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Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas las
organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los problemas que
se vayan presentando, razn por la cual se necesita mecanismo y herramientas que ayuden a
tomar decisiones bajo planificacin previa.
Una de las herramientas administrativas ms importantes es el sistema de control interno. La
misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada y sistemtica sin
desviarse de los objetivos de la empresa.
El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de la
organizacin, empieza desde la definicin clara de los objetivos por cada rea o centro de
operaciones y continua con la creacin de cdigos, normas, polticas y manuales hasta anexar
todo los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales como: financieros,
administrativos, tributarios, contables, los mismos que deben ser confiables para la medicin del
cumplimiento de sus funciones y objetivos.
As mismo los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control interno,
uno de los ms relevantes es el informe COCO Y COSO el mismo ha tenido gran aceptacin por
parte de muchos organismos y le dio relevancia necesaria.
Por otra parte se recuerda que en la auditoria ya sea en cualquier tipo relacionado con lo
financiero tributario etc. Hay que recordar que la primera parte y la ms importante es la
evaluacin del control interno, es decir, al poner nfasis en el desarrollo constante y continuo en
el diseo y aplicacin de este se reduce futuros problemas en auditoras externas
Finalmente hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno porque no han
conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido formado a base
de experiencias el resultado no es el mejor: ya que si continan sus operaciones existe gran
prdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se quedan en el camino
Para una mejor comprensin del tema y con la idea de que se evolucione en el conocimiento de
la herramienta de auditora que se desarrolla, este trabajo se estructura de la siguiente manera:
Captulo I: Antecedentes; se detalla en mencin trabajos que sustentan la importancia del
control interno a travs de investigaciones dentro del contexto internacional y nacional.
1
Capitulo II: Generalidades del control interno; se har mencin de los conceptos relevantes e
importantes sobre el control interno sustentado con autores que respaldan el tema en cuestin.
Capitulo III: Riesgos y sistema de control interno en enfocado al aspecto tributario y contable
Capitulo IV: Caso prctico de control interno enfocado al aspecto tributario y contable
Es as que el objetivo del presente trabajo es aportar los conocimientos necesarios para que el
auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un procedimiento
de auditora para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le permita la ejecucin de
una auditoria ms eficiente. As que con esto contribuiremos al continuo mejoramiento de las
concepciones respecto al control interno y el sistema de control interno aplicado en las
actividades de cada organizacin dentro de sus actividades internas con respecto a las reas o
departamentos que lo conforman.
Los estudiantes
NDICE
DEDICATORIA
3
INTRODUCCIN
CAPITULO I
ANTECEDENTES
1.1.
A NIVEL INTERNACIONAL
6
6
6
1.2.
A NIVEL NACIONAL
CAPITULO II
GENERALIDADES CONTROL INTERNO
2.1.
DEFINICIN
11
11
11
2.2.
12
2.3.
15
2.4.
16
2.5.
18
2.6.
18
3.1.
CAPTULO III
RIESGOS DE CONTROL INTERNO
DEFINICIONES DE RIESGO
22
22
22
3.2.
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CAPITULO IV
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4.1. DEFINICIN
35
35
35
4.2. OBJETIVOS
35
36
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CASO PRCTICO
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CAPITULO I
ANTECEDENTES
Los antecedentes estn referidos a estudios previos y relacionados con el tema en cuestin,
es decir, trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y extraer de ellos
posibles alternativas que permitan cumplir con la ejecucin de la monografa en mencin.
1.1. A NIVEL INTERNACIONAL
El trabajo realizado por Rivas, J. (2001) en su investigacin titulada Propuestas de
estrategias para agilizar la gestin de cobro en la empresa Procesamientos de Datos
Contables S.R.L. tiene entre sus principales conclusiones establecer propuestas para
lograr un control eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es comn
escuchar, que actualmente se debe utilizar el control interno como el principal instrumento
de trabajo, no slo mejora lo anteriormente descrito, sino que adems optimiza los
recursos y permite el ahorro de tiempo, Su relacin con esta investigacin permite
observar que los planes gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no
previstos; en tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas por
la organizacin, por lo que una buena implantacin del sistema, es la nica garanta para
mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o cualesquiera otro aspecto
administrativo en la empresa.
Snchez, M. y Snchez, Y. (2001) en su investigacin titulada Anlisis del sistema
computarizado GX ADMIN, utilizado en la empresa Intercable donde se trabaja con
proveedores, caja y banco, poseen fallas que traen como consecuencia atrasos en la
entrega de informacin. Al analizar el programa se establece que con la creacin de este
sistema mejorar considerablemente las operaciones administrativas contables de la
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crdito o con garanta documental, las cuales constituye en el objetivo o giro principal de la
entidad, registradas a precio de costo de adquisicin.
