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INDICE
INTRODUCCION
MARCO TEORICO
1.
2.
3.
4.
CONCEPTO
FINALIDAD
NORMAS QUE RIGEN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
4.1 INTEGRACIN VERTICAL
4.2 ADQUISICIN A PROVEEDORES
4.2.1 Adquisiciones estratgicas
4.2.2 Por que tercerizar
5. El ciclo de abastecimiento
5.1 determinacin de necesidades
5.2 autorizacin de la compra
5.3 ejecucin de la compra
5.4 entrega
5.5 liquidacin financiera
I.
INTRODUCCIN
II.
II.1.
MARCO TERICO
CONCEPTO
II.2.
FINALIDAD
II.3.
3.3. Decreto de Ley N 28411: Ley General del Sistema Nacional del
Presupuesto.
II.4.
ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
INTEGRACIN VERTICAL:
ADQUISICIN A PROVEEDORES:
Compras tradicionales.
Subcontratacin, tercerizacin u outsourcing.
Regmenes de integracin: Cuasi integracin vertical, partnership, alianzas
estratgicas, redes keiretsu, Integracin parcial o total.
Cada una de estas estrategias pueden ser utilizadas por cualquier organizacin,
dependiendo de la etapa de vida en que se sta se halle, de las condiciones del mercado
en el que se establezca y del tipo de producto que fabrique o servicio que preste, entre
otros aspectos.
As, las decisiones de hacer o comprar no slo se toman en el momento de constituir
una empresa, sino a lo largo de todo su accionar, de acuerdo a las diferentes
circunstancias por las que sta atraviese. Por ejemplo, una empresa puede decidir
contratar a un tercero para la fabricacin de parte de su produccin slo en pocas de alta
demanda, mientras que otra empresa puede decidirse por la fabricacin externa de su
produccin en forma continua, con el objeto de utilizar su capacidad en otro tipo de bienes
que brinden mayor margen de utilidad, y sin dejar de atender su mercado de origen. La
dinmica de seleccin entre las diferentes estrategias alternativas permite ir configurando
cadenas de abastecimiento que pueden determinar el xito, las ganancias y el poder de
las organizaciones.
Debido a que las compras representan un alto porcentaje del costo de las ventas,
muchas compaas ven en la integracin vertical una oportunidad cierta de
reduccin de dichos costos.
El aprovechamiento de capacidad ociosa es otra de las causas por las que las
empresas deciden fabricar sus propias partes o materiales.
clips para sujetar los papeles de sus oficinas administrativas, pero por las cantidades y los
costos involucrados, seguramente no convendra fabricarlos sino adquirirlos a algn
proveedor. Por el contrario, si los insumos son realmente crticos o los ahorros por
producirlos internamente son muy altos, seguramente la propia produccin sera la
estrategia ms adecuada.
Es importante mencionar que la adquisicin a terceros no slo involucra la gestin de
abastecimiento de materias primas y materiales para el proceso de transformacin: los7
proveedores pueden proporcionar una variedad de servicios tales como estudios de
mercado, diseo de productos, publicidad y promociones, contratacin de personal,
liquidacin de haberes, servicios de consultora, asesoramiento legal, gestin contable,
servicios de comercio exterior, servicios informticos, mantenimiento, limpieza, disposicin
de residuos, seguridad, almacenamiento y distribucin de los productos, entre otros.
II.4.2.1.
ADQUISICIONES ESTRATGICAS
Las Redes keiretsu, por su parte, responden a un equilibrio entre los extremos de
la integracin vertical y la adquisicin a pocos proveedores. En esta estrategia,
ideada por los japoneses, los proveedores forman parte de una asociacin de
empresa (keiretsu), teniendo as relaciones a largo plazo garantizadas. Los
fabricantes suelen asistir financieramente a sus proveedores, a travs de la
adquisicin de las firmas o a travs de prstamos.
La eleccin entre las diferentes alternativas de adquisicin de bienes y servicios
depender, en ltima instancia, de la importancia estratgica de los mismos. En
efecto, la criticidad de los bienes, su valor econmico, la cantidad de proveedores
calificados que existan y las caractersticas del mercado de cada producto sern
algunas de las variables que determinarn la mejor opcin para cada empresa.
II.4.2.2.
POR QU TERCERIZAR?
