PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo:
Aprob:
Olga Sanabria Amn
Vicepresidente Financiera y
Administrativa

Reviso:
Carlos Alejandro Vanegas
Gerente de Logstica

Elabor:
Grupo de Gestin
Documental
Gerencia de Logstica

VFA-OD-PGD01
Fecha:
Pg. 1 de 12

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ............................................................................................................... 3
1. ALCANCE (DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL Y PLAN
DE ACCIN ANUAL) ....................................................................................................... 4
1.1 PBLICO AL CUAL EST DIRIGIDO......................................................................... 4
1.2 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ......................................... 5
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL ............. 8
3. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PGD ................................................................... 9
4. PROGRAMAS ESPECFICOS ...................................................................................... 9
5. ARMONIZACIN CON EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI. 11
6. ARMONIZACIN CON EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD - NTCGP1000.
........................................................................................................................................ 11

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

INTRODUCCIN
Atendiendo al Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594
de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado. La
Directiva Presidencial 04 de abril de 2012, con la cual se dictan los lineamientos para la
implementacin del plan de eficiencia administrativa y cero papel, las reglas sobre
utilizacin de mensajes de datos en actuaciones administrativas, permitiendo la
Incorporacin de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones en las actuaciones
administrativas, as como adelantar procesos, trmites o servicios de la Administracin
Pblica definidos en la ley utilizando medios electrnicos. La Ley 527 de 1999 que define
los requisitos de validez de los documentos y las comunicaciones electrnicas, Positiva
Compaa de Seguros inicia la implementacin del proyecto Eficiencia Administrativa y
Cero Papel.
Por lo anterior y en vista de la obligacin que no solo como como compaa certificada en
Sistema Integrales de Gestin, sino adems por el compromiso con la eficiencia que
forma parte de la cultura organizacional, Positiva Compaa de seguros formaliza el
Programa de Gestin Documental, el cual se encuentra conformado por polticas,
procedimientos, y programas especficos que buscan optimizar los procesos
documentales que se realizan en la Compaa, con el fin ofrecer servicios documentales
enfocados en las necesidades del negocio y alineados a los objetivos estratgicos de la
organizacin, para reducir la operatividad tanto para las reas misionales como
administrativas, garantizando un impacto positivo en los indicadores de la organizacin.
En cumplimiento de las directrices y enmarcado en la normatividad, POSITIVA
COMPAA DE SEGUROS busca la normalizacin de los procedimientos que se
encuentran contenidos y relacionados con la gestin documental de tal forma que facilite
la gestin y administracin de los documentos que en funcin de sus actividades se
producen en las diferentes reas.

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1. ALCANCE
El Programa de Gestin Documental de POSITIVA COMPAA DE SEGUROS
contempla, directrices, lineamientos, procedimientos y programas especficos, necesarios
para normalizar la Gestin Documental en toda la compaa, de acuerdo a los objetivos
establecidos para el proyecto Cero papel y Eficiencia Administrativa.
El Programa se encuentra alineado con la Plataforma Estratgica de la Compaa en los
Siguientes objetivos:
PERSPECTIVA FINANCIERA
o Garantizar eficiencia en los gastos y costos
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
o Mejorar la calidad del servicio al cliente
PERSPECTIVA DE CLIENTES Y ASEGURADOS
o Garantizar la satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
o Contar con un sistema de informacin integrado, seguro, confiable y
orientado al cliente
El desarrollo e implementacin del PGD est proyectado para realizarse de tal forma que
los diferentes procesos participarn de acuerdo a su interaccin con los programas
especficos, as entonces, los instrumentos que integran el PGD sern el resultado del
trabajo en equipo con el grupo interdisciplinario que participa en el proceso de gestin
documental.
Teniendo en cuenta la dinmica de este proceso, es importante resaltar que el PGD
demandar actualizaciones en cualquiera de sus componentes.

