Manual de uso bsico

Manual de Excel 2010

ndice

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Manual de Excel 2010

1 Introduccin a Excel
Qu es y para qu sirve Excel 2010?
Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra
integrada en el conjunto de programas de Microsoft Office.
Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma ms sencilla. Para ello
se utiliza una cuadrcula donde en cada celda se pueden introducir nmeros, letras y
grficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle
a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero qu
ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que
volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que
ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de recalculo automtico te permite tambin hacer simulaciones
fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir
un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el
importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.
Concretamente Excel, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos,
dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos
con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:

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Contabilidad

Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel

en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo,

balances de ingresos o estados de resultados).

Definicin de presupuestos

Ya sea que sus necesidades sean personales o

empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes
de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).

Facturacin y ventas

Excel tambin es til para administrar datos de ventas y

facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por
ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).

Informes

Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar

resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los
proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que
se pueden usar para pronosticar datos).

Planeacin

Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u

organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de

marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la
planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento

Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en

una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un
seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al
inventario).

Uso de calendarios

Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se

presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para
hacer el seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao
fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

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En este manual se darn a conocer algunos de los usos ms comunes de Excel 2010,
facilitando al usuario algunas tareas que en principio puedan parecer complejas, pero
que al irlas desarrollando de manera clara se podrn tornar sencillas, as como las
novedades y mejoras respecto a versionas anteriores de Excel.
2 Algunas Mejoras de Excel 2010
2.1 Cree grficos de datos en una sola celda.
Se pueden usar minigrficos (grficos muy pequeos que se ajustan dentro de una
celda) para resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los
minigrficos muestran tendencias en un espacio reducido, son especialmente tiles
para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una instantnea de su empresa
en un formato visual de fcil comprensin. En la siguiente imagen los minigrficos que
aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de un vistazo el rendimiento de
cada departamento en mayo.

2.2 La segmentacin de datos

La Segmentacin de datos son controles visuales que permiten filtrar datos
rpidamente en una tabla dinmica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta
una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rpidamente los
datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se aplica ms de

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un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver cules son los
filtros que se aplican a los datos. En la segmentacin de datos, se muestra
directamente en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentacin de datos para
que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente en otras tablas
dinmicas, grficos dinmicos y funciones de cubo.

2.3 Realice tareas de forma ms rpida y sencilla con la vista Backstage.

Haga clic en la pestaa Archivo para abrir la vista Backstage que reemplaza al men
archivo tradicional y permite crear nuevos archivos, abrir archivos existentes, guardar,
enviar, proteger, ver una vista previa e imprimir archivos, establecer opciones para
Excel, etc.

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2.4 Nuevos y ms

interactivos

grficos dinmicos.
Ahora es ms fcil interactuar con los informes de grfico dinmico. Concretamente, es
ms fcil filtrar datos directamente en un grfico dinmico y agregar o quitar campos
para reorganizar el diseo del grfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden
ocultar todos los botones de campos en el informe de grfico dinmico.

2.5 Mejoras en el rendimiento

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Las mejoras en el rendimiento en Excel 2010 pueden ayudarle a interactuar con los
datos de forma ms eficiente. Entre las mejoras especficas se incluyen:

Mejoras generales

En respuesta a los comentarios de los clientes,

Excel 2010 mejora el rendimiento en varias reas. Por ejemplo, Excel 2010 responde
mejor al mover y cambiar el tamao de los grficos, al trabajar en la vista Diseo de
pgina y al interactuar con formas en la hoja de clculo.

Compatibilidad para grandes conjuntos de datos

Excel 2010 controla los

libros que contienen grandes cantidades de datos de forma ms eficiente.

Concretamente, tarda menos en realizar las actividades habituales con conjuntos
grandes de datos, como filtrar y ordenar los datos, copiar y pegar de una hoja de clculo
a otra, y usar la caracterstica de relleno para copiar frmulas.