En el apartado anterior se mencionaron algunas de las razones por las que las empresas
deciden realizar sus compras en forma externa; a continuacin se presentan otros motivos
y algunas de las ventajas y desventajas de la tercerizacin:
Las restricciones en la oferta y la falta de una respuesta flexible y rpida por parte
de los proveedores, lo que impedir, a su vez, el cumplimiento con los clientes
aguas abajo en la cadena de abastecimiento.
II.5.
EL CICLO DE ABASTECIMIENTO
La funcin de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos
perfectamente definidos como sigue:
II.5.4. ENTREGA
Bajo esta prctica, por separado, debe haber una actividad referente a la entrega, misma
que se encarga de todos los aspectos relativos a la mercanca a recibir y las condiciones
en que llega; es ms, en el caso de cierto productos, se hace absolutamente
indispensable efectuar una inspeccin para cerciorarse de que las especificaciones son
las requeridas al igual que el nivel de calidad.
II.6.
COMPRAS
Qu comprar?
Cunto comprar?
Cundo comprar?
Cmo comprar?
Dnde comprar?
a) Qu comprar?
Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de produccin se
compra de acuerdo a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relacin a
sus materiales, dimensiones, tolerancias y otras caractersticas relevantes, como calidad,
fechas de vencimiento, caractersticas medioambientales y, en algunos casos, marcas-.
Tambin se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y tiles, de acuerdo a las
necesidades de la firma.
b) Cunto comprar?
c) Cundo comprar?
El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones
del mercado y de los niveles de inventario. Tambin influencia esta decisin el tipo de
demanda (dependiente o independiente) y la utilizacin de distintos sistemas de
administracin de inventarios.
d) Cmo comprar?
Es conveniente comprar en forma telefnica? Por fax o va mail? Personalmente? Es
mejor comprar todos los artculos desde una sola dependencia o que cada sucursal lo
haga en forma particular? Por qu no utilizar el concepto J.I.T. en las compras?
Las formas de efectuar las compras tienen estrecha relacin con la importancia
econmica de los bienes o servicios que se adquieren, de la personalizacin de los
mismos y del volumen en juego, tal como se ver ms adelante.
e) Dnde comprar?
Estas decisiones incluyen la seleccin del lugar de adquisicin (compras nacionales vs.
internacionales), la bsqueda, seleccin, registro y evaluacin de los proveedores, temas
sobre los que se ahondar posteriormente.
Herramientas tales como el ABC y los mltiples softwares que existen en el mercado,
suelen facilitar el anlisis y las decisiones involucradas en la administracin de las
compras.
entregas.
Evaluar a los proveedores (cumplimiento de fechas de entrega, de calidad, de
cantidades entregadas, de devoluciones, de servicios posventa realizados
lugares de utilizacin.
Confeccionar y actualizar un archivo del estado de inventarios.
Intervenir en las auditoras de los almacenes.
Administrar los transportes y los envos a otras plantas, sucursales o centros de
distribucin.
Dirigir la contratacin, la supervisin y la evaluacin del personal del rea.
Formular y presentar estadsticas relacionadas con su funcin.
en
algunas
oportunidades,
sirviendo
como
documentacin
Adems de las compras puntuales en un web site, las empresas pueden formar
una red virtual de negocios (extranets), a partir de la cual se intercambia
informacin en tiempo real entre proveedores y clientes.
A modo de ejemplo, se mencionarn dos tipos de programas en los que vendedores y
minoristas
trabajan
conjuntamente
para
ofrecer
respuestas
adaptadas
los
Para finalizar, el cuadro siguiente resume algunas de las ventajas y desventajas o riesgos
en las adquisiciones electrnicas.
involucrados en las entregas JAT, sino que adems prestan servicios de valor agregado a
sus clientes, como por ejemplo preparar los kits de materiales, partes o componentes de
acuerdo a la secuencia del programa de produccin del cliente y entregarlos
sincronizadamente en la lnea de montaje en el momento justo en que se necesitan.