Desde tiempos remotos, el ser humano la necesidad de controlar sus pertenencias y
las del grupo del cual formaba parte. Como consecuencia de ello, esta e nacimiento y
evolucin de los nmeros, los cuales empezaron con cuentas simples.
Su aplicacin puede observarse en los antiguos imperios en los que se perciba una
forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exageran el
mantenimiento de las cuentas su residencia por dos escribanos independientes, evidencia
que de alguna manera se tena tipos de controles para evitar desfalco.
La auditora como profesin fue reconocida por primera vez bajo la ley britnica de
sociedades annimas de 1862. Entre 1862 y 1905, la profesin la auditoria creci en
Inglaterra y su principal objetivo entonces era la deteccin del fraude.
En 1518 se constituy el concejo de indias como rgano supremo de administracin
colonial, que ejerci funciones de tipo legislativo y mximo tribunal de apelacin en
asuntos contenciosos, civil, criminal y administrativo.
En cuanto al control y manejo de presupuesto este fue designado al tribunal mayor de
cuentas, quien revisaba la contabilidad del gasto pblico, as como la direccin y
superintendencia general de hacienda, que tena funciones de contralora.
El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599 de adopta el modelo estndar de
control interno para el estado colombiano conocido MECI 1000:2005, el cual introduce
elementos de gestin modernos basados en estndares internacionales de control interno
de probada como son COSO, COCO, CADBURY y COBIT; por lo tanto determina las
generalidades y la estructura necesaria para estableces, documentar y mantener un
sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de
la ley 87 de 1993.
El 27 de septiembre del 2005 se emitieron las circulares 03-04 -05 que establecieron
los lineamientos generales para la implementacin del modelo estndar de control interno
para el estado colombiano- MECI 1000-2005: determinaron lneas para la evaluacin
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institucional por dependencia en cumplimiento de ley 909 del 2004 y recordaron la funcin
de verificacin de las acciones de prevencin o mejoramiento respecto a la defensa y
proteccin de los derechos humanos por parte de los servidores pblicos respectivamente.
BOURDIN, (1972) indicaba que el concepto de control debe visualizarse desde dos
aspectos. Un primer significado del control tiene que ver con la palabra "verificacin".
Ejercer control, en este sentido, es poner a punto un proceso de acumulacin
de datos con el fin de establecer "responsabilidades". El conjunto de control de gestin,
implica: i) definicin de normas; ii) acumulacin de datos efectivos; iii) clculo de
desviaciones entre datos efectivos y normas; iv) determinacin de responsabilidades. Esta
es una concepcin esttica y posterior.
CAPITULO II
GENERALIDADES CONTROL INTERNO
2.1. DEFINICIN
El Diccionario de la Real Academia define el control como la accin y efecto de com probar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir. Por su parte, WordReference, establece que el
control implica comprobar e inspeccionar una cosa (ejem. control de calidad, sanidad,
etc.), tener dominio o autoridad sobre alguna cosa (ejem. perder el control del coche) o
limitar o verificar una cosa (ejem. control de gastos, control de velocidad, etc.).
A nivel acadmico, respecto de los estudios del ciclo gerencial y sus funciones, el
control se define como la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se
han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos 1. En la
misma lnea, el control como actividad de la administracin es el proceso que consiste en
supervisar las actividades para garantizar que se realicen segn lo planeado y corregir
cualquier desviacin significativa 2.
En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y
sorpresas a lo largo del camino.
La implementacin y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve
entonces:
a. La adopcin de decisiones frente a desviaciones de indicadores.
b. La mejora de la tica Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e
incompatibles.
c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementacin de
indicadores que la promuevan.
d. La aplicacin, eficiente, de los planes estratgicos, directivas y planes operativos
de la entidad, as como la documentacin de sus procesos y procedimientos.
e. La adquisicin de la cultura de medicin de resultados por parte de las unidades
y direcciones.
f.
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se
produzcan,
sobre
los activos,
pasivos, patrimonio y
12
decisiones
inconvenientes,
compromisos
no
autorizados, etc. por lo que aqu tambin juega la conciencia de los empleados
ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior,
las posibilidades de desperdicio y corrupcin, son menores.
2.4.4. Control interno concomitante
Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el
mismo momento de su ejecucin, lo cual est relacionado bsicamente con
el control de calidad.
