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Presentaciones Eficaces

La importancia de planificar
Planificar una presentacin consiste simplemente en pararse a pensar antes de lanzarse al ordenador. Tenemos que
plantearnos y tener claro cul es el propsito y nuestro mensaje, preguntarnos cul ser nuestra audiencia, etc. con
toda esta informacin, ya podemos empezar a pensar en cmo ser el diseo de las diapositivas ms adecuado, en
cuntas partes dividirla, cuanto debe extenderse la presentacin para al final, Los expertos ofrecen diversas ideas
para planificar una presentacin, desde simplemente plantear una lista de preguntas y contestarlas, o plasmar nuestras
ideas en unos post-its, hasta mtodos ms complejos que veremos a continuacin.
Andrew Abela ha propuesto un marco general para planificar una presentacin, que considera todos los aspectos que la
mejoran y cmo tenerlos en cuenta a la hora de su diseo. Est recogido en su libro Advanced Presentation by Design,
y aunque es difcil de resumir, plantea 10 aspectos concretos que tenemos que pensar para planificar adecuadamente
una presentacin. En la siguiente tabla estn recogidos estos aspectos, explicando por qu son importantes y cmo
podemos tenerlos en cuenta.

Qu hay que hacer

Por qu es importante

Adaptar la presentacin a las


1 necesidades, personalidad y
preferencias de la audiencia
Tener claro cul es el propsito y
2 que cambio queremos que se
produzca en la audiencia
Posicionar la presentacin como una
3 solucin a un problema que la
audiencia tiene
Apoyar nuestra solucin con muchas
4 pruebas o evidencias que nos
apoyen
Ilustrar los puntos ms importantes
5
con ancdotas
Secuenciar la presentacin en forma
6 de historia

Las necesidades
comunicativas son diferentes
en cada persona
Si no est claro, se gasta
tiempo innecesario y puede
que no se consiga
Si no es as, por qu estn ah
escuchando?

Aportar grficos y diagramas con


datos y detalles concretos

Los detalles hacen la


presentacin ms interesante,
facilita la discusin y da ms
credibilidad
Se facilita lograr el propsito

La distribucin (layout) de cada


diapositiva debe reforzar el mensaje
8
que se quiere transmitir
Identificar aquellos de la audiencia
(o ausentes) que mandan, que
9
deciden sobre el futuro de nuestra
propuesta
Medir/Evaluar si la presentacin
10 cumple su propsito o no

Apoyarse en mltiples fuentes


da credibilidad a nuestra
solucin
Los datos son aburridos, pero
las historias interesantes
Hay que mantener la atencin
toda la presentacin

La presentacin ms efectiva
puede fallar por alguien que ni
siquiera est presente
Es imposible mejorar si no se
sabe qu se hace mal

Cmo lo hago

Conociendo a la audiencia y
adaptando el discurso y las
diapositivas
Teniendo claro y haciendo explcitos
los cambios que buscamos, p.e., con
la matriz Pensar-Hacer
Identificando el posible problema y
asegurndose que la solucin es
adecuada
Buscando el mayor nmero posible
de evidencias, en informes,
estadsticas, prensa, expertos
Buscando ancdotas pertinentes, no
chistes
Seleccionando informacin,
decidiendo una secuencia tipo
historia, poniendo ejemplos
Eligiendo los grficos del tipo
correcto; seleccionando el nivel de
detalle
Eligiendo un layout adecuado a cada
mensaje, no siempre una lista de
vietas, p.e., los SmartArt de
Powerpoint
Identificando las necesidades de
esas personas y tomando acciones
Pidiendo realimentacin sobre los
diferentes aspectos de la
presentacin a la audiencia

Material del curso Presentaciones Eficaces publicado con Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial 3.0 Unported

Presentaciones Eficaces

Se recomienda consultar este libro donde se ofrecen numerosos consejos para abordar cada uno de estos aspectos,
algunos complicados, como la idea de secuenciar una presentacin en forma de historia. Hay ms informacin en su
web www.extremepresentations.com.

Planificar mediante una lista de preguntas


Este mtodo es muy simple, y consiste en plantearse y contestar a una serie de preguntas sobre la presentacin.
Contestar explcitamente a estas preguntas nos hace conscientes de necesidades concretas y planteamientos que harn
la presentacin ms adecuada. Muchas de estas preguntas ya las conocemos: se refieren a cul es el propsito, nuestro
mensaje, as como las circunstancias y la audiencia esperada.
Al final de este documento hay una lista de estas posibles preguntas que podemos utilizar para planificar nuestra
presentacin. Vers que son bsicamente las mismas preguntas sobre la audiencia y las circunstancias.