Cualquiera sea el nivel de compras JAT que se quiera implementar, se debe estudiar
cuidadosamente qu insumos sern adquiridos a travs de este enfoque. Efectivamente,
dados los grandes esfuerzos que supone trabajar justo a tiempo con los proveedores y de
acuerdo a la importancia de la relacin que se genera y la informacin que se debe
compartir, no sera lgico un abastecimiento JAT para todas las necesidades de la
empresa. Es as que, por lo general, los aprovisionamientos JAT se realizan en base a la
criticidad e importancia de los insumos, materiales o partes que la empresa necesita para
su produccin. Por ltimo, se ha de mencionar que otra de las consideraciones bsicas en
las compras JAT es la localizacin de los proveedores ya que su cercana es una forma
de asegurar el cumplimiento de las entregas en tiempo y forma.
Para finalizar, en el cuadro adjunto se resumen algunas de las caractersticas de las
compras JAT y sus beneficios:
II.7.
GESTIN DE ALMACENES
El almacenamiento est catalogado como una actividad que no agrega valor, sin
embargo, esto no es absolutamente cierto: ejemplos tpicos de almacenajes que s
agregan valor son los casos de las bodegas en la industria vitivincola y las cmaras de
fro que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable.
Pero si pensamos, por ejemplo: Qu sucedera si los hospitales no poseyeran un cierto
stock de medicamentos, materiales descartables o tubos de oxgeno?, Qu ocurrira si
un cuartel de bomberos no contara con elementos de repuesto para apagar incendios, si
una escuela no tuviera algunas cajas de tizas dems o si una universidad no contara con
una biblioteca.
Si uno se imagina sobre los mayores costos asociados a una distribucin directa de planta
a distantes puntos de consumo, sin centros de distribucin intermedios, o los
inconvenientes que causara la falta de repuestos de mantenimiento en una planta de
energa elctrica, entonces, desde ste punto de vista, se puede decir que los almacenes
s agregan valor, y que lo hacen a travs de diferentes formas.
El problema con los almacenes no es su funcin en s misma, sino su mala
administracin,
los
inventarios
en
exceso,
la
deficiente
distribucin,
el
de almacn:
Almacn general.- En un solo lugar tenemos todo tipo de mercancas, separando,
por secciones, cada grupo de materiales, segn sus necesidades de conservacin y
de utilizacin.
Almacn de materia prima y partes componentes.- Este almacn tiene como funcin
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.
Almacn de Materiales Obsoletos.- Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por
deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La
razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales
obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de
consumo actual.
Generalmente, los materiales albergados en estos almacenes son objeto de una mayor
vigilancia que los productos dejados al aire libre, a la vez que se facilita el registro de
entradas-salidas; si bien dan como resultado un mejor resguardo del patrimonio de la
empresa, conllevan mayores costos de mantenimiento.
permanente.
Almacenes de localizacin aleatoria.- Los artculos que ingresan a los almacenes
son colocados en cualquier espacio vaco de las estanteras o espacios
destinados a almacenaje. En estos casos, se requiere un ndice de ubicacin que
indique qu espacios estn vacos y disponibles, y donde se guarda cada parte;
Almacn por zonas.- Es una opcin intermedia entre las dos nombradas, en
donde todos los componentes afines se agrupan en la misma zona, asignando
localizaciones aleatorias dentro de cada una de ellas.
II.7.3. COSTOS DE ALMACENAMIENTO.La existencia de inventarios lleva asociados ciertos costos de mantenimiento, como por
ejemplo los que se listan a continuacin:
-
terminados.
Amortizaciones del edificio, del equipamiento y de los transportes internos.
Gasto de mantenimiento y reparaciones del edificio, equipos y transportes internos.
Seguros del personal a cargo del manejo de materiales.
Salarios de encargados de la operatoria del almacn.
Salario del personal de vigilancia.
Seguros de mercadera.
Costo de obsolescencia del stock.
Costos por roturas, por prdidas de contenido, deterioros por mala conservacin.
Robos, hurtos.
Costos de desembalaje y/o desempaque.
Costos de traslado de materiales a su zona de almacenamiento y desde all a la
zona de salida.
Costos de preparacin de pedidos internos.
II.7.4.1.
LAYOUT DE ALMACENES
II.7.4.2.
-
MANEJO DE MATERIALES
las cantidades que deben llegar a cada puesto de trabajo y la frecuencia de uso.
Recorridos a efectuar.- Ritmos de traslado y distancias a recorrer.
