ya su borde inexistente:
.
20
Despus pincha sobre

,
y
Coloca el puntero en
esta zona
y pincha y arrastra hacia

abajo y hacia la derecha
hasta trazar esta forma:
repite lo explicado en el paso 19 , para que esta vez su

borde sea negro y el fondo
transparente:
Aplicars de esta forma un

borde alrededor de toda tu
factura:
22
Por ltimo, pincha

,
ya en
sobre
,
y en
. Tras pulsar
, desaparecer la
cuadrcula de la hoja:
Proteccin
de celdas
Lo ideal en un documento definitivo es proteger
aquellas celdas con frmulas, para que nadie que utilice esta factura pueda modificarlas. Hazlo de esta as:
Pincha primero en este icono

y seleccionars toda la hoja. Despus presiona las teclas
+ 1 , activa la ficha
y desactiva la casilla
de verificacin
.
Pulsa
.
Ahora, selecciona slo

aquellas celdas que nadie debe cambiar, es decir,
aquellas que contienen frmulas. Comienza seleccionado el rango G20:G44.A continuacin presiona
y,sin soltar esta tecla,ve
pinchando de manera
consecutiva en esas
otras celdas que tambin tienen frmulas:
Todas ellas quedarn

seleccionadas.
21
cha en
Selecciona ahora el
rango B2:H52, pin-
32
Para bloquear las celdas

seleccionadas, pincha
,
en
y
. Pulsa
Pinchas en
una celda
bloqueada
y teclea algo,
no podrs:
Automticamente se calcula ese total,
Convertir la factura
en una plantilla
La factura ya est hecha.
Lo mejor ahora es que
la guardes como una
plantilla. Luego podrs crear a partir de
ella cuantos documentos de
facturas desees.
Con la factura en pantalla, accede al men

y elige la entrada
. Luego despliega ya la lista inferior,
, y
escoge ahora esta entrada,
, introduce un
nombre que describa a tu
plantilla
y pulsa
.
Ya puedes cerrar el documento actual. A partir de ahora, para crear un

documento basado en esa
plantilla, pincha en
y
. Si tu versin de
Excel es la 97 o 2000, acceders a una ventana en la
que tendrs que activar la
ficha
. Si se trata de
Excel 2002, pincha primero en justo esta entrada,
, del Panel de Tareas de la derecha.
y el subtotal y total de la
factura:
6
7
Aade ms conceptos,
hasta completar el desglose de la factura.
Antes de imprimir esta
factura, debe comprobar su aspecto. Para ello,
pincha en
y sobre
. Si te factura
cabe perfectamente en una
pgina, como es el caso,
no debers hacer nada ms.
Si no cupiese
pincha en
, y disminuya este porcentaje todo lo que sea necesario para que quepa, por ejemplo
con
sera suficiente.
Pulsa
sobre
, y haz click
Se imprimir la factura que

tienes en pantalla por tu impresora predeterminada. Su
aspecto, una vez impresa,
es ste:
Podrs ver un icono representando

a tu plantilla:
Haz click en l, y
en el botn
. Se abrir un nuevo libro, con un
aspecto idntico al de la
factura original.
Rellena los primeros

datos, los de informacin personal:
Introduce ahora el primer detalle de la venta:
y en este otro icono
Luego, presiona ya
+1 , y activa esta vez esta casilla:
. Pulsa
.
N 136
Tu base
de datos
Lo primero que vas a hacer
es crear una lista con datos
en Excel. Hazlo as:
Abre una hoja de clculo

e introduce datos en ella.
No es necesario hacer nada
especial para que Excel sea
capaz de reconocer una lista de datos. Simplemente introduce informacin en filas,
y ten en cuenta que si ya
existen datos en la hoja que
has abierto,debers dejar como mnimo una fila y una columna en blanco entre esa
lista y el resto de la informacin de la hoja.Aqu tienes
un pequeo esquema del significado de cada elemento
de una lista:
En la pgina 61 encontrars
una lista con todos los datos
que has de introducir en ella.
En este caso, se trata de los
datos de ventas de una empresa, pero t podrs luego
utilizar y gestionar tu discografa completa,tu coleccin
de DVDs, etctera
Base de datos
Filtros
Datos de Excel a Word
Datos de Access a Excel
60
61
63
64
xcel tambin te permite

trabajar fcilmente con
hojas 01 (Pg. 63) de clculo como si se tratase de un
gestor de bases de datos
02 (Pg. 63) . De este forma,
podrs operar con mucha informacin,organizndola,filtrndola, etctera...
Para conseguirlo, Microsoft Excel utiliza el concepto de lista. Una lista es
una serie de filas de una hoja de clculo organizadas de
la forma adecuada. Cada una
de ellas, excepto la primera, contiene los datos de un
60
Extensas, largas y soporferas listas de datos se agolpan en tu

hoja de clculo. No har falta que recurras a un gestor de base
de datos. Excel har las funciones de este tipo de programas.
determinado elemento, por
ejemplo de un individuo en
concreto.Todos ellos estn
definidos por los mismos
elementos (nombre, apellido, direccin, telfono, etctera) dispuestos en su
correspondiente columna,
aunque alguno de ellos puede estar en blanco (por
ejemplo, porque alguna persona no tenga telfono). La
primera fila de la lista contiene los nombres o ttulos
de las columnas.
A cada fila de una base de
datos se le denomina registro, y a cada elemento de cada registro (cada columna)
se le llama campo.
Una vez debidamente definida una lista, se podrn

aadir o eliminar registros,
ordenarlos por uno o ms
campos, buscar registros
que cumplan unas determinadas condiciones, llevrtelos a otros programas
como Word, u obtener datos de otras aplicaciones como Access A todas estas
operaciones se las denomina gestin de una base de
datos.A continuacin te indicamos cmo llevarlas a
cabo desde Excel.