2.4.5. Control interno posterior
Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se
practica por medio de la Auditora Gubernamental; por su aplicacin se clasifica
en:
2.4.5.1. Control posterior interno
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y se practica por medio de la Auditora Interna de cada
organizacin.
2.4.5.2. 1.3.5.2 Control posterior externo
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo Superior
de Control, a travs de la Auditora Gubernamental.
2.4.6. Documentacin del control interno
El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones
y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislacin, sistemas,
documentacin de soporte, informacin y dems criterios utilizados en las
operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten, de acuerdo a
la tecnologa existente.
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el plan organizacional,
los
reglamentos
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A partir de los aos 80, se comenzaron a ejecutar una serie de acciones con
el fin de dar respuesta a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones que existan sobre el Control Interno
en el mbito internacional. La pretensin consista en crear un nuevo marco
conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que haban sido utilizados hasta entonces.
2.7.2. El Control Interno en la actualidad
Como lo menciona Gonzales (2005), el desarrollo del Control Interno busca
complementarse con nuevos modelos como el Cuadro de Mando Integral
(Balanced Scorecard) que reposa en una gestin por procesos altamente
4L. R. Dicksee (1905)
17
Pas de
origen
COSO
Estados
Committee of Unidos
Sponsoring
Organization
Propsito
Aspectos Importantes
5La propuesta que formula el presente documento se basa en los fundamentos de este enfoque
18
s of the
Treadway
Commission
CoCo
Canad
Criteria
of
Control
Board
ACC
Australian
Control
Criteria
Australia
Cadbury
Reino
Unido
Ayuda
a
las
organizaciones
a
perfeccionar el proceso de
toma de decisiones a
travs de una mejor
comprensin del control,
del riesgo y de la
direccin.
Ayuda
a
las
organizaciones
a
perfeccionar el proceso de
toma de decisiones,
dndole importancia a los
trabajadores y a otros
grupos de inters en el
cumplimiento de los
objetivos.
Adopta una comprensin
de control ms amplia.
Brinda
mayores
especificaciones en la
definicin de su enfoque
sobre el sistema de
control.
y la supervisin.
Plantea pirmide de componentes de
control interrelacionados.
Se sustenta en la teora general de
sistemas y de la contingencia.
Resalta la importancia de la definicin y
adopcin de normas y polticas.
Plantea que la planeacin estratgica
proporciona sentido a la direccin.
Define 20 criterios para diseo,
desarrollo y modificacin del control.
Resalta la importancia del autocontrol y
confianza mutua.
Hace nfasis en los conocimientos y
habilidades para el desarrollo de una
actividad.
Incluye un modelo de gestin de riesgos.
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CAPTULO III
RIESGOS DE CONTROL INTERNO
3.1. DEFINICIONES DE RIESGO
Inicialmente la humanidad asoci el riesgo con el peligro: las amenazas de la naturaleza
(fro, calor, lluvia, terremotos, etc.), la domesticacin de los animales, y los primeros
grandes descubrimientos (agricultura, fuego, la rueda, etc.) y con ello, prepararse,
mediante el ahorro y las previsiones, para enfrentar cada una de las estaciones y los
cambios climticos.
Si bien la humanidad sobrevivi a tales cambios, y signific un triunfo, no slo frente a
la adversidad si no frente a la muerte, qued comprendido que el riesgo nunca llega a ser
cero, es cambiante, siempre exige un esfuerzo permanente y sobre todo, est asociado
con el crecimiento y el bienestar. La palabra riesgo proviene del latn risicare que
significa: atreverse. En realidad tiene un significado negativo relacionado con el peligro,
dao, siniestro o prdida. Etimolgicamente la palabra riesgo, significa proximidad de un
dao. Tambin es la contingencia, desgracia o contratiempo. En la actualidad el riesgo es
todo aquello (positivo y negativo, de origen interno o externo) que puede (probabilidad)
afectar (impacto) un negocio.