1.1 PBLICO AL CUAL EST DIRIGIDO

El PGD, es la herramienta diseada para dictar los lineamientos y orientar a los
colaboradores de la compaa en la administracin y produccin de documentos, por lo
anterior est dirigido a todo el personal que adelanta actividades en Positiva Compaa de
Seguros Casa Matriz, Regionales y Sucursales.
Adicionalmente se encuentra tambin dirigido a proveedores que administren y/o gestin
documentos de la compaa, a los clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y
expectativas de informacin de manera ms eficiente, y finalmente a la ciudadana como
parte de la contribucin a la transparencia administrativa en el Pas.

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1.2 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD.

REQUERIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GOBIERNO

En Positiva Compaa de
Seguros,
la
instancia
reguladora
de
la
poltica
archivstica es el Equipo
Tcnico de Gestin Documental
que forma parte del Comit
SIG.
y
de
Desarrollo
Administrativo de acuerdo a lo
dispuesto en la Resolucin
1528 del 6 de septiembre de
2013.

REQUERIMIENTOS
TECNOLGICOS
SISTEMAS
INFORMACIN

REQUERIMIENTOS
NORMATIVOS
DE

Mantenimiento
del
Sistema
de
Gestin
Documental.

En
Positiva
se
cuenta con una Poltica
Integral de Seguridad de la
Informacin, que se lidera
la Vicepresidencia de TICs
Lenguaje:

El desarrollo de la poltica

Los sistemas de
de Gestin Documental se
informacin que manejen
encuentra alineado a los
documentos deben tener
procesos, polticas y estructuras
lenguajes estandarizados
definidas por la Oficina de
Estrategia y Desarrollo en lo Hardware
referente a Sistemas Integrales
de Gestin.

Para
la
implementacin
del

Los
programas
Programa
de
Gestin
especficos desarrollados en el
documental se debe contar
marco de la implementacin de
con
las
herramientas
la poltica archivstica, fueron
(equipos
de
cmputo,
socializados y discutidos con
scanner, impresoras, etc.)
los
grupos
de
inters
suficientes y adecuados de
directamente
relacionados
acuerdo al SGDEA, que se
antes
de
la
aprobacin
defina implementar.
correspondiente.
Software

El Programa de Gestin
Plataforma
de
Documental,
se
encuentra
interoperabilidad.
alineado
a
la
plataforma
estratgica de la compaa,

Componentes
de
adems de relacionarse con las
Middleware
para
polticas de Gobierno en Lnea,
lnteroperar
con
otras
coordinadas por la Oficina de
herramientas.
Estrategia y Desarrollo.

con

INTERNOS

REQUERIMIENTOS
ECONMICOS
PRESUPUESTO

Para la definicin
Positiva
compaa
del
programa
de
de Seguros emite un
documentos vitales se
presupuesto anual para
tienen en cuenta los
destinado para el desarrollo
lineamientos establecidos
de la Gestin documental,
en el Sistema de Riesgo
el cual es administrado para
Operativo,
SARO,
la
Vicepresidencia
emitidos
por
la
Financiera y Administrativa.
Vicepresidencia
de
Riesgos,

El
PGD.
se
encuentra alineado con
las normas y reglamentos
establecidos
por
la
Oficina de Estrategia y
desarrollo.
EXTERNOS
OBLIGATORIOS:

Para el desarrollo
del SGDEA, existe un
presupuesto administrado
entre la Vicepresidencia de
Tics y la Vicepresidencia
Administrativa y Financiera,
y suscrito al Proyecto
Eficiencia Administrativa y
Cero Papel.

El programa de
Gestin Documental busca
dar cumplimientos a las
normas establecidas para
la Gestin documental en
entidades
pblicas
del
orden Nacional.

EXTERNOS
VOLUNTARIOS:

La compaa debe
cumplir con las normas
de
buenas
prcticas
establecidas
por
ICONTEC.

