ALFRESCO : une solution

despaces collaboratifs
JRES, 1-4 dcembre 2009
Frdric Saint-Marcel INRIA Grenoble Rhne-Alpes
Philippe Trmelet INRIA Sophia Antipolis Mditerrane
v1.0, 21/10/2009

Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Espaces collaboratifs :
oprations simples sur les documents
gestion de version, verrouillage
dlgation de la gestion de droits
Workflow simple (ex: modration, circuit de validation)

Un grand nombre de documents traiter :

multiples sources (Web, Mail, Espaces Partags avec accs
NFS et CIFS, Sympa mailing-list, )

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Des modes d'accs varis :
environnement trs htrogne (Linux, Windows et Mac)
accs web, lecteur rseau,

Une ouverture forte sur l'extrieur :

gestion du nomadisme
travail inter/intra Centre de Recherche
partenaires publics & privs

Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Conclusion

Pourquoi Alfresco ?
Groupe de travail INRIA :
tude de plusieurs outils : SharePoint, OCS, Documentum, Xythos,

Produit retenu :
Conclusions du GT :

produit jeune, innovant, architecture ouverte (open source)

pas de contrainte sur les plateformes clientes (interface Web)
les besoins documentaires de lINRIA sont couverts
communaut internationale trs active (ex : Forum)
dtection dune ergonomie et dune documentation perfectibles
administration complexe avec fichiers de configuration XML.

Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Avenir de SHARE ?

Prsentation d'Alfresco
Cr en Juin 2005 par John Newton, co-fondateur de
Documentum et John Powell, ancien cadre de Business
Objects, pour une application orient ECM (Gestion de
Contenu dEntreprise).
Projet open-source, utilisant des standards ouverts, et bas sur
la technologie J2EE.

10

Prsentation d'Alfresco
Modle conomique quivalent Redhat & Mysql :
version community pas de support, peut comporter des
bugs
version enterprise version certifie base sur la
version community avec support par niveau (Gold, Platinium,
Diamond) et engagement sur dlai de rponse
cot de support Gold par CPU :~13000 HT/an

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Fonctionnalits d'Alfresco
Notion d

Espaces = container de documents

Gestion documentaire
oprations sur les documents (ajout, modification,
suppression, copier/coller)
gestion de versions
mtadonnes
verrouillage
catgorisation
Gestion des droits
modle de scurit avec rles/permissions
Workflow dinvitation

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Fonctionnalits d'Alfresco
Cration despace partir de modle
Discussion sur les espaces/documents
Dclenchement d'actions
exemples : notification automatique par courriel des
utilisateurs, conversion de documents (PDF), oprations sur les
contenus (copie/dplacement)
Rgles de gestion de contenu
action automatique (vnement + condition)
Indexation & recherche ( full-text )
Workflow simple et avanc (jBPM)

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Fonctionnalits d'Alfresco
Accs aux contenus :
protocole : WebDAV, CIFS, NFS, FTP
application : Webscript, SOAP, REST, PHP, Java
Gestion des utilisateurs/groupes
synchronisation / import
chanage dauthentification (ex : base locale + LDAP)
authentification unique (SSO)

Haute disponibilit (rplication/cluster)

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Architecture d'Alfresco

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Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

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Les choix dorganisation et dimplmentation

Pourquoi la version Enterprise ?
personnalisation complexe
pas de dploiement significatif (beaucoup de pilotes) en
2007/2008
pas de profil dveloppeur (expriment) dans lquipe INRIA
(infrastructure systme & rseau)

Dploiement d'Alfresco Enterprise v2 en mars 2008

17

Les choix dorganisation et dimplmentation

Intgrateur pour linstallation/configuration :
gestion de projet standard
comit de pilotage/de projet
prestation 30 jours

transfert de comptences pour reprise et exploitation de la

solution par une quipe INRIA (formation + documentation)

interface avec le support Alfresco

criture & support de dveloppements spcifiques
escalade vers le support Alfresco
assistance aux tapes de migration

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Les choix dorganisation et dimplmentation

Architecture de la plate-forme:
CR GRENOBLE
Production

CR NANCY

Dveloppement

NFS
NetApp
FAS 3020

activity

status

power

DS14
NetworkAppliance

NetworkAppliance

Netw orkAppliance

NetworkAppliance

NetworkAppliance

N
e tw or kAppliance

Ne tworkAppliance

Ne w
t orkAppliance

NetworkAppliance

Networ kAppliance

Ne workA
t
ppliance

Ne twor kAppliance

Netw orkAppliance

NetworkAppliance

NAS
72F

72F

72F

72F

72F

72F

72F

13

12

11

10

09

08

07

72F
06

72F
05

72F
04

72F
03

Power

Fault
Loop A

Loop B
System

Shelf ID

72F
02

72F
01

72F
00

Mirroring
via
Renater

NEARSTORE

19

Les choix dorganisation et dimplmentation

Utilisation de linterface Explorer avec lecteur rseau
WebDAV pour limport/export de documents en masse
Utilisation de catgories
Pas de prise en compte de larchivage dans la premire phase de
dploiement.
Plan de classement :
arborescence & organisation documentaire 9 scnarios (= casse
tte?)
choix bas sur :
un Espace INRIA (issu de lorganigramme INRIA)
un Espace personnel
problme des droits initiaux

