Excel y bases de datos

Los sistemas especializados en el manejo de bases de datos son

denominados motores o manejadores de bases de datos. las
caractersticas tcnicas que debe cumplir un sistema de este tipo, de
acuerdo con Date1, son:
1. Permitir la definicin de datos a travs de un lenguaje de
definicin de datos o DDL.
2. Permitir la manipulacin de datos a travs de un lenguaje de
manipulacin o DML.
3. Ofrecer caractersticas de seguridad e integridad de los
datos, el motor debe ser el nico medio de acceso a la
informacin de la base de datos y ste debe ser capaz de
controlar la integridad de los datos mediante restricciones
como las llaves primarias.
4. El sistema de base de datos debe permitir la recuperacin de
los datos ante eventos en los que se requiera devolver
completamente el procesamiento realizado. Por ejemplo,
supongamos que un evento del mundo real es realizar una
transferencia de fondos entre dos cuentas, el proceso que se
intentar realizar es restar del saldo de una cuenta una
cantidad de dinero para sumrselo a otra. El sistema inicia la
resta, pero si detecta un problema como que la cuenta
destino est bloqueada, debe devolver la resta realizada
para que la informacin siga siendo consistente. Esta clase
de operaciones en bases de datos se denomina rollback.
Cuando la operacin se confirma y es exitosa se dice que el
sistema hace commit.
5. El sistema de bases de datos permite la concurrencia de
usuarios. Esta clase de sistemas estn diseados de tal
manera que permite a mltiples usuarios consultar
informacin consistente y garantiza que operaciones que
afectan a los mismo datos se realicen consistentemente. En
el ejemplo anterior de la transferencia, cuando se realiza la
resta, el sistema de base de datos debe ser capaz de
bloquear este registro para validar que el monto a restar sea
inferior al saldo de la cuenta, si lo es resta y sino indica que
el saldo es insuficiente. En caso que otro proceso
simultneamente intente tomar la misma cuenta para
realizar otra transferencia encontrar el registro bloqueado,
esperar a que la otra transaccin termine y el sistema
automticamente tratar de realizar la nueva transaccin. El
sistema siempre tratar de garantizar que la informacin se
mantenga coherente.
1

Ibid. DATE. Pg. 43 46.

6. Diccionario de datos. El sistema de bases de datos permite

el mantenimiento y consulta de los metadatos de los objetos
del sistema. Recordemos que los metadatos son los datos
sobre objetos de la base de datos, por ejemplo para los
campos de las tablas su tipo de datos, si es parte de la llave
o no, si es requerido u opcional, etc.
7. El motor de base de datos debe ser capaz de ejecutar las
operaciones de la forma ms ptima posible y debe ofrecer
herramientas para mejorar las respuesta del sistema.
En trminos precisos herramientas como Excel o Access no pueden
ser consideradas como manejadores de bases de datos pues no
cumplen muchas de las caractersticas que tcnicamente deben tener
esta clase de sistemas. Realmente esta clase de herramientas se
especializan en el procesamiento de datos y pueden ser utilizadas
para analizar pequeos volmenes de informacin.
En general los costos de un manejador de bases de datos son altos,
por lo que puede ser una restriccin para que empresas pequeas
puedan montar un sistema de informacin con bases de datos y
aunque existen motores con licenciamiento de software libre como
MySQL (cero costo de licenciamiento, cumpliendo ciertas condiciones
que puede profundizar en http://www.gnu.org/philosophy/freesw.es.html), se requiere que la empresa invierta en un proceso de
desarrollo de software para que especialistas en bases de datos
puedan determinar las necesidades del sistema, construir la solucin
e instalarla en la empresa. Esto no quiere decir que las pequeas
empresas no puedan analizar los datos que generan sus procesos
para generar la informacin que necesitan. Por esta razn se quiere
presentar en este mdulo, como herramientas de uso comn como
hojas de clculo pueden ser utilizadas para almacenar pequeos
volmenes de informacin y realizar procesos de anlisis y
presentacin de la informacin, siendo este el propsito de esta
seccin.
Se va a tomar como base Excel2 para presentar la forma como se
puede utilizar esta herramienta para realizar anlisis de los datos. Se
va a asumir que posee conocimiento bsico en el uso de Excel. Si
considera necesario nivelar primero su conocimiento en Excel, se
recomienda abordar tutoriales. Por ejemplo, en la pgina
http://www1.ceit.es/asignaturas/Informat1/AyudaInf/ encuentra un
tutorial de EXCEL 2000 preparado por la Escuela Superior de
Ingenieros de la Universidad de Navarra. Tambin encuentra
tutoriales para versiones anteriores de Excel como la versin 7 y 97.
2

Tenga en cuenta que si no dispone de Excel, puede utilizar la herramienta de uso

libre Calc de OpenOffice para poder realizar este tipo de prctica. Puede descargarla
en http://download.openoffice.org/other.html.