N 137
N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
Inicialmente, los registros de una base de datos estarn dispuestos en el

mismo orden en el que los
introduzcas. Sin embargo,
puedes conseguir que dichos
registros aparezcan ordenados respecto a alguno de los
campos existentes.
La ordenacin de las filas se
lleva a cabo en base a los datos contenidos en una de las
columnas. Esta primera columna recibe el nombre de
primer criterio de ordenacin.Para llevar a cabo esto,
pincha sobre cualquier celda que forme parte de la base de datos (Excel se encargar de seleccionar el resto
de los datos),
A continuacin pincha
en el men denominado
y, por ltimo,sobre la
entrada
.
En la ventana que obtienes,

selecciona entonces el nombre del campo por el que deseas realizar la ordenacin,
Si lo deseas, tambin puedes definir otros criterios para

realizar subordenaciones.stas permiten ordenar correctamente
aquellas filas de datos
que presenten coincidencias en los datos
pertenecientes a criterios anteriores. Por
ejemplo, deseas que
los pedidos que ya se
realizaron en un mismo ao, adems se or-
y el modo de ordenacin,
Luego pulsa sobre

.
Las ventas se ordenarn desde las ms antiguas hasta las
ms actuales:
Filtros
En ocasiones, en lugar de
trabajar con todos los registros de una lista o base
de datos, puede que te interese hacerlo solamente
con un grupo determinado
de registros que cumplan
una determinada condicin,
o bien un grupo de ellas. Esta es una manera tambin
muy rpida de localizar de
manera automtica unos determinados datos, prescindiendo del resto.
Existen dos modos de hacerlo: mediante los autofiltros y los filtros avazados.
Ahora te explicamos cmo
se utilizan ambos.
denominado como Vendedor, tendrs que desplegar

su lista asociada,
y eliges en ella otro, en este caso el correspondiente

a la regin Norte,
Pulsa sobre
,y
vers el resultado:
Como ves, todos los registros que coinciden
en el ao han sido ordenados entre ellos por
su previo de venta, de
baratos a ms caros.
dos condiciones sobre un
mismo campo, debers utilizar este tipo de filtros.
Para empezar, vas a aplicar un filtro que te

muestre nicamente los registros cuyas ventas estn
comprendidas entre 7000 y
9500. Para ello, repite primero el paso nmero 1 del
apartado Autofiltros.
y escoger ese nombre en

cuestin,
Excel ocultar el resto de

datos, para mostrar nicamente los coincidentes con
el apellido Lpez,
denen de ms baratos a
ms caros. Para ello,
pulsa en
y en
y selecciona
un segundo criterio,
slo visualizars aquellos registros que cumplan ambas

condiciones a la vez. Es decir, que el vendedor se apellide Lpez y que adems
haya realizado la venta en
el Norte. Slo hay dos:
Despus, despliega la
lista correspondiente al
campo que contiene los

precios (ya que la condicin es relativa a
los precios)
y elige la entrada
.
En la nueva ventana
que obtienes, despliega
la primera lista, y podrs ver
as todas las
operaciones
de filtrado
que puedes
llevar a cabo:
Autofiltros
stos son filtros sencillos,

que te muestran de una manera directa y muy grfica
todos aquellos registros que
cumplen unas determinadas condiciones.
Pincha nuevamente en
cualquier celda de la base de datos. Despus, despliega el men
y elige las entradas
y
. Excel presentar
una listas desplegables en
los ttulos de los campos:
el resto de filas se han ocultado automticamente.Adems, se muestra ahora en

color azul tanto los indicadores de las filas que se visualizan como la flecha correspondiente a la lista
desplegable de aquel campo por el que se ha realizado el filtro.
Para volver a visualizar

toda la base de datos,
pincha en
,
y
.
Tambin puedes desplegar
cada una de las listas que
has utilizado (las que estn
en azul), y seleccionar en
cada una de ellas la entrada
Si a continuacin despliegas otra lista, por

ejemplo la correspondiente a la regin
Filtros personalizados
Cuando el criterio es un
poco ms complejo o bien
cuando desees combinar
N 137
Esta lista de informacin es la que vamos a utilizar para explicar el manejo de las bases de datos desde Excel.
61
Como ejemplo del uso

de estos filtros automticos, vas a localizar solamente aquellos registros
que correspondan a ventas
realizada por el vendedor
Lpez. Como este dato (Lpez) por el que deseas realizar el filtrado se encuentra registrado en el campo

En este caso, selecciona
presiona , e introduce el
menor valor de ventas que
debern aparecer:
A continuacin, en la
lista inferior, establece
ahora justo esta condicin,
, y el mayor valor de las ventas:
una referencia el rango que

contiene los criterios
tas realizadas tanto en el Sur

como en el Este, as que establece ambas condiciones
y no olvides activar el operador,

.
10
Tras pulsar
,
vers el resultado:
Partiendo de la misma
lista de datos que has
utilizado hasta aqu, sitate
en una zona vaca de la hoja a la derecha de aquella,
y teclea ahora el nombre del
primero campo (columna)
por el que vas a comenzar
Adems, para que se

cumplan ambas condiciones a la vez, es decir, para que aparezcan precios
mayores o iguales a 7000 y
adems menores o iguales
a 9500, debers activar este botn:
.
Despus pulsa
, y podrs ver cuntas ventas de
este valor hay:
Podras realizar esta

misma operacin con
otros campos, o incluso utilizar ahora los autofiltros.
de la columna adecuada,
por ejemplo sta,
y escoge un valor, por ejemplo ste:

Esta vez, se muestran las
ventas comprendidas entre
7000 y 9500, que adems
han sido realizadas en la regin del Sur:
,
Pincha en
y sobre
,y
se mostrarn de nuevo todos los registros.
Tambin es importante
que conozcas el significado del operador O. Para
ello, despliega ya la lista
y elige
.
62
Esta vez deseas que se

muestren aquellas ven-
a filtrar todos los registros

existentes:
puedes utilizar para crear

condiciones.Adems, en el
cuadro Ejemplos de criterios avanzados hallars
otras muestras de criterios
que podras emplear.
activa la casilla llamada
Si deseas aadir algn

criterio ms que se debe cumplir, insrtalo en la
columna de la derecha. Por
ejemplo, indica que adems
de los registros cuya zona
comienza por a, se deben
mostrar aquellos realizados
por el vendedor Lpez:
Si en lugar del operador,

