KSIGI HANDLOWE KSIGOWO BILANSOWA

Grupy kont
Poniewa grupowanie kont wedug symboli nie zawsze odzwierciedla ich miejsce w strukturze
bilansu, dla zwikszenia przejrzystoci zestawie moemy segregowa konta wedug dodatkowych
grup. Dobrym przykadem jest numeracja kont rachunku wynikw w przykadowym planie kont
uywanym w Polsce. Numery kont rachunku wynikw, przemieszane s z numerami kont aktyww
i pasyww. Przykadowy dodatkowy podzia na grupy kont to: aktywa, pasywa, rachunek wynikw.

Rysunek - Definiowanie grup kont

Przy wydruku raportu obroty i salda kont moemy wybra opcj podziau na grupy kont. Obroty i
salda kadej grupy s podsumowywane. Np. podsumowania sald kont grupy Rachunek zyskw i
strat powinny pokazywa po stronie MA sum przychodw a po stronie WN sum kosztw.

Rysunek -. Przykadowy raport z podziaem kont na grupy

Kolejno w jakiej ustawione bd grupy kont na zestawieniu definiujemy w trakcie edycji grupy
kont.

Plan kont
Konta ksigowe su zbieraniu informacji o majtku firmy i rdach jego finansowania. Poziom
szczegowoci informacji determinowany jest poprzez zakres informacji potrzebnych do
sporzdzenia sprawozda wymaganych przez obowizujce regulacje prawne, jak i wewntrzne
potrzeby firmy. W celu pogrupowania informacji tworzymy struktur kont ksigowych.
Pierwszy poziom kont zwany kontami syntetycznymi gromadzi informacj z kont niszych
poziomw zwanych kontami analitycznymi. Poniewa warto majtku firmy (aktywa) musi by
rwna wartoci rde jego finansowania (pasywa) obydwie wartoci musz si bilansowa. Suma
zapisw na kontach po stronie Wn musi by rwna sumie zapisw po stronie Ma. Konsekwencj tej
strategii jest konieczno bilansowania zapisw zwizanych z pojedynczym dokumentem
ksigowym. Suma dekretacji na kontach po stronie Wn musi rwna si sumie zapisw po stronie
Ma. System wymusza tak zgodno nie pozwalajc zapisa niezbilansowanego dokumentu.
Majtek firmy i odpowiadajce mu rda finansowania podlegaj cigym zmianom, salda kont
pokazuj nam aktualn ich warto .Rwnie wane jest dla nas uzyskanie informacji, jakie
konkretne pozycje skadaj si na t warto. W przypadku duej iloci zapisw po obu stronach
konta uzyskanie tych informacji wcale nie jest atwe. Nie rozliczone aktywne pozycje bilansowe
ledzimy za pomoc systemu rozrachunkw. Znak [+] znajdujcy si przy symbolu konta oznacza
e na tym koncie zadekretowane s zapisy.

Rysunek - Plan kont, w formie drzewka

Zapisy na koncie mog znajdowa si w 4 stanach (wykluczajcych si).
1. kwota tworzca nowy rozrachunek
2. kwota jedna lub wiele, rozliczajce utworzony wczeniej rozrachunek
3. kwota nie zwizana z adnym rozrachunkiem
4. cz kwoty rozlicza rozrachunek.
Brak powizania z adnym rozrachunkiem na kontach rozrachunkowych jest stanem niepodanym
i oznacza, e nie potrafimy waciwie zidentyfikowa tej kwoty. W przypadku innych kont brak
rozrachunkw jest stanem cakowicie naturalnym.
Rozrachunki prowadzimy przede wszystkim dla kont ewidencjonujcych rozrachunki z
kontrahentami, rozliczajcych zakupy towarw itp.

Import / eksport planu kont

Rozpoczynajc prac z nowym rokiem obrotowym musimy wygenerowa nowy plan kont. Moemy
wprowadzi cay plan kont rcznie, zaimportowa go z innego roku obrotowego, lub pliku xml.
Jeli importujemy plan kont z innego roku obrotowego tej samej firmy zaimportowane zostan
wszystkie konta syntetyczne i analityczne.
Jeli importujemy plan z pliku nie zostan zaimportowane konta analityczne kontrahentw i
reprezentantw. W przypadku importu planu kont z pliku xml moemy importowa plany kont
uywane przez inne firmy.

