RESULTADO DE APRENDIZAJE: REALIZAR ACTIVIDADES

ADMINISTRATIVAS, TENDIENTES AL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS

DE LA UNIDAD, APLICANDO LOS ESTNDARES DE CALIDAD Y
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.

ADMINISTRACIN
Actividades de Reflexin inicial.

1.1.

POR QU SE ESTUDIA ADMINISTRACIN?

Una de las razones que hace importante el estudio de la administracin, es porque

est disciplina permite emplear con eficiencia y eficacia los recursos humanos,
financieros y materiales. Hay cierta controversia en la utilizacin de los conceptos
eficiencia y eficacia, por lo que es necesario definir ambos trminos:
Eficiencia: Realizar adecuadamente las actividades (reducir al mnimo los
recursos empleados).
Eficacia: Realizar las actividades bien (alcanzar objetivos).
Por lo que eficiencia hace referencia a la optimizacin de los recursos con los que
se cuenta, o sea, las actividades son realizadas con la utilizacin de recursos de la
mejor manera.
Por otra parte, la eficacia es la realizacin correcta de las acciones previamente
propuestas.

ESTUDIO DE CASO: COMPAA G

La compaa G quiere expandir sus operaciones a Oaxaca y Monterrey, para ello

los altos ejecutivos de la empresa mandan al Lic. Rodolfo Rodrguez al estado de
Oaxaca y a la Lic. Isabel Torreblanca a Monterrey para evaluar la posibilidad de
comprar inmuebles para sus sucursales. A ambos se les asignaron viticos de
$30.000 y deben entregar reportes a la semana siguiente de su arribo a esas
ciudades de la Repblica Mexicana.

ESCENARIO 1: EFICAZ PERO NO EFICIENTE

El Lic. Rodolfo Rodrguez opta por visitar a su to que vive en Oaxaca para no
gastar en un hotel. Los primeros cuatro das sale a comer con su pariente y entre

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ambos deciden salir a pasear porque Oaxaca est muy cambiada desde que el
Lic. Rodrguez dej el estado, en busca de un empleo en la Ciudad de Mxico.
Asimismo deciden que es buena idea que Rodolfo visite algunas inmobiliarias que
le puedan ser de inters de su compaa. Por supuesto, los gastos inherentes en
restaurantes y los paseos, tanto del Lic. Rodrguez como de su to, corren a
cuenta de la Compaa G.
Al quinto da, el Lic. Rodrguez decide regresar a las inmobiliarias previamente
visitadas y as elaborar su reporte para la compaa G. Sin embargo, en ese da
preciso, hay una manifestacin en gran cantidad de calles por lo que llega muy
tarde a la casa de su to, aunque despus de tres horas, por computadora manda
su reporte a su superior en la compaa G.

OBSERVACIONES

El Lic. Rodolfo Rodrguez debe ser considerado eficaz ya que cumpli su meta de
mandar cotizaciones de inmuebles a su superior, sin embargo, no puede ser
considerado eficiente ya que en los paseos con su pariente no midi gastos y
carg la totalidad de las cuentas a la compaa. Adems habra podido enviar su
reporte ms rpido si das atrs lo hubiera empezado a realizar.

ESCENARIO 2: EFICIENTE PERO NO EFICAZ

El primer da que lleg a Monterrey, la Lic Torreblanca decide ir a un hotel barato

para no cargar demasiados gastos a la compaa. Adems decide ir a una sola
inmobiliaria para enviar lo ms pronto posible su reporte. En ese lugar, le
aseguran que al tercer da por la noche le darn varias opciones para su reporte,
sin embargo, rpidamente se cumpli el plazo y la inmobiliaria no pudo enviarle los
datos solicitados y le solicitaron ms tiempo para cumplir la encomienda.
Al quinto da por la tarde, la inmobiliaria le coment que no podra cumplir con su
encargo porque uno de sus principales vendedores se encontraba enfermo y no
podan tener los datos de su computadora. Desesperada, la Lic. Torreblanca
busc en diversas pginas de internet, varias opciones para cumplir con su
reporte, aunque, ninguna de ellas era de las caractersticas que buscaba la
compaa G pero envi de todas formas el reporte a su superior.