Tipos de movimientos a efectuar.a) Transporte horizontal: sin instalaciones fijas (sobre ruedas o carros, a traccin
humana o mecnica); con instalaciones de gua (rieles); instalaciones de
autotransporte (transportadores de cinta, cadena o rodillo). Para la manipulacin
de inventarios dentro de un almacn existe una amplia variedad de vehculos,
para pasillos anchos o angostos, guiados mecnicamente o automticamente, por
rieles, por cables, etc.
b) Transporte vertical (ascensores, montacargas).
c) Transporte mixto (gra puente, gra mvil, gra manual, robots manipuladores).
II.7.4.3.
SISTEMAS DE ALMACENAJE
II.7.4.4.
FICHAS DE REGISTRO.-
As, el vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de gneros del
economato o almacn. Normalmente ser un formato de dos copias (original y copia), el
original ir al encargado del almacn y la copia la tendr la persona que solicita o el/la jefe
del departamento.
En el vale aparecern:
Antes de hacer un vale de pedido, quien solicita debe revisar las existencias para no
solicitar ni ms ni menos de lo que necesita. Cada establecimiento disea su formato.
Puede aparecer el logo o nombre de la empresa.
MODELO DE VALE DE PEDIDO
DEVOLUCIONES
Tambin podemos encontrar la situacin en que se devuelve mercanca al almacn (bien
porque no se utiliz o bien porque no es lo solicitado). La devolucin de los gneros no
utilizados se realizar adjuntando un vale de devolucin, incluyendo en la ficha de
existencia la palabra DEVOLUCION. El encargado de almacn corregir las existencias
en consecuencia.
Por su parte, el encargado de almacn, con la periodicidad que se considere conveniente,
debe realizar una LISTA DE FALTANTES, de las mercancas cuyo stock est prximo al
lmite mnimo establecido en los procedimientos.
Los pasos para elaborar una lista de faltantes son:
Verificar las cantidades de cada uno de los productos segn la necesidad del rea
(lavandera, reas pblicas, habitaciones) y el stock mnimo establecido.
En la ficha de registro aparecen todas las entradas y salidas, con su fecha, as como el
nivel de existencias tras la entrada o la salida de mercanca. El responsable de mantener
al da los datos de las fichas es la persona responsable del almacn.
A partir de ellas, se realiza la HOJA DE PEDIDO A PROVEEDORES u ORDEN DE
COMPRA. Este documento bsicamente consta de la fecha de pedido, descripcin del
artculo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al cual realizamos el pedido. Se
hace un pedido para cada proveedor.
Una vez realizado que la persona encargada de comprar realiza el pedido al proveedor,
es aconsejable que el personal del almacn est informado con anticipacin del lugar,
fecha de entrega, cantidad y caractersticas de los bienes a recibir, preferiblemente por
escrito.
DEVOLUCIN A PROVEEDORES
Es posible que, por diversas circunstancias, nos veamos precisados a realizar
devoluciones a los proveedores.
Por qu se devuelve un producto? Bien porque no corresponde a lo solicitado, o
sencillamente por no haberse servido en las condiciones ptimas.
En ocasiones, el proveedor repara en su carencia y nos enva, sin preaviso, otro de
caractersticas parecidas. Aunque sea un gesto de buena voluntad por servir, no deja de
ser contraproducente en la mayora de los casos. Es aconsejable estipular una
confirmacin previa antes de suministrar. De esta forma se evitan perjuicios ambas partes,
puesto que a niveles administrativos supone la anulacin de facturas o remodelacin de
las mismas, a nivel de economato o almacn tener la obligacin de rectificar las fichas
correspondientes, en resumen, trabajo innecesario que puede evitarse en gran parte con
una buena gestin en la descripcin de los pedidos y en la recepcin de mercancas.
III.
CONCLUSIONES
IV.
-
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
http://www.uhu.es/divine/archivos/TEMA_07_ECONOMIA%20DE%20LA
%20EMPRESA.pdf.
http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml.
http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Los
Almacenes/4960430.html.
http://enah.edu.ni/files/uploads/biblioteca/880.pdf.
http://logisticayabastecimiento.jimdo.com/almacenamiento/.
http://www.unacar.mx/cuerpos/cf/contenido/profesores/cmontiel/trabajosII.ht
ml#16.
http://webdelprofesor.ula.ve/economia/gustavopenso/inventarios/ciclodecom
pras.htm.
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/gest_compvent/Unidad1/contenido2
.htm.
-
http://nulan.mdp.edu.ar/1831/1/logistica_empresarial.pdf.