Matriz pensar-hacer
Andrew Abela propone hacer un ejercicio sencillo pero que ayuda a orientar correctamente nuestra presentacin. Se
basa en la idea de que toda presentacin debe provocar un cambio en la audiencia. Puede parecer pretencioso, pero si
no cambia nada en los que escuchan, de qu sirve nuestra presentacin? Lo mnimo a lo que podemos aspirar es a que
la audiencia recuerde algo de lo que hemos dicho, o mejor, nuestro mensaje principal. Pero puede ser un cambio ms
poderoso: revolver sus convicciones, o moverles a la accin y que pasen a hacer algo que antes no se haban planteado.
Ejemplos de estos cambios pueden ser:
-

Despus de una clase en la Universidad, pasamos a comprender algo que antes no conocamos o era confuso
para nosotros: un teorema matemtico, el funcionamiento de un dispositivo, las intenciones de un autor
Asistimos a una presentacin sobre el cambio climtico y al conocer todos los datos cientficos que nos cuentan,
llegamos a pensar de que puede ser una realidad y todos (nosotros tambin) debemos hacer algo para
mitigarlo.
Entramos a un centro comercial con la intencin de dar un paseo, sin comprar nada, y un amable vendedor nos
convence para tener una Visa Oro.
Asistimos a una presentacin de una ONG y el verano siguiente viajamos a frica como cooperantes.

Podemos hablar por lo tanto de cambiar lo que piensa nuestra audiencia, o incluso lo que hacen. Una forma de
reflexionar y hacer explcito el cambio que deseamos es rellenar una matriz pensar-hacer, como propone Andrew
Abela. Esta matriz recoge lo que creemos que piensa y hace (o no hace) la audiencia antes de nuestra presentacin, y lo
que va a pensar o hacer despus.

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Presentaciones Eficaces
Antes

Despus

Pensar

Qu tiene la audiencia en la
cabeza antes de la presentacin?

Qu queremos que piensen


despus?

Hacer

Qu hace o no hace la audiencia


antes de la presentacin?

Qu queremos que haga


despus?

(fuente: Andrew Abela Advanced Presentations by Design)

La fila pensar va a incluir verbos como recordar, comprender, saber, discernir, creer La fila hacer sin
embargo debe centrarse en acciones fsicas, que impliquen actuar, movimiento, cambios que los dems pueden
apreciar. Para muchos tipos de presentaciones va a ser difcil hacer explcito el cambio en el hacer, pero debemos
intentarlo. De esta forma tendremos ms claro an cul es el propsito y como debemos orientarla.
Un ejemplo puede ser en la presentacin de un Trabajo Fin de Carrera. Qu cambio queremos para nuestra audiencia
(el tribunal) en lo que piensan? Quiz que perciban que realmente hemos trabajado mucho, hemos aprendido y somos
capaces de explicarlo, que crean en nuestras capacidades, que sean capaces de discernir nuestro magnfico trabajo
frente a otros mediocres. Y qu cambio queremos en lo que hacen? Que escriban una buena nota en el acta.
Otro ejemplo puede ser una clase de la asignatura Presentaciones Eficaces en la que el profesor explica a los alumnos
la importancia de planificar adecuadamente una presentacin. La audiencia es por lo tanto el conjunto de sus
estudiantes que asisten a clase. Si el profesor hubiera preparado esa clase utilizando la matriz pensar-hacer, podra
quedar algo as:

Presentacin: clase sobre cmo planificar una presentacin


Audiencia: 30 estudiantes de 1er curso

Antes

Pensar

Hacer

Despus

Tengo que hacer una


presentacin, pero no voy a
esforzarme mucho, adems, no s
cmo hacerlo

Creo que merece la pena hacerlo


mejor y s cmo hacerlo

No voy a planificar la
presentacin

Voy a planificar la presentacin


con alguna tcnica que ayude a
hacerlo mejor

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(Ojo! que debe redactarse en trminos de lo que la audiencia, no nosotros, piensa o hace). Si el profesor, antes de la
clase, elabora una matriz pensar-hacer como la mostrada, se dar cuenta de que lo que realmente quiere conseguir con
su clase es convencer a sus estudiantes de que mejoren sus presentaciones y que realmente apliquen las tcnicas que
explica. Por lo tanto, podra plantear su clase de forma prctica, como un taller, haciendo que sus estudiantes
practiquen las tcnicas con una presentacin de ejemplo.