Konta ksigowe
Symbol konta
Symbole kont na rnych poziomach oddzielone s znakiem kreski [-]
Maksymalna dugo symbolu konta wynosi 22 znaki, wliczajc w to kreski oddzielajce symbole
na rnych poziomach konta. Poniewa 6 znakw plus kreska rozdzielajca zarezerwowane jest dla
automatycznie dodawanego numeru kontrahenta (analityka dostawcw, klientw itp.), samodzielnie
moemy uy 15 znakw (razem z kreskami rozdzielajcymi poziomy konta). Maksymalna dugo
symbolu dla pojedynczego poziomu to 10 znakw.

Dodawanie nowego konta syntetycznego

Nowe konto syntetyczne tworzymy przyciskiem [Nowe syntetyczne] lub z klawiatury [Ctrl+U].
Poniewa konto syntetyczne nie ma konta wyszego poziomu, lewa cz pola symbol jest pusta. W
prawej czci wprowadzamy symbol konta.

Rysunek - Dodawanie konta syntetycznego

Nazwa skrcona skrt nazwy penej konta. Nazwa skrcona stanowi element nazwy zoonej
skadajcej si z nazw skrconych kont wyszych poziomw i nazwy penej biecego konta.
Nazwa pena nazwa konkretnego konta.
Nazwa zoona opis konta skadajcy si z nazw skrconych kont wyszych poziomw i nazwy
penej biecego konta. Istotne w przypadku kont analitycznych.
Zaznaczenie opcji konto z moliwoci ksigowania oznacza, e jest to konto na ktrym moemy
dokonywa zapisw. Do takiego konta nie moemy tworzy ju dalszych poziomw analityki.
Typ konta nastpnego po tworzonym okrela, w jaki sposb dodamy konta analityczne do aktualnie
tworzonego.

Normalne dodawane rcznie oznacza, e konta analityczne mog by dowolnie definiowane

przez uytkownika.

Dla kontrahenta - konto niszego poziomu bdzie kontem rozliczeniowym kontrahenta i musi
by dodane poprzez wybr z listy kontrahentw lub automatycznie w przypadku uycia
automatycznego ksigowania.

Dla reprezentanta konto niszego poziomu bdzie kontem rozliczeniowym dla osoby
(reprezentanta), konta tego typu zakadamy np. dla osb z ktrymi zawieramy umowy cywilnoprawne.

Dla pracownika - konto niszego poziomu bdzie kontem rozliczeniowym dla pracownika.

System ten umoliwia atwe wyszukanie wszystkich kont rozliczeniowych danego kontrahenta
reprezentanta lub pracownika.

Dodawanie nowego konta analitycznego

Przed dodaniem nowego konta analitycznego musimy wskaza konto do ktrego ma by ono
utworzone. Nowe konto niszego poziomu dodajemy przyciskiem [Nowy] lub [Ctrl+N]. Na
formatce w symbolu konta mamy ju wprowadzone symbole kont wyszego poziomu. Jeli
dodajemy konta analityczne dla kontrahentw uywajc ikony [Dodaj konto dla kontrahenta]
[Ctrl+L] wystarczy z listy wybra waciwego kontrahenta, konto zostanie utworzone
automatycznie. Symbol analityki klienta to jego numer w systemie. Podobnie postpujemy w
przypadku dodawania kont dla reprezentantw i pracownikw.

Wyszukiwanie kont

Wybieramy z rozwijanej listy filtra wg jakich danych prowadzi bdziemy poszukiwania.

Wprowadzamy cig znakw wg ktrego chcemy wyszuka konta.

Naciskamy przycisk [odwie stan filtrw].

Pierwsze znalezione konto zostanie podwietlone, do nastpnych speniajcych zadane kryterium

przechodzimy przyciskajc ikon [Znajd nastpne].
Jest te inna moliwo, po przyciniciu ikony [odwie stan filtrw] przyciskamy ikon
[Wyszukiwanie szczegowe], wywietlona zostanie lista kont speniajcych kryteria wyszukiwania.
Podwietlamy interesujce nas konto i po zatwierdzeniu przyciskiem [OK] przechodzimy do planu
kont.