Se requiere contar
un
Repositorio
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PERSONAL

La Gestin Documental
en la Compaa se encuentra
liderada por la Gerencia de
Logstica, contando con el
siguiente recurso humano:
Gerente de Logstica:
Responsable del proceso
de Servicios Generales.
Profesional
Especializado: Lder del
procedimiento de Gestin
Documental.

La Administracin del
Archivo Central en Positiva
Compaa de Seguros se
encuentra tercerizada con una
firma especializada en procesos
de Gestin Documental.

En cuanto a capacitacin
en la Compaa se debe tener
en cuenta lo siguiente.
Los
funcionarios
que
lideran
la
Gestin
Documental,
participan
activamente
de
conferencias, que en materia
de
normativa,
buenas
prcticas y actualizaciones,
dicta el Archivo General de
la Nacin.
El proveedor de servicios
de Gestin Documental,
debe
garantizar
la
capacitacin
correspondiente al personal
que
participe
en
los
procesos de Positiva.
En el marco del PGD, se
define
el
Plan
de
Capacitacin en Gestin
Documental, dirigido a todos
los funcionarios de Positiva
Compaa de Seguros.

Centralizado de Archivos
Digitales.

Firmas
Digitales,
Estampados cronolgicos
y certificacin y pruebas de
entrega digitales.
Requerimientos
Funcionales de SGDEA

El SGDEA debe
permitir
parametrizar
Cuadros de Clasificacin
Documental.

El SGDEA
debe
permitir realizar Controles
y Seguridad

El SGDEA debe
facilitar
los
procesos
Captura
y
registro,
Conservacin eliminacin,
transferencia, Bsqueda,
recuperacin
y
presentacin.

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INSUMOS
Para la organizacin de
documentos Positiva cuenta
con los siguientes insumos
normalizados:
Juego de tapa yute (tapa
reforzada + contratapa),
troquelada, cartn yute,
calibre c24 (445gr-460gr),
tapa y contratapa 25cm x
35,5.
Gancho
Legajador
Plstico.
Caja para Archivo X200 y
x400 > Cartn Corrugado,
Calibre C-930k.
INFRAESTRUCTURA
Los espacios destinados para
archivo
de
documentos
suministrados por el proveedor
de
Gestin
Documental
Cumplen con los requisitos y
las
condiciones
generales,
ambientales
y
tcnicas
establecidas en el acuerdo 049
de 2000
SEGURIDAD
Las reas destinadas para la
custodia de la documentacin
cuentan con los elementos de
control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los
acervos.

NORMAS RELACIONADAS
Ley 594 de 2000
Acuerdo No. 060 (30 de
octubre de 2001).
Acuerdo No. 042 (Octubre 31
de 2002)
Acuerdo No.037 (Septiembre
20 de 2002).

NTC ISO 27000

ISO 30301 , MOREQ Y
CMIS
Circular Externa No. 002
de 2012
Circular Externa No. 005
de 2012

Externos Obligatorios:

Decreto 2609 de 2012

Ley 594 de 2000

Decreto 2693 de 2012
Decreto 2693 de 2012
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2578 de 2012
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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Decreto 2609 de 2012

(Acuerdo 049 de 2000)
LEY 951 de 2005.
LEY 527 DE 1999
NTC-ISO 18492
Acuerdo No. 050 (5 de mayo
de 2000)
Acuerdo 48 de 2000.

Circular No. 004 de 2012

Ley 527 de 1999

Acuerdo 03 de 2013
Acuerdo 04 de 2013
Acuerdo 05 de 2013
Directiva Presidencial
No. 04
Circular 005 2012
Circular 002 de 2012
Sector Seguros:
Ley 45 de 1990
Ley 795 de 2003
Estatuto Orgnico del
Sistema Financiero
Circular externa 059
de 2007
Decreto integrado de
salud
Externas voluntarias:

ISO.30300
ISO.30301
ISO.15489
ISO.14641
SO.TR. 26122
ISO.13008
ISO.16175

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Para asegurar el ejercicio adecuado de la Gestin Documental en la Compaa, el
Programa de Gestin Documental se compone de los siguientes elementos o
instrumentos:
CDIGO
VFA-MA-GD
VFA-OD-PGD
VFA-OD-TRD
VFA-OD-CCD

VFA-PR-GD

NOMBRE
Manual de Gestin Documental
Programa de Gestin Documental
Tablas de Retencin Documental
Cuadro de Clasificacin Documental
Procedimiento de Gestin Documental
Flujograma Planeacin
Flujograma Produccin y recepcin
Flujograma Gestin y trmite
Flujograma Organizacin
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Flujograma Transferencia
Flujograma Preservacin
Flujograma Disposicin Final
Flujograma Valoracin

3. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PGD.

La implementacin del PGD se encuentra enmarcada en la programacin del Proyecto de
Eficiencia Administrativa y Cero Papel, en el cual se encuentran las siguientes fases de
implementacin:
Corto Plazo: Diciembre 2015
Mediano Plazo: Junio 2016
Largo Plazo: Diciembre 2016
Las actividades a ejecutar en las fases de implementacin se encuentran detalladas en el
ANEXO matriz de metas y actividades.

4. PROGRAMAS ESPECFICOS
Los programas especficos definidos en el marco del Programa de Gestin Documental
para Positiva Compaa de Seguros, que se encuentran Documentados y forman parte de
los anexos del mismo, se resumen en la siguiente tabla:

PROGRAMA
OBJETIVO
ESPECFICO
Normalizacin de Propiciar un control adecuado de la
formatos
y produccin documental en medios
formularios
electrnicos,
garantizando
la
electrnicos
fiabilidad y autenticidad de los
mismos, facilitando su posterior
recuperacin y permitiendo el
aprovechamiento de los datos
consignados en estos formatos y
formularios con el fin de buscar la
eficiencia.
Documentos vitales Identificar, seleccionar y proteger los
o esenciales
documentos en un eventual caso de
desastre, de tal manera que se
asegure la continuidad de la
operacin.

ALCANCE

INDICADOR

Aplica a todos los documentos

que se encuentran creados o,
los que se crean a partir de la
implementacin
del
programa, el cual estar
alineado al Manual de
elaboracin y codificacin de
documentos SIG, cumpliendo
con las polticas de seguridad
y de identidad de la compaa.
Aplica a los documentos de
archivo fsico y electrnico
identificados como vitales en
Positiva Compaa de Seguros,
clasificados dentro de los
planes de continuidad del

Porcentaje
de
formas
y
formularios
electrnicos
normalizados.

Porcentaje
de
avance en la
elaboracin del
plan
para
la
recuperacin de
documentos

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
ESPECFICO

OBJETIVO

Documentos
Electrnicos

Alinear
la
produccin
de
documentos electrnicos a las
polticas de la Compaa segn los
criterios y caractersticas definidas
en la norma y las guas adoptadas
para tal fin. De igual modo fomentar
y adoptar en los procesos de la
Compaa de manera responsable y
organizada el uso de documentos
electrnicos que garanticen el
cumplimiento de planes y programas
del Ministerio de Tics
y los
lineamientos y procesos de gestin
documental segn las directrices del
Archivo General de la Nacin.

Archivos
descentralizados

Ejercer mayor control en

la
administracin de los archivos de
gestin que actualmente funcionan
de manera descentralizada, y
preparar el camino para la
centralizacin progresiva de las
series documentales en gestin,
optimizando la tercerizacin de la
administracin documental.
Establecer
polticas
para
la
normalizacin y control de los
procesos de reprografa que se
llevan a cabo en cada una de las
fases del ciclo de vida de los
documentos en Positiva Compaa
de
Seguros
definiendo
una
metodologa clara para la aplicacin
de los mismos en los procesos
documentales.

