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de Clculo
EXCEL
Indice
1.
2.
3.
3
3
3
3
3
4.
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5.
6.
Funciones........................................................................................................................... Pg.
Pautas para el uso de funciones........................................................................................ Pg.
Uso del asistente para funciones....................................................................................... Pg.
Algunas de las funciones ms utilizadas ............................................................................ Pg.
=SUMA...................................................................................................................... Pg.
=PROMEDIO.............................................................................................................. Pg.
=MAX ........................................................................................................................ Pg.
=MIN......................................................................................................................... Pg.
=CONTAR.................................................................................................................. Pg.
=CONTARA................................................................................................................ Pg.
=SI ........................................................................................................................... Pg.
7.
11
11
11
12
12
13
13
13
13
14
14
8.
9.
1
Inicio de Microsoft Excel
Lo primero que se debe hacer para poder
acceder al programa, es ejecutar el programa WINDOWS.
1.
2.
3.
Planilla de Clculo
2
La pantalla de Microsoft Excel
Al entrar en el programa, se muestra un documento nuevo y en
blanco que Excel denomina LIBRO DE TRABAJO. El libro de trabajo
predeterminado se abre con 3 HOJAS DE CALCULO tituladas Hoja1
hasta Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas
situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Haciendo clic en
las etiquetas puede desplazarse entre las hojas de un libro.
Se muestran a contimuacin las partes de la ventana de Excel:
Celda
activa
Etiquetas de hojas
Barras de desplazamiento
La mayor parte del trabajo que haga en Excel, lo har en una hoja
de clculo. Una hoja d clculo es una cuadrcula compuesta por filas
y columnas. La interseccin de dichas filas y columnas, forman las
celdas que constan de una direccin o referencia. Por ejemplo, la
celda donde se intersectan la columna B y la fila 5 es la celda B5.
La celda activa es aquella en la cual se introducen los datos al
comenzar a escribir; solo una celda puede estar activa a la vez y
sta se muestra con un borde ancho. Para cambiar la celda activa,
utilice las teclas de cursor, o bien haga clic en la celda que desee
activar.
Para desplazarse en la hoja de clculo, pulse sobre las flechas que
se encuentran en las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Planilla de Clculo
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Comandos y menes
Los comandos son las rdenes que se
pueden ejecutar en el programa.
Existen varios mtodos para obtener el mismo resultado:
Deshacer y Repetir
comandos
Comandos de menes
Estos comandos estn agrupados en los menes de la barra de
menes. Muchos de los comandos tambin tienen su equivalente
en el teclado. Por ejemplo, el comando COPIAR del men
EDICION tambin puede activarse pulsando simultneamente Ctrl
+ C.
Menes contextuales
Contienen los comandos ms tiles para la celda o el objeto que
haya seleccionado. Para mostrar un men contextual, posicione
el puntero del mouse sobre el rango u objeto y luego pulse el
botn derecho del mouse. El men contextual se desplegar
donde se encuentra el puntero.
Deshacer
Rehacer
Planilla de Clculo
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Introduccin de datos
Para introducir datos en las celdas, lo primero que se debe hacer es
ubicar la celda activa y luego escribir los datos deseados. Para
terminar pulsar ENTER.
Para cancelar el ingreso de datos en una celda, pulse ESC.
Un valor constante
Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser
una valor numrico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje,
fraccin, notacin cientfica, o puede ser un texto. Los valores
constantes no cambian a menos que se seleccione la celda y se
edite el valor.
Una frmula
Es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres,
funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de
valores existentes. Las frmulas comienzan siempre con el signo
igual (=).
Introduccin
de Nmeros
Introduccin
de Fechas y Horas
Planilla de Clculo
Introduccin
de Texto
Llenado de celdas
Puede copiar el contenido de unas celdas en otras arrastrando el
cuadro de llenado o utilizando el comando Llenar en el men
Edicin.
El cuadro de llenado copia y llena con datos, y crea series utilizando
la caracterstica de llenado automtico. El cuadro de llenado se
arrastra hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las
celdas con datos.
Llenar celdas, valores y formatos utilizando el men contextual
Puede elegir comandos para llenar datos en el men contextual de
llenado automtico despus de haber arrastrado el cuadro de
llenado.
Tambin puede utilizar el comando Llenar del men Edicin.
En la pgina siguiente se muestran los pasos a seguir para llenar un
rango de celdas usando la caracterstica de llenado automtico.
Seleccione
una celda y
coloque el
puntero en
el cuadro
de llenado
Arrastre el
cuadro de
llenado en
el sentido
que desee
llenar...
Cuando
suelte el
botn del
mouse, los
datos
llenarn el
rango
Planilla de Clculo
Planilla de Clculo
5
Creacin de frmulas
Una frmula combina en una celda valores
con operadores, tales como el signo ms o el signo menos, para
producir un nuevo valor a partir de los valores ya existentes.