, hubieses utilizado el
primero,
, no hubieses
obtenido ninguna coincidencia,
ya que no existe ninguna
venta realizada en el Sur y
en el Este a la vez.
11
Para deshacerte de
las flechitas de los
autofiltros, pincha en
y
.
Filtros avanzados
Cuando necesites aplicar

criterios y condiciones ms
complejas que las anteriores, que requieran del uso

de funciones, frmulas o comodines, tendrs que utilizar los filtros avanzados. Para ello, adems de la base de
datos, debers definir adems un rango de criterios
en el que se definirn las
condiciones que deseas
aplicar.A continuacin, con
nuestras explicaciones, lo
vers mucho ms claro.
En la celda 03 que hay

por debajo, teclea el criterio. En este caso,
es decir, zonas que comiencen por la letra a.

Nota: en el cuadro Operadores y comodines encontrars los distintos operadores y comodines que
y pulsa
. Se mostrarn solamente aquellos registros que cumplen el criterio anterior:
Para que se muestren

todos de nuevo, pincha
en el men
, y en las
entradas
y
,
y se mostrarn de nuevo todos los registros.
Tambin puedes incluir

varios valores a localizar en un mismo campo. Para ello, tendrs que escribirlos uno bajo otro.
Para que se muestren,

selecciona cualquier
celda de la base de datos
,
y pincha en
y
.Teclea ahora
Operadores y comodines
Smbolo
=
<
>
<=
>=
<>
*
?
Significado
Igual
Menor que
Mayor que
Menor o igual que
Mayor o igual que
Distinto que
Cadena indeterminada de caracteres
Un solo caracter
Ejemplos de criterios avanzados

Los siguientes ejemplos combinan los operadores y los comodines que te hemos mostrado en el
cuadro Operadores y comodines. stos funcio-
Nombre del campo
Criterio
Vendedor
Vendedor
Regin
Ortiz
<>Ortiz
???e
Zona
*a
Venta
El criterio lleva un
ttulo cualquiera
>9000
=C2*1,16>12000
N 137
nan con cualquier base de datos, pero los siguientes ejemplos, estn especialmente pensados para la lista de datos de este artculo.
Significado
Registros cuyo vendedor se llame Ortiz

Registros cuyo vendedor no sea Ortiz
Registros cuya regin termine en la letra e y tenga
cuatro letras
Registros cuya zona de venta termine en a, Andaluca,
Catalua, Extremadura, Galicia
Registros cuyas ventas sean superiores a 9000
Ventas cuyo valor total (aadido el IVA del 16%)
superen el valor de 12000.

As, si pruebas con este criterio,
localizars
entonces todos aquellos registros cuya zona de venta
sea Extremadura, Galicia o
Madrid:
Ten en cuenta que el rango
de criterios ahora debe ser:
Obtendrs todos aquellos

registros cuya venta sea del
ao 2003, ms aquellos que
sean del vendedor Ortiz
aunque no fueran realizados en el 2003:
En contraposicin, con este criterio,
01
mo quieras. Por ejemplo,

con esta macro-supercondicin,
Tambin puedes incluir

condiciones con el operador lgico O (el del punto 9 del apartado Filtros
personalizados). Para lograrlo, las condiciones deben ir en filas distintas.As:
obtienes slo los registros

realizados en el 2003, y adems por el vendedor Ortiz:
obtendrs aquellos registros

referentes a la venta realiza
por el vendedor apellidado
Prez, en la regin Este, en
Aragn, en el ao 2003.
Comprobars que slo hay
uno que encaje con todos
estos criterios:
Y no olvides que puedes aadir tantas columnas para filtrar datos co-
Celda
Accede ahora a un documento en blanco de

Word, colcate en la zona
donde deben aparecer los
datos, y pulsa
Justo en esa zona, aparecern los datos en
forma de tabla:
04
documento, pero ahora estn vinculados. Esto quiere decir que si

realizas modificaciones en
Excel,
stas se refleN 137
jarn automticamente en
el documento de Word, ya
est ste abierto o cerrado:
Rango
Es cualquier conjunto de
celdas contiguas. Puede
ser, por ejemplo, un rectngulo de celdas de varias filas y columnas o
incluso toda la hoja de
clculo. Se hace referencia a los rangos
mediante la direccin de
la celda de la esquina
superior izquierda y la
direccin de la celda de
la esquina inferior derecha. Ambas separadas
por dos puntos, C2:D8.
La forma ms genrica
consiste en utilizar el
Portapapeles, mediante la
tcnica copiar y pegar. Para ello, desde Excel, selecciona primero aquel rango
Gestor de base
de datos
Programa especialmente diseado para trabajar con bases de datos o

grandes lista de informacin. Con l, es posible organizar, tratar, filtrar, etctera... todos los
datos contenidos en
esas bases de datos.
03
04 de datos que llevars a

