Procedimiento para el registro y control en la ejecucin del presupuesto

aplicado por el departamento de contabilidad de la alcalda del municipio Garca

del estado Nueva Esparta
Para llevar a cabo el registro y control en el departamento de contabilidad se
deben realizar tres pasos, a saber:
1) Gasto de personal
El Departamento de Contabilidad para su registro, recibe la orden de pago del
Departamento de Presupuesto conjuntamente con su soporte. El Departamento de
Contabilidad verifica los clculos que aparecen en el soporte, adems verifica que
el monto imputado en la orden de pago coincida con el monto bruto de la nmina;
este con el fin de que no quede excluida de las deducciones; seguidamente si el
procedimiento es correcto la persona encargada

del Departamento de

Contabilidad firma y sella (que?) y lo remite a la Direccin de Hacienda por el

director para autorizar el pago correspondiente de la misma y de esta manera
proceder a realizar el respectivo registro de contabilidad. A continuacin se
presentan unos ejemplos de los siguientes registros contables:
1
300.00.00.00.01.00

Gasto Presupuestario

Monto completo de la
Orden

103.04.00.00.01.00

de

Debe
XXX

Pago

(Monto Bruto)
Nomina por Pagar

Gasto por Pagar

Haber

XXX

de empleado fijo
2
103.04.00.00.01.00
101.00.00.00.01.000

Gasto por Pagar

Orden de Pago

Se

coloca

con

el

monto bruto
Donde se registra
por el monto neto
de

la

nmina,

adems se calcula
la

cuenta

101

Debe
XXX

Haber

XXX

correspondiente al
tipo de retenciones
laborales

SSO,

FAO y deducciones
que son Profolca,
Funeraria

Virgen

del Valle

Para cancelar la nmina, el Tesorero con previa autorizacin del Director de

Hacienda elabora los respectivos oficios de la nmina con el cheque de las
retenciones; seguidamente esto lo enva al Departamento de Contabilidad para
proceder a su registro. Dicho departamento lo recibe junto con todos los soportes
para el pago de la nmina, los verifica y de estar conforme procede a registrar el
pago del gasto:
3
101.00.00.00.01.000
101.00.00.00.01.000
133.00.00.00.01.000
102.00.00.00.01.000

133.00.00.00.01.000
102.00.00.00.01.000

Orden de Pago
Retenciones

Deducciones
Retenciones

por

Debe
Qu dice?

Haber

XXX

Colocar cada una

XXX

Pagar
Banco
4
Retenciones por Pagar
Banco

Debe
XXX

Haber
XXX

Esto se hace en un cheque por todo el monto de las retenciones y

deducciones que irn a una cuenta llamada Fondo a Terceros.
2) Gasto Corriente
Este tipo de gasto incluyen los gastos por materiales, suministros y/o servicios
necesarios para el funcionamiento de la institucin. Si el tipo de gasto es por
compra se recibe en el Departamento de Compra la requisicin de materiales con
los soportes o factura del presupuesto, la orden de compra elaborada por el

Departamento de Presupuesto para proceder al compromiso y causacin del

gasto. El Departamento de Contabilidad verifica que la documentacin est
correctamente y que cumpla con toda la formalidad de la ley. De tal manera se
procede a realizar su registro contable de la siguiente forma:
1
300.00.00.00.01.00
103.04.00.00.01.00

Gasto Presupuestario
Gasto por Pagar

103.04.00.00.01.00
101.00.00.00.01.000

Gasto por Pagar

Orden de Pago

Debe
XXX

Haber
XXX

Debe
XXX

Haber
XXX

Este registro se remite a la direccin de pago para que remita el pago del
mismo.
3
101.00.00.00.01.000
102.00.00.00.01.000