Excel es una aplicacin tipo hoja de clculo que permite trabajar y

procesar datos organizados en forma de tabla mediante una amplia
variedad de funciones y herramientas para realizar operaciones
financieras, matemticas, estadsticas, etc. Particularmente para lo
que atae a esta seccin. Excel ofrece funcionalidad bsica para
bsqueda y referencia de informacin y algunas funciones de bases
de datos.
A continuacin se va a desarrollar una prctica con ejemplos
preconstruidos para que usted pueda observar cmo se podra utilizar
Excel como un medio para el anlisis de la informacin.

Prctica 1. Identificacin de las entidades de informacin.

Tomando como base una empresa del mundo real y un proceso
particular identifique las entidades de las que desea almacenar datos.
Por ejemplo para una comercializadora es necesaria la informacin
de:
Clientes: Cliente de la comercializadora.
Referencias comerciales de clientes: Informacin de referencias
comerciales del cliente.
Productos: Productos en venta de la comercializadora.
Empleados: Empleados de la comercializadora.
Facturas: Relacin del consecutivo de facturas.
Ventas por factura y producto: Discriminacin de cada tem de
la factura, cada tem se asocia a cada producto vendido en la
factura.
Lista de precios: Lista de precios de los productos de la
comercializadora.
A manera de prctica, tome una pequea empresa del mundo real e
identifique las entidades ms importantes sobre las que se desea
almacenar informacin.

Prctica 2. Describa los atributos de cada tabla.

Analice que atributos o campos debe registrar para cada entidad para
definir las tablas. Empiece por aquellos que le permitirn identificar
cada registro. Campos Llave.
Para la prctica se identifican los siguientes campos por tabla. Se
resaltan en amarillo los que son llave:

CLIENTES
Cdigo

Cdigo interno asignado por la comercializadora al

Cliente.

Nombre

Nombres del cliente

Apellidos

Apellidos del cliente

Nmero Identificacin

Nmero de identificacin

Tipo Identificacin

Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE),

Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil
(RC).

Gnero

Masculino (M), Femenino (F)

Estado civil

Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unin Libre

Fecha de nacimiento

Fecha de nacimiento del cliente

Fecha de registro

Fecha de ingreso del cliente a la base de datos de la

empresa.

REFERENCIAS COMERCIALES
Cdigo Cliente

Cdigo interno del cliente

Nombre Referencia Personal

Direccin Referencia Personal

Referencia personal

Telfono Referencia Personal

Nombre Referencia Comercial
Direccin Referencia Comercial Referencia comercial
Telfono Referencia Comercial
Nombre Referencia Bancaria
Direccin Referencia Bancaria

Referencia bancaria

Telfono Referencia Bancaria

Producto con el banco

Nmero de cuenta, tarjeta o producto de la

referencia bancaria

PRODUCTOS
Cdigo

Cdigo interno del producto

Nombre

Nombre del producto

Presentacin

Forma de presentacin del producto: Caja, Tarro,

Bolsa, Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.

Unidad de medida

Unidad de medida del producto: Unidad, Docena,

Litros, ml., etc.

Medida

Indica la media de la presentacin del producto. Por

ejemplo si el producto tiene una presentacin de
500 ml, este campo almacenar 500.

Marca

Marca del producto

Fecha de registro

Fecha de registro del producto

EMPLEADOS
Cdigo

Cdigo Interno del Empleado

Nombre

Nombres del Empleado

Apellidos

Apellidos del Empleado

Nmero
Identificacin

Nmero de identificacin del empleado

Tipo Identificacin

Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE),

Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil
(RC).

Fecha de ingreso

Fecha de ingreso a la empresa.