Przegldanie zapisw na kontach

Lista zapisw na kontach w przypadku kont analitycznych na ktrych dokonujemy ksigowania
rozbudowana jest o dodatkowe kolumny zwizane z ewidencj rozrachunkw.
Dla zapisw moemy w grnej czci formatki ustawia filtry dokonujce selekcji zapisw.
Pamita przy tym naley e obroty i salda konta wyliczane s tylko dla widocznych zapisw.
Przy uyciu funkcji aktywowanych prawym klawiszem myszy moemy tu rwnie definiowa i
rozlicza rozrachunki. Wystarczy wskaza kwot i nacisn prawy klawisz myszy.

Rysunek zapisy na kontach

Przegldanie obrotw i sald konta

Tabelka obrotw i sald moe pokazywa dane w rnym ukadzie. Obroty w okresach mog
zawiera dane o obrotach w poszczeglnych okresach lub narastajco od pocztku roku.
W przypadku sald mog to by salda pojedynczego okresu lub narastajco od pocztku roku.
Dodatkowo moemy tu wybra czy w przypadku kont wyszych poziomw bd wywietlane salda
dwustronne czy jednostronne.

Rysunek Przegldanie obrotw i sald konta

Schematy dekretacji
Tworzy linijki dekretacji na podstawie wczenie zdefiniowanych zasad. Wartoci pobierane s z
zakadki kontrola rachunkowa / rejestry VAT

Rysunek - Tworzenie schematu dekretacji

Definiujemy: symbol konta, warto jaka ma by wprowadzona oraz opis dekretacji. W zalenoci
od typu konta wprowadzamy konto na ktrym ma by zaksigowana warto lub konto syntetyczne
do ktrego zostanie automatycznie dodane konto analityczne kontrahenta. Po wprowadzeniu typu
konta na rozwijanej licie pojawi si tylko konta nalece do tego typu.
Definiujemy rwnie domylny opis pozycji. Opis moe by zoony z:

symbolu typu dokumentu

numeru wasnego dokumentu

symbolu kontrahenta

Schematy dekretacji uywamy w zakadce dekretacje na kontach. Wybieramy z listy schemat

dekretacji i naciskajc przycisk [Wypenij dekretacje] tworzymy linijki dekretacji.
W przypadku braku konta analitycznego dla kontrahenta system na yczenie uytkownika zaoy je
automatycznie. Po automatycznym wprowadzeniu linijek dekretacji moemy je dowolnie zmienia.
Schemat dekretacji przyporzdkowany jest do konkretnego roku obrotowego. Tworzc schematy dla
kolejnego roku obrotowego mona utworzy je na podstawie schematw z innych lat obrotowych.

Dekretacja zapisw na kontach

Dekretacji zapisw na kontach dokonujemy w zakadce Dekretacje na kontach. Now linijk
dekretacji dodajemy przyciskiem [+] lub klawiszem [Ins]. Symbol konta moemy wprowadzi:

wybierajc z rozwijanej listy symboli,

wprowadzajc rcznie

po przyciniciu przycisku znajdujcego si obok symbolu konta, z planu kont. W tym

przypadku moemy skorzysta z funkcji wyszukiwania konta dostpnej w planie kont. Jeli
wywietlimy list kont speniajcych kryteria filtra pojawi si dodatkowy przycisk umoliwiajcy
wprowadzenie konta do dekretacji dokumentu.

korzystajc z funkcji poka konta kontrahenta znajdujcej si na licie aktywowanej prawym

klawiszem myszy.

Rysunek - Dekretacje dokumentu i funkcje aktywowane prawym klawiszem myszy

Po przyciniciu prawego klawisza myszy uzyskujemy dostp do dodatkowych funkcji. W linijce
dekretacji gdy wskanik myszy znajduje si nad symbolem konta uzyskujemy przy pomocy
prawego klawisza dostp do funkcji zwizanych z rozrachunkami, moemy te przywoa list kont
zwizanych z kontrahentem ktrego dotyczy dokument. Na formatce pojawi si lista kont
zwizanych z kontrahentem ktrego dotyczy dokument. Funkcja ta ma sens w dokumentach
powizanych z konkretnym kontrahentem. Nie sprawdzi si w przypadku dokumentw zwizanych
z wieloma kontrahentami np. wycigi bankowe, PK itp.
W przypadku wprowadzania dokumentu w walucie konieczne jest zaznaczenie opcji Kolumny
zwizane z operacjami walutowymi. Pojawi si kolumny pozwalajce na wprowadzenie wartoci w
walucie i kursu waluty. Po wprowadzeniu kursu i kwoty w walucie warto z w PLN wyliczy si
automatycznie.