Word.En este caso,todos los
registros referentes a ventas
realizadas por Ortiz:
Pulsa a continuacin
el botn
Repite ahora los pasos

anteriores, pero en lugar de hacer click en
y
. Despus,
en la ventana que obtienes,
activa el botn de opcin
, selecciona la
entrada
y pulsa
sobre
.
Los datos de Excel se insertarn igualmente en el
03
A la interseccin de una
fila con una columna se
denomina celda. As la
celda D5 es la que se
encuentra situada en la
columna D y en la fila
nmero 5. En cada celda
puedes introducir todo
tipo de datos: textos, nmeros, fechas, frmulas,
funciones, etctera... La
celda activa es aquella
que est seleccionada,
sobre la que haces click.
Exportar datos
desde Excel a Word
Que puedas trabajar desde Excel como si fuese una
base de datos no quiere decir que debas trabajar en exclusiva con este programa.
Quiz necesites llevarte
los datos que has creado o
gestionado a otros programas,como puede ser Microsoft Word (para,por ejemplo,
desde este ltimo combinar
correspondencia),o incluso
decidas traerte los datos de
partida desde otros programas que ya lo incluyan (por
ejemplo Access) para luego
tratar la informacin en Excel.A continuacin te mostramos cmo exportar datos
desde Excel.
Hoja
En Excel, cada libro de

trabajo nuevo incorpora,
en principio, tres hojas:
Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Cada una de stas, est
estructurada en columnas (identificadas por letras) y filas (determinadas por nmeros). En
total, dispondrs de 256
columnas y de 65.536
filas. Las pestaas situadas en la parte inferior
del libro te indican en
qu hoja te encuentras.
Las hojas de clculo estn formadas por celdas.
Una celda es la interseccin de una columna y
de una fila.
63
05
Tabla
Es un objeto 06 el objeto de Access que contiene fsicamente la informacin de la base de

datos, es decir, los datos. Una tabla es una coleccin de datos sobre
un tema especfico, como por ejemplo sobre
los clientes, los proveedores o los productos.
06
Objeto
En Access los objetos

existentes son las tablas,
consultas, formularios,
informes, macros y los
mdulos. Cada uno de
ellos se puede manipular
por separado en una
ventana de trabajo individual, y suelen disponer
de distintas vistas: de diseo, donde se crean y
configurar y la vista normal, desde la que muestran todo su contenido.
07
Consulta
Este otro objeto de Microsoft Access es en realidad un tipo especial

de tabla en la que ya se
han filtrado determinados registros. Las consultas permiten realizar preguntas a la base
de datos con el fin de
obtener la informacin
concreta que se precise
en un momento determinado. La respuesta a estas preguntas se obtiene
en formato de tabla y
son tambin registros,
que se pueden manipular desde la consulta.
08
Ahora vas a proceder a la

inversa: tienes informacin
en Access, y deseas llevrtela hasta Excel para operar
all con ella. Existen dos alternativas.Te contamos ahora mismo ambas:
Importar datos de
Access sin filtrar
Si deseas traerte desde
Microsoft Access el contenido de alguna tabla 05 o
incluso de alguna consulta
07 de una base de datos
concreta, tambin podrs
hacerlo rpidamente y sin
ningn problema de la siguiente manera que a continuacin te exponemos:
Desde Microsoft Excel,

pincha directamente sobre el botn:
Luego,selecciona la unidad
08 o carpeta en la que tengas archivada esa base de datos de Microsoft Access de la
que deseas obtener a continuacin toda la informacin,
,la entrada
tambin el nombre del fichero en cuestin
y pulsa
Excel te mostrar entonces un listado de todas las tablas y consultas

que existen en esta base de
datos ya creadas:
Importar datos de
Access y filtrarlos
En el apartado anterior
has aprendido a hacerte
con todos los datos existentes en una tabla de Access. Sin embargo, puede
que en alguna ocasin no
desees traerte toda esa informacin de golpe (son
muchos registros, y no caben en una hoja de Excel)
y no tengas la posibilidad
de filtrarla primero desde
el programa Access. Para solucionarlo, puedes recurrir
a Microsoft Query.
y pulsa a continuacin el
botn
que encontrars situado en la parte derecha de esta ventana.
datos de Access de la que

quieres filtrar y obtener informacin:
Introduce ya ahora el
nombre que t quieres
asignar a la nueva fuente de
datos,
Despus, en la lista inferior,

selecciona as el nombre
del controlador correspondiente a Microsoft Access:
.
Pulsa el botn
y
, para que
puedas escoger la base de
Pulsa ahora seguidamente

el botn
tres veces
seguidas.
Obtendrs ahora una

ventana con la lista de
todas las tablas y consultas
que contiene la base de datos que has seleccionado:
Haz entonces un doble
Microsoft Query es un
programa que permite
incorporar datos de orgenes externos a Microsoft
Excel, como pueden ser bases de datos creadas en Access. Para acceder a esta
aplicacin, despliega ya el
men
, y elige las entradas
y
.
Nota: Microsoft Query es

una funcin opcional de Excel. Si no la tienes instalada,
al llevar a
cabo este paso, el programa
te advertir de ello, y tendrs que introducir as el
CD-ROM de instalacin de
Office para instalar esta herramienta en tu equipo.
A continuacin, desde
la ficha
, selecciona la entrada
desactiva la casilla
Unidad
Este trmino se refiere a

los nombres que asigna
el sistema operativo a
los distintos discos que
se encuentran instalados en tu ordenador. Los
nombres de unidad suelen estar compuestos
por una letra del alfabeto seguida del smbolo
de los dos puntos. La
disquetera suele ser la
unidad A: y la B:, el disco duro la unidad C:, el
CD-ROM la D:, y as consecutivamente.
64
Importar datos desde Access
Selecciona entonces el
nombre de aquella que contiene la informacin que a
ti te interesa, en nuestro caso sta:
. Despus
pulsa una vez en el botn
. En un instante, todos sus datos formarn parte de tu hoja de clculo.
Aqu estn algunos, muy
bien colocaditos:
N 137
click en el nombre de aquella cuya informacin te interesa obtener. En nuestro

caso en concreto ha sido sta por ejemplo
. Luego pulsa
.
Si t ya eres
usuario de
Microsoft Access,
la pantalla que
aparecer a continuacin te sonar bastante, ya
que su apariencia
es muy similar
(prcticamente la
misma) que la de
las ventanas de
diseo de las
consultas del gestor de bases de
datos Access:

Para trabajar desde ella, debes ir haciendo doble click
de manera consecutiva sobre los nombres de los campos cuya informacin deseas llevarte
a Excel, por
ejemplo sobre
sobre
y
en
.
Esta informacin ya aparecer abajo:
Si adems de filtrar
campos (slo ests utilizando tres de todos los
existentes en la tabla Clientes), deseas obtener slo

aquellos registros que cumplan unas determinadas
condiciones, debers desplegar el men llamado
y elegir entonces la
entrada
De esta forma, para indicar que slo deseas

que se muestren los registros correspondientes a
clientes de Mxico, selec-
ciona el nombre del campo

que contiene justo esa informacin
y luego teclea el nombre

exacto del pas que debe
contener ese campo:
Despus pulsa los botones

y
.
La consulta ya est definida. Para ver el resultado, despliega el men

y elige la entrada
, indica la celda en la que deseas pegar los datos
10
Si lo deseas, tambin tienes la posibilidad de aadir varios criterios para filtrar an ms

los datos. Para ello, tras el
paso nmero 8, vuelve a llevar a cabo de nuevo los pasos 7 y 8, y aade as otros
criterios, por ejemplo podran ser estos:
Nota: al desplegar la lista

, se mostrarn todas las condiciones
que puedes aplicar en los
criterios:
11
Por ltimo, repite el

paso nmero 9, y vers el nuevo resultado, de
nuevo en la hoja de clculo Microsoft Excel:
y los vers entonces en tu

hoja de clculo:
N 137
65
La primera
presentacin
Puedes crear una presentacin desde el principio, es
decir, puedes partir de una
diapositiva en blanco e ir incluyendo elementos en ella
y luego ir aadiendo tambin el resto de diapositivas
que formarn la presentacin completa.En este caso,
vamos a utilizar una herramienta denominada Asistente para autocontenido. sta
es una funcin de PowerPoint especialmente recomendada para principiantes
que te ir guiando durante
todo el proceso de creacin
de una presentacin.Con l,
los primeros pasos sern mucho ms sencillos.
Para llamar a escena a

esta herramienta, si tu
versin de PowerPoint es la
2002,haz click en la entrada
que
encontrars en el Panel de
tareas 02 (Pg. 56) . Si se trata de 97 o 2000, despliega el
men
y elige
,
y pulsa sobre
.
En cualquier caso, se
mostrar directamente
su ventana inicial:
La primera presentacin
Redactar las ideas
Trabajar con diapositivas
El diseo de diapositivas
Las plantillas
Las notas
Preparar la presentacin
Presentaciones en otro PC
52
53
53
54
54
55
55
56
57
lleg el fin de curso

Qu mejor para despedirte que el uso de una
aplicacin llamativa, espectacular y divertida. Estamos
hablando ni ms ni menos
que de PowerPoint, el programa ideal para ponerle la
guinda al pastel. De su mano, te introducirs en el fascinante mundo de las presentaciones. Utilizarlo te
52
Llegar a la audiencia de una manera clara es ahora ms fcil

que nunca. PowerPoint te ayuda a apoyar tus ideas con textos,
imgenes, vdeos, sonidos... Lo que necesitas para hacerte or.
ayudar a expresar con claridad tus ideas. Ya sea en
una conferencia, en una exposicin o a travs de Internet, podrs llegar ahora
a todos tus oyentes de la
manera ms sencilla.
Adems, tendrs la posibilidad de incluir en tus presentaciones efectos como:
animaciones,sonido o vdeo,
hipervnculos 01 (Pg. 56) ,
WWW en tiempo real en
definitiva, proporcionars a
todas tus presentaciones ese
toque de dinamismo que sin
duda cautivar a la audiencia ms exigente.
Tambin cabe resaltar la
interface atractiva y fcil de
usar de este programa. Casi, como si de un juego de

nios se tratase, podrs llegar a crear las ms complejas y profesionales presentaciones que puedas llegar
a pensar, eso s, con el menor esfuerzo posible.
Pues lo dicho, este curso

de iniciacin que hemos
puesto a tu disposicin est dando sus ltimos coletazos, as que no te descuides ahora. Sin duda, queda
lo ms divertido, a por nota! PowerPoint te espera.

N 138
N 131
N 132
N 133
N 134
N 135
N 136
N 137
N 138
Pulsa entonces en el botn

, y podrs ver una
ventana que te da la posibilidad de elegir entre varios
formatos de presentacin,
aquel que mejor se adapte a
tus necesidades:
Pulsando sobre cada uno

de los botones que hay
en la parte izquierda,van surgiendo modelos de presentaciones optimizados para dichas estrategias. Los vers
justo a la derecha.

Por ejemplo, haz click en el
botn
, aparecern a la derecha los tipos incluidos en ella:
podrs encontrar a un tamao mini el resto de las diapositivas de la presentacin:
Elige ahora el ms idneo para tu presentacin, quiz,

. Luego
pulsa
.
Teclea ahora un ttulo

para la presentacin y
un pie de pgina que se
muestre luego en todas las
diapositivas:
Activa a continuacin las casillas inferiores,

si deseas que tambin aparezca el nmero de diapositiva y la fecha en todas ellas.
Pulsa
y
.
Selecciona entonces el
texto que quieres modificar,
Si ests en PowerPoint
2002, pincha primero
en la pestaa
de
la parte izquierda. En el resto de las versiones esto no
es necesario. Podrs ver el
texto de cada una de tus
diapositivas a la izquierda:
Automticamente, ya la
propia presentacin
mostrar tambin el
cambio:
y teclea directamente el
nuevo:
Si adems deseas poder

cambiar ahora el formato 04 (Pg. 56) del texto,
debes saber que las posibi-
lidades que te ofrece el programa son similares al del

resto de aplicaciones de la
suite 05 (Pg. 56) Office. Es
decir, slo debes marcar el
texto que deseas cambiar,
, y utilizar la barra de herramientas formato para, por ejemplo, cambiar la fuente,
o tambin el que es su color actual,