Cargo

Cajero, Administrador, Supervisor, Vendedor,

Contabilidad, Auxiliar, Almacenista.

rea

Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacn

Fecha de registro

Fecha de registro del empleado en el sistema.

FACTURAS
Cdigo Factura

Consecutivo DIAN de la Factura

Cdigo de Cliente

Cdigo del cliente

Cdigo de Cajero

Cdigo del cajero

Fecha de registro

Fecha de Registro

Total Venta

Total de la venta

VENTAS
Secuencial

Secuencia para cada factura. Cada secuencia hace

referencia a un producto relacionado en la factura
de venta.

Cdigo Factura

Nmero DIAN de la factura

Cdigo de Producto

Cdigo del producto

Fecha de registro

Fecha de registro del tem

Cantidad Vendida

Cantidad vendida del producto

LISTA DE PRECIOS
Ao

Ao Fiscal

Cdigo Producto

Cdigo del producto

Precio

Precio del producto

Autorizado por (Cdigo

Empleado)

Empleado que defini el precio

Fecha de Registro

Fecha de registro o actualizacin del precio

INVENTARIO DE COMPRAS
Cdigo Producto

Cdigo del producto

Cantidad Ingreso

Cantidad que ingresa al inventario

Cantidad Salida

Cantidad de salidas del inventario

Cantidad Actual en
Inventario

Cantidad de Ingreso Cantidad de Salida

Fecha Ingreso Inventario

Fecha del ltimo ingreso del producto al

inventario

Fecha Salida Inventario

Fecha de la ltima salida del inventario

Fecha de Registro

Fecha de registro o actualizacin del precio

Prctica 3. Diagrama fsico de relaciones entre las tablas.

Genere un diagrama fsico de las tablas y sus relaciones, tenga en
cuenta la notacin utilizada en la seccin anterior.
Para su ayuda, tenga en cuenta aquellos campos que identific en las
tablas y que referencian a otras. Para la prctica, vea los campos en
verde.
CLIENTES
Cdigo

Cdigo interno asignado por la comercializadora al

Cliente.

Nombre

Nombres del cliente

Apellidos

Apellidos del cliente

Nmero
Identificacin

Nmero de identificacin

Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE),

Tipo Identificacin Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil
(RC).
Gnero

Masculino (M), Femenino (F)

Estado civil

Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unin Libre

Fecha de
nacimiento

Fecha de nacimiento del cliente

Fecha de registro

Fecha de ingreso del cliente a la base de datos de la

empresa.

REFERENCIAS COMERCIALES
Cdigo interno del cliente (Referencia la tabla
de clientes)

Cdigo Cliente
Nombre Referencia
Personal
Direccin Referencia
Personal
Telfono Referencia
Personal
Nombre Referencia
Direccin Referencia
Comercial

Referencia personal

Referencia comercial

Telfono Referencia
Comercial
Nombre Referencia
Bancaria
Direccin Referencia
Bancaria
Telfono Referencia
Bancaria
Producto con el banco

Referencia bancaria
Nmero de cuenta, tarjeta o producto de la
referencia bancaria

PRODUCTOS
Cdigo

Cdigo interno del producto

Nombre

Nombre del producto

Presentacin

Forma de presentacin del producto: Caja, Tarro, Bolsa,

Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.

Unidad de
medida

Unidad de medida del producto: Unidad, Docena, Litros,

ml., etc.

Medida

Indica la media de la presentacin del producto. Por

ejemplo si el producto tiene una presentacin de 500 ml,
este campo almacenar 500.

Marca

Marca del producto

Fecha de
registro

Fecha de registro del producto

EMPLEADOS
Cdigo

Cdigo Interno del Empleado

Nombre

Nombres del Empleado

Apellidos

Apellidos del Empleado

Nmero Identificacin

Nmero de identificacin del empleado

Tipo Identificacin

Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE),

Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil
(RC).

Fecha de ingreso

Fecha de ingreso a la empresa.

Cargo

Cajero, Administrador, Supervisor, Vendedor,

Contabilidad, Auxiliar, Almacenista.

rea

Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacn

Fecha de registro

Fecha de registro del empleado en el sistema.

FACTURAS
Cdigo
Factura

Consecutivo DIAN de la Factura

Cdigo de
Cliente

Cdigo interno del cliente (Referencia la tabla de clientes)

Cdigo de
Cajero

Cdigo del cajero (Referencia la tabla de empleados)

Fecha de
registro

Fecha de Registro

Total Venta

Total de la venta

VENTAS
Secuencial

Secuencia para cada factura. Cada secuencia hace

referencia a un producto relacionado en la factura de
venta.

