MDULO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En el mdulo de estructura organizacional es donde se cargar, consultara modificar en el sistema la estructura orgnica de la institucin,
indicando las diferentes dependencias que esta tiene (Administracion Estructura formal), la cual est definida en el acto administrativo de
estructura organizacional.
Se caracterizan las dependencias de la institucin, indicando el tipo de dependencia, la clase de dependencia, la orientacin de la dependencia
sus funciones, objetivos, metas, procesos e informacin complementaria; en los casos que se requiera el usuario podr inactivar las dependencias
que sean necesarias.
En este modulo se define el rbol de dependencias de la entidad donde el usuario indica el nivel jerrquico de las dependencias, visualizando el
organigrama segn la distribucin en el rbol de dependencias

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Carrera 6 No. 12-62, Bogot, D.C., Colombia Telfono: 334 4080/87 Fax: 341 0515 Lnea gratuita 018000 917 770
Cdigo Postal: 111711. Internet: www.dafp.gov.co Email: webmaster@funcionpublica.gov.co

Paso 1
Para la creacin de una estructura organizacional de una entidad pblica, se ingresa al Mdulo de Estructura Organizacional, usando el rbol
de contenidos o el listado del recuadro que aparece en el centro de la pantalla
Se desplegar una lista de opciones de la cual se escoger dando doble clic a la opcin Administracin de estructura formal.

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Paso 2
Dar clic en Nuevo para el ingreso de los datos de la estructura.
El campo a diligenciar corresponde a las denominaciones de las dependencias, para lo cual se deber dar clic sobre la palabra subrayada y en
negrita Nombre de la dependencia, donde desplegar una nueva pantalla para ingresar cada una.

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Paso 3
En esta nueva ventana se encontrarn los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja
con un asterisco sobre el cual se har clic, que significa registro nuevo. En el campo denominado Nombre de dependencia/grupo, se deber
ingresar la informacin que corresponde al nombre de la dependencia. Para realizar el registro de las dems dependencias se debe utilizar la
misma opcin de registro nuevo cuantas veces sea necesario hasta finalizar.

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Una vez ingresados cada uno de los nombres de las dependencias tal como aparecen en el acto administrativo, se deben guardar para que sean
incluidas en la tabla maestra del SIGEP de la entidad, para realizar el guardado es preciso que en la barra de opciones se haga clic en el dibujo de
Diskette, Guardar. Para continuar se cierra la ventana, tal como indica la flecha.

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Al cerrar la ventana, se desplegara nuevamente el formulario de Administracin de Estructura Formal, enseguida se presiona el botn
filtro,
en el que ver una nueva pantalla donde se busca el nombre de la dependencia creada o tambin puede pulsar el botn siguiente, donde
despliega una lista general donde deber seleccionar la correspondiente y para finalizar hacer clic en icono de aceptar.

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Paso 4
Al tener identificada la dependencia en el formulario, se diligencia el campo que corresponde a Jerarqua, el cual es numrico y se debe ingresar
de acuerdo a la jerarquizacin de las dependencias, slo si se encuentra definido en el acto administrativo con numeracin separada por puntos.
Ejemplo: 1.1
2.
2.1

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Luego pase al campo Tipo de dependencia, en donde presione el Botn

, para desplegar una lista estndar que contiene los tipos de
dependencia establecidos de acuerdo con naturaleza y funciones de la dependencia que est diligenciando; en esta lista seleccione la que
corresponda y luego haga clic sobre icono de aceptar.

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Paso 5
En el siguiente campo Clase de dependencia se escoger la opcin entre de staff o de lnea segn corresponda la dependencia que se est
diligenciando y da clic en aceptar. Considerando que la clase de dependencia De staff son reas de asesora dentro de la entidad y De lnea
como aquellas dependencias encargadas de lo misional o de apoyo, o de segundo nivel de mando.

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Paso 6
El siguiente campo, Orientacin de la dependencia, se debe escoger de acuerdo a los procesos y a las funciones desarrolladas por cada una de
las dependencias en el cumplimiento del objeto de la entidad.

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Paso 7
Una vez ingresada la informacin de cada una de las dependencias, deber asignar norma al proceso para lo cual deber hacer lo siguiente:
a. En el Mdulo de Enlaces, escoja la opcin Asignar norma a proceso, al dar clic se desplegar una nueva pantalla para hacer bsqueda
de la norma.

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b. La norma puede encontrarla siguiendo los filtros de bsqueda; cuando se desplieguen los diferentes actos administrativos, debe

seleccionar el que corresponda a la creacin de la estructura formal. Una vez seleccionado el acto administrativo, en el men de Acciones
se escoge la opcin Asignar norma a proceso y siguiendo las indicaciones de las ventanas o mensajes, podr confirmar la correcta
asignacin de la norma.

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Paso 8

Finalmente ubique en el men general la opcin Guardar

Administracin de estructura formal.

, que le permitira salvar la informacin que ha ingresado en el mdulo

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Paso 9
El paso final es ingresar la informacin que corresponde a las funciones de las dependencias, para lo cual se ubica en el rbol de contenidos, la
opcin: funciones de la dependencia.
En esta nueva ventana se encontrarn los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja
con un asterisco sobre el cual se har clic, que significa registro nuevo.

Dar clic en nuevo

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Paso 10
Se inicia el ingreso de la informacin de las dependencias en el campo Funcin de la dependencia. Del archivo en word, seleccionar y copiar
(CONTROL+C) las funciones sin numeracin ni vietas ni espacios, como se muestra a continuacin.

Luego en el sistema dar clic en el boton tipo de presentacion, escoger la opcion Tabla y pegue la informacion en la columna correspondiente a
Funcin de la dependencia, utilizando el teclado as, (CONTROL+V) finalmente de clic en el boton Guardar.

Dar clic

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Paso 11.
Para continuar con el cargue de las funciones de las dependencias, se desplaza por los siguientes botones
sobre la cual va a consignar las funciones y realice el mismo procedimiento del Paso 10, hasta culminar el cargue.

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, ubique la dependencia