Mejoras multincleo

Las mejoras de multithreading en Excel 2010 ayudan a

agilizar el proceso de recuperar, ordenar y filtrar datos en tablas dinmicas y tablas de

Excel. Adems, en general, es posible abrir y guardar archivos de gran tamao de forma
ms rpida que antes.

Clculo ms rpido

Si los libros son importantes para los procesos de

negocio clave de la organizacin, es importante que la velocidad de clculo no resulte un

impedimento. Para lograr un rendimiento de clculo ms rpido, Excel 2010 ofrece
compatibilidad para funciones asincrnicas definidas por el usuario, que se pueden
ejecutar simultneamente sin usar varios subprocesos de clculo de Excel. Esto es muy
til al importar datos en hojas de clculo de formas personalizadas y en escenarios de
sistemas de alto rendimiento.
Estas son solo algunas de las mejoras de Excel 2010, a esto le sumamos un mejor
aspecto visual, mayor contenido y diversidad de temas, as como la posibilidad de
descargar el Complemento Power Pivot para Excel, el cual puede importar millones de
filas de datos de varios orgenes de datos en un nico libro de Excel, crear relaciones
entre datos heterogneos, crear medidas y columnas calculadas mediante frmulas,

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crear tablas dinmicas y grficos dinmicos y, a continuacin, analizar con mayor
detalle los datos de manera que pueda realizar decisiones empresariales oportunas.
3 Iniciar Excel 2010
1. Desde el botn Inicio situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

2. Desde el icono de Excel del escritorio.

Dar doble clic sobre el icono.

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Para cerrar Excel solo basta hacer

clic en el botn cerrar, ubicado en

la parte superior derecha de la pantalla.

4 La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, a continuacin se muestran sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes
elementos.
1. Barra de ttulo: muestra el nombre de archivo de la hoja de clculo que se est
editando y el nombre del software que est usando.
2. Botn de Office: haga clic en este botn cuando est usando comandos bsicos,
tal como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar.

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3. Barra de herramientas de acceso rpido: aqu se encuentran los comandos que
se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer. Tambin puede agregar sus
comandos favoritos.
4. Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios para el
trabajo que va a realizar. Es lo mismo que Mens o barras de herramientas
en otro software.
5. Ventana Editar: muestra la hoja de clculo que est editando. Las hojas de
clculo estn compuestas de filas y columnas. Puede escribir o editar datos. Los
cuadrados de las hojas de datos reciben el nombre de celdas.
6. Botones de vista: permiten cambiar el modo de visualizacin de la hoja de
clculo que est editando para satisfacer sus necesidades.
7. Barra de desplazamiento: permite cambiar la posicin dentro de la hoja de
clculo que est editando.
8. Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuracin de zoom de la
hoja de clculo que est editando.
9. Barra de estado: muestra informacin sobre la hoja de clculo que est
editando.
5 Comenzando a manejar Excel
5.1 Conceptos Bsicos de Excel
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas
aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de

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la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de
ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Columnas y filas
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos.

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La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar
con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms
remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
5.2 Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como se
observa en la siguiente imagen:

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo
o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la

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izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la
celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o
iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,
ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
introducir.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
5.3 Tipos de datos
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis
de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en
la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
5.4 Errores en los datos

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Cuando se introduce una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o
rechazar utilizando el botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo
en la esquina superior izquierda tal como esto:
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

funcin.

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#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

interceptan.

6 Manipulando archivos

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Bibliografas:
https://support.office.com/es-mx/article/Introducci%C3%B3n-a-Excel-2010-d8708ff82fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7?ui=es-ES&rs=es-MX&ad=MX
https://support.office.com/es-mx/article/Novedades-en-Excel-2010-44316790-a1154780-83db-d003e4a2b329
https://support.office.com/es-mx/article/Inicio-r%C3%A1pido-Representar-datos-en-unahoja-de-c%C3%A1lculo-45af7d1b-4a45-4355-9698-01126488e689?ui=es-ES&rs=esMX&ad=MX

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