El resultado ser inmediato
en la propia diapositiva:
Haz click sobre una de ellas,

por ejemplo sobre sta,
y se mostrar a tamao completo justo en la zona de la

derecha:
Como ves,PowerPoint te ha
aportado, casi de una forma
mgica,sugerencias sobre el
contenido que debes aadir
en cada diapositiva. En el prximo
apartado te indicamos cmo debes hacer esto.
Si tu versin de PowerPoint es la 97 o la 2000,

no habrs encontrado estas
mini diapositivas a tu disposicin. En tal caso, para desplazarte a una diapositiva en
concreto, tendrs que
utilizar los botones
Los encontrars en la parte
inferior de la barra de desplazamiento vertical y te desplazarn con cada click una
diapositiva hacia delante o
una hacia atrs.
Trabajar con diapositivas

Una vez que las diapositivas han sido creadas, para
preparar definitivamente la
presentacin, puede resultar necesario tener una visin global de la misma. La
vista Clasificador de diapositivas presenta en pantalla
todas las diapositivas en miniatura, para que desde ella
puedas eliminar, insertar,
duplicar, copiar o mover
diapositivas de una manera
sencilla y rpida.
Para acceder a este modo de visualizacin, haz

click en el botn
detrs de la que
aparecer,
y haz un click en
.
Obtendrs una en
blanco:
Para ahora mover una, es decir, para trasladarla

y cambiarla de lugar, debes primero
seleccionarla
Si lo que deseas es eliminar una diapositiva

en concreto, haz click sobre
ella para seleccionarla
y presiona la tecla
. As
desaparecer.
Para aadir una entre

dos ya existentes, selecciona primero aquella
N 138
En unos instantes, el
Asistente de autocontenido abrir una presentacin
acorde con las indicaciones
que le has dado. La que se
mostrar a tamao mayor ser la primera diapositiva.
Aqu no reproducimos su aspecto, pero podrs verlo en
el apartado PowerPoint de
la A la Z en la pgina 57.
Adems, si tu versin de este programa es la 2002,en la
parte derecha de la pantalla
Adems de imgenes y
efectos grficos, para que
una exposicin resulte clara y transmita a la audiencia
todo lo que el orador desea
exponer, debers redactar
las ideas principales de un
modo tambin preciso y
conciso. De esta manera:
En la nueva ventana que

aparece debes decidir el
destino que vas a darle a tu
presentacin:
La seleccin de una u otra

opcin determinar el formato de la misma.As,si pretendes realizar una presentacin a travs de Internet,
elige
y
sta se almacenar en formato HTML 03 (Pg. 56) .
Para nuestro ejemplo, decntate ya por la entrada
.
Pulsa despus
.
Redactar las ideas
53
y pinchar y arrastrar hasta

el lugar deseado
All quedar:
Al llevar a cabo el paso

nmero 4, si pulsas
, conseguirs copiar la diapositiva seleccionada en lugar de moverla:
El diseo de diapositivas
Si deseas aumentar el inters visual de tu presentacin, puedes, adems de
texto, incluir en tus diapositivas grficos, dibujos, organigramas, tablas, etctera Hazlo de esta forma:
Pasa primero a la vista

normal con un click en
y colcate en la dispositiva
cuyo diseo deseas variar,
en este caso en una nueva
en blanco que introdujiste
en el apartado Trabajar con
diapositivas:
Como ves, est

preparada para
introducir en ella
solamente texto.
Despliega entonces
el men
y
elige ya la entrada
.
Si ests trabajando
bajo PowerPoint
2002, en el Panel
de tareas aparecern ahora todos los
diseos que puedes utilizar:
Si es otra versin,
lo harn en una
ventana flotante.
Elige uno cualquiera,

por ejemplo uno que te
permita introducir una imagen:
El cambio se reflejar en la dispositiva, su diseo variar bastante:
Desde el cuadro central,
puedes elegir el tipo de objeto a insertar. Colcate sobre cada

uno de los iconos, por ejemplo sobre
y sabrs a cul en concreto
corresponde:
Luego escoge el grfico en

cuestin con otro click
y pulsa
. Quedar incluido en la diapositiva, como un objeto nuevo:
Elige por ejemplo las

imgenes prediseadas
con un click sobre
Las plantillas
Al crear una presentacin
mediante el Asistente de Autocontenido, se aplica a la
presentacin una plantilla
concreta. PowerPoint incluye una amplia gama de
plantillas, que no son ni ms
ni menos que un conjunto
de formatos prediseados
que definen la apariencia
de las diapositivas y de todos los elementos que es54
tn incluidos en ellas. Podrs cambiar de plantilla de

esta manera:
de una ventana emergente

que aparecer entonces en
tu pantalla.
Como ves, los pequeos
iconos sobre los que pinchas ya muestran una previsualizacin del aspecto de
aquella plantilla a la que representan.Te servirn como gua, para decantarte
por una u otra.
1
2
Haz click en el men

y en la entrada
.
Nuevamente, si la versin de PowerPoint es

la 2002, podrs escoger la
plantilla desde el Panel de
tareas de la derecha:
Si es 97 o 2000, la eleccin
tendrs que realizarla des-
Elige de entre todas

aquella plantilla que
ms te guste,
N 138

a mayor tamao en la zona
central, pero tambin podrs apreciarlo en las mini
diapositivas que aparecen
a la parte izquierda de la
ventana, aunque se aprecie
con mayor dificultad.
Si no te convence el aspecto que ha tomado,

prueba con otra plantilla,
por ejemplo con:
y el cambio se reflejar en
todas las diapositivas de un
modo automtico:
Notas
Cada diapositiva tiene asociada una pgina de notas
que ofrece un espacio adicional para que el orador
anote lo que desee, a modo
de chuleta.Tambin pueden
resultar muy tiles para los
oyentes, si se distribuyen
antes de proyectarse la presentacin, para que stos las
utilicen como gua del contenido de la presentacin o
para incluir otros comentarios de la exposicin que
deseen anotar para luego recordar. Crea estas pginas
con tus notas as:
Sitate ahora primero