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OBSERVACIONES

A pesar de que la Lic. Torreblanca ahorr en los gastos de representacin de su

compaa y fue eficiente en su manejo, no puede ser considerada eficaz ya que no
cumpli con la meta de buscar inmuebles con las caractersticas deseadas por su
empresa.
Para concluir es necesario sealar que:
Aquel que es eficiente optimiza los recursos con miras al
cumplimiento de objetivos.
Aquel que es eficaz cumple con los objetivos que le han sido
propuestos.
Se puede ser eficaz sin ser eficiente, pero difcilmente se podr ser eficiente
sin ser eficaz porque no se pueden optimizar adecuadamente los recursos
sin haber cumplido objetivos.
As:
La eficacia depende de cumplir con xito la tarea asignada; la eficiencia se
refiere a la optimacin de recursos (hacer un uso correcto de los mismos).
La administracin establece cmo obtener las oportunidades de actividad y
actuacin, adems de representar el factor fundamental para planear, organizar,
dirigir controlar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones.
Debemos considerar que la civilizacin moderna, cada vez se ha ido integrando al
esfuerzo colectivo, en cualquier clase de organizacin ya sea comercial, industrial,
gubernamental, religiosa y poltica, la eficacia con que los individuos trabajan en
conjunto grupo, depende en gran medida de la ciencia administrativa y de las
habilidades o aptitudes o administradores. No tendran ninguna utilidad el exceso
de recursos materiales que cualquier organizacin pudiese tener, si existe una
mala administracin que impide de la correcta coordinacin entre los recursos
humanos, financieros y materiales de las empresas. Por esta razn algunos
estudiosos de la ciencia administrativa, denominan a esta disciplina como aquella
actividad que se encarga de la coordinacin.
Por lo expuesto, la administracin representa la base del fracaso o del xito para
las organizaciones.

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Ante esto se debe pensar en el papel tan destacado que tiene el administrador
para las organizaciones.
Esta conjuncin de los recursos materiales, humanos y tcnicos es una
caracterstica esencial de toda actividad colectiva, tendiente a buscar objetivos
comunes, con el menor costo en tiempo, dinero o recursos materiales,
cumplindose aqu el principio econmico que dice: Mnimo de recurso, Mximo
de aprovechamiento, adoptado para tal fin los procesos bsicos y los principios de
la administracin.
En una empresa u organizacin la coordinacin es esencial en toda actividad.
Tambin hay que considerar el nivel en que se presenta en un organismo
productivo, social, religioso y poltico.
Por otra parte, se debe considerar que en las instituciones los individuos no
realizan exclusivamente actividades administrativas, sino cumplen funciones de
todo tipo, aunque no por ello se debe restar importancia a la administracin.
De esta manera se advierte que en un sentido realista el objetivo de toda persona
dedicada a la actividad de la coordinacin debe ser obtener excedente, lo que
significa, en otras palabras, incrementar la produccin de bienes o la prestacin de
servicios, logrando posteriormente la productividad tan deseada. De ah que su
tarea debe propiciar el ambiente para la labor colectiva, de modo que cada
integrante de la organizacin contribuya a los fines comunes con el menor costo
de tiempo, dinero esfuerzo o recursos materiales y humanos. Hay que tener en
cuenta que los objetivos comunes deben ser conocidos y discutidos por el grupo
para poderlos realizar y verificar, en la medida de las posibilidades de cada
situacin especfica, si pueden cumplirse (administracin por objetivos). Se puede
as concluir que el fin o propsito de cada organizacin puede cambiar, variar o ser
ms difcil de definir, pero su objetivo bsico administrativo no cambia.
La ciencia administrativa1 trata analizado en un conjunto con recursos materiales y
de capital, pero lo que es fundamental es su relacin estrecha con los recursos
humanos, sin considerar que estos ltimos estn capacitados o no para laborar.
En el caso de que no lo estn, el administrador evidentemente emplear un
programa de capacitacin para esas personas.
Por sus importantes
implicaciones, el recurso humano ser analizado posteriormente.
Caractersticas de la administracin:
1.
2.
3.
4.

Sigue un propsito
Ejerce un impacto en la vida humana.
Generalmente est asociada a los esfuerzos de un grupo.
Se logra por y mediante los esfuerzos de otros.

1 Para algunas personas el atribuir el trmino ciencia o tcnica a la

administracin an est en discusin.

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5. Es una actividad.
6. Requiere ciertos conocimientos, aptitudes o prcticas.
7. Quienes administran no requieren ser los propietarios de la empresa
3.1. Actividades de Reflexin inicial.
Para la ejecucin de la actividad de reflexin inicial en el aprovechamiento del
aprendizaje previo se realizara una lectura y un estudio de caso, donde el
aprendiz reflexionar sobre la siguiente pregunta y la socializar en el
ambiente de formacin.
Explique con
administracin?

sus

palabras

por

qu

es

importante

estudiar

De acuerdo a los escenarios 1: Eficaz pero no eficiente, 2: Eficiente pero no

eficaz, convierte est estudio de caso en EFICAZ Y EFICIENTE.
Ver: Lectura inicial: Por qu se estudia administracin?
Ver: Estudio de caso: Compaa G