Rozrachunki i rozliczenia
Rozrachunki moemy tworzy i rozlicza dla kadego konta na ktrym dokonujemy dekretacji
(konta ksigujcego).
Rozrachunki moemy prowadzi i edytowa zawsze niezalenie od statusu dokumentu.
Rozrachunki moemy edytowa w zakadce dekretacje dokumentu i wszdzie tam gdzie mamy

dostp do podgldu zapisw na kontach. Do opcji zwizanych z rozrachunkami mamy dostp

naciskajc prawy przycisk myszy po wskazaniu symbolu konta w dekretacjach lub wartoci jeli
przegldamy zapisy na kontach.

Nowy rozrachunek
Tworzenie nowego rozrachunku odbywa si w nastpujcej kolejnoci:

wybieramy wartoci ktr bdziemy rozlicza, (warto rozpoczynajc rozrachunek) pojawia si

znacznik NR

zaznaczamy czy rozrachunek rozliczany bdzie w walucie lokalnej czy w zagranicznej

jeli jest to rozrachunek z kontrahentem i wany jest termin patnoci, moemy wprowadzi go
jako konkretn dat lub ilo dni od daty dokumentu,

okrelamy rwnie planowany sposb rozliczenia.

Rysunek -. Nowy rozrachunek

W przypadku rozlicze prowadzonych w walucie zagranicznej wystpi prawdopodobnie rnice
kursowe. Rozliczenie i ksigowanie rnic kursowych odbywa si automatycznie po wybraniu
przycisku Nalicz rnice kursowe. Wartoci rnic kursowych wprowadzone zostan na konta
zdefiniowane w (Ustawienia globalne -> plan kont)

Rozliczenie rozrachunku
Wane poniewa rozrachunki prowadzimy dla wartoci z dokumentw rwnie o statusie
zapisany moe zdarzy si sytuacja kiedy pojawi si kwota rozrachunku ktrej nie widzimy w
zapisach na kontach. Jest to zaskakujce ale prawidowe.
Jedna kwota moe rozlicza wiele rozrachunkw. Kwota wstawiona w kolumnie rozliczenie
wstawiana jest automatycznie po klikniciu na to pole, mona j pniej edytowa rcznie.

Raporty dotyczce rozrachunkw

Zapisy na kontach rozrachunki.
Raport pokazuje stan rozliczenia poszczeglnych wartoci z zapisw na kontach.
Raport moe by wykonany dla kont z okrelonego zakresu lub dla kont zwizanych z konkretnym
kontrahentem. W przypadku wyboru rozrachunkw zwizanych z konkretnym kontrahentem
pojawia si lista kont rozrachunkowych kontrahenta. Na licie klikajc mysz zaznaczamy konta
ktre maj by uwzgldnione w raporcie. Nastpnie definiujemy pozostae parametry danych oraz
okrelamy za jaki okres czasu bdzie tworzony raport. Moemy wybra okres obrotowy lub zakres
dat.
Rozbicie rozrachunkw na rozliczenia.

Raport pokazuje sposb rozliczenia konkretnych rozrachunkw. Wyboru parametrw wydruku

dokonujemy tak jak w poprzednim raporcie.

Bilans otwarcia
Rozpoczynajc prac z programem wprowadzamy do systemu wartoci skadajce si na bilans
otwarcia. W systemie zdefiniowany jest specjalny typ dokumentu [BO Bilans otwarcia]. BO
dekretujemy tak jak inne dokumenty. Moemy zadekretowa salda kont lub jeli jest taka potrzeba
pojedyncze pozycje skadajce si na saldo konta. Dokumenty typu BO jako jedyny moe nie by
zbilansowany. Moemy bilans otwarcia wprowadzi kilkoma dokumentami. Unikamy w ten sposb
dokumentw z dziesitkami linijek dekretacji.

Raporty ksigi handlowe

System generuje raporty skadajce si na ksigi handlowe firmy. Wszystkie raporty z wyjtkiem
dziennika zapisw mog by wydrukowane w wersji prbnej dla dokumentw o statusie
zatwierdzony
Lista ksig handlowych.

Zapisy na kontach za wybrany okres czasu.

Obroty i salda kont.

Dziennik zapisw.