Una frmula se puede entender como un lado de una ecuacin cuyo
resultado se muestra en la celda.
La siguiente ilustracin muestra ejemplos de frmulas que contienen
alguno de los elementos que se pueden incluir:
=(D4/35)+200
=Ingresos-Gastos
=SUMA(82:86.PROMEDIO(B1:E1))
La barra de frmulas
Cuando la barra de frmulas est activa, o cuando edite
directamente en la celda, puede escribir una frmula, insertar
funciones y nombres de la hoja de clculo y referencias en una
frmula al seleccionar celdas.
Haga clic con el mouse en el rea de entrada comience a escribir
para activar la barra de frmulas.
El cuadro de
nombres presenta la
referencia o el
nombre de la celda
Cancela el ingreso
de datos
Acepta el ingreso
de datos
Presenta el
asistente para
funciones
Cuando la edicin en celda est
activada, puede introducir una
frmula y editarla
Operadores
Operadores aritmticos
Realizan operaciones matemticas bsicas;
numricos y producen resultados numricos :
combinan
valores
Suma
Divisin
Multiplicacin
Funcin exponencial
Operadores de comparacin
Planilla de Clculo
Igual
>
Mayor que
<
Menor que
>=
<=
<>
Distinto de
Operadores de texto
Une dos o ms valores de texto en un solo valor de texto
combinado.
&
Combinar expresiones
con parntesis
Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad Excel los
evaluar de izquierda a derecha. Si desea alterar el orden de
evaluacin, utilice un parntesis para agrupar expresiones en la
frmula.
Excel calcula primero las expresiones en
parnte sis y luego usa esos resultados para calcular la frmula.
Esta frmula
Frmulas que
producen valores de
error
=2+4*5
22
=(2+4)*5
30
#DIV/0 !
#N/A
#NOMBRE?
#;NULO !
#NUM!
Planilla de Clculo
#REFf
vlida.
#VALOR!
##########
Produce
un
resultado
que
es
demasiado largo para la celda. Esto en
realidad no es valor de error sino una
indicacin de que la colunma tiene que
ser ms ancha.
Referencias
Mover y copiar
Mover las celdas afecta las referencias
frmulas y referencias
Cuando se mueven las celdas, los valores o las referencias que
contienen nunca cambian. Sin embargo, el movimiento afecta las
frmulas que se refieren a las celdas que se han desplazado con los
efectos siguientes:
Planilla de Clculo
Planilla de Clculo
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6
Funciones
Una funcin es una frmula especial que ya
est escrita y que acepta un valor o valores, que realizan una
operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden
utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms
extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las
hojas de clculo.
Las funciones incorporadas en Excel sirven para realizar clculos
estndar. Los valores sobre los cuales una funcin efecta las
operaciones se llaman argumentos.
funciones
No use puntos para separar los miles para los valores numricos.
Planilla de Clculo
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El valor calculado de la
funcin usando los
argumentos activos
Nombres de
argumentos
Algunas de las
funciones ms
utilizadas
=SUMA
Calcula la sumatoria de los nmeros de un rango de celdas. Esta
funcin tambin puede aplicarse usando el botn de Autosuma (
)
En esta frmula, se requiere como
argumento el rango de celdas que contiene los nmeros a sumar (se
pueden usar hasta 30 rangos diferentes, como se muestra en el
segundo de los ejemplos).
Sintxis
Ejemplos
=SUMA(B2:B10)
=SUMA(B2:B10;F12:F100;N300:N1000)
=PROMEDIO
Calcula el promedio de un rango de celdas. Se usa de la misma
manera que el caso anterior.
Sintxis:
Ejemplos:
=PROMEDIO(B2:B10)
=PROMEDIO(B2:B10;F12:F100)
=MAX
Devuelve el valor mximo de un rango de celdas. Es ideal para
obtener por ejemplo la venta mxima entre cientos de vendedores.
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Sintxis
Ejemplos
=MAX(B2:B10)
=MAX(B2:B10;F12:F100)
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=MIN
Devuelve el valor mnimo de un rango de celdas. Funciona igual que
la anterior pero nos dara la venta mnima..
Sintxis
Ejemplos
=MIN(B2:B10)
=MIN(B2:B10;F12:F100)
=CONTAR
Cuenta las celdas que contienen nmeros en un rango. Sirve por
ejemplo, para saber si en la columna SUELDO, todos los datos
cargados son numricos1, evitando as posibles errores en frmulas
o funciones (ver ejemplo en pgina siguiente).
Sintxis
Ejemplos
=CONTAR(B2:B10)
=CONTAR(B2:B10;F12:F100)
En
este
ejemplo,
tenemos
cuatro vendedores con sus
correspondientes sueldos. La
celda B7, que es la que contiene
la
funcin
CONTAR,
solo
identifica 3.