Reprografa

ALCANCE

INDICADOR

negocio ante la ocurrencia de

siniestro
por
fenmeno
natural,
efectos
fsicos,
biolgicos o humano.
La
implementacin
del
Programa de documentos
electrnicos
tiene
como
alcance la normalizacin del
proceso para la produccin y
generacin de documentos
electrnicos en la Compaa a
nivel nacional, aplicando
polticas de seguridad de la
informacin y principios del
proceso
de
gestin
documental, garantizando la
autenticidad,
integridad
fiabilidad y disponibilidad de
los documentos en las
herramientas tecnolgicas con
las que actualmente cuenta la
compaa como para las que
se implementen en la
ejecucin de sus funciones.

vitales

Aplica para todos las series

documentales administradas
en gestin por las reas
funcionales de la Compaa,
incluyendo Sucursales y Casa
Matriz.

Centralizar el 30%
de las series
documentales en
gestin, al primer
semestre
del
2016

La
implementacin
del
programa
contempla
los
distintos
medos
de
reprografa
es
decir,
impresin, fotocopiado y
digitalizacin, utilizados en
Positiva Compaa de Seguros
durante el ciclo de vida de los
documentos, con fines de
gestin, trmite, preservacin
y conservacin.

Porcentaje
de
implementacin
del programa de
reprografa.

Cantidad total de
Documentos
electrnicos
normalizados
/
Cantidad Total de
documentos
electrnicos.

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
ESPECFICO
Documentos
Especiales

OBJETIVO

ALCANCE

INDICADOR

Garantizar la preservacin y
conservacin de los documentos
especiales, iconogrficos, sonoros,
audiovisuales,
aplicando
metodologas adecuadas para el
tratamiento de cada tipo de soporte

El programa de documentos
especiales
contempla
la
normalizacin de los procesos
aplicados a los documentos
grficos,
sonoros,
audiovisuales, producidos en
todos los procesos de la
compaa,
en
cualquier
soporte.
El plan de capacitacin en
gestin
documental
contempla las actividades de
capacitacin necesarias para
la
implementacin
del
Programa
de
Gestin
Documental a nivel nacional,
enmarcado en el Plan
Institucional de Capacitacin.
Contempla el seguimiento a
todos los procesos de la
compaa en cuanto al
cumplimiento de las polticas y
directrices emitidas desde la
Gerencia de Logstica.

Porcentaje
de
implementacin
del programa de
documentos
especiales.

Plan
Capacitacin

de Brindar herramientas conceptuales y

metodolgicas en materia de gestin
documental a los funcionarios de
Positiva Compaa de Seguros, que
permitan el cumplimiento de las
polticas
y
procedimientos
enmarcados en el Programa de
Gestin Documental.

Seguimiento
Control

y Garantizar el seguimiento, medicin

y evaluacin del Programa de
Gestin Documental.

Actividades
de
capacitacin
ejecutadas
/
Actividades
de
capacitacin
programadas

Actividades
de
seguimiento
ejecutadas/Activi
dades
de
seguimiento
programadas

5. ARMONIZACIN CON EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI.

El programa de Gestin Documental se encuentra relacionado con el Eje Transversal
Informacin y Comunicacin del Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno
para el Estado Colombiano MECI 2014.
Adicionalmente el procedimiento de Gestin Documental cumple con las polticas emitidas
por el proceso de Control Interno de Gestin, siendo sujeto de auditoras internas y
atendiendo las recomendaciones y mejoras que de ellas se deriven.

6. ARMONIZACIN CON EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD - NTCGP1000.

Los sistemas Integrales de Gestin en la Compaa se reglamentan mediante
Resolucin 1528 del 6 de septiembre de 2013, en la cual se especifican los subsistemas
que forman parte del SIG de Positiva Compaa de Seguros:
Subsistema de Calidad.
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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Subsistema Ambiental.
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional RUC.
Modelo Estndar de Control Interno.
Subsistema de Continuidad del Negocio.
Subsistema de Gestin Documental.

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