Planificacin con post-its


El proceso de planificacin implica pensar en las ideas que vamos a transmitir, la estructura y partes de la presentacin,
que imgenes vamos a mostrar, donde haremos pausas o interactuaremos con la audiencia, etc. Es previsible que
barajemos diversas opciones, demos vueltas a las posibilidades en fin, un poco catico. Varios autores proponen una
forma de plasmar este proceso hasta llegar a nuestro planteamiento definitivo, usando pequeas hojas de papel (por
ejemplo, Post-its), en las que apuntaremos ideas, dibujos, recordatorios, textos, citas, esquemas, listas, Pueden
pegarse sobre la pared, una pizarra, la mesa Utilizando post-its o similares podemos fcilmente aadir elementos,
quitarlos o re-ordenarlo todo hasta llegar a algo definitivo. Es importante no pensar en el papel simplemente como un
hueco para dibujar una diapositiva, ya que entonces nos restringir nuestra creatividad a la hora de plantear la
presentacin, que es precisamente lo que tratamos de evitar al no usar el ordenador. Cada Post-it puede contener un
concepto, idea a transmitir, un borrador de imagen para apoyar visualmente nuestro discurso que luego sustituiremos
por una fotografa de calidad, los diferentes puntos de la estructura de la presentacin, las conclusiones principales, etc.
No tiene por qu haber una correspondencia directa entre cada post-it y una diapositiva del Powerpoint.

Abdulla Al Muha http://www.flickr.com/photos/serdal/3081802701/sizes/z/in/photostream/ licencia CC BY 2.0


Xmacex http://www.flickr.com/photos/xmacex/3998118477/sizes/z/in/photostream/ licencia CC BY-SA 2.0
Alex Osterwalder http://www.flickr.com/photos/osterwalder/177179799/in/photostream/ licencia CC BY 2.0

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Presentaciones Eficaces
Instrucciones: Piensa en una presentacin que conozcas, que hayas hecho o tengas que hacer en el futuro, y contesta
a las siguientes preguntas que nos ayudarn a planificarla mejor

Ttulo de la presentacin

Nombre del que presenta

Propsito

Pregunta

Respuesta

Cul es el propsito?
Cul es nuestro mensaje?
Quin es mi audiencia?
Qu es lo que saben?

Audiencia

Por qu estn all?


Qu lenguaje hablan?
Cuntos son?
Cules son sus fuentes de informacin?
Qu es lo que esperan de m?

Circunstancias

Qu es lo que yo quiero que


piensen/hagan?
Dnde es? Cmo es la sala?
A qu hora es?
Cunto tiempo tengo?
Aade preguntas

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Presentaciones Eficaces
Para saber ms
Gonzalo lvarez hace un anlisis exhaustivo de diferentes aspectos en los que pensar para planificar una presentacin,
incluyendo ideas como consultar previamente a la audiencia, usar un mapa mental, anticiparse a las posibles preguntas,
o medir la eficacia a travs de las redes sociales. En esta entrada de su blog El Arte de Presentar. Este post concluye
con una frase rotunda: El xito de una presentacin no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la
planificacin y del trabajo duro.
El captulo 2 del libro The non-designers presentation book de Robin Williams, ofrece algunos consejos para
planificar las presentaciones (en ingls).
El captulo 3 del libro Presentacin Zen de Garr Reynolds, hacindose las preguntas correctas, incluye una lista de
preguntas relevantes, una forma de saber si est bien planificada (pasa la presentacin el test del ascensor?), comenta
la liberacin que representa el poder repartir otra informacin que no sea el Powerpoint, e incide finalmente en los
beneficios de planificar.
Otra lista de preguntas para planificar, y la famosa si toda mi presentacin se redujera a una sola frase, cul sera? del
blog El Arte de Presentar de Gonzalo lvarez Maran en esta entrada. Incluye video con entrevista. El mismo autor
plantea 16 preguntas que ayudan a clarificar cul es el propsito de la presentacin, ayudando a su planificacin en esta
entrada del mismo blog.
Un mtodo de planificacin del tiempo personal es GTD (Getting Things Done), creado por David Allen. Gonzalo lvarez
analiza en esta entrada Presentaciones Productivas con GTD de su blog cmo aplicarlo a la planificacin de
presentaciones.
Jon Thomas, en su blog Six Minutes, insiste en la necesidad de preparar la presentacin antes de abrir el Powerpoint,
en la entrada Stop, Prepare, then Powerpoint (en ingls).
Amazon Studios ha lanzado la aplicacin online gratuita Storyteller para crear fcilmente un guin grfico o
storyboard de nuestra presentacin: http://studios.amazon.com/storyteller

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