El problema es que el ltimo
dgito del sueldo de Carlos,
fue cargado usando la letra ele
(L) en vez del nmero uno (1),
entonces slo cuenta 3 sueldos,
y por consiguiente el Total de
sueldos es errneo.
=CONTARA
Cuenta las celdas que contienen caracteres alfanumricos en un
rango de celdas. Este caso es similar al anterior, y nos servira para
saber por ejemplo, cuantos clientes tienen direccin en Internet.
Sintxis
Ejemplos
=CONTARA(B2:B10)
=CONTARA(B2:B10;F12:F100)
Esto suele ocurrirle a personas acostumbradas a escribir a mquina, y confunden por ejemplo la letra L con el nmero
uno (1)
Planilla de Clculo
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=SI
Es una funcin lgica. Partiendo de una condicin, obtiene dos
posibles soluciones: una verdadera y una falsa.
Sintxis
=SI(Condicin;Verdadero;Falso)
Ejemplos
=SI(B2>10;OK;Mal)
=SI(B3>=F9;(B9*8)-4;B9+5)
En este ejemplo, Si el
vendedor factura ms de $
600.-, es de categora SENIOR.
Si factura menos de $ 600.- es
de categora JUNIOR.
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Edicin de una hoja de clculo
) si desea copiarla.
).
Insertar filas
o columnas
Planilla de Clculo
Cuando se inserta una fila o una columna, Excel crea una nueva fila
o una nueva columna y desplaza las existe ntes a fin de crear un
espacio para las celdas insertadas.
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Eliminar filas
o columnas
Borrar celdas
1.
Planilla de Clculo
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Dar formato a una hoja de clculo
Es posible asignar formato a las celdas de la
hoja de clculo antes o despus de incorporar los datos. Por ej.,
puede introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle
el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien si se aplica
el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que
introduzca en dicho rango estar en negrita al introducirlo.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los
datos contenidos en las misma. Es posiible copiar en otras celdas los
formatos de celda y modificarlos o eliminarlos de manera
independiente de los datos que contienen las celdas.
Aplicacin de formatos
Copiar
formatos
Planilla de Clculo
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Arrastre hacia
arriba para
achicar o
hacia abajo
para agrandar
Alineacin de datos en
Seleccione la alineacin que desee para los nmeros o los
una hoja de clculo
caracteres de las celdas en la hoja de clculo.
A menos que se modifique la
tienen
alinea automticamente los
izquierda y centra los valores
Dar formato
a las fuentes
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Estos caracteres
tienen formato propio
Aplicacin de formatos
En cualquier momento, podr cambiar el formato de nmeros de una
de nmeros
celda a otro los formatos incorporados, o bien, crear y aplicar un
formato de nmeros personalizado.
En la tabla siguiente se muestran los botones de la barra de
herramientas Formato para aplicar formatos de numero:
Para aplicar
Haga clic en
Muestra el formato
Modelo moneda
$1.234,00
1234
se
Modelo porcentual
Modelo millares
1.234,00
1234
Aumento de decimales
se
convierte
en
convierte
en
Disminucin
15,000 se convierte
15,00
Aplicacin de formato numrico desde la ficha Nmero
en
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Agregar bordes,
diseos y colores
Para
Aplicar bordes a las celdas
Aplicar colores a las celdas
Cambiar el color del contenido de las celdas
Aplicacin automtica
de formatos
Puede aplicar rpidamente varias combinaciones formatos a un
rango de celdas usando el comando Autoformato del men Formato.
Al aplicar un Autoformato, Excel selecciona el rango actual, determina los niveles de resumen
y de detalle, revisa textos valores y frmulas, y luego aplica los
formatos segn convenga.
Los autoformatos estn formados por combinaciones de:
Nmero
Alineacin
Fuente (tamao, tipo, color, etc)
Bordes
Diseos
Ancho de columnas y alto de filas
Para aplicar los autoformatos, seleccione el rango de celdas y elija
del men Formato el comando Autoformato.
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Planilla de Clculo
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Creacin de grficos
El asistente
para grficos
Luego
deberemos
elegir el tipo
de grfico:
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En el ltimo paso, le
indicaremos si
queremos o no las
leyendas para las series,
y adems podremos
escribir los ttulos del
grfico
Crear un grfico a
partir de un rango de
Trazar series de datos en filas o en columnas
datos
Al crear un grfico, se especifica la
orientacin de los datos, es decir, si las series de datos estn en las
filas o en las columnas.