justo en aquella diapositiva a la que deseas asociar
notas adicionales.
Luego, haz click en esta zona
y aade a continuacin todos los comentarios que

consideres oportunos sobre
la diapositiva, por ejemplo,
Puedes verlo con gran claridad y detalle en la diapositiva activa que se muestra
El cambio ya est hecho, y

podrs comprobar que el
aspecto es muy distinto:
Preparar la presentacin
A continuacin,
para ya obtener
una copia impresa
de la diapositiva y
sus notas adjuntas,
debers pinchar en
y
.
Una vez totalmente diseada la presentacin, tendrs que configurar como

se presentar a tamao
completo al auditorio.Aadir un efecto entre diapositiva y diapositiva ser suficiente para crear un efecto
elegante.Te decimos cmo:
Determina as
entonces la diapositiva a imprimir,
, o indica que se impriman todas
,
escoge el valor
y pulsa
. En
pocos segundos obtendrs una copia
impresa como sta:
Podrs utilizarla t como
chuleta o los oyentes como
gua de contenidos.
Alternativamente, si deseas imprimir diapositivas para que los

oyentes tomen sus
propias anotaciones
sin incluir las tuyas
propias, debers entonces obviar los pasos nmero 1 y 2 de
este mismo apartado
(es decir, no teclees
anotacin alguna) y
luego lleva a cabo los
pasos 3 y 4 . Cuando
se lleve a cabo la impresin, obtendrs
unas pginas como
estas:
Como ves, incluyen
una imagen de la diapositiva, mientras que
la parte inferior se
Lo que es capaz de conseguir un simple click de tu

inofensivo ratn!
A partir de ahora, para

mostrar la presentacin, haz click sobre
mantiene en blanco. Est especialmente preparada para que los oyentes escriban
lo que quieran sobre esa
diapositiva en concreto.
Pincha en
y
en
. Si
trabajas con PowerPoint
2002, tendrs que elegir el
efecto de transicin desde
el Panel de tareas:
Si es otra versin, tendrs
que hacerlo desde una ventana emergente.
En cualquier caso, selecciona aquel efecto

que ms te guste, por ejemplo
.
N 138
Sigue haciendo click y

se mostrarn todas y
cada una de las diapositivas
que forman la presentacin
completa.
Si en un momento determinado deseas acabar antes, presiona
.
55
Despus activa la casilla de

verificacin denominada
para
de esta forma pasar de una
diapositiva a otra con un
simple click de ratn. Por
ltimo, pulsa en el botn,
.
Automticamente comenzar la presentacin de todas las diaposiivas, cada una

de ellas se mostrar en pantalla con este efecto:

Presentaciones en otro PC que no tiene PowerPoint
01
Hipervnculo
Tambin conocido como

enlace, se trata de una o
varias lneas de texto, o
de incluso una imagen,
que al pinchar sobre
ellas te permiten desplazarte a otra posicin,
y mostrarte otro contenido. Aparecen sobre
todo en las pginas web
de Internet y enlazan
unos documentos con
otros que hay en la Red.
02
Panel
de tareas
Ventana adicional que

tienen las aplicaciones
Office XP y que proporciona acceso a los comandos utilizados con
ms frecuencia, por
ejemplo, abrir archivos,
dar formato o incluso
traducir trminos.
03
HTML
Proviene del ingls (HyperText Markup Language). Es un lenguaje de

cdigo que se utiliza
para crear las pginas
web de Internet. Se
compone de una serie
de cdigos delimitados
as por los caracteres
< y >, que se emplean para indicar las
diferentes partes de una
pgina web, su formato,
imgenes, etc.
04
Formato
Bajo este nombre se engloban una serie de opciones que afectan a la

presentacin de los datos. Por ejemplo, el tipo,
tamao, estilo y color de
las letras, el contorno de
los objetos, etctera...
05
Suite
Es un lote de programas
que se venden conjuntamente ya que operan
bien entre ellos y el conjunto es ms potente
que las partes por separado. Suelen incluir un
procesador de texto,
una hoja de clculo, un
gestor de base de datos
y un programa de presentaciones grficas.
56
No siempre vas a poder exponer

tu presentacin en el mismo PC
donde la has generado. Y adems, tambin puede ocurrir que
este segundo ordenador no tenga ni tan siquiera instalado PowerPoint. Ten en cuenta que
muchas veces se exhiben en el
domicilio del cliente, en ferias,
etctera Por esta razn, ser
mejor que guardes la presentacin en un disquete o en una coleccin de estos,o en un CD-ROM
que te permitan luego trasladarla
al nuevo PC. Hazlo mediante un
Asistente que te permitir almacenar de un modo comprimido
la presentacin, junto con los ficheros que estn vinculados a
ella, las fuentes empleadas y un
visor, por si el PC de destino no
tuvieses instalado PowerPoint.
Una vez totalmente diseada la presentacin y con

ella en pantalla, pincha en el
men llamado
y en
. Se mostrar la pantalla de bienvenida
del Asistente:
Ahora puedes optar por

grabar la presentacin y
todos los archivos que la acompaan en disquetes o por ejemplo en un CD-ROM grabable,
. Opcin sta
que consideramos ms aconsejable sobre todo si la presentacin ocupa mucho espacio. Para llevar a cabo la
primera, activa la entrada
y pulsa el botn
. Para la ltima, tendrs primero que llevarte los ficheros a tu disco duro, para
despus grabarlos en el CDROM. As que activa primero el
botn
, pulsa
luego sobre
, selecciona la carpeta en que se
archivarn todos los ficheros,
, y t
pulsa sobre
. Contina con un click en
.
Indica ahora que se incluyan con la presentacin

todos los archivo y fuentes vinculados a ella,
y pulsa
5
Pulsa el botn
Nota: si no tuvieses instalada

esta herramienta, el programa
te pedir que introduzcas el CDROM de instalacin de Office XP
en la unidad correspondiente.
Hazlo, y sigue las instrucciones.
Se instalar sin problemas.
Como la presentacin que

vas a convertir en ejecutable est abierta, activa ahora la casilla
y pulsa
. Si no lo estuviera, tendras que pinchar
en
y
sobre la entrada
,
para de esta forma seleccionarla entre todas las unidades
y carpetas de tu equipo. Contina ahora con un simple click
sobre
.
que seleccionaste en el paso 3.