El riesgo en la tributacin se puede definir como la posibilidad de que en el trabajo
propiamente tributario se den errores, omisiones, incertidumbres o fraudes. En trminos
de auditora existe el riesgo de que los errores, omisin, incertidumbres y/o fraudes no
sean detectados en el proceso de la ejecucin de la auditora. El riesgo de control interno
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Es el riesgo de que los auditores emitan una opinin no calificada sobre los estados
financieros que estn materialmente equivocados. Los riesgos de auditora pueden
ser resultado de errores (equivocaciones no intencionales, tales como omisiones y
comisiones) o fraudes (equivocaciones intencionales, incluyen apropiacin indebida
y presentacin fraudulenta de estados financieros). El riesgo de auditora tiene
bsicamente cuatro componentes que a continuacin se describen:
3.1.11. Riesgo Inherente
El riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o tipo de
transacciones de contener errores importantes, individualmente o cuando se agrega
con representaciones errneas de otros saldos o tipos de transacciones, asumiendo
que no hubiera controles internos relacionados. Es en funcin al tipo de negocio y
su medio ambiente, y de la naturaleza de la cuenta o tipo de transacciones.
Existen factores que afectan el riesgo inherente como los siguientes:
Integridad de la administracin.
La experiencia y conocimiento de la administracin y cambios en la
administracin durante el perodo, por ejemplo: la inexperiencia de la
administracin puede afectar la preparacin de los estados financieros
de la entidad.
Presiones inusuales de la administracin a dar una representacin
errnea de los estados financieros.
Naturaleza y tamao de la entidad, el volumen de las operaciones, su
ubicacin geogrfica.
Susceptibilidad de prdidas o malversacin, de los activos por ejemplo
los que son altamente deseables y mviles como el efectivo.
Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se
realizan al final del periodo.
3.1.12. Riesgo de Control
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CAPITULO IV
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4.1. DEFINICIN
Para la administracin tributaria1 se entiende por Sistema de Control Interno, el conjunto
de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes, que buscan
sinrgica y armnicamente alcanzar los objetivos que le han sido asignados por la ley de
un pas a la administracin tributaria, en el marco de las polticas trazadas por esta
entidad. El Sistema de Control Interno se constituye entonces en la herramienta de gestin
que debe garantizar resultados acordes con la normatividad existente; la misin
institucional; el cumplimiento de objetivos y metas; la razonable administracin de la
informacin y de los recursos; y la calidad de las operaciones de la entidad; cuyo propsito
es reflejo de los principios orientadores de una gestin pblica transparente, en beneficio
general del Estado y de la sociedad.
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4.2. OBJETIVOS
Procurar el logro de la misin y la visin de la entidad.
Asegurar la existencia de polticas y planes acordes con la misin y la visin de la
entidad;
Proteger todos los bienes y recursos, logrando que la administracin cubra todos los
riesgos, utilizando las medidas de seguridad que estime adecuadas para salvaguardar
la entidad y asegurar el cumplimiento de sus objetivos;
Subdirecciones,
Subsecretaras,
Oficinas,
Direcciones
Regionales,
4.1.1. Planeacin:
Es el proceso mediante el cual la administracin tributaria define su accionar a
travs de planes estratgicos, tcticos, operativos y de contingencia, en
concordancia con los mtodos, tcnicas y herramientas definidas por las unidades u
Oficinas de Planeacin; posee cubrimiento nacional e involucra a todas las reas y
dependencias. La planeacin se constituye en el eje concntrico sobre el cual todos
los funcionarios de la administracin tributaria pueden alcanzar la misin y las
metas que se les fijen, en la medida que en ella se definen los objetivos
organizacionales, los niveles de responsabilidad, los horizontes de tiempo, la
asignacin de los recursos y en cuanto observe los procesos, procedimientos,
funciones, perfiles, requerimientos, estructuras y sistemas de informacin.
4.1.2. Organizacin y procedimientos:
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4.1.3. Direccin:
La confianza de la administracin tributaria se centra en que todos los funcionarios
con responsabilidad y mando debern poseer un perfil gerencial, basado en la
idoneidad y la tica profesional, el cual involucra habilidades para la toma de
decisiones, el liderazgo gerencial, la delegacin de funciones, la competencia
tcnica, el compromiso organizacional, la resolucin de conflictos, la negociacin, el
mejoramiento de los servidores pblicos y la optimizacin del proceso de
comunicacin. La esencia del proceso de direccin lo constituye la definicin,
divulgacin y asimilacin de polticas a todo nivel, en concordancia con la
planeacin organizacional y en armona con la misin institucional.
4.1.4. Administracin de recursos fsicos y financieros:
Este proceso se constituye en el elemento de apoyo al macroproceso tributario, en
la medida que suministra los elementos necesarios (mtodos, tcnicas y
herramientas) para adelantar los procesos tcnicos de manera oportuna y
procurando el uso racional de los mismos a travs de los procesos financiero
(presupuesto, contabilidad, tesorera) y administrativo (contratacin, almacn,
inventarios, servicios generales, etc.).
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