Trazar selecciones no adyacentes
Para realizar selecciones no adyacentes, empiece seleccionando las
celdas de la primera fila o columna, y luego teniendo pulsada la tecla
Ctrl seleccione las restantes. Tambin puede ocultar las filas o
columnas que no desee incluir en el grfico; para ello seleccione las
filas o columnas y luego utilice el comando Ocultar del men
contextual.
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Crear un grfico
incrustado
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Organizacin de los datos mediante una lista
Qu es una lista
Una lista consta de una serie de filas rotuladas que contiene datos
similares. Por ejemplo, una lista puede ser un listado de clie ntes y
sus nmeros de telfono, o bien, una base de datos de facturas.
La lista se puede considerar como una base de datos, donde las
filas constituyen los registros y las columnas constituyen los campos.
El registro es una sola fila
Deje al menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los
dems datos de la hoja. Esto ayudar a que Excel seleccione la
lista en forma automtica cuando Ud ordene, filtre o inserte.
Una lista puede ser del tamao de una hoja de clculo: 16384
filas por 256 columnas.
Para separar los rtulos de los datos, utilice los bordes. No use
filas en blanco, ni lneas punteadas.
Mantenimiento de una
lista usando la ficha deUna vez creada una lista, puede agregar, buscar, editar o eliminar
datos
datos mediante una ficha de datos. Esta consta de una cuadro de
dilogo que muestra un registro completo a la vez.
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Para usar una ficha de datos, es necesario que la lista tenga rtulos
de columnas.
Cmo funciona una ficha de datos
Posicione el cursor (celda activa) en cualquier lugar de la lista, y elija
el comando Ficha del men Datos. Aparecer la ficha con el primer
registro de la lista.
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Filtracin de
una lista
).
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Si seleccionamos
Mercado de la
lista desplegable
del campo
Depto...
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Impresin
Configuracin
de pgina
Establecer la alineacin
vert. y horiz. de la pg.
entre
Establecer la orientacin
de pgina
o
Eleccin de lo que va a
imprimir
Puede controlar que parte de la hoja de clculo va a imprimirse y si
se imprimirn lnea de divisin, encabezados de columnas o de filas.
Tambin se pueden especificar las filas y columnas que aparecern
como ttulos de cada pgina.
Para
Preparar
Planilla de Clculo
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Presentacin
Preliminar
lugar.
Superior,
permiten
Planilla de Clculo
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Planilla de Clculo
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Qu es una Macro?
Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuacin
se explica el termino:
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden
activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos
los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos:
Tamao de Fuente(Tamao de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de
letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo
estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la
macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo
lo desee.
Crear un Macro
A continuacin te muestro como grabar una macro y ejecutarla:
1. Trasldate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramn
y presiona Enter.
2. Regrsate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda
o cambio el rumbo.
3. Da clic en el Men Ver, seguido por la Opcin Barra de
Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de
herramientas Visual Basic.
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Observar el cdigo
Para observar los cdigos de una macro
debemos de seguir los siguientes pasos:
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1.
2.
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6.
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8.
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Ventana
9.
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA
OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn"
Range("A2").Select
End Sub
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Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn"
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"
Range("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"
Range("D1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"
Range("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"
End Sub
En A1 escribir Ramn
En B1 escribir Calle 21 de Marzo #280
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En C1 escribir 31-2-47-13
En D1 escribir Nogales Sonora
En E1 escribir CONALEP NOGALES
Lista de cdigos ms
comunes
Letra Negrita
Selection.Font.Bold = True
Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
Letra Subrayada
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Centrar Texto
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
Alinear a la izquierda
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
Alinear a la Derecha
With Selection
.HorizontalAlignment = xlRight
End With
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font
.Name = "AGaramond"
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Copiar
Selection.Copy
Pegar
ActiveSheet.Paste
Cortar
Selection.Cut
Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"),
Order1:=xlAscending,
Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1,
MatchCase:=False,
Orientation:=xlTopToBottom
Orden Descendente
Selection.Sort
Key1:=Range("A1"),
Order1:=xlDescending,
Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1,
MatchCase:=False,
Orientation:=xlTopToBottom
Buscar
Cells.Find(What:="Ramon",
After:=ActiveCell,
LookIn:=xlFormulas,
LookAt _:=xlPart,
SearchOrder:=xlByRows,
SearchDirection:=xlNext,
MatchCase:= _False).Activate
Insertar Fila
Selection.EntireRow.Insert
Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete
Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Insert
Planilla de Clculo
Eliminar Columna
39
Abrir un Libro
Workbooks.Open Filename:=
"C:\Mis documentos\video safe 3.xls"
Grabar un Libro
ActiveWorkbook.SaveAs
Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls",
FileFormat _:=xlNormal,
Password:="",
WriteResPassword:="",
ReadOnlyRecommended:= _False,
CreateBackup:=False
Crear un formulario
1.
3.
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40
5.
6.
S
i
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7.
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8.
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