Recuerda que en ella se habr
copiado la presentacin.
nuacin una doble

pulsacin sobre el
icono
Pincha ahora en
,
,
y
En unos pocos segundos se llevar a cabo la instalacin,

Pincha
Accede ahora de nuevo a

PowerPoint, tal cual lo habas dejado abierto, con un
click en el icono que lo representa en la barra de tareas
Se abrir una conexin a

Internet, y se cargar una
pgina de Microsoft. Pulsa en
y acceders directamente al sitio de descarga del
visor. Pincha entonces sobre
Cuando termine todo

el proceso de copia,
se mostrar en pantalla un
mensaje como ste:
N 138
Haz doble click sobre l.
12
Selecciona entonces
la unidad y la carpeta
donde se debe instalar ahora la
presentacin, por ejemplo po-
Actvala con un simple click,

,y
pulsa
y
.
El Asistente comenzar a
reunir toda la informacin
necesaria. Si en el paso 3 elegiste realizar la copia en disquetes, se te pedir el primero
de ellos:
determina tambin el lugar

donde se guardar la descarga,
y
pulsa
. Cuando finalice sta,
, pulsa entonces sobre el botn
, y realiza a conti-
Una vez en el PC desde el que se va a realizar la exhibicin, introduce el

CD-ROM o el primer disquete
en la unidad correspondiente,
y accede a su contenido a travs de Mi PC. Encontrars este fichero
y ahora podrs ver una nueva

opcin en la ventana que ya tenas en pantalla:
Si el equipo donde exhibirs la presentacin no tiene instalado PowerPoint, debers incluir en el paquete un
visor capaz de mostrarla all.
Para ello, si tu versin de PowerPoint es la 97 o 2000, pulsa ahora sobre esta entrada
, y
sigue en el paso 9. Si es 2002,
y todava no tienes instalado
este visor y deseas incluirlo,
pulsa primero sobre el botn
para descargrtelo e instalarlo.
11
Introdcelo en la disquetera, y
haz click en
. Repite
esta operacin para cada uno
de los disquetes que te solicite el programa.
dra ser en:

Pulsa
y, si la copiaste
en varios disquetes, se te irn
pidiendo todos. Ve introducindolos. La presentacin quedar instalada. Pulsa sobre
.
13
A partir de ahora, para verla, accede a la

carpeta del paso 12 (Curso).
Si empaquetaste tambin el
visor, haz click en el icono
10
pulsa
. Los disquetes
ya estn preparados. En el caso de que vayas a utilizar un
CD, copia en ste la carpeta
que encontrars en ella y luego sobre el nombre de la presentacin,

. Si no
lo empaquetaste, haz click sobre el nombre de la presentacin directamente. A continuacin se mostrar entonces sta
en pantalla completa.
A
B
H
I
L
M
Barra de ttulo
Vers el nombre de la presentacin que tienes abierta:
. Con
minimizas, restauras y cierras el programa.
Barra de mens
Desde ella, puedes acceder a todas las funciones de
esta aplicacin.
nes ms habituales. Por

ejemplo, los tres primeros
sirven para abrir una nueva
presentacin, recuperar una
existente,y guardar cambios.
Panel
de contenidos
Aparece en la vista Normal
( ).Si haces click sobre su
primera pestaa,
,
vers el texto de las diapositivas sin ningn formato:
Barra de ayuda
Te ayudan a calcular con

exactitud las distancias entre los distintos objetos de
las diapositivas. Por ejemplo
entre un texto y una imagen
determinada.
rea de trabajo
Muestra con todo detalle
el contenido completo de la
diapositiva activada.
Ve a la segunda,
,y
obtendrs una vista en miniatura de ellas (como en la
imagen superior).
Sirve para que te muevas

por las diapositivas de una
presentacin. Con sus
iconos
te sitas en la diapositiva anterior y siguiente.
N 138
Slo se muestra en PowerPoint 2002, y segn lo que

selecciones en su lista,
podrs crear una nueva presentacin, acceder al Portapapeles, buscar texto, insertar imgenes, cambiar el
diseo y el estilo de las diapositivas o incluso personalizar la animacin y la transicin de stas.
Modos
de visualizacin
Si pulsas en el primer icono
, acceders a la llamada Vista Normal, cuya apariencia coincide con la de la
imagen superior.El segundo,
, corresponde a la Vista
Clasificador de Diapositivas
y te ensea todas ellas en miniatura. El ltimo,

, corresponde al modo presentacin y te muestra sta a
pantalla completa.
Zona de notas
Aqu puedes teclear notas
sobre cada diapositiva, a
modo de chuleta para el
orador o gua de los oyentes.
Barra de dibujo
Utilzala para incluir en
cualquier diapositiva todo
tipo de formas.
Barra de Estado
Te indica en qu diapositiva ests situado y el total
existente:
.
57
Posee iconos que representan algunas de las funcio-
Panel de tareas
Barra
de desplazamiento
Teclea en ella una pregunta,

, pulsa y
obtendrs ayuda sobre ella.
Barras
de herramientas
Reglas

Cursos (Ofimatica) - Curso Practico ''Sacar Partido A Office'' (Computerbasico)

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Cursos (Ofimatica) - Curso Practico ''Sacar Partido A Office'' (Computerbasico)

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cumento. stos son combinaciones de formatos que se