20

Les choix dorganisation et dimplmentation

Plan de classement :

21

Les choix dorganisation et dimplmentation

Dveloppements spcifiques :

1. cration dun groupe dhabilitation avec les Utilisateurs INRIA

2. gestion de quotas (intgr dans la version 3 avec
quota/utilisateur)
3. gestion de cration de comptes externes un responsable
despace (intgr dans la version 3)
4. gestion de statistiques sur les espaces :
Sous-espaces les plus volumineux, nb de
documents, taille totale des documents,

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Les choix dorganisation et dimplmentation

Equipe INRIA

Administrateurs (3 personnes, ETP 25% max) :

administration technique de la plate-forme
support applicatif 2me niveau

Correspondants fonctionnels (1 par Centre de recherche,

ETP 10% max) :
support applicatif 1er niveau
formation sur loutil la demande

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Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

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Retour dexprience
Premire exprience de GED lINRIA.
Un retour mitig sur linterface Explorer mais confirmation du
besoin de stockage documentaire centralis.

Ergonomie perfectible de linterface Explorer :

interface trs (trop ?) complique
pas de possibilit dajouter plusieurs documents en une
action
chemin dinteraction trop long pour les actions
personnalisation complexe de linterface

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Retour dexprience
WebDAV nest pas la solution idale pour les lecteurs
rseaux
Pas doutils de collaboration volu sur les espaces
Outils daudit pour les administrateurs de la plate-forme
limits
Pas de relle adhrence au plan de classement avec problme
de visibilit sur les espaces sur lesquels on collabore

26

Retour dexprience
Frquence des releases/versions :
avoir les ressource pour mettre jour frquemment
sinon migration des donnes dlicates
viter le code spcifique car frein aux mises jour
accompagnement la conduite de changement et
support aux utilisateurs

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Retour dexprience
Les russites :

28

Retour dexprience
Les russites :

La centralisation est en route

stockage majoritaire de documents bureautiques
moyenne de > 50 Go par mois
environ 1000 utilisateurs /mois & 150 utilisateurs/jour

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Retour dexprience
Les Perspectives :
Alfresco 3 et le collaboratif 2.0
Nom de code : Alfresco SHARE
Nouvelle interface base sur SURF (Framework de cration
dapplication mtier) en complment dExplorer

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Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

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Alfresco 3
Des fonctionnalits de collaboration volues dans SHARE :
Wiki
Blog
Agenda
Tableau de bord paramtrable (Dashboard)
Gestion documentaire (Document Library)

Intgration du protocole SHAREPOINT (Microsoft office)

Dploiement d'Alfresco Enterprise v3.1.1 fin octobre 2009

32

Alfresco 3
Des vues de linterface SHARE :

33

Alfresco 3
Document Library SHARE :

34

Alfresco 3
Adoption du modle du rseau social (recherche
dutilisateurs avec un systme de profils)
Workflow dinvitation de comptes externes
Organisation documentaire plat avec la notion de Sites
Tableau de bord volu :
visualiser les Sites sur lesquels on collaborent.
les vnements sur les Sites (ex : ajout de document)

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Sommaire

Quels besoins documentaires l'INRIA ?

Pourquoi Alfresco ?
Prsentation d'Alfresco
Choix dorganisation et d'implmentation
Retour dexprience : limites & perspectives
Alfresco 3
Orientation future

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Orientation future
Pr-Bilan de la migration en version 3 :
Qualification/dploiement de linterface SHARE sur des
petites communauts (ex : Direction fonctionnelle)
aide au dplacement de contenus & espaces dans
larborescence SHARE ?

Abandon progressif de linterface EXPLORER ?

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Orientation future
Donner la possibilit de lecteur rseau CIFS

Mise en place de solution pour ldition directe des

documents (Microsoft Office & Open Office)
Besoins non couverts :
dition collaborative des documents (Google Document)
Workflow de cration de groupes fonctionnels ?

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Orientation future
Une direction prendre ?
Loutil de GED doit rester un mdia ouvert et accessible
de multiples faons pour rpondre tous les besoins
exemple dimplmentation future :
Alfresco SHARE
Optaros DOCASU
Zimlet Alfresco dans Zimbra (intgration suite
collaborative)
SURF/Webscripts/Web Services (portail mtier)
CMIS (intgration Drupal, Joomla)

39

FIN