Orden de Pago
Banco

Debe
XXX

Haber
XXX

Nota: esto es para la compra o en caso similar si aplica para el gasto por
servicios con la requisicin por compra.
3) Activos reales
Este tipo de procedimiento se clasifica segn el tipo de recurso, los cuales se
clasifican en Recursos Ordinarios y Fondos de Compensacin Interterritorial (FCI)
a) Recursos ordinarios: Este tipo de procedimientos la oficina de presupuesto
elaborar la orden de pago por el monto del contrato de la obra para registrar
su gasto. En este tipo de procedimiento se va a utilizar y a registrar el
asiento contable de la siguiente manera:
1
300.00.00.00.01.00
103.15.00.00.01.00

Gasto Presupuestario
Anticipo de Obra

Debe
XXX

Haber
XXX

103.04.00.00.01.00

103.15.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00

Gasto por Pagar

XXX

2
Anticipo de Obra
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

Debe
XXX

Haber
XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

XXX

deporte 1%
NOTA: Todas las retenciones van por el
Haber
3
101.00.00.00.01.000
102.00.00.00.01.000

Orden de Pago
Banco

Debe
XXX

Haber
XXX

Luego que la Direccin de Hacienda autorice el pago de la misma, ste lo

remite a la Tesorera Municipal, para que luego le ordene al tesorero para que
elabore el respectivo cheque de acuerdo a lo que diga la cartula el monto del
mismo; los cheques para los contratistas y retenciones, posteriormente los registra
a la Oficina de Contabilidad para llevar a cabo su registro contable:

101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00

1
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

Debe
XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de deporte

XXX

Haber

1%
102.00.00.00.01.000
133.00.00.00.01.000

Banco
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

XXX

deporte 1%

133.00.00.00.01.000

2
Retenciones por Pagar

Debe
XXX

Haber

102.00.00.00.01.000

Banco

XXX

Luego de esto viene la evaluacin nica o final de la obra y de esta manera se

hace el siguiente registro. Nota: como ya se registr la totalidad del gasto de la
obra se procede a hacer la cancelacin sin que para ello se tenga que hacer una
nueva orden de pago.

103.04.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00

1
Gasto por Pagar
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

Debe
XXX

Haber
XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

XXX

deporte 1%

101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00

2
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

Debe
XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de deporte

XXX

Haber

1%
133.00.00.00.01.00

102.00.00.00.01.00

Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

XXX

deporte 1%
Banco

XXX

3) Fondos de compensacin interterritorial

Este tipo de procedimiento no se realiza el pago por la totalidad de la obra,
sino por cada valuacin que puede ser anticipo o valuacin nica. En caso de
anticipo se va a cancelar con un comprobante de retenciones. De esta manera se
procede a registrar los siguientes asientos contables:

1
300.00.00.00.01.00
103.15.00.00.01.00

Gasto Presupuestario
Anticipo de Obra

103.15.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00
101.00.00.00.01.00

2
Anticipo de Obra XXX
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

101.00.00.00.01.00

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

Debe
XXX

Haber
XXX

Debe
XXX

Haber
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX

deporte 1%

Una vez que est elaborada la orden de pago y el soporte la direccin de

hacienda se encarga con oficio de autorizar a la entidad financiera que proceda a
realizar el pago al contratista y procede a pagar la respectivas retenciones, y con
este mismo oficio especifica cada una de las retenciones donde se depositara a la
cuenta de la alcalda, el Impuesto de Timbre Fiscal, el Impuesto Sobre La Renta,
el Impuesto de Ordenanza de Urbanismo y Construccin y el Impuesto de
Ordenanza del Instituto de Deporte y luego se realizan los siguientes registros
contables que se vern reflejados en los siguientes asientos:

101.00.00.00.01.00

2
Orden de Pago
Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

Debe
XXX
XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de deporte

XXX

Haber

1%
133.00.00.00.01.00

102.00.00.00.01.00

Ret. I.S.L.R. 2%
Ret. Timbre Fiscal 1%
Ret. Imp. de ordenanza de urbanismo y

XXX
XXX
XXX

construccin 1%
Ret. Imp.de ordenanza del Instituto de

XXX

deporte 1%
Banco

XXX