Cdigo Factura

Nmero DIAN de la factura

Cdigo de
Producto

Cdigo del producto (Referencia la tabla de productos).

Fecha de
registro

Fecha de registro del tem

Cantidad
Vendida

Cantidad vendida del producto

LISTA DE PRECIOS
Ao

Ao Fiscal

Cdigo Producto

Cdigo del producto (Referencia la tabla de

productos)

Precio

Precio del producto

Autorizado por (Cdigo

Empleado)

Empleado que defini el precio (Referencia

la tabla de empleados)

Fecha de Registro

Fecha de registro o actualizacin del precio

INVENTARIO DE COMPRAS
Cdigo Producto

Cdigo del producto (Referencia la tabla de

productos)

Cantidad Ingreso

Cantidad que ingresa al inventario

Cantidad Salida

Cantidad de salidas del inventario

Cantidad Actual en Inventario

Cantidad de Ingreso Cantidad de Salida

Fecha Ingreso Inventario

Fecha del ltimo ingreso del producto al

inventario

Fecha Salida Inventario

Fecha de la ltima salida del inventario

Fecha de Registro

Fecha de registro o actualizacin del precio

Para la prctica, el diagrama es:

Figura 3. Modelo Fsico de la prctica

Si durante el proceso de identificacin de atributos (prctica 2) e
identificacin de relaciones (Prctica 3) identifica ms tablas o
atributos faltantes o redundantes, refine su propuesta hasta que lo
considere necesario. Recuerde que el objetivo es tener toda la
informacin requerida por la empresa y que no sea redundante.

Prctica 4. Estructuracin de las tablas en Excel.

Tome el modelo refinado y prepare un libro Excel como el que se
adjunta a continuacin
Prctica 4, tablas

Prctica 5. Generacin de tablas paramtricas.

Observe que existen algunas columnas que tomarn valores
preestablecidos como el tipo de identificacin, que toma los valores
de: Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE), Pasaporte (PA),

Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil (RC). Esta clase de informacin

la llamaremos tabla paramtrica.
Analice todos los campos de las tablas e identifique todos las tablas
paramtricas.
Para la prctica tenemos:
Descripcin
Cdula (CC), NIT (NIT), Cdula Extranjera (CE), Pasaporte
Tipo Identificacin (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil (RC).
Masculino (M), Femenino (F)
Gnero
Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unin Libre
Estado civil
Forma de presentacin del producto: Caja, Tarro, Bolsa,
Presentacin
Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.
Unidad de medida del producto: Unidad, Docena, Litros, ml.,
Unidad de medida etc.
Cajero, Administrador, Supervisor, Vendedor, Contabilidad,
Cargo
Auxiliar, Almacenista.
Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacn
rea
Consecutivos autorizados de la DIAN para la Factura
Cdigo Factura
Relacin de aos fiscales
Ao
Tabla

Genere una nueva hoja en el libro llamada Parmetricas. Cada fila

tendr una tabla paramtrica y todos los valores posibles de esta
tabla. Vea la siguiente figura.

Seleccione cada columna, desde de su ttulo hasta el ltimo valor y

escoja la opcin Insertar Nombre Crear.

El sistema presentar la siguiente pantalla:

Seleccione la opcin del nombre en la fila superior y oprima aceptar.

Mediante esta operacin, el rango seleccionado estar disponible para
que otras hojas del libro puedan referenciarlo.
Cree un nombre para cada columna que representa una tabla
paramtrica.
Si en un futuro surgen nuevos valores para el rango, es suficiente con
volver a realizar la misma operacin y reemplazar el rango definido
previamente.
Prctica 5, tablas paramtricas

Prctica 6. Preparacin de la tabla para el ingreso de los

datos.
El propsito de la prctica anterior era la creacin de un nombre que
permitir obligar al usuario a ingresar nicamente los valores
permitidos por estas tablas paramtricas, en las columnas
que
son de tipo paramtrico.
Para esto se realiza el siguiente proceso:
En cada hoja que corresponde a una tabla ubquese en la primer fila
de la columna que procede de un tipo paramtrico y escoja la opcin
Datos Validacin:

En la pantalla que presenta se va a configurar que el campo solo

permita valores de una lista. Adicionalmente se escriben los mensajes
pertinentes cuando el usuario ingrese al campo y el mensaje de error
que se le presentara en caso que ingrese un valor incorrecto. La
pantalla que se presenta es como la que sigue:

Realice esta misma operacin para todas las columnas que son de
tipo paramtrico para que referencien adecuadamente los posibles
valores.
Esta misma operacin debe ser realizada en cada hoja (tabla) del
libro. Tenga en cuenta que puede utilizar la funcionalidad de copiar y
pegar la celda que ya tiene la caracterstica paramtrica definida, en
otra columna de otra hoja que tenga el mismo comportamiento.
Todos los campos pueden tener la validacin que desee, no solamente
los paramtricos. Por ejemplo, para las fechas se puede definir una
validacin que solo acepte fechas dentro de un rango determinado.
Tambin se puede validar que el campo solamente acepte nmeros
enteros, decimales, horas, alfanumricos de determinada longitud o
una validacin personalizada mediante una frmula. De esta manera
la metadata de los campos puede ser utilizada en Excel para crear
una validacin.

En el Excel adjunto podr ver cmo qued configurado el primer

registro en todas las tablas. Analice la validacin de cada campo y
comprela contra los metadatos descritos en el mdulo.
Prctica 6, formulario

Prctica 7. Definicin de un registro por defecto.

Es una buena prctica crear el primer registro de toda tabla, que sea
referenciada por otras, con valores por defecto para que puedan ser
siempre referenciadas, as sea con valores por defecto, mientras se
define correctamente.
En el caso de la prctica que se est desarrollando, las tablas que van
a ser referenciadas por otras son: clientes, productos, empleados y
facturas.
Por ejemplo, un registro por defecto para la tabla clientes sera:
Cdigo

Nombre

Sin Definir

Apellidos

Sin Definir

Nmero
Identificacin
Tipo Identificacin
Gnero
Estado civil
Fecha de
nacimiento
Fecha de registro

Para que Excel pueda validar que las relaciones de integridad

referencial no se violen, se requiere realizar el mismo proceso que se
hizo para las tablas paramtricas. En este caso dado que se
ingresaran clientes a diario, es necesario ir actualizando los rangos
en la medida que se van ingresando nuevos registros hasta el lmite
posible en Excel que es 65536 filas, siendo esta una de las razones
del porque no se puede considerar a Excel una base de datos. No
maneja altos volmenes de informacin y el mantenimiento de las
restricciones de integridad no es automtico.
Visualmente lo que se va a realizar, por ejemplo, para los clientes es:

En el Excel adjunto, para las columnas en color curuba (

defini el rango indicado.

), se

Estos rangos van a ser relacionados, tal como se hizo con las tablas
paramtrica en los campos de las dems tablas que lo referencian.
Por ejemplo, el cliente es referenciado en la tabla de facturas y
referencias comerciales, el producto es referenciado en la tabla de
facturas, lista de precios e inventario. En la siguiente figura se puede
observar la referencia al cliente creada en la tabla referencias
comerciales.

De esta misma manera se deben crear todas las referencias a las

tablas en el libro. Puede observar en el libro adjunto las columnas
resaltadas en verde.
De esta manera ha configurado el primer registro de cada tabla.
Obsrvese que el propsito de lo realizado hasta aqu es el de tratar
de ayudar al usuario a ingresar datos de calidad a la hoja de clculo
de tal manera que lo que resta es copiar y pegar el primer registro de
cada tabla en las primeras 1000 filas, igualmente, esto se podr
extender hasta el mximo de Excel.
Prctica 7, referencias
Recuerde que de esta manera Excel ofrece una forma sencilla de
mantener informacin, pero no es una base de datos, por lo que su
funcionalidad es limitada. Sin embargo, puede permitir realizar
anlisis de estos datos para generar informacin que aporte valor a la
empresa.

Prctica 8. Ingreso de informacin

Con base en la siguiente hoja de clculo ingrese datos, asumiendo y
pensando en los procesos reales que se realizaran. Los datos que se
han ingresado previamente corresponden a los datos de una empresa
distribuidora de productos de panadera.

Identifique ventajas y debilidades del uso del ingreso de datos

mediante el uso de Excel.
Prctica 8, datos